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En este momento, usted ya est familiarizado con la teora bsica de la administracin y conoce las

cinco funciones esenciales de la administracin: planeacin, organizacin, integracin de personal,


direccin y control. Los siguientes captulos acerca de la planeacin forman la segunda parte del
libro.

Al delimitar un entorno para un buen desempeo de individuos que colaboran en grupos, la tarea
esencial de un administrador es vigilar que todos entiendan los propsitos y los objetivos del grupo
y los mtodos para alcanzarlos. Para que el esfuerzo del grupo fructifique, las personas deben saber
qu se espera que hagan. sta es la funcin de la planeacin, la ms bsica de todas las funciones
administrativas. La planeacin comprende la seleccin de misiones y objetivos, y las acciones
necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre lneas de accin.
De este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecucin de objetivos
preseleccionados. La planeacin tambin exige la innovacin administrativa, como se expondr en
el captulo 6.

La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hoy hasta donde queremos llegar.
Tambin es importante sealar que la planeacin y el control son inseparables: son los gemelos
siameses de la administracin (vase fi gura 4.1). Cualquier intento por ejercer el control sin planes
no tiene sentido, ya que la gente no sabe si se dirige a dnde quiere llegar (el resultado de la tarea
del control) si primero no sabe adnde quiere ir (una parte de la tarea de la planeacin). De este
modo, los planes proporcionan las normas del control.

TIPOS DE PLANES

Los planes se pueden clasifican en: 1. propsitos o misiones, 2. objetivos o metas, 3. estrategias,
4. polticas, 5. Procedimientos, 6. Reglas, 7. Programas y 8. Presupuestos

Propsitos o misiones1

La misin o el propsito (los dos trminos se usan indistintamente) identifican la funcin bsica o
tarea de una empresa o dependencia, o de cualquier parte de ella. Todo tipo de operacin organizada
tiene, o por lo menos debera tener si ha de ser significativa, un propsito o misin. En todo sistema
social, las empresas tienen una funcin o tarea bsica que les ha sido asignada por la sociedad. Por
ejemplo, el propsito de un negocio es la produccin y distribucin de bienes y servicios. El
propsito de un departamento de carreteras estatales es el diseo, construccin y operacin de una
red de carreteras estatales. La finalidad de los tribunales es la interpretacin de las leyes y su
aplicacin. El propsito de una universidad es ensear, investigar y proporcionar servicios a la
comunidad.

Aunque nosotros no lo hemos hecho as, algunos escritores distinguen entre los propsitos y las
misiones. Por ejemplo, ya que un negocio puede tener el propsito social de producir y distribuir
bienes y servicios, puede lograr esto cumpliendo la misin de producir ciertas lneas de productos.
Las misiones de una compaa petrolera, como Exxon, son buscar el petrleo y producir, refinar y
comercializar el crudo y todos sus productos derivados, desde el combustible del diesel hasta
productos qumicos. La misin de DuPont Company se ha expresado como mejores productos por
la qumica y Kimberly-Clark (conocido por su marca Kleenex) considera que su misin comercial
es la produccin y venta de papel y productos del papel. En la dcada de 1960, la misin de la
NASA era poner a un hombre en la Luna antes que los soviticos. Hallmark, que ha extendido su
negocio ms all de las tarjetas de felicitacin, define su misin como el negocio de la expresin
social.2
Es verdad que en algunos negocios y otras empresas, el propsito o la misin se vuelve a menudo
confusa. Por ejemplo, muchos conglomerados han considerado a su misin como el logro de un
efecto de sinergia, 3 el cual se logra a travs de la combinacin de una variedad de compaas.

Objetivos o metas

Los objetivos o metas (los trminos se usan intercambiablemente en este libro) son los fines hacia
los cuales se encaminan las actividades. No slo representan el punto final de la planeacin, sino
tambin el destino al que se encamina la organizacin, la integracin del personal, la direccin y el
control. En este captulo se expondr con gran detalle la naturaleza de los objetivos y de la
administracin por objetivos.

Estrategias

Durante aos el ejrcito us la palabra estrategia para referirse a grandes planes hechos en la luz
de lo que se crea que un adversario podra o no hacer. Aunque el trmino estrategia todava tiene
de ordinario una implicacin competitiva, los administradores lo usan ltimamente para reflejar
amplias reas de las operaciones de una empresa. En este libro, la estrategia se define como la
determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de lneas de
accin, as como la asignacin de los recursos necesarios para la consecucin de estas metas.

Polticas

Las polticas tambin son planes, puesto que son declaraciones o ideas generales que guan o
encauzan los razonamientos al tomar decisiones. No todas las polticas son declaraciones; a
menudo no son sino inferencias extradas de las acciones de los administradores. Por ejemplo, el
presidente de una compaa puede seguir estrictamente (quizs por conveniencia en lugar de
poltica) la prctica de ascender a los propios empleados de la empresa; entonces, esta prctica se
interpreta como la poltica y subordinados la acatan esmeradamente. De hecho, uno de los
problemas de los administradores es verificar que los subordinados no interpreten como polticas
decisiones administrativas menores que no tienen la finalidad de servir como modelos. Las polticas
definen el mbito en el que se toman las decisiones y aseguran que sean congruentes y contribuyan
a un objetivo. Las polticas resuelven las disputas antes de que se vuelvan problemas, con lo que
hacen innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presente, y unifican otros planes para
que los administradores puedan delegar la autoridad sin perder el control sobre lo que hacen sus
subordinados.

Hay muchos tipos de polticas. Entre los ejemplos estn las polticas de contratar tan slo ingenieros
egresados de universidades, solicitar las sugerencias de los empleados para reforzar la cooperacin,
ocupar las vacantes con los propios trabajadores de la empresa, apegarse estrictamente a normas
elevadas de tica de los negocios, fijar precios competitivos e insistir en los precios fi jos en lugar
de precios cotizados al costo con un margen de ganancia.

Procedimientos

Los procedimientos son planes que establecen un mtodo obligatorio para el manejo de
actividades. Son secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas para la accin, no
esquemas de pensamiento, y detallan la manera exacta en que deben cumplirse ciertas actividades.
Muchas veces, los procedimientos traspasan las lneas departamentales. Por ejemplo, en una
compaa industrial, el procedimiento para el manejo de los pedidos casi siempre significa
relacionarse con el departamento de ventas (para el pedido original), el departamento de finanzas
(para el acuse de recibo y la aprobacin del crdito), al departamento de contabilidad (para el
registro de la transaccin), al departamento de produccin (para la orden de producir los bienes o la
autorizacin de sacarlos del almacn) y al departamento de transporte (para la determinacin de los
medios y de las rutas de embarque). Algunos ejemplos ilustran la relacin entre los procedimientos
y las polticas. La poltica de la compaa puede concederle vacaciones a los empleados; los
procedimientos establecidos para implantar esta poltica proporcionarn las bases para la
programacin de las vacaciones a efecto de evitar interrupciones en el trabajo, para la fi jacin de
los mtodos y las tasas aplicables a las primas vacacionales, para el mantenimiento de registros que
le aseguran a cada empleado sus vacaciones y para la determinacin de los medios de proceder a la
solicitud de vacaciones.

Reglas

Las reglas establecen acciones especficas requeridas o la ausencia de acciones, sin permitir
ninguna discrecin. Normalmente son el tipo de plan ms sencillo. No fumar es una regla que no
acepta ninguna desviacin de una lnea de accin marcada. La esencia de una regla es que refleja
una decisin administrativa en el sentido de que debe tomarse o no tomarse cierta accin. Hay que
estar seguros de distinguir las reglas de las polticas. El propsito de las polticas es guiar la toma de
decisiones delimitando los mbitos en que los administradores puedan aplicar su discrecin. Las
reglas no permiten ninguna discrecin en su aplicacin.

Programas

Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, encargos de trabajo,
pasos que hay que tomar, recursos para consumir y otros elementos necesarios para llevar a cabo
una actividad; ordinariamente estn apoyados por los presupuestos. Pueden ser tan grandes como el
programa de una aerolnea para adquirir una flota de aviones de 400 millones de dlares o un
programa a cinco aos para mejorar la posicin y la calidad de sus miles de supervisores. O puede
ser tan pequeo como un programa formulado por un solo supervisor para elevar la moral de los
trabajadores del departamento de manufactura de partes de una compaa de maquinaria agrcola.

Presupuestos

Un presupuesto es una declaracin de resultados esperados que se expresa en trminos numricos.
Puede considerarse un programa expresado en nmeros. De hecho, el presupuesto financiero de
operaciones se denomina tambin plan de utilidades. Un presupuesto puede expresarse en trminos
financieros, de horas de mano de obra, unidades de producto, en horas mquina o en cualquier otro
trmino mensurable. Puede tratar de las operaciones, como lo hace el presupuesto de gastos; puede
reflejar desembolsos de capital, como lo hace el presupuesto de gastos de capital, o puede mostrar
un flujo de efectivo, como lo hace el presupuesto de efectivo. Ya que los presupuestos tambin son
dispositivos de control, reservamos nuestra exposicin principal de ellos al captulo 19, en el cual se
trata de las tcnicas de control. Sin embargo, es evidente que la realizacin de un presupuesto es
una actividad de planeacin.

El presupuesto es el instrumento fundamental de la planificacin en muchas compaas. El
presupuesto obliga a una compaa a hacer por adelantado (ya sea una semana o cinco aos) una
compilacin numrica de los flujos de efectivo esperados, los gastos e ingresos, los desembolsos de
capital o mano de obra o las horas mquina. El presupuesto es necesario para el control, pero no
sirve como un medio razonable de control si no refleja los planes.