Introduccin

Desde fines de los aos setenta, algunos Contadores Pblicos han venido realizando
trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las
entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditoria
Operacional.

Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un
alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica que su
conceptualizacin y metodologa fueren afinndose a base de aproximaciones sucesivas.

Los criterios aqu expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema han
existido, adoptando una posicin prctica de identificacin de conceptos y apartndose de
polmicas y acadmicas estriles.
























































Boletin No. 1
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Concepto.

Es el servicio que presta el contador publico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la
intencin de hacer las recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.

Objetivo de la auditoria operacional

El objetivo se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las
entidades a que se aplique.

Niveles en que el contador publico puede participar en apoyo a las entidades:

La emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado.
Participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc. interviniendo en su
formacin.
La implantacin de los cambios e innovaciones.

La auditoria operacional persigue:

1. Detectar problemas y proporcional bases para solucionarlos.
2. Prever obstculos a la eficiencia:

- Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de
planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la
administracin de las entidades, en la consecucin de la optima productividad.

El auditor operacional al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala los hechos, es
decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los restada y presenta
recomendaciones qu tiendan a eliminarlos.

Alcance

Seala aquellas actividades que delimitan la practica de la auditoria operacional que la identifican
claramente y que la equiparan o distinguen de otros trabajos. Siendo esto que la auditoria operacional
es el Conjunto de actividades orientadas ala logro de un fin u objeto particular dentro de la entidad,
tales como vender, comprar, cobrar o producir.

Aplicacin de la auditoria operacional

- Aportacin de recomendaciones que resuelven un problema conocido.
- Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y
- Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las
entidades.
La auditoria operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo
recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que de sus mejores resultados.

La auditoria interna y la auditoria operacional

El auditor interno siempre deber estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de
informacin financiera, particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de consideracin.

La auditoria externa y la auditoria operacional

El auditor externo debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente que le
sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l, as mismo le debe permitir
determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoria.

El resultado del trabajo de auditor independiente esta obligado a formular sugerencias constructivas
para mejorar los sistemas de examinados y en consecuencia aumentar la eficacia en las operaciones de
la entidad.

La consultara administrativa y la auditoria operacional

La especialidad de los servicios tradicionales del contador publico ha sido el desarrollo de la Consultara
Administrativa.

El diseo e implantacin de sistemas y procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo
subsecuentes al diagnostico de problemas u obstculos administrativos; sin embargo es frecuente que el
propio consultor diagnostique los problemas y posteriormente disee e implante las soluciones.

La consultara operacional y otros trabajos profesionales

Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce la auditoria operacional son
exclusivamente de grado y de forma.

Boletin No. 2
METODOLIGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Introduccin

Entendindose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo
nico necesario para ejercerla, Independientemente de cualquier posible metodologa, es la actitud
mental de bsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles
operacionales y en la realizacin misma de las operaciones.

No obstante, el poseer una metodologa claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno
de los pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de conclusiones valederas en el menor tiempo
posible. El mtodo por s mismo no garantiza una eficiente auditora operacional, pero apunta la
veracidad del diagnstico. A la metodologa general de la Auditoria Operacional se refiere este Boletn.

Propsito

El propsito de este Boletn es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional,
su mbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional.
En otros boletines que traten de operaciones especficas (compras, ventas etc.), se discutirn
procedimientos de examen aplicables o casos concretos.

Con objeto de lograr este propsito, el Boletn se ha dividido en las siguientes secciones:

- Directrices de Actuacin
- Operaciones
- Metodologa
- Informe

En la primera de estos secciones se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional que debe
tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una Auditoria Operacional. En la segunda se define
y se comenta el concepto de operacin y se dan ejemplos de las mismas. En la tercera se exponen
herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen, y en la ltima se indica cmo
debe informarse de los resultados obtenidos en la auditora.

Directrices de actuacin

La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada por un
profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido. Esto
evitar influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que
tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del
contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor operacional, debe precisar si tiene los
conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la
auditora operacional, el contador, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la
responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisara. Adems, deber indicar
claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.

Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia
adecuadas por parte del contador pblico a fin de que est en posibilidades de llevar a cabo auditoras
operacionales.

Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega parte de su ejecucin a
colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y
debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores.

Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente que
respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar
debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

Operaciones

En auditora operacional se define a una operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro
de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir. etc.

En el enfoque de trabajo de la auditora operacional, las operaciones que realiza una empresa deben
considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de
una operacin en particular est asignada a varios departamentos. oficinas, secciones o dependencias.

As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser estudiada en todas sus etapas, ya sea que se desarrollen
en el propio departamento o rea de ventas, o en otros departamentos, como pueden ser contabilidad,
crdito y cobranzas, produccin. embarques, etc.

Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que
las realiza, la investigacin deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene capacidad
para ejecutarla.

Para contar con un marco de referencia ms especfico de la aplicacin de la auditora operacional, se
utilizarn las operaciones de una empresa de carcter industrial y sus suboperaciones ms
sobresalientes como gua para emitir Boletines especficos.

Boletin No. 3
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Concepto:

La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los
recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. La acin de
compras comprende, entre otras, las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de
su produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compras de los diversos artculos, que
de manera repetitiva, se requieren en la empresa.
4. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir, los artculos y servicios que las diversas
arreas de la empresa requieran.
5. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de cada articulo
requerido.
6. Vigilar que los pedidos de artculos indicados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.

Objetivo:

Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles operativos
componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades.

Metodologa:

En este boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de
compras.

1. familiarizacin

a) El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio
general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las
operaciones.
b) Estudiar los expedientes de auditorias e informes y cartas de recomendacin o sugerencias cuando
esto sea aplicable.

2. visita a las instalaciones

Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las reas de recepcin, almacenaje, etc.

3. Anlisis financiero y de informacin operativa

a) analizar la informacin existente relativo a compras, tanto de carcter interno como externo.
b) Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas
similares.

4. Entrevistas

Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza las operaciones de
compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de
las polticas en esa rea.

5. Examen de la documentacin

a) Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones,
anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc.
b) Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en
las entrevistas.
c) Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la localizacin
de aspectos susceptibles a mejorarse. Por ultimo se podr analizar la mejor conveniencia en cuanto a
lugares de entrega, ya sean estos almacenes centrales o unidades de consumo. Si los trminos de
entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si
resulta mas recomendable contratar entregas que incluyan fletes pagados.
d) Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra,
por ejemplo, compras de volumen, determinacin del lote econmico de compras, alternativas de
compras o fabricar, etc.

Resumen y discusin previa de los problemas detectados

a) Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la
eficiencia en la operacin de compras.
b) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de
alguna omisin en el trabajo desarrollado.
c) Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que
progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su
participacin y afinar la interpretacin del auditor.

6. Elaboracin del informe

A continuacin se insertar algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoria
operacional de compras:

- Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas.
- Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin de compras.
- Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la operacin de compras.
- Fallas en la organizacin del personal que atiende a las compras.

Boletin No. 4
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Propsitos del presente boletn son:

1. Establecer el concepto bsico y el alcance que se le dar para los efectos particulares.
2. Definir de manera general el objetivo de la empresa y su enfoque particular a incrementar su
eficiencia.
3. Sealar la metodologa que va utilizarse para la auditora de ventas
4. Orientar acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos de que puede disponer el auditor
para llevar acabo una auditora, estos elementos le servirn para enfocar su trabajo y promover la
eficiencia en la operacin.
5. Orientar respecto a manera en que se puede tomarse de los resultados obtenidas en la auditora
operacional de ventas.

Concepto y alcance de la operacin de ventas

La operacin de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las
necesidades y deseos de los clientes.

Metodologa

En el boletn No. 2 esta comisin establece la metodologa general para la auditora operacional, la cual
es aplicable a la auditora de ventas, los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los
objetivos y las circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor.

Los aspectos particulares de la metodologa se comentan a continuacin.

1. Familiarizacin.

a) En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se pretendan estudiar,
la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa.

b) La familiarizacin puede llevarse acabo investigando, entre otros, las caractersticas y estratificacin
de los siguientes aspectos.

- Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus competidores; la porcin del
mercado que absorve; sus canales de distribucin; el nmero de clientes que maneja
- Las caractersticas de los productos; artculos de primera necesidad o de lujo; de demanda permanente
o de moda, etc.
- La poltica para la determinacin de precios, al recibir una solicitud de cotizacin. En su caso obtener
lista autorizada de precios vigentes.
- La poltica de crdito que se tenga establecida
- La poltica de publicidad establecida
- Los clientes importantes que se tengan y en su caso, el grado de dependencia de la empresa de alguno
o algunos de ellos.
- Estudio de los expedientes, de auditora, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando
esto sea aplicable.

Visitas a las instalaciones

Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y su nexos con los departamentos de (
compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, embarques, crdito y cobranzas )

2. Investigacin y anlisis financiero y de informacin operativa.

- Anlisis de la informacin tanto interna como externa. Comparacin de las ventas con las efectuadas
con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras.

6. Resumen y discusin previa de los problemas detectados.

Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que
progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia.

Boletin No. 5
AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS

La informacin del siguiente boletn contiene los lineamientos bsicos que deben de tomarse en cuenta
para llevar a cabo la auditora operacional de las cobranzas en las empresas industriales y comerciales y
con la revisin misma de la operacin, independientemente de las personas involucradas. El auditor
debe tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia
especializada para efectuar y supervisar la auditora que ha de examinar. Los propsitos que se
establecen en el rubro de las cobranzas, al establecer el concepto bsico de la operacin de cobranzas y
el alcance establecido, el definir los objetivos de la auditora operacional, se incluyen algunos aspectos
que deben tomarse en cuenta para lograr la eficiencia de las operaciones. La metodologa que debe
considerarse aplicable, es aquella que indica los instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para
la ejecucin de su trabajo.

Dentro de las operaciones de cobranza, se incluyen la coordinacin con los objetivos, polticas y
actividades de la operacin de otorgar crditos, y para establecer el marco de referencia que delimita la
operacin de cobranzas, se establece la fijacin de objetivos y polticas, considerando los objetivos
generales de la empresa. Estos pueden estar relacionados con niveles de las cuentas por cobrar, costo
de la ejecucin de la operacin e identificacin de las cuentas incobrables, los descuentos de pronto
pago, aceptacin de documentos, intereses en mora, cheques post-fechados, y de la intervencin en el
establecimiento de metas a corto y largo plazo para el establecimiento de las metas, para evaluar las
actividades realizadas.

Dentro del proceso de auditora, deben planearse las actividades y los recursos que deben asignarse
para alcanzar las metas, y proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la
operacin y manejarlos en formar eficiente. La definicin de los procedimientos de cobro, control de
cobradores y otros que requieren la operacin, efectuar cambios que actualicen y mejoren la
documentacin, el trmite del cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento establecido para
su pago y aceptacin, llevar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios que se
consideren convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente, hacer el
registro de los resultados de la accin de cobro en forma coordinada por caja, control de
correspondencia y contabilidad del mismo.

La auditora operacional en el rea de cobranzas, establece el control y registro de las modificaciones en
los adeudos de los clientes, los que se derivan de intereses en mora, obtener informacin de las cuentas
por cobrar, las ventas realizadas a los clientes, estableciendo zonas geogrficas y experiencias de
crditos, y ejercer un control ms estricto sobre los clientes de importancia.

La informacin oportuna sobre la cobranza realizada, debe obtener los datos necesarios para el clculo
de descuentos por pronto pago, incentivos a cobradores, informacin sobre las cuentas de lenta
recuperacin y cobro dudoso, se debe proponer y obtener seguros sobre crditos, participar en la
seleccin y adiestramiento del personal del encargado de cobranzas, la auditora operacional de
cobranzas tiene como objetivo principal promover la eficiencia de las actividades que integran las
operaciones de cobranzas. Para las operaciones eficientes del rea, puede ser examinada considerando,
las polticas de cobranza y de la repercusin en otras polticas de la empresa, el mantenimiento de la
buena voluntad de los clientes, procurando que el perodo de cobro sea el mnimo, estableciendo el
mismo criterio para las cuentas incobrables, que la cobranza se realice al menor costo posible, y que
exista una adecuada coordinacin de las operaciones afines.

Dentro de la metodologa se establece la diligencia profesional, y la familiarizarse de manera general con
la empresa, se debe conocer la estructura de organizacin del departamento de cobranzas, y la
ubicacin de la organizacin de las reas de crdito, embarques y caja, poniendo en nfasis las
relaciones con ventas y contabilidad, procurando el conocimiento de las polticas y sistemas de las reas
especficas. Parte vital, en este sentido se establece la inspeccin de las instalaciones del departamento
de crditos, facturacin, embarques y del departamento de caja.

Los procesos establecidos dentro de la auditora, establece la elaboracin de guas de entrevista y
cuestionarios que permitan conocer como se realizan las operaciones de cobranza, dichas entrevistas
deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin para conocer las actividades que realizan,
tomando nfasis al personal de ventas y de contabilidad, sobre los controles de las cuentas de clientes y
sus respectivas conciliaciones, deber analizarse entre otros los formatos, archivos y registros, notas de
cargo, de crdito, facturas y documentos, el conocimiento del archivo, los antecedentes de los clientes,
el control de clientes, y la elaboracin de informes, que relacionan los saldos de los clientes, la
antigedad, los informes de cobranzas, consumos de los clientes y estadsticas que muestren su
tendencia.

El auditor deber informarse sobre la elaboracin de los diagramas de flujo, para el anlisis del
procedimiento y de la identificacin precisa de los problemas, para el cual es conveniente la elaboracin
de un diagrama general de la operacin y diagrama de las actividades, como el control de la
documentacin de cobro y crdito, informes de cobranzas, etc. En lo que se refiere a preparacin de
estudios especficos y verificaciones adicionales, se mencionan el anlisis de presupuestos de cobranzas,
y anlisis histricos de las mismas, estudio de las mismas, seleccin de los clientes ms importantes de
cada estrato para comparar sus costumbres de pago con las plazas de crdito concedidas, estudio
especfico de cuentas por cobrar de lenta recuperacin y del sistema de incentivos establecidos, costo
de la cobranza, anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables, considerando el estudio del
afianzamiento del personal de cobranzas y anlisis de algunos datos estadsticos.

Dentro de la elaboracin del informe, se establece en destacar el proceso y la necesidad de comprobar
continuamente la informacin obtenida y cuantificar cuanto sea posible los problemas o soluciones que
sern incluidas en el informe. Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditora
operacional de cobranzas, se establecen los objetivos y polticas o medios de control para su
observancia o no hacer sugerencia sobre los establecidos, modificaciones a la estructura de organizacin
de departamentos involucrados en la operacin, el establecimiento de presupuestos, sugerencias a los
mtodos de control, sugerencias para mejorar la motivacin del personal, observaciones para reducir los
riesgos de la operacin de las cobranzas, nfasis en el carcter fiscal, vigilancia de los plazos de
prescripcin de las cuentas incobrables, comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la
recuperacin de la cartera, para mejorar la situacin de la empresa.

Boletin No. 6
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Este boletn contiene los pasos que deben de utilizarse para llevar acabo una auditoria operacional de
recursos humanos.

Los recursos humanos estn integrados cualitativamente por el conjunto de los individuos que ocupan
las diferentes niveles de su estructura organizativa y cualitativamente, por el conjunto de sus
conocimientos, habilidades, salud fsica y mental, su ideologa y sus motivaciones. El inventario de
recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su futuro desarrollo.

La importancia de la administracin de los recursos humanos como una de las actividades
administrativas bsicas esta sealada por las necesidades de contar con el numero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.

Este boletn contiene los siguientes propsitos:

- Concepto y alcance de la administracin de recursos humanos.
- Objetivo de la auditoria operacional de la administracin de recursos humanos.
- Metodologa aplicable a esta revisin.

Concepto y alcance de la administracin

Es el conjunto de actividades encaminada a planear y reclutar el personal necesario a la empresa ,
establecer las bases de remuneracin mas adecuadas, manejar con efectividad las relaciones entre
empresa y empleados y de estos entre si, enfrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con
los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de
sus necesidades como individuos.

Actividades que abarca:

a) Actividades, contratacin y despido de personal que incluye las operaciones de reclutamiento,
seleccin y preparacin inicial de nuevos empleados, promociones y despido.
b) Administracin de sueldos y salarios.
c) Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el
personal y de este con la alta direccin de la empresa.
d) Organizacin, capacitacin, y desarrollo, que implica coordinar con la alta gerencia .

Boletin No. 7
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS

El avance de la tecnologa y el consecuente con abatimiento de los costos de los equipos de proceso
electrnico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el nmero de empresas que utilizan
estos equipos como una herramienta para El proceso de informacin.

Concepto y alcance de las actividades desarrolladas en los Centros de PED

Un Centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde:

- Se realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilizacin de uno o ms computadores y
otros equipos auxiliares relacionados, para producir informacin para la toma de decisiones y ejercer
control de las operaciones de una empresa, y

- Se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar El equipo de PED como
una herramienta de proceso.

Boletin No. 8
AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE CRDITO

Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la
auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas industriales y comerciales.

Existe una estrecha relacin la operacin de otorgamiento de crdito con la de cobranzas, por lo que se
sugiere que en lo posible se realicen ambas auditoras en forma simultnea, con la finalidad de obtener
resultados ms completos e integrales.

Propsitos del boletn

1. Establecer el concepto bsico de la operacin de otorgamiento de crdito y el alcance.

2. Definir el objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito.

3. Sealar la metodologa que se considera aplicable e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de
que dispone el auditor para la ejecucin del trabajo.

4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los resultados de la
auditora.

Concepto y alcance de la operacin otorgamiento del crdito

La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas
condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin.

Metodologa

Cuando se realiza la auditoria operacional de otorgamiento de crdito como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa, los instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor son similares.


Boletin No. 9
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Concepto

Es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias
para produccin y/o venta en la cantidad, calidad, y oportunidad necesarias, a costos ptimos.

Con el objeto de establecer el marco de referencia de la Administracin de inventarios, a continuacin
se mencionan las actividades bsicas que la integran:

a) Incluir los objetivos, estructura operacional, polticas y procedimientos de la administracin de
inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.

b) Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos materiales y
humanos necesarios

c) Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que la integran.

d) Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en base a los programas de
produccin y/o ventas.

e) Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad,
cantidad y oportunidad necesarias.

f) Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para salvaguardia, custodia, distribucin y
movimientos de materiales.

g) Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencias y definir el flujo de los
mismos.

h) Implantar sistemas de costos y mtodos de valuacin para el registro contable de inventarios.

i) Definir la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes necesarias que permitan
mantener la comunicacin en los diferentes niveles de la organizacin.

j) Implantar procedimientos presupuestados para comparar sistemticamente con los resultados reales
y detectar oportunamente las desviaciones.

k) Implantar sistemas de informacin que permitan conocer los costos de ordenar reponer y mantener
los inventarios.

l) Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y
obsoletos.

m) Coordinar actividades con reas relacionadas compras, productos, ventas, control de calidad y
finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.

Objetivo

Es examinar las actividades que la integran, con el, propsito de identificar problemas , deficiencias y
oportunidades de mejorar los controles, operaciones existentes, a fin de incrementar su eficiencia
operacional.

Metodologa

Es similar a la de revisin operacional de cualquier otra operacin, sin embargo en este aparto incluimos
algunos aspectos particulares aplicables.


Boletin No. 10
CONCEPTOS Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIN

Por sistema administrativo de informacin se entiende el conjunto de procedimientos que se utilizan
para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las empresas o entidades,
con el fin de obtener informacin sobre el resultado de la ejecucin de estas operaciones.

La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:

- Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre las diferentes operaciones
- Oportunidad con que se logra el proceso de los datos
- Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario final
- Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos de
informacin.

Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la informacin
que generan:

a) Sistemas de proceso de transacciones, cuyas caractersticas radican en procesar operaciones en
volumen y que de los archivos del sistema, desde los manuales hasta los computarizados, es posible
obtener informacin con un alto grado de detalle, as como informacin resumida. Como ejemplo de
sistemas de proceso de transacciones sobre las cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar,
control de las existencias y valuacin de inventarios, etc.

b) Sistemas de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en las decisiones. Estos sistemas
estn encaminados a proporcionar informacin dirigida a los ms altos niveles de la organizacin.
Consisten en concentrar, comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de
transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y
ejecutivos. Estos temas tienen como caractersticas principales el estar orientados a proporcionar
informacin sobre la problemtica de la alta direccin y complementarse con el uso de modelos de
simulacin o de tcnicas avanzadas para accesar los datos en detalle e incrementar la calidad y
velocidad de las funciones de consulta.

En trminos generales se puede afirmar que la diferencia entre los dos tipos de sistemas indicados,
consiste en que el primero se orienta al proceso de una transaccin especfica, la cual es validada y
almacenada para posteriormente emitir informacin para los niveles operativos de la empresa; el
segundo sistema est orientado a los principales directivos y puede adaptarse al estilo del proceso de
toma de decisiones importantes. Adems, los sistemas de proceso de transacciones se enfocan
exclusivamente al proceso de la operacin sin considerar las otras reas de la empresa o entidad, en
cambio, los sistemas de informacin gerencial o de respaldo en la toma de decisiones, integran los datos
de varios sistemas en las funciones de la empresa como un todo.

Objetivos de la auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin

Los objetivos de la auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin son los
siguientes:

a) Evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en
todos los niveles de la organizacin.

b) Proponer planes de accin especficos para mejorar la calidad de la informacin que se obtiene a
todos los niveles de la organizacin.
c) Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de informacin importante
para la administracin de la entidad econmica, as como el medio ms apropiado para lograrlo.

d) Estudiar la relacin costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de los datos y la
obtencin de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relacin sea
favorable y que el costo se mantenga en niveles aceptables.

Metodologa

La auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin se lleva a cabo de conformidad
con la metodologa establecida en forma genrica en el boletn No. 2 de esta comisin, no obstante, en
este apartado se comentan los aspectos particulares aplicables al examen de los sistemas
administrativos de informacin.

La metodologa general para llevar a cabo una auditora operacional, debe considerar que los
procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de
la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditora, asimismo, cuando
se revisan sistemas administrativos de informacin, el trabajo puede incluir todos los informes que
sirven a todos los departamentos, oficinas, secciones o dependencias de la empresa que intervienen en
la operacin cotidiana, o bien, determinar un alcance reducido para el trabajo si las circunstancias as
ameritan, en cuyo caso ste ser el universo para la realizacin de la auditora.


CONCLUSIONES

Boletn No. 1

La auditoria operacional esta enfocada al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo
particular dentro de la entidad, tales como vender comprar, cobrar o producir.

Es de beneficio y desarrollo empresarial encaminado a aportar recomendaciones que resuelvan un
problema conocido.

La auditoria operacional es la solucin y formulacin de sugerencias constructivas para mejorar los
sistemas examinados y en consecuencia aumentar la eficiencia en la operacin de la entidad

Boletn No. 2

El objetivo de la auditoria operacional, independientemente de cualquier posible metodologa, es la
actitud mental de bsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles
operacionales y en la realizacin misma de las operaciones. No obstante, el poseer una metodologa
claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisin, coadyuva a la
formulacin de conclusiones valederas en el menor tiempo posible. El mtodo por s mismo no garantiza
una eficiente auditora operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A la metodologa general
de la Auditoria Operacional se refiere este Boletn.

Boletn No. 3

Siendo las compras una operacin de primordial importancia dentro de las empresas, se hace necesario
conocer los aspectos bsicos de la auditoria operacional de este departamento, es por ello que en este
trabajo resumimos el boletn # 3, el cual nos present el concepto y metodologa sugeridas por el
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos para llevar a cabo una Auditoria operacional de Compras.

Boletn No. 4

Toda empresa obtiene sus ingresos a travs de las ventas de sus productos, por lo tanto, todo
empresario necesita que este departamento trabaje u opere correctamente para que los objetivos de
dicha rea sean alcanzadas. De all la importancia que tiene esta gua ya que en ella se encuentran los
procedimientos as tambin, las tcnicas que el auditor interno puede hacer uso para evaluar el
departamento de ventas para conocer si su funcionamiento es ptimo o si hay algn tipo de hallazgo.

Boletn No. 5

Debe verificarse el cumplimiento de los procesos de las cobranzas dentro de una auditora operacional
para el eficaz uso de los recursos y la optimizacin de los resultados.

Boletn No. 6

Este boletn contiene los pasos Bsicos para poder realizar una auditoria en el departamento de
Recursos Humanos, por lo cual se hace necesario el cumplimiento y observancia de los diferentes
procedimientos y tcnicas a utilizar en el transcurso de dicha auditora administrativa.

Boletn No. 7

Las empresas que cuentan con una eficiencia operativa en la organizacin de las actividades en los
centros de PED presentan mejores resultados y mucho mayor ventaja ante las empresas que no poseen
esa eficiencia.

Boletn No. 8

Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la
auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas industriales y comerciales. Porque
contiene instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin del trabajo operacional.

Boletn No. 9

La auditora operacional de inventarios es un examen de todas las actividades y procedimientos que se
llevan a cabo en la Administracin de inventarios, con el propsito de identificar problemas, deficiencias
y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes con el fin de incrementar su
eficiencia operativa.

Boletn No. 10

Como sabemos, la informacin que maneja la empresa, no importa de que rea, es de suma importancia
ya que a travs de ella se tomarn las decisiones futuras para la operaciones de la empresa, por lo tanto
el auditor interno debe de estar tranquilo ya que en este boletn encontrar todos los procedimientos
mnimos para poder evaluar esta reas y as garantizarle al gerente informacin oportuna y relevante.

RECOMENDACIONES

Boletn No. 1

Usar los procedimientos mas adecuados al tipo de empresa que se audite en base al presente boletn
para lograr la objetividad de los procesos seleccionados por el auditor y as logran conjuntamente la
eficiencia en procedimientos.

Boletn No. 2

Para aumentar la eficiencia operacional de la empresa se recomienda la implementacin de los pasos
contenidos en este boletn siendo el primero, Directrices de Actuacin en donde se hace referencia de
los aspectos de actuacin profesional que debe tomar en cuenta el contador publico, al llevar acabo una
Auditoria Operacional. En el segundo se exponen las herramientas de trabajo con que se cuentan para el
desarrollo del examen, y en por ultimo se indica como debe informarse de los resultados obtenidos en la
Auditoria.

Boletn No. 3

Consideramos muy necesario que los estudiantes de auditora tengan por lo menos un breve
conocimiento de la metodologa empleada al practicar una auditora operacional en el departamento de
compras; derivado que este es de suma importancia para la empresa que se audite, por la razn de que
dicho departamento es el encargado de abastecernos de los recursos necesarios para cumplir el objetivo
de cualquier empresa.

Boletn No. 4

Uno de los departamentos ms importantes en cualquier empresa es el de ventas, ya que en este es en
donde cualquier empresario obtendr sus ingresos nuevamente con un margen de utilidad considerado.
Por lo tanto, es recomendable que se ponga mucho nfasis en el buen funcionamiento de los
procedimientos de dicho departamento as como la evaluacin del auditor a sta rea logrndolo a
travs del conocimiento de la tcnicas y procedimientos que son mencionados en este boletn.

Boletn No. 5

Debe hacerse aplicaciones pertinentes, a la empresa de manera constante, para mejorar los
procedimientos de las cobranzas, para obtener los resultados deseados.

Boletn No. 6

Usar los procedimientos mas adecuados al tipo de empresa que se audite en base al presente boletn
para lograr la objetividad de los procesos seleccionados por el auditor y as logran conjuntamente la
eficiencia en procedimientos.

Boletn No. 7

Si ya existen objetivos definidos en los centros de PED deben enmarcarse todos los esfuerzos en la
consecucin de los mismos y procurar evitar hacer un trabajo innecesario, para esto la auditoria
Operacional ayudar a descubrir cualquier obstculo que impida un pleno desarrollo de las actividades.

Boletn No. 8

Por la importancia que tiene la auditora operacional en todas las entidades es necesario tomar en
consideracin los lineamientos de este boletn, para poder facilitar el trabajo del auditor interno y
recabar una mejor informacin confiable y segura.

Tambin es recomendado que cuando se haga una auditora operacional de otorgamiento de crdito se
realice una auditoria simultneamente de cobranza, con la finalidad de obtener resultados ms
completos e integrales.

Boletn No. 9

Es recomendable que nosotros como estudiantes de Auditora analicemos el boletn No. 9 de la
Administracin de Inventarios, con el propsito de conocer las actividades, procedimientos y sistemas
para el examen de la administracin de inventarios y poder as incrementar la eficiencia operativa.

Boletn No. 10

Es recomendable que el auditor as como el empresario, gerente, accionista, etc. Posea un buen
conocimiento de este boletn ya que en este se plantean los lineamientos para la obtencin de
informacin precisa y oportuna, importante para la toma de decisiones.