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IV

Consolidacin de Datos y Esquemas



Al trmino de esta leccin usted podr:
Generar esquemas de datos.
Consolidar valores.

4. Consolidacin de Datos.

Es frecuente en Excel 2007 encontrar libros que contienen una misma tabla repetida en
varias hojas. Estas tablas es la informacin de detalle que luego servir para construir una
tabla resumen. Tambin es posible que las tablas a partir de las cuales se construir el
resumen se encuentren ubicadas en la misma hoja.
En ambos casos podemos hacer uso de la funcin Consolidar, la que nos permite generar
una tabla resumen a partir de dos o ms tablas de detalle. El nico requisito para usar esta
funcin es que las tablas que contienen los datos a resumir tengan idntica estructura, tanto
en columnas como en filas.

Explicacin desde el ejemplo

a.- Construya la siguiente tabla en la Hoja 1.
Luego cpiela a las Hojas 2 y 3, cambiando las
cifras:





b.- A continuacin deber ubicarse en la Hoja 4, en la celda A2, ya que es all donde
queremos que comience la tabla consolidada (o resumen).

c.- Luego Enseguida ejecutar de la etiqueta Datos / Consolidar, lo que har
aparecer el cuadro que se muestra a continuacin:

d.- Seleccionar la funcin con la cual se construir la
tabla resumen (Suma, Contar, Promedio, Mnimo,
Mximo, etc.)

e.- Seleccionar la casilla Referencia, y luego marcar
el rango A2:C9 en la Hoja1 y presionar el botn
Agregar. Repetir este paso con las Hojas 2 y 3.

f.- En la seccin Usar rtulos en, seleccionar Fila superior y Columna izquierda

g.- Seleccionar la opcin Crear vnculos con los datos de origen

h.- Presionar Aceptar

Las opciones Usar rtulos en le indican a Excel 2007 que dichos datos no deben ser
operados pero s copiados a la tabla resumen. La opcin Crear vnculos con los datos de
origen permite que la tabla resumen se actualice automticamente cada vez que se efecta
un cambio en los datos base. Esta opcin, sin embargo, no puede ser utilizada cuando los
datos de origen se encuentran en la misma hoja donde se pretende dejar la tabla resumen.
Luego de estos pasos, en la Hoja 4 aparecer una tabla de la misma estructura que la
anterior, pero cuyos datos consistirn en el resultado de la funcin que hayamos aplicado a
los datos de origen, y cuyo aspecto es el siguiente:











Los nmeros de las filas de Excel se encuentran saltados (2, 6, 10, 14, etc.), lo que indica
que existen filas que no se estn mostrando:

Al costado izquierdo de los nmeros de fila, encontramos adems unos botones con
el signo +1.

Al presionar el primero de estos botones, encontrar que aparecen las filas 3, 4 y 5
que estaban ocultas, y las que contienen el detalle de lo que estamos viendo en la
fila 6.

Los botones numerados 1 y 2 que se encuentran al lado izquierdo de las etiquetas
de las columnas, nos indican el nivel de detalle que podemos visualizar, siendo el
nmero 1 slo el resumen, y el nmero 2 el detalle de los datos.

Todo esto que se ha mencionado en el prrafo anterior slo es visible si la tabla consolidada
fue construida en una hoja distinta a los datos de origen y si seleccionamos la opcin Crear
vnculos con datos de origen al momento de consolidar.
Si deseamos agregar o quitar una referencia a las que estn consideradas en la tabla
resumen, solamente se debe ubicar en la primera celda de la tabla resumen, volver a
seleccionar la opcin Consolidar de la etiqueta Datos y se ver, en la casilla Todas las
referencias los rangos que estn considerados en la consolidacin. Para eliminar, se debe
seleccionar el rango de la lista y luego presionar el botn Eliminar.
Para agregar, basta con seleccionar un nuevo rango y luego presionar Agregar.


4.1 Esquemas

Al usar la herramienta Consolidar (tambin en Subtotales) habr notado que aparecen
algunos botones a la izquierda de los ttulos de fila, y en la parte superior izquierda de la
hoja, botones de nivel de esquema, que en el ejemplo anterior van desde el 1 al 2. Los
botones de esquema, por lo general, slo son aprovechados por los usuarios cuando utilizan
las dos herramientas que los generan, sin saber que pueden ser obtenidos manualmente, al
solicitarlo a Excel 2007.







Aqu, por ejemplo, (en la ltima columna) tenemos un Total Final que, en su clculo,
depende de todas las columnas numricas que estn a la derecha de Fecha.
Por lo tanto, podramos desear poder ocultar las columnas intermedias para ver un resumen,
(cuando estimemos conveniente) consistente en slo el Total Final junto al da de la
operacin.
De la misma forma, podemos querer ocultar el detalle diario para ver, solamente, los totales
de ese da.


4.2 Crear Esquemas
Para crear esquemas:

a.- Seleccionar en primer lugar las filas o columnas que constituirn un grupo de esquema.
En este caso seleccionar las filas desde 4 hasta 9.










b.- Seleccionar la etiqueta Datos/Agrupar. Obtendremos el siguiente resultado:










Observe que junto a la fila 10 aparece un botn de Esquema que actualmente tiene el signo
menos (-). Al presionar ese botn, el detalle del da 22 se oculta, y Excel 2007 slo nos
muestra el Total Da que nosotros hemos calculado.



c.- Repita el mismo procedimiento para las filas 11 a 16 para obtener el resultado que se
muestra en la imagen siguiente:




d.- A continuacin es posible seleccionar desde la fila 4 a 17 (es decir, el detalle de ambos
das, ms los subtotales de cada uno de ellos) y volver a seleccionar la etiqueta
Datos/Agrupar. Con esto obtendremos en un slo grupo todo el detalle, pero adems se
completan los niveles de esquema en la parte superior hasta llegar al nmero 3:

Nota: En una planilla de excel 2007 que utilice esquemas, el nivel 1 muestra solamente el
Total General, el nivel 2 muestra los subtotales, y el nivel 3 muestra todos los detalles.

Ahora bien, en las columnas la situacin es un poco ms compleja: Monto, Tasa y Plazo son
datos que, si bien estn relacionados conceptualmente, son completamente independientes
entre ellos:
La Cuota est calculada en base a la funcin financiera PAGO, que utiliza como
parmetros los tres valores anteriores.
El Total parcial se obtiene de multiplicar la cuota por el plazo.
El monto del Seguro es un 2% del monto original.
El Total Final es la suma del Total ms el Seguro.

Como puede ver, no existe una relacin como en las filas, donde existen detalles que
simplemente son sumados en subtotales y luego en un total general.
Agruparemos los datos de las columnas de acuerdo a criterios de orden personal, que no
necesariamente son matemticos.
En primer lugar, construiremos un grupo con el detalle de Monto, Tasa y Plazo y Cuota, que
debiera verse resumido en el Total. Para esto:

a.- Seleccionar las columnas desde B hasta E, como se muestra en la figura:







Una vez seleccionadas las columnas, debe ir a la etiqueta Datos/Agrupar.

Como puede observar, ahora:
Las columnas desde B hasta E se encuentran agrupadas.
Sobre la columna F hay un botn de esquema que permite ocultar dichas columnas.
Sobre los ttulos de filas han aparecido dos botones de niveles de esquema.
Ahora construiremos un segundo grupo que permite ocultar los detalles para dejar a la vista
slo el Total y el Total Final.
Si seleccionamos las columnas Total y Seguro, y luego seleccionamos la opcin de la
etiqueta Datos/Agrupar, obtendremos un resultado indeseado:





Al no existir una relacin matemtica entre las columnas como la que se da entre las filas,
Excel asume que lo que deseamos hacer es extender el esquema recin construido para
que abarque dos columnas ms. La nica forma de solucionar el problema es desagrupar
(cortar) el grupo construido.
Seleccionar la columna en la que se quiere desagrupar (cortar) el grupo. En nuestro
ejemplo, se trata de la columna F. Seleccionar dentro de la etiqueta Datos/ Desagrupar.
Una vez seleccionada la opcin y presionado Aceptar, obtendremos el siguiente resultado:



Ahora, tal como desebamos al comienzo, tenemos en un grupo las celdas que determinan
el Total, y en otro el Seguro. Al ocultar los detalles, obtendremos:






Borrar Esquemas
Para eliminar esquemas que se han creado, basta con seleccionar las columnas o filas
incluidas en el grupo a eliminar.
Una vez realizado esto, debe ir a la etiqueta Datos/Desagrupar. Con esto, el grupo
desaparece, junto a los botones de esquema que Excel 2007 haba generado.