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REQUISITOS TCNICOS PARA EMISIN DE FACTURA ELECTRNICA


(27 de diciembre de 2011)


CONTENIDO


I. INTRODUCCIN

II. OPERACIN PARA EMPRESAS QUE UTILIZAN UNA SOLUCIN DE FACTURA
ELECTRNICA DE MERCADO.

III. OPERACIN PARA EMPRESAS QUE UTILIZAN LA SOLUCIN DE FACTURA
ELECTRNICA DEL PORTAL MIPYME DEL SII.

IV. FLUJOGRAMA DE ENVO DE DTEs A CODELCO

V. INDICACIONES PARA EL REGISTRO DE LA REFERENCIA EXIGIDA POR
CODELCO A LOS DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRNICOS (DTE)

VI. INDICACIONES PARA EL REGISTRO DE LA REFERENCIA EXIGIDA POR
CODELCO PARA LAS NOTAS DE CRDITO/DBITO ELECTRNICAS

VII. CONSIDERACIONES ADICIONALES PARA LA EMISION DE SUS DTEs.










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I. INTRODUCCIN


Codelco con el objetivo de optimizar sus procesos internos y entregar mejores respuesta a
sus proveedores y/o contratistas incorpora dentro de sus procesos, la operacin de
intercambio electrnico.

Para el caso de los documentos tributarios electrnicos (DTE), el mecanismo de intercambio
requiere del cumplimiento de ciertas condiciones que permitirn la carga en nuestros
sistemas y automatizar el proceso.

Los DTE considerados son: facturas afectas y exentas, notas de crdito y dbito.

En los DTE se deben especificar los datos comerciales relevantes (N de: Orden de Compra,
Consignacin, HES; SEP; y Gasto Mdico) en los campos especficos indicados, para que de
esta formar se produzca la carga y validacin automtica, lo cual permite contar con un mejor
proceso de pago.


Notas:
La HES (Hoja de Entrada de Servicios) es el documento mediante el cual Codelco registra
internamente y autoriza los estados de pago de servicios.

La SEP (Solicitud de Pago Electrnica) es el documento mediante el cual Codelco autoriza el
pago de una compra efectuada directamente por un rea interna que no ha utilizado la
organizacin de compras (Abastecimientos).























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II. OPERACIN PARA EMPRESAS QUE UTILIZAN UNA SOLUCIN DE FACTURA
ELECTRNICA DE MERCADO.

Ejemplos Tcnicos de Los Requerimientos del DTE (Poner especial atencin a lo
sealado en negrilla)


La solucin del Factura Electrnica que utilice su Empresa, debe considerar lo siguiente:

Para la emisin de Facturas de Materiales:

1. Orden de compra + La posicin del tem en la orden de compra:
Referencia a la Orden de Compra N 4500195544 se debe indicar en los siguientes campos del
XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Si se desea facturar slo la posicin 30 de la orden de compra o contrato, entonces el tem de la
factura debe sealar QBLI en tipo cdigo y 30 en valor cdigo.
<CdgItem>
<TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo>
<VlrCodigo>30</VlrCodigo>
</CdgItem>

2. Orden de Compra + Gua de Despacho + La posicin del tem en la orden de
compra:
Referencia a la Orden de Compra N 4500195544 se debe indicar en los siguientes campos del
XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Referencia a la Gua de Despacho N 5195 se debe indicar en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>52</TpoDocRef>
<FolioRef>5195</FolioRef>
<FchRef>2006-04-11</FchRef>
</Referencia>

Si se desea facturar slo la posicin 30 de la orden de compra o contrato, entonces el tem de la
factura debe sealar QBLI en tipo cdigo y 30 en valor cdigo.
<CdgItem>
<TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo>
<VlrCodigo>30</VlrCodigo>
</CdgItem>

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3. Orden de Compra + Anticipo
Referencia a la Orden de Compra N 4500195544 se debe indicar en los siguientes campos del
XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una factura de anticipo debe referenciar:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Anti cipo</NmbItem>

4. Orden de Compra + Reajuste de Retenciones
Referencia a la Orden de Compra N 4500195544 se debe indicar en los siguientes campos del
XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una factura por reajuste de retenciones debe referenciar:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Reajuste Retenciones</NmbItem>

5. Consignacin
Referencia a la Liquidacin de Consumo de Materiales en Consignacin que Codelco emiti con el
nmero N 511670820 se debe indicar en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>511670820</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>


Para la emisin de Facturas de Servicios:

6. HES
Referencia a la HES (Hoja Entrada de servicio) N 1001266280 se debe indicar en los siguientes
campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>1001266280</FolioRef>
<FchRef>2006-05-01</FchRef>
</Referencia>



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7. HES + Anticipo
Como an no se ha creado la HES, en la referencia indicar el nmero de contrato, en este caso, el
contrato N 4500195544 se debe indicar en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una factura de anticipo debe referenciar:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Anti cipo</NmbItem>


Para la emisin de Facturas de Miscelneos:

8. SEP
Referencia a una compra miscelnea SEP (Solicitud Electrnica de Pago) efectuada por la
persona de Codelco, se debe indicar en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>9900XXXXXX</FolioRef>
<FchRef>2006-05-01</FchRef>
</Referencia>

9. Gastos mdicos
Referencia a una compra/servicio de Gasto Mdico.
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Gasto Medico, nombre del paci ente y di visin</NmbItem>



Para Emisin de Nota de Crdito y/o Nota de Dbito de Materiales:

10. Orden de compra
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>




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11. Orden de compra + Reajuste Retenciones
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una nota de crdito o nota de dbito por reajuste de retenciones debe incorporar en:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Reajuste Retenciones</NmbItem>

12. Orden de compra + Anticipo
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una nota de crdito o nota de dbito por reajuste de retenciones debe incorporar en:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Anti cipo</NmbItem>

13. Orden de compra + Pronto Pago
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4500195544</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una nota de crdito o nota de dbito por reajuste de retenciones debe incorporar en:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Pronto Pago</NmbItem>
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14. Consignacin + Pronto Pago
Referencia a la Liquidacin de Consumo de Materiales en Consignacin que Codelco emiti con el
nmero N 511670820 se debe indicar en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>511670820</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

Una nota de crdito o nota de dbito por reajuste de retenciones debe incorporar en:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Pronto Pago</NmbItem>

Para Emisin de Nota de Crdito y/o Nota de Dbito de Servicios:

15. HES
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>1001266280</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

16. HES + Pronto Pago
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>1001266280</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>

La nota de crdito por pronto pago debe incorporar en:
<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Pronto Pago</NmbItem>





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Para Emisin de Nota de Crdito y/o Nota de Dbito de Miscelneos:

17. SEP
La nota de crdito y/o dbito debe hacer referencia a factura en los siguientes campos del XML:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>9900XXXXXX</FolioRef>
<FchRef>2006-03-01</FchRef>
</Referencia>


18. Gastos mdicos
La nota de crdito o dbito por gasto mdico debe incorporar en:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>33</TpoDocRef>
<FolioRef>41463</FolioRef>
</Referencia>

<Detalle>
<NroLinDet>1</NroLinDet>
<NmbItem>Gasto medico</NmbItem>



























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III. OPERACIN PARA EMPRESAS QUE UTILIZAN LA SOLUCIN DE FACTURA
ELECTRNICA DEL PORTAL MIPYME DEL SII.

Para las empresas que operan a travs del Portal MIPYME les recordamos que siempre
deben indicar en el campo tipo de documento: Orden de Compra, independiente de la
referencia (HES, SEP, Orden de Compra, etc).




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IV. FLUJOGRAMA DE ENVO DE DTEs A CODELCO

Codelco para poder recepcionar los documentos tributarios electrnicos de sus proveedores
y/o contratistas en forma correcta, estos deben pasar un proceso transaccional donde
participan diferentes interfaces.

Para tener una nocin clara por donde transitan los documentos tributarios electrnicos, se
entrega en el presente documento un diagrama con el flujo de recepcin y su descripcin.






Descripcin:

1. Proveedor genera un documento tributario electrnico (DTE) a travs de su solucin
de factura electrnica.
2. La solucin de factura electrnica del proveedor enva el documento en formato XML a
SII para su validacin.
3. El SII valida y enva respuesta (acuse de recibo y aceptacin) del XML a la solucin de
factura electrnica del proveedor.
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4. La solucin de factura electrnica del proveedor enva el documento tributario
electrnico en formato XML a la casilla codelcorecepcion@custodium.com para la
recepcin en Acepta.
5. Acepta recepciona el documento y enva el acuse de recibo tcnico en formato XML a
la solucin de factura electrnica del proveedor.
6. Acepta enva el documento en formato XML a Quadrem
7. Quadrem convierte el documento en un formato legible por el sistema ERP de Codelco
para su recepcin.


OBSERVACIONES Y NOTAS
El emisor del documento tributario electrnico tiene la obligacin de monitorear
y confirmar el correcto envo y recepcin de los 2 XML que se gatillan, uno hacia
SII y posteriormente el envo al receptor electrnico (Codelco)
El nico formato vlido autorizado por SII para envo de documentos electrnicos es el
XML.
El formato en PDF de un documento tributario, No es vlido para SII y tampoco para
Codelco.

Cuando el documento tributario electrnico no trae las referencias indicadas en el
presente documento, la persona de contacto de su empresa recibir un mail
informando que se ha producido el rechazo definitivo del documento tributario
electrnico, por lo tanto tendr que emitir la nota de crdito correspondiente y enviar
un nuevo documento tributario electrnico.
Una vez que el documento tributario electrnico en formato XML es recibido en
Codelco, este puede ser rechazado comercialmente dentro de los 8 das siguientes o
30 das cuando existe un acuerdo comercial entre las partes (Orden de compra y/o
contrato).



















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V. INDICACIONES PARA EL REGISTRO DE LA REFERENCIA EXIGIDA POR
CODELCO A LOS DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRNICOS (DTE)

Para asegurar la recepcin automtica de los DTEs en el sistema SAP de Codelco y as
evitar que sean rechazados por falta de identificacin, se deben cumplir los siguientes
requisitos:

1. Compras de Bienes:

a. Los documentos deben indicar el N de la Orden de Compra en la seccin
Referencias definida para ese fin (en los campos especificados del XML, ver ejemplo
tcnicos). No agregue a la numeracin ningn tipo de carcter que modifique el
nmero que le haya informado Codelco, porque va a generar un problema de
reconocimiento y generar un rechazo.

b. Las facturas deben indicar el N de la Gua de Despacho asociada, si existe, en la
seccin de Referencias definida para ese fin (en los campos especificados del XML,
ver ejemplos tcnicos).

c. Cada lnea del detalle debe contener, en la seccin Cdigo del tem, una
identificacin numrica a la posicin de la orden de compra o contrato, identificndola
a travs del tipo QBLI (ver ejemplos tcnicos). Esta informacin slo se requiere en el
archivo de cdigos para cargar en sistemas (archivo XML).

d. Emitir un DTE por cada entrega, la que debe hacer referencia solo a una Orden de
Compra.

2. Compra de Bienes en Consignacin:

Los documentos deben indicar el N de Liquidacin de Consumo de Materiales en
Consignacin, en la seccin de Referencias definida para ese fin, que bodegas le inform
va fax/correo electrnico al momento del cierre de los consumos (en los campos
especificados del XML, ver ejemplos tcnicos). No agregue a la numeracin ningn tipo de
carcter que modifique el nmero que le haya informado Codelco.

3. Compra de Servicios:

a. Los documentos deben indicar el N de la HES en la seccin de Referencias
definida para ese fin (en los campos especificados del XML, ver ejemplos tcnicos).
No agregue a la numeracin ningn tipo de carcter que modifique el nmero de la
HES que le haya informado Codelco.

b. Emitir un DTE por cada HES.

4. Compras de bienes/servicios sin contrato/orden de compra (miscelneas)

Los documentos deben indicar el N de la SEP en la seccin Referencias definida para ese
fin (en los campos especificados del XML, ver ejemplos tcnicos). No agregue a la
numeracin ningn tipo de carcter que modifique el nmero que le haya informado Codelco.
Esta informacin es de carcter obligatoria al momento de emitir la factura.
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5. Compra de bienes/servicios sin contrato/orden de compra referidos slo a Gasto Mdico.

Se debe sealar en la identificacin del primer tem la expresin Gasto Medico (sin comillas).
Ver ejemplos tcnicos

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VI. INDICACIONES PARA EL REGISTRO DE LA REFERENCIA EXIGIDA POR
CODELCO PARA LAS NOTAS DE CRDITO/DBITO ELECTRNICAS


Cada vez que emita una nota de crdito/dbito, segn el tipo de compra, debe hacer
referencia a:

1. Nmero de factura que dio origen a la Nota de crdito/dbito (en los campos
especificados del XML, ver ejemplos tcnicos).

2. Compra de bienes: N de la Orden de Compra. (en los campos especificados del
XML, ver ejemplos tcnicos).

3. Compra de servicios: N de Hoja de Entrada de Servicios (HES). (en los campos
especificados del XML, ver ejemplos tcnicos).

4. Compra de bienes en Consignacin: N de Liquidacin de Consumo. (en los campos
especificados del XML, ver ejemplos tcnicos).

5. Solicitud de pronto pago: registrar la expresin pronto pago (en los campos
especificados del XML, ver ejemplos tcnicos).

.
Cuando no se siguen las instrucciones anteriores y en cambio se registra informacin que no
corresponde en el campo Referencias, no es posible enlazar automticamente la nota de
crdito/dbito asociada, impactando el ciclo de pago.

Finalmente, cabe sealar que las Multas que Codelco descuenta por atrasos en los plazos de
pagos convenidos no deben originar emisin de Notas de Crditos.




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VII. CONSIDERACIONES ADICIONALES PARA LA EMISION DE SUS DTEs.


1. Respecto a las cantidades entregadas, se deben utilizar las unidades de medida
pactadas en la Orden de Compra referenciada.

2. El nmero de Contrato Marco (N 46nnnnnnnn) no es un dato de referencia vlido, el
correcto es el nmero de Orden de Compra (N 45nnnnnnnn) que el Gestionador de
Compras de Abastecimientos indic al momento de cerrar el negocio.

3. Cuando la facturacin corresponda a Anticipo o Reajuste de retenciones deber
registrar estas expresiones en la glosa del DTE.

4. Cuando corresponda efectuar una retencin, acordada en contrato, al importe final de
cada DTE deber dejar expresa constancia de ello en la glosa de cada documento.

5. Al ser emisor/receptor de DTE autorizado por el SII no debe enviar copia fsica de la
factura electrnica legal a su cliente (Codelco). Los sistemas de recepcin electrnica
de Codelco realizan el acuse de recibo de un DTE en forma automtica. Al respecto, el
SII en su Resolucin Exenta N 45 declara: Los registros de un documento electrnico
hechos en la contabilidad tendrn como respaldo vlido slo los documentos
archivados electrnicamente. No se podr utilizar como respaldo un documento
impreso, an cuando ste cumpla con las normas de impresin. Luego, es
responsabilidad del emisor:

a. Asegurar que su sistema de factura electrnica legal (FEL) entrega
correctamente el DTE al cliente (Codelco) en la casilla de correo electrnico
registrado en el SII (codelcorecepcion@custodium.com)

b. Verificar la recepcin en el cliente (Codelco) mediante recepcin del acuse de
recibo.

c. De no contar con el acuse de recibo correspondiente, el emisor debe verificar el
estatus de envo del DTE en cuestin.


6. Importante: Si los DTEs son enviados sin los datos de referencia establecidos en los
ttulos III, IV y V antes mencionados, sern rechazados electrnicamente, debido a la
imposibilidad de vincularlos con los registros internos de Codelco.

7. Para ms detalle y consultas respecto de trnsito de sus documentos tributarios
electrnicos, contactar al 600 550 8400 opcin 2, o mediante correo electrnico a
soportechile@quadrem.com.







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8. Implementacin de DTEs:

a. Si ha optado por la adquisicin de un producto disponible en el mercado o la
contratacin de consultora para la implementacin de un sistema de
facturacin electrnica, es recomendable que previamente lea la Gua para la
Eleccin de una Solucin de Factura Electrnica
(http://www.sii.cl/factura_electronica/prov/guia_prov_felect.pdf). Las Empresas
Proveedoras de Soluciones de Facturacin Electrnica autorizadas por el SII,
son las publicadas en
http://www.sii.cl/factura_electronica/prov/emp_prov_fe.htm

b. Las empresas que, por su bajo volumen de facturacin, cumplan con los
requisitos del SII, pueden utilizar la solucin gratuita. Puede obtener
informacin en el website del SII accediendo a travs de link
https://www1.sii.cl/Portal001/menuFacturaElectronica.html

9. Codelco, junto al SII, desarrollaron un curso de capacitacin que explica el proceso de
factura electrnica, sus ventajas y cmo proceder con el mismo. Este fue desarrollado
en la modalidad e-learnig con pedagoga que facilita el aprendizaje. Su acceso es a
travs de los portales de Codelco (http://curso.codelco), del SII
(https://www1.sii.cl/Portal001/cursoFactElect.html) y su uso es gratuito.