SISTEMAS DE INFORMACIN (S.

I)

Elaborado por: Rosalba Cadena Hernndez

En toda organizacin los administradores deben recibir informacin de los
diferentes sistemas que la componen para poder dirigir, planear, controlar y tomar
decisiones. La informacin se constituye entonces en un instrumento eficaz para la
administracin y las organizaciones buscan que todos los datos medibles sean
organizados de manera que sea fcil registrarlos, almacenarlos, procesarlos,
recuperarlos y comunicarlos segn lo requieran los usuarios.

Diferencia entre datos e informacin

Es importante precisar que aunque en ocasiones las palabras datos e informacin
se usan como sinnimos no lo son. Cuando se entra en el campo de la
informacin, se debe tener muy claro qu es informacin y qu no lo es. La
tendencia general es a homologar los dos trminos y usarlos
indiscriminadamente, cuando la realidad es que su significado es crticamente
diferente.

Los datos son hechos sueltos u observaciones que por si mismos tienen un valor
reducido. Los datos, que pueden ser una palabra, un nmero, una fecha, y que,
como caracterstica general, no inducen a un usuario a ninguna accin en
especial, son la materia prima con base en la cual se obtiene la informacin.

Por el contrario, la informacin es una coleccin ordenada de datos que han sido
registrados, procesados y almacenados y que por su encadenamiento lgico tiene
la caracterstica primordial de inducir al usuario a una accin. Entonces la
informacin se define como un conjunto de datos que han sido convertidos a un
contexto que les da valor significativo y til para alguien.

Por ejemplo, en un sistema de ventas, el nombre del cliente, los artculos y
cantidades vendidas y el monto de la venta que se registra en una factura
posiblemente no constituyen informacin para un gerente de ventas. Una vez que
los datos de las facturas son organizados y transformados adecuadamente
pueden constituir informacin significativa de ventas, especificando el volumen de
ventas mensuales por producto, por cliente, por rea y por vendedor.

Sistema de informacin

Podemos definir un sistema de informacin como un conjunto de elementos que
interactan entre s para suministrar la informacin requerida y apoyar las
actividades de una organizacin o empresa.

Estas actividades incluyen las operaciones diarias, la comunicacin de los datos y
de la informacin, la administracin de las actividades y la toma de decisiones.


Elementos de un sistema de informacin

En los sistemas de informacin encontramos nuevamente los elementos
tradicionales de un sistema. Se habla entonces de entradas, procesos, salidas y
retroalimentacin. La definicin de cada uno de estos elementos, no difiere de las
definiciones generales hechas anteriormente.

1. ENTRADAS

Las entradas son los datos que alimentan el sistema y permiten su operacin.

La entrada involucra diferentes etapas: la captura de los datos, su registro y
validacin para asegurar que sean exactos.

Las entradas o datos que alimentan un sistema de informacin tienen dos
orgenes posibles:

Fuentes internas: son los datos generados a partir de transacciones y operaciones
efectuadas en la organizacin.

Fuentes externas: son los datos obtenidos del entorno: clientes, proveedores,
competencia, gobierno, entre otros.

El suministro de los datos que alimentan un sistema de informacin puede
realizarse de forma manual de manera automtica. Segn la forma en que se
realice el suministro de informacin, las entradas se clasifican en:

Entradas manuales: son los datos proporcionados en forma directa por el usuario
a travs de la digitacin. Los datos que se suministran a un sistema teclendolos
constituyen un ejemplo de entradas manuales.

Entradas automticas: son los datos suministrados directamente por otros
sistemas de informacin o mdulos, a travs de programas llamados Interfases
automticas. Por ejemplo el Sistema de Ventas puede tener una interfase
automtica con el Sistema Contable para suministrarle directamente los datos de
entrada necesarios para la contabilizacin de ventas, inventarios, IVA, descuentos,
cuentas por cobrar, entre otros.

Medios de entrada de datos

Los medios de entrada son los dispositivos que permiten al usuario suministrar los
datos al sistema.

Las unidades o medios de entrada de datos tpicos son:

El teclado: es el dispositivo a travs del cual se digitan los datos.


El escner: es una unidad lectora de cdigos de barras.
Los disquetes: son unidades flexibles de almacenamiento de datos.
El disco duro: es una unidad permanente para el almacenamiento de datos.
Las cintas magnticas que almacenan datos.

2. PROCESO

Para obtener la informacin que las organizaciones requieren para realizar
eficientemente sus actividades, no es suficiente contar con datos. Es necesario
realizar con ellos una serie de actividades que permitan obtener la informacin
necesaria.

Estas actividades, que transforman los datos en informacin, se denominan
Proceso.

Podemos definir entonces el proceso como las operaciones mediante las cuales:

1. Los datos se agregan, se transforman y se clasifican.
2. El contenido de los datos se analiza y se evala.
3. Los datos se someten a operaciones de clculo u operaciones de suma,
resta, multiplicacin y divisin.
4. Los datos se colocan en un contexto apropiado para el usuario.

En el proceso, los datos son sometidos a actividades de procesamiento como
clculo, comparacin, clasificacin, distribucin y resumen. Estas actividades
organizan, analizan, evalan y transforman los datos convirtindolos en
informacin til para usuarios finales.

Por ejemplo, los datos que se reciben como entrada de una transaccin de ventas
pueden:

a) Utilizarse para actualizar los registros de ventas.

b) Usarse para realizar la factura.

c) Organizarse en orden numrico con base en el cdigo de identificacin
del producto vendido.

d) Clasificarse en categoras de productos (como electrodomsticos,
muebles, accesorios, artculos de decoracin).

e) Compararse con un valor estndar para determinar el porcentaje de
descuento.

f) Agregarse a una lnea de total de ventas.


g) Usarse para calcular el valor del IVA.

h) Resumirse para entregar al gerente de ventas informacin sobre las
estadsticas de ventas.

Al realizar las actividades anteriores los datos suministrados se transforman, a
travs de una serie de clculos, anlisis y evaluaciones en informacin de ventas
que permitir conocer, entre otras cosas, cuales fueron los artculos vendidos, el
valor total de la venta, los descuentos e impuestos liquidados y las estadsticas de
ventas actualizadas.

3. SALIDA

La salida es la meta del sistema y consiste en generar la informacin apropiada
para los usuarios finales. Son los datos procesados que se entregan actualizados
y organizados al exterior del S.I.

Es importante tener en cuenta que la salida de un sistema de informacin puede
constituirse en la entrada a otro sistema. En estos casos existe una interfase
automtica que alimenta al otro sistema.

Continuando con el ejemplo de ventas, la salida del sistema de informacin es,
entre otras, la informacin sobre los artculos vendidos, el valor total de la venta, el
valor del descuento, el valor del IVA, el valor total facturado, las estadsticas de
ventas actualizadas.

La informacin obtenida por la venta de un producto puede constituirse, a travs
de una interfase, en la entrada directa de datos al sistema de informacin
contable.

Medios de salida de un sistema de informacin

Las unidades tpicas de salida son:

La impresora: permite imprimir la salida o los resultados del proceso de
informacin.
La pantalla: permite visualizar la salida del sistema de informacin.
El disquete: medio flexible en el cual se almacena la informacin de salida.
El disco duro: medio permanente en el cual se almacena la informacin de
salida del S.I.
El plotter: permite imprimir informacin de salida tal como planos geogrficos,
elctricos, entre otros.





4. RETROALIMENTACIN

La retroalimentacin es la evaluacin de la informacin obtenida. Consiste en la
comparacin de la informacin recibida del sistema contra la informacin
esperada. Su objetivo es determinar el desempeo del sistema de informacin y la
calidad de la informacin que entrega, para encontrar posibles fallas o
posibilidades de mejoramiento. El proceso de retroalimentacin conlleva el anlisis
de cada uno de los componentes del S.I y de los elementos y variables que
intervienen en cada componente.





ROLES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

Los Sistemas de Informacin desempean tres papeles fundamentales en la
organizacin o empresa:

1. Respaldan las operaciones empresariales.

2. Respaldan la toma de decisiones.

3. Respaldan la ventaja competitiva estratgica.

Por consiguiente un S.I debe ser capaz de realizar las siguientes actividades:

Satisfacer las necesidades de procesamiento de datos correspondientes a los
aspectos operativos, funcionales, legales y otros, de la organizacin.



Proporcionar a los administradores la informacin que requieren para las
actividades de planeacin, control y toma de decisiones.

Producir gran variedad de informes.

Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Recursos de un sistema de informacin

Un Sistema de Informacin requiere de recursos para poder realizar las
actividades de entrada, proceso, salida y retroalimentacin. Esos recursos estn
clasificados segn sus caractersticas en:

Recursos humanos
Recursos de hardware
Recursos de software
Recursos de datos
Recursos de redes




Recursos humanos

Los recursos humanos son las personas que se necesitan para la operacin del
sistema de informacin. Estos incluyen usuarios finales y especialistas en S.I.

Usuarios finales

Los usuarios finales son las personas que usan los sistemas de informacin y la
informacin que ellos generan. Se clasifican en:

Usuarios finales directos: son los que interactan directamente con el sistema a
travs del equipo. Por ejemplo quien digita la informacin, realiza los procesos,
lista los informes.

Usuarios finales indirectos: son las personas que no trabajan directamente con el
sistema pero s hacen uso de los reportes. Ejemplo de usuarios finales indirectos
son los gerentes y funcionarios de nivel administrativo de la organizacin.

Normalmente los administradores son usuarios finales directos e indirectos del S.I.
El contador pblico es un usuario final indirecto cuando analiza los informes
recibidos de otras reas de la organizacin y es un usuario final directo cuando
realiza sus propios informes sobre los estados financieros, el presupuesto de
gastos, etc.

Especialistas en S.I

Son las personas que desarrollan, implementan y operan los sistemas de
informacin. En esta categora estn los ingenieros de sistemas, los analistas de
sistemas, los programadores y los operadores de computadores, en general los
expertos en sistemas de informacin.

Recursos de hardware

Los recursos de hardware son todos aquellos dispositivos fsicos usados en el
procesamiento de la informacin. Incluyen los elementos de hardware y los
medios de almacenamiento de datos, es decir, aquellos elementos sobre los
cuales se graban los datos.

Recordemos que hardware son los componentes fsicos del computador, como el
monitor, la CPU, el teclado, el mouse, los parlantes, etc. Entre los elementos de
hardware adems del computador, deben tenerse en cuenta los perifricos tales
como las impresoras, los escneres, la pantalla de video, el mouse, la unidad de
disquete, la unidad de CDRom, etc.

Dentro de los medios de almacenamiento debemos considerar el disco duro, los
disquetes, el CD, los formatos en hojas de papel, entre otros.


Recursos de software

Los recursos de software incluyen todas las instrucciones de procesamiento de
informacin. Aqu se deben considerar no solo los programas de software sino
tambin los procedimientos que se establecen para que las personas operen los
S.I.

Dentro de esta categora de recursos tenemos:

1.Software de sistemas: son los programas como el sistema operativo Windows,
Linux, Unix, etc.

2.Software de aplicacin: son los programas que realizan el procesamiento de
informacin para resolver un problema especfico de los usuarios finales. Dentro
de esta categora estn los programas de nmina, ventas, cartera, inventarios,
contabilidad, entre otros.

3.Procedimientos: son las instrucciones operacionales que se definen para que
las personas que usan el sistema de informacin puedan utilizarlo correcta e
eficientemente. La falta de procedimientos es un factor decisivo al evaluar la
utilidad y el xito del sistema. Los manuales del usuario, que suministran las
instrucciones para la digitacin de los datos o para operar un programa, se
constituyen en un ejemplo de procedimientos.

Dentro de los procedimientos principales de un sistema de informacin se deben
considerar:

Procedimiento para captura y validacin de datos: Define la forma como deben
capturarse y validarse los datos para mantener la integridad y precisin, debido a
que datos errados o incompletos generan resultados inexactos.

Procedimiento para la administracin de los datos y de la informacin: definen
los procesos y normas para almacenamiento y conservacin de datos que deben
seguirse para garantizar el acceso desde varias aplicaciones.

Procedimientos de seguridad e integridad: definen la forma y normas que se
utilizarn para garantizar la integridad de los datos evitando prdidas y
controlando el acceso solo a personas autorizadas, as como los movimientos que
se lleven a cabo con ellos: captura, recuperacin y cambio.




Recursos de datos

Los datos constituyen la materia prima de los sistemas de informacin. Ellos son
un recurso organizacional valioso que debe manejarse en forma efectiva para
beneficio de todos los usuarios finales de la organizacin.

Los datos, segn su tipo se clasifican en:

Datos numricos: Estn compuestos por dgitos del 0 al 9, signos + -, y el punto
para separacin de cifras decimales. Con ellos pueden realizarse clculos
matemticos.

Datos alfanumricos: estn compuestos por nmeros, letras y caracteres
especiales.

Datos fecha: segn su forma pueden estar compuestos por nmeros, palabras,
slach (/) y guiones. Se utilizan para realizan clculos cronolgicos.

Datos de imgenes: formados por imgenes y formas grficas.

Datos de audio: compuestos por sonidos como la voz humana, msica y otros
sonidos.

Organizacin de los recursos de datos

Los datos tienen una organizacin jerrquica. El menor dato que se puede
almacenar es un carcter que se almacena en un byte. Una serie de caracteres
forman un campo.

Campo: Un atributo o una caracterstica. Por ejemplo para obtener la informacin
de los empleados de una compaa se requiere conocer los datos del nombre,
direccin, cdula y nmero telefnico, cada uno de los cuales es un campo.

Registro: Conjunto de campos o atributos que definen una entidad. Siguiendo con
el ejemplo anterior, un registro de empleados estar conformado por los campos
nombre, cdula, direccin y telfono.

Archivo: Conjunto de registros. Por ejemplo, el registro de todos los empleados de
la compaa forman el archivo de Datos bsicos.

Ejemplo prctico:

Campos:

Nombre, Cdula, Direccin, Telfono



Registros que conforman un archivo:

Nombre Cdula Direccin Telfono
Carlos Snchez 91.211.111 Cra 35 Nro. 48 72 6588778
Mara Camila Novoa 63.333.331 Cra 45 Nro 47 72 6545454
J aime Andrs Crdenas 93.323.214 Calle 63 Nro. 54 47 6914587

Para resumir lo anterior podemos decir que los archivos estn formados por
registros, los registros por campos y los campos por caracteres.


ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Los archivos pueden organizarse de dos formas.

1. Archivos Convencionales.

Se dividen en:

Archivos Secuenciales: estn organizados por una secuencia y dependen de un
criterio definido. Por ejemplo puede organizarse un archivo de inscritos a un curso
de acuerdo al orden de inscripcin. En una organizacin, un archivo de empleados
puede organizarse secuencialmente de acuerdo al departamento donde laboran.
Estos archivos tienen como desventaja que la consulta, actualizacin y registro de
informacin es lenta porque debe recorrerse cada uno de losa registros de un
archivo hasta encontrar el que se desea acceder.

Archivos Indexados: Permiten acceder directamente a un registro sin tener que
buscar la informacin una a una. Se caracterizan por tener un campo llamado
Llave de Acceso, que permite crear un ndice que aligera las bsquedas. Aunque
son mas eficientes que los archivos secuenciales tienen varias desventajas tales
como duplicidad de informacin y dependencia de los programas.

2. Bases de datos

Las Bases de Datos son un conjunto integrado de archivos organizados y
relacionados entre si en forma lgica. Una base de datos consolida registros que
anteriormente se mantenan almacenados de manera separada. Se crean para
permitir que sean usados por aplicaciones distintas porque los datos almacenados
en una base de datos son independientes del software y pueden ser usados por
aplicaciones distintas. Con las bases de datos se solucionaron los inconvenientes
de los archivos secuenciales e indexados.

La informacin de las bases de datos es recolectada por los distintos sistemas de
informacin. A partir de las bases de datos se tiene el concepto de datos


organizados como unidades de informacin. Por ejemplo: empleados de una
organizacin, materias primas, departamentos, productos. Cada una de estas
unidades de informacin se llama Entidad. Las entidades se encuentran
relacionadas entre s.

Ventajas del uso de Bases de Datos

Las bases de datos han hecho mas eficiente el almacenamiento y uso de la
informacin por varias caractersticas, entre ellas:

Compartir la informacin: su principal ventaja es permitir a los distintos
usuarios considerar la informacin como un recurso corporativo, sin un dueo
especfico.

Eliminar la redundancia: se evita la duplicidad de informacin porque, al ser
este un recurso compartido, si varios sistemas requieren la informacin pueden
utilizarla de una nica fuente.
Mantienen la integridad de la informacin: Al recurrir todos los usuarios a la
misma informacin sta mantiene su integridad.

Independencia de los datos: es una de sus caractersticas mas importantes.
Los datos son independientes de los programas, es decir, puede cambiarse la
informacin que contiene los datos sin necesidad de cambiar los programas.

Por ejemplo la base de datos del sistema de informacin contable incluye:

Archivo maestro de cuentas del PUC
Archivo de saldos
Archivo de movimientos mensuales
Archivo de clientes
Archivo de proveedores.
Archivo de nits

Recursos de redes

Las redes de telecomunicaciones como Internet, las intranets y las extranets se
han constituido en un factor fundamental en las organizaciones en la Era de la
informacin.

Ellas han sido posibles gracias a la creacin de redes compuestas por
computadores y otros dispositivos interconectados por medios de comunicacin y
controlados por software de comunicaciones, los cuales permiten que los recursos
computacionales puedan ser compartidos por usuarios que se encuentran en
lugares diferentes y distantes.



Transacciones

Una transaccin es cualquier tarea, actividad o suceso, ya sea generado
internamente o fuera de la organizacin, que afecta a esta. Toda transaccin
genera datos.

Por ejemplo cada vez que se vende un producto deben capturarse y procesarse
los datos referentes al cliente, al producto y las condiciones de pago, entre otros.
Esto genera a su vez transacciones adicionales como actualizacin de inventarios,
actualizacin de cuentas por cobrar, IVA, etc. Con base en estas transacciones se
actualizan archivos y se genera informacin para uso interno y externo. Los
sistemas de informacin procesan datos resultantes de la ocurrencia de
transacciones empresariales.

Procesamiento de transacciones

El procesamiento de transacciones es el proceso mediante el cual los datos se
transforman en informacin a travs de clculos, comparaciones, ordenamientos,
etc.

La captura y procesamiento de las transacciones que se generan en una
organizacin puede realizarse de dos formas distintas:

Procesamiento en lote o batch
Procesamiento en lnea

Procesamiento en lote o en batch

El procesamiento en lote o en batch es un tipo de procesamiento mediante el cual
las transacciones correspondientes a un periodo determinado de tiempo y con
caractersticas comunes, se almacenan en grupos o lotes, que posteriormente van
a ser procesados en forma peridica (diaria, semanal, quincenal).

La razn fundamental por la cual se realiza el procesamiento en lotes es que la
agrupacin de datos y el procesamiento peridico utiliza los recursos del sistema
de manera mas eficiente y econmica. Es importante tener en cuenta que esta
eficiencia en uso de recursos sacrifica el procesamiento inmediato de los datos y
por lo tanto la actualizacin de informacin y de archivos.






Un ejemplo del procesamiento en lotes lo encontramos en el sistema bancario con
el procesamiento de los cheques. El banco va acumulando los cheques que se
depositan durante el da y los procesa todos al final de la tarde.

En un sistema de nmina podemos observar el procesamiento en lotes con las
transacciones de horas extras, recargos nocturnos, comisiones, bonificaciones
entre otras. Al final de cada da se reportan y graban las transacciones de
novedades de la nmina. Estos datos se van acumulando y se procesan en lote
quincenalmente en el proceso de liquidacin de la nmina.

Procesamiento en lnea

El procesamiento en lnea se caracteriza porque la transaccin se procesa
inmediatamente se genera o se registra, y afecta de manera inmediata los
archivos. Las bases de datos estn siempre al da porque se actualizan cada vez
que se generan los datos sin importar que tan frecuente es este proceso.

A este tipo de procesamiento se le conoce tambin como Procesamiento en
tiempo real y es necesario en aquellos casos en que los datos varan varias veces
al da y la informacin es consultada en forma casi inmediata para conocer el
resultado de las modificaciones realizadas. Es un mtodo mas costoso y depende
de Internet, extranets u otras redes cuando involucra enlaces de
telecomunicaciones. Los archivos y bases de datos requieren mayor proteccin
contra daos accidentales o contra el acceso no autorizado.

Un ejemplo de procesamiento en lnea son las transacciones bancarias
electrnicas donde el cliente realiza un retiro de efectivo a travs de un cajero
automtico y el sistema genera la transaccin de retiro que afecta de manera
inmediata el saldo de la cuenta, el descuento correspondiente al 3 por mil, el
movimiento de retiros de la cuenta y dems subsistemas relacionados con la
transaccin de retiro.