Manual Procedimientos Administraciónde Proyectos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Aprobado por:
Contralora mediante CON-03-1094-06 d/f 13-10-2006
Octubre 2006
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN
I. Puestos que Intervienen en los Procedimientos
II. Polticas, Normas y Procedimientos Nm. 1
Inicio de proyecto..............6

ACTIVIDADES:
Elaborar Estrategia Organizacional.12
Elaborar Estrategia de Presupuesto.13
Elaborar Documento de Defnicin.15
Defnir Estrategia de Implementacin.16
III. Polticas, Normas y Procedimientos Nm. 2
Planifcacin de proyecto........18

ACTIVIDADES:
Elaborar los Planes del Proyecto ..25
IV. Polticas, Normas y Procedimientos Nm. 3
Ejecucin de proyecto...........31

ACTIVIDADES:
Adquirir Personal...34
Desarrollar equipo efectivo...34
Adquirir Recursos de Logstica.35
Implementar Logstica35
Comunicar Informacin del Proyecto..36
Establecer Contratos con Suplidores36
Ejecutar el Plan de Trabajo....37
Realizar Mantenimiento del Presupuesto...38
Implementar Respuestas a los Riesgos38
Solucionar Problemas.39
Implementar Solicitudes de Cambio40
Ejecutar la Implementacin...41
Ejecutar Plan de Proyecto Integrado41
V. Polticas, Normas y Procedimientos Nm. 4
Control del proyecto.............43

ACTIVIDADES:
Controlar Logstica.....44
Monitorear Comunicacin del Proyecto..45
Controlar Compromiso con reas...46
Controlar Contratos con Suplidores47
Controlar Finanzas.48
Controlar Respuestas a los Riesgos..49
Controlar Soluciones para los Problemas50
Controlar las Solicitudes de Cambio51
Controlar el Proceso de Calidad...52
Controlar la Implementacin53
VI. Polticas, Normas y Procedimientos Nm. 5
Cierre de proyecto.........54

ACTIVIDADES:
Desvincular Personal..56
Remover Recursos de Logstica56
Cerrar Compromiso con reas.57
Cerrar Contratos con Suplidores..57
Cerrar Finanzas...58
Controlar la Post-implementacin...58
Completar el Proyecto59
VII. Relacin de Formularios y Formatos en Uso..61

INTRODUCCIN
Este manual tiene por fnalidad defnir y estandarizar las polticas, normas y
procedimientos para la administracin de proyectos en el Grupo Financiero
Reservas.
En el se describen las actividades que conforman los procesos, as como los
formularios y puestos que inciden directamente en los procesos de trabajo.
En la elaboracin del mismo utilizamos como base la disciplina de
Administracin de Proyectos propuesta por la frma Deloitte & Touche. Adems,
se incluyen elementos de otras disciplinas.
Para un proyecto grande es conveniente seguir cabalmente esta metodologa,
mientras que los proyectos pequeos y medianos pueden ser ms fexibles.
En un ambiente competitivo de negocios, la habilidad de las organizaciones para
alinear efectivamente recursos y actividades de negocios con objetivos
estratgicos, puede signifcar la diferencia entre tener xito y apenas sobrevivir
en el mercado. Planear y dar seguimiento a los proyectos con claridad y precisin
nos habilita para responder con mayor agilidad a las demandas del entorno de
negocios, que cambia constantemente.
PUESTOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLGICOS
Gerente de Proyectos Tecnolgicos
Administrador de Proyectos Tecnolgicos
Analista Lder Control de Proyectos Tecnolgicos
DIRECCIN DE PROYECTOS ESPECIALES
Director de Proyectos Especiales
Gerente Desarrollo de Proyectos Especiales
Gerente Control de Proyectos
Administrador de Proyectos Especiales
Tcnico Apoyo a Proyectos Especiales
Tcnico Seguimiento de Proyectos
Analista Financiero
Coordinador Agente de Cambio
OTRAS REAS
Consejo del Proyecto
Patrocinador del Proyecto
Gerente del Proyecto
Lder de Equipo
Equipo Multidisciplinario
Administrador de Proyectos
Auditor de Calidad del Proyecto
Contralor del Proyecto
Manual de Procedimientos Administracin de Proyectos
Ttulo del Procedimiento: Inicio del Proyecto
Defnicin : Describe los pasos a seguir para dar inicio al
proyecto.
Alcance : Describe el proceso desde que se concibe la idea
del proyecto hasta que se obtiene aprobacin de
los organismos de decisin para su desarrollo. Es
efectivo en la Gerencia de Proyectos Tecnolgicos y
dems reas que desarrollan proyectos en el
Grupo Financiero Reservas.
Fecha : Octubre, 2006.
POLTICAS Y NORMAS
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio
DEFINIR ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL:
1. El desarrollo de un proyecto deber estar fundamentado en una necesidad o
problema existente en la institucin.
2. Al iniciar el desarrollo de un proyecto, el Lder del Proyecto deber defnir la
estructura organizacional del mismo, as como los roles que desempear
cada miembro del equipo.
3. Las acciones relativas a reclutamiento, seleccin, capacitacin, vacaciones y
otras, relativas al Personal del proyecto debern manejarse segn las normas
y procedimientos establecidos en la Direccin General de Recursos
Humanos.
4. Los roles establecidos para la administracin de proyectos son:
4.1 El Consejo del Proyecto:
Reporta al Administrador General y al Consejo de Directores. Sus
principales responsabilidades son:
________________________________________________________
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Apoyar al Gerente del Proyecto en la coordinacin del proyecto.
Delegar o asignar responsabilidades en tareas especfcas al Gerente
del proyecto u otros expertos.
El Consejo del Proyecto estar integrado por: el Patrocinador del
Proyecto, el Gerente del Proyecto, quien encabeza las reuniones, los
lderes de equipos, los actores claves y los expertos en la materia
(internos o externos a la organizacin).
4.2 Patrocinador del Proyecto:
Reporta al Consejo del Proyecto (generalmente es el puesto de mayor
jerarqua del rea duea del proyecto, como son los Directores y Directores
Generales). Sus principales responsabilidades son:
Someter el Proyecto al Consejo de Directores para fnes de aprobacin.
Canalizar o resolver los aspectos crticos que se presenten en el
desarrollo del Proyecto.
Informar al Consejo del Proyecto sobre los problemas del proyecto, de
manera que se tomen decisiones oportunas.
Asesorar al Gerente del Proyecto en la confeccin y presentacin de
mensajes de difusin del proyecto.
Reportar a la Alta Gerencia el avance del proyecto.
Lograr los objetivos propuestos.
4.3 El Gerente de Proyecto:
Reporta al Patrocinador del Proyecto. Sus principales responsabilidades
son:
Dirigir y administrar el proyecto.
_________________________________________________________
Verifcar que se elaboren los entregables necesarios, con la calidad
requerida, dentro de las limitantes de tiempo y costo, y que se alcancen
los benefcios potenciales defnidos en la justifcacin econmica.
Generar reportes del proyecto y su avance.
Determinar necesidades de comunicacin e informacin de los actores
claves.
Manejar el plan de comunicacin del proyecto.
Crear y mantener la lista de contactos.
Recolectar informacin del avance de los miembros del proyecto.
Dar seguimiento al cumplimiento del plan del proyecto.
Realizar la difusin interna del proyecto.
Puede delegar o asignar responsabilidades a los Lderes del Proyecto o a
los miembros del equipo, tareas especfcas tales como: riesgos, calidad, o
elaboracin de entregables.
4.4 Contralor del Proyecto

Reporta al Consejo de Proyecto. Sus principales responsabilidades son:
Proveer asesora en el uso de herramientas de administracin de
proyectos, coordinar actividades y servicios administrativos, tales como
el control de documentos y recoleccin de los resultados.
Servir como un repositorio de lecciones aprendidas y como una fuente
centralizada de experticio en herramientas de apoyo. El Contralor del
proyecto es responsable de las funciones de desempeo y soporte
especifcas del proyecto.
4.5 El Lder de Equipo:
Reporta al Gerente de Proyecto. Sus principales responsabilidades son:
_________________________________________________________
Verifcar que los entregables se elaboren con el nivel de calidad
apropiado, dentro del tiempo y costo planifcado.
Identifcar problemas e informar de los mismos al Gerente del Proyecto.
Dar seguimiento al estatus del proyecto.
Identifcar necesidades de difusin de informacin e infrmalas al
Gerente del Proyecto.
Colaborar con la direccin y administracin del proyecto.
El Lder de Equipo puede delegar o asignar a los Miembros del Proyecto,
responsabilidades, tales como la produccin de entregables y asignacin de
tareas.
4.6 Miembros del proyecto:
Reportan al Lder del Equipo. Sus principales responsabilidades son:
Elaborar los entregables bajo la direccin del Lder del proyecto.
Ejecutar tareas de acuerdo al plan de trabajo aprobado.
Identifcar y reportar nuevos problemas (issues) o riesgos al Lder del
proyecto.
5. Las responsabilidades del personal que se contempla en la estructura
organizacional de un Proyecto debern estar claramente delegadas y
documentadas.
ELABORAR PRESUPUESTO:
6. Al iniciar un proyecto se deber defnir un presupuesto, el cual debe ser
validado por todos los integrantes del equipo.
_________________________________________________________
7. El presupuesto se deber regir por las normas y procedimientos establecidos
por la Direccin Financiera y Planifcacin y someterse para aprobacin de
las autoridades correspondientes.
8. El presupuesto incluir todos los costos que afectan el proyecto, tales como:
recursos materiales, humanos, externos, logsticos, entre otros.
9. Se debern tomar en cuenta los posibles riesgos involucrados en el proyecto
al elaborar el Presupuesto de Inversiones y Gastos.
DEFINIR ESTRATEGIA DE INTEGRACIN:
10.Es responsabilidad del Gerente del Proyecto o la persona designada para la
administracin del cambio, realizar actividades tendentes a facilitar la
integracin del equipo.
11. Los roles del Gerente y de los dems integrantes del Equipo de Proyectos
debern darse a conocer a todos los miembros del equipo.
12.El Gerente del Proyecto deber asegurarse de disponer de personal de
respaldo, entrenado en las responsabilidades asignadas a los miembros del
equipo, de modo que en caso de ausencia del personal involucrado, el
desarrollo del proyecto no se vea afectado.
13.El Lder del Proyecto deber verifcar si el Proyecto est alineado con la
estrategia del negocio.
ELABORAR DOCUMENTO DE DEFINICIN:
14.Todo proyecto deber contar con un documento de defnicin aprobado por
las autoridades correspondientes.
15.El Gerente del Proyecto y el Lder del Proyecto, debern preparar el
documento de Defnicin del Proyecto, segn formato anexo establecido. El
mismo deber revisarlo posteriormente el equipo de trabajo que se
conformar para administrar el proyecto.
_________________________________________________________
16.Las reas debern contactar a la Direccin de Proyectos Especiales o la
Gerencia de Proyectos Tecnolgicos, Direccin General de Tecnologa para
asesora sobre el manejo de proyectos y revisin de planes y entregables.
17.El objetivo general del proyecto debe expresarse en trminos de resultados,
deber ser medible y cuantifcable.
DEFINIR ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN:
18.El Lder del Proyecto deber defnir la estrategia de implementacin, junto al
equipo del proyecto. Tambin deber evaluar la infraestructura tcnica de la
Institucin al desarrollar el proyecto.
19.El Gerente del Proyecto evaluar, documentar y revisar la estrategia de
implementacin del proyecto a travs de la conduccin de encuentros con las
reas estratgicas de la Institucin.
20.Para el proceso de compras se debern seguir las polticas y normas del
manual de procedimientos Compra de mercanca nacional e internacional:
muebles, equipos, materiales e impresos y la asesora de la Direccin de
Compras.
21.La direccin Web para acceder las informaciones de la herramienta PMO
Toolkit, creada para la administracin de proyectos del Grupo Financiero
Reservas es http://s460-ebs09/110/pmo-Toolkit/index.htm. Esta direccin
se podr acceder en nuestro Intranet mediante un link.
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Inicio de proyecto
Actividad Nm. 1: Elaborar Estrategia Organizacional
Patrocinador del proyecto:
1.1 Revisa documentos relacionados al proyecto para documentar los
requerimientos, supuestos y limitaciones concernientes a su organizacin.
1.2 Estima la estructura general del personal que conformar el equipo del
proyecto, en funcin del alcance y objetivos del mismo.
1.3 Defne los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del
proyecto, as como la etapa en que sern requeridos.
1.4 Defne los perfles del personal que conformar el equipo de proyectos.
1.5 Solicita a las diferentes reas la asignacin del recurso humano que cumpla
con el perfl para el proyecto.
1.6 Selecciona candidatos a ocupar las posiciones.
1.7 Somete al Consejo del proyecto, el equipo que trabajar en el proyecto, para
fnes de aprobacin.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 2: Elaborar Estrategia de Presupuesto
Patrocinador del proyecto:
2.1 Obtiene y agrupa las expectativas para la estrategia de presupuesto.
2.2 Revisa las informaciones de compromisos y contratos para determinar las
caractersticas fnancieras. Documenta todos los asuntos, supuestos y
riesgos.
2.3 Determina el nivel de detalle para el presupuesto.
2.4 Utiliza herramientas de comparacin de estimaciones para seleccionar el
mtodo apropiado de estimacin fnanciera. Documenta los supuestos, en
caso de ser necesario.
2.5 Desarrolla un modelo hipottico de recursos.
2.5.1 Estima los tipos y niveles de recursos de personal requeridos de la
organizacin o subcontratados.
2.5.2 Estima los costos por hora del personal interno y externo.
2.6 Desarrolla estimaciones fnancieras, utilizando el mtodo seleccionado y el
modelo hipottico de recursos de personal.
_________________________________________________________
2.7 Actualiza y documenta los riesgos que pueden afectar la estimacin
fnanciera.
2.7.1 Identifca los riesgos asociados con el presupuesto.
2.7.2 Incluye los riesgos y las estrategias para mitigarlos en el plan de
riesgos.
2.7.3 Identifca los riesgos relacionados con trminos y condiciones de
contratos, costos adicionales y retrasos de programacin.
2.7.4 Cuantifca las prioridades de los riesgos en alto, medio y bajo, y
prepara estrategias de mitigacin para los riesgos de alta prioridad.
2.8 Prepara el presupuesto y lo valida con los integrantes del proyecto.
2.9 Revisa el presupuesto.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 3: Elaborar el Documento de Defnicin
Patrocinador del proyecto, Gerente de Proyectos o Administrador de Proyectos:
3.1 Obtiene y revisa la informacin del proyecto, plan estratgico, informacin
de proyectos similares, lecciones aprendidas, solicitudes de oferta,
propuestas, entre otros.
3.2 Prepara la informacin del proyecto:
3.2.1 Prepara los antecedentes del proyecto, considerando publicaciones
del tema, servicios de investigacin, entre otras informaciones de
inters.
3.2.2 Determina la misin del proyecto.
3.2.3 Determina las limitaciones, supuestos y factores crticos de xito, as
como estrategias de riesgos del proyecto.
3.2.4 Defne el alcance del proyecto.
3.2.5 Prepara la justifcacin econmica del proyecto.
_________________________________________________________
3.3 Completa el Documento de Defnicin del proyecto, segn formato
establecido, anexo.
3.4 Revisa el documento de defnicin del proyecto.
3.5 Prepara el resumen ejecutivo del proyecto, documentando la informacin
clave y las descripciones a un alto nivel de cada seccin del Documento de
Defnicin del proyecto, segn formato anexo.
Actividad Nm. 4: Defnir Estrategia de Implementacin
Patrocinador del proyecto, Gerente de Proyectos o Administrador de Proyectos:
4.1 Defne las expectativas para la estrategia de implementacin.
4.2 Revisa el documento de defnicin del proyecto, la justifcacin econmica,
correspondencia escrita, notas de conversaciones, lecciones aprendidas de
otros proyectos similares, y otros materiales del proyecto, para desarrollar
una lista de requerimientos, limitantes, supuestos, factores crticos de xito,
y otros factores relacionados con la implementacin.
4.3 Revisa las oportunidades identifcadas en la justifcacin econmica y
documenta su impacto en la implementacin. Documenta los riesgos
asociados y las estrategias de respuesta a estos.
4.4 Revisa el alcance para determinar los procesos y tecnologas a implementar,
as como cundo y dnde se implementarn.
_________________________________________________________
4.5 Revisa la evaluacin de la infraestructura tcnica y lista las reas de riesgos,
dependencias, y secuencia de cada elemento del software y la
infraestructura, si es necesario.
4.6 Revisa el reporte de evaluacin de administracin del cambio y documenta
la preparacin de la organizacin para adoptar los cambios que necesiten
implementarse.
4.7 Confrma la declaracin de estrategia de riesgos, limitaciones, supuestos y
los factores crticos de xito resumidos en el documento.
4.8 Revisa la Estrategia de Implementacin con el Patrocinador del Proyecto y si
es necesario, con el Consejo del Proyecto.
4.9 Revisa la estrategia de implementacin fnal con los miembros del equipo
del proyecto y obtiene el compromiso de todos.
4.10Comunica la estrategia de implementacin a otros grupos de inters.
4.11Retiene copia de las comunicaciones emitidas, para actualizar el plan de
comunicacin del proyecto.
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Planifcacin de Proyecto
Defnicin : Describe los pasos para elaborar el plan de trabajo,
a fn de disponer de una gua de accin para
controlar el desarrollo del proyecto.
Alcance : Describe el proceso desde que se aprueba el
proyecto hasta la elaboracin del plan integrado.
Es efectivo en la Gerencia de Proyectos
Tecnolgicos y dems Gerencias que desarrollan
proyectos en el Grupo Financiero Reservas.
POLTICAS Y NORMAS
PLAN DE ORGANIZACIN:
_________________________________________________________
1.El lder del proyecto deber asesorarse con la Direccin General de Recursos
Humanos sobre las normas y procedimientos a seguir para la elaboracin del
Plan de Organizacin.
2.El Plan de Organizacin deber contener:
Las acciones para defnir la estructura organizacional del proyecto, en
inters de reorganizar la composicin de los equipos, de acuerdo a las
necesidades y disponibilidad de los recursos humanos.
Actividades de desarrollo para el equipo, entre otros aspectos.
3.El Patrocinador del proyecto deber evaluar la carga de trabajo de los
miembros del equipo y establecer prioridades, a fn de que las labores
cotidianas del puesto no limiten el desarrollo efectivo del proyecto.
4.El Patrocinador del proyecto deber proponer a las autoridades competentes,
reconocimientos de diferente ndole, de acuerdo al xito obtenido por los
miembros en el desarrollo y conclusin de los proyectos.
5.Al concluir la elaboracin del Plan de Trabajo Integrado, el Gerente deber
establecer:
La estructura organizacional redefnida.
Los roles y responsabilidades del proyecto.
El plan de entrenamiento.
El manual de orientacin del proyecto.
Los medios de reclutamiento del personal.
La lista de chequeo para desligar al personal, al concluir el proyecto.
_________________________________________________________
6.Los integrantes del equipo debern determinar las acciones a desarrollar en
cada etapa, segn los roles delegados por el Lder del Proyecto especifcados
en el Plan de Organizacin, formato anexo.
PLAN DE LOGSTICA:
7.Para la preparacin del Plan de Logstica se debern seguir las normas y
procedimientos establecidos en el manual Solicitud y Evaluacin para la
Adquisicin de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnolgicos.
8.El Plan de Logstica incluye los requerimientos de recursos necesarios y
disponibles y planes para la ubicacin y el desarme de los recursos, tales
como:
Determinar los requerimientos logsticos faltantes y actualizar la matriz de
riesgos, defnida al inicio del proyecto.
Categorizar y cuantifcar los riesgos, estableciendo su impacto,
probabilidad de ocurrencia, etapa del proyecto en qu podran ocurrir y el
indicador para comprobar la ocurrencia.
Identifcar los posibles problemas y el nivel de autoridad al que debe ser
escalado cada problema.
Preparar un calendario con la fnalidad de ejecutar la entrada y salida de
los recursos de logstica.
Someter el plan de logstica al Gerente del Proyecto, para fnes de
aprobacin.
PLAN DE COMUNICACIN:
9.Para elaborar el plan de comunicacin se debern realizar las actividades
siguientes:
a)Elaborar una matriz de categora de actores claves con los individuos que
formen parte de los grupos de inters del proyecto, segn formato
establecido anexo.
_________________________________________________________
b)Identifcar los mensajes claves a comunicar en cada fase del proyecto.
c)Identifcar los objetivos de comunicacin y la informacin necesaria a
comunicar.
d)Establecer un programa para la distribucin de las comunicaciones.
e)Identifcar los mecanismos de retroalimentacin para dar seguimiento al
progreso del proyecto.
PLAN DE COMPROMISO CON REAS INVOLUCRADAS:
10.El Gerente de Proyectos deber identifcar las reas involucradas en la
implementacin del proyecto y establecer compromisos.
CONTRATOS CON SUPLIDORES:
11.El manejo de los contratos se deber realizar en coordinacin con las
Direcciones de Compras, de Servicios, de Suministros y la Consultora
Jurdica, segn el caso, aplicando las normas y procedimientos elaborados
para el manejo de contratos.
12.Para elaborar el Plan de Contrato con Suplidores se deber revisar el
Documento de Defnicin del Proyecto.
PLAN FINANCIERO:
13.El Gerente del Proyecto deber identifcar los costos ms relevantes del
proyecto, como son:
Trabajo directo e indirecto
Adquisicin de software y hardware
Adquisicin de equipos
Consultora
Subcontratistas
Viajes
Viticos
Otros
_________________________________________________________
14.Cuando exista una contingencia que no este contemplada en el presupuesto,
se deber presentar el requerimiento de contingencia al Consejo del Proyecto.
15.El Presupuesto deber ajustarse durante el desarrollo del proyecto, segn las
necesidades. En caso de modifcacin se deber obtener aprobacin de los
organismos correspondientes.
PLAN DE RIESGOS:
16.Se debern identifcar los riesgos actuales y potenciales. Adems, se deber
categorizar, cuantifcar y priorizar los riesgos.
17.En las reuniones de seguimiento de proyecto, cada equipo deber identifcar
los riesgos existentes y la forma de mitigarlos.
18.El Gerente del Proyecto deber documentar todos los riesgos en la matriz de
anlisis de riesgo para fnes de seguimiento y control.
19.El equipo del proyecto deber notifcar formalmente al Gerente del Proyecto
los nuevos riesgos que identifquen en el desarrollo del proyecto.
20.En cada reunin de equipo se deber incluir un punto en la agenda para tratar
los riesgos y la respuesta dada a cada caso en el registro de respuestas de
riesgo.
PLAN DE PROBLEMAS:
21.Se debern identifcar los problemas actuales y potenciales. Adems, se
debern categorizar, cuantifcar y priorizar.
22.En las reuniones de seguimiento de proyecto, cada equipo deber identifcar
los problemas identifcados por los integrantes del equipo y la forma de
resolverlo.
23.El Gerente del Proyecto deber documentar todos los problemas identifcados
por los integrantes del equipo para fnes de seguimiento y control.
_________________________________________________________
24.Los miembros del proyecto debern notifcar formalmente al Gerente del
Proyecto los nuevos problemas que se identifquen en el desarrollo del
mismo.
25.En cada reunin de equipo se deber incluir un punto en la agenda para tratar
los problemas presentados y la respuesta dada a cada caso.
PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD:
26.El plan general de trabajo deber actualizarse quincenalmente, a fn de
verifcar el nivel de avance de las acciones contempladas.
27.En este plan se debern identifcar las acciones necesarias para obtener las
expectativas de los clientes internos sobre el proyecto. Las expectativas del
Patrocinador o cliente interno deben ser bien entendidas, documentadas y
realizables. Esta identifcacin fomenta la medicin de la gerencia de
proyectos, difusin de proceso y satisfaccin de entregables.
28.Se deber establecer la contingencia para respaldo de documentacin y la
estrategia de antivirus.
29.En cada fase del proyecto se debern identifcar los documentos entregables
siguientes:
Fase de inicio:
Documento de Defnicin del Proyecto.
Presupuesto.
Fase de planifcacin:
Plan de Organizacin.
Plan de logstica.
Plan de comunicacin.
Plan de contratos con clientes y suplidores.
Plan fnanciero.
Plan de riesgo.
Plan de problema.
Plan de gestin de calidad.
_________________________________________________________
Plan de trabajo integrado.
Fase de ejecucin:
Documento de diseo conceptual de la aplicacin a utilizar.
Procedimientos de trabajo.
Manuales de usuario.
Presentaciones.
Material de entrenamiento.
Fase de control:
Plan actualizado.
Fase de cierre:
Documento de cierre del proyecto.
PLAN DE IMPLEMENTACIN:
30.En el plan de trabajo se debern establecer las acciones a desarrollar para
implementar el proyecto y evaluar su efectividad.
PLAN DE PROYECTO INTEGRADO:
31.El plan de proyecto integrado deber elaborarse en el Sistema Project Server o
Microsoft Project. Las informaciones contenidas en el mismo debern
presentarse con el siguiente orden:
a.Fase de Inicio
b.Fase de Planifcacin
c.Fase de Ejecucin
d.Fase de Control
e.Fase de Cierre
32.El plan de proyecto integrado deber contener todas las fases antes indicadas.
Adems deber contener:
El Plan de Organizacin
_________________________________________________________
Plan de Logstica
Plan de Comunicaciones
Plan Compromiso con Clientes
Plan Contrato con Suplidores
Plan Financiero
Plan de Riesgos
Plan de Problemas
Plan de Gestin de Calidad
Plan de Implementacin
Plan de Integracin
Organizacin del Evento de Lanzamiento del Producto
33.Se deber revisar la estrategia de implementacin con el Patrocinador del
Proyecto, los miembros del equipo de proyecto y otras reas de inters de la
Institucin, si se estima necesario.
PLAN DE CAMBIO:
34.Se deber crear un registro para las solicitudes de cambio.
35.Se deber designar un miembro del proyecto para el mantenimiento del
registro y para generar peridicamente una lista de solicitudes de cambio
reciente.
36.El plan de cambios deber someterse a las autoridades superiores
correspondientes para su aprobacin.
37.Se deber comunicar el plan de cambios a todos los involucrados en el
proyecto.
Ttulo del Procedimiento: Planifcacin de proyecto
Actividad Nm. 1: Elaborar los Planes del Proyecto
Gerente del proyecto o Administrador de Proyectos:
1.1 Defne las actividades a incluir en los diferentes planes, para lo cual deber
considerar:
_________________________________________________________
Plan de la Organizacin:
La estrategia de la organizacin del proyecto.
Necesidades de entrenamiento para el personal del proyecto y el plan
de entrenamiento a seguir.
Polticas y procedimientos organizacionales del proyecto.
Estrategias de motivacin del personal.
Manual de induccin del proyecto.
Programa de entrada y salida del personal del proyecto.
Contacto con las reas responsables del personal que conformar el
equipo de proyecto.
Plan de Logstica:
Los requerimientos de logstica para el proyecto, utilizando la gua de
instalaciones anexa en el Plan de Logstica.
Los contactos logsticos.
La disponibilidad y funcionalidad de los recursos de instalaciones,
tecnologa, servicios y alojamiento.
Los requerimientos faltantes.
El plan de entrada de recursos para adquirir, instalar, mantener y dar
soporte a los mismos.
El programa con la fnalidad de ejecutar la entrada y salida de los
recursos de logstica.
Plan de Comunicacin:
_________________________________________________________
La matriz de categora de actores claves, lista de contactos y matriz del
Plan de Comunicacin.
Los mensajes claves a comunicar en cada fase del proyecto.
Los mecanismos de retroalimentacin para dar seguimiento al
progreso del proyecto.
Plan de Compromiso con reas:
Identifcar las diferentes reas involucradas en la implementacin del
proyecto.
Celebrar reunin con esas reas para establecer los compromisos de
servicios.
Obtener aprobacin de las diferentes reas sobre los compromisos
asumidos.
Plan de Contrato con Suplidores:
Identifcar los suplidores potenciales para solicitar abastecimiento,
tomando en cuenta las polticas y normas establecidas en la Institucin,
para estos fnes.
Obtener demostracin del software.
Evaluar software, segn procedimiento establecido en el Manual
Solicitud y Evaluacin para la Adquisicin de Software(s),
Hardware(s) y Servicios Tecnolgicos.
Determinar los trminos y condiciones de la compra.
Confeccionar el contrato.
Plan de Riesgos:
Lecciones aprendidas con otros proyectos desarrollados por el Grupo
Financiero Reservas, a travs de encuentros y lluvias de ideas con los
integrantes del equipo.
_________________________________________________________
Los riesgos asociados al proyecto.
Impacto, probabilidad de ocurrencia, etapa del proyecto en qu podra
ocurrir el riesgo y el indicador para medir la ocurrencia.
Las alternativas de respuesta para cada riesgo son:
Evitar Aceptar Mitigar Transferir
Plan de Problemas:
Los posibles problemas que se pueden presentar.
Los problemas y su impacto para el proyecto, as como en que etapa
podran ocurrir.
Prioridad de los problemas.
Posible solucin de los problemas.
Programacin para darle seguimiento a los problemas.
Programa de comunicacin del plan de manejo de problemas.
Plan de Cambios:
El registro de las solicitudes de cambio.
Mantenimiento del registro y generacin de lista de solicitudes de
cambio recientes.
El proceso de aprobacin de cambios y los niveles de autoridad
correspondientes.
Formato y programacin de reporte para comunicar el estatus de las
actividades de las solicitudes de cambio.
_________________________________________________________
Comunicacin del plan de cambios a todos los involucrados en el
proyecto.
Plan de Calidad:
Lista de entregables (ver documento Jerarqua de Entregables,
anexo).
Estndares de forma y formato de los entregables del proyecto.
Estndares de calidad de los productos del proyecto (sistemas,
procesos, etc.).
Repositorio de proyecto, incluyendo detalles de mantenimiento y
actualizacin (como procedimientos de almacenamiento de
informacin) y la estructura del directorio electrnico.
Expectativas de los actores claves, el comit ejecutivo y el patrocinador
del proyecto.
Expectativas respecto a los entregables.
Matriz de expectativas de los clientes sobre el proyecto.
Plan de Implementacin:
La estrategia de implementacin para identifcar el alcance de la misma
y los supuestos, riesgos y limitaciones asociados, as como los factores
crticos de xito.
Talleres con los miembros claves del equipo del proyecto para
identifcar las actividades de implementacin.
Respuesta a problemas, determinacin de responsabilidades y
asignacin de recursos.
Actividades requeridas para:
a.Establecer e iniciar el ambiente de produccin.
_________________________________________________________
b.Migrar datos, ya sea automticamente o manualmente.
c.Implementar los nuevos procesos de negocio.
d.Finalizar la transicin a la nueva organizacin.
e.Informar a los grupos de inters sobre actividades de
implementacin, en base al plan de comunicacin del proyecto.
Plan de migracin de sistemas.
Plan de contingencia que mitigue los atrasos que puedan ocurrir
durante la implementacin.
Punto de no retorno para marcar el nuevo sistema como operativo.
Condiciones que puedan afectar la continuidad de la implementacin
como fue planifcada, para cada indicador.
1.1 Elabora el plan de implementacin y defne los recursos que realizarn
cada actividad.
1.2 Entrega plan al Gerente para fnes de aprobacin.
Plan de Proyecto Integrado:
1.3 Defne las actividades a incluir en el plan de proyecto integrado,
incluyendo los diferentes planes de trabajo establecidos en las polticas y
normas, para lo cual deber considerar:
Reunin con los integrantes del equipo y revisin de las actividades
incluidas.
Inclusin de actividades adicionales identifcadas por el equipo.
Tiempo requerido y recursos asignados para cada actividad.
_________________________________________________________
1.4 Imprime plan de trabajo integrado y entrega copia a cada uno de los
integrantes del proyecto.
1.5 Entrega plan al Consejo del Proyecto para fnes de aprobacin y
seguimiento.
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Ejecucin de Proyecto
Defnicin : Describe los pasos para ejecutar el plan de
proyecto integrado, a fn de disponer de una gua
de accin que facilite la ejecucin del proyecto.
Alcance : Abarca desde la aprobacin del plan de trabajo
hasta su ejecucin total. Es efectivo en la Gerencia
de Proyectos Tecnolgicos y dems Gerencias que
desarrollan proyectos.
POLTICAS Y NORMAS
1.Para mayor informacin en la realizacin del ciclo de contratacin para
establecer contratos con suplidores, el Gerente del Proyecto deber verifcar el
Manual de Procedimientos Compra de mercanca nacional e internacional:
muebles, equipos, materiales e impresos para considerar los requisitos
siguientes:
Solicitud de ofertas de compra
Solicitud de informacin de compras
Solicitud de propuestas de compra
Solicitud de cotizaciones de compra
2.El Gerente del proyecto deber:
a.Monitorear el progreso de la adquisicin de los recursos logsticos.
b.Recibir e inspeccionar cada recurso logstico listado en la requisicin de
adquisicin y notifcar al Director del rea titular del proyecto acerca de
los problemas con los recursos adquiridos.
c. Mantener registros de las transacciones fnancieras.
d.Investigar los posibles efectos de las solicitudes de cambio.
_________________________________________________________
e. Determinar si la solicitud del cambio es factible.
f. Realizar una clasifcacin inicial de las prioridades de las solicitudes de
cambio.
g.Dar un nmero de referencia nico a cada solicitud de cambio archivada.
h.Presentar las solicitudes de cambio al Consejo del proyecto.
3.Las solicitudes de cambio debern clasifcarse de acuerdo a:
Alta Prioridad: esenciales (leyes, cambios en las reas de negocio, alto
impacto).
Prioridad media: deseable (usualmente de impacto medio).
Baja prioridad: agradable tenerlo (usualmente de bajo impacto).
4.El Consejo del proyecto deber revisar las solicitudes, determinar la prioridad
de cada cambio y el impacto de cada uno en el proyecto. Deber decidir entre
las opciones siguientes:
Aprobada: si es aprobada, la solicitud de cambio puede ser realizada.
Aplazada: cuando se requiere ms informacin de las partes relevantes, o
se estima que el cambio no es crtico en el momento.
Rechazada: rechazar la solicitud.
5.Para la convocatoria a reunin de los equipos, el Gerente del proyecto deber
llenar el formulario planifcacin de la reunin.
6.El Gerente del Proyecto deber hacer una minuta, segn formato minuta de
reuniones anexo, para cada reunin que se celebre.
7.El Gerente del Proyecto y los lderes de equipo debern elaborar reportes
mensuales de los problemas escalables al Gerente o al Comit Ejecutivo del
Proyecto.
8.Se deber informar a los integrantes del equipo del proyecto, los problemas
identifcados y cmo se solucionarn, en inters de mantenerlos informados.
_________________________________________________________
9.Los criterios para dar inicio a las actividades de implementacin deben incluir
la conclusin exitosa de:
Entrenamiento a usuarios fnales
Pruebas de aceptacin
Preparacin del Soporte de la Organizacin
Comunicaciones con los grupos de inters
Preparacin del equipo de implementacin
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Ejecucin de proyecto
Actividad Nm. 1: Adquirir Personal
Gerente del proyecto o Administrador de Proyectos:
1.1 Prepara comunicacin solicitando a las reas correspondientes, el personal
que formar parte del equipo del proyecto. Esto, apoyado en el programa de
entrada y salida del personal del proyecto y el proceso para localizar y
aprobar los candidatos.
1.2 Programa reuniones de induccin del personal que conformar el equipo
del proyecto.
1.3 Realiza induccin al personal.
Actividad Nm. 2: Desarrollar Equipo Efectivo.
Administrador de Proyectos:
2.1 Somete al Gerente del Proyecto las actividades de desarrollo de equipos,
para fnes de aprobacin, incluyendo actividades para la administracin del
cambio, reuniones de seguimiento, de cumplimiento de metas, entre otros.
Gerente del proyecto:
2.2 Aprueba o desestima las actividades para desarrollar los equipos propuestos
por el Administrador de Proyectos.
2.3 Programa actividades de desarrollo de equipos aprobadas por el Gerente
del Proyecto.
2.4 Implementa las actividades de desarrollo de equipos.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 3: Adquirir Recursos de Logstica
3.1 Determina si el proyecto requiere recursos de logstica adicionales al plan y
lo actualiza.
3.2 Confrma la disponibilidad de los recursos de logstica para cada evento o
actividad que se realice, utilizando como referencia la lista de chequeo.
3.3 Solicita a las reas correspondientes los recursos materiales requeridos para
el proyecto.
3.4 Coordina la puesta en funcionamiento de los recursos de logstica
solicitados.
Actividad Nm. 4: Implementar Logstica
4.1 Revisa el plan de logstica, para cada recurso.
4.2 Instala y prueba cada recurso de logstica.
4.3 Documenta las actividades en un registro de mantenimiento de logstica.
4.4 Actualiza el plan de logstica.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 5: Comunicar Informacin del Proyecto
5.1 Revisa el plan de comunicacin para determinar el tipo de mensaje que se
desea difundir y a quienes se dirigir.
5.2 Obtiene la informacin correspondiente y elabora los diferentes mensajes
que se desea difundir.
5.3 Revisa con el Equipo la comunicacin del proyecto.
5.4 Obtiene aprobacin de la Direccin de Comunicaciones, de la difusin de
los mensajes.
5.5 Prepara presentacin de la comunicacin, en funcin del formato defnido
con la Direccin de Comunicaciones.
5.6 Distribuye la informacin, segn plan establecido.
Encargado de comunicacin del proyecto:
5.7 Archiva la informacin dentro del repositorio de comunicaciones del
proyecto.
5.8 Elabora informe al Consejo del Proyecto y a los integrantes del equipo sobre
los resultados de la retroalimentacin del mensaje.
Actividad Nm. 6: Establecer Contratos con Suplidores
6.1 Revisa el plan de contrato con suplidores.
_________________________________________________________
6.2 Contacta a las autoridades de la Direccin de Compras, en base al
procedimiento establecido para la adquisicin de software y hardware, para
preparar el ciclo de contratacin y determina lo siguiente:
Mtodo de Contratacin
Ciclo de Contratacin
Tipo de Contratacin
Estrategia de respuesta a las interrogantes de los suplidores
6.3 Ejecuta el ciclo de contratacin.
Actividad Nm. 7: Ejecutar el Plan de Trabajo
7.1 Asigna las actividades de trabajo a los miembros de los equipos.
7.2 Prepara reportes de estatus peridicamente, segn formato Reporte
Individual de Actividades anexo.
7.3 Actualiza el plan de trabajo del equipo.
7.4 Revisa el plan de trabajo con los lderes del equipo.
7.5 Actualiza el plan de trabajo incorporando fechas, progreso en las actividades
y otros cambios, en funcin de los reportes de estatus preparados por los
lderes de los equipos de proyecto.
7.6 Rinde informe al Patrocinador del proyecto, segn el avance de las
actividades y cambios en el plan maestro, producto de su avance, en
formulario Reporte de Estatus, formato anexo.
7.7 Informa el plan maestro de trabajo a los miembros del Proyecto.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 8: Realizar Mantenimiento del Presupuesto
8.1 Introduce los datos generales (nombre, direccin, telfono, entre otros) de
los subcontratistas y suplidores dentro de reportes para la administracin
fnanciera. Agrega y modifca informacin, segn sea necesario.
8.2 Lleva registro de los tiempos del personal, gastos personales e informacin
de gastos de negocios del personal y suplidores.
8.3 Lleva registro de los cargos fnancieros y cuentas por pagar.
8.4 Establece fechas de pago.
8.5 Monitorea el proceso de cuentas por pagar y pagos. Actualiza los libros
fnancieros al realizar un pago.
8.6 Concilia los reportes de gastos del proyecto contra el libro fnanciero.
8.7 Identifca si existen diferencias entre el presupuesto estimado del proyecto,
segn el plan fnanciero, y los gastos reales en los diferentes perodos.
Actividad Nm. 9: Implementar Respuestas a los Riesgos
9.1 Revisa las actividades de manejo de riesgos para determinar los que
requieren un plan formal de respuesta.
9.2 Desarrolla un plan de respuesta formal para cada riesgo seleccionado.
9.2.1 Evala los costos del plan.
9.2.2 Toma cualquier accin posible para reducir los efectos de un riesgo
signifcativo.
_________________________________________________________
9.3 Implementa las respuestas a riesgos, como est especifcado en el plan de
riesgos.
Actividad Nm. 10: Solucionar Problemas
Contralor del proyecto:
10.1Identifca y documenta los problemas como est previsto en el plan.
10.1.1Revisa el listado de problemas para verifcar si fue sometido
anteriormente.
10.1.2Presenta la solicitud al Gerente del Proyecto para revisin,
aprobacin, categorizacin y defnicin de prioridad
10.1.3Transfere toda la informacin aplicable del problema al registro de
problemas.
10.2Asigna un dueo o responsable a cada problema y documenta su nombre
dentro del registro de problemas.
10.3Realiza una reunin con el responsable o dueo del problema para discutir
y clarifcar:
Detalles del problema.
Fecha propuesta para la solucin.
Potenciales grupos de inters a ser afectados.
Grupos de inters o miembros de los equipos del proyecto que estn
disponibles para brindar asistencia en el anlisis y resolucin del
problema.
Si son requeridos procedimientos de escalabilidad.
10.4Investiga y analiza el problema, junto al responsable o dueo del problema.
_________________________________________________________
10.4.1Desarrolla un anlisis de impacto, reuniendo toda la informacin
relevante y disponible acerca del problema y sus efectos.
10.5Desarrolla recomendaciones para la solucin de los problemas e identifca
soluciones potenciales.
Si el problema no puede ser resuelto o si el progreso es mnimo:
10.5.1Lo escala al siguiente nivel de autoridad.
10.6Aprueba, aplaza o rechaza la solucin.
10.7Registra, archiva y comunica la decisin de la resolucin.
10.8Da seguimiento a la ejecucin de las actividades para solucionar los
problemas.
Actividad Nm. 11: Implementar Solicitudes de Cambio
Administrador de proyectos:
11.1 Identifca y documenta las necesidades de cambio.
11.1.1Completa el formato de solicitud del cambio.
11.1.2Somete solicitud de cambio al Gerente o al Consejo del Proyecto.
11.2 Analiza los posibles efectos de las solicitudes de cambio y sugiere
alternativas.
11.3 Clasifca y registra las solicitudes de cambio.
Consejo del proyecto:
11.4 Aprueba, aplaza o rechaza las solicitudes de cambio.
_________________________________________________________
11.5 Registra la decisin tomada sobre la solicitud de cambio y la comunica.
11.6 Revisa y prioriza las solicitudes de cambio aprobadas.
11.7 Actualiza el Plan de Cambios del proyecto.
11.8 Programa y asigna los recursos.
11.9 Ejecuta el cambio.
11.10Provee un estatus del trabajo al Consejo del Proyecto y a los integrantes del
equipo.
Actividad Nm. 12: Ejecutar la Implementacin
12.1Revisa el plan de trabajo de implementacin con la frecuencia necesaria,
para determinar las actividades de implementacin del da o del perodo.

12.2Conduce reuniones de estatus.
12.3Evala cada indicador de la implementacin de acuerdo a los criterios de
factibilidad. Confrma la decisin de factibilidad y la comunica
apropiadamente a los miembros del proyecto.
12.4Actualiza el plan de trabajo de la implementacin y revisa todos los
cambios con el equipo de implementacin. Revisa la duracin y las
dependencias de las actividades asignadas a cada miembro del equipo de
implementacin.
12.5Soluciona problemas relevantes y da seguimiento a los dems.
Actividad Nm. 13: Ejecutar Plan de Proyecto Integrado
_________________________________________________________
13.1Verifca la ejecucin de todos los planes de trabajo de los equipos.
13.2Registra datos actuales dentro del plan integrado del proyecto.
13.3Actualiza informacin real de tiempo y costo en el plan de proyecto
integrado.
13.4Documenta cambios en el alcance, provenientes de las solicitudes de
cambio aprobadas.
13.5Audita el desarrollo del proyecto para identifcar oportunidades de mejora.
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Control del Proyecto
Defnicin : Describe los pasos para verifcar que se alcanzan
los objetivos del proyecto, mediante el monitoreo
del desempeo, para tomar acciones correctivas
que faciliten el desarrollo del proyecto.
Alcance : Abarca la revisin desde la ejecucin del plan de
proyecto integrado hasta el cierre del proyecto. Es
efectivo en la Gerencia de Proyectos Tecnolgicos y
dems Gerencias que desarrollan proyectos.
POLTICAS Y NORMAS
1.El Gerente del Proyecto deber monitorear el desempeo de los equipos del
proyecto, durante toda la ejecucin del plan de proyecto integrado.
2.Se deber dar seguimiento a:
La solucin a los problemas presentados.
La asignacin de los problemas aprobados a un dueo de problemas.
Los planes de accin para resolver problemas.
El monitoreo peridico de los problemas.
_________________________________________________________
3.Deber preparar y distribuir peridicamente un reporte que informe a los
miembros del proyecto y grupos de inters que apliquen, el estatus del
proyecto.
4.Al concluir el desarrollo del proyecto se deber elaborar un reporte de
desempeo del mismo.
Ttulo del Procedimiento: Control de proyecto
Actividad Nm. 1: Controlar Logstica
1.1 Revisa el registro de mantenimiento de los recursos de logstica, a fn de
verifcar si el funcionamiento de los mismos satisface las expectativas del
equipo de proyecto.
1.2 Actualiza el registro de mantenimiento.
1.3 Verifca si los recursos han sido recibidos en las cantidades correctas.
1.4 Verifca que los recursos cumplen con las expectativas de calidad e identifca
anomalas.
1.5 Comunica el estatus del plan de logstica al Gerente de Proyectos.
1.6 Determina si el plan de logstica fue actualizado correctamente.
1.7 Toma las acciones correctivas necesarias para rectifcar problemas
relacionados con:
Cantidad y calidad de los recursos.
Calidad del ambiente.
Calidad del personal de soporte interno y externo.
Actualizacin del registro de mantenimiento de logstica.
_________________________________________________________
1.8 Actualiza el plan de logstica, si es necesario.
Actividad Nm. 2: Monitorear Comunicacin del Proyecto
2.1 Implementa los mecanismos de retroalimentacin establecidos en el Plan de
Comunicacin del Proyecto.
2.2 Registra la retroalimentacin recibida en la matriz de retroalimentacin de
las comunicaciones.
2.3 Monitorea las actividades de comunicacin, incluyendo los reportes de
ejecucin, tiempos de reuniones y utilizacin de los repositorios de
documentacin, tomando acciones correctivas si la informacin difundida
no ha sido asimilada adecuadamente o a tiempo.
2.4 Analiza la retroalimentacin de las comunicaciones, conjuntamente con el
Gerente del proyecto, a fn de realizar los cambios y mejoras necesarios al
plan de comunicacin del proyecto.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 3: Controlar Compromiso con reas
3.1 Verifca los trminos y condiciones de los compromisos con clientes internos
y documenta los resultados.
3.1.1 Identifca los trminos y condiciones relevantes del compromiso.
3.1.2 Informa al personal involucrado de las implicaciones del
compromiso.
3.1.3 Monitorea el cumplimiento de los trminos y condiciones del
compromiso.
3.2 Maneja las disputas relacionadas con el compromiso, documenta los
resultados y actualiza el registro de problemas correspondiente.
3.3 Registra los cambios en los compromisos y documenta los resultados.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 4: Controlar Contratos con Suplidores
4.1 Revisa el plan de contratacin de suplidores y los contratos con suplidores y
valida el cumplimiento de las actividades planeadas bajo los trminos y
condiciones acordados.
4.2 Ejecuta los trminos y condiciones de los contratos con suplidores y
documenta los resultados.
4.2.1 Identifca los trminos y condiciones relevantes del contrato.
4.2.2 Informa al personal de la organizacin las implicaciones del contrato.
4.2.3 Monitorea el cumplimiento de los trminos y condiciones del
contrato.
4.3 Evala el desempeo de los suplidores y documenta los resultados.
4.4 Verifca la calidad y los riesgos de los contratos con suplidores y documenta
los resultados.
4.5 Administra los pagos a suplidores y documenta los resultados.
_________________________________________________________
4.6 Maneja las disputas con suplidores y documenta los resultados. Actualiza el
registro de problemas correspondiente.
4.7 Revisa el plan de contratacin de suplidores y los contratos con suplidores
para validar que las actividades planeadas y las condiciones del contrato son
viables para el abastecimiento actual.
Actividad Nm. 5: Controlar Finanzas
5.1 Revisa el presupuesto para determinar el nivel de ejecucin.
5.2 Evala el desempeo fnanciero y documenta los resultados.
5.2.1 Valida los cargos de gastos en productos y servicios.
5.2.2 Identifca variaciones en el desempeo fnanciero.
5.2.3 Toma acciones correctivas.
5.3 Verifca las cuentas por pagar y los pagos. Documenta los resultados.
5.4 Verifca las actividades fnancieras desarrolladas en el proyecto. Utiliza lista
de chequeo como herramienta.
5.5 Maneja disputas fnancieras con los miembros del proyecto y el Patrocinador
y documenta los resultados.
5.6 Comunica la estrategia fnanciera defnitiva y los resultados a los
participantes entrantes y salientes del proyecto.
_________________________________________________________
5.7 Revisa y actualiza el presupuesto.
Actividad Nm. 6: Controlar respuestas a los riesgos
6.1 Evala la efectividad de las respuestas a los riesgos detalladas en el plan de
respuestas a los riesgos.
6.2 Determina acciones correctivas.
6.2.1 Determina las razones por las cuales las medidas anteriores
fracasaron en la mitigacin de los potenciales riesgos identifcados.
6.2.2 Realiza recomendaciones para nuevas acciones adicionales a tomar.
_________________________________________________________
Actividad Nm. 7: Controlar Soluciones para los Problemas
7.1 Revisa el registro de problemas y evala si se sigue el plan de solucin de
problemas establecido.
7.1.1 Revisa si los problemas abiertos y con fecha de expiracin caducada,
han sido escalados de acuerdo al plan de manejo de problemas.
7.1.2 Actualiza el registro de problemas, segn sea necesario, para
documentar informacin relevante de los problemas.
7.2 Evala el progreso de las acciones para solucionar los problemas.
7.2.1 Revisa el registro de problemas pendientes de acciones de solucin y
determina la conveniencia y tiempo de la accin.
7.3 Analiza las variaciones relacionadas con la administracin de problemas.
7.3.1 Evala la antigedad de los problemas.
7.3.2 Evala el impacto de los problemas en el costo del proyecto.
_________________________________________________________
7.4 Revisa la programacin de administracin de problemas.
7.4.1 Revisa la programacin para el anlisis y progreso de solucin de los
problemas. Verifca si las fechas para completar las soluciones son
viables.
7.4.2 Agiliza los problemas que no han sido resueltos mediante una fecha
pronosticada de fnalizacin.
7.4.3 Revisa la programacin del proyecto para verifcar si nuevos
problemas interferen con la fnalizacin a tiempo del proyecto.
7.5 Prepara y comunica el estatus de los problemas.
Actividad Nm. 8: Controlar las Solicitudes de Cambios
8.1 Evala las recomendaciones de solicitudes de cambio.
8.1.1 Determina si el personal asignado para atender las solicitudes de
cambio est desarrollando las acciones, y si las recomendaciones han
sido completadas dentro del tiempo defnido.
8.1.2 Determina si hay implicaciones hacia otros aspectos del proyecto.
8.1.3 Compara la solicitud de cambio con el plan de proyecto integrado.
8.2 Revisa la programacin.
8.2.1 Revisa la programacin para el anlisis y resolucin de las
solicitudes de cambio.
8.2.2 Revisa el plan de trabajo y determina si existen nuevos problemas
interfriendo con la fnalizacin a tiempo del proyecto.
_________________________________________________________
8.3 Valora la efectividad general del plan de cambio.
8.4 Prepara y comunica el estatus de las solicitudes de cambio.
Actividad Nm. 9: Controlar el Proceso de Calidad
9.1 Identifca los recursos apropiados para realizar la revisin de la calidad.
Auditor de calidad del proyecto:
9.2 Identifca los entregables a revisar.
9.2.1 Provee un listado de las actividades del proyecto que deben
verifcarse.
9.3 Desarrolla una revisin de aseguramiento de calidad.
9.4 Se rene con los recursos identifcados para la revisin de cumplimiento
del proceso de calidad.
9.5 Verifca ejemplos de entregables con los miembros claves del equipo de
trabajo, identifcados por el Gerente del proyecto.
_________________________________________________________
9.6 Elabora el informe de aseguramiento de la calidad.
9.6.1 Resume descubrimientos en revisin de calidad.
9.6.2 Presenta el informe de calidad al Consejo del proyecto.
9.6.3 Programa acciones por recomendaciones de calidad.
9.7 Implementa las recomendaciones que fueron acordadas en el proceso de
revisin con el equipo del proyecto completo.
Actividad Nm. 10: Controlar la Implementacin
10.1 Recolecta y analiza las mtricas de avance del proyecto, tales como el
estatus de las actividades, estatus de los resultados, informacin del
tiempo y los costos, para determinar la desviacin con relacin al plan de
implementacin.
10.2 Determina las desviaciones con el plan de implementacin que requieran
de accin correctiva.
10.3 Documenta las acciones en el plan de implementacin.
10.4 Analiza las desviaciones y determina las acciones correctivas.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Cierre de Proyecto
Defnicin : Describe los pasos para cerrar satisfactoriamente el
proyecto.
Alcance : Abarca desde la implementacin del proyecto
hasta el cierre del mismo. Es efectivo en la
Gerencia de Proyectos Tecnolgicos y dems
Gerencias que desarrollan proyectos en el Grupo
Financiero Reservas.
POLTICAS Y NORMAS
1.Se debern identifcar los problemas existentes que impiden concluir el
proyecto, utilizando las siguientes variables:
Una o ms tareas estn incompletas, pero no existen problemas
interfriendo su conclusin.
Una o ms tareas estn incompletas, no existen problemas sin resolver,
pero la documentacin del proyecto necesita actualizarse para refejar un
estatus de fnalizado.
Una o ms tareas estn incompletas y existen problemas que necesitan ser
resueltos, antes de fnalizar el proyecto.
Se identifcan problemas que no han sido documentados anteriormente.
En este caso, deber documentarse y solucionarse.
2.Luego de la revisin post-implantacin, el Gerente del Proyecto deber
elaborar una comunicacin que indique el trmino del proyecto y solicitar la
aprobacin formal del proyecto del usuario responsable.
_________________________________________________________
3.El Gerente del Proyecto deber realizar chequeo post-implantacin luego de
tres o seis meses, para establecer el nivel de satisfaccin de los usuarios.
4.El Gerente del Proyecto deber realizar un cuadro comparativo del costo
presupuestado y el costo fnal, para rendir informe al Supervisor inmediato.
_________________________________________________________
Ttulo del Procedimiento: Cerrar el proyecto
Actividad Nm. 1: Desvincular personal
1.1 Confrma que los trabajos asignados al personal de los equipos del
proyecto han sido completados y que no quedan trabajos pendientes.
1.2 Obtiene la aprobacin de la salida del personal por parte del Gerente del
Proyecto.
1.3 Da salida individual al personal que conform el equipo del proyecto, en
base al programa de entrada y salida del personal. Para esto, prepara
comunicacin informndole a las reas correspondientes la salida del
personal del proyecto.
1.4 Retroalimenta al personal involucrado sobre la calidad de su participacin
en el proyecto y le otorga reconocimiento, si lo considera necesario.
1.5 Notifca individualmente a cada recurso la fecha de salida del proyecto.
1.6 Realiza el proceso de salida de cada recurso del proyecto.
Actividad Nm. 2: Remover Recursos de Logstica
2.1 Ejecuta la salida o desarme de los recursos de logstica, a fn de retornarlos
a sus dueos autorizados o al Almacn.
2.2 Actualiza el plan de logstica con notas o excepciones para remover o
devolver los recursos.
2.3 Actualiza el inventario de recursos de logstica.
_________________________________________________________
2.4 Elabora informe dirigido al Gerente del proyecto, con relacin al desarme
de los recursos de logstica.
Actividad Nm. 3: Cerrar Compromiso con reas
3.1 Realiza los preparativos para la terminacin del compromiso con las reas.
3.1.1 Revisa los compromisos acordados con las reas.
3.1.2 Se rene con el directivo del rea correspondiente.
3.1.3 Comunica las decisiones acordadas.
3.1.4 Documenta actividades de cierre.
3.1.5 Documenta el desempeo del rea.
3.1.6 Identifca a los individuos y funcionarios asociados con el proyecto,
y los entrevista con relacin al desempeo del proyecto.
Actividad Nm. 4: Cerrar Contratos con Suplidores
4.1 Revisa que no existen actividades pendientes establecidas en el contrato y
que se cumplieron los trminos y condiciones acordados en el mismo.
4.2 Evala la documentacin relacionada con el desempeo del suplidor.
4.3 Identifca a los individuos y gerentes que trabajaron con los suplidores y
obtiene de ellos sus impresiones respecto al desempeo de los suplidores,
para lo cual:
_________________________________________________________
4.3.1 Prepara un reporte de retroalimentacin y realiza una revisin de los
aspectos legales del proyecto, antes de fnalizarlo.
4.4 Actualiza el archivo de administracin de contratos con suplidores con los
resultados.
Actividad Nm. 5: Cerrar Finanzas
5.1 Elabora informe del desempeo fnanciero.
5.2 Verifca que los pagos fnales se han realizado.
5.3 Actualiza el presupuesto.
5.4 Archiva la informacin fnanciera.
Actividad Nm. 6: Controlar la Post-Implementacin
6.1 Conduce una reunin de revisin post-implementacin con los miembros
del equipo de implementacin, para evaluar la efectividad del proceso de
implementacin. Factores a considerar:
Incluy el plan de trabajo de implementacin las actividades y
dependencias correctas?
Eran precisos los tiempos estimados?
La estrategia de Implementacin fue apropiada?
Qu tan bien preparado estaban los miembros del equipo de
implementacin?
Las reuniones de revisin de estado fueron efectivas?
_________________________________________________________
Qu tan bien preparados estaban los usuarios?
6.2 Identifca los problemas relevantes y los registra.
6.3 Entrevista a los usuarios para obtener retroalimentacin sobre el xito de la
implementacin.
6.4 Monitorea los procesos del negocio y las transacciones del sistema. Valida
los resultados.
6.5 Documenta en el reporte de revisin de implementacin la
retroalimentacin, el monitoreo de los resultados y las recomendaciones de
mejoras para lecciones aprendidas.
6.6 Examina el reporte de revisin de implementacin con el Patrocinador del
proyecto y el Consejo del proyecto.
6.7 Obtiene la aprobacin fnal para el cierre del proyecto.
Actividad Nm. 7: Completar el Proyecto
7.1 Obtiene informacin de conclusin del proyecto, incluyendo informacin de
los recursos de logstica desarmados, los archivos de administracin de los
contratos con suplidores, el proceso de calidad y reportes de desempeo.
7.2 Identifca problemas para concluir el proyecto.
7.2.1 Revisa la informacin recolectada del proyecto. Identifca tareas
reportadas como incompletas que necesitan ser completadas, antes
de la fase de conclusin del proyecto.
7.3 Archiva informacin del proyecto.
_________________________________________________________
7.3.1 Verifca que el archivo del proyecto contiene los entregables del
proyecto, documentos legales, y toda otra informacin relacionada,
que haya sido creada durante el ciclo de vida del proyecto.
7.4 Desarrolla las actividades de conclusin del proyecto.
7.4.1 Revisa conclusin del proyecto.
7.4.2 Sostiene sesiones de lecciones aprendidas.
7.4.3 Comunica el cierre del proyecto a los grupos de inters.
7.4.4 Verifca que todos los aspectos relacionados a las actividades de
cierre han sido completados y aceptados, como la transferencia de
conocimiento y capacidades, la organizacin del soporte posterior,
entre otros.
_________________________________________________________
RELACIN DE FORMULARIOS Y FORMATOS EN USO
Formatos:
Nombre Referencia
Score Card S/R
Plantilla de reporte individual de progreso S/R
Registro de acciones S/R
Reporte de estatus S/R
Planifcacin de reunin S/R
Checklist de logstica de las sesiones de
trabajo
S/R
Evaluacin de actores claves S/R
Minuta S/R
Votacin individual S/R
Documento de Defnicin S/R
Plan Organizacional S/R
Plan de Proyecto Integrado S/R
Plan de Comunicacin S/R
Plan de Abastecimiento S/R
Plan de Gestin de Costos S/R
Plan de Gestin de Alcance S/R
Plan de Gestin de Contratos S/R
Plan de Logstica S/R
Plan de Gestin de Riesgos S/R
Plan de Gestin de Calidad S/R
_________________________________________________________
Anexos:
Jerarqua de entregables S/R
Retroalimentacin S/R
_________________________________________________________

Manual Procedimientos Administraciónde Proyectos

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