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II Encuentro EuQuality 2008

Bienvenidos
Parte I
ORGANIZACIN DEL PUESTO DE TRABAJ O
Parte II
LA METODOLOGA DE LAS 5S
Parte III
LA AUDITORIA DE LAS 5S
I.1 ORGANIZACIN EN EL PUESTO DE TRABAJO
INTRODUCCIN
Gran parte de nuestro trabajo
exige una intervencin
inmediata, sin embargo
es sta en realidad una forma
productiva de utilizar nuestro
tiempo?
Desperdicio es
todo aquello que no aade valor a nuestra actividad
Acostumbramos a pensar que el tiempo es algo que aade valor. Por el
contrario, deberamos considerar que el tiempo es algo que erosiona el
valor cuando se malgasta. Debemos tomar medidas concretas para acelerar
la mejora de nuestro puesto de trabajo y, de este modo, desempear
nuestras funciones y responsabilidades con ms eficiencia para poder
avanzar.
I.2. EL DESPERDICIO
IDEAS BSICAS
Es necesario introducir prcticas para mejorar nuestra actividad diaria all
donde tiene lugar la accin.
El 90 por ciento de las mejoras procede del sentido comn
En realidad, nadie conoce las zonas de trabajo mejor que los propios
trabajadores.
I.3 ELIMINAR, COMBINAR Y SIMPLIFICAR
La mejora definitiva debe ser fruto de un anlisis sistemtico, basado en una
serie de preguntas a las que hay que dar satisfactoria respuesta.
La razn de estas preguntas es la de:
ELIMINAR
COMBINAR
CAMBIAR EL ORDEN
SIMPLIFICAR
los trabajos y las tareas que componen el proceso.
Para poder obtener respuestas adecuadas,
Hay que estudiar los hechos, no las opiniones
Hay que estudiar las causas, no los efectos
Hay que estudiar las razones, no las excusas
Preguntarse PORQUE en relacin a QUE SE HACE nos conduce a poder
ELIMINAR algo que no es necesario y que venamos haciendo.
Preguntarse PORQUE en relacin a DONDE, CUANDO y QUIEN nos
conduce a poder COMBINAR o PERMUTAR el emplazamiento, el orden de
las operaciones o las personas.
Preguntarse PORQUE en relacin a COMO SE HACE nos conduce a
poder SIMPLIFICAR el modo de efectuar los trabajos.
I.4- ORGANIZACIN DEL PUESTO DE TRABAJO
Rasgos ms caractersticos de los trabajos improductivos:
La falta de materiales: El trabajador debe perder tiempo en buscar los
materiales que le faltan.
La falta de herramientas: En muchas ocasiones el trabajador se
encuentra con que no puede continuar su trabajo porque le falta alguna
herramienta.
Los excesivos desplazamientos: Como consecuencia de tener lejos del
lugar de trabajo los materiales y las herramientas que se precisan en
ese momento.
"Titubeos" del trabajador: Motivados porque no siempre se tienen los
elementos necesarios en el mismo lugar y, entonces, cuando se
necesitan, no se recuerda con exactitud donde estn.
El desorden: Por tener en la seccin o puesto de trabajo "cosas" que
no se utilizan o no se van a utilizar en un plazo inmediato.
Las "interrupciones" en la ejecucin del trabajo: El trabajo debe seguir
un flujo o corriente lo ms constante posible.
I.5- ORDEN Y LIMPIEZA: HOUSEKEEPING
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"
Cuatro reglas importantes
Fijar las reglas y cumplirlas. Decidir, por ejemplo, que operaciones de
limpieza son necesarias, cuando se han de realizar y por quien. Mantener
una programacin regular.
Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Esto incluye ubicaciones
especiales para almacenaje de documentos, archivos, materiales y la
utilizacin de marcas y etiquetas apropiadas.
Si no se hace nada, nada se mejora. Esto significa prestar atencin
constante a los problemas del puesto de trabajo y tratar de encontrar formas
de mejorar la situacin aunque solo sea un poco.
Si no lo puedo hacer solo, buscar ayuda. Una vez que se haya detectado
un problema, lo mejor es tratar de resolverlo por uno mismo, pero no se debe
gastar tiempo sino se encuentra una solucin inmediata. Pedir ayuda a
alguien que pueda tener el conocimiento y la experiencia para resolverlo
II.1- LA METODOLOGIA DE LAS 5S. INTRODUCCIN
IDEA: "mantener las cosas escrupulosamente limpias y ordenadas
incrementar la eficiencia y la moral de los todos empleados "
Objetivos:
Un lugar de trabajo seguro y limpio: Mantener el lugar de trabajo
seguro y limpio eliminando las cosas innecesarias y ordenando las
necesarias.
Un lugar de trabajo sin fallos: Crear y mantener un sistema de
trabajo en el que se puedan tomar medidas correctoras de fallos y
donde estn definidas las zonas de ubicacin de las piezas
defectuosas.
Un lugar de trabajo sin prdidas ni despilfarros: Organizar el
espacio, el movimiento de materiales y los traslados de la forma ms
ptima para conseguir la mxima productividad.
Un lugar de trabajo despejado y transparente: En el que se pueda
detectar cualquier anomala fcilmente, determinando el qu, el cmo
y el dnde.
II.2- SEIRI (Organizacin). ELIMINAR LO INNECESARIO
PROCEDIMIENTO
Distinguir y clasificar los objetos innecesarios
Eliminar o guardar los objetos innecesarios
Decidir el lugar y la forma de colocacin de los objetos necesarios
Marcar los espacios destinados a ubicar los objetos
Visin general de las tarjetas rojas
El mtodo consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre los elementos de la oficina
que tienen que evaluarse para ver si son necesarios o innecesarios. Las tarjetas
rojas atraen la atencin de las personas porque el rojo es un color que destaca.
Un elemento con tarjeta roja est pidiendo que se planteen tres cuestiones:
Es necesario este elemento?
Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
Si es necesario, tiene que estar localizado aqu?
Una vez identificados estos elementos, pueden evaluarse y tratarse apropiadamente.
Las acciones a realizar pueden ser:
Tenerlos en un rea de mantenimiento de tarjetas rojas durante un perodo de
tiempo para ver si son necesarios
Cambiarlos de localizacin
Dejarlos donde estn
Traspasarlos a otros departamentos que los puedan aprovechar
Venderlos como chatarra
Tirarlos
TARJ ETA ROJ A
FECHA N
AREA
ELEMENTO
CNTIDAD
POSICION
TRANSFERIR
ELKIMINAR
INSPECCIONAR
COMENTARIO
Una vez aplicada la CLASIFICACIN y finalizada la tcnica de las Tarjetas Rosas,
conviene realizar un informe de situacin como punto de partida para establecer las no
conformidades resultantes y plantear acciones correctivas que permitan eliminar el origen
de las mismas asocindolas a las tarjetas rojas identificadas. De este modo, sin saberlo,
estamos relacionando la CLASIFICACIN (Primera S) con la ESTANDARIZACIN y la
DISCIPLINA (Cuarta y Quinta S respectivamente).
II.3- SEITON (Orden). ESTABLECER EL ORDEN Y LA ORGANIZACION
La organizacin del puesto de trabajo comprende los cuatro pasos siguientes:
Analizar la situacin presente. Es decir, zonas de archivo, movimientos de
documentos y registros, colocacin de las herramientas y tiles, pasillos, acceso a los
equipos de trabajo, facilidad de mantenimiento, zonas de residuos selectivos, etc.
Fijar las zonas de archivo y de trabajo. La idea es mantener los documentos y
registros correctamente custodiados para que sean fcilmente accesibles. Si las cosas
estn clasificadas y marcadas ser mucho ms fcil encontrarlas rpidamente y sin
confusin.
Fijar el mtodo de clasificacin y almacenamiento. Escoger el mtodo que minimice
la prdida de tiempo y esfuerzo y que a la vez maximice la eficiencia, la calidad y la
seguridad. Cualquier mtodo que se escoja (por funcin o por trabajo) debe ser muy
claro en la identificacin de nombres y lugares de forma que cualquier persona sea
capaz de saber lo que hay y dnde est.
Cumplir las reglas. No basta tener un buen mtodo de organizacin sino que hay que
cumplirlo sin ninguna excusa. Para facilitar el cumplimiento se puede establecer un
control diario de cumplimiento y una formacin del sistema empleado.
EL MAPA 5S
II.4- SEISO (Limpieza). CREACION DE UN ENTORNO LIMPIO
La limpieza comprende el establecer un plan que determine dnde debe
realizarse la limpieza y los procedimientos a emplear, y se puede dividir en
tres fases distintas:
La limpieza general: Comprende las operaciones de limpieza mayores.
La limpieza individual: Comprende la limpieza del puesto de trabajo y de
todo el espacio de trabajo y equipos.
La limpieza especfica: Comprende la prevencin de defectos limpiando y
comprobando equipos de trabajo, mobiliario, mesas de trabajo
II.5- SEIKETSU (Estandarizacin). MANTENER UN BUEN AMBIENTE
PROCEDIMIENTO
Establecer y publicar las normas y los estndares.
Mantener siempre un alto estndar de orden, limpieza y
organizacin en el lugar de trabajo.
Tiene un nivel de alumbrado adecuado en su puesto de
trabajo?
Existen problemas de ruido, vibraciones, calor o fro?
Existen reas de descanso para comida y bebida?
Existen escapes de agua u otros lquidos o gases?
Tratar de mantener un entorno limpio
Crear un sistema de mantenimiento
Cuidar el propio aseo personal "men sana in corpore sano"
II.6- SHITSUKE (Entrenamiento y disciplina). FORMACION
PROCEDIMIENTO
Se realizan inspecciones diarias?
Tratar el lugar de trabajo como el propio hogar
Ser consciente de las propias actitudes y hbitos
Realizar cursos de formacin especfica
Reciclar los operarios cada cierto tiempo
Mantener al da los conocimientos adquiridos
III.6- LA AUDITORIA 5S
Para asegurar el mantenimiento de la sistemtica aplicada en
la Organizacin, es necesario realizar auditorias
con una frecuencia definida, con el fin de hacer un
autodiagnstico del proceso y detectar puntos
fuertes y dbiles sobre los que establecer planes
de mejora contnua.
Fecha de la evaluacin:
Taller / Oficina evaluada:
Criterios: 0 =muy Malo
1 =malo
2 =aceptable
3 =bueno
4 =muy bueno
Elementos Notas Observaciones
ORGANIZACIN
tiles y material de oficina
Residuos (situacin)
Mobiliario (estanteras, armarios) bien organizados
Objetos personales
ORDEN
Lmites de zonas y pasillos sealizados
Consumibles bien situados
Cables / tubos ordenados
Documentos / expedientes actualizados / ordenados
Presencia de objetos no necesarios
El rea de trabajo est libre de obstculos
Los tiles de trabajo estn en su sitio
LIMPIEZA
Material de limpieza bien situado
Limpieza general correcta
Papeleras limpias / no rebosan
Existen recipientes para recogida selectiva de residuos
El rea de trabajo est libre de basura.
Los utensilios de limpieza estn en buen estado
Los productos de limpieza estn disponibles y son adecuados
PULCRITUD
Ausencia de polvo en mesas, etc.
Impregnaciones (agua, aceite)
Estado material de seguridad
Situacin de los recipientes para recogida de residuos
Fugas, , goteos
Estado de suelos, pasillos, zonas menos accesibles / visibles
Estado general del mobiliario de oficina
RIGOR
Procedimientos de orden y limpieza definidos
Procedimientos de orden y limpieza mantenidos / cumplidos
Identificacin de archivos
Iluminacin, temperatura, ambiente de trabajo
Respeto al Medio Ambiente
N de criterios tenidos en cuenta:
TOTAL (Total/N criterios tenidos en
cuenta) = Nota media
(Total / 120) = % de
cumplimiento
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