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Diseño de Sistemas Informativos

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Sistemas Administrativos (FCAD - UNER)
Lic. Fabián G. Tisocco 1
DISEÑO DE SISTEMAS INFORMATIVOS I – SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Lic. Fabián G. Tisocco
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACI FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓ ÓN N
UNIVERSIDAD NACIONAL DE ENTRE R UNIVERSIDAD NACIONAL DE ENTRE RÍ ÍOS OS
UNIDAD I
UNIDAD I
SISTEMAS Y MODELOS SISTEMAS Y MODELOS
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Noción de Sistemas
“Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para
lograr un objetivo común” (James A. Senn)
“Conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre
sí, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de
modo más o menos estable y cuyo comportamiento global
persigue, normalmente, algún tipo de objetivo” (M. Arnold y F. Osorio)
“ Un sistema es un conjunto de componentes (elementos)
interrelacionados y sus atributos que interactúan entre sí, con un
objetivo determinado” (Jorge Volpentesta)
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Origen: Teoría General de Sistemas (1950)
Biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, para quien la
TGS debería constituirse en un mecanismo de integración
entre las ciencias naturales y sociales.
Surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los
enfoques analítico - reduccionistas y sus principios
mecánico-causales.
El principio clave en que se basa es la noción de totalidad
orgánica.
Modelo general de Sistemas
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Contexto o Ambiente.
Límites – Frontera.
Entradas y Salidas.
Subsistemas – Sistema - Suprasistema
Retroalimentación – Feed Back
Elementos del modelo general de Sistemas
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Límites del sistema
Separan y demarcan el ambiente respecto del
sistema: (Un sistema existe dentro de sus límites y todo lo
que está fuera de ellos constituye su ambiente).
Subjetividad en su determinación. (visión del
analista – observador).-
Se identifica por el grado de control ejercido
sobre el elemento.
Determinante de todo el trabajo a realizar
(durante el desarrollo del Proyecto).-
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PRODUCCIÓN
COMPRAS
TESORERÍA
ADMINISTRAC.
VENTAS
STOCK
LÍMITE
CONTABILIDAD
SUBSISTEMAS
(Integran el Sistema
definido)
SUBSISTEMAS
(Fuera del sistema)
Delimitación del sistema
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
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Las entradas del sistema
Insumos o impulsos que desde el exterior
ingresan al interior del sistema
Son la fuerza de arranque o partida del sistema
Entradas tangibles (materias primas – documentación -
mercado - tecnología – personal – insumos – partes – energía -)
Entradas intangibles (Ideas - Imagen - Patentes - Cultura
– valores – rumores – reclamos – información – amenazas -
oportunidades)
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Las salidas del sistema
Son los resultados del plan de acción
salen del sistema a un sistema exterior
(Productos elaborados - Servicios prestados - Impuestos
pagados - Información - Regulaciones de la conducta -
Influencia en el modo de vida de la sociedad).
SALIDAS FINALES
SALIDAS INTERMEDIAS
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Sistema - Subsistemas - Suprasistema
Subsistemas: división y composición de nuestro
sistema – sistemas menores.
Suprasistema: parte de otros sistemas -integración
con el entorno - universo.
SALIDAS ENTRADAS
SISTEMA
SUPRASISTEMA
SUBSISTEMAS
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Concepto y elementos de sistemas en seres
vivos
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Concepto y elementos de sistemas en SI y redes
sociales
Retroalimentación
Es la respuesta del contexto que actúa y
modifica el comportamiento de la organización.
Función que compara los OUTSPUTS o resultados con
un plan preestablecido.
Genera información a través de la función de control.
Busca la adecuación a planes previamente establecidos.
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Retroalimentación
Feed-back. Mecanismo de auto-corrección y
aprendizaje para el sistema.
El entorno modifica una salida y ésta influye en la
próxima entrada.
Reclamo de clientes asentado en el libro de
quejas.
Informe de errores de suma en planillas de
facturas pendientes comunicado por un proveedor.
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SALIDAS ENTRADAS SISTEMA
Retroalimentación / Feed Back
RETROALIMENTACI RETROALIMENTACI RETROALIMENTACI RETROALIMENTACIÓ ÓÓ ÓN NN N
Nuevas entradas – auto-corrección
Control - comparación con lo
preestablecido, planificado o
con los estándares fijados
Retroalimentación
Negativa Equilibrio /
Autorregulación /
Homeostasis
Retroalimentación
Positiva Refuerzo
de las variaciones /
Circularidad
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COMPRAS
TESORERÍA
ADMINISTRAC.
VENTAS
CONTABILIDAD
Ambiente o Entorno
SISTEMA
Elementos del modelo de Sistemas
Subsistemas
Entradas y Salidas
Límite
Retroalimentación
Representación gráfica de los elementos analizados:
Subsistema de Frontera
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Propiedades de los sistemas
ENTROPIA: tendencia de los sistemas a una progresiva
desorganización producto del desgaste que el sistema presenta por el
transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Hay sistemas
que temporalmente revierten esta tendencia al aumentar su organización y
su homogeneización con el ambiente.
En un sistema cerrado la entropía siempre es positiva. Sin embargo en
los sistemas abiertos, la entropía puede ser reducida o mejor aun
transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización y
de capacidad para transformar los recursos..
EQUILIBRIO: La mantención del equilibrio en sistemas abiertos
implica necesariamente la importación de recursos provenientes del
ambiente. Estos recursos pueden consistir en flujos energéticos,
materiales o informativos.
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Propiedades de los sistemas
EQUIFINALIDAD: un sistema vivo a partir de distintas condiciones
iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. Puede
alcanzarse el mismo estado final, la misma meta, partiendo de diferentes
condiciones iniciales y siguiendo distintos itinerarios en los procesos.
MULTIFINALIDAD: es el proceso inverso, es decir, condiciones
iniciales similares pueden llevar a estados finales diferentes.
HOMEOSTASIS: especialmente referido a los organismos vivos, es la
capacidad de adaptación y su nivel de respuesta al contexto. Los
procesos homeostáticos operan ante variaciones de las condiciones del
ambiente, corresponden a las compensaciones internas al sistema que
sustituyen, bloquean o complementan estos cambios con el objeto de
mantener invariante la estructura sistémica, es decir, hacia la
conservación de su forma.
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Propiedades de los sistemas
SINERGIA: Todo sistema es sinérgico en tanto el examen de sus
partes en forma aislada no puede explicar o predecir su
comportamiento. La sinergia es, en consecuencia, un fenómeno que
surge de las interacciones entre las partes o componentes de un
sistema (conglomerado). Este concepto responde al postulado
aristotélico que dice que "el todo no es igual a la suma de sus partes".
PERMEABILIDAD: mide la interacción que este recibe del medio, se
dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será más
o menos abierto. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi
nula se denominan sistemas cerrados.
ADAPTABILIDAD: es la propiedad que tiene un sistema de aprender
y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las
modificaciones que sufre el contexto. Para que un sistema pueda ser
adaptable debe tener y fluido intercambio con el medio en el que se
desarrolla.
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Clasificación de Sistemas
SISTEMAS ABIERTOS (generan intercambios con el entorno,
importan y procesan elementos (energía, materia, información).
Es una característica propia de todos los sistemas vivos.
Ejemplos: organizaciones en general, seres vivos, familia,
grupos, equipos.
SISTEMAS CERRADOS (cuando ningún elemento de afuera
entra y ninguno sale fuera del sistema). El término sistema
cerrado es también aplicado a sistemas que se comportan de
una manera fija, rítmica o sin variaciones, como sería el caso de
los circuitos cerrados
SEGÚN SU RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE:
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Clasificación de Sistemas
SEGÚN SU NATURALEZA:
Sistemas concretos: sistema físico o tangible. Ejemplos: equipo
de sonido, edificio, pájaro, guitarra, elefante, instalación.
Sistemas abstractos: sistema simbólico o conceptual. Ejemplos:
sistema binario, idioma español, creencias.
SEGÚN SU ORIGEN:
Sistemas naturales: sistema generado por la naturaleza.
Ejemplos: ríos, mares, bosques, moléculas de agua, plantas,
Sistemas artificiales: sistema producto de la actividad humana;
son concebidos y construidos por el hombre. Ejemplos: tren,
avión, marcapasos, computadora, celular, automóvil,
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Clasificación de Sistemas
SEGÚN SUS RELACIONES:
Sistemas simples: sistema con pocos elementos y relaciones.
Ejemplos: Juego de billar, péndulo, palanca, lapicera, termo.
Sistemas complejos: Sistema con numerosos elementos y
relaciones entre ellos. Ejemplos: Cerebro, universidad, cámara
fotográfica.
SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO:
Sistemas estáticos: sistema que no cambia en el tiempo.
Ejemplos: piedra, vaso de plástico, montaña.
Sistemas dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo.
Ejemplos: universo, átomo, la tierra, hongos, seres vivos.
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ENTORNO O CONTEXTO ENTORNO O CONTEXTO ENTORNO O CONTEXTO ENTORNO O CONTEXTO
SALIDAS ENTRADAS SISTEMA
L LL LÍ ÍÍ ÍMITE MITE MITE MITE
Límite y Frontera de los sistemas
Frontera: ubicada dentro de los límites del
sistema, es parte del mismo. Gran interrelación con el
entorno.
Para algunos autores el concepto se asimila con el
de límite.
FRONTERA FRONTERA FRONTERA FRONTERA
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La organización como sistema abierto
• La organización es un sistema de sistemas
creado por el hombre y que mantiene una
interacción dinámica con el ambiente, influye
sobre él y recibe influencias, tiene entradas o
insumos, un proceso o plan de acción que los
transforma esas entradas en resultados.
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Ambiente o Entorno organizacional
SISTEMA
ORGANIZACIÓN
Insumos y
Materias Primas –
Partes - Energía
Ejemplos de entradas y salidas en una
organización
Valores – Pagos –
Retribuciones –
Cobranzas
Recursos Humanos –
Capacitación -
Formación
Información
Noticias - Rumores
Deshechos
Productos y Servicios
Tecnología e
Innovación
Pedidos – Reclamos
Quejas - Soluciones
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La organización como sistema
ENTORNO O
CONTEXTO
SALIDAS ENTRADAS
SISTEMA
ORGANIZACIÓN
LÍMITE
SUBSISTEMAS
RETROALIMENTACIÓN
FRONTERA
SUPRASISTEMA
Representación gráfica de los conceptos de sistemas aplicados a las organizaciones:
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Las organizaciones como sistemas Las organizaciones como sistemas
Turismo
Educación
Industrias - manufacturas
Actividad gremial
Organismos
públicos
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El entorno de las organizaciones
“ Es el conjunto de todos los elementos o actores
externos a la organización que son pertinentes y
relevantes para su actuación.”
“ ... Es una invención arbitraria de las
organizaciones, pues la empresa elige entre una
gran variedad de dimensiones ambientales los
elementos que define como importantes...”
El entorno de las organizaciones
(Otras denominaciones)
Entorno.
Ambiente.
Contexto.
Escenario.
ORGANIZACIÓN
Entorno Entorno Entorno Entorno
General General General General
Macroambiente Macroambiente Macroambiente Macroambiente
Entorno Entorno Entorno Entorno
Pertinente Pertinente Pertinente Pertinente
Entorno No Entorno No Entorno No Entorno No
Pertinente Pertinente Pertinente Pertinente
Entorno Espec Entorno Espec Entorno Espec Entorno Especí íí ífico fico fico fico
Microambiente Microambiente Microambiente Microambiente
Nuevo concepto: Stakeholders – Grupos de Interés – Partes Interesadas
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Elementos componentes del entorno
Factores sociales
Factores culturales
Factores económicos.
Factores políticos.
Factores tecnológicos.
Factores legales.
Factores globales.
Diferenciación del entorno
Entorno General o No Pertinente: formado por
las condiciones del entorno que pueden afectar a la
organización pero cuya importancia no es muy
clara.
Entorno Específico o Pertinente: parte del
ambiente que está directamente relacionada con la
consecución de la metas de la organización.
Elementos que pueden influir positiva o
negativamente en la eficacia de una organización.
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Micro y Macro Ambiente
Microambiente:
Proveedores.
Competidores.
Clientes - Consumidores - Compradores
Canales de distribución.
Macroambiente:
Economía.
Ecología.
Demografía.
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ORGANIZACIÓN
El Entorno de las Organizaciones
(AFIP – D.G.R. – Municipio)
Proveedores de
Insumos
Organismos de
Contralor
Prestadores de
Servicios
Universidades
Clientes
Competidores
Org.Internacionales
Asesores Externos
Consumidores
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Las Dimensiones del Entorno
(Cambio)
Aspectos a analizar:
Aceleración de los procesos de cambio.
Proceso de globalización.
Mayor impacto sobre la vida organizacional.
Frecuencia (períodos de tiempo en el que se
producen los cambios)
Intensidad (fuerza, importancia, grado de
impacto).
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Las Dimensiones del Entorno
(Complejidad)
La complejidad está determinada:
Número de elementos componentes.
Los atributos de dichos elementos
Las relaciones entre dichos elementos.
El grado de organización de los mismos.
SISTEMA ELEMENTOS ATRIBUTOS RELACIONES ORGANIZACIÓN
E
m
p
r
e
s
a

A
Clientes
Proveedores
Empresas
competidoras
Aliados
Comerciales
Normas
Organos de
contralor
Valores.
Exigencias,
condiciones o
requisitos.
Edad o
Antigüedad.
Grado de
innovación.
Calidad.
Personalidad.
Acuerdos entre
empresas
Convenios con el
Estado
Patrocinios
Ayuda o asistencia
Compras conjuntas
Trabajo en red
Nivel de
formalización
Buena
administración de
recursos
Uso de
herramientas
Orden
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Las Dimensiones del Entorno
Incertidumbre
Condiciones de la incertidumbre:
Falta de información acerca de los factores
ambientales.
Imposibilidad de asignarle probabilidad de
influencia para el éxito o fracaso en una
decisión.
Falta de información con respecto a los costos
relacionados con una decisión o acción
incorrecta.
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El estudio del Entorno
La Matriz FODA
Consiste en evaluar las Fortalezas y
Debilidades que están relacionadas con el
ambiente interno de una organización (recursos
humanos, técnicos, financieros, tecnológicos) y
las Oportunidades y Amenazas que se refieren al
entorno o ambiente externo de la misma.
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Consideraciones generales para la
elaboración de la matriz
El análisis FODA no puede ser hecho "en el vacío“
depende de quién lo está haciendo y para qué.
Es valioso sólo si se consideran:
la estrategia,
la cultura,
los recursos,
los mercados,
y la administración.
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Fortalezas y debilidades
Extraído de ¿Cómo hacer una matriz FODA? Alberto Levy
FORTALEZAS
DEBILIDADES
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El uso de modelos en el análisis de sistemas
CONCEPTO DE MODELO
Una representación simplificada de una
realidad física o ideal
Utilidad:
Para predecir
Para comunicar
Para controlar
Para pensar
Para enseñar
No podemos estudiar
o analizar la realidad tal cual es,
sin realizar una abstracción
(debido a la complejidad
de la misma).
Necesidad del uso de modelos
Hacen posible el tratamiento racional de fenómenos
complejos y permiten entender los problemas y predecir
su comportamiento.
Para entender el funcionamiento de las organizaciones
y trabajar sobre sus problemas es necesario servirse de
modelos adecuadamente descriptivos y representativos de
la problemática organizacional.
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Necesidad del uso de modelos
EJEMPLOS DE MODELOS (utilizados en la administración de
organizaciones):
Organigramas
Proyectos de Inversión
Estados Contables
Planes y Manuales de Cuentas
Cursogramas - Diagramas de Bloque
Diagramas de Flujo
Manuales
Entrevistas y Cuestionarios
Diagramas de Pert
Matriz FODA - BCG
Necesidad del uso de modelos
OTROS EJEMPLOS DE MODELOS:
Partituras musicales
Maquetas - Planos y proyectos de obras
Mapas de una ciudad.
Histogramas - Gráficos de barra.
Pinturas, dibujos, caricaturas.
Fotos, videos, imágenes.
Programas, calendarios, índices.
Simuladores.
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Bibliografía de consulta para Unidad 1
Franco, Jorge Amadeo “El Enfoque de Sistemas” -
Publicación de Cátedra.
Franco, Jorge Amadeo “Uso de Modelos en
Administración” - Publicación de Cátedra.
Bertoglio, Oscar J. “Introducción a la teoría General de
Sistemas” Editorial Limusa.
Schoderbek y Kefalas “Sistemas Administrativos” –
Editorial El Ateneo.
Volpentesta, Jorge R. “Sistemas Administrativos y
Sistemas de Información” - Editorial O. Buyatti.