CASO: EMPRESA CAF EXPRESS

La empresa Caf Express, fue fundada en 1978 por los hermanos Jos Elas y Jairo del
Hierro, como una empresa trilladora de caf ubicada inicialmente en la finca de su
padre en Ipiales. Inicio operaciones introduciendo al mercado una lnea de cafs de
buena calidad que se denomin Caf Excelso. Despus de 4 aos de funcionamiento
y aprovechando la bonaza cafetera de la dcada de los 80, se logr un gran repunte en
sus ventas posicionando su marca en todo el pas, convirtindose en mayorista. A
finales de la dcada fue reubicada a una bodega en Pasto con ms espacio para
almacenar el producto, lo que le permiti introducir al mercado una nueva lnea de
caf de menor calidad con el nombre Caf Corriente y as llegar a otros segmentos
ampliando an ms sus ventas.
En el 2012, Caf Express moderniz y amplio sus instalaciones quedando con una
capacidad de almacenamiento de 10.000 metros cuadrados e inicio exportaciones,
introduciendo la lnea de cafs especiales de Nario, que poseen caractersticas, fsicas,
qumicas y organolpticas sobresalientes y que hasta la fecha, las organizaciones cafeteras
del Departamento no haban sabido aprovechar, debido a la insipiente cultura en torno al
consumo de cafs especiales, el uso de procedimientos no estandarizados y la utilizacin
de tecnologas que no se ajustan a las caractersticas de las materias primas y las
capacidades reales de operacin de sus sistemas de produccin.
La estrategia exportadora con la oferta de productos de la lnea de Cafs especiales fue
bien acogida por los exigentes mercados de Europa, Asia y USA, lo que le permiti
llegar a utilizar el 85% de su capacidad, haciendo ms difcil administrar y controlar los
inventarios, a tal punto que en el ao 2013 los tiempos de entrega a los clientes
Nacionales se han alargado, afectando el nivel de servicio, presentndose agotados e
incumplimiento de pedidos.

Al ver que se pueden perder clientes y los faltantes resultan costosos en comparacin
con los costos correspondientes al mantenimiento del inventario, los hermanos del
Hierro se vieron en la necesidad de contratar, para el ao 2014, por primera vez en la
historia de la compaa, a un profesional no perteneciente a su grupo familiar, a
Alejandro Mosquera, un joven emprendedor recin egresado de la Universidad
Mariana, con un especializacin en Logstica, para estrenar el puesto de Asistente de
la Vicepresidencia de Logstica. Alejandro sabe que sus acciones sern supervisadas
pero a su vez se deben introducir polticas y cambios inmediatos que produzcan
resultados positivos importantes y considera que a los cafs Nacionales, se les debe
mejorar el nivel de servicio, para esto se defini con la Gerencia en un 97%, como la
probabilidad de no ocurrencia de faltantes, P, para la lnea de caf excelso y en un
96% , para la lnea de los cafs corrientes y as estableces una poltica que responda a
los requerimientos actuales de los clientes Nacionales.

Alrededor de las 10:30 de la maana de su segundo da, Alejandro recibe un informe
sobre el estado del inventario y los pedidos pendientes por recibir. Al principio de un
largo listado de computadora, aparece esta nota escrita a mano por el gerente de
compras, Carlos Cuellar, Adjuntos encontrar los datos referentes al inventario y el
cumplimiento de pedidos a los clientes. Tenga la seguridad de que los niveles
individuales de inventario son precisos, porque efectuamos un conteo fsico completo
de dicho inventario al final de la semana pasada. Desdichadamente, no contamos con
los registros compilados en algunas de los Distritos que solicit. Sin embargo, est
usted en entera libertad de obtenerlos por s mismo.
Un poco molesto por no tener disponible toda la informacin, Alejandro decide para
formarse una idea de la situacin general, seleccionar al azar una pequea muestra de
las tres referencias ms vendidas y compilar personalmente el inventario, los faltantes
y pedidos atrasados, los resultados de esta investigacin le revelan por qu Caf
Express decidi crear el puesto que el ostenta ahora, parece que el inventario de los
productos Nacionales est muy disperso en los diferentes canales y en los lugares
menos indicados y a pesar de que la empresa cuenta con estos inventarios, el servicio
al cliente no es satisfactorio, el 15% de la demanda no es atendida y se pierde la
venta ya que es abastecida por otros distribuidores de la competencia.

Caf Express distribuye sus productos de venta Nacional a travs de Distribuidores
Mayoristas y Minoristas ubicados en 3 Distritos: Occidente, Centro y Norte, los
primeros atienden a las grandes superficies y los segundos a tiendas y
supermercados pequeos. En cada distrito se cuenta con una Bodega o Centro
de Distribucin, con inventarios, para atender las ventas y hacer los despachos
a los clientes, el tiempo promedio en tramitar un pedido desde el recibo,
alistamiento y distribucin es de 10 das.

Despus de analizar la operacin de la Cadena de Suministro de la empresa, Alejandro
solicita a la Gerencia de Operaciones, consolidar la demanda de todos los Distritos,
centralizar el control, las existencias y los inventarios de seguridad en Pasto, trabajar
bajo pedido y catalogar como rdenes atrasadas todos los pedidos de los clientes que
no son atendidos de inmediato con el inventario a la mano. La Gerencia acepta
hacerlo, siempre y cuando se disee un sistema de pronsticos y de control de
Inventarios, integrado con produccin y ventas, que responda a esta nueva forma de
operacin y control de la demanda y de las existencias.

La investigacin realizada muestra que las exportaciones de Cafs especiales han
tenido un buen comportamiento, elaborndose contratos Marco para todo el ao. Por
eso Alejandro ha decidido concentrarse en incrementar las ventas Nacionales,
tomando como proyecto piloto los productos Caf Excelso y el Caf Corriente, ya que
si consigue demostrar avances significativos hacia una buena administracin del
inventario, su jefe, el Vicepresidente de Logstica Carlos Duque, le conceder el
respaldo que necesita para modificar el sistema de administracin de todo el
inventario.

Las compras de caf en fruto para la produccin de los Cafs, excelso, corriente y
especiales, se hacen a la Cooperativa de caficultores de Nario, donde se encuentran
afiliados los caficultores de todos los municipios del departamento, adems incentiva
la produccin de los cafs especiales en los 40 municipios de la zona norte de Nario
donde se ha logrado posicionar las caractersticas de los cafs especiales de la regin. El
grano en fruto o bayas, se empaca en sacos de 60 Kilos y se transporta en camiones al
Almacn de la empresa donde se inspecciona que no vengan granos verdes y se almacena.
El tiempo que se demora en colocar un pedido y su entrega es de 5 das, los precios de
compra de los cafs a la cooperativa son: $4.500.000 la tonelada de caf Excelso y
$4.000.000 la tonelada de caf corriente.
Las demandas de fruto de Caf Excelso, referencia FCC-01 y Caf Corriente, referencia
FCE-01, de los ltimos 2 aos se muestran en la siguiente tabla:
CAF CORRIENTE FRUTO
FCC-01
CAF EXCELSO FRUTO
FCE-01
Mes Demanda Ton Mes Demanda Ton
1 702 1 65
2 663 2 130
3 624 3 78
4 813 4 121
5 780 5 167
6 624 6 117
7 650 7 169
8 845 8 143
9 728 9 192
10 676 10 185
11 810 11 175
12 858 12 207
13 776 13 236
14 837 14 227
15 702 15 230
16 817 16 264
17 743 17 237
18 868 18 265
19 840 19 266
20 700 20 238
21 784 21 252
22 780 22 228
23 806 23 247
24 754 24 221

Una rpida revisin de los pedidos hechos en el pasado registrados en otro
documento, le revela que se han usado unos tamao de lote para la compra de estos
cafs en grano a la Cooperativa de caficultores de Nario, de 280 toneladas para el
caf Excelso y de 800 toneladas para el caf Corriente, con un tiempo promedio de
entrega de 5 das, actualmente se cuenta con 300 toneladas de inventario en grano de
caf excelso y 724 toneladas de caf corriente, no existen rdenes atrasadas y
tampoco se esperan recepciones programadas de mercanca.


Caf Express produce caf tostado natural molido, y su fabricacin consiste en pasar el
fruto recolectado por diferentes procesos, a continuacin se describen:

Proceso DESCRIPCIN
Alistamiento Preparacin de la lnea para la produccin del producto.
Lavado y
seleccin
Lavado para la eliminacin de piedras y tierra y luego proceder a rechazar las
bayas inmaduras y demasiado maduras.
Clasificacin Clasifican de las bayas en funcin del tamao, hacindolas pasar por una
serie de cribas y compuertas, esto permite mejorar el rendimiento en las
despulpadoras.
Despulpado Los granos se pasan por la mquina despulpadora para eliminar la cscara
roja externa y parte de la pulpa adherida a los granos.
Fermentacin Las bayas permanecen en remojo unas 36 horas para que la pulpa todava
adherida y la capa mucilaginosa se descompongan por las enzimas naturales
del muclago, que dejan los granos con slo la cubierta apergaminada.
Enjuague y

Los granos, una vez eliminado el muclago pero todava con el pergamino,
son enjuagados, aclarados.
Secado Los granos, son introducidos a una mquina secadora a baja temperatura
hasta que su contenido en humedad sea de un 11 % o 12 %.
Descascarillado Los granos se pasan por una mquina descascarilladora para eliminar el
pergamino y obtener el caf verde.
Tueste El tostado se hace en hornos de trabajo continuo o discontinuo, a una
temperatura de 200 C, haciendo que el grano pierda la humedad, (prdida
de peso 16 %-18 %), aumente el volumen, cambie de color y se desprendan
de l compuestos aromticos voltiles, una vez alcanzado el nivel de tostado
deseado de enfra inmediatamente.
Molienda Utilizando molinos de rodillos mltiples, el grano se muele hacindolo pasar
por los diferentes pares de rodillos, y el grado de molienda se determina por
el nmero de pares de rodillos empleado. Una vez molido, el caf se pasa a
los silos de desgasificacin dejndolo varias horas antes de envasarse.
Envasado Se envasa en frascos y en paquetes al vaco. Despus de introducir el caf
tostado y molido en los paquetes, se extrae el aire de su interior y se cierra
hermticamente. El caf envasado se coloca en cajas de cartn, se paletiza y
envuelve en film plstico retrctil para ser transportado en camiones hasta el
punto de entrega.

Para el ao 2014, el rea de Operaciones ha estimado para la planificacin de la
produccin, que las tasas de produccin sern: 15 Ton/ turno para el caf Excelso y 30
Ton/ turno para el caf corriente, un tiempo de alistamiento igual para cada lnea de 30
minutos, con un costo de $800.000 y el clculo de los tamaos de los lotes de produccin,
EPQ, se harn teniendo en cuenta que los productos en la medida en que se van
fabricando, se pasan al Centro de Distribucin para atender la demanda y el costo del
faltante por desabastecimiento de caf en grano de cualquier referencia ser de $ 800.000
por ocurrencia. Con la Gerencia de Operaciones, Alejandro acuerda asignar un Nivel de
servicio, P, para estas materias primas, de los cafs nacionales del 95%.

El caf Excelso, referencia CE- 01, se procesa y se vende en todos los Distritos, como un
caf diferenciado de alta calidad, la demanda siempre estuvo en aumento, generando
un crecimiento en ventas muy importantes y un gran posicionamiento de la marca, sin
embargo los problemas de abastecimiento que afronta la compaa en el ltimo ao,
ha originado una estabilizacin de las ventas y preocupacin en la Gerencia.
A continuacin se presentan la demanda de Caf excelso en los ltimos 32 meses.
MES DEMANDA MES DEMANDA
1 28 17 147
2 25 18 142
3 73 19 134
4 61 20 159
5 57 21 181
6 70 22 168
7 44 23 168
8 68 24 188
9 50 25 175
10 100 26 189
11 60 27 190
12 93 28 170
13 128 29 180
14 90 30 175
15 130 31 190
16 110 32 170

El caf Corriente, referencia CC-01, despus del ingreso del producto hace 27 meses a
la Regin caribe, Distrito Norte, que genero un cambio importante en las ventas, se ha
venido vendiendo con una tendencia creciente moderada, sin embargo el nivel de
servicio no ha sido el satisfactorio ya que se han venido presentando faltantes por
errores en el pronstico, en el reabastecimiento oportuno de los niveles de inventario
y en la estimacin de los inventarios de seguridad, creando inconformidades en los
clientes. Se procesa y se vende masivamente en todos los Distritos, es altamente
competido y sensible a su precio, donde el nivel de servicio es fundamental para su
comercializacin en todos los canales, la demanda de los ltimos 50 meses se presenta
en la siguiente tabla:

Mes Demanda Ton Mes Demanda Ton
1 280 26 500
2 45 27 540
3 305 28 510
4 140 29 480
5 200 30 625
6 130 31 600
7 160 32 480
8 75 33 500
9 240 34 650
10 48 35 560
11 98 36 520
12 280 37 600
13 50 38 635
14 135 39 575
15 230 40 620
16 200 41 520
17 78 42 605
18 155 43 550
19 110 44 620
20 155 45 600
21 180 46 500
22 170 47 560
23 510 48 600
24 480 49 620
25 560 50 580
Los precios a los Distribuidores de cada referencia se fijan por Kilo, independiente de
su presentacin, se hacen inventarios de cada referencia en sus diferentes
presentaciones, 125, 500 y 1000 gramos, se empaca en caja corrugada y se despachan
a la bodega del distrito, el precio acordado para el ao 2014 es de $12.000/ Kg para el
caf Excelso y $ 9.000/ Kg, para el caf Corriente, cmo no se ofrecen descuentos por
cantidad para estos dos productos, los mrgenes de utilidad sobre el precio son, del
40% y el 30% respectivamente.

Caf Express estima que el costo de mantener el inventario es del 10% anual y se ha
tenido en cuenta los costos de almacenamiento, depreciacin, impuestos, seguros y
daos. El costo para Caf Express para colocar un pedido de compra a proveedores se
estiman en $160.000 y no se hacen cargos por transporte ya que la cooperativa cubre
este servicio.

Preguntas

Pngase usted en el lugar de Alejandro Mosquera y prepare un informe detallado, para
los hermanos del Hierro, sobre la forma de administrar los inventarios que contenga:

1. Un mapa de flujo de los procesos que agregan valor con el nuevo esquema de
operacin de la cadena de suministro propuesta por Alejandro y sus comentarios sobre
la estrategia de Operaciones.


2. Utilizando el modelo de pronsticos, Suavizacin exponencial Simple con el Alpha
ptimo, pronostique la demanda esperada de las materias primas, Caf EXCELSO, FCE-
01 y Caf Corriente, FCC-01, calcule todos los indicadores y la desviacin estndar, las
grficas son necesarias.

3. Utilizando el modelo de pronsticos, SIT, con las constantes ptimas, pronostique la
demanda esperada de los productos terminados, Caf Excelso, CE-01 y Caf Corriente,
CC-01, calcule los indicadores y la desviacin estndar, las grficas son necesarias.