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CATLOGO COLECTIVO

GESTIN DE COLECCIONES DE
PUBLICACIONES SERIADAS
PAUTAS BSICAS









abril de 2010

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Pautas bsicas catalogacin Gestin Publicaciones
Seriadas


NDICE


- Consideraciones previas.

1. Mdulo de series de ABSYSNET.

2. Colecciones
2.1. Dar de alta una coleccin.
2.2. Modificar una coleccin.
2.3. Borrar una coleccin.
2.4. Cerrar una coleccin y cerrar una publicacin.


3. Cronologas
3.1. Generar los nmeros de serie.

4. Recepcin de nmeros
4.1. Crear o modificar un nmero manualmente.
4.1.1 Recepcin de suplementos no previstos.
4.2. Ocultar nmeros de serie.
4.3. Cardex.
4.4. Menciones textuales de fondos.
4.4.1 Descripcin de nmeros no dados de alta.
4.4.2 Descripcin de nmeros dados de alta.
4.4.3 Modificar y borrar menciones textuales de fondos.

5. Expurgo de nmeros.


ANEXOS
1. Ejemplos de visualizacin.
2. Puntuacin segn la norma ISO 10324 y abreviaturas ms utilizadas.
3. Direcciones y telfonos de las Hemerotecas de las Bibliotecas Pblicas del
Estado y de la Biblioteca de Castilla-La Mancha


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Consideraciones previas.
Antes de dar de alta la coleccin es imprescindible asegurarse del ttulo al que la
asociamos. Se ha detectado un elevado nmero de duplicados en el catlogo y es necesario
eliminarlos. Una vez que se asigna una coleccin a un ttulo este ttulo no se puede
transferir, por lo que hay que buscar primero el ttulo de la publicacin peridica que tenga
ya asociada una coleccin y asignarle la coleccin que queramos crear. Casi siempre habr
una coleccin de la Biblioteca de Castilla-La Mancha, porque es la biblioteca que tena ms
colecciones y son las que se han cargado en la fusin. Si hay una coleccin de la BCLM,
damos por correcto dicho ttulo y, en caso contrario, crearamos la coleccin a partir del
ttulo que tenga otra creada previamente. Evidentemente, si el ttulo slo est en nuestra
biblioteca procederamos a asignarle la coleccin a dicho ttulo.
Si los ejemplares de nuestra biblioteca estn asignados al ttulo correcto no hay ningn
problema, simplemente creamos la coleccin; el problema surge cuando en la carga de
datos no se ha considerado que nuestro registro y el correcto son el mismo y se han
duplicado; en ese caso, nuestros ejemplares estarn asignados a un ttulo que no tiene una
coleccin creada y hay que transferirlo para que los ejemplares se asignen al otro ttulo y
desaparezca el bibliogrfico duplicado. En este caso hay que ponerse en contacto con
el grupo de incidencias a travs del GLPI.
Por otra parte, hay que considerar que, si bien la informacin de cada coleccin es
propia de cada biblioteca, hay una serie de datos que se comparten en la gestin de las
publicaciones peridicas, como son las cronologas, los textos de numeracin, las
periodicidades o los modelos de visualizacin. Por ello se ha considerado necesario que la
intervencin en estos mbitos sea coordinada por la Biblioteca de Castilla-La Mancha y las
BPE, a las que las Bibliotecas municipales comunicarn las irregularidades que detecten o la
necesidad de hacer cualquier tipo de modificacin; con este fin se ha creado un grupo
especfico de publicaciones peridicas dentro del GLPI.
Nota: algunos de los ejemplos del manual pueden corresponderse con los
antiguos modelos de visualizacin, debido al proceso de cambio que se est
llevando a cabo para adecuar dichos modelos a las normas ISO 10324 y
ANSI/ NISO Z39.71. Los modelos vlidos son, en cualquier caso, los que se
adecuan a dichas normas (ver anexos).

Procedimiento a seguir.
- En primer lugar, hay que localizar el registro que vamos a usar para crear la
coleccin y comprobar que nuestros ejemplares estn asignados a dicho ttulo. La
bsqueda debe hacerse en Todos los registros de la red y con Ejemplares de:
Todos para que podamos ver los posibles duplicados.



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A continuacin pinchamos en la pestaa Colecciones para ver si el registro tiene
colecciones asociadas.

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En este caso ste sera el registro en el que deberamos crear nuestra
coleccin. Si no es el registro al que estn asignados nuestros ejemplares nos
pondremos en contacto con el grupo de incidencias, que nos avisar cuando
podamos crear la coleccin.
En cualquier caso, ante cualquier duda acerca del procedimiento correcto,
por favor, poneos en contacto con el grupo de incidencias a travs del GLPI.

Catalogacin de nmeros sueltos como monografas.
El procedimiento descrito anteriormente no se aplica en el caso de nmeros que se
describen como monografas; si la biblioteca decide mantener esta descripcin lo que debe
hacerse es crear un enlace entre el registro de la monografa y el de la revista, como se hace
con las analticas (ver Manual decatalogacin depublicaciones peridicas.) La catalogacin de
nmeros como monografas debe utilizarse de manera excepcional y con criterios
restrictivos, comprobando que el contenido de la revista es realmente monogrfico.





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Creacin de colecciones.
Una coleccin es cada uno de los conjuntos de nmeros distintos de una
publicacin peridica que pertenecen a una misma sucursal. Una coleccin comienza
cuando la biblioteca empieza a recibir sus nmeros, independientemente de que sea el
primer fascculo o no; de igual modo, finaliza cuando se deja de recibir la publicacin,
aunque sta siga en curso.
Una misma publicacin peridica puede tener ms de una coleccin y adquirirlas
por diferentes medios (suscripcin, donacin, depsito legal, etc.) Es decir, si se reciben
varios ejemplares del mismo nmero de una publicacin peridica, cada uno de esos
ejemplares pertenecer a una coleccin diferente. Ser indispensable controlar en AbsysNet
cada una de las colecciones de manera diferenciada.
En el caso de las bibliotecas de la Red que sean receptoras del DL (Biblioteca de
Castilla-La Mancha y bibliotecas pblicas del Estado), ser especialmente importante
diferenciar entre las publicaciones peridicas que llegan por Depsito Legal (Coleccin
DL), de las que ingresan por cualquier otro procedimiento (suscripcin, donacin, canje).

































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1. MDULO DE SERIES DE ABSYSNET

Para acceder al mdulo de Series de AbsysNet se hace clic en Series del men
jerrquico de la pgina de inicio. Las opciones incluidas en dicho men son las siguientes:

Series
Recepcin
Colecciones
Suscripcin
Periodicidad
Textos denumeracin
Listas dedistribucin
Cdigo1 decolecciones
Cdigo2 decolecciones
Impresos deseries
Consultas deestadsticas






2. COLECCIONES

2.1. Dar de alta una coleccin.

Para acceder a las colecciones se pincha en la opcin del men jerrquico Colecciones.
Aparece la siguiente pantalla:



Desde esta ventana se pulsa el botn Aadir para introducir los datos de la
coleccin que se va a crear:


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En el campo Ttulo se busca el ttulo de la publicacin peridica a la que
corresponde la coleccin (slo se pueden hacer colecciones de aquellas
publicaciones que se han catalogado previamente). Se introduce el ttulo y a
continuacin se pulsa Buscar y despus Capturar.

El campo N decoleccin indica el nmero de coleccin una vez registrada la
misma (lo genera AbsysNet automticamente).

En el campo Descripcin se anota la signatura que tenga la publicacin en nuestra
biblioteca; en el caso de las publicaciones que ingresan por Depsito Legal se
reflejar ste a continuacin de la signatura, aadiendo entre parntesis DL seguido
de dos puntos, espacio y el nmero del depsito legal. Ejemplo: Rev. 1467 (DL:
TO-1857-1997).

En el campo Biblioteca aparece por defecto la Biblioteca donde se est aadiendo
la coleccin.

En el campo Sucursal se indica la Sucursal donde se est aadiendo la coleccin.

En el campo Cdigo1 se indica la forma de adquisicin de la coleccin:



A Compra
C Canje
D Donacin
DLP Depsito Legal Provincial
DLR Depsito Legal Regional
DMC Donacin Ministerio de Cultura
SCR Suscripcin



En el campo Fecha comienzo se indica la fecha de comienzo de la coleccin (fecha
del primer nmero del que se disponga de esa coleccin). Si es una publicacin
mensual y no se sabe exactamente en qu fecha del mes ha llegado el primer
nmero, se indicar como fecha inicial el primer da del mes. Si ocurre lo mismo
con una publicacin anual se pone la fecha del uno de enero. Esta fecha no se
puede modificar una vez creada la coleccin, de manera que si
posteriormente recibiramos nmeros anteriores habra que crear la
coleccin de nuevo con la fecha correcta (o crear una mencin de fondos
para dichos nmeros).

El campo Fecha final slo se rellenar cuando la coleccin est cerrada (cuando no
sigan llegando sus nmeros). En este campo se indica la fecha del ltimo nmero
que tengamos. Es posible incluir la fecha final desde el primer momento si se
conoce; en este caso, cuando llegue dicha fecha AbsysNet considera que la
coleccin est cerrada. Este caso es poco habitual.

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En el campo Notas se incluye cualquier anotacin sobre la coleccin que se
considere oportuna; esta informacin puede resultar til a la hora de realizar
bsquedas.


El resultado sera el siguiente:











Una vez registrada la coleccin, AbsysNet slo permite modificar los campos de
Descripcin, Fecha final, Cdigo1 y Notas.

Desde la pantalla de Colecciones, AbsysNet ofrece la oportunidad de generar
ejemplares (mitad inferior de la pantalla). Para ello se selecciona la pestaa Ejemplares.



Las opciones son las siguientes:

Campo Generar ejemplares decada n. Si est activado, generar un ejemplar con la
recepcin de cada fascculo (no recomendado).

Campo Generar ejemplares deencuadernacin. No activar, dejar en blanco; slo se
utiliza si se quiere generar automticamente un ejemplar al encuadernar nmeros.

Campo Localizacin. Permite seleccionar la sala en la que estar ubicada la
publicacin.

Campo Cdigodebarras automtico. (Viene activado por defecto, pero slo se aplica
cuando los ejemplares se generan desde la recepcin de series)

Campo Tipodeejemplar. Se selecciona el que corresponda del men desplegable de
AbsysNet.

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Campo Estado. Se selecciona el estado que corresponder a los ejemplares de cada
nmero (men desplegable).

Campo Procedencia. Se indica el procedimiento por el cual llegan a la biblioteca los
nmeros de la publicacin (men desplegable).

Campo Situacin del ejemplar. Se selecciona la situacin del ejemplar que
corresponder a los ejemplares de cada nmero (men desplegable).

Campo Signatura Se indica la signatura que le corresponda (en la BCLM ser la
misma que la de la Coleccin, por ejemplo, Rev. 1112)

Campo Signatura supl. Se incluye cualquier informacin adicional a la signatura:
nmero, mes, ao, etc.

En el caso de reutilizacin de cdigos de barras para las revistas prestables, se deber
mantener inactivo el campo Generar ejemplares decada nmero (es el caso ms frecuente).

Una vez introducida la informacin, se graba pulsando el icono de Aceptar


2.2 Modificar una coleccin.

Los nicos campos que se pueden modificar de una coleccin son: Descripcin, Fecha
final, Cdigo1 y Notas. No se puede modificar la fecha de inicio, por lo que en el caso de
que recibamos nmeros anteriores de una publicacin tendramos que hacer la coleccin
nueva o crear una mencin textual de fondos (ver 4.4), ya que de otro modo no se podra
crear la cronologa necesaria.

Para modificar una coleccin:

1. Se localiza la coleccin en el apartado Colecciones del mdulo de Series.

2. Se hace clic en modificar.

3. Se hacen las modificaciones deseadas.

4. Se hace clic en Aceptar



2.3 Borrar una coleccin.

Cada biblioteca puede borrar sus propias colecciones sin afectar al trabajo
del resto de bibliotecas. Si ese centro es el nico que tiene coleccin con cronologa de
esa publicacin, al borrar la coleccin tambin se borrar la cronologa. Pero si otra
biblioteca tambin tiene coleccin de dicha publicacin la cronologa se mantendr. Hay

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que tener en cuenta que al borrar la coleccin se borran todos los nmeros de esa
biblioteca asociados a ella.

Para borrar una coleccin:

1. Se localiza la coleccin en el apartado Colecciones del mdulo de Series.
2. Se hace clic en Eliminar

2.4 Cerrar una coleccin y cerrar una publicacin.

Cuando dejamos de recibir una publicacin, pero sta sigue publicndose, hay que
poner la fecha final en el campo Fecha final de Colecciones; hay que tener en cuenta que
si cerramos tambin la cronologa y otras bibliotecas siguen recibiendo la revista sera
necesario que crearan una cronologa nueva, por lo que no es necesario rellenar el campo
Fecha final de Cronologas. Si tuviramos nmeros pendientes de recibir los anulamos
(no los borramos porque desapareceran de todas las colecciones, que pueden seguir
abiertas). Si tuviramos suscripcin de la revista tambin habra que cerrarla.
Un caso muy diferente es que la publicacin haya dejado de publicarse; si
tenemos la seguridad de que es as debemos:

- Poner la fecha final de la coleccin.
- Poner la fecha final de la cronologa que est abierta.
- Anular los nmeros pendientes.
- Cerrar la SUSCRIPCIN, en su caso.
- Cerrar la publicacin el catlogo:
Aadir la fecha final en los campos T008, T260 y T362.
En Estado de la publicacin del campo T008 poner d
(publicacin cerrada).
Poner el nmero final de volmenes en el campo T300.
Informad al Grupo de incidencias a travs del GLPI (puede ser til
para las dems bibliotecas saber que la publicacin ha dejado de
publicarse).



3. CRONOLOGAS

Una vez validado el registro de la coleccin, AbsysNet lleva automticamente al
apartado de Cronologa y numeracin.

La cronologa es la definicin de las diferentes posibilidades de numeracin que
puede tener una publicacin peridica. La Cronologa sirve para crear un cardex virtual en el
cual registrar los nmeros recibidos de dicha publicacin.

Todas las colecciones de la Red asociadas a un mismo registro bibliogrfico
tendrn la misma cronologa. Por este motivo, una vez que se ha aadido una cronologa
a una de las colecciones, al crear las siguientes colecciones en la misma biblioteca o en otra,
la ficha Detallecronologa se rellenar automticamente con los datos de las cronologas ya
creadas. Es decir, no es necesario que cada biblioteca introduzca su propia cronologa; si

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sta ya est creada directamente se pasa a generar los nmeros. Las modificaciones o
eliminaciones de cronologas afectan a todas las colecciones; de ah que sea
necesario coordinar la intervencin en ellas. Si se detecta que una cronologa es
errnea o hay que crear una nueva (porque no tiene cronologa y es regular o sta
ha cambiado y es necesario crear una nueva) debe comunicarse al Grupo de
incidencias de publicaciones peridicas a travs del GLPI.

3.1Generar los nmeros de serie.

Una vez que se ha dado de alta la coleccin hay que generar los nmeros de serie
para poder trabajar y controlar el cardex virtual. Los nmeros se generan aunque no
haya cronologas creadas, siempre que en otra coleccin se hayan creado a mano;
por ello, antes de crear una cronologa es necesario asegurarse de que no haya una
coleccin previa cuyos nmeros cubran el periodo que nos interesa, ya que en ese
caso se duplicarn los nmeros (aparecern los que genera la cronologa y los manuales). Se
pueden ver con detalle las colecciones que hay de un ttulo a travs del Opacweb
(bsqueda en Hemeroteca).

Para generar nmeros de serie:

1. Se localiza la coleccin de la que se quieren generar los nmeros.
2. Se hace clic en el icono y despus en Generar nmeros.
Aparecer la siguiente pantalla:





El campo Fecha comienzo se rellena automticamente con la fecha de inicio de la
coleccin. Se puede modificar esta fecha si se desea que AbsysNet empiece a
generar los nmeros a partir de cualquier otra fecha. La fecha introducida nunca
puede ser inferior a la establecida en la coleccin.

El campo Fecha final generalmente aparece en blanco, salvo que la coleccin est
cerrada previamente y se cree con fecha final; se introduce la fecha del ltimo
nmero que se desea crear. Si la coleccin est abierta y queremos crear todos los
nmeros que ya ha generado el sistema se deja en blanco.

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El campo Recibido est seleccionado por defecto. . Si se quiere
generar los nmeros de serie como pendientes se hace clic en el campo Recibido
para deseleccionar la opcin . Si la coleccin que estamos dando alta
es de una publicacin nueva, en curso, lo normal es que todos los nmeros se
generen como pendientes con la fecha final en blanco, mientras que en el caso de
que automaticemos una coleccin preexistente tendremos que generar como
recibidos los nmeros que ya tenemos y como pendientes los que an no han
llegado. Es muy importante comprobar que hemos generado los nmeros (comprobar en el
OpacWeblos deotras bibliotecas), pues deotromodopuedeparecernos quela coleccin notiene
cronologa ni nmeros creados a manoanteriormente.

3. Hacer clic en para confirmar la generacin de los nmeros de serie. Para
comprobar que se han creado correctamente hay que acudir al apartado Recepcin denmeros.
IMPORTANTE: una vez generados los nmeros el sistema NO permite volver a
generarlos salvo que se borre la coleccin y se haga nueva (o se creen nuevas
cronologas).

Nota: es posiblequeal generar nmeros aparezcan algunos quenorespeten el modelodevisualizacin que
seest implantando, acordecon las normas ISO 10324 y ANSI/ NISO Z39.71. Informaddeelloal
Grupodeincidencias a travs del GLPI.

4. RECEPCIN DE NMEROS

Para trabajar con los nmeros de una revista hay que seleccionar la opcin
Recepcin del mdulo de Series o pinchar en la pestaa Colecciones desde el registro
bibliogrfico.



Y aparece la siguiente pantalla:


Una vez en la ventana Recepcin de nmeros, se localiza la publicacin seriada,
bien por el nmero de ttulo o por el propio ttulo haciendo clic en y buscando;

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hay que tener en cuenta que una misma publicacin peridica puede tener ms de
una coleccin.

En la ficha Nmeros aparecer automticamente una lista con todos los nmeros
que AbsysNet ha calculado teniendo en cuenta la periodicidad y las fechas
introducidas en la coleccin asociada a esa publicacin peridica.




El nmero seleccionado por defecto es el primero pendiente de recibirse con la
fecha ms cercana al da de hoy. Si no se quiere recibir ese ejemplar, se selecciona el
que interese haciendo clic sobre l.
Se hace clic en el botn para recibir el ejemplar.


4.1Crear o modificar un nmero manualmente

Antes de crear un nmero manualmente es necesario asegurarse de que no est
creado y nosotros no hayamos generado los nmeros pendientes; comprobadlo a travs del
OpacWeb viendo en detalle los nmeros que tienen otras bibliotecas, de lo contrario
podemos duplicar nmeros. Si es necesario registrar un nmero no previsto, bien porque la
revista sea irregular o bien porque haya llegado un nmero extra de una suscripcin
regular, se busca la publicacin peridica en Recepcin, se selecciona la coleccin y se hace
clic en el botn aadir .







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Aparecer la siguiente ventana:




En el campo Descripcin se introduce la numeracin que corresponde al nmero
que se est aadiendo de acuerdo con el modelo de visualizacin previsto para
los nmeros regulares (ver anexos).

En el campo Fecha prevista se escribe la fecha del da en que est previsto que se
publique ese nmero; el formato es el siguiente: DD/ MM/ AAAA

En el campo Fecha llegada se escribe la fecha de llegada (si ya se ha recibido); el
formato es el siguiente: DD/ MM/ AAAA

En el campo Nmero se escribe el nmero que le corresponde.

En el campo Volumen se escribe el nmero de volumen que corresponde al
nmero que se est aadiendo, si tiene.

En el campo Estado se selecciona uno de los siguientes cdigos:



A Anulado. Seleccionamos esta opcin slo cuando sepamos
seguro que no vamos a poder conseguir ese nmero, por
ejemplo, porque se ha publicado conjuntamente con otro.
R Recibido.
P Pendiente. El nmero est previsto pero todava no se ha
recibido.
C Reclamado. Si cuando se hizo la suscripcin se rellen el campo
Das deretraso y ya se ha pasado el plazo previsto, AbsysNet
coloca este cdigo y genera cartas de reclamacin para las
nmeros que hayan sobrepasado el plazo lmite y no se hayan
registrado como recibidos.
E Extraviado. Se selecciona este cdigo si ese nmero se recibi
pero se ha extraviado.
T En trmite. Se selecciona este cdigo si, a pesar de estar
recibido, ese nmero todava no est a disposicin de los
usuarios.

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En el campo Cronologa se selecciona el cdigo correspondiente al tipo de nmero
de serie que se est aadiendo. Las opciones posibles para este campo son:

Base
Suplemento
ndice

En el campo Nota se escribe cualquier anotacin sobre el nmero que se est
aadiendo.

Se hace clic en para aadir el nmero no previsto.

Si lo que se desea es modificar un nmero ya creado, una vez localizada la revista y la
coleccin se visualizan los nmeros previstos:

Se hace doble clic en el nmero de la revista que se quiere modificar.

Se modifican los datos de ese nmero.



Cuando se hayan hecho las modificaciones, se hace clic en para grabar
los datos.

En algunas ocasiones se publican 2 o ms nmeros juntos (en un mismo ejemplar); en
ese caso, modificamos el primero de ellos y se anulan los siguientes que correspondan,
de manera que el cardex se regularice.



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Para evitar confusiones ocultaremos el nmero anulado, de manera que en el
Opacweb no aparezca una laguna en la coleccin (ver 4.2).

4.1.1Recepcin de suplementos, nmeros extraordinarios o ndices no previstos
(no tienen creada su cronologa).

Los suplementos caracterizados con un ttulo distintivo, regularidad y carcter habitual,
se catalogan de forma independiente, haciendo las correspondientes menciones al
documento principal (ver Manual de catalogacin de publicaciones peridicas); por tanto, la
coleccin se har depender de su registro bibliogrfico y se registrarn en ella.

Los suplementos y nmeros extraordinarios de aparicin espordica o con cierta
regularidad, sin ttulo distintivo (ttulodela publicacin peridica, nodecada suplementoen concreto)
o escasa entidad, se registrarn como suplementos de la publicacin principal.

Si llevan numeracin o cronologa se utilizarn stas, indicando en la cronologa
suplemento o ndice en su caso; para registrarlos se seguirn las mismas normas que para la
cronologa base pero indicando que se trata de un suplemento o de un ndice. Si tienen
ttulo se indica entre comillas separado por un espacio.
supl.1(2009)
suppl.145(2003:dec.)--> publicacin en ingls
ndice 2(2008:en.) ndice nmeros 1 al 40
supl.9(2009:oct.) La II Guerra Mundial


Si no tienen numeracin ni cronologa se usarn los diferentes niveles jerrquicos
presentes en la publicacin principal, es decir, la descripcin se har en relacin al nmero
al que acompaan, sealando siempre que se trata de cronologa suplemento o
ndice.

n.47:supl.(2004:mayo 26)

Los nmeros extraordinarios se tratan igual, poniendo n.extra si en la publicacin
aparecen expresiones como especial, nmero extraordinario, etc. y aadiendo entre
comillas el ttulo si lo tuvieran separado por un espacio. Se sealar que la cronologa es
suplemento siempre que no se trate de nmeros previstos que se califiquen como
extraordinarios o especiales.
n.32:n.extra(2009:nov.) Belleza
n.extra(2009) Obama (en este caso no aparece ningn tipo de numeracin)


Es importante sealar en Cronologa que se trata de un suplemento, de lo
contrario el nmero aparecer como pendiente dentro de la cronologa base en las
bibliotecas que no lo registren. Lo mismo ocurre si lo que recibimos es un ndice.
Los suplementos con ttulo distintivo, regularidad y carcter habitual se catalogan
de forma independiente, por lo que su recepcin se hace desde su propio registro y no

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desde el de la publicacin principal (ver Manual de catalogacin de publicaciones
peridicas, campos T770 y T772).

4.2 Ocultar nmeros.

AbsysNet permite ocultar los nmeros de serie asociados a una coleccin. Ya que
no est permitido borrar nmeros de serie, en el caso de que haya algn nmero duplicado
se oculta el que no sirva para nuestra coleccin y de este modo no se visualiza ni en el
OPACWEB ni en el cardex virtual.

Para ocultar un nmero:

1. En la ventana Recepcin denmeros se localiza la coleccin que interese.

2. Se selecciona el nmero o nmeros que se quiere ocultar.
3. Se hace clic en el icono ocultar

Cuando se vuelva a buscar la coleccin desde la ventana de Recepcin de nmeros,
los nmeros ocultos no se visualizarn. AbsysNet nos ofrece la posibilidad de crear una
mencin textual de fondos con los datos de los nmeros que hemos ocultado.

Para volver a hacer visible un nmero oculto se localiza la coleccin en la
ventana de Recepcin y se hace clic en Todos del campo Visibilidad; as aparecen todos los
nmeros, tanto los visibles como los ocultos. Despus se selecciona el nmero que se
quiere hacer visible de nuevo y se hace clic en el icono

4.3 Cardex

AbsysNet ofrece la posibilidad de visualizar los nmeros de serie de dos formas
diferentes: en modo lista y en modo cardex. Para seleccionar este ltimo modo:

1. Se localiza la coleccin.
2. Se hace clic en la pestaa cardex

En la ventana aparecern los 32 ltimos nmeros a partir del mes en curso. El nmero
seleccionado por defecto es el primero pendiente de recibirse con la fecha ms cercana al
da de hoy. Si no se desea recibir ese ejemplar, se selecciona el que interese haciendo clic
sobre l.

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Los das del mes sealados en azul corresponden a los nmeros recibidos; el resto
de estados (anulados, reclamados, extraviados, en trmite) se seala en verde oscuro.

Para recibir los nmeros desde el modo cardex se hace clic sobre el ejemplar que
desea recibir y despus se pulsa el icono para recibir el ejemplar.

Para modificar se hace doble clic sobre el ejemplar y as se activa la ficha Ver
nmero. Se modifican los datos: nmero, fecha de llegada, estado, cronologa, nota. Para
finalizar se graba la informacin.

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4.5. Menciones textuales de fondos.

4.4.1Descripcin de nmeros no dados de alta.

En el caso de publicaciones cerradas o cuando no queramos detallar el cardex, se
puede utilizar una opcin que ofrece AbsysNet que es crear una mencin textual de
fondos. Para ello, una vez creada la coleccin, vamos a Recepcin de nmeros,
buscamos el ttulo que nos interesa y pinchamos en la pestaa Fondos.





A continuacin desplegamos el men de la barra superior y nos vamos a Fondos,
donde nos aparecen las opciones de Aadir, Modificar o Eliminar.



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Si seleccionamos Aadir aparece una pantalla en la que podemos escribir nuestras
notas de fondos, indicando el orden en el que queremos que aparezcan y diferenciando
entre nota pblica y no pblica, as como si se trata de un nmero de cronologa base,
suplemento o ndice.



En este caso se trata de una revista cerrada y completa, con una nota que indica el
principio y el final de la coleccin.




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Pero tambin podemos indicar los nmeros que faltan creando varias notas con los
intervalos de los nmeros que poseemos por orden cronolgico.



La visualizacin posterior al buscar las colecciones queda igual que con el cardex..



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Hay que tener en cuenta que esta opcin se puede combinar con la de recibir
nmeros; por ejemplo, podemos decidir utilizar el cardex a partir de una fecha
determinada (creando una cronologa o introduciendo los nmeros a mano si la
publicacin es irregular) y expresar los nmeros anteriores que tenemos mediante una
mencin textual de fondos. Si en algn momento decidiramos hacer cronologas para
todos los nmeros de la revista slo tendramos que borrar las notas que hemos creado
para que la informacin no se duplique.

La nota de fondos se redactar simulando en lo posible la visualizacin que
presentan los nmeros recibidos a travs de Recepcin de series; por ejemplo:
n.15(2001:dic.)-n.27(2004:abr.) En el caso de que se prefiera tener una informacin
menos detallada (es el caso de diarios de los que slo se conservan unos meses o aos)
se indicar el lugar donde se ubica la coleccin (para bibliotecas que tienen varias
localizaciones o relegan los fondos ms antiguos) y despus de coma los aos de que
disponemos, siguiendo las siguientes normas de representacin (segn la puntuacin
prescrita por la ISO 10324):
1. Las secuencias completas (tenemos todos los nmeros de todos los aos) se indican
con los aos extremos separados por un guin.
Ej.: 2000-2002 (tenemos todos los nmeros de los aos 2000, 2001 y 2002).
2. Las secuencias incompletas (nos faltan algunos nmeros correspondientes a esos
aos) se indican con los aos extremos separados por un guin pero entre
parntesis.
Ej.: (1997-1999) (tenemos algunos nmeros de 1997, 1998 y 1999).
3. Las colecciones abiertas se indican con el ltimo ao seguido de guin y espacio en
blanco.
Ej.: 2001- (en este caso concreto tenemos todos los nmeros desde el 2001 hasta el
ao actual).
4. Las lagunas dentro de una coleccin se indica con una coma (,)
Ej.: 1998-2000, 2003- (la coleccin est completa entre 1998 y 2000, faltan 2001 y
2002 y desde el ao 2003 est completa y en curso)

Hay que tener en cuenta que los 3 casos anteriores pueden combinarse en una sola
coleccin.
Toledo, Alczar, 1997-1998, (1999-2000), 2001-2002, (2003), 2004-
Toledo, Miradero, 1984-1995, (1996), 1997, (1998-1999), 2000-

4.4.2 Descripcin de nmeros dados de alta.

Si queremos mostrar la informacin de algunos nmeros de serie dados de alta sin
desglosar (p.ej., porque slo queremos dar desglosada la informacin del ltimo ao), es
necesario asociar a dichos nmeros una mencin textual de fondos y definirlos como

24
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ocultos, para que no se duplique la informacin que damos a travs de la mencin de
fondos y la que proviene de la recepcin de series.
Entramos en Recepcin de nmeros y seleccionamos los nmeros que queremos
ocultar. Para seleccionar varios nmeros hacemos clic sobre cada uno de ellos
manteniendo pulsada la tecla CTRL.



A continuacin hacemos clic en el botn Ocultar y la aplicacin nos preguntar si
queremos crear una mencin textual de fondos.

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Si aceptamos la aplicacin crea una mencin textual de fondos con la siguiente
informacin:
- Primer y ltimo nmeros ocultos de la cronologa base.
- Primer y ltimo nmeros ocultos de la cronologa ndice (en su caso).
- Primer y ltimo nmeros ocultos de la cronologa suplemento (en su caso).



Para volver a ver los nmeros desglosados es necesario volver a hacerlos visibles
(ver 4.2); luego se elimina la mencin de fondos correspondiente.

26
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4.4.3 Modificar y borrar menciones textuales de fondos.

Se procede igual que para crear una mencin de nmeros no dados de alta; desde
Recepcin de nmeros, buscamos el ttulo que nos interesa y pinchamos en la
pestaa Fondos.





Seleccionamos la mencin de fondos que queremos modificar o eliminar y a
continuacin desplegamos el men de la barra superior y nos vamos a
Fondos, donde nos aparecen las opciones de Aadir, Modificar o Eliminar, entre las que
elegimos la que nos interese.




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Para modificar una mencin tambin podemos seleccionarla y hacer doble clic.


5. EXPURGO DE NMEROS

En el caso de no se conserven ms que unos nmeros determinados de una
publicacin (por ejemplo, el ltimo ao), hay que cambiar el estado de los nmeros que no
se van a conservar a Expurgado. Esta operacin se puede hacer modificando cada nmero,
pero la nueva versin de Absysnet permite expurgar nmeros en bloque:

1. Entre en la ventana Recepcin denmeros y haga clic en

2. Localice la coleccin que contiene los nmeros que quiere anular y seleccione los
nmeros a expurgar.

Para seleccionar nmeros de serie, haga clic en el primero de ellos y, manteniendo la
tecla Ctrl. pulsada, haga clic sobre cada uno de los nmeros que desea expurgar.

3.


Haga clic en y despus en Expurgar


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4. Aparece un mensaje pidiendo confirmacin:





5. Haga clic en para expurgar los nmeros seleccionados


Los nmeros cambian su estado a X- Expurgado

Los ejemplares asociados a los nmeros de serie expurgados cambian su
Situacin del ejemplar a X-Expurgado cuando su situacin sea C- Circulacin
(estosloocurrecuandosehan generadolos ejemplares deforma automtica,loquenoes
habitual. Si los ejemplares nosegeneran deforma automtica y los queremos expurgar,
habr quemodificarlos posteriormente).

Nota: Desde esta opcin slo se pueden expurgar los nmeros recibidos; si entre los
nmeros seleccionados existe alguno que no est recibido, no se activar la opcin
Expurgar.


ANEXOS

Se incluyen aqu ejemplos de visualizacin para facilitar la redaccin de notas de
fondos y para cuando sea necesario aadir o modificar nmeros; como ya se ha sealado,
en el caso de que se necesite una cronologa nueva hay que gestionarlo a travs del GLPI.
Se facilitan tambin al final los nombres, direcciones y telfonos de los tcnicos de
Hemeroteca de la BCLM y las Bibliotecas Pblicas del Estado, que atendern las dudas que
haya que tratar en persona.

ANEXO 1: Ejemplos de visualizacin.

El modelo de visualizacin debe estar sujeto a las normas:

- ANSI/ NISO Z39.71-1999: holdings statements for bibliographic items.
- ISO 10324: information and documentation, holdings statements, summary level

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La puntuacin de la norma ISO 10324 y de la ANSI/ NISO Z39.71-1999 se puede
encontrar en el Anexo 2.

Si aparecen cronologa y numeracin deben recogerse ambas; si slo aparece
la numeracin la cronologa no se facilita y si slo aparece la cronologa la
numeracin tampoco se facilita. Excepcionalmente, cuando una publicacin lleva
habitualmente ambos elementos y falta en algunos nmeros, se podr incluir entre
corchetes el dato supuesto.

La numeracin debe ir de lo general (volumen) a lo especfico (nmero), abreviando
los trminos ms comunes, como nmero, volumen, los nombres de los meses, etc. Las
abreviaturas ms utilizadas figuran en el Anexo 2; si el trmino que queremos utilizar no
aparece en dicho anexo ni en el apndice VIII de las Reglas de catalogacin se pueden
utilizar las reglas de la norma ISO 832 o, en ltimo extremo, registrar el trmino sin
abreviar. Estos trminos asociados a la numeracin se pondrn en singular y en la lengua
original en la que aparezcan en la publicacin y se escribirn en minscula salvo que el
idioma en que estn escritos exija mayscula inicial; si no aparecen trminos
acompaando a la numeracin, no aparecern en la visualizacin. Despus de las
abreviaturas no se pondr espacio pero los trminos no abreviados s van seguidos
de espacio.

Visualizacin:
v.[vn]:n.[nn]([aaaa]:[nt])
v.10:n.2(2008:abr./ jun.)
ao [vn]:n.[nn]([aaaa])
ao 1:n.1(1870)
ao [vn]:[n.[nn]([aaaa]:[nt])
ao 9:n.90(2008:en.)

Cuando la numeracin recomience cada ao o cada ao de publicacin la
cronologa es imprescindible para lograr una descripcin nica y especfica. En estos casos
el ao se pondr al principio de la visualizacin sin parntesis.
[aaaa]:v.[vn]
1982:v.3
[aaaa]:n.[nn]
2001:n.12


Los niveles de la unidad bibliogrfica se separan con dos puntos (en estecasose
ha seguidoel criteriodela ANSI/ NISO Z39.71):
Nmero 4 Volumen 5 v.5:n.4

Si aparece la cronologa se separa de la numeracin con el parntesis ( );
dentro del parntesis se sigue la misma norma: delogeneral a loespecfico(ao:mes).
Nmero 4 Volumen 5 enero 1999 v.5:n.4 (1999:en.)

Cuando solo aparecen datos cronolgicos no se usa parntesis.
Abril 1999 1999:abr.


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Si se sealan los das no se separan del mes con los dos puntos (utilizar este
modelo para redactar notas de fondos y en el caso de cronologas con una
periodicidad mensual o superior, no para cronologas de diarios,
semanarios, etc., que tienen su propio modelo).
21 de febrero de 1987 1987:feb.21
pero
22 de mayo de 20002000:mayo 22 (mayonoseabrevia)

Los nmeros romanos se transcriben en arbigos.

Opcionalmente, los nmeros ordinales pueden convertirse en cardinales, teniendo
en cuenta las normas de abreviacin para las diferentes lenguas:
first podra ser 1st o 1
troisime podra ser 3e o 3

Cuando la numeracin se realice mediante una secuencia alfabtica o
combinando cifras y letras se recoger como aparezca, respetando maysculas y
minsculas:
13h
v.B
n.36B

Las numeraciones alternativas pueden recogerse, separadas por el signo igual =.

Las erratas cronolgicas o de numeracin se reproducen tal y como consten,
poniendo a continuacin la abreviatura i.e. y los datos correctos entre corchetes.
n.9 (1990:en.)
n.10 (1990:feb.)
n.10[i.e.11] (1990:marzo)
n.12 (1990:abr.)

Si una publicacin adopta una nueva numeracin, pese a mantener el ttulo, se
indicar esta nueva secuencia en los datos de visualizacin con la abreviatura n.s. si
la publicacin no indica otro trmino como poca, etapa, etc. En caso de que
se indique otro trmino, se usar ste.
Se crearn dos cronologas y en la segunda se indica la nueva numeracin.
n.s.:v.1:n.1 (1999:dic.)
nueva poca:v.3:n.5(2001:mayo)


Si hubiera varias series, se indicar la numeracin de la serie. Cuando la mencin
de un nuevo periodo venga como pocas, Etapas o trminos similares el
trmino siempre ir delante de la numeracin, independientemente del orden en el
que aparezca en la publicacin.
ser.3:v.1:n.1(1985:en.) [en la revista pone serie 3]
etapa.2:n.23(2008:en.) [en la revista pone 2 etapa]


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Si no tenemos ni datos numricos ni cronolgicos, debemos datar la
publicacin con una fecha supuesta que se encierra entre corchetes (se aade
manualmente).
[1981]

Cuando una revista no incluye designacin de nmero en alguno de sus
nmeros, pero s la lleva habitualmente sepuedeaadir manualmente el nmero
entre corchetes.
n.[35] (1985:dic.)

Los datos combinados de numeracin y de cronologa se separan con una
barra
oblicua..
v.3/ 4
1984/ 1985
En este caso, para una correcta visualizacin, al crear el modelo de visualizacin
pondremos una secuencia de aos en [aaaa] y la otra en [nn]:
v.[vn]([aaaa]/ [nn])

Cuando un nmero abarca varios aos y/ o meses:
n.45(1985:dic./ 1986:en.) (hay que corregirlo manualmente)
n.38(2008:invierno/ 2009:primavera) (hay que corregirlo manualmente)
n.27(2009/ 2010:invierno) (hay que corregirlo manualmente)

Cuando un ejemplar de la revista abarca varios nmeros consecutivos:
n.23/ 24/ 25 (2009:primavera) Se corrige a mano el primero de los nmeros y se
anulan los otros previstos (por ejemplo, en este caso corregiramos el nmero 23
aadindole los nmeros 24 y 25 y se anularan los nmeros 24 y 25 previstos en la
cronologa). Los nmeros anulados hay que ocultarlos para que no se
visualice como una interrupcin de la coleccin.

Los trminos o abreviaturas que indican las partes en las que el editor ha divido la
publicacin normalmente aparecen inmediatamente antes de la numeracin, como
volumen, parte, nmero, etc.; se pondrn siempre delante de la numeracin
aunque aparezcan a continuacin.

3 Teil T.3
third series ser.3 o ser.3rd.












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ANEXO 2: Puntuacin segn norma ISO 10324



Smbolo

Nombre

Objetivo

Ejemplo

:

Dos puntos
Separa el primer y segundo nivel de unidades
bibliogrficas jerrquicas. Ni precedidos ni
seguidos de espacio.

v.1:n.1

,

Coma
Interrupcin en la coleccin. Ni precedida ni
seguida de espacio.

v.1,v.3

/

Barra
Numeracin o cronologa combinada, o fecha
no coincidente con ao natural. Ni precedida ni
seguida de espacio.

v.1/ 2 1969/ 1970

=

Igual
Separa sistemas alternativos de numeracin. Ni
precedido ni seguido de espacio.

v.2:n.5=fasc.20

-

Guin
Serie ininterrumpida del mismo nivel jerrquico
o coleccin en curso. Ni precedido ni seguido
de espacio.

v.1-v.10
v.1-

< >

Angulares
Encierran la nota especfica de la coleccin.
Precedidos y seguidos de espacio.

#<Daado por el
agua>#

;

Punto y
coma
Separa dos niveles de unidades bibliogrficas
jerrquicas por debajo del segundo nivel. Ni
separado ni seguido de espacio.

t.1:v.1;n.1

?

Interrogacin
Indica cifra final desconocida en una fecha.
1950-197?



Comillas
Encierran el nombre de la unidad. Precedidas y
seguidas de espacio.

#"ndice"#

[ ]

Corchetes
Encierran numeracin o cronologa supuestas.
Opcionalmente, encierran numeracin de
partes incompletas. Precedidos y seguidos de
espacio.

#[1981/ 1982]#

( )

Parntesis
Separan la numeracin y cronologa cuando se
registran juntas. Ni precedidos ni seguidos de
espacio.

v.1(1983)

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Smbolo

Nombre

Objetivo

Ejemplo


+


Signo ms
Opcionalmente, separa la unidad bibliogrfica
bsica de la siguiente o de la unidad
bibliogrfica secundaria. Precedido y seguido de
espacio.

#1 folleto#+#1 disco

*El signo# (Espacio) seha utilizadoen los ejemplos para separar los elementos dentrodeun
rea.
v.1-9#10#<tablas>#11#<ndice>#



Puntuacin de ANSI/ NISO Z39.71
Si se desea un nivel ms detallado, habr que recurrir a la norma ANSI/ NISO Z39.71,
cuyo uso de los signos : (dos puntos), ? (interrogacin) y ; (punto y coma) es distinto.

Smbolo Nombre Objetivo Ejemplo

:

Dos puntos
Separa los niveles de las
unidades bibliogrficas
jerrquicas.

t.1:v.1:n.1
; Punto y
coma
Indica una ruptura sin
falta.
v.1-v.4;v.6
? Interrogacin Indica cifra final o dcada
desconocida en una fecha.
1950-197?
18??























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ABREVIATURAS PARA LOS NOMBRES DE LOS MESES, DESIGNACIN
DE LAS ESTACIONES Y TRMINOS DE USO FRECUENTE.
Para los trminos que no aparezcan en este anexo se consultar el apndice VIII de las
Reglas de catalogacin; si no estuvieran en dicho apndice se pueden abreviar aplicando las
reglas de la norma ISO 832:1994: Rules for theabbreviation of bibliographicterms. En caso de
duda se dejan los trminos sin abreviar.

Meses
Castellano Cataln Euskera Gallego
Enero en. gen. urt. xan.
Febrero feb. febr. ots. feb.
Marzo marzo mar mar. marzo
Abril abr. abr. api abr.
Mayo mayo maig mai. maio
Junio jun. juny eka. xuo
Julio jul. jul. uzt. xullo
Agosto ag. ag. abu. ag.
Septiembre sept. set. ira. set.
Octubre oct. oct. urr. out.
Noviembre nov. nov. aza. nov.
Diciembre dic. des. abe. dec.








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Ingls Francs Alemn Italiano Portugus
Enero Jan. janv. Jan. genn. jan.
Febrero Feb. fvr. Feb. febbr. fev.
Marzo Mar. mars Mrz mar. maro
Abril Apr. avril Apr. apr. abril
Mayo May mai Mai magg. maio
Junio June juin Juni giugno junho
Julio July juil Juli luglio julho
Agosto Aug. aot Aug. ag. agosto
Septiembre Sept. sept. Sept. sett. set.
Octubre Oct. oct. Okt. ott. out.
Noviembre Nov. nov. Nov. nov. nov.
Diciembre Dec. dc. Dez. dic. dez.



Estaciones

Castellano Cataln Euskera Gallego
Primavera primavera primavera udaberri prim.
Verano verano estiu uda ver.
Otoo otoo tardor udazken outn.
Invierno invierno hivern negu inv.





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Ingls Francs Alemn Italiano Portugus
Primavera Spring printemps Frling, Lenz primavera primavera
Verano Summer t Sommer estivo, estate vero
Otoo Autunm automne Herbst autumno outono
Invierno Winter hiver Winter inverno inverno


Trminos ms utilizados y abreviaturas normalizadas, en su caso, entre parntesis.

Castellano Cataln Euskera Gallego
Ao Ao Any urte, urtea Ano
Boletn Boletn
Butllet
(butll.)
Aldizkari,
Buletin, Boletin
Boletn
Cuaderno Cuaderno Quadern
Koaderno
(koad.)
Caderno
Cuatrimestre Cuatrimestre Quadrimestre
Lauhileko,
Lauhilabetealdi
Cuadrimestre
Documento Documento Document Dokumentu Documento
Edicin
Edicin
(ed.)
Edici
(ed.)
Edizio,
Argitaraldi
(ed., argit.)

Edicin
(ed.)
Ejemplar
Ejemplar
(ejemp.)
Exemplar Ale
Exemplar
(exemp.)
poca poca poca
Garai, Aldi,
Aro, Sasoi
poca
Fascculo
Fascculo
(fasc.)
Fascicle
(fasc.)
Fascikulu,
Liburuxka
(fasz., libx.)
Fascculo
(fasc.)
Hoja
Hoja
(h.)
Full
(f.)
Orri
(o.)
Folla
(f.)
Nueva serie
Nueva serie
(n.s.)
Nova srie
Serie berria
(s.b.)
Nova serie
(n.s)
Nmero
Nmero
(n.)
Nmero
(nm.)
Zenbaki
(zk.)
Nmero
(n.)
Parte Parte Part Zati, Atal, Parte Parte
Publicacin
Publicacin
(publ.)
Publicaci
(public.)
Argitalpen
(argit.)
Publicacin

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Castellano Cataln Euskera Gallego
Semestre Semestre Semestre
Seihileko,
Urtediko
Semestre
Serie
Serie
(ser.)
Srie
(sr.)
Serie
(ser.)
Serie
Suplemento
Suplemento
(supl.)
Suplement
(supl.)
Gehigarri,
Eranskin,
Osagarri
(geh., er.,
osagar.)
Suplemento
(supl.)
Tomo
Tomo
(t.)
Tom
(t.)
Tomo
(t.)
Tomo
(t.)
Trimestre Trimestre Trimestre Hiruilabeteko Trimestre
Volumen
Volumen
(v.)
Volum
(v.)
Liburuki
(libk.)
Volume
(v.)



Ingls Francs Alemn Italiano

Portugus
Ao year ane
Jahrgang
(Jahrg.)
anno

ano
Cuaderno
cahier
(cah.)


caderno
Edicin edition dition
Auflage (Aufl.),
Ausgabe
(Ausg.)
edizione

ediao
poca period poque epoca

poca
Fascculo
fascicle, part
(fasc.)
fascicule
fascicolo
(fasc.)

fascculo
Hoja sheet feuille
Blatt
(Bl.)
foglio
(f.)

folha
(f.)
Nueva serie
new series
(n.s)

Neue Serie
(N.S.)


Nmero
number
(no.)
numro
(n.)
Nummer
(Nr.)
numero
(n.)

nmero
(n.)
Parte part part
Teil
(T.)

parte

parte
Serie
series
(ser.)
srie
(sr.)
Serie
(ser.)
serie
(ser.)

srie
(sr.)

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Ingls Francs Alemn Italiano

Portugus
Suplemento
supplement
(suppl.)
supplment


supplemento
(suppl.)

suplemento
Tomo
volumen
(v.)
tome
(t.)
Band
(Bd.)
tomo
(t.)

tomo
(t.)
Volumen volume volume
Band
(Bd.)
volume

volume









































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ANEXO 3:

Direcciones y telfonos de las Hemerotecas de las Bibliotecas Pblicas del Estado y de la
Biblioteca de Castilla-La Mancha y de sus responsables.

BCLM Toledo
Carlos Soto Garca e Irene Garca Arranz
Tfno.: 925284994
hemeroteca.bclm@jccm.es

BPE Albacete
Mercedes Ramrez iguez de la Torre
Tfno.: 967590342
mramirezi@jccm.es


BPE Ciudad Real
Inmaculada Caas Parra
Tfno.:926223010 / 926251056
iparra@jccm.es


BPE Cuenca
M Rosa Pastor Martnez
Tfno.: 969241524
hemeroteca.bpcu@jccm.es


BPE Guadalajara
Encarnacin Paniagua Vela
Tfno.: 949234746
salahemeroteca@jccm.es

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