PLAN DE COMUNICACIN INTERNA

1. Concepto
El Plan de Comunicacin del rea de Alumnos es un instrumento para definir las
necesidades de comunicacin entre los miembros del rea y evaluar la eficacia de las
vas actualmente utilizadas para, en su caso, optimizarlas e incorporar acciones de
mejora.
Pretendemos estructurar formalmente los canales de comunicacin evaluando el grado
de comunicacin existente en el rea.
Ventajas:
Mejorar la gestin y la eficiencia
Mejorar las relaciones entre los distintos niveles
Mejorar la comunicacin, motivacin y promover la participacin de manera que
transmitamos una imagen positiva hacia el exterior, mejorando la imagen externa de
la Universidad.
2. Responsables:
Se constituye un grupo de trabajo formado por la Direccin del rea/Grupo de Mejora.
3. Destinatarios:
Todas las personas que desarrollan su trabajo en el rea de Alumnos. Posteriormente
se procuraran extenderlo a los Centros/Unidades.
4. Diagnostico:
Bsicamente hay que distinguir
4.1. Tipos de comunicacin:
- Descendente: desde un nivel jerrquico superior a uno inferior.
- Ascendente: Desde un nivel jerrquico inferior a uno superior.
- Horizontal: Entre funcionarios o personal del mismo nivel o entre los componentes
de un grupo de trabajo.
Habra que analizar los puntos dbiles de la comunicacin:
Si existe participacin e implicacin de la plantilla en los objetivos a cumplir.
Es necesaria una comunicacin ascendente para contar con la experiencia, comunicacin
y participacin de la plantilla?
Hay que considerar que existe un Buzn de Sugerencias que permite canalizar las
opiniones del personal.
Para que el diagnstico se ajuste a la realidad habra que hacer una encuesta entre el
personal.







4.2 Eleccin de medios
Para una eleccin adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el
tipo de informacin que se desea comunicar.

a) Soporte escrito:

Memorndums
Informes
Tablones de anuncios
Buzn de sugerencias

b) Soporte electrnico:

WEB de la US
Correo electrnico / listas de distribucin
Wiki
Buzn virtual de sugerencias

c) Soporte oral:

Reuniones
Entrevistas
Telfono

4.3. Nivel de difusin
Hay que definir distintos niveles de difusin, segn se vaya a difundir la informacin a todo
el personal o tan solo a una parte.

4.4. Temporalizacin
Referida tanto al tiempo que se emplear en emitir una informacin como para actualizar
una informacin ya comunicada con anterioridad (instantnea, diaria, semanal, anual,
permanente (slo modificadas con actualizaciones).

4.5. Tipo de informacin que se va a difundir
Informacin que afecta a la normativa y a los procedimientos relacionados con los
estudiantes as como informacin institucional externa o interna que afecte al personal y al
rea.


















4.6. VAS DE COMUNICACIN INTERNA

CANAL
CONTENIDO DE LA
INFORMACIN
OBJETIVO EMISOR FORMAL INFORMAL ORAL ESCRITA
ON-
LINE
Memorndum
Dictado y solicitud de
instrucciones, peticiones de
informes, emisin de informes.
NO se registran
Comunicacin entre la
Direccin, J efes de
Servicio/otros funcionarios
Direccin
Otros
X X
Telfono
Asuntos relacionados con el
trabajo diario que no requieren
contestacin escrita o sean
urgentes
Fluidez
Efectividad
Todos X x
Reuniones
Convocatoria segn
procedimiento
Debates. Sugerencias,
Propuestas.
Abordar problemas
Planificar procesos
Buscar soluciones/Decidir
Revisin procedimientos
Direccin/J efes de
Servicio/personal
X X X
Entrevistas
Asuntos relacionados O NO
con el trabajo diario
Recabar o intercambiar
informacin
Segn el contenido X X X
Tabln Anuncios Informacin de inters general Informacin al personal Segn contenido X X
Buzn
Sugerencias
Sugerencias Denunciar y proponer Todos X X X
Correo
Electrnico
Todo tipo de informacin que
no requiera registro
Aprovechar la rapidez y su
reducido coste.
Comunicacin de manera
simultnea y masiva
Todos X X X
Lista Distribucin
Comunicaciones dirigidas al
personal o al estudiantado
Sostenibilidad, medio
ambiente, calidad
Direccin/J efe de
Servicio Becas
X X X
Pgina Web
Organigrama, Calidad, Normas,
procedimientos
Ofrecer informacin
Direccin
J efes de Servicio
X X
Wiki
Calidad, Plan de Mejora,
Encuestas, Actas, Manual de
Procesos
Ofrecer informacin
Direccin
Grupo de Mejora
X X





5. SITUACIN ACTUAL:
1. La comunicacin interna se hace mayoritariamente a travs de correo electrnico. Todos
los miembros del rea de Alumnos disponen de una cuenta de correo. Las cuentas pueden
ser personales o Institucionales.
2. Para la difusin de informacin que afecte a todo el personal, se crearon unas listas de
distribucin cerradas dependiendo de la Direccin del rea y gestionadas por el puesto de
Gestor adscrito a la Direccin.
3. Del mismo modo, como se ha expresado, est disponible el Portal de Calidad del rea de
Alumnos (Wiki), utilizndose este medio para la comunicacin de todas las acciones de
mejora del rea, actas de reuniones, manual de procesos, encuestas de satisfaccin,
buzn de sugerencias, etc.
4. Respecto al Buzn de Sugerencias, se trata de un buzn fsico instalado en las
dependencias del rea de Alumnos destinado entre otros al personal del rea. A tal efecto
existen Formularios disponibles en los mostradores de atencin al pblico.
Simultneamente existe un buzn de sugerencias virtual al que se accede bien a travs de
la direccin de correo sugerenciasalumnos@us.es o formulario electrnico disponible en la
web del rea de Alumnos.
Modo de trabajo:
La informacin relevante en materia de calidad o gestin de personal que afecte a todo el
personal del rea, se remitir desde el puesto de Gestor adscrito a la Direccin del rea
PRIMORDIALMENTE por correo electrnico, a los J efes de Servicio para dar difusin o bien
directamente a todos los funcionarios.
La difusin a travs del correo electrnico se podr completar con el uso de las listas de
distribucin. En cualquier momento, cualquier usuario de la lista podr remitir sugerencias o
comentarios a la informacin difundida.
Respecto a la comunicacin descendente con niveles jerrquicamente dependientes, con
motivo de la gestin de los asuntos diarios de trabajo, se realiza por diferentes medios:
memorndums, correo electrnico, telfono, reuniones
Por otro lado, los J efes de Servicio se comunican con la Direccin por las mismas vas
indicadas en el prrafo anterior en funcin del contenido de los asuntos, .
En cualquier caso, la va adecuada de comunicacin se seleccionar en funcin de la
urgencia, del contenido de la informacin, de la necesidad de que haya constancia formal de
su emisin/recepcin (registro)









Ejemplos de procesos de comunicacin interna:
ESQUEMA FUNCIONAL
TIPO DE
comunicacin
CONTENIDO PERIODICIDAD EMISOR DESTINATARIO MEDIOS
Normas generales y especficas
relacionadas con l a gesti n de Alumnos
Normas estatales/autonmicas
publicadas en el BOE/BOJ A
Normativa propia de la US
Sin periodicidad
Direccin
J efes Servicio

J efes Servicio/
Unidad Todos?

Correo elec/
papel
Estadsti cas de Acceso / Becas /
Al umnos
Estadsticas relacionadas con el
acceso a la Universidad (PAU,
Preinscripcin), Gestin de Alumnos y
Becas y Ayudas Propias
Coinciden con fechas de
celebracin de los
procesos (Acceso/Becas)
Mensual (Gestin
Alumnos/Ttulos)
J efes Servicio
Direccin/
rganos
superiores,
Colegiados,

Correo elec/
papel
Actas de reuniones Grupo de Mejora Calidad/ Planes de Mejora Sin periodicidad
Grupo de
Mejora
Todos wiki
Informes y documentos de trabajo
(instrucciones, memorndums)
Elaborados por la Direccin/J efes de
Servicio
Sin periodicidad
Direccin
J efes Servicio
Direccin/
rganos
superiores

Correo elec/
papel
Formacin
Oferta de cursos organizados por US
de contenido diverso
Sin periodicidad
Centro de
Formacin
Segn contenido
de los cursos
Correo
electrnico
Formularios en formato electrnico
Solicitud de permisos, licencias,
vacaciones, enfermedad familiar,
exmenes, maternidad, etc
Sin periodicidad Funcionario
J efes Servicio
Direccin

On-Line
Formulario en formato fsico
Solicitud de permiso por Asuntos
Propios
Sin periodicidad Funcionario
J efes Servicio
Direccin
Papel
Presupuesto
Previsiones presupuestarias del rea
de Alumnos y de Becas del Ministerio
y Ayudas Propias
Anual
Direccin / J efe
Servicio Becas
Gerencia
Vicerrectorado
Direccin rea
Correo elec/
papel
Anuncios tabln
Informacin puntual sobre temas de
inters
Sin periodicidad
Direccin
Todos
Todos Papel
Sugerencias Comentarios del personal Sin periodicidad Todos Direccin
Correo elec/
Papel






6. DESCRIPCIN DEL TRABAJO
Fase I: Revisin de las actuales vas de comunicacin
Fase II: Identificacin de las necesidades de comunicacin
Fase III: Encuesta sobre la situacin actual de la comunicacin en el rea
Fase IV: Diseo del Plan / Acciones de mejora
Revisin: Evaluacin de resultados / indicadores
7. ACCIONES DE MEJORA:
1. Potenciar las reuniones como canal de comunicacin interna. Actas.
2. Mantener actualizada la informacin sobre RPT del rea de Alumnos que cambia
peridicamente. A tal efecto se dispone de una base de datos Access as como un
cuadrante en formato Word con relacin detallada del personal que presta servicios en el
rea, puesto, nivel, etc.
3. Promover la formacin en comunicacin interna: Fomentar la asistencia a cursos
relacionados con los planes de comunicacin.
4. Examinar anualmente en las reuniones del Grupo de Mejora los aspectos sobre
comunicacin en la encuesta de clima laboral de Recursos Humanos y mejorar
determinados tems
8. EVALUACIN/REVISIN:
Se analizarn los resultados de la encuesta que se lleve a cabo.
Se estudiar la incorporacin de las sugerencias que se reciban.
Indicador de medicin: Nmero de reclamaciones recibidas contra el propio plan de
comunicacin.
Objetivo: A partir de su entrada en vigor 0 reclamaciones al 4 ao.
9. ENTRADA EN VIGOR:
20 de septiembre de 2011