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SISTEMA DE
ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
MINISTERIO DE TRABAJO
Direccin de Gestin y Reforma
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Diseo organizacional
DEFINICIN
Es un proceso que permite ajustar la
estructura sobre la base del anlisis
organizacional.
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Etapas del diseo
organizacional
Identificar y evaluar las necesidades de
servicio, de los usuarios internos y
externos de la entidad.
Identificar los servicios que debe prestar
la entidad para satisfacer estas
necesidades.
Disear los procesos para la produccin
de los servicios requeridos.
Establecer resultados e indicadores;
propuestas de ajustes soluciones a
problemas detectados.
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Identificar y conformar reas y unidades
que llevarn a cabo las operaciones
necesarias, especificando su mbito de
competencia.
Determinar el tipo y grado de autoridad
de las unidades y su ubicacin en los
niveles jerrquicos.
Definir los canales y medios de
comunicacin dentro de la estructura.
Determinar las instancias de
coordinacin interna.
Etapas del diseo
organizacional
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Definir los tipos e instancias de
relacin interinstitucional.
Elaborar:
Manual de Objetivos y Polticas
Manual de Organizacin y
Funciones,
Manual de Procesos.
Etapas del diseo
organizacional
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ASISTENTE
SUBORDINADO 1 SUBORDINADO 2 SUBORDINADO 3
MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA
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Diseo de los procesos,
resultados e indicadores
Se identificarn y
establecern los procesos
por los cuales se generan
los servicios que
satisfacen las
necesidades de los
usuarios.
El diseo de los procesos
ser formalizado en el
Manual de
Procedimientos.
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Se proceder al diseo de los
procesos en forma general o de
las actividades, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
Los procesos descritos en forma
general, seguirn las etapas
determinadas en el Reglamento
Especfico del Sistema de
Organizacin Administrativa.
Diseo de los procesos,
resultados e indicadores
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Los procesos seleccionados para ser
descritos hasta el nivel de procedimientos,
seguirn al menos, las siguientes etapas:
Definicin del objetivo del proceso.
Ordenamiento lgico y secuencial de tareas
necesarias, como tambin su descripcin.
Identificacin de los insumos que requieren
los procedimientos y sus especificaciones.
Identificacin de la unidad responsable de la
ejecucin de cada tarea, o del cargo
respectivo.
Diseo de los procesos,
resultados e indicadores
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Descripcin de los
registros, formularios u
otros impresos a utilizar.
Identificacin de los
resultados verificables.
Definicin de periodos de
seguimiento y ajustes.
Diseo de los procesos,
resultados e indicadores
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Identificacin y conformacin
de reas y unidades
organizacionales
Una vez definidos los usuarios, los servicios
y los procesos de la entidad, se identificarn
y conformarn sobre la base de estos, las
unidades organizacionales, las que tendrn
objetivos organizacionales especficos.
Posteriormente, se conformarn las reas
agrupando unidades que requieren estar
relacionadas entre s, y se determinar su
mbito de competencia.
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Formalizacin del diseo
organizacional
El diseo organizacional se formalizar
en los siguientes documentos:
Manual de Organizacin y Funciones
Manual de Procedimientos.
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Manual de Organizacin y
Funciones
QUE INCLUIR:
Las disposiciones
legales que regulan la
estructura.
Los objetivos
institucionales.
El organigrama.
La disposicin legal
interna de aprobacin.
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Manual de Funciones para las
unidades de nivel superior:
Los objetivos
El nivel jerrquico y relaciones de
dependencia.
Las funciones.
Las relaciones de coordinacin
interna y externa.
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Manual de Funciones para las
otras unidades
Los objetivos.
La relacin de dependencia.
Las funciones
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Manual de Procedimientos
Denominacin del proceso.
Objetivo del proceso.
Normas de operacin.
Descripcin del proceso y sus
procedimientos debidamente
detallados.
Diagramas de flujo.
Formularios y otras formas
utilizadas.
Fecha de vigencia.
mbito de aplicacin.
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Diagrama de Flujo
Es una representacin grfica de los
pasos en un proceso.
Util para determinar como funciona.
Sirve para examinar los diferentes pasos.
Ayuda a descubrir causas de problemas,
cuellos de botella, pasos innecesarios,
circulos de duplicacin para lograr
mejoras.
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Una etapa o tarea del proceso.
Smbolos de los diagramas de
flujo
Punto de verificacin o decisin.
Punto de almacenamiento.
Inicio o fin del proceso.
Cola o punto de espera
Formulario o documento.
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PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
Unidad Solicitante Jefe Unidad
Administrativa
Responsable de
Compras
Contrataciones
Encargado de
Almacenes
Responsable de
Fondo Fijo de Caja Chica
Inicio
Solicitud del
Form. Solicitud
De Mat.y/o Compras
Con Fondo Fijo
De Caja Chica
Registra la
Solicitud y remite
El formulario
Formulario
Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Llenado del
Formulario y
Remisin del mismo
Formulario
Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Existencia
Del
Material
Entrega de Material previa
Firma del Form. De Almacen
Movimiento de
SI
NO
Remite el formulario
Solicitud de Mat. y/o
Compras con....
Form.
Solicitud
Form. Solicitud
De Mat. y/o Comp.
Evaluacin
Para
La Comp.
B
NO
B
A
Material
Requerido
?
Comunica
Deficiencia
a Almacenes
O Resp.
Caja Chica
D
Utiliza el
Material
si
FIN
Remisin del Formulario
Comunicando la imposibilidad
de la Compra
SI
D
Verificacin del Material
Para la Devolucin al
Proveedor y Entrega
Del Material
A
A
Recepcin del Form.
y Seleccin del
proveedor
Form. Solicitud
De Mat. Y/o
Comp.
Adquisicin del Material
Y entrega del mismo
Previa firmad el Form.
Form.
Mov. De Alm.
A
D
Verificacin del Material
Para el cambio respectivo
Y entrega del mismo
A
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