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1 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

]

































Herramientas para la productividad
EXCEL 2010
SEMANA 5


2 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]


ESTRUCTURA DE DATOS

Conceptos básicos de bases de datos
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar
información. Al crear una base de datos se deben seguir las
instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y
cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de
un campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados
en él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres
de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen fórmulas o
funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos
Tamaño de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de cálculo.
Ubicación de los nombres de los campos: La primera fila deberá
contener los nombres de los campos o también se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser
valores de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255
caracteres.
Registros: Cada registro deberá tener los mismos campos, pero no es
necesario insertar datos en cada campo.


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Uso de Mayúsculas: Se puede usar mayúsculas o minúsculas y
cualquier tipo de formato.
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de cálculo y
posteriormente en programas para bases de datos.


Para el manejo de Base de Datos es necesario tener en cuenta varios
factores y parámetros que influyen en el momento de realizar
operaciones entre ellas.
Los problemas más comunes que podemos encontrar en una base de
datos son:
 Espacios en los nombres de los campos.
 Los datos de los campos no son uniformes y/o contienen espacios.
 Los tipos de datos (fecha, números, textos) no son uniformes.
 Celdas combinadas.
 Campos repetidos.


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Cuando hablamos de los tipos de datos encontramos que dentro de una
hoja de cálculo se pueden manejas datos de tipo número, texto, fecha y
hora.
La mayoría de tipo de datos depende de la configuración de cada
máquina, es decir los tipos de datos numéricos cuando se manejan
decimales, depende del separador de lista que este en la configuración
de la máquina que puede ser coma o punto y coma. Esta configuración
se puede personalizar desde el panel de control, configuración regional y
personalizar.




En esta ventana es posible establecer el formato de fecha que se
empleara y este cambio se verá reflejado en programas como Excel.


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Al hacer clic en configuración adicional aparece una caja de dialogo que
permite establecer las opciones para los tipos de datos numéricos, como
por ejemplo el separador de lista, el símbolo decimal y el formato de
números negativos entre otros.


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Tipo de Dato Numérico: Es importante tener en cuenta que los datos
numéricos cuando se ingresan a Excel, estos deben quedar alineados a
la derecha, es decir si se ingresa 0,5 en una celda y este queda hacia la
izquierda de la celda, significa que el numero lo está tomando como
texto y no funcionará para operaciones matemáticas, para esto es mejor
siempre utilizar el punto del teclado numérico el cual está configurado
como número. Recuerde que puede ser coma (,) o punto (.), recuerde
también que los números se ingresan en Excel sin puntos ni comas para
separar millares a no ser que se necesiten los decimales.

Tipo de Dato Fecha/hora: Las fechas en Excel se deben ingresar día,
mes y año, teniendo en cuenta que esto puede variar dependiendo de la
configuración regional, mencionada anteriormente. Las fechas dentro de
las funciones como la función Si es necesario digitarlas dentro de la
función fecha, es decir se debe digitar =fecha(año;mes;día) pero si las
fechas las vamos a utilizar para operaciones matemáticas interactuando
entre las celdas no es necesario ingresarlas como función. Cuando se
ingresan las fechas o las horas dentro de una celda de Excel estas
también deben quedar alineadas a la derecha, de lo contrario no se
podrán operar con ellas; si se necesita restar dos fechas es necesarias
ingresarlas entre “comillas” ejemplo en la celda C8 está escrito


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02/02/2010 y necesitamos saber cuántos días hay de diferencia entre el
1 de Julio del 2010 y la fecha de la celda C8, se debe digitar entre “” de
lo contrario el signo / lo toma como dividido Ejemplo ="01/07/2010"-
C8.

Crear fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas.
Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuación:
 Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.
 Digitar el signo igual.
 Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará
la dirección de la celda. Ejemplo: B11.
 Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
 Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar
<ENTER>.

Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:
1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de
construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-
D10)/B8.
Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede
Recurrir a varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de
texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.


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Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que
contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz,
que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que
se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar
automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará
las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a
la izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar
dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando
la opción Pegado especial que se explicó anteriormente.
Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido
de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se
pulsa la tecla <SUPR>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha
referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es
copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la
posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la
fórmula quedará (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda
referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de
copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del
número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la
fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.


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(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de
copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula
en forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser
constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia
absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar
completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se
desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias
absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4,
para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total
(columna F) por el % IVA (celda B1).



En la celda G4 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo,
al copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la
fórmula cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5
corresponde al subtotal y B2 esta en blanco. Entonces es necesario
mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula
todos los subtotales se multipliquen por B1.
Operaciones Matemáticas:

En Excel es posible trabajar operaciones básicas como son sumas, restas,
multiplicaciones y divisiones, operaciones entre celdas, por ejemplo al sumar:
A1+A2+A3-A4 y el resultado es 19.



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Cuando se trabajan operaciones básicas entre celdas es necesario tener cuidado con el
uso de paréntesis es decir si necesitamos sumar y restar entre celdas el uso o no de
paréntesis no afectaría la formula pero entre multiplicaciones y divisiones debemos
tener cuidado en usarlos o sino la formula nos dará un valor que no corresponde al
real.
Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8


Pero al hacer la misma operación pero encerrando entre paréntesis la suma el
resultado es 2.9


En el primer caso la celda A4 esta dividiendo solamente el ultimo valor es decir la
ultima celda seleccionada en este caso A4, en el segundo ejemplo al encerrar entre
paréntesis la suma de las tres celdas obliga a que internamente se realice la suma y el
resultado completo de esa operación la divida entre 10 que es el valor que se
encuentra en la celda A4.
También es posible realizar estas operaciones o las funciones entre hojas o entre
libros hay que tener en cuenta que cualquier cambio que se haga en las celdas
dependientes este se ve reflejado automáticamente en las celdas resultado que
dependan de ella.
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en la celda A1 de la Hoja1 + el
valor de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la celda B2 de la Hoja3.
La sintaxis de la formula queda:


Operaciones entre libros:
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la celda A1 de la
Hoja1 + el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la
celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:





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Funciones:
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee
Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero,
matemático, lógico, de búsqueda, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir
parámetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o
utilizar las bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.



Bibliotecas Comunes

Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la función requerida en una
forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra
un gran número de funciones organizadas por categorías: Insertar
Función, Autosuma, Recientes, Financieras, Lógicas, Texto, fecha y
hora, Búsquedas y referencias, Matemáticas y trigonométricas y mas
funciones.
Cada categoría presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequeña definición o ayuda de lo que realiza esa función,
en el momento de detectar cual es la función que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parámetros para utilizar esa
función.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones
la categoría Lógicas y la función si, al ubicarnos encima de esta nos
presenta la sintaxis que se debe emplear y la definición de la función
lógica si, al hacer clic sobre ella, aparecerá una ventana pequeña
solicitando los valores para cada parámetro y asi completar la función de
acuerdo a lo que se necesite.


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El botón Insertar Función abre una caja de dialogo que contiene
las funciones de Excel.


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En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una
categoría, en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y
la definición de la función.

Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de
Insertar función que se encuentra en la barra de funciones
y al hacer clic aparece la misma caja de dialogo
mencionada anteriormente.


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Caja de dialogo Insertar Función
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.
Si selecciona Todas en el cuadro Categorías de funciones, se presentará
una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier
otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus
categorías asignadas, o en la categoría Definidas por el usuario si no se
asignan otras categorías.

Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están
disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las
funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de
macros está activa. El área de presentación describe la función
seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana
correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los
parámetros o argumentos de la función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin
realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni en la celda
seleccionada.


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Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se
seleccione en el paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado
derecho un botón que permite ocultar temporalmente la ventana de
la función para seleccionar el valor correspondiente si éste se encuentra
en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los
argumentos requeridos, el valor calculado para la función aparece al
final de los argumentos de la función en la línea Resultado de la Fórmula
=.

Escribir funciones directamente en la celda
Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda
donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el
nombre de la función anteponiendo el carácter “=”, y entre paréntesis
se escriben los parámetros respectivos separados por coma.
=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
El parámetro de la función es:
=ENTERO(número)
PRODUCTO: Multiplica todos los números que son argumentos y
devuelve el producto.
=PRODUCTO(número1,número2...)
Ejemplo:


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FORMULA RESULTADO
=PROMEDIO(C2:C6) 4,2 EL PROMEDIO ES
DE 4,2
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6) 4 REDONDEA EL
PROMEDIO A 4

SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condición
especificada.
PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la
condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarán. (Rango del
criterio).
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se sumarán. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarán. Si se omite
este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el mismo
rango de la suma.
Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarán. Si se
omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el
mismo rango del promedio.
Ejemplo:


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Por ejemplo, se necesita sumar los totales de las cantidades mayores a
4, la fórmula que se debe ingresar es:
=SUMAR.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es 245.000

Si se necesita el promedio de los totales cuyas cantidades sean mayores
a 4 la fórmula que se debe ingresar es:
=PROMEDIO.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es: 122.500
CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que cumplen una condición
especificada.
Los parámetros de esta función son.
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarán.
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se contarán. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Ejemplo:
Se necesita contar cuantos productos vendieron más de 2 unidades, la
sintaxis de la formula seria de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más de
una condición.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a
la condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2
_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Ran
go2_criterio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)
Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarán.
Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarán.
Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio


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Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Ejemplo:
Se necesita hallar el total de los artículos que empiezan por la letra “T”
de aquellos en donde la cantidad sea mayor o igual a 2.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 285.000,00.
Promedio del total de ventas de los artículos que empiezan por la letra
“T” con cantidad vendida mayor o igual a 2
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 142.500,00 .
CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más de
una condición.
Los parámetros de la función es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
Número de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con
cantidades mayores o iguales a 1.
Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes
pasos:
1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la función.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Seleccionar la categoría de la función así:
CATEGORIA FUNCION
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si.conjunto
Estadísticas. Promedio.si
Estadísticas. Promedio.si.conjunto
Estadísticas. Contar.si
Estadísticas. Contar.si.conjunto

Seleccionar la función deseada. Para el ejemplo se hallará el promedio
de ventas realizadas de los artículos que comienzan por la letra “T” de
las cantidades mayores o iguales a 2.
4. Seleccionar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
5. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la función.


19 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]


6. Clic en Aceptar.

Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida
en mayúsculas.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
mayúscula y Aceptar.
MINUSC: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada
celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos
a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida
en minúsculas.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Minusc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
minúscula y Aceptar.
NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la primera
letra de cada palabra quedará en mayúscula y las demás en minúscula.


20 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información con la
primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúscula.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Nompropio y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas y/o
cadenas de texto a concatenar y Aceptar.


Nota: Para generar espacios o caracteres especiales entre el contenido
es necesario digitar el espacio o el carácter especial entre comillas.
LARGO: Permite contar el número de caracteres de una cadena de texto.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará el valor numérico de la
cantidad de caracteres existente en una celda.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Texto.


21 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

4. Marcar la función Largo y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el
resultado es VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Función(valor)
ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una
celda vacía o no.
ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.
ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error
#¡REF!,#¡VALOR!;#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, ó #N/A.
ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lógico es
decir verdadero o falso.
ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es número.
ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.

Funciones Financieras
Función VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un
pago futuro o una serie de pagos futuros.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función VA y Aceptar
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado del valor actual y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Roberto Fernández está proyectando pagar su primer semestre de
carrera en la universidad. Comenzará a ahorrar en una entidad que le
ofrece una tasa de interés del 23% anual. ¿Cuanto debe depositar hoy
por una sola vez para alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 años?
Respuesta: Aplicando la función VA e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el
señor Roberto Fernández debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es
de $ -2.901.873,16. El valor aparecerá en Excel en color rojo y con
signo negativo porque representa el egreso que el señor Roberto
Fernández debe realizar para obtener el ahorro que necesita.


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Función VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o
una serie de cuotas uniformes.
Para utilizar esta función, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función Vf y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el
resultado del valor futuro y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que
produce el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad ¿cuánto se
tendrá ahorrado dentro de 4 años?
Respuesta: Aplicando la función VF e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se
obtendrá en la cuenta dentro de 4 años es de $1.772.268. Para este
caso en el parámetro Va se antepone el signo – y el valor futuro quedará
positivo.


23 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]


Función PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma
presente o una suma futura.
Para utilizar esta función, se deben realizar los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función Pago y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el
resultado del pago y Aceptar.
El parámetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
¿Cuanto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar
dentro de 36 meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de
interés del 3% mensual?
Respuesta: Aplicando la función PAGO e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se
debe ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de
$3.500.000 es de $ -55.313,28.


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Función TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de interés
pagado por periodo de un préstamo o de una inversión.
Para utilizar esta función, se deben seguir los pasos descritos a
continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá la tasa.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función Tasa y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado de la tasa y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira
$2.300.000 el último mes ¿A qué tasa de interés ahorró?
Respuesta: Aplicando la función TASA e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al
que se ahorró mensualmente es de 1,53%.


25 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]



Función NPER: Se utiliza para hallar el número de pagos realizados en
una inversión.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el número de periodos.
2. Presionar clic en el icono insertar función
3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función Nper y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el
resultado del número de periodos y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000
después de haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de
2.5% mensual. ¿Cuánto se debe esperar?
Respuesta: Aplicando la función NPER e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se debe
esperar para retirar de la cuenta $70.000, después de haber depositado
$10.000 a una tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.


26 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]



Formatos de Tabla
Permite dar formato de manera rápida a un conjunto de celdas
convirtiéndolo en una tabla con un estilo predefinido, estilos rápidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de
filas y totales, la primera y última columna, y las filas y columnas con
bandas.
Seleccionar un estilo de tabla
Dentro de la hoja de cálculo se debe seleccionar el rango al que se
necesita aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener información
o estar el rango en blanco.
Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que
contiene los datos que deseamos convertir a tabla.
En la ficha Inicio  Grupo de Estilos  Dar Formato como tabla.



27 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]


Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.
Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla,
si corresponde al rango que habíamos seleccionado hacemos clic en
Aceptar y si la tabla contiene encabezados se habilita la casilla de
verificación.


28 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]


Y la apariencia del rango en la hoja de cálculo será de la siguiente
manera.

Crear un estilo de tabla personal
Se puede personalizar un estilo aunque este estilo solo se podrá usar
´para el libro actual, es decir si se abre otro archivo o libro este estilo
no aparecerá.
Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opción Dar
Formato como Tabla.
En la parte inferior de las opciones aparece un botón Nuevo estilo de
tabla…

Aparece una caja de dialogo que permitirá crear el nuevo estilo, en
Nombre digitar el nombre del estilo a crear y en la parte inferior de la
ventana seleccionar cada elemento que conforma la tabla, seleccionar el
elemento y clic en formato, de esa manera se personaliza, por ejemplo


29 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

hemos creado un estilo llamado Elegante para ese estilo necesitamos
que este resaltado el relleno de la primera franja de columnas y de filas
de color rosado, y la primera columna de color de color gris en el
relleno.
Se puede seleccionar un color para la fuente, el borde o el relleno.


La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.


30 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]


Al hacer clic en la Ficha Inicio dentro de las opciones Dar formato
como tabla ya aparece el nuevo Estilo Elegante dentro de los estilos
personalizados.


Para eliminar el estilo personalizado con el botón derecho del mouse clic
en Eliminar.
Quitar estilo de tabla
Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de
opciones se activa una ficha Diseño dentro de las opciones
Herramientas de tabla, en el grupo de Estilo de tablas en el botón
Más


31 [ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]


Clic en Borrar
Dentro de esta ficha es posible también establecer opciones de estilo
de tabla, que permite establecer formatos especiales para los
encabezados y/o totales de las tablas.