CLASES DE DOCUMENTOS

Segn su vigencia:
Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue til a la Institucin
Histrico: Valor permanente y ser consultado por su valor cultural
Segn la frecuencia de uso:
Activos o dinmicos
Inactivos o no dinmicos
Entre activos estn:
Archivos de gestin o de las oficinas !roductoras de docu"entos: de circulacin,
de tramitacin por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solucin
para el asunto que se ha iniciado
Archivos centrales o inter"edios: una ve! recibida la respuesta o solucin al asunto
iniciado, se debe conservar, ya que puede ser ob"eto de consulta o antecedente, pero
no con la frecuencia de la primera etapa
Archivos !er"anentes o histricos: incluye los documentos que asumen un valor
permanente por decisin del respectivo comit# de archivo
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO
So!orte: parte material o f$sica %papel, cinta disco&
T#cnica: es el medio que fi"a y transmite el contenido: escritura, cdi'os, si'nos,
dibu"os, etc
Estructura: son los componentes del documento (or e"emplo en una carta la
estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma
Contenido o asunto: es el mensa"e que transmite el documento
CA$ACTE$%ST&CAS DE LOS DOCUMENTOS DE A$C'&(O
Tres elementos distin'uen o particulari!an a los documentos de archivo:
Carcter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones
especificas )e producen uno a uno y en un orden natural *" acuerdos, actas,
resoluciones
Carcter de unicidad: son nicos, no estn publicados ni se editan en e"emplares
mltiples
Carcter de o)*etividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad,
re'istran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de cr$tica
sub"etivos o valorativos, adems se producen naturalmente dentro de la estructura
or'nica de las instituciones
DOCUMENTOS DE A$C'&(O SE+,N SUS AT$&-UTOS
+os atributos se refieren a las caracter$sticas que adquieren los documentos en ra!n de su
forma y contenido, o sea sus caracteres internos y e,ternos
Caracteres E.ternos
Clase: -efinida en elementos de un documentos de archivo
/or"ato: -epende de la clase:
+os documentos de ima'en se presentan en foto'raf$a, microfilm, video
+os sonoros en cassettes, discos, cintas, etc
+os te,tuales se presentan como formatos de documentos simples, de le'a"o o carpetas, de
e,pediente o de libros
Diferencia entre Lega*o0 Li)ro0 E.!ediente 1 Dossier
E.!ediente: unidad o con"unto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde
al trmite que debe se'uir una accin administrativa para entrar en vi'encia o ser resuelta
Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la accin, la falta de cualquier documento, puede
invalidar o suspender un trmite Termina con un acto administrativo
*s un con"unto de documentos resultantes de una sucesin de actuaciones, que constituyen
los antecedentes a la resolucin administrativa o entrada en vi'encia, cuyo orden est
establecido de antemano .on"unto y orden que son adems, condicin de le'alidad de dicha
resolucin *" contratos, acuerdos del conse"o, sumarios "udiciales, cr#ditos bancarios
Lega*o: formato mediante el cual se a'rupan un con"unto de documentos lue'o de ser
elaborados por las si'uientes ra!ones:
)e refieren en particular al mismo ob"eto, tema o actividad, aunque sean documentos de
diferentes tipos pero no obedecen a un trmite o procedimiento comple"o como es el caso del
e,pediente *" Ho"as de vida
.uando por ra!ones fiscales y le'ales deben coserse documentos de la misma tipolo'$a como
es el caso de le'a"os contables A veces de tipolo'$a diversa, como se e,i'e para los
protocolos notariales
Dossier: con"unto de documentos que se renen en un le'a"o para su conservacin, no
corresponden a un nico proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto
(uede incluir varios actos administrativos, o continuar con documentos del mismo asunto %/o
se cierra& *" Ho"as de vida, contratos
Li)ro: formato en el cual por ra!ones de fiscali!acin, la informacin debe ser consi'nada l$nea
tras l$nea, es abierto por una autoridad competente, sus p'inas van foliadas y rubricadas *"
libros contables, libros de actas, asuntos disciplinarias
+a forma se refiere a ori'inal o copia, la cantidad se refiere al nmero de copias que se sacan
por documento
+a identificacin de la cantidad y forma es bsica en el momento en el cual se hace la
transferencia y acopio de un archivo a otro, pues permite deshacerse de copias innecesarias
Caracteres internos
)e refieren al contenido del documento y son:
Entidad !roductora: autor del documento, en el caso de documentos producidos por
instituciones, corresponde a la entidad, el r'ano y car'o de la persona que lo firma
Origen funcional: la ra!n, funcin o actividad administrativa, por la cual se produce el
documento y el trmite a que est sometida para entrar en vi'encia
/or"ulario 1 clusulas: la disposicin de los datos que deben estar contenidos en #l 0echa y
lu'ar donde se produce el documento
Contenido: asunto, tema o ne'ocio a que se refiere
LOS DOCUMENTOS SE+,N SU CLASE
2or su naturale3a
Acorde con la t#cnica empleada para fi"ar la informacin y transmitir el mensa"e, los
documentos se clasifican en:
TE4TUALES: escritura sobre papel u otro soporte *" carta, informe
CA$TO+$5/&COS 6 +$5/&COS: la t#cnica utili!ada en el dibu"o *" planos, mapas
DE &MA+EN: reproduccin de ima'en fi"a o mvil *" pel$cula, foto'raf$a +os documentos de
ima'en, especialmente las foto'raf$as, pueden hacer parte de documentos te,tuales, en las
ho"as de vida y los contratos
/ONO+$5/&COS: cuando se transmite el mensa"e por medio de la fi"acin de sonidos *"
cassettes, discos
LE+&-LES 2O$ M57U&NA: el mensa"e se fi"a utili!ando medios ma'n#ticos *" disquete
+a clase ms abundante la conforman los documentos cuyos te,tos estn escritos en !a!el, le
si'uen los carto'rficos *stas clases de documentos pueden formar fondos cuando son
producidos por el mismo autor
*l caso de las foto'raf$as producidas por el mismo fot'rafo o los documentos carto'rficos
producidos por las oficinas encar'adas de la planeacin municipal, obras pblicas etc
2or el origen0 fuente o autor
Tres aspectos que "ue'an un papel importante para su utili!acin:
LA /UENTE: puede ser privada o pblica, annima o conocida, el autor puede ser una
persona, un 'rupo de personas o una institucin -e acuerdo con la institucin, los
documentos pueden ser:
2,-L&COS: otor'ados por entidades oficiales o del 'obierno
*" *scrituras de compraventa
2$&(ADOS: se ori'inan en la empresa privada *" .artas comerciales, facturas etc
2or el contenido los docu"entos !ueden ser:
D&S2OS&T&(OS: son aquellos donde la autoridad e,presa su voluntad con intencin de ser
obedecida *" : decretos, leyes, resoluciones
TEST&MON&ALES: en ellos el estado 'aranti!a la veracidad de lo all$ contenido *": re'istro
civil, escritura pblica, re'istro de propiedad de un veh$culo
&N/O$MAT&(OS: dan a conocer al'o, informan *": cartas, tele'ramas, informes
/AC&L&TAT&(OS: llamados tambi#n comunes )on los que todas las instituciones producen
)irven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno *" documentos contables, ho"as de vida,
correspondencia
ES2EC%/&COS O SUSTANT&(OS: son los que se producen por la actividad espec$fica de cada
institucin *": en una entidad educativa, los planes de estudio1 en un hospital, las historias
cl$nicas, en una entidad financiera, los cheques, en una .oordinacin Acad#mica los planes y
pro'ramas acad#micos
2or su funcin co"ercial
DOCUMENTOS CONTA-LES: recibos de ca"a, facturas comerciales, notas de contabilidad
DOCUMENTOS NO CONTA-LES: coti!aciones, pedidos, remisiones, rdenes de pa'o
T%TULOS (ALO$ES: cheque, pa'ar#, libran!a, factura cambiaria
&N/O$MAT&(OS: balance 'eneral, estado de resultados
(ALO$ DE LOS DOCUMENTOS
(alor in"ediato o !ri"ario
*s aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento *s decir a los involucrados en el tema o
asunto

(ALO$ ADM&N&ST$AT&(O: Aquel que posee un documento para la administracin que lo
ori'in o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades

(ALO$ LE+AL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la
ley +o tienen los documentos dispositivos del estado que afecten el orden 'eneral
+os documentos testimoniales que sustenten derechos reales como una escritura
pblica, los contratos pactados, con todos los requisitos

CONTA-LE: e,iste en los documentos que e,presan movimiento de dinero
T8CN&CO: lo tienen los documentos sustantivos o caracter$sticos de cada institucin, como las
historias cl$nicas para los hospitales, los e,pedientes para los "u!'ados, los planes de estudio
para las universidades
(alor "ediato o secundario
*s el que tienen los documentos una ve! terminen el valor primario )e conservan
permanentemente e interesan a los investi'adores de informacin del pasado o
retrospectiva )e divide en:

2$EDEC&-LE O E(&DENC&AL: *s el que poseen ciertos tipos de documentos o series, que
permiten determinar su inter#s para la investi'acin o la historia, desde el momento
de su produccin, como los planos de un edificio

NO 2$EDEC&-LE: *s el que se basa en el tema o asunto, ms que en el tipo documental o la
serie +o tienen los documentos que dan noticias del acontecer diario, la vida rutinaria
y de los sucesos e,traordinarios

(ALO$ /&SCAL: Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son
importantes para el fisco

(ALO$ '&ST9$&CO: *s aquel que interesa a los investi'adores de informacin retrospectiva,
sur'e una ve! a'otado el valor inmediato o primario +os documentos que tienen
este valor se conservan permanentemente *s i'ual al Valor )ecundario

(ALO$ :U$%D&CO: Aquel del que se derivan derechos y obli'aciones le'ales re'ulados por el
derecho comn
+a or'ani!acin de los archivos es el punto de partida para lo'rar la eficacia y moderni!acin
administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus
actividades, no son solamente el testimonio de su e,istencia sino el referente para la toma de
decisiones
)e'n el 2e'lamento 3eneral de Archivos establecido por el Archivo 3eneral de la /acin:
4Archivo es uno o "s con*untos de docu"entos0 sea cual sea su fecha0 su for"a 1
so!orte "aterial0 acu"ulados en un !roceso natural !or una !ersona o institucin
!)lica o !rivada en el transcurso de su gestin0 conservados res!etando a;uel orden
!ara servir co"o testi"onio o infor"acin !ara la !ersona o institucin ;ue los !roduce0
!ara los ciudadanos o !ara servir de fuente de historia<=
+a anterior definicin destaca que archivo no es simplemente un montn de papeles
acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta adems, que la finalidad de los archivos
es controlar la documentacin y dar la informacin a los usuarios en forma adecuada y
oportuna, se hace necesario or'ani!ar los documentos atendiendo a los principios rectores de
la archiv$stica moderna
+os principios de la or'ani!acin archiv$stica de los fondos documentales son el respeto al
ori'en y al orden natural de los documentos, los cuales estn dados por la oficina productora
de los mismos y son producidos en una relacin causa5efecto *"emplo:
6na cuenta de cobro por obras reali!adas ilustra el orden ori'inal que deben conservar los
documentos dentro del e,pediente *"emplo:
a 0ormatos de cuenta de cobro
b Autori!acin de pa'o
c .ontrato
d 2ecibos y7o facturas de costos de materiales
e (li!as de cumplimiento, anticipo y calidad
f Actas de entre'a y recibo de la obra