Está en la página 1de 29

G

a

a
d
m
i
n
i
s
t
r
a
t
i
v
a

d
e

f
o
r
t
a
l
e
c
i
m
i
e
n
t
o

o
r
g
a
n
i
z
a
c
i
o
n
a
l
LUZ JULIO & MALKA CUETO
1. INTRODUCCIN ....................................................................... 5
2. TABLA DE CONTENIDO
2.1 CAPITULO 1 LA EMPRESA ........................................... 6
2.2 CAPITULO 2 PLANEACIN ORGANIZACIONAL ........ 14
2.3 CAPITULO 3 MERCADEO .............................................. 19
2.4 CAPITULO 4 RECURSOS HUMANOS Y DE LA COMU-
NICACION ORGANIZACIONAL...............................................
2.1.1 DEFINICION DE EMPRESA
2.1.2 TIPO DE ORGANIZACIN EMPRESARIAL ........... 9
2.2.1 TRAMITES LEGALES
2.2.2 El ORGANIGRAMA EMPRESARIAL ....................... 15
2.2.3 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES ................ 17
2.3.1 MERCADEO Y VENTAS
2.3.2 RECOMENDACIONES PARA EFECTUAR LAS
COMPRAS Y LAS VENTAS ..............................................
2.3.3 MERCADEO Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE
LA INFORMACIN ...........................................................
2.4.1 DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS
2.4.2 DE LAS FUNCIONES DEL AREA DE RECURSOS
HUMANOS
2.4.3 COMUNICACIN ORGANIZACIONAL ..................
2.4.4. REFERENCIA BLIOGRAFICA.................................
21
22
25
30
31
3
INTRODUCCIN
La Escuela de Administracin & Gestin, en pro de fortalecer el espritu emprendedor y de
creacin de nuevas ideas de negocio, presenta una gua estratgica que permitir conocer
las herramientas fundamentales para la estructuracin de una organizacin de acuerdo al ser,
saber y saber hacer de nuestro estudiantes.
Por eso se tendrn en cuenta que tipo de organizacin conocimiento en contabilidad, adminis-
tracin y comunicacin para la optimizacin de los procederes, en busca de la
efciencia, efcacia y efectividad.
Hoy en das las organizaciones buscan mejorar sus acciones y procederes para ser mas com-
petitivos, no olvidando esos riesgos organizacionales, que pueden empaar la rentabilidad y
su crecimiento, por eso hay que tener en cuenta las variables internas y externas, micro-am-
biente y macro-ambiente para el mejoramiento de las actividades.
Tomando como apoyo una planeacin efciente, efectiva y efcaz es necesario determinar que
variables afectan el desarrollo organizacional para minimizarlas y de esta forma cumplir a ca-
balidad los objetivos
trazados.
Es por esto que la gua de fortalecimiento organizacin y administrativo, contara con 4 captu-
los que enmarcan el hacer empresarial de la microempresas de los egresados de la escuela
de administracin y gestin y futuramente de toda la comunidad acadmica ITSA.
4
2.1 CAPITULO 1: LA EMPRESA
Con el desarrollo de este tema nos proponemos identifcar las caractersticas del manejo em-
presarial en las unidades productivas a partir del conocimiento de lo que es una empresa,
como funciona y cules son los principios fundamentales que rigen una empresa.
2.1.1 DEFINICIN DE EMPRESA
QU ES UNA EMPRESA?
Antes de intentar dar una defnicin, analicemos los siguientes dos ejemplos:
CASO 1 CASO 2
Manuel tiene un local donde produce zapatos.
Un da recibi un pedido de 200 pares
Recin en ese momento, se dio cuenta que
tena muy poco material en su almacn y por
otra parte, poco dinero para comprarlo (por
recientes gastos escolares)
Por ello, sali a conseguir el dinero que le
faltaba, sin embargo nadie le prest, pues
tena fama de no pagar.
Por esta razn perdi el contrato
Solo tuvo material para 50 pares de zapatos y
decidi producir un modelo que a l le gustaba.
A la semana solo pudo vender 10 pares y ni
recuperaba su inversin, pues la gente
compraba otros modelos.
Julio tiene un local un poco ms pequeo que
el de Manuel , pero cuando uno entra a l se le
ve ms ordenado y por lo tanto, un poco ms
amplio.
Tiene un pedido de 180 pares de zapatos
Evaluando su stock se da cuenta que no tiene
el material sufciente, por lo que recurre a sus
fuentes de fnanciamiento para conseguir el
dinero y comprar los insumos
Planifca su produccin, asignando tareas a
cada uno de sus operarios.
De esta manera cumple el pedido en el plazo
establecido y con lo que le pagan compra
materiales, es decir en vez de guardarlo en un
banco, arriesga invirtindolo.
Inmediatamente, le hacen un nuevo pedido de
200 pares.
Evaluando nuevamente su stock, capacidad de
fnanciamiento y capacidad de produccin,
decido producir por su cuenta.
Tambin decide optimizar el uso de recursos,
contratando un tcnico para que te ensee
nuevos mtodos de produccin y as, reducir
sus costos en los prximos pedidos.
5
Como podemos ver, los dos casos son diferentes:
En el primer caso observamos lo siguientes
Al recibir el pedido no tiene reservas de materia prima.
El dinero de la empresa lo utiliza en gastos familiares.
No es sujeto de crdito.
Produce lo que le gusta.
De lo que podemos concluir que
El trabajo no est organizado.
No hay como controlar nada.
El trabajo se realiza conformo se va presentando .
No interesan los gustos del consumidor.
El local se ve ordenado
Cumple con el pedido en el plazo previsto
Apenas cobra, invierte su dinero ( compra materiales)
Produce lo que el mercado le exige
Se capacita con ayuda de un tcnico
ESTO NO ES UNA EMPRESA
Existe una organizacin del trabajo
El trabajo se planifca antes de ejecutarse
Existen sistemas de control
Su objetivo es satisfacer las necesidades del consumidor
Ahora, observemos el segundo caso
De lo que podemos concluir que
ESTO SI ES UNA EMPRESA
Si bien observamos en ambos casos que se realiza una actividad productiva; en el primero, la
organizacin de los recursos o elementos se concentra fundamentalmente en la produccin.
6
Mientras en el segundo caso la organizacin de sus actividades y recursos estn en funcin
de la satisfaccin de las necesidades del consumidor. Los recursos que se organizan en la
empresa son el Capital y el Trabajo.
Se conoce como capital todos aquellos recursos que se pueden traducir en dinero y que per-
miten que una empresa funcione Por ejemplo: Las maquinas, local, equipos y herramientas,
materia prima o insumos, dinero, crdito etc.
El trabajo es todo esfuerzo humano o actividad que se realiza en la empresa para producir y
vender un bien o servicio.
A partir del anlisis de los casos podemos defnir una empresa de la manera siguiente:
EMPRESA: Es la organizacin de los recursos Capital y Trabajo para producir un bien o
servicio que al ser vendido o colocado en el colocado en el mercado satisfaga
las necesidades del consumidor.
CMO FUNCIONA UNA EMPRESA:
Como vemos en el dibujo, organizados los recursos la siguiente actividad es la elaboracin
del producto (bien o servicio) que dirigido al mercado a travs de la venta, va a satisfacer las
necesidades del consumidor.
El ingreso por la venta deber permitir recuperar el valor en dinero del capital y trabajo utiliza
7
dos en producir, es decir, pagar todos los costos, Adems deber generar un excedente que
llamamos Utilidad o Ganancia. Esta utilidad puede ser distribuida entre los propietarios o rein-
vertidos en la propia empresa.
La reinversin permite el crecimiento del capital en la empresa A todo este proceso que perma-
nentemente realiza la empresa se le denomina El ciclo de funcionamiento de la empresa.
2.1.2 TIPO DE ORGANIZACIN EMPRESARIAL
Persona natural: En esta clasifcacin no existen opciones de empresa. Para un empren-
dedor es la mejor opcin, ya que no tendr que desplegar estructuras
jurdicas ni de administracin complejas y responder con su patrimonio
ante cualquier accin realizada.
Persona Jurdica: Para esta clasifcacin existen tipos de empresa clasifcadas como so-
ciedades, estas son:
Se constituye mediante documento privado
ante Cmara de Comercio o Escritura Pblica ante Notario con uno o ms accio-
nistas quienes responden hasta por el monto del capital que han suministrado a
la sociedad.
Se debe defnir en el documento privado de constitucin el nombre, documento
de identidad y domicilio de los accionistas; el domicilio principal de la sociedad y
el de las distintas sucursales que se establezcan, as como el capital autorizado,
suscrito y pagado, la clase, nmero y valor nominal de las acciones representati-
vas del capital y la forma y trminos en que stas debern pagarse.
La estructura orgnica de la sociedad, su administracin y el funcionamiento de
sus rganos pueden ser determinados libremente por los accionistas, quienes
solamente se encuentran obligados a designar un representante legal de la com-
paa. Su razn social ser la denominacin que defnan sus accionistas pero
seguido de las siglas sociedad por acciones simplifcada; o de las letras S.A.S.
a) Sociedad por acciones simplifcadas:
8
b) Sociedad Limitada: Se constituye mediante escritura pblica entre mnimo dos so-
cios y mximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en
algunos casos segn el Cdigo de Comercio artculos 354, 355 y 357, se puede
autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.
Los socios deben defnir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la em-
presa y podrn delegar la representacin legal y administracin en un gerente,
quien se guiar por las funciones establecidas en los estatutos.
El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesin, se pueden
vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos
estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deber estar seguido de
la palabra Limitada o su abreviatura Ltda que de no aclararse en los estatutos
har responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente.
c) Empresa Unipersonal:
mo empresario mediante escritura o documento privado ante Cmara de Co-
mercio o ante notario con el debido reconocimiento de frma y contenido del do-
cumento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una persona jurdica,
quien responder limitadamente con los activos, cuotas de igual valor nominal,
descritos en el documento constitutivo. Corresponde al constituyente, administrar
la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual, el empresario inicial no podr
realizar actos ni contratos a nombre de la empresa unipersonal. Esta podr tener
razn social seguida de la frase Empresa Unipersonal o su abreviatura E.U so
pena de que el empresario responda ilimitadamente con su patrimonio.
Es el individuo, una y solo una persona que se constituye co-
d) Sociedad Annima:
cionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital respectivo
que han suministrado para la sociedad. Se debe defnir en la escritura pblica el
tiempo de duracin de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de
Se constituye mediante escritura pblica entre mnimo cinco ac-
9
fundacin o estatutos.
La administracin de sta sociedad se desarrolla con la asamblea general de ac-
cionistas quienes defnen el revisor fscal y la junta directiva, quien a su vez defne
al gerente, quien es la persona que asume la representacin legal de la sociedad.
El capital se representa en acciones de igual valor que son ttulos negociables,
todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cunto de esto es capital sus-
crito y cunto capital pagado. Su razn social ser la denominacin que defnan
sus accionistas pero seguido de las palabras Sociedad Annima o su abrevia-
tura S.A.
e) Sociedad Colectiva:
cios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por todas las ope-
raciones sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad, se debe defnir
en la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa, el que deseen sus
socios, quienes a su vez podrn delegar la administracin de la sociedad en otras
personas extraas, pero perdiendo as la posibilidad de diligenciar o gestionar ne-
gocios. Cada socio deber entregar sus aportes en capital, especie o con trabajo,
defniendo de sta manera el capital social de la empresa, el cual no tiene ni un
mnimo ni un mximo segn la ley comercial. Es importante saber que la razn
social de estas sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de
uno de los socios, seguido de la palabra y compaa, hermanos o e hijos.
Esto quiere decir que no podr ir un nombre de un extrao en la razn social.
f) Sociedad Comandita Simple:
Se constituye mediante escritura pblica entre dos o ms so-
Se constituye mediante escritura pblica entre uno o
ms socios gestores y uno o ms socios comanditarios o capitalistas. Los socios
gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los
socios capitalistas o comanditarios solo responden por sus respectivos aportes.
Cuando se constituye ste tipo de sociedad, se debe defnir en la escritura pblica
10
el tiempo de duracin de la empresa. Solo los socios gestores podrn administrar
la sociedad o delegar esta administracin en terceros, cosa que no podrn hacer
los socios capitalistas. Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital
mientras los gestores aportan la administracin de los capitales y el desarrollo de
los negocios.
Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual se forma
exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o ms socios
colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra y compaa o su
abreviatura & Cia y seguido de la abreviacin S. en C.
Se constituye mediante escritura pblica en- g) Sociedad Comandita por Acciones:
uno o ms socios gestores y por lo menos 5 socios capitalistas o comandita-
rios. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las
operaciones y los socios capitalistas solo responden por sus respectivos apor-
tes. Cuando se constituye ste tipo de sociedad, se debe defnir en la escritura
pblica el tiempo de duracin de la empresa, solo los socios gestores podrn
administrar la sociedad o delegar esta administracin en terceros, cosa que no
podrn hacer los socios capitalistas. El capital se representa en acciones de igual
valor, que son ttulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los
socios gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte
del capital. Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la cual
se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o ms
socios colectivos, seguido de la palabra y compaa o su abreviatura & Cia
seguido en todo caso por las palabras Sociedad en Comandita por Acciones o
su abreviatura SCA.
Se constituye mediante escritura, acta de constitu- h) Empresa Asociativa deTrabajo:
11
cin o estatuto ante notario o juez con el debido reconocimiento de frma y conte-
nido del documento. Sus miembros sern mnimo tres y mximo diez si es para
producciones de bienes, pues si es una empresa de servicios sus socios sern
20 mximo. Todos ellos estarn representados por su aporte laboral y adicio-
nalmente en especie o bienes y respondern de acuerdo a la norma del Cdigo
de Comercio. Particularmente sta empresa constituida con su persona jurdica
debe registrarse ante el Ministerio de Proteccin Social. El tiempo de duracin
debe estar claramente determinado y su capital esta expresado en aportes labo-
rales, de tecnologa, propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en
activos y dinero. Ser un director ejecutivo el representante legal de este tipo de
empresa y har lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados,
a su vez la razn social debe acompaarse con la denominacin Empresa Aso-
ciativa de Trabajo.
12
1. Nombre de la organizacin.
2. Consulta de Homonimia, se debe realizar la consulta del nombre, que se pretende dar a la
nueva organizacin, si el nombre de la organizacin ya existe, tendrn que reestructurar
este mismo.
3. Consulta de uso de suelo.
4. Consulta de antecedentes marcarios y registros de marcas a travs del PAC de la Superin-
tendencia de Industria y Comercio.
5. Suscripcin de minuta a travs del portal Web.
6. Prescripcin en el RUT.
7. Prescripcin en el registro mercantil.
8. Matricula mercantil del establecimiento de comercio.
9. Pago de impuesto de registro.
10. Formalizacin del RUT.
11. Obtener el certifcado de matrcula mercantil y de existencia y de representacin legal.
12. Inscribir los libros propios de la sociedad no contables (Actas de junta directiva, de registro
de acciones).
13. Asignacin del cdigo de industria y comercio.
14. Notifcacin de apertura del establecimiento de comercio a planeacin.
2.2 CAPITULO 2: PLANEACION ORGANIZACIONAL
2.2.1 TRAMITES LEGALES
La realizacin de esta documentacin se debe hacer a travs de la pgina web de los Centros
de Atencin Empresarial de las Cmaras de Comercio. www.rue.com.co, www.crearempre-
sa.com.co, www.camarabaq.org.co
13
2.2.2 ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
Un organigrama es un grafco que representa en forma detallada y jerrquica como se dis-
tribuyen las reas, los cargos y las funciones en la empresa. El ms comn y conocido es el
organigrama piramidal.
El organigrama de la empresa sirve para:
ORGANIGRAMA EMPRESARIAL:
Visionar en forma general la estructura de la empresa
Mejorar y clarifcar los roles de cada seccin y actividades especifcas.
Conocer el departamento o seccin de la empresa al que pertenece cada empleado.
Entenderlosrolesyresponsabilidadesindividualesdelosempleados.
Generar claridad sobre el orden jerrquico de la empresa.
AREA DE MERCADEO Y VENTAS:
Es el rea de donde parte el negocio de la empresa o el proceso de produccin, si es una em-
presa o el proceso de produccin, si es una empresa industrial; tiene varias funciones:
Estudiar los mercados : Proveedores, Clientes, Competencia.
Estudiarelcrditoparalosnuevosclientes.
Analizarlosproveedoresdemateriasprimaseinsumos.
14
AREA DE RECURSOS HUMANOS:
Donde se administra el personal de la empresa; tiene, entre otras, las siguientes funciones b-
sicas:
Contratacin
Nomina
AREA DE PRODUCCION:
Compuesta por dos departamentos:
Diseo:Seencargadeactualizarlosestilosymodelosdeproductos o servicios que tiene la
empresa, con base en las investigaciones que realiza en el medio.
Ensamble: Bajo cuya responsabilidad estn el corte y el acomodo de los diferentes
componentes del producto, con base en los diseos recibidos
AREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS:
En esta rea estn concentrados todos los documentos y datos que se procesan, ejecutan o
reciben en la empresa. Es la seccin donde se lleva en forma organizada toda la informacin,
la que servir para elaborar los informes y obtener los datos con los cuales se debe determinar
el estado de la empresa. Tales documentos hace referencia a:
Contabilidad,Costos y Presupuestos
Finanzas.
15
En resumen, los planes de la empresa se deben integrar a cada una de estas reas y funcio-
nes operativas.
En el desarrollo de la planeacin se han de tener en cuenta los siguientes aspectos como
puntos de partida:
2.2.3 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES
1. Misin:
Es el motivo, propsito, fn o razn de ser de la existencia de una empresa u organizacin
porque defne:
1. lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta,
2. lo que pretende hacer, y
3. el para quin lo va a hacer;
y es infuenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la
organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos
o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintiva.
2. Visin:
Es una exposicin clara que indica hacia dnde se dirige la empresa a largo plazo y en qu
se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologas, de las nece-
sidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas condiciones
del mercado, etc.
3. Objetivo General de la empresa:
Deben expresar las metas que se propone alcanzar la empresa a nivel global y a largo
plazo. Deben estar subordinados a la misin de la empresa, por su concrecin se realizar
segn la situacin actual del entorno, y segn tambin la situacin actual e interna de la
empresa.
Es solo uno, y debe resumir lo que hace la empresa, sintetizar la razn de ser de la misma.
16
4. Objetivos Especfcos:
Este punto se debe redactar asi:
a. Inicia con un verbo en infnitivo
b. Es corto, conciso, claro.
c. Est ubicado en el tiempo ( aos, meses, das ,horas ) que se demorar la ejecucin
del proyecto.
d. Esta localizado en un espacio geogrfco determinado (La empresa, el rea, el barrio,
la ciudad o el pas) donde se realizar.
e. Es medible (Determinado por una cifra, un porcentaje, un numero o indicador), de
esta manera se puede evaluar su cumplimiento, su avance o retroceso.
5. Valores y principios :
Son pilares ticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra empresa y nos permiten
crear nuestras pautas de comportamiento, No olvidemos que los valores son la perso-
nalidad de nuestra empresa y no pueden convertirse en una expresin de deseos de los
dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad. No es recomendable formular ms de
6-7 valores principios si no, perderemos credibilidad. Responder a las siguientes preguntas
nos ayudara, a defnir nuestros valores corporativos:cmo somos?, en que creemos?.
6. Metas:
Las metas son objetivos a corto plazo. Tambin son cuantifcables y medibles y pueden ser
mensuales o hasta logros en el da a da. Tambin tiene que estar alineado en el marco y
en el tiempo con el objetivo.
7. Polticas:
Es una declaracin de principios generales que la empresa u organizacin se compromete
a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices bsicas acerca del comporta-
miento que se espera de sus empleados y fja las bases sobre cmo realizar las activida-
des de la empresa.
17
El entorno ha cambiado. Es necesario y urgente que el empresario conozca y se apropie de
nuevas, modernas y ms competitivas formas y mecanismos para realizar los negocios. No
sirve de nada conocer muy bien los productos, los clientes, los proveedores y la competencia
si no se toman decisiones sobre mtodos y esquemas para el posicionamiento y permanencia
en el mercado. Mtodos que exigen de la bsqueda y creacin de ventajas competitivas o di-
ferenciadoras. Debe idear, consultar y mejorar para facilitar los negocios a los clientes actuales
y potenciales.
2.3 CAPITULO 3: MERCADEO
Se puede decir que el mercado es el lugar y el conjunto de transacciones, acuerdos o in-
tercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores. Implica que existe com-
petencia entre los participantes. El mercadeo, en cambio, es una serie de actividades que
realizan personas, empresas u organizaciones para estimular el intercambio y comercio de
mercancas, es decir, para estimular el mercado. Tambin signifca la realizacin de estu-
dios mediante diferentes mtodos que conducen a tener claridad sobre algunos aspectos
del mercado y que ayudan en la toma de decisiones.
2.3.1 MERCADEO Y VENTAS
Un estudio de mercados tiene multiplicidad de aplicaciones pero, en trminos generales,
sirve para conocer externamente aspectos relativos a los productos o servicios y explotar
mejor sus ventajas comparativas y competitivas. El estudio de mercados sirve para tomar
decisiones con menos posibilidades de error, en torno a los siguientes aspectos:
Diferencia entre mercado y mercadeo:
Estudio de Mercado:
Pronostico de ventas, precios, calidades, condiciones de ventas
Tipos de clientes, nichos de mercados preferencias del consumidor.
Proveedores, competencia, productos, servicio, prospectiva del mercado.
18
Los estudios de mercados deben ser llevados a cabo en el rea geogrfca donde la empresa
ha de adelantar sus acciones, en os nichos de mercado donde se pretende impactar, acorde
con los productos o servicios que se comercializaran.
Los estudios de mercadeo se realizan tradicionalmente bajo una metodologa directa, median-
te el muestreo, con la aplicacin de encuestas el uso de la estadstica. Esta tcnica consiste
en efectuar el anlisis tomando una muestra de la poblacin (mnimo 25%) que se encuentra
en el radio de accin de la empresa; luego se resumen los datos mediante la elaboracin de
tablas (tabular los datos) y se proyectan a la poblacin total de inters. Este mtodo es sencillo
y se puede consultar fcilmente en internet, donde aparecen, inclusive, los tipos de preguntas
que pueden utilizarse en la averiguacin.
Tambin existen otros mtodos como los paneles de consumidores y la observacin directa
Los paneles de consumidores:
El empresario tambin puede acudir a otras fuentes de informacin relevante como base de
la investigacin de mercados, son los datos externos. Las revistas especializadas, la prensa
econmica, las investigaciones acadmicas, estudios contratados por entidades e institucio-
nes con competencia sectorial, entre otras, pueden ser un apoyo importante
Son grupos de compradores que se renen en un mismo sitio y a los cuales se les da
una degustacin, se les presenta el producto, servicio o la empresa y se recogen sus
apreciaciones.
Es el anlisis que se hace del comportamiento del consumidor, sus gustos y preferen-
cias. El investigador trata de deducir, entre otras cuestiones, por que el consumidor es-
coge una marca y no la otra, cual es su mtodo de seleccin y que le llama la atencin
en el exhibidor. Este mtodo debe realizarse sin que el observador se d cuenta, para
no afectar su comportamiento.
La observacin directa:
19
Los pasos para realizar una investigacin de mercados
1. Defnicin del plan general de la investigacin
2. Defnicin de los objetivos de la investigacin
3. La investigacin bibliogrfca
4. Cuestionario de la encuesta
5. Prueba piloto
6. Personas que realizaran la encuesta
7. La encuesta
8. Tabulacin de los datos
9. Interpretacin de los datos
10. Toma de decisiones
2.3.2 RECOMENDACIONES PARA EFECTUAR LAS COMPRAS Y LAS VENTAS
Para las compras:
Realizar tres cotizaciones antes de defnira quien hacerlascompras.
Someter las cotizaciones a un anlisis previo: calidad, precios, tipos de productos res-
ponsabilidad, cumplimiento, tiempos de entrega, sistemas y plazos para pagos, siste-
mas de transporte, tiempo de abastecimiento, seguridad, posicionamiento de marca,
servicio postventa, capacidad tcnica, capacidad fnanciera, garantas, seguridad y ubi-
cacin.
Evaluar peridicamente para verifcar si el proveedor actual continua siendo el mejor.
Conocer el Sistema de Informacin para Contratacin Estatal SICE en el caso de los
mercados pblicos; esto le permitir clasifcar sus compras y adems venderles a los
entes del estado con la codifcacin adecuada.
Realizacin de la cotizacin o preventa.
Aceptacin o confrmacin de condiciones ( pedido de cliente).
Para las ventas:
20
Cumplimiento de las condiciones por parte de ambos participantes (vendedor y
comprador) anticipos, crditos, pago de contado, etc.
Facturacin; segn las normas , se expiden dos copias, mnimo; una parte el cliente
y otra para la contabilidad en la empresa
Despacho o entrega de la mercanca
Servicio posventa: consulta sobre la satisfaccin del cliente.
El mercado ha dado un paso que obliga al empresario a comprenderlo y utilizarlo El comercio
electrnico rompe con las tradicionales esquemas de negociacin y establece un nuevo marco
practico y jurdico para realizar negocios, por lo que es importante que cualquier empresario
que aspire a realizar negociaciones por este medio reciba una asesora previa, dado que este
nuevo esquema no esta lo sufcientemente reglamentado aun.
Las tecnologas de la informacin y la comunicacin TIC son un conjunto de herramientas que
sirven como soporte de la informacin y canales de comunicacin relacionados con el almace-
namiento, procesamiento y digitalizacin de datos. Las TIC hacen referencia a los dispositivos
electrnicos utilizados en comunicacin. Actualmente son herramientas de uso disponible para
todo empresario.
El comercio electrnico (mercado virtual) tiene como fn generar relaciones a travs de Inter-
net, en lugar de hacerlo, como tradicionalmente se ha hecho, por intercambios fsicos direc-
tos. Ambas formas de relacin. Virtuales y fsicas directas-permiten a las empresas ser ms
efciente y fexibles en sus operaciones internas; mejoran la relacin con los proveedores, y
permiten obtener mayores momentos positivos con los clientes cuando es posible optimizar
los procesos.
Por tales consideraciones, es pertinente hacer varias recomendaciones que el empresario
debe tener en cuenta para realizar comercio electrnico y hacer uso adecuado de las TIC:
2.3.3 MERCADEO Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
21
La base para desarrollar el comercio electrnico consiste en dotarse de herramientas que
permitan transacciones accesibles legales y seguras, indispensables para tener una relacin
empresa cliente confable. Para lograr este ambiente el empresario debe procurar que:
Seguridad, desempeo, disponibilidad y logstica
Accesoauncorreoelectrnico
Presencia en Internet
Toda transaccin cuenta con un mecanismo de proteccin razonable que impida que
terceras personas tengan acceso a la informacin que se transmite;
Cuando los consumidores manifesten que no desean recibir mensajes comerciales por
correo electrnico , respetar su decisin:
Al momento de la negociacin, incluir informacin sufciente sobre los trminos, condi-
ciones y costos asociados con la operacin de comercio electrnico que se inicia; de
este modo, permitir a los consumidores tomar una decisin bien informada antes de
participar en la transaccin.
Para el pago, es muy importante proporcionar a los consumidores mecanismos segu-
ros y fciles de usar
Con respecto a la proteccin de los datos personales y comerciales de sus clientes,
brindarles garanta de confabilidad. Solo utilizar dicha informacin para fnes autoriza-
dos por ellos y permitidos por la ley
Las personas le autoricen para recolectar y usar sus datos personales cuando se re-
quieran en otros espacios de la empresa.
Con el fn de evitar perdida de informacin, realizar una copia de seguridad peridica.
Actualice la informacin con frecuencia para que sea veraz y completa y;
Cuando el cliente desee revisar y actualizar o retirar su informacin
personal, debe contar con el mecanismo conveniente para hacerlo confadamente.
22
Pero lo anterior no es sufciente, el empresario debe tener algunos cuidados al momento de
realizar una venta por medios electrnicos:
Confrmar cada paso del proceso de venta y la adecuada recepcin del pedido.
Expresar con claridad el tiempo lmite para revocar el pedido.
Y al momento del pago electrnico, debe actuar con claridad:
Especifcarle al cliente la fecha exacta en la que se le cargara el cobro a su tarjeta de
crdito, brindarle otras posibilidades de pago.
Usar un sistema seguro para el pago.
Entregar la factura de compra
Enviar por escrito el proceso de devolucin y adjuntar la garanta del
producto.
Anexar las instrucciones de uso, montaje y cuidados
Avisarpreviamentesinosepuedecumplirconlostiemposdeentrega,y
Asegurarse de que el cliente reciba el producto y se encuentre a gusto con el ( servicio
posventa)
Por lo ltimo, cuando entregue el producto debe asegurarse de:
23
El rea de gestin humana se ha convertido en un pilar fundamental en el manejo de las rela-
ciones laborales, el fortalecimiento de la cultura organizacional y la promocin de un excelente
clima laboral y organizacional.
Su aporte permite garantizar un personal idneo y competente, capaz de aportar a la ejecu-
cin de la estrategia defnida por la organizacin, desarrollar las competencias que aumenten
la productividad a travs de programas de formacin y entrenamiento de personal, desarrollar
actividades orientadas al bienestar de los colaboradores y de sus familias e integrar los aspec-
tos legales requeridos en salud ocupacional y seguridad industrial.
2.4 CAPITULO 4 DE LOS RECURSOS HUMANOS Y
LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
2.4.1 DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS
2.4.2 DE LAS FUNCIONES DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS
Las responsabilidades del departamento de recursos humanos se defnen, por tanto, en el
contexto descrito, independientemente del tamao de la empresa y de quien asuma la tarea
central de garantizarlas:
PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL
1. Creacin de perfles ocupacionales. Estructurar cuales son las vacantes ofertada, con los
requisitos que necesitan para el puesto de trabajo.
2. Publicaciones de los perfles ocupacionales en las pginas de las agencias de empleos:
apoyarse en las diferentes bolsas de empleo para la divulgacin de las vacantes ofertadas.
3. Recopilacin, estudio y seleccin de las hojas de vida: Recopilar las hojas de vida y com-
para el perfl ocupacional Vs perfl profesional
4. Pruebas psicotcnicas, tcnicas y entrevistas: Las entrevistas le brindan la oportunidad de
demostrar su competencia ante el empleador, demodo que vale la pena estar bien prepa-
rado.
FUNCION 1: RECLUTAMIENTO Y SELECCION
24
El empleador est buscando lo que usted puede ofrecer a la compaa: sus aptitudes, habili-
dades, conocimiento y vitalidad.
Cmo se entero de esta vacante?
Hbleme de usted?
Con quien vive?
Qu hace sus padres y hermanos?
Cules son sus metas en corto, mediano y largo plazo?
Por qu desea trabajar aqu?
Qu le puede aportar al puesto y a la organizacin?
Por qu abandon su ltimo empleo?
Por qu est buscando trabajo, tiene alguna necesidad en su actual labor?
Qu ha hecho mientras estaba sin trabajo?
Cmo se defne en una sola palabra?
Cul es su punto ms fuerte?
Cul es su punto ms dbil?
Cules son sus expectativas respecto del salario?
Preguntas Frecuentes:
5. Seleccin del personal: Despus de haber estudiado todos los perfles y la realizacin de
la prubas psicotcnicas, se escogen a los candidatos para el puesto.
6. Pruebas mdicas: Se realizan los exmenes mdico de rutina: Visin, auditivo, gravidez,
VIH
7. Induccin y frma de contrato: Espacio donde ofcialmente se da la bienvenida a los nue
vos colaboradores, presentar las condiciones, responsabilidades de los puestos y frma del
contrato.
25
El responsable del rea en la empresa es el encargado de realizar los contratos de trabajo,
Decide qu clase de contrato se considera mas conveniente para la empresa; esta puede ser
verbal o escrito, aunque para efectos de seguridad documental y de confabilidad de los datos
que hacen parte del contrato laboral resulta mejor formalizarlo por escrito. Los contratos con
menores de 18 aos debern tener un permiso de la autoridad competente (inspector de tra-
bajo, inspector de polica, alcalde, padres)
De acuerdo con los criterios analizados, se podr realizar alguno de los siguientes tipos de
contrato con el empleado:
FUNCION 2: CONTRATACION
Termino fjo: Este tipo de contratos contempla una duracin entre mnimo un da y mximo
tres aos, segn acuerden las partes. Es indispensable que el contrato quede por escrito;
debe respetar el rango de tiempo establecido por la Ley 50 de 1.9901, y para la termina-
cin del contrato se recomienda dejar por escrito el preaviso correspondiente de mnimo 30
das. Cuando el periodo de tiempo del contrato es inferior a un (1) ao, el periodo de prue-
ba debe ser la quinta parte del tiempo acordado. Debe cumplirse el requisito de preaviso,
salvo si la duracin es menor a treinta das. Este tipo de contrato puede ser renovado hasta
por tres (3) veces y por periodos iguales o superiores al inicial.
Trmino indefnido: La caracterstica principal de ste contrato es que no tiene fecha de
terminacin. Las partes pueden darlo por terminado cuando lo decidan ya sea de manera
unilateral, o por falta grave al reglamento o normas internas de la Empresa, que amerite su
cancelacin.
Por aprendizaje: cuando se apoya con practicantes y la empresa los cobija con el 75% del
salario mnimo
Prestacin de servicios: este tipo de contrato laboral va de acuerdo a un tiempo estipulado,
con funciones y objetivo especfco y el empleado debe asumir sus prestaciones sociales.
8. Tipos de Contrato:
26
Realizar con el empleado una induccin adecuada. Antes de iniciar sus labores, es muy impor-
tante que se le haga una ordenada induccin en lo relativo a la empresa: presentar al personal,
hacer un recorrido por las instalaciones, darle a conocer el quehacer, la historia y el desarrollo
de la organizacin. Esto puede ayudar a mejorar sus labores e ingresar con un mayor sentido
de pertenencia de igual manera es conveniente pasar por la red interna un mensaje o comu-
nicado en el que se anuncia el nombre y la foto de las nuevas personas que ingresan a la
compaa y dndoles la bienvenida. Adems, inducirlo en el cargo. Llevar al nuevo empleado
al puesto de trabajo y asignarle una persona para hacer el empalme y resolver las dudas; de
preferencia, quien realizaba anteriormente las labores que e desempeara o alguien que co-
nozca bien el cargo.
9. Entrega de manual de funciones y procedimientos.
FUNCION 3: INDUCCION
Tanto el empresario como el responsable del rea de recursos humanos deben conocer a ca-
balidad las reglamentaciones colombianas en materia salarial y de prestaciones sociales, esto
evitar posible sanciones
De igual se debe tener en cuenta que toda remuneracin que se le asigne al empleado cons-
tituye salario, dado que el estipendio puede ser en dinero, en especie, mixto o salario integral.
Toda forma de pago deber constar por escrito en el contrato:
FUNCION 4: PAGO DE PRESTACION SOCIALES
27
28
El proceso de comunicacin organizacional es vital dentro de una organizacin, consiste en
el proceso de emisin y recepcin d mensajes dentro de una organizacin, desde informacin
interne y externa.
La organizacin distingue tres sistemas:
2.4.3 COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
Operacionales: Se refere a tareas u operaciones.
Reglamentarios: rdenes e instrucciones.
Mantenimiento: Relaciones pblicas,capacitacin y publicidad.
La comunicacin organizacional adquiere un carcter jerrquico, basado en rdenes, man-
datos, aceptacin de polticas, protocolos organizacionales para engranar la comunicacin
formal e informal con las actividades individuales para el cumplimiento efciente de las metas
de acuerdo a una comunicacin ascendente, descendente y horizontal.
1. Comunicacin verbal
Correo electrnico.
Sistemas de informaciones de apoyo (carteleras, comunicaciones internas, volantes,
etc).
Documentacin con membrete.
Comunicaciones ascendente, descendente y horizontal.
2. Comunicacin no verbal.
Buen uso del tono de voz.
Manejo de la expresin corporal.
Interpretacin de smbolos representativos de la organizacin.
Excelente presentacin personal.
Uso de las tecnologas de la informacin (computadores, telefona mvil, Tablet, port-
tiles)
29
Agencia Alemana para la cooperacin Tcnica (GTZ) (2003).
Gua de Buenas prcticas de Gestin Empresarial para Pequeas y Medianas Empresa.
CulturaE.2010Autodiagnsticos para emprendedores
Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) (1992) El procesoadministrativo, 2a
Ed., Bogota, DC; UNAD.
2.4.4 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
SITIOS RECOMENDADOS
Pginas web para consulta sobre diversos temas relacionados con las microempresas:
Organismos Internacionales:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID) www.iadb.org/int/sta/SPANISH/staweb
Comisin Econmica para Latinoamericana y el Caribe: www.eclac.org
TheBenchmarkingExchangewww.benchnet.com.
Organizacin Mundial del Comercio (OMC) : www.wto.org
Organismos Nacionales:
Corporacin para el desarrollo de las microempresas Interactura: www.interacturar.org.co
Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales ( DIAN) www.dian.gov.co
Fondo Emprender: www.fondoemprender.com
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) www.sic.gov.co

También podría gustarte