ENUNCIADO DEL ALCANCE

Ttulo del
Proyecto:

Fecha de
Preparacin:

Descripcin del alcance del producto / Servicio
El producto de este proyecto es la planeacin, ejecucin y cierre del IX congreso de comercio
exterior en la ciudad de Cartagena de Indias para 500 personas de manera efectiva y exitosa,
satisfaciendo las expectativas de clientes, patrocinadores, conferencista y asistentes.
El congreso ser desarrollado en la localizacin ms adecuada para garantizar la satisfaccin de
asistentes, sponsor y patrocinadores, asegurando el cumplimiento de las leyes y regulaciones
necesarias, abarcando toda la logstica antes, durante y despus del congreso, la promocin,
financiacin mediante patrocinadores y el recaudo.
El evento ser desarrollado los das 28 y 29 de Junio de 2015 donde se incluirn las actividades de
inauguracin y clausura.
El alcance incluye adems:
Coordinacin de breaks y almuerzos durante el congreso y comida, 2 orquestas, msica y
arreglos logsticos en la clausura.
Coordinacin de audiovisuales y materiales para las presentaciones.
Coordinacin de viticos, transporte y hospedaje de expositores.
Diseo y construccin de imagen, pgina web, materiales de apoyo, escarapelas, pendones.
Diseo de bases de datos de asistentes, patrocinadores y servicios de apoyo al profesional de
comercio exterior.
Coordinacin de traductores para las ponencias.
Entregables del Proyecto:
Business Plan, Pgina web, folletos y presentaciones.
Anteproyecto: Seleccin preliminar del sitio, mens de almuerzo, breaks y cena durante clausura,
orquestas y patrocinadores.
Plan preliminar: Estructura de desglose del trabajo, Cronograma, Presupuesto, Matriz de roles y
responsabilidades, Plan de comunicaciones, Plan de gestin de calidad, Plan de compras y
suministros, Plan de respuesta al riesgo.
Congreso ejecutado dentro del tiempo, alcance y costo presupuestado con la calidad acordada.
Bases de datos de asistentes, patrocinadores y servicios de apoyo al profesional de comercio
exterior.
Informe financiero ejecucin del congreso.
Proceso de cierre.
Criterios de aceptacin del Proyecto:
Ejecucin del congreso en las fechas establecidas.
CPI sea menor o igual a 1
SPI sea menor o igual a 1
30% de rentabilidad sobre la inversin para el sponsor
Bases de datos funcionales.
Satisfaccin de asistentes y patrocinadores mayor a 8.

ENUNCIADO DEL ALCANCE
Ttulo del
Proyecto:

Fecha de
Preparacin:

Exclusiones del Proyecto:
Organizacin de la agenda del congreso.
Consecucin de la informacin necesaria para el material de apoyo y las bases de datos de
memorias y servicios de apoyo al profesional de comercio exterior.
Consecucin de expositores y organizacin de sus agendas.
Desarrollo de presentaciones del congreso.
Hospedaje para asistentes al congreso.

Restricciones del Proyecto:
1. Presupuesto de US$50.000
2. Participantes 500 personas.
3. Idioma de los conferencistas (ingles, francs y japons)
4. Encontrar la asesora adecuada con relacin a la normatividad a cumplir para la realizacin del
evento.
5. Calidad del recurso humano
6. Que halla la capacidad hotelera para el evento
7. Exigencias y restricciones por parte del lugar a utilizar para la realizacin del evento de pagos
de depsitos y anticipos.
8. Criterio de evaluacin y seleccin para compras y proveedores presentar tres cotizaciones
de cada uno.

Supuestos del Proyecto:
1. Entrega de una descripcin del contenido de la agenda y los temas a tratar en el congreso por
parte del Sponsor
2. Entrega del 50% del presupuesto de US$50.000 a los 2 meses de haber firmado el acta de
constitucion.
3. Entrega del saldo del 50% del presupuesto de US$50.000 6 meses antes de la realizacion del
evento
4. Entrega de agenda por parte del sponsor 6 meses antes del evento.
5. Existencia de proveedores de calidad en la ciudad de Cartagena.
6. Disponibilidad de sitio en la ciudad de Cartagena de Indias.
7. Aprobacion de todos los permisos y licencias.