PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Tiger Ingeniera y Servicios

Cdigo: PRO-002.IN Fecha Autorizacin: 28J unio 2013.-
Versin N: 01.
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Tabla de Contenidos


1. Objetivos
2. Responsabilidades
3. Definiciones
4. Recursos Necesarios
5. Descripcin de la Actividad
6. Anexos
7. Hoja Control de Modificaciones




















Elaborado Por:
Romina Maggiolo H.-
Jefe Dpto. SGI.

Firma:
Revisado Por:
Fernando Reyes A.-
Gerente General.






Firma:
Aprobado Por:
Fernando Reyes A.-
Gerente General.






Firma:



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1.- OBJETIVOS

Establecer un sistema para identificar, recoger, codificar, acceder, archivar, guardar, mantener,
actualizar, respaldar y dar un destino final a los registros que formen parte del Sistema de Gestin
Integrado.


2.- RESPONSABILIDADES

El Jefe Dpto. SGI es responsable de:

o Identificar, recoger, codificar, archivar, respaldar, mantener actualizado y dar un destino
final a los registros del Sistema de Gestin Integrado.


Todo el personal es responsable de:

o Mantener, archivar y actualizar los registros del SGI asignados.


3.- DEFINICIONES

No Contiene.


4.- RECURSOS NECESARIOS

No Contiene.


5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

5.1.- CARACTERISTICAS GENERALES

Los registros que formen parte del Sistema de Gestin Integrado debern contar con ciertas
caractersticas mnimas a cumplir, entre las que se encuentran:

o Ser legibles e Identificables.
o Almacenados en lugares fsicos con condiciones ambientales adecuadas a fin de evitar
daos y deterioros (prevencin de perdidas).
o Archivados y mantenidos al da de manera que sean fcilmente recuperables.
o Repuestos de manera inmediata cuando sean motivo de consulta.

Nota: el llenado de los registros deber realizarse en todos los campos incluidos en el formato, por
lo que en caso de que el llenado de algn campo no proceda se deber completar con la anotacin
No Aplica, No Contiene o simplemente rayndola a fin de demostrar su invalidez.



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5.2.- CODIFICACION DE LOS REGISTROS DE CALIDAD

Con el propsito de contar con una fcil identificacin y localizacin de los registros del Sistema de
Gestin Integrado, se ha establecido el siguiente sistema de codificacin:

CODIGO: R-NCC-XXXXX

Donde:
R : Registro.
NCC : Numero Correlativo, asignado por el Representante de la Gerencia.
XXXXX : Nombre del registro.


5.3.- CONTROL DE LOS REGISTROS

El Control de los registros del Sistema de Gestin Integrado es realizado, mantenido y actualizado
por el Jefe Dpto. SGI a travs de Listado Control de Registros (R-027.IN), el cual especifica
procedencia, cdigo de identificacin, nombre, Tipo de almacenamiento (fsico o digital), tiempo de
almacenamiento (mnimo), versin, responsable y disposicin final.

El tiempo de almacenamiento es definido por el Jefe Dpto. SGI de acuerdo al uso para el cual fue
diseado.


5.4.- ALMACENAMIENTO Y RESPALDO

La responsabilidad de almacenar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los
registros. Los archivos, tanto en soporte papel como informtico, deben reunir condiciones tales que
se minimice la posibilidad de prdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales, puesto
que representan evidencias objetivas de la aplicacin del Sistema de Gestin Integrado.

En el caso de los registros informticos, se debern realizar copias de seguridad de cada uno de
ellos indicados en Listado Control de Registros (R-027.IN) para lo cual se utilizara disco duro
externo, CD u otro medio de soporte.


5.5.- ORIGEN DE LOS REGISTROS

Entre los registros del Sistema de Gestin Integrado especficamente los requeridos por las
normas ISO 9001, ISO 14.001 y OHSAS 18.001 aplicables se encuentran:

o Revisiones efectuadas por la Gerencia.
o Educacin, formacin, habilidades y experiencia.
o Evidencia de que los procesos de realizacin y el servicio resultante cumplen los
requisitos.
o Resultados de la revisin de los requisitos relativos al servicio y acciones originadas por la
misma.

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o Resultado de las evaluaciones de los suministradores y las subsiguientes acciones
necesarias que se deriven de las mismas.
o Los requeridos por la organizacin para demostrar la validacin de los procesos en los
cuales la salida resultante no pueda ser verificada mediante seguimiento y medicin.
o Resultados de las Auditoras Internas y acciones de seguimiento.
o Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier accin tomadas
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
o Resultados de las acciones correctivas.
o Resultados de las acciones preventivas.


6.- ANEXOS

6.1.- LISTADO CONTROL DE DOCUMENTOS R-027.IN


7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES

Versin Fecha Modificacin tem Alterado Motivo
00

01




18-03-2010

28-06-2013
N.A.

Procedimiento
en General.
Emisin del Documento

Se integra el Procedimiento en Materias de S&SO,
M. Ambiente y Calidad.





















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ANEXO 6.1
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