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PROCEDIMIENTO GENERAL

Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA


Cdigo PG-14 Edicin 0

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado: Revisado y aprobado:





ndice
1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS.............................................................................................. 3
6. SALIDAS................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO.......................................................................................... 5
9.1. ENTRADA DE LA MERCANCA (RECEPCIN) ............................................ 5
9.2. ALMACENAMIENTO ............................................................................. 5
9.3. SALIDA DE LA MERCANCA (EXPEDICIN) ............................................. 6
10. DEFINICIONES ..................................................................................... 7
11. FORMATOS Y REFERENCIAS.................................................................. 7




PROCEDIMIENTO GENERAL
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1. TABLA RESUMEN
Sectores TODOS, EN GENERAL
Tipologa del proceso GENERAL
Proceso GESTIN DE ALMACENES
Responsable/s proceso JEFE DE ALMACN, MOZO DE ALMACN
Procesos relacionados
GESTIN DE PEDIDOS Y CONTRATOS CON CLIENTES
GESTIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DE PROVEEDORES
GESTIN DE LA DISTRIBUCIN.
Entradas LLEGADA DE LA MERCANCA AL ALMACN
Salidas LIBERACIN DE LA MERCANCA FUERA DEL ALMACN


2. OBJETO
El objeto de este procedimiento es describir las tareas de recepcin,
almacenamiento (custodia y conservacin) y flujo de mercancas en un almacn, as
como la expedicin de las mismas.

3. ALCANCE
Este proceso abarcar las actividades desarrolladas en el almacn que tengan que
ver con su gestin, as como el personal y dems recursos involucrados en ellas.
Actividades a las que afecta este proceso
Todos los sectores, en general.
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4. RESPONSABILIDADES
Jefe de almacn: es el encargado de coordinar y supervisar el trabajo de los
empleados a su cargo, asignar personas a las tareas teniendo en cuenta sus
aptitudes,...
Mozo de almacn: es el encargado de realizar las tareas de traslado de la
mercanca, almacenamiento, carga/descarga,...
Aun as, no todos los almacenes tienen las mismas necesidades de personal. En los
de menor tamao, el nmero de operarios disminuye y un mismo trabajador puede
desempear funciones de puestos distintos.

5. ENTRADAS
El inicio del proceso se sita en la llegada de la mercanca al almacn, como
resultado de una necesidad concreta (pedido interno) o proveniente del rea de
produccin (si existe).

6. SALIDAS
Este proceso termina cuando las mercancas almacenadas pasan a formar parte de
un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el mbito de responsabilidad se
traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestin de la distribucin.
Este proceso termina cuando las mercancas almacenadas pasan a formar parte de
un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el mbito de responsabilidad se
traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestin de la distribucin.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Gestin de pedidos y contratos con clientes.
Gestin de compras y evaluacin de proveedores.
Gestin de la distribucin.
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8. DIAGRAMA DE FLUJO

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9. DESARROLLO
9.1. ENTRADA DE LA MERCANCA
(RECEPCIN)
La recepcin es el proceso de planificacin de la entrada de la mercanca, descarga
y verificacin de la misma.
En primer lugar, debe existir una previsin de entradas, es decir, un conocimiento
previo de las mercancas que se van a recibir. Con la entrega viene un albarn de
entrada, que se coteja con la mercanca recibida, inspeccionando sus
caractersticas, cantidades, calidad, dimensiones, etc. En este punto es habitual
extraer una muestra para su inspeccin, control de calidad,...
Como consecuencia de esto se genera un registro de entrada, donde quedar
reflejada la mercanca entrante y la rechazada (si la hubiese) as como todas las
posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de esta actividad.
A continuacin, se lleva a cabo la descarga, separacin e identificacin de los
productos/materiales recibidos, a travs de un sistema de codificacin que debe
estar previamente definido y que supone su control y localizacin en todo momento
dentro del almacn. Este sistema debe ser conocido y entendido por el personal
involucrado en esta tarea.
Por ltimo, las mercancas pasan a la fase de almacenamiento, que puede ser fijo o
temporal a la espera de su emplazamiento definitivo.
La entrada de la mercanca es un proceso crtico dentro de las actividades del
almacn, puesto que de l depende en gran medida la calidad del producto final, es
decir, cualquier error, omisin o retraso en esta fase repercute directamente en los
procesos de salida y, en consecuencia, en el nivel de servicio prestado.

9.2. ALMACENAMIENTO
El objetivo bsico de una organizacin eficiente del almacn est basado
fundamentalmente en dos criterios:
Maximizar el volumen disponible.
Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno.
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Teniendo en cuenta esto, la mercanca se distribuye de forma organizada en el
interior del almacn, con el fin de poder localizarla y gestionarla eficazmente (la
colocacin de los productos de mayor rotacin cerca de la salida reduce los
desplazamientos totales). Para conseguirlo, es necesario establecer una
metodologa de trabajo y un mapa de la zona de almacenamiento, con las distintas
secciones (mercancas peligrosas, devoluciones, productos perecederos,...)
correctamente sealizadas y codificadas.
La guarda y conservacin de la mercanca asegura el mantenimiento de sus
caractersticas ntegras hasta el momento en que tenga que ser preparada para la
expedicin.
Dentro del proceso de Gestin de Almacenes tambin se incluye el flujo de los
productos/materiales de una zona a otra del almacn. Esto se realiza a travs de
diversos medios, seleccionados en funcin de las caractersticas de la carga
(naturaleza, dimensin, peso,...), coste, distancia que se va a recorrer, etc.

9.3. SALIDA DE LA MERCANCA (EXPEDICIN)
La ltima actividad es la salida de la mercanca del almacn, como consecuencia de
un pedido.
El proceso incluye la localizacin, seleccin de las cantidades y traslado de los
productos/materiales almacenados hacia el rea de preparacin de pedidos, donde
se clasificarn, empaquetarn y etiquetarn adecuadamente.
Finalmente se procede a la expedicin de la mercanca, que concluir con la
conformidad del cliente a travs del albarn de salida.
Del mismo modo que se hace en el proceso de recepcin, antes de realizar el envo
se revisa y coteja la mercanca con el albarn de salida, tanto en cantidad como en
calidad, para evitar reclamaciones del cliente. Esto se plasma en un registro de
salida, donde queda reflejada la mercanca saliente y la rechazada (si la hubiese)
as como todas las posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de
esta actividad.
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10. DEFINICIONES
Pedido interno: es aquel realizado desde dentro de la organizacin por
cualquiera de las reas existentes, consecuencia de una necesidad
especfica.
Pedido: es aquel realizado por un cliente.

11. FORMATOS Y REFERENCIAS
- Registro de entradas.
- Registro de salidas.
- Registro de pedidos internos.
- Hoja de pedidos.
A lo largo de este proceso debe generarse un registro de entradas y otro de salidas.
Documentarlos es fundamental para llevar un control de los flujos de mercancas
entre el almacn y el exterior.
Asimismo, debe existir un registro de pedidos internos, donde se recojan las
peticiones de productos/materiales de las distintas reas de la organizacin.
La hoja de pedidos (fuera del alcance definido) pertenece al procedimiento
Gestin de pedidos y contratos con clientes, relacionado con este.
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REGISTRO DE ENTRADAS
Pxina __ de __
FECHA DE ENTRADA:
HORA DE
ENTRADA:
CUBRIR EN FUNCIN DE LA PROCEDENCIA DE LA
MERCANCA:
Proveedor: rea de produccin:
N de pedido: N de lote:
Recibido por:
CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD
UM (UNIDADES DE
MEDIDA)
OBSERVACIONES/
INCIDENCIAS


















REGISTRO DE SALIDA
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Pgina __ de
__
Fecha de salida:
Fecha de entrega:
Lugar de salida:
Lugar de entrega:
N de pedido:
Expedido por:
CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD
UM (UNIDADES DE
MEDIDA)
OBSERVACIONES/
INCIDENCIAS


















REGISTRO DE PEDIDOS INTERNOS
Pgina __ de __
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FECHA:
REA:
SOLICITANTE:
CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD
UM (UNIDADES DE
MEDIDA)
OBSERVACIONES/
INCIDENCIAS