Versin:

E.GC-03 6 Da 8 Mes
Marietta Velsquez R. CARGO:
Clara Ins Aristizbal R. CARGO:
Clara Ins Aristizbal R. CARGO:
RIGE A PARTIR DE
3/22/2011
8/16/2011
4/8/2013
c
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Plantilla para procedimientos
ELABOR:
REVIS:
APROB:
Profesional Especializado Grado 13, cdigo 2028
Se actualiza a una nueva versin el procedimiento de auditoras internas de calidad, en respuesta al grado de avance y desarrollo del SIG de la
Universidad.
4
5
Se realizan ajustes al flujograma, responsabilidades en la auditora de calidad y ajuste al formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de
calidad", donde se incluy lista de despliegue para seleccionar los requisitos de la norma NTCGP 1000 de acuerdo a sugerencias de auditora externa de
icontec.
Este procedimiento aplica para todos los Macroprocesos del SIG de la Universidad del Quindo desde la planeacin y ejecucin de las auditorias internas de calidad, hasta la verificacin de la eficacia de las acciones
producto de las mismas.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
MACROPROCESO: GESTIN DE LA CALIDAD
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
Cdigo:
VERSIN DEL DOCUMENTO DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Fecha de Aprobacin:
Si usted copia o imprime este documento, el SIG de la Universidad del Quindo lo considerar No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versin actualizada y controlada de este documento, consulte
siempre la pgina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema Integrado de Gestin.
Vicerrectora Administrativa
Establecer la metodologa y los lineamientos a seguir para la planeacin, ejecucin y seguimiento de las Auditoras internas de calidad que determinan la eficacia y conformidad del Sistema Integrado de Gestin con las
disposiciones planificadas, los requisitos de la Norma GP 1000:2009 y los requisitos establecidos por la Universidad del Quindo.
1. OBJETIVO:
Vicerrectora Administrativa
HISTORIAL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO
6
-Ajustes en el procedimiento relacionados con la nueva versin de la Iso 19011:2011 , as: inclusin de otros trminos, ajuste en el perfil de los auditores
de calidad, conocimientos y habilidades.
-Ampliacin e inclusin de cuadro-gua para la elaboracin de listas de verificacin con base en el ciclo PHVA.
-Simplificacin del flujograma (eliminacin de los pasos 6-11,14-16, 25 y 26).
-Identificacin de controles.
Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda.
Alcance de la Auditora: Marco o lmite de la auditora en el que se determina el tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundizacin de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodologa
aplicable.
Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la
auditora interna.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
2. ALCANCE:
4. REFERENCIA NORMATIVA
Resolucin de Rectora No. 0877 del 22 de diciembre de 2006. Por la cual se definen algunos roles para la implementacin del Modelo Estndar del Control Interno MECI 1000:2005 en la universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del Modelo Estndar de control Interno MECI:2005 y el Sistema de Gestin de la Calidad
NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 1120 del 2 de diciembre de 2008. Por medio de la cual se modifica la Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008.
NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTCGP 1000: 2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTC ISO 9001: 2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.
Norma Tcnica Colombiana Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica GP1000:2009.
NTC-ISO 19011. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
Conclusiones: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de sta.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Equipo auditor: Equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Evidencia de Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Hallazgos de Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora como oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental).
Lista de verificacin: Formato donde se consignan los criterios de auditora que sern verificados en la ejecucin, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macroproceso a auditar.
No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
Observacin (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.
Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora contina del SIG.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
Programa: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo
las auditoras.
Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto yo servicio y pueden ser del cliente, legales, de la organizacin o de la norma de calidad.
Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situacin indeseada que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Verificacin: Confirmacin mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.
5. CONDICIONES GENERALES
AUDITOR
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Participar en la elaboracin del Plan de Auditora.
- Conocer los documentos relacionados con el macroproceso a auditar; diligenciar los registros del procedimiento y elaborar el reporte de auditora con el auditor principal.
- Informar al auditado durante la auditora sobre los hallazgos encontrados, en trminos de No conformidad, Conformidad, Fortalezas, Oportunidades de mejora y Observaciones.
- Recolectar evidencias de la auditora.
- Elaborar informe de auditoras realizadas.
- Ser objetivo en la elaboracin del informe.
- Asegurar la confidencialidad en sus actividades de auditora.
- Comunicar de manera oportuna los impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses.
5.1 RESPONSABILIDADES
ALTA DIRECCIN
- Otorgar los recursos y apoyo necesarios para llevar a cabo las auditorias al SIG.
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Comunicar a los lderes de macroprocesos los planes de auditora.
- Coordinar la evaluacin de los auditores internos de calidad.
- Velar por la correcta coordinacin de las auditoras internas de calidad.
- Gestionar formacin para los auditores.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
- Aprobar o modificar el Programa de Auditoras Internas de calidad.
- Definir las acciones que correspondan a tomar en respuesta a los consolidados de informes de auditora.
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:
- Realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y DESARROLLO:
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
- Coordinar el cronograma anual de las auditoras internas de calidad y presentarlo al comit coordinador de control interno para aprobacin.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
- Coordinar las auditoras y realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Revisar los planes e informes de auditora presentados por el auditor principal.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Codificar y llevar control de las acciones.
- Publicar en la pgina web la programacin de las auditoras de calidad.
AUDITOR PRINCIPAL
- Planificar el uso de recursos y tiempo.
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Explicar a los auditados el alcance y criterios de auditora.
- Dirigir la auditora al logro de los objetivos propuestos.
- Prevenir y resolver conflictos.
- Preparar y entregar el informe de la auditora.
5.3 DEFINICIN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORA, EL ALCANCE DE LA MISMA, SU FRECUENCIA Y METODOLOGA
a. Estos aspectos, ms los establecidos en la norma ISO 19011 se deben tener en cuenta en la realizacin del Plan de Auditora.
b. El Plan de Auditora es comunicado por el Auditor principal al lder del Macroproceso.
c. El auditor principal y el lder del macroproceso acuerdan los horarios de realizacin de las auditoras.
d. Los requisitos de auditora a considerar son: La NTCGP 1000:2009, documentos propios del macroproceso, requisitos legales y/o reglamentarios.
e. De requerirse un experto tcnico, se buscar al interior de la universidad o a travs de convenios establecidos por la Universidad con otras entidades o a travs de la formacin de los auditores internos existentes
segn el caso necesario para la auditora.
f. Para las auditoras a los laboratorios, los expertos tcnicos deben de contar con experiencia en los mtodos de ensayo a evaluar o bien demostrar que han participado como expertos tcnicos en la elaboracin de las listas
de verificacin.
g. En la planeacin de auditora y elaboracin de las listas de verificacin se deben de considerar los resultados de auditoras previas y el seguimiento de las Acciones Correctivas.
5.4 CONDICIONES PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORIA
Los auditores deben tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditora:
a. Revisin documental: La documentacin se podr consultar en la pgina web de la Universidad (www.uniquindio.edu.co) , en el link del Sistema Integrado de Gestin y de requerir documentacin complementaria a los
lderes de macroprocesos.
b. Diligenciamiento de los formatos de la auditoria "Plan e informe de auditoria interna de calidad", lista de verificacin, listas de chequeo.
Cmo Elaborar una Lista de Verificacin:
Recopile y estudie la documentacin referente al macroproceso y a los procedimientos a auditar; identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart / Deming) de
acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, los requisitos de la norma NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los aspectos especficos del elemento del sistema de gestin auditado (facultad,
programa, asignatura, proyecto, entre otros), que demuestren el alcance de la planeacin de la auditora. Es decir, estas listas se deben disear con el fin de que cubran el PHVA de los procesos que integran el
Macroproceso.
Puede tomarse el cuadro de la hoja 2 del archivo de este procedimiento, como gua para verificar numerales de la Norma de Calidad dentro del Ciclo PHVA
5.2 CONDICIONES PARA LA PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS DE CALIDAD
El documento establecido para el control y aplicacin de auditoras de calidad es el registro Programa de Auditoras de Calidad (Cronograma), el cual debe contener:
b. Las auditoras programadas para los distintos Macroprocesos/procesos de la Universidad.
c. Las auditorias determinadas por el estado de los macroprocesos (Nuevos o de reciente certificacin, resultados de auditoras previas, quejas de usuarios, resultados de la revisin por la Alta Direccin, entre otros.)
d. Los auditores asignados (Auditor principal y auditor acompaante).
El estado e importancia de las auditoras, son determinadas por el representante de la Alta Direccin, el equipo SIG y el lder del Equipo Auditor, basadas en:
Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.
Resultados de la revisin por la Alta Direccin.
Quejas de usuarios.
Procesos relacionados con la prestacin del servicio o de enfoque al usuario.
Elementos del Sistema Integrado de Gestin con dificultades.
Nuevos procedimientos.
Riesgos para la organizacin.
Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.
Actividades crticas o de difcil control y seguimiento.
Cambios tecnolgicos o humanos en la institucin.
AUDITOR DE INTERNO DE CALIDAD
Formacin tcnica, tecnolgica o profesional en
cualquier disciplina.
Dos aos de experiencia laborando en la
Universidad del Quindo
Estructura norma NTCGP 1000
Estructura norma ISO 9001
Estructura norma NTC 19011
Administracin del riesgo
MECI Modelo Estndar de Control Interno.
Haber realizado por lo menos una auditora o
haber participado en una auditoria como auditor
acompaante.
AUDITOR LIDER
EDUCACION
EXPERIENCIA LABORAL
FORMACIN
Profesional en cualquier rea del conocimiento.
Dos aos de experiencia laborando en la Universidad del Quindo.
Dos aos de experiencia como auditor interno de calidad.
Estructura norma NTCGP 1000
Estructura norma ISO 9001
Estructura norma NTC 19011
Administracin del riesgo
MECI Modelo Estndar de Control Interno.
EXPERIENCIA 30 horas de auditoria certificadas en Auditorias de Calidad.
PARMETROS
5.5 CONDICIONES PARA EL INFORME FINAL DE AUDITORA
a. Para la realizacin del informe final de auditora, el equipo auditor de macroproceso realiza mesa de trabajo.
b. El auditor principal entrega su reporte al equipo SIG y se realiza retroalimentacin de la auditora.
c. Cualquier opinin divergente relativa a las No conformidades u observaciones o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado, deben discutirse y de ser posible resolverse. Si no se resuelven, se registran las dos
opiniones en el informe y sern finalmente resueltas por la representante de la Alta Direccin y el equipo SIG .
d. Posteriormente se entrega una copia del informe al lder del macroproceso auditado.
e. Los resultados del ciclo de auditora son comunicados al Comit Coordinador de Control Interno.
5.6 CONDICIONES PARA EL MACROPROCESO AUDITADO
a. El Lder del macroproceso auditado debe asegurarse de que se toman acciones sin demora justificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas (NTC GP 1000: 2009, numeral 8.2.2)
b. El lder del macroproceso debe evaluar imparcialmente el desarrollo y cumplimiento de la auditoria, as como el desempeo de los auditores una vez le sea entregado el informe final de auditoria interna de calidad y
enviar la evaluacin por correo electrnico al equipo del SIG.
5.7 PERFIL DE LOS AUDITORES DE CALIDAD
d. Ejecucin de la auditora:
- Reunin de apertura: El equipo auditor, realiza reunin de apertura con auditados, con el fin de socializar el Plan de Auditora, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la asistencia del personal que participa
en la auditoria se utiliza el formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
- Recoleccin de la informacin: A travs de entrevistas, revisin documental, observacin del desarrollo de actividades y condiciones de las reas, el auditor rene evidencias objetiva, teniendo en cuenta:
Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial.
Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros.
Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan efectivamente.
Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando como evidencia los registros.
Identificar si lo solicitado en la norma est documentado y si es efectivo.
Cuando se observen desviaciones, se debe informar al auditado para obtener el reconocimiento y la veracidad de los hallazgos de no conformidades. Una vez se recopile, el auditor, debe determinar si es conforme o no,
con los criterios de auditoras. Si el auditor no est seguro debe discutirse con los dems miembros del equipo auditor.
Las no conformidades, deben describirse en el formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de calidad", de manera comprensible, clara, precisa y completa teniendo en cuenta los diferentes campos, y
especialmente:
La evidencia de auditora para apoyar los hallazgos del auditor
El requisito que se incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).
- Reunin de cierre:
Lectura del reporte o informe de auditora presentando los hallazgos encontrados en la misma, y generalidades.
Se define el tiempo para la entrega del informe de auditoras.
Se firma lista de asistencia en formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
De acuerdo a los hallazgos detectados en la Auditoria, el lder y/o los responsables de actividades del macroproceso auditado debern diligenciar el registro plan de mejoramiento", con el anlisis de causas y la accin a
implementar, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora (E-GC-04).
N SIMBOLO
1 INICIO
5
2
3 ACTIVIDAD

4 DECISION

Seleccionar auditores (equipo auditor) y asignar a los

macroprocesos.
Representante de la Alta Direccin
Jefe Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Equipo del SIG
Se realiza la seleccin del equipo auditor, teniendo en cuenta el
perfil establecido y el listado de auditores internos de calidad.
6. CONTENIDO
FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD / DESCRIPCIN OBSERVACIONES RESPONSABLE(S)
Revisar el programa anual de auditorias internas para su
aprobacin:
Se aprueba: Paso 5
Requiere de ajustes para su aprobacin: Paso 4
Comit Coordinador de Control Interno
Elaborar el programa anual de auditorias internas de calidad y
presentar al Comit Coordinador de Control interno para su
aprobacin.
Equipo SIG
5.9 SELECCIN DE AUDITORES DE CALIDAD
.-La seleccin de auditores internos de calidad se realiza teniendo en cuenta la informacin del Consolidado seleccin de auditores internos de calidad (E.GC-03.F.01) y las hojas de vida.
-Los responsables de la seleccin de auditores son: El representante de la Alta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin, el jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, el jefe de Planeacin y Desarrollo y equipo SIG.
5.10 EVALUACIN DE AUDITORES DE CALIDAD
- Al terminar cada auditora, el auditado evaluar el proceso de Auditora y al Auditor (E.GC-03.F.02-EVALUACIN AUDITOR Y PROCESO DE AUDITORA)
- El equipo del Sistema Integrado de Gestin consolida la informacin de las evaluaciones.
- Anualmente la representante de la Alta Direccin evaluar los auditores respecto a sus atributos, conocimientos y habilidades en auditoria interna de calidad.
Con base en el resultado de las evaluaciones, se programaran los temas de capacitacin para los auditores internos de calidad de la Universidad.
5.8 ATRIBUTOS PERSONALES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE CALIDAD
Los auditores deben cumplir con determinadas caractersticas entre las cuales se destacan las cualidades personales, conocimientos y habilidades.
Atributos Personales:
Mentalidad Abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.
Diplomacia: poseer tacto en el trato con las personas.
Observador: informado en forma constante y activa de los alrededores fsicos y actividades.
Persistencia: enfocado en lograr objetivos
Confianza: acta y funciona independiente mientras interacta efectivamente con los dems.
Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y anlisis lgico.
Objetivo: emitir juicios veraces, objetivos y de forma transparente
Confidencialidad: deben respetar el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no pueden divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo.
Responsabilidad: ser responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de la auditora; ha de actuar con un claro concepto del deber para el cumplimiento del fin encomendado y entragar oportunamente los
registros de las auditora.
Conocimientos y Habilidades:
Conocimiento de herramientas, mtodos estadsticos y tcnicas de calidad y su aplicacin.
Conocimiento de la Universidad del Quindo, su normatividad legal y otros requisitos aplicables.
Conocimiento de la terminologa, principios de la gestin de la calidad y su aplicacin.
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria.
Tcnicas para recopilar informacin y establecer la veracidad y suficiencia de la misma.
Enfoque basado en procesos.
Mejora continua.
Entrenamiento y experiencia en la realizacin de Auditoras internas de calidad.
Capacidad de identificar desviaciones.
Organiza y planifica el trabajo eficazmente.
Establece prioridades y se centra en asuntos de importancia.
5 ACTIVIDAD

6 ACTIVIDAD

7 ACTIVIDAD

8 ACTIVIDAD

9 ACTIVIDAD

10 ACTIVIDAD

11 ACTIVIDAD

12 ACTIVIDAD

13 ACTIVIDAD

Realizar la reunin de cierre y presentar un informe preliminar.

Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados
En la reunin de cierre se comentan los hallazgos, fortalezas y
oportunidades de mejora encontradas, deben de verificarse que
los hallazgos son concertados y aprobados por el auditado.
El informe preliminar debe ser claro y preciso. Se explican los
compromisos que adquiere el auditado (analizar la causa raz e
identificar sobre ellas, las acciones de mejoramiento a realizar,
con el objetivo de eliminarlas).
Auditor principal
Auditor acompaante
Estudiar, analizar y evaluar a documentacin del macroproceso
segn el alcance de la auditoria, con el objeto de conocer el
estado (caracterizacin, procedimientos, indicadores, riesgos,
planes de mejoramiento de auditoras anteriores, normatividad,
requisitos cliente, entre otros).
Elaborar lista de verificacin segn el alcance de la auditoria, para
una orientacin bsica de elementos que sean importantes de
evaluar, verificar y evidenciar, en el desarrollo de la entrevista,
siguiendo el PHVA del macroproceso con base en la revisin
documental y analizando los requisitos de la norma
NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los
aspectos especficos del elemento del sistema de gestin
auditado (ver cuadro-gua elaboracin lista verificacin hoja 2 de
este procedimiento)
Realizar la reunin de apertura.
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados
Realizar reunin de apertura con el llder y equipo de trabajo. El
propsito es: a) Confirmar el plan de auditora. b) Proporcionar
un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de
auditora. c) Confirmar los canales de comunicacin, d) permitir la
aclaracin de dudas e inquietudes.
Recopilar y verificar informacin .
Auditor principal
Auditor acompaante
Registrar en la lista de verificacin, las evidencias aportadas por el
Auditado y el juicio que se forme por el Auditor sobre la actividad
evaluada.
Las evidencias encontradas son clasificadas en los diferentes
hallazgos de auditoria.
Para el caso de auditorias de seguimiento, se debe verificar el
cierre de las acciones implementadas como resultado de los
hallazgos de la auditoria inicial.
Preparar conclusiones de auditora para presentar en la reunin
de cierre de la auditoria.
Auditor principal
Auditor acompaante
Enviar y socializar el plan de auditora al Lider del macroproceso
auditado.
Auditor Principal
El plan de auditora se enva por correo electrnico al lder del
macroproceso con 10 das hbiles de anticipacin a la fecha de
realizacin de la auditoria de calidad.
Elaborar el plan de auditoria.
Auditor principal
Auditor acompaante
Se deben incluir en el objetivo de las auditorias la verificacin de
la eficacia, eficiencia y efectividad de los mtodos de trabajo y la
capacidad de los controles para detectar y bloquear
efectivamente los riesgos existentes.
El equipo SIG realiza seguimiento a la entrega del plan de
auditora
Estudiar la documentacin del macroproceso a auditar y
elaborar lista de verificacin.
Realizar los ajustes sugeridos por el Comit Coordinador de
Control interno y pasar al paso 2 nuevamente.
Representante de la alta direccin.
Equipo SIG
El Comit Coordinador de Control Interno ser quien determine
qu ajustes ameriten llevarse nuevamente para aprobacin.
Convocar y Presentar el programa anual de auditorias internas
de calidad a los lderes de los macroprocesos y auditores
internos designados.
Representante de la alta direccin.
Equipo SIG
Auditores internos.
Lderes de Macroprocesos
Los auditores y auditados pueden hacer solicitud con justificacin
de ajustes al programa de auditorias internas de calidad al equipo
SIG con el visto bueno de representate de la Alta Direccin.
En caso de requerirse la inclusin de auditorias extraordinarias en
el programa, se presentan ante el comit Coordinador de Control
Interno.
14 ACTIVIDAD

15 ACTIVIDAD

16 ACTIVIDAD

Retroalimentar el informe de auditora con el equipo SIG .

Auditor principal
Auditor acompaante
Representante de la Alta Direccin
Equipo SIG
Durante esta reunin pueden realizarse ajustes al informe.
Comunicar el informe de la auditoria interna de calidad al lder
del Macroproceso auditado.
Auditor principal
El informe se enva por correo electrnico al lder del
macroproceso con copia al equipo SIG, a los 7 das hbiles
siguientes a la ejecucin de la auditoria .
Si transcurridos 2 das no se tienen observaciones por parte del
lder del macroproceso, se da por aceptado dicho informe.
El lder revisa que el informe de auditoria interna de calidad no
presente inconsistencias y este debidamente diligenciado.
En caso de que lo requiera, el macroproceso auditado puede
contar con la asistencia de un representante del equipo del SIG
para apoyar en la revisin y anlisis del informe de auditoria
presentado y en el diseo de las acciones.
Elaborar el informe de auditoria interna de calidad.
Auditor principal
Auditor acompaante
4 Ao 2013
FECHA: 4/1/2013
FECHA: 4/1/2013
FECHA: 4/8/2013
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Plantilla para procedimientos
Profesional Especializado Grado 13, cdigo 2028
Se actualiza a una nueva versin el procedimiento de auditoras internas de calidad, en respuesta al grado de avance y desarrollo del SIG de la
Universidad.
Se realizan ajustes al flujograma, responsabilidades en la auditora de calidad y ajuste al formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de
calidad", donde se incluy lista de despliegue para seleccionar los requisitos de la norma NTCGP 1000 de acuerdo a sugerencias de auditora externa de
icontec.
Este procedimiento aplica para todos los Macroprocesos del SIG de la Universidad del Quindo desde la planeacin y ejecucin de las auditorias internas de calidad, hasta la verificacin de la eficacia de las acciones
producto de las mismas.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
GESTIN DE LA CALIDAD
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Fecha de Aprobacin:
Si usted copia o imprime este documento, el SIG de la Universidad del Quindo lo considerar No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versin actualizada y controlada de este documento, consulte
siempre la pgina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema Integrado de Gestin.
Vicerrectora Administrativa
Establecer la metodologa y los lineamientos a seguir para la planeacin, ejecucin y seguimiento de las Auditoras internas de calidad que determinan la eficacia y conformidad del Sistema Integrado de Gestin con las
disposiciones planificadas, los requisitos de la Norma GP 1000:2009 y los requisitos establecidos por la Universidad del Quindo.
1. OBJETIVO:
Vicerrectora Administrativa
HISTORIAL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO
-Ajustes en el procedimiento relacionados con la nueva versin de la Iso 19011:2011 , as: inclusin de otros trminos, ajuste en el perfil de los auditores
de calidad, conocimientos y habilidades.
-Ampliacin e inclusin de cuadro-gua para la elaboracin de listas de verificacin con base en el ciclo PHVA.
-Simplificacin del flujograma (eliminacin de los pasos 6-11,14-16, 25 y 26).
-Identificacin de controles.
Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda.
Alcance de la Auditora: Marco o lmite de la auditora en el que se determina el tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundizacin de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodologa
aplicable.
Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la
auditora interna.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
2. ALCANCE:
4. REFERENCIA NORMATIVA
Resolucin de Rectora No. 0877 del 22 de diciembre de 2006. Por la cual se definen algunos roles para la implementacin del Modelo Estndar del Control Interno MECI 1000:2005 en la universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del Modelo Estndar de control Interno MECI:2005 y el Sistema de Gestin de la Calidad
NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 1120 del 2 de diciembre de 2008. Por medio de la cual se modifica la Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008.
NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTCGP 1000: 2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTC ISO 9001: 2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.
Norma Tcnica Colombiana Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica GP1000:2009.
NTC-ISO 19011. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
Conclusiones: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de sta.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Equipo auditor: Equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Evidencia de Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Hallazgos de Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora como oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental).
Lista de verificacin: Formato donde se consignan los criterios de auditora que sern verificados en la ejecucin, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macroproceso a auditar.
No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
Observacin (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.
Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora contina del SIG.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
Programa: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo
las auditoras.
Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto yo servicio y pueden ser del cliente, legales, de la organizacin o de la norma de calidad.
Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situacin indeseada que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Verificacin: Confirmacin mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.
5. CONDICIONES GENERALES
AUDITOR
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Participar en la elaboracin del Plan de Auditora.
- Conocer los documentos relacionados con el macroproceso a auditar; diligenciar los registros del procedimiento y elaborar el reporte de auditora con el auditor principal.
- Informar al auditado durante la auditora sobre los hallazgos encontrados, en trminos de No conformidad, Conformidad, Fortalezas, Oportunidades de mejora y Observaciones.
- Recolectar evidencias de la auditora.
- Elaborar informe de auditoras realizadas.
- Ser objetivo en la elaboracin del informe.
- Asegurar la confidencialidad en sus actividades de auditora.
- Comunicar de manera oportuna los impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses.
5.1 RESPONSABILIDADES
ALTA DIRECCIN
- Otorgar los recursos y apoyo necesarios para llevar a cabo las auditorias al SIG.
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Comunicar a los lderes de macroprocesos los planes de auditora.
- Coordinar la evaluacin de los auditores internos de calidad.
- Velar por la correcta coordinacin de las auditoras internas de calidad.
- Gestionar formacin para los auditores.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
- Aprobar o modificar el Programa de Auditoras Internas de calidad.
- Definir las acciones que correspondan a tomar en respuesta a los consolidados de informes de auditora.
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:
- Realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y DESARROLLO:
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
- Coordinar el cronograma anual de las auditoras internas de calidad y presentarlo al comit coordinador de control interno para aprobacin.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
- Coordinar las auditoras y realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Revisar los planes e informes de auditora presentados por el auditor principal.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Codificar y llevar control de las acciones.
- Publicar en la pgina web la programacin de las auditoras de calidad.
AUDITOR PRINCIPAL
- Planificar el uso de recursos y tiempo.
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Explicar a los auditados el alcance y criterios de auditora.
- Dirigir la auditora al logro de los objetivos propuestos.
- Prevenir y resolver conflictos.
- Preparar y entregar el informe de la auditora.
5.3 DEFINICIN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORA, EL ALCANCE DE LA MISMA, SU FRECUENCIA Y METODOLOGA
a. Estos aspectos, ms los establecidos en la norma ISO 19011 se deben tener en cuenta en la realizacin del Plan de Auditora.
b. El Plan de Auditora es comunicado por el Auditor principal al lder del Macroproceso.
c. El auditor principal y el lder del macroproceso acuerdan los horarios de realizacin de las auditoras.
d. Los requisitos de auditora a considerar son: La NTCGP 1000:2009, documentos propios del macroproceso, requisitos legales y/o reglamentarios.
e. De requerirse un experto tcnico, se buscar al interior de la universidad o a travs de convenios establecidos por la Universidad con otras entidades o a travs de la formacin de los auditores internos existentes
segn el caso necesario para la auditora.
f. Para las auditoras a los laboratorios, los expertos tcnicos deben de contar con experiencia en los mtodos de ensayo a evaluar o bien demostrar que han participado como expertos tcnicos en la elaboracin de las listas
de verificacin.
g. En la planeacin de auditora y elaboracin de las listas de verificacin se deben de considerar los resultados de auditoras previas y el seguimiento de las Acciones Correctivas.
5.4 CONDICIONES PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORIA
Los auditores deben tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditora:
a. Revisin documental: La documentacin se podr consultar en la pgina web de la Universidad (www.uniquindio.edu.co) , en el link del Sistema Integrado de Gestin y de requerir documentacin complementaria a los
lderes de macroprocesos.
b. Diligenciamiento de los formatos de la auditoria "Plan e informe de auditoria interna de calidad", lista de verificacin, listas de chequeo.
Cmo Elaborar una Lista de Verificacin:
Recopile y estudie la documentacin referente al macroproceso y a los procedimientos a auditar; identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart / Deming) de
acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, los requisitos de la norma NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los aspectos especficos del elemento del sistema de gestin auditado (facultad,
programa, asignatura, proyecto, entre otros), que demuestren el alcance de la planeacin de la auditora. Es decir, estas listas se deben disear con el fin de que cubran el PHVA de los procesos que integran el
Macroproceso.
Puede tomarse el cuadro de la hoja 2 del archivo de este procedimiento, como gua para verificar numerales de la Norma de Calidad dentro del Ciclo PHVA
5.2 CONDICIONES PARA LA PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS DE CALIDAD
El documento establecido para el control y aplicacin de auditoras de calidad es el registro Programa de Auditoras de Calidad (Cronograma), el cual debe contener:
b. Las auditoras programadas para los distintos Macroprocesos/procesos de la Universidad.
c. Las auditorias determinadas por el estado de los macroprocesos (Nuevos o de reciente certificacin, resultados de auditoras previas, quejas de usuarios, resultados de la revisin por la Alta Direccin, entre otros.)
d. Los auditores asignados (Auditor principal y auditor acompaante).
El estado e importancia de las auditoras, son determinadas por el representante de la Alta Direccin, el equipo SIG y el lder del Equipo Auditor, basadas en:
Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.
Resultados de la revisin por la Alta Direccin.
Quejas de usuarios.
Procesos relacionados con la prestacin del servicio o de enfoque al usuario.
Elementos del Sistema Integrado de Gestin con dificultades.
Nuevos procedimientos.
Riesgos para la organizacin.
Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.
Actividades crticas o de difcil control y seguimiento.
Cambios tecnolgicos o humanos en la institucin.
AUDITOR LIDER
Profesional en cualquier rea del conocimiento.
Dos aos de experiencia laborando en la Universidad del Quindo.
Dos aos de experiencia como auditor interno de calidad.
Estructura norma NTCGP 1000
Estructura norma ISO 9001
Estructura norma NTC 19011
Administracin del riesgo
MECI Modelo Estndar de Control Interno.
30 horas de auditoria certificadas en Auditorias de Calidad.
5.5 CONDICIONES PARA EL INFORME FINAL DE AUDITORA
a. Para la realizacin del informe final de auditora, el equipo auditor de macroproceso realiza mesa de trabajo.
b. El auditor principal entrega su reporte al equipo SIG y se realiza retroalimentacin de la auditora.
c. Cualquier opinin divergente relativa a las No conformidades u observaciones o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado, deben discutirse y de ser posible resolverse. Si no se resuelven, se registran las dos
opiniones en el informe y sern finalmente resueltas por la representante de la Alta Direccin y el equipo SIG .
d. Posteriormente se entrega una copia del informe al lder del macroproceso auditado.
e. Los resultados del ciclo de auditora son comunicados al Comit Coordinador de Control Interno.
5.6 CONDICIONES PARA EL MACROPROCESO AUDITADO
a. El Lder del macroproceso auditado debe asegurarse de que se toman acciones sin demora justificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas (NTC GP 1000: 2009, numeral 8.2.2)
b. El lder del macroproceso debe evaluar imparcialmente el desarrollo y cumplimiento de la auditoria, as como el desempeo de los auditores una vez le sea entregado el informe final de auditoria interna de calidad y
enviar la evaluacin por correo electrnico al equipo del SIG.
5.7 PERFIL DE LOS AUDITORES DE CALIDAD
d. Ejecucin de la auditora:
- Reunin de apertura: El equipo auditor, realiza reunin de apertura con auditados, con el fin de socializar el Plan de Auditora, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la asistencia del personal que participa
en la auditoria se utiliza el formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
- Recoleccin de la informacin: A travs de entrevistas, revisin documental, observacin del desarrollo de actividades y condiciones de las reas, el auditor rene evidencias objetiva, teniendo en cuenta:
Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial.
Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros.
Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan efectivamente.
Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando como evidencia los registros.
Identificar si lo solicitado en la norma est documentado y si es efectivo.
Cuando se observen desviaciones, se debe informar al auditado para obtener el reconocimiento y la veracidad de los hallazgos de no conformidades. Una vez se recopile, el auditor, debe determinar si es conforme o no,
con los criterios de auditoras. Si el auditor no est seguro debe discutirse con los dems miembros del equipo auditor.
Las no conformidades, deben describirse en el formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de calidad", de manera comprensible, clara, precisa y completa teniendo en cuenta los diferentes campos, y
especialmente:
La evidencia de auditora para apoyar los hallazgos del auditor
El requisito que se incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).
- Reunin de cierre:
Lectura del reporte o informe de auditora presentando los hallazgos encontrados en la misma, y generalidades.
Se define el tiempo para la entrega del informe de auditoras.
Se firma lista de asistencia en formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
De acuerdo a los hallazgos detectados en la Auditoria, el lder y/o los responsables de actividades del macroproceso auditado debern diligenciar el registro plan de mejoramiento", con el anlisis de causas y la accin a
implementar, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora (E-GC-04).
Se realiza la seleccin del equipo auditor, teniendo en cuenta el
perfil establecido y el listado de auditores internos de calidad.
Listado
de auditores internos de calidad.
Formato consolidado seleccin de
auditores (E.GC-03.F.01 )
6. CONTENIDO
FLUJOGRAMA
OBSERVACIONES DOCUMENTO Y/O REGISTRO
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
5.9 SELECCIN DE AUDITORES DE CALIDAD
.-La seleccin de auditores internos de calidad se realiza teniendo en cuenta la informacin del Consolidado seleccin de auditores internos de calidad (E.GC-03.F.01) y las hojas de vida.
-Los responsables de la seleccin de auditores son: El representante de la Alta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin, el jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, el jefe de Planeacin y Desarrollo y equipo SIG.
5.10 EVALUACIN DE AUDITORES DE CALIDAD
- Al terminar cada auditora, el auditado evaluar el proceso de Auditora y al Auditor (E.GC-03.F.02-EVALUACIN AUDITOR Y PROCESO DE AUDITORA)
- El equipo del Sistema Integrado de Gestin consolida la informacin de las evaluaciones.
- Anualmente la representante de la Alta Direccin evaluar los auditores respecto a sus atributos, conocimientos y habilidades en auditoria interna de calidad.
Con base en el resultado de las evaluaciones, se programaran los temas de capacitacin para los auditores internos de calidad de la Universidad.
5.8 ATRIBUTOS PERSONALES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE CALIDAD
Los auditores deben cumplir con determinadas caractersticas entre las cuales se destacan las cualidades personales, conocimientos y habilidades.
Atributos Personales:
Mentalidad Abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.
Diplomacia: poseer tacto en el trato con las personas.
Observador: informado en forma constante y activa de los alrededores fsicos y actividades.
Persistencia: enfocado en lograr objetivos
Confianza: acta y funciona independiente mientras interacta efectivamente con los dems.
Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y anlisis lgico.
Objetivo: emitir juicios veraces, objetivos y de forma transparente
Confidencialidad: deben respetar el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no pueden divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo.
Responsabilidad: ser responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de la auditora; ha de actuar con un claro concepto del deber para el cumplimiento del fin encomendado y entragar oportunamente los
registros de las auditora.
Conocimientos y Habilidades:
Conocimiento de herramientas, mtodos estadsticos y tcnicas de calidad y su aplicacin.
Conocimiento de la Universidad del Quindo, su normatividad legal y otros requisitos aplicables.
Conocimiento de la terminologa, principios de la gestin de la calidad y su aplicacin.
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria.
Tcnicas para recopilar informacin y establecer la veracidad y suficiencia de la misma.
Enfoque basado en procesos.
Mejora continua.
Entrenamiento y experiencia en la realizacin de Auditoras internas de calidad.
Capacidad de identificar desviaciones.
Organiza y planifica el trabajo eficazmente.
Establece prioridades y se centra en asuntos de importancia.
En la reunin de cierre se comentan los hallazgos, fortalezas y
oportunidades de mejora encontradas, deben de verificarse que
los hallazgos son concertados y aprobados por el auditado.
El informe preliminar debe ser claro y preciso. Se explican los
compromisos que adquiere el auditado (analizar la causa raz e
identificar sobre ellas, las acciones de mejoramiento a realizar,
con el objetivo de eliminarlas).
Informe preliminar
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"
Estudiar, analizar y evaluar a documentacin del macroproceso
segn el alcance de la auditoria, con el objeto de conocer el
estado (caracterizacin, procedimientos, indicadores, riesgos,
planes de mejoramiento de auditoras anteriores, normatividad,
requisitos cliente, entre otros).
Elaborar lista de verificacin segn el alcance de la auditoria, para
una orientacin bsica de elementos que sean importantes de
evaluar, verificar y evidenciar, en el desarrollo de la entrevista,
siguiendo el PHVA del macroproceso con base en la revisin
documental y analizando los requisitos de la norma
NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los
aspectos especficos del elemento del sistema de gestin
auditado (ver cuadro-gua elaboracin lista verificacin hoja 2 de
este procedimiento)
Lista de verificacin y/o Papeles
de trabajo de la auditoria interna
de calidad
Realizar reunin de apertura con el llder y equipo de trabajo. El
propsito es: a) Confirmar el plan de auditora. b) Proporcionar
un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de
auditora. c) Confirmar los canales de comunicacin, d) permitir la
aclaracin de dudas e inquietudes.
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"
Registrar en la lista de verificacin, las evidencias aportadas por el
Auditado y el juicio que se forme por el Auditor sobre la actividad
evaluada.
Las evidencias encontradas son clasificadas en los diferentes
hallazgos de auditoria.
Para el caso de auditorias de seguimiento, se debe verificar el
cierre de las acciones implementadas como resultado de los
hallazgos de la auditoria inicial.
Lista de verificacin y/o Papeles
de trabajo de la auditoria interna
de calidad
Lista de verificacin y/o Papeles
de trabajo de la auditoria interna
de calidad
El plan de auditora se enva por correo electrnico al lder del
macroproceso con 10 das hbiles de anticipacin a la fecha de
realizacin de la auditoria de calidad.
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
Se deben incluir en el objetivo de las auditorias la verificacin de
la eficacia, eficiencia y efectividad de los mtodos de trabajo y la
capacidad de los controles para detectar y bloquear
efectivamente los riesgos existentes.
El equipo SIG realiza seguimiento a la entrega del plan de
auditora
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
El Comit Coordinador de Control Interno ser quien determine
qu ajustes ameriten llevarse nuevamente para aprobacin.
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Los auditores y auditados pueden hacer solicitud con justificacin
de ajustes al programa de auditorias internas de calidad al equipo
SIG con el visto bueno de representate de la Alta Direccin.
En caso de requerirse la inclusin de auditorias extraordinarias en
el programa, se presentan ante el comit Coordinador de Control
Interno.
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Registro de asistencia
Correo , Carta , Memo
Durante esta reunin pueden realizarse ajustes al informe.
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"
El informe se enva por correo electrnico al lder del
macroproceso con copia al equipo SIG, a los 7 das hbiles
siguientes a la ejecucin de la auditoria .
Si transcurridos 2 das no se tienen observaciones por parte del
lder del macroproceso, se da por aceptado dicho informe.
El lder revisa que el informe de auditoria interna de calidad no
presente inconsistencias y este debidamente diligenciado.
En caso de que lo requiera, el macroproceso auditado puede
contar con la asistencia de un representante del equipo del SIG
para apoyar en la revisin y anlisis del informe de auditoria
presentado y en el diseo de las acciones.
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
auditoria interna de calidad"
Ciclo
PHVA
Numerales Correspondientes de la
Norma NTCGP 1000:2009
5.3PolticadeCalidadPolticadelaEntidad
5.4.2 Planeacin del Sistema de Gestin de la
Calidad y del Sistema de Gestin Administrativa
7.1 Planeacin de la Realizacin del Producto o
Prestacin Servicio en coherencia con el numeral
4.1
7.3.1 Planeacin del Diseo y Desarrollo del
Producto y/o Servicio (cuando aplique)
7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin
del Servicio incluyendo los riesgos de mayor
probabilidad e Impacto.
8.1 General (medicin, anlisis y mejora)
4.1 Requisitos Generales y Controles
establecidos sobre riesgos
4.2.1 Generalidades (Requisitos de
documentacin)
4.2.2 Manual de Calidad (o de Operacin)
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de los Registros
5.1 Compromiso de la Direccin
5.2 Enfoque al Cliente
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
5.5.2 Representante de la Direccin
5.5.3 Comunicacin Interna
6.1 Provisin de Recursos
6.2 Talento Humano
P
l
a
n
e
a
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H
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r
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de Trabajo
7.2.1 Determinacin de los Requisitos
Relacionados con el Producto y/o servicio
7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados
con el Producto y/o servicio
7.2.3 Comunicacin con el Cliente
7.3.2 Elementos de Entrada para el diseo y
desarrollo (Cuando aplique)
7.3.3 Resultados del Diseo y Desarrollo (Cuando
aplique)
7.4 Adquisicin de Bienes y Servicios
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del Cliente
7.5.5 Preservacin del Producto y/o Servicio
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y
Medicin (Cuando aplique)
8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto o
Servicio
8.5.1 Mejora Continua
5.6 Revisin por la Direccin Incluyendo
Resultados de Gestin de Riesgos
7.3.5 Verificacin del Diseo y Desarrollo (Cuando
Aplique)
7.3.6 Validacin del Diseo y Desarrollo (Cuando
Aplique)
7.5.2 Validacin de los Procesos de la Produccin
y de la Prestacin del Servicio
8.2.1 Satisfaccin del Cliente
8.2.2 Auditoria Interna
8.4 Anlisis de Datos
H
a
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V
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c
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r
7.3.4 Revisin del Diseo y Desarrollo (cuando
Aplique)
7.3.7 Control de Cambios del Diseo y Desarrollo
(Cuando Aplique)
8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos
8.3 Control del Producto o Servicio no Conforme
8.5.2 Acciones Correctivas incluyendo las
tomadas sobre riesgos materializados
8.5.3 Acciones Preventivas Incluyendo las
tomadas sobre riesgos potenciales Identificados
A
c
t
u
a
r
DIRECCIONADMINISTRACION
NUMERALES 4, 5, y 6