Administración y Gestión Del Equipo Biomédico

0
a

189
M Mo od de el l o o d de e E Ev va al l u ua ac ci i n n y y G Ge es st ti i n n
E Eq qu ui ip pa am mi ie en nt to o B Bi io om m d di i c co o
T Te ec cn no ol lo og g a a B Bi io om m d di ic ca a
1. ANTECEDENTES

Una vez las instituciones prestadoras de servicios de salud dispongan de el levantamiento
del inventario fsico funcional del equipamiento biomdico, el manejo sistematizado de sus
bases de datos actualizadas debe propiciar el desarrollo de los procesos descritos en el
Ciclo de la Administracin y Gestin del Equipamiento Biomdico, de una manera
articulada y secuencial tal como se ilustra en la figura adjunta.

Figura. Ciclo de Administracin y Gestin del Equipamiento Biomdico

PPPLLLAAANNNEEEAAACCCIIINNN
YYY
CCCOOONNNTTTRRROOOLLL
Adquisicin
Mantenimiento
Reposicin
Bajas
Traslados
Importacin Fabricacin
Nacional

0
a

190
Como se destaca en esta figura cada institucin prestadora de servicios de salud, en la
bsqueda de una mayor eficiencia, debe implementar la cultura de la planeacin y el
control en cada uno de estos procesos.

Los hospitales y, en general, la mayora de las organizaciones empresariales tienen y
deben tener como objetivo principal lograr los mayores beneficios econmicos y sociales
e, igualmente, la capacidad de lograr su viabilidad y autosostenibilidad.

Para que su planeacin sea exitosa, deben conocer el entorno en el que desarrolla su
actividad, identificar sus amenazas (prdida de competitividad, desconocimiento de
nuevas tecnologas, prdida de mercado), y las oportunidades que aparecen (utilizacin
de nuevas tecnologas, fortalecimiento de su posicin en el mercado). Adems, deben
interesarse en determinar la evolucin del entorno en el futuro.

Concomitantemente con la planeacin de cada proceso debe establecerse,
simultneamente con su ejecucin, un sistema de control que permita el seguimiento
continuo y la verificacin de su cumplimiento

Es importante destacar que la ley 715 de 2001 obliga a que las Secretaras
Departamentales, Distritales y Municipales de Salud presenten cada dos (2) aos un Plan
Bienal de Inversiones pblicas en salud, en el cual deben incluir las destinadas a
infraestructura, dotacin o equipos biomdicos que el Ministerio de la Proteccin Social
determine que sean de control especial. Igualmente establece como requisito para la
elaboracin de estos planes el levantamiento de un inventario completo sobre la oferta
existente en la respectiva red, resaltando que para su ejecucin deben contar con la
aprobacin de los Consejos Territoriales de Seguridad Social en Salud y del Ministerio de
la Proteccin Social, el cual para reglamentar los procedimientos requeridos en la
elaboracin de estos planes expidi la Resolucin 1541 de junio 13 de 2003.

Desde el punto de vista tcnico, lo anterior involucra los aspectos relacionados con la
planeacin y el control de cada uno de los procesos de adquisicin, mantenimiento, baja,
reposicin y traslados del equipamiento biomdico.

El manejo del equipamiento biomdico en las instituciones prestadoras de servicios de
salud, tanto en la designacin de los funcionarios responsables como en el
establecimiento de los mecanismos de clasificacin, registro, orden, control y
conservacin que adopten, en forma permanente, han de ser claros, precisos y
metdicos. Bajo estos criterios se podr, en primera instancia, medir el grado de
organizacin, eficiencia, eficacia y economa en el desarrollo de su actividad, adems de
conseguir la confiabilidad y utilidad de la informacin tcnica, cientfica y contable de este

0
a

191
valioso recurso, lo cual facilitar el ejercicio del control fiscal y la evaluacin del
cumplimiento de los requisitos exigidos para la habilitacin y acreditacin de sus servicios,
fundamentales para cumplir ptimamente su objeto social.

El desarrollo organizacional exige que estas instituciones, de acuerdo con su tamao y
servicios (nivel de complejidad), cuenten con las reas o con los funcionarios
especializados encargados de controlar y mantener actualizadas las bases de datos de su
equipamiento biomdico, por medio de un sistema de informacin que permita disponer
en tiempo real de novedades, movimientos, saldos de bienes en almacn, servicio o en
poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.
Dichos funcionarios o reas deben encargarse de supervisar la recepcin, organizacin,
custodia, manejo, conservacin y suministro, segn cada caso, de los bienes de
propiedad y a cargo del hospital; adems, en asocio con los jefes de servicio u
operadores deben cumplir, entre otras, las siguientes funciones:

Llevar un sistema de registro que permita
contar con controles actualizados y exactos
de la existencia de los bienes en el hospital,
elaborar informes, conformar y rendir
cuentas con la periodicidad que ordenen los
reglamentos internos y los organismos de
control fiscal, sustentados con los soportes
de los movimientos realizados durante el
periodo.

Reportar oportuna y adecuadamente a las
reas correspondientes los resmenes de
saldos y movimientos y la documentacin
relacionada con las novedades que se
presenten por los diferentes eventos con el
recurso tecnolgico: bajas, traslados,
mantenimiento, ingreso de equipos, etc.
1

Informar y adelantar los procedimientos
establecidos para dar de baja los bienes
servibles no utilizables y los bienes
inservibles, de conformidad con lo
establecido normativamente para estos
efectos.

Mantener registros actualizados de los
bienes para informar oportunamente sus
movimientos
2
dentro del hospital, para que
se expidan o analicen las plizas de
seguros adquiridas, en cumplimiento a l o
dispuesto por la ley para su proteccin.

En cumplimiento de las funciones enunciadas, deben establecerse controles para que,
espordicamente, dentro del ao fiscal se realicen inventarios selectivos, utilizando
procedimientos que permitan mantener actualizado el sistema de registro y obtener as la

1
Las instituciones prestadoras de servicios de salud deben establecer procedimientos que exijan el envo de novedades de
cada servicio durante los primeros das de cada mes al responsable de los recursos fsicos del rea administrativa.

2
Las compaas de seguros, sobre este aspecto hacen referencia a la obligatoriedad de informar oportunamente la
adquisicin, traslados internos o externos (a otras ESE), entrega de bienes en comodato, venta y dems novedades que
afecten el inventario de los bienes en servicio.

0
a

192
seguridad y confiabilidad de la informacin de las bases de datos con que se cuenta para
cada bien.

Con el desarrollo del presente manual, se busca dotar a las instituciones prestadoras de
servicios de salud de un instrumento que les permita conocer los aspectos inherentes a
los procesos de adquisicin, mantenimiento, bajas, reposicin y traslados del
equipamiento biomdico, teniendo en cuenta el marco jurdico que lo reglamenta, la
organizacin que se requiere para su aplicacin, los procedimientos de tipo administrativo
y contable, y los mecanismos de gestin pertinentes para su control.

2. BAJA DE EQUIPOS BIOMEDICOS

DEFINICIN

Proceso mediante el cual la administracin
decide retirar un equipo definitivamente,
tanto fsicamente como de los inventarios y
los registros informticos y contables que
forman parte del patrimonio de la entidad

RAZONES PARA LA SALIDA DE UN EQUIPO BIOMEDICO POR BAJA

El proceso de bajas de equipos biomdicos, debe responder, a ms de los aspectos
genricos a tener en cuenta en todo proceso que cualquier entidad pblica pretenda
adelantar, a un verdadero proceso analtico que incluya desde la vida til del equipo,
pasando por su obsolescencia, hasta obtener seguridad de la poblacin que
potencialmente podra utilizarlo.

La obsolescencia es la condicin de lo que es viejo y anticuado y se encuentra en
desuso.

No estar en
condiciones de
prestar servicio
alguno.

Por el deterio-
ro o desgaste
natural en que
se encuentra.

Por no ser
necesario su
uso.

Por que fue
hurtado
Por necesidades o
decisiones administra-
tivas y legales que lo
exijan, tales como ha-
ber sido entregado a
otra entidad en calidad
de traspaso, donado,
vendido o permutado

0
a

193
La vida til corresponde al tiempo durante el cual el equipo por sus caractersticas y
conformacin tecnolgica, puede estar en operacin o funcionamiento sin contratiempo
alguno.

En consideracin a estos conceptos la baja por obsolescencia no significa
necesariamente que el bien objeto de dicho tratamiento se tenga como inservible, toda
vez que en muchos casos cuenta con una vida terica suficiente para prestar un servicio,
pero dado el avance cientfico y tecnolgico frente a las necesidades reales a suplir,
resulta anticuado o entrado en completo desuso, impidiendo cumplir a plenitud y dentro de
un marco econmico preestablecido, con el propsito social propuesto. En estos casos el
proceso de baja se asimila con el proceso de reposicin.

Con respecto a esta ltima consideracin, es importante destacar que la planeacin de la
baja de cualquier equipo biomdico deber estar precedida o complementada con
programas de reposicin, pues de requerirse su reemplazo un servicio no puede dejarse
sin su oferta de servicios de un momento a otro.

2.1. Soporte legal.

El proceso de baja debe dar cumplimiento a la siguiente normatividad:

Constitucin Poltica de Colombia
Ley 100 de 1993, por medio de la cual se crea el Sistema General de
Seguridad Social integral.

Ley 87 de 1993, por medio de la cual se establecen las normas para el Control
Interno en las entidades y organismos del Estado.

Ley 42 de 1993, por medio de la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal
Financiero.
Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios en lo correspondiente.
Ley 190 de 1995 (Estatuto Nacional Anticorrupcin).
Ley 610 de 2000 (Responsabilidad Fiscal)
Ley 678 de 2001 (Accin de Repeticin del Estado).
Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios (1282/02 y 1914/03).

0
a

194
Directiva Presidencial N 10 del 20 de agosto de 2002
Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico).
Ley 863 de de 2003.
Ley 901 de 2004.
La normas que reglamenten el ejercicio del control fiscal en cada jurisdiccin.

Estas disposiciones establecen el marco jurdico en el cual se debe enmarcar el proceso
de baja de cualquier equipo biomdico, destacando que las instituciones prestadoras de
servicios de salud pblicas tienen la responsabilidad de establecer fehacientemente la
existencia real y contable de bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio.

Un hecho notorio que vale la pena tener presente es la antigedad de los equipos en
estas instituciones, lo cual aunado al desorden administrativo en el manejo de los archivos
que se presenta en muchos hospitales, dificulta obtener registros documentales sobre los
mismos, impidiendo conocer si la propiedad de un equipo es el resultado de una compra
directa, donacin, comodato, o prstamo de uso.

En tales eventos, deben adelantarse los procesos administrativos correspondientes
establecidos en esta legislacin para legalizar la situacin contable de tales equipos ya
que el proceso de baja de los mismos no puede adelantarse si no se cuenta con
informacin suficiente al respecto, la cual permitir:

Confrontar el valor en libros con el resultado pericial practicado sobre los bienes y, de
esta forma, establecer montos para la venta o el remate. Cualquier actuacin en
contrario posibilita una lesin al patrimonio del estado que podra ingresar a la rbita
tutelar del derecho penal.

Adems de lo anterior, si esta informacin contable no cuenta con la claridad
suficiente, se correra el riesgo de disponer de un bien que no le pertenece a la
entidad, con las consecuencias penales, disciplinarias y fiscales correspondientes.

Por tanto, para dar de baja un equipo y proceder a su venta (si la recomendacin
tcnica-cientfica lo seala), debe contarse con la propiedad del bien para efectuar los
procedimientos propios del traspaso a quien lo haya adquirido. Recordemos que nadie
puede transferir el dominio de lo que no tiene. Si se acta contraviniendo tal

0
a

195
advertencia, el responsable de la entidad se vera abocado a afrontar procesos
judiciales con carcter delictivo, y administrativos por disponer de bienes ajenos.

Adems, los procedimientos mencionados responden a lo que la Directiva Presidencial
N 10 del 20 de agosto de 2002, en la cual la cultura del servicio pblico adquiere especial
importancia dentro del propsito de la gerencia de lograr una verdadera gestin pblica
guiada por resultados prximos, eficientes y austeros.

En consecuencia, el manejo de los equipos mdicos de las instituciones prestadoras de
servicios de salud de la Red Pblica Hospitalaria siempre se debe ajustar a los
mecanismos de control, previos y posteriores, establecidos por los organismos del estado,
evitando de esta forma pretermitir sus mandatos y postulados y, con ello, afectar el
patrimonio pblico con las consecuencias jurdicas que se expondrn.

La utilizacin racional del presupuesto como un instrumento de gestin que debe ser
administrado cuidadosamente permitir consolidar alrededor de cualquier proyecto pblico
un proceso transparente de inversin del estado en beneficio de la comunidad, en el que
primen criterios de austeridad y, al mismo tiempo, de eficiencia, oportunidad y calidad,
frente a los equipos que se tengan y utilicen, y, tambin, frente a los que se pretendan
adquirir.

Es importante recordar que frente al manejo de los bienes estatales, entre los que se
incluye todo el equipamiento de uso hospitalario, el legislativo ha dispuesto mecanismos
procesales y de control en relacin con las conductas irregulares o delictivas. Por ello, la
ley 190 de 1995 ( Estatuto Nacional Anticorrupcin), la ley 734 de 2002 (Cdigo
Disciplinario nico), la ley 599 de 2000 (Cdigo Penal) y la ley 678 de 2001, que
establece y regula, entre otras, la accin de repeticin que el estado debe ejercer contra
los funcionarios que por su culpa dieron lugar a que este haya sido condenado en un
proceso judicial a cancelar alguna suma de dinero como indemnizacin de daos y
perjuicios causados al administrado, o que por su accin directa se hubiere verificado la
prdida, deterioro o mal uso de bienes pblicos. Se puede afirmar que estas
disposiciones legales se erigen como los pilares para la salvaguarda de los bienes y
recursos estatales y en este caso del equipamiento biomdico.

Es importante destacar que esta ltima disposicin busca crear en el funcionario la
conciencia suficiente sobre la importancia que tiene el ejercicio de la gestin pblica y los
riesgos patrimoniales (que pueden llegar a afectar su propio patrimonio) que el mismo
implica frente a un comportamiento doloso, negligente o imprudente, adoptado bajo la
creencia, errada, de que el patrimonio pblico es el que respalda, finalmente, sus
actuaciones.

0
a

196

En cuanto al deber del cuidado y mantenimiento de los bienes estatales, se debe resaltar
especficamente lo establecido en la Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico), la cual
en su artculo N 34, numerales 21 y 22 establece los deberes del funcionario pblico de
vigilar y salvaguardar los bienes que le han sido confiados, adems de cuidar que sean
utilizados debida y racionalmente de conformidad con los fines a que han sido destinados.
Con esta normativa el legislador y ms especficamente La Procuradura General de la
Nacin ha intentado captar normativamente las conductas que afectan el patrimonio
estatal por la va de acciones de carcter culposo o simplemente omisivo. Por lo tanto los
funcionarios pblicos con respecto a los equipos mdicos a su cargo tienen la
responsabilidad de asumir un comportamiento activo frente a su proteccin.

De otra parte, deben observarse antes de comenzar un proceso de baja y reposicin de
equipos varios procedimientos. En este sentido, es importante observar lo siguiente:

Los bienes y equipos con que cuenta una entidad pblica, como las ESE, son objeto de
vigilancia y proteccin permanente por parte de los organismos de control, siendo de
responsabilidad exclusiva de los representantes legales y dems miembros que
conforman la unidad de direccin (no de administracin) la adopcin de procesos y
procedimientos que redunden en el logro oportuno de las metas de calidad, accesibilidad
y eficiencia propuestas por la administracin central.

En este orden de ideas, disposiciones legales y reglamentarias recientes como las
mencionadas anteriormente, identifican no slo los procedimientos que deben seguirse en
asuntos como reposicin de equipos, sino, tambin, frente a las responsabilidades del
representante legal de la institucin y los miembros de las juntas directivas por las
polticas generales que la entidad adopte frente, entre otras, a los bienes que hacen parte
de su patrimonio.

Es importante sealar que tales responsabilidades son fiscales, disciplinarias e, inclusive,
penales, siendo los delitos de peculado por apropiacin, peculado culposo o peculado por
uso, y el prevaricato por accin u omisin (entre otros frente a las resoluciones de bajas),
los punibles que con mayor frecuencia acompaan los comportamientos de los
responsables administrativos de las entidades mencionadas.

As las cosas, y a manera de ejemplo, si se ha decidido dar de baja un equipo, cualquiera
que sea la causal, y someterlo a venta, estableciendo precios muy por debajo de los que
maneja el mercado en promedio, podramos estar ante un peculado por apropiacin a
favor de terceros o, en el mejor de los casos, pero igualmente con consecuencias
jurdicas graves, enfrentando una investigacin por peculado culposo,
independientemente de las acciones fiscales (responsabilidad fiscal) o disciplinarias

0
a

197
(destitucin por apropiacin de dineros pblicos que es una falta gravsima conforme al
Cdigo Disciplinario nico), en este ltimo caso con inhabilidad para desempear cargos
pblicos hasta un mximo de veinte (20) aos.

Pueden expedirse tambin resoluciones que dan de baja ciertos equipos sin observar las
disposiciones legales en la materia, con lo cual la figura delictual del prevaricato por
accin se presenta como una de las consecuencias jurdicas ms graves.

Para evitar consecuencias de ese tipo es importante adoptar mecanismos giles y
transparentes para el manejo de los bienes y equipos de los hospitales, que respondan en
un todo a la probidad que debe acompaar a los servidores pblicos encargados de
adelantar tales procesos.

2.2. Procedimiento General del Proceso de Baja.

El funcionario tcnico responsable del equipo, es quien inicialmente debe justificar
documentalmente y oficialmente la necesidad de dar de baja el mismo, solicitando su
retiro y adjuntando el estudio para la adquisicin de uno nuevo. (Proceso de reposicin).

? Identificar plenamente el equipo a dar de baja.

? Las actividades realizadas con el equipo: estudios, placas
de Rx, sesiones, tratamiento, intervenciones, exmenes.

? Precisar el tiempo de uso del equipo.

? Justificar tcnicamente la o las causas que determinan
dar de baja al equipo.

LA SOLICITUD DE RETIRO
DEBE TENER PRESENTE
LOS SIGUIENTES
ASPECTOS

? Especificar las caractersticas tecnolgicas del nuevo
equipo que se recomienda adquirir en reposicin del dado
de baja.

0
a

198
Si la decisin final es la de dar de baja el equipo, el responsable del rea tcnica debe
propender por garantizar el normal desarrollo y prestacin del servicio, ubicando el equipo
que pueda reemplazarlo en las mismas condiciones, mientras se adelanta el proceso
correspondiente.

El proceso de baja tambin se puede dar por otras situaciones, por lo tanto es importante
tener presente las siguientes definiciones:

2.3. Equipos entregados en Donacin

La Donacin segn el artculo 1443 del Cdigo Civil se define como el acto por el cual una
persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona
que la acepta.

Esta se produce previa autorizacin del gerente del hospital quien informar en detalle al
director administrativo y al almacenista el bien que se donar y su destinacin. El
procedimiento de donacin obedece a una normatividad especial que debe contar entre
otros con los siguientes pasos:

De los procedimientos de baja, es el que menos resistencia puede generar, por cuanto
para el caso de las ESE, generalmente la donacin es producto del proceso de compra
que realiza la Entidad Territorial e incluso el Nivel Nacional de un equipo para ser utilizado
por un determinado Hospital. Para evitar incurrir en el proceso del comodato, en donde la
titularidad del bien contina en cabeza del comprador, con las implicaciones que ello
conlleva, (mantenimiento, plizas de seguros, administracin, vigilancia, etc.), debe
acudirse a la figura de la donacin por medio del cual el comprador debe registrar su
ingreso al almacn, lo dona a la respectiva ESE, despojndose en su inventario del
mismo, frente al ingreso que en el almacn de la entidad receptora debe registrarse.

PROCESO DE
DONACIN
Aceptacin
Perfeccionamiento
Valor de la
Donacin
Sern aceptadas solamente por el gerente del
hospital y solamente cuando esta no implique
gravmenes pecuniarios o contraprestaciones
econmicas
Se considera perfeccionada cuando se celebre un
contrato de donacin o acta que lo sustituya, la
entrega del bien y la elaboracin del
comprobante de ingreso almacn indicando que
se trata de una donacin.

Corresponde al avalo tcnico que determine la
entidad beneficiaria

0
a

199
Una vez el equipo ha ingresado al almacn del primer comprador, llmese Entidad
Territorial o Nivel Nacional, el mismo adquiere la calidad de usado cuando este se
transfiere en donacin a la Institucin Prestadora de Servicios de Salud. Por lo tanto
cuando se trata de un equipo biomdico controlado, el proceso de donacin debe estar
soportado con el concepto favorable que al respecto expida el Ministerio de la Proteccin
Social, en los trminos y bajo los parmetros del artculo 37 del Decreto 4725 de 2005.

Obtenida la autorizacin por parte del Ministerio de la Proteccin Social, debe celebrarse
el respectivo contrato de donacin, sealando los trminos y alcances de la misma y
posteriormente expedir la resolucin de baja del equipo, disponiendo claramente el
destino o beneficiario de tal acto consensual y las condiciones tcnicas de funcionamiento
en que se entrega.

2.4. Equipos declarados obsoletos

Para operar equipos biomdicos que presentan en su conformacin y funcionamiento
especificaciones tecnolgicas complejas, debe existir en la institucin prestadora de
servicios de salud personal capacitado encargado del servicio tcnico, quien tendr la
responsabilidad de vigilar su correcto funcionamiento y llevar un estricto registro de su
historial en su respectiva hoja de vida, e informar oportunamente a sus usuarios
(operadores) sobre las propiedades, mantenimiento requerido, vida til registrada, la
relacin costo beneficio en consideracin a su estructura tecnolgica vigente frente a las
ofertas existentes en el mercado, que potencialmente podran representar una
alternativa de mejor calidad para la atencin en salud de la comunidad.

La obsolescencia debe responder a un exhaustivo anlisis tcnico cientfico realizado
por el personal encargado de la parte tcnica y asistencial, en donde se demuestre
plenamente que el equipo no responde a los requerimientos tecnolgicos existentes en el
mercado y que la atencin de la demanda se est viendo afectada en gran medida por tal
situacin.

Si el concepto tcnico - cientfico es compartido por el responsable de la institucin
prestadora de servicios de salud, ste debe disponer lo necesario para evitar que por el
proceso de baja por obsolescencia, no se contine prestando el servicio en forma
adecuada. En otras palabras, dentro del proceso de baja por obsolescencia,
paralelamente debe adelantarse el programa de reposicin de equipos, bajo los
parmetros tcnicos que sirvieron para dar de baja el bien que luego se descargar del
inventario.

El equipo biomdico de control que ha sido retirado o dado de baja por obsolescencia y
que no presente ningn riesgo para la salud de las personas que lo vayan a utilizar,
puede ser donado a entidades de investigacin cientfica o educativa, con la expresa
manifestacin de que se ha entregado con tal propsito. Para el efecto debe contarse con
la aprobacin del Ministerio de la Proteccin Social.

0
a

200
Sus componentes pueden utilizarse tambin como repuestos para otros equipos
biomdicos; o ser simplemente almacenados si existe la posibilidad de ser empleados en
un futuro en forma provisional por la misma entidad. De no presentarse una cualquiera de
las anteriores alternativas, el equipo debe ser destruido, previo levantamiento del acta
respectiva por parte de quienes intervienen en el procedimiento, separando las partes que
sean consideradas peligrosas, las cuales deben ser ubicadas en espacios especialmente
destinados para estos desechos.

2.5. Equipos que se deben destruir

Los equipos que representan un riesgo real para los pacientes o para el personal usuario,
y los que se encuentran daados y que no cuentan con el soporte tcnico para su
reparacin se deben destruir.

El procedimiento, igual que en los anteriores casos, debe partir de quien por sus
funciones y actividades, tiene la responsabilidad de brindarle el soporte tcnico al equipo,
debiendo documentar exhaustivamente las consideraciones tcnicas y de seguridad que
le llevan a presentar dicha recomendacin.

Con la documentacin pertinente, el comit tcnico de evaluacin, (que debe estar
constituido en todo Hospital) procede a emitir concepto sobre la urgente necesidad de
proceder a dar de baja el o los equipos biomdicos que representan riesgo para la salud
de las personas, el cual debe ser remitido al comit de inventarios para que armonice
este concepto con los procedimientos administrativos y contables establecidos para dar
de baja el equipo. Posteriormente el funcionario responsable del almacn pasa al
funcionario encargado de los recursos fsicos de la entidad, la relacin y descripcin de
los bienes, con el fin de identificarlos plenamente. Finalmente el responsable de la
institucin prestadora de servicios de salud debe expedir el acto administrativo que
ordena la baja del los equipos biomdicos que se encuentran en este estado de
funcionamiento y su destruccin.

Como un procedimiento fundamental de este proceso se debe levantar el acta
correspondiente, ya que este es un requisito exigido para descargar definitivamente del
inventario la codificacin de los equipos destruidos.

2.6. Equipos que han sido reportados hurtados o prdidos por caso fortuito
o fuerza mayor.

Se origina cuando el o los equipos biomdicos que han estado en servicio o en el
almacn han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de recuperarlos. En este
caso deben gestionarse los procedimientos legales, administrativos y contables a que
haya lugar, observando la viabilidad de hacer efectivas las plizas respectivas ante la
compaa aseguradora

0
a

201
La base del acto administrativo que dispone la baja de los equipos biomdicos en estos
casos es la denuncia, sin la cual el responsable de la institucin prestadora de servicios
de salud no puede considerar la posibilidad de efectuar una posterior reclamacin ante las
compaas aseguradoras, autoridades competentes y organismos administrativos.

El equipo biomdico hurtado debe ser identificado plenamente teniendo presente su hoja
de vida, ya que esta informacin se debe registrar en la resolucin de baja

En cualquiera de los casos comprobados de hurto o prdida por caso fortuito o fuerza
mayor debe realizarse la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos,
contables e informticos.

Sin perjuicio de que quienes de manera inmediata deben informar a las autoridades
competentes acerca de los hechos que dieron origen a este tipo de novedad, es necesario
que en la entidad se adelante una investigacin para establecer el comportamiento del
funcionario encargado del bien extraviado o hurtado; as mismo, debe informarse en la
reunin siguiente del Comit de Inventarios a fin de que en el acta de la misma quede
registrada la situacin, verificando que se dieron los pasos correspondientes para su
trmite y allegando los documentos probatorios por parte de los funcionarios responsables
del equipo, los cuales son:

Funcionario o persona a cuyo cargo figure el equipo.
Jefe de la dependencia donde se encontraba el equipo.
Responsable del almacn si se trata de bienes que estaban en el mismo.
Cualquier otra persona que tenga conocimiento de los hechos (celadura,
mantenimiento, etctera).

Confirmado el hurto del bien, el funcionario a quien le ocurri el evento o aquel a cuyo
cargo estaba el equipo informar por escrito al jefe de inventarios o a quien haga sus
veces (recursos fsicos, activos fijos), anexando la denuncia respectiva elevada ante las
autoridades competentes, para efectos de la investigacin pertinente y reclamacin
oportuna ante la compaa de seguros.

En el caso de prdida por dao definitivo por fuerza mayor o caso fortuito el funcionario
que tena el equipo en uso o bajo su responsabilidad presenta informe pormenorizado al
jefe de inventarios, quien proceder de inmediato a tramitar la reclamacin ante la
compaa de seguros por el valor asegurado. Copia de esta novedad debe enviarse al
almacn.

0
a

202
El procedimiento que se debe realizar para estos casos es el siguiente:

El responsable del almacn solicita a inventarios que le enve todo el historial del
equipo que reposa en el software de catastro fsico, con la informacin sobre su costo
histrico, nombre del funcionario a cargo del equipo, valor de reposicin (o asegurado)
y concepto tcnico del ingeniero biomdico o del experto, si a ello hubiere lugar, y el
acta que este debe levantar de prdida o dao segn el caso.

El responsable del almacn proceder a descargar el valor del equipo de los registros
de la cuenta contable correspondiente, y se dar traslado a la cuenta de
responsabilidades en procesos internos hasta esclarecer el hecho.

El responsable del almacn enva copia de todos los documentos al responsable del
rea administrativa, quien por delegacin del gerente o representante legal de la
institucin, ordenar a la oficina de control interno disciplinario o a la que haga sus
veces en el hospital adelantar la investigacin interna relacionada con la
responsabilidad administrativa.

La oficina de control interno disciplinario informar del resultado al representante legal
de la institucin prestadora de servicios de salud o al gerente, quien de acuerdo con el
informe podr autorizar el retiro de la responsabilidad, la ejecucin del fallo o el
resarcimiento de los perjuicios causados al erario pblico, si como sancin accesoria a
la principal as lo determina la investigacin disciplinaria.

Segn lo previsto en las leyes 610 de 2000 y 42 de 1993 y las disposiciones internas del
hospital, si se identifica al funcionario responsable del dao, prdida o hurto, el registro
ser por el valor presente o de recuperacin.

Para efecto de los procesos internos, la restitucin o pago en efectivo podr ser efecto de
una conciliacin o el resultado del fallo definitivo emitido por la oficina de control interno
disciplinario del hospital o, en su defecto, por los organismos de control competentes a
nivel local.

En caso de responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con el responsable del
bien por pago o reposicin, tal hecho se informar al organismo de control fiscal que
hubiere intervenido en el proceso.

En el siguiente diagrama se sintetiza este proceso:

0
a

203

DIAGRAMA DE PROCESO PERDIDA O DAO DEFINITIVO POR FUERZA
MAYOR O CASO FORTUITO

Quien tena el equipo en uso
o bajo su responsabilidad

Jefe de inventarios

Almacenista

Control Interno Disciplinario

Procede de inmediato a
tramitar reclamacin ante
compaa de seguros
enviando copia a almacn
Solicita a inventarios
historial del equipo que
reposa en software de
catastro fsico
- Costo histrico
- Persona a cargo del equipo
- Vr. De reposicin o asegurado
Concepto tcnico Ingeniero
Biomdico o experto.
- Acta de prdida o dao segn
el caso
Procede a descargar el valor del
equipo de la cuenta contable
correspondiente dando traslado
a la cuenta de responsabilidades
en proceso internos hasta hacer
claridad de los hechos
Enva copia de todos los documentos
al director administrativo quien por
delegacin del gerente ordena a
control interno disciplinario adelantar
la investigacin relacionada con la
responsabilidad administrativa
Informa del resultado al Gerente quien
podr autorizar el retiro de la
responsabilidad, la ejecucin del fallo
o el resarcimiento de los perjuicios
causados al erario pblico
FIN DEL PROCESO
Presenta informe
pormenorizado a jefe de
inventarios

0
a

204

2.7. Otras causas de Baja.

Es importante resaltar este punto dadas las diferentes causales para ello:

La baja de un equipo biomdico por venta podr ser aplicada en las entidades en las que
la junta directiva o el gerente tenga facultad para hacerlo.

COMODATO
Los bienes recibidos en comodato deben ingresar al almacn
e incorporarse al inventario del hospital anotando que se
trata de bienes en comodato y especificando el perodo de
duracin en que se piensa hacer uso del bien pactado entre
el comodatario y el gerente del hospital. Cuando finalice el
tiempo pactado se proceder a efectuar la salida del bien.
Estos bienes debern involucrarse en el Inventario Fsico.
Funcional de la institucin prestadora de servicios

VENTA
Se define la venta cuando se realiza un traspaso de un
hospital a otro o a un tercero por un precio
previamente convenido.

PERMUTA

An cuando este tipo de baja no es usual en los hospitales,
no quiere decir que no se pueda presentar. Este caso se
dara cuando se realiza un contrato de compraventa y el
pago se establece, parte en dinero y parte en especie, en
este caso podra ser un equipo biomdico, teniendo en
cuenta que la porcin representada en el precio del equipo a
recibir tenga un mayor valor que el que le corresponde a la
parte representada en dinero.

DESMANTE-
LAMIENTO
DE UN
EQUIPO
Las partes o piezas que genere el desmantelamiento de un
equipo y que sean reutilizables, debern ser recibidas por el
almacenista, con base en el acta que para estos casos se
elabore, en la que se deber estipular sus especificaciones,
denominaciones, cantidades y funcin del peritazgo de
avalo practicado.

0
a

205
Surtidos todos los trmites correspondientes a la baja, el comit de inventarios determina
la venta de los bienes seleccionados por remate (subasta), la cual se har por medio del
martillo. Para ello el jefe de inventarios presentar lotes de equipos o elementos por grupo
de inventarios, separando los equipos biomdicos de los de otros grupos de bienes
(oficina, muebles y enseres, etc.), declarados como servibles no utilizables o inservibles.
El procedimiento que se debe realizar en este caso es el siguiente:

El comit de inventarios designa a las personas que intervendrn en el proceso de
venta por martillo.

El grupo designado contacta a diferentes contratistas de mantenimiento o tcnicos
para que den su concepto tcnico como soporte de baja.

Una vez se cuente con el acta de baja suscrita por el comit de inventarios se
adelantan los trmites para efectuar la venta por medio del martillo.

Se solicita visita para adelantar peritazgo tcnico a los elementos dados de baja que
se vendern por subasta pblica.

El coordinador del grupo (jefe de inventarios) enva carta al Banco Popular (el
martillo), informando la aceptacin del avalo (base de remate), solicitando los
formularios para el efecto a fin de iniciar el proceso de venta. A la fecha la nica
entidad financiera autorizada por la Superintendencia Bancaria que presta los
servicios de martillo es el Banco Popular.

El grupo designado diligencia los formularios con la informacin requerida, adjuntando
el listado de los elementos con los anexos que se exijan.

Se organizan lotes de conformidad con las instrucciones impartidas por el asesor
comercial del Banco Popular.

El Banco entrega adhesivos, se sacan copias y se estampan en cada uno de los lotes.

El Banco Popular designa al personal autorizado y requerido para atender la
exhibicin de lotes a los posibles compradores.

0
a

206
Una vez los lotes se adjudican en remate, el Banco informa al coordinador del grupo
del hospital, detallando el nombre e identificacin del adjudicatario, el valor de la
adjudicacin, el nmero del acta expedida y el documento que ser remitido al
encargado de la entrega.

El hospital designa a las personas que realizarn la entrega de los bienes a los
diferentes adjudicatarios, para lo cual se exige como nico requisito el original y copia
del acta de adjudicacin firmada por el representante del martillo en constancia de la
cancelacin de los lotes, que debern cotejarse con las remitidas por el Banco.

3. PLANEACIN DE LA BAJA

Como poltica de todas las instituciones prestadoras de servicios de salud toda decisin
correspondiente a este proceso debe evaluarse inicialmente por el comit especializado
para que, posteriormente, el comit de inventarios efecte la baja correspondiente,
integrando as la evaluacin econmica y tcnica del equipamiento biomdico.

Una buena planeacin de la baja se inicia cuando un equipo ingresa a un servicio, sin
importar que el tiempo entre el uno y la otra dure varios aos. As como todo equipo
ingresa por el almacn del hospital, en la misma forma debe salir cuando se le da de baja
definitivamente.

A grandes rasgos, el ingreso material y real de todo equipo biomdico se considera
perfeccionado cuando el funcionario responsable del almacn recibe el equipo y firma el
comprobante de ingreso, documento oficial y vlido como soporte para valorizar y
legalizar los registros en el almacn y efectuar los registros contables.

A rengln seguido, el funcionario responsable del almacn debe informar al responsable
de inventarios (llmese, segn el caso, jefe de recursos fsicos o de activos fijos), para
que codifique el equipo con el cdigo de acceso al software de tecnologa biomdica, que
ser diferente al cdigo de inventarios que estampe el almacenista en el equipo. El
responsable de inventarios proceder a tomar la informacin primaria del equipo para
ingresarla al programa, de acuerdo con los campos de la ficha tcnica.

La baja de un equipo biomdico se presenta cuando este es retirado definitivamente del
servicio, tanto fsicamente como de los registros del patrimonio del hospital, ya sea por
obsolescencia, inservible, anticuado, donacin, traspaso, vendido, permutado, hurtado o

0
a

207
robado. Se origina con el retiro fsico definitivo, el descargue del inventario y de los
registros contables, similar a como se describi en su ingreso, previo cumplimiento de los
requisitos establecidos para cada caso segn el hecho que le da origen.

La planeacin de la baja deber estar precedida de un estudio de reposicin, dado que no
se puede dejar desprotegido un servicio de un momento para otro.

DIAGRAMA DE PROCESO PLANEACIN DE LA BAJA DE UN EQUIPO BIOMEDICO

Como regla general, toda baja de un equipo que se considere definitiva, debe tener la
autorizacin previa del responsable de la institucin prestadora de servicios de salud
quien mediante acto administrativo indica las razones para ello y el destino que se le dar
al equipo.
INICIO
Almacenista recibe el equipo y
firma el comprobante de ingreso
Almacenista informa a responsable
de inventarios para que codifique
el equipo con cdigo de acceso al
software de tecnologa biomdica.
Responsable de inventarios toma la
informacin primaria del equipo para
ingresarla al programa, de acuerdo con
los campos de la ficha tcnica.

Almacenista entrega equipo a
Jefe de servicio.

0
a

208

4. CAUSALES PARA DAR DE BAJA LOS EQUIPOS

Un equipo biomdico puede ser sometido al proceso de baja cuando se presenta una
cualquiera de las siguientes situaciones:

Su actual estado representa un verdadero riesgo para la seguridad de los
usuarios o del personal operador. En este caso el proceso de baja debe
terminar con la destruccin del equipo.

Frecuentemente debe ser sometido a reparaciones que hacen
econmicamente inviable su sostenimiento.

Dentro de los programas de mantenimiento las piezas requeridas no resultan
de fcil consecucin. Es lo que comnmente se da en llamar equipo sin el
suficiente soporte tcnico, que le garantice su ptima operatividad.

Prdida por dao total del equipo, o parcial si su reconstruccin o reparacin
resulta demasiado onerosa frente a la posibilidad de adquirirlo nuevamente.

Cuando el equipo biomdico ha sido objeto de un hurto. En estos casos se
deben adelantar los procesos judiciales que permitan actuar a las autoridades
competentes en procura de su recuperacin. Esto procedimientos ya se
describieron anteriormente.

La tecnologa del equipo ha cado en desuso, por lo que no cumple con los
requerimientos tcnicos mnimos exigidos y aceptados. Es lo que se denomina
obsolescencia. Para los equipos biomdicos controlados a diferencia de los
dems bienes o equipos de una entidad pblica o privada que acuden a este
procedimiento de baja de sus bienes, su obsolescencia impide que estos
puedan ser objeto de venta en pblica subasta, por cuanto al ser equipos
usados (no todos los equipos usados pueden ser objeto de posterior
disposicin), el Ministerio de la Proteccin Social, y ms especficamente el
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) debe
impartir la aprobacin respectiva, en la cual se debe certificar, entre otros
aspectos, que no cuenta con un tiempo mayor a cuatro aos de fabricado y
que sus sistemas de operatividad, funcionamiento y seguridad, se encuentran
en ptimas condiciones, situacin que no se presenta cuando estamos frente a
equipos obsoletos.

0
a

209

Por donacin del equipo, ya sea nuevo o usado.

Cada uno de estos aspectos debe ser analizado por el operador del equipo y por el
personal o rea responsable del soporte tcnico, ya que se debe justificar y soportar con
absoluta claridad la evaluacin que recomienda la necesidad de reemplazar el equipo y
de adquirir en reposicin uno nuevo que tenga las especificaciones tcnicas requeridas
para la prestacin del servicio demandado.

El equipamiento biomdico que va a ser sometido al proceso de bajas se clasifica en dos
categoras:

Baja de Bienes Servibles no Utilizables.
Baja de Bienes Inservibles.

El proceso de baja implica que el bien se debe retirar tanto fsicamente, como de los
registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad.

4.1. Baja de Equipos Biomdicos Servibles no Utilizables

Se trata de equipos biomdicos que pueden seguir prestando un servicio, pero que el
hospital no lo requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, aunque los
requiera, por polticas econmicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y
optimizacin en la utilizacin de recursos, existe orden expresa y motivada del
responsable de la institucin prestadora de servicios de salud para darlos de baja.

Los parmetros para determinar cuando un equipo no es til para la entidad en la
categora de Equipos Biomdicos Servibles no Utilizables se originan en una o varias de
las siguientes circunstancias:

0
a

210

Para la baja de Equipos Biomdicos Servibles no Utilizables se debe dar cumplimiento a
los siguientes procedimientos:

1. El presidente del Comit de Inventarios solicita al rea de inventarios la relacin de
los equipos que por su funcionamiento se consideran no tiles, para cotejarla con la
informacin consignada en el requerimiento de baja.

2. El funcionario responsable de los inventarios debe consultar en el software que
maneja el recurso tecnolgico y en los informes recibidos de cada servicio, para
precisar los equipos que se encuentran incluidos en esta categora y genera el informe
solicitado por el presidente del comit.

3. El funcionario responsable de los inventarios, como secretario del comit, elabora la
relacin pormenorizada de los bienes a dar de baja, en la que debe informar el posible
destino que se les puede dar a estos:

Traspaso o traslado a otro hospital.
Venta o permuta.
Bienes tipificados como no
tiles estando en
condiciones de prestar un
servicio
Aquellos que an estando en buenas condiciones fsicas y
tcnicas no son requeridos por la entidad para su
funcionamiento.

No tiles por
obsolescencia
No tiles por cambio o
renovacin de equipos
No tiles por cambios
institucionales
Prdida por hurto
Aquellos que estando en buen estado fsico, mecnico y tcnico,
han quedado en desuso por los adelantos cientficos y
tecnolgicos. Adems, sus especificaciones tcnicas son
insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor
exige.

Los que ya no son tiles en razn a la implementacin de nuevas
polticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia
de ello, quedan en existencia equipos, repuestos, accesorios y
materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o
modelos adquiridos, as se encuentren en buen estado.

Los que han quedado fuera de servicio debido a los cambios
originados en el cometido estatal de la entidad, se ha decretado
la liquidacin, fusin o transformacin de entidades, originadas
por modificaciones en la normatividad, polticas, planes,
programas, proyectos o directrices de obligatorio cumplimiento.

P

A

R

A

M

E

T

R

O

S
Cuando un equipo estando servible en un servicio o en el
almacn, ha sido hurtado y se comprueba que no hay indicios de
que pueda aparecer. En este caso deben indicarse los trmites
adelantados para hacer efectivas las plizas que amparaban su
aseguramiento. Este proceso slo se puede realizar cuando todos
los procedimientos legales se hayan agotado.

0
a

211
Aprovechamiento para la recuperacin de otros equipos de caractersticas
similares.
Destinacin a alguna institucin educativa.
Nombre de los funcionarios que deben llevar a cabo el procedimiento del destino
final
Razones de la baja con los soportes tcnicos requeridos para ello, cuando por las
caractersticas del bien lo exijan
3
.

4. El comit analizar la relacin de los bienes presentada por el secretario y teniendo
en cuenta las consideraciones anteriores, evaluar, desde el punto de vista financiero
y contable, el estado del bien. Esta evaluacin se debe integrar a la valoracin tcnica
realizada por el comit especializado, lo que permitir formular las recomendaciones
del caso en forma integral.

5. El responsable de la institucin prestadora de servicios de salud en su calidad de
representante legal, bajo su completa responsabilidad, debe autorizar la baja del
equipo mediante la expedicin y firma de un acto administrativo, en el cual esta se
debe motivar, e indicar su destino final, ya sea para su destruccin total, reparacin de
partes, traslado a otro hospital o entidad etc. Este acto debe estar soportado
documentalmente con toda la informacin derivada del proceso

6. Para este tipo de bajas debe levantarse un acta la cual ser el soporte principal que
permita dar salida definitiva a estos bienes del almacn del hospital, dejando
claramente establecido el motivo de la baja.

7. Deben firmar la respectiva acta el responsable de la institucin prestadora de servicios
de salud, el responsable administrativo del hospital, el almacenista, el funcionario a
cuyo cargo estaba el equipo, el jefe de la oficina de Control Interno. Se hace la
observacin que si la baja es para el traslado a otro hospital, sin perjuicio de la
entrada a almacn del mismo, se requiere de la firma del funcionario que recibir el
equipo.

8. El responsable de inventarios recibe copia del acto administrativo para lo de su
competencia y la enva al almacn, en donde se efectan los registros
correspondientes con base en la copia del acto administrativo que orden la salida,
copia del acta de entrega o de desmantelamiento y la documentacin citada.

9. El almacenista abre carpeta o actualiza la existente para dar archivo definitivo a los
documentos y, de esta forma, dejar constancia de las actuaciones derivadas del
proceso, presentando finalmente informe al rea de contabilidad para los registros en
las respectivas cuentas segn su ubicacin.

En el siguiente diagrama se sintetiza este proceso:

3
En este punto, los soportes pudieron ser origen de una reunin anterior del comit o para discutir dentro del
comit.

0
a

212

DIAGRAMA DE PROCESO BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

Subdirector
Administrativo

Jefe de inventarios
de activos fijos
o de recursos fsicos

Comit de
Inventarios

Gerente ESE

Jefe inventarios

Almacenista

Contabilidad Contabilidad

Solicita a jefe de inventarios (o
de activos fijos) relacin de
equipos para dar de baja
Consulta software de tecnologa
e informes recibidos del servicio
y elabora relacin de bienes
Informa que destinacin
puede darse a cada equipo
y personas que deben llevar
a cabo el proceso final
DESTINACION
-Venta o permuta
-Traspaso o traslado a otra ESE
-Recuperacin de equipos similares
-Destinacin institucin educativa
Enva a comit de inventarios,
con soportes tcnicos, acta de
reunin que lo calific de
inservible para dar de baja
Verifica y avala antecedentes,
elabora acta final de bajas y
recomendaciones para gerente
Autoriza salida mediante acto
administrativo y enva a jefe de
inventarios
Registra novedad en software
y enva a almacn
Efecta registros, abre carpeta
o actualiza la existente y da
archivo a documentos
Tipifica los bienes no tiles y se
registran en las respectivas cuentas
segn ubicacin
FIN DEL
PROCESO

0
a

213
En el momento de realizarse el traspaso, enajenacin o aprovechamiento, los bienes
tipificados como no tiles debern estar registrados contablemente en las cuentas
correspondientes a su ubicacin fsica, afectando las siguientes:

CUENTA

DESCRIPCIN

OBSERVACIONES

Propiedades
Planta y equipo-
bienes muebles en
bodega

Registra el valor de los bienes
adquiridos a cualquier ttulo para
ser utilizados en el futuro; para el
caso, son aquellos equipos mdico
asistenciales que habindose
comprado no se pusieron en
servicio y contablemente las cifras
no han sido trasladadas a la
cuenta de Propiedades, planta y
equipos-no explotados

Propiedades
Planta y equipo

Aquellos equipos que estando en
servicio se decide que ya no son
tiles por las razones que se
describieron anteriormente.

No siempre y para casos excepcionales los
equipos entran en forma directa al almacn.
Son equipos que por caractersticas de
tamao, volumen, peso, instalacin,
transporte, manipulacin interna, etc.,
fsicamente no es conveniente que hagan
trnsito por el almacn. Para este caso en
particular, los registros de almacn y
contabilidad, independiente del ingreso fsico,
se realizarn cumpliendo con el objetivo
establecido, Baja, mediante el comprobante
de reintegro a almacn.

Propiedades
Planta y equipo no
explotados

Bienes muebles que no son objeto
de uso o explotacin, as como
aquellos que debido a circuns-
tancias especiales diferentes al
mantenimiento no estn siendo
utilizados por el hospital. En esta
cuenta no se incluyen los
conceptos de bienes inservibles y
bienes en bodega.

De este grupo pueden ser seleccionados
equipos que habiendo sido reintegrados a
almacn por no estar en uso, se decide su
salida definitiva del hospital por no ser
utilizables. El registro contable se realizar
con base en los documentos enviados por el
responsable de almacn de acuerdo con el
destino final que se d al equipo.

Estos procedimientos an cuando tengan operaciones y pasos similares a los
establecidos para la baja de bienes inservibles no son los mismos.

Como se ha enfatizado anteriormente la evaluacin del Comit de Inventarios debe estar
precedida de un anlisis juicioso del Comit Especializado, el cual con la metodologa
establecida para la evaluacin del equipamiento biomdico debe analizar la variable fsico

0
a

214
funcional (tcnica) de los equipos mdicos, cumpliendo con los requisitos establecidos
normativamente para calificarlos como Bien servible no utilizable. El acta con este
anlisis debe enviarse al comit de inventarios.

Como requisito para la baja de inventarios se requiere que todo acto administrativo est
acompaado de un concepto escrito por parte de los miembros que conforman los citados
comits, con los soportes correspondientes.

4.2. Baja de Equipos Biomdicos Inservibles

Esta categora corresponde a aquellos equipos que no pueden ser reparados,
reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico o mecnico o
que la inversin que se hara resultara ineficiente y antieconmica para el hospital. En
esta categora tambin se incluyen los equipos que habiendo sido clasificados
inicialmente como servibles no tiles con opcin de traspaso, venta o permuta, deben ser
declarados como inservibles a partir de un nuevo anlisis y concepto tcnico.

En sntesis, se trata de equipos biomdicos que no estn en condiciones de prestar
servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentran.

Se pueden destacar dos razones por las cuales un equipo biomdico se convierte
inservible:

RAZONES POR LAS CUALES UN EQUIPO SE CONVIERTE EN INSERVIBLE

Por dao total o parcial

Aquellos que ante la gravedad del dao o
destruccin parcial o total, su reparacin resulta
en extremo onerosa para el hospital.

Por deterioro histrico

Los que han cumplido su ciclo de vida y debido a
su desgaste no se pueden utilizar. Tambin los
que por su deterioro y mal estado debido a su
uso, no le sirven al hospital.

0
a

215
Es importante destacar que si un equipo clasificado como inservible es necesario en el
hospital para garantizar el acceso a la prestacin de un servicio altamente demandado,
antes de pretender su reintegro al almacn debe presentarse al comit de inventarios con
la anticipacin debida, una solicitud para estudiar su reposicin a fin de no paralizar el
servicio.

Para la baja de Equipos Biomdicos Inservibles se debe dar cumplimiento a los siguientes
procedimientos:

Para proceder a dar de baja un equipo inservible, el jefe de la dependencia respectiva
solicita por escrito al gerente o representante legal de la institucin prestadora de
servicios de salud la autorizacin para realizar una inspeccin tcnico-administrativa con
el propsito de determinar el estado del equipo que se quiere dar de baja. El gerente
designa un funcionario idneo, quien en compaa del funcionario responsable del soporte
tcnico debe verificar si el equipo es inservible, para lo cual se debe producir el
correspondiente informe.

Basado en el informe, el gerente oficialmente impartir las instrucciones para que se inicie
el proceso de baja del equipo biomdico.

El servicio donde se encuentra ubicado el equipo, apoyado en la aprobacin de la
gerencia, procede a enviar el equipo al almacn, indicando nombre y cargo del
funcionario responsable del mismo, quien previamente debi informar oficialmente al
responsable del rea de inventarios sobre las caractersticas del equipo y las razones por
las cuales debe hacerse el reintegro.

El funcionario responsable del almacn del hospital verificar en el registro del usuario la
existencia y pertenencia del equipo que se reintegra. Antes de recibirlo debe prever el
espacio fsico para su ubicacin correcta. Una vez recibido el equipo, produce un
comprobante de ingreso y procede a descargarlo del inventario de la dependencia
usuaria, informando de esa novedad a la misma, al rea de contabilidad
.4
y al presidente
del comit de inventarios para la ejecucin de los procedimientos del proceso de baja.

4
Este procedimiento de registrar la novedad, debe controlarse por parte del almacenista. Al dejar de incluirse en el informe,
no podr elaborar el acta de baja definitiva.

0
a

216

El responsable de inventarios verifica que las especificaciones del equipo sean correctas,
lo mismo que las razones para su retiro, determinando con el profesional especializado
en tecnologa biomdica, y especficamente en equipamiento biomdico, si estas son
vlidas y qu otras considera se deben complementar para informar en la siguiente
reunin del comit de inventarios.

El director del comit solicitar al jefe de inventarios, al jefe de almacn y a las personas
que se requieran
5
que constaten e informen sobre el estado de inutilidad de un equipo,
definiendo con certeza su grado de utilidad.

El anlisis al equipo debe incluir un informe detallado que permita al comit de inventarios
evaluar cualitativa y cuantitativamente la relacin costo-beneficio, para tomar
acertadamente la decisin de baja y determinar su destino final. Algunos de los datos que
deben incluirse en el informe, los cuales en su mayora estarn consignados en el sistema
de informacin de equipamiento biomdico, son:

Costo histrico - fecha.
Mejoras - adiciones
Ajustes por inflacin, depreciacin. Si no cuenta con dicha informacin debe
establecer el avalo tcnico o el que resulte de una investigacin del mercado,
de acuerdo con los mtodos de valoracin estipulados por la Contralora
General de la Repblica.
Anlisis de los costos administrativos en que pueda incurrir el hospital por
mantener el equipo. Con base en la inspeccin fsica debe recomendarse el
destino final que puede darse a los equipos.

El jefe de inventarios consolida toda la informacin y proyecta el acta de baja,
determinando los motivos por los cuales se dar salida definitiva a los equipos que
relacione y la recomendacin de su destino final.

Efectuado lo anterior, el comit de inventarios analiza la documentacin e informacin
recibida y autoriza la elaboracin y firma del acta de baja respectiva la cual debe tener

5
En estos casos se requiere analizar la intervencin de especialistas externos al hospital.

0
a

217
como soportes la copia del acto administrativo que orden la baja y la informacin
consignada en la hoja de vida del equipo, en la que se debe indicar su valor y la
identificacin que se le dio, tanto en inventarios como en el software respectivo. Este
comit debe informar al rea de apoyo administrativo del hospital la decisin adoptada,
para que mediante el procedimiento de novedades implementado se realice el descargue
o registro de la novedad en el sistema.

Oficializado mediante acta de la reunin del comit de inventarios el procedimiento que se
seguir, el jefe de inventarios elabora el proyecto de resolucin de baja de bienes
inservibles, en el que quedar autorizado el destino final y la solicitud de los registros que
debe realizar contabilidad, al igual que la documentacin que permita sustentar el acto
administrativo.

El proyecto de resolucin de baja se pasa para la firma del gerente del hospital. El gerente
podr delegar esta funcin, pero esto no lo exime de la responsabilidad que tiene al
respecto.

Con base en la resolucin, el acta y dems documentacin, el responsable de inventarios
determina las novedades correspondientes y el responsable del almacn procede a
ejecutar el destino final autorizado, el cual puede ser:

Venta o permuta.
Dacin en pago.
Traspaso o traslado a otro hospital.
Devolucin cuando el o los equipos no son de propiedad del hospital.

Con el acta de entrega o recibo, destruccin o aprovechamiento, se elaboran los registros
correspondientes para la salida definitiva del almacn y en contabilidad.

0
a

218
DIAGRAMA DE PROCESO BAJA DE EQUIPOS BIOMEDICOS INSERVIBLES

Jefe de servicio ?

No

si

No

S

Jefe de servicio ?

Almacn ?

Almacn ?

Inventarios ?

Solicita a gerente
orden de inspeccin

Gerente
autoriza
Se posterga el
proceso
Gerente designa
funcionario idneo
Se informa a
gerente decisin
de no baja
Funcionario y jefe de
servicio verifican si
equipo es inservible
Equipo
Inservible
Gerente imparte
instrucciones para iniciar
proceso de baja
Solicita envo del equipo a
almacn indicando nombre y
cargo de quien responde
Recibe equipo, verifica registro
del usuario, pertenencia del
equipo y elabora comprobante
de ingreso
Informa a inventarios
sobre caractersticas
del equipo
Informa novedad a contabilidad
con copia a presidente comit de
inventarios
Presidente comit de
inventarios da
instrucciones para
formalizar baja
Verifica que especificaciones
del equipo sean correctas
Fin proceso

0
a

219
5. COMIT DE INVENTARIOS.

Para velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios en las instituciones
prestadoras de servicios de salud debe existir un Comit de Inventarios, el cual por
norma se debe crear mediante un acto administrativo expedido por su representante
legal.

Su funcin es la de coordinar, planificar y apoyar la gestin de los responsables del rea
administrativa y del almacn o bodega, segn cada caso, de tal forma que permita
mantener actualizados los inventarios de la entidad. Este debe estar conformado por un
grupo interdisciplinario que tendr a su cargo la responsabilidad de tomar decisiones y
formular las recomendaciones relacionadas con los bienes del hospital, entre los que se
incluye el equipamiento biomdico, de forma que la gerencia cuente con elementos
suficientes para autorizar la destinacin que se d a estos cuando se adelante un proceso
de bajas.

INTEGRANTES DEL COMIT DE INVENTARIOS SEGN NORMA

? ? ? ?

Cuando el Comit lo considere pertinente y necesario se debe invitar igualmente al
responsable del rea de Control Interno, o a quien considere que puede aportar elementos
de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia.

Para tomar decisiones sobre baja de equipos biomdicos, en consideracin a que la
variable fsico funcional (tcnica) exige el concepto de profesionales especializados,
El responsable
del rea
administrativa
(Subgerente o
Subdirector Ad-
ministrativo) de la
IPS o quien haga
sus veces, quien
lo presidir.

El
responsable
del almacn o
bodega
El responsable del
control de los
equipos que estn
en servicio (activos
fijos, jefe de
recursos fsicos o de
inventarios), quien
actuar como
secretario tcnico
del comit

Actuar
como
invitado el
asesor
jurdico de
la IPS o
quien haga
sus veces

0
a

220
adems de los profesionales anteriores deber contar con la presencia del jefe del
servicio asistencial y, dependiendo de su complejidad, del mdico especialista del servicio
responsable de la operacin del equipo.

Las determinaciones del comit se tomarn por mayora simple, y si existe algn miembro
que no comparta alguna de las decisiones acordadas dejar constancia escrita, la cual
ser parte integrante del acta.

El funcionario responsable del rea administrativa del hospital ser el responsable de la
integracin de los miembros del comit y de su convocatoria por medio del secretario del
mismo. La asistencia a las reuniones del comit es obligatoria.

Las reuniones ordinarias sern, como mnimo, una al mes, y las extraordinarias cuando el
responsable del rea administrativa lo considere pertinente, por la necesidad de
solucionar y responder a requerimientos de los organismos de control o por potestad del
gerente del hospital.

El comit elaborar un acta de cada reunin, suscrita por sus miembros, en la que se
consignarn las decisiones y conceptos, y que es la base y el soporte fundamental de
todos los trmites y gestiones que adelante. Sin perjuicio de lo anterior, cada ESE debe
tener un reglamento interno del comit.

Es muy importante tener en cuenta que las normativas relacionadas con la baja de
bienes muebles y, en particular, de equipos mdico-cientficos, de acuerdo con lo
establecido por la ley 716 de 2001, la cual regula la obligatoriedad de los entes del sector
pblico de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la informacin
contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la
realidad econmica, financiera y patrimonial de las entidades pblicas, modificada y
prorrogada por las leyes 863 de 2003 y 901 de 2004, determinan que el comit de
saneamiento contable debe trabajar coordinadamente con el de inventarios.

En el caso que nos ocupa, un equipo biomdico es susceptible de saneamiento dado que
puede afectar en mayor o menor grado la situacin patrimonial de un hospital.

5.1. Funciones del Comit de Inventarios

Este comit debe ser la columna vertebral para los aspectos relacionados con la
administracin eficiente del recurso tecnolgico del hospital y, en general, de sus bienes

0
a

221
muebles, y normativamente su objetivo principal es establecer planes y programas que
permitan mantener actualizada la base de datos de su recurso tecnolgico como parte
fundamental de los inventarios y de las decisiones que se tomen al respecto. Ahora bien,
antes de relacionar sus funciones es conveniente tener en cuenta ciertas consideraciones,
sobre la base de que sus actos abarcarn situaciones presentes y futuras para la vida del
hospital en relacin con la tecnologa biomdica, y ms especficamente con el
equipamiento biomdico.

En este sentido, conviene acotar aspectos relacionados con sistemas de prospectiva
empresariales en cuanto a los factores del entorno tecno-socio-econmico. Mediante
estas prcticas se permite desarrollar mejor los planes estratgicos, para alcanzar los
objetivos del hospital a mediano y largo plazo.

Las funciones del comit de inventarios son las siguientes:

Contribuir al desarrollo de los planes y programas de gestin sobre el manejo del
recurso tecnolgico que realizan las reas respectivas a corto, mediano y largo plazo,
y verificar que se cumplan dentro de los tiempos establecidos, haciendo las
modificaciones requeridas cuando se presenten actividades no previstas o casos de
fuerza mayor.

Disear los mecanismos y acciones requeridas para la realizacin adecuada y
oportuna de los inventarios fsicos de la entidad
6
.

Decidir, elaborar y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes muebles
declarados inservibles o no utilizados por el hospital, previo anlisis y presentacin de
las investigaciones y estudios correspondientes dentro de los cuales se deben
contemplar, entre otros, factores como los siguientes
7
:

o Resultado de la evaluacin costo-beneficio.
o Valor del mantenimiento.
o Concepto tcnico.
o Nivel de uso y tecnologa.
o Costos de bodegaje o almacenamiento.
o Estado actual y funcionalidad: vida til.

6
El software del recurso tecnolgico responde a un inventario dinmico y calificado que va mucho ms all del inventario
cuantitativo y anualizado que generalmente se levanta en las entidades.
7
Estos y otros puntos tcnicos deben ser consultados al Comit Especializado

0
a

222
Prever las contingencias que puedan presentarse con los equipos que se saquen del
servicio, informar al gerente del hospital para que tome la decisin final y formular las
recomendaciones correspondientes.

Conceptuar sobre los resultados de los anlisis y avalos tcnicos efectuados dentro o
fuera del hospital en materia de reclasificacin de equipos.

Gestionar las actividades requeridas para valorar los equipos que lo requieran, a partir
de consultas tcnicas, comerciales, contables, de personal experto, entre otros, y si
algn caso lo amerita, citar a las reuniones del comit a un representante de los
peritos.

Preparar al gerente del hospital informes peridicos sobre la gestin del comit, para
que mantenga informada a la junta directiva.

Las dems que le asignen las leyes, acuerdos o decretos, o los procedimientos
internos oficiales del hospital que tengan que ver con la administracin eficiente de su
recurso tecnolgico.

6. COMIT ESPECIALIZADO.

Como se destaco anteriormente las instituciones prestadoras de servicios de salud deben
manejar con el mismo rigor tanto la variable financiera y contable (econmica) de su
equipamiento biomdico como la variable fsica y funcional (tcnica), por lo tanto deben
conformar un Comit Especializado, para apoyar al Comit de Inventarios. Este debe
actuar de acuerdo con los siguientes parmetros:

Debe estar integrado por el gerente del hospital como lder natural, coordinador y
orientador del proceso de renovacin de tecnologa biomdica, el funcionario
responsable del rea cientfica, los jefes o representantes de los servicios respectivos,
el funcionario responsable del rea de planeacin y, finalmente, un profesional
especializado en tecnologa biomdica, quien es la persona indicada para describir en
detalle los aspectos tcnicos y cientficos que considere importantes frente al proceso
que se pretende adelantar. En concordancia con el equipo que se pretenda evaluar,
este comit convocar al especialista usuario del equipo perteneciente al hospital.
Alternativamente puede utilizar un grupo de apoyo conformado por expertos.

Debe contar con un manual que oriente y gue sus actuaciones y decisiones. Se
recomienda que, en lo posible, este manual sea estndar para todos los hospitales.

Debe cerciorarse de la seguridad del equipo frente a los usuarios, para establecer,
conforme a las tecnologas vigentes, si resulta procedente o no su adecuacin,
repotenciacin o destruccin. Para cada una de estas determinaciones debe

0
a

223
elaborarse el acta correspondiente, la cual debe incluir los comentarios y sugerencias
documentalmente soportadas, las discusiones adelantadas en el comit, sus
conclusiones y las recomendaciones a tener en cuenta por el gerente de cada una de
las ESE.

La entidad pblica puede ser responsable por decisiones inadecuadas frente a la
utilizacin de un equipo que pudiera representar un riesgo serio para la salud de los
usuarios y/o operadores del mismo. Tales responsabilidades podran desbordar el
mbito civil e ingresar, incluso, al penal, por la actuacin negligente o imprudente de
los encargados de tomar la decisin.

Los antecedentes que rodean la necesidad de la baja y reposicin de equipos deben
analizarse con detenimiento, valorando la responsabilidad propia de tal gestin (hurto,
obsolescencia, falta de soporte tcnico, tecnologa en desuso, entre otros).

Como se trata de analizar y establecer aspectos operacionales y de conveniencia de
los equipos de una entidad pblica que hacen parte de su patrimonio, y sobre los
cuales recae la vigilancia de los organismos de control frente al manejo del recurso
fiscal, el gerente del hospital debe establecer los lmites y alcances del comit
especializado, que debe tener un carcter consultivo y no decisorio frente al destino
de los bienes analizados.

El comit especializado debe presentar a los miembros del comit de inventarios, a
ttulo de recomendacin para aprobacin del gerente de la ESE, el procedimiento que
adopte el hospital frente a la venta (por subasta o martillo) o destruccin de los
equipos. Igualmente sealar los derroteros y criterios tcnicos que deben observarse
frente a la reposicin, analizando figuras de gran importancia y utilidad como el
outsourcing.

Con el propsito de garantizar un proceso articulado que responda a una poltica de
introduccin y evaluacin de la tecnologa biomdica, y especficamente al
mejoramiento del equipamiento biomdico de los hospitales, los procedimientos
sealados deben concordar con la presentacin de la necesidad por parte del
responsable tcnico del equipo y la evaluacin y conveniencia que registre el comit
respectivo.

Si bien es cierto que por norma las instituciones prestadoras de servicios de salud tienen
conformados varios comits, entre los que esta el Comit Tcnico - Cientfico, este a
pesar de su calificativo en ningn momento se ocupa de la tecnologa biomdica, y ms
especficamente del equipamiento biomdico, por lo tanto es fundamental que
independiente de la existencia de los citados comits se cuente con un equipo de

0
a

224
profesionales especializados que por la especificidad de este tema trasciende el manejo
administrativo, financiero y contable (variable econmica), y exige incorporar tambin la
evaluacin fsico funcional (variable tcnica) de este recurso tecnolgico.

7. AUTORIZACIN PARA LA BAJA DE UN EQUIPO

Para realizar la baja de un equipo biomdico se requiere la autorizacin expresa del
representante legal de una institucin prestadora de servicios de salud o del funcionario
que haya sido delegado para tal fin. Dicha autorizacin debe realizarse mediante acto
administrativo en el que se detallen aspectos tales como la relacin pormenorizada de los
bienes, destino que se les dar, ya sea, traspaso o traslado a otra entidad venta, permuta,
aprovechamiento para la recuperacin de otros bienes similares. Se debe incluir el
nombre de los funcionarios que deben llevar a cabo el procedimiento del destino final y las
razones de la baja.

8. REGISTROS POR MOVIMIENTOS DE ALMACN Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES

Una vez ejecutados todos los procedimientos requeridos para dar de baja un equipo
biomdico el responsable del almacn proceder a efectuar los registros respectivos con
base en la copia del acto administrativo que orden la baja, copia del acta de entrega o de
desmantelamiento y dems documentos que resulten de la gestin adelantada.

Se abrir una carpeta o actualizar la existente para dar archivo definitivo a los
documentos y de esta forma dejar constancia de todo lo actuado durante el proceso de
baja. Los bienes tipificados como no tiles debern estar registrados contablemente en
las correspondientes cuentas de acuerdo a su ubicacin fsica en el momento de
realizarse el traspaso, enajenacin o aprovechamiento las cuales sern afectadas por
esta novedad.

Es importante destacar que contablemente la cuenta que se asocia a los procesos de
bajas corresponde a la de Propiedades, planta y equipo. En el manual de
procedimientos a que hace referencia el Plan General de Contabilidad Pblica se compila
la normativa expedida por el Contador General por medio de circulares, cartas circulares,
instructivas y procedimientos
8
.

8
Dicho Plan fue promulgado mediante la resolucin 400 de diciembre de 2000.

0
a

225
La Contadura General de la Nacin dispuso que los bienes adquiridos por las entidades
pblicas con posterioridad al 31 de diciembre de 2000 no son objeto de ajustes por
inflacin
9
. El clculo de los ajustes por inflacin tampoco se aplicar a la depreciacin
acumulada. Por tanto, a partir del 1 de enero de 2001, a los saldos que haba a 31 de
diciembre de 2000 no se les har ajuste alguno por este concepto.

En consideracin a lo anterior, se congelan las cifras o registros que haba a 31 de
diciembre de 2000, y se retirarn de los registros contables cuando se surtan todos los
procedimientos para la baja definitiva del equipo correspondiente.

Por regla general, la depreciacin se aplica a los bienes que se encuentran en cuentas de
servicio y no a los que estn en bodega o almacn. No obstante, cuando un equipo que
se deprecia se retira de un servicio en forma temporal por situaciones como
mantenimiento, o por encontrarse en la cuenta Propiedades, planta y equipo-no
explotados, debe suspenderse la depreciacin hasta cuando el equipo empiece a usarse
de nuevo.

En dicho caso deben mantenerse los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de
depreciacin acumulada, hasta cuando el equipo sea dado de baja o se disponga de este
por cualquier otra forma, lo cual, a su vez, lleva a la eliminacin del saldo que tenga sobre
Depreciacin acumulada

Bajo condiciones normales, para los activos que se deprecian se considera como vida til
diez aos, cuando se utiliza el mtodo de depreciacin de lnea recta, que es el ms
comn y acostumbrado en nuestro medio para los equipos mdicos. Sin embargo, cuando
en un caso especial se considere que la vida til fijada no corresponde con la realidad
debido a factores especiales como el deterioro por uso, obsolescencia, avance
tecnolgico o especificaciones del fabricante, podr fijarse una diferente. En estos casos
se har la nota correspondiente a los estados contables.

9. ACTA Y RESOLUCIN DE BAJA

El acta es un documento soporte requerido que debe ser suscrito por el Comit de
Inventarios, para que el representante legal de la institucin prestadora de servicios de
salud o su delegado autorice mediante un acto administrativo, generalmente una
resolucin de baja, el destino final que se debe dar a el los equipos biomdicos. Esta
acta deber tener una exposicin de motivos basada en los argumentos expuestos por

9
Uno de los argumentos dados para introducir los ajustes por inflacin dentro del sistema contable fue por las altas tasas
de inflacin que se daban en el pasado, lo cual justificaba su aplicacin.

0
a

226
cada uno de los funcionarios que participaron en el proceso de baja, los cuales deben ser
recogidos y consolidados por el responsable del almacn.

La Resolucin de Baja es el acto administrativo a travs del cual el representante legal de
la institucin prestadora de servicios de salud autoriza dar la salida definitiva al los
equipos biomdicos dados de baja, y en el que se define su destino final.

Una vez desarrollado el proceso de venta, permuta, dacin en pago, traspaso o traslado
de un equipo biomdico a otra entidad, aprovechamiento o destruccin, se elaborarn los
registros correspondientes a la salida definitiva en el almacn y en contabilidad.

10 RESPONSABILIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE
EQUIPOS BIOMDICOS.

10.1. Servicio Asistencial.

El funcionario responsable de un equipo biomdico lo debe remitir al almacn diligenciado
el formato que el hospital tenga implementado para el proceso de baja, el cual debe
contar siempre con la autorizacin del jefe inmediato.

10.2 Almacenista.

El funcionario responsable del almacn debe realizar los siguientes procedimientos:

Verificar en el registro del funcionario responsable del equipo la existencia y
pertenencia del equipo que reintegra. Para esta operacin, el hospital debe disear un
formato especial.

Elaborar el comprobante de ingreso al almacn efectuando el abono correspondiente
a la cuenta del funcionario responsable del equipo en el registro o software que se
tenga implementado y comunicar al rea de contabilidad para que se efecten los
correspondientes registros en la cuenta que se tenga para ello.

Esta novedad se debe informar al rea administrativa de acuerdo al procedimiento
que se tenga establecido.

0
a

227

Revisar los equipos biomdicos reintegrados y proceder a clasificarlos por separado
de acuerdo con la causa que genero el proceso de baja.

Generar un informe al funcionario superior inmediato sobre la necesidad de poner en
consideracin del Comit de Inventarios la salida de un equipo biomdico tipificado en
cualquiera de las clasificaciones que ameriten realizar el proceso de baja respectivo
10

con el fin de evitar la acumulacin de estos equipos en el almacn.

Solicita al representante legal de la institucin prestadora de servicios de salud, la
participacin de un funcionario idneo para constatar el estado de inservibilidad de los
equipos. El concepto emitido debe determinar con certeza el grado de utilidad que
tiene el equipo y deber definir a cuales se les solicitar la baja definitiva. El anlisis
debe incluir detalles que permitan al comit de inventarios evaluar cuantitativa y
cualitativamente la relacin costo-beneficio para tomar la decisin correspondiente a la
baja. Dentro de los datos que se deben aportar se destaca la siguiente informacin:

o Costo histrico
o Mejoras realizadas al equipo
o Ajustes por inflacin
o Depreciacin
o Anlisis de los costos administrativos en que incurre el hospital por mantener
dichos equipos mdicos.
o Recomendacin del destino que se le debe dar a los equipos mdicos.

Le entrega una copia del acta y resolucin de la baja del equipamiento biomdico al
rea de contabilidad para que esta proceda a realizar los respectivos registros
contables. Sin este trmite tanto el acta como la resolucin de baja no se le puede
remitir al Comit de Inventarios y al representante legal de la institucin prestadora de
servicios de salud respectivamente.

El Almacenista separa fsicamente los bienes que definitivamente van a ser dados de
baja, de tal forma que la custodia, el registro y la preservacin sean realizables.

La culminacin del proceso de destino final autorizado, quedar evidenciado con el
acta de entrega o de destruccin correspondiente debidamente firmada por el

10
Como se puede observar, la gerencia debe exigir a travs del rea administrativa al jefe de almacn un
sistema de almacenaje ordenado y clasificado y la presentacin de informes peridicos para proceder a las
bajas respectivas evitando que el almacn se convierta en un depsito de equipos varios como si fuera un
basurero.

0
a

228
almacenista, el funcionario autorizado para la baja y por quienes intervinieron en el
proceso. Este documento formar parte de los soportes del comprobante de salida
definitivo y debe contener como mnimo:

o Informe de la Novedad a la direccin Administrativa, segn procedimiento y
periodicidad de novedades.
o Lugar y fecha de emisin.
o Destino final: Traspaso, venta, permuta, aprovechamiento, destruccin.
o Cantidad, cdigo de inventario, cdigo en el sistema y descripcin del bien.
o Valores, costo histrico (o avalo tcnico si se desconoce), ajustes por inflacin y
depreciacin.

Registrada la salida de almacn, el almacenista abrir carpeta o actualizar la
existente para dar archivo definitivo a los documentos, dejando as constancia de todo
lo actuado durante cada etapa del proceso.

El jefe de almacn consolida toda la informacin requerida por el Comit de
Inventarios acompaando el proyecto de acta de baja, determinado los motivos por los
cuales se est dando salida definitiva a los equipos biomdicos y la recomendacin
de su destino final.

10.3. Comit de Inventarios.

El Comit de Inventarios autoriza el acta de baja y destino final previo anlisis, aprobando
y firmando los actos administrativos correspondientes, basados en los criterios de
economa, eficiencia, eficacia, equidad, celeridad y valoracin de los costos ambientales.

10.4. Representante Legal de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud.

La firma de la de la Resolucin de Baja de los equipos biomdicos es responsabilidad del
representante legal de la institucin prestadora de servicios de salud. En esta queda
autorizado su destino final.

0
a

229

ANEXO N 1

MODELO ACTA DE DE BAJA

ACTA DE BAJA N__

ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACEN DEL
HOSPITAL TIPIFICADOS COMO SERVIBLES NO UTILIZABLES O INSERVIBLES.
(Modelo para venta, permuta, traslado o traspaso, desmantelamiento o destruccin)

HOSPITAL: ________________________

En la cuidad de ___________ el da ____, mes_____, ao____.

Reunidos:

1. _________________________________ Director (Administrativo o financiero)

2. _________________________________ Jefe de almacn e inventarios o quien haga sus
veces

3. _________________________________ Coordinador de inventarios.

4. _________________________________ Representante Comit de Inventarios u Oficina
de Control Interno

(O por las personas que estn facultadas para llevar a cabo la diligencia en el hospital)

En las dependencias del hospital ____________________, ESE, con el objeto de efectuar la
baja solicitada por el Almacn de los bienes que segn el concepto tcnico adjunto, por su
estado quedaron clasificados como bienes servibles no utilizables , inservibles, detallados
en relacin adjunta y que forman parte integrante de esta acta y una vez revisados y
analizados todos los documentos que soportan la solicitud (incluida en el aplicativo y
enviada la novedad a la Direccin Administrativa) y realizadas las observaciones,
verificaciones y consultas que el Comit de Inventarios y de Bajas considerara necesarias
para la autorizacin, se lleg a las siguientes conclusiones:

1. Solicitar autorizacin de baja de los bienes relacionados en el anexo No.__ por valor de
(Letras y nmeros), por considerarlos servibles no utilizables, inservibles para el normal
desarrollo de las actividades de la entidad y porque ya cumplieron con el objeto para el cual
fueron adquiridos, y recomendar su venta, segn avalo comercial adjunto.

0
a

230

desarrollo de las actividades de la entidad y porque ya cumplieron con el objeto para el cual
fueron adquiridos y recomendar su permuta, segn avalo comercial y carta de intencin
de los seores (nombre completo) adjunta.

3. Solicitar autorizacin de baja de los bienes relacionados en el anexo No__ por valor de
desarrollo de las actividades del hospital y porque ya cumplieron con el objeto para el cual
fueron adquiridos, y recomendar su traspaso a la entidad (Nombre de la entidad
solicitante), segn carta de ofrecimiento y de aceptacin adjunto.

(Letras y nmeros) por considerarlos servibles no utilizables, inservibles para el normal
desarrollo de las actividades del hospital y recomendar su desmantelamiento
11
para que
sus partes puedan ser utilizadas como repuestos en la reparacin de los bienes
relacionados al final de anexo, confirmada la posible reparacin segn concepto tcnico
tambin anexo.

(Letras y nmeros), por considerarlos totalmente inservibles, para el normal desarrollo de las
actividades de la entidad y porque ya cumplieron con el objeto para el cual fueron
adquiridos, y recomendar su destruccin porque su estado de conservacin, presentacin y
utilidad, entre otros, no hacen viable ninguna otra posibilidad de destino final.

Una vez definido lo anterior, en constancia esta acta se firma por:

1 _________________________________

2. _________________________________

3 _________________________________

4 _________________________________

(o por aquellas personas que estn facultadas para llevar a cabo la diligencia en el hospital)

11
Pueden ser utilizadas como material de formacin e insumos didcticos

0
a

231
ANEXO N 2
MODELO RESOLUCION DE BAJA

RESOLUCION DE BAJA N__

POR LA CUAL SE ORDENA LA BAJA, POR SUBASTA PBLICA DE LOS BIENES
SERVIBLES NO UTILIZABLES DE PROPIEDAD DEL HOSPITAL :

__________________________ EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

El ________________________ (Gerente o Director Administrativo)

Del hospital ________________

En uso de sus atribuciones (delegaciones segn el caso de acuerdo a lo conferido por
artculo, resolucin del hospital, etc.) y legales, y

CONSIDERANDO

1. Que en almacn de elementos devolutivos del de Almacn General del hospital fue(ron)
declarado(s) por el Comit de Inventarios como bien(nes) no utilizable(s) o elementos (s)
inservible(s), mediante acta No. _______ del ____________ , un(os) bien(es)
devolutivo(s) que se considera conveniente dar de baja, bien(es) con descripcin plena en
el acta mencionada que forma parte integral de la presente resolucin, que al no ser
til(es) para la entidad se encuentra(n) en depsito en el almacn de devolutivos.

2. Que el numeral _______ del acta de baja adjunta establece el proceso para la baja de
equipos (o bienes).

3. Que el valor de los bienes a dar de baja, segn el krdex (avalo, libros de
contabilidad, etc.) del almacn, asciende a la suma de ( Valor en letras y en nmeros ) ,
monto que de acuerdo con la Ley 80 de 1993, obliga a la realizacin de subasta pblica
(En los casos de mayor valor).

4. Que a la fecha la nica entidad financiera autorizada por la Superintendencia Bancaria
que presta el servicio de Martillo es el Banco Popular.

5. Que el artculo 24 pargrafo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que: Cuando la venta de
los bienes de las entidades estatales deba efectuarse por el sistema de martillo, se har a
travs del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras, debidamente
autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

0
a

232

En mrito de lo expuesto,

RESUELVE

Artculo 1. Dar de baja de los inventarios del hospital los bienes (equipos) que conforman los
lotes (____) relacionados en anexo del Acta N__ de (fecha) suscrita por los miembros del
Comit de Inventarios del hospital.

Artculo 2. Determinar la celebracin de la venta de los bienes a que se refiere el Acta N__
de (fecha) a travs del sistema de martillo del Banco Popular.

Artculo 3. El jefe de almacn del hospital coordinar con el martillo todo lo relacionado con el
desarrollo y con la entrega de los bienes inservibles.

Artculo 4. El producto del remate deber consignarse en la cuenta corriente de la tesorera,
de conformidad con las normas presupustales vigentes del hospital.

Artculo 5. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y debe enviarse
copia a la direccin financiera-contabilidad, jefe de almacn, responsable de inventarios y jefe
de la oficina de Control Interno del hospital.

COMUNQUESE Y CMPLASE.

Dada en ___________ a los ____ das del mes de _______ de _______

(FIRMA)
(Cargo)

Administración y Gestión Del Equipo Biomédico

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Administración y Gestión Del Equipo Biomédico

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

0

También podría gustarte