Elaborado por:

Comit de S.G.I.
Revisado por:


Sergio Navarro Trejos
Representante Gerencia
Oficializado por:


Luis Farias Muoz
Gerente General

MB-PG 09 Comunicacin y consulta Revisin:
N 1
Fecha Revisin: 08-
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1. OBJETO
Establecer los canales de comunicacin, o metodologa utilizada, para
recepcionar y difundir la comunicacin interna o externa, entre las partes
interesadas, en los diferentes niveles de la organizacin.
2. CAMPO DE APLICACIN
Se aplica a toda la comunicacin relevante o exigible, para l optimo
desempeo del sistema de gestin.
3. NORMAS Y REFERENCIAS
Este procedimiento general cumple con
La Norma ISO 9001:2008 de Sistemas de Gestin de la Calidad.
La Norma ISO 14001:2004 de Sistema de Gestin Medioambiental.
OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.
Referida a los requisitos de comunicacin interna y externa.
4. DEFINICIONES
Partes Interesadas: Son los sectores que tienen inters en el Sistema de
Gestin, como Gerencia, clientes, autoridades, trabajadores, comunidad, etc.

Partes Interesadas Internas: Los funcionarios de Mabet Ltda. ya sea como
personas naturales o comits.

Partes Interesadas Externas: Dems partes interesadas, Mutual de
Seguridad, Sernageomin, SNS, CONAMA, etc.

5. ENTIDADES AFECTADAS
Las entidades afectadas por ste procedimiento son todos las comunicaciones
emitidas o recepcionadas en y para la Empresa.
6. MTODO


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6.1 CLASIFICACIN DE LA COMUNICACIN
La comunicacin interna o externa, recepcionada es clasificada de acuerdo al
tipo de informacin contenida, para su entrega y difusin.

6.1.1 Informacin Tcnica.
Comprende especificaciones de equipos, licitaciones, instrumentos, o cualquier
tipo de informacin requerida, o enviada a la Empresa.

6.1.2 Informacin Administrativa.
Informacin legal, financiera, y contable, enviada o requerida por la Empresa.

6.1.3 Informacin Operativa.
Toda la informacin referida a la prestacin o realizacin del servicio, de la
Gerencia de Contrato y la Gerencia de Operaciones, se clasifica como informacin
operativa.

6.1.4 Informacin Sistema de Gestin.
La informacin relevante o requerida para el eficiente funcionamiento del
sistema de gestin, en temas de calidad, medio ambiente y seguridad, es dirigida
al comit de gestin (representante de la direccin).

6.2 RECEPCION DE LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA.
Toda comunicacin recibida, para realizar gestin sobre esta, debe mantenerse
en medio escrito.


6.2.1 Fax.

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Secretara o asistente tcnica en faena, al momento de recibir documentacin
interna o externa, procede a fotocopiar el documento archivando copia para control
interno, junto a su reporte de ser requerido.

6.2.2 Cartas.
Al recibir documentos de entidades externas, reas o departamentos son
recepcionados por secretara o asistente tcnica en faena, firmando el
comprobante de Recibo, el que es archivado para control interno de ser requerido.

6.2.3 Correo Electrnico.
La organizacin ha implementado un correo electrnico corporativo, asignando
cuentas al personal encargado de mantener un optimo funcionamiento de los
sistemas de gestin.

Los correos electrnicos recibidos, son recepcionados en los correos
personales, incluyendo de ser requerido a las dems partes interesadas (con
copia), manteniendo evidencia de su recepcin en la bandeja de entrada. La
confirmacin de la recepcin, es realizada por medio de respuesta, o confirmacin
de lectura.

6.2.4 Otros Tipos de Documentos.
La documentacin de respaldo a la comunicacin, no contenida en los puntos
anteriores, pero indispensable para el eficiente desempeo del servicio, es
canalizada por secretara o asistente tcnica, manteniendo evidencia de su
recepcin, y entrega a las partes interesadas.



6.3 DIFUSION DE LA COMUNICACION.

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La difusin de la comunicacin, implica la entrega de la documentacin de
soporte tanto al personal de faena, como al personal administrativo de oficina
Calama. Adems de los canales de comunicacin utilizados para mantener al
personal informado de las actividades, procedimientos, normativas legales,
estados de avance del sistema, requisitos e exigencias del cliente, etc.

6.3.1 Comunicacin entre reas.
Es responsabilidad de Secretara, informar al personal que labora en los
contratos ubicados en Faenas y oficina Calama, de los documentos clasificados
como Urgente (reuniones, visitas, entrega de informacin, etc.).

6.3.2 Difusin de la Comunicacin recibida.
Por medio de Correo Electrnico, el rea o departamento mantiene informado a
las partes interesadas internas o externas, de los temas u objetivos propuestos
con la comunicacin recibida.

Las Reuniones se utilizan para comunicar al personal temas especficos,
interactuando por medio de comentarios, proposiciones y planes de accin.

Las Capacitaciones, tienen como objetivo instruir al personal, y toma de
conocimiento de nuevas normativas, cambios tecnolgicos, procedimientos,
cambios o modificaciones en la organizacin y en su estructura. La metodologa
utilizada para la capacitacin del personal, se encuentra contenida en el
Procedimiento Operativo Capacitacin y Entrenamiento.

Paneles o Diario Mural, en el cual se publican, informes de entidades externas,
informacin referida a la implementacin y mantencin del sistema de Gestin a
los diferentes niveles de la organizacin, los cuales son actualizados
mensualmente.


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Talleres de aplicacin de nuevas tecnologas, metodologa de trabajo, cambios
fsicos o de funcionamiento, en actividades especficas.

Carta interna o externa, dirigidas al personal, o toma de conocimiento de reas
o departamentos.

El personal, rea o departamento encargado de difundir la comunicacin,
seleccionara el canal de mayor efectividad sealado anteriormente, basado en el
tipo informacin recibida.

De acuerdo a lo anterior el Encargado del SGI ser el responsable de difundir y
dar a conocer la comunicacin recibida interna o externa, en temas relacionados
con los sistemas de Gestin.

6.3.3 Las comunicaciones y reuniones grupales tanto en faena como en casa
matriz se llevaran registradas de acuerdo a formulario MB PG 01
Comunicaciones y reuniones grupales donde se reflejara el tipo, cantidad de
trabajadores, fecha, relator, temario, etc. de reunin o comunicacin tanto interna
como externa en sus diferentes reas.

6.3 EMISION O RESPUESTA DE COMUNICACIN DEL SISTEMA.

El tiempo mximo establecido para dar respuesta a la comunicacin recibida es de
48 hrs.

Correo electrnico,. remitir la respuesta a la direccin de origen, con copia a las
parte interesadas, manteniendo respaldo en la bandeja de salida de ser requerido.

Carta Interna y Externa es canalizada por secretara, asignando un nmero
correlativo para la identificacin y respaldo de la informacin enviada. Sealando el

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rea o departamento de origen, el destino interno o externo, y la descripcin o
tema sealado.

Cubierta de Fax, utilizada como cubierta al envo de documentacin, asignando
un correlativo para la identificacin y respaldo de la informacin enviada.
Sealando el tipo de documento, numero de paginas, rea o departamento emisor
y destinatario.

La documentacin enviada en respuesta, a solicitudes de documentacin, toma
de conocimiento o informacin, es canalizada por secretara Calama. Teniendo la
obligacin de informar a Secretara de la Urgencia de la Documentacin a ser
enviada.

6.3 CONCLUSIONES.
A travs de las reuniones programadas entre las diferentes niveles de la
organizacin, y las reuniones del comit paritario (en caso de existir), la
organizacin consulta al personal sobre:

Poltica, Objetivos y Metas.
Impactos Ambientales Significativos, producto de la prestacin del servicio.
Riesgos Significativos asociados a las reas de trabajo.
Programas de Gestin.
Cualquier suceso que afecte la Salud y Seguridad Ocupacional en los lugares
de trabajo y el medio ambiente.

Manteniendo registros de las consultas

7. REGISTROS
Formulario MB PG 01 Comunicaciones y reuniones grupales


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8. CONTROL DE CAMBIOS




9. ANEXOS.
No Aplica.
Revisin N Identificacin de la modificacin Fecha
01 Se agrega cuadro de control de cambios 08-03-2012