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:

DIGITAL CIA.LTDA PEAC
AUDITORA DE GESTIN 01-feb
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA
REA COMERCIAL
No.
ACTIVIDADES A
REALIZARSE
REF/PT REALIZ Fecha OBSERVACIONES

PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
A EVALUAR

1.
CAPTACIN DE
POSIBLES
CLIENTES


Procedimiento de
Auditora: Verificar
el nmero de visitas
efectuadas a clientes
potenciales con
respecto a las visitas
programadas por los
Directores de Lnea y
los Asesores
Comerciales.
CM. 1 G.L 25/01/2011
2.
ESPECIFICACIN
DE LA MARCA
ESET A CLIENTES
NUEVOS


Procedimiento de
Auditora: Verificar
el nmero de ventas
concretadas a partir
de soporte tcnico
efectuado por el
equipo de Antivirus y
Seguridades.
CM. 2 G.L 25/01/2011
3.
CIERRE DEL
NEGOCIO


Procedimiento de
Auditora: Verificar
el incremento de las
ventas en el periodo
auditado respecto al
semestre enero-junio
2010.
CM. 3 G.L 25/01/2011
4.
VERIFICACIN
DEL STOCK


Procedimiento de
Auditora:
CM.4 G.L 26/01/2011
Revisar el nmero de
rdenes de compra
que han sido
emitidas a logstica y
que han sido
atendidas
completamente.
5.
MONITOREO Y
APOYO A
ASESORES
COMERCIALES


Procedimiento
de Auditora:
Verificar el
cumplimiento del
cupo de venta
asignado por la
Gerencia General.
CM.5 G.L 26/01/2011




ENLACE Ref.:

DIGITAL CIA.LTDA PEAC
AUDITORA DE GESTIN 01-feb
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA
PROCESO COMERCIAL
No.
ACTIVIDADES A
REALIZARSE
REF/PT
REALIZADO
POR:
Fecha OBSERVACIONES
6.
NIVEL DE
CAPACITACIONES
TCNICAS Y
COMERCIALES


Procedimiento de
Auditora: Verificar
el nmero de
capacitaciones que
han sido efectuadas
de acuerdo a la
planificacin de
cada uno de los
directores de lnea.
CM.6 G.L
27-01-

2011
7.
CONTACTO CON
EL PROVEEDOR Y
VENTA


Procedimiento de
Auditora: Verificar
el cumplimiento de
los proveedores en
lo que respecta a
los requerimientos
atendidos
completamente.
CM.7 G.L
27-01-

2011
Elaborado por: Gabriela Lpez
Revisado por: Ing. Pedro
Rivadeneira
Fecha: 24 de enero del 2010. Fecha: 28 de
enero del 2010.


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AUDITORA DE GESTIN
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
GESTIN Y VENTAS DIRECTORES DE LNEA
Y ASESORES COMERCIALES
Ref.:
CM. 1
1/2



ACTIVIDAD 1: CAPTACIN DE POSIBLES CLIENTES
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el nmero de visitas efectuadas a clientes potenciales
con respecto a las visitas programadas por los Directores de Lnea y los Asesores
Comerciales.
APLICACIN:
Se indag a los Directores de Lnea y Asesores Comerciales para
conocer el nmero de visitas a clientes potenciales que han sido
programadas mensualmente, con el fin de verificar cuales han sido
debidamente efectuadas.
HALLAZGOS
HH
CM 1.1
APLICACIN DEL INDICADOR DE GESTIN
% Visitas efectuadas a Nmero de visitas efectuadas a clientes potenciales
clientes potenciales = Total visitas programadas a clientes potenciales
% Visitas efectuadas a clientes potenciales D.CE = 34 = 35%
96
% Visitas efectuadas a clientes potenciales D.N = 20 = 26%
76
% Visitas efectuadas a clientes potenciales A.C 1 = 14 = 36%
38
VCP
1/1

% Visitas efectuadas a clientes potenciales A.C 2 = 15 = 42%
35
% Visitas efectuadas a clientes potenciales A.C 3 = 10 = 45%
22







Ref.:
CM. 1
2/2
y' Se evidencia solamente un 35% de eficacia en las visitas programadas a los
clientes potenciales por parte del Director de Cableado Estructurado.
y' Se evidencia solamente un 26% de eficacia en las visitas programadas a los
clientes potenciales por parte del Director de Networking.
y' Se evidencia solamente un 36% de eficacia en las visitas programadas a los
clientes potenciales por parte del Asesor Comercial 1.
y' Se evidencia un 42% de eficacia en las visitas programadas a los clientes
potenciales por parte del Asesor Comercial 2.
y' Se evidencia un 45% de eficacia en las visitas programadas a los clientes
potenciales por parte de Asesor Comercial 3.
Elaborado por: Gabriela Lpez Fecha: 25 de enero del 2011.
Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira Fecha: 28 de enero del 2011.



VISITAS PROGRAMADAS VS VISITAS EFECTUADAS
A CLIENTES POTENCIALES




No. NOMBRE CARGO
VISITAS PROGRAMADAS
TOTAL
VISITAS EFECTUADAS
TOTAL

JUL AGO SEPT OCT NOV DIC JUL AGO SEPT OCT NOV DIC
1
Ing. Tatiana
Gallegos
Directora de
Cableado
Estructurado
16 18 17 17 16 12 96 5 6 4 8 7 4 34
2
Ing. Doris
Ynez
Directora de
Networking 13 13 13 14 11 12 76 3 4 3 4 4 2 20
3
Christian
Escobar
Asesor
Comercial 1 8 4 7 5 8 6 38 3 2 3 2 2 2 14
4
Consuelo Diaz Asesor
Comercial 2 7 6 5 6 5 6 35 3 3 2 3 1 3 15
5
Flavio Morales Asesor
Comercial 3 3 4 4 3 4 4 22 2 2 1 2 2 1 10








Informacin proporcionada por los Directores de Lnea y Asesores Comerciales









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AUDITORA DE GESTIN Ref.:
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010 HH
GESTIN Y VENTAS DIRECTORES DE LNEA Y CM. 1.1
ASESORES COMERCIALES

HALLAZGO No.1
TTULO: DEFICIENTE NMERO DE VISITAS A CLIENTES POTENCIALES
Condicin
Los Directores de Lnea y Asesores Comerciales, no han elaborado una
planificacin formal de visitas para clientes potenciales, ni tampoco un formulario de
registro para el control de estas; razn por la cual cada uno ha establecido un
nmero de visitas de acuerdo a su posibilidad de recursos pero su cumplimiento es
bajo.
Criterio
Segn la instruccin emitida verbalmente por el Gerente General, se deben realizar
visitas a clientes potenciales al menos 1 diaria.
Causa
El equipo de ventas no dedica tiempo para concretar las visitas a clientes
potenciales puesto que consideran sta actividad les quita demasiado tiempo.
Efecto
Se deja de captar clientes potenciales o recuperar los antiguos, porque se nota que
se est dando prioridad a trabajar con los ya registrados, demostrando ineficacia por
parte del equipo para visitar a los clientes y posicionar a la empresa y las marcas con
las que trabajan.
Conclusiones:
Los Directores de Lnea y Asesores Comerciales, no han elaborado una planificacin
formal de visitas para clientes potenciales, ni tampoco un formulario de registro para
el control de estas; razn por la cual cada uno ha establecido un nmero de visitas
de acuerdo a su posibilidad de recursos pero su cumplimiento es bajo, lo que
ocasiona que se deje de captar a clientes potenciales o recuperar los antiguos, dando
prioridad a trabajar con los ya registrados, demostrando ineficacia por parte
del equipo en la realizacin de visitas y en el posicionamiento de la empresa y las
marcas con las que trabajan.
Recomendaciones:
A los Directores de Lnea.- Planificarn e incrementarn la gestin de la cartera de
clientes, la misma que ser registrada en un formulario diseado para el efecto.
Al Gerente General: Considerar la opcin de contratar una persona para el
departamento Comercial que sea la encargada de gestionar la cartera de clientes,
que implica realizar el primer acercamiento y luego transmitirlo al director de lnea o
asesor comercial para que realice la visita personalizada.
Elaborado por: Gabriela Lpez
Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira
Fecha: 25 de enero del 2011. Fecha: 28
de enero del 2011.



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AUDITORA DE GESTIN
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
GESTIN Y VENTAS DIRECTORES DE LNEA
Y ASESORES COMERCIALES

Ref.:
CM. 2
1/1

ACTIVIDAD 2: ESPECIFICACIN DE LA MARCA ESET A CLIENTES NUEVOS.
PROCEDIMIENTO 1: Verificar el nmero de ventas concretadas a partir de soporte
tcnico efectuado por el equipo de Antivirus y Seguridades.
APLICACIN:
Junto con el Director de Antivirus y Seguridades se efectu
una revisin de la lista de clientes registrados en el Sistema
de Informacin de ESET, para seleccionar el nmero de
ventas que han sido concretadas a partir de soporte tcnico,
y compararlas con los registros fsicos que mantiene el
director de las visitas efectuadas.
HALLAZGOS
HH
CM 2.1

Elaborado por: Gabriela Lpez
Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira
Fecha: 25 de enero del 2011.
Fecha: 28 de enero del 2011.






VST
1/1

VISITAS Y VENTAS A PARTIR DE SOPORTE TCNICO






No. MES
VISITAS DE SOPORTE
TCNICO
VENTAS CONCRETADAS A
PARTIR DE SOPORTE TCNICO
EFICACIA DE VENTAS
A PARTIR DE
SOPORTE TCNICO
OBSERVACIONES
1 JULIO 38 30 79%


2 AGOSTO 30 21 70%
3 SEPTIEMBRE 38 27 71%
4 OCTUBRE 30 23 77%
5 NOVIEMBRE 31 24 77%
6 DICIEMBRE 35 26 74%
TOTAL 202 151 75%





Comparado con registro fsico de visitas efectuadas












ENLACE DIGITAL CIA.LTDA
Ref.:
LG 4
1/1
AUDITORA DE GESTIN
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
IMPORTACIONES



ACTIVIDAD 4: SELECCIN DEL EMBARCADOR
PROCEDIMIENTO 1: Verificar si la seleccin del embarcador es la mejor en lo que se
refiere a trminos del mejor costo/beneficio.
APLICACIN: HALLAZGOS
Se obtuvo por parte del Coordinador de Logstica las propuestas
presentadas por los embarcadores internacionales que suman 5, de
las cuales se pudo constatar claramente que se trabaja con la
propuesta que brinda los mejores precios.
Aplicando los
procedimientos de
Auditora, no se
evidenciaron hallazgos
dignos de comentar.
ANLISIS
PROPUSTAS PRESENTADAS: 5
EMPRESAS SELECCIONADAS: 1 (Trabaja tanto para embarques areos
como martimos)
PEM
1/1
De las propuesta presentadas por las empresas embarcadoras, se pudo evidenciar que el
Coordinador de Logstica previa seleccin y analisis selecciona la ms conveniente en lo
que a precios se refiere, dejando de lado un aspecto de vital importancia como es el anlisis
de la experiencia en el mercado que le servira como referencia para confiar que la
mercadera no tendr problemas en su envo.
Elaborado por: Gabriela Lpez
Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira
Fecha: 01 de febrero del 2011.
Fecha: 04 de marzo del 2011.



PEM
1/1

SELECCIN DEL EMBARCADOR















































































Elaborado por: Gabriela Lpez

Fecha: 01 de febrero del 2011.


Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira

Fecha: 04 de marzo del 2011.




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Ref.:
LG 4
1/1
AUDITORA DE GESTIN
Periodo: del 01 de julio al 31 de diciembre del 2010
IMPORTACIONES

ACTIVIDAD 5: CONTRATACIN DE LA PLIZA DE SEGURO
PROCEDIMIENTO 1: Revisar si las plizas de seguro contratadas ha sido realizadas de acuerdo
a los trminos establecidos previos a la importacin.
APLICACIN: HALLAZGOS
La Gerencia General proporcion las plizas de seguro de cada una
de las importaciones, en las cuales se pudo comparar con las
facturas que se ha cumplido con los trminos establecidos en lo que
respecta a la cantidad de productos y precio de negociacin que es
de acuerdo al valor FOB.
Aplicando los
procedimientos de
Auditora, no se
evidenciaron
hallazgos dignos de
comentar.
APLICACIN
DEL INDICADOR DE GESTIN


Pliza de seguro sin errores
=
Nmero de plizas de seguro
sin errores


Total plizas de seguro.




Pliza de seguro sin errores
= 15
X 100




15





Pliza de seguro sin errores

100%





Para contratar la pliza de seguro se trabaja con los valores facturados por el proveedor
por lo que describen exactamente las cantidades y precios facturados para la generacin
de la pliza, sin dejar espacio para posibles cometimientos de errores.
Elaborado por: Gabriela Lpez

Revisado por: Ing. Pedro Rivadeneira
Fecha: 01 de febrero del
2011.
Fecha: 04 de marzo del
2011.