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DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__

6.3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE LOS
CONTRATOS



1. OBJETO:
Legalización de los contratos de bienes, obras y servicios que CORMAGDALENA
suscriba, como requisito jurídico indispensable y sustancial para iniciar la
ejecución del contrato.
2. ALCANCE:
Aplica al procedimiento para la legalización de los contratos que
CORMAGDALENA suscriba, desde el momento en que se firma el acta de
adjudicación hasta la suscripción del acta de inicio del contrato como requisito
jurídico indispensable y sustancial para iniciar la ejecución del mismo.
3. DOCUMENTOS DE ENTRADA:
DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO
1. CDP. Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
CORMAGDALENA
2. RP. Registro Presupuestal
CORMAGDALENA
3. CUBS. Catalogo Único de Bienes y
Servicios del SICE.
Contraloría General de la Nación
4. Registro SICE.
Contraloría General de la Nación











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11. Documentos de existencia y
representación legal de las
personas jurídicas, expedido por
la entidad competente, en los
que conste que su duración no
será inferior a la del plazo del
contrato y un (1) año más



Contratista
12. Fotocopia de la cédula de
ciudadanía del contratista, o del
representante legal de la persona
jurídica

Contratista



DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO
5. Pliego de condiciones o sus
equivalentes

CORMAGDALENA
6. Resolución de apertura

CORMAGDALENA
7. Comprobante de la publicación en
diario de amplia circulación o
Gaceta Oficial.


CORMAGDALENA
8. Resolución o comunicado de
adjudicación.

CORMAGDALENA
9. Comunicación de la adjudicación a
los participantes

CORMAGDALENA
10. Minuta del contrato

CORMAGDALENA




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DOCUMENTO PROVEEDOR AREA / PROCESO
13. Todos aquellos documentos
necesarios para demostrar la
capacidad de la persona que
actúa en nombre y
representación legal de la
entidad o persona jurídica que
contrata con CORMAGDALENA.





Contratista
14. Registro Único Tributario RUT Contratista




















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4. POLÍTICAS:
El contrato a celebrar, tendrá como antecedentes y parte del mismo las
condiciones exigidas en el pliego de condiciones o sus equivalentes y todos los
documentos que hacen parte del proceso de selección y adjudicación. El
contrato debe contener los elementos esenciales y demás clausulas a que haya
lugar de acuerdo con la naturaleza ó tipo de contrato a celebrar, y las
condiciones exigidas en el mencionado pliego de condiciones.
Los contratos celebrados por CORMAGDALENA constarán por escrito y deben
ser suscritos por las partes, las cuales deben acreditar competencia y
capacidad para comprometerse.
Tratándose de entidades estatales, no será necesario acreditar su existencia,
sino únicamente su representación legal y facultades del Representante Legal.
Los contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez
celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de
CORMAGDALENA.
Todos los contratos celebrados por CORMAGDALENA, cuyo valor sea igual o
superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes,
deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto
en algún mecanismo determinado por la autoridad administrativa territorial,
que permita a todos los habitantes conocer su contenido. No se publicarán los
contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando
excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales
vigentes.




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CONTRATOS

En los contratos interadministrativos no es necesaria la publicación de acuerdo
con el artículo 96 del decreto 2150 de 1995 (Estatuto anti-trámites)
El contrato de CORMAGDALENA puede estar perfeccionado, pero no puede
ejecutarse hasta tanto no se haya otorgado la aprobación de la garantía única
de cumplimiento y que existan las disponibilidades presupuestales
correspondientes para la vigencia en que se habrá de ejecutar el contrato.
Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que correspondan a
las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato aplicando las siguientes
reglas:
1. El valor del amparo del anticipo o del pago anticipado será el equivalente al cien
por ciento del monto que el contratista reciba a tal titulo, en dinero o en
especie para la ejecución del mismo.
2. El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula
penal pecuniaria ni al diez por ciento del valor del contrato.
3. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, será
igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y
deberá extenderse por el termino de vigencia del contrato y tres años más.
4. El valor de los amparos de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio,
correcto funcionamiento y provisión de repuestos de los equipos ha de
determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato, teniendo
en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio contratado.
El amparo de estabilidad de la obra no será inferior a cinco años a partir de la
fecha de entrega.




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CORMAGDALENA solo aprobará la garantía que ampare el cumplimiento
idóneo y oportuno conforme al pliego de condiciones o sus equivalentes, y las
cláusulas y condiciones del respectivo contrato.
La garantía única no será obligatoria en los contratos de empréstito,
interadministrativos y en los de seguros.
Para la ejecución del contrato es esencial que exista la disponibilidad
presupuestal correspondiente para la vigencia en que se ejecute el contrato,
salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras,
caso en el cual deberá obtenerse la certificación de la oficina de presupuesto
en tal sentido.
Los contratos son base para la causación del impuesto de timbre; corresponde
al contratista cancelar este valor en un porcentaje del 0.75% del valor del
contrato. Para cada año fiscal (indicar el funcionario o área responsable)
informará la cuantía contractual que ocasionará la causación de este impuesto
La celebración, renovación o liquidación por parte del contratista, de contratos
de cualquier naturaleza suscritos con CORMAGDALENA, requerirá para el
efecto, acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de
salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje cuando a ello haya lugar. CORMAGDALENA, debe verificar y
dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a
los aportes mencionados durante toda la vigencia del contrato.
Para verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución del contrato, el supervisor o interventor y el contratista suscribirán el




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acta de iniciación del contrato en la cual con precisión harán constar las
instrucciones, observaciones y recomendaciones que consideren oportuno.
Cuando se lleve a cabo la contratación mediante la modalidad de mínima
cuantía, el contrato podrá constar en un documento firmado por las partes, o
mediante intercambio de documentos escritos entre CORMAGDALENA y el
contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o
servicios aceptada por CORMAGDALENA, o en órdenes de trabajo, compra o
de servicio, o en cualquier otro instrumento definido por CORMAGDALENA
siempre que reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.


















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5. DISPOSICIONES LEGALES:
Ley 80 de 1993, sobre perfeccionamiento de los contratos estatales.

Decreto 2150 de 1995, suprime la publicación de los contratos
interadministrativos de orden nacional.

Decreto 327 de 2002, reglamentario del parágrafo 3º del Artículo 41 de la ley
80 de 1993, sobre la obligación de publicar únicamente para contratos
superiores a 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes y contratos con
solemnidades plenas.

Decreto 679 de 1994, sobre el objeto y los riesgos de la garantía única.

Decreto 1477 de 1995, por el cual se reglamenta la ley 190 de 1995 en
materia de publicación en el diario único de contratación.

Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de
1993 y la Ley 1150 de 2007.










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PROCESO

RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE





OFICINA ASESORA
JURÍDICA
 ANTECEDENTES
DEL PROCESO DE
SELECCIÓN Y
ADJUDICACIÓN
 MINUTA DEL
CONTRATO

OFICINA ASESORA
JURÍDICA
 DOCUMENTOS
PARA DEMOSTRAR
LA CAPACIDAD DE
LA PERSONA QUE
ACTÚA EN
NOMBRE DEL
CONTRATISTA



CONTRATISTA
 MINUTA DEL
CONTRATO
 RECIBO DE PAGO
DE LA
PUBLICACIÓN
 GARANTÍA ÚNICA
DE CUMPLIMIENTO
 RECIBO DE PAGO
IMPUESTO DE
TIMBRE
INICIO
1. ELABORAR MINUTA DEL CONTRATO
• Revise la documentación y antecedentes del proceso de
selección y adjudicación.
• Diligencie la minuta del contrato, teniendo en cuentas
las condiciones exigidas y los elementos esenciales de
acuerdo con el tipo de contrato y las cláusulas
especiales.

2. PERFECCIONAR EL CONTRATO
• Verifique la capacidad y competencia del contratista
según sea persona jurídica o persona natural.
• Suscriba el contrato por parte de CORMAGDALENA y del
contratista.

3. LEGALIZAR EL CONTRATO
• Verifique si el valor del contrato es igual o superior a
cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales
vigentes para efectos de publicación.
• Realice la publicación en el Diario Oficial y proceda a
entregar el comprobante a CORMAGDALENA.
• Constituya las garantías exigidas por el contrato y
entréguelas a CORMAGDALENA.
• Si se causa el impuesto de timbre, proceda a pagar el
mismo y entregue el original del recibo a
CORMAGDALENA.

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PROCESO

RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE








OFICINA ASESORA
JURÍDICA





INTERVENTOR Y/O
SUPERVISOR

CONTRATISTA


 GARANTÍA ÚNICA
 PUBLICACIÓN EN
EL DIARIO OFICIAL
 PAGO DE
IMPUESTO DE
TIMBRE
 ACREDITACIÓN DE
APORTES A LA
SEGURIDAD SOCIAL
Y APORTES
PARAFISCALES
 ACTA DE
APROBACIÓN DE
LA GARANTÍA
 REGISTRO
PRESUPUESTAL
 DESIGNACIÓN DE
SUPERVISOR
 CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
DISCIPLINARIOS
 CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
FISCALES
 CERTIFICADO DE
ANTECEDENTES
JUDICIALES
 ACTA DE INICIO
DEL CONTRATO
4. REVISAR Y APROBAR DOCUMENTOS DE
LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

• Revise los documentos de legalización del contrato.
• Emita la aprobación de la garantía única y notifique al
contratista de la misma.
• Verifique la existencia del registro presupuestal.
• Elabore comunicación designando supervisor del
contrato.
• Elabore el acta de inicio del contrato.
• Obtenga la firma del supervisor y / o interventor y la
firma del contratista.
• Inicie la ejecución del contrato.
FIN
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7. REGISTROS ASOCIADOS

DOCUMENTO CLIENTE
DOCUMENTOS DE ENTRADA CORMAGDALENA / CONTRATISTA
DOCUMENTOS DE SOPORTE:
 Antecedentes del proceso de selección y
adjudicación
 Minuta del contrato
 Documentos para demostrar la
capacidad de la persona que actúa a
nombre del contratista
 Recibo de pago de la publicación
 Garantía única de cumplimiento
 Recibo de pago impuesto de timbre
 Publicación en el diario oficial
 Pago de impuesto de timbre
 Acreditación de aportes a la seguridad
social y parafiscales
 Acta de aprobación de la garantía
 Registro presupuestal
 Designación de supervisor
 Certificado de antecedentes
disciplinarios
 Certificado de antecedentes fiscales
 Certificado de antecedentes judiciales
 Acta de inicio del contrato











CORMAGDALENA / CONTRATISTA









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8. MODIFICACIONES

VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
01 Documento Inicial