Auditoria de Gestion

100
CAPTULO IV

"DISEO DE UN MODE LO DE AUDITO RIA IN TERNA DE GESTION
PARA OPTIMIZAR LA TOMA DE DECISIONES EN LAS AREAS
OPER ATIVAS DE LO S NIVELES GERENCIALES DE LAS MEDI ANAS
EMPRESAS COMERCIAL ES DEDIC ADAS A LA VENT A DE
REPUESTOS AU TOMOTRICES DE L AREA METROPOLITANA DE SAN
SALVADOR."

A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

La propuesta del modelo de auditoria interna de gestin esta orientado a las medianas
empresas comerciales dedicadas a la venta repuestos automotrices, el cual se ha
diseado para ser utilizado como herramienta en el buen desempeo y funcionamiento
de los controles, procedimientos y actividades operativas, obteniendo la eficiencia y
eficacia en el logro de sus objetivos y metas.

Adems, identifica todo tipo de proceso administrativo y gerencial, as como los puntos
en que la gerencia pueda tener el mayor provecho de todo lo disponible, indicando el
mal uso de los recursos, con el propsito que en lo sucesivo no se presente de nuevo.

La propuesta del modelo comprende, todas las tcnicas o herramientas imprescindibles
en el funcionamiento y el proceso de desarrollo de las medianas empresas comerciales
automotrices, el cual resulta indispensable para una buena y sana administracin,
organizando criterios bsicos para la implementacin de polticas y estrategias en todas
las reas de la entidad.
Sealando que la auditoria de gestin debe ser entendida como un poderoso
instrumento de colaboracin en la toma de decisiones y que la gerencia disponga de ella
en un momento determinado.

101

B. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

1. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Debido a las tendencias organizacionales en el mundo de hoy, las empresas se
inclinan como parte sustancial de su desempeo, hacia la creacin de estructuras de
control que garanticen la supervivencia de las mismas.

Operando las empresas dentro de procesos decisionales dinmicos, en este sentido se
puede decir que en el mbito econmico actual, el diseo del modelo de auditoria
interna de gestin cobrar gran importancia, ya que proporcionar diferentes formas de
control.

La propuesta del modelo de auditoria interna de gestin diseado, esta encaminado a
garantizar a los propietarios, inversionistas, acreedores y al pblico, que la empresa
est siendo conducida con diligencia por sus gerentes y las operaciones se encuentran
adecuadas a procedimientos de eficiencia, eficacia y economa, y por consiguiente la
informacin obtenida, en especial la de orden contable y financiero sea verdadera y
fidedigna.

La auditoria de gestin permite identificar procesos administrativos y/o gerenciales
eficientes o deficientes de tal manera que la administracin pueda obtener el mayor
provecho de los recursos que estn a su cargo, o mejorar situaciones administrativas
deficientes y otorgar flexibilidad a la gestin de dicha empresa.

Otro factor importante en la implementacin del modelo de auditoria de gestin es que
tambin comprende la verificacin del cumplimiento de las leyes, regulaciones y polticas
administrativas que estn directamente relacionadas con el logro efectivo y eficaz de sus
objetivos.

102

C. MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION PARA OPTIMIZAR LA TOMA
DE DECISIONES EN LAS AREAS OPERATIVAS DE LOS NIVELES GERENCIALES
DE LAS MEDIANAS EMPRESAS COMERCIALES DEDICADAS A LA VENTA DE
REPUESTOS AUTOMOTRICES DEL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.

1. IMPORTANCIA DEL MODELO

La administracin de las medianas empresas comerciales dedicadas a la venta de
repuestos automotrices, tienen muchas actividades en conjunto para poder lograr los
objetivos formulados por esta, tales como: la informacin, los bienes que posea para su
funcionamiento, los cuales deben estar cuidadosamente custodiados por personas de
alto nivel.

La condicin real y la importancia de la realizacin de una auditoria Interna de
gestin, no depende del tamao de una empresa si no de la frecuencia con que esta
se realice a fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia con que se
manejan los recursos fsicos, financieros, tcnicos, tecnolgicos y su talento humano,
as como los resultados obtenidos de su plan de gestin, programas, proyectos,
objetivos, metas, polticas y lo adecuado de su sistema de informacin.

Por ello es necesario proponer un modelo de auditoria Interna de Gestin para evaluar
sus mtodos administrativos y contables, que comprenda las siguientes reas
operativas: administracin, finanzas, recursos humanos, ventas, informtica e
inventarios.

El fin primordial que se persigue a travs de proponer el modelo de auditoria interna de
gestin para las medianas empresas comerciales dedicadas a la venta de repuestos
automotrices es la obtencin de resultados correctos, es decir obtener mayores y
mejores grados de eficiencia gerencial, adecuacin de polticas, actuacin del personal
de forma tica y salvaguardar los bienes de la empresa.

103

2. OBJETIVOS DEL MODELO

2.1. GENERAL

Disear un Modelo de Auditoria Interna de Gestin para optimizar la Toma de
Decisiones en las reas Operativas de los Niveles Gerenciales de las Medianas
Empresas Comerciales dedicadas a la Venta de Repuestos Automotrices del rea
Metropolitana de San Salvador

2.1. ESPECIFICOS

Desarrollar procedimientos analticos y prcticos, que permitan evaluar la toma
de decisiones en los niveles gerenciales de las medianas empresas
comerciales a fin promover el uso eficiente y econmico de los recursos

Evaluar por medio de la auditoria interna de gestin el control interno para
asegurar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin tanto
administrativa como contable.

Formular programas de trabajo, que contengan procedimientos de auditoria de
gestin que permitan la ejecucin idnea del examen en cada rea de la
empresa.

Facilitar procedimientos para asegurar la eficiencia, la eficacia y la economa en
las operaciones y actividades de las medianas empresas automotrices.

104

3. BENEFICIOS DEL MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION

Con el modelo de auditoria interna de gestin, las medianas empresas comerciales
obtendrn los siguientes beneficios:

a) Contarn con programas de auditoria interna de gestin que les permitir la
evaluacin sistemtica de forma permanente del ente econmico en su totalidad para
obtener y valorar evidencia, y formarse un juicio sobre los hallazgos encontrados.

b) Facilitara la realizacin del trabajo de Auditoria Interna de Gestin.

c) La informacin proporcionada a travs de informes, contribuir con mayor
seguridad a la gerencia para la toma de decisiones.

d) Proporcionara una visin integral de control interno que permitir una correcta
evaluacin del mbito global de la empresa.

e) Con la implementacin del modelo de auditoria interna de Gestin, se lograra
disminuir el tiempo para el desarrollo del trabajo, a travs de la descentralizacin de
las operaciones.
105

Capitulo IV DISEO DE UN MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION
4. ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION

Estudio Preliminar

Tcnicas para Realizar
Estudio
Objetivos del Trabajo

Alcance del Trabajo

Asignacin de los Recursos
para el Trabajo
ETAPA I
Planeacin del Trabajo
de la Auditoria Interna de
Gestin

R
E
T
R
O
A
L
I
ETAPA II
M
Ejecucin de la Auditoria
E
N
T
A
C
I
O ETAPA III
N
Elaboracin del Informe

Estudio General

Estudio Especfico

Programas de Auditoria
Interna de Gestin

Ejecucin de la
Auditoria Interna de
Gestin

Requerimientos de los
Informes de Gestin

Preparacin del Informe
de Gestin

Evaluacin del Sistema de
Control Interno y Gestin

Determinacin de las reas
Crticas
Informacin de Diagnostico
General

Conocimiento de las reas
Crticas

Estructura de los Programas

Desarrollo de
Conclusiones y
Recomendaciones

Discusin del Informe

Anlisis e incorporacin
de Recomendaciones

Presentacin de Informes
Gerenciales

Proceso de Toma de
Decisiones
Seguimiento de los Informes

Nota: V/ETAPA I Pg. 106 V/ ETAPA II Pg. 139 V/ETAPA III Pg. 174 V/ ETAPA IV Pg.
106

E
T
A
P
A

I

Capitulo IV DISEO DE UN MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION
5. DESARROLLO DEL ESQUEMA DEL MODELO
ETAPA I PLANEACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION

Tcnicas para realizar el
Estudio

Recopilacin y Revisin de
Antecedentes
Recopilacin y Revisin de
Informacin de la Empresa
( Form. EI-1)

Estudio
Preliminar
Entrevista con la Mxima
Autoridad
Gua de Puntos a Tratar en la
Entrevista (Form. EI-2)
Consulta de Documentacin e
Informacin

Documentacin Consultada e
Informacin Obtenida
(Form. EI-3)

Verificacin Ocular

Objetivos del Trabajo

Alcance del Trabajo

Asignacin de los Recursos
para el Trabajo
Planificacin Global de los
Recursos y Tiempo de las
Tareas (form. EI-4)

Evaluacin Global de la
Empresa (Form. EI-5)

Estudio
General

reas Crticas
(Form. EI-6)

Estudio
Especfico

Conocimiento de las reas
Crticas

Problema Especfico
(Form. EI-8)

107

5.1. ETAPA I PLANEACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTION.

El planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, se analizan
los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditoria en los que se establecen los
procedimientos de una planificacin ms detallada.
Esta etapa comprende los siguientes estudios: Estudio Preliminar, Estudio Especfico
y Estudio General

5.1.1. ESTUDIO PRELIMINAR

El motivo de este estudio es obtener un conocimiento general de la organizacin, de
sus principales caractersticas y del medio externo en que se desenvuelve.

5.1.1.1. Tcnicas a Utilizar para Realizar el Estudio.

a) Recopilacin y Revisin de Antecedentes.
Es la primera actividad que debe realizar el equipo de auditoria y est dirigida a
obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se
desenvuelve. (v/ formulario EI-1, Pg.112)

b) Entrevista con la Mxima Autoridad de la Empresa
Para esta tcnica deber planificarse la entrevista, dejando constancia de la
planificacin segn plan de entrevista, no debe de olvidarse la relacin con las
distintas jefaturas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la empresa.
(v/ Formulario EI-2, Pg.113 a 119)

c) Consulta de Documentacin e Informacin
Deber consultarse, adems, toda la informacin, no incluida en los puntos anteriores,
que se considere de inters para completar el conocimiento preliminar de la empresa.
( v/ formulario EI-3, Pg.120)

108

d) Verificacin Ocular
Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos operativos, las instalaciones,
corroborar la existencia de bienes.

5.1.1.2. Objetivos del Trabajo

Estos deben ser considerados por el auditor en forma general y especfica de los
requerimientos de la administracin, ejemplo de estos objetivos son:

Establecer el grado en que la empresa de repuestos automotrices y sus
empleados han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que le han
sido asignados.
Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la Administracin en la
empresa de repuestos automotrices.
Revisar la economa, eficiencia y efectividad de operaciones y de los sistemas y
controles gerenciales.
Revisar el cumplimiento de leyes, reglamentos y otros requerimientos externos.

5.1.1.3. Alcance de Trabajo

El alcance del trabajo tendr que ser desarrollado de acuerdo a los procedimientos
aplicables a cada rea, as tambin como a los requerimientos de los Gerentes de las
reas de la empresa.

5.1.1.4. Asignacin de los Recursos para el Trabajo

Se establecern los recursos que sern utilizados para la realizacin de la misin de
Auditoria Interna de Gestin. (v/ formulario EI-4, Pg.121)

a) Recurso Humano:
Seleccionar y reclutar el personal idneo que cuente con los mritos, capacidades y

109

cualidades suficientes para ejercer el trabajo de auditoria. ( v/ Organigrama diseado
en Anexo1)

b) Recurso Material:
Proporcionar la informacin necesaria para llevar cabo el trabajo, como lo es: los
procedimientos aplicables a cada rea crtica de la empresa, as como los tiles,
plantillas de papeles de trabajo y dems papelera que este disponible para ser
utilizada de inmediato tanto por el auditor del rea como por los asistentes.

c) Recurso Tecnolgico:
Poner a disposicin maquinaria, equipo y software especializados en sistemas
operacionales que contribuyan a mejorar el tiempo en que se tarda una persona en
realizar un trabajo.

d) Recurso Financiero:
Proporcionar incentivos econmicos, prestaciones sociales y dems remuneraciones
necesarias para el logro de las misiones de auditoria y que contribuyan a mejorar la
eficiencia del trabajo desarrollado por el personal.

5.1.2. ESTUDIO GENERAL

El objetivo de este estudio es poder definir las reas criticas o estratgicas, en las
cuales se debe profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de
los problemas y situaciones conflictivas detectadas.

5.1.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno y de Gestin.

El auditor debe evaluar el sistema de control interno de la empresa de Repuestos
Automotrices, con el objeto de medir el grado de eficiencia de los sistemas de control
para determinar el nivel de confianza de tales sistemas y consecuentemente,
identificar eventuales deficiencias de relevancia que requieran un mayor alcance de

110

las pruebas a efectuar. (v/ formulario EI-5, Pg.122)

5.1.2.2. Determinacin de reas Crticas

En base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el auditor determinar
en forma jerarquizada las reas, subreas o actividades crticas, en las cuales deber
profundizar el anlisis. (v/ formulario EI-6, Pg.123 a 129)

Se determina a priori para el examen anual como reas o actividades crticas que
deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes: administracin,
Finanzas, Compras, Recursos Humanos, Ventas, Informtica e inventario. A las reas
crticas citadas, se agregarn otras reas o actividades determinadas de acuerdo a
los procedimientos precedentes y todas se documentarn, ordenadas de acuerdo a su
criticidad.

5.2.2.3. Informe de Diagnstico General

El Coordinador, en base a la informacin obtenida y documentada presentar Informe
de Diagnstico General, el que tiene como objetivo brindar un breve resumen de las
caractersticas de la organizacin y de las principales reas y actividades que se
consideran crticas. ( v/ formulario EI-7, Pg.130)

5.1.3. ESTUDIO ESPECFICO

En este estudio, se busca identificar los problemas de las reas crticas y sus posibles
causas.

5.1.3.1. Conocimiento de las reas Crticas
En el estudio general se genera un conocimiento global de la organizacin y se
determinan las reas y actividades crticas. El objetivo en esta fase es profundizar el

111

estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas. (v/ Formulario
EI-8, Pg.131 a 138)

Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre
las mismas, diseando un formulario de los problemas especficos encontrados en
cada rea crtica, ponderando cada uno de los problemas que ameriten examen.

112

Formulario EI-1

Empresa de Repuestos Automotrices X.
Auditoria Interna de Gestin
Recopilacin y Revisin de Informacin de la Empresa
Fecha:

Detalle de la Informacin
Documentado
SI NO
Estructura formal de la organizacin
Objetivos operativos de la empresa y sus principales
unidades

Polticas de cada rea

Manuales de procedimientos y Reglamentos de la
empresa

Productos que se comercializan

Caractersticas del mercado y naturaleza de la
competencia

Nombre y caractersticas de sus principales
ejecutivos

Informes de gestin del periodo actual y anteriores

Lectura de informes que se hayan podido elaborar
sobre gestin

Papeles de trabajo de auditorias anteriores

Toda otra informacin relevante

Observaciones:

F. F._

Gerente General o Propietario Auditor

Hecho por: Grupo Tesis

113

Formulario EI-2 -1

Gua de Puntos a Tratar en la Entrevista
rea de Finanzas

Fecha:
No. Puntos a Considerar

1

Estados Financieros.

2

Presupuesto.

3

Documentacin relativa a la adquisicin de financiamientos.

4

Documentos relativos a la adquisicin de activos.

5

Informes de la gerencia relativos al rea.

6

Formas de financiamiento.

7

Catlogos de procedimientos y normas internas del rea.

8

Formas de comunicacin entre el responsable del rea y la gerencia
general.

9

El papel de la contabilidad en el registro de las operaciones.

10

Y la efectividad con la que se realizan los lineamientos definidos por la
gerencia general.
Observaciones:

F. F.

Gerente de rea Auditor


114

Formulario EI-2-2
rea de Ventas

Fecha:

1

Principales polticas de administracin y ventas.

2

Manual de procedimientos.

3

Adquisiciones de activo para la funcin de ventas.

4

Sistemas de retribuciones o comisiones a empleados.

5

Control de operaciones.

6

Principales clientes.

7

Aceptacin de cada uno de los productos distribuidos.

8

Formas de registro y contabilizacin de las operaciones.

9

Impacto de las ventas en los resultados operativos.

10

Evaluacin de los costos y gastos relativos al rea.

11
Evaluacin del alcance de los objetivos previstos por la gerencia.

12

Formas de documentar las ventas al crdito.

13

Criterios para el otorgamiento de los crditos.
14 Impacto de la cobrabilidad de las ventas en los estados financieros.
Observaciones:

F. F._



115

Formulario EI-2-3
rea de Inventarios

Fecha:

1

Beneficio de mantener sucursales y bodegas.

2

Capacidad real de almacenaje y si es suficiente para el volumen de
productos adquiridos.

3
Existencia de manuales de procedimientos actualizados de cada una de
las operaciones.

4
Clasificacin y separacin de bienes que facilite su manejo, recuento o
localizacin.

5

Formas de recepcin de los artculos y su control de calidad.

6

Sistemas de seguridad.

7

El control sobre las salidas e ingresos de los artculos.

8

Evaluacin de las formas de uso del kardex o control autorizado.

9

Evaluacin de los seguros de los bienes.

10
El tiempo en que se practican los inventarios fsicos y las formas de
ajuste con lo expresado mediante el control de kardex o control
automatizado.
11 Las formas de documentar los movimientos del almacn.
Observaciones:

F. F.



116

Formulario EI-2-4
rea de Informtica

Fecha:

1

Detalle de las fechas de adquisicin de los equipos.

2

Tipos de programas adquiridos, fechas y nmero.
3 Tipos de garantas otorgadas por los proveedores de los equipos y
programas.
4 Manuales de procedimientos para el uso de los equipos.

5

Descripcin de los niveles de acceso a los distintos usuarios.

6

Tipos de reportes emitidos por los usuarios.

7

Niveles de capacitacin de los usuarios y encargados del mantenimiento.

8

Evaluacin del beneficio que aportan los sistemas para agilizar
El registro de las operaciones de la empresa.

9

La existencia de manuales para la correccin de errores o ajustes a las
operaciones y su adecuada divulgacin.

10

Existencia de contratos de asesoramiento profesional previo a
las adquisiciones de equipos y programas.
Observaciones:

F. F.



117

Formulario EI-2-5
rea de Crditos y Cobros

Fecha:

1

Adecuada supervisin y autorizacin en las ventas al crdito.

2

Manuales de procedimientos para cada una de las actividades del rea.
3 Revisin de la documentacin relativa al otorgamiento.

4

Revisin de las garantas recibidas por crditos otorgados.

5

Manual de clasificacin de clientes.

6

Tratamiento de la incobrabilidad.

7

El efecto de la incobrabilidad en los estados financieros.

8

Documentacin relativa a juicios y demandas pendientes.

9
Tratamiento y ajuste a los crditos en la recuperacin de bienes.

10

Adecuada seleccin del personal de cobros.

11

Detalle de pago de comisiones por recuperaciones.
12 Efectividad de la gestin de recuperacin y cobros en nmero de casos
y montos recuperados.
13 Formas de liquidacin por cobros a domicilio.
14 Costo de mantenimiento de la gestin de cobros en relacin a las
recuperaciones efectivas.
Observaciones:

F. F._



118

Formulario EI-2-6
rea de Compras

Fecha:
1 Los procedimientos para el registro y control de las operaciones.
2 Listado de clasificacin de los pedidos por productos, cuanta y valor.
3 Formas de autorizacin para las adquisiciones.
4 Grado de cumplimiento y apego al presupuesto girado por la gerencia
general.
5 Expediente de proveedores debidamente actualizados.
6 Adecuada clasificacin de los productos adquiridos que faciliten su
manejo e identificacin.
7 Evaluacin de funciones del comit o responsables de las compras y
sus criterios de seleccin.
8 Documentos o garantas otorgadas por compras al crdito.
9 Adecuado control de las cuentas por pagar.
10 Adecuado control y registro de cada una de las operaciones de
compras.
11 Reportes mensuales sobre los montos y cantidades adquiridas y su
comparacin con contabilidad.

12
Adecuada utilizacin de incentivos fiscales por compras o
importaciones de bienes.
13 El efecto de las compras en el resultado de los estados financieros.
Observaciones:

F. F.


Hecho por: Grupo tesis

119

Formulario EI-2-7

rea de Recursos Humanos
Fecha:

1

Procedimientos de reclutamiento, seleccin y contratacin.
2 Programas de capacitacin y adiestramiento.
3 Expedientes actualizados de la plantilla que componen cada rea de la
empresa.
4 Requerimientos escritos de los encargados de reas respecto al perfil
del personal que solicitan.
5 Las condiciones de trabajo en cada uno de los departamentos.
6 Control de incrementos salariales con sus respectivos justificantes,
aprobados y autorizados.
7 Formas de comunicacin entre el nivel gerencial y los niveles
inferiores.
8 El efecto de las licencias, permisos y vacaciones en el monto de los
gastos de cada rea.

9

Las prestaciones otorgadas por la empresa.

10

Formas de remuneracin y pago.

11

Programacin adecuada de las vacaciones.

12

Existencia de sistemas de pensin por accidentes.

13

Adecuado cumplimiento del reglamento interno.
14 Revisin de las necesidades de instrumentos de trabajo y el uso
adecuado en cada departamento.
15 El efecto del gasto de recursos humanos en los estados financieros.
Observaciones:

F. F.


120

Formulario EI-3

Documentacin Consultada e Informacin Obtenida
Fecha:

Fuentes de Informacin
Obtenida
SI NO

Leyes y reglamentos especficos

Actas de directorio, juntas o comits

Revisin de escrituras

Manuales de organizacin y procedimientos

Manuales de funciones o descriptivos de cargo

Organigramas

Informacin del rea de recursos humanos

Memorias y Balance

Informes de gestin

Informes de cumplimiento de metas o ejecucin
presupuestal

Informes de auditoria interna

Informes de auditoria anteriores

Informes de la comisin fiscalizadora

Observaciones:

F. F.



121

Formulario EI-4

Planificacin Global de los Recursos y Tiempo de las Tareas
Fecha:

Programacin de Recursos
Unidades
Programadas
Unidades
Utilizadas

Observaciones
*Hs. Estudio:
- Gerente de auditoria
- Supervisor de la Auditoria

*Hs. Servicio de Apoyo:
- Auditores
-Asistentes

*Equipamiento informtico:
- Hs. mquina.
- Equipos.

*Prestaciones sociales ($):
- Pasajes
- Viticos
- Incentivos

*Insumos varios ($):
- Telefona
- Fax
- Fotocopias
- Etc.

*Otros

Programacin de Tiempos
Fecha
programada

Fecha Real

Observaciones

*Inicio de Tareas:
(Planeacin)

*Ejecucin de la auditoria
( programas)

*Fin de tareas:
- Proyecto de informe
- Sntesis

Observaciones:

F. F.

122

Formulario EI-5

Evaluacin Global de la Empresa
Fecha:
Evaluar el Sistema de Control Interno y de Gestin considerando los siguientes aspectos
No.
Descripcin Existencia Funcionamiento

1
Sistema de planificacin y de informacin de sus
principales caractersticas.

2 Implementacin de los dos sistemas anteriores por
niveles.

3 Sistema de control cuyas herramientas permitan evaluar
la gestin por reas claves de la organizacin.

4 Grado de integracin del sistema de control de gestin
en uso y los elementos de que se compone.

5 Indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo
de la gestin.

6 Caractersticas del proceso de toma de decisiones y su
relacin con el control y la planificacin.

7 Controles establecidos acerca de toda la informacin
que circula por la entidad (recopilacin, proceso,
anlisis y comunicacin).

8 Adecuacin de la estructura formal a los objetivos
operativos de la empresa de repuestos automotrices.

9 Procedimientos formales implantados para asegurar la
integracin y coordinacin entre las distintas reas.

10 Subordinacin de estos procedimientos a los objetivos y
polticas de la empresa de repuestos automotrices.

11 Manual de Funciones y de Descripcin de Cargos.

12 Implantacin de polticas y programas coherentes de
seleccin, capacitacin y evaluacin de personal.

13 Programas que incluyan la evaluacin de la gestin
administrativa, conocimiento de los programas y de su
aplicacin.

14 Informes de la UAI, observaciones efectuadas, solucin
de las mismas y en qu tiempo. Observaciones
pendientes.

15 Informes de la Comisin Fiscalizadora.

16 Hallazgos, deficiencias y recomendaciones de las
ltimas auditorias.

Observaciones:

F. F.
Gerente General Auditor


123

Formulario EI-6-1

reas Criticas
rea de Finanzas
Fecha:
Criterio Indicadores Verificado
E
C
O
N
O
M

A
Si las tasas de financiamientos obtenidas son
las ms bajas en relacin con las del
mercado financiero.

Si el nivel de gastos financieros, es aceptable
en relacin a las utilidades obtenidas.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Si los excedentes de efectivo se han
invertido.

Si es adecuada la experiencia del
administrador de finanzas.

Que la empresa no posea altos niveles de
inmovilizacin del capital.

Que la empresa posea niveles de solvencia y
liquidez adecuados.

E
F
I
C
A
C
I
A
Si se han cumplido con los presupuestos
elaborados.
Que exista una adecuada comparacin con
las metas y objetivos establecidos.
Si los financiamientos obtenidos por la
empresa se encuentran de acuerdo a los
lineamientos establecidos.
Se alcanzaron los niveles deseados de
utilidades de los productos en relacin a los
puntos de equilibrio ya establecidos.

Observaciones:

Elaboro: Reviso:_ Autorizo:


124

Formulario EI- 6-2

reas Criticas
rea de Ventas
Fecha:
E
C
O
N
O
M
I
A
Se constato que la gestin de ventas en lo
relacionado a la distribucin de los productos
fue mejorada con la adquisicin de nuevo equipo
de reparto para la distribucin de rutas de difcil
acceso, incrementando las ventas mensuales en
un %, adems disminuirn los costos en el
mediano plazo.

Disminucin de los costos en la campaa
publicitaria, y aumento en las ventas de un
% lo que indica una buena gestin en esta
rea del departamento de publicidad,

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A

Se observan un aumento en los costos de venta
de los productos en un % en relacin al
trimestre anterior, y no supera al % de
incremento en ventas, por lo que ser necesario
efectuar una revisin a dicha gestin para
determinar cual es el motivo por el cual
aumenta ms el costo que las ventas.

E
F
I
C
A
C
I
A

Se determino que al final del trimestre existe una
disminucin en ventas del % en relacin al mes
anterior, y un % en relacin a lo presupuestado
por lo que no se cumpli con la meta
presupuestada.

Observaciones:



125

Formulario EI-6-3

reas Criticas
rea de Inventarios
Fecha:

E
C
O
N
O
M
I
A
Es la posicin geogrfica de la empresa, la
apropiada en relacin a la ubicacin de las
sucursales, para la distribucin de las existencias.
Si hay tendencias de los costos ocasionados por
las existencias en los ltimos aos en los
siguientes rubros:
-Costos de seguro de bienes.
- Costos de sistemas de seguridad.
- Costos de almacenaje.
Los niveles de costos de mantener una sucursal,
en relacin a las utilidades generadas.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Que la localizacin de los productos, sea
oportuna.
Que exista un bajo porcentaje de productos no
entregados a los clientes por falta de existencia.
Que existan bajos niveles de productos obsoletos.
Que existan bajos niveles de averas.
Que el costo de reemplazo total del inventario este
en relacin a la suma asegurada.
Si los controles de inventarios reflejan las mismas
cantidades del conteo fsico.
Deben existir bajos niveles de las devoluciones
efectuadas por los clientes, en relacin con las
ventas efectuadas en el periodo
Si no es alto el nivel de deterioro de los productos

E
F
I
C
A
C
I
A
Se hayan mantenido los lmites de cantidades
mximas y mnimas en las existencias.
El numero de pedidos entregados a los clientes,
en relacin al nmero de pedidos efectuados.
Que no existan diferencias entre lo recibido por
bodega de acuerdo al formulario de ingreso de
mercadera y lo facturado por los proveedores.

Observaciones:

Elaboro: Reviso: Autorizo:_


126

Formulario EI-6-4
reas Criticas
rea de Informtica
Fecha:
Criterio
Indicadores Verificado

E
C
O
N
O
M

A
Si la adquisicin del equipo de computo fue
realizado por lo menos al precio promedio en el
mercado y si la calidad del mismo es la apropiada
as como si la cantidad es la requerida.
Que los programas sean los adecuados y tengan
estos la debida certificacin del productor.
Si el mantenimiento del equipo de computo en
forma individual, tiene razonabilidad con los
montos que se cancelan.
Que los servicios de capacitacin contratados no
sobrepasen a los del ao anterior, a menos que la
adquisicin de nuevos equipos o programas si lo
requiera.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A

Si el porcentaje de automatizacin de la empresa
esta acorde con los resultados obtenidos en la
misma por tal inversin.
Si los programas y el equipo de computo
adquiridos son los adecuados y suficientes para la
produccin que estos generan en relacin con los
requerimientos de la entidad.

E
F
I
C
A
C
I
A
Que el promedio de antigedad de los programas
y equipo de cmputo no sobrepasen los
sugeridos por los productores, lo que permitir
el cumplimiento de metas y objetivos.
Que el tiempo promedio de utilizacin del equipo
sea el suficiente para obtener el grado de
cumplimiento de metas.
Si el equipo de cmputo y programas con que
cuenta la entidad es un sistema de informacin
suficiente que permita conocer en forma
confiable y oportuna en un momento
determinado el grado de cumplimiento de metas
que le sean requeridas.

Observaciones:



127

Formulario EI-6-5
reas Criticas
rea de Crditos y Cobros
Fecha:
E
C
O
N
O
M

A
Los costos de la gestin de los cobros debe
fluctuar en relacin a lo superado.

Las comis7iones por cobros deben tener
fluctuaciones en relacin a lo superado.

Las cuentas incobrables no deben ser
porcentajes mayores del % de las ventas.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
El periodo promedio de cobros no debe
sobrepasar a los plazos concedidos para pago.
La rotacin de cuentas por cobrar no debe ser
menor a la de aos anteriores.
Los porcentajes de clientes con juicios y
demandas debe ser mas baja en relacin a la de
aos anteriores.
Exista una disminucin de la mora en relacin a
ejercicios anteriores.
El promedio diario de clientes visitados por los
cobradores.
Numero de clientes aumentados a la cartera de
crditos en relacin a ejercicios anteriores.
Numero de juicios o demandas ganadas en
relacin con los juicios iniciados en el periodo.

E
F
I
C
A
C
I
A

Si se han otorgado crditos de acuerdo a los
lineamientos establecidos.
Si se alcanzaron las metas de recuperacin de
la mora en relacin a lo establecido.
Si se han utilizado los formularios establecidos
para esta rea.

Observaciones:


Hecho por: Grupo tesis

128

Formulario 6-6
reas Criticas
rea de Compras
Fecha:

E
C
O
N
O
M
I
A
Se observa una disminucin del _% en las Compras y
en el costo por almacenaje, dicha situaron indica que la
gestin compras almacenaje necesita revisin
Se observa que las Devoluciones de productos han
aumentado en un %; al investigar muchas de ellas por
tratarse de mala calidad del producto, por tal motivo deber
ser evaluado el control de calidad en las compras para
efecto de solucionar dicha situacin.
Si el costo de mantenimiento de un equipo es mayor o
menor que el costo de reemplazo
Si existen controles de compras por tipos de mercadera
para aprovechar descuentos en aquellas que sean en gran
volumen.
Se considera alternativas de compras por pronto pago, al
contado, etc. Para aprovechar descuentos.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A
Se observa atraso superior a das en los requerimientos
de productos por parte de las sucursales a la casa matriz
respecto a lo establecido por la poltica de la empresa,
dicha situacin entorpece la labor del rea de compras.
Se detecta atraso en los pagos de las compras al crdito,
dicho atras en promedio supera los das por lo que se
corre el peligro de perder al proveedor y generar problemas
para atender la demanda de los productos suministrados
por estos proveedores.
Se detecto que el proyecto de implementacin del nuevo
sistema informtico para el departamento de compras se
encuentra paralizado, no obstante que estaba planificado
entregarlo en el periodo x.

E
F
I
C
A
C
I
A

Existen polticas de seleccin de proveedores para las
compras de acuerdo a los manuales de la empresa.

Observaciones:



129

Formulario 6-7
reas Criticas
Fecha:

E
C
O
N
O
M

A
Si los servicios contratados de adiestramiento y
capacidad de personal son adecuados en relacin
con los resultados que se pretendieron obtener, a la
calidad apropiada y al monto pagado.
Que el pago de horas extraordinarias laboradas por
el personal estn debidamente sustentadas y no
excedan al monto previamente destinado para ello.
Numero de personas contratadas en relacin al
costo por remuneraciones a cancelar.
Si el nivel de gastos por sueldos administrativos es
menor al nivel de gastos de sueldos de los
empleados del departamento de ventas.

E
F
I
C
I
E
N
C
I
A

Que los ausentismos, traslados e incapacidades
tengan una relacin adecuada con el nmero de
trabajadores y das laborados.
Si han existido aumentos de personal en relacin al
ao anterior y su debida justificacin.

E
F
I
C
A
C
I
A
Si la distribucin del personal de la empresa en los
diferentes departamentos esta destinada para dar
mejor cumplimiento a las metas fijadas.
El grado de incidencia de los ausentismos,
permisos, traslados e incapacidades por nmero
de empleados, en el cumplimiento de metas por
parte de la empresa contempladas en la
planeacin efectuada.
Si la antigedad promedio del personal es alta
cuan grande es el riesgo de incumplimiento de los
objetivos previstos para la entidad en relacin al
pasivo laboral.

Observaciones:



130

Formulario EI-7
Informe de Diagnostico General
Fecha:
OBJETIVO:
ALCANCE:
INFORMACION ESPECIFICA:
A. Principales rubros de ingreso y egresos y revisin comparativa con aos anteriores.

B. Anlisis del negocio, considerando las actividades rentables y aquellas que requieren subsidios.

REA
CRITICA

PROBLEMAS ACTUALES Y
POTENCIALES
NIVEL CRITICO

PONDERACION

ALTO

MEDIO

BAJO
Finanzas

Ventas

Inventarios

Informtica

Crditos y
cobros

Compras

Recurso
humanos

Observaciones:



131

Formulario EI-8
Problemas Especficos
Evaluacin de la Empresa
Fecha:
Caractersticas PONDERACION
E MB B M
Metas y Objetivos
Estructura Organizacional
Polticas y Procedimientos
Planeacin Estratgica
Controles de Gestin
Indicadores de Gestin
Controles Internos
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



132

Formulario EI-8-1
Problema Especifico
Evaluacin del rea de Finanzas
Fecha:
E MB B M
El capital de trabajo
Las inversiones
El financiamiento a corto y largo plazo
La planeacion financiera
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



133

Formulario EI-8-2
Evaluacin del rea de Ventas
Fecha:
E MB B M
La estrategia comercial
La oferta de bienes y servicios
Canales de distribucin
Polticas de precios
Funcin publicitaria
La promocin de ventas
Capacidad de producir utilidades
Instalaciones
Canales de comunicacin
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



134

Formulario EI-8-3
Evaluacin del rea de Inventarios
Fecha:
E MB B M
Estudio de la capacidad de almacenaje
Formas de control de registro
El estudio y logstica de la necesidad de los productos
La forma de presupuestar las necesidades de esta
rea relativas a satisfacer la demanda de bienes o
servicios

Obsolescencia
Inversin en los inventarios
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:

Elaboro:_ Reviso:_ Autorizo:


135

Formulario EI-8-4
Evaluacin del Procesamiento de Datos ( Informtica)
Fecha:
E MB B M
La evaluacin de los programas
Control y seguridad en el acceso a la informacin
proporcionada por los sistemas

Calidad de la informacin generada
Tiempo de utilidad de los sistemas
Compatibilidad de los programas con otros equipos
que faciliten su futura renovacin

Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



136

Formulario EI-8-5
Evaluacin del Crditos y Cobros

Fecha:
E MB B M
Los criterios para el otorgamiento de crditos
Tipos de garantas, plazos
Capacidad de las empresa para financiar sus
necesidades de efectivo cuando los crditos no sean
recuperados

El impacto de la incobrabilidad respecto a las ventas
efectuadas

Evaluacin y clasificacin de las calidad de los
clientes

Recuperacin de los crditos
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



137

Formulario EI-8-6
Evaluacin del rea de Compras
Fecha:
E MB B M
El presupuesto o programa anual de adquisiciones
Control de calidad, cantidad, oportunidad, precio y
dems condiciones de entrega

Formas de adquisicin
Documentacin y autorizacin de los pedidos
Clasificacin y seleccin de los proveedores locales o
extranjeros

Las listas de precios por volmenes o cantidades
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



138

Formulario EI-8-7

Evaluacin del rea de Recursos Humanos
Fecha:
E MB B M
Adecuado personal
La productividad
El clima laboral
Las polticas de promocin de incentivos
Las polticas de seleccin, formacin diseo de
tareas y puestos de trabajo

Adiestramiento del personal
Canales de comunicacin
Totales
Ponderacin Promedio
Comentarios:



139

OBJETIVOS GENERALES

PROCEDIMIENTOS DE

E
T
A
P
A

I
I

5.2. ETAPA II EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA DE GESTION

PROGRAMAS
DE
AUDITORIA
ESTRUCTURA DE LOS
PROGRAMAS

REQUERIMIENTOS DE
CALIDAD DE LOS
PAPELES DE TRABAJO

Hoja de Trabajo

EJECUCION
DE LA
AUDITORIA

ORGANIZACION DE
PAPELES DE TRABAJO

Procedimientos para el Estudio y
Evaluacin de Control Interno y de
Gestin

Programa de Auditoria Interna de
Gestin

PAPELES DE TRABAJO

Cedulas

Memorando o Extractos de Actas
y otros Documentos

Observacin, Justificacin o
Certificacin Extendida por la
Empresa Examinada

140

5.2.1. Programas de Auditoria Interna de Gestin

En el siguiente esquema, se presentan los programas de Auditoria Interna de
Gestin, diseados para las siete reas o sub-reas consideradas criticas,
determinadas segn la investigacin, y representadas en el siguiente cuadro:

Programas de Auditoria Interna de Gestin

rea
Financiera

rea de
Ventas

rea de
Inventarios

rea de
Informtica
Sub rea de
Crditos y
cobros
Sub rea
de
Compras
rea de
Recursos
Humanos
Hecho por: Grupo de Tesis

5.2.1.1. Estructura de los Programas de Auditoria Interna de Gestin

En la auditoria de gestin, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende
de las circunstancias particulares de cada empresa.
Los programas diseados de Auditoria Interna de Gestin, comprendern la siguiente
estructura:

a) Titulo o encabezado de los programas
Comprende el nombre de la Empresa auditada, naturaleza de la auditoria, el rubro
que describe brevemente el contenido del programa, periodo examinado, iniciales o
nombres de los auditores que realizan el trabajo.

b) Objetivo General de los Programas
Estos estn encaminados a establecer polticas y procedimientos adoptados por la
administracin para ayudar a que se logren los objetivos de la entidad, tanto como
sea factible, la conduccin ordenada y eficiente del negocio, ejemplo de estos:

1. Establecer polticas slidas, respetables y bien estructuradas que permitan una
administracin y operacin ordenada que oriente y regule la actuacin.

141

2. Promover la eficiencia en las operaciones, asegurndose que las polticas y
disposiciones instauradas por la administracin sean de base, soporte y oportuno
punto de partida para operar.

3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin
administrativa, operacional y financiera que gener la entidad.

4. Asegurar el cumplimiento de Leyes y Reglamentos aplicados a la empresa

c) Procedimientos de Auditoria Interna de Gestin

Comprenden una serie de preguntas sobre los controles en cada rea de auditoria
que se utilizar como medio para indicar al auditor aspectos de la estructura de
control interno que podran ser inadecuados.

En la auditoria de Gestin, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende
de las circunstancias particulares de cada entidad.

142

5.2.2 Ejecucin de la Auditoria Interna de Gestin

5.2.2.1. Requerimiento de Calidad de los Papeles de Trabajo en la Auditoria de
Gestin

Nombre de la compaa sujeta a examen,
descripcin de la informacin presentada
.
o periodo evaluado.
Firma o inicial de la persona que lleva a
cabo el trabajo correspondiente y las que
lleven a cabo el proceso de supervisin en
sus diferentes niveles, as como las fechas
correspondientes

Un adecuado sistema de ndices dentro del
conjunto de papeles de trabajo.
Identificacin completa de la fuente de
informacin incluyendo nombre y jerarqua
de los empleados y funcionarios
entrevistados, as como la descripcin de
los registros.

Mtodos de verificacin empleados que
contendrn en detalle las notas y
explicaciones acerca del trabajo de
auditoria llevado a cabo.

La extensin o alcance de los
procedimientos de verificacin

La conclusin o conclusiones a las que se
hubiesen llegado
Marcas o smbolos estandarizados que
identifiquen determinados procedimientos
de auditoria de carcter ordinario y
recurrente.

5.2.2.2. Organizacin de los Papeles de Trabajo en la Auditoria de Gestin

Al efectuar este tipo de auditoria todos los papeles de trabajo elaborados por el
auditor y sus colaboradores, debern ser protegidos, controlados, clasificados y
archivados de tal manera que exista seguridad de su salvaguarda y fcil acceso
cuando sean requeridos.

La salvaguarda y clasificacin de estos documentos y la informacin contenida en
ellos ser de vital importancia no solamente para futuros estudios de auditoria, sino

143

tambin como fuentes de informacin histrica o estadstica para la empresa, ya que
prcticamente constituyen diagnsticos sobre la situacin de la entidad en el
transcurso del tiempo.

Dicha clasificacin es la siguiente:

Archivo Permanente
Archivo Corriente, y
Archivo Administrativo.

Archivo Permanente
Incluye informacin que tiene carcter de utilidad permanente y que ser consultada
en futuras revisiones.

Archivo Corriente
La finalidad del legajo es agrupar los papeles de trabajo de carcter corriente; deber
incorporar la documentacin de planificacin de la auditoria y de las pruebas,
evidencias y conclusiones obtenidas durante la ejecucin del programa de auditoria
del ao en curso.

Archivo Administrativo
La finalidad del legajo administrativo es brindar una visin global de la ejecucin y
finalizacin de la auditoria, resumir las conclusiones y decisiones significativas
alcanzadas durante el examen.

144

Clasificacin de los Archivos de los Papeles de Trabajo

A P
R E
C R
H M
I A
V N
O E
N
T
E

A. Descripcin del sistema de informacin.
B. Acuerdos financieros.
C. Correspondencia enviada
D. Correspondencia recibida
E. Informes de auditoria de la gestin
F. Informes de auditoria
G. Resumen de observaciones y recomendaciones
H. Resmenes de actas
I. Contratos relevantes
J. Miscelneos

A
R
C
H
I
V
O

C
O
R
R
I
E
N
T
E

Planeacin de la auditoria
AA- Presupuesto de auditoria
BB- Equipo de auditoria
CC- Planificacin global de recursos
DD- Plan de entrevistas
EE- reas criticas definidas
FF- Objetivos de auditoria
GG- Programas de auditoria

Anlisis de estados financieros
HH- Anlisis estados financieros comparativos
II- Informes de gestin

Auditoria de la gestin de las reas criticas
JJ- Administracin y finanzas
KK- Informtica
LL- Compras
MM- Inventarios
NN- Ventas
OO- Recursos humanos
PP- Crditos y cobro
QQ- Otras reas crticas
A A
R D
C M
H I
I N
V I
O S
T
R
A
T
I
V
O

10- Plan de auditoria y presupuesto
20- Resumen del tiempo de auditoria
30- Personal asignado
40- Conclusiones, recomendaciones y opiniones
50- Hechos posteriores
60- Modificaciones relevantes en la empresa
70- Limitaciones en el alcance
80- Informes de auditoria
90- Debilidades y fortalezas de la empresa
100- Amenazas y oportunidades de la empresa

145

5.2.2.3. Papeles de Trabajo

Son documentos elaborados por el auditor donde se registra la informacin obtenida
como resultados de las pruebas realizadas durante la auditoria y sirve de soporte al
informe.

De acuerdo a su forma, contenido y uso pueden definirse los siguientes:

Hoja de Trabajo. (Ver PTS - 1)
Procedimientos para el Estudio y Evaluacin del Control Interno y de Gestin.
(Ver PTS 2-1/5)
Programas de Auditoria. (Ver PTS -3-1/7)
Cedulas.(Ver PTS 4-1/10)
Memorandos o Extractos de Actas y otros Documentos.(Ver PTS 5)
Observaciones, Justificaciones o Certificaciones (Ver PTS 6)

146

Hoja de Trabajo.

PTS - 1

Empresa de Repuestos Automotrices X

Hoja de Trabajo

rea :
No. Actividad Responsable Duracin

Semana Mes

Observaciones:


147

Procedimientos para el Estudio y Evaluacin del Control Interno y de
Gestin.
PTS 2-1

VENTAS
Cuestionario de Control Interno
Objetivo: Evaluar la exactitud de las cifras de ventas obtenidas en el desarrollo normal de las
operaciones.

Elaborado por: Fecha :
Revisado por: Fecha:
Autorizado por :_ Fecha:

Aspectos a considerar en el Control Interno

S

No

N/a
Respuestas basadas en: Preguntas,
Observacin o Cdula
1. Los bienes solicitados estn
sujetas a revisin y aprobacin ante la
aceptacin?

2. Se verifica la exactitud de facturas de
ventas en cuanto a :

a) Condiciones de Crdito
b) Precios, Cantidad y pedido del
cliente
c) Envi de embarque y se verifica que
haya salido la mercadera
d) Correccin Aritmtica

3. Las facturas de Ventas estn
preenumeradas

4. Los pedidos son aprobados y se
controlan entre su envi

5. Las N/C por devoluciones se revisan
en su descripcin, cantidad y condicin

6. Verifican la secuencia numrica de
Solicitudes para el otorgamiento
de pedidos

7. Se cuenta con lista de precios
vigentes y autorizados

8. Cuenta la empresa con polticas para
la aceptacin de devoluciones sobre
ventas.


148

PTS 2-2
INFORMATICA

Objetivo: Evaluar la existencia de los manuales de usuario de cada modulo.

Elaborado por: Fecha:
Autorizado por :_ Fecha :


S

No

N/A
Observacin o Cdula
1. Existen normas estndares respecto a la
documentacin de Sistemas

2. Existe procedimiento para evaluacin de
las instrucciones operativas y manuales
para los usuarios

3. Disponen de diagramas de sistemas para
cada aplicacin y su respectiva evaluacin

4. La documentacin de los programas se
mantiene actualizada para cada sistema

5. Existe detalle especifico de todos los
Login o claves de acceso validos de todos
los empleados

6. Poseen de duplicados de la
documentacin de los programas fuera del
Centro de Computo

7. Se han establecido procedimientos para
el control de archivos de informacin

8. Ejercen controles sobre el rea de
almacenamiento de archivos para reducir el
acceso no autorizado de programas y
Archivos de informacin

9. Se custodian adecuadamente los
archivos de informacin

10. Se utilizan procedimientos de Backup
en la empresa

11. Se efectan chequeos intermedios
para la proteccin de procesos largos

12. Se disponen de instrucciones
operativas para los programas a ser
utilizado como entradas y salidas


149

PTS 2-3

Empresa de Repuesto Automotrices X
CREDITOS Y COBROS

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las polticas de Crditos existentes y la recuperacin de estos.

Elaborado por: Fecha :_
Revisado por: Fecha:_
Autorizado por :_ Fecha:


S

No

N/A
Observacin o Cdula
1. Existe una sola persona que se encarga
de las cuentas por cobrar

2. Existen provisiones para cuentas
incobrables

3. Existe algn mtodo para incrementar la
estimacin para cuentas incobrables

4. Se envan a todos clientes estados de
Cuenta mensuales

5. Se recibe confirmacin por parte del
cliente que recibi el estado de cuenta
mensual

6. Son adecuadas las polticas para el
otorgamiento del crdito

7. Las N/C por devoluciones estn
debidamente revisadas en cuanto a su
Descripcin, cantidad y condicin

8. Se tienen contratados seguros por
resguardo de facturas pendientes de
cobro, a favor de la empresa

9. Se prepara un informe de antigedad
de saldos que muestre el comportamiento
de los clientes en especial los morosos

10. Es adecuado el procedimiento para
garantizar que todas las mercaderas
fueron facturadas

11. Se efectan arqueos peridicos y
sobre base sorpresiva de las facturas
pendientes de cobro


150

PTS 2-4
Empresa de Repuestos Automotrices
COMPRAS

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los lineamientos para el control del ingreso, distribucin, venta
y existencia de bienes para arrendamiento y otros enseres.

Elaborado por: Fecha:
Revisado Fecha:


Si

No

N/A
Repuestas basadas en: Preguntas,
Observacin o Cdula

1. Todas las compras de bienes son
efectuadas a travs de ordenes de compra,
estn prenumeradas y debidamente
autorizadas

2. Las compras se basan en requisiciones y
puntos de mximos y mnimos.

3. Existen bienes que requieren solicitudes
cotizacin

4. Existe una persona encargada en
contabilidad que controle la secuencia
numrica de las ordenes de compra

5. Se notifica inmediatamente al departamento
de contabilidad sobre las mercancas devueltas
a los proveedores

6. Las factura de los proveedores son
registradas inmediatamente despus de
recibido

7. Las facturas son verificadas contra las
ordenes de compra, en cuanto a calidad,
Cantidad y precio

8. Se le da adecuado seguimiento a las
ordenes pendientes de recibirse


151

PTS 2-5

RECURSOS HUMANOS

Objetivo: Verificar el proceso de seleccin y reclutamiento de Personal
Elaborado por: Fecha :


S

No

N/A
Observacin o Cdula
1. Se tienen definidos los objetivos de
Departamento de recursos humanos

2. Cuenta con planes de trabajo para la
seleccin, reclutamiento y capacitacin de
personal

3. Existen polticas de contratacin de
personal

4. Existe un proceso de aprobacin de
solicitud para la contratacin de recursos
humanos

5. Cuales de los siguientes documentos
utilizan para el reclutamiento?
a. Solicitud de empleo
b. Contrato de Trabajo

6. Existe un formato preestablecido de
requisitos que deben de llenar los aspirantes

7. Que medios de reclutamiento son
utilizados por la empresa
a) Requisicin de puestos
b) Solicitudes de empleo
c) Anuncios
d) Folletos

8. Que tipos de exmenes son utilizados
para el reclutamiento y seleccin de personal:
2. Personalidad
3. Suficiencia
4. Pruebas

9. Que clase de capacitaciones se imparten
a los empleados

10. Que manuales posee el departamento de
Recursos Humanos:
a. Bienvenida
b. Descripcin de puestos
c. De funciones


152

Programas de Auditoria.

PTS 3-1

Programa de Auditoria Interna de Gestin

rea de Administracin y Finanzas

Periodo Examinado:

Objetivos: Determinar si la gerencia mantiene los niveles adecuados de recursos de capital cuando
estos son necesarios para realizar las operaciones

Procedimientos

Ref.

Hecho por

Investigar sobre las metas y objetivos financieros
establecidos por la organizacin a corto plazo.
Obtener el plan financiero global y verificar si se
encuentra adecuadamente presupuestado por
reas.
Investigar sobre las bases y la metodologa
utilizada para los presupuestos financieros.
Verificar los canales de comunicacin para lo
descrito anteriormente para el personal
involucrado.
Verificar la eficacia de los puntos detallados
anteriormente.
Verificar si experimenta variaciones cclicas las
ventas y averiguar las causas.
Verificar si existen grandes volmenes de compras
al crdito.
Efectuar clculos de los siguientes ndices:
Retorno Ganancias antes de Impuesto
Capital AF -CNT
Empleado
Margen de Ganancias antes de impuesto
Utilidad Ventas

Rotacin Ventas
Capital AF+CTN
Empleado

Liquidez Activo Corriente
Corriente Pasivo Corriente

Prueba Activo Circulante-Inventario
cida Pasivo Circulante

Rotacin Costo de Ventas
bienes Bienes de Cambio
de cambio

153

ndice de Endeudamiento:

Deuda Total Deuda Total
Patrimonio Activo
Total de ndices de inmovilizacin de capital:
Patrimonio Patrimonio-Pasivo LP
Activo Fijo Activo Fijo
Indagar si se determinan puntos de equilibrio para
los productos de la compaa.
verificar si se invierten adecuadamente los
excesos de efectivo.
Averiguar si existen procedimientos para obtener
el beneficio mximo de:
Tiempo transcurrido entre obligacin y pago
de efectivo
Atrasos inherentes en el sistema de
compensacin de cheques
Inversin de excedentes de efectivo
Minimizar los costos por intereses
Posibilidad de factoring.
Uso de la compaa de otras fuentes de
financiamiento.
Verificar si tiene suficiente experiencia la persona
responsable de la administracin del efectivo


154

PTS 3-2


rea de Ventas

Periodo Examinado:
Objetivos: Determinar si la gerencia de ventas tiene la capacidad de cumplir con las metas de ventas
y producir ganancias, adems de satisfacer las demandas de los clientes, mantenerse informado
sobre el medio externo y mantener a los vendedores suficientemente motivados para alcanzar las
metas establecidas
Procedimientos Ref. Hecho por
1. Obtener o elaborar una grafica de los procedimientos utilizados
para el desarrollo de las operaciones, desde que se coloca
hasta que se hace la entrega del producto.
2. Obtener copia de los formularios utilizados en los
procedimientos descritos anteriormente.
3. Investigar sobre las metas y objetivos de corto y largo plazo
para la comercializacin de los productos.
4. Evaluar la eficacia obtenida de los procedimientos establecidos
por la empresa, segn el punto anterior.
5. Investigar sobre los siguientes aspectos:
Tipos de productos que se ofrecen
Caractersticas de los clientes
Mercados geogrficos que la entidad abastece y la
participacin en los mismos ( Nacional, regional e
internacional)
Naturaleza y localizacin de los centros de
distribucin, volmenes y capacidades de distribucin
Investigar la participacin competitiva en los mercados
(No. De competidores, % de participacin).
6. Determinar los siguientes ndices:
ndice de Rendimiento:

Ao Actual x 100
Ao Anterior
ndice de Rentabilidad:

Ventas

No. De Empleados
Ventas
No. De Sucursales

Utilidad

No. De Empleados

155

Ventas
Activo Total
Ventas / gastos de publicidad
Ventas por empleado
Ventas / costos directos de ventas
7. Cerciorarse si la entidad desarrolla un plan estratgico de
comercializacin, el periodo que cubre y la frecuencia con que
se actualiza. (Mensual, trimestral, etc.)
8. Describir las polticas de la empresa para los aspectos
siguientes:
Servicios a clientes
Precios, crditos y entrega
Ventas promociones y publicidad
Distribucin, Transporte y almacenaje
Verificar la eficacia de ella y si son acordes a la Posicin
competitiva de la empresa en el mercado.
9. Determina que el plan estratgico de largo plazo de
comercializacin, considera aspectos como:
El equilibrio de ofertas y demandas
Las estrategias de precios a corto y a largo plazo
El anlisis de clientes
El tipo y nivel de actividades publicitarias y promocionales
El manejo o administracin de la fuerza de ventas, y
Los vnculos con los planes de finanzas y recursos humanos
10. Verificar si se prepara los siguientes controles de gestin:
Volmenes de Venta ( Por ejemplo, por pedidos, por producto,
por mercados, clientes, regin etc.)
Participaciones en el mercado ( Por producto etc.)
Rentabilidad de los productos
Satisfaccin de los clientes ( Por ejemplo, devoluciones,
quejas etc.)
Cambios estacionarios del volumen de ventas
Porcentajes de pedidos enviados puntualmente
Cantidad de pedidos atrasados y el tiempo de los mismos
11. Indicar la informacin disponible para monitorear las
actividades de comercializacin
12. Verificar si son capacitados adecuadamente los vendedores y
en forma constante
13. Indagar si mantienen informados a los vendedores sobre los
inventarios de mercancas perecederas que necesitan ser
vendidas antes que se deterioren y pierdan su valor, adems,
de aquellos inventarios que existen en exceso, obsoletos, etc.
14. Verificar si existe un adecuada supervisin de ventas en el
campo y controlar dichas operaciones.
15. Analizar si se encuentran bien distribuidas las instalaciones
para proporcionar eficiencia en las ventas y si existen cuellos
de botellas en las operaciones.


156

PTS 3-3

rea de Inventarios

Periodo Examinado:

Objetivos: Verificar si se mantienen niveles ptimos de inventario, as como la forma de protegerse
contra inventario obsoletos, y la minimizacin que hace la gerencia para las inversiones de
inventario.

Procedimientos

Ref.

Hecho por
1. Obtener y elaborar una grafica de los procedimientos utilizados
para el desarrollo de las operaciones de control de existencias,
que va desde la recepcin y almacenaje de mercadera hasta
la preparacin y entrega de pedido.

2. Obtener copia de los formularios utilizados para los
procedimientos detallados anteriormente.

3. Evaluar la eficiencia de los procedimientos utilizados en esta
rea.

4. Investigar si la empresa ha determinado por articulo, las
cantidades mximas y mnimas de existencias con que se
debe contar.

5. Indicar si existe informacin disponible sobre:
Productos obsoletos, averas
Utilizacin de inventarios
Pedidos pendientes
Faltas de existencias

6. Calcular a cuantos das de suministros que equivalen las
existencias (Global, por producto, por lneas).

7. Indagar si controla la compaa el riesgo sobre cualquier
inventario de alto valor que este sujeto a fluctuaciones de
precios.

8. Verificar si hay medidas adecuadas para impedir el deterioro
del inventario (Calor, Fri, humedad, almacenamiento por
demasiado tiempo. etc.

Rotacin de los inventarios
Periodo de los inventarios
Tendencia de pedidos de inventarios
Porcentaje de pedidos de cliente no completados con xito en
la fecha de entrega ( Producto, Almacn, Etc.)

10. Verificar si se dispone del espacio y control necesarios para

157

almacenar adecuadamente los inventarios, para minimizar las
perdidas causadas por el pillaje, obsolescencia.

11. Verificar si existen controles para vigilar el nivel de perdida en
ventas como resultados de no mantener lneas de resultados
altas para satisfacer la demanda.

12. Verificar la coordinacin entre los departamentos de ventas,
compras, para asegurar la disponibilidad de inventarios en el
momento planeado y lugar apropiado.

13. Indagar sobre el sistema de costos del inventario y verifique si
es apropiado para la naturaleza del negocio.

14. Verificar los procedimientos de investigar las perdidas de
inventarios fin de determinar si el problema es por desperdicio,
seguridad fsica, malos controles contables.

15. Cerciorarse si la empresa tiene asegurada la mercadera, la
vigencia del seguro y con que compaa, adems si se
encuentra asegurada por el valor de reemplazo total.

16. Determinar si existe personal de vigilancia asignado para cada
una de las bodegas y el costo que representa.

17. Determinar en que lugar se lleva a cabo el control y registro de
entradas y salidas del almacn, el nombre de los responsables
y el cargo que ocupan.

18. Determinar el costo de almacenaje de los productos obsoletos
y de poco movimiento.

19. Elaborar cedulas narrativa de conclusiones del rea evaluada.


158

PTS 3-4

rea de Informtica

Periodo Examinado:

Objetivo: Determinar si la gerencia mantiene niveles de control sobre las operaciones en los
sistemas electrnicos de datos.

Procedimientos

Ref.

Hecho por
1. Investigar si existen manuales de usuarios que identifiquen
adecuadamente los niveles de acceso.
2. Investigar si los programas son susceptibles de modificacin y
si permitirn ser utilizados en futuras adquisiciones de equipo.
3. Indagar si existen procedimientos encaminados a proteger
archivos y programas, de la divulgacin o uso no autorizados.
4. Indagar sobre la existencia de cdigos de identificacin del
usuario y verifique las actividades que pueden realizarse con
ellos.
5. averiguar sobre las polticas de la organizacin en materia del
tiempo de mantenimiento de archivos y registros magnticos
contables y financieros.
6. Verificar si existen claves de clasificacin de datos para
acceder a la informacin que esta en los archivos y registros.
7. Identificar y verificar que los programas garanticen adecuados
niveles de acceso operativos, gerenciales y directivos.
8. Verificar la eficacia de los procedimientos descritos
anteriormente.
9. Averiguar sobre el lugar de almacenamiento y el ordenamiento
fsico de los archivos y registros magnticos.
10. Verificar que los programas brinden adecuadamente los
servicios que deben proporcionar.
11. Cerciorarse si existen programas de mantenimiento preventivo
individual del equipo de cmputo y si hay razonabilidad en los
costos.
12. Verificar si tiene la gerencia planes para la computarizacin de
las reas de:
Ventas
Crditos y Cobros
Personal
Inventarios, etc.
13. Calcular los siguientes indicadores de gestin:
Promedio de antigedad de los equipos.
Tiempo promedio por usuario.
Porcentaje de automatizacin de la empresa.
Capacitacin por hora hombre de un periodo.


159

PTS 3-5
(Form. EI-7)
rea de Crditos y cobros
Periodo Examinado:
Objetivo:
Determinar que los crditos estn debidamente respaldados as como la aplicacin de normas para
el otorgamiento y que existan polticas y procedimientos adecuados que garanticen su recuperacin
al corto plazo.
1. Verificar si se efectan los siguientes procesos:
Aceptacin del pedido del cliente,
Aprobacin del crdito,
Envi del pedido al cliente,
Facturacin al cliente,
Contabilizacin de las ventas en los registros contables y
legales,
Formas de correccin por errores cometidos,
Proteccin de los registros.
2. Obtener o elaborar una grafica de los procedimientos descritos en
el numeral 1.
3. Indagar sobre los procedimientos utilizados para otorgar crditos.
4. Indagar sobre los tipos de reportes que proporciona el
departamento de crditos y elabore una conclusin sobre su
utilizacin.
5. Obtener copia de los formatos utilizados en el proceso de
otorgamiento de crditos hasta su recuperacin.
6. Evaluar sobre la eficacia de los procedimientos utilizados en esta
rea, segn lo detallado en los puntos anteriores.
Rotacin de cuentas por cobrar

Ventas anuales al crdito .
Promedio Anual de ctas. por Cobrar

Periodo promedio de cobros

_360 das * Promedio ctas. por Cobrar_
Ventas anuales al crdito

8. Evaluar si se verifican debidamente los lmites de crdito de los
clientes antes de aceptar pedidos o despachar los bienes.
9. Verificar que en casos de cuentas morosas o incobrables no se
hagan ventas adicionales o se refieran para una debida
autorizacin.
10. Indagar si existen juicios o demandas pendientes y cual es su
grado de avance.
11. Verificar y validara que las ventas efectuadas al crdito se
encuentran debidamente respaldadas con toda la documentacin
necesaria que garantice su recuperacin.
12. Verificar si hay procedimientos para informar perdidas de clientes
y el motivo de esto.


160

__

PTS 3-6
Autorizo:

rea de Compras
Diagnostico General
Periodo Examinado:
Objetivo: Asegurar que todas las compras efectuadas responden a necesidades de inventarios o
gastos propios y necesarios para mantener la operatividad de la empresa.
1. Obtener o elaborar una grafica de los procedimientos utilizados para
la realizacin de las compras, o verifique si existe un manual de
procedimientos de compras.
2. Obtener copia de los formularios utilizados para los procedimientos
detallados anteriormente.
3. Indagar si existen metas, objetivos y polticas definidos para este
departamento.
4. Verificar si son transmitidas claramente las metas, objetivos y polticas
al personal involucrado en el rea de compras.
5. Verificar si es examinada con regularidad la gestin de compras de
acuerdo a las metas, objetivos y polticas previamente establecidos.
6. Estudiar las polticas respecto a la seleccin de los proveedores. (se
piden varias cotizaciones, se observa la calidad del producto, precios,
etc.).
7. Evaluar la eficacia de los procedimientos utilizados en esta rea.
8. Verificar los siguientes indicadores: Tendencia de los costos de las
mercancas y Rotacin de cuentas por pagar
_Compras anuales al crdito__
Promedio de ctas. por pagar
9. Analizar si se han aprovechado las oportunidades especiales que
bajaran los costos de las compras.
10. Indagar si se llevan controles de las mercancas que mas cantidades
se han comprado y que tanto se han aprovechado descuentos de los
proveedores por dichas compras.
11. Investigar la ubicacin geogrfica de los distintos proveedores y
determine o estime los costos de transporte de la mercadera.
12. Verificar si existen controles entre los pedidos y la recepcin.
13. Averiguar si se revisan las condiciones de pago al proveedor para
asegurar que se toma la opcin mas econmica entre descuentos en
efectivo y crditos mas largos.
14. Indagar si se mantienen registros que muestren la cantidad de
pedidos colocados con cada proveedor y el volumen de descuentos
obtenidos.
15. Realizar las sugerencias que serian necesarias para mejorar esta
rea.
16. Verificar si la empresa posee equipo que requiera mantenimiento y
establezca lo siguiente:
17. Es razonable el costo de mantenimiento de dichos equipos, existen
programas de mantenimiento preventivo, necesidades de reemplazo,
Control de mantenimiento individual del equipo, Ratio entre el tiempo
de paro por mantenimiento y el tiempo en que opera el equipo,
Verifique los costos acumulados por mantenimiento individual y su
costo de reemplazo.


161

PTS 3-7
Elaboro:

Reviso:
Periodo Examinado:
Objetivo: Determinar si la empresa cuenta con el personal adecuado y entrenado para realizar las
operaciones, as como la motivacin adecuada para cumplir con las metas de la organizacin.
1. Verificar que existan del personal, expedientes individuales que
incluyen los siguientes elementos: solicitud, currculo, historia
clnica, tiempos de enfermedad, autorizaciones aumentos de
salarios, y pagos de vacaciones y otras prestaciones laborales.
2. Verificar si existen manuales de descripcin de cada puesto para el
personal y si se estn cumpliendo dichos linimientos.
3. Investigar los procedimientos efectuados para la seleccin de
personal y evaluar: Si los exmenes son adecuados al tipo de
puesto a desempear y si las personas se seleccionan de acuerdo a
las exigencias del puesto.
4. Determinar si los empleados asignados a cada puesto de trabajo
son competentes en sus labores (para ello revise expedientes del
personal y haga indagaciones).
5. Indagar si se realizan en forma peridica evaluaciones del personal
con el propsito de: Mejorar el desempeo laboral. Determinar sus
remuneraciones y efectuar las promociones.
6. Cerciorarse si la empresa cuenta con programas de adiestramiento
de personal y que tan adecuado es el nivel de entrenamiento.
7. Investigar si existen polticas de estimulacin al personal por
rendimiento.
8. Indagar el grado de comunicacin que existe hacia niveles
superiores o inferiores.
9. Verificar si es alta la rotacin del personal e indique las causas de
dicho aspecto.
10. Determinar la distribucin porcentual del personal entre los
diferentes departamentos de la organizacin y efectu sus
comentarios sobre dicha distribucin.
11. Determinar si hay fluctuaciones estacionales en el nmero de
empleados y determinar sus causas.
12. Estudiar la participacin de los costos de personal en el costo de
venta y en los gastos de operacin totales de la empresa, concluya
sobre dicha revisin.
13. Comentar los siguientes indicadores de personal para monitorear la
gestin de la funcin de recursos humanos: Ausentismos No. de
empleados, permisos No. de empleados, Traslados No.
Empleados, Incapacidades No. Empleados
14. Verificar si existen controles del tiempo extra de los empleados,
para que este no resulte excesivo.
15. Determinar la antigedad promedio del personal y concluya sobre
dicha labor. Y un adecuado programa de vacaciones anuales de
empleados.
16. Concluya sobre el trabajo realizado y efectu las sugerencias
necesarias.


162

Cedulas.

Empresa Repuestos Automotrices X
Cedula de Marcas de Auditoria

Ref. PTS:
Ref. a :

PTS 4-1

Cotejado contra libros auxiliares (En Azul)
Cotejado contra libro mayor (En Rojo)

Rene requisitos administrativos

Suma Verificada

Resta Verificada

X
Multiplicacin Verificada

Divisin o Porcentaje verificado

* Suma Cuadrada en un registro tabular
u Verificado contra registros contables
u

Verificado contra evidencia documental

Comprobado fsicamente

Verificado contra existencias fsicas

Inspeccionado fsicamente y coincide con registros
auxiliares

Rene requisitos administrativos y fiscales

Nota: El Personal de la unidad de Auditoria Interna est obligado a utilizar exclusivamente las marcas
de auditoria que se mencionan a continuacin. Las marcas debern anotarse invariablemente con lpiz
rojo y azul en su caso.
El uso de las marcas constituye una prctica que genera tiempo productivo. Adems de las marcas
antes especificadas, auditoria puede utilizar marcas personales, esta cedula se ubica al final del legajo
de papeles de trabajo y consta de 14 columnas.

163

Sustituye a

PTS 4-2


Herramienta de Diagnostico
Cedula de Reporte de Avance Semanal

rea :
Ref. PTS:
Ref. a :

Etapa : Responsable:
Actividades Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes

Numero de Horas:

OBSERVACIONES:

Elaboro:
Reviso:


164

Sustituye a

PTS 4-3

Cedula para la Deteccin y Registro
de Hallazgos y Evidencias

rea Evaluada:
Ref. PTS: No.

Ref. a :
Etapa : Responsable:

No.

Hallazgo

Evidencia

Observaciones

OBSERVACIONES:

Elaboro:
Reviso:


165

PTS 4-4

Fecha:

Numero de Hoja:
Cedula de Anlisis Documental
Responsable.
Funcin:
rea Evaluada:
Tipo de documento

Documento

Resultados del Anlisis

Propuestas

OBSERVACIONES:

Elaboro:
Reviso:


166

Sustituye a

PTS 4-5


Cedula para el Registro de Aspectos
Relevantes
rea Evaluada:
Ref. Pts.:

Etapa:
Ref. a.:

Aspectos revisados

Aspectos Relevantes

Comentarios Recibidos

OBSERVACIONES:

Elaboro:
Reviso:


167

PTS 4-6

Fecha:

Numero de Hoja:

Cedula Sumaria de Entrevista
Ref. Pts.:
Ref. a.:

Objetivo de la Entrevista:
Personal Entrevistado
No. NOMBRE CARGO

Elaboro: Reviso: Autorizo:


168

PTS 4-7

Fecha:

Numero de Hoja:

Ref. Pts.:
Cedula Resumen de Entrevista
Ref. a.:

Personal Entrevistado: _
Cargo: _
Puntos Considerados y Resultados Obtenidos
Aspectos Relevantes Comentarios

Hecho por: Supervisado por:


169

PTS 4-8

Fecha:

Numero de Hoja:

Cedula Recoleccin de Antecedentes y
Ref. Pts.:

Datos Bsicos
Ref. a.:

Documento Fecha de Recibido
Organigrama de la empresa
Manuales de procedimientos y reglamentos
de la empresa.

Ultimo Balance Auditado
Ultimo Balance de Comprobacin.
Plan de accin y presupuesto ao actual.
Ejecucin presupuestos ao anterior.
Ejecucin de presupuesto de ao actual.
Bajas, ausentismos, permisos,
incapacidades del personal del ejercicio y
dos aos anteriores.

Precios de los bienes y servicios para la
venta.

Informes de auditorias de gestin de aos
anteriores.

Observaciones:



170

PTS 4-9

Fecha:

Numero de Hoja:

Ref. Pts.:
Cedula Recoleccin de Antecedentes y
Ref. a.:

Datos Bsicos (RESUMEN)

Periodo Auditado:
Desarrollo de Hallazgos
HALLAZGOS :
CONDICION:
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
RECOMENDACIN:
OPINION:
OBSERVACIONES:



171

PTS 4-10

Fecha:

Numero de Hoja:

Ref. Pts.:
Cedula de Seguimiento de Hallazgos
Ref. a.:

de Informe de Auditoria Anteriores

Periodo Auditado:

Enunciacin Hallazgos

Grado de Cumplimiento
Comentarios del ente Auditado

Observaciones:

Hecho por: Fecha:

Supervisado por: Fecha:


172

Memorandos o Extractos de Actas y otros Documentos.

PTS 5

Unidad de
Auditoria

MEMORANDUM

PARA :

CC :

DE :

ASUNTO :

Ref. :

Fecha :

Introduccin
Objetivos
Alcance de la evaluacin
tems Evaluados
Anlisis
Resultado
Conclusiones
Recomendaciones
Firma


173

Observaciones, Justificaciones o Certificaciones.

PTS 6

San Salvador, 31 de diciembre de 20XX

Productos de Calidad, S.A. de C.V.
1 Av. Sur calle Benjamn Orozco No. 2011
San Jacinto San Salvador

Muy seores nuestros:

Por inters de esta empresa, nuestro departamento de auditoria interna a esta fecha
se encuentra realizando Auditoria de Gestin, para lo cual verifica algunas de las existencias
de inventarios y as asegurarse de su correcto manejo.

Para ayudarnos le agradeceremos enviar a travs del nmero de fax 2811541, un
reporte detallado de las compras efectuadas con su cuanta y valor, que muestren
sus registros al de _200X.

La informacin solicitada es de suma importancia para que la Unidad de Auditoria
Interna pueda concluir con su revisin, por lo que mucho les agradeceremos su pronta
respuesta.

Agradeciendo la atencin que se sirva prestar a la presente, quedamos de ustedes
sus atentos y seguros servidores

Lic. Sandra Carolina Prez Baiza
Gerente General
Repuestos Automotrices X


174

5.3 ETAPA III ELABORACION DEL INFORME

Requerimientos de los
Informes de Gestin

Preparacin del Informe de
Gestin

Elaboracin del
Informe
Desarrollo de Conclusiones
y Recomendaciones

Discusin del Informe

Anlisis e Incorporacin de
Recomendaciones

Finalizacin del Informe

Presentacin de Informes
Gerenciales

Seguimiento de los
Informes

175

5.3.1. Requerimientos Mnimos de los Informes de Gestin

REQUERIMIENTOS DE LOS INFORMES DE GESTION

Identificacin
El nombre de la empresa
El periodo que comprende el estudio.
Tipo de auditoria o examen practicado.
Numero de informe.
Responsable(s) de haber efectuado el estudio.
Objetivos, alcance
y metodologa de
la Auditoria

Se detallan cuales son los resultados que se esperan obtener
con la realizacin de la auditoria.

Cuerpo del
Informe

El enfoque y orientacin del estudio.
El alcance de la auditoria y las principales reas sujetas al
examen.
Breve descripcin de aspectos generales de la empresa
Detalle de los principales mtodos utilizados para el desarrollo
del examen.
Determinacin especifica de las reas crticas detectadas y de
todos aquellos aspectos de relevancia que se hayan encontrado
en el desarrollo del estudio.
Detalle o descripcin de la evaluacin practicada a los niveles
gerenciales y administrativos de la empresa.
Deber hacerse mencin de todos aquellos aspectos positivos
detectados en el estudio y que puedan ayudar a alcanzar los
objetivos propuestos por la empresa.

Conclusiones y
recomendaciones

Del informe el auditor podr concluir sobre el examen practicado
y mediante una recapitulacin de los aspectos sobresalientes
orientara a los Gerentes sobre las alternativas de solucin mas
razonables, para contrarrestar todas aquellas situaciones
negativas o problemticas detectadas en cada una de las reas;
adems el auditor podr en todo momento proponer
modificaciones a los procedimientos y procesos al interior de la
entidad, siempre y cuando estos beneficien y logren fomentar la
eficiencia y eficacia en la obtencin de los objetivos propuestos.

Presentacin

Depender de los requerimientos de la empresa, pero se
recomienda como norma, considerar los patrones establecidos
para los informes de auditoria de estados financieros y en
cuanto al plazo para su presentacin, es recomendable
presentarlo a mas tardar quince das despus de concluido el
estudio, tomando en cuenta que dicho informe es de vital
importancia para efectuar las medidas correctivas pertinentes a
deficiencias encontradas dentro del menor plazo de tiempo.

176

5.3.2. Preparacin del Informe de Gestin

Cuando los hallazgos de auditoria ya han sido revisados por el jefe de equipo y
supervisor de auditoria, estos sern comunicados de manera verbal a las personas
relacionadas directamente con los hallazgos para que expresen sus comentarios con
evidencia documental.

Cuando las explicaciones o comentarios, as como la documentacin anexa a la
respuesta que den las personas relacionadas con los hallazgos de auditoria, no
cumplan el principio de suficiencia y competencia de conformidad al juicio profesional
de auditor, el jefe de equipo mantendr en firme dicho hallazgos y los comunicara al
gerente de la entidad a travs de una carta de gerencia, para posteriormente dar inicio
con la ayuda del auditor colaborador a la preparacin del borrador de informe, el cual
ser presentado al comit de auditoria para su revisin y anlisis correspondiente.

La funcin de preparar los hallazgos consiste en dotar al jefe de equipo de elementos
de juicio cuantitativos y cualitativos que le permitan preparar el borrador de informe de
auditoria el cual deber contener la siguiente informacin.
Introduccin
Objetivo y Alcance de la Auditoria
Limitaciones en el Alcance de la auditoria
Resultados de la Auditoria
Conclusiones Generales y
Anexos.

El borrador de informe deber ser revisado en forma minuciosa y detalladamente por
el supervisor de auditoria.

5.3.3. Desarrollo de Conclusiones y Recomendaciones.

En el desarrollo de los procedimientos plasmados en el programa de auditoria, se

177

formulan los hallazgos correspondientes, despus de analizar las causas que lo
originan, as como los efectos del mismo, el auditor colaborador junto con el jefe de
equipo y supervisor, estn en la capacidad de formarse sus propias conclusiones de
lo acontecido, para dar paso a la formulacin de las recomendaciones que debern
dirigir a la gerencia, a travs de informe de auditoria.

Cuando a travs de la ejecucin de la auditoria, el jefe de equipo forme sus
conclusiones y recomendaciones basado en los hechos y evidencia de los mismos, de
tal manera que existan seales o indicios de que existan responsabilidades penales,
como producto de la realizacin de un arqueo de fondos y apoyado en la opinin
jurdica de un abogado, deber proceder a la preparacin de un reporte de indicio
debindole anexar el acta de arqueo.

Los informes de auditoria deben tener el contenido que las normas de auditoria
establezcan.

5.3.4. Discusin del Informe

Despus que el equipo de auditores haya llevado y presentado el borrador de informe
de auditoria al comit de auditoria, para que realice el control de calidad sobre el
mismo, y los auditores puedan plantear y explicar sus puntos de vista.

En esta fase deben eliminarse las diferencias de opinin y debern ser resueltas en lo
posible afn de que aparezca situaciones de mayor importancia.

El comit de auditoria emite sus observaciones sobre el informe borrador, las cuales
deben ser superadas por el jefe de equipo. Acto seguido el jefe de equipo a travs de
una nota, convocara para la presentacin del informe borrador.
Dicha convocatoria deber contener e indicar la siguiente informacin:
Lugar de presentacin.
Hora exacta de la presentacin.

178

Los puntos a tratar en la presentacin.
El texto que diga: Que la convocatoria se haga del conocimiento de los
empleados y de los funcionarios, que tengan que ver directamente con los
problemas sealados en el informe.
Se anexa una copia del ejemplar del informe borrador de auditoria. El anexar
una copia, se hace con la finalidad de que la administracin tenga
conocimiento de los puntos a tratar con relacin a la auditoria y dispongan del
tiempo prudencial para reunir las evidencias y redactar los conocimientos
pertinentes para desvanecer los hallazgos.

Al finalizar la presentacin del informe borrador de auditoria, el jefe de equipo debe
levantar un acta de lectura que deber contener rigurosamente el siguiente contenido:

a) Objetivo de la reunin

b) Nombres, cargos que representa cada asistente

c) Prrafo aclaratorio que diga: que el hecho de firmar el acta de lectura, no debe
entenderse como la aceptacin del contenido del informe borrador; y

d) la fecha en la que se compromete la administracin a presentar al equipo de
auditoria los comentarios y evidencias de los hallazgos de auditoria.

5.3.5. Anlisis e Incorporacin de Respuestas de la Administracin Relacionada con
las Recomendaciones del Informe General

Cuando el jefe de equipo con su grupo de auditores haya tenido conocimientos de los
comentarios de la administracin y hubiese analizado la evidencia documental,
deber incluir el hallazgo mismo como en el informe definitivo de la auditoria, el grado
de cumplimiento que la administracin de las medianas empresas ha dado a las
recomendaciones, pudindolas clasificar en tres categoras:

179

Recomendacin cumplida
Recomendacin en proceso
Recomendacin no cumplida

5.3.6. Finalizacin del Informe

Mientras el informe este en carcter de borrador, ser nicamente de uso restringido,
es decir que solo tendr acceso las partes involucradas en la auditoria interna de
gestin. Desapareciendo esa censura o restriccin hasta que el informe sea
terminado y se halla comunicado as el informe final de auditoria.

El informe final estar terminado cuando el jefe de equipo y su grupo de auditores
hayan recibi y analizado los comentarios y evidencias documental enviada por la
empresa, debiendo incorporar en los papeles de trabajo como en el informe final o
definitivo en el cual se indicara el grado de cumplimiento del mismo

El supervisor revisara y analizara el informe y de manera escrita comunicara al jefe de
equipo sus observaciones y comentarios, quien deber hacer las correcciones
necesarias para luego remitir el informe al gerente.

5.3.6.1. Presentacin Final del Informe a la Empresa

Cuando el borrador del informe ha pasado por el supervisor, comit de auditoria y
director o gerente, y hechas las observaciones formuladas por cada una de ellas se
procede a la presentacin del informe final de auditoria. El cual ser distribuido a la
gerencia o propietario de la empresa y archivo de auditoria Interna.

5.3.6.2. Seguimientos de los Informes

Definimos el seguimiento como una evaluacin continua o peridica que se debe
dar a las conclusiones y recomendaciones hechas a cada rea, a la eficacia del

180

diseo y operacin de la estructura de control interno; a travs de los informes de
auditoria emitidos a la administracin, estas evaluaciones pueden ser de forma
muestral o completas de acuerdo al grado de riesgo.

A continuacin se detallan los procedimientos que se dan para el seguimiento:

Procedimientos
1. Durante el desarrollo de esta etapa, preparar cdula de auditoria que incluya
observaciones y recomendaciones que se plasmaron en informe para mejorar
los sistemas y procedimientos en vigencia.

2. Reunirse con cada una de las gerencias evaluadas con el propsito de
determinar el porcentaje de cumplimientos sobre las recomendaciones.

3. Efectuar monitoreo sobre las recomendaciones de manera muestral con el fin
de determinar el cumplimiento de estas y cuales son las razones de peso de no
hacerlo.

4. Elaborar informe sobre si del cumplimiento de las observaciones o
recomendaciones, con el fin de aportar a la administracin con que reas se
esta trabajando de la mano, y darle un posterior seguimiento en los puntos
dbiles.

181

MODELO DE BOSQUEJO DE INFORME DE EXAMEN DE
AUDITORIA INTERNA DE GESTION PREPARADA POR EL
AUDITOR QUE EXAMINO EL AREA ESPECIFICA

INFORME DE EXAMEN DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION
AL AREA DE COMPRAS
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE 20XX
DE LA
EMPRESA DE REPUESTOS AUTOMOTRICES X

182

1. Introduccin
El presente informe de Examen de Auditoria Interna de Gestin, contiene un conocimiento mas
profundo sobre las actividades realizadas para el rea de compras, basado en entrevistas y
documentacin analizada, est enfocada a verificar que las compras se deriven de necesidades
reales, que estn de conformidad a lo establecido al efectuar contratacin de la compra y a la vez
hayan sido recibido por la empresa de repuestos x. y que siendo utilizados para el rea que fueron
destinados.
Por tal razn se visitaron la totalidad de las reas operativas, teniendo para ello que apoyarse en
herramientas o instrumentos tales como encuestas, hoja de cotejo y revisin de ocular.
2. Objetivo
Comprobar que las compras se deriven de necesidades reales genuinas de la empresa
Constatar que las compras efectuadas estn de conformidad a los aspectos legales y los
trminos de economa, eficiencia y eficacia
Verificar que las compras sean utilizadas en actividades propias de la empresa.

3. Alcance
Se enmarca en la revisin que se efectuara en la contratacin de la compra

4. Limitantes
Internas: Falta de apoyo logstico. Externas: Hemos recibido departe de la empresa de repuestos
automotrices todas la colaboracin, solicitada para el desarrollo de la auditoria, por la cual no existen
limitantes externas que podamos mencionar.

5. Resultado
Las contrataciones efectuadas por la empresa de repuestos automotrices en concepto de servicios
profesionales no son garantizadas.

6. Recomendaciones
Al seor Gerente del rea de Compras, para que pueda incluir dentro de las clusulas de
adquisicin que asegure el cumplimiento de estas, al momento de gestionar la compra, se deber
constatar que dichas compras sean destinadas para el fin propuesto.

7. Conclusin
El producto esperado de la contratacin no es recibido oportunamente.
El uso del equipo de reparto no son utilizados en actividades propias de la empresa


183

MODELOS DE INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTION

INFORME DE UN EXAMEN DE GESTION FAVORABLE

San Salvador, de de 20XX

Sres. Empresa Repuestos Automotrices, X
Presente.

El propsito del presente informe es dar a conocer los resultados de la auditoria Interna de Gestin
realizada en conjunto por la empresa de Repuestos Automotrices X, en el periodo comprendido del
de al de 200X, en la cual se evalu la gestin en un marco de economa,
eficiencia y eficacia

Este examen se ha efectuado respetando las normas de auditoria generalmente aceptada, as
como algunas reglas particulares de este tipo de auditoria, que incluyen una evaluacin del sistema
de control interno y de gestin as como de programas, procedimientos, objetivos, y polticas
establecidos por la empresa para el presente periodo.

En nuestra opinin la gestin efectuada por la gerencia en lo relativo a las reas de ventas,
compras, inventarios, finanzas e informtica, se ha clasificado como eficiente, al tiempo se
proporcionan en anexos algunas recomendaciones para mejorar dichas reas.

En lo relativo a las reas de recursos humanos y crditos y cobros se considera una gestin
aceptable y de acuerdo a los indicadores obtenidos en el examen, necesitan efectuarse algunas
correcciones para optimizar su operatividad y se detallan en anexos.

En conjunto se considera que la gestin de la gerencia en el periodo examinado, ha logrado los
parmetros de eficiencia, economa y eficacia necesarios para una sana administracin.

F.
Responsable del examen


184

INFORME CORRECTIVO O DESFAVORABLE

San Salvador, de de 20XX

Sres. Empresa Repuestos Automotrices X
Presente.

El propsito del presente informe es dar a conocer los resultados de la auditoria Interna de Gestin
realizada en conjunto por la empresa de Repuestos Automotrices X, en el periodo comprendido del _
de al de de 200 , en la cual se evalu la gestin en un marco de economa,
eficiencia y eficacia.

El examen de auditoria se ha realizado respetando las normas de auditoria generalmente aceptada,
as como algunas reglas particulares de este tipo de auditoria, que incluyen una evaluacin del
sistema de control interno y de gestin as como de programas, procedimientos, objetivos, y polticas
establecidos por la empresa para el presente periodo y se piensa que la auditoria que se efectu
proporciona una base razonablemente a nuestra opinin.

En nuestra opinin la gestin realizada por la gerencia en lo relativo a las reas de ventas, compras,
finanzas, crditos y cobros y recursos humanos, se considera deficiente por las siguientes causas:

Ventas: Por el incumplimiento de los procedimientos y polticas preestablecidas por la direccin y por
no haber alcanzado el objetivo de ventas para el periodo, ya que de acuerdo a los indicadores
fueron suministrados todos los requerimientos sin obtener resultados positivos.

Compras: Por incumplimiento de polticas preestablecidas y adquisicin de bienes no indispensables
para el funcionamiento de la empresa, ya que de acuerdo a los indicadores existe exceso de
inversin en bienes de capital para el periodo.

Finanzas: Por los bajos resultados obtenidos con la poltica de inversin e incumplimiento de metas
propuestas.

Recursos Humanos, Crditos y Cobros: Por incumplimiento de procedimientos y polticas
determinadas para el buen desempeo de sus funciones.

En resumen nuestra opinin es que la gestin administrativa realizada por la gerencia no ha
cumplido con los requerimientos mnimos de eficiencia y economa necesarios para una sana
administracin.

F.
Responsable del examen


185

Elaboracin
del Informe

Presentacin
del Informe

Seguimiento
del Informe

5.4. ETAPA IV PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Recopilacin y
Revisin de la
Empresa
Planificacin
Global de los
Recursos
Evaluacin
Global de la
Empresa

Diagnostico
General

reas
Criticas

Problemas
Especficos

Contralor de Cuentas de Inversin

Finanzas

Facturacin
Cotizacin Pedidos, Precios

Ventas

Mxima Rotacin, para saber que,
cuanto, y cuando ordenar

Inventario
Programas
de
Auditoria

Compatibilidad de los Programas
Control y Seguridad en el Acceso de
la Informacin
Informtica

Clasificacin de clientes y
recuperacin de crditos

Crditos Y
cobros

Seguimiento de Compra, Precios de
Proveedores y Pedidos en Transito

Compras

Polticas de Seleccin y Formacin
de Personal,
Canales de Comunicacin

Recursos
Humanos

TOMA
DE
DECISIONES
OPTIMIZACION


186

Formulario EIV-1

Empresa de Repuestos Automotrices
Proceso de Toma de Decisiones Para el rea de Ventas

FASES

INDICADORES
FORMULARIO E INFORMES A UTILIZAR

DEFINIR EL
PROBLEMA

BAJOS VOLUMENES DE VENTAS

FORMULARIO EI-5 EVALUACUION GLOBAL DE LA
EMPRESA
FOMULARIO EI-6 AREAS CRITICAS
CEDULA PARA LA DETECCION Y REGISTRO DE
HALLAZGOS Y EVIDENCIAS

DIAGNOSTICAR LAS
CAUSAS
TIPOS DE PRODUCTOS QUE SE OFRECEN
MERCADOS GEOGRAFICOS QUE LA
ENTIDAD ABASTECE
PARTICIPACION COMPETITIVA EN LOS
MERCADOS

FORMULARIO EI-7 INFORME DE DIAGNSOTICO
GENERAL
FORMULARIO EI-8 PROBLEMAS ESPECIFICOS

ALTERNATIVAS DE
SOLUCION
ADQUISICION DE NUEVO EQUIPO DE
REPARTO PARA DISTRIBUCION DE RUTAS
DE DIFICIL ACCESO
CAMPAA PUBLICITARIA AGRESIVA
DISMINUIR EL COSTO DE VENTA DE LOS
PRODUCTOS
CAPACITAR AL PERSONAL DE VENTAS
POLITICAS DE PRECIOS
PTS:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTION
CEDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS
RELEVANTES

EVALUAR
ALTERNATIVAS Y
SELECCIONAR LA
MEJOR

ES FACTIBLE LA ALTERNATIVA?
ES LA ALTERNATIVA UNA SOLUCION
SATISFACTORIA?
CUALES SON LAS CONSECUENCIAS POSIBLES
PARA EL RESTO DE LA EMPRESA?
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADO
FLUJO DE EFECTIVO
ESTADO DE CAMBIOS EN EL
PATRIMONIO
PESUPUESTOS
INFORME DE GESTION

IMPLEMENTACION Y
SEGUIMIENTO DE
LA TOMA DE
DECISONES
ADQUIRIR RECURSOS Y ASIGNARSE
CONFORME SEA NECESARIO
FORMULAR PRESUPUESTOS Y
PROGRAMAS PARA LAS ACCIONES QUE SE
HAN DETERMINADO
DESARROLLAR PLANES PARA AFRONTAR
RIESGOS E INCERTIDUMBRES

OPTIMIZACION EN LA TOMA DE DECISIONES:
MAYOR PARTICIPACION EN EL MERCADO (MERCADO NACIONAL, REGIONAL E INTERNACIONAL)
EQUILIBRIO ENTRE OFERTA Y LA DEMANDA
RENTABILIDAD DE LOS PRODUCTOS
SATISFACCION DE LOS CLIENTES
Nota: El presente formulario ser utilizado segn los problemas identificados en cada rea critica.

187

6. IMPLEMENTACION DEL MODELO

6.1. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL MODELO DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTION PARA OPTIMIZAR LA TOMA DE DECISIONES EN LAS AREAS
OPERATIVAS DE LOS NIVELES GERENCIALES.

6.1.1. Presentacin

La presentacin del Modelo de Auditoria Interna de Gestin, se har a los niveles de
la organizacin que sean responsables de la ejecucin de auditoria y aquellos a los
cuales el modelo les proporcionara informacin para la toma de decisiones

6.1.2. Aprobacin

Una vez realizada la presentacin del modelo de Auditoria Interna de Gestin, se
proceder a la aprobacin por la Junta Directiva y Gerencia General para su
aplicacin

6.1.3. Difusin

En esta fase se har la promulgacin e integracin del modelo de auditoria interna de
Gestin, a los niveles de la empresa con el objetivo de facilitar la comprensin y por
ende mejores niveles de eficacia acordes a la demanda de la empresa y las
necesidades de la misma.

188

6.1.4 Presupuesto

Actividades Capital Asignado
Recurso Humano
Auditor
Asistente
$ 800.00
Honorarios de Capacitacin ( 20 horas ) $ 200.00
Recursos Financieros
Papelera $ 500.00
Reproducciones $ 1,000.00
Imprevistos $ 300.00
$ 1,800.00
TOTAL $ 2.800.00

NOTA: Sistema de Evaluacin y Control, se elaboran reportes gerenciales mensuales que permiten medir el cumplimiento de las
metas programadas en el presente plan.

6.1.5 Ejecucin

En esta fase se har la asignacin de las actividades en cada una de las etapas de
una misin de auditoria, a travs de un flujo grama, con el objetivo de facilitar la
comprensin, y obtener mejores resultados de acuerdo con los recursos que cuenta
el departamento de auditoria interna.

6.1.6 Cronograma de Actividades

Modelo de Auditoria Interna de Gestin

Etapas o Actividades

SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Presentacin del Modelo

Autorizaciones del modelo para la puesta en Marcha

Divulgacin y capacitacin a los auditores de la
Empresa de Repuestos automotrices

Implementacin y puesta en marcha

Ejecucin y Control

Seguimiento


189

6.1.7. Control

Al momento de realizar el trabajo de auditoria se debe ejercer el monitoreo en las
reas claves, lo que permitir que las acciones se ejecuten mejor.

Las reas claves que se deben controlar son: Finanzas, inventarios, ventas, recursos
humanos, crditos y cobros, informtica y compras.

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