1 Contraloria GE Acuerdo 20 Cge-Norm-0002

Normas de Control Interno para el Acuerdo 020 CG
Sector Pblico de la Repblica del Ecuador

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO
Normas de Control Interno para el
Sector Pblico
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Corporacin Edi-baco Ca! "tda!
Instrucciones de Ubicacin:
NORMAS; SECPUBLI.CO; AUDIORI: En este acpite ubica
la informacin correspondiente al tema referido. Si requiere indicaciones
adicionales sobre el funcionamiento y la estructura del servicio, favor dirjase a la
seccin ND!E de la carpeta impresa o al arc"ivo #$%&E de la carpeta
ED'(%!) de la base de datos de su computador.
*tulo +eneral de la )bra, Actualizacin Contable
*tulo de -sta Norma, Normas e Control Interno !ara el Sector "#blico e la
Re!#blica el Ecuaor
#ase le$al%
Re$istro &'icial% (ue)es *0 de &ctubre del 2002 Edicin Especial No!+
Contralora General del Estado
Pri!era Edicin en Recurso In"or!#tico $%%&
Re'isin ( Edicin: Corporacin Edi-baco Ca! "tda!
Re'isin )cnica: Geo)ann, Crdo)a (!
e*tos: -ar$ot. Coronado
*iraje, ../// ejemplares Ecuador
Derec"os reservados. 0ro"ibida la reproduccin total o parcial de la )bra por cualquier
medio, fotomecnico, informtico o audiovisual, sin la autori1acin escrita de los
propietarios de los Derec"os ntelectuales.
S(N233452362//326 7e8istro Nacional de Derec"os de %utor, //36/5
ACERCA DE ESTA EDICI$N%
En la presente edicin/ Corporacin Edi-baco Ca! "tda!/ o'rece el contenido de las
Normas e Control Interno !ara el Sector "#blico e la Re!#blica el Ecuaor
Se .a redia$ramado nte$ramente la presentacin del te0to/ para 'acilitar la utili1acin
, comprensin del mismo/ , se .an corre$ido errores tipo$r2'icos , orto$r2'icos!
Para las si$uientes ediciones se tiene pre)isto incluir como )alor a$re$ado/ e3ercicios
de aplicacin en lo 4ue la norma permita!
El Eitor
ACUERDO N+ %$% C,
EL Contra-or ,enera- de- Estado. Subro/ante
Considerando:
9ue de conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo :.. de la
!onstitucin 0oltica de la 7ep;blica del Ecuador, le corresponde a la !ontralora
+eneral del Estado dictar re8ulaciones de carcter 8eneral para el cumplimiento de sus
funciones.
9ue de acuerdo con lo dispuesto en el numeral . del artculo 4 de la #ey )r8nica de la
!ontralora +eneral del Estado, es competencia del )r8anismo *-cnico Superior de
!ontrol e<pedir, publicar y actuali1ar las Normas de !ontrol nterno, que sirvan de
marco bsico para que las instituciones del Estado y sus servidores estable1can y
pon8an en funcionamiento su propio control interno.
9ue con el fin de ase8urar la correcta y eficiente administracin de los recursos y
bienes del sector p;blico, es necesaria la emisin de normas actuali1adas de control
interno.
9ue mediante %cuerdo No. /.42!+, publicado en el 7e8istro )ficial =>/ de :5 de abril
de .33=, se e<pidieron las Normas *-cnicas de !ontrol nterno? y que las mismas
requieren incorporar las t-cnicas modernas sobre la materia y someterse a las
disposiciones de la nueva #ey de la !ontralora +eneral.
En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artculo :.. de la !onstitucin
0oltica de la 7ep;blica del Ecuador y los artculos >. numeral :: y 36 de la #ey
)r8nica de la !ontralora +eneral del Estado,
Acuerda:
E<pedir las si8uientes Normas de !ontrol nterno que sern aplicadas en las entidades y
or8anismos del sector p;blico que se encuentran bajo el mbito de competencia de la
!ontralora +eneral del Estado.
Art. 0.1 Encar8ar a la %sesora +eneral de la !ontralora +eneral del Estado, a trav-s
del Departamento de +estin, la actuali1acin permanente de la normativa de
control interno, tomando en consideracin las su8erencias de cambios que se
reciban por parte de las entidades del sector p;blico o mediante consultas que
se realicen en forma directa a los usuarios de las mismas.
Art. $.1 Dero8ar las Normas *-cnicas de !ontrol nterno e<pedidas mediante %cuerdo
No. /.42!+, publicadas en el 7e8istro )ficial No. =>/ de :5 de abril de .33=.
Art. &.1 Este %cuerdo entrar en vi8encia desde la presente fec"a sin perjuicio de su
publicacin en el 7e8istro )ficial.
Dado, en el Despac"o del !ontralor +eneral del Estado, en la ciudad de San @rancisco
de 9uito, Distrito &etropolitano, a 6 de septiembre del ://:.
Dr. ,enaro Pe2a U/a-de
Contra-or ,enera- de- Estado. Subro/ante.
CONRALORIA ,ENERAL DEL ESADO
NORMAS DE CONROL INERNO
PARA
EL SECOR PUBLICO
DE LA
REPUBLICA DEL ECUADOR
ASESORIA ,ENERAL
3UIO 1 ECUADOR
$%%$
INDICE
Acuero &'& CG
Ci(o Descri!cin e la Norma ")(inas
Introuccin
*&&+&& Normas Generales e Control Interno ,+'-
**&+&& .unamentos el Control Interno ,+*/
**0-0* &b3eti)os $enerales del control interno ,
**0-02 Ambiente de con'ian1a mutua ,+-
**0-05 Contenido/ 'lu3o , calidad de la in'ormacin -
**0-06 Indicadores de $estin -+0
**0-07 Actitud .acia el cambio 0
**0-0+ 8le0ibilidad al cambio 1
**0-09 E)aluacin del control interno 1
**0-0: Actitud .acia el control interno 1
**0-0; Control interno pre)io *&
**0-*0 Control interno concurrente *&
**0-** Control interno posterior *&
**0-*2 Auditora interna **+*'
**0-*5 Control administrati)o de bienes/ )alores , documentos *'+*/
*'&+&& Com!onentes el Control Interno */+*,
*20-0* Ambiente de control */
*20-02 E)aluacin de los ries$os de control */+*2
*20-05 Acti)idades de control *2
*20-06 Sistema de in'ormacin , comunicacin *2+*,
*20-07 Acti)idades de monitoreo ,<o super)isin *,
*/&+&& 3erramientas e E4aluacin e los Com!onentes el
Control Interno
*-+''
*50-0* =erramientas para e)aluar el ambiente de control *-+*5
*50-02 =erramientas para e)aluar los ries$os de control *5+*0
i
*50-05 =erramientas para e)aluar las acti)idades de control *0+*1
*50-06 =erramientas para e)aluar el sistema de in'ormacin ,
comunicacin
*1+'*
*50-07 =erramientas para e)aluar las acti)idades de monitoreo ,<o
super)isin
'*+''
*2&+&& Normas Gerenciales e Control Interno ''+'-
*60-0* >eterminacin de responsabilidades , or$ani1acin ''
*60-02 Separacin de 'unciones incompatibles '/
*60-05 Autori1acin de operaciones '/+'2
*60-06 In'ormacin $erencial '2
*60-07 Comit? de auditora '2+'-
'&&+&& Normas e Control Interno !ara el 6rea e
Aministracin .inanciera Gubernamental
'-+,&
'*&+&& Normas e Control Interno !ara Contabilia
Gubernamental
'-+/&
2*0-0* Aplicacin de los principios , normas de contabilidad
$ubernamental
'-
2*0-02 &r$ani1acin del sistema de contabilidad $ubernamental '5
2*0-05 Inte$racin contable de las operaciones 'inancieras '5
2*0-06 >ocumentacin de respaldo , su arc.i)o '0
2*0-07 &portunidad en el re$istro de los .ec.os econmicos '1
2*0-0+ Conciliacin de los saldos de cuentas '1
2*0-09 8ormularios , documentos '1+/&
''&+&& Normas e Control Interno !ara "resu!uesto /&+/'
220-0* Responsabilidad del control /&
220-02 Control interno pre)io al compromiso /*
220-05 Control interno pre)io al de)en$amiento /*
220-06 Control de la e)aluacin en la e3ecucin del presupuesto /'
'/&+&& Normas e Control Interno !ara Tesorer7a //+2*
250-0* >eterminacin de los in$resos //
250-02 Recaudacin , depsito de los in$resos //
250-05 Constancia documental de la recaudacin //+/2
250-06 @eri'icacin de los in$resos /2
250-07 -edidas de proteccin de las recaudaciones /2
ii
250-0+ 8ondos de reposicin /2+/-
250-09 Ar4ueos sorpresi)os de los )alores en e'ecti)o /-
250-0: Cuentas corrientes bancarias /-+/5
250-0; Conciliaciones bancarias /5
250-*0 Control pre)io al pa$o /5
250-** Pa$o de remuneraciones /0
250-*2 Cumplimiento de obli$aciones /0
250-*5 Atili1acin del 'lu3o de ca3a en la pro$ramacin 'inanciera /0
250-*6 Control , custodia de $arantas , 'ian1as /1
250-*7 Aso de sello restricti)o para los documentos pa$ados por la
tesorera
2&
250-*+ Brans'erencias de 'ondos por medios electrnicos 2&
250-*9 In)ersiones 'inancieras% Ad4uisicin , )entas 2&+2*
250-*: In)ersiones 'inancieras% Control , )eri'icacin 'sica 2*
'2&+&& Normas e Control Interno !ara Antici!ose .onos 8
Cuentas !or Cobrar
2*+2'
260-0* An2lisis , con'irmacin de saldos 2*
260-02 Conciliacin , constatacin 2'
260-05 Eliminacin de saldos no resueltos 2'
',&+&& Normas e Control Interno !ara el 6rea e
In4ersiones en E9istencias 8 Bienes e Lar(a
Duracin
2/+25
270-0* Ad4uisicin 2/
270-02 Almacenamiento , distribucin 2/
270-05 Sistema de re$istro 22
270-06 Identi'icacin , proteccin 22
270-07 Custodia 22
270-0+ Aso de los bienes de lar$a duracin 2,
270-09 Control de )e.culos o'iciales 2,
270-0: Constatacin 'sica de e0istencias , bienes de lar$a
duracin
2-
270-0; #a3a de bienes por obsolescencia/ p?rdida o robo 2-+25
270!*0 @entas de bienes , ser)icios 25
270!** -antenimiento de bienes de lar$a duracin 25
iii
'-&+&& Normas e Control Interno !ara Deua "ublica 20+,&
2+0-0* Contratacin de pr?stamos 20+21
2+0-02 Contabilidad de la deuda pblica 21
2+0-05 Conciliacin de desembolsos de pr?stamos , de operaciones
por ser)icios de la deuda
,&
2+0-06 Eliminacin de pasi)os no resueltos ,&
/&&+&& Normas e Control Interno !ara el 6rea e Recursos
3umanos
,*+,,
500-0* >escripcin , an2lisis de car$os ,*
500-02 Seleccin de personal ,*
500-05 Actuacin , .onestidad de los 'uncionarios ,'
500-06 Capacitacin , entrenamiento permanente ,'
500-07 Rotacin/ e)aluacin e incenti)os ,/
500-0+ Asistencia , rendimiento ,2
500-09 In'ormacin actuali1ada del personal ,2
500-0: Compensacin por becas de estudios otor$adas al personal ,,
2&&+&& Normas e Control Interno !ara el 6rea e Sistemas
e In:ormacin Com!utarizaos
,,+-/
600-0* &r$ani1acin del 2rea de in'orm2tica ,,
600-02 Plan in'orm2tico/ ad4uisicin o actuali1acin de sistemas ,,+,5
600-05 &peracin , mantenimiento ,5
600-06 Acceso a los sistemas , modi'icacin de la in'ormacin ,5
600-07 Entrada , salida de datos ,0
600-0+ Bransacciones rec.a1adas ,1
600-09 Procesamiento , entre$a de datos ,1
600-0: Se$re$acin de 'unciones en el 2rea de in'orm2tica -&
600-0; Se$uridad $eneral en los centros de procesamiento de datos -*
600-*0 Atili1acin de los e4uipos/ pro$ramas e in'ormacin
institucional
-'
600-** Apro)ec.amiento de los recursos computari1ados del sector
pblico
-'
600-*2 Administracin de so'tCare -/
,&&+&& Normas e Control Interno !ara el 6rea e
In4ersiones en "ro8ectos 8 "ro(ramas
-/+-5
700-0* Plani'icacin -/
iv
700-02 Autori1acin -/
700-05 8inanciamiento -2
700-06 Gestin en la e3ecucin -2
700-07 Concesiones para la construccin/ mantenimiento/
operacin , e0plotacin de obras pblicas
-2+-,
700-0+ Aplicacin de controles de calidad en obras , reportes -,
700-09 &portunidad en el procesamiento de presupuestos
adicionales
--
700-0: >eterminacin de )olmenes de obra de post Dconstruccin --
700-0; Participacin de los miembros desi$nados para la recepcin
de obra
--
700-*0 E3ecucin de obras por administracin directa -5

v
INTRODUCCION
#as Normas de !ontrol nterno para el Sector 0;blico de la 7ep;blica del Ecuador
constituyen 8uas 8enerales emitidas por la !ontralora +eneral del Estado, orientadas a
promover una adecuada administracin de los recursos p;blicos y a determinar el
correcto funcionamiento administrativo de las entidades y or8anismos del sector p;blico
ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la 8estin
institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una se8uridad
ra1onable, para que las entidades puedan lo8rar los objetivos especficos que se
tra1aron? tienen soporte t-cnico en principios administrativos, disposiciones le8ales y
normativa t-cnica pertinente.
ESTRUCTURA DE LAS NOR;AS DE CONTROL INTERNO
CODI,O:
Se compone de cinco d8itos, #os tres primeros d8itos, que conforman el primer
campo, indican el rea y subrea y el cuarto y quinto d8itos, que constituyen el se8undo
campo, seAalan el ttulo.
IULO:
!orresponde a la denominacin de la norma.
CARACERISICAS:
#as Normas de !ontrol nterno se caracteri1an por ser,
!oncordantes con el marco le8al vi8ente, disposiciones y normativa de los Sistemas
de !ontabilidad +ubernamental, 0resupuesto, *esorera,
Endeudamiento 0;blico y con otras disposiciones relacionadas con el control
interno.
!ompatibles con los 0rincipios de %dministracin, las Normas de %uditora
+ubernamental emitidas por la !ontralora +eneral del Estado y la Normativa de
!ontabilidad +ubernamental emitida por el &inisterio de Economa y @inan1as.
Sencillas y claras en su presentacin y referidas a un asunto especfico.
@le<ibles, ya que permiten su adaptacin y actuali1acin peridica de acuerdo con
las circunstancias, se8;n los avances en la moderni1acin de la administracin
8ubernamental.
#as Normas de !ontrol nterno se encuentran a8rupadas por reas, sub2reas y ttulos.
#as reas de trabajo constituyen campos donde se a8rupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios a fines y se clasifican en,
0%% N)7&%S +ENE7%#ES DE !)N*7)# N*E7N)
$%% N)7&%S DE !)N*7)# N*E7N) 0%7% E# %7E% DE
%D&NS*7%!BN @N%N!E7% +C(E7N%&EN*%#
&%% N)7&%S DE !)N*7)# N*E7N) 0%7% E# %7E% DE 7E!C7S)S
DC&%N)S
4%% N)7&%S DE !)N*7)# N*E7N) 0%7% E# %7E% DE SS*E&%S
DE N@)7&%!)N !)&0C*%7E%D)S
5%% N)7&%S DE !)N*7)# N*E7N) 0%7% E# %7E% DE
NFE7S)NES EN 07)GE!*)S G 07)+7%&%S
Estas normas promueven la e<istencia de un control interno slido y efectivo, cuya
implantacin constituye responsabilidad de las m<imas autoridades y de los niveles de
direccin. #a combinacin de las normas establecen el conte<to requerido para el
control interno apropiado en cada entidad p;blica.
*&& NOR;AS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Este 8rupo de normas constituyen los criterios bsicos para mantener un efectivo y
eficiente control interno en las entidades del sector p;blico.
00% 6unda!entos de- Contro- Interno:
Son normas encaminadas a lo8rar una adecuada administracin de los recursos p;blicos
y el correcto funcionamiento de las entidades y or8anismos del Estado.
0$% Co!7onentes de- Contro- Interno
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, los que funcionan
de manera en que el nivel ejecutivo diri8e a la entidad, y estn inte8rados en el proceso
de direccin.
0&% 8erra!ientas de E'a-uacin de -os Co!7onentes de Contro- Interno
Se presentan cinco "erramientas de evaluacin, una para cada componente del control
interno? sirven para evaluar los ries8os y las actividades de control, para lo cual la
entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.
:
04% Nor!as ,erencia-es de Contro- Interno
*ienen como objetivo recordar que todos los miembros de una or8ani1acin comparten
responsabilidades en materia de control interno. Sin embar8o, la responsabilidad de su
implantacin recae en los niveles de direccin y de la m<ima autoridad de una entidad.
'&& NOR;AS DE CONTROL INTERNO "ARA EL AREA DE
AD;INISTRACI$N .INANCIERA GUBERNA;ENTAL
$0% Nor!as de Contro- Interno 7ara Contabi-idad ,uberna!enta-
Su finalidad es lo8rar la obtencin de informacin financiera confiable y oportuna. !on
estas normas se busca que la contabilidad inte8re las operaciones financieras,
produciendo reportes y estados financieros apropiados.
$$% Nor!as de Contro- Interno 7ara Presu7uesto
*ienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el
manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el
&inisterio de Economa y @inan1as.
$&% Nor!as de Contro- Interno 7ara esorer9a
Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorera, con el
fin de lo8rar se8uridad y ra1onabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada
entidad, evitando ries8os en la 8estin.
$4% Nor!as de Contro- Interno 7ara Antici7os de 6ondos ( Cuentas 7or Cobrar
Sirven para obtener informacin actuali1ada que permitan reali1ar el cobro oportuno de
los valores y determinar la morosidad y fec"a de caducidad.
$5% Nor!as de Contro- Interno 7ara In'ersiones en E*istencias ( Bienes de
Lar/a Duracin
*ienen que ver con los aspectos relacionados con el control de e<istencias y el re8istro,
control, proteccin y conservacin de los bienes de lar8a duracin.
$:% Nor!as de Contro- Interno 7ara Deuda P;b-ica
Se orientan especialmente a velar por la confiabilidad de la informacin que administra
el endeudamiento p;blico, procurando mantener un mejor conocimiento y comprensin
de este tipo de operaciones.
>
/&& NOR;AS DE CONTROL INTERNO "ARA EL AREA DE
RECURSOS 3U;ANOS
Se refieren a los mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los
recursos "umanos, con el fin de lo8rar eficiencia y productividad en el desempeAo de
las funciones encomendadas al personal.
2&& NOR;AS DE CONTROL INTERNO "ARA EL AREA DE
SISTE;AS DE IN.OR;ACI$N CO;"UTARI<ADOS
!on estas normas se busca promover la correcta utili1acin de los sistemas
computari1ados que procesan la informacin que 8eneran las entidades.
,&& NOR;AS DE CONTROL INTERNO "ARA EL AREA DE
IN=ERSIONES EN "RO>ECTOS > "ROGRA;AS
Estn relacionadas con la ejecucin de obras p;blicas, tratan de re8ular las acciones de
contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, as como el correspondiente
control de las obras construidas por administracin directa..
=
NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL
SECOR PUBLICO DE LA
REPUBLICA DEL ECUADOR
CODI,O DESCRIPCION
0%%<%% AREA: NORMAS ,ENERALES DE CONROL INERNO
00%<%% SUBAREA: 6UNDAMENOS DEL CONROL INERNO
00%<%0 IULO: OB=EI>OS ,ENERALES DEL CONROL INERNO
#as entidades y or8anismos del sector p;blico tienen una misin que cumplir, para lo
cual es necesario dictar las estrate8ias y objetivos para alcan1arlos. #a consecucin de
los objetivos depende del 8rado de se8uridad que proporcione el control interno de la
entidad.
#a m<ima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divul8acin de los
objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y
actividades.
#os objetivos pueden formularse para la or8ani1acin como conjunto o diri8irse a
determinados proyectos o actividades dentro de la misma institucin, clasificndose en
tres cate8oras,
O7eraciona-es:1 7eferente a la utili1acin efica1 y eficiente de los recursos financieros,
materiales y "umanos.
6inancieros:1 7eferente a la elaboracin y publicacin de reportes y estados financieros
internos y e<ternos oportunos, de calidad, actuali1ados y confiables.
Le/a-idad:1 7eferente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean
aplicables.
#a consecucin de los objetivos depende del 8rado de se8uridad que proporcione el
sistema de control interno de la entidad.
#a m<ima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divul8acin de los
objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y
actividades.
00% < %$ IULO: AMBIENE DE CON6IAN?A MUUA
Debe fomentarse un ambiente de confian1a mutua para respaldar el flujo de informacin
entre los empleados y su desempeAo efica1 "acia el lo8ro de los objetivos de la
or8ani1acin.
6
#a confian1a mutua entre los empleados, basada en la se8uridad, inte8ridad y
competencia de las personas, respalda el flujo de la informacin que los usuarios
necesitan para tomar decisiones y accionar. %dems, respalda la cooperacin y la
dele8acin que se requiere para un desempeAo efica1, tendiente al lo8ro de los objetivos
y metas de la or8ani1acin.
00% < %& IULO: CONENIDO. 6LU=O @ CALIDAD DE LA IN6ORMACION
El sistema de informacin se diseAar atendiendo a la estrate8ia y al pro8rama de
operaciones de la entidad, el mismo que servir para los si8uientes propsitos,
aH *omar decisiones anticipadas, impulsar y corre8ir eventuales problemas en todos
los niveles,
bH Evaluar el desempeAo de la entidad, en cuanto se refiere al cumplimiento de metas
y objetivos, de sus pro8ramas, proyectos, procesos y actividades? y,
cH 7endir cuenta a los or8anismos pertinentes y a la ciudadana de la 8estin
encomendada.
#a informacin que emita la entidad ser clara y con un 8rado de detalle ajustado al
nivel de decisin que utilice, que se refiera tanto a situaciones financieras como
operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como,.
!ontenido apropiado?
!alidad?
)portunidad?
%ctuali1acin?
E<actitud? y,
%ccesibilidad.
0ara el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes 8uardarn relacin con
el desempeAo de la entidad o componente, con los objetivos y con las metas fijadas.
El flujo informativo circular en todos los sentidos, ascendentes, descendentes,
"ori1ontal y transversal.
00% < %4 IULO: INDICADORES DE ,ESION
Cn indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.
#a planificacin estrat-8ica y la planificacin operativa anual de cualquier entidad
p;blica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en t-rminos cualitativos y
cuantitativos.
I
Se entiende por indicadores de 8estin a los criterios que se utili1an para evaluar el
comportamiento de las variables. El indicador es la identificacin de la realidad que se
pretende transformar. #os indicadores pretenden valorar las modificaciones
Jvariaciones, dinmicasH de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es
decir, de los objetivos institucionales y pro8ramticos.
Si la m<ima autoridad o el 8rupo planificador no encuentran los indicadores que
permitan valorar los avances y lo8ros de la accin institucional, ser necesario
desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin de un banco de
indicadores y a su mayor se8uridad en los procesos de valoracin y evaluacin de
planes, pro8ramas y proyectos sociales.
!ada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificacin a que
pertene1ca, sern descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le
formular al menos un indicador a trav-s del cual se pueda valorar y evaluar la dinmica
de dic"as variables, dando ori8en as a la trilo8a para el desarrollo de cualquier
indicador social, objetivos, variables e indicadores.
E<iste una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focali1acin de
los objetivos tanto institucionales como pro8ramticos y de proyectos, convirti-ndose
-stos en las unidades de anlisis, los que a su ve1, des8losados, arrojan las variables
relevantes que caracteri1an el objetivo, el ;ltimo paso ser establecer el o los objetivos
que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
0ara formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada,
correspondiente a cada tema, slo basta convertir y e<presar el objetivo y sus variables
en patrn o cate8ora de valoracin y evaluacin, "aci-ndose las pre8untas.
K %l finali1ar el perodo qu- resultado concreto queremos entre8arL
K !mo sabremos que ya "emos lo8rado el objetivoL
!omo los indicadores son los patrones de valoracin del comportamiento de las
variables relevantes, dentro del sistema de se8uimiento y evaluacin se requiere e<plicar
las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la pertenencia a la variable
relevante a que "ace alusin, se pueden distin8uir dos tipos de indicadores,
Indicadores de ,estin o E"iciencia.1 *ambi-n se les denomina como, de se8uimiento,
de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de
adelantos, de avances, de pro8resos, indicadores internos. 0ertenecen al sub 2
sistema de se8uimiento y sirven para valorar el rendimiento Jproduccin fsicaH
de insumos, recursos y esfuer1os dedicados a obtener objetivos con tiempos y
costos re8istrados y anali1ados. Dentro del sistema de se8uimiento y evaluacin,
los indicadores de 8estin, permiten la valoracin de al menos los si8uientes
elementos,
.. #a utili1acin de los recursos "umanos, fsicos, financieros, ecol8icos y de tiempo.
4
:. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
>. El rendimiento fsico promedio JproductividadH medido -ste como la relacin que
e<iste entre los lo8ros y los recursos utili1ados.
=. El costo promedioMefectividad o mejor, esfuer1oMresultado o costoMbeneficio.
6. El 8rado de eficiencia.
I. El tiempo
Indicadores de Lo/ro o E"icacia.1 Son tambi-n conocidos como indicadores de -<ito,
e<ternos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los
cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin
institucional.
#os indicadores de lo8ro son "ec"os concretos, verificables, medibles, evaluables, que
se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub 2 sistema de evaluacin
permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, pro8ramas y proyectos sociales de
la institucin para resolver los problemas y necesidades del 8rupo y la re8in con quien
se adelanta el proyecto.
00% < %5 IULO: ACIUD 8ACIA EL CAMBIO
*oda entidad dispondr de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente
los cambios re8istrados o inminentes en el ambiente interno y e<terno, con las
posibilidades de alcan1ar sus objetivos en las condiciones deseadas.
% continuacin se seAalan al8unas condiciones que merecen particular atencin,
!ambios en el conte<to e<terno, le8islacin, re8lamentos, pro8ramas de ajuste,
tecnolo8a, cambios de autoridades, entre otros.
!recimiento acelerado, Cna entidad que crece a un ritmo demasiado rpido est
sujeta a muc"as tensiones internas y a presiones e<ternas.
Nuevas lneas de productos o servicios, la inversin en la produccin de nuevos
bienes o servicios, 8eneralmente ocasiona desajustes en el sistema de control
interno, el que debe ser revisado.
7eor8ani1acin o 7ein8eniera, +eneralmente si8nifica reduccin de personal que
ocasiona, si no son racionalmente practicadas, alteraciones en la separacin de
funciones y en el nivel de supervisin.
!reacin del sistema de informacin o su reor8ani1acin, 0uede lle8ar a 8enerar un
perodo de e<ceso o defecto en la informacin producida, ocasionando en ambos
casos la probabilidad de decisiones incorrectas.
El proceso de 8estin de cambio es crtico para el control interno y no ser obviado en
nin8una circunstancia.
5
00% < %: IULO: 6LEAIBILIDAD AL CAMBIO
El sistema de informacin ser permanentemente anali1ado y, de ser necesario,
rediseAado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento yMo produccin de
bienes o servicios. !uando la entidad cambie su estrate8ia, misin, poltica, objetivos,
pro8rama de trabajo, entre otros, se contemplar el impacto en el sistema de
informacin.
Si el sistema de informacin se diseAa orientado en una estrate8ia y un pro8rama de
trabajo, es natural que al cambiar -stos, ten8a que adaptarse a las nuevas necesidades
institucionales.
0or otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que la informacin que
dej de ser relevante si8a fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo.
00% < %B IULO: E>ALUACION DEL CONROL INERNO
#a m<ima autoridad de cada entidad dispondr por escrito que cualquier funcionario
que ten8a a su car8o un pro8rama, proceso o actividad, peridicamente eval;e la
eficiencia del control interno y comunicar los resultados ante quien es responsable.
Cn anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al
responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su
correccin y fortalecimiento.
Si bien la Cnidad de %uditora nterna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del
sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo
su responsabilidad un se8mento or8ani1acional, pro8rama, proceso o actividad, los que
deben efectuar auto evaluaciones peridicas al sistema de control interno.
00% < %C IULO: ACIUD 8ACIA EL CONROL INERNO
#a competencia t-cnica, la "onestidad y el esmero que cada servidor pon8a en el
cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los
controles preventivos y de deteccin que deban ponerse en prctica.
!ada uno de los servidores propiciar con su actitud la incorporacin de todos los
elementos de control interno dentro de las operaciones a su car8o.
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica establecer en forma clara y por escrito
las lneas de conducta y las medidas de control para alcan1ar los objetivos de la
institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del 8obierno y dems
or8anismos, crear y mantener un ambiente de "onestidad y de respaldo "acia el
control interno, 8aranti1ar el uso eficiente de los recursos y prote8er el medio
ambiente.
3
#os componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una de las
fases del proceso administrativo, esto es planificacin, or8ani1acin, direccin,
coordinacin y control.
#a estructura or8nica funcional incorporar los componentes de control interno
necesarios para ase8urar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y
para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asi8nadas. En esta
estructura se cuidar especialmente de definir las lneas de comunicacin entre los
distintos niveles de la or8ani1acin y de separar en unidades or8ani1ativas
diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de 8estin.
00% < %D IULO: CONROL INERNO PRE>IO
#as entidades y or8anismos del sector p;blico establecern mecanismos y
procedimientos para anali1ar las operaciones y actividades que "ayan proyectado
reali1ar, antes de su autori1acin, o de que -sta surta sus efectos, con el propsito de
determinar la propiedad de dic"as operaciones y actividades, su le8alidad y veracidad y
finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y pro8ramas.
El control previo ser ejecutado por el personal responsable del trmite normal de las
operaciones y actividades.
00% < 0% IULO: CONROL INERNO CONCURRENE
#os niveles de jefatura y otros car8os que ten8an bajo su mando a un 8rupo de
servidores, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin
permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de ase8urar,
.. El lo8ro de los resultados previstos?
:. #a ejecucin eficiente y econmica de las funciones encomendadas a cada
servidor?
>. El cumplimiento de las disposiciones le8ales, re8lamentarias y normativas?
=. El aprovec"amiento eficiente de los recursos "umanos, materiales,
tecnol8icos y financieros?
6. #a proteccin al medio ambiente?
I. #a adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias.
00% < 00 IULO: CONROL INERNO POSERIOR
#a m<ima autoridad de cada entidad y or8anismo, con la asesora de su unidad de
auditora interna, establecer los mecanismos para evaluar peridicamente y con
posterioridad a la ejecucin de las operaciones,
.. El 8rado de cumplimiento de las disposiciones le8ales, re8lamentarias y
normativas?
./
:. #os resultados de la 8estin?
>. #os niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utili1acin y
aprovec"amiento de los recursos "umanos, financieros, materiales, tecnol8icos
y naturales? y,
=. El impacto que "an tenido en el medio ambiente.
00% < 0$ IULO: AUDIORIA INERNA
#a Cnidad de %uditora nterna depender directamente de la m<ima autoridad o
del titular de la entidad p;blica y estar ubicada or8nicamente en el nivel asesor.
#as instituciones del Estado, contarn con una Cnidad de %uditora nterna, cuando se
justifique.
El personal auditor ser nombrado, removido o trasladado por el !ontralor +eneral del
Estado y las remuneraciones y 8astos para su funcionamiento sern cubiertos por las
propias instituciones a las que ellas sirven y controlan, de conformidad a lo dispuesto en
el artculo .= de la #ey )r8nica de la !ontralora +eneral del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u or8anismo del sector
p;blico y su labor consiste en el e<amen de las operaciones administrativas yMo
financieras efectuado por sus propios auditores como un servicio a la alta direccin.
Ser responsable del e<amen posterior de las operaciones de la entidad u or8anismo,
mediante los mecanismos seAalados en las leyes pertinentes.
0ara ser nombrado y ejercer las funciones de direccin o jefatura de esa Cnidad se
requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con el ejercicio
y prctica de la auditora financiera y e<periencia en materia de auditora de 8estin.
#o podrn conformar tambi-n los estudiantes de contabilidad y auditora por lo que su
nombramiento como auditor estar condicionado "asta la obtencin de su ttulo
profesional conferido por un centro de estudios superior le8al y debidamente reconocido
por los or8anismos oficiales.
#as funciones que realice la Cnidad de %uditora nterna sern completamente
independientes de las funciones de lnea.
!on el fin de reali1ar la evaluacin inte8ral de la institucin, esta Cnidad tambi-n
reali1ar auditoras de 8estin para ase8urar la eficiencia de las operaciones? la asesora
a todos los niveles de la institucin? la evaluacin de la estructura y ambiente de control
interno? el se8uimiento continuo y posterior de las actividades financieras, operativas,
ambientales y t-cnicas y el lo8ro de los objetivos institucionales.
0ara cumplir con este objetivo se requerir de profesionales en otras disciplinas, es
decir, la Cnidad de %uditora nterna estar inte8rada por personal multidisciplinario.
..
#os auditores de la Cnidad de %uditora nterna actuarn, individual o colectivamente,
con criterio independiente respecto a la operacin o actividad auditada? y no
intervendrn en la autori1acin o aprobacin de los procesos financieros,
administrativos, operativos y ambientales.
#os informes de las unidades de auditora, suscritos por el Nefe de la Cnidad, sern
diri8idos a la m<ima autoridad de la institucin a la que pertene1can, la que ser
responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las recomendaciones
emitidas.
#as unidades de auditora interna, en concordancia con lo establecido en las
disposiciones le8ales vi8entes, enviarn a la !ontralora +eneral del Estado, ejemplares
de sus informes, en el t-rmino de 5 das contados desde la fec"a de suscripcin,
conjuntamente con la documentacin probatoria de los "ec"os informados, para los
trmites administrativos correspondientes.
00% < 0& IULOIULO: CONROL ADMINISRAI>O DE BIENES.
>ALORES @ DOCUMENOS
#a m<ima autoridad de cada entidad del sector p;blico dispondr la formulacin de
procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que
constituyan eventuales responsabilidades o derec"os por bienes, valores, documentos,
compromisos y 8arantas que no afecten su estructura patrimonial.
#os bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, sern controlados
administrativamente, identificando a su propietario, el ori8en de los mismos y el motivo
de la custodia.
El valor del pa8o convenido para "acer uso de la opcin de compra, constituir el costo
del activo adquirido.
Durante el perodo de vi8encia del contrato los bienes de lar8a duracin arrendados
sern controlados administrativamente? su valor ser el que especifique el contrato.
#os bienes que no re;nan las condiciones necesarias para ser clasificados como activos
fijos, pero ten8an una vida ;til superior a un aAo, tales como ciertos ;tiles de oficina,
utensilios de cocina, vajilla, lencera, instrumental m-dico, insumos, instrumentos de
laboratorio, libros, discos, videos y "erramientas menores, sern car8ados a 8astos de
8estin y estarn sujetos a control administrativo interno.
#os encar8ados de la custodia, salva8uardia y mantenimiento de los bienes, valores y
documentos sujetos a control administrativo, sern independientes de las funciones de
autori1acin y de re8istro contable.
#os procedimientos incluirn, en los casos que ameriten, la contratacin de pli1as de
se8uro contra siniestros, pli1as de fidelidad, se8uridades, se8;n el tipo de bienes,
.:
medidas para su adecuada conservacin y para su mantenimiento preventivo y
correctivo.
#os ttulos de cr-dito, especies valoradas, papeles fiduciarios emitidos y las 8arantas
recibidas, estarn sujetos a controles administrativos, para dic"o fin se diseAarn
re8istros especficos que permitan mantener informacin oportuna desde la fase de
emisin, recaudacin y baja.
0$%1%% SUBAREA: COMPONENES DEL CONROL INERNO
0$%1%0 IULO: AMBIENE DE CONROL
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del
personal con respecto al control de sus actividades.
En este conte<to el personal es la esencia de cualquier entidad, al i8ual que sus
atribuciones individuales como la inte8ridad y valores -ticos y el ambiente donde
operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene 8ran influencia en la forma en que se desarrollan las
operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los ries8os.
8ualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con
las actividades de monitoreo.
#os factores que conforman el ambiente de control son los si8uientes,
nte8ridad y valores -ticos J!di8o de conducta y -ticaH?
!ompromiso de competencia profesional?
!omit- de %uditora?
@ilosofa de direccin y estilo de 8estin?
Estructura or8ani1ativa?
%si8nacin de autoridad y responsabilidad? y,
0olticas y prcticas de recursos "umanos
0$%1%$ IULO: E>ALUACION DE LOS RIES,OS DE CONROL
El ries8o se considera como la posibilidad de que un evento o accin afecte
adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de
los ries8os relacionados con los procesos 8erenciales y la e<istencia de la entidad, as
como con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el lo8ro de los
objetivos del control interno en la entidad.
.>
Estos ries8os incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el re8istro,
procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la
8erencia en los estados financieros.
Esta actividad de autoevaluacin que practica la Direccin, ser verificada por los
auditores internos o e<ternos para ase8urar que los objetivos, enfoque, alcance y
procedimientos "an sido apropiadamente ejecutados, en las distintas reas y niveles de
la or8ani1acin.
#os elementos que forman parte de la evaluacin del ries8o son,
#os objetivos que deben ser establecidos y comunicados?
dentificacin de los ries8os internos y e<ternos?
+estin del cambio? y,
Evaluacin de los objetivos, de los ries8os y 8estin del cambio.
0$%1%& IULO: ACI>IDADES DE CONROL
Se refiere a las acciones que reali1a la administracin de la entidad para cumplir con las
funciones asi8nadas. Son importantes porque implican la forma correcta de "acer las
cosas, para lo cual se valen de polticas y procedimientos. 0ermiten la proteccin y
conservacin de los activos, as como los controles de acceso a pro8ramas
computari1ados y arc"ivos de datos. #os elementos que conforman las actividades de
control 8erencial son,
*ipo de actividades de control?
nte8racin de las actividades de control con la evaluacin de ries8os?
!ontroles sobre los sistemas de informacin?
Necesidades especficas? y,
Evaluacin.
0$%1%4 IULO: SISEMA DE IN6ORMACION @ COMUNICACIEN
Est constituido por los m-todos establecidos para re8istrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. #a calidad
y oportunidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la m<ima
autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y preparar informacin confiable.
En el sector p;blico el sistema inte8rado de informacin financiera se sustentar en una
base de datos central y ;nica, cuyo soporte ser la informtica y las
telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las reas de presupuesto,
tesorera, contabilidad y deuda p;blica.
.=
El sistema de informacin permite a la m<ima autoridad evaluar los resultados de su
8estin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeAo.
#os factores que conforman el sistema de informacin y comunicacin son,
Estrate8ias y sistemas inte8rados de informacin
#a calidad y oportunidad de la informacin
!omunicacin e informacin interna
!omunicacin e informacin e<terna
&edios de comunicacin
Evaluacin
0$%1%5 IULO: ACI>IDADES DE MONIOREO @FO SUPER>ISION
Es el proceso que eval;a la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles d-biles o
insuficientes, para promover su refor1amiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres
formas,
Durante la reali1acin de las actividades diarias en los distintos niveles de la
entidad Jesta actividad debe ser previa, concurrente y posteriorH, los problemas se
detectan en el presente, no slo en el pasado.
De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin
de las actividades,
&ediante la combinacin de ambas modalidades.
#os elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisin son,
%ctividades de supervisin continua?
Evaluaciones puntuales?
!omunicacin de deficiencias? y,
Evaluaciones.
.6
0&%1%% SUBAREA: 8ERRAMIENAS DE E>ALUACION DE LOS
COMPONENES DE CONROL INERNO
0&%1%0 IULO: 8ERRAMIENAS PARA E>ALUAR EL AMBIENE DE
CONROL
Inte/ridad ( >a-ores Gticos:
#a m<ima autoridad transmitir el mensaje de que la inte8ridad y los valores -ticos no
pueden, bajo nin8una circunstancia, ser contravenidos. #os empleados y funcionarios
deben captar y entender dic"o mensaje. El nivel directivo demostrar continuamente,
mediante sus mensajes y su comportamiento, un compromiso con los valores -ticos.
Co!7ro!iso de Co!7etencia Pro"esiona-:
#a m<ima autoridad especificar el nivel de competencia profesional requerido para
trabajos concretos y traducir los niveles requeridos en conocimientos y "abilidades
imprescindibles, para ejecutar los trabajos de manera adecuada.
Co!it) de Auditor9a:
El comit- de auditora es un componente importante del control interno, tiene como
funcin principal evaluar la 8estin institucional, ase8urando un control interno
eficiente. #os inte8rantes del comit- de auditora tendrn suficientes conocimientos y
e<periencia para cumplir en forma eficiente sus funciones.
La 6i-oso"9a de -a Entidad ( e- Esti-o de ,estin:
#a filosofa y estilo de 8estin suelen tener un efecto importante en la entidad, -stos
son, naturalmente, intan8ibles, pero se pueden buscar indicadores positivos o ne8ativos.
E<istir una oportuna interaccin entre la alta direccin y las direcciones operativas, en
particular cuando se opera en circunscripciones territoriales provinciales.
Estructura Or/aniHati'a:
#a estructura or8ani1ativa de una entidad depende del tamaAo y de la naturale1a de las
actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que in"iba el flujo
necesario de informacin. #os directivos comprendern cules son sus
responsabilidades de control y poseern la e<periencia y los niveles de conocimientos
requeridos en funcin de sus car8os.
Asi/nacin de Autoridad ( Res7onsabi-idad:
#a asi8nacin de responsabilidad, la dele8acin de autoridad y el establecimiento de
polticas cone<as ofrecen una base para el se8uimiento de las actividades, objetivos,
.I
funciones operativas y requisitos re8ulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los
sistemas de informacin y autori1aciones para efectuar cambios.
Po-9ticas ( Pr#cticas en Materia de Recursos 8u!anos:
#as polticas de recursos "umanos son esenciales para el reclutamiento y el
mantenimiento de personas competentes, que permitan llevar a cabo los planes de la
entidad y lo8rar la consecucin de sus objetivos.
E<istir idoneidad de los criterios de retencin de los empleados, de los criterios de
promocin y de las t-cnicas para la recopilacin de informacin en relacin con el
cdi8o de conducta u otras directrices de comportamiento.
0&%1%$ IULO: 8ERRAMIENAS PARA E>ALUAR LOS RIES,OS DE
CONROL
ObIeti'os ,-oba-es de -a Entidad:
0ara que una entidad ten8a un control efica1, debe tener objetivos establecidos. #os
objetivos 8lobales de la entidad incluyen aseveraciones 8enerales acerca de sus metas y
estn apoyados por los planes estrat-8icos correspondientes, para describir los objetivos
8lobales de la entidad y las estrate8ias clave que se "an establecido.
ObIeti'os Es7ec9"icos 7ara Cada Acti'idad:
#os objetivos especficos sur8en de los objetivos y estrate8ias 8lobales y estn
vinculados con ellos, suelen e<presarse como metas a conse8uir, con unos fines y pla1os
determinados.
Se establecern objetivos para cada actividad importante, debiendo ser -stos co"erentes
los unos con los otros.
Ries/os Internos ( E*ternos:
El proceso de evaluacin de los ries8os de una entidad permite identificar y anali1ar las
implicaciones de los ries8os relevantes, tanto para la entidad como para cada una de las
actividades.
Dic"os procesos tendrn en cuenta los factores e<ternos e internos que pudiesen influir
en la consecucin de los objetivos. Se efectuar un anlisis de los ries8os y se
proporcionar una base para el tratamiento de los mismos.
#os objetivos relevantes y los ries8os asociados para cada una de las actividades
importantes sern identificados conjuntamente en el proceso de evaluacin de los
ries8os.
.4
,estin de- Ca!bio:
#os entornos econmico, industrial y le8al cambian y las actividades de las entidades
evolucionan. Dace falta diseAar mecanismos para detectar tales cambios y reaccionar
oportunamente ante ellos.
#a e<istencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar ante los
acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecucin de los objetivos
especficos o 8lobales, sern establecidos por los directivos responsables de las
actividades que ms se veran afectadas por los cambios.
E'a-uacin:
#a evaluacin se concentrar en los procesos de la entidad, de fijacin de objetivos, de
anlisis de los ries8os y 8estin de cambios, incluyendo sus vinculaciones y su
relevancia para las actividades de la entidad.
Es importante recalcar que no todos los factores de evaluacin sern aplicables a todas
las entidades, sin embar8o, pueden servir como punto de partida, por tal ra1n
deben seleccionarse los que realmente puedan ser aplicados.
0&%1%& IULO: 8ERRAMIENAS PARA E>ALUAR LAS ACI>IDADES DE
CONROL
i7os de Acti'idades de Contro-:
E<isten muc"as actividades de control, que incluyen desde controles preventivos,
detectivos, manuales, informticos y de direccin. #a cate8ora de una actividad puede
venir determinada por los objetivos de control, a los que corresponde, as como ase8urar
la totalidad y e<actitud del proceso de datos.
#as actividades de control 8eneralmente son llevadas a cabo por el personal a todos los
niveles de una or8ani1acin. Se pretende dar a conocer la variedad de las actividades de
control y no proponer una clasificacin especfica.
Inte/racin de -as Acti'idades de Contro- con -a E'a-uacin de Ries/os:
De forma paralela a la evaluacin de los ries8os, la alta direccin establecer y aplicar
el plan de accin necesario para afrontarlos. Cna ve1 identificadas, estas acciones
tambi-n sern ;tiles para definir las operaciones de control que se aplicarn para
8aranti1ar su ejecucin de forma correcta y en el tiempo deseado. #as actividades de
control sirven como mecanismos para ase8urar el cumplimiento de los objetivos.
Contro-es Sobre -os Siste!as de In"or!acin:
#os sistemas de informacin, que desempeAan un papel fundamental en la 8estin de
las entidades, deben necesariamente estar controlados, con independencia de su tamaAo
.5
o de que las informaciones obtenidas sean de naturale1a financiera, relativos a las
actividades o referente a la re8lamentacin.
#as actividades de control en los sistemas de informacin pueden a8ruparse en dos
cate8oras. #a primera abarca los controles 8enerales, que son aplicables a muc"as o a
todas las operaciones y que ayudan a ase8urar su correcto funcionamiento. #a se8unda
cate8ora comprende controles de aplicacin que incluyen los procedimientos
pro8ramados en el seno de las aplicaciones y los procedimientos manuales asociados
para ase8urar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.
Necesidades Es7ec9"icas:
Dado que cada entidad tiene sus propios objetivos y estrate8ias de implantacin, sur8en
diferencias en la jerarqua de objetivos y en las actividades de control correspondientes.
ncluso en el caso de que dos entidades tuvieran los mismos objetivos y jerarqua, sus
actividades de control sern diferentes, en efecto, cada entidad est diri8ida por
personas diferentes que aplican sus propias ideas sobre el control interno.
E'a-uacin:
#as actividades de control debern evaluarse en el conte<to de las directrices
establecidas por la m<ima autoridad para afrontar los ries8os relacionados con los
objetivos de cada actividad importante.
0or lo tanto, en la evaluacin se tendr en cuenta si las actividades de control estn
relacionadas con el proceso de evaluacin de los ries8os y si son apropiadas para
ase8urar que las directrices emitidas por la m<ima autoridad se cumplen.
#as personas encar8adas de efectuar la evaluacin tendrn en cuenta no solamente si
las actividades de control empleadas son relevantes a base del proceso de evaluacin de
ries8os reali1ado, sino tambi-n si se aplican de manera correcta.
0&%1%4 IULO: 8ERRAMIENAS PARA E>ALUAR EL SISEMA DE
IN6ORMACION @ COMUNICACIEN
In"or!acin:
#a informacin que se identifica, reco8e, procesa y presenta por medio de los sistemas
de informacin, incluir los datos del sector y los datos econmicos y de or8anismos de
control obtenidos de fuentes e<ternas, as como los reportes 8enerados dentro de la
or8ani1acin.
#a obtencin de informacin e<terna e interna, facilita a la alta direccin preparar los
informes necesarios sobre el rendimiento de la entidad en relacin con los objetivos
establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento
preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y efica1.
.3
Co!unicacin:
#a comunicacin es in"erente al proceso de informacin, tambi-n se lleva a cabo en un
sentido ms amplio en relacin con las e<pectativas y responsabilidades de individuos y
8rupos. #a comunicacin ser efica1 en todos los niveles de la or8ani1acin Jtanto "acia
abajo como "acia arriba y a lo lar8o de la mismaH y con personas ajenas a la misma.
Estrate/ias ( Siste!as Inte/rados:
#os sistemas de informacin 8eneralmente constituyen una parte inte8ral de las
actividades operativas. No solo permiten reco8er la informacin necesaria para tomar
las decisiones en la implantacin de controles, sino que se vienen concibiendo cada ve1
ms para llevar a cabo iniciativas estrat-8icas. El reto institucional ms importante
consiste en la inte8racin de la planificacin, el diseAo y la implantacin de los
sistemas con la estrate8ia 8lobal de las entidades y or8anismos del sector p;blico.
La Ca-idad ( O7ortunidad de -a In"or!acin:
#a calidad y oportunidad de la informacin 8enerada por el sistema permite a la m<ima
autoridad tomar decisiones adecuadas al 8estionar y controlar las actividades de la
entidad. +eneralmente, los sistemas modernos incorporan una opcin de consulta en
lnea, para que se pueda obtener informacin actuali1ada en todo momento.
7esulta imprescindible que los informes ofre1can suficientes datos relevantes para
posibilitar un control efica1.
Co!unicacin e In"or!acin Interna:
%dems de recibir la informacin necesaria para llevar a cabo sus actividades, todo el
personal, especialmente los empleados con responsabilidades importantes en la 8estin
administrativa y de las finan1as, recibirn el mensaje claro desde la alta direccin en el
sentido que ejercern con responsabilidad sus funciones sujetas al control interno. *anto
la claridad como la eficacia de su comunicacin son importantes.
%dems, cada funcin concreta se especificar con claridad. !ada persona entender
los aspectos relevantes del sistema de control interno, cmo funcionan los mismos y
saber cul es su papel y responsabilidad en el sistema.
Co!unicacin e In"or!acin E*terna:
% ms de una buena comunicacin interna, e<istir una efica1 comunicacin e<terna. %l
disponer de lneas abiertas de comunicacin, los usuarios podrn aportar con
informacin de 8ran valor sobre el diseAo y la calidad de los servicios de la entidad,
permitiendo que -sta responda a los cambios en las e<i8encias y preferencias de los
usuarios. 0or otra parte, toda persona que entre en contacto con la entidad entender
que no se tolerarn actos indebidos, como sobornos y otros pa8os ile8timos.
:/
#as comunicaciones recibidas de terceros proporcionan informacin importante sobre el
funcionamiento del control interno.
Medios de Co!unicacin:
#a comunicacin se materiali1a en manuales, polticas, memorias, avisos, mensajes en
vdeo. !uando los mensajes se transmiten verbalmente Ja 8rupos 8randes, reuniones o a
una sola personaH la entonacin y el len8uaje corporal sirven de -nfasis al mensaje
verbal.
)tro potente medio de comunicacin lo constituye la actuacin del titular al tratar con
sus subordinados. #os directivos recordarn siempre que Ouna accin vale ms que mil
palabrasP. #a actuacin de la m<ima autoridad, a su ve1, est influida por la "istoria y
la cultura de la entidad, basndose en el tratamiento se8uido en situaciones similares
por parte de sus propios predecesores.
E'a-uacin:
El evaluador considerar la adecuacin de los sistemas de informacin y la
comunicacin a las necesidades de la entidad. No todos los conceptos sern de
aplicacin a todas las entidades. Sin embar8o, pueden servir de referencia.
#a adecuacin de la comunicacin "ori1ontal y la inte8ridad y oportunidad de la
informacin, as como si -sta resulta suficiente para que los empleados puedan cumplir
con sus responsabilidades de manera eficiente.
0&%1%5 IULO: 8ERRAMIENAS PARA E>ALUAR LAS ACI>IDADES DE
MONIOREO @ F O SUPER>ISION
Su7er'isin Continua:
#a supervisin continua se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, incluye
las actividades "abituales de 8estin y supervisin, as como otras acciones que efect;a
el personal al reali1ar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de
control interno.
Se anali1ar "asta qu- punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales,
obtiene evidencia de que el control interno si8ue funcionando adecuadamente.
E'a-uaciones Puntua-es:
7esulta ;til evaluar el sistema de control interno, enfocando el anlisis directamente a la
eficacia del sistema. El alcance y la frecuencia de tales evaluaciones puntuales
dependern principalmente de la evaluacin de los ries8os y de los procedimientos de
supervisin continua.
:.
Co!unicacin de -as De"iciencias de Contro- Interno:
#as deficiencias del control interno sern comunicadas a los niveles superiores y las
ms si8nificativas se presentarn a la alta direccin. Se contar con mecanismos para
reconocer e informar sobre las deficiencias del control interno identificadas. Si son
adecuadas las normas de comunicacin de las deficiencias del control interno y puestas
en conocimiento del responsable directo de la actividad.
E'a-uacin:
0ara lle8ar a una conclusin sobre la eficacia de la supervisin del control interno,
conviene considerar tanto las actividades de supervisin continua como las evaluaciones
puntuales del control interno.
04%<%% SUBAREA: NORMAS ,ERENCIALES DE CONROL INERNO
04%<%0 IULO: DEERMINACION DE RESPONSABILIDADES @
OR,ANI?ACIEN
#a responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir
cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o bienes del
Estado a su car8o yMo por una misin u objetivo encar8ado y aceptado. !onstituye un
concepto que tiene relacin directa con la moral del individuo que 8ua su propia
conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, reli8iosos,
fraternales, cvicos e ideol8icos, adquiridos durante su e<istencia. De all se deriva la
obli8acin de cada persona de ser responsable.
#a m<ima autoridad de cada entidad u or8anismo establecer por escrito las polticas
que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obli8acin de
rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicar a los servidores
respecto de sus deberes, 8rado de autoridad, responsabilidad, importancia de sus
funciones y relaciones jerrquicas dentro de la estructura or8ani1ativa? y, aplicar
sistemas de se8uimiento e informacin para verificar si se cumplen estas
disposiciones, a base de lo cual tomar las medidas correctivas que e<ijan las
circunstancias.
%dems, la m<ima autoridad, conjuntamente con los empleados que desempeAan
funciones de jerarqua, son los encar8ados de vi8ilar el cumplimiento de las
responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar las acciones correctivas
que fueren necesarias.
%l diseAar la or8ani1acin se considerarn los factores si8uientes,
#a or8ani1acin ser fle<ible para permitir sincroni1ar los cambios en su estructura.
7esultantes de modificaciones en los objetivos, planes y polticas.
#a estructura de la or8ani1acin ser lo ms simple posible.
::
#as unidades or8nicas diseAarn para obtener el m<imo de efectividad con el
menor costo posible.
!orresponde a cada entidad p;blica or8ani1arse internamente de acuerdo con sus fines,
las disposiciones le8ales y administrativas e<istentes y los principios 8enerales de
or8ani1acin, todo lo cual constar en el re8lamento or8nico de funciones y en el
or8ani8rama estructural correspondiente.
04% < %$ IULO: SEPARACION DE 6UNCIONES INCOMPAIBLES
#a m<ima autoridad de cada entidad tendr cuidado al definir las tareas de las unidades
y de sus servidores, de manera que e<ista independencia y separacin de funciones
incompatibles, tales como, autori1acin, ejecucin, re8istro, custodia de fondos, valores
y bienes y control de las operaciones de los recursos financieros? esto permitir y
facilitar una revisin y verificacin oportuna evitando el cometimiento de errores o
actos fraudulentos.
Esta separacin de funciones se definir en la estructura or8nica, en los flujo8ramas y
en la descripcin de car8os en todas las entidades del sector p;blico.
*ambi-n se promover y e<i8ir el uso del perodo vacacional anual de los servidores y
empleados, para ayudar a reducir ries8os, especialmente, en el caso de personas que
manejan fondos o valores.
El funcionario que ejerce un car8o en una entidad p;blica y "a sido desi8nado para
desempeAar otro en la misma institucin en forma temporal o definitiva, dejar de
ocupar automticamente el puesto anterior y se limitar a cumplir las funciones de
la ;ltima desi8nacin. 0or tanto, nin8una persona desempeAar simultneamente
ms de un car8o dentro de la misma institucin, de esta disposicin se e<cept;an los
car8os de profesores en todos los niveles y los reempla1os temporales, en los cole8ios y
otras entidades p;blicas que care1can de personal suficiente.
04% < %& IULO: AUORI?ACION DE OPERACIONES
#a autori1acin es la forma de ase8urar que slo se efect;en operaciones y actos
administrativos vlidos y de acuerdo con lo previsto por la m<ima autoridad? estar
documentada y ser comunicada, por escrito, directamente a los funcionarios y
empleados involucrados, incluyendo los t-rminos y condiciones bajo las cuales se
concede la autori1acin.
En cada entidad p;blica, la m<ima autoridad, establecer por escrito, procedimientos
de autori1acin que ase8uren el control de las operaciones administrativas y financieras.
#a conformidad con los t-rminos y condiciones de una autori1acin implica que las
tareas que desarrollarn los empleados y que "an sido asi8nadas dentro de sus
respectivas competencias, se debern adecuar a las disposiciones emanadas por la
direccin, en concordancia con el marco le8al vi8ente.
:>
En 8eneral, todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuarn previa
la respectiva autori1acin del nivel superior desi8nado para tal funcin.
De la misma forma, las personas que reciban las autori1aciones, sern competentes,
"onestas y conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn
actividades que no les corresponda.
El acceso a los fondos y re8istros contables debe limitarse a las personas autori1adas,
quienes estn obli8adas a rendir cuenta de la custodia y manejo. #a restriccin al acceso
a los recursos permite reducir el ries8o de una utili1acin no autori1ada o a evitar su
p-rdida, contribuyendo as al cumplimiento de las polticas dictadas por la direccin.
#a m<ima autoridad es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la
transferencia, asi8nacin y utili1acin de fondos para atender actividades especficas de
la entidad que estn relacionadas con el cumplimiento de las metas pro8ramadas.
04% < %4 IULO: IN6ORMACION ,ERENCIAL
El titular de cada entidad p;blica crear y mantendr sistemas que provean
informacin ;til, confiable y oportuna a cada nivel ejecutivo, para el desarrollo de
su 8estin y conocimiento permanente de las actividades a su car8o.
#os informes sern elaborados de manera que cada nivel directivo reciba los datos
in"erentes a su rea de responsabilidad y campo de accin, con un detalle apropiado
para la toma de decisiones.
#as situaciones e<cepcionales sern reportadas a la m<ima autoridad con
oportunidad y detalle suficiente, que le permita adoptar las acciones encaminadas a
resolverlas.
04% < %5 IULO: COMIE DE AUDIORIA
El !omit- de %uditora es el r8ano de la Nunta de Directores, formado de preferencia
por consejeros e<ternos sin responsabilidad operativa en la administracin, cuyas
actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e incrementar
la conciencia de control en la entidad.
Se forma con el propsito de secundar los procesos de la or8ani1acin, orientados por la
consecucin de los objetivos dentro del marco de la visin y misin.
Se constituye 8eneralmente en consideracin a factores y a disposiciones le8ales
vi8entes, pero 8eneralmente responde a la necesidad de mejorar la calidad de los
informes de auditora presentados. Su creacin se encamina a,
Evitar la duplicidad en la supervisin?
Evitar las funciones operativas?
:=
No suplantar responsabilidades?
Evaluar el desempeAo de los auditores internos y conocer los resultados de los
auditores e<ternos?
!oordinar las labores de auditora,
!oordinar con los consultores e<ternos, en materia le8al, administrativo, entre
otros.? y,
7evisar las observaciones de or8anismos e<ternos e implantar las recomendaciones
su8eridas.
#os miembros del !omit- de %uditora que sean ele8idos poseern los si8uientes
atributos,
Sentido com;n de los consejeros e<ternos
ndependencia frente a la direccin,
@uncionalidad con las t-cnicas operativas y administrativas,
!onocimiento de la institucin.
El n;mero de inte8rantes ser definido de acuerdo a las caractersticas de cada entidad.
El !omit- de %uditora tendr vida permanente y su funcionamiento estar normado en
el re8lamento de su creacin, en i8ual forma y de acuerdo a dic"o instrumento
normativo, se sustituirn sus miembros.
El !omit- de %uditora elaborar un calendario de las reuniones, que se estructurar en
consenso con todos los miembros.
#as reuniones se "arn por lo menos trimestralmente y cuando se lo estime necesario?
en dic"as reuniones se tratarn asuntos relevantes y de calidad, para lo cual se
proceder a,
0riori1ar la estrate8ia de la entidad,
!ulminar con asuntos pendientes,
Distribucin anticipada de la a8enda a tratarse.
El !omit- de %uditora mantendr informacin permanente y para ello,
Csar los recursos tecnol8icos disponibles,
7eali1ar revisiones peridicas de las funciones, y
Elaborar y suscribir actas para efectuar el se8uimiento.
#as funciones y responsabilidades del !omit- de %uditora son,
:6
7evisar la eficiencia del sistema de control,
7evisar las actividades de los auditores internos,
7evisar y tipificar los ries8os que afectan a la entidad,
7evisar la informacin financiera peridica y anual para ser entre8ada a la junta de
consejeros,
!oordinar con los consejeros e<ternos,
7evisar el cdi8o de conducta,
Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes,
nformar a la entidad sobre las novedades e<istentes,
El conocimiento por parte de cada miembro de las operaciones de la entidad,
#a revisin de los planes de los auditores internos,
#a adopcin de nuevas normas de control interno,
!onocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contin8encias y las
variaciones de un ejercicio a otro,
!onocer los informes de los auditores e<ternos.
$%%<%% AREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL AREA
DE ADMINISRACION 6INANCIERA ,UBERNAMENAL
$0%<%% SUBAREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA
CONABILIDAD ,UBERNAMENAL
$0%<%0 IULO: APLICACION DE LOS PRINCIPIOS @ NORMAS DE
CONABILIDAD ,UBERNAMENAL
#a contabilidad 8ubernamental se basar en principios, polticas y normas t-cnicas
emitidas sobre la materia, para el re8istro de las operaciones y la preparacin y
presentacin de reportes y estados financieros, para la toma de decisiones.
#a contabilidad 8ubernamental tiene como misin re8istrar todos los "ec"os
econmicos que representen derec"os a percibir recursos monetarios o que constituyan
obli8aciones a entre8ar recursos monetarios, y producir informacin financiera
sistemati1ada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y
ra1onables bajo criterios t-cnicos soportados en principios y normas que son
obli8atorias para los profesionales contables.
!orresponde al &inisterio de Economa y @inan1as, como r8ano rector del sistema de
contabilidad 8ubernamental, emitir, actuali1ar, publicar y divul8ar las normas de
contabilidad 8ubernamental que utili1an las entidades del Sector 0;blico.
:I
$0% < %$ IULO: OR,ANI?ACION DEL SISEMA DE CONABILIDAD
,UBERNAMENAL
!ada entidad del sector p;blico, or8ani1ar e implementar un sistema de contabilidad
que le permita proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de
decisiones.
El sistema de contabilidad de las entidades p;blicas se sustentar en la normativa
vi8ente para la contabilidad 8ubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y
or8ani1acin contables, objetivos, procedimientos, re8istros, estados financieros y
dems informacin 8erencial y los arc"ivos de la documentacin que sustentan las
operaciones.
!ada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro
de los parmetros seAalados por las disposiciones le8ales pertinentes, el cual debe
diseAarse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos
niveles de administracin, as como proporcionar, en forma oportuna, los reportes y
estados financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el
conocimiento real de sus operaciones.
#a eficiencia de la or8ani1acin contable constituye un elemento de control interno,
orientado a que,
#as operaciones se efect;en de acuerdo con la or8ani1acin establecida en la
entidad.
#as operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y
en el perodo correspondiente.
Se manten8a el control de los bienes de lar8a duracin para su correspondiente
re8istro y salva8uarda.
#a informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas
contables determinadas por la profesin.
Se produ1can los estados financieros requeridos por las re8ulaciones le8ales y por
las necesidades 8erenciales.
$0% < %& IULO: INE,RACION CONABLE DE LAS OPERACIONES
6INANCIERAS
#a contabilidad constituir una base de datos financieros actuali1ada y confiable para
m;ltiples usuarios. #a funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera
vlida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad de los funcionarios que
administran fondos p;blicos.
#a contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque inte8ra y coordina
las acciones que deben cumplir las otras unidades que inte8ran el Sistema de +estin
@inanciera, ya que reciben las entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera,
:4
recaudacin, bode8a, recursos "umanos, endeudamiento y otras reas, los clasifica,
sistemati1a y ordena, para re8istrarlos y lue8o producir informacin actuali1ada y
confiable para el uso interno de la m<ima autoridad? as como para otros niveles de
usuarios como, auditora interna o e<terna, nivel directivo, otras entidades, &inisterio
de Economa y @inan1as y dems or8anismos oficiales.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la inte8racin contable y presupuestaria de
sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
$0% < %4 IULO: DOCUMENACION DE RESPALDO @ SU ARC8I>O
*oda entidad p;blica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y le8al
de sus operaciones. #a documentacin sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para
acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios
autori1ados, en ejercicio de sus derec"os.
*odas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte
suficiente y pertinente, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y
facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.
#a documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de 8estin importantes
debe ser nte8ra, confiable y e<acta, lo que permitir su se8uimiento y verificacin,
antes, durante o despu-s de su reali1acin por los auditores internos o e<ternos.
!orresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que ase8uren la e<istencia de un arc"ivo adecuado para la conservacin
y custodia de la documentacin sustentatoria tales como, in8resos de caja, comprobante
de pa8o, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser arc"ivados en orden
cronol8ico y secuencial y se mantendrn durante el tiempo que fijen las disposiciones
le8ales vi8entes.
#os documentos de carcter administrativo estarn or8ani1ados de conformidad al
sistema de arc"ivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las
necesidades institucionales. Es necesario re8lamentar la clasificacin y conservacin de
los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como "istrico y el que "a
perdido su valor por "aber dejado de tener incidencia le8al, t-cnica, financiera,
estadstica o de otra ndole.
#a evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utili1a
se "ar de conformidad a la re8lamentacin interna de cada entidad, con la intervencin
de una comisin que se encar8ue de anali1ar, calificar y evaluar toda la informacin
e<istente y determinar los procedimientos a se8uirse, los perodos de conservacin de la
documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, n;mero de carpetas o
de "ojas y notas e<plicativas del documento.
:5
$0% < %5 IULO: OPORUNIDAD EN EL RE,ISRO DE LOS 8EC8OS
ECONOMICOS
#as operaciones deben re8istrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
informacin contin;e siendo relevante y ;til para la entidad que tiene a su car8o el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El re8istro oportuno de la
informacin en los libros de entrada ori8inal, en los mayores 8enerales y au<iliares, es
un factor esencial para ase8urar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.
#a clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para 8aranti1ar que la
direccin dispon8a de informacin confiable. Cna clasificacin apropiada implica
or8ani1ar y procesar la informacin, a partir de la cual sern elaborados los reportes y
los estados financieros de la entidad.
Estos re8istros podrn elaborarse en forma manual o computari1ada y se mantendrn de
manera que 8arantice la inte8ridad de la informacin.
$0% < %: IULO: CONCILIACION DE LOS SALDOS DE LAS CUENAS
#as conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una
situacin reflejada en los re8istros contables. !onstituyen pruebas cru1adas entre datos
de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra e<terna, proporcionan
confiabilidad sobre la informacin financiera re8istrada. 0ermite detectar diferencias y
e<plicarlas efectuando ajustes o re8ulari1aciones cuando sean necesarias.
#os saldos de los au<iliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la
respectiva cuenta del mayor 8eneral, sean -stos elaborados en forma manual o
computari1ado, con la finalidad de detectar la e<istencia de errores para efectuar los
ajustes correspondientes.
#os funcionarios o empleados encar8ados de reali1ar la conciliacin, sern
independientes del re8istro, autori1acin y custodia de los recursos.
#os responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por
escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito
a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la m<ima autoridad.
$0% < %B IULO: 6ORMULARIOS @ DOCUMENOS
#as entidades p;blicas emitirn procedimientos que ase8uren que las operaciones y
actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente le8ali1ada
que los respalde, para su verificacin posterior.
#os formularios y documentos que utilicen las entidades p;blicas proporcionarn
informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las
operaciones.
:3
En el diseAo se definir el contenido y utili1acin de cada formulario, se limitar el
n;mero de ejemplares Jori8inal y copiasH al estrictamente necesario y se restrin8irn
las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
#os formularios utili1ados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carcter t-cnico o administrativo sern
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automati1ados, esta numeracin podr 8enerarse automticamente a trav-s del
computador, siempre que el sistema impida la utili1acin del mismo n;mero en
ms de un formulario.
#os documentos prenumerados sern utili1ados en orden correlativo y cronol8ico, lo
cual posibilita un adecuado control.
#a autoridad correspondiente desi8nar una persona para la revisin peridica de la
secuencia num-rica, el uso correcto de los formularios numerados y la investi8acin de
los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, -stos
se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado
y arc"ivado el ori8inal y las copias respetando su secuencia num-rica.
$$% < %% SUBAREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA
PRESUPUESO
$$% < %0 IULO: RESPONSABILIDAD DEL CONROL
#a m<ima autoridad de una entidad u or8anismo del sector p;blico, diseAar los
controles que se aplicarn para ase8urar el cumplimiento de las etapas del ciclo
presupuestario en base de las disposiciones le8ales, re8lamentarias y polticas
8ubernamentales, sectoriales e institucionales, que re8ulan las actividades del
presupuesto del Estado y alcan1ar el lo8ro de los resultados previstos.
#as entidades del sector p;blico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la pro8ramacin, elaboracin, aprobacin, ejecucin, control,
evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional? se fijarn los objetivos
8enerales y especficos en la pro8ramacin de los in8resos y de los 8astos para su
consecucin en la ejecucin presupuestaria y ase8urar la disponibilidad presupuestaria
real y oportuna de fondos en las asi8naciones presupuestarias aprobadas.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del Estado se observarn los
principios presupuestarios, como, equilibrio entre in8resos y 8astos, universalidad,
unidad, sostenibilidad, sustentabilidad y fle<ibilidad, con el objeto de que el
presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la
administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
#a pro8ramacin de la ejecucin presupuestaria del 8asto, consiste en seleccionar y
ordenar las asi8naciones de fondos para cada uno de los proyectos, pro8ramas y
>/
actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimi1ar el uso de
los recursos disponibles.
#as unidades componentes del sistema de administracin financiera tales como,
0resupuesto, !ontabilidad, *esorera, 0a8adura, 7ecaudacin, Nmina y (ode8a,
coordinarn e implantarn los procedimientos de control interno necesarios y sern
cumplidos por todos los servidores de acuerdo a las funciones asi8nadas.
$$% < %$ IULO: CONROL INERNO PRE>IO AL COMPROMISO.
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la
correcta administracin de los recursos "umanos, financieros y materiales.
En el control previo a la autori1acin para la ejecucin de un 8asto, las personas
desi8nadas verificarn previamente que,
.. #a operacin financiera est- directamente relacionada con la misin de la entidad y
con los proyectos, pro8ramas y actividades aprobados en los planes y presupuestos?
:. #a operacin financiera, prevista para su ejecucin, sea la ms apropiada?
>. #a operacin financiera re;na los requisitos le8ales pertinentes y necesarios para
llevarla a cabo, que no e<istan restricciones le8ales sobre la misma? y,
=. E<ista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
$$% < %& IULO: CONROL INERNO PRE>IO AL DE>EN,AMIENO
0revia a la aceptacin de una obli8acin, o al reconocimiento de un derec"o, como
resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios, u
otros conceptos de in8resos, los servidores encar8ados verificarn,
.. 9ue la obli8acin o deuda sea vera1 y corresponda a una transaccin financiera
que "aya reunido los requisitos e<i8idos en la fase del control previo, que se "aya
re8istrado contablemente y conten8a la autori1acin respectiva, as como manten8a
su ra1onabilidad y e<actitud aritm-tica?
:. 9ue los bienes o servicios recibidos 8uarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el in8reso a bode8a
o en el acta de recepcin e informe t-cnico le8ali1ados y que evidencien la
obli8acin o deuda correspondiente?
>. 9ue la transaccin no vare con respecto a la propiedad, le8alidad y conformidad
con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso
efectuado?
=. Dia8nstico y evaluacin preliminar de la planificacin y pro8ramacin de los
presupuestos de in8resos.
>.
6. #a e<istencia de documentacin debidamente clasificada y arc"ivada que respalde
los in8resos.
I. #a correccin y le8alidad aplicados en los aspectos formales y metodol8icos del
in8reso.
4. #a sujecin del "ec"o econmico que 8enera el in8reso a las normas que ri8en su
proceso.
$$% < %4 IULO: CONROL DE LA E>ALUACION EN LA E=ECUCION DEL
PRESUPUESO
#a evaluacin presupuestaria es una "erramienta importante para la 8estin de las
entidades del sector p;blico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y
medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. !omprende la determinacin
del comportamiento de los in8resos y 8astos, as como la identificacin del 8rado de
cumplimiento de las metas pro8ramadas, a base del presupuesto aprobado.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles
responsables del financiamiento, autori1acin y ejecucin de los proyectos, pro8ramas
y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planteado, adems, debe
identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.
#a m<ima autoridad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria
efect;en el se8uimiento y evaluacin del cumplimiento y lo8ro de los objetivos, frente
a los niveles de recaudacin ptima de los in8resos y ejecucin efectiva de los 8astos.
#os responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el
avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los 8astos efectivos, con
las etapas de avance y las actividades permane1can en los niveles de 8astos y dentro de
los pla1os convenidos contractualmente.
&antendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del presupuesto,
tales como,
!ontroles sobre la pro8ramacin, formulacin y aprobacin,
!ontroles de la ejecucin en cuanto a in8resos y 8astos efectivos.
!ontroles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obli8acin,
!ontroles a las etapas de evaluacin, cierre y liquidacin.
>:
$&% < %% SUBAREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA
ESORERIA
$&% < %0 IULO: DEERMINACION DE LOS IN,RESOS
#os in8resos de auto 8estin estimados en el presupuesto aprobado sern determinados
y recaudados en concordancia con las disposiciones le8ales de la materia. #os
in8resos sern clasificados bajo criterio econmico tales como, corrientes, de capital y
financiamiento. #os valores cobrados indebidamente sern devueltos a los
contribuyentes o compensados con otras obli8aciones, siempre que sea posible
identificarlos.
#os in8resos de auto8estin, en ausencia de disposiciones que re8ulen la materia,
sern fijados por las autoridades institucionales que ten8an facultad para definir su
poltica financiera. #os valores que se determinen para estas recaudaciones, por lo
menos cubrirn los costos actuali1ados del bien o servicio que se convierta en la fuente
de in8resos financieros.
#os conceptos por los cuales se 8eneren in8resos se identificarn de acuerdo al
clasificador presupuestario.
$&% < %$ IULO: RECAUDACION @ DEPOSIO DE LOS IN,RESOS.
#os in8resos se recaudarn en efectivo, c"eque certificado o c"eque cru1ado a nombre
de la entidad y sern revisados, depositados y re8istrados en la cuenta corriente abierta
a nombre de la entidad en un banco oficial o un banco privado debida y le8almente
autori1ado, durante el curso del da de recaudacin o m<imo el da "bil si8uiente.
#os bancos corresponsales que inte8ran y operan con el sistema de red bancaria
nacional, cuando recauden in8resos p;blicos, informarn a las entidades p;blicas
8eneradoras y propietarias de dic"os in8resos, m<imo dentro de las := "oras de
efectuada la recaudacin.
#as recaudaciones directas sern depositadas en las cuentas bancarias establecidas
por la entidad, en el curso del da de recaudacin o m<imo el da "bil si8uiente,
pudiendo consi8narse en varios depsitos parciales cuando sean por montos que
impliquen un 8ran ries8o conservarlos en la entidad p;blica.
#os in8resos sern depositados en forma completa e intacta, se8;n se "ayan recibido,
por tanto, est pro"ibido cambiar c"eques, efectuar pa8os o pr-stamos con los dineros
producto de la recaudacin.
$&% < %& IULO: CONSANCIA DOCUMENAL DE LA RECAUDACION
Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entre8ar un recibo
prenumerado, fec"ado, le8ali1ado y con la e<plicacin del concepto y el valor cobrado
en letras y n;mero y con el sello de O!anceladoP, documento que respaldar la
>>
transaccin reali1ada. El ori8inal de este comprobante ser entre8ado a la persona que
realice el pa8o. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de
recaudacin.
#as entidades p;blicas mantendrn un control interno estricto y permanente del
uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de cr-dito, sus movimientos se justificarn
documentadamente mediante controles administrativos.
$&% < %4 IULO: >ERI6ICACION DE LOS IN,RESOS
Se efectuar una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos
efectuados sean i8uales a los valores recaudados. Esta dili8encia la reali1ar una
persona distinta a la encar8ada de efectuar las recaudaciones y su re8istro contable.
#ue8o de efectuar la verificacin, si como resultado se establece una diferencia en ms,
el valor quedar a favor de la entidad? y, de producirse una diferencia en menos, si
despu-s de un anlisis se comprueba que efectivamente es producto de un error, la
diferencia la asumir la entidad, caso contrario e<i8ir su reinte8ro a la persona
encar8ada de la recaudacin.
El responsable de la 8estin financiera y el responsable de las recaudaciones
evaluarn permanentemente la eficiencia, efectividad y eficacia con que se recaudan
los recursos y adoptarn las medidas que correspondan.
$&% < %5 IULO: MEDIDAS DE PROECCION DE LAS RECAUDACIONES
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica y el responsable de tesorera adoptarn
las medidas para res8uardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permane1can en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos.
El personal a car8o del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una
8aranta ra1onable y suficiente de acuerdo a su 8rado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la e<i8encia de una caucin suficiente al
recaudador, la contratacin de pli1as de se8uro, la utili1acin de equipos con
mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, se8uridad fsica de las instalaciones, la asi8nacin de personal de
se8uridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en
bancos que ofre1can este servicio.
$&% < %: IULO: 6ONDOS DE REPOSICION
Son recursos financieros entre8ados en calidad de anticipos destinados a cubrir 8astos
especficos, sern adecuadamente controlados, con el fin de precautelar una apropiada y
documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utili1ados.
>=
E<isten operaciones mediante las cuales se entre8an fondos a rendir cuentas a entidades
o funcionarios p;blicos. Este tipo de operaciones se da 8eneralmente en la ejecucin de
pro8ramas, cuya cobertura abarca diversas 1onas alejadas de la sede principal. *ambi-n
cuando se efect;an proyectos por encar8o entre entidades del Estado? y, cuando se
producen entre8as en efectivo para 8astos de viaje del personal en comisin de
servicios.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin
sobre la situacin, anti8Qedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuenta o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corre8ir desviaciones que incidan sobre una 8estin eficiente.
!on el fin de dar mayor a8ilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de las operaciones y "ec"os econmicos, se podr utili1ar las cuentas
au<iliares @ondos 7otativos, @ondos a 7endir !uentas y @ondos @ijos de !aja !"ica.
6ONDOS ROAI>OS:
@ondos rotativos son valores fijos asi8nados para la administracin de un fin especfico
y se mantendrn depositados en una cuenta corriente independiente a nombre de la
entidad o proyecto.
Dic"os fondos se utili1arn e<clusivamente en los fines para los que fueron asi8nados?
la cuenta corriente ser cerrada una ve1 cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restrin8irse al mnimo posible, 8eneralmente sirven para lo8rar un
mejor control contable en oficinas re8ionales sobre proyectos de construccin,
carreteras, entre otras, su reposicin se reali1a a base de la documentacin remitida por
el responsable del manejo del fondo para su debida contabili1acin.
#a emisin del c"eque de reposicin o la nota de cr-dito cuando se trate de
transferencia, constituyen los ;nicos documentos para el re8istro contable de los
desembolsos del fondo.
6ONDOS A RENDIR CUENAS:
Son valores en efectivo entre8ados para 8astos de viajes al personal en comisin de
servicios, cuyas actividades las ejecutan en 1onas 8eo8rficas alejadas de la sede
principal.
6ONDOS 6I=OS DE CA=A C8ICA:
El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por ra1ones de a8ilidad y costo.
!uando la demora en la tramitacin rutinaria de un 8asto puede afectar la eficiencia de
la operacin y su monto no amerite la emisin de un c"eque, se justifica la autori1acin
de un fondo para pa8os en efectivo destinado a estas operaciones.
>6
El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utili1ado 8eneralmente para cubrir
8astos menores y ur8entes denominado caja c"ica.
Estos pa8os se "arn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados,
debidamente preparados y autori1ados.
#os montos de los fondos de caja c"ica se fijarn de acuerdo a la re8lamentacin
emitida por el &inisterio de Economa y @inan1as y por la misma entidad y sern
manejados por personas independientes del cajero y de quienes administren dinero o
efect;en labores contables.
El manejo o utili1acin de un fondo de caja c"ica a"orrar tiempo y permitir que las
operaciones de valor reducido sean reali1adas oportunamente.
$&% < %B IULO: AR3UEOS SORPRESI>OS DE LOS >ALORES EN
E6ECI>O
#os valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos
con la finalidad de determinar su e<istencia fsica y comprobar su i8ualdad con los
saldos contables.
Dic"os arqueos se reali1arn con la frecuencia necesaria para su debido control y
re8istro.
*odo el efectivo y valores deben contarse a la ve1 y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se
reali1 en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de %uditora nterna o por personas
dele8adas por el director financiero, que sean independientes de las funciones de
re8istro, autori1acin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare irre8ularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Cnidad de %uditora
nterna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta dili8encia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada
por las personas que intervinieron en el arqueo.
$&% < %C IULO: CUENAS CORRIENES BANCARIAS
#as cuentas corrientes bancarias se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
or8anismo p;blico, y si es necesario, con indicacin de la oficina re8ional, provincial,
dele8acin o a8encia, y su n;mero ser lo estrictamente necesario, con la finalidad de
mantener un adecuado control interno.
>I
%l abrir las cuentas bancarias, se re8istrarn las firmas de los funcionarios autori1ados
para suscribir los c"eques.
*odo desembolso se efectuar mediante c"eque, a la orden del beneficiario y por el
valor e<acto de la obli8acin que conste en los documentos comprobatorios.
#as personas autori1adas para 8irar c"eques no tendrn funciones de recaudacin de
recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de re8istro contable ni de
autori1acin de 8astos, con e<cepcin de las entidades pequeAas que no cuenten con
personal para el desempeAo de dic"as funciones. #os funcionarios responsables de su
manejo sern obli8atoriamente caucionados.
$&% < %D IULO: CONCILIACIONES BANCARIAS
#a conciliacin bancaria se reali1a comparando los movimientos del libro bancos de la
entidad, con los re8istros y saldos de los estados bancarios a una fec"a determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de re8istro en
uno u otro lado. #a conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si
las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera "an sido oportunas y
adecuadamente re8istradas en la contabilidad.
nmediatamente y lue8o de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los primeros
das "biles del mes, se efectuarn las conciliaciones bancarias correspondientes por un
funcionario independiente del manejo de los recursos y re8istro.
0ara 8aranti1ar la efectividad del procedimiento de conciliacin, -ste ser efectuado por
una persona no vinculada con la recepcin de fondos, 8iro y custodia de c"eques,
depsito de fondos yMo re8istro de operaciones relacionadas. !orresponde a la
administracin desi8nar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones
bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario independiente.
!uando las conciliaciones se efect;en en sistemas computari1ados, la entidad crear los
controles necesarios con el fin de ase8urar resultados positivos.
#a oportunidad con que se realice la conciliacin, ser la base fundamental para el
control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.
$&% < 0% IULO: CONROL PRE>IO AL PA,O
#os funcionarios desi8nados para ordenar un pa8o, suscribir comprobantes de e8reso o
c"eques, entre otros, previamente verificarn que,
#a transaccin dispon8a la documentacin sustentatoria y autori1acin respectiva.
E<ista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obli8acin.
E<istan fondos disponibles para reali1ar el pa8o dentro del pla1o convenido.
No "aya demora injustificada en el pa8o.
>4
Esto incluye adems la verificacin de,
aH #a documentacin de respaldo que evidencia la obli8acin.
bH #a e<istencia o no de liti8ios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o
parcial de las obli8aciones a pa8ar.
cH 9ue la transaccin no "a variado respecto a la propiedad, le8alidad y conformidad
con el presupuesto.
$&% < 00 IULO: PA,O DE REMUNERACIONES
#as remuneraciones sern pa8adas a los servidores con c"eques individuales o
mediante depsitos directos en sus cuentas corrientes o de a"orros. En caso de pa8ar
con c"eques individuales, podr abrirse una cuenta bancaria dedicada e<clusivamente
para este propsito.
% los trabajadores amparados por el !di8o del *rabajo y a los servidores que
presten sus servicios en lu8ares donde no e<istan bancos, se les pa8ar sus
remuneraciones en efectivo, a menos que acepten e<presamente otra modalidad de
pa8o.
0ara los pa8os en efectivo, se 8irar un solo c"eque a favor del responsable de dic"os
pa8os Jtesorero, pa8ador, administrador de caja, etc.H, el que ser efectivi1ado para
reali1ar los pa8os a base del rol correspondiente en el que se indicar los montos
8anados, las retenciones, el valor lquido a cancelarse y la firma respectiva.
$&% < 0$ IULO: CUMPLIMIENO DE OBLI,ACIONES
*odas las obli8aciones contradas por una entidad sern autori1adas, de conformidad a
las polticas establecidas para el efecto? a fin de mantener un adecuado control de las
mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pa8adas
oportunamente para evitar recar8os, intereses y multas.
*odas las obli8aciones sern canceladas en la fec"a convenida al momento de definir
el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, re8istros
detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean -stas a corto o lar8o pla1o.
#os 8astos adicionales que se ori8inen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pa8o de las obli8aciones con retraso, ser de responsabilidad personal
y pecuniaria de quien o quienes los "ayan ocasionado, por accin u omisin.
$&% < 0& IULO: UILI?ACION DEL 6LU=O DE CA=A EN LA
PRO,RAMACION 6INANCIERA
!ada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimi1ar el uso de sus recursos.
>5
#a pro8ramacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin,
8estin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su
finalidad es optimi1ar el movimiento de efectivo en el corto pla1o, permitiendo
compatibili1ar los requerimientos pro8ramticos del presupuesto, con la
disponibilidad real de fondos y priori1ar su atencin.
Cn instrumento de la pro8ramacin financiera es el @lujo de !aja, que refleja las
proyecciones de in8resos y 8astos de un perodo e identifica las necesidades de
financiamiento a corto pla1o, as como los posibles e<cedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio
presupuestario? su periodicidad puede ser anual, trimestral o diaria, de acuerdo con las
necesidades.
Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades
e<clusivamente con fondos del *esoro Nacional, salvo que lo consideren necesario.
$&% < 04 IULO: CONROL @ CUSODIA DE ,ARANIAS @ 6IAN?AS
E<isten contratos que celebran las entidades del Sector 0;blico cuyas condiciones
8enerales estipulan la presentacin de 8arantas y fian1as otor8adas por los contratistas
o proveedores para prose8uir con su ejecucin. %l8unos de -stos son los contratos de
obras, contratos por adquisicin de bienes, la contratacin de servicios profesionales,
entre otros, que prev-n el pa8o de anticipos o se entre8an adelantos, previa la
presentacin de una 8aranta o fian1a. %s mismo al8unas transacciones por prestacin
de servicios o compra de bienes sujetos a entre8a posterior, deben requerir de los
proveedores la presentacin de 8arantas y fian1as de conformidad a las estipuladas en
la #ey de !ontratacin 0;blica y su 7e8lamento, no pudiendo la tesorera efectuar
nin8;n pa8o sin el previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado
cumplimiento de este requisito formal en los aspectos si8uientes,
#as 8arantas cumplirn con los requisitos seAalados en las disposiciones le8ales
vi8entes.
#a recepcin de los documentos se efectuar previo al pa8o de los anticipos, en
cuyo proceso se verificar que las 8arantas y fian1as sean solidarias,
incondicionales, irrevocables y de reali1acin automtica.
!ustodia or8ani1ada de las 8arantas y fian1as.
!ontrol de vencimientos de las 8arantas y fian1as recibidas.
#a tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las
8arantas y fian1as, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir
su renovacin o ejecucin, se8;n sea el caso.
>3
$&% < 05 IULO: USO DE SELLO RESRICI>O PARA LOS DOCUMENOS
PA,ADOS POR LA ESORERIA
Cna ve1 concluido el trmite del pa8o, los documentos que evidencien el desembolso de
dinero, sern marcados con un sello de OcanceladoP, que indique en forma visible su
condicin de documento pa8ado, debiendo consi8nar adems el n;mero del c"eque
8irado, n;mero de la cuenta corriente, el nombre de la entidad bancaria y la fec"a de
pa8o. #ue8o ser enviado a la unidad de contabilidad para su re8istro, arc"ivo y
conservacin por el tiempo que la ley dispon8a. Este mecanismo de control interno
reduce el ries8o de utili1acin del mismo documento para sustentar otro e8reso de
fondos, indebidamente o por error.
$&% < 0: IULO: RANS6ERENCIA DE 6ONDOS POR MEDIOS
ELECRONICOS
*oda transferencia de fondos por medios electrnicos estar sustentada en documentos
que ase8uren su valide1 y confiabilidad.
#a utili1acin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades
a8ilita la 8estin financiera 8ubernamental. Sin embar8o, si bien los mecanismos
electrnicos dinami1an la administracin de las transacciones financieras por la
velocidad que imprimen, -stos no 8eneran documentacin inmediata que sustente la
valide1, propiedad y correccin de cada operacin? aspecto que limitan la aplicacin de
controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfati1ando los
mecanismos de se8uridad en el uso de contraseAas JpassRordsH, cuyo acceso ser
restrin8ido y permitido solamente a las personas autori1adas. Nadie ms conocer la
serie completa de passRords utili1ados en una entidad.
#as cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el
sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el
si8natario del passRord respectivo.
!uando e<isten sistemas interconectados es posible que se obten8a reportes
automticos, que constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los
recursos.
El uso del fa< es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que
sustenten la naturale1a y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la
obtencin de los documentos ori8inales.
$&% < 0B IULO: IN>ERSIONES 6INANCIERAS: AD3UISICION @ >ENA
#a adquisicin y venta de inversiones financieras sern re8lamentadas en cada
institucin p;blica, de manera que se res8uarde y se obten8a una rentabilidad acorde
=/
con el mercado financiero y con el 8rado de ries8o asumido, dentro de las
condiciones, limitaciones y autori1aciones determinadas en la respectiva ley.
#os papeles fiduciarios, con e<cepcin de los que la ley dispone su ne8ociacin
directa, sern comprados y vendidos a trav-s de las (olsas de Falores.
#as renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en
papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
El costo de una inversin financiera corriente incluye el precio de adquisicin, ms
comisiones e impuestos que se relacionan con la comerciali1acin de las mismas.
$&% < 0C IULO: IN>ERSIONES 6INANCIERAS. CONROL @
>ERI6ICACION 6ISICA
Se mantendrn re8istros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin
corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que
deven8a cada una de ellas, el sistema de re8istro contable proporcionar el control que
ase8ure que "an sido re8istradas debidamente y que las rentas 8eneradas "an sido
oportunamente recibidas y contabili1adas.
!uando e<ista un n;mero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor
au<iliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto 8rado de confiabilidad en la
informacin, estos re8istros sern constantemente actuali1ados a fin de que los
directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
En base del saldo de los re8istros contables au<iliares, personas independientes de la
custodia y re8istro de las operaciones reali1arn constataciones fsicas de los valores
fiduciarios e<istentes.
Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna yMo por una comisin
nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo reali1ar dic"o control en forma trimestral o
semestral.
$4% < %% SUBAREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA
ANICIPOS DE 6ONDOS @ CUENAS POR COBRAR
$4% < %0 IULO: ANALISIS @ CON6IRMACION DE SALDOS.
#os valores pendientes de cobro sern anali1ados peridicamente por parte del
encar8ado de las cobran1as y del ejecutivo m<imo del rea financiera para determinar
la morosidad, las 8estiones de cobro reali1adas, los derec"os y la anti8Qedad del saldo
de las cuentas.
#os problemas encontrados sern resueltos o superados dentro de un tiempo
ra1onable, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
=.
Este anlisis ser efectuado peridicamente, de preferencia en forma mensual, para
verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar al8una irre8ularidad en el saldo, -ste ser investi8ado y anali1ado
para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
$4% < %$ IULO: CONCILIACION @ CONSAACION.
Cna persona independiente del re8istro y manejo del mayor au<iliar o 8eneral de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encar8ar de efectuar la conciliacin entre
estos re8istros, verificando que los saldos de los au<iliares concilien el saldo de la
cuenta del mayor 8eneral.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente, por servidores independientes de su control, re8istro o manejo de
efectivo, comprobando la le8alidad de los documentos de respaldo.
El responsable del rea financiera, por lo menos una ve1 al aAo, enviar a los
deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de confirmarlos,
siempre que la naturale1a de las operaciones lo justifique.
$4% < %& IULO: ELIMINACION DE SALDOS NO RESUELOS
Se eliminarn de los re8istros contables, los saldos de las cuentas cuyos activos no se
"ayan podido identificar, locali1ar o se "ayan mantenido sin solucin definitiva durante
los cinco aAos anteriores, a menos que la ley seAale otro pla1o.
El Director @inanciero o quien "a8a sus veces, presentar para fines de control a la
m<ima autoridad de la entidad, a la !ontralora +eneral del Estado y a la Cnidad de
%uditora nterna, donde -sta e<ista, informes semestrales en los que consten en forma
detallada los conceptos, valores por cobrar y las 8estiones reali1adas para "acerlos
efectivo antes de que opere la caducidad o prescripcin de la accin le8al.
#os informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada aAo, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utili1ar como contrapartida la respectiva
cuenta de 0atrimonio.
No podrn ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso le8al activo
o cuyo cobro sea ine<cusable.
#a documentacin de los asientos de eliminacin, se mantendr por el tiempo
especificado en las disposiciones le8ales pertinentes.
=:
$5% < %% AREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL
AREA DE IN>ERSIONES EN EAISENCIAS @ BIENES DE
LAR,A DURACION
$5% < %0 IULO: AD3UISICION
En toda entidad u or8anismo del sector p;blico, de ser necesario, se dispondr de una
unidad de abastecimiento? la m<ima autoridad a trav-s del comit- o unidad encar8ada
de las adquisiciones, determinar los procesos a se8uir en la pro8ramacin, adquisicin,
almacenamiento y distribucin de materiales, ;tiles y enseres, as como de otros bienes
de lar8a duracin necesarios para el desarrollo y ejecucin de las actividades de las
entidades.
0ara las adquisiciones, en cada entidad se establecern mnimos y m<imos de
e<istencias, de tal forma que -stas se realicen ;nicamente cuando sea necesario y
adquiridas en cantidades apropiadas, bajo los criterios de austeridad, eficiencia,
efectividad y economa.
#a m<ima autoridad y los miembros del comit- de adquisiciones y abastecimiento,
sern responsables de la aprobacin de las coti1aciones, concursos de ofertas o
licitaciones, para lo cual se,
!onsiderarn las coti1aciones en un mnimo de tres.
&antendr un re8istro actuali1ado de proveedores y coti1aciones para ase8urar un
debido control, calidad y precios de los productos.
Determinar un criterio de economa en la compra de bienes,
*omar en cuenta, para los materiales fun8ibles o de uso diario, el tiempo de
duracin.
!onsiderar para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el tiempo de
caducidad.
$5% < %$ IULO: ALMACENAMIENO @ DISRIBUCION
#os bienes que adquiera la entidad in8resarn fsicamente a trav-s de almac-n o bode8a,
a;n cuando la naturale1a fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lu8ar o
dependencia que lo solicita.
#os ambientes asi8nados para el funcionamiento de los almacenes o bode8as, estarn
adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones se8uras, y tendrn el espacio fsico
necesario.
El 8uardalmac-n o bode8uero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que in8resan Jsi se ajustan a los requerimientos y
=>
especificaciones t-cnicas solicitadas por las dependencias de la institucinH, as como
los que salen.
#os directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, se8uridad,
manejo y control de los bienes almacenados.
0ara el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de re8istro permanente,
por unidades de i8uales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almac-n
tendrn acceso a las instalaciones.
E<isten bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encar8ados de su utili1acin. En estos casos,
el encar8ado de almac-n efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la
documentacin correspondiente.
$5% 1 %& IULO: SISEMA DE RE,ISRO
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las e<istencias
como de los bienes de lar8a duracin, mediante re8istros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la
informacin se encuentre siempre actuali1ada y de conformidad con la normativa
contable vi8ente.
#a actuali1acin permanente, la conciliacin de saldos de los au<iliares con los saldos
de las cuentas del mayor 8eneral y la verificacin fsica peridica, proporcionar
se8uridad de su re8istro y control oportuno, y servir para la toma de decisiones
adecuadas.
$5% < %4 IULO: IDENI6ICACION @ PROECCION
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin,
or8ani1acin y proteccin de las e<istencias de suministros y bienes de lar8a duracin.
*odos los bienes de lar8a duracin llevarn impreso el cdi8o correspondiente en una
parte visible, permitiendo as su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de lar8a duracin, mantendr re8istros
individuali1ados, numerados, debidamente or8ani1ados y arc"ivados, para que sirvan de
base para el control, locali1acin e identificacin de los mismos.
#a proteccin de los bienes entre8ados para el desempeAo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor p;blico.
#a proteccin de los bienes incluye la contratacin de pli1as de se8uro necesarias para
prote8erlos, contra diferentes ries8os que pudiera ocurrir, se verificarn peridicamente,
a fin de que las coberturas manten8an su vi8encia.
$5% < %5 IULO: CUSODIA
==
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica, a trav-s de la unidad respectiva, ser
responsable de desi8nar a los custodios de los bienes, as como de establecer un
conjunto de procedimientos que 8aranticen la conservacin, se8uridad y mantenimiento
de las e<istencias y bienes de lar8a duracin.
0ara el control de las e<istencias y bienes de lar8a duracin corresponde a la
administracin de cada entidad p;blica, implementar su propia re8lamentacin relativa
a la custodia fsica y se8uridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la
entidad, con el objeto de salva8uardar los bienes del Estado, esto permitir una fcil
identificacin del personal responsable de su custodia.
$5% < %: IULO: USO DE LOS BIENES DE LAR,A DURACION
En cada entidad p;blica los bienes de lar8a duracin se utili1arn ;nicamente en
las labores institucionales y por nin8;n motivo para fines personales o particulares.
!ada servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de lar8a
duracin que le "ayan sido entre8ados para el desempeAo de sus funciones? y por
nin8;n motivo sern utili1ados para fines personales o particulares.
En el caso de bienes que son utili1ados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su
uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utili1ados correctamente, y para
los fines de la nstitucin.
$5% < %B IULO: CONROL DE >E8ICULOS O6ICIALES
#os ve"culos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal
de una entidad del sector p;blico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin
constante de la administracin, siendo necesario que se estable1can los controles que
8aranticen el buen uso de tales unidades.
#a utili1acin de los ve"culos oficiales por necesidades del servicio, durante o fuera de
los das y "oras no laborables, requieren la autori1acin e<presa del nivel superior. !on
el propsito de disminuir la posibilidad de que los ve"culos sean utili1ados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obli8atoriamente contarn con la
respectiva orden de movili1acin.
0or nin8;n concepto la m<ima autoridad emitir salvo conductos que ten8an el
carcter de indefinidos.
#as personas que tienen a su car8o el manejo de ve"culos oficiales tendrn la
obli8acin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser 8uardadas las unidades,
en los sitios destinados por las propias entidades.
#os ve"culos del Estado llevarn placas oficiales y el lo8otipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.
=6
#a m<ima autoridad de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos
relacionados con el control de ve"culos asi8nados a la entidad, en concordancia con el
7e8lamento +eneral de (ienes para el Sector 0;blico y dems disposiciones emitidas
sobre la materia por la !ontralora +eneral del Estado.
$5% < %C IULO: CONSAACION 6ISICA DE EAISENCIAS @ BIENES DE
LAR,A DURACION
Se efectuarn constataciones fsicas de las e<istencias y bienes de lar8a duracin por lo
menos una ve1 al aAo. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente
de aquel que tiene a su car8o el re8istro y manejo de los conceptos seAalados, salvo para
efectos de identificacin.
De esta dili8encia se elaborar un acta y las diferencias que se obten8an durante el
proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern
investi8adas, y lue8o se re8istrarn los ajustes respectivos, previa autori1acin del
funcionario responsable? tambi-n se identificar los bienes en mal estado o fuera de uso,
para proceder a la baja, donacin o remate se8;n corresponda, de acuerdo a las
disposiciones le8ales vi8entes.
!uando la entidad p;blica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica
de las e<istencias y bienes de lar8a duracin, el informe final presentado as como la
base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin
de dic"os servicios.
#a contratacin de estos servicios se "ar estrictamente cuando las circunstancias as lo
e<ijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para sufra8ar dic"os 8astos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada
aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con
auditora interna, el titular desi8nar a un funcionario que cumpla esta funcin.
Esta norma es tambi-n aplicable para la reali1acin de los inventarios fsicos de
almac-n, se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en
dic"o acto el personal encar8ado de la custodia de los bienes.
$5% < %D IULO: BA=A DE BIENES POR OBSOLESCENCIA. PERDIDA O
ROBO.
#a baja de bienes de lar8a duracin se efectuar una ve1 cumplidas las dili8encias y
procesos administrativos que seAalen las disposiciones le8ales vi8entes, dejando
evidencia clara de las justificaciones, autori1aciones y su destino final.
0ara proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia,
p-rdida o "urto, se observarn las disposiciones del 7e8lamento +eneral de (ienes del
=I
Sector 0;blico, del &anual +eneral de %dministracin y !ontrol de los %ctivos @ijos
del Sector p;blico y dems re8lamentacin interna emitida por la entidad.
Si la p-rdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Nue1
competente como "urto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la e<clusin de los re8istros contables disminuyendo
del inventario respectivo.
0ara baja de bienes que no est-n contabili1ados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autori1acin del
nivel superior.
Si la baja procediere de una p-rdida o destruccin injustificada, al servidor responsable
se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y, cuando el caso lo amerite,
se le e<i8ir adems la restitucin del bien con otro de i8ual naturale1a o pa8ar su valor
a precio de mercado.
$5% < 0% IULO: >ENA DE BIENES @ SER>ICIOS
#as ventas ocasionales de bienes se reali1arn de acuerdo con los procedimientos
fijados en las leyes y re8lamentos sobre la materia. #os servidores responsables de
or8ani1ar la junta de remates y dems procedimientos previos para autori1ar las
enajenaciones, de los aval;os de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones
res8uardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
re8lamentarias.
#as entidades p;blicas que vendan re8ularmente mercaderas, bienes o servicios,
emitirn su propia re8lamentacin que ase8ure la recuperacin al menos de sus
costos actuali1ados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas
despac"adas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la
facturacin se8;n los precios y modalidades de ventas.
$5% < 00 IULO: MANENIMIENO DE BIENES DE LAR,A DURACION
#a administracin de la entidad velar en forma constante por el mantenimiento
preventivo de los bienes de lar8a duracin, a fin de conservar su estado ptimo de
funcionamiento y prolon8ar su vida ;til.
DiseAar y ejecutar pro8ramas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la
8estin operativa de la entidad. !orresponde a la direccin establecer los controles
necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales pro8ramas, as como
que se cumplan sus objetivos.
#a contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,
estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que
solicita el servicio.
=4
$:% < %% SUBAREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA
DEUDA PUBLICA
$:% < %0 IULO: CONRAACION DE PRESAMOS
#a informacin administrativa del endeudamiento p;blico se or8ani1ar de manera tal
que satisfa8a los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y
comprensin de este tipo de operaciones.
Cn re8istro de controles de pr-stamos permite visuali1ar las obli8aciones contradas por
el pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar, monto ori8inal? pla1o?
vencimientos? condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.
*odo endeudamiento ser incluido en el presupuesto y -ste constituir el monto m<imo
que se contrate en el ejercicio fiscal.
#as instituciones que no ten8an aprobado su presupuesto, no podrn contratar
pr-stamos. #as solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos
presentadas sin tener la autori1acin correspondiente, sern ne8adas mientras no
cumplan las disposiciones le8ales y re8lamentarias pertinentes.
#a contratacin de los pr-stamos ser aprobada cuando el aporte e<i8ido como
contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos pr-stamos a las entidades que teniendo otros
no "an sido utili1ados y se encuentran pa8ando comisiones, ya sea por que "a
concluido el proyecto y no "an invertido todo su monto o porque el proyecto se
encuentra parali1ado sin justificacin al8una.
0ara el control adecuado de los pr-stamos deber considerarse,
#os objetivos del endeudamiento?
#as fases de endeudamiento?
#a or8ani1acin de la informacin sobre endeudamiento?
#as clases y tipo de deuda Jdeuda interna, deuda e<terna, entre otros.H?
#os nombres de los acreedores J8obiernos, or8anismos internacionales, banca
privada internacional, entre otrosH? y,
#a conciliacin de desembolsos de pr-stamos y operacin por servicio de la deuda.
Cn re8istro de la deuda privada avalada por el Estado, ser ;til para la informacin
sobre contin8encias en este aspecto. El re8istro del endeudamiento interno proporciona
una visin ;til sobre bonos y otros ttulos y valores emitidos.
=5
#os tipos de obli8acin se clasifican en internos o e<ternos, a corto o lar8o pla1o? el
mantener controles sobre cada obli8acin, permite su comprobacin posterior y permite
informar oportunamente a los responsables sobre los vencimientos.
!ontar con informacin or8ani1ada y actuali1ada permitir conservar en forma
adecuada la memoria institucional de la 8estin p;blica, en relacin con el
endeudamiento del pas.
$:% < %$ IULO: CONABILIDAD DE LA DEUDA PUBLICA
Se implementar un adecuado sistema de contabilidad 8ubernamental que proporcione
informacin 8erencial de la deuda p;blica y que permita el re8istro de las operaciones
de endeudamiento, ase8urando la preparacin de informacin financiera detallada,
confiable y oportuna.
Cn sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con
informacin vlida y confiable sobre la deuda p;blica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento p;blico tendr un diseAo apropiado a las caractersticas y
necesidades de estas operaciones, que permitir el re8istro actuali1ado de la deuda,
ase8urando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del
sistema de contabilidad 8ubernamental.
El uso de sistemas computari1ados para el re8istro y control de la deuda p;blica,
posibilitar el re8istro de la informacin de los pr-stamos relacionndolos con los
proyectos financiados por ellos, actuali1ar desembolsos en forma automtica, identificar
atrasos en el pa8o del servicio de la deuda, calcular las tablas de amorti1acin y preparar
reportes para la 8erencia y auditora. #a contabilidad del endeudamiento mediante
sistemas computari1ados producir reportes sobre el servicio de la deuda p;blica en,
amorti1acin, intereses, comisiones, moras, entre otros, para ser conciliados con el
presupuesto.
#os estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y e<terna, identificando
conceptos y cate8oras como, emisin de bonos, certificados u otros documentos
fiduciarios, contratos de pr-stamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de
consolidacin, rene8ociacin y otros. %s mismo, tales estados reflejarn la deuda
asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las "onras
de aval que por ser activos e<i8ibles contarn con los contratos o convenios internos
respectivos antes de su re8istro. !omplementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los
conceptos relacionados con los reportes 8enerados.
En base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda p;blica, e
incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la
!uenta Snica del *esorero Nacional.
!orresponde a la administracin del rea de endeudamiento p;blico impulsar la
implementacin de un sistema computari1ado acorde con sus necesidades, mediante la
=3
optimi1acin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan
anticipadamente los aspectos de soporte t-cnico, mantenimiento y se8uridad del
sistema.
Esta norma ser aplicada por el &inisterio de Economa y @inan1as que administra e
informa sobre el endeudamiento p;blico a nivel nacional.
$:% < %& IULO: CONCILIACION DE DESEMBOLSOS DE PRESAMOS @
DE OPERACIONES POR SER>ICIO DE LA DEUDA
#os desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los pr-stamos, al i8ual que
las operaciones del servicio de la deuda p;blica sern conciliados entre los or8anismos
y entidades involucradas en su procesamiento.
El &inisterio de Economa y @inan1as, establecer procedimientos para la conciliacin
de los desembolsos recibidos, con los acreedores de pr-stamos, (anco !entral del
Ecuador, a8entes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin
uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de
endeudamiento.
#a conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los a8entes financieros y con el
(anco !entral del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
pr-stamos.
#a conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y colocados para ejecucin de 8astos e inversiones.
%s mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartidas utili1ados en la ejecucin de proyectos con financiamiento e<terno.
El r8ano administrador del endeudamiento p;blico diseAar procedimientos para la
conciliacin del servicio de la deuda, a fin de contar con informacin uniforme y
confiable sobre montos vencidos pendientes de pa8o, si los "ubiere.
#as entidades acreedoras conciliarn, peridicamente, con el &inisterio de Economa y
@inan1as, los montos pa8ados por concepto del servicio de la deuda, desa8re8ada en los
conceptos de amorti1acin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
$:% < %4 IULO: ELIMINACION DE PASI>OS NO RESUELOS
Se eliminarn de los re8istros contables, los pasivos vencidos que el ente manten8a por
ms de cinco aAos, sin una solucin definitiva.
El Director @inanciero o quien "a8a sus veces, presentar para fines de control a la
m<ima autoridad de la entidad, a la !ontralora +eneral del Estado y a la Cnidad de
%uditora nterna, donde -sta e<ista, informes semestrales en los que consten en forma
detallada los conceptos y valores por pa8ar.
6/
#os informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada aAo, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utili1ar como contrapartida la respectiva
cuenta de 0atrimonio.
No sern eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso le8al activo o
cuyo pa8o sea ine<cusable.
#a documentacin que sustenten los asientos de eliminacin se mantendr por el tiempo
especificado en las disposiciones le8ales pertinentes.
&%% < %% AREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL
AREA DE RECURSOS 8UMANOS
&%% < %0 IULO: DESCRIPCION @ ANALISIS DE CAR,OS
Se denomina car8o o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades
asi8nadas o dele8adas por ley o autoridad competente a una clase especfica de acuerdo
al manual y que requiere de una partida presupuestaria especfica.
#a clasificacin ocupacional es el a8rupamiento de car8os o puestos en clases por
similitud de deberes y responsabilidades.
#a entidad contar con un manual de procedimientos que conten8a la descripcin de los
requisitos mnimos de todos y cada uno de los car8os que soportan su estructura
administrativa. Este documento ser actuali1ado peridicamente, constituy-ndose en un
instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de
personal.
&%% < %$ IULO: SELECCION DE PERSONAL
#a seleccin de personal es un proceso t-cnico que comprende la convocatoria,
evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar car8os en la entidad.
#a seleccin permite identificar al personal por su conocimiento y e<periencia,
debiendo ase8urarse que cada servidor que in8resa a la entidad re;na los requisitos
establecidos en el manual ocupacional, los mismos que sern acreditados
documentadamente por los aspirantes.
0ara seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del car8o y los requisitos que
posea el interesado, as como tambi-n se anali1ar la necesidad de llenar los car8os
vacantes tomando en consideracin que e<ista la disponibilidad presupuestaria.
0ara ocupar un car8o p;blico ser condicin obli8atoria, que la persona no ten8a
antecedentes que pon8an en duda su moralidad y "onrade1 y que no se encuentre
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por ne8li8encia en el desempeAo de
un puesto anterior, se8;n las disposiciones le8ales pertinentes.
6.
No podrn ocupar car8os p;blicos quienes no cumplan con los requisitos mnimos
establecidos para cada car8o o funcin e<istente en el ente.
0ara cualquier subro8acin de funciones es necesario que la persona seleccionada re;na
los requisitos mnimos e<i8idos para ocupar el mencionado car8o.
&%% < %& IULO: ACUACION @ 8ONESIDAD DE LOS 6UNCIONARIOS
#os servidores p;blicos, cualquiera que sea el nivel en el que se encuentren en la
or8ani1acin institucional, estn en la obli8acin de actuar con orden, moral, disciplina
y profesionalismo, para mantener y ampliar la confian1a del p;blico. 0or lo tanto, el
servicio que se presta, en nin8;n momento estar subordinado a la utilidad o ventaja
personal.
El servidor ejecutar sus funciones observando los cdi8os, normas y
procedimientos que su profesin, oficio, actividad o especialidad le demanden, as
como cumpliendo y "aciendo cumplir las disposiciones le8ales que rijan su actuacin
t-cnica.
No podr recibir nin8;n beneficio directo o indirecto de personas sean -stas naturales o
jurdicas, y no intervendr en asuntos en los que ten8a inter-s personal y en los que
participen su cnyu8e, "ijos o parientes "asta el se8undo 8rado de afinidad o cuarto de
consan8uinidad.
&%% < %4 IULO: CAPACIACION @ ENRENAMIENO PERMANENE
#a m<ima autoridad de cada entidad dispondr que los servidores sean entrenados
y capacitados en forma obli8atoria, constante y pro8resiva, en funcin de las reas
de especiali1acin y del car8o que desempeAan.
#a capacitacin es un proceso continuo de orientacin 2 aprendi1aje, mediante el cual se
desarrollan las "abilidades y destre1as de los servidores, que les permitan un mejor
desempeAo en sus labores "abituales. 0uede ser interna y e<terna, de acuerdo a un
pro8rama permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institucin. #a
capacitacin es un esfuer1o que reali1a la entidad para mejorar el desempeAo de los
servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en relacin directa con el
puesto que ocupan.
El personal de la institucin recibir la capacitacin necesaria para el buen desempeAo
de sus funciones.
En la seleccin del personal a capacitarse se considerarn fundamentalmente,
.. #a misin y los objetivos de la entidad.
:. #as necesidades de capacitacin.
>. El conocimiento requerido para el ejercicio de la funcin.
6:
=. #as perspectivas de aplicacin del nuevo conocimiento en el desempeAo de sus
funciones, por parte de la persona seleccionada.
6. 9ue la desi8nacin recai8a en una persona que no "aya concurrido
anteriormente a eventos similares.
#os servidores desi8nados por la entidad para recibir capacitacin e<terna, estn en la
obli8acin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a
efecto de mejorar el rendimiento de todo el 8rupo.
0ara 8aranti1ar este proceso la entidad emitir un re8lamento que conten8a los
aspectos in"erentes a la capacitacin y las obli8aciones que asumirn los servidores
capacitados.
&%% < %5 IULO: ROACION. E>ALUACION E INCENI>OS
#a rotacin del personal incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar
sus conocimientos y e<periencias, con el objeto de fortalecer la 8estin institucional.
#a rotacin de personal, es la accin que conlleva al despla1amiento del servidor a
nuevas funciones dentro de la misma rea de trabajo con el propsito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la e<istencia de personal indispensable.
!on el fin de aprovec"ar al m<imo los esfuer1os y capacidades de los recursos
"umanos, se efectuarn cambios peridicos de tareas a los servidores que cumplen
funciones similares dentro de las reas financiera y administrativa, esto les permitir
que est-n capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.
#a m<ima autoridad reconocer obli8atoriamente los ttulos y 8rados acad-micos
alcan1ados por el servidor p;blico, a nivel superior y de post8rado as como la
publicacin de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, -stas se llenarn con personal de la misma
entidad previo la reali1acin de un concurso interno de merecimientos, de no e<istir
participantes, la vacante se llenar por profesionales que se sometern al mismo proceso
de seleccin. #os resultados de estos concursos lo podrn conocer los participantes.
#a evaluacin del personal es un proceso t-cnico que consiste en determinar si el
servidor rinde de acuerdo con las e<i8encias del car8o que ocupa en la entidad.
#a evaluacin de personal es de importancia vital y ser efectuada por el jefe que
directamente supervisa la labor del servidor con la participacin de la Direccin de
7ecursos Dumanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeAo, a efecto de no
distorsionar la informacin que frecuentemente se consi8na en los formatos de
evaluacin. #os resultados de la evaluacin de personal se utili1an tambi-n para otras
acciones de personal, como son, la capacitacin, promocin y ascensos.
6>
#a Direccin de 7ecursos Dumanos formular polticas y procedimientos de evaluacin
de personal y los someter a la aprobacin de la m<ima autoridad de la entidad y los
divul8ar entre todos los servidores, con el propsito de que est-n al tanto de la forma
como se eval;a su rendimiento.
%s mismo, estn en la obli8acin de comunicar a los servidores, el resultado de su
evaluacin peridica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Se definir una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de la
materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y dedicacin
con que "a sido desempeAado cada uno de los car8os.
&%% < %: IULO: ASISENCIA @ RENDIMIENO
En la entidad se establecern procedimientos apropiados que permitan controlar la
asistencia de los servidores, as como el cumplimiento de las "oras efectivas de labor.
El control de asistencia y puntualidad est constituido por los mecanismos establecidos
en los re8lamentos que permiten controlar que los servidores cumplan con su
responsabilidad conforme al "orario establecido.
#os directivos establecern y supervisarn el funcionamiento de dic"os controles, y
motivarn permanentemente con el ejemplo al personal a su car8o, a efecto de que la
puntualidad se convierta en una sana costumbre.
El control de permanencia estar a car8o de los jefes de cada unidad administrativa,
quienes controlarn no slo la presencia fsica de los servidores que estn bajo su
responsabilidad, durante toda la jornada de trabajo, sino tambi-n que cumplan
efectivamente con las funciones del car8o asi8nado, 8enerando valor a8re8ado para la
institucin.
El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las necesidades de la
institucin, teniendo presente que el costo de la implantacin de los mismos, no debe
e<ceder de los beneficios que se obten8an.
#os controles de asistencia y permanencia incluir a todo el personal que labora en la
entidad, salvo e<cepciones por necesidades del servicio debidamente autori1adas.
&%% < %B IULO: IN6ORMACION ACUALI?ADA DEL PERSONAL
En los e<pedientes individuales se consi8narn la informacin de cada uno de los
servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administracin, contar
con informacin vera1 y oportuna para la toma de decisiones.
!ada re8istro o e<pediente personal contendr el "istorial de cada servidor, siendo
responsabilidad de la unidad de personal, o la que "a8a sus veces, administrar los
mismos, definiendo su estructura, para consi8nar la informacin bsica del trabajador.
6=
El personal de la entidad, tiene la responsabilidad de entre8ar oportunamente a la
oficina de recursos "umanos, la informacin que se requiera, para mantener
actuali1ados los e<pedientes personales.
El rea de personal o quien "a8a sus veces, verificar si la informacin presentada por el
personal en copia simple, re;ne los requisitos de veracidad y le8alidad pertinentes.
&%% < %C IULO: COMPENSACION POR BECAS DE ESUDIOS
OOR,ADAS AL PERSONAL
#os conocimientos adquiridos por el personal que participa en los pro8ramas de estudio
en el pas o en el e<terior, en forma previa al inicio de la beca de estudios suscribir un
contrato de compromiso, mediante el cual se obli8a a laborar en la entidad por el tiempo
establecido en los convenios pertinentes.
#a m<ima autoridad de la entidad propender a que los nuevos conocimientos
adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utili1ados
adecuadamente en beneficio de la 8estin institucional.
4%% < %% AREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL
AREA DE SISEMAS DE IN6ORMACION COMPUARI?ADOS
4%% < %0 IULO: OR,ANI?ACIEN DEL AREA IN6ORMAICA
!ada entidad establecer los lineamientos que orienten el proceso de or8ani1acin del
rea de informtica, aspecto que implica la definicin de actividades a cumplir, las
funciones y responsabilidades del personal, al i8ual que las interrelaciones de los
elementos comprendidos en este sector con las reas operativas de la entidad. Estos
elementos formarn parte del &anual de )r8ani1acin y @unciones, correspondiente.
#a estructura bsica del rea de nformtica estar constituida por reas que son
importantes para el funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada entidad.
!orresponde a la m<ima autoridad de la entidad aprobar las polticas que permitan
or8ani1ar apropiadamente al rea de informtica y asi8nar los recursos "umanos
calificados y equipos de computacin necesarios.
4%% < %$ IULO: PLAN IN6ORMAICO. AD3UISICION O
ACUALI?ACION DE SISEMAS
#os sistemas de informacin computari1ados se 8eneran de acuerdo a los
requerimientos o necesidades establecidas en cada entidad del sector p;blico, y ser
necesario que la m<ima autoridad apruebe un PLAN INE,RAL IN6ORMAICO,
con sujecin a las disposiciones vi8entes. Dic"o plan ser de carcter obli8atorio,
independiente del nivel de complejidad o tamaAo de la entidad, adems ser el que
re8ule y determine el desarrollo informtico de la institucin a corto y mediano pla1o.
66
El 0lan nte8ral nformtico debe contener lo si8uiente,
.. @ase or8ani1acional referente a la misin de la entidad, estructura or8nica,
%N%#SS @)D% situacin actual del rea informtica en, recursos "umanos,
D%7DT%7E y S)@*T%7E?
:. #a definicin de los Sistemas de nformacin !omputari1ados que necesita la
institucin?
>. #a priori1acin de los mismos?
=. #a base tecnol8ica requerida para su implantacin Jequipos, pro8ramas y
personalH?
6. El presupuesto financiero?
I. 0lan de inversiones? y,
4. El crono8rama de las actividades principales a desarrollar para la ejecucin del plan.
Esa metodolo8a incorporar en todas sus fases, la participacin de los usuarios y de la
Cnidad de %uditora nterna, donde -sta e<ista, as como instancias de aprobacin y
aceptacin escritas por parte de los usuarios directamente involucrados y la entre8a
obli8atoria de la documentacin detallada de cada fase, del sistema en 8eneral y de su
operacin o del usuario.
En caso de adquisicin de pro8ramas de computacin Jpaquetes de softRareH se
prevern tanto en el proceso como en los contratos respectivos, mecanismos que
ase8uren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad, la obtencin
de la licencia de uso le8ali1ada, la recepcin de los pro8ramas, diseAos, documentacin
en 8eneral y la 8aranta de mantenimiento ofrecida por el proveedor.
En la adquisicin de equipos de computacin J"ardRareH, los contratos respectivos,
tendrn el detalle suficiente que permita establecer la marca y las caractersticas t-cnicas
de los principales componentes al i8ual que la 8aranta ofrecida por el proveedor, a fin
de determinar la correspondencia de los equipos adquiridos con los requerimientos
establecidos en el proceso de contratacin, lo que quedar confirmado en las actas de
entre8aMrecepcin.
0ara la incorporacin de nuevos sistemas y para la actuali1acin o crecimiento de los
e<istentes, se utili1ar tecnolo8a probada y actual tanto en los equipos como en los
pro8ramas de computacin de soporte JsoftRare de baseH. El proceso de desarrollo de
sistemas se8uir una metodolo8a que comprenda al menos,
.. Cn anlisis de factibilidad?
:. Cna propuesta de desarrollo?
>. Cn diseAo conceptual y fsico?
=. Cna prueba de aceptacin lue8o de una etapa de trabajo en paralelo?
6. Cn plan de implantacin que considere,
6I
!apacitacin
%decuacin de los nuevos sistemas
&antenimiento
4%% < %& IULO: OPERACION @ MANENIMIENO
0ara los sistemas incorporados a su 8estin, en cada entidad se elaborarn
procedimientos formales y detallados del funcionamiento y operacin, tanto a nivel de
usuarios como de la unidad de sistemas de informacin computari1ados.
#os sistemas en operacin se sometern a constantes pruebas y evaluaciones para
identificar inconsistencias o inconformidades respecto a su funcionamiento. 0ara
solucionar estas deficiencias se aplicarn los procedimientos de mantenimiento de los
sistemas, los mismos que sern definidos por la entidad.
0ara el mantenimiento de sistemas, la entidad contar con mecanismos documentados
de los cambios y ajustes efectuados.
4%% < %4 IULO: ACCESO A LOS SISEMAS @ MODI6ICACION DE LA
IN6ORMACION
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica o por su dele8acin los directivos y
jefes de unidades administrativas, en coordinacin con el jefe de la unidad de
0rocesamiento %utomtico de Datos, establecern las medidas que permitan acceder
y modificar los datos e informacin contenidos en los sistemas computari1ados solo a
personal autori1ado. Estas se concretarn en controles de acceso fsico y l8ico.
Entre los controles de acceso fsico a los puntos terminales del sistema de informacin
computari1ado se tomarn en cuenta los si8uientes,
.. &antener los puntos terminales bajo llave?
:. &antener los puntos terminales bajo supervisin directa? y,
>. Ctili1ar llaves para operar los puntos terminales.
Entre los controles de acceso l8ico a los sistemas y la informacin contenida en
la computadora, se utili1ar,
.. !laves de accesos Jpalabras secretasH?
:. 7an8os limitados de actividades Jmen;es restrin8idosH?
>. 0erfiles de acceso, de acuerdo a las funciones y jerarquas de los usuarios? y,
=. Cna bitcora de operacin de los sistemas llevada en forma manual o
computari1ada, la misma que consistir en al menos,
64
Cn re8istro de utili1acin de cada uno de los sistemas por cada uno de los
usuarios?
7e8istro de los intentos de acceso no autori1ados? e,
mplantacin de circuitos especiales que identifican al dispositivo terminal
como autori1ado para acceder a los sistemas.
Se entender por Opuntos terminalesP a las terminales de computacin, los
microcomputadores independientes y los conectados a otros equipos, ya sea en la
modalidad de red o multiusuario, y todos aquellos dispositivos que permitan la
intercomunicacin directa del usuario con el computador.
4%% < %5 IULO: ENRADA @ SALIDA DE DAOS
Deben diseAarse controles con el propsito de salva8uardar los datos fuente, las
operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de preservar la
inte8ridad de la informacin procesada por la entidad.
0ara implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad desi8ne a
los usuarios encar8ados de salva8uardar los datos. 0ara ello, deben establecerse
polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles,
0rimer nivel, ;nicamente tiene opcin de consulta de datos?
Se8undo nivel, captura, modifica y consulta datos? y,
*ercer nivel, captura, modifica, consulta y adems puede reali1ar bajas de datos.
#os controles de salida de datos prote8ern la inte8ridad de la informacin, para cuyo
efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como,
!opias de la informacin en otras unidades?
#a identificacin de las personas que entre8an el documento de salida? y,
#a definicin de las personas que reciben la informacin.
#os controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos
estandari1ados y formales que se efectivi1an de la si8uiente forma,
Describen en forma clara y detallada los procedimientos?
%ctuali1an peridicamente los procedimientos? y,
%si8nan los trabajos con niveles efectivos de utili1acin de equipos.
En tal ra1n, los jefes de las unidades administrativas, sern responsables de ase8urar
que los sistemas ten8an controles, sean -stos manuales o automticos de validacin de
los datos que van a ser in8resados al computador, puntuali1ando en los procedimientos
65
para verificar que la informacin re8istrada en los documentos fuente es correcta, es
decir, permitan identificar los errores y efectuar los ajustes que sean necesarios en el
proceso.
Se aplicarn procedimientos que 8aranticen el in8reso al computador de datos vlidos,
es decir, que sean consistentes con los arc"ivos.
!orresponde a la Direccin de la entidad, en coordinacin con el 'rea de nformtica,
establecer los controles de datos fuente, los controles de operacin y los controles de
se8uridad, con el objeto de ase8urar la inte8ridad y adecuado uso de la informacin que
produce la entidad.
4%% < %: IULO: RANSACCIONES REC8A?ADAS
#a entidad definir procedimientos para el caso de producirse transacciones rec"a1adas
por efecto del procesamiento de la informacin? las transacciones que no cumplan con
las caractersticas para su in8reso al computador, sern incluidas en un arc"ivo de
transacciones en suspenso? y, al final de cada proceso, el responsable de la informacin
las revisar para tomar las acciones necesarias para su correccin.
De acuerdo a las necesidades de informacin al menos al fin de cada mes, el
responsable final de la informacin revisar las transacciones rec"a1adas que se
manten8an pendientes y tomar las acciones para su correccin.
Se mantendr un re8istro u otro tipo de control sobre las transacciones rec"a1adas
y el estado en que se encuentra cada una.
Cna ve1 corre8idas sern sometidas a los mismos mecanismos de control establecidos
para las transacciones ori8inales.
!on la finalidad de detectar errores repetitivos de las transacciones rec"a1adas,
mensualmente se efectuar un anlisis estadstico y de e<cepcin de -stas, y se
adoptarn las medidas que eviten su recurrencia.
El proceso de correccin de estas transacciones ser definido de manera que se cumpla
oportunamente y con eficiencia.
4%% < %B IULO: PROCESAMIENO @ ENRE,A DE DAOS
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica o por su dele8acin los jefes de las
unidades administrativas, establecern controles en los sistemas de informacin para
ase8urar que los datos procesados y la informacin obtenida sean completos y
correspondan al perodo correcto, estos controles podrn ser manuales o automticos,
se8;n la informacin procesada, y consistirn en,
.. *otali1acin de valores crticos, antes y despu-s del procesamiento?
63
:. Ferificacin de compatibilidad de fec"as y transacciones y modificaciones de los
datos?
>. (alanceo de saldos o totales de conciliacin?
=. Ctili1acin correcta de arc"ivos para procesamiento?
6. Ferificar que los datos transmitidos "ayan sido completos?
I. !onsistencia en la recuperacin de transacciones, lue8o de una interrupcin?
4. Falide1 de datos 8enerados automticamente? y,
5. +enerar rastro o pistas de auditora.
#a informacin procesada ser entre8ada de forma oportuna y completa a los usuarios
autori1ados, dejando constancia escrita de esta entre8a.
4%% < %C IULO: SE,RE,ACION DE 6UNCIONES EN EL AREA DE
IN6ORMAICA
#a m<ima autoridad de una entidad del sector p;blico, ser la encar8ada de definir las
funciones de la unidad de 0rocesamiento %utomtico de Datos.
Esta se8re8acin de funciones ser definida en la estructura or8nica y se especificar
las responsabilidades individuales de los usuarios internos de cada servidor? as como
tambi-n definir la estructura jerrquica necesaria para el adecuado funcionamiento de
los Sistemas de nformacin !omputari1ados en lo que corresponde a la direccin,
supervisin y operacin de la parte t-cnica y al enlace entre las unidades de sistemas de
informacin computari1ados y sus usuarios.
En el caso de los sistemas que funcionen independientemente de la unidad de
0rocesamiento %utomtico de Datos o en aquellas actividades que debido a su tamaAo
no disponen de una unidad de sistemas, se compensar la falta de se8re8acin de
funciones incorporando controles por parte del usuario, siendo el jefe o responsable del
rea el que debe implementar dic"os controles, que, entre otros, pueden ser,
Supervisar directamente la utili1acin y se8uridad de los sistemas?
&antener re8istros por tipo de transaccin?
)btener totales de control de datos permanentes?
!onciliar los datos in8resados con la informacin de salida? y,
7evisar los datos de entrada y salida considerados si8nificativos.
0ara 8aranti1ar la confiabilidad de las operaciones de la unidad de 0rocesamiento
%utomtico de Datos se mantendr una divisin funcional que permita se8re8ar la
administracin de la unidad, el desarrollo de sistemas, el mantenimiento del softRare de
base, la operacin del computador, el control y la se8uridad de los datos.
I/
0or unidad de 0rocesamiento %utomtico de Datos se entender al rea responsable de
desarrollar, actuali1ar y operar los sistemas computari1ados, a nivel de toda la
institucin o de una parte de ella.
4%% < %D IULO: SE,URIDAD ,ENERAL EN LOS CENROS DE
PROCESAMIENO DE DAOS.
#os centros de procesamiento de datos de la institucin, establecern mecanismos
que protejan y salva8uarden contra p-rdidas y fu8as de los medios fsicos Jequipos y
pro8ramasH y la informacin. !on este fin aplicarn por lo menos las si8uientes
medidas,
.. 0rocedimientos de acceso fsico restrin8ido al centro de procesamiento de datos,
biblioteca ma8n-tica, documentos, datos y documentacin de los pro8ramas?
:. )btencin peridica de respaldos y ubicacin fsica de los ms importantes en
lu8ares res8uardados, fuera de los centros de procesamiento de datos?
>. Se8uridades e instalaciones fsicas adecuadas?
=. Cn plan de contin8encias que prevea las acciones a tomar en caso de una
emer8encia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas
con los equipos, con los pro8ramas o con el personal? el 0lan de !ontin8encias
abarcar los si8uientes aspectos,
.. 0lan de 7educcin de 7ies8os J0lan de Se8uridadH
:. 0lan de 7ecuperacin de Desastres,
%ctividades 0revias al Desastre
%ctividades durante el Desastre J0lan de Emer8encias, entrenamientoH
%ctividades despu-s del Desastre.
El plan de contin8encias es un documento de carcter confidencial que describe los
procedimientos que debe se8uir la oficina de informtica para actuar en caso de una
emer8encia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. #a aplicacin
del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de
procesamiento de informacin no estn disponibles.
El plan de contin8encias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su
operacin. #a revisin del plan debe reali1arse cuando se "aya efectuado al8;n
cambio en la confi8uracin de los equipos.
!orresponde al rea de informtica elaborar, mantener y actuali1ar el 0lan de
!ontin8encias, a fin de ase8urar el funcionamiento de los sistemas de informacin
que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.
I.
6. 0rocedimientos de se8uridad a observarse por parte del personal que trabaja en
turnos por la noc"e o en fin de semana.
Se entender por centro de procesamiento de datos al rea fsica donde se ubica a los
computadores que almacenan la informacin.
4%% < 0% IULO: UILI?ACION DE LOS E3UIPOS. PRO,RAMAS E
IN6ORMACION INSIUCIONAL
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica o por su dele8acin los directivos y
jefes de las unidades administrativas, establecern procedimientos para ase8urar el uso
eficiente, efica1 y econmico de los equipos, pro8ramas de computacin e informacin
computari1ada, a trav-s de,
.. El re8istro y se8uimiento de la operacin de los mismos?
:. #a capacitacin de funcionarios en la utili1acin de los equipos y pro8ramas? y,
>. #a evaluacin peridica de los objetivos cumplidos mediante la computari1acin.
#os equipos y pro8ramas sern utili1ados e<clusivamente en las actividades propias
de la institucin.
#a informacin obtenida del proceso computari1ado ser de uso e intercambio entre
las instituciones del sector p;blico, con e<cepcin de aquella considerada
e<presamente como reservada o de uso restrin8ido. En el caso de fijarse un valor
para la informacin a proporcionar a estas entidades, el mismo considerar
;nicamente los costos de su obtencin, procesamiento y transmisin que ser materia
del re8lamento pertinente.
4%% < 00 IULO: APRO>EC8AMIENO DE LOS RECURSOS
COMPUARI?ADOS DEL SECOR PUBLICO.
#a m<ima autoridad de cada entidad p;blica establecer mecanismos que
ase8uren eficiencia, efectividad y economa en el aprovec"amiento de los recursos
computari1ados Jequipos, pro8ramas e informacinH del sector p;blico.
Estos mecanismos promovern y viabili1arn el intercambio de informacin
interinstitucional as como de pro8ramas de aplicacin desarrollados al interior de las
instituciones.
!omplementariamente, el or8anismo competente autori1ar la adquisicin de bienes
y servicios para sistemas computari1ados, tomando en cuenta la
OcompatibilidadP tanto en equipos como en pro8ramas que permita la intercone<in
de los sistemas y mantendr un re8istro del 0arque nformtico del Sector 0;blico. Esta
;ltima informacin ser difundida peridicamente a las instituciones interesadas, a
nivel nacional.
I:
!ada entidad p;blica mantendr un re8istro de los equipos y pro8ramas que posee,
para que puedan ser considerados en el 0arque nformtico del Sector 0;blico.
El 0arque nformtico del Sector 0;blico estar conformado por las sumas de los
equipos, pro8ramas e informacin computari1ados JsoftRare y "ardRareH que posean las
entidades 8ubernamentales.
4%% < 0$ IULO: ADMINISRACION DEL SO6JARE
Dado que el softRare, est prote8ido por la #ey de Derec"o de %utor y no puede
utili1arse, reproducirse o distribuirse sin la autori1acin e<presa del fabricante? con la
finalidad de administrar, 8aranti1ar la le8itimidad del softRare para evitar disputas
le8ales a futuro, es necesario formular polticas institucionales del softRare, que cubra
la adquisicin y el uso del softRare en las entidades del Sector 0;blico.
5%% < %% AREA: NORMAS DE CONROL INERNO PARA EL
AREA DE IN>ERSIONES EN PRO@ECOS @ PRO,RAMAS
5%% < %0 IULO: PLANI6ICACION
#a planificacin es un proceso continuo que comprende los m-todos y las t-cnicas que
se aplicarn en la utili1acin de los medios y recursos disponibles, con el fin de
alcan1ar los objetivos propuestos a trav-s de las acciones a reali1arse en un perodo
determinado.
0ara la planificacin de proyectos y pro8ramas se observar lo si8uiente,
Definir prioridades de los proyectos y pro8ramas a desarrollar, de conformidad con
las facultades institucionales, con consistencia e inte8ridad.
dentificar objetivos y metas alcan1ables.
*omar decisiones respecto a las etapas a se8uir, 0refactibilidad yMo factibilidad,
financiacin, diseAo, modalidad de ejecucin, construccin y mantenimiento.
Efectuar en forma simultnea a las etapas de pre o factibilidad yMo diseAo, los
estudios o evaluaciones de impacto ambiental.
!onfrontar lo planificado con la realidad alcan1ada, para establecer el nivel de
eficacia y medir la capacidad e idoneidad de la planificacin.
5%% < %$ IULO: AUORI?ACIEN
#os proyectos y pro8ramas, previo a su ejecucin, obtendrn las autori1aciones internas
y las aprobaciones e<ternas que e<i8en las leyes y re8lamentos, as como tambi-n
constar en los respectivos presupuestos aprobados, a base de los estudios t-cnicos y
econmicos correspondientes.
I>
#a m<ima autoridad de la entidad velar por la correcta celebracin de los contratos o
convenios relacionados con los proyectos? y as mismo vi8ilar que se ejecuten de
acuerdo a la pro8ramacin establecida.
5%% < %& IULO: 6INANCIAMIENO
%ntes de proceder a la ejecucin de los proyectos y pro8ramas debe estar ase8urado el
financiamiento de los mismos, en el que se "ar constar el reajuste de precios, servicios
adicionales necesarios, escalamiento de costos, etapas posteriores y otros costos
previsibles, que se efectuarn en las diferentes etapas del proyecto.
#os recursos financieros destinados para los proyectos y pro8ramas no sern utili1ados
en otras actividades, a menos que sea conveniente para la ejecucin completa de los
mismos, o se cuente con el financiamiento respectivo, previo acuerdo con el or8anismo
financiero.
5%% < %4 IULO: ,ESION EN LA E=ECUCION
#a m<ima autoridad de cada entidad u or8anismo del sector p;blico, determinar los
controles que se aplicarn en la ejecucin de los proyectos y pro8ramas, con la finalidad
de velar por el cabal cumplimiento de las metas y objetivos propuestos y en las mejores
condiciones de calidad, eficiencia, efectividad, economa y proteccin del medio
ambiente.
#a consecucin de los objetivos de los proyectos y pro8ramas sern motivo de control y
evaluacin permanente, con atencin especial al cumplimiento de los pla1os
contractuales, causas para su ampliacin y las consecuencias de dic"as ampliaciones o
del incumplimiento.
#os profesionales y personas desi8nadas para aprobar los estudios de prefactibilidad,
factibilidad, diseAos, presupuestos y los encar8ados de suscribir contratos o convenios
para la ejecucin de obras, fiscali1acin de planillas, liquidaciones, aprobacin de
pa8os, recepcin de obras, bienes o servicios sern responsables de ejecutar en forma
efica1, eficiente y correcta sus funciones, ceAidos a las leyes, re8lamentos, normas y
especificaciones t-cnicas vi8entes, precautelando los intereses de la nstitucin y del
Estado Ecuatoriano.
#a m<ima autoridad e<i8ir a los responsables de la ejecucin de los proyectos y
pro8ramas la presentacin de la liquidacin econmica y las actas de entre8a recepcin
provisional y definitiva dentro de los pla1os fijados en el contrato, a efectos de
descar8ar la responsabilidad asi8nada y finiquitar las relaciones con el contratista.
5%% < %5 IULO: CONCESIONES PARA LA CONSRUCCION.
MANENIMIENO. OPERACION @ EAPLOACION DE OBRAS PUBLICAS.
I=
#as entidades se8uirn un proceso precontractual para concesionar la construccin,
mantenimiento, operacin y e<plotacin de obras p;blicas ciA-ndose a las leyes y
re8lamentos vi8entes, a trav-s de los correspondientes concursos p;blicos.
#os contratos sern elevados a escritura p;blica, una ve1 que el concesionario
adjudicado cuente con el financiamiento en firme y las partes "ayan acordado un
equilibrio econmico financiero.
!uando se trate de concesiones de carreteras, en el documento contractual se definirn
con precisin las condiciones e<i8ibles en las bases de contratacin, que determinen los
lmites de los parmetros que intervienen en el clculo del ndice de Estado JEH y del
ndice de Serviciabilidad 0resente JS0H, para 8aranti1ar el confort y se8uridad al
usuario y el eficiente control posterior en el 8rado de cumplimiento de los niveles de
servicio, condiciones de la va y calidad de la estructura.
#as concesiones para la construccin y e<plotacin de todo tipo de obras de uso y
dominio p;blico se formali1arn mediante contrato, en el que constarn los
mecanismos de control y fiscali1acin por parte del concedente, pla1os, tasas,
sanciones y multas para casos de incumplimiento del concesionario y condiciones para
el uso, mantenimiento y conservacin de las obras.
5%% < %: IULO: APLICACION DE CONROLES DE CALIDAD EN OBRAS
@ REPORES
#os controles de calidad son pruebas t-cnicas que 8aranti1an la correcta utili1acin de
los insumos requeridos para la ejecucin de los rubros materia de control y el
cumplimiento de las especificaciones t-cnicas establecidas en el contrato? para cuyo
efecto, utili1arn formatos prediseAados se8;n la naturale1a de las pruebas t-cnicas
efectuadas, las mismas que se mantendrn re8istradas y arc"ivadas, como parte de los
antecedentes de la obra.
El cumplimiento de los planes, especificaciones t-cnicas y dems normas aplicables a la
obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.
Es imprescindible que la fiscali1acin informe a la entidad contratante, el modo y forma
como se viene cumpliendo este rubro, consi8nando en un informe especial todos los
datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se ase8ure la buena calidad
de los trabajos contratados.
#os detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que
efect;e el contratista en aplicacin del contrato, deben merecer un informe peridico
por parte del fiscali1ador de la obra, dejndose constancia en el libro de obra del tipo de
controles de calidad efectuados.
#a implementacin de esta norma ser responsabilidad del fiscali1ador de la obra,
debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscali1acin que
celebra, se incluya dic"a obli8acin.
I6
5%% < %B IULO: OPORUNIDAD EN EL PROCESAMIENO DE
PRESUPUESOS ADICIONALES
!uando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, deber
re8istrarse este "ec"o en el libro de obra, correspondiendo al fiscali1ador formular el
e<pediente t-cnico pertinente, incluyendo un informe que sustente el ori8en de cada uno
de los rubros que conforman el presupuesto adicional, documento que elevar la entidad
para su aprobacin mediante acto administrativo formal.
#a autori1acin de los presupuestos adicionales de la obra, compete a la m<ima
autoridad de la entidad y sern aprobados por los mismos funcionarios y or8anismos
que intervinieron en el presupuesto ori8inal.
#a aplicacin de esta norma ser de responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo
la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisin que celebre, se
incluya dic"a obli8acin.
5%% < %C IULO: DEERMINACION DE >OLUMENES DE OBRA POS <
CONSRUCCION
#os vol;menes de obra de post2construccin representan los trabajos realmente
ejecutados por el contratista, en sus diferentes rubros materia del contrato.
#os vol;menes de obra de post2construccin formarn parte del acta de recepcin de
obra, por cuanto complementan los planos de post2construccin. 0or lo tanto, deben
plasmarse los resultados en un cuadro e<plicativo en que consten los vol;menes
contractuales, los presupuestos adicionales de obras, reducciones y los realmente
ejecutados por cada rubro.
#a implementacin de esta norma ser responsabilidad del in8eniero fiscali1ador de la
obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscali1acin que
celebre, se incluya dic"a obli8acin.
5%% < %D IULO: PARICIPACION DE LOS MIEMBROS DESI,NADOS
PARA LA RECEPCION DE OBRA
#a recepcin de una obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos
ejecutados por el contratista, firmndose en seAal de aceptacin el acta respectiva? a
partir de la cual la entidad contratante asume la administracin y operacin de todas las
instalaciones.
#os dele8ados o representantes que participen en la entre8a U recepcin de la obra sern
desi8nados por la m<ima autoridad de la institucin y verificarn lo si8uiente,
.. 9ue la obra a recibirse est- de acuerdo con lo planificado.
:. 9ue e<istan los informes t-cnicos y econmicos de la obra ejecutada.
II
>. 9ue se "aya reali1ado una liquidacin de pla1os, de acuerdo con el crono8rama de
avance de obra vi8ente para la construccin de la misma.
=. 9ue se "ayan cumplido con todos los requisitos le8ales y t-cnicos relacionados con
la construccin de obras p;blicas.
Siendo el acto de recepcin la ocasin en que se acepta o no los trabajos ejecutados por
el contratista, es obli8acin de los miembros participar personalmente en tal evento, por
las responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.
!orresponde a la comisin de recepcin desi8nada por la entidad contratante la
aplicacin de esta norma bajo su responsabilidad.
5%% < 0% IULO: E=ECUCION DE OBRAS POR ADMINISRACIEN
DIRECA
#a m<ima autoridad de cada entidad u or8anismo del sector p;blico aprobar a nivel
de la etapa de factibilidad y, de ser el caso, a nivel de diseAos definitivos, aquellos
proyectos que se ejecutarn por administracin directa.
#a unidad t-cnica de la entidad evaluar los proyectos de construccin a fin de detectar
aquellos que por sus caractersticas especficas podran ejecutarse por administracin
directa y ser la encar8ada de la direccin, or8ani1acin, coordinacin y control de
proyectos en ejecucin. %s mismo le corresponder la administracin, distribucin y
control del personal, materiales y equipos de acuerdo al presupuesto aprobado.
Esta unidad tambi-n se encar8ar de la recopilacin, custodia y arc"ivo de los
documentos t-cnicos de los proyectos ejecutados por administracin directa.
#a m<ima autoridad desi8nar los funcionarios que se encar8arn de la fiscali1acin de
los proyectos ejecutados por administracin directa, profesionales que no deben "aber
intervenido en nin8una de las etapas de ejecucin de estos proyectos.
#a estimacin presupuestaria de cada proyecto que se vaya a ejecutar por
administracin directa, incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, es decir,
los que correspondan a materiales, equipos, mano de obra, costos administrativos, de
direccin y control de ejecucin, con las debidas previsiones para el reajuste o
escalamiento de los precios.
Cna ve1 concluida la obra por administracin directa, la unidad encar8ada de la
construccin notificar del evento a la m<ima autoridad de la entidad, a fin de que este
funcionario dispon8a la inte8racin de una O!omisin de 7ecepcinP, conformada por
un dele8ado suyo, uno del Director @inanciero y el 7esidente de la )bra.
I4

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