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PRELIMINARES

















































Esta publicacin se termin de imprimir durante el mes de diciembre de 2011.
Diseada en Direccin Acadmica del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora
Blvd. Agustn de Vildsola; Sector Sur. Hermosillo, Sonora, Mxico
La edicin consta de 595 ejemplares.
COLEGIO DE BACHILLERES
DEL ESTADO DE SONORA

Director General
Profr. Julio Alfonso Martnez Romero

Director Acadmico
Ing. Arturo Sandoval Mariscal

Director de Administracin y Finanzas
C.P. Jess Urbano Limn Tapia

Director de Planeacin
Ing. Ral Leonel Durazo Amaya



COORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES DE NEGOCIOS
Mdulo de Aprendizaje.
Copyright , 2011 por Colegio de Bachilleres
del Estado de Sonora
todos los derechos reservados.
Primera edicin 2011. Impreso en Mxico.

DIRECCIN ACADMICA
Departamento de Desarrollo Curricular
Blvd. Agustn de Vildsola, Sector Sur
Hermosillo, Sonora. Mxico. C.P. 83280

Registro ISBN, en trmite.


COMISIN ELABORADORA:

Elaborador:
Everardo Niebla Quionez

Revisin Disciplinaria:
Mireya Mendoza Molinares

Correccin de Estilo:
Antonia Snchez Primero

Apoyo Metodolgico:
Diego Navarro Gil

Supervisin Acadmica:
Luz Mara Grijalva Daz
Equipo Tcnico RIEMS

Diseo:
Mara Jess Jimnez Duarte


Edicin:
Ana Isabel Ramrez Vsquez

Coordinacin Tcnica:
Claudia Yolanda Lugo Peuri
Diana Irene Valenzuela Lpez

Coordinacin General:
Profr. Julio Alfonso Martnez Romero



3
PRELIMINARES
















































Ubicacin Curricular

HORAS SEMANALES:
04



CRDITOS:
06

DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO
Nombre: _______________________________________________________________
Plantel: __________________________________________________________________
Grupo: _________________ Turno: _____________ Telfono:___________________
E-mail: _________________________________________________________________
Domicilio: ______________________________________________________________
_______________________________________________________________________


COMPONENTE:
FORMACIN PARA EL
TRABAJO


CAPACITACIN PARA EL
TRABAJO:
SERVICIOS TURSTICOS.

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PRELIMINARES


5
PRELIMINARES


Presentacin ........................................................................................................................................................... 7
Mapa de asignatura ................................................................................................................................................ 8

BLOQUE 1. ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS ........................................ 9
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Tipos de eventos y sus caractersticas ............................................................................................ 10
Definicin de evento y turismo de eventos...................................................................................................... 11
Evento sociocultural ......................................................................................................................................... 15
Turismo de reunin .......................................................................................................................................... 17
Sec Sec Sec Secuencia uencia uencia uencia 2. 2. 2. 2. Tendencias del turismo de eventos ................................................................................................. 26
Origen del turismo de eventos ......................................................................................................................... 27
Caractersticas del turismo de eventos ........................................................................................................... 30
Tendencias del turismo de eventos ................................................................................................................. 31
Mxico y el turismo de eventos ....................................................................................................................... 32
Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares ..................................................................... 39

BLOQUE 2. CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS ...................................... 43
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Organizacin profesional de eventos............................................................................................... 44
La organizacin profesional de eventos .......................................................................................................... 45
Comisin organizadora .................................................................................................................................... 47
Servicios para eventos ..................................................................................................................................... 54
Secuencia 2. Secuencia 2. Secuencia 2. Secuencia 2. Elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades .................................................................. 62
La organizacin previa al evento de negocios ................................................................................................ 63
Como elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades ....................................................................... 71
Documentacin en los eventos de negocios .................................................................................................. 73
Protocolo .......................................................................................................................................................... 76
Cronograma ..................................................................................................................................................... 77
Organizacin de eventos sociales ................................................................................................................... 79
Buffet-mesa a la americana ............................................................................................................................. 81

BLOQUE 3. CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO ................................... 85
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Tcnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios......................................................... 86
Plan de marketing ............................................................................................................................................ 87
Promocin ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................. ................. ................. ................. 89
Promover eventos a travs de las redes sociales ........................................................................................... 92
Estrategias de marketing para eventos de ltimo minuto ............................................................................... 103
Secuencia Secuencia Secuencia Secuencia 2. 2. 2. 2. Post- evento ...................................................................................................................................... 107
Fase post- evento ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ...................................... ...... ...... ...... 108
La evaluacin del evento ................................................................................................................................. 108
Encuestas post- evento ................................................................................................................................... 109
Actividades tursticas pre y post evento .......................................................................................................... 114


Bibliografa .............................................................................................................................................................. 119




ndice

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PRELIMINARES



7
PRELIMINARES


Una competencia es la integracin de habilidades, conocimientos Una competencia es la integracin de habilidades, conocimientos Una competencia es la integracin de habilidades, conocimientos Una competencia es la integracin de habilidades, conocimientos y actitudes en un contexto especfico. y actitudes en un contexto especfico. y actitudes en un contexto especfico. y actitudes en un contexto especfico.

El enfoque en competencias considera que los conocimientos por s mismos no son lo ms importante, sino el uso
que se hace de ellos en situaciones especficas de la vida personal, social y profesional. De este modo, las
competencias requieren una base slida de conocimientos y ciertas habilidades, los cuales se integran para un
mismo propsito en un determinado contexto.

El presente Mdulo de Aprendizaje de la asignatura Coordina Eventos Socioculturales de Negocios, es una
herramienta de suma importancia, que propiciar tu desarrollo como persona visionaria, competente e innovadora,
caractersticas que se establecen en los objetivos de la Reforma Integral de Educacin Media Superior que
actualmente se est implementando a nivel nacional.

El Mdulo de aprendizaje es uno de los apoyos didcticos que el Colegio de Bachilleres te ofrece con la intencin de
estar acorde a los nuevos tiempos, a las nuevas polticas educativas, adems de lo que demandan los escenarios
local, nacional e internacional; el mdulo se encuentra organizado a travs de bloques de aprendizaje y secuencias
didcticas. Una secuencia didctica es un conjunto de actividades, organizadas en tres momentos: Inicio, desarrollo y
cierre. En el inicio desarrollars actividades que te permitirn identificar y recuperar las experiencias, los saberes, las
preconcepciones y los conocimientos que ya has adquirido a travs de tu formacin, mismos que te ayudarn a
abordar con facilidad el tema que se presenta en el desarrollo, donde realizars actividades que introducen nuevos
conocimientos dndote la oportunidad de contextualizarlos en situaciones de la vida cotidiana, con la finalidad de que
tu aprendizaje sea significativo.

Posteriormente se encuentra el momento de cierre de la secuencia didctica, donde integrars todos los saberes que
realizaste en las actividades de inicio y desarrollo.

En todas las actividades de los tres momentos se consideran los saberes conceptuales, procedimentales y
actitudinales. De acuerdo a las caractersticas y del propsito de las actividades, stas se desarrollan de forma
individual, binas o equipos.

Para el desarrollo del trabajo debers utilizar diversos recursos, desde material bibliogrfico, videos, investigacin de
campo, etc.

La retroalimentacin de tus conocimientos es de suma importancia, de ah que se te invita a participar de forma activa
cuando el docente lo indique, de esta forma aclarars dudas o bien fortalecers lo aprendido; adems en este
momento, el docente podr tener una visin general del logro de los aprendizajes del grupo.

Recuerda que la evaluacin en el enfoque en competencias es un proceso continuo, que permite recabar evidencias a
travs de tu trabajo, donde se tomarn en cuenta los tres saberes: el conceptual, procedimental y actitudinal con el
propsito de que apoyado por tu maestro mejores el aprendizaje. Es necesario que realices la autoevaluacin, este
ejercicio permite que valores tu actuacin y reconozcas tus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para
mejorar tu aprendizaje.

As tambin, es recomendable la coevaluacin, proceso donde de manera conjunta valoran su actuacin, con la
finalidad de fomentar la participacin, reflexin y crtica ante situaciones de sus aprendizajes, promoviendo las
actitudes de responsabilidad e integracin del grupo.

Nuestra sociedad necesita individuos a nivel medio superior con conocimientos, habilidades, actitudes y valores, que
les permitan integrarse y desarrollarse de manera satisfactoria en el mundo laboral o en su preparacin profesional.
Para que contribuyas en ello, es indispensable que asumas una nueva visin y actitud en cuanto a tu rol, es decir, de
ser receptor de contenidos, ahora construirs tu propio conocimiento a travs de la problematizacin y
contextualizacin de los mismos, situacin que te permitir: Aprender a conocer, aprender a hacer, aprender a ser y
aprender a vivir juntos.



Presentacin

8
PRELIMINARES



COORDINA
EVENTOS
SOCIO-
CULTURALES DE
NEGOCIOS.
BLOQUE 1 BLOQUE 1 BLOQUE 1 BLOQUE 1
Organizar Organizar Organizar Organizar
eventos eventos eventos eventos
socioculturales y socioculturales y socioculturales y socioculturales y
de negocios de negocios de negocios de negocios.
BLOQUE 2 BLOQUE 2 BLOQUE 2 BLOQUE 2
Contratar y Contratar y Contratar y Contratar y
supervisar los supervisar los supervisar los supervisar los
servicios para servicios para servicios para servicios para
eventos eventos eventos eventos.
BLOQUE 3 BLOQUE 3 BLOQUE 3 BLOQUE 3
Como vender un Como vender un Como vender un Como vender un
evento de evento de evento de evento de
negocios y el negocios y el negocios y el negocios y el
post post post post- -- -evento evento evento evento.



















































Tiempo asignado: 20 horas

Competencias profesionales:
Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logstica solicitadas por los
clientes.
Comercializa servicios y productos tursticos con procedimientos mercadotcnicos, de
acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Conoce los diferentes tipos de eventos y sus caractersticas, con el fin de promover el turismo
de eventos en Mxico utilizando las diferentes estrategias lo que fomenta el desarrollo de las
empresas tursticas.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o
grficas.
4.5. Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
6.1. Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especfico y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor inters y dificultad,
reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva.
9.1. Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conflictos.
9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrtico de la
sociedad.

Organizar eventos socioculturales y
de negocios.


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
10
Secuencia didctica 1.
Tipos de eventos y sus caractersticas.

Inicio



















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Define diversos conceptos
relacionados con la industria
turstica.
Comprende y conoce aspectos
importantes en materia turstica.
Disposicin para el anlisis.
Apertura en la comunicacin oral
y escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Contesta de manera individual los siguientes cuestionamientos relacionados con el
turismo, y comparte tus repuestas ante el grupo de la forma que lo indique el profesor.

Define qu entiendes por turismo.
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Menciona cinco destinos tursticos importantes de Sonora
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
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Qu segmentos encontramos en el turismo?
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__________________________________________________________________________________________________
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Qu entiendes por el turismo de eventos?
__________________________________________________________________________________________________
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Actividad: 1


11
BLOQUE 1
Desarrollo

Definicin de evento y turismo de eventos.
Un evento es un suceso importante y programado, de ndole social, acadmico,
artstico o deportivo; est motivado por la celebracin de algn acontecimiento o
por la divulgacin de algn hecho trascendente.
Es una reunin planificada, de carcter pblico o privado, que suele realizarse en
el contexto de una organizacin, o en el entorno de una persona o de un grupo
para compartir alguna circunstancia especial.
Las personas y empresas dedicadas a la organizacin de eventos, se presentan
como organizadores y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la
presentacin y el desarrollo de estos encuentros, destinados a las celebraciones
sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta
planificacin y produccin.
Una de las tendencias que se detecta en el sector turstico es el llamado "turismo de eventos"; es decir, la creacin de
un acto o serie de ellos con el objeto de "atraer visitantes". .. . Esta tendencia se puede apreciar tanto en las grandes
capitales como en pequeas poblaciones, realizando ciclos musicales internacionales, festivales de cine,
representaciones teatrales y opersticas, macro conciertos, exposiciones o bien dedicando una jornada o una semana
a un producto alimentario local, a conmemorar un periodo histrico de esplendor o a resaltar una tradicin folklrica;
esto ltimo se da generalmente en ciudades y pueblos de tamao ms pequeo.







En esta imagen vemos que la Secretara de Turismo llama a este segmento de la industria como Turismo de
Acontecimientos en la promocin dirigida al mercado internacional.
La creacin, promocin y realizacin de estos "eventos" busca atraer visitantes que generen ingresos en hoteles,
restaurantes, empresas de servicios tursticos y comercios en general, durante el da o

das de celebracin. La estancia de varios cientos o de miles de personas en una poblacin durante un periodo de
tiempo ms o menos corto, proporciona ingresos econmicos inmediatos a las empresas del entorno.



ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
12
Otro de los principales objetivos de estos actos es "colocar" en el mapa turstico a esa
poblacin, y actuar como reclamo promocional para conseguir que se convierta en un
destino turstico.

As, si la creacin de grandes eventos es una tendencia en el turismo para atraer turistas
y visitantes, la cuestin que rpidamente se plantea es qu pasa con estos
acontecimientos creados digamos, de forma natural. Qu sucede en esas ciudades
durante la celebracin de ese evento tan atractivo para "propios y extraos", qu se
ofrece al pblico para seguir atrayndolo edicin tras edicin, como por ejemplo: las
fiestas patrias mexicanas, estas deben ser aprovechadas para atraer visitantes a nuestro
pas, aun cuando stas no hayan sido creadas para ser un producto turstico.


Sin duda que tener unas fiestas de fama mundial tiene muchsimas ventajas: miles de visitantes y turistas llegan a la
ciudad, consumen en nuestros establecimientos tursticos y comerciales, disfrutan del entorno, de la diversin,
muchos vuelven ao tras ao, por ejemplo: el Carnaval de Guaymas y el Festival Alfonso Ortiz Tirado de lamos.













Clasificacin de eventos Clasificacin de eventos Clasificacin de eventos Clasificacin de eventos

Hay distintas formas de clasificar los eventos:

Segn el nmero de participantes:

Pequeo: Pequeo: Pequeo: Pequeo: hasta cien personas.
Mediano: Mediano: Mediano: Mediano: de cien a quinientas personas.
Grande: Grande: Grande: Grande: ms de quinientas personas.

Segn especialidad:

Cultural: Cultural: Cultural: Cultural: Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro pas en
diversos campos. Puede ser a travs de exhibiciones arqueolgicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos
descubrimientos, historia de la gastronoma, muestras de arte, presentacin de nuestro folklore, teatro, entre
otros.

Social: Social: Social: Social: Todo evento que sea un medio para promover la interrelacin humana, desempeando relaciones
pblicas de manera ms relajada a travs de almuerzos, cenas, ccteles, etc. Promoviendo y celebrando
acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas o personas.

Turstico Turstico Turstico Turstico: :: : Todo evento que sirva como instrumento para la promocin y difusin de los atractivos tursticos de un
lugar, como por ejemplo las ferias tursticas.

Deportivo: Deportivo: Deportivo: Deportivo: Evento de promocin de diversas actividades deportivas como campeonatos de futbol, tenis,
atletismo, olimpiadas, carreras de autos, etc.



13
BLOQUE 1
Espectculos Espectculos Espectculos Espectculos o o o o artsticos: artsticos: artsticos: artsticos: Eventos relacionados con el mundo del espectculo, como conciertos y festivales
musicales.


Todos estos eventos pueden atraer el turismo hacia un lugar determinado, por ejemplo: en Hermosillo encontramos
eventos culturales como las Fiestas del Pitic, en Guaymas eventos de espectculos con el Carnaval; eventos
deportivos al celebrarse el campeonato de una liga de beisbol o futbol, entre otros.
























EVENTOS
CULTURAL
DEPORTIVO
SOCIAL
TURSTICO
DE
ESPECTCULOS


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
14
























































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2 Producto: Cuadro ejemplificativo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce los eventos que son
atractivos al turismo, tanto
nacional como internacional.
Identifica los acontecimientos que
son o pueden ser productos
tursticos.
-Muestra facilidad para el anlisis.
- Ordena y elige correctamente
los eventos con potencial
turstico.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Elabora un cuadro con ejemplos relacionados con los eventos tursticos en Mxico,
como los mencionados en la lectura anterior.



Tcnico Tcnico Tcnico Tcnico Cultural Cultural Cultural Cultural Social Social Social Social Turstico Turstico Turstico Turstico Deportivo Deportivo Deportivo Deportivo







Actividad: 2


15
BLOQUE 1
Evento sociocultural.
Dejando de lado los eventos tursticos, definiremos en concreto los eventos socioculturales que por s mismos
pueden generar la visita de turistas a un lugar.

Un evento sociocultural son aquellos actos que producen un beneficio social, tales como:

Festival. Festival. Festival. Festival. Este nace de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. Un festival es
un acontecimiento o celebracin, efectuado generalmente por una comunicad, que se centra
en un cierto tema, o aspecto nico de la comunidad.
Es una fiesta, especialmente musical, un conjunto de representaciones dedicadas a un
artista o a un arte. En este caso, se trata de aquellas reuniones donde ms de 10 personas
se congregan con un mismo fin.

Ceremonia. Ceremonia. Ceremonia. Ceremonia. Emerge de la necesidad de socializar en
momentos relevantes de la persona, por ejemplo, una boda.
La ceremonia es, en s misma, una actitud exclusiva hacia
determinado acontecimiento; muchas de ellas basadas en
las tradiciones culturales y en reglas cuyo sentido es hacer de una cosa o
acontecimiento cotidiano, algo especial, que conlleve un mayor grado de
seriedad. As, las ceremonias han abarcado a todas y cada una de las culturas y
sus creencias.

Competicion. Competicion. Competicion. Competicion. Como lo estudiamos anteriormente, este
tipo de eventos surge de la necesidad de mostrar las
habilidades personales las cuales han sido
desarrolladas durante cierto tiempo; por ejemplo, un
torneo deportivo.

Consiste en la prctica de algn deporte. Esta actividad se distingue del deporte practicado
con una mera finalidad recreativa (hobby).

Como resultado de la competicin se obtiene una clasificacin, ganadores, y algn tipo de reconocimiento para
los mejores, como un trofeo o premio. Algunas competiciones deportivas implican un nmero elevado de encuentros
o pruebas, que se desarrollan de forma continua a lo largo de todo un periodo de tiempo, lo que tiene por
consecuencia la celebracin de varios encuentros deportivos, y esto beneficia al turismo de eventos.

Fiesta. Fiesta. Fiesta. Fiesta. Nace de la necesidad de reconocimiento personal por el entorno social
al que pertenecemos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaos.
Una fiesta es una reunin de personas para celebrar un acontecimiento o
divertirse. Por lo general, una fiesta suele acompaarse de comida y bebida, y
a menudo tambin de msica y baile.

Algunas fiestas se llevan a cabo en honor de una persona, da o evento
concretos; a este tipo de fiestas tambin se les suele denominar celebraciones
o conmemoraciones.





Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio
de la primavera de la primavera de la primavera de la primavera


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
16














































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3
Producto: Reporte escrito de
investigacin.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica eventos
socioculturales que se
transforman en atractivo
turstico.
Comprende el por qu
determinados eventos se
transforman en un producto
turstico.
Muestra disposicin al realizar la
investigacin y presentar el
reporte.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Investiga en internet qu tipo de festivales y ceremonias existen en Mxico o en
Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu
trabajo al profesor.



Actividad: 3


17
BLOQUE 1
Turismo de reunin.

El El El El turismo de turismo de turismo de turismo de reuniones reuniones reuniones reuniones, tambin conocido como turismo de , tambin conocido como turismo de , tambin conocido como turismo de , tambin conocido como turismo de negocios, negocios, negocios, negocios, se refiere a determinados eventos en concreto;
de acuerdo a la Secretara de Turismo los acontecimientos de este tipo de turismo se pueden dividir en:


Congresos Congresos Congresos Congresos

Se define como congreso toda reunin profesional que tiene por objeto realizar una discusin y
un intercambio profesional y/o acadmico en torno a un tema de inters.

La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta
y la participacin voluntaria.

Dentro de esta categora pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen
objetivos de intercambio profesional y acadmico, an en el caso de que la invitacin fuese
hecha por una entidad privada o pblica. Desde un punto de vista organizativo, se considera el
evento ms complicado.

Al realizarse un congreso se contratan los siguientes servicios: hoteles, centros de convenciones, transporte terrestre,
banquetes, tours y recorridos, audio y video, edecanes, entre otros.

Esta reunin tiene una duracin mnima de dos das y cuenta con un reducido nmero de participantes, por ejemplo:
cincuenta asistentes. No tiene como finalidad ser un negocio, sino la difusin o intercambio de conocimientos.

Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol
interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. Las temticas
ms comunes de los congresos son:

1. Mdicas.
2. Comerciales.
3. Pblicas.
4. Tecnolgicas.
5. Universitarias.

Turismo de reuniones Turismo de reuniones Turismo de reuniones Turismo de reuniones
Congresos Congresos Congresos Congresos
Convenciones Convenciones Convenciones Convenciones
Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos
Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:


Gremial:

Conjunto de
personas que
tienen el mismo
oficio o
profesin.






ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
18
Con el fin de hacer ms atractiva la asistencia a un congreso, los organizadores
estructuran actividades complementarias o paralelas al mismo. As, es habitual el
diseo de un programa alternativo para los acompaantes, consistentes en
actividades tursticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones
son:

Gastronmicas.
Tursticas.
Culturales.
Compras.










Convenciones Convenciones Convenciones Convenciones
Se define como toda reunin gremial o empresarial cuyo objetivo sea
tratar asuntos comerciales entre los participantes, en torno a un mercado,
producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es
cerrada (limitada a un pblico personalizado y relacionado con el tema) y
la participacin es por invitacin.
Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un
programa tcnico en el que los participantes se familiarizan y entablan
negociaciones, respecto a un campo de negocio especfico.
Es decir, una convencin es un evento de invitacin privada,
generalmente organizado por una sola empresa, con una duracin
mnima de dos das y al menos cincuenta participantes. Las
convenciones estn orientadas a la generacin de negocios, y lo
habitual es que tan slo asistan miembros de la empresa o
empresas organizadoras.
En Mxico se utiliza frecuentemente el trmino convencin para
denominar a los viajes de incentivo. No obstante, esto es errneo,
ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos
eventos, es la misma. Algunas convenciones incluyen exposiciones
en sus actividades, pero suelen restringirlas al pblico participante.





Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Ponencias, foros y
debates:

Formas de exposicin
de un tema para su
discusin.

Sitios Web recomendados:

En este sitio se habla de cmo organizar un congreso.


http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-
eventos/cmo-planificar-y-organizar-un-evento





19
BLOQUE 1
Las razones por las que se organiza una convencin son diversas, destacando entre ellas las siguientes:

Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen.
Presentacin de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.
Motivacin del personal de una compaa.

A la hora de poner en marcha una convencin, hay que tener en cuenta cuatro puntos:

El lugar en que se celebrar, que deber ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger
cmodamente a los invitados y que la reunin se desarrolle con xito. Asimismo, deber contar con instalacin de
proyeccin audiovisual as como de escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas,
etc.
El alojamiento no debe estar muy alejado del lugar de reunin.
El transporte de los convocados a la misma.
En lo que se refiere a la alimentacin se debe prever el suministro de caf y bebidas para las pausas de la
convencin, as como la organizacin de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duracin.
Las organizadores deben buscar entornos lo ms atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido, y
organizar otras actividades complementarias.

Viajes de Viajes de Viajes de Viajes de incentivo incentivo incentivo incentivo

Es una estrategia moderna gerencial utilizada para
lograr metas empresariales fuera de lo comn, al
premiar a los participantes con una experiencia
extraordinaria de viaje; una vez lograda esa meta
impuesta por la empresa; el viaje de incentivo es un
premio que alcanzan los que demuestran un mejor
desempeo en su trabajo.
.
El segmento de los viajes de incentivo es ideal para
incrementar la derrama econmica y la estada
promedio de los turistas internacionales.

Mxico cuenta con varios destinos bien posicionados en este segmento, tanto a nivel nacional como internacional,
como son Cancn, Riviera Maya, Puerto Vallarta y Los Cabos.

En 2006 se inici con este proyecto para el desarrollo de un producto de viajes de incentivos provenientes del
extranjero, a destinos emergentes, al cual se le denomin comercialmente como: Your Best Reward is Mxico (Su
mejor recompensa es Mxico).

.




ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
20
Este proyecto culmin con la presentacin del producto turstico desarrollado ante un
grupo de casas de incentivos de Estado Unidos, con el objetivo de que stas lo
promovieran entre sus principales clientes, y se generara un mayor nmero de turistas,
estada y gasto en los destinos seleccionados.

El aprendizaje obtenido sobre los destinos anteriores, sirvi para generar un proyecto
ms fuerte y con mayor oportunidad para preparar el destino.

Lo que se busca con este proyecto es:

Posicionar a las ciudades seleccionadas como destinos especializados para la
atencin del segmento de viajes de incentivos, ante las principales casas de
incentivos de Estados Unidos.

Transformacin de la administracin pblica turstica del destino, mediante la
implementacin de acciones en distintos aspectos como: mejorar las reglas para la
conservacin ambiental, promocin y polticas de atraccin de inversin, entre las
ms importantes.

Adopcin de nuevas tecnologas de promocin y comercializacin turstica.

Mejorar competitividad y productividad turstica de la iniciativa privada relacionada
con la prestacin de servicios a este tipo de turismo.

Impulsar el desarrollo de nuevos productos tursticos.

Ampliar la gama de destinos consolidados para el manejo de viajes de incentivo ante
casas de incentivos, meeting planners (organizador de eventos) y corporativos, tanto
nacionales como internacionales.

Abrir nuevos perfiles de destino diferentes al sol & playa, para la atencin del
segmento de incentivos.

Para la seleccin de los nuevos destinos, se tomaron en cuenta diversos factores que
determinan tanto la potencialidad de la infraestructura turstica, como las caractersticas
nicas que hacen del destino un atractivo nico para este tipo de viajes. Algunos de
estos factores son:
Infraestructura hotelera.
Conectividad area.
Diversidad y patrimonio cultural, histrico y arqueolgico.
Atractivos naturales.
Gastronoma.
Hospitalidad, calidez y ambiente.
El CPTM (Consejo de Promocin Turstica de Mxico) llevar a
cabo la promocin, en los mercados nacional e internacional, de
los destinos validados para recibir incentivos.
El proyecto de desarrollo, culmina con la invitacin a un viaje de
incentivo a casas de incentivo o directivos de corporativos (lderes
de opinin del mercado), quienes evaluarn el destino y emitirn
testimonios y recomendaciones, ya sea para la promocin o para
mejorar los productos desarrollados.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Casa de incentivo:

Empresa que ofrece
todos los servicios para
la planeacin y
desarrollo de un
programa de incentivos,
as como de los viajes
que forman parte de
dichos programas.





21
BLOQUE 1
En s, Your best reward is Mxico se trata de un proyecto innovador, pues busca que esta labor de validacin,
profesionalizacin y desarrollo conjunto entre iniciativa privada y gobierno, se convierta, al final del proceso, en una
etiqueta o acreditacin como destino de incentivos.



Este tipo de evento contrata los servicios de: hoteles, centro de convenciones, transporte terrestre, banquetes, tours y
recorridos, audio y video, edecanes, etc.

Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones

Las ferias especializadas son muestras o exhibiciones
pblicas que organizan profesionalmente empresas,
asociaciones o individuos, y cuya finalidad es la venta
de productos o servicios de un sector determinado de
la economa; por ejemplo, feria de energa y
medioambiente, feria del libro, feria de turismo, etc.

Es un evento social, econmico y cultural
(establecido, temporal o ambulante, peridico o anual)
que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar
generalmente un tema o propsito comn.

El objetivo ms comn es la estimulacin comercial, pues tiene la finalidad de generar ganancias para los anfitriones y
participantes. stas se dividen en dos:

Industriales Industriales Industriales Industriales: :: : Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter privado o semi-privado, que renen a los
miembros de un sector empresarial, profesional o comercial, con el fin de mostrar adelantos tecnolgicos y
estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional.

Comerciales Comerciales Comerciales Comerciales: : : : Son aquellas muestras o exhibiciones, que renen a miembros de un sector comercial,
empresarial, profesional o social, con el fin de promover la venta de productos o servicios al pblico objetivo.

Una exposicin exposicin exposicin exposicin es un acto de convocatoria, generalmente pblico, en el que se exhiben
colecciones de objetos de diversa temtica (tales como: obras de arte, hallazgos
arqueolgicos, instrumentos de diversa ndole, maquetas de experimentos cientficos,
etc.), que son de inters para determinado grupo de personas.

Las exposiciones renen a personas de un mismo sector, constituyendo un excelente
punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compaas
presentan sus ltimas novedades y realizan demostraciones de producto, pues disponen
del espacio y el tiempo suficiente para ello.
Empresas privadas
Contrata al organizador
de reuniones (casa de
incentivos)
Casa de incentivos
Asesora y recomienda
posibles destinos y
proveedores
Feria internacional de artesana mexicana. Feria internacional de artesana mexicana. Feria internacional de artesana mexicana. Feria internacional de artesana mexicana.
Exposicin Internacional de Exposicin Internacional de Exposicin Internacional de Exposicin Internacional de
Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
22

Con el desarrollo de la economa y la globalizacin de los mercados, el nmero de ferias y exposiciones se han
multiplicado ofreciendo un panorama cada vez ms extenso y diversificado. As, encontramos ferias de sectores tan
variados como: electrnica, logstica, turismo, maquinaria, construccin, etc.

Los gobiernos promocionan la celebracin de estos eventos, alentados por los ingresos que generan, tanto de modo
directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran nmero de visitantes que realizan
consumos en hostelera, transporte, ocio, etc.

Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria

En la siguiente tabla podemos observar las caractersticas de las ferias y las exposiciones.

E EE Exposici xposici xposici xposiciones ones ones ones Fe Fe Fe Fer rr rias ias ias ias
Sede o lugar de celebracin definido Sede o lugar de celebracin definido
Fecha o tiempo de celebracin definido Fecha o tiempo de celebracin definido
Dedicada a una o varias actividades econmicas o
industriales
Dedicada a una o varias actividades econmicas o
industriales

Puede ser dedicada a una o varias actividades
culturales y de entrenamiento.

En conclusin, las exposiciones son eventos de negocio a negocio y las ferias son, adems, eventos comerciales y
de entretenimiento.

El turismo de eventos se encuentra formado por dos elementos:

1. Eventos socioculturales.

2. Reunin de negocios.

En la siguiente grafica se muestra la relacin que existe entre los
diversos elementos del turismo de eventos.








23
BLOQUE 1







































Turismo de Turismo de Turismo de Turismo de
eventos eventos eventos eventos
Eventos
socioculturales
Turismo de
reunin o de
negocios

Realiza un cuadro descriptivo de cada uno de los eventos estudiados anteriormente,
compara sus caractersticas.



Congresos
Convenciones



Actividad: 4


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
24













































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Cuadro descriptivo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce y comprende las
caractersticas del turismo de
negocios o de reunin.
Analiza las caractersticas
fundamentales del turismo de
reunin y su importancia en la
industria turstica.
Muestra disposicin para el
anlisis y la reflexin.
Se interesa por el funcionamiento
del turismo de reunin o de
negocios.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Investiga en internet qu tipo de festivales y ceremonias existen en Mxico o en
Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu
trabajo al profesor.

Viajes de incentivo
Ferias
Exposiciones


Actividad: 4 (continuacin)


25
BLOQUE 1
Cierre
















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 5 Producto: Breve escrito de anlisis. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identificas las diferencias y
similitudes existentes entre los
diversos tipos de eventos que
existen en el turismo de reunin.
Analiza las caractersticas que hace
nico a cada uno de los eventos
del segmento turstico estudiado,
as como las similitudes existentes
entre los mencionados eventos.
Muestra apertura para el anlisis
y para establecer conclusiones.
Muestra habilidad en la
comunicacin oral y escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Elabora un breve escrito donde seales las diferencias y semejanzas de estos eventos
que forman parte del turismo de reunin. Posteriormente a solicitud del profesor
comenta tu anlisis ante el grupo.


Actividad: 5


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
26
Secuencia didctica 2.
Tendencias del turismo de eventos.

Inicio











































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica aspectos de
importancia en materia del
turismo.
Comprende y conoce las ideas
centrales de la industria del
turismo.
-Participa con disposicin en el
desarrollo de la actividad.
-Disposicin para la
comunicacin oral y escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Resuelve el siguiente cuestionario de manera individual y comparte tus respuestas en
clase, como lo indique el profesor.

Define atractivo turstico.

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

Define destino turstico.

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

Qu segmento turstico crees que tiene mayor xito en Mxico y por qu?

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

En el Estado de Sonora que tipo de turismo observas con ms desarrollo y porqu

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Actividad: 1


27
BLOQUE 1
Desarrollo

Origen del turismo de eventos.

En nuestro pas, la Secretara de Turismo reconoce al turismo de
eventos como el turismo de reunin; el cual, como lo vimos en la
secuencia anterior, consiste en los acontecimientos nacionales e
internacionales orientados a la vinculacin empresarial, ferias,
exposiciones, congresos, convenciones, eventos para la
comercializacin de productos tursticos y de profesionalizacin de
prestadores de servicios del segmento de turismo de reuniones de
negocios.

El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las
llegadas internacionales, y se caracteriza por ritmos de crecimientos
sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribucin al
desarrollo de otros sectores relacionados.

Para la aclaracin de la naturaleza de la modalidad de Turismo de Eventos, es necesario remontarse a sus orgenes y
al origen de la industria turstica en general, as como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que
incluye las definiciones propias y sus caractersticas especficas, as como los diferentes criterios de clasificacin
existentes para los eventos.

Antecedentes Antecedentes Antecedentes Antecedentes

En la Antigedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento,
de comercio, de descubrimiento, etc.

En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista. Despus
de la Segunda Guerra Mundial naci el turismo de masas ( el turismo de la clase media y baja), con un fuerte grado
de democratizacin debido a factores econmicos, sociales, culturales y la creciente urbanizacin; al mismo tiempo
que se diversifican las formas del turismo (costa, montaa, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios,
reuniones etc.).

Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurri la
Revolucin Industrial, que propici una transformacin
econmica y social, y el surgimiento de una clase media
numerosa y prspera, la cual comparta el deseo de viajar
debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejor el
transporte, se increment el trfico de pasajeros que haca
uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad
del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria
turstica.

Con el desarrollo de la aviacin comercial se flexibiliz el derecho areo, y en 1945 se fund la
Asociacin Internacional de Transporte Areo. As, se increment la comercializacin, lo cual
origin que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicacin
de tcnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia, el profesional del turismo
tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello, el anlisis de las motivaciones
se transform en el objeto de estudio central, de quienes deseaban atraer el mayor nmero de
turistas a sus regiones.

Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las ms importantes por su
volumen y por el aporte en divisas que presenta, es la de congresos y convenciones. Ms tarde,
con la evolucin natural del turismo, este tipo de acontecimiento se hizo ms comn, aunque
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:
Divisas: Divisas: Divisas: Divisas:

La divisa es el
dinero en
moneda de
otros pases





ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
28
an no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares especficos para celebrar
tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los
centros nacionales, y ms tarde se unieron en la Fdration
Europe en des Villes des Congrs.


En los Estados Unidos, es donde se crearon, a fines del siglo XIX,
las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente
turstica hacia el destino de ciudad. stas tuvieron un rpido
aumento, y uno de los objetivos planteados para cumplir con su
funcin principal, fue precisamente la organizacin de eventos
como parte del llamado turismo de negocio.


En Mxico, luego del turismo de playa, de cruceros, de parejas, de familia y de aadir el turismo para solteros, el
sector se reinventa, ahora acondiciona su oferta a los requerimientos de la cada vez ms demandante sociedad y
propone una nueva alternativa: el Turismo de Reuniones.

ste, entre otras cosas, tiene la posibilidad de seleccionar el destino turstico donde se realice un congreso,
convencin o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organizacin; ya que
independientemente de las crisis econmicas que se presenten, este tipo de eventos continan realizndose,
generando empleos y dejando una derrama econmica importante en los
sitios en que se llevan a cabo.

Con el fin de convertir a Mxico en un destino lder en el turismo de
congresos, el Consejo de Promocin Turstica de Mxico se ha dado a la
tarea de promover al pas para ser la sede de una serie de importantes
eventos.





29
BLOQUE 1















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2 Producto: Lnea del tiempo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce el nacimiento del
turismo, as como su
transformacin hasta llegar al
turismo de eventos; segmento
de la industria actual.
Distingue las etapas de desarrollo
del turismo, llegando a la industria
moderna, donde existen varios
segmentos incluidos al de turismo
de eventos.
Muestra disposicin para el
anlisis y la elaboracin de la
actividad.
Se muestra responsable en la
realizacin del trabajo.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Realiza de manera individual una lnea del tiempo que se refiera al origen del turismo;
puedes investigar en internet.


Actividad: 2



30
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.

Caractersticas del Turismo de Eventos.

1. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. la primera caracterstica salta a la vista, y es que
puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros estn destinados al intercambio
del conocimiento en distintas reas de la actividad humana.

2. Modernas tcnicas de comunicacin. Modernas tcnicas de comunicacin. Modernas tcnicas de comunicacin. Modernas tcnicas de comunicacin. esta caracterstica se refiera al desarrollo
vertiginoso de modernas tcnicas de comunicacin "no personales", tales como las
video conferencias, internet y chat, entre otras; est claro que la tecnologa en
general, es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad.

3. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. por el tipo de personas que viajan por eventos se genera
un elevado gasto turstico, entre otros motivos por viajar "subvencionados"
(laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen
nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, as como la
realizacin de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes
gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realizacin de la
reunin.

4. Turismo Turismo Turismo Turismo no esta no esta no esta no estacional. cional. cional. cional. se trata de un segmento del turismo que contribuye
fuertemente al quiebre de la estacionalidad turstica, en otras palabras, mejora el
nmero de visitantes en las temporadas bajas, que son las temporadas donde hay
menor nmero de visitantes en un destino turstico.

5. Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios. Esto debido al intercambio
comercial/empresarial que de los eventos se derivan. Impulsa la creacin y desarrollo
de micro, pequeas y medianas empresas en las localidades.

6. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. El turismo de negocios individual, se entiende por la
persona que se desplaza y visita un destino turstico especfico en funcin de las
actividades laborales y profesionales que desarrolla, adems de realizar actividades
basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros
de negocios.

Se diferencia del turismo de negocios grupal, entre otras cosas, porque en el caso del
turismo individual, el destino es seleccionado por el mercado o producto que es el
principal inters del negocio a realizar, mientras que en el turismo de negocios grupal,
se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turstico donde se realice un
congreso, convencin o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organizacin.

7. Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas. finalmente, una importante caracterstica del turismo de eventos es que en su
gestin intervienen diversos actores, los cuales son:

Generadores de eventos Generadores de eventos Generadores de eventos Generadores de eventos: :: : Organismos e instituciones y empresas tanto de carcter pblico como privado, que han
visto en la organizacin de estas reuniones la va ms adecuada para el logro de sus objetivos. Asociaciones,
fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades pblicas de distintos sectores de la industria que se
sirven de este mercado para consolidar alianzas relacionales.

Operadores Operadores Operadores Operadores Profesionales Profesionales Profesionales Profesionales: :: : Agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la
organizacin de eventos; ofrecen al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con
departamento especial pueden proporcionar.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Viajar
subvencionados:

Cuando se otorga una
suma de dinero para
cubrir gastos del viaje
a una persona o un
grupo de personas.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Estacionalidad
turstica:

Caracterstica del
fenmeno turstico
ocasionada por la
concentracin de la
afluencia de viajeros
en ciertos meses del
ao.



31
BLOQUE 1
Bur de convenciones: Son organismos sin fines lucrativos, cuyo objetivo principal es la
captacin de turismo de negocio para la ciudad (o pas), creados por instituciones
pblicas. Es en s misma, una oficina que facilita informacin actualizada y objetiva
sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o pas) para la organizacin de
congresos, convenciones y viaje de incentivo. En Mxico solo algunos estados cuentan
con bur de convenciones.

El turismo de eventos y el turismo de reunin es lo mismo.

Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos

El proceso de evolucin del turismo de eventos impuso la necesidad de establecer estrechas coordinaciones entre
empresas semejantes; primero de un mismo pas y despus internacionalmente; da origen al nacimiento de
organismos internacionales. Ejemplo de esta organizacin es la ICCA Asociacin Internacional de Congresos y
Convenciones (por sus siglas en ingls).

Son varias las razones que hacen de esta actividad un negocio atractivo: una de ellas es
que reporta grandes beneficios con ingresos muy superiores a las del turismo de sol y
playa.

El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que
aporta, y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economa, y en el
propio turismo.

Entre sus tendencias fundamentales estn la de ser altamente competitivo, y la de estar
concentrados los mercados en pases del primer mundo (Europa y Amrica del Norte).

Los pases de Amrica Latina, hoy considerada una regin emergente, debern dirigir sus
esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este
mercado.

En el siguiente cuadro elaborado por la ICCA, muestra el pas y el nmero de reuniones organizadas en el 2010.

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Regin emergente:

Lugar o territorio que
est surgiendo con
importancia en algn
mbito, como el
comercial, turstico,
industrial, etc.






32
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
El turismo de reuniones es uno de los segmentos con mayor crecimiento en Mxico. Tan slo el ao pasado, el pas
fue sede de 112 congresos y convenciones, colocndose en el puesto nmero 24 a escala mundial, de acuerdo con
la International Congress and Convention Association (ICCA).

Por otra parte, la Organizacin Mundial del Turismo reconoce, al hablar
de actividad turstica, seis motivaciones fundamentales de los visitantes
a la hora de viajar:

Ocio y vacaciones.
Visitas a familiares y amigos.
Salud.
Religin.
Negocios.
Otros motivos.


La Organizacin Mundial del Turismo (OMT), seala que Amrica Latina se ha convertido en un destino turstico clave
para las reuniones de negocios, convenciones y congresos.

De acuerdo a sus estadsticas, Ro de Janeiro es la ciudad con ms turistas de negocios en Amrica Latina, seguida
por Cancn, Buenos Aires y Santiago de Chile.

Mxico y el turismo de eventos.
Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores
Mxico est hoy mejor equipado para promoverse como sede de
reuniones internacionales de diferentes tamaos, contenidos y
audiencias. El crecimiento en la infraestructura fsica, ya sea
proveniente de inversin pblica o privada, es impresionante en
estos mismos tres aos; existen ms destinos jugando en la arena
de reuniones y por lo tanto una creciente necesidad de hacer
crecer el pastel para que alcance para todos. Tambin, en la parte
de preparacin para atender esa demanda, hemos evolucionado
contando con promotores y operadores ms capacitados que
entienden, interpretan y ejecutan con el lenguaje de los
organizadores internacionales.
Mxico es por naturaleza, un pas donde el comercio tiene y ha tenido histricamente una importancia primordial, an
desde sus primeras civilizaciones. Hoy cuenta con varios espacios para hacer negocios, amplia variedad de hoteles,
y la ms actual infraestructura necesaria para la organizacin de
eventos mundiales.
Algunos de los recintos ms importantes compiten con los mejores
del mundo por su alta tecnologa, y los encontramos principalmente
en las ciudades que son consideradas como de negocios: la Ciudad
de Mxico, Monterrey y Guadalajara, adems de Len, Cancn y
Veracruz, por mencionar slo algunas, pues todo el pas ofrece
estupendos lugares para la realizacin de convenciones, expos,
talleres, exhibiciones y todo tipo de eventos relacionados con los
negocios y la comunicacin.


Cancn Center, Quintana Roo Cancn Center, Quintana Roo Cancn Center, Quintana Roo Cancn Center, Quintana Roo
Poliforum Len, Guanajuato. Poliforum Len, Guanajuato. Poliforum Len, Guanajuato. Poliforum Len, Guanajuato.
Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco.


33
BLOQUE 1





















Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3 Producto: Texto de investigacin. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Describe la situacin de la
infraestructura estatal destinada
al turismo de negocios.
Conoce los lugares que estn
disponibles para promover el
turismo de reunin.
Disposicin para realizar la
investigacin.
Organiza de manera adecuada la
informacin.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente





Elabora una investigacin sobre la situacin de la infraestructura con que cuenta el
Estado de Sonora para el turismo de negocios, y presenta un breve texto al profesor.


Actividad: 3



34
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones p p p pblicas blicas blicas blicas

En Mxico contamos, cada vez ms, con lderes de mentalidad empresarial y energa renovadora. Es innegable que
en el sector pblico turstico hoy contamos con una secretaria y un director operativo del CPTM (Consejo de
Promocin Turstica en Mxico), que entienden la mecnica de los mercados; un dinamismo que favorece a nuestra
industria.

Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios

Se mostr una propuesta en el congreso federal para reformar la ley del
impuesto al valor agregado para establecer tasa 0% para los viajes de
negocios, como una medida para impulsar de forma real un segmento de este
mercado que genera una derrama econmica muy importante.
Esta medida traer mayor derrama econmica para el pas, ya que no slo
repercute en el incremento del nmero de eventos, sino que tambin aumenta
el nmero de asistentes extranjeros y favorece una estada ms prolongada en
nuestro pas.


Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0%

1. Mayor poder adquisitivo, ya que el organizador extranjero del evento tiene de
11% a 16% ms capacidad de compra para la contratacin de ms y mejores
servicios.
2. Ms eventos, ya que otorga a nuestro pas mejores condiciones para competir
con otros pases lderes en este segmento, como: e.u.a., espaa, canad,
brasil, argentina, etctera.
3. Ms empleos, ya que el desarrollo de este segmento contribuye en general a
la industria turstica, la cual representa 5.5% del total de ocupaciones
remuneradas en el pas.


A quines se les aplica la tasa 0% A quines se les aplica la tasa 0% A quines se les aplica la tasa 0% A quines se les aplica la tasa 0%

1. A los turistas o personas de negocios extranjeros que participan en un congreso,
convencin, exposicin o feria.
2. A los organizadores de eventos residentes en el extranjero.

Certificaciones Certificaciones Certificaciones Certificaciones

Existen exmenes de la credencial CMP que significa profesional de reuniones profesional de reuniones profesional de reuniones profesional de reuniones
certificado certificado certificado certificado (certified meeting profesional).Profesional de reuniones certificado.

Tambin se lleva a cabo el proceso de acreditacin del CMM, que significa certificacin certificacin certificacin certificacin
en manejo de reuniones en manejo de reuniones en manejo de reuniones en manejo de reuniones (certification in meeting management).

CMP y CMM son siglas que poco a poco se han ido convirtiendo en estndares de
calidad. Para muchos profesionales, estas certificaciones son como joyas de gran valor
que hay que lucir en toda ocasin.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

El CIC:

Es el organismo que
rene a las 32
asociaciones ms
importantes
relacionadas con la
industria de los
congresos y las
convenciones, las
cuales representan a
ms de 100,000
individuos de 16,500
empresas.




35
BLOQUE 1
El CMM es un certificado por haber atendido un curso seguido de un examen
para llevar a casa y por un plan de negocios.

El CMP es una certificacin. Aqu no hay curso ni plan de negocios. Es
necesario calificar para presentarlo. La calificacin previa, basada en un
nmero mnimo de puntos se refiere a experiencia, educacin, actividad en la
industria, contribuciones, enseanza, y desde luego otras certificaciones
como el CMM cuentan.

Cuando un profesional en la organizacin de eventos logra la certificacin CMP,
bsicamente est demostrando que tiene el conocimiento y experiencia necesarios
para organizar un evento profesional, porque es el nico reconocido mundialmente en
la industria. Creada por el CIC, Convention Industry Council, el CMP fue en su
momento la respuesta a una necesidad por diferenciar a los verdaderos profesionales,
de aquellos sin ninguna experiencia en el ramo de organizacin de eventos.

A nivel mundial, el CMP cuenta con 12.157 personas certificadas en 34 pases, de ellos
20 son de Latinoamrica y el Caribe, de los cuales 13 estn en Mxico. Esta
certificacin tiene una validez de cinco aos y hay que renovarla nuevamente con el
sistema de punto: asistencia a reuniones, actividad en la industria, publicaciones,
conferencias, etc.

La diferencia entre el CMM y el CMP es que el primero es un certificado de por vida y el CMP es una certificacin que
requiere ser renovada cada cinco aos. El primer caso es comparable a obtener un grado acadmico, el segundo a la
licencia para ejercer una profesin.









Sustentabilidad Sustentabilidad Sustentabilidad Sustentabilidad

El liderazgo que Mxico est logrando a nivel mundial en esta materia, ejemplificado con los resultados de la Cumbre
sobre Cambio Climtico (COP 16), la seleccin de Chiapas como sede del Congreso Mundial sobre Turismo de
Aventura y la declaratoria de la Gastronoma Mexicana como Patrimonio de la Humanidad es, cuando menos,
estimulante.














En
Esquema conceptual del desarrollo turstico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turstico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turstico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turstico sustentable
Sitios Web recomendados:

http://www.gerenciadeviajes.com/20071203188/articulos/reuniones-
y-congresos/organizacion-de-eventos-de-la-logistica-a-la-
gerencia.html





36
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
resumen, Turismo sustentable lo que busca es satisfacer las necesidades de la poblacin actual, sin comprometer la
capacidad de las generaciones venideras para satisfacer sus propias necesidades.

Accesibilidad Accesibilidad Accesibilidad Accesibilidad

Ante lo acortado de los tiempos de decisin, lo restringido de los
presupuestos, la obsesin por la rentabilidad y la necesidad por acortar
distancias, Mxico parece el destino ideal para convenciones y congresos
provenientes de nuestros vecinos del norte. La relacin calidad precio que
nuestros destinos, cadenas hoteleras, recintos y servicios en general
ofrecen a los compradores en este apretado ambiente, es verdaderamente
competitivo a nivel internacional, de ah que Mxico puede sacar ventaja de
estas variables externas.

Adems, con la creciente llegada de cadenas internacionales con marcas
conocidas a nivel internacional a nuestro pas, el mercado de
convenciones corporativas tiene muy cmodas referencias para seleccionar
a nuestro pas de entre las mltiples opciones que tiene para sus eventos.

El mercado de las asociaciones americanas, por otro lado, est buscando en la
mayora de los casos, expandir sus programas educativos y sus plataformas
comerciales ms all de la Unin Americana, y qu mejor que comenzar con
sus vecinos del sur, que adems les ofrecemos una plataforma ideal
para proyectarse hacia Latinoamrica.

Algo fundamental es que la industria del turismo de reuniones en Mxico debe
luchar a favor de mejorar la imagen del pas en el exterior, sobre todo en lo que
se dice en materia de seguridad. Resaltemos lo bueno, los grandes atributos,
nuestra hospitalidad, nuestra riqueza gastronmica, nuestra diversidad y la
enorme autenticidad de nuestros recursos.


























Sitios Web recomendados:

http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/
ariculogaston/articulos1.html


37
BLOQUE 1


Datos Histricos de las llegadas Datos Histricos de las llegadas Datos Histricos de las llegadas Datos Histricos de las llegadas interna interna interna internacionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios a Mxico a Mxico a Mxico a Mxico

Concepto Concepto Concepto Concepto 2002 2002 2002 2002 2003 2003 2003 2003 2004 2004 2004 2004 2005 2005 2005 2005 2006 2006 2006 2006 2007 2007 2007 2007 2008 2008 2008 2008 2009 2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010
Personas Personas Personas Personas 589,115 589,115 589,115 589,115 511,856 511,856 511,856 511,856 585,636 585,636 585,636 585,636 785,592 785,592 785,592 785,592 774,533 774,533 774,533 774,533 839,531 839,531 839,531 839,531 778,997 778,997 778,997 778,997 676,775 676,775 676,775 676,775 808,318 808,318 808,318 808,318
Gasto Gasto Gasto Gasto
(Millones de (Millones de (Millones de (Millones de
USD) USD) USD) USD)
$ 446.3 $ 396.3 $ 471.4 $ 679.6 $ 687.7 $ 696.0 $ 700.7 $ 582.5 $ 722.1
Gasto Gasto Gasto Gasto
Medio por Medio por Medio por Medio por
Persona Persona Persona Persona
(USD) (USD) (USD) (USD)
$ 757.6 $774.2 $805.0 $865.1 $887.9 $832.5 $899.5 $860.7 $ 893.3

Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO







Cifras generales del Turismo de Reuniones en Mxico Cifras generales del Turismo de Reuniones en Mxico Cifras generales del Turismo de Reuniones en Mxico Cifras generales del Turismo de Reuniones en Mxico

Nmero de Aeropuertos en Mxico con operaciones Internacionales (OAG Dic 2010): 58 58 58 58
Nmero de recintos para eventos de Congresos, Convenciones y Exhibiciones 2009
1/
: 648 648 648 648
Hoteles de ms de 4 estrellas en Mxico 2010: 2,864 2,864 2,864 2,864

1/ 1/ 1/ 1/

Cuartos de ms de 4 estrellas en Mxico 2010: 293,004 293,004 293,004 293,004
1/ 1/ 1/ 1/

Nmero de OCVs en Mxico: 56 56 56 56
Ranking de Mxico en ICCA 2009: 27 27 27 27

1/ Compendio Estadstico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadstico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadstico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadstico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles








38
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
























































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Cartel promocional. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce caractersticas del
turismo de negocios a
promocionar.
Analiza los elementos claves para
dar promocin al segmento del
turismo de negocios en Mxico.
Muestra creatividad y disposicin
al trabajo colaborativo con sus
compaeros.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Intgrate en equipo de cinco elementos, elabora un cartel promocionando el turismo
de negocios en el Estado de Sonora y presntalo en clase.


Actividad: 4


39
BLOQUE 1
Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.
El Consejo de Promocin Turstica de Mxico perteneciente a la Secretara de
Turismo, cuenta con oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.
Estas oficinas se denominan indistintamente OCVs, OVCs, OCC u OCEs. Ejemplo:
Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV); Oficina de Visitantes y Convenciones
(OVC); Oficina de Congresos y Convenciones (OCC) y Oficina de Convenciones y
Exposiciones (OCE).
Actualmente existen 56 OCV, algunos destinos y estados se encuentran en el
proceso de creacin de sus nuevas OCV en virtud del importante papel que
desempean en la promocin del destino.








Fines de Fines de Fines de Fines de las oficin las oficin las oficin las oficinas de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes

Debe actuar como lder del marketing turstico del destino o regin e impulsar las ventas del
producto turstico.

Uno de sus objetivos principales es posicionar positivamente al destino en el mercado
meta, con los visitantes potenciales.

Incrementar la competitividad y visibilidad de la oferta mexicana en el ramo de Congresos,
Convenciones, Viajes de Incentivo y Exposiciones, a travs de la unin de esfuerzos de los
diferentes actores pblicos y privados que intervienen en la cadena productiva.

Apoya e impulsa el proceso de marketing, ventas, servicios y alianzas estratgicas para el
desarrollo y posicionamiento del destino, estado o regin.

P PP Principales actividades rincipales actividades rincipales actividades rincipales actividades

Define el mercado meta.

Ofrece la informacin y el apoyo que orienta acerca de la amplia gama de destinos,
servicios e instalaciones disponibles en nuestro pas.

Representa los intereses de las empresas del sector turstico del destino para generar
trfico de visitantes.

Maneja hbilmente las relaciones pblicas para el xito del destino.

Evala el desarrollo de la capacidad instalada y potencial del destino.

Apoya a determinar productos estrella y productos complementarios.

Producto estrella = Producto en etapa de crecimiento, son los que presentan mejores
posibilidades, tanto para invertir como para obtener beneficios.
Producto complementario = Sostienen, respaldan y mejoran otro producto. Por ejemplo:
al ocupar una noche en cuarto de hotel el desayuno es gratis.

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Producto
turstico:


Bienes y
servicios que
forman parte de
la oferta turstica






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:


Mercado meta:

Es el grupo de
clientes al que se
dirigir toda una
campaa de
mercadotecnia.








40
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
.


Impulsa la atraccin y cierre de eventos nacionales e internacionales: grupos, congresos, convenciones, ferias y
expos.

Otorga asesora y servicio a grupos de visitantes.

Mantiene una bsqueda continua de alternativas de clientes potenciales para el destino a travs de cmaras,
asociaciones, sociedades pblicas, privadas nacionales e internacionales.

En conclusin, ofrece asesora y una amplia gama de herramientas, con la finalidad de asegurar el xito de cada
evento en foros internacionales. Asimismo, ofrece el apoyo para responder a las solicitudes de propuestas y la
obtencin de material promocional de los destinos, los cuales le ayudarn a promover y asegurar la participacin de
un gran nmero de asistentes a su evento.

Interviene para que todas las instituciones del Gobierno Federal, estn dispuestas a apoyar, local e internacionalmente
en la realizacin de todo tipo de eventos en Mxico. Las Embajadas, Consulados y Oficinas del Consejo Promocional
Turstico de nuestro pas en el extranjero tambin colaboran apoyando dichos eventos.

La oficina de convenciones y visitantes:

No es un organizador de eventos.

No es una central de reservaciones.

No es una agencia de viajes.

No vende servicios tursticos.











Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural


41
BLOQUE 1
















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 5

Producto: Escrito sobre
investigacin
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre la existencia de
oficinas de convenciones y
visitantes en Sonora.
Conoce dnde se localizan las
oficinas destinadas a promover el
turismo de eventos en Sonora.
Apertura en la comunicacin
escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Investiga qu oficinas de convenciones y visitantes existen en Sonora, presenta un
breve escrito sobre la investigacin.


Actividad: 5



42
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.

Cierre












































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 6 Producto: Escrito sobre reflexin. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina la realidad del
segmento de turismo de eventos
en nuestro pas.
Analiza la situacin del turismo de
eventos en Mxico.
Disposicin para la reflexin y el
anlisis.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Elabora una breve reflexin donde indiques el avance o estancamiento de este turismo
de eventos en Mxico.

Actividad: 6



















































Tiempo asignado: 20 horas

Competencias profesionales:
Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logstica solicitadas por los
clientes.
Comercializa servicios y productos tursticos con procedimientos mercadotcnicos, de
acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Identificara los pasos para organizacin profesional de eventos as como las estrategias de
logstica que contribuyen a la promocin y venta de la actividad, para lograr el desarrollo de
las empresas tursticas.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o
grficas.
4.5. Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
6.1. Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especfico y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor inters y dificultad,
reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida
cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera
reflexiva.
9.1. Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conflictos.
9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrtico de la
sociedad.

Contratar y supervisar los servicios para
eventos sociales, culturales y de negocios.




44
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Secuencia didctica 1.
Organizacin profesional de eventos.

Inicio


















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1
Producto: Estrategia para
obtencin de patrocinio.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce la importancia de un
patrocinador en un evento de
negocios y cmo debe
gestionarse.
Describe el proceso para conseguir
un patrocinio y la importancia de
ste.
Disposicin para el anlisis, para
establecer una estrategia y
conclusiones.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Describe un plan o estrategia para obtener patrocinadores para un congreso o
convencin relacionada con el turismo rural en el estado de Sonora. Enlista los pasos
a seguir. Explica la importancia de los patrocinadores.

Actividad: 1


45
BLOQUE 2
Desarrollo

La organizacin profesional de eventos.

Una organizacin de eventos consiste en una serie de servicios que se ofrecen a una persona o empresa que
necesita realizar una reunin de carcter social o de negocios.

Un evento -adems de ser una reunin- cumple la funcin de carta de presentacin frente a posibles clientes, medios
de comunicacin y pblico en general. Suele ofrecer informacin insustituible sobre un individuo, empresa o
institucin.

La forma que tomar un proyecto de organizacin de eventos depender
del tipo de reunin de que se trate: las hay informales -como suelen ser
los eventos sociales: bautizos, comuniones, cumpleaos, bodas y
aniversarios- y formales. Entre estas ltimas podemos ubicar las
reuniones empresariales: inauguraciones, lanzamientos de nuevos
productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas
corporativas, galas y celebraciones.

Cada tipo de evento tiene caractersticas propias que lo distinguen de todos los dems. Pero, de igual manera en la
organizacin de eventos existen ciertas constantes que estarn presentes en la planificacin de cualquier evento.

Los eventos empresariales y los sociales (aunque estos ltimos en menor medida), constan de una serie de pasos en
los que se debe observar una formalidad o ceremonia adecuada, especialmente si entre los asistentes se encuentran
funcionarios gubernamentales.

Por otra parte, vale destacar que el xito de un evento no slo depender del desempeo del personal a cargo, sino
que tambin estar ligado a la acertada eleccin del lugar y el momento adecuado para realizar la reunin. Segn la
fecha, hora y locacin escogidas para un evento social o empresarial, as ser la respuesta del pblico convocado.
No existen criterios definitivos al respecto, pero un equipo de profesionales en organizacin de eventos, siempre
encontrar las mejores alternativas segn las necesidades del contratante.

Si tenemos que organizar una reunin de pocas personas, posiblemente
podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior, e
incluso sin ningn tipo de ayuda.

Pero la situacin cambia, cuando la reunin es numerosa, y tenemos que
coordinar muchas actividades y esfuerzos, para los que nos vemos
imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo. En estos casos, podemos
recurrir al profesional que se dedica a la organizacin de eventos.


Para la organizacin profesional de un evento, es necesario atender de manera adecuada cada uno de los detalles
involucrados. Desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformacin
de un equipo humano adecuado, la elaboracin de un presupuesto, la negociacin con proveedores, el contacto con
los medios de comunicacin, la generacin de fondos a travs de auspicios, la logstica para el desarrollo del evento
en s, hasta la evaluacin final.

En resumen, la organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de reuniones sociales o
de negocios.





46
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Organizador Organizador Organizador Organizador profesional de eventos profesional de eventos profesional de eventos profesional de eventos

Tanto en el mbito de la empresa como en el crculo social, los eventos se llevan a
cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradicin, o por
convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que
es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. En el
mbito privado ha surgido en los ltimos aos un nuevo perfil profesional para
quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o
Eventos.


El trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en
diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesin en el
mundo de los negocios; en este sentido, la organizacin profesional de eventos se
ha tornado ms compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales
de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos
participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino tambin en la
organizacin y liderazgo de las mismas; coordinan y comunican; y ms importante
an, controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de
una reunin o convencin, desde su concepcin hasta concluir con la evaluacin y
futuro planeamiento.

Entre las cualidades que ms se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPE
estn:

Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en el medio de los eventos.

Compromiso. Compromiso. Compromiso. Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del
mismo.

Capacidad. Capacidad. Capacidad. Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para llevar a cabo todo su cometido
dentro de la organizacin del evento social o de negocios.

Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se
vean implicados de una u otra manera en la organizacin y difusin del evento.

Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa, que pueda proponer en cualquier
momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definicin y desarrollo del evento.
El espritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y
coordinadores; supone tener buenas dotes de mando y capacidad de liderazgo.


Actividades del OPR Actividades del OPR Actividades del OPR Actividades del OPR

El OPR es quien administra todos los elementos econmicos y sociales que confluyen en la organizacin de un
evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales, dan lugar a reuniones ms o menos complejas,
generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunin y el festejo o celebracin que se brinda a
los invitados.

Cualquiera sea el motivo, se deber organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada
ocasin; una boda, un aniversario o el lanzamiento de un producto, por ejemplo, tienen sus propias caractersticas y
una rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunin gastronmica dar lugar a los festejos, a la
diversin o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendr el control como coordinador del evento, y dirigir un equipo
interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se concentrar en la planificacin de todas las


47
BLOQUE 2
acciones, hasta el ms mnimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo
contrataron, y ser el responsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas
delegadas a terceros. Por esto, deber tener un listado de proveedores confiables para
abastecer todos los servicios y contar con un equipo de colaboradores eficientes.
Pero adems, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo que anteriormente deber
tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prcticas ceremoniales, los usos
sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan.

La Produccin de un evento incluye la planificacin, la organizacin de los recursos y el
desarrollo de todas las acciones que darn como resultado la concrecin de una idea que
se proyect al decidir la realizacin del mismo. En la produccin se conjugan varias
especialidades que abarcan actividades tan diferentes como son las que definen la
escenografa, la iluminacin, la animacin, entre tantas otras.

Es imprescindible que el OPR participe en el proceso de seleccin de las personas que lo
auxiliarn; pero es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit (miembros del grupo que auxiliaran al OPR)
a lo estrictamente necesario.

Comisin organizadora.

El OPR se auxilia y tiene a su cargo la llamada Comisin organizadora, que se halla compuesta por las personas
seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organizacin para un evento.

Funciones Generales de la Comisin Organizadora:

o Formular el plan general de Organizacin del Evento.
o Determinar fecha, sede, programa y temario.
o Elaborar y aprobar normas y reglamentos.
o Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos.
o Elaborar y aprobar el balance final del evento.
o Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento.
o Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento.


La Comisin Organizadora debe empezar sus labores siguiendo pautas
determinadas para la organizacin de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un cronograma (calendario
de trabajo), colocado en forma visible para fcil seguimiento y control.

El personal que forma esta comisin, se organiza para atender los diversos aspectos que implica la organizacin de
un evento. Estos aspectos son:

I. I. I. I. Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio).

o Elaborar el presupuesto para atender los gastos relacionados al evento.
o Administrar el dinero asignado para el evento.
o Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos.
o Recaudar o asignar el dinero obtenido por patrocinios.
o Preparar un balance al finalizar el evento, es decir, mostrar lo invertido en el evento y la ganancia obtenida, en su
caso.
o Apertura de una cuenta bancaria para depositar fondos exclusivamente del evento, en caso de ser necesario. De
preferencia y para evitar problemas, la cuenta debe ser mancomunada.
o Elaboracin del plan de pagos.
o Solicitud de cotizaciones para adquisiciones y servicios varios. Se recomienda obtener un mnimo de 2 a 3
cotizaciones por cada rubro.
o Recepcin y control de inscripciones.
o Control de gastos y contabilidad general del evento.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Interdisciplinarios:

Que se realiza con la
cooperacin de
varias disciplinas, por
ejemplo: en la
organizacin de un
evento encontramos
un grupo formado
por contadores,
chefs, floristas,
iluminadores, etc.




48
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS




II. II. II. II. Contenido del evento Contenido del evento Contenido del evento Contenido del evento

Elaborar el temario, por ejemplo, en el caso de un congreso o convencin.
En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc.
Elaborar el programa preliminar del evento.
Coordinar la ubicacin, distribucin y requerimientos de las salas de trabajo, en caso de reuniones de negocios.
Diseo de logotipo.
Elaboracin de documentos tcnicos (reglamento, temario, convocatorias, programa, etc.)

Temario: conjunto de temas de la conferencia (son los temas).
Programa: sistema de distribucin de los temas de la conferencia (cmo se van a distribuir los temas).

III. III. III. III. Aspectos relativo a la logstica (i Aspectos relativo a la logstica (i Aspectos relativo a la logstica (i Aspectos relativo a la logstica (infraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento)

Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud y nivel.
Supervisar los servicios contratados a terceros.
Coordinar y administrar todo elemento o equipo adquirido para la realizacin del evento.
Identificacin y contratacin de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, etc.)
Identificacin de equipos, maquinaria y materiales requeridos.
Determinacin de requerimientos de personal de apoyo.
Otras actividades.















49
BLOQUE 2












































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2
Producto: Diseo de un contenido
de evento y su exposicin.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina el tema del evento para
el diseo del contenido del
mismo identificando sus
principales caractersticas.
Analiza las ideas centrales de la
reunin de negocios a realizar para
poder estructurar el contenido del
evento.
Escucha las opiniones de sus
compaeros y coopera en las
actividades de equipo.
Apertura en la comunicacin oral
y escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Intgrate en equipo de cinco elementos y elabora el contenido de la convencin o
congreso que seale el asesor.

I. Intgrate en equipo de cinco elementos.
II. Elabora temario, la propuesta de conferenciaste o expositores, disea el logotipo
y la convocatoria.
III. Expn tu trabajo en clase.
IV. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.



Actividad: 2



50
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

IV. IV. IV. IV. Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas

Disear y proponer alternativas de mens.
La contratacin de una empresa de catering.
Coordinar y supervisar la empresa de catering o coordinar y supervisar la
preparacin de los alimentos.
Decidir sobre los detalles del servicio (mantelera, cubertera, copas, mesas,
sillas, etc.)
Capacitacin del personal de servicio si as se requiriera.
Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

V. V. V. V. Las actividades Las actividades Las actividades Las actividades Sociales Sociales Sociales Sociales

Programar y coordinar las actividades sociales (inauguracin, clausura, etc.),
culturales y/o tursticas que formarn parte del programa general del evento.
Elaboracin y/o actualizacin de la lista de invitados.
Elaboracin del programa social.
Evaluacin de las posibles sedes.
Gestin de patrocinios.
Diseo de invitaciones.
Atenciones y regalos.
Otras actividades.

VI. VI. VI. VI. Aspecto referente a lo turstico o de excusiones Aspecto referente a lo turstico o de excusiones Aspecto referente a lo turstico o de excusiones Aspecto referente a lo turstico o de excusiones

Programar excursiones considerando los gustos y expectativas
de los participantes, as como los atractivos tursticos ms
importantes, de fcil acceso y que cuenten con instalaciones y
servicios adecuados.
Coordinar todos los servicios de las diferentes empresas
(lneas areas, hoteles, albergues, operadores, municipios,
entidades pblicas y privadas vinculadas).
Obtener el mayor apoyo, las mejores tarifas y ptimo servicio
para los visitantes.
Elaborar paquetes tursticos a los mejores precios del
mercado.
Recibir inscripciones a pre y post tours.
Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y
dems rubros.
Otras actividades inherentes a sus funciones.


VII. VII. VII. VII. Relaciones pblicas y protocolo Relaciones pblicas y protocolo Relaciones pblicas y protocolo Relaciones pblicas y protocolo

Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al pas.
Coordinar y atender los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trmites de migraciones
preferencial, aduana, etc.)
Recepcin y ubicacin de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los lugares
donde se ofrezcan las fiestas o celebraciones.
Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o
provincias.
Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos.




Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Catering:

Servicio de suministro
de comidas y bebidas
a aviones, trenes,
colegios, etc.





Ejemplo de paseo turstico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turstico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turstico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turstico: paseo en turibus en
Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora.


51
BLOQUE 2
Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan
sin previo aviso).
Elaborar croquis de ubicacin de invitados especiales en ambientes donde se
realizan los eventos.
Otras actividades inherentes a sus funciones.

VIII. VIII. VIII. VIII. Prensa y publicidad o marketing (promocin y difusin) Prensa y publicidad o marketing (promocin y difusin) Prensa y publicidad o marketing (promocin y difusin) Prensa y publicidad o marketing (promocin y difusin)

Promocionar el evento.
Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de
comunicacin.
Invitar a los medios a asistir al evento.
Seleccionar informacin y preparar notas de prensa para los diversos medios
de comunicacin.
Gestionar entrevistas en medios para la difusin del evento.
Disear y coordinar la publicacin de avisos contratados.
Coordinar la acreditacin y participacin de periodistas para cubrir el evento.
Elaborar un programa especial para Prensa.
Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabacin de las noticias propaladas por
radio y televisin.
Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.



Prensa Prensa Prensa Prensa

Para asegurar la difusin efectiva del evento, es recomendable mantener
estrecho contacto con los principales medios de prensa, envindoles notas
periodsticas, solicitando entrevistas y programando una o varias conferencias
de prensa.

Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa

Es uno de los medios ms efectivos para que una entidad informe a la opinin
pblica sobre la realizacin de un evento, requiriendo sta de una preparacin
especial ya que se trata de una cita directa con los representantes de los
diferentes medios de comunicacin que intervienen escuchando al interlocutor
programado y realizando preguntas para esclarecer algunos puntos sobre la
noticia vertida.

Para la programacin de una conferencia de prensa, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:

Local Local Local Local: :: : Amplio, ventilado, provisto de sillas en forma de auditorio, mesa para los
expositores, pizarra, paneles informativos, afiches promocionales, etc. Este local debe estar ubicado en un sitio
cntrico y de fcil acceso para la prensa.
Invitaciones Invitaciones Invitaciones Invitaciones: :: : Se cursan a periodistas especializados vinculados al tema motivo del evento. Si la invitacin es general
sta se dirige a:
Diarios: al Jefe de Informacin.
Sitios Web recomendados:

Como elaborar notas de prensa.

http://www.lecantolas40.com.ar/egifts/notasdeprensa.pdf

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Nota de prensa:

Es un texto que se dirige a
los periodistas con la
intencin de que sea
publicado en los medios de
comunicacin y debe
adecuarse a estructuras
comunicativas y a las rutinas
profesionales de los
periodistas,

Sabas que Sabas que Sabas que Sabas que
Corresponsal es un
periodista que enva
noticias habitualmente
desde otra ciudad o
desde el extranjero a
una cadena de
informacin, ya sea de
prensa escrita, televisin
o radio.




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Radios: al Director de Prensa.
Televisin: al Director o responsable de los Noticieros.
Revistas: al Director.
Agencias de Noticias: al Corresponsal.
Deben ser enviadas con tiempo anticipado prudencial, no ms de 15 das antes ni menos de 2, lo recomendable es
enviarlas 4 das antes y hacer seguimiento telefnico para la confirmacin de asistencia.

Horario Horario Horario Horario: :: : es recomendable programarla para horas de la maana, dando tiempo a que los periodistas puedan escribir
notas sobre el tema dado a conocer, e incluirlas en la edicin de los diarios de la maana siguiente y en noticieros en
horas de la noche del mismo da de la conferencia de prensa. Debe tenerse especial cuidado en que el da escogido
no coincida con reuniones de poderes o con actos oficiales del presidente de la repblica.
Material Material Material Material: :: : preparar carpetas conteniendo informacin general acerca del evento (textos, fotografas, grficos). Estas
carpetas se entregan a cada asistente y se remiten a los directores de aquellos medios que no concurrieron.
Duracin: Duracin: Duracin: Duracin: el tiempo prudente es de 30 a 45 minutos, considerar 10 minutos de tolerancia para el inicio.
Expositores: Expositores: Expositores: Expositores: procurar la presencia de los representantes ms enterados del asunto que se dar a conocer a la prensa.
Los expositores debern de ser presentados (nombre y cargo) ante los periodistas para su fcil identificacin, de
preferencia deben colocarse letreros con estos datos delante del puesto de cada persona. Al finalizar la exposicin, se
invita a los periodistas a iniciar el dilogo, mostrando disponibilidad para responder las preguntas a que hubiera lugar.
Moderador: Moderador: Moderador: Moderador: se encargar de presentar a los expositores y coordinar el registro de los medios de prensa asistentes
para el posterior agradecimiento.
Refrigerio: Refrigerio: Refrigerio: Refrigerio: es recomendable ofrecer un receso para un aperitivo, sin que ste necesariamente sea anunciado en la
invitacin.
















IX. IX. IX. IX. Recepcin, traslados y alojamiento. Recepcin, traslados y alojamiento. Recepcin, traslados y alojamiento. Recepcin, traslados y alojamiento.

En el caso de eventos a nivel internacional o nacional:

Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro donde se
sealan datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, nmero de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc.
Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Area y Protocolo del aeropuerto para dar
facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso al pas, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades.
En base al registro de arribos, presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores
opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio.
Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido.
Elaborar lista de los ocupantes de las habitaciones del hotel donde se compruebe el momento de llegada y
cundo se retiran, tipo de habitacin, compaero de habitacin, requerimientos especiales, etc.
Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.
Hacer las reservas de alojamiento.
Coordinar instalacin de stands de recepcin en reas cercanas a Protocolo, Migraciones o Aduanas,
sealizacin de reas asignadas.
Ejemplo de Ejemplo de Ejemplo de Ejemplo de una invitacin para una conferencia de prensa una invitacin para una conferencia de prensa una invitacin para una conferencia de prensa una invitacin para una conferencia de prensa


53
BLOQUE 2












































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3
Producto: Disea promocin para
un evento.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina y elige la informacin
adecuada para promocionar la
reunin de negocios a
publicitar.
Elabora y disea de manera
analtica y estratgica aspectos
para dar publicidad al evento de
negocios.
Disposicin para el anlisis y la
creatividad.
Apertura en la comunicacin oral
y escrita.
Coopera en la realizacin del
trabajo en equipo.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente


Servicios para eventos.

Intgrate en equipo de cinco elementos para dar promocin y marketing para el evento
indicado por el asesor. Diseen lo siguiente: invitacin para la conferencia de prensa,
avisos para la radio y la televisin y diversas las notas de prensa.

I. Intgrate en equipo de cinco elementos.
II. Expn tu trabajo en clase.
III. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.



Actividad: 3



54
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En la mayora de los eventos a los cuales asistimos, suelen ofrecernos
diferentes tipos de servicios, los que se ajustan al tipo de acontecimiento
en el que estamos, pero es importante que destaquemos que adems
de los servicios que se ofrecen para los asistentes a dicha reunin, las
empresas encargadas de las organizaciones tambin ofrecen servicios a
las personas que las contratan, es decir los anfitriones del evento.

Bsicamente toda empresa que se dedique a la organizacin de
eventos suele presentarse con todo tipo de servicios, teniendo en cuenta
que cada evento es diferente. Por ejemplo, si estamos hablando de un
casamiento los servicios que se ofreceran seran los de catering, en
ocasiones el saln, la decoracin, la msica, el entretenimiento y shows,
y hasta en algunos casos el transporte.

As mismo, vale la pena destacar que dentro de los servicios que suelen
ofrecer los organizadores, podemos encontrar con promociones,
descuentos, variedad de precio y todo tipo de ventajas.

Lo que debemos te Lo que debemos te Lo que debemos te Lo que debemos tener en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contratar los servicios para atar los servicios para atar los servicios para atar los servicios para
eventos eventos eventos eventos

Es muy importante que los servicios que se ofrezcan en una celebracin sean los adecuados, ya que el objetivo
principal de todo evento es justamente que sus concurrentes queden satisfechos con su participacin en el mismo,
por eso debemos guardar un cierto recelo a la hora de elegir los servicios que estarn incluidos en el acontecimiento.
Por ejemplo, si en el evento se servir algn tipo de catering, entonces debemos tener en cuenta que siempre
debemos probar todos los platos y bocadillos que incluye este servicio.

En ocasiones ser necesario que cada uno de los platos tenga una alternativa vegetariana y otra diettica, ya que en
los eventos multitudinarios siempre hay algunas personas que deben llevar una dieta estricta.

En el caso de los servicios de eventos de entretenimiento, como por
ejemplo una obra de teatro o un musical, lo ms importante es
presenciar todas las presentaciones, o al menos aqullas en las cuales
estamos ms interesados, ya que resulta fundamental que
conozcamos el espectculo que vamos a contratar.

Algo muy similar sucede con los equipos que generalmente se
contratan para un acontecimiento, entre los cuales mencionaremos los
micrfonos, los sistemas de audio, cmaras, pantallas, proyectores, y
todo el equipamiento que generalmente se utiliza en eventos tales
como conferencias, exposiciones y congresos. En resumen, es muy
importante que se revisen todos los servicios de eventos antes de
contratarlos, ya que debemos estar seguros de que realmente son los
adecuados.





55
BLOQUE 2

Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar

Si hubiese que organizar un evento desde cero, con slo tomar papel y lpiz ya se podra enumerar una serie de
tareas para nada fciles:


1) Lista de invitados.
2) Saln de fiesta.
3) Servicio de Catering.
4) Decoracin.
5) Video y Fotografa.
6) Animacin del evento.
7) De iluminacin.


Siendo esta lista de lo ms bsico y necesario en una celebracin estndar; la tentacin de producir por cuenta
propia es grande, pero tambin las contras son un factor relevante.


Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia

Entre los numerosos equipamientos que se ofrecen para la celebracin de cualquier evento, se encuentran las
pantallas de proyeccin frontal, proyeccin de vdeo, diapositivas, micrfonos inalmbricos, de solapa, de mesa,
grabacin de eventos, auditorio al aire libre con pantalla y proyector, sonido para conciertos, cabinas de traduccin
simultnea, etc.

Otro servicio es un personal variado y profesional entre los que hay edecanes, vigilantes, servicio de limpieza,
personal de carga y descarga, etc.

Tambin existen otros servicios para la celebracin de un evento profesional como son: centro de negocios (telfono,
copistera, fax, ordenadores con internet); reportajes fotogrficos, servicio de floristera, diseo y produccin de
stands, escenarios elevados para mesa presidencial, catering, etc.

Como pues observar existen diversos y variados servicios que se pueden ofrecer y utilizar en un evento, pero
especficamente dos de los que actualmente son los ms solicitados son los relativos al servicio de catering y el RFID,
los cuales estudiaremos a continuacin.

RFID RFID RFID RFID identificacin por radiofrecuencia identificacin por radiofrecuencia identificacin por radiofrecuencia identificacin por radiofrecuencia

RFID (siglas de Radio Frequency Identification, en espaol identificacin por
radiofrecuencia) es un sistema de almacenamiento y recuperacin de datos
remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o
tags RFID. El propsito fundamental de la tecnologa RFID es transmitir la
identidad de un objeto (similar a un nmero de serie nico) mediante ondas de
radio.

Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeos, similares a una calcomana,
que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una
persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por
radiofrecuencia, desde un emisor-receptor RFID.

La coordinacin de eventos es un negocio complicado, los retos que incluye son: el diseo del acontecimiento y
exhibiciones, establecimiento de presupuestos, creacin de decorados y utilera, seguridad y contabilidad. De todo
esto, uno de los componentes claves para un buen resultado, es el manejo y procesamiento eficiente y seguro de
miles de personas que participan en eventos como conferencias, ferias mercantiles, conciertos, etc. Este manejo de



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las admisiones con pases y boletos equipados con la tecnologa RFID resulta un poco ms sencillo y mucho ms
seguro.

Ventajas:

El boletaje para exhibiciones, conferencias, conciertos, eventos deportivos, parques recreativos y ferias mercantiles
comparten algunos desafos en comn. He aqu una lista de ellos.

Registro eficiente.
Manejo y procesamiento de entradas VIP.
Manejo de reas de acceso restringidas.
Identificacin de asistentes.
Eliminar problemas de falsificacin de entradas.
Reduccin de costos de operacin con un control automatizado.
Captura de datos para su posterior anlisis.

Hay un amplio rango de soluciones disponibles para el manejo
de acceso a eventos. Incluso, algunos organizadores no
requieren un alto nivel de autentificacin o validacin y
simplemente utilizan pases y entradas impresas.

Cuando se requiere un mayor nivel de seguridad contra
falsificaciones, existen varias opciones:

Diseos anti-falsificaciones.
Nmeros seriales.
Tinta para luz negra ultravioleta.
Cdigo de barras de seguridad.
Hologramas.
Numerado secuencial.

RFID RFID RFID RFID - -- - El s El s El s El siguiente Nivel iguiente Nivel iguiente Nivel iguiente Nivel

RFID lleva el control de acceso a eventos al siguiente nivel. Para empezar, le da al organizador la habilidad de
identificar individualmente a cada uno de los asistentes o clientes. Un pase RFID puede ser detectado a distancia y no
requiere que est a la vista de los lectores, Guarda informacin sobre su poseedor y
no puede ser duplicado o falsificado.

Tambin almacena informacin que puede ser escrita en la etiqueta, despus sta
se convierte en un pase, tomando diferentes formas: un boleto, una tarjeta
inteligente o incluso una banda para la mueca. En ella la informacin del asistente
estar contenida desde antes de que el evento inicie, y conforme ste transcurra,
ms informacin puede ser aadida. Esto es extremadamente til, por ejemplo, en
ferias mercantiles donde los ponentes identifican con ello potenciales prospectos.

La informacin de los asistentes contenida en las etiquetas RFID sirve a los
organizadores para controlar la entrada a determinadas reas y en horarios
precisos.

Como se seal anteriormente, los pases RFID son infalsificables, por lo que el
evento se vuelve muy seguro, y sabemos que en la actualidad la seguridad es un
elemento primordial.

Por ejemplo, puertas giratorias con lectores RFID se utilizan para reducir o eliminar
personal en ciertas entradas y salidas. Y datos precisos de los movimientos de los
asistentes y tiempos de entrada son capturados en tiempo real. El acceso a
Datos curiosos

Algunos usos del RFID:

Poner RFID a los nios
para que no se pierdan
(Japn y Dinamarca).
Poner RFID a los tanques
de guerra (EU)
Poner RFID a los
pacientes del hospital
para no "confundirse con
sus historias clnicas"
(Alemania, Estados
Unidos)


57
BLOQUE 2
diferentes entradas y diferentes horarios para diferentes clientes es controlado fcilmente.









Catering Catering Catering Catering

Se denomina catering o cterin al servicio de alimentacin, que provee una cantidad determinada de comida y bebida
en fiestas, eventos y presentaciones de diversa ndole.

En algunos casos, los salones de fiestas u hoteles y empresas del rubro proveen este servicio junto al alquiler de sus
instalaciones; en otros, hay empresas especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al sitio que disponga el
cliente. En el servicio se puede incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelera y los cubiertos, hasta el
servicio de cocineros, camareros y personal de limpieza posterior al evento.

Tanto en las reuniones importantes del mundo empresarial como en las presentaciones de espectculos o en otras
celebraciones, se recurre al servicio de catering para halagar y ofrecer a los
invitados.

Muchos eventos requieren de trabajo con un tema, o de un esquema de
color. Una empresa de catering o especialista sabe cmo preparar los
alimentos para que se vean atractivos. Algunas empresas de catering se
han movido hacia un servicio completo de modelo de negocio, comnmente
asociados con los organizadores de eventos; ellos se encargan de la
preparacin de alimentos y detalles de la decoracin, tales como ajustes de
la tabla y la iluminacin.

La tendencia es hacia la satisfaccin de los clientes en todos los sentidos,
con la comida como punto focal. Con la atmsfera correcta, el evento profesional de la hostelera con experiencia ser
un evento especial y memorable.

Una propuesta global, formal catering de servicio completo, es probable que incluya los siguientes elementos:

Men consideraciones generales Men consideraciones generales Men consideraciones generales Men consideraciones generales: :: : Los clientes tienen gustos especficos o necesidades dietticas a considerar. Por
ejemplo: los vegetarianos; adems, cada vez ms, los clientes estn interesados en la calidad de los alimentos.

Alquileres de Comida Alquileres de Comida Alquileres de Comida Alquileres de Comida: :: : Puede incluir mesas, sillas, pista de baile, las plantas, de mesa (vajilla, cubiertos, cristalera,
ropa de cama, cargadores), cristalera bar, servicio de equipos, sal, chiles, etc.

Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo: :: : Vara de un proveedor de servicio de comida, pero en trminos generales, un evento tendr un lder capitn,
un cocinero, tal vez un chef o ayudante de cocina, meseros y cantineros.

Cargo por servicio Cargo por servicio Cargo por servicio Cargo por servicio: :: : Se incluye la iluminacin, permiso de licor, los permisos de fuego, flores, servicio de personal para
estacionamiento y guardarropa.



Etiqueta
RFID
Lector de etiqueta
RFID



58
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Elabora un plan de catering con los servicios que creas conveniente incluir (cubiertos,
cristalera, mantelera, meseros, edecanes, etc.) para las personas que hayan acudido
a una conferencia relativa al turismo rural. Siendo este el tema (turismo rural) de la
fiesta donde se ofrecer el catering.

Actividad: 4


59
BLOQUE 2













































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Plan de catering. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina y organiza informacin
sobre los servicios que se
pueden ofrecer en un catering,
adecundolos al evento a
celebrar.
Analiza e integra informacin para
elaborar un plan de catering
adecuado para el evento a realizar.
Muestra creatividad al disear el
catering.
Disposicin para el anlisis y para
establecer estrategias.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Actividad: 4 (continuacin)



60
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Cierre



















































Elabora una tabla donde describas cmo se integra una comisin organizadora, la
cual auxilia al OPR, y describe qu actividades realiza.


Actividad: 5


61
BLOQUE 2
















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 5 Producto: Tabla descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los elementos de una
comisin organizadora y
conoce las actividades a su
cargo.
Describe las actividades a cargo de
los auxiliares del Organizador
Profesional de Eventos.
Participa con disposicin en el
desarrollo de la actividad y
muestra apertura para el anlisis.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Actividad: 5 (continuacin)



62
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Secuencia didctica 2.
Tendencias del turismo de eventos.

Inicio





































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1 Producto: Lista descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce los eventos de
negocios que existen as como
sus caractersticas
Describe las caractersticas de las
reuniones de negocios que traen
consigo beneficio al sector
turstico.
Presenta disposicin para la
reflexin y el anlisis.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Elabora una lista donde enumeres los eventos de negocios que conoces y describe en
qu consisten. Da una breve opinin, del porqu estos eventos benefician al turismo.


Actividad: 1


63
BLOQUE 2
Desarrollo


La organizacin previa al evento de negocios.

Sea para 50 participantes o ms de 500, , , , la planificacin, organizacin y celebracin de eventos de negocios o unas
jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms sensatos. Huelga decir que un congreso o
reunin mal organizada desacreditar al organizador y, lo que es ms grave an, al patrocinador.

Cuando se contrata a una persona (OPR) para organizar un evento, se debe asegurar que sea realmente profesional.

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellas personas o empresas que
puedan proporcionar cartas de recomendacin serias, o que te hayan sido recomendados expresamente.


Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios

Exposito Exposito Exposito Expositor: r: r: r: es la persona o la empresa interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer,
promoverse, incrementar sus ventas, etc.

Visitante: Visitante: Visitante: Visitante: es la persona o empresa que tiene un inters en la oferta de los expositores as como en los diversos
contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene etc.

El operador El operador El operador El operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una
buena experiencia.

Formato del evento Formato del evento Formato del evento Formato del evento

antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones todas relacionadas entre s, que han de estar muy
claras para todos los implicados, por ejemplo el formato del evento.
El formato puede ser: congreso, retiros profesionales, cursos de formacin o preparacin individual, viajes de
incentivo, conferencias cientficas o mdicas, lanzamiento de productos, feria de muestras, etc.
Adems, en ocasiones se realizan los llamados eventos
multidisciplinarios, donde se mezclan dos o ms actividades con la
intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero o generar
ingresos adicionales.

Programacin Programacin Programacin Programacin

Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es
imperioso establecer un plazo realista para la planificacin y
organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de las
veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un
ao de plazo para planificar y organizar un evento. .. .
Cuando se trabaja con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener fechas alternativas para obtener las mejores tarifas
para el alojamiento, comida, lugar de celebracin, etc. La flexibilidad es, adems, una excelente herramienta de
negociacin.




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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta: las obligaciones profesionales de todos los
asistentes (sean participantes o conferenciantes), otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas
fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En
suma, no es sencillo elegir fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas
con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercleas si la planificacin implica la reserva
de un sinnmero de billetes de avin y de habitaciones de hotel.











Pblico ben Pblico ben Pblico ben Pblico beneficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista

Se debe saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes. Si no se est completamente seguro
del pblico al que se va a dirigir, o del nmero de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay
estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin y
la realizacin del presupuesto, puede ser de pesadilla.

Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones (alojamiento
por la noche) y coincide con un perodo vacacional, quiz
sea necesario permitir la asistencia de cnyuges e hijos,
con los problemas adicionales de organizacin y, en su
caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que,
al querer sacar el mximo beneficio de este tipo de
eventos, vienen acompaados de sus cnyuges, llegando unos das antes y quedndose hasta despus de
concluido el evento, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino extico.

A menudo es necesario contratar a conferencistas (a veces con mucha antelacin), que quiz cobren honorarios
adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados
especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicacin. .. .

Tambin hay que abordar la cuestin del personal para el evento, cantidad que depender de su magnitud. Puede
que el personal trabaje para la empresa patrocinadora o quiz sea temporal, lo que es probablemente la alternativa
ms barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por
alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de
una feria de muestras o un congreso internacional, o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por ltimo,
hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con discapacidad.


Sitios Web recomendados:

http://lanuevaeconomia.com/descargar-gratis-modelos-formatos-o-
plantillas-de-programas-de-eeventos-en-general-para-negocios-
empresas.html





65
BLOQUE 2
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto

El presupuesto no es solamente una simple hoja de clculo, sino un documento
que combina actividades de planificacin y de gestin, incluyendo una lista de
gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto (ganancias). . . . En
muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto
fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de
equilibrio o que arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de
entradas, alquiler de stands, venta de producto, etc., , , , patrocinio, subvenciones, ,, ,
comercializacin, venta de productos, etc. Si se est organizando un evento sin
fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quines, entre el
patrocinador y los participantes, van a asumir cada captulo de gastos.

A continuacin se detallan, en orden alfabtico, los rubros que usualmente se consideran en la elaboracin de un

Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos:

Actividades Comisin Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisin Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisin Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisin Organizadora (personal que auxilia al OPR)
Gastos de reuniones peridicas
Viajes de coordinacin y/o promocin


Actividades Sociales Actividades Sociales Actividades Sociales Actividades Sociales
Inauguracin
Desayunos
Coffee break (refrigerios)
Almuerzos
Cenas
Cocteles
Clausura
Alimentacin del personal, equipo de apoyo y de servicio
Otros

Apoyo Administrativo Apoyo Administrativo Apoyo Administrativo Apoyo Administrativo
Sueldos al personal
Refrigerios
Otros

Atencin a Invitados Especiales/Expositores Atencin a Invitados Especiales/Expositores Atencin a Invitados Especiales/Expositores Atencin a Invitados Especiales/Expositores
Transporte areo (nacional/internacional)
Alojamiento
Alimentacin
Reuniones especiales
Obsequios
Otros

Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones
Despacho de correspondencia
Servicio telefnico, fax e internet
Otros





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Alquiler de Equipos Alquiler de Equipos Alquiler de Equipos Alquiler de Equipos
Audio (amplificacin y grabacin)
Micrfonos (mesa, pdium, pie y de mano inalmbricos)
Equipo para traduccin (cabina para traductores, receptores y audfonos)
Proyector multimedia
Retroproyector de transparencias
Pantalla gigante
Pizarra acrlica y accesorios (borrador y plumones)
Papel y pluma
Fotocopiadora
Computadora e impresora
Mquina de fax
Filmacin y fotografa
Otros

Impresos Impresos Impresos Impresos
Formularios de inscripcin
Credenciales
Papel y sobres membretados
Invitaciones (carta convocatoria y tarjetas, actos oficiales y sociales)
Carpetas
Blocks de notas
Programa
Certificados o Diplomas
Ponencias / exposiciones
Encuesta
Preguntas para expositores
Otros

Lugar o local Lugar o local Lugar o local Lugar o local
Alquiler de salas
Ambientacin (decoracin, mobiliario adicional al convencional, banderas de pases invitados, etc.)
Alquiler de baos porttiles si se necesitan
Otros servicios

Materiales y tiles Materiales y tiles Materiales y tiles Materiales y tiles
Papel bond, peridico, etc.
tiles de escritorio: lapiceros, plumones, borradores, lpices, sellos, correctores, engrapador, perforador, tijeras,
grapas, clips, pegamento, etc.


Post Post Post Post- -- -Evento Evento Evento Evento
Impresin de documento final (Memoria)
Distribucin de Memoria por correo
CD con informacin del evento
Pgina Web con informacin del evento
Otros

Prensa Prensa Prensa Prensa
Atencin a periodistas
Conferencia de prensa
Otros



67
BLOQUE 2

Promocin y Publicidad Promocin y Publicidad Promocin y Publicidad Promocin y Publicidad
Diseo e impresin de material promocional (afiches, folletos, volantes)
Publicacin de avisos en principales medios
Souvenirs del evento
Otros


Transporte Transporte Transporte Transporte
Traslados internos de participantes y expositores
Traslados de equipos
Traslado de personal de apoyo


NOTA: Al monto total resultante de la suma de todos los rubros identificados,
sumarle el 10% y considerarlo como rubro de imprevistos.

Para el caso de eventos a nivel internacional habra que agregar los siguientes
rubros en el Presupuesto de Egresos:

Alojamiento.
Traslados.
Excursiones en la ciudad.
Tours a diferentes destinos.

En base al monto total que arroja el Presupuesto de Egresos, se determina la
Cuota de Inscripcin por participante, de tal manera que sta cubra los costos estimados.

Es importante tener en cuenta que TODO RUBRO DEBE SER COTIZADO, aun cuando se tengan posibilidades de
obtener patrocinio para todos o alguno de los rubros identificados.

Para elaborar un presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos, suelen considerarse los siguientes rubros:

Ingreso por concepto de inscripciones.
Aporte de patrocinadores.
Aporte de asociados de la entidad que convoca.
Inscripciones en excursiones y/o tours.

Destino de celebracin (sede) Destino de celebracin (sede) Destino de celebracin (sede) Destino de celebracin (sede)

Al principio del proceso de planificacin, se toma la decisin del lugar donde se celebrar el evento. Es posible que
esta decisin la tome el patrocinador o el anfitrin del evento, el cual puede ser especfico sealando el lugar, o bien
slo sealar la ciudad, el estado o pas, donde se celebrar.

A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente accesible: cerca de una
autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los
participantes llegarn con jetlag (descompensacin horaria) y la ltima cosa que les apetecer es emprender un
largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin, es
decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de transporte.

Para tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y
desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como
antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.





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El Lugar El Lugar El Lugar El Lugar

Obviamente el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se est organizando
como al perfil de los participantes.

Es muy importante conocer los gustos del pblico beneficiario antes de decidir dnde se va a organizar, y qu tipo de
lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay
cada vez extenso margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso, si a los organizadores se les ha impuesto un
destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco imaginativo.

Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares los museos, edificios histricos, jardines
botnicos, haciendas, teatros y yates, ,, , por enumerar slo unos pocos.

Elegir el lugar de un evento siempre es delicado. Si se tiene instalaciones
propias posiblemente se tenga una ventaja, pero son apropiados para el
evento? Las preguntas claves a la hora de elegir un lugar para celebrar el
evento son:

Cuntos invitados se calcula que vendrn? Se debe ser realista, pero
dejando espacio en caso de que acudan ms invitados. El lugar en
cuestin, puede acomodar un grupo mayor, si resultara necesario? Del
mismo modo, no hay nada ms fra que una sala demasiado grande que
parezca vaca llegado el da. Si se tiene que errar, se prefiere que la
gente tenga que apretarse un poquito (sin exagerar) que dar la
sensacin de que no ha asistido la cantidad esperada.

El evento es gratuito, o pagan por asistir? Si la calidad de la informacin a difundir es muy alta, o existe mucha
demanda, es perfectamente razonable cobrar al asistente. Sin embargo, este paso requiere un mayor esfuerzo
por esmerarse en la calidad de todo el evento (en este caso, el invitado es un cliente).

Qu servicios de catering se van a requerir? Comer y beber son para la mayora de las personas algo ms que
un sustento biolgico. Por eso, el rato del caf o un almuerzo pueden aportar mucho al evento. Es durante los
descansos cuando la gente puede forjar contactos y relaciones personales. Sobre ellos, se construyen las
mejores oportunidades de negocio. Por esta razn, no se puede escatimar en tiempo ni en calidad de estos
momentos. No hace falta servir una comida de cinco platos, sino de crear un ambiente propicio para la relajacin
y el intercambio de ideas.

Qu medios tcnicos se van a necesitar? Si se van a necesitar equipos audiovisuales, un atril de orador o una
mesa de presidencia, se deben tener en cuenta desde el principio. Quin instalar los aparatos electrnicos? El
equipo de sonido? Hace falta que haya presente un tcnico durante todo la reunin? Se debe comprobar si
estos servicios estn incluidos en el costo del local, o si son opciones aparte.




69
BLOQUE 2
Cules son las necesidades de transporte y parking? Si hay factores que
harn difcil el acceso o la comodidad de los invitados, es mejor averiguarlo
con tiempo y tomar medidas como habilitar un autobs, o enviarles un plano
detallado con el estacionamiento ms prximo.

Cul es tu presupuesto? Obviamente no todos los eventos, igual que no
todas las empresas, cuentan con los mismos recursos. Sin embargo, la
experiencia demuestra que una empresa pequea con un presupuesto
ajustado puede superar a grandes compaas a la hora de organizar un
evento. Una dosis de creatividad unida a un monumental esfuerzo para
ofrecer el mejor contenido, ganar siempre a un derroche de medios sobre un
contenido blando e insulso.

La Fecha La Fecha La Fecha La Fecha

Adems, debes tener en cuenta el da de la semana, la hora y la duracin.
En general, los lunes por la maana y los viernes por la tarde no son nada
propicios para eventos empresariales; por experiencia; los martes y los
jueves son los mejores das.

La eleccin de la fecha tambin puede estar condicionada por factores
externos. Tu lugar preferido est disponible? Cundo tiene disponible el
invitado estrella en su agenda? Debe coincidir con algn acontecimiento
pblico?

Una vez comprometida una fecha, aunque no imposible, es difcil cambiar. Mientras no se haya iniciado la promocin
del evento, an puedes replantear, pero despus resulta muy poco profesional ir cambiando.

Si el evento va durar ms de un da, se debe considerar con detenimiento la mejor configuracin de fechas;
obviamente, si los invitados tienen que realizar un desplazamiento largo. Sin embargo, si se trata de un curso para
personas que estn prximos, puede ser mejor adoptar una estrategia de cada jueves hasta mayo

Todas las decisiones referentes a un evento deben ser tomadas desde el punto de vista del invitado; se hace para
beneficiarle, y si no es as; sencillamente no vendr.

La Agenda La Agenda La Agenda La Agenda

El elemento ms crucial para planificar un evento de negocios es la agenda En ella se plasman los detalles de
tiempos, presentadores y contenidos. Debe seguir la siguiente estructura:

La cabecera. La cabecera. La cabecera. La cabecera. En la cabecera de la agenda se deben reflejar los siguientes datos:
Ttulo.
Slogan.
Lugar.
Fecha, hora de comienzo y duracin.

Ttulo Ttulo Ttulo Ttulo
Nombre del orador.
Hora de comienzo.
Una frase que cause curiosidad y revele el contenido de la charla.
Una frase que resuma lo ms destacado del currculum del presentador.
Incluir los descansos, y si hay o no algn servicio de catering.




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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

El Pie. El Pie. El Pie. El Pie. El pie de la agenda sirve para aadir detalles logsticos del evento. Por ejemplo:
Cmo inscribirse.
Direcciones para llegar.
Dnde estacionarse.

Los Materiales Los Materiales Los Materiales Los Materiales

Cualquier evento empresarial requerir la preparacin de materiales. La siguiente lista puede servir como gua:

Documentacin.
Documentos de apoyo a tus invitados; stos pueden incluir:
o Copias de los visuales de las presentaciones.
o Documentos de apoyo.
o Especificaciones tcnicas.
o Documentos de Marketing.
o Folletos comerciales.
o Regalos publicitarios.
o Hojas promocionales.
o Materiales de Papelera.
o Libretas.
o Bolgrafos o lpices.

La preparacin de materiales es una de las tareas que ms tiempo consume en la organizacin de un evento.

Obviamente hace falta una labor de logstica para estar seguro que todo el material est en concordancia con los
presentadores y con la imagen corporativa de la empresa.





























Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2
Producto: Elaboracin de
presupuesto.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica las partes que integran
un presupuesto y la manera
ms eficaz para elaborarlo.
Elabora y describe, en forma
estratgica y eficiente, un
presupuesto destinado a la
realizacin de un evento.
Disposicin para el anlisis y para
establecer estrategias.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Intgrate en equipo de cinco elementos y elabora el presupuesto para la
realizacin de una reunin de negocios con los siguientes datos:

Convencin sobre los segmentos del turismo en Mxico.
Dirigido a empresarios, ejecutivos y estudiantes.
Duracin de un da.
Sede hotel de la ciudad.
Cupo 300 personas.
Realiza el presupuesto con datos reales y presenta tu trabajo al profesor.

Actividad: 2


71
BLOQUE 2
Cmo elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades.

Plan de Trabajo Plan de Trabajo Plan de Trabajo Plan de Trabajo

Un plan de trabajo consiste en el ordenamiento de actividades de acuerdo a
etapas. Es evidente que ningn evento es igual a otro, por lo que las acciones
a seguir varan de acuerdo al tipo de evento, nmero de participantes,
contenido y dems. A continuacin se presenta un modelo que puede ser
utilizado como gua.

Consideraciones Generales Consideraciones Generales Consideraciones Generales Consideraciones Generales

Es habitual que los servicios de un OPE sean contratados por una institucin o
empresa determinada. En ese caso, el organizador debe asesorar al
contratante y asegurarse de que quien lo contrata siga o haya seguido
determinados pasos, entre ellos:

Que la realizacin del evento sea cierto y seguro. Por ejemplo, la Asociacin de Relaciones Industriales de acuerdo a
estatutos, debe convocar a congreso nacional el primer trimestre de ao impar.

Conformacin de una Comisin Organizadora (es el grupo de personas que auxiliarn al OPR para realizar el evento).
Identificar los objetivos que persigue el evento.

Seleccionar los asuntos o temas a ser discutidos, en base a las necesidades y requerimientos de los interesados
(miembros de una asociacin, gremio, colegio profesional, cartera de clientes, etc.)

Identificados los temas, seleccionar la fecha de realizacin y sede, considerando la poca apropiada y menos
congestionada en relacin a otras actividades de la entidad que convoca, actividades del mbito nacional e
internacional, estacin del ao, etc.

Estructuracin del programa (normalmente de carcter preparatorio).

Seleccin de oradores (expositores, ponentes, panelistas, conferencistas, invitados a actos oficiales, moderadores y
lo que corresponda segn la metodologa del evento).

Definicin de categoras de participacin (por ej.: participante titular, acompaante, invitado, prensa, observador).
Definicin de cuotas de inscripcin de acuerdo a las diferentes categoras.
Elaboracin del Presupuesto de Ingresos.

Identificacin de fuentes de financiamiento (cuotas de inscripcin, aporte extraordinario de los miembros de la entidad
organizadora, aporte de patrocinadores, canjes publicitarios, etc.)

Estas consideraciones dan el marco general al resto de actividades que debern ejecutarse para el logro de los
objetivos propuestos.

Plan de Plan de Plan de Plan de trabajo trabajo trabajo trabajo a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de eventos ventos ventos ventos

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 1 Evento 1 Evento 1 Evento 1

Revisin y seguimiento a las consideraciones generales (antes explicadas).
Elaboracin del plan y cronograma de trabajo.
Elaboracin y/o actualizacin de la base de datos para envo de correspondencia para promocionar el evento.
Obtencin de cotizaciones para adquisiciones varias y/o servicios de terceros.
Diseo, arte y diagramacin de logotipo para el evento y formatos varios.
Impresos (folleto promocional, afiche, formulario de inscripcin, programa preliminar, credenciales, diplomas,
carpetas, papel y sobres membretados, etc.).



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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Envo de correspondencia general: carta convocatoria, cartas a expositores, conferencistas, panelistas,
moderadores, cartas a posibles patrocinadores, cartas a invitados especiales, etc.
Lanzamiento del evento, distribucin de material promocional, envo de notas de prensa, convocatoria a
conferencia de prensa, coordinacin de entrevistas en medios de comunicacin.
Reserva de alojamiento (para los asistentes), en caso de ser necesario.
Programacin de recepcin y traslados, en su caso.
Propuestas de servicios tursticos (excursiones pre y post evento).

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 2 Evento 2 Evento 2 Evento 2

Seguimiento al Plan de Trabajo de Pre-Evento 1.
Reconfirmacin de servicios requeridos en sede.
Reconfirmacin de contratacin de servicios a terceros.
Reconfirmacin y solicitud de breve resea personal de expositores, panelistas, conferencistas, moderados,
invitados especiales. Solicitud de envo de textos de exposiciones, conferencias, materiales para reproduccin.
Solicitud de definicin de requerimientos audiovisuales y otros para exposiciones.
Reconfirmacin de patrocinadores.
Estructuracin e impresin del programa definitivo.
Recepcin de inscripciones.
Elaboracin de listados previos de participantes y asistentes en general (alfabtico por apellido y alfabtico por
empresa).
Envo de informacin general (datos tiles) a inscritos: clima, vestimenta segn las actividades programadas,
datos del pas (por ej.: nmero de habitantes, geografa, sitios tursticos de inters), tipo de cambio actual,
servicios y facilidades que brinda la sede, descripcin de excursiones, recomendaciones generales, etc.
Continuar con la promocin y difusin del evento a travs de cobertura periodstica en todos los medios.
Enviar listado de habitaciones definitivos a hoteles para reconfirmar las reservas de alojamiento.
Elaboracin del registro de arribo y retorno de participantes del exterior e interior del pas (en su caso) para la
programacin de recepcin y traslados.
Coordinacin con servicios de Protocolo del aeropuerto, Migraciones y Aduanas para facilitacin en el ingreso de
participantes extranjeros.
Coordinacin y confirmacin de servicios tursticos.
Montaje de reas a ser utilizadas durante el evento (disposicin de ambientes, sealizacin, equipamiento,
decoracin, etc.)


Evento Evento Evento Evento

Supervisin general de todos los aspectos de la organizacin.
Registro de participantes y entrega de material.
Recepcin de inscripciones de ltimo momento.
Acreditacin de los corresponsales de prensa para dar cobertura periodstica al evento.
Servicio de informacin general.
Atencin en salas de reuniones (coordinacin y supervisin de servicios, equipos, porta nombres de expositores,
formularios de preguntas, micrfonos inalmbricos de mano para preguntas orales de los participantes, obsequios
para expositores, etc.
Coordinacin y ejecucin de servicio de traslados internos (locales) de hoteles a sede del evento tcnico y eventos
sociales.
Servicio de reconfirmacin de reservas para excursiones.
Servicio de reconfirmacin de vuelos de retorno (dado el caso).
Distribucin de material reproducido para participantes.






73
BLOQUE 2
Post Post Post Post- -- -Evento Evento Evento Evento

Elaboracin y entrega de certificados o diplomas de participacin.
Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores.
Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento a patrocinadores y proveedores.
Elaboracin de listado final de participantes.
Presentacin de Informe final.
Informe sobre ejecucin de presupuesto de ingresos y egresos y liquidacin de cuentas.
Diseo, impresin y distribucin de memoria final del evento.


Documentacin en los eventos de negocios.

Como todas las dems actividades en la organizacin de un evento, la elaboracin y distribucin de documentos
tambin suele ser por etapas.

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional

Convocatoria: Presentacin e informacin genrica del evento. Regularmente a esta carta se adjunta la
documentacin que a continuacin se detalla.

Programa preliminar: se denomina as porque puede suceder que al momento
de distribuir la convocatoria no se tenga confirmada la informacin al 100%. Este
programa puede presentarse como folleto promocional (trptico o dptico
usualmente), incluyendo objetivos del evento, pblico objetivo, relacin de
temas, expositores y panelistas invitados, costo de inscripcin, lugar donde se
reciben las inscripciones, telfonos y correo electrnico para informes, pagina
web del evento, informacin sobre la entidad que contrata la organizacin.
Ficha de registro o formulario de inscripcin: a travs de este formato debemos
solicitar toda la informacin que facilite la operatividad del evento en cuanto a
programacin de alojamiento, traslados, control de pago de inscripcin, emisin
de credenciales, listado final de participantes, entre otros.
Afiche: aqu se destaca principalmente el logotipo del evento a fin de grabar en
la memoria de los posibles participantes la simbologa del mismo. Adems
incluye las fechas y ciudad del evento, as como telfono, fax, correo electrnico,
pgina web y nombre del organizador para obtener mayor informacin.
Informacin complementaria:
Pre y post tours: ofrecer programas tursticos describiendo costos y servicios incluidos.
Alojamiento: mayor informacin sobre los establecimientos de hospedaje que han suscrito convenio con los
organizadores del evento. Categora, tarifas, etc.

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos

Segundo programa: en el caso de que el programa preliminar haya sufrido
variaciones considerables.
Comprobante de pago: en cancelacin del costo de inscripcin por su
participacin.
Reglamento: conteniendo las reglas de participacin. Usual en determinados
eventos, no en todos.
Recomendaciones: sobre puntualidad en horarios, tipo de vestimenta para las
sesiones y actos oficiales y sociales del evento.
Autorizacin para ingreso de vehculo: en el caso de que el local donde se
realice el evento exija este tipo de identificacin para dar acceso al
estacionamiento, por motivos de seguridad. Tambin se utiliza en el caso de
que el organizador haya contratado un lugar de estacionamiento privado cercano a la sede del evento, para
facilitar la distincin entre participantes y personas ajenas al evento.



74
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Tickets de consumo: para el control de los servicios de alimentacin que ofrece el evento.
Identificacin de equipaje: para participantes del exterior o interior, indicando que deben colocarlo en sus
maletas para facilitar la identificacin del equipaje del grupo.
Informacin general para extranjeros: resea sobre el pas y sobre la ciudad de la sede, moneda, tipo de cambio,
idioma oficial, tipo de vestimenta (segn programa del evento), clima, servicios incluidos (recepcin en
aeropuerto, facilitacin en migraciones y aduana, servicios de traslados), precios referenciales de los servicios no
incluidos (tarifas de taxis, centros de recreacin, centros nocturnos, culturales, espectculos, restaurantes y
dems).

Evento: Registro Evento: Registro Evento: Registro Evento: Registro

Al momento del registro de participantes, usualmente se entrega lo siguiente:

Credencial: que deber portar durante todo el evento y actividades oficiales
y sociales programadas.
Carpeta y documentos de trabajo: informacin de contenido, adems
incluye usualmente block de apuntes y lpiz.
Programa definitivo o final: versin final de los programas enviados con
anterioridad.
Souvenirs: obsequios de empresas patrocinadoras o recuerdos del
organizador.
Material informativo: revistas o folletos relacionados a los temas del evento,
material publicitario de los patrocinadores.

Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo

Una vez iniciado el evento, se entregar material o informacin que se vaya generando en el transcurso del mismo.

Exposiciones: usualmente se distribuyen copias de las exposiciones da a da, o todas al final del evento en un cd.
Medios de comunicacin visual: como son paneles, pizarras y letreros anunciando determinadas actividades.
Mesa de informacin: es recomendable colocar informacin sobre el desarrollo del programa en el lobby de los
establecimientos de hospedaje de los participantes. En caso de ser un evento de gran magnitud, se recomienda
tener personal permanente de atencin; coordinar los horarios de atencin con el programa del evento.

Post Post Post Post- -- -evento evento evento evento

Al trmino del evento se suele remitir el siguiente material a los participantes:

Diploma o certificado de participacin: como constancia de haber
asistido al evento regularmente.
Listado de participantes: incluyendo el nombre del participante, cargo,
empresa, direccin, telfono, fax, correo electrnico y otra informacin
relevante.
Memoria del evento o documento final: conteniendo el desarrollo
completo del evento, con exposiciones, debates, preguntas y
respuestas, recomendaciones y conclusiones, comentarios, etc.












75
BLOQUE 2












































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3
Producto: Diseo y propuesta de
un paseo turstico.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los lugares tursticos
apropiados y/o ms atractivos
para promocionarlos ante
asistentes a un evento
determinado.
Elabora y describe una propuesta
turstica estratgica y atractiva
para los asistentes de la reunin de
negocios.
Muestra creatividad, disposicin
para anlisis y para disear
estrategias.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente





Elabora una propuesta (detallada) de paseo turstico destinada a los visitantes de una
reunin de negocios internacional realizada en la ciudad de San Luis Rio Colorado;
incluye precio, duracin, transporte, etc. Presenta tu propuesta al profesor.


Actividad: 3



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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Protocolo.

Es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir en el medio social, laboral,
acadmico, poltico, cultural, deportivo, policial y militar. En los eventos de negocios tambin existen reglas que se
deben seguir.

Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida

Comit de bienvenida: encargado de recibir a los invitados especiales,
expositores y panelistas. Usualmente est conformado por miembros
de la Comisin Organizadora y de los diversos Comits de Trabajo.
Anfitriones: el nmero de anfitriones depender del nmero de
invitados. Su funcin es dar apoyo al Comit de Bienvenida en la
recepcin y traslado de invitados al Saln VIP antes del inicio de las
sesiones. Adems se encargan de recibir, registrar y entregar material
a los participantes. Usualmente se asignan anfitriones a 3 reas:
o Registro: los anfitriones cuentan con listados alfabticos por apellido y/o por empresa de las
personas que se han inscrito con anticipacin, en algunos casos se subdividen por letras para
agilizar la atencin a los participantes. Hay diversos sistemas de trabajo.
o Nuevas credenciales: los anfitriones inscriben a los nuevos participantes, cuentan con fichas de
registro en blanco que debern ser llenadas por el participante y si se da el caso, cobrar el costo de
inscripcin.
o Prensa: los anfitriones cuentan con un formato para llenar los datos de los medios de prensa
acreditados en el evento. Deben entregar credenciales para PRENSA contra la entrega de la
credencial del medio que el periodista representa, devolvindola al trmino del evento contra la
devolucin de la credencial del evento.

Jefe de registro: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las funciones de registro y atender y
resolver los inconvenientes que pudieran presentarse.

P PP Protocolo en la atencin en s rotocolo en la atencin en s rotocolo en la atencin en s rotocolo en la atencin en sala ala ala ala

Jefe de sala: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las diferentes reas y atender y resolver los
inconvenientes que pudiera presentarse.
Anfitriones o auxiliares: encargados de atender las necesidades de los participantes y expositores, supervisados
por el jefe de sala.

Funciones de los anfitriones:

o Conocer la programacin general del evento, para poder resolver cualquier
consulta.
o Coordinar y verificar el ptimo funcionamiento de los equipos de sonido y ayudas
audiovisuales, as como familiarizarse con la ubicacin y funcionamiento de las
llaves de luz, aire acondicionado, salidas normales y de emergencia, servicios
higinicos, etc.
o Coordinar y verificar la disposicin de la Mesa Principal, colocacin de vasos,
jarras de agua, servilletas, letreros de identificacin, papel y lapiceros, carpetas
con material del evento, programas, etc.
o Recibir, acompaar y ubicar a los participantes, distribuyndolos de manera
adecuada en el auditorio, as como guiarlos a otras reas asignadas, como
ambiente para refrigerios, almuerzos, etc.
o Otras funciones.






77
BLOQUE 2
Moderador Moderador Moderador Moderador

Es el individuo que gua la intervencin de los
expositores, panelistas y participantes de un
evento, Debe tener la habilidad para manejar y
estimular el debate y la participacin de los
asistentes, as como autoridad para hacer respetar
los tiempos asignados, vigilando el estricto
cumplimiento del programa sealado para el
evento, y que las intervenciones se circunscriban al
tema propuesto. Debe ser capaz igualmente, de
recoger y resumir opiniones vertidas por el panel,
seleccionar y derivar adecuadamente las preguntas
formuladas por el pblico.

Cronograma.

Es el detalle minucioso de las actividades que va a
desempear una persona o una empresa al
realizar un evento o una serie de eventos.

Es la descripcin de las actividades en relacin
con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo
cual implica, primero que todo, determinar con
precisin cules son esas actividades.

De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano
con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo
en el cual habrn de ser desarrolladas; este clculo se hace en
horas/hombre y con cierta tolerancia para efecto de imprevistos.

Resulta de gran ayuda disear un cronograma o agenda que
permita tener una idea del tiempo que comprender cada una de
las etapas, con el fin de fijar la fecha aproximada en que se
concluir el estudio. La estructuracin del cronograma depende
del tipo de evento que se vaya a realizar, as como la
disponibilidad de recursos humanos, financieros y materiales.



Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar a cabo un anlisis de dichos factores, para asignar el tiempo que se
juzgue necesario para ejecutar cada una de las diferentes etapas.

Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor el tiempo de
cada actividad, sobre todo en aquellos casos en que haya varias actividades en un mismo tiempo.

Los diagramas de uso ms comn son los de barras, conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se
utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad y a partir de la teora de sistemas, se utilizan los
diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.

Una de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma, es que permite mantener un ritmo de trabajo y a la
vez, constatar, por escrito, lo que cada paso involucra. De esta manera se puede hacer la pregunta terminar esto
en el tiempo que estoy indicando?

Diagrama Gantt Diagrama Gantt Diagrama Gantt Diagrama Gantt
Diagrama PERT Diagrama PERT Diagrama PERT Diagrama PERT
Dia Dia Dia Diagrama CPM grama CPM grama CPM grama CPM



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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Ejemplo de un cronograma utilizando la grfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la grfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la grfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la grfica Gantt.


Sem Sem Sem Sema aa an nn na aa as ss s


Acciones Acciones Acciones Acciones

Una Una Una Una Dos Dos Dos Dos Tres Tres Tres Tres Cuatro Cuatro Cuatro Cuatro Cinco Cinco Cinco Cinco Seis Seis Seis Seis Siete Siete Siete Siete Ocho Ocho Ocho Ocho
Cotizaciones para
adquisiciones y
servicios diversos

Diseo de logotipo
Realizar los impresos
promocionales

Enviar
correspondencia
como las cartas a los
expositores

Enviar notas de
prensa y organizar la
conferencia de prensa

Reservar alojamiento
para asistentes
forneos

Programar traslados
de asistentes

Propuestas tursticas
para los asistentes



Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo


Actividad Actividad Actividad Actividad Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio Ju Ju Ju Julio lio lio lio Agosto Agosto Agosto Agosto
Confeccin de Confeccin de Confeccin de Confeccin de
material material material material
publicitario publicitario publicitario publicitario

Confeccin de Confeccin de Confeccin de Confeccin de
trofeos y trofeos y trofeos y trofeos y
medallas medallas medallas medallas

Elaboracin de Elaboracin de Elaboracin de Elaboracin de
invitaciones invitaciones invitaciones invitaciones

Promocin y Promocin y Promocin y Promocin y
difusin difusin difusin difusin

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
invitaciones invitaciones invitaciones invitaciones

Contratacin de Contratacin de Contratacin de Contratacin de
escenarios escenarios escenarios escenarios



79
BLOQUE 2
Actividad Actividad Actividad Actividad Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio Ju Ju Ju Julio lio lio lio Agosto Agosto Agosto Agosto

Presentacin del Presentacin del Presentacin del Presentacin del
proyecto proyecto proyecto proyecto

Inscripciones Inscripciones Inscripciones Inscripciones
Futbol Futbol Futbol Futbol
Beisbol Beisbol Beisbol Beisbol
Baloncesto Baloncesto Baloncesto Baloncesto
Boleivol Boleivol Boleivol Boleivol
Reunin Reunin Reunin Reunin
informativa informativa informativa informativa

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
credenciales credenciales credenciales credenciales

Inicio de Inicio de Inicio de Inicio de
competencias competencias competencias competencias

Ceremonia de Ceremonia de Ceremonia de Ceremonia de
premiacin premiacin premiacin premiacin

Informe Informe Informe Informe
publicitario publicitario publicitario publicitario

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
informe final informe final informe final informe final

Evaluacin del Evaluacin del Evaluacin del Evaluacin del
evento evento evento evento


Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunin de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunin de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunin de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunin de negocios.

Da / horario Da / horario Da / horario Da / horario Martes 20 Martes 20 Martes 20 Martes 20 Miercoles 21 Miercoles 21 Miercoles 21 Miercoles 21 Jueves 22 Jueves 22 Jueves 22 Jueves 22
10:00 horas 10:00 horas 10:00 horas 10:00 horas
12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas
Ponencia Ponencia Ponencia
12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas
14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas
Ponencia Ponencia Esparcimiento
14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas
15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas
Almuerzo Almuerzo Almuerzo
15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas
17:00 horas 17:00 horas 17:00 horas 17:00 horas
Esparcimiento Esparcimiento Esparcimiento










80
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Organizacin de eventos sociales.

Fiestas privadas y aniversarios, recepciones sociales con autoridades,
cocteles, inauguraciones de actos, bautizos, comuniones, bodas; se
organizan en funcin de la calidad del acto que quiera darle cada persona,
del nmero de invitados y del presupuesto econmico que se disponga.

La formalidad, tipologa y sobriedad del acto, la deciden las personas que
lo ofrecen, pero no pueden ignorarse las reglas de cortesa que forman la
llamada visa social.

Carcter de los eventos Carcter de los eventos Carcter de los eventos Carcter de los eventos

Pueden ser:

Formal: evento de exquisita elegancia. Se define por la forma
como se desarrolla, desde la manera de invitar, diseo de las
tarjetas, lnea de recepcin y ubicacin de las personas, hasta la decoracin, seleccin del men y bebidas,
tipo de servicio, forma de vestir, etc.
Semiformal: si las parejas se sientan a la mesa en
forma continua, los invitados deben levantarse para servirse sus
propios alimentos o permanecer de pie durante la reunin, aqul
deja de ser estrictamente formal y se convierte en semiformal.
Informal: es aqul que no tiene ms lmite que la
iniciativa y el buen gusto del anfitrin.

Comida formal Comida formal Comida formal Comida formal

Se constituye en un acontecimiento especial de tipo social,
oficial o diplomtico. Se confeccionar una lista de invitados con
sumo cuidado, teniendo en cuenta el equilibrio entre hombres y
mujeres.

Las invitaciones se cursarn con unos 10 das de anticipacin, sern distribuidas a mano y podrn ser anticipadas
telefnicamente.

Las invitaciones telefnicas una vez aceptadas sern seguidas
de una tarjeta de invitacin para confirmar datos y evitar
confusiones respecto del da, hora y lugar.


Si la comida es de etiqueta, se indicar en la invitacin, la
vestimenta de las seoras no se indica en la tarjeta.
La persona a cargo de la organizacin, verificar la asistencia
de todos los invitados, para dar inicio a la comida en el
momento que los anfitriones lo hayan dispuesto.

Si algn invitado no se ha hecho presente, deber retirase su
plato, ya que no deben quedar lugares vacos en la mesa.

Si el ausente llega una vez iniciada la comida, se agregar su cubierto en un extremo de la mesa y se le servir el
plato que le corresponda.

La recepcin de los invitados se har segn el grado de formalidad de la comida. Si es menos formal, actuarn
personalmente los dueos de casa, si son comidas ms formales podr disponerse de la presencia de alguna


81
BLOQUE 2
personalidad importante para indicar la ubicacin del guardarropas, y luego guiar a los invitados hacia donde se
encuentren los anfitriones.

Durante los minutos previos a la comida, se ofrecer alguna bebida (vino blanco, ms informalmente). A la entrada del
saln se colocar un plano de ubicacin, y en la mesa se sealar el lugar de cada comensal con una tarjeta de
ubicacin.

Las posibilidades de platos y mens a ofrecer son limitadas. Se evitarn las comidas extravagantes y demasiado
sofisticadas.

Normalmente se ofrece un plato como entrada, un plato principal y un postre. El plato principal no deber repetir el
tipo de carne del plato de entrada, y el postre ser liviano o pesado segn los platos que se hayan ofrecido, y la
poca del ao.

Coctel Coctel Coctel Coctel o cocktail o cocktail o cocktail o cocktail

Tipo de reunin que dura de 2 a 3 horas y se realiza antes del horario de la comida, o en caso de empresas o
instituciones, puede tener lugar tambin por la maana.

Es adecuado para toda clase de ocasiones como aniversario, inauguraciones, despedidas, llegadas de viajeros o
funcionarios, viajes, presentacin de personalidades, lanzamientos de productos, apertura y cierre de congresos y
convenciones, graduaciones, entrega de premios y diplomas, etc.

La forma ms simple de coctel es el llamado coctel en bandeja que dura dos
horas, no sobrepasando las 20 horas. No se pone mesa, se ofrece en
bandejas que hacen circular los mozos.

Ser necesario contar con copas en cantidad suficiente, bandejas, servilletas,
baldes de hielo, bebidas y un men.

Buffet - mesa a la americana

Combina el coctel con la comida. Puede iniciar a las 20 o 21 horas, o ms temprano. A partir de las 20 se completa
con el servicio de buffet, pudiendo finalizar pasadas las 22 horas.

Se inicia con un coctel en bandeja en el que se ofrecen bocaditos, canaps, etc. El buffet puede ser fro y fro -
caliente.

Los postres podrn consistir en diferentes tartas y tortas, comportas, ensaladas de frutas, frutas secas, y distintos
tipos de mousse. Al finalizar, se servir el caf y bocadillos, as como licores.











Realiza un cronograma para organizar las actividades que se llevan a cabo ya sea en el
pre evento, evento o post evento, de acuerdo como lo indique el Profesor y presntale el
resultado de tu trabajo.


Actividad: 4



82
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Cronograma. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los puntos a organizar
en un cronograma de
actividades.
Analiza las actividades a organizar
en un cronograma para mayor
efectividad en el desarrollo del
evento y describe las tareas a
realizar.
Muestra disposicin para el
anlisis y la organizacin en el
desarrollo de la actividad
logrando utilizar con efectividad
un cronograma.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Actividad: 4 (continuacin)


83
BLOQUE 2

Cierre











































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 5 Producto: Reflexin. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Expresa ideas acerca de cules
son las similitudes y diferencias
entre los eventos de negocios y
los eventos sociales.
Analiza y describe la existencia de
las similitudes y diferencias entre
los diversos eventos estudiados.
Argumenta su anlisis y muestra
disposicin para la reflexin y
para establecer conclusiones.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Elabora un anlisis donde identifiques las similitudes y diferencias entre la
organizacin de un evento social o una reunin de negocios y entrega tu reflexin al
profesor.


Actividad: 5



84
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS











































































































Tiempo asignado: 20 horas

Cmo vender un evento de negocios y
el post-evento.
Competencias profesionales:
Atiende grupos y convenciones, y organiza las actividades y la logstica solicitadas por los clientes.
Comercializa servicios y productos tursticos con procedimientos mercadotcnicos, de acuerdo con
las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Analiza la importancia del post evento y la campaa de promocin y venta de un evento de negocios
para contribuir al desarrollo econmico de la empresa.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o grficas.
4.5. Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y expresar
ideas.
6.1. Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especfico y discrimina entre
ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor inters y dificultad, reconociendo y
controlando sus reacciones frente a retos y obstculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva.
9.1. Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conflictos.



86

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Secuencia didctica 1.
Tcnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios.

Inicio


















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica aspectos
fundamentales en la promocin
de un evento.
Examina y reconoce formas de
promocin para eventos de
negocios.
Facilidad para el anlisis y para la
comunicacin escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Responde de manera individual los siguientes cuestionamientos.

Qu entiendes por marketing?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Enumera los medios publicitarios que consideres apropiados para promover un evento de negocios:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

En qu redes sociales consideras que puede promoverse una reunin de negocios, y cul de ellas consideras
ms apropiada para ello, y por qu?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Actividad: 1


87
BLOQUE 3
Desarrollo

Plan de marketing.

Un plan de promociones, mercadeo o marketing (plan de marketing) es un
documento escrito que detalla las acciones necesarias para alcanzar un objetivo
especfico de mercado. En este caso, para promover un evento de negocios. Tiene
como principal objetivo promocionar un evento de negocios como congresos,
convenciones, reuniones, seminarios y viajes de incentivos.

El mercado del turismo de eventos es de gran importancia, debido a que utiliza
muchsimos servicios tursticos en los que el gasto suele ser bastante elevado, por
ejemplo: hospedaje, restaurantes, transporte, etc.

La clientela La clientela La clientela La clientela

La clientela son los consumidores que compran nuestros productos o contratan nuestros servicios. Tendremos xito
mientras ms personas de nuestro segmento (reunin de negocios) nos compren, paguen y prefieran nuestros
productos o servicios. Recuerda que consumidores son todos aqullos que tienen la posibilidad de comprar un
producto o servicio; pero los clientes son quienes efectivamente lo hacen.

Tipos de clientes Tipos de clientes Tipos de clientes Tipos de clientes



Es necesario determinar exactamente quienes son nuestros clientes. stos
pueden ser de varios tipos y para cada uno es necesario disear una
estrategia de ventas diferente. Bsicamente existen dos tipos de clientes: las
personas y las instituciones (incluyen empresas agropecuarias,
comerciantes y gobierno).






















Para cada tipo de cliente la estrategia de ventas ser completamente diferente. En el caso de las personas, por
ejemplo, la publicidad puede ser masiva; en cambio para las instituciones, es una publicidad personalizada y
reflexiva. Es decir, el tratamiento para cada tipo de cliente debe ser diferente.
TIPOS DE
CLIENTES
PERSONAS PERSONAS PERSONAS PERSONAS
FSICAS FSICAS FSICAS FSICAS
LAS LAS LAS LAS
INSTITUCIONES INSTITUCIONES INSTITUCIONES INSTITUCIONES


88

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

Si se pudiera precisar con detalle qu personas y porqu
razones estaran interesadas en el producto o servicio, se
podra disear exactamente una estrategia de venta. Pero
son escasos los productos que tienen un solo tipo de cliente.
Es recomendable hacer una lista de todas aquellas "clases"
de personas e instituciones que pudieran estar interesadas
en comprar su producto. Luego priorizar y empezar a
atenderlos.

Una estrategia de ventas debe tener en cuenta los factores
que influyen en la realizacin de las mismas. Aunque es
comn creer que es el comprador "o consumidor final" quien
toma la decisin de comprar un producto, no siempre es as.
Muchas veces son otras personas (o agentes) quienes
deciden que producto comprar finalmente el consumidor.


Uno de ellos es el llamado agente "influyente". Por ejemplo, en el caso de las medicinas el mdico determina los
medicamentos que sus pacientes han de consumir. Igualmente, en lugares de comida rpida se consumen las
bebidas que sus administradores han elegido para acompaar tales comidas. Tambin se puede decir que muchos
dulces y golosinas no son elegidos por sus consumidores directos, los nios, si no por los agentes influyentes, en
este caso generalmente sus padres. Y qu se puede decir de los libros y tiles que usan los nios para su estudio;
son sus profesores quienes eligen por ello los tiles escolares. Tambin en el caso de un congreso dirigido a
ejecutivos industriales, puede darse el caso que no sean stos quienes compren el servicio, sino el dueo de la
empresa. No tener en cuenta este detalle, puede derrumbar negocios de cuanta importante y aparentemente
planificados con bastante anticipacin.



























Un vendedor profesional no se conforma con obtener un nuevo cliente ni con mantener su cartera de clientes. Busca
hacer suyo uno nuevo y de calidad superior, y busca mejorar la relacin con sus actuales clientes.
ANALIZAR
AL CLIENTE
ATRAER AL
CLIENTE
GANARSE
AL CLIENTE


89
BLOQUE 3
Promocin.

La promocin puede ser realizada a travs de cuatro formas tradicionales, las
cuales son:

a) Publicidad: definida como cualquier forma pagada de presentacin no
personal y promocin de servicios a travs de un individuo u organizacin
determinados.
b) Venta personal: definida como la presentacin personal de los servicios en
una conversacin con uno o ms futuros compradores con el propsito de
hacer ventas.
c) Relaciones Pblicas: son un conjunto de acciones de comunicacin que
tienen como principal objetivo fortalecer los vnculos con los distintos
pblicos, escuchndolos, informndolos y persuadindolos.

Medios publicitarios Medios publicitarios Medios publicitarios Medios publicitarios

Entre los medios o canales que utiliza la publicidad para anunciar eventos de negocios tenemos:

Medios Convencionales Medios Convencionales Medios Convencionales Medios Convencionales

Anuncios en televisin: Publicidad realizada a travs de cadenas de
televisin: a travs de spots, patrocinios, microespacios temticos.
Es un medio caro y de gran impacto; slo utilizable para productos o
servicios de amplio consumo. Se han introducido nuevas frmulas
como el patrocinio de programas o recomendacin de
presentadores.
Anuncios en radio: Desplazada en relevancia por la televisin,
mantiene un pblico que por necesidades concretas o preferencias
subjetivas escuchan el medio fielmente.
Anuncios en prensa: Medio muy segmentado por su naturaleza:
existen revistas de nios, jvenes, mujeres, profesionales, etc. Se
trata de un medio ledo por personas que gustan de informacin, por
lo que la publicidad puede ser ms extensa y precisa.
Publicidad por emplazamiento: Es la presentacin de marcas y productos de
manera discreta en programas de T.V. o series, noticieros y similares; consiste en
la insercin de un producto o marca dentro de la narrativa del programa
(mostrado, citado o utilizado por los actores).
Anuncios en exteriores: Marquesinas, transporte pblico, letreros luminosos.
Debe ser muy directa e impactante, un grito en la calle.
Anuncios cerrados: Anuncios desarrollados para exhibirlos en medios
especficos, tales como videojuegos o pelculas.
Anuncios en punto de venta: Se realiza por medio de visualizadores, muebles
expositores, carteles o psters, etc., que se sitan en el lugar en el que se
realizar la venta. Es un refuerzo muy importante pues es all donde se decide la
compra. Generalmente, se utilizan como complemento de campaas
publicitarias.



Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por
emplazamiento emplazamiento emplazamiento emplazamiento. .. .
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Spot: Spot: Spot: Spot:

Perodo de tiempo
breve en medios de
comunicacin donde
se emite un anuncio
publicitario de no
ms de 60
segundos.






90

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Internet Internet Internet Internet

Definitivamente los sitios Webs en Internet son un negocio contradictorio. Por un lado, hay inmensas oportunidades y
por el otro una intensa competencia. Muchos fracasan, otros malamente sobreviven y muy pocos consiguen xitos
espectaculares.

La promocin exitosa de un Sitio Web es una cuestin de esfuerzo continuado, lo que
implica duro trabajo buen conocimiento y mucha experiencia; as como herramientas
efectivas y muchos contactos en la comunidad online.

Anuncios pull Anuncios pull Anuncios pull Anuncios pull: :: :

Son los tpicos banners que nos encontramos en la mayora de webs. Se caracterizan por la
sobriedad, aunque sus creadores intentan incrementar su grado de vistosidad, ya que
deben de llamar la atencin del usuario, y adems, explicar mediante un eslogan su
propsito.

Web: Web: Web: Web:

Otra forma de publicidad es la de remitir a los usuarios de Internet a que naveguen por una pgina perteneciente a
una firma comercial. Lo que se intenta es ofrecer una serie de entretenimientos, suficientemente atractivos como para
que los internautas entren en la web, y mostrar informacin sobre sus productos. De esta forma, se pretende atraer a
los usuarios con aplicaciones superfluas, llmense salvapantallas o concursos, y conseguir presentar productos a
posibles clientes. Ms adelante se estudiaran especficamente.

Anuncios push: Anuncios push: Anuncios push: Anuncios push:

Este tipo de propaganda llega al usuario mediante una suscripcin que ste ha realizado de forma gratuita, con
alguno de los programas que lo permiten. Un usuario se suscribe indicando sus puntos de inters, de los disponibles
dentro del servicio. Al recibir la informacin deseada se insertan un conjunto de anuncios, segn han acordado el
anunciante y la empresa distribuidora tipo push.

Los intereses de las empresas anunciantes se centran en el nmero y en el tipo de personas que ven el anuncio. Por
eso el objetivo de las empresas es poder segmentar el pblico, tema ms fcil de tratar en la Red que en otros
medios muy populares (en el sentido de generales), como en el caso de la televisin.

Los correos electrnicos (e Los correos electrnicos (e Los correos electrnicos (e Los correos electrnicos (e- -- -mail mail mail mail) )) ): :: :

Internet est predestinado a ser el medio de comunicacin ms popular en todo el mundo, y como tal tambin
adquirir en el sector publicitario un peso especfico importantsimo, lo cual incidir notablemente en la mejora de la
Red y de sus webs.












Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Banners: Banners: Banners: Banners:

Anuncio grfico,
generalmente
publicitario, que
suele ser rectangular
y animado y que se
hallan en las pginas
webs.



91
BLOQUE 3














































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2 Producto: Tabla descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre y analiza la forma en
que acta un agente influyente
en la decisin del consumidor.
.Compara y describe diferentes
productos, as como sus
consumidores y agente influyente.
Muestra disposicin para el
anlisis y para establecer
conclusiones.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Elabora una tabla donde analices diferentes consumidores de diversos productos y
quien puede ser el agente influyente.


Producto Producto Producto Producto Consumidor Consumidor Consumidor Consumidor Agente influyente Agente influyente Agente influyente Agente influyente





Actividad: 2


92

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Promover eventos a travs de las redes sociales.

Las Redes Sociales son el principal canal que se utiliza en la actualidad para
promocionar cualquier tipo de evento. Desde un congreso de cirujanos en un
hotel, hasta la fiesta de la espuma en la discoteca de un pequeo pueblo.

Son inmediatas, accesibles y tienen una gran capacidad de segmentacin, por
eso vamos a explicar algunos tiles consejos relacionados con social media
para que el evento que se organice sea un autntico xito.

En primer lugar, si se trata de un evento de cierta magnitud, que se repite
peridicamente, lo aconsejable es poner en marcha un Web site (coleccin de
pginas web relacionadas). Si no es posible ni conveniente hacerlo, o si el
evento no da para tanto, lo mejor es hacer un Grupo de Facebook o una Fan
page. Lo mejor de cualquiera de las opciones es que tendremos toda la
informacin en un slo sitio y, lo ms importante, el evento ser accesible a
travs de los motores de bsqueda.

Recomendable tambin es la opcin de crear un evento de Facebook que ayudar a
generar boca a boca, y a que el evento sea difundido entre tus amigos. Podemos poner
un ejemplo para entender mejor la compatibilidad entre Fan page, Grupo y evento dentro
del propio Facebook. Si gestionamos la reunin nocturna de una discoteca debemos
crear un Fan Page o un Grupo con el nombre de esta (El Grupo nos permite adems,
mandar mensajes personales a los miembros). Por otro lado, debemos crear un evento
con cada fecha concreta, incluyendo sus invitados y caractersticas especiales. A
continuacin se ilustra ms claramente este ejemplo:






















Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Social media: Social media: Social media: Social media:
La mayora de las veces
el trmino es usado
para referirse a
actividades que
integran la tecnologa,
las telecomunicaciones
mviles y la interaccin
social, en forma de
conversaciones,
fotografas, imgenes,
vdeos y pistas de
audio.
Sabas que Sabas que Sabas que Sabas que
Dos de las mejores formas
para promocionarse en
facebook, aparte de los
perfiles personales, son
los grupos y las fanpages,
las cuales funcionan con
un concepto similar?


EVENTO
LO QUE SUCEDER EN UNA FECHA CONCRETA
FANPAGE O GRUPO
REUNIN NOCTURNA EN UN TEATRO
FACEBOOK


93
BLOQUE 3



Otra de las herramientas ms interesantes en Social Media para la promocin de eventos, es Twitter. .. . Primer paso,
crear un hashtag con el nombre del evento para que la gente pueda monitorizarlo y agrupar el hilo de tweets que se
refieran a l. Si consigues un grupo de seguidores relevantes, es muy posible que stos hagan retweet sobre tus
mensajes y te ayuden a promocionarlo.

Hay una tendencia a usar palabras precedidas de una # para hablar de determinados temas. Es lo que se conoce
como hashtags y tienen el objetivo de agrupar tweets que hablen de un mismo tema y facilitar la bsqueda de
informacin. Por ejemplo si haces un comentario sobre Convencin de Mdicos Cirujanos puedes aadir
# ## #Convencin de Mdicos Cirujanos para que tu tweet se identifique mejor.

Algunas herramientas de Twitter te permiten tomar una foto y subirla directamente. De esta manera, cualquiera que te
siga ver tu tweet y el enlace que lo llevar a la foto. Toma fotos durante el evento y sbelas en tiempo real, es la
mejor manera de mostrarles a quienes no fueron de lo que se estn perdiendo.

Debemos dejar claro que la red es una herramienta ms a utilizar dentro del plan de marketing y no la estrategia en s.
La mejor forma de utilizar las redes sociales e Internet, variar en cada evento dependiendo de los objetivos que
queramos obtener.

Cuando compartimos informacin sobre un evento determinado en nuestra red de contactos, grupos, etc. es dirigido
con mucho ms peso que con cualquier medio de comunicacin tradicional. Es un medio perfecto para generar
ruido, hacer que la gente hable de nuestro evento; pero puede, al mismo tiempo generar obstculos.

Estudiaremos en forma ms especfica las redes sociales como estrategia de marketing en la promocin de eventos.









Twitter Twitter Twitter Twitter

Es una red social que permite mandar mensajes de texto de bajo
tamao con un mximo de 140 caracteres, llamados tweets, que se
muestran en la pgina principal del usuario. Los usuarios pueden
suscribirse a los tweets de otros usuarios a esto se le llama "seguir" y
a los suscriptores se les llaman "seguidores"

o tweeps.

Para empezar, hay que tener en cuenta que algunas tcticas de Twitter
no sirven para ciertos acontecimientos. Adems, no es lo mismo tener
una cuenta con anterioridad que partir de cero.

Sitios Web recomendados:


http://www.infored.com.mx/a/fan-page-de-facebook-y-su-
utilidad.html




94

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Una tctica muy buena que no requiere usar tu cuenta personal es crear una con el nombre de tu evento o de tu
empresa. Y es que una de las caractersticas ms interesantes de Twitter es que es bastante tolerante con las
compaas y marcas que quieren tener su propia voz en esta red social.

Es muy frecuente el caso de los medios de comunicacin que informan de sus ltimas novedades en la web,
consiguiendo as ms visitas. Por ejemplo la revista Muy Interesante.

Otro tipo de negocios que se benefician mucho de esta plataforma son los lugares que organizan sesiones de msica
o conciertos. Se debe ser imaginativo y buscar frases atractivas que llamen la atencin de tus posibles clientes. .. .
Asegrate tambin de que la informacin que das sea de valor, ya que a nadie le gusta la estrategia del yo, yo, yo.

En realidad, no es el quin lo que importa, sino el qu, el
contenido del mensaje, la oferta que ests realizando.



Para ello, el primer paso es ganar la atencin de tus clientes
potenciales siguindoles t a ellos primero. Cada vez que sigas a
alguien, envale un correo privado saludando y dando a conocer tu
negocio, o el prximo evento que organices.

A partir de aqu, puedes aumentar fcilmente la visibilidad de tu
evento entre tus contactos, posteando (enviando, publicando) continuamente actualizaciones con datos de inters
sobre la localizacin, artistas invitados, curiosidades, etc. y enlazndote con otros temas de Twitter que estn
relacionados con tu evento o reunin.


Una herramienta muy til para esto es Twitter Search o
tambin Tweetscan, que son aplicaciones que te ayudan
a encontrar a otras personas que estn hablando de
temas relacionados con tu espectculo. Si por ejemplo,
anuncias una convencin de artes plsticas, encontrars
usuarios que hablen de este tema o evento.

Por otra parte, debes solicitar a tus contactos s podran
re-twittear tu evento o publicar su confirmacin de
asistencia. Y es que un componente esencial de las redes
sociales es contar con el boca a boca virtual de tus
contactos. Si varios de tus amigos dedican uno o dos
das los previos a tu evento- a dar el s quiero a tu
fiesta o concierto o reunin a travs de sus cuentas,
crearn una sensacin de urgencia sobre el mismo muy
efectiva, que llevar a muchos a quedarse con el tema en
la cabeza.

Para terminar, puedes valerte de las numerosas herramientas que
pone a nuestra disposicin Internet. En este caso puede venir muy
bien la llamada TweetMyEvents. Su uso es muy sencillo, solo hay que
registrarse en la web con la cuenta usuario de Twitter, aadir tu
evento y, compartirlo. Si te resulta difcil, puedes consultar de The The The The
Soci Soci Soci Social Media Guide, al Media Guide, al Media Guide, al Media Guide, donde te explican paso a paso (en
ingls) cmo usarlo.

Twitter puede ser el arma secreta para hacer tu acontecimiento ms exitoso. Es decir, cuando tu evento haya
terminado, la gente hablar del mismo, y si los comentarios son positivos, eso puede suponerte una autntica bomba
de popularidad. No olvides mantener el tema abierto posteando novedades sobre el siguiente; pide opiniones,
Sabas que Sabas que Sabas que Sabas que
Seguir a alguien en Twitter significa recibir
las actualizaciones que realice aquel
usuario directamente en la propia cuenta. Al
ser seguidor de un usuario ste puede
enviar mensajes privados que no podrn
ser vistos por otros. Para convertirse en
seguidor de alguien se debe presionar
sobre el enlace Seguir que aparece
debajo de la imagen del perfil.




95
BLOQUE 3
sugerencias para el prximo y comparte tus propias ideas as construirs un grupo de incondicionales que estarn
siempre esperando novedades en tus tweets.

Un tuiteador profesional es la persona a la que se le paga por twittear. Las caractersticas principales de este
profesional no son muy diferentes a las de los redactores de la era pre-Internet: brevedad, impacto, rapidez, y sobre
todo habilidad para escribir frases atractivas y motivadoras.

Esta persona puede trabajar en vivo y en directo desde un evento o conferencia
para amplificar la difusin de stos, escuchando a los ponentes y de forma
simultnea extraer el mejor contenido, redactarlo de forma atractiva (en menos de
140 caracteres desde luego) y difundindolo a medida que el evento se
desarrolla para lograr conectar con otros tuiteadores interesados en el tema.

Adicionalmente, este profesional puede trabajar creando tweets a nombre de
terceros: llmense marcas, cuentas corporativas, organizaciones no
gubernamentales o celebridades. Cualquiera puede mandar tweets, pero pocos
pueden crearlos de forma realmente efectiva y precisa, siguiendo las reglas de
imagen de la marca para asegurar consistencia en los mensajes e incluso,
cumpliendo con requerimientos legales.









































Actividad: 3


96

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
























































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3 Producto: Lista descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Define la forma en que se
promueve un evento en twitter.
.Analiza e identifica los pasos y
estrategias a seguir para promover
un evento por twitter.
Muestra creatividad y disposicin
para analizar y disear
estrategias de promocin.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente






Actividad: 3 (continuacin)


97
BLOQUE 3
Facebook Facebook Facebook Facebook

Facebook es un sitio web formado por muchas redes sociales
relacionadas con una escuela, universidad, trabajo, regin, etc. La
gente lo utiliza para mantenerse al da con sus amigos o compaeros
compartiendo fotos, enlaces, vdeos, etc. Cualquier persona puede
hacerse miembro, lo nico que necesitas es una direccin de correo
electrnico.
La aplicacin de Eventos en Facebook es una de las herramientas
ms poderosas de esa plataforma. Hay muchas personas que no
estn usando todo el potencial de esta aplicacin o la estn usando
de una forma que no necesariamente genera la mejor impresin
hacia ellos. Hay varias caractersticas a considerar, y muchas veces
no est claro que debemos hacer.

Proceso de diez pasos para promover un evento en facebook:
1. Primero escoge a los Primero escoge a los Primero escoge a los Primero escoge a los amigos correctos amigos correctos amigos correctos amigos correctos. Asegrate que las personas que agregas a tu red de amigos en
Facebook coinciden con el criterio de cliente ideal, afiliado ideal, aliado estratgico ideal.
2. Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento. Se sugiere mximo un evento por semana, tal vez cada 15 das o
inclusive, una vez por mes (as no abusas de esta herramienta).
3. Escoge un ttulo atractivo Escoge un ttulo atractivo Escoge un ttulo atractivo Escoge un ttulo atractivo. Es uno de los componentes claves, porque es prcticamente lo nico que ven las
personas cuando los invitas, y tu evento se puede perder entre tanta notificacin.






















a. Puedes incluir tambin nombres en el ttulo si quieres promover tu marca personal. Ejemplo: Dale un
Giro a Tu Negocio con las Redes Sociales, por Andrea Michelle y Erika Ximena.
b. El ttulo de tu evento es como el encabezado de tu pgina de ventas o el ttulo de una publicacin de
tu blog, tiene que tentar al lector a hacer clic.




98

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

4. Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante. Atractiva no significa bonita. Eso slo quiere
decir que capture la atencin, que sea amigable y clida. Normalmente el rostro
de una persona es mejor que logos/imgenes/grficos. Adems, debes incluir
una foto porque si no tu Evento tendr ese desagradable signo de
interrogacin, y quin podra querer asistir a algo as?

5. Agrega contenido a la pgina del evento Agrega contenido a la pgina del evento Agrega contenido a la pgina del evento Agrega contenido a la pgina del evento. Esto tambin es clave, de otra forma
la pgina de tu evento lucir aburrida, sin vida, como una tienda que an no
est abierta. Entonces, antes de invitar a las personas, primero sube algunas
fotos, un video si tienes, publica un enlace o dos y escribe en el muro de tu
evento. (recuerda que cuando las personas participen, aparecer en la
actividad reciente de su propio muro).

6. Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones. Para eventos virtuales, por
ejemplo tele seminarios, no hay problema porque todos pueden asistir, recuerda
no hacer ms de uno o dos por mes. Para eventos locales, obviamente tendrs
que ser selectivo. Las excepciones pueden ser familiares cercanos o tal vez
alguien que te haya pedido no ser invitado.

7. Incluye un mensaje personal en la invitacin Incluye un mensaje personal en la invitacin Incluye un mensaje personal en la invitacin Incluye un mensaje personal en la invitacin. Esto es tan importante como en las
solicitudes de amigos. Muchas personas tienen activadas las notificaciones de
Facebook va email, y recibirn uno con el ttulo de tu evento, fecha, hora y tu
mensaje personal; se recomienda incluir la zona horaria en ese mensaje.

8. Crea una URL corta y fcil de recordar. Crea una URL corta y fcil de recordar. Crea una URL corta y fcil de recordar. Crea una URL corta y fcil de recordar. Enlaza a la pgina de tu evento o a la
pgina de registro. En Twitter obviamente enva tweets acerca de tu evento con
la URL acortada. Incluye el enlace peridicamente en tus actualizaciones de
estado en Facebook. Crea una pgina web e incluye botones-enlaces para
compartir en Facebook y Twitter.

9. Enva mensajes a los invitados con cautela Enva mensajes a los invitados con cautela Enva mensajes a los invitados con cautela Enva mensajes a los invitados con cautela. Ten cuidado aqu; muchas veces
los Grupos y Eventos son simplemente SPAM. Obviamente puedes recordarle a
las personas que se tienen que registrar. Muchas veces confirman su
asistencia en Facebook y no se dan cuenta que tienen que ir a la pgina web
del evento para registrarse. Eso hazlo con un mensaje corto y claro.

10. Contina generando Momentum. Contina generando Momentum. Contina generando Momentum. Contina generando Momentum. Comenta peridicamente en el Muro de tu
Evento. Cuando las personas confirmen su asistencia y comenten en el Muro,
ve y comenta en el Muro de ellos para agradecerles personalmente. Comenta
en cada foto, video o enlace que se agregue. Cada una de esas actividades
aparece en la actividad reciente de tu propio muro, y en las noticias de tus
amigos.






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Muro:

Es un espacio en el
perfil de usuario que
permite que los amigos
escriban mensajes para
que ste los vea.



Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Email:

Es un servicio de red
que permite a los
usuarios enviar y recibir
mensajes y archivos
rpidamente (tambin
denominados
mensajes).

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

URL:

El URL es la cadena de
caracteres con la cual
se asigna una direccin
nica a cada uno de los
recursos de informacin
disponibles en la
Internet. Por ejemplo:
http://es.Wikipedia.org/



99
BLOQUE 3
Redes profesionales Redes profesionales Redes profesionales Redes profesionales

Una red es un tipo de servicio de red social que se enfoca en la interaccin y relacionamiento de naturaleza comercial
y profesional, en lugar de las relaciones personales.

Ejemplos destacados son LinkendIn, Viadeo, Xing y Johume.

VIADEO es una red profesional con ms de 35 millones de usuarios en todo el mundo
(datos de 2010), y una membresa que ha venido creciendo a razn de ms de un
milln por mes desde 2009. Los usuarios incluyen propietarios de negocios,
empresarios y gerentes de una gran variedad de empresas. El sitio est disponible en
ingls, francs, alemn, italiano, portugus y espaol.

XING es una red social de mbito profesional. Su principal utilidad es la de gestionar
contactos y establecer nuevas conexiones entre profesionales de cualquier sector. Otra de
sus funciones principales es la opcin de visualizar la red de contactos; por ejemplo, un
usuario puede ver cuntos intermediarios estn conectados con otros. Ofrece numerosas
opciones para contactar, buscar personas por nombre, ciudad, sector, empresa, reas de
inters, etc., e incluye grupos temticos y foros para plantear cuestiones e intercambiar
informacin u opiniones sobre temas especficos. Tambin cuenta con ofertas de empleo,
pginas de empresa y una seccin para ver y publicar eventos.

JOHUME es una red profesional diseada para ofrecer a los usuarios una separacin entre el trabajo y la interaccin
social en lnea. Los usuarios pueden crear redes en torno a universidades, industrias o ttulos de trabajo (por ejemplo
software de red de ingeniero) para compartir informacin sobre lo que podra o no estar trabajando en una industria y
para obtener sugerencias sobre cmo las cosas podran mejorar. Cuanto mayor sea la calificacin general, ms
atractivo un usuario aparece para los empresarios y miembros de la red.

En Mxico la red profesional ms exitosa en promocin de eventos es:

LinkedIn LinkedIn LinkedIn LinkedIn

LinkedIn es un sitio web orientado a negocios, fue fundado en
diciembre de 2002 y lanzado en mayo de 2003

(comparable a un
servicio de red social), principalmente para red profesional.



Las redes profesionales como Linkedin te permiten llegar a un pblico muy bien
segmentado, con menor coste en esfuerzo/dinero que las generalistas como Facebook
o Twitter.
Esta red cuenta con 65 millones de usuarios en el mundo (15 millones en Europa) y su
potencial es demasiado interesante como para ignorarlo, especialmente por parte de
las empresas que se dirigen a otras.

Hay que partir de una premisa: los usuarios entran a Linkedin para compartir
informacin, debatir, y hacer contactos profesionales. Si no aceptas las reglas del
juego, rpidamente te etiquetarn como un Spammer y no podrs sacarle a la red todo
el partido que le puedes sacar.






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Ranking:

Posicin que alcanza
una pgina web en la
pgina de resultados
de un buscador.





100

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Alternativas: Alternativas: Alternativas: Alternativas:

1. 1. 1. 1. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Es decir, rodearte de aqullos que te interesan, pero fomentando
relaciones personales y de confianza.

2. Crear grupos. 2. Crear grupos. 2. Crear grupos. 2. Crear grupos. En Linkedin funciona muy bien el Networking (red de contactos). Si te consideras un experto en tu
campo de trabajo (en este caso organizador de eventos) es recomendable que abras un grupo en torno a l; al
hacerlo, ya estas segmentando a tu clientela. El primer objetivo es alcanzar un buen nmero de usuarios a travs
de tus propios contactos y los de tu crculo de trabajo (sino, siempre te quedar usar el buscador y realizar
invitaciones personales). El siguiente paso es el de generar contenido de calidad y fomentar las relaciones entre la
micro-comunidad en la que se debe convertir tu grupo.

3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. Siempre vinculados a nuestra empresa, sector o actividad. Ganarse la
confianza de otros debatiendo con ellos de forma desinteresada, puede genera, interesantes contactos de
negocios. Las personas, aunque representen a empresas o instituciones, casi siempre terminan por recurrir a las
personas que conocen cuando tienen que contratar a alguien, o adquirir algn producto.

4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). A travs de contactos personales. Este
paso se da cuando te hayas posicionado como un experto en la materia y te hayas
ganado la confianza de tu contacto.

5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO. Las pginas de Linkedin tienen un excelente ranking en Google.
Si tu perfil es pblico, no tienes ms que googlear tu nombre y vers como aparece
entre las 3 o 4 primeras posiciones. No funcionar exactamente igual con los
grupos de debate, pero si creas un grupo que incluya palabras clave en su nombre
y alcanzas cierta traccin, traducida en nmero de usuarios e interacciones, Google
empezar a darte visibilidad.

Newsletter Newsletter Newsletter Newsletter

Para empezar, qu es una newsletter?. La palabra es de origen ingls, y alude a una
pequea publicacin peridica especializada en algn tema en particular cuya
aparicin suele tener varias frecuencias, desde semanal a semestral.

Las empresas las usan hoy con diversos propsitos:

Para mejorar la informacin interna de todos sus
empleados.
Para vender ideas y causas.
Para informar a socios y probables clientes.


Para recibir uno de estos boletines de noticias, hay que haber realizado previamente
una suscripcin desde la pgina web de la empresa o asociacin que quieres que te
informe de sus actividades. Una vez hecho, se reciben puntualmente en tu bandeja de
entrada todos los boletines que dicha empresa publique con sus ltimas novedades.

Si por el contrario, t eres el que quiere poner en marcha una newsletter para
informar de tus eventos, debes tener en cuenta que el truco est, bsicamente,
en hacerte de una larga lista de suscriptores, y esto se consigue captando
amiguitos gracias a redes como Facebook. Lo que te va a dar esta
herramienta no es llegar a ms gente, sino tener bien informada a esa que ya te
conoce y ha decidido seguirte.



Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Spammer:

Persona o grupo
dedicados a la
distribucin de correo
electrnico no deseado.
Dicha actividad suele
resultar sumamente
lucrativa.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Googlear:

Utilizar el buscador de
internet Google , para
localizar informacin
sobre un determinado
tema.






101
BLOQUE 3
Para que el mensaje que les hagas llegar sea eficaz, se deben seguir estos consejos:
1. No se enva la newsletter a personas sin que previamente hayan aceptado recibirla.
2. Ser creativo con el ttulo de tu newsletter. Hay formas de llamar la atencin con juegos de palabras: por
ejemplo: 10 tips para aumentar su productividad, cupn de descuento de 100 pesos, Juego concurso
gratuito, etc.
3. No llenarse de publicidad, o espantar a los suscriptores. En formato de texto, la newsletter se asemeja a un
email clsico. En formato html, las newsletter atraen ms la mirada, contienen imgenes, enlaces, texto con
formato (color, negrita, cursiva, etc.).
4. Escribe en tercera persona, es mucho ms profesional, pero utiliza un tono informal, cercano y familiar.
5. Impacta con la primera impresin. Nadie comprara un peridico que fuera slo textos planos sin fotos y sin
titulares. Encabeza la newsletter con tu mejor noticia, no temas utilizar fotos y titulares. Eso s, no abuses de
los colores, llaman la atencin pero cansan ms a la hora de leer.
6. Si los tienes, deja que tus colaboradores participen en la redaccin, ya que dar un toque ms fresco a los
contenidos al no estar enteramente redactados por la misma persona.
7. Fjate en otras compaas de tu ramo para tomar ideas.
Con estos sencillos consejos la newsletter quedar mucho ms vistosa y
los suscriptores disfrutarn con su lectura. Es muy fcil, cuesta poco
tiempo y se trata de la forma ms eficaz para que tus seguidores sepan
que son importantes para ti y tu negocio.






























Sitios Web recomendados:


http://es.kioskea.net/faq/2186-crear-una-newsletter#el-objeto-
del-mensaje-corto-y-vendedor




102

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

Ejemplo Ejemplo Ejemplo Ejemplo de newsletter: de newsletter: de newsletter: de newsletter:
























































N 1 Septiembre N 1 Septiembre N 1 Septiembre N 1 Septiembre- -- -Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova











CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS
DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD
Convocan a la comunidad internacional al PRIMER
CONGRESO INTERNACIONAL sobre DISCAPACIDAD Y
DERECHOS HUMANOS, con el objeto de analizar la
CAPACIDAD JURDICA y observar las perspectivas del
impacto de la Convencin Internacional sobre los
Derechos de las Personas con Discapacidad.







Este mensaje ha sido enviado a [email contacto]. Usted ha recibido este mail desde NOMBRE
EMPRESA porque ha expresado su inters y porque ha dado permiso para realizar esta
comunicacin va email. Si usted prefiere no recibir emails en un futuro, simplemente haga click
aqu para borrarse de la lista de envo.


Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e- -- -nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php


103
BLOQUE 3



Estrategias de marketing para eventos de ltimo minuto.

Dejando aparte la tradicional promocin a travs de Facebook y Twitter y otras redes sociales, a continuacin se
examinarn una serie de consejos para organizadores rezagados.

1. Si tienes Facebook o Twitter personal, cambia tu foto
de perfil por una del cartel del evento en cuestin. Te
podrs imaginar que aparecer de golpe en todos los
sitios donde hayas intervenido.
2. No te limites a enfocar la promocin de tu evento en
sitios webs de terceros (redes sociales por ejemplo).
Aprovecha tu propio espacio y pon un banner bien
grande en la cabecera de tu pgina web, blog, etc.
Tambin puedes incluir una noticia a toda pgina.
3. Busca patrocinadores que te ayuden a difundir tu
evento. Convnceles de que ellos tambin salen
beneficiados con la promocin del evento no costar
mucho- y anmales a que lo difundan en sus redes
sociales.
4. Hay pginas web especficas que anuncian solamente
eventos de ltima hora. Mndales el tuyo.
Fuente: metostep Fuente: metostep Fuente: metostep Fuente: metostep
Fuente: Fuente: Fuente: Fuente: melhersfilms melhersfilms melhersfilms melhersfilms


104

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
5. Da premios por retwittear el evento, como por ejemplo un Retwittea para ganar una entrada, es decir, un sencillo
concurso para que quien ms veces lo retwittee gane una entrada, un lote de premios cualquier cosa que sirva
de aliciente.
6. Si tienes algn invitado especial en tu fiesta/concierto/lo que sea, pdele que te ayude a realizar un video para
colgar en youtube. Nada complicado, simplemente unas palabras animando a la gente a acudir en masa.
7. Prueba con un nuevo eslogan. Si has estado usando la misma frase para vender tu evento, intenta darle una
vuelta, anunciarlo con otras palabras, para que no parezca lo mismo de siempre y as los internautas se fijen ms.
8. Si no has contratado ninguna empresa para vender tickets, imprimir carteles, etc., ve a lo prctico y rpido. Las
impresiones te costarn tiempo y dinero, as que limtate a la promocin en la red. En cuanto a lo segundo, cuenta
con empresas con fuerte presencia en la red. No tendrs que encargar los talonarios de entradas porque los
propios invitados podrn comprarlas e imprimirlas en casa, as que es tiempo y dinero que te ahorras.

Y sobre todo, que no cunda el pnico. La mayora de eventos registran la mayor venta de entradas los das o incluso
las horas antes de su comienzo. No obstante, si ves que se acerca la hora X y no hay movimiento, pon en prctica
alguno de nuestros consejos y seguro que el resultado final es positivo.





































Intgrate en equipo de cinco elementos y elaboren un newsletter del evento que les
indique el asesor. Presntalo ante el asesor.

Actividad: 4


105
BLOQUE 3
















































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Diseo de newsletter. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce las caractersticas
valiosas del newsletter en la
promocin de un evento.
Examina y disea la forma de
utilizar al newsletter como
instrumento de promocin para el
evento a realizar.
Muestra creatividad, disposicin
para colaborar en equipo y
respeto a sus compaeros.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Actividad: 4 (continuacin)


106

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Cierre









































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 5 Producto: Cuadro sinptico. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce las caractersticas ms
importantes que tiene la red
para promocionar un evento o
reunin de negocios.
.identifica las estrategias ms
importantes que brinda la red en
materia de promocin de un
evento.
Disposicin para la reflexin y
para establecer conclusiones.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Elabora un cuadro sinptico donde describas las diferentes estrategias que te
brinda la red para promover tu evento.


Actividad: 5


107
BLOQUE 3
Secuencia didctica 2.
Post-evento.

Inicio






































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 1 Producto: Cartel. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina los aspectos ms
importantes en las etapas de un
evento.
Comprende y conoce las etapas en
el desarrollo de un evento de
negocios.
Muestra creatividad y disposicin
para la expresin artstica
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente



Realiza un cartel donde muestres las etapas de un evento, ya sea en una cartulina o
papel bond. Presenta un breve texto de tu trabajo al asesor.


Actividad: 1


108

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Desarrollo

Fase post-evento.

En esta fase encontramos diversas actividades. A continuacin las
enlistaremos y estudiaremos detenidamente las ms relevantes.

Analizar los resultados de la exposicin (evaluacin del evento). (evaluacin del evento). (evaluacin del evento). (evaluacin del evento).
Hacer seguimiento de sus clientes actuales y potenciales a travs de e-
mail, correo directo y visitas personales (agradecimientos). (agradecimientos). (agradecimientos). (agradecimientos).
Cumplimiento de compromisos.
Realizar informe final sobre la exposicin con recomendaciones para
futuros eventos.

La evaluacin del evento.

A travs de la evaluacin, el equipo puede reconocer sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder
corregirlas. A travs de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser ms y ms exitosos cada ao. A
continuacin enumeraremos una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluacin:

1. El evento cumpli con sus fines y objetivos? Por qu s y por qu no?

2. Qu puntos no fueron incluidos en la lista de verificacin?

3. Dado el esfuerzo comprometido en la organizacin del evento, vali la pena o no?

4. Pedir a los participantes informacin acerca del resultado del evento. Averiguar la opinin de los participantes
acerca del evento a travs de una conversacin o de una encuesta.



Como reza la vieja mxima del marketing, slo si puedes medir
algo, podrs mejorarlo. En efecto, una de las herramientas
ms poderosas del marketing consiste en el anlisis de datos
para evaluar el xito de una campaa. Si se busca medir la
eficacia y satisfaccin de un evento, se deben realizar
encuestas tras su finalizacin. Se les debe pedir a los
asistentes su opinin sobre los aspectos ms relevantes del
evento:




La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias: nivel de conocimientos
sobre el tema, inters del mismo, capacidad comunicativa, respeto del
tiempo, trato con el pblico, etc.
La adecuacin de las salas La adecuacin de las salas La adecuacin de las salas La adecuacin de las salas: su tamao, comodidad de los asientos, espacio
disponible, temperatura, iluminacin, posicin y tamao de la pantalla, forma
del escenario, calidad de los equipos de proyeccin y audio, etc.
Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexin a
Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atencin de la organizacin, excursiones, alojamiento, etc.
Cuestiones organ Cuestiones organ Cuestiones organ Cuestiones organizativas izativas izativas izativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, informacin al
asistente durante todo el proceso incluido el da del evento, cumplimiento de horarios, resolucin de
incidentes y fallos, etc.



109
BLOQUE 3
Todo pequeo detalle contribuye al xito o fracaso de un evento, no slo la calidad de los ponentes y de sus
presentaciones. Todos los elementos deben funcionar en sinfona o el evento estar condenado a la mediocridad. Y
los eventos mediocres no inspiran, no se recuerdan, no se repiten.

Encuestas post eventos.

Cmo ha ido el evento? Qu podramos hacer mejor la prxima vez? Qu impacto
podemos esperar entre los asistentes? Las encuestas se han impuesto como un rito
obligado en el proceso de organizacin

Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ideas as as as

Utiliza cam Utiliza cam Utiliza cam Utiliza campos cerrados. pos cerrados. pos cerrados. pos cerrados.
Es ms fcil poner campos abiertos, por ejemplo: qu te ha parecido tal componente del evento?; que
cerrados, por ejemplo: valora de 1 a 10, pero en general, no analizars los campos abiertos.
Slo los campos cerrados pueden traducirse en medias, cifras, datos tangibles. Deja algunos campos abiertos
por que es importante que la gente se pueda expresar, aportar ideas, comentarios. Pero al final ganan los datos
cerrados, que tienen que ser la base de la encuesta.

Encues Encues Encues Encuesta a ta a ta a ta annima nnima nnima nnima.
En cuanto pides a la gente que ponga su nombre, piensan qu me
pasar si pongo comentarios crticos? y por tanto no tienes respuestas
fiables. Haz encuestas annimas, y la gente ser ms honesta.

Cundo realizar la encuesta Cundo realizar la encuesta Cundo realizar la encuesta Cundo realizar la encuesta. .. .
No hay solucin perfecta. Si lo haces in-situ despus de dar caviar a tus
invitados, te pondrn un 10 a todo. Si esperas, pierdes respuestas porque la
gente ya se ha metido en otros temas. Lo recomendable es hacerla una
semana despus del evento para poder tener respuestas ms honestas y
sobre todo, despus de haber digerido los contenidos.

Fue Fue Fue Fuerza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido.
Evita poner un nmero impar de respuestas: un nmero par fuerza a la gente a valorar las cosas de forma
positiva o negativa, ms que neutra.

Que el Que el Que el Que el cuestionario sea corto cuestionario sea corto cuestionario sea corto cuestionario sea corto. .. .
Si haces cuestionarios largos, la gente contestar sin pensar (o no contestar). Pinsalo bien: Es muy probable
que con cinco preguntas tengas la informacin esencial. Haz un filtro para cada pregunta preguntndote: Qu
me aportar, qu har con la informacin as conseguida?. Puede ser que suprimas preguntas intiles.

S a la encuesta para el futuro S a la encuesta para el futuro S a la encuesta para el futuro S a la encuesta para el futuro. .. .
Lo importante en un evento es lo que la gente har luego: que reciban a tu comercial, que pongan en prctica los
conocimientos, etc. Mide esto, con preguntas sobre lo que la gente piensa / aceptara hacer despus del evento.
Ests interesado en asistir a un nuevo evento? es un ejemplo de pregunta ms til que El caf te gust?

Viva la web! Viva la web! Viva la web! Viva la web!
Hacer la encuesta por un sistema online da ms
imagen de profesionalidad, y facilita el tratamiento de
datos. Si utilizas software de registro online, en general
permite realizar encuestas directamente desde all,
utilizando la lista de inscritos. Como sistemas de
registro especficos, puedes utilizar por ejemplo:
surveymonkey, constantconta.com, encuestafacil.com,
portaldeencuestas.com



110

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO



























































Elabora una encuesta para evaluar el evento que indique el asesor, puedes apoyarte en
los sitios indicados anteriormente.

Actividad: 2


111
BLOQUE 3


























































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 2 Producto: Elaboracin de encuesta. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre los aspectos que se
deben cubrir al realizar una
encuesta para que esta sea
efectiva.
Comprende y conoce las
preguntas que debe realizar para
que una encuesta sea exitosa.
Muestra disposicin en la
comunicacin escrita.
Disposicin para establecer
estrategias.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Actividad: 2 (continuacin)


112

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Agradecimientos Agradecimientos Agradecimientos Agradecimientos

Una reunin de negocios no implica nicamente una buena organizacin o planificacin,
tambin incluye otros detalles finales, como la carta de agradecimiento a todos los
participantes por sus aportes.

Una comunicacin bien redactada puede ser el mejor final de una reunin de negocios.
Esta comunicacin escrita consiste en agradecer a los participantes por su contribucin
en el xito de la reunin.

La carta de agradecimiento a los participantes a una reunin de negocios es una carta de
tipo comercial. Debe ser redactada en un estilo formal, teniendo sumo cuidado con la
ortografa, e impresa en una hoja membretada con el logo de la empresa o institucin que
organiz la reunin de negocios.

Esta carta, adems de ser un signo de cortesa, establece un clima de seguimiento o de puertas abiertas con la
persona con la que tuvimos un contacto positivo, ya sea la presentacin a un expositor, asistencia de la prensa,
patrocinador u otra persona, el reconocimiento por la concesin de una entrevista, o cualquier otro motivo.

Como toda carta comercial llevar en la parte superior el nombre y cargo del destinatario, as como el saludo formal.
El cuerpo principal de la carta debe contener el agradecimiento y las razones que conllevan a realizarlo. Se agradece
al asistente, patrocinador, expositor o cualquier otro, el tiempo que le dedic al evento, se debe reitera el entusiasmo
e inters por su asistencia y colaboracin.

La parte final de la carta incluir la intencin de invitarlo a futuro a otras reuniones de negocios. Se debe subrayar el
inters por su asistencia a prximos eventos.

En la parte inferior se colocar la frase de despedida formal, el nombre y cargo de
quien suscribe dicha carta.

Si se percibi inters de parte del asistente, patrocinador, etc., la carta de
agradecimiento servir para reforzar esta buena impresin.

























Sitios Web recomendados:



http://www.modelo-carta.com/






113
BLOQUE 3

Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento:

MEMBRETE DE LA EMPRESA

Ciudad, da, mes, ao

Ing. Aparicio Aparicio
Gerente General
Calzado Beta S.A.
Ciudad
Estimado Ingeniero:

Es grato saludarlo nuevamente, para agradecerle su participacin en la reunin de
negocios El Futuro del Mercado del Calzado en Amrica Latina donde participaron
todos los asociados a la Cmara de Comercio Latinoamericana del Calzado y adems,
para felicitarlo por su excelente ponencia en dicho evento, que ayud muchsimo a los
participantes.

Esperamos contar con usted y su vasto conocimiento en el tema para eventos futuros,
lo cual redundar en beneficio de nuestros asociados.

Atentamente

Gustavo Snchez Alarcn
Gerente General
Cmara de Comercio del Calzado.

Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos


Pago a los proveedores Pago a los proveedores Pago a los proveedores Pago a los proveedores

Definicin de Proveedor: Definicin de Proveedor: Definicin de Proveedor: Definicin de Proveedor: Es la persona que surte a otras empresas con existencias
necesarias para el desarrollo de la actividad.

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (artculos), los cuales sern transformados para
venderlos posteriormente, o directamente si se compran para su venta. Por
ejemplo, una empresa organizadora de eventos necesita de sillas, es decir,
necesita un proveedor de sillas para poder desarrollar su actividad.

Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores: :: :

Se puede pagar al contado a los proveedores en el momento de la entrega del bien, aunque es comn que el pago se
aplace a 30, 60 o 90 das.

Con este aplazamiento, la empresa compradora de existencias busca obtener un tiempo para poder conseguir ms
liquidez (solvencia) realizando su negocio, antes de tener que pagar a su proveedor.


Pago Pago Pago Pago al personal al personal al personal al personal

Por otra parte, tambin debe realizarse el pago al personal utilizado siguiendo los lineamientos de la ley.




114

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Definiciones y clasificacin de salarios Definiciones y clasificacin de salarios Definiciones y clasificacin de salarios Definiciones y clasificacin de salarios

Sueldo: : : : Remuneracin al trabajo que se da por mes o quincena. Este
tipo de retribucin es para trabajos administrativos, profesionales y
directivos.
Jornal: Retribucin que se da por un da de trabajo.
Honorario: Retribucin que se da a la persona por la prestacin de
servicios profesionales. .. .
Salario mnimo: : : : Lo fija el Gobierno, por acuerdo con representantes
sindicales y empresariales, y teniendo en cuenta la coyuntura
econmica y la previsin para el ao.

El salario deber pagarse puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenido o conforme a los usos y
costumbres, sin que el periodo de tiempo a que se refiere el abono exceda de un mes, teniendo el trabajador derecho
a percibir, sin que llegue el da de pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado. En el trabajo a comisin, el
derecho al salario nace en el momento de realizarse y pagarse el negocio que el trabajador ha conseguido.

Actividades tursticas pre/post evento.

La organizacin de un evento de negocios, adems de requerir el traslado,
alojamiento y acreditacin de sus participantes, funciona como el marco ideal para
ofrecer a sus clientes paquetes tursticos. .. .

El organizador de reuniones ofrece propuestas tursticas diseadas a la medida, a
los asistentes a una reunin de negocios.

Cuando se organizan diferentes eventos y convenciones en una ciudad, muchas veces se comete el error de no incluir
en la programacin de las actividades recorridos tursticos en la ciudad o destino turstico a visitar.

Si bien muchos organizadores consideran que las actividades tursticas deben
programarse de forma particular, la realidad es que muchos viajeros que asisten a
este tipo de eventos planifican su viaje de acuerdo a la duracin exacta del mismo,
debido a razones de fuerza mayor como permisos de trabajo, presupuesto, tiempo,
etc. Por lo general los visitantes que desean hacer turismo necesitan prolongar su
estada de uno a dos das adicionales para conocer la ciudad o el destino turstico. Sin
embargo, muchas veces esto no es bien visto por los diferentes centros de trabajo,
jefes de familia y promotores del viaje, debido a que se convierte en un gasto adicional
(ya que no slo hay que pagar los tours sino las noches adicionales de hoteles,
comidas, etc.)

Muchos organizadores creen que con una cena o almuerzo de clausura es suficiente;
sin embargo, ese tipo de actividades no aportan ingresos a la ciudad y no incentivan el
turismo. Por ejemplo, si una convencin dura cinco das, se puede organizar en el
tercer o ultimo da un tour por la ciudad, de esta forma la amistad e interaccin entre el


115
BLOQUE 3
grupo se fortalecer y se asegura que todos los participantes puedan conocer el lugar, haciendo de esta forma el
viaje ms rentable e incentivando el turismo y la actividad econmica del destino.

Para comprender mejor esta necesidad vamos a poner dos ejemplos. En el primero Juan que vive en Madrid tiene
una convencin en Puerto Peasco Sonora, que dura del 8 al 12 de septiembre. El evento es pagado por la empresa
donde trabaja, y se consideran esas fechas como ida y retorno; sin embargo, los organizadores del evento tienen
todos esos das agendados para el evento y no consideran ningn da para hacer turismo, ya que ellos piensan que
eso debe correr por cuenta de los asistentes; Juan desea conocer la ciudad pero el evento se lo impide debido a la
apretada agenda. El decide quedarse un da despus del evento para conocer el lugar, sin embargo esto no es bien
visto por sus jefes, ya que slo se consideran los das del evento. Supongamos que Juan logra que su pasaje de
retorno sea un das despus del evento pero igual tendr que pagar una noche adicional de hotel y pagar sus
comidas (lo cual significa gastos extras). Como podemos apreciar, la situacin se complica. Sin embargo, ms
complicado e ilgico es pensar que una persona viaje desde tan lejos y tan slo conozca el hotel de la ciudad.

En este segundo ejemplo los organizadores del evento comprenden
esta problemtica y deciden dar una tarde libre (11 de septiembre)
para que los participantes hagan turismo. En esta situacin Juan
estar mucho ms cmodo, debido a que el alojamiento de ese da
est incluido en su itinerario, podr conocer mejor al grupo y sobre
todo la ciudad, adems no tendr ningn problema con sus jefes
debido a que esta tarde libre est dentro de la programacin y no
se convertir en un gasto adicional significativo.

Por lo anterior, concluimos que los organizadores del evento son los que poseen la capacidad para poder hacer que
los visitantes realmente hagan turismo en la ciudad de una forma adecuada, al programar una tarde libre en medio del
evento. Todos ganan: los visitantes porque conocen el lugar; los organizadores, porque logran un grupo mejor
integrado, y sobre todo, gana la ciudad debido a los ingresos obtenidos por el turismo.

Sugerencias Sugerencias Sugerencias Sugerencias

En algunas ciudades se cuenta con una amplia seleccin de hoteles, dotados de modernas instalaciones para
reuniones, una amplia gama de servicios y actividades de ocio, y gastronoma para todos los gustos.

Lugares de celebracin alternativos incluyen edificios histricos, resorts, campos de golf, plazas de toros, campos y
centros deportivos, spas, balnearios, museos, galeras de arte, circuitos de carreras, puertos deportivos, yates,
cruceros, veleros, viedos, bodegas, terrazas, jardines botnicos, casinos, haciendas, restaurantes, bares,
discotecas, etc.

Pueden ofrecerse los siguientes servicios:

Manejo de alojamiento.
Traslados: recibimiento y traslados aeropuerto/hotel/aeropuerto y
traslados dentro y fuera de la ciudad.
Apoyo en actividades tursticas en el marco de los eventos, programas
para acompaantes, tours pre y post evento: city tour, tour de compras,
etc.
Circuitos tursticos diseados segn su necesidad de viaje y estilo de vida.

Sitios Web recomendados:


http://www.sonoraturismo.gob.mx/


116

CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

























































Intgrate en equipo de cinco elementos y elabora un plan turstico dirigido a los
asistentes a un evento de negocios (indicado por el asesor) realizado en una ciudad
sonorense determinada por tu asesor.


Actividad: 3


117
BLOQUE 3












































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 3 Producto: Plan turstico. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica que atractivos
tursticos se deben promocionar.
Distingue los aspectos tursticos
del lugar que resultan ms
atractivos y adecuados para los
asistentes a un evento de
negocios.
Muestra disposicin para el
trabajo en equipo, as como para
el anlisis y la creatividad.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente







Actividad: 3(continuacin)


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CMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Cierre













































Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin
Actividad: 4 Producto: Carta de agradecimiento. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce la manera de elaborar
una carta de agradecimiento.
Identifica y reconoce la importancia
de realizar un agradecimiento por
escrito cuando concluye el evento.
Apertura en la comunicacin
escrita.
Autoevaluacin
C MC NC
Calificacin otorgada por el
docente




Elabora una carta de agradecimiento dirigido a un asistente, patrocinador o
colaborador del evento realizado.

Actividad: 4


119
BLOQUE 3
Bibliografa


Barmetro de la Organizacin Mundial del Turismo, Junio de 2009 Un vistazo rpido a las modas Clave.
http://www.unwto.org/facts/eng/pdf/barometer/UNWTO_Barom09_2_en.pdf .

Consejo de Promocin Turstica de Mxico, Turismo de Reuniones.
http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones.

Consejo de Promocin Turstica de Mxico, Turismo de Reuniones.
http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones.

Corral, Rodrigo, Lo que todo desarrollador debera saber sobre eventos en .NET. Editorial Krasis 2009.

De Correas Snchez Gerardo. Protocolo para empresas, la organizacin de eventos ante las nuevas necesidades en
las entidades. 2009.

De la Fuente, Carlos. Protocolo para eventos: tcnicas de organizacin de actos 1. Editorial Trillas, 2007.

De Rivas Jarcia, Jess. Organizacin, gestin y creacin de de empresas tursticas (2 ed.) 2011.

Gurra, M. Introduccin al turismo. Editorial Trillas, 1991.

Instituto Mexicano de la Investigacin Turstica. Historia del Turismo moderno en Mxico. IMIT, 1980.

Lebrero Mabel Alejandra, organizacin integral de eventos Abordaje pedaggico y multidisciplinario. Editorial data
eventos, 2008.

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Maure Agero, G. Definiciones y tendencias del turismo de eventos" en Contribuciones a la Economa, N 82, julio
2007. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/2007b/gma.htm.

Muoz de Escalona, F. El turismo explicado con claridad. Edicin electrnica gratuita. 2007. Texto completo en
www.eumed.net/libros/2007c/.

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Pea, Guzmn DIana, Congresos, convenciones y reuniones. Editorial Trillas, 2009.

Ramos, Gastn El Turismo de Negocios en Mxico
http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/ariculogaston/articulos1.html.

RIFAI, TALEB El turismo internacional encarrilado hacia la recuperacin despus de un 2009 extraordinariamente
difcil en el sitio web http://www.unwto.org/media/news/sp/press_det.php?id=5361.

Rionda Ramrez, J.I. :(2009) Citas fundamentales para comprender la historia econmica moderna de Mxico, Edicin
electrnica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2009d/617/ .

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Trillas. 2009.

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