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CAPITULO II

SISTEMA ABIERTO
Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el ambiente
continuamente, ello se da a travs de entradas (insumos) y salidas (productos).
Entonces el sistema abierto mantiene un intercambio con el ambiente y conserva
constantemente el mismo estado (autorregulacin), a pesar de que la materia y
la energa que lo integran se renuevan de modo continuo (equilibrio dinmico u
homeostasis).
El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de elementos en interaccin
y en intercambio continuo con el ambiente. Dentro de esta nueva posicin, el
enfoque sistmico tiene profundas repercusiones en la teora administrativa.
La categora de mayor importancia de los sistemas abiertos son los sistemas
vivos. Muchos autores hacen analogas entre la empresa y los organismos vivos,
destacando que la empresa aumenta en tamao por el crecimiento de las partes,
recibe alimentos y los procesa en productos o servicios. En tal proceso se da una
entrada y una salida, y un proceso intermedio importante para la vida.
Existe diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos (como los sistemas
biolgicos y sociales: la clula, la planta, el hombre, la organizacin, la sociedad)
y los sistemas cerrados (como los sistemas fsicos: la mquina, el reloj, el
termostato).
El sistema abierto est en constante interaccin dual con el ambiente.
Dual, en el sentido que influye en l y es influenciado por el ambiente;
acta con simultaneidad como variable independiente y como variable
dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interacta con el
ambiente.
El sistema abierto tiene la capacidad de crecimiento, cambio, adaptacin al
ambiente y hasta autorreproduccion en ciertas condiciones ambientales. El
sistema cerrado no tiene esa capacidad. Por ende, el estado actual y final o
futuro del sistema abierto no esta necesaria ni rgidamente condicionado
por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tiene
reversibilidad. En cambio el estado actual y futuro o final del sistema
cerrado ser siempre su estado original o inicial.
Por consiguiente competir con otros sistemas es una caracterstica del
sistema abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado.

Las funciones de las empresas son comparadas a las funciones de los
organismos vivos; as, analizando a las empresas, estas tienen seis funciones
primarias o principales que mantienen estrecha relacin entre s, pero que
pueden estudiarse individualmente.
1. Ingestin. Las empresas compran materiales para procesarlos de
alguna forma y buscan dinero, mquinas y personal del ambiente, con
el fin de ayudar a otras funciones, del mismo modo como los
organismos vivos (animales y plantas) ingieren alimentos agua y aire
para suplir otra funciones y mantener su fuente de energa.
2. Procesamiento. En el animal el organismo ingiere, procesa y transforma
la comida en energa y suplemento de las clulas orgnicas. En la
empresa, la produccin viene a ser equivalente a ese ciclo animal. Al
procesar los materiales, existe cierta relacin entre las entradas y las
salidas; el exceso equivale a la energa necesaria para la supervivencia
de la empresa.
3. Reaccin ante el ambiente. El animal reacciona a distintos cambios, ya
sea ambientales u otros y por ello debe de acomodarse ante estos para
sobrevivir, bien sea adaptndose, huyendo o atacando. Las reacciones
varan de acuerdo a cada situacin. Tambin la empresa reacciona ante
su ambiente, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y
recursos financieros. Por ello los cambios se pueden apreciar en el
producto, el proceso o la estructura.
4. Alimentacin de las partes. As como las diversas partes del organismo
vivo pueden ser abastecidas con materiales, como en el sistema
sanguneo podemos ver cmo es que abastece a las partes del cuerpo
humano. A los participantes de la empresa se les suministra no solo el
significado de sus funciones, sino tambin los datos de compras,
produccin, ventas o contabilidad, lo cual se le recompensa con los
salarios y beneficios.
5. Regeneracin de las partes. Las partes del organismo vivo muchas
veces enferman o mueren, entonces decimos que pierden su eficiencia
por lo cual deben ser regeneradas o reubicadas para as sobrevivir en
conjunto. Los miembros de la empresa tambin pueden enfermar,
jubilarse, retirarse o morir. Las maquinas pueden volverse obsoletas;
entonces tenemos en conocimiento que tanto los hombres como las
maquinas deben mantenerse o reubicarse, por ende son necesarias
las funciones de personal y de mantenimiento.
6. La organizacin. La organizacin de las cinco funciones descritas es
una funcin que requiere un sistema de comunicaciones para el control
y la toma de decisiones. La organizacin necesita un sistema nervioso
central que coordine las diversas funciones de produccin, compras,
comercializacin, recompensas y mantenimiento. Esto se logra a travs
de la administracin, la cual implica control, toma de decisiones y
planeacin para adaptar la empresa al ambiente. En un ambiente que
para en constante cambio, la previsin, la planeacin, la investigacin y
el desarrollo son aspectos de gran importancia a desarrollar para que
la administracin pueda asegurar el ajuste de la organizacin.
LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO

La descripcin del sistema abierto puede aplicarse a una organizacin
empresarial. Una empresa es un sistema que ha sido creado por el hombre, la
cual posee una interaccin dinmica con su medio, es decir, con el ambiente;
sean los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los
rganos gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el
ambiente y recibe influencias de este. Adems, es un sistema integrado por
diversas partes entre s que trabajan en armona para as alcanzar una serie de
objetivos, tanto de las organizaciones como de sus integrantes.
Una manera de poder definirlo al sistema abierto es como un conjunto de partes
que est en permanente interaccin (lo cual resalta la caracterstica de
interdependencia de las partes) en un todo sinrgico, orientado hacia
determinados propsitos o fines y en una relacin de interdependencia con el
ambiente externo.
La idea de estudiar la organizacin como sistema abierto prcticamente no es
nueva. Ya Herbert Spencer afirmaba a comienzos del siglo XX:
El crecimiento.
El hecho de volverse ms complejo a medida que crece.
El hecho de que, al hacerse ms complejo, sus partes exigen una creciente
dependencia.
La duracin de su vida es larga en comparacin con la de sus unidades
componentes.
En ambos casos, la creciente integracin va acompaada de creciente
heterogeneidad.
Analizando la teora estructuralista, Taylor, Fayol y Weber utilizaron el modelo
racional, es decir, el enfoque que tuvieron de las organizaciones lo tuvieron de
una perspectiva de sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando estn
aislados de las caractersticas de las variables externas y cuando son
deterministas en vez de probabilsticos. Un sistema determinista es aquel en que
un cambio especfico en una de sus variables producir con certeza un resultado
particular. Por ende el sistema cerrado requiere que todas sus variables sean
conocidas y controlables. Si se consideran de esta manera las organizaciones,
se puede argumentar- como hacia Fayol-que la eficacia organizacional siempre
prevalecer si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos
lmites conocidos , es decir, si la administracin sigue un conjunto de reglas que
se establecen para mantener relaciones deseadas entre las diversas partes de la
organizacin. El nivel racional ya est completamente superado.

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
ABIERTOS

Las organizaciones poseen la caracterstica de los sistemas abiertos; antes de
profundizar en el modelo ms sofisticado de organizaciones, se presentara
algunas caractersticas bsicas de las organizaciones en el modelo orgnico.

-.Comportamiento probabilstico y no determinista de las organizaciones.
Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos que
constantemente estn afectados por los cambios que se dan en sus ambientes,
los cuales son conocidos como variables externas. Las consecuencias de los
sistemas sociales son probabilsticas y no deterministas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible o probable. Las personas son complejas,
responden a tantas variables que no son claras, no es posible comprender
totalmente. Por estas razones, la administracin no puede esperar que
consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros tengan un
comportamiento previsible.

-.Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por
partes menores
Las organizaciones son percibidas como sistemas dentro de sistemas. Los
sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin. El nfasis se da
ms en las relaciones de elementos interactuantes. Esta interaccin entre los
elementos produce un todo que no es posible comprender mediante una simple
investigacin entre las partes tomadas por separado.
Talcott Parsons se preocupa de manera constante por la visin global, por la
integracin. En este sentido, se le considera precursor de la teora de sistemas en
la sociologa. Talcott destaca: Lo que desde el punto de vista de la organizacin
es su meta especfica, constituye desde el punto de vista del sistema mayor, del
cual representa una parte diferenciada o incluso un subsistema- una funcin
especializada o diferenciada. La relacin que se tuvo viene a ser el vnculo bsico
entre una organizacin y el sistema mayor del cual esta forma parte, y
proporciona una base para la clasificacin de los tipos de organizacin como
sistema social, desde el siguiente enfoque.
La organizacin debe ser estudiado por un sistema caracterizado por todas
las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
La organizacin debe estudiarse como un subsistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor. Los otros subsistemas del sistema
mayor constituyen la situacin o ambiente en que opera la organizacin.
La organizacin debe analizarse como un tipo especial de sistema social
organizado alrededor de la primaca de intereses por el logro de
determinado tipo de meta sistmica.
Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la naturaleza
de la situacin en que se necesita operar, la cual estar determinada por
las relaciones que prevalecen entre ella y los otros subsistemas
especializados, componentes del sistema mayor del que forma parte.
Para determinados fines, este ltimo sistema ser la sociedad.
Entonces, vimos que como sistema la organizacin est sometida a distintos
cambios que se dan continuamente en forma dinmica, para lo cual requiere de
equilibrio. Cada organizacin esta imbuida o convencida de los valores
dominantes de su ambiente. Los miembros de una organizacin son
simultneamente miembros de muchos otros grupos, que compiten entre s o
mantienen una lealtad complementaria. Su posicin de poder dentro de las
organizaciones depende mucho de sus relaciones con tales grupos.

-.Interdependencia de las partes
Como sabemos la organizacin es un sistema social con partes interdependientes
pero que interactan entre s, es decir, interrelacionadas; por ejemplo, El sistema
organizacional comparte con los sistemas biolgicos la propiedad de una intensa
interdependencia de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca
un impacto en las dems. Por ello no podemos mencionar que una organizacin
es un sistema mecnico, pues hasta donde sabemos que si hay un cambio en una
de las partes, esto terminara alterando en las otras. Ante la diferenciacin de las
partes provocada por la divisin del trabajo, estas necesitan ser coordinadas a
travs de medios de integracin y control.

-.Homeostasis o estado de equilibrio

La organizacin solo puede alcanzar un estado de equilibrio cuando se
presentan dos condiciones: unidireccionalidad y progreso.
1. La unidireccionalidad o constancia de direccin: Nos quiere decir que a
pesar de los cambios que se dan en el ambiente o la empresa, se alcanza
los mismos resultados previstos. Atreves de otros medios el sistema sigue
orientado hacia el mismo fin.
2. Progreso con respecto al fin: El sistema mantiene un fin deseado, un grado
de progreso que eso est dentro de los limites definidos como tolerables.
Tal grado se puede mejorar siempre y cuando la empresa alcanza la
condicin prevista con menor esfuerzo y mayor precisin, y en condiciones
de gran variabilidad.
El estado de equilibrio de un sistema no puede alcanzarse solo mediante
alguna combinacin finita de dispositivos reguladores o mecanismos que son
accionados para lograr un estado de equilibrio de algn aspecto parcial del
problema (como grado de insumo, cambio organizacional interno o contacto
ambiental). En la organizacin humana, las dos condiciones para lograr un estado
de equilibrio-unidireccionalidad y progreso- pueden alcanzarse solo mediante el
liderazgo y compromiso. En segundo lugar, los miembros de una organizacin
deben estar comprometidos con el estado final que ellos deben alcanzar, incluso
si sobrevienen emergencias y exigencias de mayores esfuerzos. La regulacin
bsica de un sistema abierto viene a ser la autorregulacin, esto quiere decir, la
regulacin intrnseca que surge de la propia naturaleza de las partes que
constituyen el sistema.
En el sistema abierto, la organizacin necesita conciliar dos procesos opuestos e
imprescindibles para su supervivencia.
1. Homeostasis: Es la tendencia a permanecer en equilibrio el estado interno
2. Adaptabilidad: cambio en la organizacin del sistema, en los estndares
necesarios para as lograr un nuevo estado de equilibrio con el ambiente
externo, pero alterando el interno.
Deducimos entonces que la homeostasis garantiza la rutina del sistema, mientras
que la adaptabilidad lleva a la ruptura, al cambio y a la innovacin.

-.Frontera o lmite
Es la lnea que demarca a un sistema de lo que est dentro y fuera de ella.
Puesto que no siempre la frontera de un sistema existe fsicamente.
Las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes. Las
fronteras varan de acuerdo al grado de permeabilidad: esto son las lneas de
demarcacin que pueden permitir mayor o menor intercambio con el ambiente. La
permeabilidad de las fronteras permitir el grado de apertura al ambiente.
En la frontera se presenta la interfaz: Esta viene a ser el rea o canal que se tiene
entre los diferentes componentes de un sistema, a travs del cual se transfiere
informacin o puede realizarse intercambio de materia, energa o informacin.
Para Perrow, las organizaciones vienen a ser entidades estables, duraderas con
lmites precisos y con caractersticas bien marcadas que se diferencia de las
dems de su alrededor. La organizacin tiene una planta fsica, una direccin,
individuos que forman parte y operan all por un cierto tiempo. La organizacin
existe en los fines de semana y los das feriados, as no est presente la fuerza de
trabajo. Contina Perrow, las organizaciones son una casa abierta: Todo aquel
que transita por ello trae consigo seales fuertes del mundo exterior. Adems las
puertas y ventanas andan abiertas, puesto que la organizacin industrializa la
materia prima que entra por una puerta y sale procesada por otra. Las otras
puertas y ventanas son para la entrada de maquinarias que la organizacin en
algn momento necesitar.

-.MORFOGENESIS
El sistema organizacional, a diferencia del sistema mecnico o del sistema
biolgico, tiene la capacidad de modificar su estructura: propiedad morfogenica
de las organizaciones que segn Buckley, es su principal caracterstica
identificadora. Un animal no puede tener una cabeza adicional o una maquina no
puede modificarse por s sola; en cambio una organizacin tiene la posibilidad de
modificar su constitucin y estructura mediante un proceso ciberntico que puede
comparar los resultados deseados con los resultados obtenidos y detectar los
errores para poder modificar y as mejorar la situacin.

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