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ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD
La direccin de un negocio requiere adoptar normas de conducta, formular juicios y
desarrollar mtodos. Para que estas normas, juicios y mtodos sean eficaces, tienen que
fundamentarse en una informacin amplia y exacta, y esta informacin ha de obtenerse
en gran parte de los registros de contabilidad y estadstica. No basta para estos efectos
con la preparacin de tales registros, sino que es preciso analiar, ordenar e interpretar
la informacin que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en
consecuencia. ! este fin, ha de adaptarse una organiacin capa de responder del
cumplimiento de este cometido.

La organiacin de la "ontabilidad en #ectificadora $otar %. !. depende en gran parte
de un inter&entor general que adem's de ejercer el alto control sobre las materias de
contabilidad, act(e como elemento directi&o y obra como asesor de los dem's jefes.
Para nosotros el inter&entor general debe ser el )erente *inanciero.
+n ciertos casos el )erente *inanciero inspecciona el departamento de "ontabilidad por
tener a su cargo todo el control financiero. ,e acuerdo a la tendencia moderna que es
organiar separadamente el departamento de "ontabilidad, con un alto funcionario a
cargo del mismo, que algunas &eces responde de su gestin ante el gerente financiero,
en lugar de hacerlo ante el presidente o el gerente general.
"-N.!,-#! )+N+#!L./ +s la funcionaria encargada del departamento de
contabilidad, responsable de que se lle&en correctamente los registros de contabilidad y
sus respaldos. ,e la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean
necesarios.
*0N"1-N+% ,+ L! "-N.!,-#! )+N+#!L./ 1ncumbe a la "ontadora )eneral,
cuidar de que pueda disponerse de la informacin necesaria para la direccin de la
empresa. ! tal fin, actuando de acuerdo con el )erente *inanciero y bajo la direccin
del mismo, tiene que preparar lo que a continuacin se expresa2
3. Los informes que requieren los altos funcionarios, cuya preparacin constituye
uno de los trabajos m's importantes de la "ontadora )eneral.
4. +l +stablecimiento de cuentas adecuadas, que ser&ir'n para la debida
clasificacin y an'lisis de la informacin que haya de someterse a los altos
funcionarios. %in ello es imposible obtener los datos de una manera
sistematiada y exacta.
5. 0n sistema de registros diarios que sir&an de medio para hacer los pases a las
cuentas. ,ichos registros son indispensables para pro&eer y sintetiar
eficamente la informacin contenida en las mismas.
6. Los diferentes tipos de comprobantes de ,iario, que han de obrar como medio
para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de
recopilacin.
La preparacin de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el
proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operacin hasta que se refleja en los
informes y su efecto final en la situacin financiera de la empresa.
-#)!N17!"18N ,+L ,+P!#.!9+N.- ,+ "-N.!$1L1,!,./
La "ontadora )eneral organia su departamento en distintas secciones, a cada una de
las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado.
,e acuerdo a los requerimientos de la #ectificadora $otar %. !. se ha di&idido en las
siguientes secciones al departamento de contabilidad2
"ontabilidad )eneral
"ontabilidad de "ostos
"lasificacin y an'lisis de &entas
%eccin de Nomina
%eccin de !creedores
%eccin de ,eudores
%eccin de *acturacin.
%eccin de 1n&entarios
*0N"1-N+% ,+ L!% %+""1-N+% ,+L ,+P!#.!9+N.- ,+ "-N.!$1L1,!,2
a: %+""1-N "-N.!$1L1,!, )+N+#!L./ La seccin de "ontabilidad )eneral
lle&a, para los efectos de control, un registro sumario de la informacin obtenida y
empleada por todas las dem's secciones. "onstituye, por tanto, la seccin central de
control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en
las dem's secciones. +sta seccin tiene a su cargo los siguientes particulares2
3. +l 9ayor )eneral, que contiene las cuentas de control para cada seccin de la
empresa.
4. +l ,iario )eneral como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de
9ayor )eneral.
5. La preparacin de comprobantes relati&os a todos los cargos. +stos cargos
pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones as como en la
misma seccin de contabilidad general.
6. La preparacin de los informes financieros que se establecen peridicamente.
;. La preparacin de informes especficos que requieran la presidencia, gerencia
general o gerencia financiera.
<. La preparacin de informes especficos que requieren las entidades
gubernamentales. =%#1, %0P+#1N.+N,+N"1! ,+ "-9P!>1!%,
90N1"1P1-. +.".:.
b: %+""1-N ,+ "-N.!$1L1,!, ,+ "-%.-%./ +sta contabilidad es
complementaria a la "ontabilidad )eneral y cuyo 'mbito es el .!LL+#. +sta seccin
tiene a su cargo el siguiente trabajo2
3. .odas las cuentas relati&as a las operaciones del .aller.
4. Las hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular.
5. #egistro de todas las acti&idades en el taller, es decir, la mano de obra directa,
las materias primas =repuestos:, los materiales y los gastos de fabricacin.
6. La preparacin del an'lisis peridico de los gastos que refleje cada uno de los
departamentos de produccin.
;. La super&isin de los &ales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales,
con objeto de hacer la clasificacin necesaria para su asiento en los registros de
costo.
c: "L!%1*1"!"1-N ? !N!L1%1% ,+ @+N.!%./ La clasificacin de las &entas es
muy extensa por lo que es con&eniente que haya una seccin separada del departamento
de "ontabilidad para clasificar cada partida de las facturas de &entas. "omo las facturas
se toman como base para los an'lisis del costo de &entas, esta seccin ser' responsable
de la exposicin de su resultado y de la clasificacin que se haga con este fin2
3. .abulacin de las facturas de &entas en la forma que con&enga a los efectos de
control.
4. La preparacin de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas.
d: %+""1-N ,+ N-91N!%./ La seccin de Nminas tiene a su cargo el trabajo
detallado a continuacin2
3. La elaboracin y c'lculo de las nminas semanales = P-# +L 9-9+N.-:.
4. La preparacin de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa,
de manera semanal.
5. La preparacin y elaboracin de planillas del 1+%% en forma mensual.
6. +l registro del record de cada empleado y trabajador a tra&s de un Aardex.
e: %+""1-N ,+ !"#++,-#+%2 La informacin que recibe esta seccin se genera
directamente del ,+P!#.!9+N.- ,+ !,B01%1"1-N+% el cual tiene dos flujos de
ingresos de datos2 compras locales e 1mportaciones. +s de la competencia de esta
seccin2
3: #egistro de las facturas de compras a pagar con la distribucin contable de
las mismas.
4: +laboracin de los comprobantes de retenciones que obliga el +stado
+cuatoriano.
5: Preparacin de los comprobantes de pago para todas las facturas
6: Preparacin de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse
a la firma de la gerencia financiera.
;: !rchi&o de comprobantes pagados y de los pendientes de pago.
<: "ontabiliacin de los desembolsos de "aja 9enor.
C: Preparacin de los comprobantes de diario destinados a la seccin de
contabilidad general, en los que se resuma la distribucin de todos los
asientos registrados en esta.
f: %+""1-N ,+ ,+0,-#+% ./ ! esta seccin esta encomendado2
3. +l 9ayor de las partidas a cobrar, que contienen las cuentas de los clientes.
4. La preparacin de los extractos mensuales de cuenta que hayan de en&iarse a los
clientes y utiliarse como informacin en el departamento de "rditos.
5. #ealia la gestin de cobrana &a telefnica o personal.
g: %+""1-N ,+ *!".0#!"1-N./ La seccin facturacin compete lo siguiente2
3: +laboracin y calculo de las facturas que se cursen a los clientes pre&ia
inspeccin del pedido en el departamento de &entas, o la proforma
elaborada en el .aller.
h: %+""1-N ,+ 1N@+N.!#1-%./ La seccin de in&entarios realia las siguientes
funciones2
3. +fect(a constataciones de in&entarios fsicos en los almacenes de repuestos y
materiales en forma semestral, anual o cuando se requiera.
4. #egistro del ingreso de mercaderas tanto por compras locales como por
importaciones.
5. #egistro del egreso de mercaderas seg(n requisiciones de las diferentes 'reas de la
empresa, tanto para &entas de almacn como para trabajos del taller.
6. +mite informes de las no&edades de los Aardex de mercaderas.
;. *ija precios de &enta seg(n poltica antes establecida por costumbre.
<. @erifica en el sistema inform'tico los costos a tra&s del recalculo
C. "rua informacin con contabilidad