Guia para Un Manual de Organizacion

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UA
PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES DE ORGANIZACIN

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Gua para la elaboracin de manuales de Organizacin

Contenido

Pginas
INTRODUCCIN 3

OBJETIVO DE LA GUA 4

I.- EL MANUAL DE ORGANIZACIN 5

1. Definicin 5
2. Objetivo 5
3. Base Normativa que sustenta su elaboracin 5
4. Ventajas 6
5. Quienes son responsables de elaborar el Manual de Organizacin 6
6. Causas que originan su Revisin y Actualizacin 6
7. Validacin del Manual de Organizacin 7
II.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACION 8

1. DE IDENTIFICACIN 8
2. DE CONTENIDO 9
Introduccin 9
Antecedentes Histricos 10
Marco Jurdico-Administrativo 11
Atribuciones 12
Estructura Orgnica 12
Organigramas 13
Objetivo 17
Funciones 18
Bibliografa 21
RECOMENDACIONES GENERALES 22
GLOSARIO DE TRMINOS 23
BIBLIOGRAFA 24
APENDICE 25


INTRODUCCIN

La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artculo 26,
apartado B, fraccin IV, faculta a la Secretara de la Contralora General a
definir y difundir los lineamientos para la elaboracin de manuales
administrativos, emitindose para la observancia de las dependencias y
entidades del sector pblico estatal, la presente Gua en la que se establece el
contenido bsico que debe llevar la elaboracin o actualizacin en su caso, de
los manuales de organizacin.

El presente documento pretende servir de orientacin y gua a quienes tienen
bajo su responsabilidad la elaboracin de los manuales de organizacin, al
interior de los rganos que integran la Administracin Pblica Estatal, donde
adems la revisin y actualizacin de stos deber realizarse cada vez que se
susciten cambios en la estructura normativa y funcional del aparato
gubernamental.

El manual de organizacin tiene por objeto integrar en un solo documento, la
informacin bsica relativa a los antecedentes, marco jurdico- administrativo,
atribuciones, estructura orgnica, el objetivo y las funciones de la dependencia
o entidad; contribuyendo a la orientacin del personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas unidades de adscripcin y a la vez de
la proporcin de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de
reestructuracin administrativa, cuando sea necesario, al interior de las
instancias pblicas.


OBJETIVO DE LA GUA

PROPORCIONAR A LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL, LOS ELEMENTOS TCNICOS
NECESARIOS PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN,
AS COMO UNIFORMAR LOS CRITERIOS QUE PERMITAN SISTEMATIZAR LA
INFORMACIN CONTENIDA EN LOS MISMOS.


I. EL MANUAL DE ORGANIZACIN

1. Definicin:

El Manual de Organizacin es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre su marco jurdico-
administrativo, atribuciones, historia, organizacin, objetivo y funciones de la
dependencia o entidad, constituyndose adems en un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades
administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

2. Objetivo:
Proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y
funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr
el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

3. Base Normativa que sustenta su elaboracin
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artculo 14
establece que el Gobernador del Estado, emitir todas aqullas disposiciones que
tiendan a regular el funcionamiento de las dependencias. El prrafo tercero del
artculo arriba referido, seala que los manuales de organizacin debern
mantenerse permanentemente actualizados.

El artculo 26, apartado B, fraccin IV de este misma Ley, faculta a la Secretara de
la Contralora General a definir y difundir las polticas y lineamientos para este tipo
de documento, as como su aprobacin.

Asimismo, el artculo 54, de la Ley en comento establece que las Entidades debern
formular, aprobar y mantener permanentemente actualizados sus manuales de
organizacin.


4. Ventajas:

Presenta una visin de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las
unidades administrativas.

Precisa las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para
evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colabora en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al
personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las
funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin
de medidas de modernizacin administrativa.

Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.

Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de
las unidades responsables.

5. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organizacin

Estn obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organizacin todas
las dependencias y los organismos pblicos descentralizados, as como cada una
de sus unidades administrativas y rganos desconcentrados; y los fondos y
fideicomisos y empresas de participacin estatal mayoritaria que, as lo marque su
ordenamiento de creacin.

6. Causas que originan su revisin y actualizacin

La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organizacin surge al
modificarse las tareas al interior de los rganos administrativos, que signifiquen
cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las
dependencias, entidades o unidades administrativas debern informar
oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organizacin, sobre
todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio,
al pblico o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones
correspondientes.


7. Validacin del manual de organizacin

Para que el documento adquiera validez legal, las Dependencias o Entidades
debern remitir el anteproyecto a la Secretara de la Contralora General, a efecto
de que la Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo
dictamine y valide sobre el apego a los lineamientos o contenido especificado en la
presente Gua.

El Manual se procesar en archivo magntico utilizando el paquete Word, con letra
tipo Arial a 12 puntos, en hoja con orientacin vertical tamao carta.

El dictamen y validacin esta sujeta a la revisin previa del documento, que en
algunos casos va antecedido de observaciones las cuales tendrn que ser
atendidas mediante el comunicado respectivo emitido por la Direccin General de
Modernizacin y Desarrollo Administrativo a la instancia interesada( ver anexo 1).

II. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Los elementos que integran el Manual de Organizacin son de identificacin y de
contenido.

1. DE IDENTIFICACIN
La identificacin o portada se refiere a la cartula del Manual de Organizacin la
cul da a conocer los datos ms elementales como son:

a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se
refiere el manual.
b) Logotipo de la dependencia o entidad.
c) Fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Organizacin.

En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las
firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento.

Ejemplo:

(1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, as como su nombre y firma de
elaboracin del documento.

(2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. Cuando sea el caso de
una Entidad, slo se contempla un apartado donde se anota el nombre y firma del Titular del
Organismo, el cual elabora y aprueba.

(3) Anotar el nombre y firma de validacin del Titular de la Secretara de la Contralora General,
sealando en la parte superior la siguiente leyenda:

Manual de Organizacin
de la
Direccin General de Desarrollo
Administrativo

Manual de Organizacin
de la
Direccin General de Desarrollo
Administrativo
Fecha de
elaboracin
Validado de acuerdo a lo establecido en el artculo 26, apartado B, fraccin IV de la Ley Orgnica
del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.

2. DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que
constituyen el manual o los ttulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a
continuacin.

Introduccin
Antecedentes Histricos
Marco Jurdico - Administrativo
Atribuciones
Estructura Orgnica
Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)
Objetivo y Funciones

Ejemplo:

Introduccin

Se refiere a la presentacin que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector,
sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos
generales que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin
sobre el mbito de competencia de la organizacin que se trata, cmo se usar, y
cuando se harn las revisiones y actualizaciones.

Contenido
La redaccin deber ser concisa, clara y comprensible y habr de elaborarse en un
mximo de tres cuartillas.

Ejemplo:

Antecedentes Histricos.

Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos
pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad
administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los
aspectos de su organizacin; este apartado puede suprimirse si la unidad es de
creacin reciente, o si la informacin es confusa o de difcil recopilacin o bien si lo
citado lleva a imprecisiones.

Ejemplo:

Introduccin:
El presente manual de organizacin de
la Direccin General de Recursos
Humanos, es de observancia general,
como instrumento de informacin y de
consulta.
El manual es un medio de
familiarizarse con la estructura
orgnica y con los diferentes niveles
jerrquicos que conforman esta
organizacin. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada una de las
reas que la integran y evitar la
duplicidad de funciones.
Etc.

I.-Antecedentes Histricos

El 10 de marzo de 1997, con la
expedicin de la Ley Nm..., se indica
la creacin de esta Entidad.
Esta institucin es un organismo
descentralizado que inicialmente tenia
la facultad de..., la cul fue modificada
por Decreto publicado en B.O. No. 30,
de fecha 5 de agosto de 2002
Inicialmente su estructura era..., la
cul fue modificada en fecha..., para
dar cumplimiento a la ampliacin de su
marco atributivo...

En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que
regulan la operacin y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades
administrativas comprendidas en ella.

Formalmente, los ordenamientos jurdico administrativos debern presentarse en
forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.

Se debern ordenar y jerarquizar los documentos jurdicos - administrativos
vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin.

Constitucin Poltica de la Repblica Mexicana
Constitucin Poltica del Estado
Leyes
Cdigos
Decretos
Convenios
Reglamentos
Acuerdos
Actas Constitutivas
Circulares
Otros

Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero de Boletn
Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin.

Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrar
cronolgicamente segn su ltima fecha de reforma.

Ejemplo:


Constitucin Poltica del Estado
libre y Soberano de Sonora.
Ley Orgnica Nm. 26, de la
Administracin Pblica Estatal
(B.O No. 53 del 30 de dic. 1985).
Ley del Servicio Civil del
Estado de Sonora (B.O No.27 del 27
de agosto de 1977).
Reglamento Interior de la
Secretaria de..., (B. O... de...,).
Convenio de... (B.O..., de...,).
Acuerdo que establece las
bases para la formulacin,
ejecucin, coordinacin y
evaluacin del programa...,
(B.O... de...,)
Atribuciones

Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones representan el medio para
alcanzar los fines, se constituyen adems en la facultad de obrar o derecho de
hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurdico o
administrativo.

Este apartado consiste en una transcripcin textual de las facultades conferidas en
la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando sea el caso del
Manual General de Organizacin de una Dependencia y cuando se trate del Manual
de Organizacin de una unidad administrativa (Direccin General o equivalente), se
transcribirn las atribuciones que le asigna el reglamento interior a la Dependencia,
indicndose el artculo correspondiente, o lo especificado en alguna otra
normatividad que le resulte aplicable.

Con relacin a un manual de organizacin de una Entidad, se considerarn las
atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creacin y del reglamento interior de
la misma.

En cada uno de los casos anteriores debe sealarse el ttulo completo del
ordenamiento, artculo y las fracciones correspondientes.

Ejemplo:

Estructura Orgnica

Este apartado se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de las unidades
administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los rganos
administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma
que sea posible visualizar grficamente los niveles de jerarqua y las relaciones de
dependencia.

La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder o coincidir con su
representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al titulo o nominacin
de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico. Se recomienda no usar
las abreviaturas en el nombre de los rganos que conforman la unidad
administrativa.

Atribuciones:
Reglamento Interior de...,
Articulo 12. La Direccin General de
Modernizacin Administrativa le
corresponden las siguientes atribuciones:

I. Planear, organizar y coordinar,
en el mbito de la Administracin
Pblica Estatal, el Sistema
Integral de Modernizacin;
II. ...,
III. ,

XV. Las dems que le confieran las
disposiciones legales aplicables y las que
le atribuya expresamente el titular de la
Dependencia.
Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de
apoyo;

Ejemplo:

Organigramas

Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma
esquemtica, la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos,
canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas
relaciones. Para su diseo se debern considerar los siguientes puntos:

1. Forma.- se utilizar la figura del rectngulo.

2. Dimensin de la Figura.- el tamao de los rectngulos deber ser siempre el
mismo sin importar los niveles jerrquicos.

3. Trazo.- se representa con trazo continuo los rganos permanentes y con un
trazo discontinuo los no permanentes que se renen de manera eventual.

4. Colocacin de las figuras.- las figuras se colocan con base a los diferentes
niveles jerrquicos, igual nivel jerrquico y nivel de desconcentracin.

5. Lneas de Conexin.- Indican las relaciones entre los diferentes rganos.

Relacin principal de autoridad (relacin lineal).- implica una relacin
subordinada entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.

Estructura Orgnica

1. Direccin General de Recursos
Humanos
1.0.1.Unidad de Informtica

Direccin de Desarrollo de
Personal.
1.1.1. Subdireccin de
Reclutamiento
Capacitacin.

Direccin de Nmina
Sistemas
Relacin de apoyo.- es la que existe entre los rganos que tienen por
objeto apoyar a los de lnea. Se colocan perpendicularmente al rgano
que apoyarn.

Relacin de desconcentracin.- representa a los rganos
geogrficamente desconcentrados de la unidad administrativa de la
que dependen.

Esta representacin grfica de la organizacin debe contener un recuadro
en la parte inferior derecha, en la cual contendr el nombre y firma del
titular de la Dependencia o Entidad, dndole el carcter oficial a dicha
estructura.

Ejemplo 1:
Direccin General de Desarrollo Regional y Municipal
Organigrama Estructural


Ejemplo 2:

Comisin de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Sonora

rganos Desconcentrados

Para una mejor precisin en el diseo de organigramas podr consultar la Gua para
la elaboracin de Organigramas expedido por la Secretara de la Contralora
General, visitando la pgina Web de la Dependencia, cuya Direccin es:
www.cgeson.gob.mx

Comisin de Agua
Potable y Alcantarillado
del Estado de Sonora
Direccin de
Proyectos de
Ingeniera
Direccin Jurdica
Direccin de
Organismos
Operadores
Direccin de Apoyo
Operativo y Gestin
rgano de Control y
Desarrollo
Administrativo
Organismos
Operadores
Organigrama por puestos plazas y unidades
Este tipo de organigrama se representa igual que el organigrama estructural,
incorporando adems informacin relativa al nivel ocupacional, nombre del puesto y
nmero de plazas de cada uno de los puestos, indicando el nombre de la unidad
administrativa de que se trate.

Ejemplo:
Direccin General de Administracin
Organigrama por puestos, plazas y unidades
Plazas
N
Direccin General de
Administracin O V H
13 Director General 1
8 Coordinador Tcnico 2

Direccin de
Recursos Financieros
Direccin de
Administracin
Direccin de
Organizacin y
Control
Departamento de
Recursos Humanos
Departamento de
Adquisiciones
Departamento de
Servicios Generales
Departamento de
Recursos Financieros

Objetivo

Describe el propsito que pretende alcanzar la dependencia o entidad, para el
cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin.

La determinacin del mismo deber ser lo ms claro posible, y su redaccin sencilla
y en prrafos breves; adems la primera parte de su contenido expresar QUE SE
HACE; y la segunda, PARA QUE SE HACE.

La determinacin del mismo se har con apego a las atribuciones conferidas por
Ley.

Se indicar la descripcin del objetivo usando los verbos en infinitivo.
Se describir, en lo posible, en una extensin mxima de doce renglones.
Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia, entidad o unidad
administrativa segn corresponda.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos.
Se evitar subrayar conceptos.
El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia, entidad o unidad
administrativa, a fin de que el funcionamiento general de la organizacin se encamine
a su consecucin.

Ejemplo:

1. Direccin General de Recursos Humanos

Objetivo:


Funciones

Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el
objetivo planteado. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y
naturaleza del rea de que se trate, stas pueden ser:

Sustantivas.- son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el
cumplimiento de los objetivos.

De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones
sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza
tcnico administrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por toda
organizacin.

En el caso del Manual General de Organizacin de una Dependencia, se
contemplarn las funciones hasta el nivel de la estructura orgnica considerada en
su Reglamento Interior publicado en el Boletn Oficial del Gobierno del Estado, y las
entidades incorporarn en su manual hasta el ltimo rgano o rea de trabajo
definida, de igual forma para las unidades administrativas (Direccin General o
equivalente) que conforman una dependencia.

A continuacin se enuncian los lineamientos que debern observarse en la
formulacin de funciones.

En el caso de las dependencias las funciones debern derivarse de las
atribuciones legales conferidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del
Estado de Sonora, para las entidades en la Ley o decreto de creacin y su
Reglamento Interior, y para las unidades administrativas y rganos
desconcentrados en el Reglamento Interior de la dependencia en la que
estn adscritos. Para los rganos desconcentrados que fueron creados por
Ley o decreto, de ese ordenamiento debern derivar sus funciones para su
manual de organizacin.

Las funciones debern de presentarse en forma de relacin y jerarquizadas
conforme a su importancia inicindose su descripcin con un verbo en
infinitivo.

Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia,
entidad o unidad administrativa.

Las funciones asignadas a un rgano debern ser afines, compatibles y/o
complementarias.

Cuando una funcin se desprenda de otra, sta deber ir enseguida; por lo
tanto, las funciones se agruparan por afinidad y siguiendo un orden lgico.

Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o ms, deber
especificarse en cada uno de los rganos.

Se procurar que la descripcin de cada funcin no exceda de tres renglones
y se considere el orden lgico del proceso administrativo(Planear, Programar,
ejecutar, controlar y evaluar)

Se evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.

Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.

Las funciones descritas en el manual debern ser verificadas por el titular de
la dependencia, entidad o unidad administrativa.

Al trmino de la ltima de las funciones deber agregarse la frase siguiente:
"Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia".

Ejemplo:

1. Direccin General de Proteccin
Civil

Funciones:

Aplicar, operar y vigilar el plan y programa de
trabajo aprobados por el Consejo Estatal de
Proteccin Civil.
Proponer al Consejo Estatal los programas de
trabajo y lneas de accin que tiendan a
eficientar los recursos humano, materiales y
financieros.
Coordinar las acciones de prevencin y
auxilio a la poblacin, con los organismos
especializados de emergencia.
Definir los programas y actividades de
proteccin civil.
Establecer prioridades y lneas de accin
conjuntamente con los responsables de las
reas internas de la Unidad Estatal, de
acuerdo con el Programa Estatal de
Proteccin Civil.
Desarrollar todas aquellas funciones
inherentes al rea de su competencia.

VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que
desarrollan las unidades administrativas, rganos y puestos de acuerdo con su nivel
jerrquico.
Superior Mandos Medios Nivel Operativo


BIBLIOGRAFIA

Es la relacin de libros o fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin de
trabajo.
Deber contener los siguientes puntos:

Nombre del autor(es).
Ttulo del libro.
Volumen y edicin.
Lugar de impresin, editorial y fecha.
Prrafos o ttulos consultados.
Si se considera que esta parte del manual es irrelevante, puede suprimirse.

Ejemplo:

Bibliografa

Gua Tcnica para la elaboracin de
Manuales de Organizacin 2004
Secretaria de la Contralora General
Reglamento interior de la Dependencia
B.O. N__ del ___de___de 200___
RECOMENDACIONES GENERALES

Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades
de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.

Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de
un rea subordinada.

Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la
participacin de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las
funciones.

Terminado el Manual de Organizacin, deber contarse el nmero de pginas
que lo integran, y numerar cada pgina.

Una vez cuente con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisin
final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la
necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a
comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se
haga del Manual de Organizacin, depender de la determinacin del nmero de
funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento.

Una vez que el Manual de Organizacin ha sido elaborado, autorizado e
impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de
su aplicacin.

La utilidad del Manual de Organizacin radica en la veracidad de la informacin
que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado,
a travs de revisiones peridicas, y enviarlo a la Secretaria de la Contralora
General del Estado, para que sta valide su actualizacin.

El Manual de Organizacin deber actualizarse, cuando se presenten
modificaciones en las atribuciones, estructura orgnica, funciones o simplemente
en la revisin que se haga, misma que ser cada ao.

Para efectos de consulta y asesora podrn comunicarse a la siguiente
instancia:

Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo
Direccin de Desarrollo Administrativo email organizacin @ cgeson.gob.mx
Domicilio: Centro de Gobierno, Edif. Hermosillo 2do. Piso; Blvd. Paseo Ro Sonora
y Comonfort
C.P. 83280, Hermosillo, Sonora. Telfonos: 2121147 y 2121184
GLOSARIO DE TRMINOS

Con el objeto de manejar una terminologa comn, a continuacin se presenta la
definicin que para efectos de esta gua se da en los trminos empleados:

ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan
realizar para ejecutar los actos administrativos.

ESTRUCTURA ORGANICA.- Es la organizacin formal en la que se establecen los
niveles jerrquicos y se especfica la divisin de funciones, la interrelacin y
coordinacin que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a
efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es igualmente un marco
administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar
para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio
generalmente es responsable un rea organizacional: se define a partir de las
disposiciones jurdico-administrativas vigentes.

NIVEL JERRQUICO.- Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para
asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad
y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les
encomiende.

ORGANIGRAMA.- Un organigrama o carta de organizacin es un grfico que expresa
en forma resumida la estructura orgnica de una dependencia, o parte de ella, as como las
relaciones entre las unidades que la componen.

ORGANO.- Un rgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el
ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

ORGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO.- Son instancias
jerrquicamente subordinadas a las dependencias, con facultades especificas para
resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones
legales aplicables. Los rganos Desconcentrados cuentan con autonoma
administrativa, pero no tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio.

PLAZA.- Es la posicin individual de trabajo que constituye un puesto. Un mismo
puesto puede ser desempeado a la vez por varias personas, que realicen las
mismas actividades, con las mismas responsabilidades y en las mismas condiciones
de trabajo.

PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo
de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias
funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas.

UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el rgano que tiene funciones y actividades al
interior de la dependencia que la distinguen y diferencian de las dems
dependencias conformndose a travs de una infraestructura organizacional
especfica y propia.


BIBLIOGRAFA

Gua para la elaboracin de manuales organizacin".
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica".
Gustavo Quiroga Leos.

Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin
Secretara de la Contralora General del Estado, abril de 2003.

Gua para la elaboracin e integracin de manuales de organizacin
Instituto Politcnico Nacional
Septiembre 2003


APENDICE

Procedimiento:

ANEXO 1

INICIO
Presenta
anteproyecto
Se
apega?
Indica
integracin
del manual
Valida
manual
Enva
Manual
Validado
Recibe
Documento
Posteriormente
Recibe
documento con
firmas de
aprobacin
Verifica se
apegue a la
metodologa

ANEXO
(Ejemplo de Manual de Organizacin)

MANUAL DE ORGANIZACIN
de la
Unidad de Vinculacin para la
Transparencia

ENERO DE 2004

MANUAL DE ORGANI ZACIN
Uni dad de Vi ncul aci n para l a Transparenci a

*Nota: En el caso de las Dependencias y Entidades se considera el nombre y la Firma del Titular de las mismas

Elabor Aprob Valid

___________________________________
(NOMBRE Y FIRMA)

Director de la Unidad de Vinculacin para la
Transparencia

*

_________________________________
(NOMBRE Y FIRMA)

Director General de Modernizacin y Desarrollo
Administrativo
Validado de acuerdo a lo establecido en el
Artculo 26, Apartado B fraccin IV de la Ley
Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado.

________________________________
(NOMBRE Y FIRMA)

Secretario de la Contralora General

NDICE:

I. INTRODUCCIN 4
II. ANTECEDENTES HISTRICOS 6
III. MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO 9
IV. ATRIBUCIONES 11
V. ESTRUCTURA ORGNICA 14
VI. ORGANIGRAMA 16
VII. DESCRIPCIN DE OBJETIVO Y FUNCIONES 19
VIII. BIBLIOGRAFA 26

I. INTRODUCCION

El presente Manual de Organizacin tiene como objetivo bsico brindar una
visin integral y acertada de la Unidad de Vinculacin para la Transparencia, misma
que se cimienta en la estructura orgnica actual de la Secretara de la Contralora
General, y que se origina en el marco de la bsqueda de la vinculacin con la sociedad.

La creacin de esta Unidad, radica en la importancia de involucrar a todos los
sectores sociales en la promocin de una cultura de rechazo a la corrupcin, y en los
beneficios que la rendicin de cuentas trae consigo a todos los mbitos de nuestra vida
econmica, poltica y social.

De esta manera, este documento contempla en su contenido; introduccin, base
legal que nos rige, las atribuciones, organigramas, objetivos y funciones que le dan
identidad a esta Unidad y que justifican su existencia.

El diseo y difusin de este documento, obedecen a la intencin de especificar,
por escrito, su organizacin y con ello contribuir a fortalecer la coordinacin del
personal que la compone, ilustrar su identidad dentro del contexto general al que
corresponde, y ser til como material de consulta y conocimiento al personal de nuevo
ingreso, y/o a los integrantes de cualquier otra adscripcin de la propia Secretara.

Es necesario destacar que, en la elaboracin de este manual, han colaborado
los responsables de cada rea que conforman la Unidad, y no obstante que su
informacin es veraz. Cabe mencionar que, su contenido quedar sujeto a cambios,
toda vez que esta estructura presente cambios de desarrollo y evolucin en su
operacin y planeacin, a fin de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

II. ANTECEDENTES HISTRICOS

A raz del Acuerdo de Coordinacin entre el Ejecutivo Federal a travs de la Secretara
de Contralora y Desarrollo Administrativo y el Ejecutivo Estatal que tiene por Objeto la
Realizacin de un programa de Coordinacin especial denominado Fortalecimiento del
Sistema Estatal de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica, y Colaboracin en
Materia de Transparencia y Combate a la Corrupcin suscrito con fecha 3 de julio del
2001, el Gobierno del Estado a travs de su Contralora.

A efecto de dar cumplimiento al acuerdo de referencia, se crea la Unidad de
Vinculacin para la Transparencia, iniciando operaciones el 1. de Octubre de 2002,
formalizndose su existencia con la publicacin de diversas disposiciones que
reforman, adicionan y derogan el Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora
General del Estado publicadas en el Boletn Oficial No. 52, Seccin V del da 30 de
junio del 2003, en el que se le otorga en su artculo XVII bis las atribuciones que le
corresponden.

Con lo anterior se da cumplimiento a la necesidad de comunicar eficazmente los
avances de la Secretara de la Contralora General y crear los canales idneos de
vinculacin, participacin y comunicacin para que los diferentes Sectores Sociales se
involucren y acten en coordinacin con la referida dependencia, para fortalecer los
valores ticos, impulsar acciones en contra de la impunidad y cimentar una cultura de
rechazo a la Corrupcin, de Transparencia y de Rendicin de Cuentas.

III. MARCO JURDICO ADMINISTRATIVO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Sonora.

Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.
Artculo 26, Fraccin XVII y XVIII. (B. Oficial Nm. 53 del 30 de dic. 1985 y sus
reformas)

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y de los
Municipios de Sonora (B. Oficial Nm. 29 del 9 de abril de 1984 y sus reformas).

Ley de Planeacin del Estado de Sonora (B.O. No. 10 del 2 de febrero de 1984)

Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (B.O. No. 27 del 27 de agosto de
1977).

Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Pblico
Estatal (B.O. No.41 del 19 de noviembre de 1987).

Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General del Estado de
Sonora
(B.O. No. 47, Seccin I, de fecha 11 de Junio de 2001) y su reforma (B.O. No.
52, Seccin V de fecha 30 de junio del 2003.

Acuerdo de Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluacin de la
Gestin Pblica y Colaboracin en Materia de Transparencia y Combate a la
Corrupcin. Suscrit el 3 de julio del 2001.

IV. REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE LA
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO.

ARTCULO 17 BIS.- La Unidad de Vinculacin para la Transparencia estar
adscrita al Titular de la Secretara, y tendr a su cargo las siguientes atribuciones:

I.- Formular y someter a la consideracin del Secretario, las estrategias y polticas
tendientes a impulsar la participacin de la sociedad, as como de las diversas
instituciones pblicas y privadas, en los objetivos, metas y programas de la
Secretara en materia de transparencia de la gestin pblica y combate a la
corrupcin e impunidad;

II.- Formular y proponer al Secretario el programa y actividades que den
cumplimiento a la poltica de comunicacin social de la Dependencia;

III.- Formular y someter a la consideracin del Secretario, las estrategias y polticas
de comunicacin de los objetivos, metas y programas de la Secretara en materia
de transparencia de la gestin pblica y combate de la corrupcin e impunidad, y
desarrollar y ejecutar el programa y las polticas de comunicacin social de la
Secretara, de conformidad con las disposiciones jurdicas aplicables;

IV.- Proporcionar apoyo y asesora a las unidades administrativas de la Secretara
en temas de comunicacin y vinculacin en materia de transparencia;

V.- Coordinar la produccin de materiales de comunicacin y publicidad en materia
de transparencia;

VI.- Coordinar la captacin, anlisis y procesamiento de la informacin generada
por los medios de comunicacin, referente a los acontecimientos de la Secretara;

VII.- Formular y establecer los criterios administrativos y tcnicos que se requieran
para el diseo y difusin de la imagen institucional de la Dependencia;

VIII.- Difundir, en coordinacin con las unidades administrativas competentes de la
Secretara, los resultados de los programas de trabajo y acciones institucionales;

IX.- Representar al Titular del Ramo, de acuerdo a sus instrucciones expresas, en
los foros y eventos relacionados con la transparencia y el combate a la corrupcin;
y

X.- Las dems que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le
atribuya expresamente el Titular de la Secretara.

V. ESTRUCTURA ORGNICA

1.0. Unidad de Vinculacin para la Transparencia

1.1. Subdireccin de Vinculacin

1.2. Departamento de Diseo Grfico

1.3. Departamento de Comunicacin y Difusin

UNIDAD DE VINCULACIN PARA LA TRANSPARENCIA


Unidad de
Vinculacin
Para la
Transparencia

Subdireccin de
Vinculacin
Departamento de
Comunicacin y
Difusin

Departamento de
Diseo Grfico
Secretara de la
Contralora
General

UNIDAD DE VINCULACIN PARA LA TRANSPARENCIA

Organigrama por Puestos, Plazas y Unidades

O: Ocupada
V: Vacante
H: Honorarios

PLAZAS
N

DIRECCIN O V H
12 Director 1
7 Secretaria 1
PLAZAS
N

SUBDIRECCIN
DE VINCULACIN
O V H
10 Subdirector 1
PLAZAS
N
DEPARTAMENTO
COMUNICACIN
Y DIFUSIN

O

V

H
8 Coordinador Tcnico 1
PLAZAS N DEPARTAMENTO
DISEO GRFICO
O V H
9 Jefe de
Departamento
1

1.0. UNIDAD DE VINCULACIN PARA LA TRANSPARENCIA

OBJETIVO:

Establecer las estrategias y polticas tendientes a impulsar la participacin de la
sociedad y las diversas instituciones pblicas y privadas, en los objetivos, metas y
programas de la Secretara en materia de transparencia de la gestin pblica y
combate a la corrupcin e impunidad; adems de integrar y desarrollar programas que
den cumplimiento a las acciones de difusin de los logros e imagen institucional de la
Dependencia.

FUNCIONES:

Formular y someter a consideracin del Titular de la Dependencia, las estrategias
y polticas tendientes a impulsar la participacin de los distintos sectores de la
sociedad.

Establecer contacto con organismos no gubernamentales, acadmicos,
instituciones y organismos estatales para identificar reas de oportunidad, solicitar
su apoyo y dar seguimiento a proyectos orientados a modernizar a la
Administracin Pblica Estatal.

Formular y someter a consideracin del Titular de la Dependencia, las estrategias
y polticas de comunicacin de los objetivos, metas y programas de la Secretara,
en materia de transparencia de la gestin pblica y combate a la corrupcin e
impunidad.

Coordinar y vigilar la captacin, anlisis y procesamiento de la informacin
generada por lo medios de comunicacin, relacionada con la Secretara y sus
servidores pblicos, con objeto de conocer la percepcin de la misma en el
exterior, para un mejor desarrollo de sus responsabilidades.

Formular y proponer al Titular del Ramo, el programa de trabajo que de
cumplimiento a la poltica de comunicacin social de la Dependencia.

Desarrollar los programas comunicacin social de la Dependencia, de
conformidad con las disposiciones jurdicas aplicables.

Organizar as como participar, conjuntamente con las unidades administrativas
competentes de la Secretara, en la concertacin y seguimiento a programas en
materia de desarrollo administrativo.

Coordinar con las unidades administrativas de la Secretara, la difusin
estratgica de las acciones institucionales desarrolladas por la Dependencia en el
mbito de su competencia.

Coordinar la produccin de materiales de comunicacin y difusin en materia de
transparencia.

Establecer relaciones institucionales y profesionales con los medios de
comunicacin en el Estado.

Asistir a reuniones con la Unidad de Vinculacin para la Transparencia de la
Secretara de la Funcin Pblica para seguimiento a los programas que se
establezcan en conjunto.

Asistir a comisiones de trabajo en materia de transparencia, dentro y/o fuera del
Estado, en las que haya sido asignado con anterioridad, por su Superior.

Coordinar las campaas de difusin del desarrollo de los diversos programas
implementados por la Secretara de la Contralora General.

Llevar a cabo reuniones con el personal a su cargo, para revisin de los
programas de trabajo y evaluacin de metas.

Elaborar los informes mensuales sobre el cumplimiento de metas de la unidad.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.

1.2. SUBDIRECCIN DE VINCULACIN

OBJETIVO:

Brindar apoyo y asesora a las Unidades Administrativas de la Secretara de la
Contralora General, en temas de comunicacin y vinculacin en materia de
transparencia y combate a la corrupcin, a efecto de fortalecer valores relativo a la
tica, integridad y honestidad, adems de colaborar en la implementacin de
estrategias que coadyuven a la participacin de los distintos sectores de la sociedad.

FUNCIONES:

Colaborar para la creacin y procesamiento de ideas y contenidos para
elaboracin de textos, campaas y documentos en coherencia con la realizacin
del objetivo.

Brindar apoyo y asistencia en comunicacin y vinculacin de temas y actividades
en materia de transparencia, a las Unidades Administrativas de la Secretaria.

Participar y colaborar en la formulacin de estrategias para la creacin de nuevos
vnculos con los distintos sectores de la sociedad.

Participar en la difusin de programas y actividades de transparencia, y de cultura
de rechazo a la corrupcin, con los distintos sectores de la sociedad.

Brindar asistencia en la elaboracin y realizacin de Acuerdos y Convenios de
Transparencia y Combate a la corrupcin, que fomenten la participacin con la
ciudadana.

Mantener comunicacin permanente con los distintos sectores de la sociedad,
con el propsito de enriquecer y fortalecer las relaciones con la Secretara.

Participar en las reuniones de Evaluacin de Metas y Programas de Trabajo de la
Unidad.

Participar en la formulacin de estrategias de campaas anticorrupcin.

Colaborar en la preparacin y realizacin de campaas, foros y eventos en
materia de transparencia y combate a la corrupcin.

Llevar a cabo la elaboracin y actualizacin de los manuales organizacionales de
la Unidad, como son, el Manual de Organizacin y Manual de Procedimientos, as
como, otros formatos administrativos.

Proponer mejoras en los procedimientos de formatos administrativos de la unidad.

Asistir a comisiones y reuniones de trabajo, dentro y/o fuera del Estado,
asignadas con anterioridad, por la Unidad de Vinculacin para la Transparencia.


1.3. DEPARTAMENTO DE DISEO GRFICO

OBJETIVO:

Coadyuvar en la difusin de las diferentes actividades realizadas por la Secretara, a
travs del diseo, impresin y distribucin de diferentes tipos de publicaciones, para el
cumplimiento de su programa de trabajo.

FUNCIONES

Disear la Revista Contralora (rgano Informativo de Control) de difusin de
actividades de la Secretara de la Contralora General.

Disear, elaborar e imprimir folletos informativos hacia otras dependencias, as
como de las diferentes actividades de la Secretara.

Disear, elaborar e imprimir trpticos de orientacin al servidor pblico y a la
sociedad en general.

Brindar apoyo en materia de diseo grfico a las diferentes unidades
administrativas que conforman a la Dependencia, en cuanto a posters, portadas,
etiquetas, entre otros; as como para los eventos que realice la Secretara tales
como: personificadores, gafetes, carpetas, tazas, camisetas, entre otros.


1.4. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN Y DIFUSIN

OBJETIVO:

Cubrir actividades y/o eventos de la Secretara, editar la informacin generada para su
difusin en los distintos medios de comunicacin electrnicos e impresos, como son la
Sala de Prensa del Sitio de Internet de la Secretara de la Contralora General, trpticos,
folletos, rgano Informativo (Revista), prensa, radio y televisin.

FUNCIONES:

Asistir a reuniones organizadas por la Secretara de la Contralora General para
cubrirlas en materia de difusin.

Actualizar la Sala de Prensa del Sitio de Internet de la Secretara y de la Comisin
Permanente de Contralores Municipios Estado (COPERCME)

Elaborar reportes informativos de las actividades de la Secretara e incluirlos en la
Revista Trimestral de la Contralora (rgano Informativo de Control).

Tomar fotografas de los eventos que organiza o participa personal de la
Secretara.

Editar la informacin para su utilizacin en medios impresos y electrnicos como
boletines de prensa, trpticos, folletos informativos, radio, prensa y televisin.

Realizar trabajos de correccin, ortografa y estilo.


VIII. BIBLIOGRAFA

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin
Secretara de la Contralora General del Estado, abril de 2003.

Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General del Estado
B.O. Tomo CLXVII, No. 47, Seccin. I, de fecha Junio 2001, Hermosillo, Sonora.
Y su reforma publicada en el B.O. No. 52, Seccin V del da 30 de junio del
2003.

Sitio de Internet de la Secretara de la Funcin Pblica
http://www.funcionpublica.gob.mx/index1.html

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