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Informe de Auditoria

Referencia a la Norma ISO 9001:2008


Cdigo: UDAGUANAJUATO-SGC-001 Revisin: 0


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UNIVERSIDAD DEL ALTIPLANO

NO. DE AUDITORIA: 1
PROCESO: Compras y recursos humanos

FECHA: 30/07/2014
AUDITOR LDER: Jos de Jess Martnez Martnez

GRUPO AUDITOR:
Equipo de recursos humanos
Erick Cruz Mndez (coordinador)
Luvianca Armas Snchez
Alfonso Nuche Santacruz
Ing. Ivn Mata Muoz
Mishel Fernando Fragoso

Equipo de Compras:
Jos Pablo Carreto cortes (coordinador)
Lizet Cuatepitzi Prez
Alexandra Hernndez Hernndez
Desposoria Nava Galicia
Hctor Garca Torres
Erick Barranco Vargas


DOCUMENTO DE REFERENCIA ISO-9001:2008 COPANT/ISO 9001:2008
NMX-CC-IMNC-2008

OBJETIVO
Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con respecto a la
norma ISO 9001:2008.

ALCANCE
Aplicara los procesos relacionados con recursos humanos y compras de esta
institucin educativa

PERSONAL CONTACTADO
NOMBRE PUESTO
Emmanuel Hernndez Lpez Director de la Universidad
Jos Alberto Hernndez Vsquez Secretario
Marco Antonio Vsquez Jurez Jefe de compras
Erick Suarez Mendosa
Giovanni Lpez Rodrguez
Ulises Cuhautle Flores
Cristian Hernndez Valadez
Compras
Carlos Alfredo Castillo Serrano Jede de Recursos Humanos
Giovanni Romero Snchez
Marcos Chvez Flores
Gerardo Rufino Snchez Prez
Recursos Humanos




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NO CONFORMIDADES
En la revisin al sistema de gestin de calidad se encontraron un total de 5 No
conformidades

1. Durante la auditoria en las actividades de capacitacin del proceso de RH
se observ que el personal no cuenta con documentacin certera y aprobada
por la alta direccin con respecto a la planeacin del proceso de capacitacin,
aunado a esto se detecto desorden en la disponibilidad de documentos
adems de no encontrar la suficiente evidencia sobre algn mtodo e
indicador de reclutamiento, seleccin, induccin y capacitacin de personal.

Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 4.2.4
Control de los registros, que establece: Los registros establecidos para
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la
operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La
organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.

Es muy importante corregir esta situacin ya que favorecera una mejor
administracin y el control sistemtico de registros adems de seguridad, de
no ser corregida esta situacin se corre el riesgo de perder archivos,
incluyendo la duplicacin de documentos en distintas ubicaciones y la
generacin de distintas versiones incontroladas de un mismo documento.
2. Se ha detectado que en rea de almacn no hay registros sobre entradas y
salidas de producto, facturas de compra, niveles de inventario actual,
identificacin y jerarqua de productos.

Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 4.2.4
Control de los registros, que establece: Los registros establecidos para
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la
operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La
organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.

La importancia de solucionar este problema ayudara a tener una mejor
gestin y seguridad de bienes y/o activos fijos en el rea de almacn, si esta
situacin no es corregida existe la posibilidad de tener exceso de inventarios,
baja calidad de los materiales dada su caducidad, robo, mermas, desorden,
inventarios inexactos y altos costos de almacenamiento.
3. En el rea de recursos humanos no se detecto evidencia sobre algn tipo
de estructura organizacional y/o organigrama, tambin no se encontr
documentacin alguna sobre los procesos realizados en esta rea.

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Esto hace un incumplimiento a la Norma ISO 9001: 2008 en el apartado 4.2
Requisitos de la documentacin
4.2.1 Generalidades
La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:

a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades

Es de suma importancia darle solucin a esta situacin ya que de esta forma
se asignaran roles y responsabilidades en el personal, por otra parte
permitira orientar y redefinir los principales elementos del proceso para la
reinvencin del mismo de acuerdo a lo que cliente considera de valor. De no
ser solucionado esta problemtica existe el riesgo de que el personal confunda
tareas y funciones, se perderan los objetivos centrales de la organizacin,
existira una baja comunicacin entre el personal, lentitud en la realizacin de
actividades.
4. Dentro del organigrama general mostrador por el director, no se detecto un
encargado del proceso de mantenimiento, por lo que la institucin no muestra
alguna evidencia sobre algn programa de mantenimiento a infraestructura.

Esto hace un incumplimiento a la Norma ISO 9001: 2008 en el apartado 6.3
Infraestructura.
La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La
infraestructura incluye, cuando sea aplicable:

a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados

El solucionar este problema ayudara a la organizacin a la reduccin de fallas
improvistas, a la disminucin de pagos por tiempo extra de los trabajadores de
mantenimiento en ajustes ordinarios y en reparaciones espontaneas, habra
mayor seguridad y proteccin para el personal/alumnos de la institucin. De no
solucionarse este problema existe el riesgo de que haya un mayor deterioro de
las instalaciones, accidentes laborales, fallas imprevistas, tiempos
prolongados de reparacin y precios muy costosos.

5. En el rea de compras no se encontr evidencia sobre algn procedimiento
registro y responsable relacionado al manejo de producto no conforme.

Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.3
Control de producto no conforme que establece: La organizacin debe
asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del
producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no
intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir
los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el
producto no conforme.

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a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada;
Es importante solucionar este problema ya que se reduciran las mermas,
habra mejor manejo de materiales y se reducira el inventario, lo cual
impactara en tener la cantidad exacta, en el tiempo exacto y en las
condiciones solicitadas. Por otra parte si esta problemtica no es solucionada
existe el riesgo de que se no se ocupen adecuadamente los espacios
destinados para inventario, posibilidad de riesgos sanitarios, incremento en el
costo de mantencin.

6. En el proceso de compras no se detecto evidencia sobre algn
procedimiento registro y responsable relacionado a la toma de acciones
correctivas en relacin a las no conformidades en sus productos adquiridos.

Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.5.2
Accin correctiva que dice:
La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de las no
conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones
correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas.

b) determinar las causas de las no conformidades,
c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir.

Es importante solucionar esta problemtica ya que permitira solucionar de
forma inmediata las no conformidades en los productos adquiridos y as evitar
su repeticin. De no implementarse una solucin a esta situacin se corre el
riesgo de seguir teniendo producto no conforme y no atacar las causas races.

6. En el proceso de compras no se detecto evidencia sobre algn
procedimiento registro y responsable relacionado a la toma de acciones
preventivas en relacin a las no conformidades en sus productos adquiridos.

Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.5.2
Accin correctiva que dice:
La organizacin debe determinar acciones para eliminar las causas de no
conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones
preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos
para:
a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas
c) determinar e implementar las acciones necesarias

Debe solucionarse esta problemtica puesto que su impacto sera importante
ya que servira para prevenir posibles no conformidades y evitar su probable
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aparicin. En caso no de realizarse algn tipo de solucin a esta problemtica
se corre el riesgo de no tener especulaciones sobre supuestas causas de no
conformidad, no se detectara el alcance, gravedad y efecto de tal
inconformidades.



OPORTUNIDADES DE MEJORA
No todos los documentos son digitales, recibos, facturas, ordenes de entrada y
salida de producto son de manera impresa, con su respectivo sello y
aprobacin por la autoridad en turno.
Todos los documentos cual sea su forma de presentacin deben tener sello,
firma y visto bueno por parte de la alta direccin.
En la prxima auditoria a realizarse en esta institucin brindar un trato
hospitalario ms digno para los auditores (tal fue el caso de mantenerlos de
pie por un tiempo prolongado).



JOSE DE JESUS MARTINEZMARTINEZ
LIDER AUDITOR
FECHA DE ENTREGA DE REPORTE
30 DE JULIO 2014