Está en la página 1de 128

Universidad Tecnológica Equinoccial

Facultad de Ciencias Sociales y Comunicación

Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional

TESIS Previa a la obtención del Título de Licenciado en Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional

Tema:

Manual de organización para eventos benéfico-deportivos Caso: Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A

Director: Lic. Ana María Corral

Autor:

Cristina Mora G.

Quito-Ecuador

2008

ÍNDICE

Protocolo de Tesis

I

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

1.1 Comunicación Institucional

1

1.1.1 Definición y Conceptos de la Comunicación Institucional

1

1.1.2 Importancia de la Comunicación Institucional

3

1.2 Imagen Institucional

5

1.2.1 Definición y Conceptos de la Imagen Institucional

5

1.2.2 Importancia de la Imagen Institucional

6

1.3 Protocolo-Organización

7

1.3.1 Definición y Conceptos del Protocolo-Organización

7

1.3.2 Importancia del Protocolo-Organización

10

1.4 Tipos de actos protocolarios

11

1.5 Planificación de un acto

13

1.5.1 Fases de organización de un acto

13

1.5.2 Esquema básico de los actos

20

1.5.3 Los medios de comunicación durante un acto

22

1.5.4 El equipo organizador de un acto

23

CAPÍTULO II CASO – ECUADORIAN PETROLEUM GOLF ASSOCIATION

2.1 Antecedentes Generales

25

2.1.1 Filosofía Corporativa de la E.P.G.A

26

2.1.2 Identidad visual de la E.P.G.A

26

2.1.3 Imagen de la E.P.G.A

27

2.1.4 Público Interno y Externo de la

28

2.1.5 Filantropía Corporativa de la E.P.G.A

29

2.1.6 La organización de eventos deportivos y sociales de la

30

2.1.7 Objetivo de los eventos de la E.P.G.A

31

2.2 Generalidades del Golf

32

2.2.1 Historia del Golf

32

2.2.2 El campo de juego

33

2.2.3 Campos de práctica de Golf

36

2.2.4 Desarrollo del juego

37

2.2.5 Los golpes durante el juego

38

2.2.6 La etiqueta durante el juego

39

2.2.7 Seguridad en el campo de Golf

39

2.2.8 Consideración hacia otros durante el juego

39

2.2.9 Ritmo de juego

40

2.2.10 Prioridad en el juego

40

2.2.11 Atuendo de Golf

40

2.2.12 Material de Golf

41

2.2.13 El handicap dentro del Golf

42

2.2.14 Modalidades de juego

42

CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 Tipos de Estudio

48

3.2 Métodos de Investigación

49

3.3 Fuentes y Técnicas para la recolección de información

49

3.4 Delimitación del Universo

49

3.5 Procesamiento de Datos

50

3.5.1 Censo

50

3.5.2 Modelo de la Encuesta

50

3.5.3 Tabulación y resultados

51

3.6 Análisis del Público Externo – Golfistas y Patrocinadores

76

3.6.1 Expectativas y razones de participación – Jugadores

76

3.6.2 Expectativas y razones de participación – Auspiciantes

78

3.7 Análisis del Público Interno – Comité E.P.G.A

81

3.7.1

Expectativas y razones de apoyo – Comité

81

CAPÍTULO IV PROPUESTA MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA

EVENTOS BENÉFICOS DEPORTIVOS CASO E.P.G.A.

4.1 Introducción a la organización de eventos deportivos

82

4.2 Organización del evento Torneo de Golf

83

 

4.2.1 Fase de tanteo

83

4.2.2 Fase de información

84

4.2.3 Fase de anteproyecto

84

4.2.4 Fase de proyecto y programación

85

4.2.5 Fase de organización y estructuración

85

4.2.6 Fase de taquilla

93

4.2.7 Fase de comunicación externa e interna

94

4.2.8 Fase de ejecución

97

4.2.9 Fase de valoración

100

4.3

Cronograma de Planificación Torneo de Golf

101

4.4

Presupuesto Torneo de Golf

101

Conclusiones y Recomendaciones

103

Anexos

Bibliografía

Tema

Manual de organización de eventos benéfico-deportivos.

Caso: Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A

Planteamiento del Problema

La Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A

es una sociedad colectiva civil

sin fines de lucro, dedicada a la organización de eventos benéfico-deportivos para el

sector hidrocarburífero de la ciudad de Quito. Desde sus inicios la Asociación ha sido

manejada de manera informal según el criterio del presidente de turno. Debido a esta

falta de organización al interior del Comité, se duplican u omiten tareas determinantes

del evento, generando pérdida de tiempo y recursos humanos y financieros a la

Asociación. De no tomar medidas correctivas que modifiquen estas acciones, se pondrá

en riesgo el objetivo que persigue la Asociación, esto es realizar la donación del total

recaudado por evento a instituciones sin fines de lucro, tales como: orfanatos, hogares

de ancianos, escuelas de escasos recursos, entre otros.

Partiendo de esta premisa, resulta determinante crear un manual de organización de

eventos benéfico-deportivos para la Ecuadorian Petroleum Golf Association - EPGA, el

mismo que contará con los lineamientos y variables necesarias para alcanzar un evento

exitoso y así continuar con el apoyo a las instituciones sin fines de lucro.

Justificación

A través de una detallada programación y ejecución sistemática de las variables del

manual de organización de eventos benéfico-deportivos, se logrará regular y normar las

actividades deportivas y sociales que organiza la E.P.G.A, logrando así alcanzar una

imagen positiva de la Asociación en el sector hidrocarburífero.

Objetivo General

Diseñar un manual de organización de eventos benéfico-deportivos para la Ecuadorian

Petroleum Golf Association, para regular los eventos deportivos y sociales que organiza

la Asociación, logrando así alcanzar una imagen positiva de la E.P.G.A en el sector

hidrocarburífero.

Objetivos Específicos

Definir la filosofía corporativa y el objetivo de los eventos que organiza la

E.PGA.

Definir cuál es el público interno y externo del evento y conocer sus

expectativas.

Conocer el nivel de posicionamiento de la imagen de la E.P.G.A en el público

objetivo.

Detallar las principales fases de la organización del evento.

Definir los principales comités de organización, sus tareas y su rol específico

para el desarrollo y control del evento.

Especificar las actividades deportivas y sociales a realizarse en el evento.

Señalar la ubicación más idónea de los elementos básicos del evento, en función

de la imagen corporativa de la E.P.G.A y de los auspiciantes.

Idea a defender

Mediante un manual de organización de eventos benéfico-deportivos, la E.P.G.A podrá

regular y normar las distintas actividades deportivas y sociales que ésta organiza,

logrando así alcanzar una imagen positiva de la Asociación en el sector hidrocarburífero

e incrementar las donaciones a las instituciones sin fines de lucro.

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

1.2

Comunicación Institucional

1.2.1

Definición y Conceptos de la Comunicación Institucional

Para tratar el tema relacionado a la comunicación que realiza una entidad, pública o

privada, con o sin fines de lucro, es necesario distinguir los diversos términos que han

sido presentados por distintos autores.

Según la autora Mari Luz Álvarez, en su ensayo sobre comunicación institucional

puntualiza: “Para hablar de lo mismo se usan los términos: comunicación corporativa,

comunicación empresarial, comunicación institucional, comunicación organizacional.

Pero ese desacuerdo lingüístico está dando bastantes quebraderos de cabeza a las

personas que han de trabajar con dicha tipología comunicativa. Sobre todo a los del

sector público. Pero recordemos que las teorías y la mayoría de los estudios centrados

en esta comunicación se han hecho sobre, para y por empresas privadas.

Debido a esto quería hacer una clarificación del término a aplicar:

-Comunicación institucional (institucional communication) es aplicable tanto a la

empresa privada como a la administración pública, ya que ambas pueden definirse como

instituciones. Las instituciones sólo las crean los seres humanos ya que necesitan

configurarse en torno a valores.

-Comunicación organizacional (organizational communication) es aplicable a cualquier

tipo de organización, pública o privada. Pero las organizaciones pueden crearlas

cualquier tipo de ser vivo, no son exclusivas de los seres humanos.

-Comunicación corporativa (corporate communication) sólo es aplicable a la empresa

privada, una empresa privada que sea una corporación, o sea, una gran empresa; nunca a

una empresa pequeña o mediana, ni tampoco a una entidad, organización o institución

que sea pública.

Por ello yo me decanto por el uso del término comunicación institucional; es decir la

comunicación desarrollada en una institución, interna y externamente, con el fin de

descubrir, configurar y difundir los principios de su identidad en el mercado de la

información” 1

En el diccionario técnico de comunicación se encuentra la siguiente definición:

“Conjunto de operaciones de comunicación realizadas por instituciones (empresas,

asociaciones, administraciones públicas, partidos políticos) tratando de hacerse conocer

o mejorar su imagen. Cuando se habla de una empresa se habla mejor de comunicación

corporativa. La comunicación corporativa se opone a la comunicación comercial o de

producto, que aspira a poner de relieve, mediante mensajes comerciales, un producto o

un servicio”. 2

1 ALVAREZ , M.L. Introducción a la comunicación institucional, Blog de protocolo, ceremonial,

etiqueta, buenas maneras y comunicación, Agosto 2005, http://protocoloycomunicacion.blogspot.com.

2 WESTPHALEN, M.H, PIÑUEL, J.L

Diccionario técnico, Madrid, Ediciones del Prado, 1993, http://blogocorp.blogspot.com.

La dirección de comunicación - Prácticas profesionales,

1.2.2

Importancia de la Comunicación Institucional

La comunicación institucional presenta sus inicios cuando el ser humano decide

organizarse con otros de su misma especie y alcanzar un objetivo común. Conforme las

sociedades han ido evolucionando, se han creado instituciones de diversa índole, tales

como: defensa, comerciales, religiosas, políticas, culturales. Estas instituciones han

logrado alcanzar un puesto dentro de la sociedad, proponiendo ideas, modos de

gobernar, valores.

Partiendo de esta premisa, se puede asegurar que hoy en día, las organizaciones del

siglo XXI, buscan encontrar, definir y comunicar de la manera más efectiva su

identidad; es decir, su conjunto de rasgos particulares que la caracterizan y la distinguen

de otras organizaciones que existen en el medio donde desarrollan sus actividades.

En este proceso de construcción de la identidad, resulta determinante realizar un estudio

hacia adentro y hacia fuera de la organización, en el cual se analizarán temas como su

historia, misión, entorno geográfico y social, calidad de sus productos o servicios, sus

proyecciones, la competencia, sus recursos humanos, su autoimagen e incluso su

imagen pública actual.

La identidad de una organización puede comunicarse de tres maneras: a través del

comportamiento organizacional mediante su personal, a través de su presentación visual

mediante su logo y colores corporativos, y a través de la comunicación institucional.

Para el autor José María La Porte, una adecuada gestión de identidad supone “establecer

normas de conducta y actuación de todos y cada uno de los estamentos de la

organización, en un mismo sentido, a una sola voz. Desde el gerente hasta la

recepcionista; desde el departamento de ventas hasta el simple empleado de la fábrica.

Se expresa también en una ética común y un mismo sentimiento sobre la historia y

tradiciones de la empresa o institución: un compromiso y un concepto único sobre la

calidad del producto/servicio y lo que cada quien aporta a ello en su sentido de

totalidad. Y un estilo distintivo para comunicarse con los clientes.” 3

Cuando los elementos antes citados, se asimilan de una manera consciente y forman

parte de cada miembro de la organización, podemos referirnos al término cultura

organizacional, es decir al conjunto de valores implícitos que ayudan a las personas en

la organización a entender cuáles acciones son consideradas aceptables y cuáles son

consideradas inaceptables; o como también define Antonio S. Lacasa a la cultura de

empresa o filosofía de empresa: "un conjunto de valores que definen la actuación y el

comportamiento de una empresa y que la dotan de una identidad propia". 4

Para completar acertadamente el círculo de comunicación de la identidad de una

organización, se debe definir el conjunto de acciones que debe realizar la organización

para comunicarse por medios publicitarios y desarrollar sus relaciones públicas con

otras instituciones u organismos, así como con sus clientes y trabajadores.

3 LA PORTE , J. Introducción a la Comunicación Institucional, Pontificia Universita Della Santa Croce –

Facolta Di Comunicazione, Noviembre 2005, www.perspectivesoncommunication.com/files/6Pocnov05.pdf.

4 LACASA , A. Gestión de la Comunicación Empresarial, Ediciones Gestión 2000, Barcelona 2004, http://www.losrecursoshumanos.com/culturaycomunicacioninstitucional.htm.

Las relaciones con los medios de difusión, tales como radio, prensa y televisión; y la

presencia en ferias y exposiciones, el patrocinio de eventos, concursos y donaciones,

ocupan un espacio fundamental en esta etapa.

De igual modo es necesario encontrar una correcta política de comunicación interna

hacia los miembros de la organización, a través de un sistema de estimulaciones, de

actividades familiares bien organizadas, el reconocimiento a los empleados que más se

destaquen y el fomento constante de un sentido de pertenencia en beneficio individual y

colectivo.

Puntualizando, la tarea principal de la comunicación institucional, consiste en trasmitir

acertadamente los valores, la cultura y la misión que la organización tiene para con su

entorno y con la sociedad en general, a fin de crear en sus mercados una imagen de

empresa socialmente responsable, que conducirá a una mayor confianza, y por tanto, a

un mayor compromiso por parte de sus diferentes públicos.

1.2 Imagen Institucional

1.2.1 Definición y Conceptos de la Imagen Institucional

El término imagen está siendo utilizado en varios ámbitos de la sociedad para definir

una gran cantidad de cosas o fenómenos, por lo que resulta un poco confuso el uso de

esta terminología. En lo que respecta al ámbito de la comunicación institucional, autores

tales como Joan Costa, Paul Capriotti, o Frank Jefkins, también presentan en sus obras

este término con su propia clasificación o tipos de imagen.

Para el autor Capriotti, la imagen corporativa es: “la imagen que tienen los públicos de

una organización en cuanto entidad. Es la idea global que tiene sobre sus productos, sus

actividades y su conducta.” 5

Bajo esta nueva perspectiva de imagen corporativa, la organización deja de ser un sujeto

socioeconómico público, y se convierte en un sujeto integrante de la sociedad con la

cual interactúa a diario.

La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una compañía. Es una imagen

generalmente aceptada de lo que una compañía significa.

1.3.2 Importancia de la Imagen Institucional

Existen tres alternativas de imágenes en la comunicación institucional, las cuales no

siempre coinciden, debido a diversos factores internos y externos en la comunicación de

una institución. En primera instancia está la imagen que la organización desea dar o

proyectar al exterior, es decir la imagen ideal; en segundo lugar está la imagen real de la

institución, la cual puede ser buena o mala; y finalmente la imagen percibida por el

público, que varia según cada individuo o grupo de individuos.

Una buena comunicación institucional busca la armonía de las tres imágenes antes

descritas, evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que

la institución sea percibida de un modo equívoco, y que la percepción no coincida con la

5 CAPRIOTTI, P. Planificación estratégica de la imagen corporativa. Barcelona: Ariel, 1999, http://www.bidireccional.blogspot.com.

realidad. Finalmente la imagen se construye fundamentalmente a partir de herramientas

comunicacionales.

1.4

Protocolo-Organización

1.5.5

Definición y Conceptos del Protocolo-Organización

La palabra protocolo resulta hoy en día, un término bastante familiar para los

profesionistas que manejan la imagen de la organizaciones. “Protocolo proviene del

latín protocolum, que significa serie ordenada de escrituras y documentos.

Esta palabra en latín a su vez procede del griego protos, que significa primero; y kollom,

que significa pegar, refiriéndose a la primera hoja pegada con engrudo. En su

significado original, protocollum era la primera hoja de un escrito, en la cual se marcan

determinadas instrucciones. Esta definición marca la pauta de lo que más tarde será el

verdadero significado del término protocolo”. 6

Según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, entre otros

significados, protocolo es: “La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por

decreto o por costumbre”. 7

Otros autores lo describen como “un instrumento más de los que se utilizan para la

proyección de la imagen pública de las instituciones u organizaciones, puesto que la

6 http://www.protocolo.org

7 http://www.rae.es

sociedad se sirve de él para establecer ordenamientos espacio-temporales en un grupo

determinado de personas, físicas o jurídicas, de distinto o igual rango” 8

Se puede decir que el protocolo determina las normas que hay que seguir en un acto. Es

la transcripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o

territorio en fórmulas reglamentadas.

En un sentido más concreto, el protocolo es “el ordenamiento reglado y jerarquizado de

los componentes a un acto público o privado, según la naturaleza y fines del mismo, en

razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al

anfitrión”. 9

Se puede asegurar que desde que el hombre vive en grupo, ha tenido ciertas formas de

comportamiento ante determinados eventos. A pesar de que estas reglas sociales

aparecen a lo largo de la historia humana, existe un hecho definitivo y claro que marca

el inicio de estas buenas maneras de comportamiento: la creación de la corte.

La nobleza no sólo se lleva en la sangre, sino también en la forma de comportarse ante

el Rey y ante el pueblo. Las buenas maneras eran compiladas por trovadores y novelas

de caballería, donde se daban consejos sobre como ser una dama o un caballero

educado.

8 FERNÁNDEZ, A.M., RODRÍGUEZ, A. Protocolo y semiótica, Revista Internacional de investigación en Relaciones Públicas, Ceremonial y Protocolo, Edit. Laurea, revista 1, primer semestre 2002, pág. 7.

9 FUENTE, C. Manual práctico para la organización de eventos, Ediciones Protocolo, España, 2005, pág. 59 .

La sociedad ha ido evolucionando junto con las reglas y normas, e incluso varían entre

culturas, por lo que el protocolo busca regular actos o eventos con diferentes culturas y

participantes y evitar contratiempos para los asistentes o el anfitrión.

Otro término que es muy importante aclarar, es el ceremonial, ya que éste corresponde

al conjunto de formalidades que se observan en un acto público o solemne, mientras que

el protocolo solo constituye las normas y usos que establecen y ordenan dichas

formalidades.

El autor Tomás Chavarri, en su libro Protocolo Internacional aclara: “el ceremonial se

basa en modelos de representación que escenifican los actos, integrando un discurso

icónico que debe ser ordenado y estructurado como si uno verbal se tratase, mientras

que el protocolo define la proyección externa de los actos y condiciona su proyección

pública a través de los medios de comunicación social.

La ceremonia, con su lenguaje de signos, símbolos, gestos, etc., debe dialogar con la

audiencia y, si su lenguaje no es comprendido, el diálogo se convierte en monólogo y

sale malparada la imagen transmitida de instituciones y personas. El ceremonial por lo

tanto, nos dicta normas como la etiqueta.

En la terminología moderna occidental, el ceremonial apunta más a lo que es boato,

pompa, forma externa. En cambio, el protocolo tiene su base en unas reglas o normas de

carácter jurídico o consuetudinario” 10

10 CHAVARRI DEL RIVERO, T. Protocolo Internacional, Tratado de ceremonial diplomático, Edit. Ediciones Protocolo, Madrid, 2004, pág. 93.

1.5.6

Importancia del Protocolo-Organización

Las empresas públicas y privadas del siglo XXI, se están introduciendo en el nuevo

concepto de protocolo-organización, en el cual los organizadores de actos están

desempeñando un papel determinante al momento de diseñar, estructurar y ejecutar los

eventos institucionales. Estos profesionales basan el éxito de sus objetivos en el orden,

el método y la preparación en su conjunto, tomando siempre en cuenta la filosofía, la

finalidad y los objetivos que persigue el acto.

Carlos Fuente Lafuente en su libro, Manual práctico para la organización de eventos

menciona: “Los actos en sí mismos son puras estrategias de uno o varios mensajes de la

puesta en escena de una necesidad comunicacional. Puede ser más público o más

privado, pero siempre tiene una finalidad. 11

Los actos de hoy buscan proyectar una imagen corporativa sólida y uniforme, la cual

debe reflejarse en todo el diseño del evento, pero sin excesos. La imagen deberá estar

presente en los puntos adecuados, principalmente donde se centre la atención del

público asistente, pero también en aquellos rincones muchas veces descuidados de la

decoración general. Carlos Fuente acota: “todo debe respirar a las formas, colores y

diseños de la marca de la casa, identificarse con la tarjeta de presentación de la empresa

que es su imagen. La imagen corporativa debe ser tomada en cuenta para el diseño de

los materiales, de las arquitecturas, de las invitaciones. Todo pensado hasta el mínimo

11 FUENTE, C. Manual Práctico para la organización de eventos, Ediciones Protocolo. Madrid, 2005, pág. 16.

detalle para que detrás de esa imagen no se vea el sentido del impacto publicitario, sino

el mimo de la marca de la casa”. 12

1.6 Tipos de actos protocolarios

De acuerdo al contenido, el autor Carlos Fuente La Fuente realiza la siguiente

clasificación de los actos, la misma que es bastante vanguardista y responde a las

exigencias de los profesionistas que organizan eventos:

Estado: son promovidos por la Jefatura del Estado y los otros tres poderes clásicos del

Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial). El protocolo a seguir en estos casos se basa

estrictamente en las normas vigentes y en las costumbres y tradiciones.

Institucionales: son aquellos que promueve la institución pública o privada sin

finalidad comercial directa, fruto de su propia actividad corporativa o competencial, o

como consecuencia de conmemoraciones o efemérides de su ámbito. Pueden ser

solemnes o sencillos, pero siempre el reflejo de la actividad corporativa. El protocolo a

seguir se basa en las normas vigentes para los actos oficiales y en los procedimientos

internos que dispongan los organismos, instituciones o entidades no oficiales.

Comerciales: son promovidos por una entidad con fines claramente lucrativos, fruto de

su propia actividad o como consecuencia de una acción determinada dirigida a la

captación directa de recursos económicos. El protocolo se basa fundamentalmente en las

12 FUENTE, C. Manual Práctico para la organización de eventos, Ediciones Protocolo. Madrid, 2005, pág. 20.

exigencias del marketing y la publicidad, así como en las normas vigentes para los actos

oficiales y los procedimientos internos de las entidades privadas.

Culturales: están promovidos por cualquier organismo cuyo objetivo sea desarrollar o

dar a conocer alguna actividad de índole cultural. El protocolo a seguir se rige por las

normas para los eventos promovidos por las autoridades oficiales y por los

procedimientos internos en el caso de las entidades privadas, dando especial prioridad a

todo lo relacionado estrictamente con la actividad a ejecutar.

Religiosos: en esta tipología encajarían todos los relacionados con la práctica de las

creencias de cada una de las confesiones religiosas. Son actos fundamentalmente

vinculados a la liturgia y a las celebraciones estrictas de la profesión de la Fe. El

protocolo se basa en el ceremonial estrictamente establecido por cada confesión.

Académicos: están promovidos por las instituciones dedicadas al estudio, la

investigación y la enseñanza y directamente relacionados con el ámbito del saber y el

conocimiento, así como la distinción a los miembros de su comunidad. El protocolo se

basa en los usos y costumbres y en las disposiciones que establezcan las entidades

promotoras.

Deportivos: son todos los relacionados a la práctica de actividades deportivas o

relacionados directamente con el reconocimiento de los deportistas. El protocolo a

seguir debe basarse en el ceremonial olímpico y en las normativas establecidas por las

diferentes federaciones o entidades deportivas.

Sociales: debe entenderse como actos sociales todos aquellos cuya finalidad esencial

sea el encuentro entre personas, sin que medie más objetivos que la convivencia y la

relación social. El protocolo a seguir se basa en las reglas sociales y de urbanidad.

Familiares: son todos los que se promueven en el ámbito estrictamente familiar o en el

círculo de amistades. El protocolo a seguir se basa en las costumbres propias de la

familia y en las reglas sociales y de urbanidad que puedan servir de aplicación.

1.7

Planificación de un acto

1.7.1

Fases de organización de un acto

Varios autores han escrito sobre las fases de organización, como apunta el experto

Francisco Marín Calahorro, en su libro Fundamentos del Protocolo en la Comunicación

Institucional: fase de proyecto, fase de ejecución y fase de valoración.

Para fines de la presente investigación, se tomará como lineamiento las fases que a lo

largo de la preparación y ejecución de un acto pueden producirse, según el experto

Carlos Fuente Lafuente, en su libro Manual de Protocolo actualizado.

Las fases propuestas por Carlos Fuente, responden a una serie de pasos que deben

realizarse para preparar un acto y que la cantidad de fases que se utilicen, dependerá

directamente de la complejidad del acto, número de factores intervinientes y su posible

trascendencia.

Las fases que se indican a continuación, no funcionan por continuidad, es decir no

empieza una cuando finaliza otra, si no más bien van a la par; y el encargado de la

organización del evento, deberá determinar con criterio, qué fases serán necesarias para

su acto en particular.

Las fases que propone el Manual de Protocolo Actualizado son:

Fase de tanteo: es el momento en el que se valora si un acto determinado debe o no

realizarse, es decir si las circunstancias son las adecuadas. Generalmente esta decisión

depende directamente de funcionarios que cuentan con un alto nivel jerárquico. Una vez

tomada la decisión más acertada, se notificará al encargado de la organización del

evento para que de inicio con esta tarea.

Fase de información: corresponde a la confirmación de que efectivamente se llevará a

cabo un acto y es misión del jefe encargado de la organización del evento, intentar

obtener la mayor información de sus superiores para determinar cómo desean que el

acto se realice. Durante esta fase se podrá consultar con colegas del ramo, quienes

hayan tenido una experiencia previa con el mismo acto o uno similar. Así mismo se

puede consultar en archivos, recortes de prensa, videos, fotografías, que servirán de guía

para la organización del evento.

Fase de recopilación: consiste en recopilar toda la información y material preciso que

sea absolutamente necesario para el acto. Durante esta fase será necesaria la

colaboración de entidades o personas ajenas a la organización, por lo que el jefe

organizador del evento debe contar con la mejor predisposición y contactos externos.

Fase de anteproyecto: generalmente esta fase surge en aquellos eventos de mayor

complejidad. El anteproyecto suele ser un documento interno que consta de cuatro

partes:

a. Cronograma sencillo de movimientos que se efectuarán. El objetivo de

éste, es ofrecer un avance del posible guión para el evento.

b. Croquis del salón para explicar a los superiores cómo se realizará el

montaje de la sala y distribuir las acciones protocolarias.

c. Primer listado de invitados por grupos o categorías.

d. Explicaciones sobre el contexto general del acto.

Fase de discusión técnica: corresponde a la presentación del anteproyecto antes

indicado. La presentación se realizará a los funcionarios que encargaron la organización

del evento y su objetivo principal es generar sugerencias y comentarios a la propuesta

del acto.

Fase de proyecto y programación: el proyecto corresponde al documento base de

trabajo, que con sus posteriores correcciones o ampliaciones, pasará a denominarse el

programa oficial. Este documento que inicialmente es de tamaño grande, en extensión, y

que unos días antes del evento se transforma en un libro de bolsillo, debe contener los

siguientes datos:

a. Cronograma detallado, que incluya todos los movimientos relevantes.

b. Croquis o anexos que refuercen el conocimiento de los principales

movimientos protocolarios que estarán a cargo de los departamentos de

Seguridad y Comunicación respectivamente, como por ejemplo movimiento de

periodistas y del público.

c. Libro de ruta en caso de que existan desplazamientos. En este documento

se detalla el itinerario a seguir en cada trayecto y en qué orden irán las personas

a trasladarse.

d. Anexos con desarrollos parciales de frecuencias determinadas del acto,

como por ejemplo el orden del día para dirigir la sesión, orden de entrada de

los miembros, etc.

e. Copias de todo el material que surgirá durante el evento, como por

ejemplo invitaciones, placas, carteles, credenciales, entre otros.

f. Listado de todo lo que sea necesario como invitados, personal acreditado,

miembros de la mesa directiva, entre otros.

g. Notas de Protocolo que se envían a invitados especiales, invitados de

honor o anfitriones, con un detalle de lo que se informó a cada uno y si se

realizó algún pedido en particular.

h. Documento adicional sobre todo lo relativo al acto, en el cual se indica el

porqué del evento.

En esta fase se elabora el presupuesto del evento, el mismo que se expone a los

funcionarios que solicitaron la organización del acto.

Fase de organización: hasta la fase de proyecto y programación, es lo que se puede

denominar fase preparatoria o de proyecto. A partir de la fase de organización,

comenzará la etapa de realidad, en la cual se trata de poner en práctica todo lo que fue

diseñado previamente.

Para dar inicio al desarrollo de las actividades y distribución de tareas, se puede utilizar

la siguiente hoja de chequeo o lista de necesidades como referencia:

Tarjetas o cartas de invitación con sus correspondientes sobres y direcciones.

Confirmación de asistentes e invitados especiales quienes recibirán un trato

preferencial.

Asignación de asientos y elaboración de las tarjetas indicadoras de los mismos.

Carteles indicadores de la ubicación del evento, con la imagen corporativa del

evento.

Estructuración, diseño, montaje y vestimenta del escenario: disposición de

mobiliario, uso de colores corporativos y flores.

Montaje adecuado del salón y selección de mesas, sillas, menú, bebidas,

personal de servicio.

Ubicación de iluminación, podium y rampas o tarimas.

Megafonía y mesa de sonido para los medios de comunicación.

Espacios reservados para los representantes de los medios de comunicación.

Mesa de presidencia y atriles.

Zona interna de apoyo a la organización, para material como vasos, botellas de

agua, servilletas, etc.

Accesos a la instalación y sistema de control de invitaciones.

Zona reservada para estacionamiento de vehículos.

Regalos u otro tipo de material que requiera el acto, tales como diplomas,

bandas, medallas, títulos, esculturas, etc.

Pancartas o gigantografías de bienvenida con el logotipo de la organización que

realiza el acto.

Forma de acceso al escenario para los VIP's y selección de los mismos.

Personalidades que harán uso de la palabra y orden de intervenciones.

Elaboración del orden del día para quien dirija la sesión, ya sea el anfitrión quien

la presida o el conductor del acto.

Banderas, ubicación y protocolo.

Adecuación de servicios higiénicos para todo el mundo.

Protocolo de acceso.

Protocolo de salida.

Entrega de programas editados, memorias o discursos traducidos.

Entrega de cascos de traducción simultánea si fueran necesarios.

Equipo de personas que se encargarán de la atención personalizada de los

invitados, tanto de los especiales como del público en general.

Documentos que sea necesario manejar en un acto.

Servicios de guardarropa.

Servicios de información y atención al público cuando sean necesarios.

Coordinación con el personal de seguridad los planes de evacuación y

atenciones médicas.

Fase de taquilla: Los invitados son la parte medular de todo evento, es por esto que se

debe poner mucha atención a la etapa de la convocatoria, donde se seleccionará a las

personas que se va a enviar una invitación y también a quienes se brindará un trato

adecuado, pues su comentario y propaganda de agrado o desagrado del evento, puede

ser mucho más efectiva que la propia televisión en horas de máxima audiencia. El

personal encargado de la taquilla, tendrá a su cargo la elaboración del listado de

invitados, la cual contará con la dirección correcta, los nombres completos y los

tratamientos exactos. De igual manera deberá ocuparse del envío de las invitaciones que

deberán llegar con la suficiente antelación y la confirmación de la recepción de las

mismas. Tendrán también a su cargo la ubicación de los invitados según el plano del

evento y trasladar esta información a los miembros integrantes del equipo organizador.

Fase de comunicación interna y externa: se refiere al libreto o guión para aquellas

personas que tienen un mayor nivel de protagonismo durante el programa. Este

documento deberá ser sencillo, breve, con mensajes cortos y precisos. Contiene el

cronograma, croquis explicativos, lugar en la presidencia del acto, orden de las

intervenciones, accesos especiales para recibimiento y despedida e información

relevante para el invitado especial.

De igual manera todo el personal que está involucrado en la organización del evento,

recibe un libreto. Este documento se lo conoce como Libro de la Organización y

contiene el cronograma general, responsabilidad y tareas específicas de cada área. La

entrega de este manual se lo hace en el lugar donde se llevará a cabo el evento, de tal

forma que se pueda explicar detalles específicos y recibir dudas.

Fase de ensayos: se realiza la víspera del evento con todo el escenario montado y

cuenta con la participación de todo el personal técnico del acto, incluido el anfitrión y/o

personalidades relevantes del evento. Esta actividad se realiza para evitar cometer

errores durante el acto mismo y asegurarse de que todo funcione de acuerdo a lo

planificado.

Fase de ejecución: esta es la fase de la realidad, en la cual se debe cumplir al máximo

con lo programada semanas o meses atrás. Cuando algo se salga de lo planificado,

deberá prevalecer el sentido común y la mejor actitud para resolverlo inmediatamente,

intentando que casi nadie lo note.

Fase de valoración: esta fase se inicia cuando el evento ha concluido. El objetivo de

esta actividad es valorar los resultados, analizar lo programado y el desarrollo, estudiar

los errores y aciertos y tomar notas de todos estos elementos para mejorar futuros

eventos.

Este análisis se realiza en tres etapas: a las pocas horas del evento, para analizar

problemas concretos durante el acto; a los quince días, para conocer las críticas y

comentarios de los colaboradores; y al mes, donde los ejecutivos que solicitaron la

organización del acto, emiten sus opiniones al respecto.

1.7.2 Esquema básico de los actos

Existe una secuencia general para organizar un acto, y a partir del cual se elaborará el

programa y el cronograma del mismo. A continuación se presenta una secuencia:

a. Recibimiento a los invitados: todo evento que responde a una invitación,

tiene una bienvenida por parte del anfitrión a los invitados. El anfitrión o su

representante se debe situar en el punto más próximo a la zona de acceso

prevista para los invitados, por ejemplo en el hall de ingreso. Adicional se

ubicarán auxiliares para acompañar a los invitados hasta el lugar donde se

realizará el evento.

b. Ubicación de los invitados en el lugar donde se realice el acto: de acuerdo

al orden de llegada, el personal de protocolo irá ubicando a los invitados en

el lugar que les corresponde. Se podrá protocolizar el evento totalmente, es

decir asignar todos los asientos; o parcialmente, sólo la presidencia y

algunas filas. Si la protocolización es total, se deberá indicar en las tarjetas

personales de invitación, el número de asiento que ha sido reservado.

La presidencia siempre debe estar protocolizada y resulta determinante para

evitar contratiempos, avisar con antelación a las personas que van a ocupar

un asiento en la presidencia.

c. Bienvenida por el anfitrión y explicaciones de los objetivos del evento:

esta parte del evento suele asumirlo un representante de la empresa

anfitriona y podrá utilizar material de soporte como audiovisuales.

d. Ejecución del hecho que motiva el acto: se trata del instante más

importante de todo el evento, también se lo denomina la fotografía del

evento, ya que generalmente este momento sale en los medios de

información, por ejemplo la presentación de un libro, colocación de la

primera piedra, corte de la cinta durante una inauguración otros.

e. Dependiente

el

tipo

de

acto,

exposiciones

de

las

autoridades

o

personalidades a quienes el anfitrión invitó a hablar: en esta fase el

anfitrión suele dirigirse a los invitados y después invita a hablar a aquellos

representantes que éste considere oportuno. En caso de existir varias

intervenciones, el orden siempre es de menos a más desde el punto de vista

de la precedencia personal. Para anunciar las intervenciones, se puede

recurrir a un maestro de ceremonias o a una voz en off.

f. Cóctel o banquete: donde el anfitrión, invitados de honor y participantes en

general comparten un momento informal.

g. Despedida: cuando se observe movimientos de salida por parte de los

invitados, en especial de los de honor, se procederá a abrir las puertas y el

anfitrión se aproximará a las mismas para despedirse de los asistentes. El

buen protocolo no finaliza hasta que se va el último de los asistentes.

1.7.3 Los medios de comunicación durante un acto

Generalmente los actos se realizan para alcanzar la mayor difusión posible en

la sociedad. Es por esto que resulta determinante crear eventos dinámicos,

donde el movimiento, la escenografía y los actores, constituyen el elemento

sorpresa del público; y principalmente se logre transmitir el objetivo del evento

con mensajes claros y precisos. Para lograr la atención de los medios, se debe

tener en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de cada

medio: prensa escrita, fotógrafos, radio y televisión, ya que cada área tiene sus

propias exigencias. En la ponencia presentada por Carlos Fuente y Gloria

Campos durante el Congreso Internacional de Protocolo en España, se explica:

“todo acto tiene que interesar a los medios, buscando, eso sí, que el máximo

interés se concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que mejor

recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen. El

equipo organizador ha de resolver los lugares desde los que trabajen los

profesionales de los medios de comunicación, ofreciendo enfoques interesantes

y diferentes, permitiendo el acceso a cada una de las fases de evento que sean

públicas y procurando transmitir en todo momento ese cariño que los

periodistas y fotógrafos detectan con facilidad cuando se les tiene en cuenta”. 13

1.7.4 El equipo organizador de un acto

Para el autor Carlos Fuente, en su Manual práctico para la organización de

eventos, todo acto se asemeja a un gran rompecabezas, donde a través de una

buena planificación y gestión, las piezas van encajando con precisión, hasta

alcanzar el diseño o fotografía final que se quiere tener del acto. Para que todos

los elementos ensamblen correctamente, es necesario contar con un buen equipo

organizador básico, los cuales para este autor se instrumentan según las

siguientes características:

Director/Jefe: asume la responsabilidad general de la organización y la

coordinación de todo el personal y de los proveedores. Su misión principal es

crear y diseñar, establecer las correcciones, fijar las políticas a seguir, ser

interlocutor ante sus superiores e instituciones implicadas, impulsar los trabajos

y supervisarlos, dirigir los ensayos, seleccionar el personal y los proveedores y,

especialmente, dirigir la ejecución del evento.

13 CAMPOS, G. Los nuevos escenarios y sus necesidades, Actos del V Congreso Internacional de Protocolo. Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo y Asociación Española de Protocolo, Madrid, 2004, pág. 85.

Coordinador: Es el segundo a bordo. Asume parte de las competencias del

director y junto a él participa en la gestión integral, Debe de estar al tanto de

todo y

sustituir a su

jefe en caso de necesidad. Coordina a todos los

colaboradores y asiste en todo momento a su superior.

Técnicos: Son responsables de cada una de las subáreas que en el organigrama

sea necesario crear para atender todas las necesidades.

Enlaces: Son personas con conocimiento de protocolo y organización de

eventos, a quienes se les encomienda tareas de control y atención a determinados

invitados o a situaciones específicas (enlace de escenario, enlace de autobús, de

estacionamiento, de delegaciones, entre otras). Entran a trabajar en una fase más

próxima a la ejecución del evento.

Auxiliares: son conocedores de las reglas básicas de protocolo y organización

que realizan tareas determinadas y de marco reducido especialmente en la

ejecución de los actos. Suelen incorporarse en la fase más tardía de la

preparación.

CAPÍTULO II CASO – ECUADORIAN PETROLEUM GOLF ASSOCIATION

2.3 Antecedentes Generales E.P.G.A.

La Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A

es una sociedad colectiva civil

sin fines de lucro, dedicada a la organización de eventos benéfico-deportivos para el

sector hidrocarburífero de la ciudad de Quito. Esta organización nace en 1987 gracias a

la iniciativa de un grupo de jugadores nacionales y extranjeros, que vieron la necesidad

de crear un ambiente informal, donde el gremio petrolero pudiera disfrutar del deporte,

conocer los proyectos a corto y mediano plazo que se fueran a desarrollar en el país y de

manera indirecta apoyar de manera económica a organizaciones locales de caridad.

Desde sus inicios la Asociación fue manejada de manera informal según el criterio de

los miembros del comité, por lo que a partir del año 2000 busca regularizar su

constitución ante los organismos de control del Ecuador e inicia su actividad benéfico-

deportiva actual, alcanzando en el año 2006 un lugar importante en el ranking nacional

de torneos de golf.

En la actualidad la E.PG.A está viviendo una etapa de reestructuración interna, lo cual

pone en riesgo el objetivo social que persigue la Asociación, a través de la contribución

económica del 100% del total recaudado por evento a instituciones sin fines de lucro,

tales como: orfanatos, hogares de ancianos, escuelas de escasos recursos, entre otros.

2.3.1

Filosofía Corporativa de la E.P.G.A

Misión: organizar torneos de golf con un fin social-benéfico y así contribuir

responsablemente al desarrollo de proyectos humanitarios en el Ecuador.

Visión: para finales del año 2010 contar con treinta auspiciantes fijos, lo cual permitirá

duplicar el valor de las donaciones a organismos sociales y lograr una imagen favorable

de la E.P.G.A a nivel nacional.

Valores:

Solidaridad: generar una conciencia de apoyo hacia los más desprotegidos de la

sociedad y aportar económicamente al desarrollo de proyectos sociales en el

Ecuador.

Integridad: fomentar un equipo de trabajo con valores éticos y morales,

comprometidos con la responsabilidad social que persigue la E.P.G.A.

2.3.2

Identidad visual de la E.P.G.A.

Isotipo: está conformado por el logotipo y el imagotipo. El logotipo consiste en el

tratamiento del nombre a través de tipografía, en este caso son las letras Ecuadorian

Petroleum Golf Association Quito-Ecuador. El imagotipo consiste en el tratamiento del

nombre a través de imágenes, en este caso son un volcán, una torre de perforación, un

jugador con palo de golf y una bandera de un hoyo.

Cromática: el isotipo utiliza el color verde, que representa a la naturaleza; y el color

Cromática: el isotipo utiliza el color verde, que representa a la naturaleza; y el color

negro, que representa al petróleo.

Tipografía: el logotipo utiliza el tipo de letra Arial, Negrita, Itálica, tamaño 12 puntos.

Significado: cada elemento del imagotipo de la E.P.G.A tiene una representación, por

lo que a continuación se analiza cada uno de estos:

Volcán: representa al volcán Cotopaxi que se puede divisar desde la ciudad de

Quito.

Torre de perforación: representa a la explotación petrolera que realizan las

empresas hidrocarburíferas en el Ecuador.

Jugador con palo de golf: representa a los golfistas que participan de los

torneos.

Bandera de un hoyo: representa al campo de golf donde se realizan los eventos.

2.3.3

Imagen de la E.P.G.A.

Debido a la amplia trayectoria de la Ecuadorian Petroleum Golf Association, cuenta en

la actualidad con un nombre posicionado en los principales clubes de golf de la ciudad

de Quito. Según los comentarios y sugerencias recibidas vía correo electrónico,

posterior al Torneo de Otoño a finales del año 2006, el 70% de los participantes al

torneo que organizó la E.P.G.A tenían una imagen favorable, es decir que contaba con

una organización bien estructurada y eficaz, que cuidaba hasta el más mínimo detalle

del evento y que contribuía a la sociedad. El 20% de los encuestados eran indiferentes al

evento y veían al torneo como uno más, sin mayores repercusiones económicas. El 10%

restante tenían algún tipo de queja con respecto al evento y a su organización y sugerían

realizar cambios.

Debido a la reestructuración organizacional que sufrió la E.P.G.A. a mediados del año

2007, las valoraciones recibidas vía correo electrónico a finales del presente año, han

sufrido un leve cambio que debe ser tomado en cuenta, ya que de continuar con una

percepción principalmente de desorganización y falta de auspiciantes, el fin social que

tiene la E.PG.A, se verá gravemente amenazado y las donaciones podrían disminuir

paulatinamente hasta afectarse totalmente.

2.3.4 Público Interno y Externo de la E.P.G.A.

Público Interno: está conformado por los miembros del comité y el staff de apoyo que

trabajan durante los torneos de golf.

El comité está conformado por siete integrantes, quienes tienen a su cargo áreas

específicas del evento, tales como: inscripciones, auspicios, adquisición de trofeos,

adquisición de artículos promocionales para la venta, estructuración de equipos y

organización del evento de subasta.

El staff de apoyo está conformado por cuatro personas, las mismas que se ubican en la

mesa de registro para la venta de mulligans, entrega de funda con promocionales de

auspiciantes y venta de artículos de la Asociación.

Público Externo: está conformado por los jugadores que se inscriben a los torneos y los

auspiciantes nacionales e internacionales que participan del evento.

En cada torneo de golf se tiene un máximo de 144 jugadores, estructurados en equipos

de 4 jugadores cada uno, de acuerdo a su handicap o puntuación de juego. El costo por

inscripción es personal e incluye un almuerzo por cada día de torneo y un invitado

adicional para el día del evento de premiación.

Los auspiciantes se dividen en tres categorías Silver, Gold y Platinum, de acuerdo al

monto del auspicio el cual va desde $250 hasta más de $1.000 en efectivo. Otro tipo de

apoyo es a través del pago directo de los consumos que se generan en el Club donde se

lleva a cabo el torneo de golf, tales como almuerzos, chozas de bebidas y bocaditos,

licores, bar o evento de subasta de equipos.

2.3.5 Filantropía Corporativa de la E.P.G.A.

Todos los miembros que conforman la Ecuadorian Petroleum Golf Association, están

comprometidos personalmente con varios proyectos sociales a nivel local, y es por esto

que a través de los torneos de golf buscan apoyarlos económicamente. La E.P.G.A

aporta principalmente a actividades educativas dirigidas a niños y niñas de escasos

recursos o que han sido abandonados por contar con algún problema físico, como es el

caso de la Fundación Padre José Kentenich y la Fundación Para Sus Niños. A parte de

estos proyectos, la E.P.G.A. también apoya a instituciones que buscan brindar un hogar

a aquellas personas que brindaron lo mejor a la sociedad, pero que por diferentes

circunstancias han sido apartados y olvidados, como es el caso del Hogar de Ancianos

Corazón de María y Hogar de Ancianos San Ignacio de Loyola.

2.3.6 La organización de eventos deportivos y sociales de la E.P.G.A.

La Ecuadorian Petroleum Golf Association se dedica exclusivamente a la organización

de torneos de golf en la ciudad de Quito, para lo cual busca arrendar las instalaciones y

canchas de clubes, tales como el Club Los Cerros y Arrayanes Country Club. La

E.P.G.A organiza dos torneos anuales: el Torneo de Primavera que se lleva a cabo en el

mes de junio con una duración de 2 días y el Torneo de Otoño que se lleva a cabo en el

mes de octubre con una duración de 3 días.

El evento empieza a las 7:00 a.m. con el registro de los jugadores, el cual consiste en

recibir la cartilla de puntaje, conocer el hoyo desde el cual iniciarán el juego y adquirir

dos mulligans o comodines para obtener un turno o golpe extra durante el juego. Todos

los jugadores inician el torneo a las 8:15 a.m. al mismo tiempo, en el hoyo

correspondiente, debiendo completar los 18 hoyos de la cancha.

Para comodidad de los jugadores, se ubican en ciertos hoyos chozas o tiendas para

colocar

bebidas y bocaditos. Estas chozas son entregadas a los auspiciantes para que

coloquen sus pancartas y se ubique una persona de la entidad auspiciante para mantener

un acercamiento con los participantes. Adicional se ubica el Hoyo 19 o bar del evento,

el cual se ubica dentro de la casa del club y es en donde los jugadores pueden servirse

bebidas con alcohol y bebidas ligeras.

El primer día de torneo de golf, se lleva a cabo la subasta de los equipos o Noche

Calcuta. Este cóctel-subasta cuenta con el auspicio total de un hotel, quien cubre las

bebidas y bocaditos de los participantes al torneo de golf. La subasta de los equipos se

realiza de manera aleatoria, y el valor final del remate dependerá de las probabilidades

que tengan el equipo de ganar durante el torneo. Del valor total que se logre recaudar al

final de la noche, el 10% recibe la E.P.G.A para donarlo a las entidades antes indicadas.

2.3.7 Objetivo de los eventos de la E.P.G.A

La E.P.G.A. busca crear un espacio de distracción y deporte para los jugadores de golf

del sector de hidrocarburos de la ciudad de Quito, además de un ambiente informal en

donde los participantes pueden conocer los proyectos a corto y mediano plazo que se

desarrollan en el país y relacionarse con sus clientes, colaboradores y competencia.

El comité de la E.P.G.A busca apoyar económicamente a proyectos de carácter social, a

través de los dos torneos de golf que organiza anualmente. El valor total recaudado por

inscripciones de los jugadores y auspicios en efectivo, se donan a las entidades sociales.

Para incrementar el monto de las donaciones, el comité busca auspiciantes para cubrir la

mayor cantidad de egresos que genera el evento, es decir almuerzos, bebidas, chozas,

cóctel. Así mismo realiza negociaciones con Clubes de Golf para obtener una tarifa

preferencial por el arriendo de las instalaciones, el cual incluye el uso de la cancha y el

personal.

2.4

Generalidades del Golf

2.4.1 Historia del Golf

El golf es un deporte que nace en la costa este de Escocia a principios del siglo XV.

Algunos historiadores sostienen que el golf se originó en los Países Bajos, por la

referencia de la palabra holandesa kolf que significa 'palo', pero existen indicios de que

los romanos tenían un juego en el que usaban un palo curvado y una bola hecha de

plumas, que se asemeja más a lo que pudo haber sido la fuente original de este deporte.

En sus inicios alcanzó tanto auge en Escocia, que el Rey James II se vio obligado a

limitar su práctica para evitar que la gente dedicara menos tiempo a la práctica del tiro

con arco. Poco tiempo después los escoceses, a principios del siglo XVI, lograron que el

rey Jacobo IV por medio de un acta, admitiera el juego del golf oficialmente.

Posteriormente María I Estuardo, viajó a Francia e introduce este deporte en territorio

francés, denominando a sus ayudantes en el campo de golf como cadets, es decir

alumnos; tiempo después el término se adoptó en Escocia e Inglaterra y se convirtió en

caddy o caddie que actualmente es el nombre usado para los ayudantes que llevan los

palos de golf.

Cerca del año 1600 el golf causó furor en la aristocracia de Londres, y tanto damas

como caballeros disfrutaban de este deporte en traje de gala. Inicialmente el juego lo

realizaban dentro de la ciudad, causando molestias a los habitantes, por lo que las

autoridades se vieron obligadas a llevar la práctica de este juego al campo abierto.

En el siglo XVIII se establecieron las primeras asociaciones de golf, como la

Honourable Company of Edinburgh Golfers (1744), la St. Andrews Society of Golfers

(1754), que en 1834 tomó el nombre de Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews,

que hasta la fecha se conserva por concesión del Rey Guillermo y el Royal Blackheath

(1766), cerca de Londres, donde se acordó fijar la fecha de la introducción del golf en

Inglaterra en 1608. 14

2.2.2 El campo de juego

El golf se practica al aire libre en un campo de hierba natural. El campo de juego ocupa

una superficie amplia y se compone de 18 recorridos parciales, llamados comúnmente

calles, al final de los cuales hay un agujero u hoyo, que tiene un diámetro de 107,9 mm.;

por extensión, cada uno de estos recorridos parciales se denomina también Hoyo. Los

hoyos se ordenan según una numeración que da nombre a cada hoyo: hoyo 1, hoyo 2

,

si bien en algunos campos de golf, a los hoyos se les da también otro nombre tomado de

alguna de sus características: su dificultad, su diseño, etc.

Como referencia, los campos de golf se dividen en dos categorías principales:

A).- Campo profesional: según las normas de USGA (United States Golf Association)

es aquel en donde la suma de las distancias totales de los 18 hoyos -midiendo éstas

desde la salida de las marcas negras de los "tees" de salida- sobrepasan las 7,000 yardas

(6.400,81 Metros).

14 Golf Magazine, México D.F., 2008, pag. 13-16.

B).- Campo turístico-ejecutivo: son los que no sobrepasan las 7,000 yardas (6.400,81

Metros).

Para comenzar cada hoyo, los jugadores se colocan en una superficie pequeña,

horizontal y con la hierba muy corta denominada tee de salida, desde donde se da el

primer golpe de cada hoyo. En él están colocadas cuatro parejas de barras, que delimitan

la distancia hasta la cual se puede colocar la bola para comenzar a jugar el hoyo. En

orden decreciente de distancia hasta el hoyo, hay un par de barras blancas, otro de

amarillas, otro de azules y otro de rojas. Salen de barras rojas las señoras y los niños, y

de amarillas los caballeros. Las azules son ordinariamente la salida de señoras

profesionales, y las blancas, de caballeros profesionales. En cada campo, se puede

decidir variar estos criterios puntualmente por motivos diversos.

El tee de salida recibe ese nombre en alusión al pequeño elemento (llamado tee) que se

clava en la tierra y sobre el cual se pone la bola, utilizado exclusivamente para este

primer golpe de cada hoyo.

El recorrido entre el tee de salida y la zona donde está el agujero, que puede ser recto o

angulado hacia un lado dogleg, consta de dos tipos de superficies: la calle (fairway en

inglés) es una zona de hierba bien cortada, donde los jugadores pueden golpear la bola

con más facilidad, y el áspero (rough en inglés), una superficie menos cuidada a

propósito, que es de hierba más alta, a menudo simplemente natural. Los jugadores

intentan normalmente que su bola no vaya nunca al áspero, para que el golpe siguiente a

la bola sea más fácil. Además, habitualmente el diseño de los hoyos cuenta con que la

bola repose en el fairway, de manera que el siguiente golpe pueda alcanzar su objetivo

sin dificultades añadidas.

El hoyo está situado en el verde (green en inglés), una zona delimitada en la que el

terreno está muy bien alisado -aunque puede tener ondulaciones- y la hierba es fina y

muy corta. La posición del hoyo dentro del verde puede variar. Para que los jugadores

puedan saber desde lejos dónde está situado el hoyo, éste tiene colocado en su interior

una bandera con el asta fina, que mide aproximadamente 2 m de altura. Los greens

tienen dos áreas principales: el área para bandera y el área sin bandera. Las áreas sin

bandera son aquellas en donde el hoyo no se puede situar por reparaciones o porque las

pendientes de juego exceden el 3%; además, no se puede situar el hoyo a una distancia

de la orilla del green que sea menor a la distancia del asta de la bandera.

Para dificultar el juego, en las calles -sobre todo, alrededor de los greens- se encuentran

distintos tipos de trampas: agujeros de arena o de hierba y trampas de agua. Los

agujeros de arena o de hierba se denominan búnkers, y su profundidad es muy variable;

los búnkers más habituales son los de arena. Los obstáculos de agua, denominados en

inglés water hazard, pueden ser lagos o regatas. Son menos numerosos que los búnkers

y no suelen estar presentes en todos los hoyos de un recorrido. Además, en los campos

modernos o de nueva construcción, la vegetación es usada también como obstáculo

natural. Así, los árboles colocados estratégicamente, incluso en el centro de la calle,

añaden dificultad al hoyo.

La dificultad de un hoyo se mide según una variedad de factores: el número y la

posición de las trampas, la colocación de los árboles, la pendiente, la longitud entre el

tee de salida y el green, la dificultad del rough, la proporción entre superficie de calle y

superficie de rough, la visibilidad del green desde ángulos diversos, la horizontalidad de

la superficie del green, etc.

2.2.3 Campos de práctica de Golf

El golf se puede aprender practicando en unas instalaciones preparadas al efecto,

llamadas en inglés driving range. Todos los campos de golf suelen disponer de un

campo o caseta de prácticas y de un putting green.

Los campos de prácticas se componen de una casa, en la que hay unas esterillas, y un

campo acotado en el que se han colocado diversos objetivos marcando diversas

distancias. Cada jugador se coloca en una esterilla para ir golpeando bolas, que

previamente ha alquilado, en dirección al campo. Esto permite practicar el golpe sin

necesidad de moverse del sitio, de manera que en un tiempo reducido se pueden dar,

con total autonomía, varias decenas de golpes.

También existen greens para practicar el approach, que es el tiro corto y preciso que los

jugadores dan para entrar al green desde la cancha, tratando de acertar en el hoyo desde

fuera del green, o acercándose a él lo más posible. En los campos de prácticas puede ser

más amplio que un green normal y contar con más de un hoyo, con el fin de que puedan

practicar simultáneamente varios golfistas.

El putting green es un green más extenso que los del campo de juego y suele disponer

de varios hoyos. Esto permite a los jugadores pasar todo el tiempo que deseen

practicando el golpe del putt, sin necesidad de salir al campo de juego. El practicar

mucho.

2.2.5

Desarrollo del juego

Para jugar un recorrido de golf, habrá que completar 18 hoyos en un orden establecido.

El primer golpe de cada hoyo se efectúa en el tee de salida, y el último será el que logre

meter la bola en el agujero. El resultado score en el golf se obtiene sumando el número

de golpes con el que se ha conseguido meter la bola en cada hoyo. El resultado total

será, por tanto, la suma de los 18 resultados parciales que se hayan ido obteniendo

durante el juego. La valoración de ese resultado en una competición dependerá, sin

embargo, de otros factores: la modalidad que se esté jugando y la ponderación del nivel

de juego de cada jugador (sistema de handicap, muy importante en el golf, ya que es la

herramienta para conseguir que todos los jugadores compitan en igualdad de

condiciones, independientemente de su nivel de juego).

El primer golpe es siempre fuerte para acercarse todo lo posible al hoyo. Para el golpe

de salida se puede colocar la bola sobre un soporte de madera o plástico, llamado tee,

con el fin de facilitar el impacto. Los golpes siguientes se efectuarán con la bola tal

como repose. En cada campo de golf existen hoyos de tres, de cuatro y de cinco golpes,

que se denominan hoyos de par tres, par cuatro o par cinco. Si el hoyo es de tres golpes

(par tres), la estrategia habitual que sigue el jugador es hacer llegar la bola al green ya

con el primer golpe. En cambio, en los hoyos de cuatro (par cuatro) y de cinco golpes

(par cinco), bastante más largos, deberá golpear la bola de nuevo con fuerza una o dos

veces para llegar a estar en el green.

Una vez en el green, el jugador ya no golpea la bola fuertemente para que vuele a cierta

distancia, sino que la golpea suavemente con un palo especial putter para que vaya

rodando y se introduzca en el hoyo. El jugador que logre embocar la bola en un hoyo

realizando el número de golpes establecido, ha cumplido el par del hoyo. Si consigue lo

mismo en todo el recorrido, aunque sea una media por haber hecho más golpes en unos

hoyos y menos en otros, habrá cumplido el par del campo.

Si un jugador completa un hoyo con un golpe por debajo del par, ha hecho un birdie. Si

son dos menos del par, se habla de un eagle, si son tres menos del par, será un albatros.

Cuando un hoyo se termina con un golpe por encima del par, se trata de un bogey, y si

son dos golpes de más, se le llama doble bogey, triple bogey, etc. Cuando un jugador

emboca desde el tee de salida con el primer golpe, será un hoyo en uno o hole in one.

2.2.5 Los golpes durante el juego

El primer golpe con el que se inicia un hoyo se da desde el tee de salida. Si el hoyo es

largo (par 4 o par 5), el golpe se suele dar con una madera, normalmente la madera

llamada driver en inglés, que es el palo con el que mayor distancia se puede alcanzar.

El approach es el golpe que los jugadores dan para dejar la bola dentro del green

(preferiblemente meterla en el hoyo) desde las zonas aledañas a éste. Generalmente se

usa el pitching wedge (PW) o el sand wedge (SW), que al ser los palos de mayor

inclinación, hacen que la bola ruede menos y el golpe sea más preciso.

El putt es el golpe que se le da a la pelota con el palo llamado putter. En este golpe la

bola rueda y no se levanta del suelo; por eso es esencial calcular el posible declive del

terreno. Es el golpe que exige mayor precisión y se dice que el más importante.

2.2.7 La etiqueta durante el juego

Las normas de etiqueta son pautas de comportamiento para diversos ámbitos del golf,

pero no forman parte en sentido estricto de las reglas del juego, ya que las infracciones

no se castigan con golpes de penalidad, sino que los infractores son amonestados. He

aquí las principales:

2.2.7

Seguridad en el campo de Golf

No hacer swings de prueba en dirección a compañeros u otras personas en las

proximidades.

No golpear la bola hasta que los jugadores que le preceden no se hallen en la

trayectoria prevista ni estén a su alcance.

Gritar ¡bola! o fore para advertir a los demás cuando corran peligro de ser

golpeados por una bola.

2.2.8

Consideración hacia otros durante el juego

No echar los palos con ira o enfado cuando algo no salga como quiere.

Estar preparado cuando llegue el turno de jugar, para que los grupos que siguen

no tengan que esperar.

No moverse, hablar o permanecer cerca mientras un jugador prepara o ejecuta

un golpe.

Siempre que sea posible, el grupo completo debe desplazarse de un hoyo al otro

para evitar molestias a otros grupos que se encuentren en el campo.

Hay que reparar cualquier daño que se haga al campo y se debe rastrillar la arena

del búnker para dejarlo como estaba antes.

2.2.9

Ritmo de juego

Los jugadores deben jugar sin perder tiempo.

La bola perdida no debe buscarse más de 5 minutos, para no retrasar el juego.

Cuando se camine hacia la bola, hay que ir pensando en el próximo golpe.

Los jugadores deben abandonar el green inmediatamente después de haber

terminado el hoyo.

2.2.10 Prioridad en el juego

Los grupos de dos jugadores tienen derecho a adelantar a los de tres o cuatro jugadores.

2.2.11 Atuendo de Golf

Los caballeros deben usar camisetas con cuello y están prohibidos los pantalones

jeans.

Las damas deben usar igualmente camisetas con cuello y está prohibida tanto la

ropa escotada o jeans.

2.2.12 Material de Golf

Los palos de golf modernos están fabricados con materiales y técnicas muy avanzadas.

En total, un jugador puede llevar en la bolsa hasta 14 palos. Los palos con los que se

puede golpear más fuertemente y lograr mayor distancia se denominan maderas, aunque

en la actualidad ya no son de este material, sino de acero o titanio. Se llevan

normalmente tres maderas para los golpes largos. Los palos de golf se designan por

números. Cuanto más alto sea el número, mayor es el ángulo de inclinación de la

cabeza. Para los restantes golpes se emplean los hierros, de los que se llevan nueve o

diez. Todos estos palos se diferencian entre sí por el ángulo de sus bases, mediante el

cual varía su inclinación para que la bola salga lanzada en trayectorias más horizontales

o más altas, según la distancia al hoyo. Los palos con mayor inclinación son los wedges.

Los que se suelen encontrar en una bolsa reciben nombres específicos como pitching

wedge (45 a 48º) o sand wedge (56º), que se usa habitualmente para sacar la bola del

búnker. Otros wedges habituales son el gap wedge (unos 52º) para cubrir el hueco entre

los dos anteriores o el lob wedge (60º) que ayuda a detener la bola en el lugar donde

cae, sin que ruede más allá. Finalmente se utiliza un palo denominado putter para

empujar la bola mediante un golpe putt hacia el hoyo en el green.

El diámetro de la bola no ha de ser inferior a 42,67 mm ni su peso superior a 45,93 g.

Las bolas modernas constan de un núcleo de cordón de goma enrollado, para darles

elasticidad, y de una capa exterior de plástico. La superficie tiene unos pequeños

hoyuelos o dimpels en inglés), distribuidos regularmente, para proporcionar estabilidad

a la bola durante el vuelo.

2.2.14

El handicap dentro del Golf

Cada jugador tiene su propio número de golpes, que se le descuentan en una

competición. Esta cifra se denomina en golf handicap. El handicap depende de los

resultados que obtiene el jugador en competiciones del club o locales, o también más

importantes. Cuanto mejor juegue, más bajará su handicap y, por lo tanto, menos golpes

se le descontarán en el siguiente torneo. El sistema de handicap es una de las

características propias del golf, ya que permite que jugadores buenos y menos

experimentados hagan juntos un partido, sin que los jugadores menos buenos se

encuentren en desventaja. Puesto que a los jugadores expertos, que tienen un handicap

menor, se les descuentan menos golpes, tienen que esforzarse de la misma forma que los

jugadores menos buenos.

2.2.14 Modalidades de juego

Match Play: Es una de las dos modalidades que normalmente se emplean en las

competiciones profesionales. Se juega por hoyos. Gana el hoyo quien lo haya hecho en

menos gol_pes que su rival y no es imprescindible acabar de meter la bola en el hoyo

(vale el putt dado). Se lleva la cuenta acumulando los hoyos ganados y restando los

perdidos y se suele decir que un jugador va tantos arriba o tantos abajo. Acaba el partido

cuando un competidor lleva más hoyos ganados que hoyos quedan por finalizar la

vuelta. Esta fórmula se utiliza en las competiciones por eliminatorias y en los partidos

por equipos.

Medal Play: Es el juego por golpes, la otra de las dos modalidades más extendidas.

Gana el jugador que realice la ronda en el menor número de golpes. Juegan todos contra

todos. Es la fórmula habitual en torneos profesionales y premios de un día.

Stableford: Fórmula de juego en la que en cada hoyo se puntúa con relación al par: 1

punto por el bogey, dos por el par, tres por el birdie, cuatro por el eagle. Cuando no se

ha podido terminar en los golpes que valen para la puntuación, se recoge la bola. Es la

única fórmula en la que gana quien suma más alto. El stableford se utiliza actualmente

muchísimo en premios locales, porque es una fórmula menos lenta que otras y permite

levantar la bola.

Mejor bola (fourball): Es el típico partido entre amigos. Cuatro jugadores, cada uno

juega su bola. En cada hoyo puntúa el resultado más bajo de cada bando. Gana quien

consiga mejor resultado y se puntúa como en match-play, por hoyos.

Greensome: Fórmula de juego por parejas en la que salen ambos de cada hoyo, eligen la

mejor colocada (la otra se recoge) y la siguen jugando a golpes alternos hasta acabar el

hoyo. Se utiliza mucho en competiciones de club.

Greensome Chapman: Fórmula de juego por parejas en la que en cada tee salen ambos,

cada jugador juega el segundo golpe con la bola de su compañero y para el tercero se

escoge una de las dos, que se sigue jugando hasta concluir el hoyo a golpes alternos. Es

la variante de la anterior, todavía más tolerante, para premios locales.

Mejor y peor: Cuatro jugadores. Cada uno juega su bola y en cada hoyo se ponen en

juego dos puntos: uno por el mejor resultado, como en un fourball, y otro por el mejor

de las dos bolas peores de cada bando.

Suma y mejor: Cuatro jugadores, cada uno juega su bola y en cada hoyo se ponen en

juego dos puntos: uno por el mejor resultado del bando y otro por la suma de los golpes

del bando.

Sindicato (Americana): Para partidos de tres. En cada hoyo se ponen en juego seis

puntos, que se distribuyen de la siguiente forma: 2 puntos para cada uno en caso de

empate entre los tres; 3 y 3 puntos para cada uno de los dos jugadores que ganan e

hoyo; 4, 1 y 1, cuando un jugador gana el hoyo y los otros dos empatan el segundo

resultado; y los dos mejores se distribuyen 4 y 2 puntos cuando se producen tres

resultados diferentes.

Skins: Para tres o cuatro jugadores. Cada hoyo está dotado con una cantidad de puntos

o de dinero, que gana el jugador que consiga el resultado más bajo. En caso de empate,

la dotación del hoyo se arrastra al siguiente y así sucesivamente, hasta que uno de los

competidores gane el hoyo a todos los demás. Es posible, por tanto, que un jugador que

no ha estado luchando en hoyos anteriores que han terminado en empate se lleve las

ganancias de esos hoyos.

Presses: Sea individual o por parejas, cuando un bando va perdiendo dos abajo tiene la

opción de iniciar un nuevo partido a partir de ese momento, en el que se suele poner en

juego la mitad de la apuesta del partido original.

Nasau: El partido se juega en tres fases: los 9 primeros hoyos, los 9 segundos y la

general al total de la ronda. En las parciales se suele disputar la mitad de la apuesta del

partido general.

Bingo, bango, bongo: En cada hoyo se disputan tres puntos: el primero, para el jugador

que llegue a green en menos golpes; el segundo, para el jugador que deje la bola más

cerca del hoyo pateando y, el tercero, para quien haga menos golpes. En los pares 3 sólo

se disputan los puntos segundo y tercero. Cuando hay empate se arrastra el punto al

siguiente hoyo.

Pim, pam, pum: Para todo tipo de partidos, en cada hoyo se disputan tres puntos: uno

para la mejor salida, otro para el segundo golpe que quede más cerca de bandera (en los

pares 3 y 4; en los pares 5 el segundo punto se gana con el tercer golpe) y, el tercero,

para el jugador que meta el putt más largo.

Backgammon: La gracia de esta modalidad es que, igual que en el juego de fichas, el

bando que tiene el dado puede ir doblando la apuesta del hoyo cuando considere que

lleva ventaja. Empieza el hoyo teniendo el dado quien ha salido primero; si el equipo

contrario no acepta jugarse el doble de la apuesta original, la pierde y el hoyo se da por

jugado. Una vez aceptada una apuesta, el dado cambia de equipo.

St. Andrews: Se puede jugar en cualquier sistema. Su particularidad es que la apuesta se

cifra en los metros de campo que restan para volver a la casa club al acabarse el partido.

Delanteros y zagueros: Fórmula por parejas en la que uno da los golpes estipulados

para llegar al green (uno en los pares 3, dos en los pares 4 y tres en los pares 5), y el

otro, los restantes hasta concluir el hoyo.

Texas Scramble: Todos los jugadores del equipo hacen su golpe de salida desde el tee.

Se selecciona una bola anotando quién es el jugador que la golpeó. Todos los jugadores

juegan una bola desde el punto donde reposaba la bola elegida y así sucesivamente

(volvemos a elegir la mejor bola hasta embocar el hoyo). Todos los competidores deben

haber sido elegidos un número determinado de veces en sus golpes de salida.

Sobre las modalidades de juego anterior se pueden incluir premios adicionales como los

siguientes:

Sandy: Son premios para el jugador que consigue sacar de búnker de green a la primera

y acabar el hoyo después con un solo pat.

Chippie: Son premios para el jugador que consigue acabar el hoyo con un solo pitch o

chip y un solo pat.

Greeny: Premio adicional para un partido que se otorga cada vez que se acaba un hoyo

con un solo pat.

CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 Tipos de Estudio

El

presente trabajo utilizó dos tipos de estudios: exploratorio y descriptivo.

El

primer nivel de conocimiento científico sobre un problema de investigación se logró

a través de estudios de tipo exploratorio; los cuales tuvieron por objetivo la formulación

de un problema para posibilitar una investigación más precisa y el desarrollo de una

hipótesis.

Mediante el estudio exploratorio en la presente investigación se logró determinar:

Familiarización con la Ecuadorian Petroleum Golf Association.

Conocimiento del propósito de organización de eventos benéficos.

Aclaración de conceptos y actividades relacionadas con la organización del

evento.

Con esta información se sentaron las bases del estudio descriptivo y finalmente la

estructuración de las estrategias comunicacionales del presente caso.

A través del estudio descriptivo se delimitó las variables que conforman el problema

planteado, para así descubrir y comprobar la relación que existe entre las mismas y el

efecto que tendrían en la imagen de la Ecuadorian Petroleum Golf Association.

Mediante este estudio se logró establecer:

Características demográficas a ser investigadas tales como: universo a ser

censado, nivel socio económico, edad, género, edad y sector industrial.

Actitud y conducta del universo en investigación tales como: percepción en el

público frente a la organización y desarrollo del evento, motivos de participación

y nivel de conocimiento con respecto a las actividades socio-benéficas.

Descubrir y comprobar la relación entre las variables de investigación y su

influencia en la imagen del caso analizado.

3.2 Métodos de Investigación

Para esta etapa de la investigación se utilizó el método de observación, inductivo y de

análisis.

- El método de observación buscó mirar detenidamente todos los elementos del caso

para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y

fenómenos.

- El método inductivo permitió crear leyes a partir de la observación de los hechos,

mediante la generalización del comportamiento observado; realizando una especie de

generalización, sin que por medio de la lógica pueda conseguir una demostración de

las citadas leyes o conjunto de conclusiones.

- El método de análisis consistió en la separación de las partes del todo a fin de

estudiarlas por separado, así como también examinar las relaciones que existen entre

ellas.

Con estos métodos se logró:

Recopilar información general de la E.P.G.A.

Conocer los objetivos de los eventos que este organismo realiza.

Conocer las fases más importantes del evento deportivo E.P.G.A.

Conocer reglas generales del golf.

Conocer la percepción del público participante en eventos anteriores.

Conocer los motivos de participación del público a los eventos E.P.G.A.

Conocer la efectividad de la comunicación con el público externo.

3.3

Fuentes y Técnicas para la recolección de información

3.3.1

Fuentes Primarias

Este tipo de fuente nos proporcionó información de primera mano, es decir se obtuvo un

testimonio o evidencia directa, ofreciendo un punto de vista desde adentro del evento.

Como por ejemplo conocer las opiniones favorables y/o desfavorables del público

interno y externo sobre los torneos que organiza la E.P.G.A.

Algunas fuentes primarias que se utilizaron fueron: entrevistas a expertos de golf y

comité organizador, encuestas al público externo, documentos originales y fotografías

de eventos anteriores.

3.3.2 Fuentes Secundarias

Este tipo de fuente nos permitió interpretar y analizar las fuentes primarias que se

utilizaron para la presente investigación. Las principales fuentes secundarias que se

utilizaron fueron: libros sobre organización de eventos, artículos de revistas de golf y

enciclopedias.

3.4

Delimitación del Universo

Región:

Sierra

Provincia:

Pichincha

Ciudad:

Quito

Jugadores:

144 por torneo (cant. máx. de jugadores según reglamento)

Masculino y Femenino

Sexo:

Nivel Socio Económico: Alto

Edad:

18 - 70 años

Comité:

7 personas

Sexo:

Masculino

Edad:

40 - 70 años

Auspiciantes:

35 instituciones

3.5

Procesamiento de Datos

3.5.1

Censo

Considerando que el público externo e interno en cuanto a cantidad es manejable, se

censó al universo indicado en el literal 3.4 – Delimitación del Universo – Capítulo 3.

3.5.2 Modelo de la Encuesta

Para la presente investigación, se desarrollaron tres tipos de encuestas para cada unos de

los públicos indicados en el literal 3.4 – Delimitación del Universo – Capítulo 3. En el

Anexo1 se encuentra el modelo de las tres encuestas.

3.6 Análisis del Público Externo – Golfistas y Patrocinadores

3.6.1 Expectativas y razones de participación – Jugadores

Las empresas del sector hidrocarburífero del país están en continuo acercamiento con su

grupo objetivo y competencia, lo cual crea un nicho de mercado ideal para organizar

eventos exclusivos para este sector industrial. El Comité de la E.P.G.A debe aprovechar

esta coyuntura y ofrecer un evento que permita el relacionamiento del sector petrolero, a

través del cual los participantes puedan conocer sobre los proyectos a corto y mediano

plazo que surgen en el país.

Los torneos de golf de la E.P.G.A cuentan con jugadores fijos, lo cual permite asegurar

el conocimiento del fin social de los torneos y permitir el éxito del evento en lo que

respecta a completar el máximo de jugadores que admite el torneo (144).

La base de datos del Comité, en la actualidad, es bastante completa y permite asegurar

la participación de los mismos jugadores cada torneo, lo cual definitivamente aporta al

resultado positivo de los eventos; no obstante, el Comité debe realizar permanentemente

actualizaciones de la información, para que este mecanismo de gestión continúe siendo

efectivo en el futuro.

La principal herramienta de comunicación directa entre el Comité de la E.P.G.A y su

grupo objetivo, jugadores y auspiciantes, es el correo electrónico. Así mismo este grupo

completan esta información durante el desarrollo del torneo de golf. El Comité

organizador debe mantener una comunicación continua con su grupo objetivo, de tal

forma que conozca las expectativas cambiantes de los mismos. A través de esta

herramienta comunicacional, logrará captar la atención de los jugadores y auspiciantes y

contará con la participación permanentemente de éstos en los torneos de golf E.P.G.A.

La información que se remita vía internet, debe ser precisa y oportuna, de tal forma que

los participantes y auspiciantes estén al tanto de las acciones que toma la E.P.G.A. De

igual manera la información que se coloca en el Club durante el torneo de golf, debe ser

clara y visible, para asegurar su objetivo comunicacional.

Resulta de vital importancia prestar atención al grupo de participantes y auspiciantes

que dicen no conocer la ayuda benéfica y buscar herramientas de comunicación

acertadas y oportunas para informarles sobre el fin social de los torneos de golf de la

E.P.G.A. A través de estas acciones se logrará incrementar el número de participantes

fijos y el conocimiento del fin benéfico de los torneos E.P.G.A.

En lo que respecta a los jugadores, se pudo determinar que éstos no disponen de tiempo

en su oficina para leer correos electrónicos no relacionados con su actividad laboral; e

incluso si lo leen, no tienen una comprensión total del mismo, por no contar con el

tiempo suficiente para leerlo con detenimiento y atención.

Considerando que existen instrucciones que deben ser informadas antes del evento, y

que la mejor herramienta de comunicación con la que cuenta el Comité organizador es

el internet, se sugiere que los correo electrónicos que se envíen a los jugadores sean

cortos y precisos. De igual manera se sugiere utilizar una tipografía distinta en color y

tamaño, para aquellas palabras o instrucciones relevantes que deberán ser tomadas muy

en cuenta por los participantes.

Resulta interesante analizar que ninguno de los items encuestados obtuvo la puntuación

Excelente, y sí existió la calificación Malo; claro está sin desmerecer que sí se obtuvo la

calificación Bueno en una cantidad interesante de items. Se recomienda tomar en cuenta

los items calificados como Malos: invitación oportuna que recibieron vía correo

electrónico, la comunicación previa al inicio del torneo, el almuerzo en el Club, y los

snacks en las chozas, para mejorarlos en eventos futuros.

Con respecto al cóctel de subaste, más de la mitad de los participantes al torneo de golf

E.P.G.A, no participan de la Noche Calcuta que se realiza un día antes del inicio del

evento deportivo. El factor negativo que tiene este cóctel, es el tiempo de duración del

mismo. Se recomienda encontrar mecanismos que permitan realizar la subasta de

equipos de manera consecutiva, sin intervalos de tiempo.

3.6.2 Expectativas y razones de participación – Auspiciantes

Las empresas de servicios que atienden al sector hidrocarburífero del país, buscan

continuamente actividades que les permitan relacionarse con ejecutivos o funcionarios

de su grupo objetivo, lo cual crea un motivo determinante para participar como

auspiciantes en eventos exclusivos para este sector industrial. El Comité de la E.P.G.A

debe aprovechar esta coyuntura y ofrecer un evento que permita el relacionamiento de

las empresas de servicios con el sector petrolero, a través del cual los auspiciantes

puedan mantener contactos claves con el área hidrocarburífera del país.

El torneo de golf E.P.G.A cuenta actualmente con 15 empresas comprometidas con el

auspicio y éxito de este evento; es por esto que resulta fundamental mantener una

comunicación continua y abierta con este grupo de empresas, de tal forma que el

Comité conozca las expectativas cambiantes del mercado. A través de esta herramienta

comunicacional, se logrará captar la atención de los directos y contar con la

participación permanentemente de estas organizaciones en los torneos de golf E.P.G.A.

La principal herramienta de comunicación directa entre el Comité de la E.P.G.A y los

auspiciantes, es el correo electrónico. Así mismo los auspiciantes completan esta

información durante el desarrollo del torneo de golf. Es por esto que la información

remitida vía internet, debe ser precisa y oportuna, de tal forma que los auspiciantes estén

al tanto de las acciones que toma la E.P.G.A. De igual manera la información que se

coloca en el Club durante el torneo de golf, debe ser clara y visible, para asegurar su

objetivo comunicacional.

El torneo E.P.G.A logra recaudar una importante suma por concepto de auspicios en

dinero en efectivo, lo cual debe motivar al Comité a gestionar acertadamente la

organización de los torneos de golf. Todos los auspiciantes deben recibir, por parte del

Comité, información sobre la importante contribución económica que están realizando a

través de la E.P.G.A, a organismos sociales sin fines de lucro, de tal forma que los

sponsors se sientan parte de esta responsabilidad social y se motiven a continuar

participando en los torneos de golf de la E.P.G.A.

Más de la mitad de los auspiciantes indican no conocer la ayuda social que brinda la

E.P.G.A, lo cual debe llamar la atención del Comité organizador, quienes deberán

determinar

qué

herramienta

comunicacional

no

está

cumpliendo

su

función

acertadamente. Se recomienda realizar una auditoría de comunicación a los medios que

utiliza la E.P.G.A para remitir información a sus auspiciantes y tomar los correctivos

correspondientes que surjan como conclusión de la auditoría.

A diferencia de los jugadores que prefieren conocer sobre la ayuda social durante el

desarrollo del torneo, los auspiciantes sí desean obtener información previa al evento

mediante correo electrónico. Esto se puede deber a que dentro de su actividad laboral,

los encargados del área de marketing o publicidad o relaciones públicas, deben

gestionar la participación en eventos socio-benéficos para promocionar a la empresa que

representan. Para este grupo objetivo, se recomienda enviar información completa vía

correo electrónico, sobre la ayuda benéfica de los torneos de golf de la E.P.G.A.

Para finalizar, convendría analizar el hecho que ningún item evaluado, por parte de los

auspiciantes con respecto a la organización del torneo, obtuvo la calificación de

Excelente. Así mismo conocer las razones por las cuales el Comité organizador no

remitió las invitaciones mediante carta impresa, y obtuvo una calificación negativa en la

encuesta, lo cual pudo incidir de manera negativa al torneo de golf de octubre/2007.

El Comité debe gestionar por lo menos con dos meses de antelación, mediante correo

electrónico y carta impresa, la invitación a participar como auspiciantes, de tal forma

que los encargados del área comunicacional de las empresas interesadas, reciban la

documentación oportunamente y tomen una decisión favorable para el evento.

3.7 Análisis del Público Interno – Comité E.P.G.A

3.7.1 Expectativas y razones de apoyo - Comité

En la actualidad, el Comité de la E.P.G.A requiere de una mayor experiencia para el

desarrollo del evento, ya que un buen número de sus miembros lleva apenas un año

dirigiendo este organismo. Es importante recordar que los miembros del comité brindan

su apoyo de manera voluntaria y de acuerdo al tiempo libre dentro de sus actividades

laborales normales; es por esto que se entienden que no le dedican muchas horas, en

promedio tres horas a la semana, a la organización de los torneos de golf de la E.P.G.A.

La encuesta realizada al Comité, nos indica claramente que los miembros de este

organismo no cuenta con ningún tipo de directriz, que no tienen correctamente divididas

las actividades e incluso duplican los esfuerzos en ciertas áreas, que a criterio personal

requieren mayor ayuda. Es por esto que, hoy más que nunca, resulta determinante

determinar las áreas claves del evento y asignar cada una de estas a un miembro del

comité, contribuyendo así al desarrollo exitoso de los torneos de golf E.P.G.A.

Se sugiere diseñar y elaborar un manual de organización para eventos benéficos

deportivos, que contará con las funciones y áreas claves del evento, facilitando así las

gestiones y el desarrollo del torneo de golf E.P.G.A. Al organizar de mejor manera las

actividades y tareas que cada miembro del comité tendrá a su cargo, el tiempo de

organización

se

unificará

para

todos

los

miembros

y

los

resultados

serán

significativamente visibles en futuros torneos de golf que organice la E.P.G.A.

CAPÍTULO IV PROPUESTA MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA

EVENTOS BENÉFICOS DEPORTIVOS - CASO E.P.G.A.

4.5 Introducción a la organización de eventos deportivos

Las empresas públicas y privadas del siglo XXI, se están introduciendo en el nuevo

concepto de protocolo-organización, en el cual los organizadores de actos están

desempeñando un papel determinante al momento de diseñar, estructurar y ejecutar los

eventos institucionales. Estos profesionales basan el éxito de sus objetivos en el orden,

el método y la preparación en su conjunto, tomando siempre en cuenta la filosofía, la

finalidad y los objetivos que persigue el acto.

Como se explicó en los capítulos anteriores, los actos de hoy buscan proyectar una

imagen corporativa sólida y uniforme, la cual debe reflejarse en todo el diseño del

evento, pero sin excesos. La imagen deberá estar presente en los puntos adecuados,

principalmente donde se centre la atención del público asistente, pero también en

aquellos rincones muchas veces descuidados de la decoración general.

Con respecto al deporte, podemos indicar que hoy en día éste ha traspasado la barrera de

ser simplemente una práctica saludable, y se ha convertido en una doctrina para aquellos

aficionadas que lo siguen profesionalmente, los mismos que convierten a sus deportistas

preferidos en ídolos que generan cambios y que mueven masas. Alrededor de los

eventos deportivos se desarrollan grandes espectáculos que generan millones de dólares,

funcionando como una gran empresa.

A continuación presentamos una propuesta de modelo de Manual de organización de

eventos benéfico-deportivos, que estamos seguros apoyará a la organización del evento

deportivo tomado para el presente caso, el cual contribuirá a realizar todos los aspectos

de la actividad deportiva en forma ordenada, asignando a las personas el lugar que le

corresponde en función de su cargo, y además, ayudará a trasmitir un mensaje claro y

preciso a los asistentes, acorde con lo que la organización busca conseguir, logrando así

construir y reforzar la imagen actual.

4.6 Organización del evento Torneo de Golf

El evento benéfico deportivo que se presenta a continuación, está estructurado de

manera sistemática y consta de nueve fases, las cuales buscan establecer una secuencia

de trabajo ordenada y puntual. Las nueve fases que se detallan en el presente capítulo,

no funcionan por continuidad, sino más bien deben ejecutarse a la par para alcanzar un

evento exitoso.

4.6.1 Fase de tanteo

Durante esta reunión de trabajo, el Comité analizará la situación a la fecha del sector

hidrocarburífero del Ecuador, y si cuenta o no con las condiciones mínimas para llevar a

cabo el torneo, es decir con cantidad suficiente de jugadores y auspiciantes.

4.6.2

Fase de información

Una vez que el Comité determine oportuna la realización del evento benéfico-deportivo,

se pondrá fechas para el desarrollo del torneo, dentro de los meses de mayo y octubre

respectivamente. De igual manera se elaborará un listado de los posibles clubes de golf

donde se puede organizar el evento.

4.6.3 Fase de anteproyecto

Una vez que hayan sido seleccionados los clubes, el comité iniciará la negociación con

los mismos y firmará el contrato respectivo para la programación del año en curso. El

pago que realizará la E.P.G.A corresponde al arriendo del green o campo de golf,

instalaciones del club y personal del club para el evento.

El Comité asignará a cada miembro un área específica del evento, como se detalla a

continuación:

a. Promoción jugadores

b. Promoción auspiciantes

c. Inscripciones

d. Conformación de equipos de juego

e. Adquisición de material publicitario para la venta

f. Adquisición de trofeos y premios

g. Organización de Noche Calcutta y ubicación de material de auspiciantes

durante el torneo de golf.

4.6.4

Fase de proyecto y programación

Con las fechas confirmadas de los eventos y el nombre del club en donde se desarrollará

el torneo de golf E.P.G.A, se enviará un correo electrónico a todos los participantes de

torneos de golf anteriores, invitándoles a participar de los eventos de la E.P.G.A durante

el año en curso.

Con un mes y medio de antelación al torneo, se realizará la primera reunión del Comité

de la E.P.G.A y se dará inicio oficial al Torneo de Golf E.P.G.A.

4.6.5 Fase de organización y estructuración

a. Promoción jugadores.- tiene a su cargo la redacción y envío de la carta de

invitación a participar del torneo de golf (ver anexo 2). La base de datos

corresponde a los participantes de torneos de años anteriores, que pertenecen al

sector de hidrocarburos.

En esta carta se especificará la fecha, el club donde se desarrollará el torneo de

golf y la modalidad de juego que se utilizará durante los días del evento.

También se incluirá el valor de la inscripción y la cantidad máxima de jugadores

para el torneo. Para finalizar, la carta informará sobre el valor donado por la

E.P.G.A a las actividades sociales durante el último año y una cordial invitación

a continuar apoyando estas actividades, a través del auspicio del presente torneo

de golf.

A la carta se adjuntará la ficha de inscripción que constará en primer lugar de

información general del jugador como: nombre, número de cédula, dirección,

teléfono, fax, e-mail, número de invitados adicionales que llevará para el día de

la premiación.

La siguiente información que deberá completar el jugador, corresponde al

nombre del club donde practica regularmente golf, el index, el handicap, y las

últimas cinco puntuaciones obtenidas en el campo de golf.

También se especificarán los ítems que incluye el costo de la inscripción, es

decir el uso del green y el almuerzo del jugador por cada día del torneo y un

invitado para el día de la premiación; así como también los ítems que no incluye

como propinas y el valor diario de los caddies o almuerzos adicionales. Con

respecto a los jugadores que podrán realizar la práctica en el campo de golf,

antes del torneo, se aclarará una fecha límite para la recepción del pago.

Para finalizar se incluirá información para la emisión del cheque, y la dirección

donde se receptará el pago correspondiente.

b. Promoción auspiciantes.- tiene a su cargo la redacción y envío de la carta de

invitación a auspiciar el torneo de golf (ver anexo 3). La base de datos

corresponde a los participantes de torneos de años anteriores, que pertenecen al

sector de hidrocarburos o que mantienen negocios con este sector. No obstante,

siempre se realizará una actualización de datos para evitar el retorno de la

correspondencia.

En esta carta se especificará la fecha, el club donde se desarrollará el torneo de

golf y la cantidad máxima de jugadores que se estimará para el evento. El

párrafo de introducción agradecerá el apoyo brindado en torneos anteriores y se

aclarará que sin la ayuda de estas empresas, no hubiesen podido desarrollarse los

torneos de golf.

Los siguientes párrafos invitarán a participar del torneo en curso, y se informará

sobre las diferentes categorías de auspicio, el costo de la inversión y el detalle de

lo que incluye la participación tales como: ubicación de pancartas, almuerzos

extras para invitados especiales, mención en las cartillas de puntuación,

gigantografías que se ubicarán en el club y entrega de material publicitario con

el logotipo de la empresa.

Para finalizar la carta informará sobre el valor total donado por la E.P.G.A a las

actividades sociales durante el último año y los beneficios de promoción y

relaciones que obtendrá la empresa durante el torneo de golf.

A la carta se adjuntará la ficha de inscripción que consta en primer lugar de

información general de la empresa auspiciante como: razón social, R.U.C,

persona de contacto, dirección, teléfono, fax, e-mail, categoría de auspicio

seleccionada y premios adicionales que deseará donar para el día de la

premiación.

Para finalizar se incluirá información para la emisión del cheque, y la dirección

donde se receptará el pago correspondiente.

c.

Inscripciones: consiste en receptar las hojas de inscripción, tanto de jugadores

como de auspiciantes y emitir las facturas correspondientes. También tiene a su

cargo la cobranza y recepción de retenciones, para su posterior envío a

contabilidad. En el anexo 4 se adjunta un formato de inscripción.

d.

Conformación de equipos de juego: para realizar esta tarea se requiere el

apoyo del profesional del club en donde se realiza el torneo. Básicamente los

equipos se conforman por cuatro jugadores de acuerdo a su handicap:

Category A

(Handicap

0 - 10)

Mámixo UN JUGADOR A

Category B

(Handicap 11 - 18)

Mámixo DOS JUGADORES B

Category C

(Handicap 19 - 27)

Mámixo UN JUGADOR C

Category D

(Handicap 28 - 36)

Mámixo UN JUGADOR D

Con esta fórmula para la conformación de equipos, todos los equipos tendrán

igual oportunidad durante el torneo.

 

Los jugadores pueden inscribirse en equipo o de manera individual, en cuyo

caso se ubicará al jugador en el equipo que corresponda según su handicap.

e.

Adquisición de material publicitario para la venta: para incrementar los

ingresos, el Comité realizará la adquisición de artículos publicitarios con el

logotipo de la E.P.G.A para venderlos durante los días del torneo. Estos artículos

generalmente son: camisetas tipo polo, chompas o chalecos impermeables,

carteras para mujer y mouse para computadora. Para realizar la venta de estos

artículos, se ubicará una mesa de promoción a la entrada del restaurante del club,

de tal forma que todos los jugadores tengan la oportunidad de adquirir estos

f.

productos antes o después del almuerzo.

Adquisición de trofeos y premios: se entregan trofeos de acuerdo a las

siguientes categorías:

Descripción

Cant. de trofeos

Categoría A: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

3

Categoría B: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

3

Categoría C: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

3

Categoría D: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

3

Categoría Ladies: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

3

Categoría Senior: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar

Todos los netos de las seis categorías antes indicadas

6

Low gross (el mejor golfista del torneo sin contar el

1

handicap)

Subtotal

22

Premios especiales

Closest to the pin para las seis categorías antes indicadas

12

para el sábado y domingo

Longest drive para las seis categorías antes indicadas para

12

el sábado y domingo

Mejor equipo con cuatro integrantes para el sábado y

8

domingo

Overall: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar para el

6

sábado y domingo

Subtotal

38

TOTAL

60

En lo que respecta a la adquisición de premios para el torneo, se incluirán

artículos como: palos de golf, bolsas de golf, pelotas de golf, agendas en cuero

g.

para las cartillas de puntuación, entre otros.

Organización de Noche Calcuta y ubicación de material de auspiciantes

durante el torneo de golf: el torneo de golf organiza un evento social

denominado Noche Calcuta, a través del cual se realizará la subasta de los 36

equipos que participarán en el torneo.

El evento se dividirá en dos etapas: la primera parte corresponde a un cóctel de

bienvenida al torneo de una hora de duración, en el cual los jugadores podrán

adquirir productos promocionales de la E.P.G.A, los mulligans o comodines

para cada día de juego y recibirán su diddy bag o maleta con artículos de los

auspiciantes. La segunda parte corresponde a la subasta de los equipos que tiene

una duración de tres horas, y a través de la cual la E.P.G.A recibirá el 10% del

total recaudado en la subasta.

Los costos que implicará la organización del cóctel Noche Calcuta, se

negociarán a manera de canje con el hotel interesado; es decir que éste asuma los

valores de los alimentos y bebidas. En caso de que no exista ningún hotel

interesado en auspiciar este evento, la E.P.G.A asumirá los costos del mismo.

Independientemente del salón donde se realice este evento, el montaje del área

para la Noche Calcuta deberá incluir el siguiente material:

o

Mesas redondas para 10 o 12 personas, total 120 personas

o

Mesa auxiliar junto a podium, donde se ubicará el Presidente del Comité

para registrar los equipos subastados

o

Tres pizarrones blancos para colocar las gigantografías de los equipos

que serán subastados

o

Tres o cuatro lápices que serán colocados en cada mesa

o

Arreglos florales para centros de mesa y uno para la mesa del Presidente

o

Podium para realizar la subasta

o

Sonido y micrófono

o

Dos mesas rectangulares, ubicadas en la parte exterior del salón, para

colocar el material de venta con logo de E.P.G.A, mulligans y entrega de

diddy bags

o

Dos estaciones para alimentos y bebidas. Estos alimentos serán

distribuidos por los saloneros durante el cóctel, y una vez que la subasta

se inicia, solo se realizará reposición de bebidas a la mesa

Para la colocación del material promocional de los auspiciantes durante el torneo

de golf, la E.P.G.A. en conjunto con el Club, determinarán las áreas donde se

podrá ubicar el material sin que se reste visibilidad para el juego o que afecte a

las instalaciones del club.

De acuerdo al monto del auspicio, se permitirá ubicar el siguiente material:

Auspicio

 

Material Promocional

 

Paquete Bronce USD $250

2

pancartas,

ubicación

de

nombre

en

gigantografías y cartillas de puntuación.

Paquete Oro USD $500

4

pancartas, 1 invitación para el almuerzo de

premiación,

ubicación

de

nombre

en

gigantografías y cartillas de puntuación.

Paquete Platinum USD $1,000

6

pancartas, 1 invitación para el almuerzo de

premiación,

ubicación

de

nombre

en

gigantografías y cartillas de puntuación.

Hoyo 19, Choza, Almuerzo

Exclusividad para ubicación de pancartas en el

área escogida, acceso de un ejecutivo de la

empresa para relacionarse con los jugadores

que lleguen al área, ubicación de logotipo en

gigantografías

y

nombre

en

cartillas

de

puntuación.

 

En el anexo 5 se adjunta un formato para la impresión de la gigantografía de los

auspiciantes.

4.6.6

Fase de taquilla

El objetivo social de los torneos de golf de la E.P.G.A es donar la mayor cantidad de

dinero a obras caritativas. Por esta razón resulta de vital importancia contar con una

base de datos amplia y significativa de personas e instituciones, a quienes se solicitará

su apoyo y participación, en calidad de jugadores y auspiciantes al torneo de golf

E.P.G.A.

La base de datos contará con dos segmentos, el primer segmento corresponde a los

golfistas que participaron en torneo anteriores de la E.P.G.A; el segundo segmento

corresponde a empresas que prestan servicios petroleros en el país. Este segmento se

subdividirá en: empresas petroleras que tengan contratos con el estado ecuatoriano y las

cuales tienen presencia directa en el territorio; y por otra parte, están las empresas de

servicios petroleros directos e indirectos como seguros, líneas áreas, vehículos,

entidades bancarias, entre otros.

En un documento Excel se realizará la base de datos del evento para lo que respecta a

jugadores y auspiciantes. Esta base constará de:

a. Título: señor, ingeniero, doctor, master, etc.

b. Nombre y apellido: confirmando la correcta escritura ya que en su mayoría

son apellidos extranjeros.

c. Cargo: la posición que ocupa dentro de la organización a la que representa.

d. Nombre de la empresa: se especificará la razón social completa.

e. Dirección

f. Teléfono

g. Correo electrónico

h. Nombre de la secretaria o asistente para confirmar recepción de solicitud y

para averiguar la respuesta a la misma.

Esta base servirá para la elaboración de las cartas y sobres respectivos.

Para cada torneo la base de datos se deberá depurar y actualizar, de tal forma que la

información que se remita al courier sea lo más precisa posible.

4.6.7 Fase de comunicación externa e interna

La comunicación interna con el Comité y grupo de apoyo, será de manera directa a

través de reuniones, en las cuales cada área informará sobre el avance de sus tareas.

Las fechas de las reuniones serán:

a. Dos meses antes de la fecha del torneo:

Durante esta reunión el Presidente de la E.P.G.A asignará a cada miembro del

Comité un área específica del evento descritas en el Capítulo 4, literal 4.2.3

b. Un mes antes de la fecha del evento:

Durante esta reunión cada miembro del Comité dará a conocer el avance de las

tareas asignadas

y comunicará algún requerimiento específico de presupuesto

para realizar la adquisición del material como por ejemplo: trofeos, material

publicitario con logo de E.P.G.A para la venta, material de golf para obsequiar a

los jugadores, entre otros.

c. Quince días antes del evento:

En esta reunión se designará al grupo de apoyo para la Noche Calcuta y Torneo

de Golf y se analizará el avance de las actividades de cada área del evento.

d. Día viernes antes del torneo:

Se asignarán las siguientes actividades al personal del apoyo: