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Ing.

Mario Alberto Valle


UNIVERSIDAD
TECNOLOGICA
EL SALVADOR
INFORMATICA I




TEMA 1: CONCEPTOS BSICOS ............................................................................................... 7
1.1. Introduccin ..................................................................................................................................... 7
1.2. La pantalla fundamental .................................................................................................................. 7
1.2.1. La cinta de opciones................................................................................................................... 8
1.2.1.1. Iniciador de cuadros de dilogo .......................................................................................... 8
1.3. Ficha archivo .................................................................................................................................... 8
1.4. Barra de herramientas de acceso rpido ....................................................................................... 8
1.4.1. Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido ........................................................... 9
1.4.2. La barra de frmulas .................................................................................................................. 9
1.4.3. La barra de estado ................................................................................................................... 10
1.5. La ventana del documento ............................................................................................................ 10
1.5.1. La barra de ttulo ...................................................................................................................... 10
1.5.2. La barra de seleccin de las hojas del libro ............................................................................. 10
1.5.3. Las barras de desplazamiento ................................................................................................. 10
1.5.4. Filas (horizontales) y columnas (verticales) .............................................................................. 10
1.5.5. La celda activa y su direccin ................................................................................................... 11
1.5.6. Las teclas del cursor y la tecla Tab .......................................................................................... 11
1.5.7. El puntero del ratn .................................................................................................................. 11
1.5.8. Seleccionar un rango ................................................................................................................ 11
1.5.8.1. Para seleccionar un rango con el teclado ......................................................................... 12
1.5.8.2. Para seleccionar un rango con el ratn ............................................................................. 12
1.5.8.3. Seleccionar celdas o rangos discontinuos ........................................................................ 12
1.6. El men emergente ........................................................................................................................ 12
1.7. Guardar el libro .............................................................................................................................. 12
1.8. Nuevo libro ..................................................................................................................................... 13
1.9. Panel de tareas Portapapeles ....................................................................................................... 14
1.10. Panel de tareas Referencia ......................................................................................................... 15
TEMA 2: INTRODUCIR Y EDITAR DATOS ............................................................................... 16
2.1. Introduccin ................................................................................................................................... 16
2.2. Correcciones rpidas .................................................................................................................... 16
2.3. Borrar el contenido de una celda ................................................................................................. 16
2.4. Tipos de datos ............................................................................................................................... 16
2.4.1. Datos de tipo Texto .................................................................................................................. 16
2.4.2. Datos de tipo fecha y hora ........................................................................................................ 17
2.4.3. Datos de tipo Nmero .............................................................................................................. 17
2.5. Desbordamiento ............................................................................................................................ 18
2.6. Copiar y mover datos .................................................................................................................... 18
2.7. Comentarios ................................................................................................................................... 18
2.8. Autocompletar ............................................................................................................................... 19
2.9. Elegir de la lista ............................................................................................................................. 19
2.10. Autollenado .................................................................................................................................. 19
2.11. Listas ............................................................................................................................................ 20
2.11.1. Crear listas personalizadas .................................................................................................... 20
2.12. Series ............................................................................................................................................ 21
2.12.1. Series creadas por el comando Edicin ................................................................................. 21
Actividades ........................................................................................................................................... 22
TEMA 3: DESPLAZARSE POR UNA HOJ A DE CLCULO ..................................................... 23
3.1. DESPLAZAMIENTO CON EL TECLADO ....................................................................................... 23
3.2. El comando Ir a .............................................................................................................................. 23
3.3. Las barras de desplazamiento ...................................................................................................... 24
3.4. Hojas de clculo de gran tamao ................................................................................................. 24
3.4.1. Dividir con el ratn .................................................................................................................... 25
3.5. Inmovilizar secciones .................................................................................................................... 25
TEMA 4: GESTIONAR EL LIBRO DE TRABAJ O ..................................................................... 26
4.1. Hojas de clculo ............................................................................................................................ 26
4.1.1. Poner nombre a las hojas de clculo........................................................................................ 26
4.1.2. Visualizar pestaas de las hojas de clculo ............................................................................ 27
4.1.3. Eliminar una hoja de clculo ..................................................................................................... 27
4.1.4. Mover y copiar hojas de clculo ............................................................................................... 27
4.1.4.1. Mover o copiar hojas de clculo con el ratn .................................................................... 28
4.2. Insertar y eliminar filas y columnas o celdas .............................................................................. 28
4.2.1. Seleccionar filas y columnas .................................................................................................... 28
4.2.2. Insertar filas y columnas ........................................................................................................... 28
4.2.3. Eliminar filas o columnas .......................................................................................................... 29
4.2.4. Insertar y eliminar celdas .......................................................................................................... 29
4.3. Nombres definidos ........................................................................................................................ 29
4.3.1. Dar nombre a celdas y rangos ................................................................................................. 29




4.3.1.1. Directrices para asignar nombres a las celdas, a las frmulas y a las constantes en Microsoft
Excel .............................................................................................................................................. 29
4.3.2. Administrar nombres ................................................................................................................ 30
TEMA 5: FORMATO DE LAS HOJ AS DE CLCULO .............................................................. 31
5.1. Alto de las filas .............................................................................................................................. 31
5.2. Ancho de las columnas ................................................................................................................. 31
5.3. Cambiar el alto de la fila o el ancho de la columna con el ratn y el ajuste
automtico ............................................................................................................................................. 31
5.4. Formatos de nmeros ................................................................................................................... 32
5.4.1. Cdigos de formato de nmero para fechas y horas ................................................................ 32
5.5. Herramientas de formato .............................................................................................................. 33
5.5.1. Fuente ...................................................................................................................................... 33
5.5.1.1. Nombres y las funciones de todos los botones del grupo Fuente. .................................... 34
5.5.2. Alineacin ................................................................................................................................. 34
5.5.3. Los botones de formato de nmeros ........................................................................................ 34
5.6. Cambiar el aspecto de las celdas ................................................................................................. 35
5.6.1. Bordes ...................................................................................................................................... 35
5.6.2. Color de relleno ........................................................................................................................ 36
5.7. Copiar formato ............................................................................................................................... 36
5.8. Formato condicional...................................................................................................................... 36
5.8.1. Reglas de los valores ............................................................................................................... 37
5.8.2. Formato condicional: Resaltar reglas de celdas ....................................................................... 37
5.8.2.1. Elegir de la galera ............................................................................................................ 37
5.8.2.2. Ms reglas ......................................................................................................................... 37
5.8.3. Formato condicional: Reglas superiores e inferiores ................................................................ 37
5.8.3.1. Elegir de la galera ............................................................................................................ 38
5.8.3.2. Ms reglas ......................................................................................................................... 38
5.8.4. Formato condicional: barra de datos ........................................................................................ 38
5.8.4.1. Elegir de la galera ............................................................................................................ 38
5.8.4.2. Ms reglas ......................................................................................................................... 38
5.8.5. Formato condicional: escala de colores ................................................................................... 39
5.8.5.1. Elegir de la galera ............................................................................................................ 39
5.8.5.2. Ms reglas ......................................................................................................................... 39
5.8.6. Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos ..................................... 40
5.8.6.1. Elegir de la galera ............................................................................................................ 40
5.8.6.2. Ms reglas ......................................................................................................................... 40
5.8.7. Administrador de reglas de formato condicionales ................................................................... 41
5.8.7.1. Para crear nueva regla ...................................................................................................... 41
5.8.8. Editar regla ............................................................................................................................... 42
5.8.9. Eliminar regla ........................................................................................................................... 43
5.9. Formatos de tabla .......................................................................................................................... 44
5.9.1. Nuevo estilo de tabla ................................................................................................................ 45
5.10. Estilos de celda ............................................................................................................................ 46
5.10.1. Crear un Estilo de celda ......................................................................................................... 46
5.10.2. Eliminar un estilo de la lista de estilos .................................................................................... 46
5.10.3. Copiar estilos de otro libro ...................................................................................................... 46
Actividades ........................................................................................................................................... 47
TEMA 6: FRMULAS ................................................................................................................. 48
6.1. Frmulas ......................................................................................................................................... 48
6.2. Referencias en las frmulas ......................................................................................................... 48
6.2.1. Operadores .............................................................................................................................. 48
6.3. Orden de las operaciones ............................................................................................................. 49
6.4. Copiar y mover formulas. Referencias relativas ......................................................................... 49
6.4.1. Copiar y mover ......................................................................................................................... 49
6.4.2. Pegado especial ....................................................................................................................... 50
6.4.2.1. Transponer ........................................................................................................................ 51
6.5. Referencias relativas, mixtas y absolutas ................................................................................... 52
6.6. Relacionar distintas hojas de clculo: frmulas tridimensionales. .......................................... 53
6.7. Tablas ............................................................................................................................................. 55
6.7.1. Insertar una tabla usando el estilo de tabla predeterminado .................................................... 55
6.7.2. Insertar una tabla usando los estilo de tabla ............................................................................ 56
6.7.2.1. Ficha Herramientas de tabla ............................................................................................. 56
6.7.3. Agregar o eliminar columnas y filas .......................................................................................... 56
6.7.4. Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla ............................................... 56
6.7.5. Frmulas en tablas ................................................................................................................... 56
6.7.5.1. Fila de totales .................................................................................................................... 56
6.7.5.2. Autorrelleno de frmulas ................................................................................................... 57




6.7.6. Referencias estructuradas ........................................................................................................ 57
6.7.6.1. Componentes de una referencia estructurada .................................................................. 57
6.7.6.2. Nombres de tabla y especificadores de columna .............................................................. 58
6.7.6.3. Introduccin asistida de datos en una frmula .................................................................. 58
6.8. Texto en columnas ........................................................................................................................ 59
6.8.1. Dividir el contenido en funcin de un delimitador ..................................................................... 59
6.8.2. Dividir el contenido de las celdas en funcin de un salto de columna ...................................... 60
6.9. Validacin de datos ....................................................................................................................... 61
6.9.1. Configuracin ........................................................................................................................... 61
6.9.1.1. Cualquier valor .................................................................................................................. 61
6.9.1.2. Nmero entero y decimal. ................................................................................................. 61
6.9.1.3. Lista................................................................................................................................... 62
6.9.1.3.1 Seleccionando el rango donde se encuentran los valores .......................................................... 62
6.9.1.3.2 Escribiendo directamente la lista de valores. ............................................................................. 63
6.9.1.4. Personalizada ................................................................................................................... 63
6.9.1.4.1 Omitir Blancos ........................................................................................................................... 64
6.9.2. Los mensajes entrante ............................................................................................................. 65
6.9.3. Mensaje de error ...................................................................................................................... 66
Actividades ........................................................................................................................................... 67
TEMA 7: FUNCIONES ................................................................................................................ 71
7.1. Introduccin ................................................................................................................................... 71
7.2. Partes de una funcin ................................................................................................................... 71
7.2.1. Estructura de una funcin ......................................................................................................... 71
7.3. Introducir funciones ...................................................................................................................... 71
7.4. Barra de frmulas .......................................................................................................................... 72
7.5. Paleta de frmulas ......................................................................................................................... 73
7.6. FUNCIONES FECHA Y HORA ....................................................................................................... 73
7.6.1. AHORA ..................................................................................................................................... 73
7.6.2. HOY .......................................................................................................................................... 73
7.6.3. DIA.LAB.INTL ........................................................................................................................... 73
7.7. FUNCIONES MATEMTICAS ........................................................................................................ 74
7.7.1. COCIENTE ............................................................................................................................... 74
7.7.2. ENTERO .................................................................................................................................. 74
7.7.3. PRODUCTO ............................................................................................................................. 75
7.7.4. REDONDEAR .......................................................................................................................... 75
7.7.5. REDONDEAR.MAS .................................................................................................................. 75
7.7.6. REDONDEAR.MENOS ............................................................................................................ 76
7.7.7. SUMA ....................................................................................................................................... 76
7.7.8. SUMAR.SI ................................................................................................................................ 78
7.8. FUNCIONES ESTADSTICAS ........................................................................................................ 79
7.8.1. CONTAR .................................................................................................................................. 79
7.8.2. CONTAR.SI .............................................................................................................................. 79
7.8.3. CONTARA ................................................................................................................................ 80
7.8.4. MAX .......................................................................................................................................... 80
7.8.5. MIN ........................................................................................................................................... 81
7.8.6. PROMEDIO .............................................................................................................................. 81
7.9. FUNCIONES FINANCIERAS .......................................................................................................... 82
7.9.1. PAGO ....................................................................................................................................... 82
7.9.2. VF ............................................................................................................................................. 83
7.9.3. NPER ....................................................................................................................................... 83
7.9.4. TASA ........................................................................................................................................ 83
7.10. FUNCIONES DE BSQUEDA ...................................................................................................... 84
7.10.1. BUSCARV (Buscar en Vertical) .............................................................................................. 84
7.10.2. BUSCARH (Buscar en horizontal) .......................................................................................... 85
7.11. FUNCIONES LGICAS ................................................................................................................ 86
7.11.1. SI ............................................................................................................................................ 86
7.11.2. O............................................................................................................................................. 87
7.11.3. Y ............................................................................................................................................. 87
7.12. OTRAS FUNCIONES DE INTERS .............................................................................................. 88
7.12.1. CONCATENAR ...................................................................................................................... 88
7.12.2. EXTRAE ................................................................................................................................. 88
7.12.3. JERARQUA ........................................................................................................................... 89
7.13. Funciones anidadas dentro de funciones ................................................................................. 89
7.14. Autocalcular ................................................................................................................................. 91
7.15. AUTOSUMA ............................................................................................................................... 92
Actividades ........................................................................................................................................... 93
TEMA 8: IMPRIMIR................................................................................................................... 100




8.1. El sistema ms rpido de Imprimir ............................................................................................ 100
8.2. Establecer el rea de IMPRESIN .............................................................................................. 100
8.3. Cambiar y eliminar el rea de impresin ................................................................................... 100
8.4. Salto de pgina manuales ........................................................................................................... 100
8.5. La vista previa de impresin ....................................................................................................... 102
8.6. Imprimir ........................................................................................................................................ 102
8.7. Configurar pgina ........................................................................................................................ 103
8.7.1. Pgina .................................................................................................................................... 103
8.7.2. Mrgenes ............................................................................................................................... 104
8.7.3. Encabezado y pie de pgina .................................................................................................. 104
8.7.3.1. Personalizar el encabezado y el pie de pgina ............................................................... 105
8.7.3.2. Botones de los cuadro de dilogo Encabezado y Pie de pgina ..................................... 105
8.7.4. Hoja ........................................................................................................................................ 105
8.7.4.1. rea de impresin ........................................................................................................... 105
8.7.4.2. Imprimir ttulos ................................................................................................................. 106
TEMA 9: TRATAMIENTO DE LIBROS .................................................................................... 107
9.1. Compartir libros ........................................................................................................................... 107
9.2. Historial de cambios. ................................................................................................................... 108
9.2.1. Control de cambios de las celdas. .......................................................................................... 108
9.2.2. Aceptar o rechazar cambios ................................................................................................... 109
9.3. Proteger los libros ....................................................................................................................... 109
9.3.1. Proteger libro compartido ....................................................................................................... 109
9.3.2. Limitar la visin y modificacin de una hoja individual............................................................ 109
9.3.3. Limitar los cambios en todo un libro ....................................................................................... 110
TEMA 10: LAS PLANTILLAS .................................................................................................. 111
10.1. Las plantillas .............................................................................................................................. 111
10.2. Usar una plantilla Libro en blanco ........................................................................................ 111
10.3. Usar una plantilla al crear un documento ................................................................................ 111
10.4. Crear una plantilla...................................................................................................................... 112
10.4.1. Modificar una plantilla ........................................................................................................... 113
10.5. Plantillas de documento ............................................................................................................ 113
Actividades ......................................................................................................................................... 114
TEMA 11: ORDENAR LOS DATOS ......................................................................................... 115
11.1. Lista de una columna y listas de varias columnas ................................................................. 115
11.2. Ordenacin rpida ..................................................................................................................... 115
11.3. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna .................................................. 116
11.3.1. Orden ascendente y orden descendente .............................................................................. 116
11.3.2. Procedimiento para ordenar una lista ................................................................................... 116
11.4. Criterios de ordenacin ............................................................................................................. 117
11.5. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms un nivel ................................................... 117
11.5.1. Ordenar segn valores ......................................................................................................... 117
11.5.2. Ordenar segn color de la celda .......................................................................................... 118
11.5.3. Ordenar segn color de la fuente ......................................................................................... 118
11.5.4. Ordenar segn icono de celda ............................................................................................. 119
11.6. Opciones de ordenacin ........................................................................................................... 120
11.7. Ordenar segn criterios personalizado ................................................................................... 121
TEMA 12: AUTOFILTRO .......................................................................................................... 122
12.1. Funcin del Autofiltro ................................................................................................................ 122
12.2. Filtrar una lista en funcin de una columna ............................................................................ 122
12.3. Quitar el filtro de una columna ................................................................................................. 123
12.4. Salir del modo Filtrar ................................................................................................................. 124
12.5. Filtrar una lista para encontrar las celdas vacas y las que no lo estn ............................... 124
12.6. Las 10 mejores... ........................................................................................................................ 124
12.7. Filtrar una lista en funcin de ms de una columna............................................................... 125
12.8. Criterios personalizados ........................................................................................................... 125
12.8.1. Condicin Y .......................................................................................................................... 125
12.8.2. Condicin O .......................................................................................................................... 127
12.8.3. Comodines ........................................................................................................................... 127
12.9. Gestin de una lista filtrada ...................................................................................................... 128
12.10. La funcin SUBTOTALES ....................................................................................................... 128
Actividades ......................................................................................................................................... 131
TEMA 13: FILTRO AVANZADO Y COMANDO SUBTOTALES ............................................. 133
13.1. INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 133
13.2. Rango de Criterios ..................................................................................................................... 133
13.3. Usar el filtro Avanzado para filtrar una lista ............................................................................ 133




13.4. Modificar el criterio .................................................................................................................... 134
13.5. Criterios complejos ................................................................................................................... 135
13.5.1. Crear condiciones O ............................................................................................................. 135
13.5.2. Crear Condiciones Y ............................................................................................................ 136
13.5.3. Combinar condiciones O e Y ................................................................................................ 136
13.5.4. Crear condiciones como resultado de una frmula .............................................................. 137
13.6. El comando subtotales .............................................................................................................. 139
13.6.1. Examinar la lista con subtotales ........................................................................................... 140
13.7. Copiar datos de subtotales ....................................................................................................... 141
13.7.1. Comando Ir a Especial ...................................................................................................... 142
13.7.2. Con Filtros Avanzados ......................................................................................................... 144
TEMA 14: GRFICOS .............................................................................................................. 145
14.1. Definicin de grfico ................................................................................................................. 145
14.2. Crear un grfico rpidamente ................................................................................................... 145
14.3. Las partes de un grfico ........................................................................................................... 146
14.4. Crear un grfico bsico ............................................................................................................. 147
14.5. Seleccin del rango para crear un grfico .............................................................................. 148
14.5.1. Relacin entre los datos y el grfico ..................................................................................... 150
14.6. Cambiar el diseo o el estilo de un grfico ............................................................................. 151
14.6.1. Aplicar un diseo de grfico predefinido ............................................................................... 151
14.6.2. Formato del rea del grfico ................................................................................................. 151
14.6.3. Eje de categoras.................................................................................................................. 152
14.6.4. Eje de valores ....................................................................................................................... 152
14.7. Dar formato a elementos de un grfico ................................................................................... 153
14.8. Tipos de grficos ....................................................................................................................... 154
14.9. Ejemplos de tipos de Grficos ................................................................................................. 155
14.9.1. reas .................................................................................................................................... 155
14.9.2. Columnas ............................................................................................................................. 155
14.9.3. Lneas ................................................................................................................................... 156
14.9.4. Circular ................................................................................................................................. 156
14.9.5. Anillos ................................................................................................................................... 156
14.9.6. Cotizaciones ......................................................................................................................... 157
14.10. Cambiar el tamao y la posicin de un grfico incrustado ................................................ 157
14.10.1. Aadir datos a un grfico .................................................................................................... 157
14.11. Crear un grfico combinado ................................................................................................... 159
14.12. Mostrar dos ejes de valores .................................................................................................... 160
14.13. Crear grficos con marcas de datos personalizadas ........................................................... 161
TEMA 15: TABLAS DINMICAS ............................................................................................. 162
15.1. Crear una tabla dinmica .......................................................................................................... 162
15.1.1. Pasos para crear un informe de tabla dinmica .................................................................. 164
15.1.2. Mostrar u ocultar los detalles de los datos en un informe de tabla dinmica ........................ 166
15.1.2.1. Expandir o contraer niveles en una tabla dinmica ....................................................... 166
15.1.3. Quitar campos de la tabla dinmica o del grfico dinmico .................................................. 166
15.2. Opciones de tabla dinmica ..................................................................................................... 166
15.3. Modificacin de botones ........................................................................................................... 167
15.4. Dar formato al informe o Tabla dinmica ................................................................................ 167
15.5. Configurar los campos Filtro de informe, Etiqueta fila y Etiqueta columna ......................... 168
15.6. Configuracin del campo Datos ............................................................................................... 169
15.6.1. Descripcin de las operaciones de personalizacin ............................................................. 169
15.7. Campos calculados ................................................................................................................... 170
15.7.1. Insertar un campo calculado ................................................................................................ 170
15.7.2. Modificar un campo calculado .............................................................................................. 171
15.7.3. Eliminar un campo calculado ................................................................................................ 171





La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin cuya finalidad es la realizacin de clculos y la
actualizacin de clculos, sobre datos introducidos en la misma, as como representar estos valores de
forma grfica. Un clculo es una operacin matemtica aplicada a unos datos. Los reclculos son po-
sibles en tanto en cuanto los factores de una operacin no son datos, sino posiciones de los mismos
en la hoja de clculo, de tal modo que, al modificar el contenido de esa posicin, tambin sea modifi-
cado el clculo al que afecta. Los reclculos no sern posibles, por tanto, cuando los factores de una
operacin sean datos y no referencias posicinales.
Un documento de la hoja de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 65.536 filas y 256
columnas. Las filas estn numeradas desde uno y las columnas estn rotuladas, de izquierda a dere-
cha, de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin.
El trabajo de Excel se desarrolla dentro de una ventana. La ventana de Excel aparece delimitada cla-
ramente en el escritorio, y se puede identificar porque el nombre del programa aparece en su barra de
ttulo.
Dentro de la ventana de Excel aparecen muchos elementos y, entre ellos, otra ventana. Para diferen-
ciar ambas ventanas, a la de Excel se la denomina ventana del programa, mientras que a la otra, ms
pequea, se le denomina ventana del documento. La diferencia bsica entre ambas radica en que la
ventana de Excel siempre permanece con igual aspecto, mientras que la ventana de documento cam-
biar en funcin de los que contenga.


Vistas de la
pgina

Cinta de
Opciones

Archivo

Barra de estado

Barra Acceso
Rpido

Zoom

rea de trabajo






La cinta de opciones presenta los comandos ms populares en primer plano, de modo que no necesita
ir en su bsqueda en distintas partes del programa para tareas que se realizan constantemente.
Existen tres componentes bsicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cmo se llaman para
entender cmo se utilizan:
Fichas. De forma predeterminada hay siete fichas bsicas en la parte superior. Cada una re-
presenta un rea de actividad.
Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.
Comandos. Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men.
1.2.1.1. Iniciador de cuadros de dilogo
El botn que aparece en el ngulo inferior derecho de algunos grupos de opciones, indica que exis-
ten ms posibilidades de trabajo, si se hace clic sobre el se abrir un cuadro de dilogo que nos permi-
tir una configuracin ms amplia respecto al citado grupo.
La Ficha Archivo presenta todas las opciones necesarias para abrir, cerrar, guardar e im-
primir el archivo.
En la parte inferior del men aparece el botn que permite la configuracin del trabajo
en Excel.
Las comandos incluidos sern estudiados detenidamente ms adelante.

1
2
3
Abre un men que
permite personalizar la
barra de herramientas
de acceso rpido
segn las necesidades
del usuario
Activa el cuadro de dilogo
Abrir, donde se tiene la
posibilidad de abrir un libro o
plantilla existente, as como
buscar archivos y otras
funciones de gestin de
archivos.
Abre un libro basado
en la plantilla nor-
mal.
Rehace la
ltima accin
desecha. Tam-
bin es posible
rehacer un
gran nmero
de acciones
desechas.
Deshace la
ltima accin
realizada. Es
posible des-
hacer un gran
nmero de
acciones.
Activa Vista
previa de impre-
sin e Imprimir
Guarda el libro o plantilla exis-
tente con el nombre que tuviese
anteriormente. En caso de no
tener nombre, Excel presenta el
cuadro de dilogo Guardar
como para que se le asigne un
nombre.
Impresin rpida
Imprime las hojas
de clculo activas






Las barras de herramientas de acceso rpido se pueden personalizar de manera que tengan ms o
menos comandos. El procedimiento es el siguiente:
Clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas de acceso rpido y presionar la op-
cin Ms comandos Se abre el cuadro de dilogo Opciones de Excel, al que tambin se
puede acceder utilizando el comando del mismo nombre que se encuentra en el botn Archivo
En el men izquierdo debe estar activada la opcin Barra de herramientas de acceso rpido.
En el cuadro de lista Comandos disponibles en seleccionar Todos los comandos
En la zona Comandos disponibles en seleccionar el comando que se desee.
Se pulsa el botn Agregar.
Aceptar.

Debajo de la Cinta de opciones est la barra de frmulas. Se llama as porque es el lugar donde se
escriben las frmulas (tambin se escribe todo tipo de contenidos, textos, fechas, etc.) que se quieren
introducir en la celda de la hoja de clculo.
La barra de frmulas tiene otra misin muy importante en ella siempre aparece el contenido de la celda
activa, adems, en el extremo izquierdo de la barra de frmulas siempre aparece una indicacin de la
celda que est activa en cada momento.

Clic sobre el desplegable marcado y se ampla el espacio de la barra de frmulas, de bastante utilidad
para contenidos extensos.






En la parte inferior de la pantalla esta la barra de estado.
La misin de la zona izquierda de esta barra es la de informar de la situacin en la que se encuentra
Excel en cada momento.
A partir del centro de la barra de estado y hacia la derecha hay varios recuadros, la mayora de los
cuales estn vacos. El segundo de ellos es una caracterstica de Excel denominada Autocalcular.
Acta como una especie de calculadora interactiva que permite realizar operaciones sin tener que pul-
sar un botn.

Para personalizar la barra de estado, habr que situar el puntero en una zona
libre de esta, abrir el men emergente y seleccionar los comandos que se quieran
visualizar.



La ventana del documento ser la que contenga los documentos que se creen con Excel.
En el caso de Excel, los documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo contiene
varias hojas, cada una de las cuales se denomina hoja de clculo.

En la barra de ttulo de la ventana del programa siempre pone, Microsoft Excel, sin embargo, el ttulo
de la ventana del documento cambia. Esto es as porque cada libro de trabajo tiene su propia ventana,
mientras que el programa Excel es siempre el mismo.
Por tanto, en la barra de ttulo de la ventana del documento pondr el nombre del libro de trabajo que
contenga. Hasta que un libro no se guarda aparece con el nombre Libro 1, Libro 2, etc.

En la parte inferior izquierda de la ventana del documento est la barra de seleccin de las hojas del
libro de trabajo. En la parte central hay una serie de fichas con los nombres de las distintas hojas de
clculo que componen el libro de trabajo. Haciendo clic sobre cualquiera de las fichas de la barra de
seleccin para pasar a la hoja de clculo que se desee.

Clic en esta ficha para insertar una nueva hoja de clculo.

A lo largo del borde derecho de la ventana del documento est la barra de desplazamiento vertical y en
la parte derecha del borde inferior est la barra de desplazamiento horizontal. La funcin de ambas
barras consiste en permitir cambiar la parte de la hoja de clculo que se ve en la pantalla.

En el interior de la ventana del documento hay una cuadrcula, y esa cuadrcula est formada por filas
y columnas que se entrecruzan. Tambin se puede observar que encima de cada columna hay una
letra (A, B, C, etc.), y que a la izquierda un nmero (1,2,3, etc.). Pues bien, esas letras y esos nmeros
le dan nombre, respectivamente a las columnas y a las En el interior de la ventana del documento hay
una cuadrcula, y esa cuadrcula est formada por filas y columnas que se filas. As, por ejemplo, se
habla de la columna A, o de la fila 5.




Lo ms importante de todo es que la interseccin de cada fila con cada columna hay una celda. As,
por ejemplo, en la interseccin de la columna A con la fila 5 hay una celda, a la cual se la llama A5, en
la interseccin de la columna Z con la fila 25 hay otra celda, a la cual se la llama Z25.


La celda en la que se introducir la informacin que se teclee se denomina celda activa o celta actual,
y hay tres formas de determinar cul es:
En la zona izquierda de la barra de frmulas, siempre aparece la celda activa.
La celda activa se identifica porque tiene alrededor un reborde ms grueso, que el resto.
El rtulo de la fila y de la columna activa aparece resaltado en negrita.


Una vez introducido un dato en una celda y se quiera introducir datos en otra celda habr que convertir
en celda activa esa otra celda. Esta accin se puede realizar de las siguientes formas:
Con las cuatro teclas del cursor. Cada vez que se pulse uno de los cursores, el puntero de
celda se desplazar una celda en la direccin que le indique ese cursor.
Con la tecla Tab. Pulsando la tecla Tab y el puntero de celda se mueve hacia una celda a la
derecha. Si se mantiene pulsada la tecla Mays y se pulsa la tecla Tab, el puntero de celda se
desplaza una celda a la izquierda.
Tanto las teclas del cursor como la tecla Tab cumplen otra funcin adems de mover el puntero de
celda. Si se escribe un dato y se pulsa cualquiera de estas teclas, ese dato se introducir en la celda
que se tena seleccionada antes de que Excel seleccione otra celda activa (sin necesidad de que se
pulse Intro).

Cuando el puntero del ratn est sobre la hoja de clculo tiene casi siempre la forma de una cruz bas-
tante ancha Esta es una manera alternativa de seleccionar otra celda activa: situar el puntero
del ratn sobre la nueva celda que se quiera seleccionar y hacer clic.

Un rango es un grupo de celdas contiguas, es decir, un grupo
de celdas en el que todas las celdas tocan unas con otras.
Para identificar un rango se utiliza la siguiente nomenclatura.
En primer lugar la direccin de la celda que ocupe el extremo
superior del mismo, luego dos puntos y, por ltimo, la direccin
de la celda que ocupa el extremo inferior derecho. As, por
ejemplo, en la figura de la derecha el rango seleccionado se
identificara como C20:E26.
Mientras se est seleccionando el rango, el cuadro de nombres
de informacin sobre el nmero de filas y de columnas que
quedan seleccionadas, ejemplo (7 filas por 3 colum-
nas).
El procedimiento para seleccionar un rango se puede realizar con el teclado o con el ratn.
La interseccin de una fila con una columna da lugar a una celda y esa celda se denomina con la
letra de la columna seguida por el nmero de la fila (y siempre en ese orden; ese orden; nunca se
dice la celda 4G, sino la celda G4).
Para introducir un dato en la hoja de clculo basta con que se comience a escribir y que, cuando
se termine, se pulse la tecla Intro.




1.5.8.1. Para seleccionar un rango con el teclado
Convertir en celda activa, la celda que ocupe uno de los extremos del rango que se quiera se-
leccionar (normalmente el extremo superior izquierdo).
Pulsar la tecla Mays y mantenerla pulsada.
Utilizar las teclas de los cursores para ir seleccionando las dems celdas que vayan a com-
poner el rango.
Cuando se haya acabado soltar la tecla Mays.
1.5.8.2. Para seleccionar un rango con el ratn
Hacer clic sobre la celda que ocupe el extremo del rango que se vaya a seleccionar y mantener
pulsado el ratn.
Arrastrar el ratn en la direccin que se desee.
1.5.8.3. Seleccionar celdas o rangos discontinuos
Celdas o rangos discontinuos son aquellos que no tienen bordes comunes.
Para seleccionar celdas o rangos discontinuos se debe mantener pulsada la tecla Crtl mientras se se-
leccionan.
La utilidad de seleccionar celdas o rangos reside en que ciertas acciones que se realizan con Excel se
aplicarn sobre todas las celdas que estn seleccionadas.
Para deseleccionar un rango hacer clic con el ratn sobre cualquier celda de la hoja de clculo.
El men emergente aparece cuando se hace clic con el botn
derecho del ratn sobre cualquier zona de la ventana del do-
cumento.
El men emergente tiene la particularidad de que es un men
sensible al contexto, es decir, un men cuyos comandos sern
diferentes dependiendo de lo que se est haciendo en el mo-
mento en que se active.




Para guardar el libro por primera vez se puede utilizar alguno de los siguientes procedimientos:
Seleccionar el comando Guardar como del men Archivo.
Seleccionar el comando Guardar del men Archivo.
Hacer clic sobre el botn de la barra de
herramientas Estndar.
Cualquiera de estos procedimientos abre el cuadro de
dilogo Guardar como.
En el cuadro de lista Guardar en: se indicar la unidad de
disco (A, C, etc.) o el lugar donde se desea guardar el
libro, es aconsejable guardarlo en una carpeta clasificato-
ria dentro de la carpeta Mis documentos.
En el cuadro de lista Nombre de archivo: se escribe el
nombre que se le va a asignar al documento, por defecto
Excel lo nombrar con Libro 1, Libro 2, etc.




En el cuadro de lista Guardar como tipo: deber guardarse con la opcin que Excel ofrece por defecto
Libro de Microsoft Excel.
Para guardar las modificaciones en un libro que ya haba sido guardado, habr que selec-
cionar el comando Guardar del men archivo o hacer clic sobre el botn de la barra de herramien-
tas Estndar. Es recomendable guardar cada cierto tiempo o cuando se han efectuado cambios impor-
tantes y no se quiere correr el riesgo de perderlos por un eventual corte de suministro elctrico, fallo
del programa, etc.
Para realizar un nuevo libro aprovechando las caractersticas de un determi-
nado libro ya guardado, se puede abrir este y guardarlo con otro nombre, utilizando el co-
mando Guardar como del men Archivo de esta manera el libro original quedar inalterado (tambin se
puede utilizar el procedimiento de copiar archivos a travs del explorador).

Para crear un nuevo libro:
Clic en botn Archivo.
Seleccionar Nuevo.
En la zona Plantillas disponi-
bles, elegir la opcin deseada,
habitualmente Libro en blanco.
Doble clic sobre la opcin o clic
sobre el botn de la zona
derecha de la ventana.








Pega todo el contenido del portapapeles en el libro actual.

Quita todos los elementos del portapapeles. Esta accin no se puede deshacer.

Clic sobre un elemento este se pega en el punto de insercin del
LIBRO.
Clic sobre el desplegable de seleccin se podr optar por pegar o
eliminar el elemento seleccionado

Muestra la opciones para mostrar u ocultar el portapapeles, si se activan ten-
drn las siguientes funciones:
Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, al copiar o
cortar el segundo u ulteriores elemento aparece el panel de tareas
Portapapeles.
Mostrar el Portapapeles de Office al presionar Crtl+C dos veces.
Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office, el portapapeles no
se muestra pero los elementos copiados o cortados permanecen en l.
Mostrar el icono del Portapapeles en la barra de tareas, aparece la
barra de tareas, en el rea de notificacin, el icono .
Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar, muestra una
etiqueta como la siguiente:







Figura 1

Figura 2

Figura 3

El sistema Microsoft Office permite hacer referencia rpidamente a informacin en
lnea y en su PC sin salir del programa de Office. Puede insertar fcilmente definicio-
nes, ndices de cotizaciones y otros datos de referencia en un documento, as como
personalizar la configuracin de forma que se ajuste a las necesidades de bsqueda.
Se puede utilizar el panel de tareas Referencia para buscar en varios orgenes o se-
leccionar un origen especfico. Si el explorador es Internet Explorer y se hace clic en
un vnculo, el panel de tareas Referencia acompaar y estar visible en el lado iz-
quierdo de la pantalla mientras se visitan pginas Web. Para abrir el panel de tareas
Referencia en Internet Explorer, en el men Ver, se elige Barra del explorador y, a
continuacin, se hace clic en Referencia.
La caracterstica Control parental permite filtrar contenido que puede ser ofensivo.
Puede utilizar una contrasea con el Control parental para evitar que otros usuarios
cambien su configuracin.
En el panel de tareas Referencia tambin estn disponibles los siguientes servicios de
referencia:
Diccionario de sinnimos Busca sinnimos mientras trabaja e inserta directamente
en un documento desde el panel de tareas. Por ejemplo, si se desea buscar un sin-
nimo de sol (figura 1). Los pasos sern:
1} En el cuadro de lista se escribe la palabra sol.
2} Se elige en el cuadro de lista el idioma en el que se quieren obtener los si-
nnimos.
3} Se hace clic sobre y automticamente aparecen todos los sinnimos
encontrados.
Traduccin Se obtienen traducciones rpidamente mediante diccionarios bilinges
almacenados en el equipo o en lnea. Se puede utilizar los diccionarios bilinges para
traducir palabras individuales o frases cortas. (Figura 2).
Bsqueda en la web . Localiza el trmino en el buscador se-
leccionado. . (Figura 3).
ndices de cotizaciones e informacin sobre compaas Sirven para consultar los
ndices de cotizaciones e informacin sobre las cotizaciones mientras se trabaja. Si no
se est seguro de cul es el smbolo del valor o el nombre de la compaa, se escriben
algunas palabras. La bsqueda encontrar el smbolo o el nombre. Tambin se pue-
den insertar informacin de compaas en un documento y realizar acciones personali-
zadas.
Por ejemplo: se desea conocer la cotizacin del valor Banco Santander, el tickets o
abreviatura de esta accin es SAN, los pasos para conocer los datos son:
1} En el cuadro buscar se escribe la palabra SAN.
2} Se elige de la lista ndice de cotizaciones de MSN Money en Espaa.
3} Se hace clic sobre y ms abajo aparecen todos los datos burstiles del
valor.
4} Si se hace clic sobre el precio del valor se inserta en el documen-
to.




Antes de comenzar a introducir datos es necesario tener bien claro cul es la celda activa.
Tambin se debe recodar que la barra de frmulas est situada debajo de la barra de herramientas y
que en su extremo izquierdo siempre figura la direccin de la celda activa.








El botn Cancelar tiene la misma funcin que la tecla Esc: cancelar la entrada.
El botn Introducir tiene la funcin de la tecla Intro: validad la entrada.
El botn Insertar funcin, tiene gran utililidad cuando se introducen funciones en una celda.
Pulsando la tecla Retroceso para borrar el carcter que haya justo a la izquierda del punto de
insercin.
Pulsando la tecla Esc para borrar completamente el dato que se estaba introduciendo y si
haba otro dato anterior, este se recuperar.
Si se quiere borrar completamente el contenido de una celda, en primer lugar habr que seleccionar la
celda. Y luego hay dos opciones: la tecla Retroceso, la tecla Supr y el comando Borra contenido del
men emergente.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, est el botn Borrar que permite elegir entre borrar distintas
opciones:
Todo. Esta opcin borrar todo el contenido de la celda, el propio
dato, sus formatos y los comentarios de la celda si los hay.
Formatos. Borra slo el formato del dato, pero no el dato.
Contenido. Se borrar slo el dato, pero no sus formatos.
Comentarios. Borra slo el comentario que haya asignado a la
celda.
Hipervcunlos. Permite quitar los vinculos de los datos.
Excel distingue entre tres tipos de datos: texto, nmeros y fechas

Los datos de tipo texto pueden ser cualquier combinacin de letras, nmeros y smbolos. Se caracteri-
zan porque no se puede operar matemticamente con ellos.
Los datos de tipo texto, al introducirlos en las celdas se alinean (por omisin) con respecto al borde
izquierdo de la celda.
Botn Cancelar Botn Insertar funcin
Botn Introducir




Si se quiere introducir un nmero como de tipo texto, se deber escribir un apstrofe () delante del
nmero que se vaya a introducir como texto (por ejemplo, 0125).


Excel puede realizar clculos con fecha. Para ello es necesario que reconozca como fechas los datos
que se introducen.
La siguiente tabla muestra las distintas maneras en que se puede introducir un dato para que Excel lo
reconozca como fecha:
Dato Interpretacin de Excel
4/2/02 04/02/02 4-ene-02 Toma la fecha que se indica.
4-ene Tomar el ao de la fecha del ordenador.
Ene-02 Tomar el da de la fecha del ordenador.
4/2/02 22:58 Interpreta la fecha y la hora indicada.
22:58 22:58:35 Interpreta la hora indicada.
6:54 am 10:58 pm Interpreta de 0 a 12 horas maana o tarde, respectivamente.
Cmo interpreta Excel los aos expresados con dos dgitos? De forma predeterminada, cuando se
escribe un valor de ao expresado con dos dgitos, Excel interpreta el ao de la siguiente manera:
Del 00 al 29 Excel interpreta los valores de ao de dos dgitos comprendidos entre 00 y 29
como los aos 2000 al 2029. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-05-19, Excel supone que se
trata del 28 de mayo del 2019.
Del 30 al 99 Excel interpreta los valores de ao de dos dgitos comprendidos entre 30 y 99
como los aos 1930 a 1999. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-05-98, Excel supone que se
trata del 28 de mayo de 1998.
Utilizar aos de cuatro dgitos Para asegurarse de que Excel interprete los valores de ao de la mane-
ra que se desea, se puede escribir los valores de ao con cuatro dgitos (por ejemplo, 2001 en vez de
01).

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.
En Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , /
$ %,
Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles
o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de
nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto.
Para evitar introducir una fraccin como fecha, colocar un cero (0) y un espacio delante de
cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 .
Delante de los nmeros negativos, situar un signo menos (-), o bien encerrar los nmeros entre
parntesis ( ).
Para introducir un salto de prrafo en una celda, presione ALT+INTRO.
Para que Excel reconozca una fecha no slo es necesario emplear la forma adecuada, sino que,
tambin, la fecha debe ser vlida. Si se introduce 30/02/02, Excel no lo reconocer, por razones
obvias.
Para introducir en la celda activa la fecha del da, presionar CTRL+MAYS+; (Punto y coma)
Para introducirn la celda activa la hora actual, presionar CTRL+MAYS+: (Dos puntos)




Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean por defecto a la derecha excepto que
cambiemos el formato.
Independientemente del nmero de dgitos presentados, Excel guarda nmeros con una
precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Excel
convertir los dgitos adicionales en ceros (0).
Cuando se introduce un dato muy largo en una celda, es posible que el dato no quepa en la celda.
En caso de que el dato sea numrico, Excel utilizar notacin cientfica para mostrar el nmero, en el
caso de que el formato de la celda lo permita, o muestra las denominadas marcas de desbordamiento
(###).
Existen las mismas posibilidades de copiar, y mover que en Word, es decir; a travs del comando
correspondiente del men Edicin, a travs de las barras de herramientas o arrastrando con el ratn
(arrastrado simplemente se mueve un dato; arrastrando y manteniendo pulsada la tecla Ctrl se copia)
La diferencia con Word es que la celda que va a ser copiada o movida aparecer con un desfile de
hormigas alrededor y que para pegarla o moverla basta con situarse en el lugar donde se quiera copiar
o desplazar y pulsar Intro, este mtodo tiene el inconveniente que slo permite copiar o mover una sola
vez la seleccin.
La celda permanecer con el desfile de hormigas para permitir copiarla o moverla varias veces, sino se
ha pulsado la tecla Intro. Cuando se acabe de pegar o mover, pulsar la tecla Esc.
Excel cuenta con los comentarios de
celdas, los cuales contienen informa-
cin adicional al contenido de una
celda sin que ello interfiera con el
contenido normal de la hoja de clcu-
lo.
Para crear un comentario de celda:
Se debe seleccionar la celda
a la que se quiera aadir la
nota.
Pulsar la combinacin
Mays+F2 o ejecutar el
comando Insertar, Comentario del men emergente.
Aparecer un recuadro junto a la celda. Aparecer un texto por omisin. Para alterar el
contenido, hacer clic dentro del recuadro y escribir lo que se desee.
Hacer clic en otro lugar de la hoja de clculo. Excel cerrar el recuadro y aadir una marca de
color rojo al extremo superior de la celda, lo que indica que esa celda contiene un comentario.
Si se desea ver el comentario de una celda slo se tiene que situar el puntero del ratn sobre
ella.




Para modificar o eliminar un comentario, solo habr que seleccionar Modificar comentario o Eliminar
comentario del men emergente.
El funcionamiento de la caracterstica Autocompletar consiste en que si se est introduciendo una
columna de datos, una vez que se introduce un dato (por ejemplo, Fernndez) ya no es necesario que
se vuelva a escribir ya que, en cuanto se comience a escribir ese mismo dato en otra celda de la mis-
ma columna Excel lo detectar y lo terminar de escribir, tan slo habr que pulsar Intro.
Si por alguna razn no interesa el dato que Excel pretende completar, simplemente habr que seguir
escribiendo.
Otra manera de agilizar la introduccin de datos en las hojas de
clculo consiste en utilizar la caracterstica Elegir de la lista des-
plegable. A medida que se van introduciendo datos en una colum-
na, Excel va creando una lista con todos ellos, despus, cuando se
precise repetir en una celda un dato que ya se haya introducido en
la columna, se puede seleccionarlo de esa lista en lugar de volver a
escribirlo.
El procedimiento para hacer uso de la caracterstica Elegir de la
lista desplegable es el siguiente:
Clic en el botn derecho del ratn en la celda en la que se
quiera introducir un dato ya editado.
Seleccionar el comando Elegir de la lista desplegable del
men emergente.
Excel mostrar una lista con todos los datos que se hayan
introducido en esa columna. Tan slo habr que hacer clic
sobre el deseado.
Autollenado es un procedimiento para copiar. Sin embargo ocurre que cuando los datos que se co-
pian son de una determinada naturaleza (por ejemplo las frmulas), Excel se da cuenta y cambia la
forma en que los copia.
Introducir la fecha 31-ene-
2003 en una celda y el nme-
ro 12,695 en otra celda.
Situar el puntero del ratn
sobre el gestor de llenado, el
puntero se transforma en una
cruz fina.
Cuando el puntero adopta la
forma de cruz delgada hacer clic con el ratn hacia el lugar donde se quieran copiar los datos,
manteniendo pulsado el botn del ratn. Aparecer un reborde grisceo que ir ocupando la
celda que contiene el dato y todas aquellas por las que pase el puntero del ratn, as como
una etiqueta que indicar que se va a copiar en la celda por
la que se esta pasando. Cuando se haya llenado el rango
deseado soltar el botn del ratn.
Observar que en el caso de la fecha, Excel lo ha entendido como
que en cada fila se aumenta en un da.
En el caso de 12,695 ha copiado el dato.
Una vez finalizado el proceso de Autollenado aparece en el extremo
inferior izquierdo el siguiente icono que si se despliega presentar
las opciones de Autollenado.




Por ejemplo: en la fecha se pretenda que aumentase en meses, no en das, se selecciona el rango de
la serie y se abre del desplegable del botn (si ya no estuviera visible, se puede activar volviendo a
utilizar el procedimiento de Autollenado) y se selecciona la opcin Rellenar meses.
Se observa que los meses que no tienen da equivalente (31) Excel pone el ltimo da de ese mes.
Otra forma de introducir el mismo dato en un rango es seleccionando el rango e introducir el dato y
pulsar la combinacin de teclas Control+Intro.
Se va a explicar a travs de un ejemplo:
Introducir lunes en una celda.
Arrastrar en cualquier direccin, Excel muestra una etiqueta con el da de la semana que se
introducira en la celda que va pasado.
Continuar con el arrastre hasta que la etiqueta muestre el dato con el que se desea acabar.

Se pueden crear propias listas para utili-
zarlas con la caracterstica de autollenado.
El procedimiento es el siguiente:
Activar botn Archivo.
Elegir el comando Opciones.
En Avanzadas buscar el botn

En Listas personalizadas intro-
ducir las palabras que compon-
drn la lista separadas por una
coma.
Pulsar el botn Agregar.
Tambin es posible convertir en listas per-
sonalizada, relaciones que existan en
cualquier hoja de clculo, siguiendo el
siguiente procedimiento:
Abrir el cuadro de dilogo Listas
personalizadas.
En el cuadro de lista Importar Lis-
ta desde las celdas hacer clic so-
bre el icono contraer cuadro
de dilogo.
Seleccionar el rango de la lista que
se quiere importar.
Hacer clic sobre para restablecer el cuadro de dilogo listas personalizadas.
Hacer clic en el botn Importar y despus en el botn Agregar.





Adems de para crear listas, la caracterstica Autollenado tambin sirve para crear series. Las series
pueden ser de datos de texto o de datos numricos.
Utilizando la caracterstica Autollenado, Excel puede crear cualquier serie de nmeros y de fechas. Sin
embargo, adems del nmero o fecha que da comienzo a la serie se debe indicar el intervalo entre dos
nmeros o fechas consecutivas.
Ejemplo para crear una serie de nmeros impares:
Introducir el nmero 1 en una celda y el nmero 3 en la
celda adyacente inferior.
Seleccionar ambas celdas.
Arrastrar el gestor de llenado hasta que la etiqueta
muestre el nmero que se desea.

Ejemplo de cmo se crea una serie que
contiene los meses impares.



Seleccionar la celda que contiene el dato que inicia la serie.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, clic en Rellenar y luego en Series.
Seguir uno de estos pasos:
Para rellenar los datos de la serie en sentido vertical, uno debajo de
otro, clic en Columnas.
Para rellenar los datos de la serie en sentido horizontal, uno al lado
de otro, clic en Filas.
En el cuadro Incremento, escribir el valor en que desea incrementar la serie.
En Tipo, clic en Lineal o Geomtrica.
En el cuadro Lmite, escribir el valor en que desea detener la serie.




Ejemplo de cmo crear una serie
que contenga los meses impares
desde el 31/01/12 hasta el 31/07/13
Ejemplo de cmo crear una serie en
progresin geomtrica de 9 que se
inicie en el nmero 9 con el lmite
superior de 100000
Ejemplo de cmo crear una serie
que contenga los aos bisiestos
desde el 2012 hasta el 2050





Crear una carpeta con el nombre Listas y Series

En un libro denominado Series
Crear las siguientes series:
Utilizando autollenado:
Aumento de 15 minutos a partir de las 9:00 y hasta las 14:00.
Aos bisiestos empezando por el ao 2004 y finalizando en 1920.
Utilizando el comando rellenar series:
En filas en progresin geomtrica de 7 a partir de 250 y hasta 1.000.000
En columnas meses pares del ao 2012



En un libro denominado Lista
Utilizando el comando importar crear la lista en Listas personalizadas, crear la siguiente lista:
0647 Gestin de la documentacin jurdica y empresarial
0648 Recursos humanos y responsabilidad social corporativa
0649 Ofimtica y proceso de la informacin
0650 Proceso integral de la actividad comercial
0651 Comunicacin y atencin al cliente
0179 Ingls
0652 Gestin de recursos humanos
0653 Gestin financiera
0654 Contabilidad y fiscalidad
0655 Gestin logstica y comercial
0656 Simulacin empresarial
0657 Proyecto de administracin y finanzas
0658 Formacin y orientacin laboral
0660 Formacin en centros de trabajo







TECLAS DESPLAZAMIENTO
Cursores Una celda en la direccin del cursor.
Ctrl+Cursores A la ltima celda del bloque en el que se encuentra la celda activa o la primera
celda del bloque siguiente si la celda activa est en un extremo del bloque
Un bloque es un conjunto de celdas que contienen datos y que se diferencian
del resto de datos de la hoja de clculo porque tienen al menos, una celda en
blanco por todos sus lados.
Ctrl+Inicio A la celda A1.
Ctrl+Fin A la ltima celda que contenga algo en la hoja de clculo.
RePg Una pantalla hacia arriba.
AvPg Una pantalla hacia abajo.
Tab Una celda hacia la derecha.
Mays+Tab Una celda hacia la izquierda.

Se activa pulsando la tecla F5 o el comando Ir del men Edicin.
Con cuadro de dilogo Ir a se puede ir a cualquier lugar de la hoja de
clculo.
En su parte inferior est el cuadro Referencia. Introducir en l el nombre de
la celda a la que se quiera desplazarse y pulsar Intro.
En la parte central hay un gran recuadro que tambin se denomina Ir a. En
este recuadro irn apareciendo las referencias de las celdas donde se han
ido desplazando utilizando este cuadro de dilogo. Si se quiere ir rpida-
mente a una celda que aparezca en el recuadro Ir a, simplemente hacer
doble clic sobre ella.
Si se pulsa el botn Especial se podr determinar si se
desea ir a las celdas en blanco, a las celdas con formato
condicionado, etc. Para ello solo habr que seleccionar la
opcin que se desee.












Hay dos barras de desplazamiento: la vertical, que est situada a lo largo del borde derecho de la pan-
talla, y que sirve para desplazarse arriba y hacia abajo; y la horizontal, que ocupa la parte derecha del
borde inferior de la pantalla, y que sirve parta desplazarse hacia la derecha y hacia la izquierda. Cada
barra de desplazamiento tiene tres partes:

Las flechas de desplazamiento, situadas en los extremos. Si se hace clic sobre ella, la
pantalla se desplaza hacia arriba o hacia abajo una fila por cada clic, o hacia la izquierda o
hacia la derecha de una columna por cada clic de desplazamiento vertical u horizontal
La barra de desplazamiento, que es la parte rectangular que hay entre las flechas de
desplazamiento.Si se hace clic dentro de la barra de desplazamiento a uno de los lados del
cuadro de desplazamiento, se desplaza una pantalla completa hacia arriba o hacia abajo por
cada clic, o hacia la izquierda o hacia la derecha (dependiendo de la barra de desplazamiento).
El cuadro de desplazamiento, que es el rectngulo que hay dentro de la barra de
desplazamiento.
Arrastrando los cuadros de desplazamiento, se desplaza la pantalla un gran trecho, vertical u horizon-
talmente segn el cuadro de desplazamiento del que se trate.
Arrastrando los cuadros de desplazamiento mientras se mantiene pulsada la tecla Mays. se desplaza
la pantalla rpidamente, vertical y horizontalmente segn el cuadro de desplazamiento del que se trate,
hasta el final o el comienzo de la hoja de clculo.
Si se ha creado una hoja de clculo muy
grande que tiene datos introducidos en
multitud de filas y columnas. Si se tuvieran
que cotejar, modificar o introducir datos que
aparecen por ejemplo en la columna AB el
proceso sera lento y tedioso.
Para evitar este problema Excel tiene una
opcin que permite visualizar ambas co-
lumnas en la misma pantalla. Esto se con-
sigue activando Dividir, del grupo Ven-
tana, de la ficha Vista. Cuando se ejecuta
este comando, Excel divide la ventana de
documento en cuatro partes, en cada una
de las cuales se pueden ver distintas partes
de la hoja de clculo.
Cuando la pantalla est dividida, se podr
pasar a cualquiera de las cuatro partes
simplemente haciendo clic en la que intere-
se.
Cuando se desee quitar la divisin, habr
que volver hacer clic sobre el botn para desactivarlo y quitar divisin.













En la barra de desplazamiento horizontal junto a la flecha de desplazamiento derecha hay un botoncito
que permiten realizar la lnea vertical de divisin del documento.
En la barra de desplazamiento vertical junto a la flecha de desplazamiento superior hay un botoncito
que permiten realizar la lnea horizontal de divisin del documento.
Situando el puntero del ratn encima de uno de los botoncitos, este adoptara la forma de una flecha de
dos cabezas en ese momento pulsar y mantener pulsado el botn del ratn y moverse por la ven-
tana del documento, mientras se va visualizando una lnea oscura. Cuando se encuentra la zona ade-
cuada para la divisin se suelta el ratn.
Para eliminar una divisin basta con hacer doble clic sobre la lnea de divisin.
El comando Ventana, Inmovilizar paneles permite ver a la vez en pantalla dos partes distintas de la
hoja de clculo. Este comando hace que una parte de la pantalla quede fija
Procedimiento para inmovilizar paneles:
Si se desea inmovilizar las filas y columnas simultneamente
Situar el puntero en la primera celda que se considerar movible. Y hacer clic sobre el comando
Inmovilizar paneles del men Ventana.
Si se desea inmovilizar columnas o filas:
Seleccionar la primera columna o fila que se considerar movible. Y hacer clic sobre el comando
Inmovilizar paneles del men Ventana.
Para eliminar la inmovilizacin de paneles habr que seleccionar el comando Movilizar paneles del
men Ventana.

Botones
de divisin





El nmero de hojas de clculo que aparecen en cada libro nuevo se determina en el Botn Archivo,
seleccionando el comando Opciones y despus General.

Por omisin aparecen 3 hojas en cada libro nuevo, pero se puede utilizar la casilla Incluir este nmero
de hojas de este cuadro de dialogo para determinar el nmero de hojas que se quiere que aparezcan
en los libros de trabajo nuevos que se creen.
Al crear un libro de trabajo nuevo se observa en la parte inferior del documento, a la izquierda de la
barra de desplazamiento horizontal que hay varias pestaa, en cada una de las cuales pone un nom-
bre, ese nombre es la palabra Hoja seguida de un nmero. Haciendo clic en cada una de ellas permite
pasar de una hoja a la siguiente.


Para cambiar el nombre de una hoja de se puede utilizar el comando Cambiar nombre del men
emergente.


Inserta una
nueva hoja
Hay un procedimiento ms rpido para cambiar el nombre de la hoja consiste en hacer doble clic
sobre su pestaa. Se resaltar inmediatamente el nombre de la hoja en su propia pestaa y se
podr modificar.






Cuando debido a la gran cantidad de hojas de clculo de un libro, estas no se visualizan todas en la
parte inferior se pueden visualizar con los botones que hay a la izquierda de las fichas de las
hojas, su funcin se describe en la siguiente tabla
Botn Funcin

Visualiza a la primera hoja de clculo del libro de trabajo.

Visualiza a la hoja de clculo anterior del libro de trabajo.

Visualiza a la siguiente hoja del libro de trabajo.

Visualiza a la ltima hoja de clculo del libro de trabajo.


El procedimiento para eliminar una hoja de clculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:
Se activa la hoja de clculo que se desea eliminar.
Se hace clic sobre el comando del grupo Celdas de la ficha Inicio.
El procedimiento para eliminar una hoja de clculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:
Situar el puntero en la pestaa de la hoja que se desea eliminar.
Activar el men emergente y clic sobre
Para eliminar varias hojas simultneamente, habr que seleccionarlas todas previamente. El procedi-
miento es el siguiente:
Situarse en la pestaa de la primera hoja que se desee eliminar.
Hacer clic con el ratn en la pestaa de la hoja.
Pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada e ir haciendo clic en cada una de las pestaas del
resto de las hojas que se deseen eliminar. Todas las hojas seleccionadas pasan a adoptar el
color blanco.
Eliminar con alguno de los procedimientos descritos anteriormente.

Procedimiento para mover o copiar una hoja de clculo:
Abrir el libro de trabajo que contenga a hoja u hojas de clculo que se quieran mover o copiar.
Si se quiere mover o copiar las hojas a un libro de trabajo
distinto, abrir tambin ese otro libro, y luego vuelve a aqul
que contiene las hojas que se quiere mover o copiar.
Pasar a la hoja de clculo que quieres mover o copiar. Si
se quiere seleccionar ms de una, mantn pulsada la tecla
Ctrl mientras se va haciendo clic en las pestaas de todas
las dems hojas que se quieran seleccionar.
Situar el puntero en la pestaa de la hoja que se desea
eliminar.
Activar el men emergente.
Ejecutar el comando Mover o copiar hoja.
En primer lugar se debe seleccionar el libro de trabajo que
se quiere mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no se tiene que hacer nada; si es
otro libro, se despliega la lista Al libro y se selecciona ese libro de trabajo.
A continuacin selecciona la posicin en el libro de trabajo en la que se quiera mover o copiar
las hojas de clculo. Para ello se selecciona el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la
hoja.




Por ltimo, activar la casilla. Crear una copia si lo que se quiere es copiar las hojas seleccio-
nadas, o se deja en blanco si lo que se desea es moverla.
Aceptar.
4.1.4.1. Mover o copiar hojas de clculo con el ratn
Procedimiento para mover una hoja de clculo:
Hacer clic en la pestaa de la hoja que se desea mover, el puntero del ratn adopta la forma de la ilus-
tracin, arrastrar a la nueva posicin que indica exactamente el tringulo.

Mover hoja de clculo con el ratn
Hacer clic en la pestaa de la hoja que se desea copiar, pulsar y mantener pulsada la tecla Ctrl, el
puntero del ratn adopta la forma de la ilustracin, arrastrar a la nueva posicin que indica exactamen-
te el tringulo.

Copiar hoja de clculo con el ratn
Hay ocasiones en las que, tras introducir datos en una hoja de clculos, se precisa aadir un conjunto
de datos en una zona que ya est ocupada o quitar espacios en blanco en medio de los datos, para
ello es necesario Insertar y eliminar filas, columnas o celdas.

En el encabezado de cada columna y de
cada fila aparecen respectivamente los
nombres de las mismas. En el caso de las
columnas los nombres son las letras A, B,
C, etc. En el caso de las filas son 1, 2, 3,
etc.
Cada uno de esos encabezados es un bo-
tn y, si se hace clic sobre cualquiera de
ellos se seleccionan esa fila o esa columna.
Si se quieren seleccionar filas, columnas
discontinuas, pulsar y mantener pulsada la
tecla Ctrl e ir haciendo clic en los encabe-
zados de las de las filas y columnas que se
quieran seleccionar.

Una vez seleccionada una fila o una columna, insertar filas o columnas es muy sencillo. Se siguen los
siguientes pasos:
Seleccionar la fila o la columna que ste situada donde se quiera insertar la nueva fila o co-
lumna.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, desplegar el comando Insertar y se-
leccionar Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja (ms cmodo utilizar men
emergente).
Para insertar varias filas o columnas a la vez, ser necesario seleccionar tantas filas o columnas como
se quieran insertar.






El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la
diferencia de que se debe utilizar el comando (Tambin men emergente).

Cuando se utiliza el comando del comando Insertar del
grupo Celdas, dentro de la ficha Inicio, Excel da la oportunidad de que se decida
en qu direccin se quieren desplazar las celda.




Para dar nombre a una celda o a un rango, hay que seguir los siguientes procedimientos:
Desde el Cuadro de nombres:
Seleccionar la celda o el rango de cel-
das o selecciones no adyacentes a los
que se desee asignar un nombre.
Hacer clic en el cuadro Nombre situado
en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas.
Escribir el nombre de las celdas.

Presionar INTRO.
Desde la ficha Frmulas:
Clic sobre del grupo Nombres definidos.
Escribir el nombre que se dese en el cuadro de lista Nombre.
En Hace referencia a: especfica la seleccin actual de forma pre-
determinada con el nombre del encabezado de columna, para es-
pecificar otras referencias, dentro de cuadro se seleccionan las cel-
das a las que se les asigna ese nombre.
4.3.1.1. Directrices para asignar nombres a las celdas, a las
frmulas y a las constantes en Microsoft Excel
Caracteres permitidos. El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un carcter de
subrayado. Los dems caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres
de subrayado.
Nombres iguales que referencias. Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como Z$100 o F1C1.
Al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las columnas que haya desde la posicin en
la que se insertan.




Usar varias palabras . Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas
o Primer.Trimestre.
Nmero mximo de caracteres . Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.
Distincin entre maysculas y minsculas Los nombres pueden contener letras maysculas y
minsculas. Microsoft Excel no distingue entre maysculas y minsculas en los nombres. Por
ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo
libro, el segundo nombre reemplazar al primero.

En la ficha Frmulas, dentro del grupo Nombres defini-
do, se encuentra el botn Administrador de nombres
abre un cuadro de dilogo para trabajar con todos los
nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por
ejemplo, es posible buscar nombres con errores, con-
firmar el valor y la referencia de un nombre, ver o mo-
dificar comentarios descriptivos o determinar el mbito.
Tambin se pueden ordenar y filtrar la lista de nom-
bres y agregar, cambiar o eliminar nombres.
Los iconos que aparecen son:
Un nombre definido, indicado por un icono de
nombre definido.
Un nombre de tabla, indicado por un icono de
nombre de tabla.





Para cambiar el alto de una fila, habr que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila o celda de la fila cuyo alto se quiera modificar.
En la ficha Inicio ejecutar Alto de la fila... del comando Formato,
dentro del grupo Celdas.
Escribir en nmero, el alto que se desee establecer para la fila.
Aceptar.
Para cambiar el alto de varias filas, habr que seguir el procedimiento anterior con la nica diferencia
de que habr que ampliar la seleccin de filas.
Si se desea ajustar la altura de la fila a la de la descripcin ms larga, el procedimiento consistir en
seleccionar la fila o una celda de la fila que se quiera ajustar y seleccionar Autoajustar alto de la fila del
comando Formato del grupo Celdas, en ficha Inicio.
Para cambiar el ancho de una columna, habr que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la columna o celda de la columna cuyo ancho se quiera
modificar.
En la ficha Inicio ejecutar Ancho de la columna... del comando
Formato, dentro del grupo Celdas.
Escribir en nmero (representa el nmero de caracteres), el ancho
que se desee establecer para la columna.
Aceptar.
Para cambiar el ancho de varias columnas, habr que seguir el procedimiento anterior con la nica
diferencia de que habr que ampliar la seleccin de columnas.
Si se desea ajustar la anchura de la columna a la de la descripcin ms larga, el procedimiento consis-
tir en seleccionar la columna o una celda de la columna que se quiera ajustar y seleccionar Autoajus-
tar ancho de la columna del comando Formato del grupo Celdas, en ficha Inicio.
Procedimiento para modificar altura con el ratn:
Seleccionar las filas a las que se les quiera variar la altu-
ra.
Situar el puntero en el borde del botn cuya fila se quie-
ra modificar. Cuando el puntero adopta esta forma y
aparece una etiqueta indicando la medida, arrastrar has-
ta llegar a la medida deseada.
El procedimiento para aumentar el ancho de las columnas es muy similar.
Si lo que se quiere es autoajustar al contenido el procedimiento consiste en:
Seleccionar las filas o columnas que se quieran auto-
ajustar.
Situar el puntero en el botn (o uno de los botones, si
son varias) de la fila o columna que se desee autoajus-
tar.
Cuando el puntero adopte la siguiente forma (fila)
(columna) hacer doble clic las filas o columnas, estas
adquirirn el tamao de la celda con mayor contenido.










Existen una gran cantidad de formatos numricos que se pueden utilizar. Para cambiar el formato de
los nmeros de una celda se utiliza el comando Formato, Celdas. Aparecer el cuadro de dilogo
Formato Celdas.
En la pestaa Nmero, se puede cambiar el formato del nmero. El cuadro de dilogo tienen las si-
guientes partes:
En la parte izquierda. Categora. Permite
seleccionar el tipo de formatos que se quieren ver.
En la parte derecha. Muestra las opciones
disponibles para ese tipo de formato.


Das, meses y aos Para presentar das, meses y aos, incluir en una seccin los siguientes cdigos
de formato. Si se utiliza una m inmediatamente detrs del cdigo h o hh, o bien inmediatamente
delante del cdigo ss, Microsoft Excel presentar los minutos en lugar de presentar el mes.
Para ver
Usar este
cdigo
Los meses como 112 m
Los meses como 0112 mm
Los meses como ene.dic. mmm
Los meses como enerodiciembre mmmm
Los meses como la inicial de cada mes mmmmm
Los das como 131 d
Los das como 0131 dd
Los das como lun.sb. ddd
Los das como lunessbado dddd
Los aos como 0099 aa
Los aos como 19009999 aaaa
Si no se quiere visualizar las celdas que tengan
valor cero, habr que desactivar la casilla Valo-
res cero de la ficha Ver del comando Opciones
del men Herramientas.
En la categora personalizada se puede crear
formatos de nmeros personalizados, entre los
que suele ofrecer Excel por defecto se encuentra
(;;;)que cuando se aplica este formato se oculta
el contenido de la celda.
Resultado Autoajuste




Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, ir a.m. y p.m. Si el formato
contiene la indicacin a.m. o p.m., la
hora se basar en el formato de 12
horas, donde a.m. o a indica las
horas desde la medianoche hasta el
medioda y p.m. o p indica las horas
desde el medioda hasta la mediano-
che. En caso contrario, el reloj se ba-
sar en el formato de 24 horas. La letra
m o las letras mm deben aparecer
inmediatamente detrs del cdigo h o
hh, o bien inmediatamente delante
del cdigo ss; de lo contrario, Micro-
soft Excel presentar el mes en lugar
de presentar los minutos.




En general las opciones de formato se localizan en la cinta de opciones de la ficha Inicio.

Cualquier programa Windows tiene la posibilidad de utilizar las distintas Fuentes.
Para definir la fuente de un texto seleccionado se pueden seguir los siguientes pasos:
Seleccionar Fuente de la Barra de Formato Rpido.
Esta herramienta es una Barra de Formato que aparece junto al punto de insercin o sealando
una seleccin, esta barra se puede visualizar de dos formas:
Seleccionando el texto, aparece de forma transparente, si se le aproxima el puntero del ra-
tn adopta una textura slida y se podran utilizar los distintos comandos. Tambin acti-
vando el men contextual (botn derecho).

Seleccionando la celda activando el men contextual (botn derecho)

Seleccionar Fuente del Grupo de Opciones, Fuente de la ficha Inicio de las Cinta de Opciones.
Hacer clic sobre el iniciador del cuadro de dilogo del Grupo de opciones Fuente de la ficha
Inicio de las Cinta de Opciones.
Clic sobre el comando Formato de celdas del men emergente y activar la ficha Fuente.


Para ver
Usar este
cdigo
Las horas como 023 h
Las horas como 0023 hh
Los minutos como 059 m
Los minutos como 0059 mm
Los segundos como 059 s
Los segundos como 0059 ss
Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.
La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; ejemplo, 25:02 [h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos; ejemplo,
63:46
[mm]:ss
El tiempo transcurrido en segundos [ss]
Fracciones de segundo h:mm:ss.00
Seleccionando el texto y accediendo al cuadro de dilogo Formato de Celdas, en la ficha Fuen-
te, se pueden aplicar los formatos:
Subndice: ejemplo, H2O, seleccionado el 2 y activando el efecto subndice, quedara
H
2
O
Superndice: ejemplo 1er seleccionado er y activando el efecto superndice, queda 1
er





5.5.1.1. Nombres y las funciones de todos los botones del grupo Fuente.
BOTN NOMBRE FUNCIN

Fuente Cambia la fuente.

Tamao de fuente Cambia el tamao del texto.

Agrandar fuente Aumenta el tamao del texto.

Encoger fuente Disminuye el tamao del texto.

Negrita Pone en negrita el texto seleccionado.

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado.

Subrayado
Dibuja una lnea debajo del texto seleccionado. Haga clic en la fle-
cha desplegable para seleccionar el tipo de subrayado.

Bordes Aplica bordes a las celdas seleccionadas.

Color de relleno Colorea el fondo de las celdas seleccionadas.

Color de fuente Cambia el color del texto.

Botn Funcin

Alinear a la izquierda

Centrar

Alinear a la derecha

Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrndolo en varias lneas.

Combinar y centrar. Combina las celdas seleccionadas, tomando la referencia de la primera
de ellas. Si las celdas estn combinadas, las separa. El desplegable ofrece diferentes mane-
ras de combinar y separar celdas.


Botn NOMBRE Funcin

Formato de
nmero
Elige la manera en que se mostrarn los valores de una cel-
da

Estilo moneda
Aplica un formato monetario (El predeterminado por Windows o
el definido en el Formato de Celdas para ese libro) a la celda o
rango seleccionados

Estilo porcen-
tual
Aplica un formato porcentual sin decimales a la celda o rango
seleccionados.

Estilo millares
Aplica un formato de puntos de millar a la celda o rango selec-
cionados.

Aumentar de-
cimales
Aumenta en uno el nmero de decimales que aparecer en la
celda o rango seleccionados.

Disminuir de-
cimales
Disminuye en uno el nmero de decimales que aparecer en la
celda o rango seleccionados.





Adems de las caractersticas descritas en los apartados anteriores, merece destacar la aplicacin de
bordes y sombreados de las celdas, ya que un diseo adecuado mejo-
ra la legibilidad de los datos.

Para aplicar los bordes a una celda o un conjunto de celdas se debe
abrir el desplegable del botn Bordes del grupo Fuente de la ficha
Inicio. Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, clic en la flecha
que aparece junto a Bordes y clic en un estilo de borde.
Si se desea aplicar un borde ms vistoso, se deber hacer clic sobre
Dibujar bordes, el puntero del ratn adopta la forma de un lpiz, si
con el puntero con esta forma se hace clic sobre alguno de los borde
de la celda estos tendrn una lnea con el formato que se haya elegi-
do. Si se hace clic y manteniendo pulsado el botn del ratn, se arras-
tra, las celdas que queden dentro estarn bordeadas por la lnea se-
leccionada.
Si adems de dar lnea bordeando a un conjunto de celdas, se quiere
que todas las celdas tengan la misma lnea, habr que hacer clic so-
bre , Dibujar cuadrcula de borde, y seguir el procedimiento ante-
rior.
Borrar borde, si se hace clic sobre el botn el puntero adopta la
forma de una goma de borrar y elimina la lnea de borde sobre la que
se haga clic y las del rango que se seleccione.
Color de lnea, si se abre el desplegable se podr elegir el color
de lnea que se desee.
Estilo de lnea, si se abre el desplegable se podr elegir el estilo de
lnea que se desee.
Ms bordes, abre el cuadro de dilogo Formato de celdas, posicionndose en la ficha Bordes,
sirve para aplicar un estilo de borde personalizado o un borde diagonal,







Se le aplican los bordes indicado en la
ficha bordes:
Superior e inferior, lnea doble en
color anaranjado.
Interior, lnea de puntos en el mismo
color.



Tabla con bordes personalizados
Tabla sin bordes





Para aplicar los bordes a una celda o un conjunto de celdas se debe abrir
el desplegable del botn Color de relleno del grupo Fuente de la ficha
Inicio. Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, clic en la flecha
que aparece junto a Color de relleno y clic en el color que se desee.
Para aplicar un relleno ms personalizado, en la pestaa Inicio, en el
grupo Fuente, clic en el selector de cuadro de dilogo Formato de cel-
das.
En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la pestaa Relleno, den-
tro de Color de fondo, clic en el color de fondo que desea usar.
Dentro de la ficha Relleno, las posibilidades son las siguientes:
Para utilizar una trama con dos colores, clic en otro color en el cuadro Color de Trama y, a
continuacin, clic en un estilo de trama en el cuadro Estilo de Trama. Se ha elegido un verde
claro de fondo
Para utilizar una trama con efectos especiales, clic en Efectos de relleno y, a continuacin,
clic en las opciones que desee en la pestaa Degradado.












Mediante la herramienta Copiar formato se pueden copiar los formatos de luna celda en otra. Su fun-
cionamiento es el siguiente:
Seleccionar la celda cuyo formato se quiera copiar.
Clic en la herramienta Copiar formato
Clic en la celda en la que se quiera copiar el formato original.

El formato condicional permite responder visualmente preguntas especficas sobre los datos.
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas
o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de
datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango
de celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa
el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en
dicha condicin.

Cuando se tenga que copiar el formato de una celda en distintas celdas, en lugar de hacer clic
sobre la herramienta , Copiar formato, hacer doble clic. Desde ese momento y hasta que se
pulse Esc, se copiar el formato de la celda original all donde se haga clic.
En la columna izquierda se han aplicado distintos
degradados a cada celda. Se han cambiado los
bordes internos de estas celdas para mejorar su
aspecto.
Se ha aplicado una trama,
adems tambin se ha
cambiado el color de fondo.





Los valores a evaluar para aplicarles un formato condicional deben cumplir las siguientes condiciones:
Porcentaje. Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escribir un signo de porcentaje.
Percentil. Los valores de percentiles vlidos son del 0 (cero) al 100.
Frmula. Iniciar la frmula con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas harn que no se
aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para asegurarse de que no devuelve
ningn valor de error.

Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, se puede aplicar for-
mato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin.
5.8.2.1. Elegir de la galera
Seleccionar una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional y, a con-
tinuacin, clic en Resaltar reglas de celdas.
Seleccionar el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
Escribir los valores que se deseen utilizar y, a continuacin, seleccionar un formato.
5.8.2.2. Ms reglas
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin Resaltar reglas de celdas, clic sobre el comando Ms reglas
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores
(opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato nicamente a las
celdas con, Los procedimientos son los siguientes:
o Aplicar formato por nmero, fecha u hora Seleccionar Valor de la celda, selec-
cionar un operador de comparacin y, a continuacin, escriba un nmero, fecha u hora.
o Aplicar formato por tex-
to Seleccionar Texto espe-
cfico, elegir un operador de
comparacin y a continuacin
escribir texto.
o Tambin se puede escribir
una frmula que devuelva
texto.
o Si se escribe una frmula, se inicia con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas ha-
cen que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para asegu-
rarse de que no devuelve ningn valor de error.
Para especificar un formato, clic en Formato.
Seleccionar el nmero, fuente, borde o formato de relleno que se desea aplicar cuando el va-
lor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, clic en Aceptar.

Se pueden buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte
que se especifique.





5.8.3.1. Elegir de la galera
Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional y a con-
tinuacin clic en Reglas superiores e inferiores.
Seleccionar el comando que se desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.
Escribir los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccionar un formato.
5.8.3.2. Ms reglas
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin Reglas superiores e inferio-
res, clic sobre el comando Ms reglas
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla
de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar
formato a todas las celdas segn sus va-
lores (opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que
estn en el rango en, seleccionar Superior o Inferior.
Para especificar un formato, clic en Formato.
Seleccionar el nmero, fuente, borde o formato de relleno que se desea aplicar cuando el valor
de la celda cumple la condicin y, a continuacin, clic en Aceptar.

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y
una barra ms corta representa un valor ms bajo.
5.8.4.1. Elegir de la galera
Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional, clic en
Barras de datos y a continuacin seleccionar un icono de la barra de datos.

5.8.4.2. Ms reglas
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicio-
nal y, a continuacin Barras de datos, clic sobre el comando Ms reglas
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar
formato a todas las celdas segn sus valores
(opcin predeterminada).
En la lista Estilo de formato, seleccione Barra
de datos.
Seleccionar un Tipo en Mnima y Mxima. Para
elegir una escala de color de Mnima y Mxima,
haga clic en Color de la barra.




Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccionar Mostrar solo la ba-
rra.
Para aplicar un borde slido a las barras de datos, seleccionar Borde slido en el cuadro de
lista Borde y elegir un color para el borde.
Para elegir entre una barra slida y una barra degradada, elegir Relleno slido o Relleno de-
gradado en el cuadro de lista Relleno.
Para aplicar formato a las barras negativas, clic en Valor negativo y eje y, a continuacin, en
el cuadro de dilogo Valor negativo y configuracin del eje, elegir las opciones para los co-
lores del relleno y el borde de la barra negativa.
Se puede cambiar la direccin de las barras. Para ello, elegir una configuracin en el cuadro de
lista Direccin de barra.

Una escala de colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores.
El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores
azul y naranja, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms azul y las
celdas de valor inferior tengan un color ms naranja.
5.8.5.1. Elegir de la galera
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Escalas de color.
Seleccionar una escala de dos colores.
5.8.5.2. Ms reglas
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicio-
nal y, a continuacin Escalas de color, clic sobre el comando Ms reglas.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores
(opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 co-
lores.
Seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mnima, Punto Medio y Mxima.






Los iconos se utilizan para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categoras separadas
por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de
iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores ms altos, la flecha amarilla
hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms
bajos.
Tambin se puede crear una propia combinacin de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de
verificacin de smbolo verde, una luz de semforo amarilla y una bandera roja.
5.8.6.1. Elegir de la galera
Seleccionar una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional,
haga clic en Conjunto de iconos y, a continuacin, seleccione un conjunto de iconos.
5.8.6.2. Ms reglas
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicio-
nal y, a continuacin Conjunto de iconos, clic sobre el comando Ms reglas.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores
(opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de
regla, en la lista Estilo de
formato, seleccionar Conjunto
de iconos.
Seleccionar un conjunto de
iconos. El valor predetermina-
do es 3 semforos (sin mar-
co). El nmero de iconos, los
operadores de comparacin y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada
conjunto de iconos.
Si se desea, se pueden ajustar los operadores de comparacin y los valores de umbral. El ran-
go predeterminado de valores para cada icono es igual en tamao pero puede ajustarlos para
satisfacer requisitos nicos.
Para que el primer icono represente valores
ms bajos y los ltimos valores ms altos,
seleccionar Invertir criterio de ordenacin
de icono.
Para mostrar solo el icono y no el valor en la
celda, seleccionar Mostrar icono nicamen-
te.
cotizaciones 1







El administrador de reglas de formato condicional permite la realizacin y gestin de todos los formatos
condicionales expuestos en los puntos anteriores.
5.8.7.1. Para crear nueva regla
Seleccionar una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
Para agregar un formato condicional, clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de dilogo
Nueva regla de formato.
Utilizando el ejemplo cotizaciones 1 se van aplicar las siguientes nuevas reglas que darn el
aspecto siguiente:
Filas con valores positivos en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color verde.
Filas con valores igual a cero en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color amarillo.
Filas con valores negativos en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color rojo.


cotizaciones 2
Agregar Nueva regla (para dar color verde a las columnas Dif. y Dif.%.), esta
regla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto

Seleccionar los datos de columnas Dif. y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
Dar formato nicamente a las celdas con: elegir
Valor de la celda mayor que 0.
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente
establecer un color verde para la fuente.
Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar
color amarillo a las columnas Dif. y Dif.%.), esta regla puede ser omitida apli-
cando el formato de formula explicado en el punto




Seleccionar los datos de columnas Dif. y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
Dar formato nicamente a las celdas con: elegir Valor de la celda igual que 0.
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente establecer un color amarillo para la fuente.
Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color rojo a las columnas Dif. y Dif.%.), esta re-
gla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto

Seleccionar los datos de columnas Dif. y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
Dar formato nicamente a las celdas con: elegir Valor de la celda menor que 0.
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente establecer un color rojo para la fuente.
Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color
verde a las filas)
Seleccionar todos los datos y Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato.
Dar formato nicamente a los valores donde esta fr-
mula sea verdadera: la formula introducida implica
que se valore la columna C y que se actualice por las
distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la for-
mula quedara = $C2>0
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente establecer un color verde para la fuente.
Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color amarillo a las filas)
Seleccionar todos los datos y Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
Dar formato nicamente a los valores donde esta frmula sea verdadera: la formula introducida
implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la co-
lumna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedara = $C2=0
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente establecer un color amarillo para la fuente.
Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color rojo a las filas)
Seleccionar todos los datos y Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
Dar formato nicamente a los valores donde esta frmula sea verdadera: la formula introducida
implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la co-
lumna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedara = $C2<0
Clic sobre el botn Formato y en la ficha Fuente establecer un color rojo para la fuente.
Aceptar

Para cambiar un formato condicional:
Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
Comprobacin de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica co-
rrectos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.




Se puede cambiar el rango de celdas. Para ello, clic en Contraer dilogo en el cuadro Se
aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccionar el nuevo rango de cel-
das de la hoja de clculo y luego seleccionar Expandir dilogo .
Seleccionar la regla y, a continuacin, clic en Editar regla.
Aceptar.

Para borrar reglas, se pueden utilizar alguno de los siguientes procedimientos:
Seleccionar las celdas a las que se desee borrar el formato condicional
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Borrar reglas.
Elegir el comando que se desee, borrar el
formato de las celdas seleccionadas, de
toda la hoja o bien de toda la tabla
Las celdas pueden estar afectadas por diferentes
reglas de formato condicional, cuando no se
desean borrar todas las reglas los pasos son:
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
Comprobacin de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica co-
rrectos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
Se puede cambiar el rango de celdas. Para ello, clic en Contraer dilogo en el cuadro Se
aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccionar el nuevo rango de cel-
das de la hoja de clculo y luego seleccionar Expandir dilogo .
Seleccionar la regla y, a conti-
nuacin, clic en Eliminar regla.
Aceptar.
En el ejemplo cotizaciones 2 se podran
eliminar las reglas de rea selecciona-
da en la figura de la derecha, ya que
las reglas de frmula cubren esa fun-
cin






Excel dispone de una amplia y vistosa galera de estilos de tabla para aplicar de forma automtica a
los datos.
Pasos para aplicar un estilo de tabla:
Seleccionar la tabla.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada
junto a Dar formato como tabla.
Clic sobre el modelo de la galera que se desee. Se abre el
cuadro de dilogo Dar formato como tabla.
Comprobar que el rango seleccionado automticamente por Excel se corresponde con el
deseado, si no es as, desde este cuadro de lista se puede realizar la seleccin correcta.
S la primera fila de datos es el encabezado de la tabla, activar la casilla de velicacin La tabla
tiene encabezados.
Poblacin
Activa
2010 Total Activos Ocupados Parados
Parados que
buscan primer
empleo Inactivos
Ambos sexos
Total 38479,1 23088,9 18456,5 4632,4 355,2 15390,2
De 16 a 19 aos 1794,4 385,7 148,9 236,8 133,5 1408,6
De 20 a 24 aos 2572,2 1661,8 1046,6 615,2 102,2 910,4
De 25 a 54 aos 21440,1 18333,9 14917,7 3416,3 112,3 3106
De 55 y ms aos 12672,4 2707,4 2343,1 364,1 7,2 9965,2
Varones
Total 18829,6 12819,2 10289,9 2529,3 155,4 6010,4
De 16 a 19 aos 921,2 225,4 89,4 136 74,5 695,8
De 20 a 24 aos 1309,1 882,2 540,1 342,2 48,8 426,9
De 25 a 54 aos 10883,2 10066,2 8241,3 1824,9 31,5 816,9
De 55 y ms aos 5716,1 1645,2 1419,3 226,1 0,7 4070,9
Mujeres
Total 19649,5 10269,7 8166,6 2103,1 199,8 9379,8
De 16 a 19 aos 873,1 160,3 59,5 100,8 59,1 712,8
De 20 a 24 aos 1263,1 779,6 506,5 273,1 53,4 483,5
De 25 a 54 aos 10556,9 8267,8 6676,5 1591,2 80,7 2289,2
De 55 y ms aos 6956,3 1061,9 923,9 138,1 6,5 5894,3
Poblacin activa 1 (tabla sin formato)

Poblacin activa 2 (aplicado el formato Estilo de tabla medio 14)






Cuando en la galera no est el estilo de tabla deseado, Excel permite crear un nuevo estilo, a conti-
nuacin se van a indicar los pasos para crear un estilo, recreando con la tabla Poblacin activa 1 (tabla sin
formato).
Seleccionar la tabla.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada
junto a Dar formato como tabla.
Clic sobre Nuevo estilo de tabla.
Asignar un nombre. En ejemplo H2-4.
En elemento de la tabla seleccionar:
Fila de encabezado, clic sobre botn formato, elegir un
efecto de relleno degradado dos colores, horizontal.
Primera franja de filas, en , clic sobre
botn formato, elegir un efecto de relleno degradado dos colores, horizontal. En ejemplo
los datos afectados seran las filas Ambos sexos, Total; Varones, Total, Mujeres, Total.
Es momento de mencionar que el 2 del nombre del estilo hace alusin a estas dos ban-
das. Clic en formato y elegir un efecto de relleno degradado dos colores, horizontal
Segunda franja de filas, en ejemplo: 4 (referencia al 4 del nombre) en tamao de las ban-
das; que afectar a los grupos de edad, En formato elegir una trama y bordes.
Seleccionar la tabla, ir al grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Dar
formato como tabla. En la galeria clic sobre el estilo creado

El resto de opciones de estilo tienen una aplicacin similar
Para que desaparezcan los Autoflitros , para poder combinar celdas, etc. elegir del men
emergente las opciones de la imagen.




Excel dispone de una amplia y vistosa galera de estilos de celda para aplicar de forma automtica a
los datos.
Pasos para aplicar un estilo de tabla:
Seleccionar las celdas.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Estilos de celda.
Clic sobre el modelo de la galera que se desee.

Seleccionar las celdas.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a
Estilos de celda.
En el cuadro Nombre del estilo, escribir el nombre que desee asignar
al nuevo estilo.
Clic en el botn Aplicar formato.
En cualquiera de las fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas,
seleccionar los formatos que se deseen y, a continuacin.
Aceptar.
En determinadas celdas puede ser til desactivar la casilla
de verificacin correspondiente a cualquier tipo de formato
que no desee aplicar en una celda o rango determinado.
Cuando se active volver a estar disponible.
Para aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, clic en el
grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada jun-
to a Estilos de celda y clic en el estilo creado situado en la
zona Personalizados.

Clic en el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Estilos de celda y
seleccionar en el estilo.
Botn derecho y elegir la opcin, Eliminar.


Abrir el libro que contenga los estilos que desee copiar. y, a continua-
cin, clic en el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situa-
da junto a Estilos de celda.
Clic en Combinar estilos.
En el cuadro Combinar estilos, doble clic en el libro que contenga
los estilos que se desee copiar.


No se puede eliminar el estilo Normal. Si se eliminan los estilos Moneda, Millares o Porcentaje, no
se podrn utilizar los botones Estilo millares , Estilo moneda ni Estilo porcentual
de la barra de herramientas Formato





Un libro con el nombre de ESTILOS con las dos hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre DISEO DE TABLA
Crear un estilo de tabla con el nombre Mitabla con las siguientes caractersticas:
Fila de encabezado, relleno: degradado dos colores: color 1 Aguamarina, nfasis 5, Oscuro 25%;
color 2: Anaranjado, nfasis 6, claro 80%.
Primera franja de filas, relleno: Anaranjado, nfasis 6, claro 80%.
Fila total, relleno: Aguamarina, nfasis 5, Oscuro 25%; Borde superior, color Anaranjado, nfasis 6,
oscuro 25%.
En la hoja 2 con el nombre DISEO DE CELDA
Crear un estilo de celda con el nombre encabezado con las siguientes caractersticas:
Fuente: Verdana, 12 pto., blanco negrita; relleno: degradado dos colores: color 1, Azul, nfasis 1,
oscuro 25%; color 2, blanco; alineacin horizontal: centrada; alineacin vertical: centrada; ajustar
texto.
Crear un estilo de celda con el nombre cuerpo con las siguientes caractersticas:
Fuente: Verdana, 10 pto., Azul, nfasis 1, oscuro 50%; relleno; Contorno: puntos color azul oscu-
ro; alineacin horizontal: centrada; alineacin vertical: centrada; ajustar texto.
En la hoja 3 con el nombre NMERO realizar la siguiente tabla
Crear un estilo de celda con el nombre MONEY con las siguientes caractersticas:
Fuente, Verdana, 10 pto., ail, dlar EE.UU con negativos en rojo.
Crear un estilo de celda con el nombre FECHA con las siguientes caractersticas:
Fuente, Verdana, 10 pto., azul grisceo; nmero personalizado de fecha con apariencia similar a la
siguiente: 1{may}2012









Para que Excel reconozca una frmula como tal (y no como texto o nmeros) es necesario utilizar una
sintaxis especial. Para introducir una frmula en una celda Excel sigue el siguiente procedimiento:
Introducir el signo (
=
). Este signo le dice a Excel que lo que viene a continuacin es una frmu-
la.
Introducir los operandos y los operadores. Los operandos son los datos con los que la frmula
va a trabajar, y los operadores indican qu hay que hacer con esos datos.
Pulsar la tecla Intro.
Por ejemplo: en la celda C15 se introduce el signo = y seguida-
mente el primer operando, nmero 5; el operador, signo +; el se-
gundo operando, el nmero 3.



Tipos de frmulas:
Frmulas estticas son aquellas que su resultado no puede cambiar a no ser que se vuelvan
a editar y modificar los operandos y operadores. La frmula introducida en el apartado anterior
es un ejemplo de frmula esttica.
Frmulas dinmicas su resultado puede cambiar sin intervencin directa. El mtodo consiste
en introducir en las frmulas referencias a otras celdas.
Ejemplo:
Se introduce los operandos en distintas celdas (D17, E17).
Se activa la celda donde se quiera introducir el resultado.
Se introduce el signo (=);
Se le indica la celda del primer operando, que se puede in-
troducir de dos formas:
Tecleando la direccin de la celda.
Haciendo clic sobre la celda (aparecer el desfile de hor-
migas).
Se introduce el operador (signo +).
Se introduce el segundo operando, del mismo modo que se introdujo el primero.

Excel dispone de los mismos operadores que cualquier calculadora. Vienen descritos en la siguiente
tabla:
Operador Funcin
+ Sumar
- Restar
* Multiplicar
/ Dividir
^ Elevar a una potencia




Excel siempre efecta unas operaciones antes que otras. En la tabla siguiente se estable el orden en
que Excel realiza las operaciones:
Operaciones Descripcin
Parntesis
Las operaciones encerradas entre parntesis se llevan a cabo en primer
lugar, yendo primero los parntesis ms anidados (los ms interiores)
Exponenciacin En segundo lugar se efecta las operaciones de exponenciacin.
Multiplicacin y
Divisin
En tercer lugar van la multiplicacin y la divisin. Ambas tienen igual im-
portancia, as que Excel efecta primero la que est ms a la izquierda.
Suma y resta
Por ltimo van la suma y la resta. Ambas tienen igual importancia, as que
Excel efecta primero la que est ms a la izquierda.
La caracterstica de Autorrelleno tambin funciona con las frmulas
Se puede utilizar la caracterstica de autorrelleno
para copiar una frmula en celdas adyacentes.
En el ejemplo, se introduce la frmula en la celda
E8, que ser el resultado de multiplicar la celda
C8*D8.
En lugar de introducir una nueva frmula en cada
una de las celdas que componen la columna
total, se puede simplificar utilizando la caracters-
tica de autorrelleno. Cuando el puntero pasa por
el cuadrito de gestor de relleno y adopta la for-
ma de una cruz fina, se arrastra hasta la celda
que en la que se desee introducir la frmula.
Una vez realizada la operacin de autorrelleno se selecciona alguna de las celdas de las que se ha
introducido la frmula por el sistema de autollenado se puede observar como la referencia de las cel-
das se ha ido adaptando a la nueva posicin (C9*D9, C10*D10, C11*D11...), a este mtodo se deno-
mina Referencias Relativas. Excel trabaja siempre por defecto con referencias relativas.


Si se desean copiar las frmulas a celdas que no estn adyacentes no se podr utilizar la caracterstica
de Autorrelleno. En este caso, y tambin si se quieren mover las frmulas de sitio en lugar de copiar-
las, se deber utilizar los comandos Edicin, Copiar, Edicin, Mover y Edicin, Pegar (ms cmodo
utilizar botn derecho, o teclado de atajo).
Si se copian celdas que contengan frmulas a otro lugar de la hoja, las referencias relativas
que contengan esas frmulas se modificarn para adaptarse a su nueva ubicacin.
Si se cortan las celdas, las frmulas no se modificarn para adaptarse a la nueva posicin
seguirn refirindose a las referencias originales que contengan.

Cuando se utiliza el autorrelleno, en la ltima celda aparece un botn con el siguiente desplega-
ble se debe elegir la opcin Rellenar sin formato para evitar que el formato
de la celda sea sustituido por el que se arrastra con el autorrelleno.





En el men contextual se elige la opcin de pegar formulas


La tcnica Copiar/Mover y Pegado Especial es mucho ms verstil que Autorelleno. Una de las ven-
tajas que tiene esta tcnica es que se puede pegar los datos que se copien con unas caractersticas
distintas a las que tenan los datos originales.
La funcin de las opciones del grupo Pegar son bastantes obvias por lo que no precisan explicacin.
Las opciones del grupo Operacin, permite realizar una operacin determinada sobre los datos selec-
cionados, sin introducir una frmula en la celda. El procedimiento es el siguiente:
Seleccionar una celda en blanco que conozca como el formato de nmero General.
En la celda, escribir el nmero que se quiera sumar, restar, multiplicar o dividir las celdas se-
leccionadas y presionar INTRO.
Clic en la celda y, a continuacin, hacer clic en Copiar
Seleccionar el rango de celdas que contienen los nmeros que se desean modificar.
En el men contextual, hacer clic en Pegado especial; a continuacin, hacer clic en Sumar,
Restar, Multiplicar o Dividir y seguidamente, en Aceptar.

La frmula copiada se
adaptar a la nueva
posicin (C19*D19)
Si en lugar de copiar,
se hubiese utilizado el
comando mover o cor-
tar la frmula introduci-
da sera C8*D8, que
para este ejercicio sera
un error.




Ejemplo:
Una empresa establece el salario base mensual, de sus empleados para este ao incrementando los
salarios del ao anterior 2%. Los pasos que ha realizado para cambiar los salarios son los siguientes:
En la celda D4, se comprueba que el
formato de celda sea General. Se intro-
duce el nmero por el que se va a multi-
plicar la seleccin (para incrementar un
2% habr que multiplicar por 1,02).
Se ejecuta el comando Copiar.
Se seleccionan las celdas que se desean
modificar.
Se selecciona Pegado especial y se ac-
tivan las opciones en Pegar, Todo, o si
se desea mantener el formato se activa
la opcin Formatos de nmeros y fr-
mulas. En Operaciones, Multiplicar.
Aceptar.

6.4.2.1. Transponer
Cambia las columnas por filas y viceversa. Los pa-
sos son los siguientes:
Seleccionar la tabla a la que se le quieren
transponer las filas y columnas.
Copiar.
Situarse en la celda donde se quiere que se
empiece a posicionarse la tabla transpuesta.
Seleccionar el comando Pegado Especial y
la opcin Transponer.
Aceptar.

Resultado final. No olvi-
dar actualizar el resto de
datos, como el ao, en
este caso se cambia
2011 por 2012.




Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, se
utiliza una referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta basta con poner delante del nombre
de la fila y/o columna el signo del dlar ($). De esta manera hay tres posibilidades:
Tipo Ejemplo Descripcin
Referencias
Mixtas
Referencia absoluta a
la columna
$A1
La referencia a la columna no se modificar al
copiar la frmula
Referencia absoluta a
la fila
A$1
La referencia a la fila no se modificar al copiar la
frmula
Referencia absoluta completa $A$1
Al copiar la frmula no se modificar la referencia
ni a la fila ni a la columna

Ejemplo:
Se est estudiando la posibilidad de incrementar el precio en un 10%, para introducir la frmula habr
seguir los siguientes pasos:
En F4 introducir el signo =.
Introducir el primer operando D4.
Introducir el operador +.
Introducir el segundo operando, la
celda F3, que contiene el porcen-
taje en el que va a incrementar el
precio, esta celda no es actualiza-
ble, por lo que habr que crearle
una referencia absoluta, para ello habr que situar el cursor delante de F3 y pulsar F4, (la refe-
rencia de la celda debe quedar con un smbolo $ delante de la columna, y un smbolo de dlar
delante de la fila, $F$3, si no es as, se deber pulsar F4 hasta que adopte esa forma).
Introducir el segundo operador *.
Introducir el operador D4.
Aceptar.
Completar la columna por el mtodo de Autollenado, se observa como en las celdas donde la
frmula se ha copiado, la referencia a la celda F3 no cambia.


Cuando se edite una celda que contenga una frmula para cambiar referencias relativas por abso-
lutas o viceversa, se puede utilizar la tecla F4 para introducir o quitar los smbolos $. Habr que
situarse delante de la referencia de la celda y pulsar F4; cada vez que se pulsa F4, Excel corregir
la referencia de relativa a absoluta, de absoluta a mixta y, de nuevo de mixta a relativa.




Ejemplo de referencias mixtas.
En este ejemplo se ha creado una tabla de multiplicar, los pasos han sido:
Se han introducido los operadores: los nmeros del 1 al 10 en filas (B2:L2), y en columnas
(B2:B10).
En la celda C3 se ha introducido la si-
guiente frmula:

C$2 la referencia a la fila 2 no se modi-
ficar, y si variar la columna para
adaptarse a la nueva posicin.
$B3 la referencia a la columna B no se
modificar, y si variar la fila para
adaptarse a la nueva posicin.
Utilizar el mtodo de autorrelleno (selec-
cionando la primera fila de resultados y
arrastrado) para completar la tabla de mul-
tiplicar. No olvidar en las Opciones de au-
torrelleno, seleccionar la opcin Rellenar
sin formato.


Cuando se quiere trabajar con datos que estn en hojas de clculo distintas, Excel utiliza las frmulas
tridimensionales o frmulas 3D.
Si se trabaja con datos que se encuentran en una misma hoja de clculo, la tarea se desenvuelve en
dos dimensiones: para referirse a una celda slo se necesita indicar su fila y su columna.
Sin embargo, para referirse a una celda que estuviera en otra hoja de clculo se necesitara una terce-
ra dimensin adems de su fila y de su columna: el nombre de la hoja de clculo en la que ste.
Excel permite crear frmulas que contengan referencias tridimensionales a celdas; es decir, que ade-
ms de la fila y la columna en la que estn tambin incluyan el nombre de su hoja de clculo.
La sintaxis para referirse a una celda de una hoja de clculo que no sea aquella en la que se quiere
introducir la operacin es la siguiente:
=Nombre de la hoja!FilaColumna

En el ejemplo tambin se podra utilizar la siguiente frmula





Si se desea dar un formato determinado a una celda o conjunto de celdas de varias hojas distin-
tas, el procedimiento sera: seleccionar todas las hojas en donde se encuentre la celda o celdas a
formatear, seleccionar la celda o celdas y dar el formato.
Ejemplo: con los datos de la hoja 1, con el nombre, Los Alczares; de la hoja 2 con el nombre, San
Javier; y la hoja 3 con el nombre San Pedro del Pinatar; que contienen los datos siguientes:
LOS ALC-
ZARES
2008
< 5
aos
5-9
aos
10-14
aos
15-19
aos
20-24
aos
25-29
aos
30-34
aos
35-39
aos
40-44
aos
45-49
aos
50-54
aos
55-59
aos
60-64
aos
65-69
aos
70-74
aos
+75
aos
TOTAL
HOMBRES 519 412 404 411 437 751 836 767 650 483 357 373 412 417 344 367
MUJERES 493 412 343 347 434 668 694 621 533 407 374 377 421 396 320 391
TOTAL 1.012 824 747 758 871 1.419 1.530 1.388 1.183 890 731 750 833 813 664 758
SAN JA-
VIER
2008
< 5
aos
5-9
aos
10-14
aos
15-19
aos
20-24
aos
25-29
aos
30-34
aos
35-39
aos
40-44
aos
45-49
aos
50-54
aos
55-59
aos
60-64
aos
65-69
aos
70-74
aos
+74
aos
TOTAL
HOMBRES 1.095 935 903 939 1.105 1.457 1.619 1.498 1.285 1.077 813 695 656 552 524 655
MUJERES 967 866 871 874 1.069 1.265 1.383 1.293 1.148 970 773 694 685 589 483 915
TOTAL 2.062 1.801 1.774 1.813 2.174 2.722 3.002 2.791 2.433 2.047 1.586 1.389 1.341 1.141 1.007 1.570
SAN PE-
DRO DEL
PINATAR
2008
< 5
aos
5-9
aos
10-14
aos
15-19
aos
20-24
aos
25-29
aos
30-34
aos
35-39
aos
40-44
aos
45-49
aos
50-54
aos
55-59
aos
60-64
aos
65-69
aos
70-74
aos
+75
aos
TOTAL
HOMBRES 816 737 701 702 843 1.173 1.223 1.071 958 770 609 476 455 438 393 523
MUJERES 806 697 610 643 828 1.016 1.047 973 888 706 564 535 498 459 431 683
TOTAL 1.622 1.434 1.311 1.345 1.671 2.189 2.270 2.044 1.846 1.476 1.173 1.011 953 897 824 1.206
Se realizan dos hojas ms, la primera, denominada Comparacin:
En la celda B2 se introduce el signo =.
Se activa la hoja Los Alczares y se selecciona la celda que contiene el dato Hombres en la
barra de frmulas se visua-
liza
.
Intro.
Autorrelleno de todas las
celdas de la fila
( se debe seleccinar Rellenar sin formato).
Autorrelleno de la fila de Mujeres.

Repetir los pasos para las hojas de
San Javier y Los Alczares.
En la hoja segunda hoja, denominada Total
poblacin:
En la celda B5 se introduce el signo =
y la funcin suma.
Se activa la hoja Comparacin y
se selecciona el rango de la
suma
Intro y se realizan los pasos ne-
cesarios para el relleno del resto
de celdas.





Una tabla administra, analiza y almacena un conjunto de informacin relacionada. Es muy til para
trabajar con datos dispuestos en una tabla con encabezados de columnas que contengan preferen-
temente texto (el ttulo que define en contenido de la columna, Cantidad, Precio, Concepto, etc.).
Excel no reconoce los datos como tabla hasta que no se le asigna el mtodo para crearla, existen dos
mtodos para crear una tabla:
Insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, ejecutando el comando Tabla del grupo
Tablas en la ficha Insertar.
Dando formato a los datos como una tabla en el estilo que se elija, ejecutando el comando
Dar formato como tabla del grupo Estilos de la ficha Inicio.


En una hoja de clculo, seleccionar el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas
pueden estar vacas o contener datos.
En el grupo Tablas de la ficha Insertar, clic en Tabla.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T.
Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, activar
la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.


Las tablas permiten:
Ahorrar tiempo, cuando Excel reconoce una tabla puede ejecutar tareas
automticamente, que de otra forma tendra que realizar en varios pasos.
Ordenar y filtrar datos.
Agregar un formato especial.
Autorellenar frmulas.
Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados (Columna1, Columna 2, etc.) si no
se activa la casilla La tabla tiene encabezados. Para cambiar estos nombres se selecciona el
encabezado predeterminado a reemplazar y se escribe a continuacin el texto adecuado.





En una hoja de clculo, seleccionar el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas
pueden estar vacas o contener datos.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Dar formato como tabla

En Claro, Medio u Oscuro, clic en el estilo de tabla que desea usar. Si el rango seleccionado
contiene datos que se desea mostrar como encabezados de la tabla, clic en un estilo de tabla
que incluya una fila de encabezado.
Cuando usa la funcin Dar formato como tabla, Excel automticamente inserta una tabla.
6.7.2.1. Ficha Herramientas de tabla
Tras crear una tabla, aparecern las Herramientas de tabla, que muestran la ficha Diseo. Las he-
rramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la tabla. La ficha Diseo se ver
nicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.

Para agregar una columna inmediatamente a la derecha de la tabla, escribir el encabezado de
columna y ENTRAR.
Para agregar una fila al final de la tabla, escribir en la fila en blanco que se encuentra
inmediatamente debajo de la ltima fila de la tabla y ENTRAR.
Para agregar una columna dentro de la tabla, clic en una celda que se encuentre
inmediatamente a la derecha de donde se desea insertar la columna, clic con el botn
secundario, Insertar y, a continuacin, clic en Columnas de la tabla a la izquierda.
Para agregar una nueva fila dentro de la tabla, clic en una celda que se encuentre
inmediatamente debajo de donde se desea insertar la fila, clic con el botn secundario,
Insertar y clic en Filas de la tabla arriba.
Para eliminar una columna, clic con el botn secundario en la columna, Eliminar y clic
en Columnas de la tabla.
Para eliminar una fila, clic con el botn secundario en la fila, elija Eliminar y clic en Filas de la
tabla.


Despus de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la funciona-
lidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de tabla. Para dejar de
trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, se puede convertir la tabla en
un rango de datos comn en la hoja de clculo.
Clic en cualquier punto de la tabla.
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, clic en Convertir en rango. Tambin se puede
hacer clic con el botn secundario del ratn en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer
clic en Convertir en rango.

6.7.5.1. Fila de totales
Una peculiaridad de tablas es que permite la insercin de Fila de totales, los pasos son:
Clic en cualquier punto de la tabla.
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, Activar la casilla de verificacin Filas de totales en el
grupo Opciones de estilo de tabla.






Automticamente Excel inserta la fila Total, donde cada celda contiene un desplegable que permite
elegir la funcin adecuada a esa columna.
6.7.5.2. Autorrelleno de frmulas
En una tabla cuando se inserta una frmula en la primera celda de la columna, Excel automticamente
rellena toda la columna.
En la primera celda debajo del encabezado Total, se introduce la siguiente frmula

Instantneamente se cumplimentan todas las celdas de la columna Total 2011.
Una ventaja de este procedimiento es que la frmula aporta un informacin sobre su operatividad, no
es lo mismo de aqu ya se puede deducir que se suman los
datos del 1
er
y 2 semestre, que cuando utilizamos referencias relativas, en este caso =C11+D11, fr-
mula que por s sola no aclara nada.

Cuando se crea una tabla, Excel usa el nombre de la tabla y el nombre de cada columna para crear automtica-
mente referencias de celda estructuradas (similares a celdas con nombre) para la tabla. Se puede usar referencias
de celda estructuradas en las frmulas
6.7.6.1. Componentes de una referencia estructurada
Para trabajar con tablas y referencias estructuradas de forma eficaz, es necesario comprender cmo se crea la
sintaxis de las referencias estructuradas al crear las frmulas. Los componentes de una referencia estructurada se
muestran en el ejemplo siguiente de una frmula que suma los importes que suman los datos del 1
er
y 2 se-
mestre,


1 2 1 2




Un nombre de tabla es un nombre significativo que hace alusin a los datos reales de la tabla (ex-
cluidas la fila de encabezados y la fila de totales, si las hay).
Un especificador de columna se obtiene a partir del encabezado de columna, va encerrado entre
corchetes y hace referencia a los datos de la columna (excluidos el encabezado de columna y el total,
si los hay).
.
6.7.6.2. Nombres de tabla y especificadores de columna
Cada vez que se inserta una tabla, Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) en el
nivel o mbito global del libro. Se puede cambiar fcilmente este nombre con el fin de darle un mayor significado.
Por ejemplo, para cambiar Tabla1 a ventas, puede utilizar el cuadro de dilogo Editar nombre (en la ficha Dise-
o, en el grupo Propiedades, edite el nombre de la tabla en el cuadro Nombre de la tabla).
El nombre de una tabla hace referencia a todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado
y de totales. Hace referencia al rango de celdas B11:H15
Los especificadores de columna representan referencias a los datos de toda la columna, a excepcin del encabe-
zado de columna y el total. En el ejemplo de la tabla ventas, el especificador de columna [1er-sem-11] hace refe-
rencia al rango de celdas C11:C15, y el especificador de columna [2-sem-11] hace referencia al rango de celdas
D11:D15.
6.7.6.3. Introduccin asistida de datos en una frmula
A medida que se escriben datos Excel despliega todas las posibilidades reconocidas para la cadena de
caracteres introducidos.
Por ejemplo:
En la celda C11 se va a introducir la funcin que sume las ventas del 1
er
y 2 semestre de 2011.
Para hacer referencia a la tabla, se escribe =ve, Excel ofrece la posibilidad de introducir el
nombre de la tabla ventas (se identifica con el icono de tabla ) simplemente con un doble
clic sobre ventas y queda introducida en la frmula.

Para hacer referencia a la columna, se escribe [ y simplemente con un doble clic sobre 1er-
sem-11 (con icono ) y queda introducido en la frmula.






Para evitar la sustitucin de datos, se inserta una co-
lumna a la izquierda.

Resultado de dividir texto
en columna, indicando
como un nuevo destino
de celdas.
Divide el contenido de una celda en varias columnas.
En el ejemplo de la tabla de la derecha se va a dividir la columna APELLIDOS Y NOMBRE, en dos
columnas, la primera con encabezado APELLIDOS y la segunda con encabezado NOMBRE.

Se utiliza este mtodo si el contenido a dividir tiene un formato
delimitado, como Apellidos y Nombre (la coma entre Apellidos y
Nombre es el limitador).
Seleccionar el rango de datos que desea convertir.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos,
clic en Texto en columnas.
En el paso 1 del Asistente para convertir texto en co-
lumnas, clic en Delimitados y luego en Siguiente.
En el paso 2, activar la casilla de verificacin Coma y
desactivar las dems casillas bajo Delimitadores.
En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y
el apellido en dos columnas distintas.
Haga clic en Siguiente.
En el paso 3, seleccionar una columna en el cuadro
Vista previa de los datos y, a continuacin, en Forma-
to de los datos en columnas, clic en Texto. Repetir
este paso para cada columna del
cuadro Vista previa de los datos.
Clic en el cuadro situado a la de-
recha del cuadro Destino y, a con-
tinuacin, seleccionar la celda
donde se quieren colocar los da-
tos.
Finalizar


Si no se especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarn
los datos originales. Para evitar la sustitucin de datos, se insertan un nmero de columnas a la
derecha que sumadas a la columna a dividir, den como resultado el nmero total de columnas. En
el cuadro destino se hace referencia a la primera celda de las columnas insertadas.
Ejemplo, si el texto a dividir va a ocupar tres columnas, se insertarn dos columnas a la derecha.





Una misma columna puede contener varios datos que se alineen como columnas en distintas filas,
ms fcil de comprender a travs del ejemplo siguiente:
Se precisan tratar en Excel los datos de la figura de la derecha, estos datos son exportados de Word y
estn separados por varios espacios (los datos en tablas o con tabulaciones, son fcilmente reconoci-
dos por Excel y les adjudica las columnas correspon-
dientes), para distribuir los datos en cuatro columnas
los pasos son:
Seleccionar el rango de celdas que contiene los
datos que a dividir.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha
Datos, clic en Texto en columnas.
En el paso 1 del Asistente para convertir texto en
columnas, clic en De ancho fijo y luego en Siguien-
te.
En el paso 2 del Asistente en el cuadro Vista previa de los datos, aparece la divisin que Ex-
cel reconoce automticamente, en este caso la ltima lnea sobra, para eliminarla, doble clic
sobre la lnea. Clic en Siguiente.

En el paso 3, seleccionar una columna en el
cuadro Vista previa de los datos y, a continua-
cin, haga clic en una opcin de formato en
Formato de los datos en columnas. Repetir es-
te paso para cada columna del cuadro Vista previa
de los datos.
Si desea mostrar el contenido dividido en las co-
lumnas junto al nombre completo, haga clic en
el icono situado a la derecha del cuadro Des-
tino y, a continuacin, clic en la celda colocada
junto al nombre en la lista. Si no se especifica un
nuevo destino para las nuevas columnas, los datos
divididos reemplazarn los datos originales.
Clic en Finalizar.





En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos se encuentra el comando Validacin de
datos que proporciona un medio eficaz para establecer qu tipos de datos estn permitidos y cules
no, en una celda o en un rango.
De las tres pestaas disponibles, la ms importante es la primera (Configuracin), las otras dos sim-
plemente configuran los mensajes de advertencia que el usuario ver en la pantalla cuando intente
violar las normas de insercin de datos.


La pestaa etiquetada como Configuracin es la que ofrece distintas posibilidades en lo referente a
tipos de datos disponibles en una celda.
La zona del cuadro de dilogo que tiene el
nombre de Criterio de validacin, variar en
funcin del contenido de Permitir. Algunas de
las posibilidades son las siguientes:

En la pestaa Configuracin, Criterio de
validacin aparecen dos casillas de verificacin:
Omitir blancos:
Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin: si esta seleccionada
esta opcin, se transmiten los cambios que se hagan a todas las celdas que tengan las
mismas restricciones.

6.9.1.1. Cualquier valor
Este estado no impone ningn tipo de restriccin. La celda puede contener cualquier tipo de datos.
6.9.1.2. Nmero entero y decimal.
La celda slo puede aceptar como entradas vlidas aquellas que definan nmeros enteros. Se pueden
establecer restricciones a los nmeros enteros y decimales:
Escribir nmeros enteros en las casillas Mnimo y Mximo.
Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en
las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro especifica datos no vlidos en la celda.

A la hora de seleccionar celdas, ya sea como origen de una lista, mximo o mnimo, etc., no es posi-
ble elegir rangos que no pertenezcan a la misma hoja en la que se est estableciendo l a validacin.
Para solventar este problema se puede hacer lo siguiente: darle a la celda o rango en cuestin un
nombre e indicarlo en lugar de intentar seleccionarlo. Debe llevar el signo igual al principio.




En lugar de nmeros, indicar valores contenidos en celdas, mediante el cuadro contraer cuadro de
dilogo
6.9.1.3. Lista
Su inters estriba en el gran nmero de alternativas que ofrece a la hora de configurar la entrada de la
celda.
Si se quiere que slo se pueda escribir ciertos valores dentro de una celda, la opcin de lista es la ade-
cuada, Ofreciendo los valores a travs de una lista vinculada con la celda.
Para elegir una u otra posibilidad lo nico que hay que hacer es activar o desactivar la casilla de verifi-
cacin Celda con lista desplegable.
Para utilizar una lista como validacin se va a explicar a travs del siguiente ejemplo:
Se ha realizado una hoja de clculo con el nombre Becas, para organizar las Becas de la Unin Euro-
pea, como la siguiente:

En el mismo libro hay otras dos hojas de clculo, una con el nombre de Comunidades Autnomas y la
otra con el nombre de Pases Unin Euro-
pea, en donde estn relacionados por orden
alfabtico las Comunidades Autnomas (al
rango se le ha denominado comunidades) y
los pases de la Unin Europea (al rango se
le ha denominado pases), respectivamen-
te.
Se va introducir en Procedencia y Pas Des-
tino una Lista validada hay dos procedi-
mientos: seleccionando el rango donde se
encuentran los valores o escribiendo direc-
tamente la lista de valores.
6.9.1.3.1 Seleccionando el rango
donde se encuentran los valores
Los pasos son:
Seleccionar el rango en la columna
Procedencia donde se van a intro-
ducir alguna de las comunidades
autnomas.
Seleccionar el comando Validacin
del men datos.
En la pestaa Configuracin, en
Permitir elegir Lista, en Origen:
seleccionar el rango de la hoja
CC.AA donde se encuentran la re-
lacin de comunidades autnomas.

A partir de este momento, solo se podr intro-
ducir en la columna Procedencia alguna de las
comunidades autnomas de la lista.




Para introducir los pases de la Unin Europea el procedimiento ser similar.
Si el origen estuviera en la misma hoja de clculo se podra seleccionar el rango.
Se debe tener en cuenta que si los elementos de la lista varan en el origen, tambin variarn en la lista
de validacin.
Igualmente si los elementos de la lista pueden aumentar en origen, se debe tener la precaucin de
indicar un rango ms amplio, para que los nuevos elementos estn incluidos en el rango indicado en la
validacin.
6.9.1.3.2 Escribiendo directamente la lista de valores.
Este procedimiento tiene la ventaja que los valores no dependen de un rango, el procedimiento utili-
zando el ejemplo del punto anterior, sera:
Seleccionar el rango en la columna Procedencia
donde se van a introducir alguna de las comuni-
dades autnomas.
Seleccionar el comando Validacin del men da-
tos.
En la pestaa Configuracin, en Permitir elegir
Lista, en Origen escribir los valores de la lista
separados por ; (punto y coma).
6.9.1.4. Personalizada
De lo que se trata es de escribir una frmula que devuelva un valor verdadero o falso. En funcin de
este criterio, Excel permitir la entrada o no de datos.

Ejemplo 1: en el ejercicio de Becas UE el nmero de das mnimo de permanencia en el pas debe ser
de 30 das.
Para introducir una validacin personalizada se debe
tener en cuenta:
N Das = Fecha Fin Fecha Inicio
La validacin personalizada se debe introducir en el ran-
go Fecha Fin de tal modo que si se intenta introducir
una fecha que no de cmo resultado mayor de 30 en el
N das, Excel dar un mensaje de error y no permitir la
entrada del dato.
La Configuracin del criterio de validacin en el ejemplo ser la siguiente:
Permitir: Personalizada
Frmula: =H5>30
Ejemplo 2: para evitar la introduccin de valores duplicados en el campo NIF del ejercicio Becas UE




En el ejemplo cada alumno solo puede ser beneficiario de
una beca, en ocasiones por error se introducen valores
que ya han se encuentran registrados. Para evitarlo en el
rango correspondiente al encabezado NIF, se introduce
una validacin personalizada con los siguientes criterios:
Permitir: Personalizada
Frmula: =CONTAR.SI($C$5:$C$30;C5)<2
Ver funcion Contar.si




6.9.1.4.1 Omitir Blancos
Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos permi-
te escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se ha-
ga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco,
la activacin de la casilla de verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda
validada.
Ejemplo Omitir Blancos en Lista
En una hoja con el nombre colores, se escriben en cada celda diferentes colo-
res y se deja en blanco alguna de las celdas del rango.
Se asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, color.
En otra hoja con el nombre Pedidos se crean dos columnas una con los si-
guientes encabezados: Producto y Color.
En Color se configura una Validacin de datos
que permita elegir los datos dentro de una lista con
origen en el rango con el nombre Color.




Activando la casilla Omitir blancos.
Si en la seleccin del color de la lista se selecciona la posicin en
blanco en la celda se podra introducir cualquier valor, por ejemplo,
amarillo.

Desactivada la casilla Omitir blancos.
Si en la seleccin del color de la lista se
selecciona la posicin en blanco, no se-
ra posible la introduccin de otro valor.







Ejemplo Omitir Blancos en permitir numero entero
En un rango se escriben valores y se deja en blanco alguna de las celdas del rango.
Se asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, aver.
En otro rango se crean dos columnas una
con los siguientes encabezados: Mquina y
N averas.
En N averas se configura una Validacin
de datos que permita elegir los datos dentro
de una lista con origen en el rango con el
nombre aver.

Activando la casilla Omitir
blancos.
Si en la seleccin del color de la lista se selecciona la posicin en blanco en la
celda se podra introducir cualquier valor, por ejemplo, 9.

Desactivada la casilla Omitir blancos.
Si en la seleccin de la lista se selecciona la posicin en blanco, no sera posi-
ble la introduccin de otro valor.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos hay dos pestaas que sirven para configurar los mensa-
jes que Excel mostrar cuando se seleccione una celda o
cuando se produzca un valor de entrada errneo.
Pasos:
Seleccionar las celdas para las que desee que
aparezca un mensaje.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas
de datos clic en el comando Validacin de da-
tos.
Elegir la ficha Mensaje entrante.
Comprobar que la casilla de verificacin Mostrar
mensaje al seleccionar la celda est activada.
Para que aparezca un ttulo en negrita en el men-
saje, escribirlo en el cuadro Ttulo.
Escribir el texto del mensaje en el cuadro Mensaje de entrada, con un mximo de 255 carac-
teres. Para comenzar una nueva lnea en el mensaje, presionar INTRO.
Para que aparezca el mensaje, se deber introducir el texto en el cuadro Mensaje de entrada.






Pasos:
Seleccionar las celdas para las que se desee que
aparezca un mensaje.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas
de datos clic en el comando Validacin de da-
tos.
Especificar las restricciones de datos para las
Clic en la ficha Mensaje de error.
Comprobar que la casilla de verificacin Mostrar
mensaje de error si se introducen datos no v-
lidos est activada.
En el cuadro Estilo, especificar el tipo de mensaje
que se desee.
Para que aparezca un mensaje de informacin
que tenga los botones Aceptar y Cancelar y el
botn predeterminado sea Aceptar, clic en Informacin.
Para que aparezca un mensaje de aviso con el texto Desea continuar?, seguido de los bo-
tones S, No y Cancelar, siendo No el botn predeterminado, hacer clic en Advertencia.
En ambos tipos de mensaje, los botones Aceptar y S introducen datos no vlidos en la celda.
El botn No le lleva de nuevo a la celda para modificar los datos. El botn Cancelar restaura el
valor anterior en la celda.
Para mostrar un mensaje de detencin que tenga los botones Reintentar y Cancelar, siendo
Reintentar el botn predeterminado, haga clic en Detener.
Si se desea que aparezca un ttulo en la barra de ttulo del mensaje o en el globo del Ayudante
de Office, si est activado, escribir el texto en el
cuadro Ttulo. Si se deja en blanco el cuadro Ttulo,
el valor predeterminado del ttulo ser Microsoft
Excel.
Si se desea que aparezca su propio texto en el
mensaje, escribirlo en el cuadro Mensaje de error.
Para comenzar una nueva lnea en el mensaje, pre-
sionar INTRO. Si no se introduce ningn texto en el
cuadro Mensaje de error, el mensaje presentar lo siguiente: El valor introducido no es vli-
do. Un usuario tiene valores restringidos que no pueden introducirse en esta celda.










Crear una carpeta con el nombre de Clculos Bsicos y Validacin donde se incluirn los
siguientes libros:
Un libro con el nombre de Clculos Bsicos con las tres hojas siguientes

En la hoja 1 con el nombre La Madera realizar la siguiente tabla:
Calcular el total dando nombre al rango cantidad y precio.
Dar formato de sombra a los ttulos y encabezados.


En la hoja 2 con el nombre VRTICE realizar la siguiente tabla:

Ttulos con sombras y 3D.
Cifras con separador de miles y en . (los clculos expresados en % se realizan sobre el total
de ventas).








En la hoja 3 con el nombre Incremento Ventas realizar la siguiente tabla


Calcular las ventas del ao 2011.
Calcular las ventas del ao 2012, teniendo en cuenta un incremento del 8%
Cifras con separador de miles y en .

Un libro con el nombre de Validacin con las tres hojas siguientes

En la hoja 1 con el nombre Elecsa realizar la siguiente tabla:

Nmero
Repara-
cin
Hora inicio
reparacin
Trabajo
Tiempo Es-
timado Re-
paracin
(Horas)
Hora Fin
reparacin
Tiempo
Transcu-
rrido
Precio Re-
paracin
1 8:15 a.m. Cocina 1 9:17 a.m.
2 8:10 a.m. Frigorifico 2 10:34 a.m.
3 8:30 a.m. Congelador 4 1:18 p.m.
4 8:32 a.m. Lavadora 1 9:44 a.m.
5 9:00 a.m. Microondas 1 9:18 a.m.

Precio hora trabajo
Antes de introducir las horas estimadas en el campo Tiempo estimado en Horas introducir la
validacin de advertencia siguiente: para tiempos superiores a 2 horas el siguiente mensaje de
Advertencia AVISO CLIENTE: su presupuesto es el siguiente...Reparamos?
Nota: Para introducir horas formato a.m. o p.m. despus de la cifra que indica la hora habr
que pulsar un espacio antes de escribir a.m. o p.m., si bien, basta con poner a o p.
Calcular el tiempo necesario para reparar un electrodomstico.
Hallar el coste de reparacin.
Insertar un comentario en el precio de la reparacin del congelador: Debera Usted comprar
un nuevo congelador.





17,10





En la hoja 2 con el nombre SIMESA realizar la siguiente tabla
Calcular los resultados en los espacios sombreados teniendo en cuenta que:
COSTES DE FABRICACIN = costes fijos+costes
variables
MARGEN INDUSTRIAL = ventas-costes fabricacin
MARGEN COMERCIAL = margen industrial-costes de
distribucin
RESULTADO = MARGEN COMERCIAL
Los costes variables no deben representar una cifra
superior al 20% del margen industrial..
Crear el siguiente mensaje de advertencia
Introducir en los costes variables distintas cantidades para
comprobar la eficacia de la regla de validacin personalizada.

En la hoja 3 con el nombre COCHES realizar la siguiente tabla
Crear el siguiente formato condicional: en 1 Revisin a los que tengan menos de 15000, en la
2 Revisin a los que tengan menos de 30000 y en 3 Revisin a los que tengan menos de
35000.
Insertar un comentario.
Introducir una regla de validacin que no permita la introduccin:
de menos de 5000 Km , ni ms de 30000 en la primera revisin
de menos de 25000 Km , ni ms de 40000 en la segunda revisin
de menos de 30000 Km , ni ms de 50000 en la tercera revisin;

MODELO 1 REVISIN 2 REVISIN 3 REVISIN
AUTO BRAVA 14500 26000 35000
AUPI A215 19000 32000 40000
LORD MONDA 17000 29000 35000
AUPI A1500 25000 35000 42000
AUTO MAREA 17800 30000 37000
LORD VECTRA 19000 31000 41000
CITRN MONTIEL 19000 33000 45000
YOTA BORNEO 16500 28500 33000







Un libro con el nombre de REFERENCIAS ABSOLUTAS con las dos hojas siguientes

En la hoja 1 con el nombre HIPOTECA realizar la siguiente tabla
Calcular la duracin de las hipotecas concedidas con fecha 02/01/2010

Calcular los aos que restarn de hipoteca en las fechas indicadas:


En la hoja 2 con el nombre EVOLUCIN SALARIOS realizar la siguiente tabla:
Los salarios indicados corresponden a un determinado Convenio Colectivo

Hallar la evolucin del salario mnimo , teniendo en cuenta que evolucionan segn el ndice del
encabezado
La empresa esta acogida al anterior convenio colectivo y paga a sus trabajadores a razn del
salario mnimo ms incentivos y plus convenio en el porcentaje que se indica , calcular los
correspondientes a 2015.







Las frmulas que se han visto en los apartados anteriores slo podan realizar clculos aritmticos
sencillos. Sin embargo, Excel tiene una potencia de clculo muy superior. Las frmulas pueden incor-
porar operandos que permiten realizar clculos mucho ms avanzados. Estas herramientas son las
Funciones.
Excel dispone de un enorme nmero de funciones que abarcan casi todos los campos de clculo.
La funcin consta de dos partes:
Su nombre, que describe la operacin que se va a realizar.
El argumento, que indica (entre parntesis) la celda o celdas sobre las que se va a realizar la
operacin. Una funcin puede contener varios argumentos.

La estructura de una funcin comienza por el nombre
de la funcin, seguido de un parntesis de apertura,
los argumentos de la funcin separados por puntos y
comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia
una frmula, escribir un signo igual (=) delante del
nombre de la funcin. A medida que se cree una fr-
mula que contenga una funcin, la paleta de frmulas
facilitar ayuda.
Funcin Nombre Argumen-
to
Descripcin
SUMA(A1:A20) SUMA (A1:A20) Suma todas las celdas del rango A1:A20
PROMEDIO(A1:A20) PROMEDIO (A1:A20)
Calcula la media aritmtica de todas las
celdas del rango A1:A20
MAX(A1:A20) MAX (A1:A20)
Halla la celda que contiene el valor mximo
en el rango A1:A20 y devuelve ese valor.
SUMA(Clientes!A1:A20) SUMA (A1:A20)
Suma todas las celdas del rango A1:A20
de la hoja de clculo Clientes.
Las funciones pueden ir solas en una frmula o unidas a otros ope-
randos y operadores. En el caso de que vayan solas en una frmula,
la funcin se introduce de la siguiente forma:
El signo (=) por el que comienzan todas las frmulas.
La funcin en s.
Ejemplo
En la tabla de la izquierda se quiere introducir una funcin que cal-
cule la nota media de todos los alumnos en el mdulo de Aplicacio-
nes Informticas:
Pasos:
Activar la celda donde se quiere introducir la funcin.




Introducir el nombre de la funcin. Se puede indicar de tres formas:
Introduciendo el signo igual y escribiendo la funcin, para los usuarios ms fami-
liarizados con Excel.
Introduciendo el signo igual y seleccionando
la funcin del desplegable del nombre de
funciones, aparecen 10 funciones ordena-
das segn hayan sido utilizadas, de ms re-
cientemente a menos recientemente, si no
aparece la funcin que se precisa habr
que hacer clic sobre Ms funciones...
Haciendo clic sobre Pegar funcin so-
bre el comando Funcin del men Insertar
(el signo igual se introduce automticamen-
te). Una vez abierto el cuadro de dilogo
Pegar funcin se debe hacer clic sobre la
funcin deseada.
Se activa el asistente para esa funcin.
El rango se puede seleccionar, haciendo clic en el botn Contraer dilogo y se-
leccionando el rango con el ratn, una vez seleccionado se vuelve hacer clic en el
cuadro Ampliar dilogo o INTRO.
Aceptar.

La barra de frmulas ayuda a introducir
frmulas.
Si la barra de frmulas no aparece en la
ventana de Excel, se podr incluir haciendo
clic sobre Barra de frmulas del grupo Mos-
trar de la ficha Vista.
Para activar todos los botones de la barra
de frmulas habr que hacer clic en el cua-
dro de la barra.
El cuadro muestra el contenido de la celda
seleccionada, si se desea, ser ms fcil la
modificacin del contenido dentro de este
cuadro que en la propia celda, ya que es ms fcil insertar el punto de insercin donde se desee.


Botn Funcin

Introduciendo el signo en la celda o en
cuadro de esta barra, se puede elegir la
funcin que se desee.

Sirve para cancelar la frmula

Introduce la funcin, tiene la misma fun-
cin que Intro.

Abre el cuadro de dilogo Insertar funcin.

Se escribe la frmula o funcin.




Paleta de frmulas para introducir y modificar frmulas
Introducir frmulas Cuando se cree una
frmula que contenga una funcin, la
Paleta de frmulas ayudar a introducir
las funciones de la hoja de clculo. A
medida que se introduzca una funcin en
la frmula, la Paleta de frmulas ir mos-
trando el nombre de la funcin, cada uno
de sus argumentos, una descripcin de la
funcin y de cada argumento, el resulta-
do actual de la funcin y el resultado
actual de toda la frmula. Para que apa-
rezca la paleta de frmulas, hacer clic en
Insertar funcin en la barra de fr-
mulas.
Modificar frmulas Puede utilizarse la Paleta de frmulas para modificar las funciones en las frmu-
las. Seleccionar una celda que contenga una frmula y, a continuacin, hacer clic en Insertar funcin
para que aparezca la paleta de frmulas. En la paleta aparecer la funcin de la frmula y cada
uno de sus argumentos. Se puede modificar la primera funcin, o modificar otra funcin de la misma
frmula, insertando el punto de insercin en la barra de frmulas en cualquier posicin dentro de la
funcin y haciendo clic en , se abrir la paleta de la funcin ms cercana.
Este botn que aparece en la paleta de frmulas, proporciona ayuda sobre la funcin.
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se puedan usar en clculos.
De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1, mientras que la fe-
cha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de enero de
1900.
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los nme-
ros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5 representa la hora 12:00
del medioda.
Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o
cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.

Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.
La sintaxis de la funcin AHORA no tiene argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a
una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.)

Devuelve la fecha actual.


Devuelve la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborables con
parmetros de fin de semana personalizados.
AHORA()

HOY()






La sintaxis de la funcin DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.
Das_lab Obligatorio. El nmero de das laborables antes o despus de la fecha_inicial. Un
valor positivo da como resultado una fecha futura; un valor negativo proporciona una fecha
pasada; un valor de cero proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de das se trunca a
entero.
Fin_de_semana Opcional. Indica los das de la semana que corresponden a das de la
semana y no se consideran das laborables. Fin_de_semana es un nmero de fin de semana o
cadena que especifica cundo ocurren los fines de semana.

N FIN
DE
SEMANA
DAS DE FIN DE
SEMANA
1 u omitido Sbado, domingo
2 Domingo, lunes
3 Lunes, martes
4 Martes, mircoles
5 Mircoles, jueves
N FIN
DE
SEMANA
DAS DE FIN DE
SEMANA
6 Jueves, viernes
7 Viernes, sbado
11 Slo domingo
12 Slo lunes
13 Slo martes
N FIN
DE
SEMANA
DAS DE FIN DE
SEMANA
14 Slo mircoles
15 Slo jueves
16 Slo viernes
17 Slo sbado

Ejemplo:
Con fecha 10/10/2011 se publica una convocatoria cuyo plazo de pre-
sentacin es de 20 das hbiles, los das festivos son el 12/10/2011 y el
01/01/2011. Para calcular el da de finalizacin del plazo, teniendo en
cuenta que los sbados se consideran das hbiles.





Devuelve la parte entera de una divisin. Use esta funcin cuando desee descartar el residuo de una
divisin.

Numerador es el dividendo.
Denominador es el divisor
Observaciones
Si uno de los argumentos no es un valor numrico, COCIENTE devuelve el valor de error #VALOR!
Ejemplos
COCIENTE(5; 2) es igual a 2
COCIENTE(4,5; 3,1) es igual a 1

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
DIA.LAB.INTL(fecha_inicial; das_lab; [fin_de_semana]; [festivos])

COCIENTE(numerador,denominador)






Nmero es el nmero real que desea redondear al entero inferior ms prximo.
Ejemplos
ENTERO(115,98) es igual a 115
ENTERO(-8,9) es igual a 9

Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto.

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros que desea multiplicar
Ejemplos
Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:
PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2.250
PRODUCTO(A2:C2, 2) es igual a 4.500

Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.

Nmero es el nmero que desea redondear.
Nm_de_decimales especifica el nmero de dgitos al que desea redondear el argumento n-
mero.
Si el argumento nm_de_decimales es mayor que 0 (cero), nmero se redondear al nmero
de lugares decimales especificado.
Si el argumento nm_de_decimales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo.
Si el argumento nm_de_decimales es menor que 0, nmero se redondear hacia la izquierda
del separador decimal.
Ejemplos
REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2
REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1
REDONDEAR(-1,475; 2) es igual a -1,48
REDONDEAR(21,5; -1) es igual a 20

Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero.

Nmero es cualquier nmero real que desee redondear.
Nm_decimales es el nmero de decimales al cual desea redondear el nmero.
Observaciones
La funcin REDONDEAR.MAS es similar a la funcin REDONDEAR, excepto que siempre
redondea al nmero superior ms prximo, alejndolo de cero.
ENTERO(nmero)

PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...)

REDONDEAR(nmero;nm_de_decimales)

REDONDEAR.MAS(nmero;nm_decimales)





Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), el nmero se redondea al valor
superior (inferior para los nmeros negativos) ms prximo que contenga el nmero de lugares
decimales especificado.
Si el argumento nm_decimales es 0 o se omite, el nmero se redondea al entero superior
(inferior si es negativo) ms prximo.
Si el argumento nm_decimales es menor que 0, el nmero se redondea al valor superior
(inferior si es negativo) ms prximo a partir de la izquierda de la coma decimal.

Ejemplos
REDONDEAR.MAS(3,2;0) es igual a 4
REDONDEAR.MAS(76,9;0) es igual a 77
REDONDEAR.MAS(3,14159; 3) es igual a 3,142
REDONDEAR.MAS(-3,14159; 1) es igual a -3,2

Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.

Nmero es cualquier nmero real que desea redondear.
Nm_decimales es el nmero de decimales al cual desea redondear el nmero.
Observaciones
La funcin REDONDEAR.MENOS es similar a la funcin REDONDEAR, excepto que siempre
redondea un nmero acercndolo a cero.
Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), el nmero se redondea al valor inferior
(superior para los nmeros negativos) ms prximo que contenga el nmero de lugares
decimales especificado.
Si el argumento nm_decimales es 0 o se omite, el nmero se redondea al entero inferior
(superior si es negativo) ms prximo.
Si el argumento nm_decimales es menor que 0, el nmero se redondea al valor inferior
(superior si es negativo) ms prximo a partir de la izquierda de la coma decimal.

Ejemplos
REDONDEAR.MENOS(3,2; 0) es igual a 3
REDONDEAR.MENOS(76,9;0) es igual a 76
REDONDEAR.MENOS(3,14159; 3) es igual a 3,141
REDONDEAR.MENOS(-3,14159; 1) es igual a -3,1

Suma todos los nmeros de un rango.

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.
Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamen-
te en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o
referencia.
REDONDEAR.MENOS(nmero;nm_decimales)
SUMA(nmero1;nmero2; ...)




Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn erro-
res.
Ejemplos
SUMA(3; 2) es igual a 5
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A2:C2) es igual a 50
Si las celdas a sumar no estn contiguas, cada rango se debe incluir en un Nmero, como en
la figura de abajo







Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como
32; 32; >32; manzanas.
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el
criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ejemplo: en una lista se refleja el resumen de faltas de los alumnos por los das de la semana y por los periodos de ese da. Si se quiere saber las faltas totales
en cada uno de los mdulos, se aplicara una funcin como la que aparece en la barra de frmulas, para facilitar y simplificar la tarea de introducir funciones se
puede utilizar la caracterstica de Autollenado, cambiando nicamente el nombre del mdulo.

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)







Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros en la lista de argumentos. Use
CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de
nmeros.

Ref1; ref2;...son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener
o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuen-
tan los nmeros.
Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones
textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valo-
res de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pa-
san por alto.
Ejemplo
En la tabla de la izquierda se quiere saber el nmero de alum-
nos que cursan el mdulo de Aplicaciones informticas. En la
celda C18 se introduce la funcin que aparece en la barra de
frmulas.

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a
contar.
Ejemplo.
En la tabla de la derecha se quiere conocer el nmero de prcticas que los alumnos tienen que repetir.

CONTAR(ref1;ref2; ...)
CONTAR.SI(rango;criterio)






Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumen-
tos. Usar CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este
caso, un valor es cualquier
tipo de informacin, incluyen-
do texto vaco () pero exclu-
yendo celdas vacas.
Ejemplo
En la tabla de la derecha en la
columna M se quiere saber
las prcticas (de la 1 a la 8)
entregadas por los alumnos,
independientemente de que
se hayan valorado con 1,2,3,
o Repetir.




Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo.
Se puede especificar argumentos que sean nmeros, cel-
das vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros
en forma de texto. Los argumentos que sean valores de
error o de texto que no se puedan traducir a nmeros cau-
san errores.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cul es la nota
mxima


CONTARA(valor1;valor2; ...)
MAX(nmero1;nmero2; ...)






Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Nmero1;nmero2; .. son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores
mnimos desea encontrar.
Se puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas
vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nme-
ros. Los argumentos que son valores de error o texto que no
se puede traducir a nmeros, causan errores.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cul es la nota mni-
ma.





Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros.
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tener en
cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contie-
nen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla
de verificacin. Las celdas vacas no se cuentan pero s los
valores cero.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cul es la nota me-
dia.




MIN(nmero1;nmero2; ...)
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)





Estas funciones calculan valores de los crditos, anualidades y valores de caja. Al utilizar este tipo de
funciones, se debe tener en cuenta que el plazo y el tipo de inters han de representar el mismo perio-
do de tiempo: mensual, semestral, anual, etc.

Observaciones
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el inte-
rs, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los
gastos que algunas veces se asocian con los prsta-
mos.
Mantener uniformidad en el uso de las unidades con
las que especifica los argumentos tasa y nper. Si se efecta pagos mensuales de un prstamo de 4
aos con un inters anual del 12 por ciento, usar 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argu-
mento nper. Si se efecta pagos anuales del mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento
tasa y 4 para el argumento nper

Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante.

Ejemplos
La siguiente frmula devuelve el pago mensual de un prstamo de 10000 con una tasa de
inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:
PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03
Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16
La siguiente frmula devuelve la cantidad que se le deber pagar cada mes en un crdito
hipotecario de 156.000 durante un plazo de 20 aos a una tasa de inters del 5,25% por
ciento:
PAGO(5,25%/12; 20*12; -156000) es igual a 1.051,20
Si se desea ahorrar 50.000 en 18
aos, ahorrando una cantidad cons-
tante cada mes, puede utilizar PAGO
para determinar la cantidad que se
debe ahorrar. Asumiendo que podr
devengar un 3,75% de inters en su
cuenta de ahorros, se puede usar
PAGO para determinar qu cantidad
se debe ahorrar cada mes.
Si se deposita 162,43 cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 3,75% por ciento de inters, al
final de 18 aos habr ahorrado 50.000.
Definir tipo como Si los pagos vencen
0 u omitido Al final del perodo
1 Al inicio del perodo
Tasa es la tasa de inters del prstamo.
Nper es el nmero total de pagos del prstamo.
Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo
pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor
futuro de un prstamo es 0).
Tipo es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)






Devuelve el valor futuro de una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de
inters constante.

Ejemplos
VF(0,5%; 10; -200; -500; 1) es igual a 2.581,40
VF(1%; 12; -1000) es igual a 12.682,50
VF(11%/12; 35; -2000; ; 1) es igual a 82.846,25
Supongamos que se desee ahorrar dinero para un proyecto especial que tendr lugar dentro de un ao
a partir de la fecha de hoy. Deposita 1.000 en una cuenta de ahorros que devenga un inters anual
del 6%, que se capitaliza mensualmente (inters mensual de 6%/12 0,5%). Se tiene planeado depo-
sitar 100 el primer da de cada mes durante los prximos 12 meses. Cunto dinero se tendr en
cuenta al final de los 12 meses?
VF(0,5%; 12; -100; -1000; 1) es igual a 2301,40

Devuelve el nmero de perodos de una inversin basndose en los pagos peridicos constantes y en
la tasa de inters constante.

Ejemplos
Si se desea saber el nmero de
meses que debe estar una capital
de 6000, en una cuenta de aho-
rro al 3,50% de inters, incremen-
tando mensualmente la cuenta
en 100 y deseando obtener un
capital final de 9000.


Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad. TASA se calcula por iteracin y puede tener
cero o ms soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no convergen en 0,0000001 despus
de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #NUM!

Ejemplo
Para calcular la tasa de un prstamo de 8.000 a cuatro aos con pagos mensuales de 200 :
TASA(48; -200; 8000) es igual a 0,77 por ciento
Esta es la tasa mensual ya que el perodo es mensual. La tasa anual es 0,77%*12, que es igual a 9,24
por ciento.

VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)






Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilizar BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los
valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
encontrar.

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Si el argumento
ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO;
VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparacin y as sucesivamente.
Ordenado es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o
aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin
devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor
inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor
buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplo
Procedimiento a realizar
para obtener la letra del
NIF
En la celda D9 (despus
se utilizar el Autorre-
lleno) se introducen los
clculos siguientes:
Se divide el nmero
del D.N.I. por 23.
La parte entera de
la cantidad resul-
tante se multiplica
por 23
El resultado se resta del nmero de DNI inicial, y dar un nmero que
obligatoriamente estar comprendido entre 0 y 23
En la misma hoja, en otra hoja del mismo libro e incluso en otro libro se crea
una tabla donde se indican los nmeros que se han obtenido de aplicar el
procedimiento anterior. A cada nmero le corresponde una Letra indicada en
la segunda columna.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Letras correspondientes al nme-
ro obtenido en el clculo





En la celda E9 (despus se utilizar el Autollenado) se introduce la siguiente funcin:

Valor_buscado se indica el rango de valores que se desean buscar. En este caso se
buscaran los valores obtenidos de los clculos realizados.
Matriz_buscar_en Se selecciona el rango de la matriz donde se va a buscar, siendo
imprescindible seleccionar los valores buscados y el resultado de la comparacin. En este
caso LETRAS NIF!$B$2:$C$25 indica la hoja donde est la matriz en la que se va a buscar;
!$B$2:$C$25 es el rango donde se encuentra la matriz, se utilizan referencias absolutas para
que siempre busque en los mismos valores.
Indicador_columnas, dar la letra que corresponde, en este caso la columna ocupa la
posicin 2. (siempre se indica el nmero de orden que corresponde a la columna del rango
seleccionado)
Ordenado se utiliza la expresin Falso para que busque el valor exacto.

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Usar BUSCARH cuando
los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y se
desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas.

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si se desea que el elemento buscado por la funcin
BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la
funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el
mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin
BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error
#N/A.
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)





Ejemplo:
En la tabla de la izquierda se indican las pulsaciones por minuto que tienen los alumnos en la segunda
evaluacin. La nota correspondiente a esas pulsaciones esta en otro libro llamado pulsaciones, con
una hoja que contiene una tabla como la de la derecha. El procedimiento para buscar la nota que co-
rresponde es el siguiente:
En la celda D5 (despus se utilizar el Autorrelleno) se introduce la siguiente funcin:

Valor_buscado se indica celda cuyo valor se va a buscar, en este caso se busca la celda C5,
que contiene las pulsaciones alcanzadas por el alumno.
Matriz_buscar_en se selecciona el rango de la matriz donde se va a buscar, siendo
imprescindible seleccionar los valores buscados y el resultado de la comparacin. En este
caso [pulsaciones.xlsx] indica el libro (entre corchetes [ ]); NOTA EVALUACIN! la hoja ()
donde esta la matriz en la que se va a buscar; $B$9:$S$10 es el rango donde se encuentra la
matriz, se utilizan referencias absolutas para que siempre busque en los mismos valores
Indicador_filas, dar la letra que corresponde, en este caso la fila ocupa la posicin 2.
(siempre se indica el nmero de orden que corresponde a la columna del rango seleccionado)
Ordenado, Verdadero para que busque el valor aproximado.

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO.
Se utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Ejemplo:
En la tabla de la figura siguiente, se va a calificar al alumno como aprobado o suspenso segn su nota
sea superior o igual a 5 o inferior a 5.
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)






En la celda D5 (despus se utilizar el Autollenado) se introduce la siguiente funcin::
Prueba_ lgica la celda C5 debe ser >=5.
Valor_si_verdadero Si se cumple la condicin anterior en la celda D5 se debe incluir la
palabra Aprobado
Valor_si_falso si el valor de la celda C5 es inferior a 5, la celda D5 debe tomar valor de
Suspenso

Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos
los argumentos son FALSO.

Valor_lgico1; valor_lgico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms
argumentos son FALSO.

Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos
deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por
alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!


O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Las funciones O e Y ofrecen mayor utilidad en anidamientos, por lo que los ejemplos se
vern ms adelante






La funcin CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirn
pueden ser texto, nmeros, referencias de celda o una combinacin de estos elementos.

La sintaxis de la funcin CONCATENAR tiene los siguientes
Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenar.
Texto2 Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un mximo de 255 elementos. Deben estar
separados con punto y coma.
Ejemplo:
NOTA Tambin puede utilizar el opera-
dor de clculo smbolo de y comercial
(&) en lugar de la funcin CONCATE-
NAR para unir elementos de texto. Por
ejemplo =C8&-&E8 devuelve el mismo
valor que =CONCATENAR(C8;-;E8)


EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en
la posicin que se especifique y en funcin del nmero de caracteres que se especifique.

La sintaxis de las funciones EXTRAE tiene los siguientes argumentos:
Texto Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial Obligatorio. Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres Obligatorio. Especifica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Ejemplo:
En la tabla del punto anterior, se aade una columna con el encabezado Cdigo, que se forma con los
tres primeros caracteres de la columna Apellidos y Nombre y los cuatro caracteres a partir del sptimo
de la columna NIF.
CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...)
EXTRAE(texto; posicin_inicial; nm_de_caracteres)







Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros. La jerarqua de un nmero es su tamao
en comparacin con otros valores de la lista. (Si ordenara la lista, la jerarqua del nmero sera su po-
sicin.)

La sintaxis de la funcin JERARQUA tiene los siguientes:
Nmero Obligatorio. El nmero cuya jerarqua (clasificacin) desea conocer.
Referencia Obligatorio. Una matriz de una lista de nmeros o una referencia a una lista de
nmeros. Los valores no numricos se pasan por alto.
Orden Opcional. Un nmero que especifica cmo clasificar el argumento nmero.
Ejemplo:
La columna posicin indica la posicin obtenida por el alumno segn su nota.


En algunos casos, puede que se tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra
funcin.
Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el
mismo tipo de valor que el que utilizar el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el
caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funcio-
nes anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin
de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA de la Figura 1 son ambas
funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la
funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.
Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de frmulas para anidar funciones como argumentos.
Por ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la funcin SUMA en la funcin SI haciendo clic en el cua-
dro de edicin Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha abajo del cuadro Funciones de la barra
de frmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.
JERARQUIA(nmero;referencia;[orden])





La columna Promedio tiene la funcin de
contrastar con la columna NOTA MEDIA. Si
se observa los alumnos N 2 y N 5 no
tienen todos los bloques aprobados, sin
embargo su nota media es superior a 5,
por lo que la sola aplicacin de la funcin
PROMEDIO no sirve para este caso.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha, hay tres columnas que corresponden a tres bloques, en la columna siguien-
te, Nota Media se debe introducir una funcin,
cuyo resultado debe cumplir las siguientes
condiciones:
Para hallar la nota media, las notas de los
tres bloques deben ser iguales o superiores
a 5.
Si no se cumple la condicin anterior, es
decir si en alguno de los bloques no se
alcanza el 5, la nota media debe ser
SUSPENSO, aunque el promedio supere el
5.
Para la introduccin de la funcin anidada
se realizan los siguientes pasos:
Est claro que el resultado de la funcin depende de condiciones, la funcin que introduce
condiciones en Excel es la funcin SI. En la celda G4 se introduce la funcin SI.

Las condiciones son que las celdas D4, E4 y F4 sean
iguales o superiores a 5, para conseguir esto Excel
utiliza la funcin Y. Para introducirla con el cursor
en el cuadro Prueba _lgica y desplegar el cuadro
de nombre para introducir la funcin Y (cuando no
aparece en el listado, se busca en Ms funciones).
Clic sobre funcin Y e introducir las condiciones en Valor:_lgico.

Clic en la barra de frmulas sobre SI para establecer los re-
sultados segn las condiciones.
Si se cumplen las condiciones con el cursor en el cuadro Valor_si_verdadero, seleccionar en
el cuadro de lista la funcin PROMEDIO.

En la funcin PROMEDIO indicar el rango de valores a promediar.
Clic sobre SI en la barra de frmulas para volver a la funcin SI para completar Va-
lor_si_falso, es decir si el alumno
tiene una nota inferior a 5 en alguno
de los tres bloques, la NOTA ME-
DIA debe ser SUSPENSO.

Aceptar.





Autorrrelleno de la columna NOTA MEDIA, no olvidar

Ejemplo de cuadro amortizacin constan-
tes.
Las funciones ms significativas insertadas
son las siguientes:
En C14 se ha insertado la fecha 31/12,
que servir de para calcular perodos
fraccionados. A la celda se le ha dado un
formato personalizado ;;; para que no se
visualice.
FR. AO 1(si el primer perodo no es el
ao completo): =SI(C13>0;(C14-
C13)/365;)
En la fila ao 0:
VALOR CONTABLE: =C7
A partir de la fila del ao 1:
CUOTA AMORTIZACIN:
=SI($B$11=0;0;SI(Y($B$14<1;B19=1);(($
C$7-
$C$12)/$B$11)*$B$14;SI(B19=$B$11+1;
H18-
$C$12;SI(O(H18=$C$12;H18=0);0;($C$7-
$C$12)/$B$11))))
AMORTIZACIN ACUMULADA:
=SI(C19>0;F18+C19;0)
VALOR CONTABLE: =SI(C19>0;H18-
C19;0)
NOTA: casi todas las funciones insertadas
llevan una condicin SI para evitar que
las celdas vacas den valores como:
#DIV/0!,
La caracterstica Autocalcular y su misin es la de hacer las veces de una pe-
quea calculadora que puedes usar cuando se desee hacer una operacin parcial
o de comprobacin sin tener que introducir una frmula en una celda.
Previamente antes de utilizar esta caracterstica, se debe personalizar la barra de
estado, para ello habr que situar el puntero en una zona libre de esta, abrir el
men emergente y seleccionar los comandos que se quieran visualizar.
Cuando hay seleccionado un rango de celdas no vacas, se observa en la barra de estado una infor-
macin de determinados clculos, que dependen del contenido de las celdas seleccionadas, si con-
tienen:
Texto: aparece el recuento de las celdas.
Numero o fecha y hora : se visualizan todas las opciones de Autocalcular (promedio, recuento,
recuento numrico, mnima, mxima, suma).
Cuadro amortizacin 1







Si las celdas con las que se quiere operar estn contiguas, se podr utilizar el botn
que se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, tambin est
disponible en la ficha Formulas, en el grupo Biblioteca de frmulas, que realizar
la operacin ms rpidamente.
Si se desea sumar cifras que estn en celdas continuas, el procedimiento ser el
siguiente:
Se activa la celda donde se quiere incluir el resultado de la suma (celda con-
tigua, las cifras pueden estar arriba, abajo, izquierda, derecha).
Se hace clic sobre el botn sin necesidad de abrir el desplegable.

Otro procedimiento:
Se seleccionan las celdas a las que se les va a aplicar la Autosuma.
Clic sobre el botn .
Automaticamente se introduce el resultado en la celda contigua
vaca.
Si se desea realizar otra operacin de cifras en celdas continuas, con el
botn , el procedimiento ser el siguiente:
Se activa la celda donde se quiere incluir el resultado de la opera-
cin.
Se abre el desplegable del botn y se elige la operacin que se desee.
En la tabla de la derecha, se desea introducir con el comando Autosuma, el promedio de temperaturas
del primer trimestre, los pasos:
Se configura la operacin Promedio en el desplegable
Se seleccionan los datos del 1T de 2009.
Clic sobre el botn .
Automticamente el resultado se inserta en la celda C29

Autocalcular tambin funciona con rangos discontinuos






Crear una carpeta con el nombre de FUNCIONES donde se incluirn los siguientes libros:


Un libro con el nombre de FUNCIONES SIMPLES con las hojas siguientes

En la hoja 1 con el nombre Temperaturas realizar la siguiente tabla:

.

Realizar los clculos precisos para cumplimentar las celdas en blanco.
NOTA: La sensacin trmica vendr determinada por:
si la temperatura es superior o igual a 23 grados ser Calor
si la temperatura es inferior a 23 grados ser Fresco
Introducir un formato condicional de forma que:
Dar un formato condicional Escala de tres colores: azul para el ms bajo, amarrillo
para los valores medios, y rojo para los valores ms altos.








Crear un libro con el nombre de REMUNERACIONES.

En la hoja 1 con el nombre Bases y SMI copiar los siguientes datos



En la hoja 2 con el nombre Bases de cotizacin realizar las siguientes tablas:









Insertar las funciones que correspondan, teniendo en cuenta:
Los Aos de antigedad tendrn formato aa.
Los Trienios correspondern a periodos de tres aos vencidos (funcin entero).
/perodo=4%*Salario Base
Total antigedad=Trienios*/perodo

Salario base y antigedad harn referencia a la tabla en la que se calculo la antigedad.
Remuneracin total=Salario Base+Antigedad+Idiomas+Ttulos+Incentivos



12
pagas N d Antigeda Base Salario
. . . E P P

BASE COTIZACIN CONTINGENCIAS COMUNES= Remuneracin total+PPE
BASE COTIZACIN C. PROF., AT Y EP= Remuneracin total+Horas Extras+PPE
Si la base de cotizacin que resulte no estuviese comprendida entre la cuanta de la base mnima y de la
mxima correspondiente al grupo de cotizacin de la categora profesional del trabajador se cotizar por
la base mnima o mxima, segn que la resultante sea inferior a aqulla o superior a sta.

Crear un libro con el nombre de ALMACEN







Insertar las funciones que correspondan teniendo en cuenta:
COMPRAS/ENTRADAS:
unitario Precio unidades N total Importe


VENTAS/SALIDAS:
ponderado medio precio unitario Precio ltimo
unitario Precio unidades N total Importe


EXISTENCIAS
salida de unidades N - entradas de unidades N inicales s existencia unidades N unidades N
TOTALES UNIDADES N
S ANTERIORE S EXISTENCIA total Importe TRADAS COMPRAS/EN de total Importe
PMP compra, una es Si
PMP; ltimo PMP venta, una es Si


unitario Precio unidades N total Importe

Crear un libro con el nombre SUELDOS
En la hoja 1 con el nombre Nmina mayo realizar el siguiente ejercicio





Insertar las funciones teniendo en cuenta:
Incentivos Convenio Extras Horas Sueldo Bruto Total
Buscar. funcin la con importe su introducir : Incentivos Convenio, Extra, Horas
: mayo mes Nmina
Hora Precio Horas Extras Horas Total











Crear un libro con el nombre PRECIOS

En la hoja 1 con el nombre Precios realizar el siguiente ejercicio:


Calcular las anteriores funciones
En observaciones si el precio es inferior al precio medio, la celda tendr valor
ECONMICO, si es superior su valor ser CARO.
En la hoja 2 con el nombre Pedido
Realizar la siguiente Tabla utilizar la funcin de buscar para indicar el Ttulo y el precio









Crear un libro con el nombre SONLI

La empresa de exportacin SONLI, S.L. realiza las operaciones indicadas en la tabla 3
La tabla 1 y 2 son datos que se incluirn en una hoja con el nom-
bre Productos y Divisas, respectivamente





En la una hoja con el nombre de Operaciones de Exportacin. Se realizarn las siguientes ope-
raciones:


Insertar las funciones y procedimientos para conseguir los resultados teniendo en cuenta:
Producto ser elegido de una lista desplegable cuyos datos se exportarn de la hoja
Productos y divisas.
Cantidad contendr una regla de validacin que impida introducir cantidades cuyos Costes
Exportacin sean superiores al 25% del Importe Total . Con el siguiente mensaje de error.
OPERACIN NO RENTABLE. Los costes exportacin no deben representar ms del 25% del
importe total.
Precio se obtendr a travs de la funcin Buscar....
Divisa ser elegido de una lista desplegable cuyos datos se exportarn de la hoja Productos y
Divisas.
Importe en Divisas ser el resultado de convertir el Importe Total al valor de la divisa, que
se buscar con la funcin Buscar

Tabla 2
Moneda Euro
Dlar USA 1,326
Libra Esterlina 0,815
Yen Japons 106,425
Franco Suizo 1,202
Corona Sueca 8,902
Corona Noruega 7,587
Corona Danesa 7,439
Dlar Canadiense 1,301
Dlar Australiano 1,266
Tabla 1
Producto Precio
Sof Confort X-30 1350,50
Silln Relax B-10 785,75
Sof Spacio E-25 2500,00
Sof Dism S-10 1425,90
Silln Coquec S-3 982,45
Sof Mader E-65 1125,35
Tabla 3
Pas Producto
Canti-
dad
Precio

Costes Ex-
portacin
Importe
Total
Divisa
Importe en
Divisas
Reino unido Sof Spacio E-25 15 1.360,00 Libra Esterlina
Estados Unidos Sof Confort X-30 10 2.511,00 Dlar USA
Suecia Sof Mader E-65 8 5.250,00 Corona Sueca
Dinamarca Sof Spacio E-25 10 1.520,00 Corona Danesa
Canada Silln Coquec S-3 50 4.451,00 Dlar Canadiense
Estados Unidos Silln Relax B-10 10 1.445,00 Dlar USA
Australia Sof Spacio E-25 20 9.821,00 Dlar Australiano
Japn Silln Relax B-10 50 7.445,00 Yen Japons







Crear un libro con el nombre Prstamo
Insertar la funcin financiera necesaria para calcular la mensualidad que se deber pagar
segn el tipo de inters y los capitales, en una hipoteca a 25 aos.
Utilizar Referencias Mixtas.

Aos Capital
T
i
p
o

i
n
t
e
r

s

a
n
u
a
l

25 100.000,00 120.000,00 140.000,00 160.000,00 180.000,00 200.000,00
2,75%
3,75%
4,75%
5,75%

Crear un libro con el nombre Agentes
En la columna Trimestre introducir la funcin que devuelva Primer trimestre si el mes O enero
O febrero O marzo; Segundo trimestre para los meses, O abril O mayo O junio; para Tercer
trimestre, O julio O agosto O septiembre; Cuarto trimestre para el resto.
En la columna Posicin segn ventas introducir una funcin que indique la posicin de las ventas den
orden descendente. (Mayores ventas el n 1)
En la columna Posicin Agentes de menor a mayor absentismo introducir una funcin que
indique la posicin de las faltas de asistencia en orden asscendente. (menos faltas el n 1).
Introducir un formato condicional consistente en aplicar una fuente azul a las filas con las tres
primeras posiciones de ventas.
Trimestre Mes Nombre Agente Comercial TOTAL
Posicin
segn ventas
Faltas asiten-
cia Agente/
Horas
Posicin Agen-
tes de menor a
mayor absen-
tismo
Abril Ana Blanco Lax 12.500,00 0

Mayo Ana Blanco Lax 15.000,00

22
Junio Ana Blanco Lax 11.000,00 25

Septiembre Ana Blanco Lax 14.000,00

0
Octubre Ana Blanco Lax 28.325,00 26

Enero Carlos Chiclano Fernndez 22.441,00

0
Febrero Carlos Chiclano Fernndez 21.554,00 20

Abril Carlos Chiclano Fernndez 15.325,00

8
Junio Carlos Chiclano Fernndez 22.112,00 0

Octubre Carlos Chiclano Fernndez 21.151,00

31
Diciembre Carlos Chiclano Fernndez 23.554,00 10

Febrero David Egea Fernndez 55.232,00

1
Julio David Egea Fernndez 35.000,00 0

Noviembre David Egea Fernndez 11.250,00

1
Enero Judit Egea Fernndez 33.125,00 12

Febrero Judit Egea Fernndez 12.445,00

0
Marzo Judit Egea Fernndez 12.000,00 4

Abril Judit Egea Fernndez 25.000,00

0
Junio Judit Egea Fernndez 15.330,00 12

Septiembre Judit Egea Fernndez 23.000,00

0
Octubre Judit Egea Fernndez 15.000,00 0

Noviembre Judit Egea Fernndez 25.000,00

23
Diciembre Judit Egea Fernndez 24.433,00 0

Julio Rubn Campos Bisbal 44.222,00

0
Septiembre Rubn Campos Bisbal 15.000,00 15

Octubre Rubn Campos Bisbal 12.500,00

15
Noviembre Rubn Campos Bisbal 12.000,00 8
Diciembre Rubn Campos Bisbal 45.000,00 1







La manera ms rpida de imprimir una hoja de clculo es mediante el botn Imprimir de la barra
de Acceso rpido.
Este botn imprime la hoja de clculo que este activa utilizando las opciones de impresin por omisin
de Excel.
Si no se quiere imprimir todo el
contenido de una hoja de clcu-
lo, sino slo una parte habr
que establecer el rea de im-
presin.
El rea de impresin es un ran-
go que se define en la hoja de
clculo y que sirve para advertir
a Excel que slo se quiere im-
primir esa parte de la misma.
Para definir el rea de impresin
hay que utilizar el procedimiento
que describe la siguiente se-
cuencia de pasos:
Seleccionar el rango de
la hoja de clculo que
se quiera imprimir.
En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, clic sobre rea de impresin
y clic sobre Si ahora se imprime la hoja, slo se imprimir el
rea de impresin marcada.
El procedimiento para cambiar el rea de impresin es idntico al que se emplea para definirla. Se
selecciona el nuevo rango que se quiere que sea el rea de impresin y se vuelve a ejecutar Esta-
blecer rea de impresin, Excel modificar las lneas discontinuas para reflejar la nueva rea de im-
presin.
Si se quiere eliminar el rea de impresin (por ejemplo, para volver a imprimir toda la hoja), en la ficha
Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, clic sobre rea de impresin y clic sobre
Excel volver a situar las lneas discontinuas en los lugares en los que se
produce el salto natural del papel
Puede ocurrir que el rea de impresin que se haya establecido (o la hoja de clculo entera si no se
ha establecido) no quepan en una sola pgina al imprimirse. En tal caso, Excel distribuir la impresin
en varias pginas, intercalando un salto de pgina automtico en la columna o la fila de cada pgina
que ya no quepan en ella.
Sin embargo, ocurre que muchas veces los saltos de pgina automticos que Excel establece son
inconvenientes (por ejemplo, porque partan una tabla que se quiera conservar en una misma pgina).
En tales casos la solucin consiste en establecer manualmente los saltos de pgina en los lugares
exactos en que interesen.





Para facilitar el trabajo con los saltos de pgina, la vista ms adecuada es Vista previa de salto de
pgina

Pasos para establecer un salto de pgina manual:
Situar el puntero de celda en la celda que d comienzo a una nueva pgina.
En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, clic sobre rea de impresin
y clic sobre . El salto de pgina aparecer en la hoja de clculo como l-
neas discontinuas, y se podrn comprobar sus efectos en la pantalla Vista preliminar.
Para eliminar un salto de pgina manual se sigue el mismo procedimiento.
Situar el puntero en la celda en la que d comienzo una nueva pgina.
En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, clic sobre rea de impresin
y clic sobre
Para modificar la posicin de un salto de pgina con el ratn
Para cambiar el rea de impresin, o saltos de pginas se arrastran con el ratn las lneas
continuas hasta la posicin deseada.
Para quitar un salto de pgina manual se arrastra el salto de pgina fuera del rea de
impresin.
Para quitar todos los saltos de pgina manuales, hacer clic con el botn secundario en
cualquier celda de la hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic en Restablecer todos los
saltos de pgina







Excel dispone de un comando que permite ver en pantalla cmo va a quedar la pgina impresa antes
de imprimirla realmente.
El comando Vista previa de impresin e imprimir est en el men Archivo, Imprimir aunque la
herramienta Vista previa de impresin e imprimir que est en la barra Acceso rpido suele ser
ms cmoda de emplear.
En el ejemplo del punto anterior se suprime el Salto
de pgina, la Vista preliminar sera la siguiente:
En la parte superior de la ventana Vista preliminar,
estn los siguientes botones:
En el caso de que la hoja de
clculo tenga ms de una pgina, este botn
permite desplazarse por las distintas
pginas.
Relacionados con la impresin
Configurar pgina. Hace que aparezca el
cuadro de dilogo Configurar pgina. En
este cuadro de dilogo se pueden modificar
la mayora de las opciones de impresin (se
explica ms adelante).
Mrgenes: Este botn permite cambiar los mrgenes de la pgina en la misma pantalla de
la Vista preliminar, mediante el procedimiento de arrastrar con el ratn los cuadritos de
seleccin que aparecen y que delimitan esos mrgenes.
Toda la pgina Permite la visualizacin de toda la pgina

Aunque el botn Imprimir en la barra de herramientas Acceso rpido permite realizar una impresin
rpida y sin problemas, se va a analizar a continuacin el
comando Imprimir de la ficha Archivo y las opciones que
permite utilizar mediante el cuadro de dilogo del mismo
nombre que aparece al seleccionarlo.
Las opciones que pueden resultar interesantes son las si-
guientes:
Copias se deber indicar el nmero de copias que se
desean. Si adems, se desea que salgan intercaladas,
se deber activar esta casilla (viene activada por
omisin). Si no esta activada, Excel sacar todas las
copias de la pgina 1 juntas, despus, todas las de la
pgina 2, y as sucesivamente.
Impresora; si hay varias impresoras instaladas en el
sistema, se puede seleccionar la que se desee usar
para imprimir el documento en el cuadro.
Imprimir hojas activas. Tiene las siguientes opciones:
Imprimir todas las hojas activas, opcin por defecto,
cuya accin es obvia.
Imprimir todo el libro, se imprimirn todas las hojas del
libro.
Los saltos de pgina introducidos manualmente se muestran como lneas continuas. Las lneas de
puntos reflejan saltos de pgina introducidos por Microsoft Excel.





Imprimir seleccin, se imprimir lo seleccionado.
Imprimir a una cara, al desplegar se abren todas las posibilidades de impresin que permite
imprimir el documento por los lados del papel si no se dispone de una impresora adecuada.
Cuando se ha impreso una cara, Excel pide que se vuelva a colocar el papel en la bandeja.
Intercaladas, Cuando se elige realizar mas de una copia, se puede elegir entre:
Intercaladas, se imprimirn todas las pginas consecutivamente de cada copia.
Sin intercalar, se imprimirn todas las copias de cada pgina.
Orientacin vertical, A4, mrgenes personalizados desplegando las opciones se eligir la
orientacin del papel, el tamao del papel o se establecern los mrgenes respectivamente.
Personalizar escala tiene varias opciones, claramente explicadas en cada botn:

Una vez elegida la configuracin de impresin adecuada, clic en el botn Imprimir en la
parte superior de la galera
La mayora de las opciones de impresin se establecen en el cuadro de dilogo Configurar pgina, al
que se accede mediante el comando Archivo, Imprimir o haciendo clic en el botn el botn Imprimir
de la barra de Acceso rpido.

La primera pestaa del cuadro de dilogo Configurar
pgina se denomina Pgina y en ella se pueden esta-
blecer las opciones de impresin que afectan al rea
de impresin en relacin al papel. Las funciones de
esta solapa son las siguientes:
Orientacin. La orientacin del papel puede
ser Vertical u Horizontal.
Escala. Por omisin, la opcin seleccionada
es imprimir el rea de impresin a su tamao
real. Se puede modificar:
El porcentaje que aparece en el cuadro Ajustar al
% del tamao normal para aumentar o reducir el
tamao con el que se imprimir el documento. Un
porcentaje del 200% significa que la hoja de clcu-
lo se imprimir al doble de su tamao real, mien-
tras que un porcentaje del 50% significa que la ho-
ja se imprimir a la mitad de su tamao. Esta op-
cin es muy til cuando se observa que alguna fila
o columna queda fuera del rea de impresin.
El ajuste a una cantidad de papel predeterminada indicando lo valores en los dos cuadros Ajustar
a pginas de ancho por de alto. Esta opcin es recomendable cuando el rea de impresin





ocupa ligeramente ms que una pgina. Si se activa est opcin y se introduce un 1 en ambos cua-
dros, Excel har los ajustes necesarios para que el rea de impresin quepa en una sola pgina.

En el caso de que se quieran modificar el tamao de los
mrgenes de la pgina. Excel ofrece dos posibilidades:
Utilizar el botn Mrgenes de la pantalla Vista
preliminar.
Utilizar la pestaa Mrgenes del cuadro de
dilogo Configurar pgina.
El primer mtodo tiene la ventaja de ser ms
intuitivo (ya que se ve fsicamente el margen en
la representacin de la pgina), mientras que el
segundo es ms preciso (ya que se puede
introducir exacta mente los centmetros y
milmetros que se quiera que tenga cada
margen).





En la impresin de una hoja de clculo se puede incluir un encabezado o un pie de pgina que con-
tenga diversa informacin. Para ello se debe seleccionar
la pestaa Encabezado y pie de pgina del cuadro de
dilogo Configurar pgina.
En el cuadro de lista desplegable Encabezado, Excel por
omisin incluye (ninguno) en su interior. Si se quiere
incluir un encabezado habr que hacer clic en la flecha
para que se despliegue y se observa la variedad de en-
cabezados que ofrece Excel. Slo habr que hacer clic
sobre el que se desee.
El procedimiento para cambiar el pie de pgina es igual,
slo que se debe utilizar el cuadro de lista Pie de pgina.
Una vez elegido un encabezado o un pie se podr ver el
aspecto que tiene en el papel gracias a los dos cuadros
de muestra que hay encima de la lista desplegable En-
cabezado y debajo de la lista desplegable Pie de pgina.
Los encabezados y pies de pgina se visualizan en Vista
previa de impresin e imprimir.






8.7.3.1. Personalizar el encabezado y el pie de pgina
Si se desea crear un encabezado o pie persona-
lizados se deben utilizar los botones Personali-
zar encabezado y Personalizar pie de pgina.
Cuando se hace clic sobre uno de estos botones
aparecen los cuadros de dilogo Encabezado o
Pie de pgina. Estos cuadros de dilogo tienen
tres grandes cuadros y encima de ellos, varios
botones





8.7.3.2. Botones de los cuadro de dilogo Encabezado y Pie de pgina
Icono Nombre Funcin

Fuente
Hace que aparezca el cuadro de dilogo Fuentes, en el que se podr
seleccionar los formatos para la informacin que aparezca en el enca-
bezado o pie de pgina.

Nmero de pginas Inserta el nmero de la pgina actual cuando se imprima el documento.

Pginas totales Inserta el nmero total de pginas del documento impreso.

Fecha Inserta la fecha actual.

Hora Inserta la hora actual.

Nombre del archivo
Inserta el nombre del libro de trabajo al que pertenece la hoja de clcu-
lo que se va a imprimir

Nombre del libro Inserta el nombre del libro que se va a imprimir

Nombre de la hoja Inserta el nombre de la hoja de clculo que se va a imprimir.

Insertar imagen
Permite elegir una imagen para insertarla en el encabezado o pie de la
hoja de clculo activa

Formato de imagen Permite ajustar el tamao, girar, recortar, ajustar la imagen, etc.

En la pestaa hoja se pueden configurar opciones de impresin relativas a la hoja de clculo.
8.7.4.1. rea de impresin
El cuadro rea de impresin muestra el rango de impresin que est seleccionado (habitualmente
con el comando Archivo, rea de impresin). Si se quiere modificar el rea de impresin desde este
cuadro, hay dos opciones:
Introducir manualmente el rango que se quiera imprimir.
Contraer cuadro de dilogo y seleccionar con el ratn la nueva rea de impresin. Una vez selec-
cionado restablecer el cuadro de dilogo .






8.7.4.2. Imprimir ttulos
Si se quiere imprimir una tabla cuyo contenido ocupe ms de una pgina, sera conveniente que el
encabezado de la tabla aparezca en cada una de las pginas.
Para repetir los encabezados se deber seleccionar el rango con el contenido que se quiere
repetir en el cuadro de Repetir filas en el extremo superior o Repetir columnas a la izquierda.








Excel proporciona las herramientas necesarias para poner coto, a los problemas derivados del uso
compartido de libros de trabajo.
El procedimiento para compartir un libro es el siguiente:
Activar la ficha Revisar en el grupo Cambios,
seleccionar el comando Compartir libro.
En la solapa Modificacin del cuadro de dilo-
go Compartir libro, activar la casilla de verifica-
cin Permitir la modificacin por varios.... en es-
ta ventana aparece el nombre del usuario que
est configurando el libro, como usuario en
modo Exclusivo, esto significa que si desde
cualquier elemento de la red se intenta abrir es-
te libro aparecer un mensaje restringiendo su
uso a slo lectura.
En la solapa Uso Avanzado. Existen las si-
guientes posibilidades de configuracin:
Zona Control de cambios: esta zona servir
para controlar las modificaciones
realizadas, tiene las siguientes opciones:
Guardar historial de cambios durante, para alma-
cenar todos los datos de apertura del fichero, mo-
dificaciones en las celdas... en un periodo de tiem-
po que se indicar. Esto permitir revisar los cam-
bios y combinar copias del mismo libro.
No guardar historial de cambios, desactiva los
efectos de la opcin anterior.
Zona Actualizar cambios: como el archivo
va a estar usndose al mismo tiempo en
distintos ordenado res, y en ciertas
ocasiones no interesa saber las
modificaciones realizadas por los dems
usuarios. En las siguientes opciones, se
podr indicar la frecuencia con la que Excel
avisar de estos cambios:
Al guardar el archivo, si se selecciona esta opcin,
los cambios slo se actualizarn al guardar el archi-
vo.
Automticamente cada: si se habilitan las opciones
colocadas debajo de esta. Cada una tiene una mi-
sin diferente: la que aparece como Slo ver los
cambios de otros usuarios, actualizar en el inter-
valo de tiempo indicado, todos los cambios realiza-
dos por los dems usuarios, pero no salvar estos
cambios. Sin embargo, la opcin Guardar mis cam-
bios y ver los cambios realizados por otros usuarios, guardar primero las modificaciones del pro-
pietario del libro y despus, actualizar el resto.





Zona En caso de cambios conflictivos entre usuarios, en este supuesto se definirn las
acciones que tendr que llevar a cabo Excel, cuando los datos de un usuario son
modificados por otro distinto al que los dej all por ltima vez. Las medidas a tomar son
las siguientes:
Preguntar cules prevalece: se activar esta opcin si se quiere que consulte cada una de las cel-
das conflictivas,
Prevalecen los cambios guardados, resolver el conflicto manteniendo los ltimos valores que se
pudieron guardar con xito.
Zona en vista personal. Se aplican los parmetros propios al libro al que se tiene acceso.
Para ello se activan o desactivan las siguientes opciones:
Configuracin de la impresora. Se asocia al libro compartido la configuracin de impresin, en la
que se incluyen las reas de impresin que se tengan asignadas, los saltos de pgina...
Configuracin de filtros: todas las opciones de filtro y Autofiltro se mantendrn en el libro com-
partido.

Si se guarda el historial de cambios de los libros compartidos, se puede ms tarde revisar cada una de
las modificaciones realizadas.

El cuadro de dilogo se encuentra en la ficha Revisar en el grupo Cambios, en
el comando Control de cambios.
Ser necesario que, para visualizar los cambios, est activa-
da la casilla de verificacin Efectuar control de cambios
al....
Las posibilidades de este cuadro de dilogo son:
Cundo: las alternativas disponibles son las
siguientes: Desde la ltima vez que se guardo, Sin
revisar, Todos y Desde la fecha indicando, adems,
la fecha a partir de la cual se quieren resaltar
cambios.
Quin: se puede filtrar segn el nombre del usuario que ha realizado alguna modificacin en el
libro; ste se puede elegir de la lista desplegable.
Dnde: solo cuando interese ver los cambios realizados, en un rango de casillas especifico.
Los cambios se podrn visualizar en una o en las dos opciones siguientes, dependiendo de si se se-
lecciona slo una o las dos casillas de verificacin que acompaan a los siguientes textos:
Resaltar cambios en pantalla: mostrar los colores y los comentarios en todas las casillas en
las que se haya modificado algo.
Mostrar cambios en una hoja nueva: activando esta casilla aparecer en una hoja nueva el
historial de cambios.







El cuadro de dilogo Aceptar o rechazar cambios. se en-
cuentra en el comando Control de cambios del men He-
rramientas.
Las opciones de filtrado son similares a as de la opcin
Resaltar cambios. Al aceptar este cuadro de dilogo, apa-
rece una ventana nueva. En ella, para cada celda modifi-
cada se mostrar el Valor original y el resultado de los
cambios realizados. Junto a este dato, aparecer el nom-
bre del usuario que realizo la transformacin de
la celda.
Los botones realizan las siguientes funciones:
Aceptar: el elemento de la lista que se
selecciona, se cambiar por el valor
actual cuando se pulsa este botn.
Rechazar: este botn no siempre estar
activo, ya que la funcin que tiene es la
de deshacer un cambio realizado en la
hoja.
Aceptar todos: terminar con la edicin de la ventana tomando la accin de mantener los
cambios realizados en la hoja.
Rechazar todos: restablece los datos originales de la hoja para cada casilla modificada.
Existen varios mtodos para proteger un libro, sea compartido o no. Las formas de realizar esto van a
depender de qu elementos se necesiten para proteger nuestros datos y de cules no.


En la ficha Revisar, en la zona Cambios, se encuen-
tra el comando que acta
de la siguiente forma: al activar la casilla Compartir
con control de cambios, impide que un usuario
pueda quitar el control de cambios.
Para asignar una contrasea que prohba a un usua-
rio desproteja el control de cambios, la introduccin
de contrasea debe realizarse previamente a compar-
tir el libro.

Excel permite la proteccin de formatos y contenidos de las celdas de una hoja de clculo para evitar
que puedan ser modificados. Los pasos para proteger una hoja son:
Activar la hoja de clculo que desee proteger.
Desbloquear las celdas que se deseen modificar despus de haber protegido la hoja de clcu-
lo. Para desbloquearlas habr el procedimiento ser:
Seleccionar el rango de celdas que se desee desbloquear.
En el cuadro de dilogo Formato de celdas, clic en la ficha Proteger.
Desactivar la casilla de verificacin Bloqueada.
Desbloquear los objetos grficos que desee modificar despus de haber protegido la hoja
de clculo.





Ocultar todas las frmulas que no desee que estn visibles, mediante el siguiente procedimien-
to:
Seleccionar el rango de celdas cuyas frmulas se desee ocultar en el cuadro de dilogo
Formato de Celdas, clic en la ficha Proteger.
Activar la casilla de verificacin Oculta.
Hacer clic en Aceptar.
Clic sobre en el grupo Cambios de la ficha Revisar.
Comprobar que est activada la casilla de verificacin Pro-
teger hoja y contenido de las celdas bloqueadas.
Configurar las acciones que pueden realizar los usuarios en
Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo. La opcin
ms restrictiva es activar Seleccionar celdas desbloqueadas,
de tal manera que solo se permite activar y editar las celdas
desbloqueadas.
Opcionalmente se puede incluir una Contrasea para des-
proteger la hoja.



En la ficha Revisar dentro del grupo Cambios, clic sobre
Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de ste
no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiar-
se de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, activar la casi-
lla Estructura. Para que las ventanas tengan siempre el mismo
tamao y posicin cada vez que se abra el libro, active la casilla
de verificacin Ventanas.






Permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo al evitar que se tengan que repetir una y otra
vez los mismos comandos de formato y frmulas.
Habitualmente cuando se realiza un libro que ha resultado laborioso de confeccionar, ya que contiene
un formato muy elaborado, funciones complejas, etc., por ejemplo, el cuadro de amortizacin de inmo-
vilizado creado en el Tema 7, si no se dispone de ese libro como plantilla, cuando se quiere volver a
utilizar, introduciendo nuevos datos, en el ejemplo, se recurre al cuadro para amortizar otro elemento,
lo que se suele hacer, es borrar o cambiar los datos, e introducir los nuevos. Por muchsimas razones
(el tiempo que se tarda en localizar el archivo, el riesgo de no volver a guardar adecuadamente y per-
der datos, la posibilidad de perder alguna funcin, etc.) este no es el procedimiento adecuado.
El sistema que se debe emplear es crear una plantilla, un libro, que contenga el formato, las funciones
y todos aquellos elementos precisos. Tambin es muy importante proteger las celdas en las que no se
tienen que introducir datos, de esta forma se protege la integridad de la plantilla.
En estos libros se incluyen varios elementos, pero los ms importantes son:
El texto que permanece inalterado en todos los documentos que vayan a usar dicha plantilla,
por ejemplo un membrete (nombre de la empresa, CIF, direccin, logotipo, telfono, etc.).Los
formatos de pginas que se desean incluir en los distintos documentos, como mrgenes, pies
de pgina, encabezados, etc.
Las frmulas y funciones precisas en cada celda.
Las macros, hipervnculos y controles.
Cuando se crea un libro con Excel se est usando una plantilla. Si no se indica lo contrario, al crear un
libro nuevo, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco.
Sin embargo, no es la nica plantilla que Excel proporciona automticamente. Para usar en un docu-
mento una plantilla que ya existe, se puede hacer cuando se crea el documento o en cualquier otro
momento, agregando la plantilla al documento.
Cuando se ejecuta el comando Archi-
vo, Nuevo, aparece en pantalla la
ventana Plantillas disponibles Para
utilizar las plantillas disponibles en
Excel, y las que pueden ser descarga-
das de Office.com.
Estn disponibles multitud de plantillas
que pueden ayudar en la creacin de
documentos, agendas, calendarios
informes, inventarios, facturas, etc.
Si por ejemplo se desea confeccionar
una factura, se puede utilizar una de
las plantillas de factura.
Una vez creado el libro, se utiliza exac-
tamente igual que si se hubiera creado
con un libro en blanco.





Tres son los pasos principales para crear una plantilla:
Crear el libro que va a servir como plantilla.
Incluir todos los elementos (texto, grficos, estilos, funciones, macros, etc.) que se desea que
contenga la plantilla.
Guardar la plantilla y darle un nombre para
usarla en el futuro.

Ejemplo:
Se va a crear la plantilla del libro Cuadro de amortiza-
cin del Inmovilizado que est realizado en el Cuadro
amortizacin 1 en el Tema 7.
Pasos:
Se abre el libro.
Se borran los datos de ELEMENTO, PRECIO AD-
QUISICIN, CUENTA MAYOR, CUENTA AMORTIZA-
CIN ACUMULADA, % AMORTIZACIN, VALOR RE-
SIDUAL Y FECHA ADQUISICIN.
Las celdas del apartado anterior se deben
desproteger, ya que son las nicas donde ha-
br que introducir datos. Para ello, el procedi-
miento es:
Seleccionar la celda, y en Formato de cel-
das, en la ficha Proteger, desactivar la casilla Bloqueada, El resto de celdas del libro,
deben quedar protegidas, Excel por defecto activa la casilla Bloqueada.

Proteger la hoja, utilizando Proteger hoja del grupo
Cambios de la ficha Revisar.
La hoja queda protegida, a partir de este momento
solo se podrn introducir datos en las celdas des-
protegidas.
Guardar el libro como plantilla, seleccionando en el
cuadro de dilogo Guardar como, la opcin de Guar-
dar como tipo: Plantilla.
Cada vez que se utilice la esta plantilla aparecer con el nom-
bre CUADRO AMORTIZACIN INMOVILIZADO CUOTAS
CONSTANTES 1, 2, 3, . y se podr guardar como un libro
normal de Excel, permaneciendo inalterable la plantilla original.


Para desplazarse a las celdas que se pueden editar en una hoja protegida, es muy cmodo, utili-
zar la tecla TAB.






Para modificarla, slo habr que abrirla, introducir los cambios que se deseen realizar y volverla a
guardar con el mismo nombre.
Las plantillas que se guarden en la carpeta Plantillas aparecern dentro del botn Archivo, Nuevo,
, en cuadro de dilogo Nueva se elige en las Plantillas personales.
Si se desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de dilogo Plantillas, crear una
subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas, utilizando el cuadro de dilogo Guardar o Guardar como y
guardar en ella las plantillas. El nombre que
se asigne a esa subcarpeta aparecer en la
nueva ficha.
Ejemplo, se va a crear una nueva ficha don-
de se irn guardando todas las plantillas
relacionadas con los mtodos de amortiza-
cin del Inmovilizado Material
Pasos:
Se abre el libro CUADRO AMORTI-
ZACIN INMOVILIZADO CUOTAS
CONSTANTES.
En Guardar como, se elige en el
cuadro de lista Guardar como tipo
Plantilla de Excel, una vez abierta
la ficha de Plantillas, se crea una
carpeta con el nombre Amortizacin
Inmovilizado.
Se abre la carpeta y se guarda la
plantilla como Cuotas Constantes.

El resultado se puede observar en la fi-
gura de la derecha.







Crear una ficha en plantillas con el nombre de FACTURAS donde se incluir el siguiente
libro:

Un libro con el nombre de FACTURA, con dos hojas:
a) En la hoja 1, con el nombre Productos, donde estarn relacionados en tres columnas todos
los detalles de los productos.

b) En la hoja 2, con el nombre Factura, se confecciona una factura similar a la siguiente, aplican-
do todos los conocimientos adquiridos (funciones, formato, proteccin, etc.)









Una lista de una sola columna es aquella que cada fila contiene un solo dato. Sin embargo en la ma-
yora de las ocasiones las listas tienen ms de un dato por fila, es decir, contienen dos o ms datos
referidos a la misma cola, suceso o persona.
Por ejemplo, en la lista siguiente cada fila contiene seis datos: N Fra., Fecha factura, Empresa, Giro
D/F, Fecha Vto., Importe factura.
N
FRA.
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
256 01/01/2011 Hnos. Garcia, S.L. 60 02/03/2011 5.032,59
257 08/01/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 07/02/2011 2.027,53
258 02/02/2011 Lnea, S.A. 90 03/05/2011 2.628,54
259 05/02/2011 Cremas Prez, S.L. 30 07/03/2011 3.319,70
260 26/02/2011 Vrtice, S.A. 60 27/04/2011 3.530,06
261 01/03/2011 Lnea, S.A. 60 30/04/2011 1.877,27
262 14/03/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 13/04/2011 2.576,77
263 09/04/2011 Chuchesricas, S.L. 60 08/06/2011 885,60
264 19/05/2011 Vrtice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03
266 24/06/2011 Galletas Pedro, S.L. 30 24/07/2011 3.530,06
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16
271 30/09/2011 Cremas Prez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75
273 05/11/2011 Lnea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41
274 09/12/2011 Vrtice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57
Todos los datos que corresponden al mismo elemento de una lista se sitan en la misma fila, pero en
distintas columnas. A cada una de esta columnas se les denomina campo, y al conjunto de los cam-
pos pertenecientes al mismo elementos, registro. De acuerdo con esto, en la lista hay seis campos
que definen cada dato de la lista. Y el conjunto de los seis campos pertenecientes a la misma fila forma
un registro.
En Excel es muy importante distinguir los campos. Casi siempre los nombres de los campos son, tam-
bin, los encabezados de la lista.
Seleccionar una sola celda de la columna que desea
ordenar.
En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, clic
en para clasificar en orden ascendente (de A a Z
o del nmero menor al mayor).
En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, clic en para clasificar en orden descenden-
te (de Z a A o del nmero mayor al menor).







Cuando se dispone de una lista con informacin desorganizada y se quiere ordenarla, lo primero que
se ha de hacer es plantearse dos cuestiones:
Qu hay que ordenar?
Cmo hay que ordenarlo?
Normalmente, la respuesta a la primera pregunta es: la lista entera. Con respecto a la segunda, las
listas siempre se ordenan con respecto a una (o varias) de las columnas que la componen. Por ejem-
plo, si se quiere ordenar la lista de la Tabla Chucheras se debe hacer en funcin de N Fra., Fecha
factura, Empresa, Giro D/F, Fecha Vto., Importe factura. La columna en funcin de la que se ordene la
lista se denomina criterio de ordenacin.

Existen dos posibilidades:
Orden en un criterio de ordenacin ascendente. El orden alfabtico normal de la A a la Z, el
orden por nmeros (1,2,3,...), el orden cronolgico de fechas anteriores a fechas recientes.
Orden en un criterio de ordenacin descendente. El orden alfabtico normal de la Z a la A,
el orden por nmeros (3,2,1,...), el orden cronolgico de fechas recientes a fechas anteriores.

Para ordenar la lista de la tabla Chucheras por el campo Fecha vto.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la lista que se quiera ordenar, eso bastar pa-
ra que Excel reconozca la lista completa. Es recomendable situarse en una celda de la colum-
na que se quiera ordenar. En este caso habr que situarse en una celda del campo Fecha vto.
A continuacin en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, clic sobre . Inmediatamente
Excel ofrece distintas posibilidades, segn el tipo de datos de la lista:
Tipo de
dato
Acciones
Texto
Ordenar de A a Z.
Ordenar de Z a A.
Nmero
Ordenar de menor a mayor.
Ordenar de mayor a menor.
Fecha
Ordenar de ms antiguos a ms recientes.
Ordenar de ms recientes a ms antiguos.
En el ejemplo se va a ordenar por FECHA FACTURA, una vez activada cualquier celda de la
columna FECHA FACTURA, clic sobre Ordenar y filtrar y seleccionar Ordenar de ms anti-
guos a ms recientes.
Tambin es posible la ordenacin de datos utilizando Orden personalizado del comando Or-
denar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio. Los pasos son:
Activar cualquier celda de la tabla a ordenar.
Seleccionar Orden personalizado. Siempre se debe comprobar que Excel ha seleccionado co-
rrectamente el rango de datos.
En el ejemplo se va a ordenar por FECHA VTO. En el cuadro de dilogo se debe activar Mis
datos tienen encabezados ya que en el ejemplo estn contenidos en la primera fila, si el rango
no los tuviera esta casilla debe permanecer inactiva. El resto de opciones vienen reflejadas en
la siguiente imagen:






Aceptar
Cuando ordena una lista, Excel lo hace alfabticamente, numricamente o cronolgicamente (excepto
en el caso de que se utilicen criterios personalizados), en orden ascendente o descendente.
Sin embargo, adems de texto, nmeros y fechas, las celdas de una hoja de clculo de Excel puede
contener otras cosas. Con carcter general, la prioridad que usa Excel en sus ordenaciones es la si-
guiente.
Orden Tipo de dato Criterios de ordenacin
1 Nmeros Se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor.
2 Alfanumrica
Se ordenar de izquierda a derecha, carcter por carcter. Por ejemplo,
si una celda contiene el texto A100, Excel colocar la celda detrs de
la celda que contenga la entrada A1 y antes de la celda que contenga
la entrada A11. Se ordenarn del siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ +
< = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
3 Valores lgicos FALSO se coloca antes que VERDADERO.
4 Valores de error Todos los valores de error son iguales
5 Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar.
Excel permite ordenar una lista por ms de un criterio.

Ejemplo en la Tabla Chucheras se quiere ordenar por Empresas, despus por Fecha vto. y por ltimo
por Importe factura

Seleccionar luna celda cualquiera de la lista.
Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modifi-
car de la ficha Inicio.
Comprobar que est seleccionada la opcin Mis datos tienen encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado EMPRESA y el criterio de ordenacin: A a Z.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado FECHA y el criterio de ordenacin: De ms antiguos a
ms recientes.
Clic en Agregar nivel.





En Luego por se elige el encabezado IMPORTE FACTURA y el criterio de ordenacin: De
mayor a menor.
Aceptar.

En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si las temperaturas son inferiores a
15, el relleno ser de color azul ; si la temperatura est entre 15 y 25, el relleno ser de color naran-
ja, y si las temperaturas son superiores a 25, el relleno ser de color rojo.
Seleccionar luna celda cualquiera de la lista.
Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Or-
denar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Comprobar que est seleccionada la opcin Mis datos tienen
encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado 2010 y el criterio de
ordenacin: el relleno color azul, En la parte superior.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de or-
denacin: el relleno color naranja, En la parte superior.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de or-
denacin: el relleno color rojo, En la parte superior.
Aceptar.




En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si las NOTAS son inferiores a 5, el
color de la fuente ser rojo; si las notas son superiores o iguales a 5 el color la fuente ser verde.
Seleccionar luna celda cualquiera de la lista.
Ejecutar el comando Orden personalizado del co-
mando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la fi-
cha Inicio.
Comprobar que est seleccionada la opcin Mis datos
tienen encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado NOTA y el cri-
terio de ordenacin: el relleno color azul, En la parte
superior.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio
de ordenacin: el relleno color naranja, En la parte
superior.
Clic en Agregar nivel.
Temperaturas medias

Mes 2010
Abril 16,9
Agosto 28,1
Diciembre 10,4
Enero 10,4
Febrero 11,8
Julio 28,0
Junio 24,1
Marzo 13,0
Mayo 20,1
Noviembre 14,2
Octubre 19,4
Septiembre 24,5
Temperaturas medias

Mes 2010
Diciembre 10,4
Enero 10,4
Febrero 11,8
Marzo 13,0
Noviembre 14,2
Abril 16,9
Junio 24,1
Mayo 20,1
Octubre 19,4
Septiembre 24,5
Agosto 28,1
Julio 28,0
N APELLIDOS Y NOMBRE NOTA
1 CASTILLO SEZ, JUAN RAMN 7,02
2 LPEZ VERA, JOSE 4,25
3 DOMEC SNCHEZ, JAIME 3,5
4 FERNNDEZ RUIZ, PEDRO 7,7
5 JIMNEZ MENDEZ, EVA 7,76
6 LIS SANZ, BLANCA 3,55
7 JUREZ GIL, PATRICIA 9,72
8 LUCAS SEGURA, JORGE 5
9 LLUC CABALLERO, PABLO 4,75
10 PARDO SANZ, ANTONIO 2,85

Resultado





En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color rojo,
En la parte superior.
Aceptar.






En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si la Dif. es mayor que 0, el icono
ser: ; si la Dif. es igual a 0, el icono
ser: y si la Dif. es menor que 0, el
icono ser:, .
Seleccionar luna celda cualquie-
ra de la lista.
Ejecutar el comando Orden
personalizado del comando
Ordenar y filtrar del grupo
Modificar de la ficha Inicio.
Comprobar que est seleccio-
nada la opcin Mis datos tienen encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado Dif. y el criterio de ordenacin: icono de celda
En la parte superior.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado Dif. y el criterio de ordenacin: icono de celda En
la parte superior.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el
encabezado Dif. y el cri-
terio de ordenacin: icono
de celda. En la parte
superior.
Aceptar.



N APELLIDOS Y NOMBRE NOTA
8 LUCAS SEGURA, JORGE 5
1 CASTILLO SEZ, JUAN RAMN 7,02
4 FERNNDEZ RUIZ, PEDRO 7,7
5 JIMNEZ MENDEZ, EVA 7,76
7 JUREZ GIL, PATRICIA 9,72
10 PARDO SANZ, ANTONIO 2,85
3 DOMEC SNCHEZ, JAIME 3,5
6 LIS SANZ, BLANCA 3,55
2 LPEZ VERA, JOSE 4,25
9 LLUC CABALLERO, PABLO 4,75
Resultado
Resultado





Junto con las operaciones normales de ordenacin vistas hasta ahora, Excel ofrece diversas opciones
que permitirn configurar exactamente las ordenaciones que se realicen
Ejemplo: en la Tabla siguiente vienen dispuestas por filas los pases que visitan determinadas Comuni-
dades Autnomas.
INGRESOS EN MILES DE EUROS
COMUNIDAD AU-
TNOMA
ALEMANIA
REINO
UNIDO
SUECIA DINAMARCA JAPN TOTAL
Valencia 1.500 9.230 3.300 5.400 3.400 22.830
Andaluca 2.000 8.000 6.400 3.000 2.500 21.900
Madrid 3.000 2.450 2.300 2.800 1.330 11.880
Castilla-Len 4.000 1.200 1.900 2.300 2.000 11.400
Regin de Murcia 1.350 2.600 4.300 2.562 1.950 12.762
Si se quieren ordenar estos pases el procedimiento es el siguiente:
Seleccionar la parte de lista que se desea ordenar.
Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modifi-
car de la ficha Inicio.
En el cuadro de dilogo Ordenar hacer clic en el botn Opciones y Excel muestra el cuadro
de dilogo Opciones de ordenacin.
Seleccionar Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar.
Seleccionar la fila que corresponda al criterio de orientacin en este caso la fila 3.
Aceptar


INGRESOS EN MILES DE EUROS
COMUNIDAD AU-
TNOMA
ALEMANIA DINAMARCA JAPN
REINO
UNIDO
SUECIA TOTAL
Valencia 1.500 5.400 3.400 9.230 3.300 22.830
Andaluca 2.000 3.000 2.500 8.000 6.400 21.900
Madrid 3.000 2.800 1.330 2.450 2.300 11.880
Castilla-Len 4.000 2.300 2.000 1.200 1.900 11.400
Regin de Murcia 1.350 2.562 1.950 2.600 4.300 12.762
Resultado de la ordenacin





Si para ordenar por meses la tabla de la izquierda empleamos el criterio de ordenacin habitual, los
meses se ordenaran por orden alfabtico. Si se desea colocarlos en su orden natural, el procedimiento
ser:
Seleccionar el rango

Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modifi-
car de la ficha Inicio.
Elegir: Ordenar por: mes, segn Valores y en el criterio de ordenacin seleccionar Lista perso-
nalizada, clic sobre la lista personalizada que corresponda, en este caso, los meses del ao.
Aceptar.
Temperaturas medias

Mes 2010
Enero 10,4
Febrero 11,8
Marzo 13,0
Abril 16,9
Mayo 20,1
Junio 24,1
Julio 28,0
Agosto 28,1
Septiembre 24,5
Octubre 19,4
Noviembre 14,2
Diciembre 10,4


Resultado





El filtrado de datos es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos en un rango de
celdas o una tabla y trabajar en l. Por ejemplo, se pueden filtrar los datos para ver nicamente los
valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor mximo y el valor mnimo o filtrar los datos
para ver rpidamente valores duplicados.
Despus de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para
obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa
lista que no cumplan la condicin que se desee. De esta manera quedar visible solamente el conjunto
de registros que renan los criterios.
Para aplicar un autofiltro a un rango de celdas se puede utilizar el procedimiento siguiente:
Seleccione un rango de celdas.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.

Clic en la flecha del encabezado de columna.
Para utilizar el autofiltro en una tabla, el procedimiento es:
Asegurarse de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
Clic en la flecha del encabezado de columna.
Mediante un ejemplo se va a ver el funcionamiento del Autofiltro
N
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
256 01/01/2011 Hnos. Garcia, S.L. 60 02/03/2011 5.032,59
257 08/01/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 07/02/2011 2.027,53
258 02/02/2011 Lnea, S.A. 90 03/05/2011 2.628,54
259 05/02/2011 Cremas Prez, S.L. 30 07/03/2011 3.319,70
260 26/02/2011 Vrtice, S.A. 60 27/04/2011 3.530,06
261 01/03/2011 Lnea, S.A. 60 30/04/2011 1.877,27
262 14/03/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 13/04/2011 2.576,77
263 09/04/2011 Chuchesricas, S.L. 60 08/06/2011 885,60
264 19/05/2011 Vrtice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03
266 24/06/2011 Galletas Pedro, S.L. 30 24/07/2011 3.530,06
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16
271 30/09/2011 Cremas Prez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75
273 05/11/2011 Lnea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41
274 09/12/2011 Vrtice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57
Si en la tabla anterior se quiere visualizar slo las operaciones realizadas por la empresa Chuchesri-
cas, SL los pasos a seguir sern:





Seleccionar la lista. Para ello bastarn con que se site el puntero de celda en cualquier celda
de la tabla.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Hacer clic en el desplegable de la columna Empresa y seleccionar Chuchesricas, S.L.



Cuando se quiera volver a ver todos los registros, basta con desplegar de nuevo el cuadro de la co-
lumna Empresa y seleccionar la opcin (Seleccionar todo). La lista recupera su aspecto primitivo, aun-
que seguir presentando las flechas del submen en cada una de sus columnas.
Una lista filtrada se identifica por:
La flecha desplegable de la cabecera que ha sido filtrada aparece en otro color.
Los nmeros de la filas de la lista que han quedado visibles tambin aparecen en otro color.
Otra forma de quitar todos los filtros consiste en ejecutar el comando del grupo Ordenar
de la ficha Datos.





Cuando se termine de trabajar con la lista y se quiera salir del modo Filtrar se deber emplear el mismo
procedimiento que se utiliz para activar la caracterstica Autofiltro. Es decir, desactivar el botn Filtro
del grupo Ordenar de la ficha Datos, la marca desaparece, al igual que las flechas de cuadro desple-
gable de las cabeceras de las columnas.
En la tabla siguiente se desean visualizar las celdas vacas que indican que el alumno no ha entregado
determinada prctica.
APLICACIONES INFORMTICAS
N ALUMNO
PRCTICAS REALIZADAS
1 2 3 4 5 6 7 8
1 CASTILLO SEZ, JUAN RAMN 1 Repetir Repetir Repetir
2 LPEZ VERA, JOSE Repetir 1 1 2 1 3
3 DOMEC SNCHEZ, JAIME 3 Repetir 3 1 2
4 FERNNDEZ RUIZ, PEDRO 2 Repetir Repetir 2 1 3
5 GMEZ BLAZQUEZ, ANTONIO 3 2 3 2 1 1
6 JIMNEZ MENDEZ, EVA Repetir Repetir Repetir 1 1 Repetir
7 LIS SANZ, BLANCA Repetir Repetir Repetir Repetir Repetir
8 JUREZ GIL, PATRICIA 1 1 1 1
9 LAX HERMIDA, CARLOS 1 1 1 1 3 Repetir
10 LUCAS SEGURA, JORGE 1 1 Repetir
11 LLUC CABALLERO, PABLO 2 1 Repetir Repetir 2 3
12 PARDO SANZ, ANTONIO 3 1 1 1
13 RODRGUEZ SEZ, GLORIA Repetir 1 1 3 Repetir 2 Repetir Repetir
Por ejemplo si se quiere visualizar los alumnos que tienen pendientes de entregar la prctica 4, los
pasos a seguir son:
Seleccionar el rango que incluye los nmeros de las prcticas, procedimiento necesario porque
el encabezado de la lista contiene varias filas y celdas combinadas.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Hacer clic en el desplegable de la columna que contiene la practica 4 y seleccionar (Vacas).
En la lista Ventas Chucherias, S.L. se quiere filtrar las 10 empresas con el importe de factura ms
elevado
Seleccionar la lista. Para ello bastarn con que se site el puntero de celda en cualquier celda
de la tabla.
Ejecutar Filtro del grupo Ordenar de la ficha Datos.
Hacer clic en el desplegable de la columna IMPORTE FACTURA y seleccionar filtros de n-
mero y despus Diez mejores.








Si en la lista Ventas Chucheras, S.L. se desea conocer los giros a 60 D/F que tiene la empresa Lnea,
S.A. el procedimiento es el siguiente:
Seleccionar la lista. Para ello bastarn con que se site el puntero de celda en cualquier celda
de la tabla.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Clic en el desplegable de la columna GIRO D/F. y seleccionar 60.
Clic en el desplegable de la EMPRESA y seleccionar Lnea, S.A.



Para buscar valores especficos en las filas de una lista utilizando uno o dos criterios de comparacin
para la misma columna, elegir Filtro del grupo Ordenar de la ficha Datos. Dependiendo de los datos
de la columna a filtrar la opcin variar desde: Filtro de texto, filtro de nmero, filtro de fecha,
pero en todos los casos aparecer un submen con el comando Filtro personalizado.
Los operadores que se pueden emplear para seleccionar los datos de una tabla son:
Es igual a
No es igual a
Es mayor o igual que
Es menor que
Es menor o igual que
Comienza por
No comienza por
Termina con
No termina con
Contiene
No contiene

Cuando se aplican dos filtros sucesivamente a una lista, slo quedan en pantalla los registros que
cumplan a la vez las dos condiciones planteadas, esto es lo que se llama una condicin Y. Es decir,
cuando se aplica una condicin Y, Excel slo deja en pantalla aquellos registros que cumplen todas las
condiciones individuales a la vez.
Tabla Empleados.
Sugerencia: la edad se puede calcular utilizando la Funcin HOY()
En lugar de las flechas desplegables, aparecen correspondientes a las dos columnas en las
que hay establecidas un filtro. De esta manera se puede saber en todo momento cuantos filtros
hay activos. Los filtros se deben quitar de uno en uno; es decir, si se quita el filtro de una columna
slo se est quitando ese filtro, mientras que los dems permanecen activos.
Para quitar todos los filtros del rango, desactivar el botn Filtro del grupo Ordenar de la ficha
Datos,
Aunque estos operadores parecen exclusivamente dedicados
a ser utilizados con nmeros o fechas, lo cierto es que tam-
bin se pueden utilizar con el texto en este caso mayor que
significa posterior en orden alfabtico, mientras que menor
que significa anterior en orden alfabtico.
Resultado de la aplicacin del filtro





NOMBRE APELLIDOS SECCIN SUELDO
FECHA NA-
CIMIENTO
EDAD
Juan Gmez Funes Ropa 873,57 02/03/1962
Lus Garca Andrande Calzado 751,26 01/10/1958
Paula Hermida Prez Juguetes 1137,11 25/06/1970
Blanca Sevilla Pons Menaje 1262,12 19/05/1953
Juan Remo Snchez Ropa 871,46 25/09/1978
Jaime Casas Domnguez Ropa 661,46 26/07/1982
Elena Gmez Lucas Menaje 1221,37 16/02/1956
Vanessa Egea Lisn Calzado 1287,36 22/07/1963
Benito Reino Surez Calzado 842,67 14/02/1979
Virtudes Anglada Liza Juguetes 872,9 15/09/1983
Patricia Vera Garre Ropa 873,57 13/12/1979
Jorge Portela Vidal Juguetes 751,26 14/11/1981
Francisco Campillo Ruz Calzado 1292,17 15/10/1980
Elena Ferrer Len Calzado 842,67 29/01/1977
Sebastin Lpez Ros Ropa 1137,11 30/03/1968
Bianca Silva Romero Juguetes 633,01 15/02/1983
Encarna Pardo Tarraga Menaje 842,67 20/06/1979
Dolores Castillo Daz Juguetes 1262,12 15/11/1953
Carlos Fernndez Silva Ropa 1119,08 19/12/1975
David Vera Lucas Calzado 1221,37 30/10/1952
Judit Castejn del Vall Calzado 633,01 05/02/1983
Jess Romero Verd Calzado 842,67 15/09/1976
Mirian Sez Garca Ropa 1119,08 18/12/1980
Andrs Lpez Ros Ropa 1082,54 22/08/1980
Adrin Verd Pons Menaje 872,9 16/11/1979
Mateo Vinades Prez Menaje 751,26 18/12/1980
Beln Norte Gmez Juguetes 633,01 04/02/1982

El ms joven
El mayor
Promedio de edad

Por ejemplo en la tabla empleados se quieren saber los empleados que tienen un sueldo entre 800 y
1000
Seleccionar la lista. Para ello bastarn con que se site el puntero de celda en cualquier celda
de la tabla.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Clic en el desplegable de la columna SUELDO y seleccionar Filtros de nmero, en el submen
se elige Entre puede observar que en la parte superior del cuadro de dilogo aparece la frase:
Mostrar las filas en las cuales: SUELDO. Inmediatamente debajo del hay un cuadro desplega-
ble en el que habr que seleccionar es mayor o igual que, a
su derecha otro cuadro en blanco. En el que se introduce
800. Debajo de los cuadros estn las opciones Y y O, apa-
rece activado Y, que se corresponde con la opcin Entre.
Debajo de esas dos opciones, otros dos cuadros como los
anteriores. En el primero de los cuadros se selecciona la fra-
se es menor o igual que; en el otro 1000.
Aceptar.








Las condiciones O se distinguen de las condiciones Y en que basta con que se cumpla uno de los cri-
terios establecidos para que Excel muestre la fila en pantalla cuando se aplica el filtro
Se quieren saber los empleados que trabajan en la seccin Juguetes Calzado.
Seleccionar la lista.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic
en Filtro.
Clic en el desplegable de la columna Seccin y se-
leccionar Filtros de texto, en el submen elegir Fil-
tros personalizados. Se puede observar que en
la parte superior del cuadro de dilogo aparece la
frase: Mostrar las filas en las cuales: SECCIN.
Inmediatamente debajo del hay un cuadro desple-
gable que contiene la frase es igual a y, a su dere-
cha otro cuadro en blanco. Al desplegar ese cua-
dro aparecen todas las secciones que hay. En el ejemplo se selecciona Calzado.
Debajo de los cuadros estn las opciones Y y O, se debe seleccionar O. Debajo de esas dos
opciones, otros dos cuadros como los anteriores. En el primero de los cuadros se selecciona la
frase es igual; en el otro Juguetes.
Aceptar.

Habr ocasiones en las que slo se conoce parte de la informacin que se est buscando. Con el uso
de comodines se puede facilitar la bsqueda. Para el comando autofiltrar hay dos comodines:
El comodn asterisco (*) representa a cualquier nmero de
caracteres. Por ejemplo, el criterio G* encontrara Garca,
Gmez, Gonzlez, etc.
El comodn interrogacin (?) cerrada representa a un solo
carcter. Por ejemplo, el criterio 200? Encontrara 2000, 2001,
2002, etc.
Ejemplo de uso de comodines en Tabla: Empleados para filtrar
aquellos nombres que empiecen por J.
Seleccionar la lista.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Clic en el desplegable de la columna NOMBRE y seleccionar Filtros de texto, en el submen
elegir Filtros personalizados. Se puede observar que en la parte superior del cuadro de di-
logo aparece la frase: Mostrar las filas en las cuales: NOMBRE. En el cuadro desplegable
seleccionar la frase es igual a y, en el otro cuadro en blanco escribir J*.
Aceptar.
Resultado de la aplicacin del filtro





El comportamiento de algunos comandos en una lista filtrada es el descrito en la siguiente tabla:
Comando o accin Efecto
Presentacin Preliminar
Si se realiza la presentacin preliminar de una lista filtrada, slo aparece-
rn las celdas visibles.
Imprimir Solo se imprimirn las celdas visibles.
Grficos
Si se crea un grfico a partir de una lista filtrada, ste slo representar los
datos visibles.
Copiar y borrar
Si se copia o borra celdas de una lista filtrada, se copiar o borrar sola-
mente las celdas visibles.
Autollenado
Si se extiende el autollenado sobre una lista filtrada se rellenar nicamen-
te las celdas visibles de la lista.
Autosuma
Si se usa la herramienta Autosuma sobre una lista filtrada, slo se suma-
rn los valores visibles.
Autocalcular
La caracterstica Autocalcular slo tendr en cuenta las celdas visibles al
realizar las operaciones.
Frmulas
Las frmulas normales seguirn usando todas las filas de la lista para rea-
lizar los clculos (aunque estn ocultas), para salvar esta situacin est la
funcin SUBTOTALES.
En el caso de que se quiera realizar operaciones slo con las filas que quedan visibles despus de
filtrar una lista, se debe utilizar la funcin SUBTOTALES.

Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu
funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales
dentro de una lista.
Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual
desea calcular los subtotales.Por ejemplo en lista
Ventas Chucherias, S.L. se quiere saber el prome-
dio del Importe factura de los giros a 60 d/f.
Para las constantes nm_funcin de 1 a 11, la fun-
cin SUBTOTALES incluye los valores de las filas
ocultas por el comando Ocultar filas, situado en el
submen Ocultar y mostrar del comando Formato,
en el grupo Celdas de la pestaa Inicio. Para las
constantes nm_funcin de 101 a 111, la funcin
SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocul-
tos por el comando Ocultar filas. Una vez filtrados
datos por alguna columna o rango vertical las dife-
rencias por nm_funcin desaparecen, tampoco ha-
br diferencias si se oculta la fila una vez filtrado por
columna o rango vertical.
La funcin SUBTOTALES est diseada para columnas
de datos o rangos verticales.

Nm_funcin
(incluye valo-
res ocultos)
Nm_funcin
(pasa por alto
valores ocul-
tos)
Funcin
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP
Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1,ref2,...)






Pasos:
Se aplica el filtro a la columna Giro d/f.
Se selecciona la celda en donde se quiere colocar el resultado del promedio y se introduce la
siguiente funcin =SUBTOTALES(1;G6:G23)
Aceptar
Sintaxis:
El nmero de funcin que corresponde al promedio es el 1.
E5:E24 es el rango de los importes que intervienen en el promedio.
Introduccin funcin subtotales mediante la paleta de funciones






Cuando se van a incluir varias filas de totales, se debe separar estas filas de totales de las del
rango de la lista, con la finalidad de evitar que al aplicar filtro las filas de totales desaparezcan.





Introduccin funcin subtotales mediante ListaAsistente
























Escribir el signo igual, =
Empezar a escribir las letras de la fun-
cin, su desde la s la ListaAsistente
relaciona todas las funciones que empie-
zan por su
Doble clic sobre SUBTOTALES

Doble clic sobre 1 - PROMEDIO
Aparece en la funcin el n 1
Escribir ; para separar argumentos

Seleccionar el rango
Intro.







Crear una carpeta con el nombre Autofiltro donde se guardarn los siguientes libros:

En la Tabla Empleados que se guardar en un libro con el mismo nombre. Realizar las siguientes
operaciones:
En la hoja 1 que se le asignar el nombre Sueldos > 1000 : Insertar en una nueva celda a tra-
vs de una funcin el N total de empleados que tienen un salario >1000 .
En la hoja 2 que se le asignar el nombre Edades S. Calzado Insertar en una nuevas celdas las
funciones que den:
La edad mayor.
La edad menor.
El promedio de edad.


Crear un libro con el nombre Bolsa
En la hoja 1 Marzo copiar la siguiente tabla
Variacin
Pas ndice Cotizacin Anterior % ptos
Europa AEX 25 (AMSTERDAM) 512,73 518,59 -1,1 -5,86
Latinoameriaca BOVESPA (BRASIL) 13.759,30 13.695,70 0,46 63,6
Europa CAC 40 4.522,13 4.586,75 -1,4 -64,62
Europa DAX 30 5.252,53 5.340,67 -1,7 -88,14
EEUU DOW JONES 30 10.611,20 10.572,40 0,37 38,8
Europa EURO STOXX 50 3.707,77 3.766,90 -1,6 -59,13
Europa EURONEXT 100 790,94 800,56 -1,2 -9,62
Europa FTSE 100 5.220,20 5.258,90 -0,7 -38,7
Europa FTSE EUROTOP 300 1.251,05 1.265,48 -1,1 -14,43
Espaa FTSE LATIBEX 941,4 946 -0,5 -4,6
Asia
HANG SENG (HONG-
KONG) 11.273,80 11.318,80 -0,4 -45
Espaa I.G. BOLSA MADRID 823,15 832,76 -1,2 -9,61
Espaa IBEX NUEVO MERCADO 2.784,40 2.839,50 -1,9 -55,1
Espaa IBEX35 8.216,30 8.317,90 -1,2 -101,6
Latinoameriaca IPC (MXICO) 7.161,40 7.192,22 -0,4 -30,82
Latinoameriaca IPSA (CHILE) 5.435,48 5.438,81 -0,1 -3,33
Latinoameriaca MERVAL (ARGENTINA) 400,82 397,99 0,71 2,83
Europa MIB 30 32.434,00 32.748,00 -1 -314
EEUU NASDAQ 100 1.553,80 1.555,11 -0,1 -1,31
EEUU NASDAQ COMPOSITE 1.929,49 1.929,67 -0 -0,18
Europa NEMAX 50 (ALEMANIA) 1.034,29 1.073,63 -3,7 -39,34
Asia NIKKEI 225 11.607,30 11.919,30 -2,6 -312







EEUU S&P 500 1.168,26 1.164,31 0,34 3,95
Europa SMI (SUIZA) 6.443,60 6.496,60 -0,8 -53


Aplicar un formato condicional para que todos los valores de la fila adopten el color rojo
si la variacin es negativa, y el color verde si la variacin es positiva.
Ordenar Ascendente por ndice.
Aplicar los siguientes Autofiltros:
o Obtener los 10 ndices mayores.
o La situacin de Espaa.
o Buscar el ndice de EEUU que se sabe que empieza por Do.
o Los ndices cuya cotizacin sube.
o Los ndices que bajan entre un 0,25% y 0,50%
o Los ndices que han subido ms de 50 puntos o que han bajado ms de 50 puntos.
o Hallar el ndice que ms baja.







El comando posee la mxima potencia disponible de forma estndar en Excel en cuanto
a la manipulacin de las listas.
La utilizacin de un filtro avanzado requiere de un espacio, en la misma hoja o en cualquier otro sitio
para escribir el Rango de criterios.
Para ello, se precisan como mnimo de dos filas, en las que se especificar, mediante un formato con-
creto, cmo se va a filtrar la lista.
La forma de especificar un rango de criterios es la siguiente:
Por cada campo que se quiera incluir, se colocar una celda en la que figure su encabezado.
Para ello, es recomendable que se copien los encabezados y se peguen en el sitio elegido,
se pueden escribir de nuevo, pero se corre el riesgo de no escribirlos exactamente igual, lo que
supondra que no funcionara la herramienta Avanzadas
FECHA
FACTURA

Encabezados de las columnas que intervienen en la bsqueda
Despus se introduce la condicin, es decir, el dato a buscar, debajo del encabezado de la
celda.
FECHA
FACTURA
>25/06/11

Se quieren conocer las facturas emitidas con fecha posterior al 25/06/11
Una vez creado el rango de criterios se debe:
Seleccionar cualquier celda del rango.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Da-
tos.
Seleccionar el tipo de Accin:
Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. No es recomendable,
ya que realizar el filtro sobre la lista y slo se visualizarn
los datos filtrados.
Copiar en otro lugar. Los datos que se buscan se situarn
en el sitio que se indique en el cuadro Copiar a:
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha selec-
cionado en la hoja de clculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrec-
tamente, se debe modificar en este cuadro
Introducir el Rango de criterios. Para ello hay dos opciones:





Escribir con el teclado el rango en el cuadro Rango de criterios.
Utilizar el cuadro de contraer dilogo y seleccionar con el ratn el rango de crite-
rios.
En el caso de haber elegido Copiar a otro lugar en el cuadro Copiar a: indicar donde se van a
colocar los datos filtrados. Es aconsejable que utilizando el cuadro de contraer dilogo se
marque una sola celda, porque de lo contrario si no se selecciona un rango bastante grande
dar un mensaje de error.
Aceptar.

N
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16
271 30/09/2011 Cremas Prez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75
273 05/11/2011 Lnea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41
274 09/12/2011 Vrtice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57

Resultado de aplicar el filtro avanzado
Excel no actualiza automticamente el filtrado de una lista si se modifica el rango de criterios. Si se
quiere volver a filtrar una lista ya filtrada modificando el criterio se debe hacer lo siguiente:
Modificar el criterio segn sea necesario. Por ejemplo las facturas emitidas antes de 01/05/11.
FECHA
FACTURA
>01/05/11

Seleccionar una celda de la lista y ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la fi-
cha Datos.
Seguir el procedimiento ya explicado.

Habr que tener cuidado en seleccionar slo el encabezado y las filas que contengan criterios ya
que si se seleccionan ms filas el resultado no ser el esperado (aparecern todos los registros),
Excel interpretar dos criterios, el especificado y otro como Condicin O, que se explicar en los
siguientes apartados.





Cuando se utiliza Filtro avanzado con criterios de una sola condicin es muy similar a utilizar el Autofl-
tro. Sin embargo, la utilidad de Filtro avanzado radica en la posibilidad de crear criterios mucho ms
complejos, criterios que no se pueden establecer con Autofiltro.

Para crear condiciones O en un rango de criterios solamente hay que aadir ms filas debajo del en-
cabezado.
Por ejemplo. En la tabla siguiente se quieren buscar los pases cuya PIB per cpita sea superior a
25.000 o qu el IPC sea inferior a 1.
Proceso:
Establecer el Rango de criterios copiando los encabezados
y pegndolos en el sitio elegido. Introducir los criterios que se
deseen.
Pas
PIB per
cpita
IPC
>25000
<1
Seleccionar cualquier celda de la lista.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha
Datos.
Seleccionar el tipo de Accin: Copiar en otro lugar.
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el
mismo rango que Excel ha seleccionado en la hoja de clcu-
lo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista inco-
rrectamente, se debe modificar en este cuadro.
Utilizar el cuadro de contraer dilogo y seleccionar con el ra-
tn el rango de criterios. Es muy importante no seleccionar
ms filas, aunque estn vacas, que las estrictamente nece-
sarias para establecer la condicin, ya que si se seleccionan
ms Excel lo interpretar como un O sin condicin.
Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren
copiar.
Aceptar.













Resultado de aplicar el filtro avanzado

Pas
PIB
per
cpita
IPC
Alemania 30.300 1,2
Austria 34.100 1,7
Blgica 32.600 2,3
Bulgaria 4.800 3
Chipre 21.600 2,6
Dinamarca 42.500 2,2
Eslovaquia 12.100 0,7
Eslovenia 17.300 2,1
Espaa 22.800 2
Estonia 10.700 2,7
Finlandia 33.600 1,7
Francia 29.800 1,7
Grecia 20.100 4,7
Hungra 9.700 4,7
Irlanda 34.900 -1,6
Italia 25.700 1,6
Letonia 8.000 -1,2
Lituania 8.400 1,2
Luxemburgo 79.500 2,8
Malta 14.800 2
Pases Bajos 35.400 0,9
Polonia 9.300 2,7
Portugal 16.200 1,4
Reino Unido 27.300 3,3
Repblica Checa 14.200 1,2
Rumana 5.700 6,1
Suecia 37.000 1,9
Pas
PIB per
cpita
IPC
Alemania 30.300 1,2
Austria 34.100 1,7
Blgica 32.600 2,3
Dinamarca 42.500 2,2
Eslovaquia 12.100 0,7
Finlandia 33.600 1,7
Francia 29.800 1,7
Irlanda 34.900 -1,6
Italia 25.700 1,6
Letonia 8.000 -1,2
Luxemburgo 79.500 2,8
Pases Bajos 35.400 0,9
Reino Unido 27.300 3,3
Suecia 37.000 1,9







Para crear condiciones Y se deben aadir columnas al rango
Ejemplo: buscar los pases cuya PIB Per cpita sea superior a 25000 y qu el IPC sea inferior a 1:
Proceso:
Para establecer el Rango de criterios copiar los encabezados y pegarlos en el sitio elegido
Pas
PIB per
cpita
IPC
>25000 <1

Seleccionar cualquier celda de la lista.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar el tipo de Accin: Copiar en otro lugar
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha selec-
cionado en la hoja de clculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrec-
tamente, se debe modificar en este cuadro
Utilizar el cuadro de contraer dilogo y seleccionar con el ratn el rango de criterios.
Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren copiar.
Aceptar.
Pas
PIB per
cpita
IPC
Irlanda 34.900 -1,6
Pases Bajos 35.400 0,9
Resultado de aplicar el filtro avanzado
Ejemplo: en la tabla Chucherias, S.L. se quieren conocer los giros que vencen entre julio y septiembre.
El rango de criterios sera el siguiente:
FECHA
VTO.
FECHA
VTO.
>30/06/11 <01/10/11

N
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
264 19/05/2011 Vrtice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03
266 24/06/2011 Galletas Pedro, S.L. 30 24/07/2011 3.530,06
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
Resultado de aplicar el filtro avanzado

El rango de criterios puede tener todas las filas y columnas que se quieran y, gracias a ello, se pueden
combinar todas las condiciones O e Y que se deseen.
Ejemplo: en la tabla Chucherias, S.L. se quieren conocer los giros que vencen en el 4 trimestre o que
el IMPORTE FACTURA sea superior a 6000. El rango de criterios sera el siguiente:
FECHA
VTO.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
>30/09/11 <1/1/12
>6000


Seguir los procedimientos ya expuestos,





N
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16
271 30/09/2011 Cremas Prez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75
Resultado de aplicar el filtro avanzado

Se puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una frmula. Si se emplea una frmula
para crear un criterio, no se puede utilizar un rtulo de columna como rtulo de crite-
rios; se debe conservar este rtulo vaco o utilizar uno distinto a un rtulo de columna de la lista.
La frmula que se utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa para
hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro. La frmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO.
En la frmula se puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un
nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene el criterio,
se puede ignorar, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Por ejemplo en la lista Ventas Chucherias, S.L. se quieren filtrar las facturas con vencimiento anterior
a 30 das, desde hoy (la fecha de hoy en el ejemplo es 30/05/11). El procedimiento es el siguiente:
Para establecer el Rango de criterios seleccionar una celda que tenga libre la celda de encima.
En una celda vaca se introduce la siguiente frmula =Y(F5>=HOY();F5<HOY()+30). F5 es la
primera celda que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor VERDADERO,
porque la fecha de esa celda es anterior a hoy.


Seleccionar cualquier celda de la lista.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar el tipo de Accin: Copiar en otro lugar
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha selec-
cionado en la hoja de clculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrec-
tamente, se debe modificar en este cuadro
Utilizar el cuadro de contraer dilogo y seleccionar con el ratn el rango de criterios, seleccio-
nando la celda que contiene la frmula y la celda que est encima.
Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren copiar.
Aceptar.
N
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
273 05/11/2011 Lnea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41



FALSO





Ejemplo: En la tabla de Notas se quiere filtrar los alumnos que tengan una nota media superior a 7

Pasos:
Para establecer el Rango de criterios seleccionar una celda que tenga libre la celda de encima.
En una celda vaca se introduce la siguiente frmula =PROMEDIO(C3:G3)>7 es la primera fila
que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor falso, porque la nota media de
este alumno es inferior a 7.

FALSO

Se siguen los pasos ya expuestos.
El resultado es el siguiente:
N ALUMNO
A. INFORM.
OPER.TECL.
CONTABIL
GTN.
APROV.
GTN. FI-
NANC.
RECURSOS
HUM.
3 DOMEC SNCHEZ, JAIME 8 8 8 6 8
6 JIMNEZ MENDEZ, EVA 8 6 9 7 7
Ejemplo: utilizando rtulos, en la tabla siguiente se quiere conocer los meses que tuvieron ms das
despejados que el promedio de das nubosos y cubiertos.

Pasos:
Para establecer el Rango de criterios seleccionar una celda que tenga libre la celda de encima.
En una celda vaca se introduce la siguiente frmula =despejados>PROMEDIO(C3:D3) es la
primera fila que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor #NOMBRE?

#NOMBRE?

Se siguen los pasos ya expuestos.
El resultado es el siguiente





MES Despejados Nubosos Cubiertos
Enero 12 15 4
Febrero 13 11 4
Junio 13 17 0
Agosto 11 20 0
Noviembre 13 14 3

El comando Subtotales permite operar sobre una lista (filtrada o no) para extraer con toda sencillez
informacin de resumen del contenido de esta lista.
En la tabla Empleados se quiere conocer cul es el promedio del sueldo y de edad de los empleados
de cada una de la secciones de la empresa. El comando Subtotales permite realizar esta operacin
con rapidez, para ello, habr que seguir la siguiente secuencia de pasos:
Ordenar la lista por la columna que contenga los valores que se quieran agrupar por las filas.
En este caso es por Secciones, as que basta con que
se seleccione una celda de la columna Seccin y hacer
clic en el botn Orden ascendente del grupo Orde-
nar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar cualquier celda de la lista y ejecutar el co-
mando Subtotales, situado en el grupo Esquema de la
ficha Datos. Se abrir el cuadro de dilogo Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la
columna por la que se orden la lista y por la que se
quieren agrupar los registros.
En el cuadro Usar funcin. Se elige la operacin que
se quiere llevar a cabo.
En el cuadro Agregar subtotal a: se seleccionan las
columnas que se quieran ver subtotales. Deben utilizar-
se las fechas y cifras, ya que no es lgico hallar prome-
dio de apellidos, nombre,...
Aceptar.







Resultado de aplicar el comando Subtotales

Cuando se crean los subtotales, Excel estructura la lista segn los grupos creados. Esta estructura
permite poder ver, con toda facilidad, slo la fila del total, slo las filas de los subtotales o todas las
filas con tan slo pulsar un botn. Los botones que estn en la zona izquierda que ha aparecido en la
hoja de clculo con subtotales son los que se encargan de este trabajo, en concreto, los que estn en
la parte superior permiten elegir entre:
Ver slo el total: se pulsa el botn 1







Ver slo los subtotales: se pulsa el botn 2

Ver todas las filas: se pulsa el botn 3.
Adems, a la izquierda de la lista han aparecido unos botones sobre los que hay un signo ms o un
signo menos. Si se hace clic en un botn con el signo menos, desaparecer de la vista el detalle co-
rrespondiente al subtotal o al total general a cuya izquierda este el botn. Por el contrario, si se hace
clic en un botn con el signo ms, Excel mostrar el detalle correspondiente a ese nivel.
Los datos obtenidos de subtotales, sobre todo, en la agrupacin del botn , pueden presentar mu-
cha utilidad para realizar otros clculos o mostrar informacin en otro lugar o documento. Si se selec-
cionan los datos agrupados en el botn y se copian con procedimientos habituales como la com-
binacin de teclas Ctrl+C o el comando copiar, se observa que se copian todos los datos

Seleccin de datos

Resultado de pegar los datos copiados, como se puede ver se copian todos los datos los visibles y los
no visibles. Para conseguir solo los subtotales visibles, se pueden utilizar alguno de los procedimientos
siguientes:
Comando Ir a Especial
Filtro avanzado






A travs de un ejemplo se va a exponer la utilidad de copiar subtotales. La empresa MAR MENOR,
SA factur en el ao 2011 los importes relacionados en la tabla siguiente:





Facturacin


N FACTU-
RA
FECHA EMPRESA
FECHA
VENCI-
MIENTO
IMPORTE
FACTURA
100/00 01-01-11 VRTICE, S.L 28-03-11 3.906,58
110/00 07-01-11 LINEA, S.A. 31-01-11 1.111,87
120/00 05-02-11 VRTICE, S.L 30-05-11 1.953,29
128/00 25-06-11 NOTA, S.L. 01-09-11 4.056,83
130/00 10-03-11 NOTA, S.L. 10-07-11 2.584,35
156/00 10-07-11 LINEA, S.A. 10-08-11 5.258,86
250/00 23-07-11 BLANCA ROS GRAU 30-09-11 2.193,69
279/00 12-08-11 NOTA, S.L. 30-09-11 3.260,49
320/00 02-09-11 SING, S.A 25-11-11 9.928,72
375/00 19-09-11 VRTICE, S.L 19-10-11 2.758,65
420/00 10-10-11 SING, S.A 10-12-11 7.963,41
448/00 15-11-11 SING, S.A 15-12-11 4.748,00

Al total de ventas anuales por empresa se le concede un rappels segn la
tabla de la derecha
Se va a realizar una tabla que recoja las ventas anuales y los rappels de
acuerdo con el siguiente encabezado:
EMPRESA
IMPORTE
FACTURA
RAPPELS
IMPORTE
RAPPELS
Pasos:
Ordenar los datos por la columna empresa.
Seleccionar cualquier celda de la lista y ejecutar el comando Sub-
totales, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se abri-
r el cuadro de dilogo Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la columna por
la que se orden la lista y por la que se quieren agrupar los regis-
tros.
En el cuadro Usar funcin. Se elige la operacin que se quiere
llevar a cabo.
En el cuadro Agregar subtotal a: se seleccionan las columnas
que se quieran ver subtotales. Deben utilizarse las fechas y cifras,
ya que no es lgico hallar promedio de apellidos, nombre,...
Aceptar.
El resultado (nivel 2) aparece en
la figura de la derecha.
Se debe extraer los totales por
empresa para aplicar el rappels.
Sera muy sencillo copiar los
datos de la tabla comprimida a
nivel 2, pegarla en otro lugar y
aadir las columnas necesarias.
Pues no vale, se copian todos los
datos, los visibles y los ocultos. Para extraer exclusivamente los datos por Total empresa los pasos
son:





Seleccionar los datos que se deseen copiar.

En la ficha Inicio ir a la zona Modificar, desplegar Buscar y seleccionar y clic sobre el co-
mando Ir a Especial.
Activar la opcin Slo celdas visibles.

Ejecutar cualquiera de las formas para copiar.
Pegar en el lugar donde se desee.

El resultado con algunos cambios fciles de realizar es el siguiente.






Notas:
Se aadido la columna RAPPELS con una funcin que busca el % rappels segn el total de ventas, la
funcin para la primera fila sera =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS

En este caso y siguiendo el ejemplo del punto anterior, se va a extraer los Totales empresa mediante
Filtro Avanzado. Una vez obtenidos los subtotales los pasos a realizar son:
Establecer el Rango de criterios el encabezado y pegarlo en el sitio elegido, bajo el encabe-
zado empresa, se desean filtrar todos los datos que comiencen con total, el * sirve para extraer
los nombres de las diferentes empresas.
EMPRESA
total*

Seleccionar cualquier celda de la lista con subtotales.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar el tipo de Accin: Copiar en otro lugar
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha selec-
cionado en la hoja de clculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrec-
tamente, se debe modificar en este cuadro
Utilizar el cuadro de contraer dilogo y seleccionar con el ratn el rango de criterios.
Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren copiar.
Aceptar.

El resultado con algunos cambios fciles de realizar es el siguiente.

Notas:
Se aadido la columna RAPPELS con una funcin que busca el % rappels segn el total de ventas, la
funcin para la primera fila sera =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS






En Excel, un grfico es la manera de representar visualmente unos datos numricos.
Esa representacin visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre
en que la persona que ve el grfico se haga una idea mucho ms clara de la informacin contenida en
los nmeros de los que procede.
Para reflejar en un grfico los datos de temperaturas de la tabla siguiente, habr que seguir uno de los
siguientes procedimientos:
Procedimiento rpido:
Seleccionar los datos que se quieren representar.
Pulsar la tecla F11 (Excel crea una hoja nueva y sita en ella el grfico.
Procedimiento normal:
Activar cualquier celda de la tabla.
Seleccionar el tipo de grfico que desea usar en la pestaa Insertar del grupo Grficos.
Excel ofrece muchos tipos de grficos que ayudan a mostrar los datos de forma comprensible. Cuando se cree un
grfico o se modifique uno existente, se puede elegir entre distintos tipos de grfico (por ejemplo, grficos de co-
lumnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, grficos de columnas apiladas o grficos circulares 3D). Tambin se
puede crear un grfico combinado al utilizar varios tipos de grficos en uno solo.


En este ejemplo se ha elegido un grfico de Columna en 2-D, concretamente
columna agrupada


Murcia
Media de
Mxima
Media de
Mnima
Enero 17 5
Febrero 18 5
Marzo 20 8
Abril 25 10
Mayo 29 15
Junio 31 18
Julio 34 21
Agosto 35 22
Septiembre 31 17
Octubre 25 15
Noviembre 19 7
Diciembre 17 5





0
5
10
15
20
25
30
35
40
E
n
e
r
o
F
e
b
r
e
r
o
M
a
r
z
o
A
b
r
i
l
M
a
y
o
J
u
n
i
o
J
u
l
i
o
A
g
o
s
t
o
S
e
p
t
i
e
m
b
r
e
O
c
t
u
b
r
e
N
o
v
i
e
m
b
r
e
D
i
c
i
e
m
b
r
e
Media de Mxima
Media de Mnima






Descripcin de las partes de un grfico:
Elemento Descripcin
Grfico Es la representacin grfica de los datos de la hoja de clculo
Ttulo El ttulo del grfico es el texto que lo describe., normalmente lo encabeza
Marcas de datos Es el objeto que se utiliza para representar los datos.
Lneas de divisin Las lneas de divisin son unas lneas horizontales y/o verticales que apare-
cen al fondo del grfico y que sirven para apreciar con ms facilidad los
valores que alcanzan las marcas de datos.
Leyenda La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos.
Ejes Los ejes son unas lneas perpendiculares que marcan la referencia para el
grfico. Normalmente hay dos ejes 8en los grficos tridimensionales hay
tres):
El eje de abscisas, eje X o eje de categoras.
El eje de ordenadas, eje y o eje de valores.
Rtulos de gradua-
cin
Los rtulos de graduacin son marcas que aparecen en los ejes y que sir-
ven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.
rea de trazado El rea de trazado es la zona del grfico donde aparecen las series de datos
y los ejes.
Series de datos Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un
grfico.
Rtulos del eje de
categoras
Series de datos
rea de grfico
Ejes
Leyenda
rea de
trazado
Rtulos
de
valores






En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede represen-
tar grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin
embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una dis-
posicin de datos especfica.
En la hoja de clculo, organizar los datos que se desean trazar en un grfico.
PARA ESTE TIPO DE GRFICO ORGANIZAR LOS DATOS
Grfico de columnas, barras, lneas,
rea, superficie o radial
En columnas o filas, de la siguiente manera:
DATO1 DATO2
1 2
3 4
DATO1 1 3
DATO2 2 4
Grfico circular o de anillos
Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una co-
lumna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:




Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una
columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:
A 1
B 2
C 3
A B C
1 2 3
A 1 2
B 3 4
C 5 6
A B C
1 2 3
4 5 6
Grfico de burbujas o XY (de disper-
sin)
En columnas, con los valores del eje X en la primera columna y los valo-
res del eje Y correspondientes y los valores de tamaos de burbuja en las
columnas adyacentes, como por ejemplo:

X Y TAMAO DE LA BURBUJA
1 2 3
4 5 6
Grfico de cotizaciones
En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas
como etiquetas:
valores mximos, valores mnimos y valores de cierre
Como:

FECHA MXIMO MNIMO CIERRE
1/1/2002 46,125 42 44,063

FECHA 1/1/2002
Mximo 46,125
Mnimo 42
Cierre 44,063
Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
Sugerencia Si se selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente en un gr-
fico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea tra-
zar en un grfico no estn en un intervalo continuo, se pueden seleccionar celdas o rangos no
adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin se puede ocultar las filas o
las columnas que no desee trazar en el grfico.
En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, seguir uno de los procedimientos siguientes:
Clic en el tipo de grfico y, a continuacin, clic en el subtipo de grfico que se desea
utilizar.






Para ver todos los tipos de grficos disponibles, clic en para mostrar el cuadro de
dilogo Insertar grfico y, a continuacin, clic en las flechas para desplazarse por los
tipos de grficos.
De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un. Si desea colocar
el grfico en una hoja de grfico independiente, se puede cambiar su ubicacin mediante el
procedimiento siguiente.
Clic en cualquier parte del grfico incrustado para activarlo, de este modo se
muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo,
Presentacin y Formato.
En la pestaa Diseo, en el grupo Ubicacin, clic en Mover grfico.
En Seleccione dnde desea colocar el grfico, las posibilidades son:
o Para mostrar el grfico en una hoja de grfico, clic en Hoja nueva.
o Para mostrar el grfico como un grfico incrustado en una hoja de clculo, clic en Objeto
en y, a continuacin, clic en una hoja de clculo en el cuadro Objeto en.
Excel asigna automticamente un nombre al grfico, por ejemplo Grfico1 si es el primer grfi-
co que haya creado en la hoja de clculo. Para cambiar el nombre del grfico, el proceso es:
Clic en el grfico.
En la pestaa Presentacin, en el grupo Propiedades, clic en el cuadro de texto
Nombre de grfico.
Escribir un nuevo nombre.
Presionar Intro.
Excel considera que determinados datos del rango seleccionado van a representar determinados rtu-
los en el grfico. La forma en que habitualmente Excel representa los datos automticamente es la
siguiente:
Las celdas de la columna que est a la izquierda de los datos que se seleccionan debern
contener texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos del eje de categoras.
Las celdas de la fila superior del rango que se seleccionan tambin debern contener texto.
Estas celdas se convertirn en los rtulos de las series de datos en la leyenda del grfico.
El resto de la seleccin deber contener datos numricos.
De los datos contenidos en una tabla se pueden representar en un grfico:
Todos los datos, si estn contiguos, no ser necesario seleccionar todos los datos que
contiene, ser suficiente con que la celda activa se halle en cualquier parte de la tabla o lista.
Algunos datos, habr que seleccionar los rangos de los datos a representar, teniendo en
cuenta que no es necesario que estn contiguos.
Para cambiar la seleccin de origen de datos, se deben realizar los siguientes pasos:
Clic en cualquier parte del grfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las He-
rramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato.
En la pestaa Diseo, en el grupo Datos, clic sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos, que da las siguientes posibilidades:





En Rango de datos del grfico, contrayendo el cuadro de dilogo se puede seleccionar
un nuevo rango.
El botn Cambiar fila/columna, permite escenificar como quedara el grfico cambiando
las filas por las columnas.

Ejemplo: se van a representar grficamente los datos de la siguiente tabla.
N ALUMNO
A. INFORM.
OPER.TECL
CONTABIL
GTN.
APROV.
GTN. FI-
NANC.
RECURSOS
HUM.
1 CASTILLO SEZ, JUAN RAMN 7 7 5 8 4
2 LPEZ VERA, JOS 7 3 9 7 8
3 DOMEC SNCHEZ, JAIME 8 8 8 6 8
4 FERNNDEZ RUIZ, PEDRO 9 4 6 6 6
5 GMEZ BLZQUEZ, ANTONIO 4 6 9 9 6
6 JIMNEZ MNDEZ, EVA 8 6 9 7 7
7 LIS SANZ, BLANCA 7 5 7 5 4
8 JUREZ GIL, PATRICIA 7 4 7 6 8
9 LAX HERMIDA, CARLOS 2 2 8 5 7
10 LUCAS SEGURA, JORGE 4 5 7 6 4
11 LLUC CABALLERO, PABLO 4 6 7 1 8
12 PARDO SANZ, ANTONIO 7 5 6 1 4
13 RODRGUEZ SEZ, GLORIA 4 3 5 6 7

% Aprobados 62% 62% 100% 85% 69%

% Suspensos 38% 38% 0% 15% 31%
Se desea representar en el eje horizontal, los mdulos o asignaturas, y en el eje vertical los valores
correspondientes al % Aprobados y % Suspensos. Los pasos para insertar el grfico son:
Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, clic en el tipo de grfico, Columnas y, a conti-
nuacin, clic en el subtipo de grfico, Columnas agrupadas.
Se observa que la representacin grfica de los datos no es la deseada, ya que la distribucin
de los datos en la tabla no ha permitido un re-
conocimiento ptimo por parte de Excel.
Para elegir correctamente los valores, reali-
zar: clic en cualquier parte del grfico incrus-
tado para activarlo. De este modo se mues-
tran las Herramientas de grficos y se agre-
gan las pestaas Diseo, Presentacin y
Formato.
En la pestaa Diseo, en el grupo Datos, clic
sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro
de dilogo Seleccionar origen de datos.





En Rango de datos del grfico, seleccionar los datos a representar, estn en rangos discon-
tinuos, Observar la figura de la derecha.
En Entrada de leyendas (Series), clic sobre el botn Agregar:
Introducir en Nombre de la serie, la referencia a la
celda donde estn % Aprobados.
En Valores de la serie, seleccionar rango donde
estn los valores del % Aprobados (62%, 62%,
100%, 85%, 69%).
Aceptar.
Repetir el proceso para % Suspensos.
El resto de series introducidas automticamente por Excel, habr que seleccio-
narlas y eliminarlas con el botn Quitar.
En Etiquetas del eje horizontal (Categoras):
Clic sobre el botn Editar y seleccionar el Rango
de rtulos del eje, es decir, donde estn el nom-
bre de las asignaturas o mdulos.
Aceptar.


Grfico resultante

Cuando se crea un grfico, Excel vincula automticamente los datos de la hoja de clculo y el grfico
que se ha creado. Esto significa que si se cambian los datos de la hoja de clculo, esos cambios se
actualizarn automticamente en el grfico.






Despus de crear un grfico, se puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar
o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, se pueden aplicar rpidamente un di-
seo y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseos y estilos predefinidos (o di-
seos y estilos rpidos) muy tiles, si fuera necesario, se pueden personalizar an ms cambiando
manualmente el diseo y el formato de cada uno de los elementos del grfico.

Clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido. De este
modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presen-
tacin y Formato.
En la pestaa Diseo, en el grupo Diseos de grfico, clic en el diseo que se desea usar.
En la imagen de abajo se ha elegido Diseo 2.
En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de diseo, clic en el diseo que se desea usar. En
la imagen de abajo se ha elegido Estilo 26.



Para modificar el formato el rea
del grfico. En la ficha Formato
de Herramientas de grfico, en
el grupo Seleccin actual, se
elige el elemento rea de grfi-
co y se aplica un Estilo de for-
ma.







62% 62%
100%
85%
69%
38% 38%
0%
15%
31%
A. INFORM.
OPER.TECL.
CONTABIL GTN. APROV. GTN. FINANC. RECURSOS HUM.
% Aprobados % Suspensos
62% 62%
100%
85%
69%
38% 38%
0%
15%
31%
A. INFORM.
OPER.TECL.
CONTABIL GTN.
APROV.
GTN.
FINANC.
RECURSOS
HUM.
% Aprobados % Suspensos






Para modificar el formato el rea del grfico. En la ficha Formato de Herramientas de grfico, en el
grupo Seleccin actual, se elige el elemento EjeHorizontal (Categora) y se aplican las caractersti-
cas deseadas como fuente, borde, relleno, etc
En la ficha Presentacin, en el grupo ejes, se
encuentran las opciones de configuracin de
este.:
Clic en el botn Ejes.
Seleccionar Eje horizontal primario, y
del submen aplicar la opcin deseada.
Ms opciones del eje horizontal
primario, aqu se encuentran todas las
opciones de configuacin de este eje.
En el cuadro Especificar unidad de in-
tervalos se indica la frecuencia con que
se desea que aparezcan las categoras.
Escribir 1 para poner un rtulo a cada
categora, escribir 2 para poner un rtu-
lo cada dos categoras, escribir un 3 pa-
ra poner un rtulo cada tres categoras,
y as sucesivamente.
Las marcas de graduacin son pe-
queas lneas de medicin, similares a
las divisiones de una regla, que cortan
un eje.












Para modificar el formato el rea del grfico. En la ficha Formato de Herramientas de grfico, en el
grupo Seleccin actual, se elige el elemento EjeVertical (Valor) y se aplican las caractersticas
deseadas como fuente, borde, relleno, etc. Cuando no se visualiza el eje vertical habr que activar la
ficha Presentacin de las Herramientas de grfico, y en la zona Ejes, seleccionar Eje vertical
primario y del submen seleccionar Mostrar eje predeterminado.En Opciones de eje se pueden
configurar las caractersticas del eje, en general las opciones automticas predeterminadas por Excel,
son adecuadas, pero si se se desea se pueden modificar.
En el cuadro Mnimo se especifica el valor de datos menor que se desea que aparezca en el eje.
En el cuadro Mximo se especifica el valor de datos mayor que se desea que aparezca. En el
ejemplo del grfico de Notas 2 Evaluacin es 1 porque vine representado en porcentaje.
En el cuadro Unidad mayor se especifica el rango de las marcas de graduacin principales y de
las lneas de divisin principales. En el ejemplo 0,1 que expresa que entre una marca y la siguiente
habra un 10%.





En el cuadro Unidad menor se
especifica el incremento entre las
marcas de graduacin secundarias y
las lneas de divisin secundarias.
En el cuadro Unidades de
visualizacin se puede elegir una
opcin para acortar el texto del eje
de valores facilitando su lectura. Por
ejemplo, si los valores del grfico
estn entre 1.000.000 y 50.000.000,
las cifras pueden representarse
como entre 1 y 50 en el eje sin se
hace clic en la opcin Millones de la
lista.
En El eje horizontal cruza, se
especifica la interseccin entre el eje
y el eje de categoras (normalmente
deber estar en 0).

Si se selecciona una parte del grfico y en las fichas Herramientas
de grficos se activa la ficha Presentacin, aqu se encuentran las
herramientas para acceder a las propiedades de esa parte del grfi-
co y poder modificarlas.
Para seleccionar una parte del grafico solo es preciso hacer clic
sobre ella, pero si se tiene en cuenta la multitud de partes de un
grfico, es ms seguro seleccionar a travs de cuadro de lista,
Elementos del grfico, del grupo Seleccin actual de la ficha
Presentacin y Formato.
Todos los elementos de un grfico son susceptibles de aplicarles un
formato distinto, de forma, de contorno,
de relleno, de efectos, etc.
A travs del ejemplo de grfico de no-
tas se van a aplicar distintos cambios de
formato.
Ttulo: se escribe 2 evaluacin y se
aplica un estilo de forma.
rea de trazado: se aplica un
relleno degradado.
% Serie Suspensos: Por defecto
Excel ha aplicado un color de relleno
verde, precisamente este color es el
menos apropiado para identificar
suspensos, habitualmente se aplica
el color rojo.
% Serie Aprobados: se cambia a un
relleno verde.
Serie "% suspenso" Etiquetas de
datos: fuente color rojo, negrita.
Serie "% Aprobados" Etiquetas de datos: fuente color verde y negrita.

62% 62%
100%
85%
69%
38% 38%
0%
15%
31%
A. INFORM.
OPER.TECL
CONTABIL GTN.
APROV.
GTN.
FINANC.
RECURSOS
HUM.
2 evaluacin
% Aprobados % Suspensos





Excel dispone de muchos tipos de grficos para facilitar la comprensin de los datos.

Tipo de grfico Se usa para representar
rea

Los grficos de rea destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del
tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tam-
bin muestra la relacin de las partes con un todo.
Columnas

Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el
transcurso de un perodo de tiempo determinado, o bien refleja las compara-
ciones entre elementos. Las categoras se organizan horizontalmente y los
valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variacin producida con el
transcurso del tiempo.
Barras

Los grficos de barras ilustran la comparacin entre elementos individuales.
Las categoras aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontal-
mente, a fin de concentrarse en la comparacin de los valores y hacer menos
hincapi en el tiempo transcurrido.
Lneas

Un grfico de lneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes
Circular

Un grfico circular muestra el tamao proporcional de los elementos que con-
forman una serie de datos en funcin de la suma de los elementos. Siempre
mostrar una nica serie de datos y es til cuando se desea destacar un ele-
mento significativo
Anillos

Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las
partes con un todo, aunque puede contener ms de una nica serie de datos.
Cotizaciones

El grfico Mximo, mnimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotizacin de
acciones.
XY- Dispersin

Este tipo de grficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de
datos y suele utilizarse para los datos cientficos.
Burbujas

Un grfico de burbujas es un tipo de grfico xy (Dispersin). El tamao del
marcador de datos indica el valor de una tercera variable.
Radial

En un grfico radial, cada categora tiene su propio eje de valores con epicen-
tro en el punto central. Las lneas conectan todos los valores de las mismas
series.
Superficie

Los grficos de superficie son tiles cuando se desea buscar las combinacio-
nes ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los
colores y los diseos indican las reas que se encuentran dentro del mismo
rango de valores.
Cilndrico, Cnico o
piramidal.
Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirmide pueden reali-
zar y mejorar la presentacin de grficos de columnas y barras 3D.






















Nivel de satisfaccin con el traba-
jo que realizan
MURCIA (Regin de) ESPAA
2009 2010 2009 2010
TOTAL 100% 100% 100% 100%
Muy insatisfecho / Insatisfecho 4% 7% 4% 4%
Ni insatisfecho ni satisfecho 19% 13% 22% 22%
Satisfecho 46% 52% 50% 50%
Muy satisfecho 31% 28% 24% 24%




Ao
Parados
(miles de
personas)
2005 1.912,50
2006 1.837,10
2007 1.833,90
2008 2.590,60
2009 4.149,50
2010 4.632,40






















PARTIDOS 2011
PP 186
PSOE 110
CiU 16
IU 11
Otros 27
PARTIDOS 2008 2011
PP 154 186
PSOE 169 110






Fecha Apert. Mx. Mn. ltimo
30/11/2011 12,2 12,95 12,1 12,28
01/12/2011 12,28 12,53 12,12 12,4
02/12/2011 12,62 12,85 12,19 12,2
05/12/2011 12,2 12,85 12,1 12,95
06/12/2011 12,47 12,55 12,3 12,41



Para cambiar el tamao de un grfico incrustado, en primer lugar se debes seleccionarlo haciendo clic
sobre l.
Cuando el grfico est seleccionado aparecern los cuadros de seleccin a su alrededor. Apuntando
con el ratn en uno de los cuadros de seleccin, hacer clic manteniendo pulsado el botn del ratn y
arrastrar el ratn para cambiar el tamao del grfico hasta alcanzar el tamao que se desee.
Para cambiar la posicin del grfico en la hoja de clculo se sigue un procedimiento idntico, slo que,
en lugar de arrastrar uno de los cuadros de seleccin del grfico incrustado, se debe arrastrar el propio
grfico. Para ello habr que apuntar al interior del grfico, hacer clic y arrastrar el grfico a su nueva
posicin.

El eje horizontal reconoce automticamente las fechas y produce un salto correspondiente al fin
de semana, una forma de evitarlo es:
En Herramientas de grficos, activar la ficha Presentacin.
En la zona Ejes, desplegar Ejes e ir a Eje horizontal primario.
Clic sobre Ms opciones del eje horizontal primario
En el cuadro de dialogo Dar formato a eje, en Opciones de eje, elegir como tipo de
eje: Eje de texto.






Otra manera de aadir datos a un grfico consiste en utilizar la tcnica de copiar y pegar. Est tcnica
slo se podr utilizar cuando se trate de un grfico incrustado. Por ejemplo en el grfico 2 evaluacin
se quieren incluir los % Aprobados y % Suspensos de la 1 evaluacin.
% Aprobados 62% 62% 100% 85% 69%
% Suspensos 38% 38% 0% 15% 31%
% Aprobados 1 evaluacin 54% 25% 80% 75% 36%
% Suspensos 1 evaluacin 46% 75% 20% 25% 64%
El procedimiento a seguir es el siguiente:
Seleccionar el rango de celdas que se quiera aadir al grfico y copiar.
Activar el grfico y pegar.



El resultado es el que se observa en la figura de la
derecha, con las pertinentes modificaciones de
colores a verde oscuro y rojo oscuro para el %
Aprobados 1 evaluacin y % Suspensos 1 eva-
luacin.







Puede resultar interesante crear un grfico con ms de un tipo de marcas de datos (por ejemplo, ba-
rras y reas) los grficos combinados son interesantes para mostrar la relacin que hay entre series de
datos, o para resaltar alguna serie.

En el ejemplo del grfico 2 Evaluacin se quiere resaltar el % Aprobados 1 evaluacin y % Sus-
pensos 1 evaluacin, y para ello se va a utilizar las marcas de datos del tipo Lnea.
Procedimiento para crear un grfico combinado:
Se selecciona la Serie % Aprobados 1 evaluacin.
En las Herramientas de grfico, se activa la ficha Diseo y clic sobre Cambiar tipo de grfico.
Hacer clic el tipo de grfico de lneas que se desee.
Aceptar.
Repetir los pasos para Serie "% Suspensos 1 evaluacin"

Se debe tener en cuenta que no se pueden combinar tipos de grficos 2D con tipos de grficos
3D.
Tambin aunque los grficos a combinar sean de las mismas dimensiones, algunos de ellos, tam-
poco se pueden combinar.





Una de las funciones ms comunes de los grficos combinados es utilizarlos para representar datos
que no son homogneos.
Por ejemplo en la tabla de la izquierda las horas de sol corresponden a n-
mero horas mientras que las precipitaciones corresponden a l/m
2.
Para mostrar dos ejes de valores:
Seleccionar el grfico.
Seleccionar la serie para la que se quiere mostrar un segundo eje
de valores.

En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en
Aplicar formato a la seleccin.
En Opciones de serie, en Trazar
serie en elegir Eje secundario.
Aceptar.
Seleccionar la Serie Horas de sol
y cambiar el tipo de grfico a l-
neas.








Murcia
Precipi-
taciones
(l/m
2
)
Horas de
sol
Enero 25,3 208,9
Febrero 0.0 246,4
Marzo 2,5 237,3
Abril 9,2 264
Mayo 20,1 274,8
Junio 4,6 347,8
Julio 1,2 357,2
Agosto 0.0 314,2
Septiembre 12,7 255,2
Octubre 30,7 224,5
Noviembre 4,2 211,2
Diciembre 4,1 184,4





Excel permite que se utilicen marcar de datos externas, como por ejemplo imgenes.
Pasos para utilizar marcas de datos personalizados.
Seleccionar el grfico.
Seleccionar el dibujo, objeto o imagen que se desee utilizar como marca de datos y copiarlo.
Seleccionar las marcas de datos que se deseen sustituir por el dibujo, objeto o imagen.
Ejecutar la combinacin de teclas Ctrl.+V.
Se ha sustituido la marca de la Serie
"Horas de sol" por la imagen del sol.
Tambin es posible sustituir las mar-
cas, segn el tipo de grfico Pasos a
seguir:
Seleccionar el grfico.
Seleccionar la serie para la
que se quiere mostrar un se-
gundo eje de valores, en este
caso Serie "Precipitaciones
(l/m2)"
En la pestaa Formato, en el
grupo Seleccin actual, haga
clic en Aplicar formato a la
seleccin.
Ejecutar el botn Relleno y la
opcin Relleno con imagen o
textura.
En Insertar de: indicar dnde est la imagen a utilizar.
Indicar la forma en que se quiere visualizar, Estirar (la imagen se estira segn el tamao del
dato); Apilar, las imgenes se van apilando en el nmero que les corresponda.

Resultado final







Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los
datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinmica es especial-
mente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podran
servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.
Excel generar automticamente subtotales y totales generales en el informe de tabla dinmica. Si la
lista de origen contiene subtotales y totales generales generados automticamente, habr que quitar
todos los totales antes de crear el informe de tabla dinmica o grfico dinmico.
Para facilitar la compresin de la creacin y posibilidades de una tabla dinmica se va a crear una tabla
dinmica a partir de los datos de los siguientes datos:
En un libro con la denominacin Dinmica Trimestres 2011. crear las siguientes hojas:
En la hoja 1 con el nombre PRODUCTOS crear la siguiente tabla:
CDIGO PRODUCTO PRECIO
L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75
S1 Suavizante SedaFresh 1,29
D1 Detergente MaxBlanco 5,34
D2 Detergente VivaColor 5,49
LI1 Limpiador ComoSol 1,65

En la hoja 2 con el nombre AGENTES
Cd.
AGENTE
NOMBRE Y APELLIDOS ZONA
JEF Judit Egea Fernndez Levante
CCF Carlos Chiclano Fernndez Sur
DEF David Egea Fernndez Centro

En la hoja 3 con el nombre VENTAS 2011 que servir para crear la tabla dinmica. Es recomen-
dable como repaso y aplicacin de las posibilidades de Excel que se utilicen las funciones y reglas
de validacin oportunas:
Cod. PRODUCTO: validar con una lista, para evitar introducir datos incorrectos.
PRODUCTO: se ha introducido la siguiente funcin:
=SI(F8="";"";BUSCARV(F8;Productos!$A$12:$C$16;2;FALSO)) para que bus-
que la denominacin del producto en la hoja PRODUCTOS y cuando se arrastre
la frmula no introduzca #N/A e introduzca .
PRECIO: se deben utilizar funciones similares a las de PRODUCTO.
TOTAL: ser PRECIO por CANTIDAD, como el valor de estas celdas depende
de celdas con funcin BUSCARV tambin se debe procurar que no se introduz-
ca #N/A.






Trimestre Mes
Cd.
AGEN-
TE
CANTIDAD
Cd. PRO-
DUCTO
PRODUCTO
PRE-
CIO
TOTAL
1
er
Trimestre Enero DEF 20 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 25,8
1
er
Trimestre Enero CCF 15 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 19,35
1
er
Trimestre Enero JEF 50 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 267
1
er
Trimestre Enero JEF 35 D2 Detergente VivaColor 5,49 192,15
1
er
Trimestre Febrero CCF 40 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 66
1
er
Trimestre Febrero DEF 20 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 106,8
1
er
Trimestre Febrero DEF 10 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 53,4
1
er
Trimestre Febrero CCF 31 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 39,99
1
er
Trimestre Marzo JEF 25 L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75 18,75
1
er
Trimestre Marzo JEF 45 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 58,05
1
er
Trimestre Marzo DEF 120 L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75 90
2 Trimestre Abril CCF 62 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 331,08
2 Trimestre Abril DEF 25 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 133,5
2 Trimestre Abril CCF 78 D2 Detergente VivaColor 5,49 428,22
2 Trimestre Abril DEF 64 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 82,56
2 Trimestre Mayo JEF 45 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 240,3
2 Trimestre Mayo CCF 35 L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75 26,25
2 Trimestre Mayo JEF 51 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 84,15
2 Trimestre Junio DEF 36 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 192,24
2 Trimestre Junio DEF 61 L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75 45,75
2 Trimestre Junio JEF 15 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 19,35
2 Trimestre Junio CCF 63 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 336,42
3
er
Trimestre Julio CCF 25 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 133,5
3
er
Trimestre Julio JEF 34 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 56,1
3
er
Trimestre Julio DEF 18 D2 Detergente VivaColor 5,49 98,82
3
er
Trimestre Julio DEF 35 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 57,75
3
er
Trimestre Julio JEF 64 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 82,56
3
er
Trimestre Septiembre CCF 45 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 240,3
3
er
Trimestre Septiembre JEF 60 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 99
3
er
Trimestre Septiembre CCF 65 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 107,25
3
er
Trimestre Septiembre JEF 35 D2 Detergente VivaColor 5,49 192,15
4 Trimestre Octubre CCF 150 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 193,5
4 Trimestre Octubre CCF 30 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 49,5
4 Trimestre Octubre JEF 15 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 19,35
4 Trimestre Octubre DEF 32 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 170,88
4 Trimestre Octubre CCF 45 D2 Detergente VivaColor 5,49 247,05
4 Trimestre Octubre DEF 75 L1 Lavavajillas Don Pulcro 0,75 56,25
4 Trimestre Noviembre JEF 39 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 50,31
4 Trimestre Noviembre CCF 81 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 432,54
4 Trimestre Noviembre DEF 64 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 82,56
4 Trimestre Noviembre JEF 68 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 87,72
4 Trimestre Diciembre CCF 64 D2 Detergente VivaColor 5,49 351,36
4 Trimestre Diciembre JEF 45 S1 Suavizante SedaFresh 1,29 58,05
4 Trimestre Diciembre JEF 15 LI1 Limpiador ComoSol 1,65 24,75

Excel facilita la creacin de una tabla dinmica a travs de un Asistente. Para activarlo habr que eje-
cutar el comando Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos.







Definir el origen de datos del informe de tabla dinmica. Para usar datos de la hoja de clculo
como origen de datos, clic en una celda del rango de celdas que contiene los datos.

En el grupo Tablas de la pestaa Insertar, clic en
Tabla dinmica. Excel determina automticamente
el rango del informe de tabla dinmica, pero se
puede reemplazarlo por otro rango diferente o por
un nombre que haya definido para el rango. En el
ejemplo se selecciona el rango correspondiente a
todos los datos de la hoja Ventas 2011.
Realizar una de las siguientes acciones:
Para poner el informe de tabla din-
mica en una hoja de clculo nueva
empezando por la celda A1, clic en
Nueva hoja de clculo.
Para colocar el informe de tabla dinmica en una ubicacin especfica en una ho-
ja de clculo existente, seleccionar Hoja de clculo existente y, a continuacin,
en el cuadro Ubicacin, escribir la primera celda del rango de celdas en la que
se desea ubicar el informe de tabla dinmica.
Aceptar.
Excel agrega un informe de tabla dinmica vaco en la ubicacin especificada y muestra la Lis-
ta de campos de tabla dinmica para agregar campos, crear un diseo o personalizar el infor-
me de tabla dinmica Para agregar campos al informe de tabla dinmica, en Lista de campos
de tabla dinmica, realizar alguno de los siguientes procedi-
mientos:
Para colocar un campo en el rea predeterminada
de la seccin de diseo, activar la casilla junto al
nombre del campo en la seccin del campo. De
forma predeterminada, los campos no numricos
se agregan al rea Etiquetas de fila, los
campos numricos se agre-
gan al rea Valores y
las jerarquas de fecha y
hora se agregan al rea
Etiquetas de columna.
Para colocar un campo
en un rea especfica de
la seccin de diseo,
clic con el botn secun-
dario en el nombre de
campo en la seccin del
campo y, a continua-
cin, seleccionar Agre-
gar a filtro de informe,
Agregar a etiquetas de
columna, Agregar a
etiquetas de fila o Agregar a valores.
Para arrastrar un campo al rea que desea, clic y
mantener presionado en el nombre del campo en
la seccin de campo y, a continuacin, arrstrelo hasta un rea en la seccin de
diseo.
Es muy importante que el rango tenga encabezados de columna, asimismo, que no haya filas en
blanco en el rango o tabla.
La seccin de campo
contiene los nombres de
campo de los campos
que se pueden agregar a
la seccin de diseo
La seccin de diseo
contiene las reas Filtro
de informe, Etiquetas
de columna, Etiquetas
de fila y Valores






Para reorganizar los campos ms tarde segn sea necesario; para ello, clic con el botn secundario en
los campos de la seccin de diseo y seleccionar el rea que se desee, o bien arrastrar los campos
entre las reas de la seccin de diseo.


En el ejemplo Ventas 2011, los campos se organizan
de la siguiente forma:
En filtro de informe se coloca el campo
Trimestre. Puede utilizarse para filtrar el
informe por trimestre. Con el campo Trimestre,
se pueden mostrar datos resumidos slo del
1er Trimestre, slo del 2 Trimestre, 3er
Trimestre o del 4 Trimestre.
En el campo Etiquetas de fila se sitan los
MES y PRODUCTO. Los campos de fila
interiores y exteriores tienen atributos
diferentes. Los elementos del campo de fila
exterior ms lejano (MES) se muestran slo
una vez, pero los elementos del resto de los
campos (PRODUCTO) se repiten tantas veces como sea necesario.
En el campo Etiquetas de columna se ocupa con COD. AGENTE.
En el campo Valores contiene los datos que se van a resumir. En este cao, Suma de Total es
un campo de datos que resume las entradas del campo en los datos de origen.

Resultado de informe tabla dinmica







15.1.2.1. Expandir o contraer niveles en una tabla dinmica
Clic en los botones Expandir o Contraer que estn junto al elemento que desea expandir o con-
traer. Si no se visualizan los botones Expandir o Contraer, en la pestaa Opciones, en el
grupo Mostrar, clic en los botones +/- para mostrar u ocultar los botones Expandir y Contraer.
Doble clic en el elemento que desea expandir o contraer.
Clic con el botn secundario del mouse en el elemento, clic en Expandir o contraer y, a conti-
nuacin, realizar una de las siguientes acciones:
Para ver los detalles del elemento actual, clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, clic en Contraer.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, clic en Contraer
todo el campo
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, clic en Expandir todo
el campo.
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, clic en Expandir hasta
"<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, clic en Ocultar hasta
"<nombre del campo>"

Para quitar un campo, realice una de las siguientes acciones en la lista de campos de tabla dinmica:
En la casilla Seleccionar campos para agregar al informe, desactivar la casilla de verifica-
cin del campo que desea quitar. Al desactivar una casilla de verificacin se quitan todas las
apariciones del campo del informe.
En un rea de diseo, clic en el campo que desea quitar y luego en Quitar campo.
En un rea de diseo, clic y mantener presionado el botn del mouse sobre el campo que
desee quitar y despus arrstrelo fuera de la lista de campos de tabla dinmica
Se puede acceder al cuadro de dilogo de Opciones de tabla dinmica, en las herramientas de tabla
dinmica, activando la ficha Opciones,
en Tabla dinmica, clic sobre

Las posibilidades del cuadro de dilogo
Opciones de tabla dinmica donde se
pueden destacar las siguientes:
En la ficha Diseo y formato:
Mantener el formato de la celda
al actualizar: si se decide aplicar
un Estilo de tabla dinmica a las
tablas o simplemente cambiar el
formato sin aplicar uno prede-
terminado a una parte de la ta-
bla o a la tabla completa y se
tiene activada esta opcin,
cuando se actualizan datos los
formatos se mantendrn.
En la ficha Totales y filtros:





Totales generales de filas y Totales generales de columnas: debido a que bsicamente las tablas
dinmicas se crean para resumir datos es importante que se muestren resultados totales. Para
ello ser preciso que estn activas ambas opciones.
En la ficha Datos:
Guardar datos con el diseo de la tabla: si se desactiva, no se podr configurar de nuevo la tabla
dinmica, ni cambiar las acciones de autoclculo que realiza, como suma, contar... adems esta
opcin es extensiva a todas las tablas dinmicas que se creen a partir de ese momento.
Habilitar Mostrar detalles: una vez creada la tabla dinmica se podr situarse sobre cualquier
celda que pertenezca al rea de datos. Si sobre la celda se hace doble clic, Excel abrir otra ho-
ja en el libro y crear una nueva tabla donde se muestra, en detalle, como se calcul esa casilla
en concreto.

En el ejemplo se ha hecho doble clic sobre la celda F8, del encabezado Total y se automticamente se
crea la Hoja2 con el detalle.

Actualizar al abrir: si se ha creado una tabla dinmica de otro libro de Excel, se actualizarn los
datos de la tabla dinmica cuando se abra el libro que contiene los datos de origen. Esta opcin
no est habilitada por defecto.
Para la modificacin de la configuracin de un campo existen los accesos siguientes:
Una vez creada la tabla, haciendo doble clic sobre los campos.
Seleccionando el campo que se quiere modificar y seleccionando del men contextual la opcin
Configurar del campo.
Seleccionando el campo que se quiere modificar y haciendo clic en el icono activando la ficha
Opciones, en Campo activo clic sobre Configuracin del campo.
Para dar formato al informe habr que activar la ficha Diseo de las Herramientas de tabla din-
mica, y en la zona Estilos de tabla dinmica, seleccionar de la
galera el estilo apropiado o bien Crear un nuevo estilo de tabla
dinmica.
Para aplicar un diseo de informe, activar la ficha Diseo de las
Herramientas de tabla dinmica, y en la zona Diseo de infor-
me, desplegar las opciones y seleccionar la ms adecuada.







Si se hace un doble clic sobre una celda que no pertenece a la zona de datos, sino que est aso-
ciada con columnas o filas, har que se desplieguen o contraigan los datos a los que afecte.





Una vez seleccionado uno de los botones de los campos Filtro de informe, Etiqueta fila y Etiqueta co-
lumna o alguno de sus registros y abierto el cuadro
de dilogo de Configuracin del campo, las posibi-
lidades son las siguientes:
En el cuadro de lista Nombre, se puede cambiar la
denominacin del campo. Cuando se realiza esta
modificacin, no se est cambiando el campo de la
tabla al cual se hace referencia, sino que slo se
cambia el texto que va a aparecer en el botn. Tiene
dos fichas:
Ficha Subtotales y filtros, se trata de configurar
la operacin u operaciones que se van a realizar
con los datos. Hay tres opciones distintas:
Automtica, que aparece seleccionada
por defecto, que realiza una suma para
los datos numricos u realiza la cuenta
para los datos tipo texto.
Ninguno: evita la visualizacin de subto-
tales en el botn que se tenga seleccio-
nado. Aplicndolo al ejemplo, desapa-
recer la columna de ttulo Suma Total Enero, Suma Total Febrero....
Personalizados, se podrn elegir las posibilidades que aparecen en la lista de la derecha.

En la ficha Diseo e impresin,
las opciones son muy intuitivas y
no precisan explicacin, pero si
es muy interesante tener en
cuenta sus posibilidades, por
ejemplo, la opcin de la zona
Impresin de Insertar salto de
pgina despues de cada
elemento.















Una vez seleccionado uno de los botones de los
campos valor, se abre el cuadro de dilogo de
Configuracin del campo de valor, las posibili-
dades son las siguientes:
Las partes de este cuadro de dilogo son:
Nombre del origen: representado por el campo
de origen, aparece el rtulo de la columna
original donde se han obtenido los datos que,
tras aplicarle una operacin, se muestran en la
zona Datos de la tabla dinmica.
Nombre: es una opcin modificable, se puede
elegir un nombre que se considere ms
representativo que el que por omisin ha
asignado Excel. En el ejemplo se va a sustituir
Suma de Total por Ventas mensuales.
Ficha Resumir valores por por: en este
apartado aparecen las operaciones que se
pueden efectuar para realizar el resumen de datos.

En el Botn
Este botn abre el cuadro de dilogo Formato de celdas.






En la ficha Mostrar valores como ofrece una lista con todas las
posibles operaciones que se pueden aplicar a una seleccin de
celdas.








Algunas de las opciones de Mostrar valores como tienen operaciones personalizadas como las si-
guientes:
Diferencia de: para la casilla o casillas seleccionadas, calcular la diferencia de los datos que
pertenezcan a la lista de origen con el mismo rtulo del seleccionado en el campo base y los datos
que se elijan en el campo Elemento base.
Si se cambia la operacin realizada con los datos, Excel automticamente asigna el nombre que
corresponde a esa operacin, salvo que se haya asignado un nombre manualmente, en cuyo caso
se habr de asignar manualmente el nombre que mejor se ajuste.

Si no se quiere visualizar las celdas que tengan valor cero, habr que
desactivar la casilla loca-
lizado en el Botn Archivo, Opciones de Excel, Avanzadas en la zona
Mostrar opciones para esta hoja.





% De: calcula el tanto por ciento de todos los datos, tomando como datos base los que estn
seleccionados en las correspondientes listas Campo base y elemento base. Para las filas y
columnas que contengan los datos seleccionados como base, el valor de las celdas ser 100%.
% de la diferencia de: es un compendio de las dos operaciones anteriores, primero realiza la resta,
para posteriormente hallar el porcentaje, basndose en los datos ya calculados.
Total en: para esta opcin slo habr que seleccionar un Campo base, debido a que los clculos
que se realizan son un total del campo y de todos sus elementos.
% del total de filas: extrae el tanto por ciento de todas las filas; el 100% lo obtendr del total de
cada fila. En el ejemplo se ha quitado de la fila el campo Producto, para poder observar ms
claramente los porcentajes de ventas mensuales de cada agente.

% del total de columna: realiza la misma operacin que la anterior pero utilizando las columnas
en lugar de las filas.
% del total: calcula para cada una de las casillas el tanto por ciento respecto del total de los datos.
ndice: con esta opcin aplica la para cada una de las celdas. ((Valor de la celda)*(Suma total de
sumas totales))/((Suma de filas)*(Suma de columnas)). Para las celdas de Totales generales, este
valor ser 1.

Este apartado se va a explicar a travs de un ejemplo, que consiste en crear un campo que calcule
una comisin del 15% del total de venta para cada uno de los agentes.
Para acceder a la ventana Insertar campo calculado, el procedimiento ser:
Activar una celda del informe tabla dinmica.
En Herramientas de tabla dinmica, activar la ficha Opciones, desplegar el botn Clculos
y seleccionar de Campos, elementos y conjuntos el comando Campo calculado.


En el cuadro de lista Nombre, ha-
br que asignar la denominacin
del nuevo campo. En el ejemplo
Comisin Agente.
En el cuadro Frmula: se introdu-
cir despus del signo =15%* y se
seleccionara del cuadro Campos





TOTAL y se pulsa el botn , y aparecer en la entrada de datos de la frmula.
Pulsar el botn
Aceptar.


Los pasos son:
Activar una celda del informe tabla dinmica.
En Herramientas de tabla dinmica, activar la ficha Opciones, desplegar el botn Clculos
y seleccionar de Campos, elementos y
conjuntos el comando Campo calcula-
do.
Buscar en el desplegable el campo a
modificar.
Realizar las modificaciones oportunas.
Aceptar.

Los pasos son:
Activar una celda del informe tabla dinmica.
En Herramientas de tabla dinmica, activar la ficha Opciones, desplegar el botn Clculos
y seleccionar de Campos, elementos y conjuntos el comando Campo calculado.
Buscar en el desplegable el campo a eliminar.

Clic sobre el botn Eliminar.