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Fecha redaccin: 21/ 03/ 2013 Prepar: M.

Rodrguez

Fecha: 01-07-2013 Aprob: F. Fernndez
Fecha revisin: 27/ 05/ 2013 Revis: J . Castillo

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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO


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1 - ASPECTOS GENERALES ............................................................................................. 2
1.1 - Definiciones Generales ................................................................................................. 2
1.2 - Alcances .......................................................................................................................... 2
1.3 - Responsabilidades ......................................................................................................... 2
1.4 - Equipos y Herramientas ................................................................................................ 2
2 - PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3
2.1 - Control de Registros del Sistema Integrado de Gestin ........................................ 3
3 - DIAGRAMA FUNCIONAL .............................................................................................. 5
4 - REGISTROS .................................................................................................................. 6
5 - OTROS ........................................................................................................................... 7

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Versin Comentarios Fecha
00 Creacin 01/07/13

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El objetivo del presente documento es establecer una metodologa para asegurar
que los registros asociados al Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la
Organizacin, estn debidamente identificados, almacenados, protegidos,
accesibles y legibles, as como tambin establecer la metodologa para el tiempo
de retencin y su disposicin.
Referencias: Intranet pblico: Si No
Tipo de Procedimiento: Integrados de Gestin Fecha: 01/07/2013
Difusin controlada:
Toda la Organizacin
Versin:
00
Control de Registros


Fecha redaccin: 21/ 03/ 2013 Prepar: M. Rodrguez

Fecha: 01-07-2013 Aprob: F. Fernndez
Fecha revisin: 27/ 05/ 2013 Revis: J . Castillo

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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
1 - ASPECTOS GENERALES
1.1 - Definiciones Generales
Organizacin: Se entender SK Industrial S.A.
Formulario o Fichas: Documentos modelos, llenados por los usuarios para facilitar el
Registro del cumplimiento de las acciones descritas o no en los Procedimientos.
Instructivo de Trabajo: es un documento que detalla cmo se desarrolla una tarea o
trabajo especfico.
Procedimiento: Corresponde a un documento que describe las etapas y actividades
relacionadas a un proceso, especificando qu, quin, cundo y dnde se realiza una
determinada actividad. Generalmente, su ejecucin involucra a ms de un rea del
Sistema Integrado de Gestin.
Registro: Toda aquella informacin suficiente y necesaria para demostrar la ejecucin de
una actividad establecida en el SIG. Pueden estar en papel o medio electrnico.

1.2 - Alcances
Este Procedimiento se aplica a todos los Registros (internos y externos) asociados al Sistema
Integrado de Gestin, y debe ser utilizado por todas las reas de la Organizacin.

1.3 - Responsabilidades
Responsables de reas.

1.4 - Equipos y Herramientas
No aplicable


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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
2 - PROCEDIMIENTO
2.1 - Control de Registros del Sistema Integrado de Gestin
Los Registros del SIG se definen y controlan en la seccin 4 de los Procedimientos de acuerdo a
lo establecido en el Procedimiento Confeccin de Documentos del Sistema Integrado de
Gestin (PRO-001).
En la seccin 4 del Procedimiento o Instructivo, se debe completar los criterios necesarios para
la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y
disposicin de los registros respectivos. Para tal efecto, se deben completar los siguientes
antecedentes:
Identificacin: Corresponde al nombre del registro que refleja la actividad.
Responsable: Corresponde al nombre o cargo de la persona responsable de guardar
(almacenar) el registro.
Almacenamiento: Especifica el lugar o ubicacin fsica (archivador X, estante X, oficina
de X), o digital (ruta de acceso) en donde se encuentra almacenado el registro.
Proteccin: Indica el mecanismo utilizado para evitar daos, deterioros y/o prdidas de
los registros. Si el registro es un documento fsico (papel) un medio de proteccin tpico es
una carpeta, si el registro es un archivo electrnico un medio de proteccin usualmente
utilizado es el respaldo del archivo en un disco duro, cinta magntica, Disco Compacto
(CD), pendrive, etc.
Tiempo de Retencin: Perodo de tiempo durante el cual se mantendr el registro como
evidencia de resultados obtenidos o actividades realizadas.
Recuperacin: Indica cmo se accede a los Registros. Ejemplo: Fecha, Nombre, Nmero,
Servicio, Contrato.
Disposicin: Accin que se realiza (con el registro) una vez que se cumple el tiempo de
retencin. Ejemplo: Destruccin, Archivo en bodega, archivo en bodega externa.

Quienes mantengan bajo su responsabilidad uno o ms registros del Sistema Integrado de
Gestin, deben velar por el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Los registros deben incluir toda la informacin que se indica o solicita en cada uno de sus
campos o secciones.
Los registros deben ser almacenados en los lugares definidos para ello y estar fcilmente
accesibles a quien los necesite.
Los registros deben permanecer en buen estado durante el tiempo de retencin.


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Fecha: 01-07-2013 Aprob: F. Fernndez
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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
Se debe realizar la accin definida como disposicin, una vez vencido el tiempo de
retencin, para evitar la acumulacin de registros.

Cuando se requiera modificar algn criterio de control de un registro, el Gerente del rea o el
Especialista, debe generar un nuevo Listado de Control de Registros e informar el cambio a
quienes mantienen bajo su responsabilidad el registro respectivo.



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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
3 - DIAGRAMA FUNCIONAL
F
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F: Formularios o Fichas
Re : Registros
Nota : Amarillo =Confeccin PRO-001 y
Verde=Control PRO-002
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Aprobacin
Documento
Archivo Difusin y
Control
Difusin
Intranet
Aplicacin
Utilizacin
Redaccin
Documento
Aprobacin
Instructivos
Servicios/ Faenas
Identificacin
Necesidad
Aprobacin
Instructivos Casa
Matriz

FIN
Revisin de la
Redaccin
Solicitud de
Eliminacin
Solicitud de
modificacin
Validacin
eliminacin


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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
4 - REGISTROS
No Aplica







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Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO
5 - OTROS
No Aplica