Excel macros I

EXCEL AVANZADO Macros I Pgina 1 de 12
Ing. Oscar Alberto Barnett Contreras obarnettc@gmail.com

ENTENDIENDO LAS MACROS en Excel 2010

Como se ha dicho en clase, una razn fundamental de usar Excel es facilitar las tareas repetitivas
que realizamos con los datos: consultas, reportes, filtros, grficos, etc.
Podemos decir que las macros nos ayudan a automatizar tareas. Son partes de cdigo de
programacin que es interpretado por Excel y lleva a cabo distintas acciones o una sucesin de
tareas. De esa manera, con una macro podremos realizar tareas repetitivas muy fcilmente.
Sin embargo, ste no es el nico uso que podemos darle a una macro ya que, si utilizamos el
lenguaje de programacin en el que hablan las macros, Visual Basic para Aplicaciones (VBA),
podremos desarrollar desde tareas y funciones simples para usos especficos hasta aplicaciones
complejas.

CUL ES EL RIESGO PARA LA SEGURIDAD?
Las macros automatizan tareas usadas frecuentemente para ahorrar tiempo de pulsaciones de
tecla y acciones del mouse. Muchas se crearon por programadores de software. Sin embargo,
algunas macros pueden implicar un posible riesgo de seguridad. Una persona malintencionada,
tambin conocida como pirata informtico, puede introducir una macro destructiva en un archivo
que puede propagar un virus en su equipo o en la red de su organizacin.

VBA
Visual Basic es uno de los lenguajes ms utilizados para desarrollar aplicaciones de computadora.
Una de sus versiones es el lenguaje de programacin de las macros: Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Es un lenguaje de programacin comn y corriente pero con algunas particularidades. Su
Entorno de Desarrollo (IDE) est plenamente integrado con las aplicaciones de Microsoft Office. Las
aplicaciones que creamos con este lenguaje no pueden ejecutarse en forma autnoma, es decir,
siempre formarn parte de algn documento o alguna plantilla de Office.

INTERACCIN CON EL RESTO DE MS-OFFICE
Con VBA podremos integrar ms an las distintas aplicaciones de Microsoft Office. Con una macro
de Excel 2010 podremos comunicarnos con el resto de las aplicaciones de este paquete de oficina
muy fcilmente: Word, PowerPoint, Access. Toda esta interaccin y los conocimientos sobre el
manejo de estas herramientas nos permitirn construir aplicaciones de alta complejidad en poco
tiempo.

EL FORMATO DE LOS ARCHIVOS
Excel 2010 tiene una forma diferente de guardar los libros, pues en esta versin hay una
diferenciacin entre los archivos normales y aquellos que incluyen macros de Visual Basic para
Aplicaciones o controles ActiveX. De esta forma, la extensin del archivo permite determinar el tipo
de contenido del libro Excel. Este cambio se genera, principalmente, por una cuestin de seguridad,
para que podamos identificar los archivos antes de abrirlos.

OPCIN Archivo>Guardar como
Las distintas formas que tiene Excel 2010 para guardar las plantillas son:


Libro de Excel: es el formato predeterminado de archivo, tiene extensin
.XLSX. Estos archivos no pueden contener macros de Visual Basic para Aplicaciones ni controles
ActiveX.
Libro de Excel habilitado para macros: es el formato que se debe usar para guardar los archivos
que posean macros o controles ActiveX, la extensin ser .XLSM. Al guardar un archivo que tenga
este tipo de datos, Excel 2010 nos advertir que posee macros y que debemos grabarlo con esta
extensin particular. Si se omite esta advertencia, el libro se guardar con la extensin
predeterminada y se eliminar todo cdigo de macro o control ActiveX incluido.
Libro binario de Excel: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel 2010
(BIFF12), cuya extensin es .XLSB.
Libro de Excel 97-2003: este formato es para guardar un archivo creado con Excel 2010 y
mantener la compatibilidad con las versiones anteriores del programa. En este formato
podremos guardar nuestros archivos que incluyan VBA y se perdern los cambios de las opciones
que presenta Excel 2010 que no estn incluidas en las versiones anteriores.


PDF o XPS: es un formato de diseo fijo que garantiza que, cuando se vea o se imprima el
documento, se conserve exactamente el formato deseado.
Otros formatos: tambin podremos guardar el libro como un archivo de texto, una plantilla de
Excel o una pgina web, por ejemplo. En ninguno de estos casos es posible incluir macros.
Para poder guardar los archivos con las extensiones correctas, se debe acceder al comando
Guardar como incluido dentro el Men Archivo o pulsar la tecla de F12 del teclado.

ACTIVACIN DE LA FICHA Programador

En la cinta de opciones se encuentran las diferentes fichas con herramientas para explotar Excel
2010. Entre ellas, existe una ficha de opciones especfica para interactuar con VBA: la ficha
Programador. Esta ficha es especial y no se encuentra disponible dentro de la instalacin bsica,
por lo que se debe configurar la interface para poder utilizarla.
Para activar la ficha Programador se debe pulsar el tem Men Archivo>Opciones. En el dilogo que
aparecer, se debe seleccionar el tem Personalizar la cinta de opciones, y habilitar la casilla
Programador en el cuadro de lista Fichas principales, finalmente se debe pulsar el botn Aceptar.

ARCHIVOS SIN MACROS PERO CON EXTENSIN .XLSM
Aunque nuestra planilla no contenga cdigo Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) o controles ActiveX, podremos guardarla con la extensin .XLSM sin
ningn inconveniente, aunque no sucede lo mismo en forma inversa. De
esta forma, podremos prever archivos que en un futuro contengan macros
si tener que cambiar su extensin a posteriori.

Con la ficha Programador se puede acceder a funciones especficas, que se encuentran clasificadas
en cinco grupos: Cdigo, Complementos, Controles, XML y Modificar

GRUPO Cdigo
En este grupo se encuentran los comandos que accionan herramientas relacionadas con el cdigo
VBA de las macros.

Grupo Cdigo: Visual Basic
El primer botn (Visual Basic), iniciar el editor de cdigo VBA. Este editor es la herramienta
principal para la elaboracin de macros complejas, dado que permite realizar modificaciones al
cdigo de las macros en una ventana especial con un formato similar a los lenguajes de
programacin. Tambin se puede iniciar pulsando el atajo de teclas ALT + F11.

Grupo Cdigo: Grabar macros
Desde este botn se iniciar la grabadora de macros. Esta herramienta guarda todas las acciones
que realizamos y las transforma en cdigo VBA.

Grupo Cdigo: Macros
El botn Macros inicia la ventana mediante la cual podremos ejecutar las macros.
Esta ventana mostrar las macros incluidas en los distintos libros abiertos o particularmente en
alguno de los que se encuentren abiertos. Aqu tambin se encuentran las opciones ms sencillas
para administrar las macros:

Ejecutar: ejecuta la macro seleccionada en el cuadro de lista.
Paso a paso: iniciar el editor de Visual Basic en forma automtica y se ejecutar la macro
seleccionada instruccin por instruccin. Esto es til para analizar el correcto funcionamiento de
una macro y solucionar posibles problemas.
Modificar: con este botn tambin se puede iniciar el editor de VBA para realizar cambios en las
macros.
Crear: con este botn se puede crear una nueva macro empleando como nombre el texto
digitado en la casilla Nombre de la macro.
Eliminar: elimina directamente la macro seleccionada.
Opciones: para establecer un atajo de tecla para la macro y para establecer una descripcin. Si a
una macro se le agrega un atajo de teclado predeterminado, a partir de ese momento, y cuando
se tenga abierto el libro que incluye esa macro, al utilizar este atajo de teclado se ejecutar la
macro y se reemplazar la instruccin predeterminada de Excel. Esto volver a su punto inicial
cuando modifiquemos el atajo de teclado o eliminemos la macro.

ANCHO DE COLUMNAS POR DEFECTO
Dentro de las propiedades de cada hoja, que podemos modificar con la opcin
Propiedades incluida en el grupo Controles de la ficha Programador (tambin es
posible realizarlo mediante el Editor de Visual Basic), encontraremos la opcin
StandardWidth, que sirve para cambiar el ancho de las columnas definido por defecto
por Excel 2010.
MTODOS ABREVIADOS
La mayora de los atajos de teclado predeterminados de Excel 2010 son la
combinacin de las teclas CTRL o ALT y alguna adicional. Al asignarle un mtodo
abreviado a una macro podemos evitar reemplazar un atajo ya existente si a la
combinacin le adicionamos la tecla MAYS. De esta forma, los mtodos abreviados
de las macros podran ser CTRL + MAYS + el carcter vlido que elijamos.

Grupo Cdigo: Usar referencias relativas
En una macro, las referencias indican desde dnde y a qu lugar debemos movernos. En este
sentido, dentro del grupo Cdigo se encuentra un botn que permite alternar entre usar o no usar
referencias relativas. Se puede decir que las referencias fijas son inamovibles e indican una
determinada coordenada (celda) o un grupo de ellas dentro de la hoja de clculo. Por el contrario,
las referencias relativas realizan, a partir de la ubicacin de la celda actual, los movimientos
indicados en la macro.

Ejemplo 1.- Referencias de Macros


Ejemplo 2.- Referencias de Macros

OTRA FORMA DE SALIR DEL EDITOR DE VBA
Para salir del Editor de VBA, podremos utilizar el atajo ALT + Q, que nos
llevar de vuelta a la hoja de Excel que se estaba trabajando.

Grupo Cdigo: Seguridad de macros
Con este botn se accede a la configuracin de las opciones de seguridad relacionadas con las
macros.

GRUPO: Controles
Los controles pueden ser algo tan simple como un cuadro de texto o un botn, o algo ms
complejo como una aplicacin. Estos controles podrn ser incrustados dentro de las plantillas o
directamente en formularios especficos. De esta forma, se relaciona las celdas de la plantilla, el
cdigo VBA y los controles ActiveX.

Grupo Controles: Insertar
Con el botn Insertar se puede incluir los diferentes controles que nos proporciona Microsoft Excel
2010 por defecto.


Los controles de formulario son los botones, los cuadros de texto, las etiquetas, los botones de
opcin, los cuadros combinados, etctera. Los controles ActiveX se utilizan en sitios web y en las
aplicaciones del equipo, pero no son soluciones autnomas sino que slo pueden ejecutarse desde
el interior de los programas que los hospedan, como Windows Internet Explorer y los programas de
Microsoft Office.

Grupo Controles: Modo Diseo
Al incluir controles, tanto de formulario
como ActiveX, en nuestras hojas, stos
quedarn activos, es decir, cuando los
presionemos se ejecutar la tarea
deseada y por lo tanto no se podrn
modificar. Si se pulsa el botn Modo
Diseo, los controles ActiveX incluidos ya
no se ejecutarn directamente y se podr
ajustar sus opciones. Para salir de este
modo, de debe pulsar el botn de nuevo.

Grupo Controles: Propiedades
Desde aqu podremos modificar las diferentes opciones referidas a los controles ActiveX
incrustados. Este grupo de propiedades ser diferente, dependiendo del tipo de control que
tengamos seleccionado. Son muy variadas las opciones que se pueden modificar y stas pueden
estar ordenadas alfabticamente u organizadas por categoras.


Otra manera de acceder a las propiedades de un control es seleccionarlo, si est en Modo Diseo,
es presionar el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Propiedades del men que se
abre. Se encontrar dos modos de visualizar las propiedades: Alfabtica y Por categoras en la que,
un grupo de propiedades que ajustan la apariencia y la fuente del control, otro grupo que modifica
su comportamiento y una categora denominada Varias, que incluye opciones diversas.

Grupo Controles: Ver cdigo
Con esta instruccin se abrir el editor VBA y nos mostrar el cdigo correspondiente al control
elegido. Este botn tambin se podr ejecutar si se selecciona (con Modo Diseo activado) un
control ActiveX y se elige la opcin Ver cdigo dentro de la lista desplegable que aparece al
presionar el botn derecho del mouse.

Grupo Controles: Ejecutar cuadro de dilogo
Permite ejecutar un cuadro de dilogo personalizado. Estos cuadros son similares a los formularios
de VBA, pero son parte del ncleo de Excel (no VBA). Es posible visualizar este tipo de cuadros
mediante instrucciones VBA.

GRUPO: XML
XML (sigla en ingls de eXtensible Markup Language), es un estndar para definir la estructura, el
significado y la apariencia de la informacin de un documento. Los documentos XML contienen
etiquetas que definen estas caractersticas. Dado que estas etiquetas definen la estructura y el
significado de los datos, se pueden volver a utilizar de muchas maneras. As, es posible utilizar un
sistema para generar los datos marcados con etiquetas XML y despus procesarlos en otros
sistemas. Se puede decir que la utilizacin en Excel 2010, (y del paquete Microsoft Office 2010), de
este lenguaje ampla las conexiones que se puede realizar con otros sistemas y la forma de
administrar los datos. Este grupo de herramientas incluye diferentes opciones relacionadas con
XML.

LA SEGURIDAD: CENTRO DE CONFIANZA

Si se pulsa el botn denominado Seguridad de macros, que se incluye dentro del grupo Cdigo en
la ficha Programador, se accede a la configuracin del Centro de confianza de Excel 2010. En l se
puede configurar las caractersticas de seguridad y privacidad de Excel 2010. En el Centro de
confianza se encuentran distintos grupos de opciones:

NOMBRES DE RANGOS
Cuando se definen nombres para rangos, stos se pueden insertar dentro de
funciones o expresiones que incluyamos en nuestras hojas de trabajo.
Adems de esto, se les puede utilizar dentro de Macros, lo que nos resultar
de mucha utilidad cuando se realice trabajos que sean ms complejos.

Editores y ubicaciones de confianza
Un editor es un programador que ha creado una macro, un control ActiveX, un complemento u
otra extensin de aplicacin para uso de todos los usuarios. Estos editores son programadores que
deben acreditarse con credenciales vlidas. Para esto, el proyecto de cdigo debe estar firmado
digitalmente (sello electrnico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o un
documento). Esta firma debe ser vlida y estar actualizada (no caducada).
De esta forma, si se ejecuta un cdigo que no cumpla con estos criterios, el Centro de confianza
deshabilitar el cdigo en forma automtica y aparecer un mensaje de aviso. Cuando aparezca un
cuadro de dilogo de seguridad, tendremos la opcin de dejar la macro deshabilitada, habilitarla o
confiar en el editor. Para esto hacemos clic en la opcin Confiar en todos los documentos de este
editor.


Por su parte, las Ubicaciones de confianza son sitios seguros en los que confiamos. Los cdigos
ejecutados desde estas ubicaciones no emitirn advertencias de seguridad.

Configuracin de ActiveX
Esta seccin permite habilitar o deshabilitar la utilizacin de controles ActiveX. Podremos elegir
entre deshabilitar o habilitar todos los controles, en una escala gradual:

Configuracin de macros
Para las macros que no se encuentren dentro de una ubicacin de confianza, existen algunas
opciones que nos permitirn deshabilitar las macros con o sin notificacin, deshabilitar todas las
macros con excepcin de aquellas que se encuentren firmadas digitalmente o habilitar todas las
macros. sta es la opcin menos recomendada desde el punto de vista de la seguridad.


Opciones de privacidad
Desde el Centro de confianza tambin se puede modificar opciones relacionadas con conexiones
externas (Contenido externo, como Office.com) y las Opciones de privacidad.

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