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Reporte
Objetivo: Conocer las herramientas de Excel y sus procedimientos
Resultados:
Conclusin: Excel nos ayuda con diferentes herramientas a lograr que nuestro trabajo de
clculo formato y presentacin lo realicemos de manera muy sencilla! "as herramientas
presentadas en este tema son las ms utili#adas en Excel ya que nos ofrecen la posibilidad de
reali#ar clculos automticos $herramienta de subtotales% de buscar datos espec&ficos en
grandes vol'menes de datos de proteger los datos si deseamos que no se modifiquen de
presentar la informacin de manera que ms nos convenga sin alterar los datos originales
$tablas dinmicas%! (s& las herramientas presentadas te sern de mucha utilidad a lo largo de
toda tu vida tanto personal como profesional!
Procedimiento para emplear algunas herramientas de Excel
)*+ER,(R
)-(.E*: )nserta una imagen de un archivo clic a insertarimagenEscoger
imagenAceptar
,(/"(: 0ermite ordenar filtrar y dar formato a los datos de una hoja insertar
Tablaescoger la tabla con el numero de celdas deseado o bien insertar una hoja de calculo
Excel en 1ord! 2 a continuacin aparece la tabla u hoja de clculo que se escogi
CO"3-*(+: "os grficos de columna se utili#an para comparar valores de categor&as!
Insertar Celdas, filas o columnas en blanco
+iga uno de estos procedimientos:
)nsertar nuevas celdas en blanco +eleccione un rango de celdas en las que desee insertar las
nuevas celdas en blanco! +eleccione el mismo n'mero de celdas que desea insertar!
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)nsertar una 'nica fila 4aga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la
posicin en la que desea insertar la nueva fila! 0or ejemplo para insertar una nueva fila encima
de la fila 5 haga clic en la fila 5!
)nsertar varias filas +eleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en la
que desea insertar las nuevas filas! +eleccione el mismo n'mero de filas que desea insertar!
)nsertar una 'nica columna 4aga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la
derecha de la posicin en que desea insertar la nueva columna! 0or ejemplo para insertar una
nueva columna a la i#quierda de la columna / haga clic en una celda de la columna /!
)nsertar varias columnas +eleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posicin en que desea insertar las nuevas columnas! +eleccione el mismo n'mero de
columnas que desea insertar!
En el men' )nsertar haga clic en Celdas 6ilas o Columnas!
+i mueve o copia un rango de celdas no una fila o una columna en el cuadro de dilogo
)nsertar datos a pegar haga clic en la direccin en que desea despla#ar las celdas vecinas!
Bsqueda de Datos o Caracteres
78u9 podemos hacer si tenemos que buscar uno o ms datos espec&ficos entre esas miles de
celdas: En Excel existe una herramienta que nos ayuda a buscar cualquier tipo de dato o
carcter que pudiese contener una hoja de clculo para ello debemos dirigirnos a la cintilla de
opciones $o barra de herramientas% y elegir la pesta;a inicio en el grupo odificar, opcin
Buscar y seleccionar se desplegar un men' de opciones elegir la opcin /uscar o bien
pulsar la combinacin de teclas Crtl!B!
(l hacer esto se desplegar una ventana donde deberemos escribir el carcter palabra o
n'mero que estamos buscando y pulsar el botn Buscar todos< esto enlistar todos los
resultados encontrados en dicha ventana pero si pulsamos el botn Buscar siguiente nos
posicionar en la primer celda en que haya encontrado el dato y cada ve# que pulsemos
Buscar siguiente se despla#ar la posicin en cada uno de los datos que se vayan
encontrando!
"eempla#o de datos
(dems de poder buscar datos espec&ficos entre las celdas de una hoja de clculo tambi9n
podemos reempla#ar dicho dato por otro ya sea en una sola celda donde se encuentre el dato
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o en todas las celdas encontradas que contengan ese dato! 0or ejemplo hay ocasiones que se
comete alguna falta de ortograf&a en una palabra pues bien podemos reempla#ar todas las
palabras que se encuentren en la hoja de clculo por la palabra correctamente escrita solo
escribiendo la palabra que queremos encontrar $que tiene el error ortogrfico% y la palabra por
la cual la queremos sustituir< por 'ltimo haciendo clic en el botn Reempla#ar todos si
queremos reempla#ar todos los datos que contengan el error o bien Reempla#ar si queremos
reempla#ar solo un dato!
0ara reempla#ar alg'n dato debemos dirigirnos a la pesta;a Inicio de la barra de
herramientas grupo odificar opcin Buscar $ seleccionar "eempla#ar
Protecci%n de Datos
0ara poder proteger los datos en una hoja de clculo debemos dirigirnos a la
pesta;a "e&isar de la barra de herramientas grupo Cambios opcin Proteger ho'a< esta a su
ve# desplegar un men' en el cual deberemos especificar una contrase;a para desproteger la
hoja! ,ambi9n mostrar una lista de opciones que podremos activar para permitirle reali#ar al
usuario ciertas funciones!
(alidaci%n de Datos
En ocasiones necesitamos saber si los datos que introducimos en una hoja de clculo son los
adecuados o no< para ello existe la opcin de =alidacin de datos la cual nos ayuda a
comprobar si los datos que tecleamos son vlidos o no! 0ara ello primero necesitamos
seleccionar las celdas que queremos validar posteriormente dirigirnos a la pesta;a >atos de la
barra de herramientas grupo 4erramientas de datos opcin =alidacin de datos! Esta a su
ve# desplegar un cuadro de dilogo!
En la pesta;a Configuracin deberemos:
>esplegar la lista 0ermitir para elegir el 'nico tipo de datos que podrn contener las celdas!
3na ve# elegido el tipo de datos se desplegar la lista >atos en la cual podremos elegir la
condicin que limite la escritura de datos en las celdas!
>ependiendo de la condicin elegida en la lista >atos se desplegarn otros cuadros de texto
donde podremos especificar un =alor o un -&nimo y un -ximo!
Comentarios
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En cada celda puede a;adirse un comentario a modo de recordatorio! 0odemos identificar un
comentario en una celda cuando vemos que la celda tiene en su esquina superior derecha un
peque;o tringulo rojo!
>eberemos seleccionar la celda en la cual deseamos insertar el comentario< posteriormente
dirigirnos a la pesta;a "e&isar de la barra de herramientas grupo Comentarios opcin
)ue&o comentario! (l dar clic en la opcin *uevo comentario se desplegar un recuadro con
su nombre en el cual podr escribir su comentario!
Compartir libros
El compartir un documento consiste en que dos o ms usuarios $conectados en red% puedan
trabajar en el mismo documento al mismo tiempo!
0ara compartir un libro de trabajo en Excel debemos dirigirnos a la pesta;a "e&isar grupo
Cambios opcin Compartir libro< esta desplegar una ventana que indicar que en ese
momento ese archivo est abierto en modo exclusivo por el usuario! 0ara poder compartir el
libro se debe activar la casilla 0ermitir la modificacin por varios usuarios a la ve#
posteriormente se da clic en el botn Aceptar!
3na ve# que hemos compartido el libro en la opcin Compartir libro podremos ver a todos
los usuarios que mantengan abierto el libro en su estacin de trabajo! 0ero si deseamos
impedir que un usuario siga utili#ando el libro podemos pulsar el botn *uitar usuario lo cual
impedir al usuario grabar sus datos o modificaciones en el libro! El usuario que haya sido
quitado de la lista no sabr que se le ha dejado de compartir el libro hasta el momento que
intente guardar el documento!
Buscar ob'eti&os
"a opcin de /uscar objetivos nos ayuda a calcular un valor desconocido para mostrar un
resultado conocido es decir nos permite reali#ar estimaciones a la inversa! 0or ejemplo si
tenemos la ecuacin x?5?@ABC la opcin Buscar ob'eti&os de Excel nos permite conocer el
valor de x!
0ara acceder a esta opcin debemos dirigirnos a la pesta;a Datos de la barra de
herramientas grupo +erramientas de datos opcin An,lisis de hip%tesis Buscar
ob'eti&os!

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)magina que deseamos hacer un pastel que pese DCC gramos y sabemos que la suma de los
ingredientes nos da como resultado el peso total del pastel! +i contamos con ECC gramos de
harina 5C gramos de levadura F5C gramos de a#'car BCC gramos de chocolate y una medida
desconocida de huevos 7cuntos gramos de huevo debemos conseguir para que nuestro
pastel pese los DCC gramos:
"o que haremos es definir los valores de cada uno de los ingredientes en una celda y el
resultado en otra insertando una frmula de adicin A+3-( $>E:>G%! *os dirigimos a la opcin
/uscar objetivos y damos clic< se desplegar un cuadro del dilogo donde deberemos definir:
F! En el cuadro de texto Definir la celda la celda que contendr el resultado!
B! En el cuadro de texto Con el &alor debemos teclear el valor que queremos alcan#ar!
H! En el cuadro de texto Cambiando la celda se define la celda cuyo valor se
desconoce!
-rdenar
En Excel podemos ordenar una lista de datos seleccionando el rango de celdas que contiene la
lista luego debemos dirigirnos a la pesta;a )nicio grupo -odificar opcin Ordenar y filtrar< esta
a su ve# desplegar un men' de opciones las cuales nos permitirn ordenar los datos de
mayor a menor o viceversa si los datos son num9ricos y de ( a I o viceversa en caso de que
los datos sean tipo texto!
Autocalcular
"a herramienta de autocalcular nos ofrece el resultado de una operacin sencilla como una
suma un promedio o encontrar una mxima o una m&nima de un grupo de datos entre otras!
0ara aplicar esta herramienta lo primero que debemos hacer es seleccionar el bloque de datos
con el que deseamos trabajar luego dirigirnos a la pesta;a Inicio grupo odificar
opcin Autosuma esta desplegar un men' de opciones de clculo sencillo que podemos
elegir seg'n la operacin que deseemos reali#ar!
Esquemas
En ocasiones resulta muy prctico poder agrupar datos de celdas que pertenecen a una
categor&a o tema! El agrupar estos datos nos permite ocultar o mostrar fcilmente datos que
pertene#can a esas categor&as! 0ara lograr esta funcin debemos primero seleccionar el rango
de celdas a la que deseamos aplicar la agrupacin posteriormente dirigirnos a la
pesta;a Datos de la barra de herramientas grupo Esquema opcin Agrupar! Esta a su ve#
desplegar una ventana que nos pregunta si deseamos la agrupacin por filas o por columnas!
+i se necesita desagrupar los datos dir&gete a la pesta;a Datos grupo Esquema
botn Desagrupar opcin Borrar esquema!
.ubtotales
Cuando tenemos agrupaciones de datos o esquemas Excel nos permite generar clculos
automticos con los datos contenidos en cada agrupacin o categor&a! 0or ejemplo si tenemos
los ingresos mensuales del a;o BCFC contenidos en un esquema o agrupacin podemos sacar
el promedio de ingresos mensual! 0ara ello lo primero que debemos hacer es posicionarnos en
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alguna de las celdas de la categor&a en cuestin luego nos dirigiremos a la
pesta;a Datos, grupo Esquema botn .ubtotal!
atrices
Excel tambi9n nos ofrece la posibilidad de reali#ar operaciones con matrices de manera rpida
y sencilla! 0ara hacer un clculo de matrices en Excel debemos insertar los datos con los que
deseamos trabajar dentro de las celdas!
>espu9s seleccionamos la celda donde queremos se nos muestre el resultado y nos dirigimos
a la pesta;a /%rmulas grupo Biblioteca de funciones opcin Insertar funci%n esta
desplegar una ventana donde elegiremos la funcin que deseamos reali#ar con las matrices
$suma resta multiplicacin etc!%! En este caso elegiremos la funcin 01T de la
categor&a atem,ticas $ trigonometr2a para multiplicar las matrices!
Tablas din,micas
"as tablas dinmicas en Excel se utili#an para crear y reorgani#ar datos de forma automtica!
Con una tabla dinmica resulta muy sencillo y prctico intercambiar y recolectar informacin
para mostrarla desde diferentes puntos de vista sin alterar los datos originales!
0ara crear una tabla dinmica necesitamos antes que nada el conjunto de datos con los que
deseamos trabajar insertados en una hoja de clculo! *os posicionamos en cualquiera de las
celdas del rango de datos con los que vamos a trabajar! >espu9s nos dirigiremos a la
pesta;a Insertar de la barra de herramientas grupo Tablas, opcin Tabla din,mica!
(utomticamente se seleccionar el rango de datos contenidos en la hoja y se desplegar el
cuadro de dilogo Crear tabla din,mica< en este cuadro deberemos especificar el rango de
celdas que deseamos trabajar y si queremos que el informe de la tabla dinmica se despliegue
en una nueva hoja o en una ya existente!
>amos clic en el botn Aceptar y se nos desplegar la tabla dinmica en blanco a la derecha
tambi9n un panel de tareas y las pesta;as Anali#ar y Dise3o en la barra de herramientas!
>esde el panel de tareas podemos arrastrar cada campo al rea en la cual deseamos que se
visualicen los datos de ese campo tambi9n puede simplemente activar la casilla y Excel
automticamente la asignar al rea que considere adecuada! (s& podremos reorgani#ar de
manera sencilla nuestros datos sin tener que modificar los originales!
+iper&2nculos
3n hiperv&nculo tambi9n llamado en lace vinculo o hiperenlace nos permite despla#arnos a
una ubicacin especifica dentro del mismo documento a otro documento a un archivo a una
pgina Jeb y a un mensaje de correo electrnico vac&o!
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0ara crear un hiperv&nculo seleccionamos el texto o el objeto que queremos que contenga el
hiperv&nculo o hacemos clic en un lugar del documento donde queremos que se sit'e!
=amos a la ficha Insertar grupo (2nculos +iper&2nculo! +e abrir el cuadro de dialogo
Insertar hiper&2nculo4
>esde el cuadro de dialogo Insertar hiper&2nculo, configuraremos el hiperv&nculo4
>isponemos de estas opciones en el cuadro de dialogo Insertar hiper&2nculo:
En la opcin Texto escribiremos el texto que aparecer en el hiperv&nculo si es un
objeto al que se le asocia el hiperv&nculo esta opcin no estar disponible!
En la opcin Info4 en pantalla, podemos personali#ar el texto que aparecer en
pantalla cuando situamos el puntero encima del hiperv&nculo!
0ara crear un hiperv&nculo a un documento o a cualquier archivo hacemos clic en la
opcin Archi&o o p,gina 5eb existente y seleccionamos la ubicacin del documento
en Buscar en4 +i queremos ir a una posicin determinada dentro del documento
hacemos clic en 1ugar de este documento $v9ase el punto marcadores%!
0ara crear un hiperv&nculo a una pgina Jeb hacemos clic en la opcin Archi&o o
p,gina 5eb existente y escribimos la direccin de la pgina Jeb en Direcci%n!
0ara crear un hiperv&nculo a un mensaje de correo electrnico vac&o hacemos clic en
la opcin Direcci%n de correo electr%nico y el tema del mensaje en Asunto!
,ambi9n podemos crear un hiperv&nculo a un mensaje de correo electrnico vac&o escribiendo
la direccin directamente en el documento el programa crear el hiperv&nculo
automticamente si no est desactivado el formato automtico de hiperv&nculos!
Es posible modificar o eliminar un hiperv&nculo haciendo clic sobre el con el botn derecho y
en el men' contextual seleccionando la opcin odificar hiper&2nculo o *uitar hiper&2nculo4