Gestin de proyectos

en la nube
#gpnube
En este curso
A qu llamamos nube
Qu aportan los sistemas de gestin de proyecto
Las caractersticas (positivas y negativas) de los sistemas de
gestin de proyecto en la nube
Un ejemplo de software especfico:
Basecamp
Dos soluciones de guerrilla:
Wikis o Google Docs
Otros programas que pueden ayudarnos
Algunas ideas sobre los equipos en la distancia
Las ventajas de usar las herramientas en
ingls: carcasa y contenido
El mito de la autntica tortilla de patatas
Muchos vendedores de palas
Los dos enemigos de la
productividad
Software de gestin de
proyectos
Slo sirven para gestionar
proyectos?
Proyectos: un objetivo comn en un plazo
determinado
ejemplo: una revista impresa
Trabajo continuo
ejemplo: el da a da de una web de banca
electrnica
Gestin del trabajo personal
nuestras tareas cotidianas
Lo bsico
Cada uno rellena su parte y con ello ayuda a construir
el total: ms bazar que catedral
El descargo no es necesariamente reactivo
Con posibilidad de limitar informacin
Aclara quin debe hacer qu y en qu tareas ha estado,
est y estar cada persona
Repositorio comn de documentacin y calendarios
til para las nuevas fronteras difusas en las
organizaciones: un proveedor o cliente puedo
considerar ms compaero que quien se sienta en la
mesa de al lado.
Para qu? para quin?
Transparencia en la direccin que
queramos:
vertical y/o horizontal dentro de la organizacin
(tienden hacia la horizontalidad)
clientes-empresa-proveedores
Equipos distribuidos o en movilidad
El difcil equilibrio entre
sencillez y funcionalidad
Es laborioso animar a los compaeros a
trabajar en un sistema complejo
Es complicado seguir usando un software que
carece de funcionalidades que consideramos
bsicas
Pero la regla general funciona: menos es ms.
Es preferible un sistema sencillo que solucione
un problema concreto
La herramienta no es la metodologa
Hay software especfico para algunas
metodologas, pero no son el objetivo de esta
charla.
Mejor explicar las herramientas genricas y
que cada uno las adapte a sus necesidades.
Se puede usar el software de gestin de
proyectos para una relacin muy vertical y
oscurantista (pero no es el objetivo)
Qu es la nube
Llamamos 'nube' a muchas cosas
En este curso 'nube' son aplicaciones a las que
accedemos desde el navegador:
Outlook vs Hotmail
'Nube' es tambin
software como servicio (SAS)
almacenamiento
capacidad de proceso (ordenadores)
... y cualquier cosa que se le ocurra a un
departamento de marketing
El mayor miedo: la seguridad
De quien nos alquila el software
De terceros
De nosotros mismos
De nuestros usuarios
Preocupados por las brechas de
seguridad de nuestros usuarios...
...pero sin caer en la paranoia: no olvidemos la
'seguridad' que nos 'protege' actualmente.
Pensemos en el eslabn tecnolgico ms dbil:
ser raro que sea el software de gestin de
proyectos: cualquiera puede llamar desde
nuestro telfono a la competencia.
La seguridad excesiva
Cuando por no confiar en las compaeras y los
compaeros no podemos llevar a cabo una
tarea
La solucin pasa por cambiar los cerrojos por
la trazabilidad
La seguridad imprescindible
Todos los das son
el da de la copia de
seguridad
Basecamp
Pagar (poco) por una solucin ya creada
Las caractersticas de Basecamp
Apuesta por la sencillez. Pero es suficiente
para la mayora de necesidades.
Sin fuegos artificiales (grficas y dems)
Naci como herramienta interna en 1999
('eat your own dog food'), en 2004 vieron
que tena sentido como producto y en poco
tiempo se convirti en su nico negocio
Un caso prctico: CodeSyntax
Lo usan desde casi el principio: 2005
Muy til internamente, difcil involucrar a los
clientes
S involucran a algunos proveedores
Sirve para integrar y convertir en cmplices
a los clientes ms activos
Han intentado con soluciones ms
complejas y siempre han vuelto a lo simple:
KISS, Keep It Simple [Stupid]
Combinan uso en grupo con uso individual
Algunos trucos
Incluir el nombre del cliente al principio del
proyecto para tenerlos agrupados.
Usar el mismo truco si preferimos indicar la
tipologa de proyecto.
Enviar fotos del mvil (por ejemplo, de una
pizarra) con email-in al proyecto
Emoji en las tareas (todos) http://www.emoji-
cheat-sheet.com/
Otros sistemas alternativos a
Basecamp
Muchos de software libre, con muchas ms
funciones, ms complejos, ms adaptados a
metodologas concretas (Scrum) o a trabajos
concretos (desarrollo de software: Jira).
Wikis o Google Drive
Low cost y flexibles
Sustituir Basecamp con guerrilla
El objetivo es no gastarnos un euro
Funcionalidades similares, pero en manos
de la cultura: no de la tecnologa
Un frankenstein compuesto de retazos de
herramientas: no muy bonito, pero s
funcional.
Inspirarnos en los sistemas de gestin de
proyectos que ms se adaptan a nuestras
necesidades
Sistema vivo: las personas lo adaptan a sus
necesidades
Tan poderoso como compartir un mismo bloc
de notas que nadie teme romper
Un caso prctico: la revista Eroski
Consumer
Sistema de gestin activo desde 2006. Acaba de hacer
7 aos
Se hizo en Wiki porque no haba otro sistema similar.
Google compr el embrin de Docs un mes despus
Deba responder a una realidad de publicacin
creciente: ms de 30 informaciones diarias.
Permite aglutinar el trabajo de un equipo numeroso y
disperso
Un sistema ms basado en las personas (la cultura
comn) que en la tecnologa
Bajo su sencillez, una enorme flexibilidad. El resto de
herramientas antes o despus se quedan cortas
De menos a ms
Inicialmente slo el calendario de publicacin de
informaciones. Despus:
Documentacin (protocolos)
Cumpleaos
Documentos de To-Dos con equipos especficos
Repositorio de textos marcados para su traduccin
Portadas y portadillas
...
Un sistema 'vivo'
Se inventaron nuevos estados en los que
podan estar informaciones, que nadie haba
previsto
Nunca se utilizaron funciones que se crean
esenciales como "textos sin fecha"
Cuando se puso en marcha era impensable
que sirviera para simplificar las traducciones
o disear las portadas: los usos fueron
surgiendo
Las herramientas
Wikis o Google Drive como centro,
complementado con:
Listas de correo (como en Google Groups)
Software de video? conferencia
Sincronizacin de archivos: Google Drive,
Dropbox, MS Skydrive...
Wiki o Google Drive?
Wiki instalado en nuestro servidor nos
aporta ms seguridad.
Google Docs es una herramienta ms
completa, y servir para alfabetizar a los
compaeros en el uso de herramientas ms
colaborativas (procesadores de texto, hojas
de clculo...)
Razones morales: software libre vs privativo.
Los sistemas de bloc de notas
Google Drive
http://drive.google.com/
Zoho
http://www.zoho.com/
Mediawiki
http://www.mediawiki.org/
Wikispaces
http://www.wikispaces.com/
Los sistemas de Wiki
Hoy da
Sistema de gestin personal. Por encima de
otros profesionales como Rememberthemilk, o
los nativos de Google y Apple. Incluso funciona
como Evernote.
Sistema de gestin para un pequeo equipo de
tres personas
Eskerrik asko!
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@ikermerchan