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Comunicacin 1

Comunicacin Efectiva
Prof. Ana Delia Trujillo-Jimnez
Universidad Interamericana de PR
Recinto de Fajardo
Supervisin
Comunicacin 2
Definicin
Comunicacin
es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir
a otro u otros, informaciones, sentimientos y
vivencias.
En toda comunicacin tiene que haber un emisor,
un mensaje y un receptor.
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Importancia para las
Organizaciones
Las organizaciones no pueden existir sin
comunicacin, porque se requiere para
acordar el trabajo que se va a realizar y
para intercambiar instrucciones que
permitan realizar lo correcto para el logro
de metas y objetivos.
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Importancia para las
Organizaciones (cont.)
Los dirigentes y administradores requieren
de la comunicacin para coordinar el
trabajo de sus subalternos.
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Importancia para las
Organizaciones (cont.)
La cooperacin entre los integrantes de un grupo
de trabajo, tiene como base la comunicacin, sin
ella sera imposible, porque la gente no podra dar
a conocer sus necesidades y obtener la
comprensin y el apoyo de los dems.
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Importancia de la
Comunicacin para las
Organizaciones (cont.)
La toma de decisiones en grupo, requiere
de manera indispensable de la
comunicacin,
sin ella no sera factible el intercambio y la
aportacin de ideas, opiniones y sugerencias,
que lleven a una buena decisin con la que
todos se sientan comprometidos.
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Importancia de la
Comunicacin para las
Organizaciones (cont.)
Cuando la comunicacin es eficaz, es ms
probable que se logre la calidad y
productividad,
ya que una buena comunicacin tiende a
alentar el buen desempeo y promueve la
satisfaccin de los trabajadores.
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Importancia de la
Comunicacin para las
Organizaciones (cont.)
Existen innumerables evidencias de que una
Comunicacin Abierta es mejor que la comunicacin
restringida,
ya que cuando los empleados conocen directamente los xitos de
la organizacin y
tambin los problemas que enfrenta la misma y
los esfuerzos que se pretenden hacer para salir adelante,
estarn ms dispuestos a involucrarse y
comprometerse con sus SUPERIORES, dando una respuesta
favorable.
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Proceso de Comunicacin
Desarrollo de una idea.
Este primer paso es el que le da sentido a la
comunicacin,
primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que
se desea transmitir con determinada intencin,
si esto no existiera la comunicacin no tendra caso.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Codificacin
El segundo paso consiste en
codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un
cdigo comn para emisor y receptor: palabras (de
un idioma comn), grficas u otros smbolos
conocidos por ambos interlocutores.
En este momento se elige tambin el tipo de lenguaje que
se utilizar: oral, escrito, grfico, mmico, etc. y el
formato especfico: oficio, circular, memorndum, poster,
folleto, llamada telefnica, dibujo, video, etc.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Transmisin
Una vez desarrollado y elaborado el mensaje,
se transmite en el lenguaje, formato y cdigo
seleccionado, envindolo a travs de un Canal o
vehculo de transmisin, eligiendo el canal ms
adecuado, que no tenga barreras y previniendo o
controlando las interferencias.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Recepcin
El paso anterior permite a otra persona recibir el
mensaje a travs de un Canal de recepcin;
los canales naturales de recepcin son los rganos de los
sentidos: vista, odo, olfato, tacto y gusto.
Entre ms rganos sensoriales intervengan en la recepcin,
mejor se recibir el mensaje,
pero esto no es una garanta;
El receptor debe estar dispuesto a recibir el mensaje, para que
ste llegue ms fcilmente.
Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el
mensaje se pierde.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Descifrado o Decodificacin
En este paso del proceso el receptor descifra el
mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando
crear o ms bien reconstruir una idea del
mensaje.
Si esa idea es equivalente a lo que transmiti el
emisor se puede lograr la comprensin del mismo.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Aceptacin
Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado,
entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual
constituye el sexto paso.
La aceptacin es una decisin personal que admite grados.
Depende de la forma en que fue percibido el mensaje,
la apreciacin que se hace de su exactitud,
la opinin previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo,
la autoridad del emisor y
las propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones.
Si el mensaje es aceptado, entonces se logra el efecto deseado y el
verdadero establecimiento de la comunicacin.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Uso
Este es el paso decisivo de accin, la reaccin
que se logra en el receptor y el uso que l le da
a la informacin contenida en el mensaje
recibido.
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Proceso de Comunicacin
(CONT.)
Retroalimentacin
La retroalimentacin es el paso final que cierra el circuito con la respuesta del
receptor, que en este momento toma el papel de emisor, estableciendo as una
interaccin bilateral: la Comunicacin en Dos Direcciones.
Si la retroalimentacin no se diera, entonces la comunicacin no se estableci
plenamente y slo se qued a nivel unilateral como informacin.
Retroalimentacin es el trmino que se utiliza precisamente para llamar a la informacin
recurrente o informacin de regreso, y es muy necesaria porque es la que indica al
emisor si el mensaje fue recibido, si fue bien interpretado, si se acept y utiliz.
Cuando la comunicacin es completa, ambos interlocutores estarn ms satisfechos, se
evitar la frustracin y se podr acordar mejor la relacin personal o laboral que se tenga,
mejorando consecuentemente los resultados de la relacin
PROBLEMAS DE LA
COMUNICACIN
Barreras comunicativas
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Barreras o Impedimentos
En los distintos campos en que se lleva a cabo la
comunicacin pueden aparecer una serie de barreras o
impedimentos que hagan que sta no llegue o que su
emisin o recepcin se produzca de forma errnea.
Para que la comunicacin se produzca de modo efectivo
es necesario eliminar las barreras que puedan aparecer.
Tipos de barreras
Las barreras del lado del emisor
Las barreras del lado del receptor
Las barreras del lado del ambiente (entorno)
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Barreras o Impedimentos
Las barreras del lado del emisor
Perturbaciones e interferencias
aquello que es nuevo en el mensaje puede convertirse en
perturbacin, dificultando as la comprensibilidad del mismo.
Ruidos
son aquellos elementos no deseados que se interponen en la
comunicacin.
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Las barreras del lado del
emisor
Redundancias
son aquellas partes del mensaje que son repetitivas
o banales.
Contexto
la emisin de mensajes en contextos o situaciones
inusuales puede entorpecer la transmisin de
informacin.

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Las barreras del lado del
emisor
Actitudes
son ideas con una gran carga emocional que
predispone a un tipo de acciones con respecto a
determinadas situaciones sociales.
sta tiene gran influencia en tres factores
Actitud hacia uno mismo.
Actitud hacia el receptor.
Actitud hacia el tema.
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Las barreras del lado del
receptor
Falta o deficiencia de feedback
sta es una de las mayores barreras de la comunicacin por
parte del emisor, puesto que es el feed-back el que indica si se
est recibiendo o no el mensaje.
Falta o deficiencia de empata
la empata es la aptitud para situarse en el lugar del otro con
objeto de comprender mejor sus reacciones ante lo que est
diciendo.
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Las barreras del lado del
receptor
El efecto halo.
Es el proceso en el que una persona tiende a juzgar un
rasgo especfico en funcin de una impresin general
favorable o desfavorable.
El halo es la pantalla que no permite que el receptor vea
el rasgo o hecho concreto que est juzgando.
Proyeccin
la proyeccin consiste en atribuir a otra persona
caractersticas propias.
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Las barreras del lado del
receptor
Tendencia a evaluar
la tendencia natural humana a juzgar, evaluar, aprobar o
desaprobar lo que se dice es una de las principales
barreras de la comunicacin.
Cuando mantenemos una conversacin lo primero que
solemos hacer es evaluar aquello que dicen los dems.
Esto muchas veces tiene lugar incluso antes de que el
emisor haya terminado de transmitir su mensaje.
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Barreras del ambiente (entorno)
el exterior tambin impone barreras
con matices fsicos
clima, lugar, aspecto...
con matices psicolgicos
roles sociales, relaciones interpersonales...
Carcter
son las disposiciones congnitas que se encuentran en la
mente del ser humano.
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Barreras del ambiente
(entorno)
Aptitud
es la capacidad en potencia que un ser posee para
desarrollar la accin de comunicacin.
Actitud
es la predisposicin de una persona a reaccionar en algn
sentido ante algo y puede variar dependiendo de la
circunstancia.
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Barreras del ambiente
(entorno)
Sentimiento
forma de vivir o sentir algo.
Ello implica variabilidad de elementos de carcter
conscientes o inconscientes; afectivos o intelectuales,
que pueden ser contradictorios.
Hbito
series mecnicas, pseudoautomticas de movimientos o
conductas que se producen de modo rutinario
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Barreras del ambiente
(entorno)
Valores
serie de fundamentos personales de importancia que
constituyen la base de nuestra creencia, modo de pensar y
de algn modo la actitud que tenemos.
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Tipos de Comunicacin Interna
La interrelacin personal puede ser catalogada de
acuerdo a su tipologa en
Formal
Es aquella comunicacin cuyo contenido est referido a
aspectos laborales.
En general, sta comunicacin utiliza la escritura como medio
(Comunicados, memorandos, etc..
La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas
las formalidades burocrticas.
Informal
Es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido, a pesar de ser
de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunin
alrededor del botelln de agua, encuentros en los pasillos, etc.).
Es ms veloz que la formal.
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Comunicacin Interna
Vertical
Es aquella comunicacin que se genera en las reas directivas de la empresa y
desciende utilizando los canales oficiales.
En una comunicacin corporativa ptima, debera existir la comunicacin vertical
ascendente.
Horizontal
Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo.
Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal.
Tambin es conocida como comunicacin plana.
Rumores
Es la comunicacin informal que recorre la institucin sin respetar canales y a
la velocidad de la luz.
Se le llama tambin bolas o "radio bemba".
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Comunicacin Organizacional
Toda institucin debe establecer, dentro de su estructura
un sistema de comunicacin e informacin que contribuya
en los procesos el logro de las metas.
Las comunicaciones institucionales internas promueven la
participacin, la integracin y la convivencia en el marco
de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el
ejercicio de funciones y el reconocimiento de las
capacidades individuales y grupales.
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Comunicacin Organizacional
(cont.)
La carencia de estrategias comunicativas al
interior de la institucin, la falta de canales o la
subutilizacin de los mismos, genera lentitud en
los procesos y en las acciones, retardo en las
respuestas y desinformacin acerca de las
polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera
interaccin a nivel interno.
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La comunicacin no verbal
En la comunicacin verbal, todo y siendo el lenguaje el
factor ms importante, reconocemos que producimos y
recibimos una cantidad muy grande de mensajes que no
vienen expresados en palabras.
Estos mensajes son los que denominamos no verbales,
van desde el color de los ojos, alargada del cabello, movimientos del
cuerpo, postura, y hasta el tono de la voz, pasando por objetos,
vestidos, distribucin del espacio y el tiempo.
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Caractersticas generales de la
comunicacin no verbal
La comunicacin no verbal, generalmente, mantiene una relacin de
interdependencia con la interaccin verbal.
Con frecuencia los mensajes no verbales tienen ms significado que
los mensajes verbales.
En cualquier situacin comunicativa, la comunicacin no verbal es
inevitable.
En los mensajes no verbales, predomina la funcin expresiva o
emotiva sobre la referencial.
En culturas diferentes, hay sistemas no verbales diferentes.
Existe una especializacin de ciertos comportamientos para la
comunicacin.
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La interpretacin de la
postura
La postura es la clave no verbal ms fcil
de descubrir, y observarla puede resultar
muy entretenido.
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La interpretacin de la
postura (cont.)
Albert Scheflen descubri que, con sorprendente
frecuencia, las personas imitan las actitudes
corporales de los dems.
Dos amigos se sientan exactamente de la misma
manera, la pierna derecha cruzada sobre la izquierda,
por ejemplo, y las manos entrelazadas detrs de la
cabeza; o bien uno de ellos lo hace a la inversa, la
pierna izquierda cruzada sobre la derecha, como si
fuera una imagen reflejada en un espejo.
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Scheflen
denomina a este fenmeno posturas
congruentes.
Tambin se le conoce con qumica.
Cree que dos personas que comparten un
mismo punto de vista, suelen compartir
tambin una misma postura.
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La interpretacin de la
postura (cont.)
Si un jefe desea establecer rpidamente una
buena relacin y crear un ambiente
tranquilo con un empleado, slo debe
copiar la postura de ste para lograr sus
objetivos.
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La comunicacin de los
sentidos (el tacto)
El tacto es el sentido que est presente en todos
los dems.
Imaginemos lo que le sucedera a un nio a quien le
impidieran su relacin por medio del tacto.
Posiblemente acabara siendo un perfecto invlido.
A pesar de su importancia, este sentido va
perdiendo en nosotros su funcin activa.
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La comunicacin de los sentidos
(el tacto) (cont.)
Si se interrumpe una conversacin, la
persona que lo hace podr poner su mano
en el brazo de su interlocutor, ya que este
gesto podr interpretarse como el pedido de
"un momento" y evidentemente forma parte
del mecanismo de la conversacin.
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La comunicacin de los sentidos
(el tacto) (cont.)
El tacto, el gusto y el olfato son sentidos de
proximidad.
El odo y la vista, en cambio, pueden brindar
experiencia a distancia.
Tal vez por esa razn se considera que sus
placeres son cerebrales y admirables, por lo
menos en comparacin con los de los otros
sentidos.
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Movimientos corporales
Las investigaciones acerca de la comunicacin humana a
menudo han descuidado al individuo en s.
Cualquiera puede hacer un anlisis aproximado del
carcter de un individuo basndose en su manera de
moverse -rgido, desenvuelto, vigoroso, y en que la
manera en que lo haga representar un rasgo bastante
estable de su personalidad.
Tomemos por ejemplo la simple accin de caminar:
levantar en forma alternada los pies, llevarlos hacia
adelante y colocarlos sobre el piso.
Este solo hecho nos puede indicar muchas cosas.
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Movimientos corporales
(cont.)
El hombre que habitualmente taconee con fuerza al
caminar nos dar la impresin de ser un individuo
decidido.
Si camina ligero, podr parecer impaciente o agresivo, aunque si
con el mismo impulso lo hace ms lentamente, de manera ms
homognea, nos har pensar que se trata de una persona paciente
y perseverante.
Otro lo har con muy poco impulso -como si cruzando un
trozo de csped tratara de no arruinar la hierba- y nos dar
una idea de falta de seguridad.
Como el movimiento de la pierna comienza a la altura de
la cadera, hay otras variaciones.
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El conjunto de gestos
Uno de los errores ms graves que puede cometer un novato en el
lenguaje del cuerpo es interpretar un gesto aislado de otros y de las
circunstancias. Rascarse la cabeza, por ejemplo, puede significar
muchas cosas: caspa, piojos, sudor, inseguridad, olvido o mentira, en
funcin de los dems gestos que se hagan simultneamente. Para
llegar a conclusiones acertadas, deberemos observar los gestos en su
conjunto.
Como cualquier otro lenguaje, el del cuerpo tiene tambin palabras,
frases y puntuacin. Cada gesto es como una sola palabra y una
palabra puede tener varios significados.
Slo cuando la palabra forma parte de una frase, puede saberse su
significado correcto.
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El conjunto de gestos (cont.)
La figura muestra un conjunto de gestos que expresan
evaluacin crtica.
El principal es el de la mano en la cara, con el ndice
levantando la mejilla y otro dedo tapando la boca
mientras el pulgar sostiene el mentn.
Otras evidencias de que el que escucha analiza
crticamente al que habla, las proporcionan las piernas
muy cruzadas y el brazo cruzado sobre el pecho
(defensa), mientras la cabeza y el mentn estn un poco
inclinados hacia abajo (hostilidad).
La frase no verbal dice algo as como no me gusta lo
que est diciendo y no estoy de acuerdo.
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El conjunto de gestos (cont.)
Cuando la adolescente dice
una mentira, tambin lleva la
mano a la boca como la nia
de cinco aos, pero, en lugar
de taparla bruscamente, sus
dedos apenas rozan su boca.
Comunicacin 48
El conjunto de gestos (cont.)
El gesto de taparse la boca se vuelve
ms refinado en la edad adulta.
Cuando el adulto dice una mentira, el
cerebro ordena a la mano que tape la
boca para bloquear la salida de las
palabras falsas, como ocurra con la
nia y la adolescente, pero en el
ltimo momento aparta la mano de la
boca y el resultado es un gesto
tocndose la nariz.
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El conjunto de gestos (cont.)
La palma hacia arriba es un gesto no
amenazador que denota sumisin.
Cuando alguien coloca la palma hacia
abajo adquiere inmediatamente autoridad.
La persona receptora siente que se le est
dando una orden.
La palma cerrada en un puo, con el dedo
sealando la direccin, es el plano
simblico con el que uno golpea al que lo
escucha para hacer que le obedezca.
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El apretn de manos
Estrecharse las manos es un vestigio que queda del hombre de las
cavernas.
Cuando dos caverncolas se encontraban, levantaban los brazos con las
palmas a la vista para demostrar que no escondan ninguna arma.
En el transcurso de los siglos, ese gesto de exhibicin de las palmas
fue transformndose en otros como el de la palma levantada para el
saludo, la palma sobre el corazn y muchos otros.
La forma moderna de ese ancestral gesto de saludo es estrecharse las
palmas y sacudiras.
En Occidente se practica ese saludo al encontrarse y al despedirse y
suelen hacerse varias sacudidas.
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Apretones de manos
sumisos y dominantes
Teniendo en cuenta lo que ya se ha dicho sobre la fuerza de una
peticin hecha con las palmas hacia arriba o hacia abajo, estudiemos
la importancia de esas posiciones en el apretn de manos.
Supongamos que nos acaban de presentar a alguien y se realiza un
apretn de manos.
Tres actitudes pueden transmitirse en el apretn:
La actitud de dominio: Este individuo est tratando de someterme. Voy a
estar alerta.
La de sumisin: Puedo hacer lo que quiera con esta persona.
Y la actitud de igualdad: Me gusta, nos llevaremos bien.
Estas actitudes se transmiten de forma inconsciente pero, con la
prctica y la aplicacin conscientes, las siguientes tcnicas para
estrechar la mano pueden tener un efecto inmediato en el resultado de
un encuentro con otra persona.
Comunicacin 52
Apretones de manos sumisos y
dominantes (cont.)
El dominio se transmite cuando la
palma (la de la manga oscura)
queda hacia abajo.
No es necesario que la palma
quede hacia el suelo; basta con
que est hacia abajo sobre la
palma de la otra persona.
Esta posicin le indica a uno que
el otro quiere tomar el control de
esa reunin.
Comunicacin 53
Apretones de manos sumisos y
dominantes (cont.)
La inversa del apretn dominante es
ofrecer la mano con la palma hacia
arriba). Este gesto resulta especialmente
efectivo cuando se desea ceder al otro el
control de la situacin, o hacerle sentir
que lo tiene.
Pero aunque poner la palma hacia arriba
cuando se estrecha una mano puede
denotar una actitud de sumisin
Comunicacin 54
Apretones de manos sumisos y
dominantes (cont.)
Cuando dos personas
dominantes se estrechan las
manos tiene lugar una lucha
simblica, ya que cada una trata
de poner la palma de la otra en
posicin de sumisin.
El resultado es un apretn de
manos vertical en el que cada
uno trasmite al otro un
sentimiento de respeto y
simpata.
Comunicacin 55
Apretones de manos sumisos y
dominantes (cont.)
El apretn de manos "estilo guante"
se lo llama a veces "apretn de
manos del poltico".
El iniciador trata de dar la impresin
de ser una persona digna de
confianza y honesta, pero cuando
usa esa tcnica con alguien que se
acaba de conocer, el efecto es
opuesto.
Comunicacin 56
Gestos de coquetera
El xito de algunas personas en encuentros sexuales con el
sexo opuesto, est en relacin directa con la capacidad
para enviar las seales del cortejo y para reconocerlas
cuando deben recibirse.
Las mujeres reconocen en seguida las seales del cortejo,
as como todos los gestos, pero los hombres son mucho
menos perceptivos y a menudo son totalmente ciegos al
lenguaje gestual.
Comunicacin 57
Gestos de coquetera
Como los hombres de todas las especies, se
comporta con coquetera cuando se acerca una
mujer: se llevar una mano a la garganta para
arreglarse la corbata.
Si no usa corbata, puede que alise el cuello de la
camisa, se quite alguna mota de polvo imaginaria del
hombro, o se arregle los gemelos, la camisa, la
chaqueta o cualquier otra prenda.
Tambin es posible que se pase una mano por el
cabello.
Comunicacin 58
Gestos de coquetera (cont.)
Seales y gestos femeninos de coquetera
Las mujeres usan algunos de los gestos de coquetera de los hombres,
como tocarse el cabello, alisar la ropa, colocar una mano, o ambas, en las
caderas, dirigir el cuerpo y un pie hacia el hombre, las largas miradas
ntimas y un intenso contacto visual.
Tambin pueden adoptar la postura con los pulgares en el cinturn que,
aunque es un gesto agresivo masculino, es empleado tambin por las
mujeres con su tpica gracia femenina: la posicin de un solo pulgar en el
cinturn, o saliendo de un bolso o de un bolsillo.
La excitacin les dilata las pupilas y les enciende las mejillas.
Sacudir la cabeza
Se sacude la cabeza para echar el pelo hacia atrs o apartarlo de la cara. Hasta
las mujeres con el pelo corto usan este gesto.