La segregacin de funciones, clave a la hora de controlar

La segregacin de funciones no implica ms controles, si no controles efectivos

La segregacin de funciones est orientada a evitar que una misma persona tenga accesos a dos
o ms responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar acciones o
transacciones que lleven a la consumacin de un fraude.
Aunque el principal motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregacin de
funciones es el cumplimiento con regulaciones, las compaas deben aprovechar este tema para
mejorar su control interno y minimizar as los riesgos de fraude. Por Mario Velzquez Follow
@bsecuremagazine.
Como hacerlo?, tenemos la creencia que entre menos deleguemos, mas control podemos ejercer y
muchos ms recursos podemos ahorrar, pero esa falsa pretensin hace que con el tiempo lo
barato salga caro ante el manejo ineficiente e irregular como se administra especialmente las
empresas familiares o limitadas, al tener concentrando en pocos el control de la empresa.
Veamos como el segregar funciones no solo disminuye de manera considerable los trmites y
procedimientos engorrosos en la compaa, si no que a la vez posibilita blindar a la entidad a
travs de algo que el modelo enfatiza como es el AUTOCONTROL.
La segregacin de funciones implica:
En primer lugar que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, as
como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la
organizacin se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
Que el recurso humano incorporado a la organizacin cuente con el perfil necesario para
acometer con responsabilidad y calidad las labores a l encomendada.
Que todos y cada uno de los empleados de la organizacin distinga en donde parte sus
funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compaeros de grupo, rea o
proceso.
Todos los integrantes de la organizacin deben conocer el rbol de decisin de su
empresa adems del nivel jerrquico.
Es claro que ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una
transaccin y adems la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobacin,
ejecucin, registro y custodia y a travs de departamentos o unidades independientes.
Para poder identificar la distribucin de funciones dentro de los procesos y procedimientos,
se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los
controles para reducir aquellos que son inoperantes; generan mayores trmites y no
aportan valor en trminos de calidad y oportunidad.
Una vez se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen
en los procesos, as mismo ser ms fcil endilgar responsabilidades por la comisin de
errores o prdida del control.
A mi juicio, donde ms debe existir segregacin de funciones es:
Tesorera. Por ser el rea ms sensible, en razn al manejo de recursos monetarios y de valores,
relacionado con los recaudos y desembolsos de la compaa.
Cartera, dada su implicacin de aprobacin, gestin y cobro de cuentas a terceros.
Inventarios para la venta, Especialmente en las empresas de produccin y distribucin, ya que de
su control y custodia depende uno de los activos ms valiosos de la empresa.
Activos fijos, De su adecuado manejo depender el buen respaldo y patrimonio de la Compaa.
Nomina. La seleccin, incorporacin, y pago del personal, garantiza contar con recurso humano
adecuado, adems identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.
Contabilidad. Posibilita mantener informacin fiable y actualizada, y preservar la memoria
institucional importante para la toma de decisiones acertadas.
Los sistemas de informacin automatizados. Hace que la informacin fluya con ms rapidez,
evita la comisin de errores y proporciona mayor control en la medida que est segregada las
funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes tienen la autorizacin de
modificar dicha informacin.
As las cosas, es una acertada poltica de la organizacin comprender las responsabilidades;
definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las
mejores prcticas; y apalancar la tecnologa para apoyar una adecuada segregacin de funciones
a travs de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados
entre otros.