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EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS. La funcin archivstica y su repercusin en la

plantilla.

Ramon Alberch, Mariona Corominas, M.Carme Martnez




1. UNAS REFLEXIONES INICIALES

La percepcin que el mundo tiene de los archivos y de la funcin archivstica no es, naturalmente, ni unvoca
ni homognea. Por un lado, el sector profesional consciente de la riqueza y pluralidad de su funcin-
reivindica una mejora de las dotaciones en recursos humanos y econmicos para poder ejercer su trabajo con
el mismo nivel de calidad que el resto de profesionales de la administracin pblica, por otro, los polticos y
la inmensa mayora de la ciudadana- ven el archivo como un servicio relativamente til en el mejor de los
casos como depositarios de un tesoro documental que hay que preservar- y con una funcin ordenadora
sencilla y, por tanto, de poca complejidad.

La escasa capacidad del colectivo profesional de archiveros para generar un estado de opinin coincidente
con las tesis profesionales se ha visto superada por la universalizacin de una visin conceptualmente
reduccionista del archivo, los archiveros y su funcin. O dicho de otra manera, la aparente simplicidad de la
funcin archivstica ha limitado inicialmente su valoracin, hasta el punto en que la mayora de polticos y
altos funcionarios (secretarios, gerentes, gestores con poder de mando y decisin) perciben el archivo como
un servicio de carcter unipersonal. En este sentido, es innegable que la propia evolucin del sector
archivstico cataln ha jugado indirectamente- a favor de esta interpretacin. A lo largo de los aos ochenta
y noventa la preocupacin esencial ha consistido en crear una mnima infraestructura archivstica locales
adecuados- con un profesional al frente. En realidad, y visto ahora desde una cierta perspectiva, lo que se ha
llevado a cabo es una poltica de mnimos que los responsables polticos han evaluado como una poltica de
mximos o al menos, normalizadora
1
.

La primera "revolucin" en los archivos -concebida desde la ms absoluta evidencia de encontrarnos ante un
desierto, donde prcticamente todo estaba por hacer- ha comportado ahora una doble lectura, bien
contradictoria, tambin, de la realidad archivstica del pas. Por un lado, la de aquellos que creen que se ha
alcanzado un nivel de normalidad y que los archivos han dejado de ser la asignatura pendiente de la reforma
de la administracin pblica. Por otro, la de aquellos que creemos que hay que ir hacia una segunda
"revolucin" donde hay que poner ms nfasis en la estructuracin de unas plantillas dignas, as como
continuar con la potenciacin de las infraestructuras, sector donde se ha avanzado bastante en los ltimos
aos.

Constatamos, por tanto, la necesidad de superar esta visin simplificadora y unipersonal de la funcin
archivstica, y la evidencia de establecer mecanismos que permitan correlacionar las cargas de trabajo con
una plantilla suficiente en nmero y diversidad
2
. En realidad, ahora existe una compilacin terica y una
experiencia prctica lo suficientemente potente como para poder defender con toda forma de argumentos el
extraordinario abasto de la funcin archivstica, desde la generacin de los documentos en las oficinas hasta
su ingreso en el archivo, as como la integracin de todas las funciones bajo un servicio de archivos unificado
conceptual y funcionalmente
3
.

2. LA LEGISLACIN

Dando cumplimiento al artculo 103.3 de la Constitucin
4
, se promulga la Ley 30/1984 de 2 de agosto, de
Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica
5
, que modifica substancialmente las competencias en
materia de personal, y establece que el Gobierno fijar la poltica de personal y las condiciones de trabajo de
los funcionarios pblicos, sin perjuicio de las competencias de las comunidades autnomas. El objetivo
principal de esta ley fue la adaptacin del funcionariado a la nueva realidad territorial. Para conseguir este
objetivo y, sobretodo, para establecer una coordinacin del personal adscrito a las diferentes administraciones
pblicas de todo el Estado, la Ley 30/1984 regula el Consejo Superior de la Funcin Pblica
6
y la Comisin
de Coordinacin de la Funcin Pblica, como rganos de participacin y representacin del personal de
2
todas las administraciones pblicas y coordinacin de las polticas de personal, respectivamente. De acuerdo
con esto, la Ley 30/1984 es la norma base que regula el rgimen estatutario de los funcionarios pblicos.
Pero, hay que tener en cuenta que el articulado referente a la relacin de lugares de trabajo, promocin
profesional, estructura de cuerpos y escalas fue modificado por la Ley 23/1988, de 28 de julio, de
Modificacin de la Ley de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica
7
.

De acuerdo con la Ley 30/1984, la Generalitat de Catalua promulg la Ley 17/1985, de 23 de julio, de la
Funcin Pblica de la Administracin de la Generalitat
8
. Bsicamente, esta Ley define la estructura, la
organizacin de la funcin pblica y su rgimen estatutario. El mbito de aplicacin de esta norma se limita
al personal de la Administracin de la Generalitat, al de las Universidades, al de la Sindicatura de Comptes y
al del Consell Consultiu. Entre su articulado hay que destacar, en relacin a esta ponencia, los artculos del
16 al 20 y la disposicin adicional octava, que crea los cuerpos y escales de la Administracin de la
Generalitat de Catalua
9
.

Dos aos despus, el 24 de noviembre de 1986, se promulga la Ley 9/1986, de 10 de noviembre, de Cuerpo
de Funcionarios de la Generalitat de Catalua
10
. Esta disposicin establece la creacin de los Cuerpos de la
Administracin Especial de la Generalitat de Catalua y define las funciones y titulaciones para acceder. As
en su articulado determina el Cuerpo de Titulados Superiores Grupo A, con las funciones de: estudio,
propuesta, control, ejecucin e inspeccin de los trabajos tcnicos derivados de su titulacin acadmica. El
Cuerpo de Diplomados, grupo B, que tiene a su cargo los trabajos derivados del ejercicio profesional de su
titulacin acadmica y las de colaboracin en los trabajos especficos de estudio, control, de ejecucin y de
inspeccin que corresponden a los cuerpos del Grupo A. En tercer lugar, define el Cuerpo de Tcnicos
Especialistas, Grupo C, que le corresponden las funciones de ejecucin, de colaboracin y similares de
acuerdo con su nivel de titulacin y de especializacin. Por ltimo, establece el Cuerpo de Auxiliares
Tcnicos, Grupo D, con funciones de ejecucin y colaboracin de acuerdo con su nivel de especializacin.

En relacin con la administracin local, y de acuerdo con la normativa estatal y autonmica de Catalua, la
normativa sobre la ordenacin en materia de funcin pblica se regul mediante el Decreto 214/1990, de 30
de julio, por el cual se aprueba el Reglamento del personal al servicio de las entidades locales
11
. El artculo 2
de este Decreto establece la prelacin de normas aplicables a la funcin pblica local
12
. Sin embargo, hay que
destacar el apartado 3 de este artculo que indica que "la normativa propia de la Generalitat y del Estado, per
este orden, tendrn carcter supletorio".

Pero, con la promulgacin de la Ley 9/1994, de 29 de junio, de Reforma de la legislacin relativa a la funcin
pblica de la Generalitat de Catalua
13
, se modifica, entre otras cosas, el mbito de aplicacin de la Ley
17/1985 de la funcin pblica de la Administracin de la Generalitat, e incluye el personal al servicio de las
corporaciones locales de Catalua y al mismo tiempo excluye otras
14
. Por ltimo, hay que destacar el
apartado 2 de la disposicin final de esta ley, que insta al Gobierno, a aprobar, en el plazo mximo de dos
aos, "un proyecto de ley sobre la funcin pblica de las administraciones pblicas catalanas que comprenda
la armonizacin, la compilacin y, si procede, la regulacin del rgimen jurdico del personal de la
Generalitat, de los consejos comarcales y de las corporaciones locales".

3. EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS Y SU PERFIL PROFESIONAL

Previamente a la descripcin de los tipos de profesionales, su nmero y las titulaciones requeridas, hay que
insistir, aunque sea de forma breve, en la necesaria correlacin entre una funcin archivstica potente y
globalizadora y la adscripcin del servicio de archivo a un rgano generalista y globalizador. Si partimos de
la base que el archivo tiene que incidir sobre toda la administracin donde presta su servicio, de carcter
"transversal" u "horizontal", es evidente que su adscripcin orgnica se tiene que caracterizar por los
siguientes elementos:

Ubicacin del archivo en un mbito central, de incidencia global e interdepartamental.
Rango jerrquico elevado para el rgano responsable de la funcin archivo
15
.

En este sentido, una encuesta reciente de la Associaci de Arxivers de Catalua muestra que la dependencia
orgnica de los archivos es todava tributaria de una visin esencialmente historicista de su funcin, y que los
casos de adscripcin generalista e interadministrativa son todava muy minoritarios
16
. Reiteramos, pues, la
necesidad de defender una adscripcin que permita actuar de manera indiscutida sobre toda la
3
administracin, y superar la visin del archivero-historiador que en muchos casos acta como una limitacin
de nuestra funcin. En este sentido, hay que decir que es complicado y equvoco otorgar patentes de
centralidad a determinados servicios y que la opcin escogida sea til para cualquier forma de
administracin. La ubicacin generalista idnea ser siempre el resultado de un anlisis objetivo de los
servicios de una administracin, al mismo tiempo muy cambiantes por la incidencia de estrategias polticas
concretas. No obstante, y a nivel orientativo, sealamos que las adscripciones a Alcalda, Presidencia,
Funcin Pblica o Administracin Pblica, Gobernacin, Servicios Centrales o Generales pueden ser muy
apropiados para un servicio de archivo.

En relacin con el perfil de los profesionales es bien conocido que la falta de una titulacin especfica
constituye actualmente el obstculo ms claro para el reconocimiento social de la profesin. Solo el
establecimiento y la continuidad de los msters en archivstica en tanto que son estudios de tercer ciclo
impulsados por la Associaci de Arxivers de Catalua desde el ao 1988 permiten vislumbrar el futuro con
un cierto optimismo, en la perspectiva de su materializacin en una formacin y titulacin asumida desde las
universidades.

3.1. Las funciones del personal de los archivos

Actualmente, la titulacin ms extendida y una de las ms apropiadas- es la de licenciado en historia,
aunque otras titulaciones superiores (en administracin, ciencias de la informacin, antropologa, derecho,
filologa) tambin se ha demostrado que contienen algunos elementos tiles para la prctica archivstica. En
este mismo nivel de titulados superiores, con rango de tcnicos especialistas, se tendra que situar, por
ejemplo, los restauradores (licenciatura en Bellas Artes, especialidad restauracin, o licenciatura en
Qumicas). En este sentido, parece razonable definir el lugar de trabajo en funcin de la especialidad y
alejarse de las denominaciones poco precisas
17
.

En cuanto a las titulaciones de grado medio, es evidente la polivalencia creciente y la emergencia de este
sector en el mundo de los archivos vista la relevancia de sus funciones, y tambin la limitacin en la variedad
de titulaciones. As, y como titulaciones con ms tradicin cuentan los Diplomados en historia, y los
Diplomados en Biblioteconoma y Documentacin. Hay que prever, pero, la incidencia en este sector de la
nueva oferta de ttulos que hacen las universidades catalanas, como sera el caso de la Diplomatura de
Gestin y Administracin Pblica de la Universidad Pompeu Fabra y el Graduado en Fotografa por la
Escuela de Fotografa de la Fundacin Politcnica de Catalua
18
.

No obstante, es relativamente sencillo encontrar bibliografa sobre las funciones asociadas al desarrollo de la
funcin archivo; en cambio, son escasas las publicaciones que se ocupan especficamente de la asignacin de
atribuciones del personal de los archivos atendiendo a cada una de las categoras profesionales que estn
definidas en el marco de la Administracin pblica
19
. Tambin, repasando la normativa catalana referida a
los archivos se pueden determinar algunas de las funciones que han desarrollado los archiveros adscritos a
Administracin de la Generalitat
20
.

Ante esta perspectiva, una de las cuestiones que pretenden abordar es la distribucin de las funciones del
personal que tiene que hacerse cargo de la funcin archivo en relacin con su especializacin y con sus
categoras profesionales.

La diversidad de trabajos que genera el desarrollo de la funcin de archivo hace necesario la existencia de
profesionales cualificados para cada una de las actividades. De esta manera, los trabajos relacionados con el
tratamiento de la documentacin los tienen que realizar los profesionales especializados en archivstica
paralelamente a la tendencia actual de acercarnos cada vez ms hacia la especializacin de algunos aspectos
de la funcin archivo o de convertirnos en expertos de determinados fondos documentales
21
. En el mbito de
la Administracin estos profesionales sern funcionarios adscritos a los Cuerpos de la Administracin
Especial. Uno por cada nivel de titulacin. De esta manera, en un archivo debera existir:

* archiveros, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A
22
;
* tcnicos medios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B
23
;
* auxiliares de archivo del Cuerpo de Tcnicos Especialistas, Grupo C.

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El desarrollo de los trabajos administrativos y tambin los de apoyo administrativo tienen que ser llevadas a
cabo por profesionales pertenecientes a los Cuerpos de Administracin General, de acuerdo con la
disposicin octava de la Ley 17/1985. Segn esto, el personal del archivo que debera formar parte de estos
Cuerpos estar integrado por:

* administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Administrativo de
la Generalitat, Grupo C;
* auxiliares administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Auxiliar
Administrativo de la Generalitat, Grupo D;
* subalternos pertenecientes al Cuerpo Subalterno de la Administracin de la Generalitat, Grupo E.

Igualmente, aquellos trabajos especficos que renen un trabajo de especializacin en materias
complementarias a la funcin archivo tienen que ser desarrollados por los profesionales pertenecientes al
Cuerpo de la Administracin Especial, como son:

* restauradores, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.;
* fotgrafos y bibliotecarios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B;
* otros.

A continuacin, proponemos uno de los posibles modelos de distribucin de las funciones que puede
desarrollar el personal de un archivo. Aunque en principio se ha pensado en un centro de cierto relieve, es
relativamente sencillo hacer la translacin de estas funciones a las que puede realizar un centro de
caractersticas diferentes, de dimensiones ms reducidas y, obviamente, con menos dotacin de personal.

Para facilitar la comprensin de las funciones que tiene que realizar el personal de los archivos, la
informacin se ha desglosado en tres apartados:

Objetivo: define el mbito de competencia que abraza el ejercicio de la profesin.
Funciones: desglosa las actividades ms relevantes del objetivo o mbito de competencia.
Titulaciones recomendadas: sugerir la formacin ms adecuada para llevar a cabo las funciones
encomendadas.

FUNCIONES DEL DIRECTOR O DEL RESPONSABLE DE UN ARCHIVO

OBJETIVO

Dirigir, coordinar y controlar la organizacin y el funcionamiento del archivo, para custodiar y
organizar la documentacin, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la
ha generado y tambin a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la
documentacin.

FUNCIONES

Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestin del centro archivstico y, al
mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacin interdepartamental con el objeto de facilitar el
sistema de organizacin documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organizacin y el funcionamiento del archivo
y, tambin, aquellas otras de aplicacin a todas las reas, departamentos o servicios del organismo a
las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y prstamo de la documentacin. El director o
responsable debern velar tambin por el cumplimiento de la normativa establecida.
Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones de personal y de administracin
econmica del archivo, as como cualquier otro trabajo que comporte la gestin administrativa del
centro.
Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentacin de acuerdo con la normativa
vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisin correspondiente, puedan ser de aplicacin en
el uso y consulta de la documentacin.
Planificar, dirigir y coordinar la metodologa de organizacin documental utilizada en el archivo,
especialmente en relacin con el sistema de clasificacin, transferencias, elaboracin de
5
instrumentos de descripcin, preservacin y conservacin de la documentacin, calendario de
conservacin y eliminacin, accesibilidad y consulta de la documentacin. Promover tambin un
buen mtodo de trabajo entre el personal del archivo para establecer un sistema de
corresponsabilizacin funcional de acuerdo con la formacin y los objetivos que se les haya
asignado.
Planificar y coordinar el sistema de organizacin integral de la documentacin del organismo o
entidad a la que pertenece el archivo.
Proponer la creacin y coordinar las comisiones interdepartamentales de trabajo -evaluacin de la
documentacin, accesibilidad,....- con la finalidad de corresponsabilizar a todos los agentes del
organismo en la toma de decisiones referidas a la gestin de los documentos.
Planificar y coordinar la formacin del personal del archivo y, de acuerdo con la definicin del
sistema integral de organizacin de la documentacin, realizar los cursos de formacin de los
responsables de los archivos de gestin del organismo al que pertenece el archivo.
Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentacin que custodia el
archivo.
Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guas, inventarios, catlogos. Tambin,
elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.
Planificar y coordinar las actividades de difusin que anualmente se realizan en el centro, ya sean
exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
Planificar y controlar la preservacin y la conservacin de la documentacin y tambin del edificio,
as como velar por su seguridad.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Licenciatura, preferentemente en Historia aunque tambin hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como Ciencias de la Informacin, Antropologa, Derecho y Filologa, y
los msters o postgrados en archivstica.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVEROS

OBJETIVO

Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el director del centro y, en
especial, velar por la organizacin y la custodia de la documentacin que est bajo su
responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.

FUNCIONES

Colaborar en aquellas cuestiones especficas que le indique la direccin del centro, en especial, la
elaboracin y aplicacin de las normas de organizacin y funcionamiento del archivo. Tambin,
proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la
gestin del archivo.
Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacin de la documentacin del organismo, institucin o
entidad para que se aplique de forma unvoca y generalizada en todos los archivos de gestin,
adems del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualizacin de su proceso.
Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la direccin del organismo, el
sistema de organizacin integral de la documentacin. Tambin, el archivero tendr que ejecutar su
aplicacin y, al mismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestin,
ofrecindole la ayuda tcnica necesaria en la implementacin de este mtodo de trabajo. Igualmente,
el archivero tendr que llevar a cabo el seguimiento y la actualizacin de todo el proceso de gestin
integral de la documentacin, adems de organizar e impartir los cursos de formacin al personal de
los archivos de gestin.
Organizar y dirigir la elaboracin de los instrumentos de descripcin de la documentacin
custodiada en el archivo - catlogos, inventarios, ndices u otros- y realizar aquellos que requieran
una descripcin documental ms especializada.
Colaborar en el proceso de definicin e implementacin del sistema informtico de organizacin de
la documentacin. Tambin, deber llevar a cabo el control de calidad de la informacin contenida
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en la mecanizacin de la gestin de los documentos y supervisar, especialmente, la descripcin, la
codificacin y la asignacin de descriptores.
Elaborar el calendario de conservacin y eliminacin de la documentacin de acuerdo con la
normativa establecida por la CNATD y las tablas de evaluacin documental.
Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentacin desde las
dependencias del organismo o entidad hasta la ubicacin en los depsitos del archivo o bien de
transferencia entre dos archivos.
Definir y organizar el sistema de informacin, consulta y prstamo de la documentacin del archivo.
Tambin le corresponder asesorar a los usuarios que requieran una informacin ms especializada.
Promover y organizar las actividades de difusin del archivo: visitas de estudiantes y del pblico en
general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
Organizar, dirigir y supervisar la preservacin, la conservacin y la seguridad de la documentacin,
en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologas.
Planificar, dirigir y controlar la conservacin y los sistemas de seguridad del edificio y los depsitos
del archivo y, tambin, de todos los equipamientos que dispone el centro.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Licenciatura, preferentemente en Historia aunque tambin hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como las de Ciencias de la Informacin, Antropologa, Derecho y
Filologa, y los msters o postgrados en archivstica.

FUNCIONES DE LOS TCNICOS MEDIOS

OBJETIVO

Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial,
participar con los tcnicos superiores en el proceso de organizacin integral de la
documentacin, en la consulta y la difusin de los fondos documentales. De una forma ms
explcita los tcnicos medios contribuirn de acuerdo con su formacin- en la ejecucin y
control de las tcnicas archivsticas ms conceptuales del tratamiento documental, como son la
clasificacin y la descripcin documental y, tambin, en la consulta y difusin de la
documentacin, entre otras cosas.

FUNCIONES

Colaborar en la custodia y en la organizacin de la documentacin del archivo y en la aplicacin del
sistema de organizacin integral de la documentacin en los archivos de gestin del organismo o
entidad.
Asesorar a los responsables de los archivos de gestin en el proceso de implementacin del sistema
de organizacin integral de la documentacin, ofrecindoles ayuda tcnica en la descripcin,
modificacin o asignacin de descriptores, etc.
Elaborar los instrumentos de descripcin de las series documentales que no requieran de una
especializacin, adems de asignar los descriptores en el momento de la introduccin de los datos.
Colaborar en el proceso de aplicacin de las tablas de evaluacin documental aprobadas por la
CNATD ejecutando la gestin y el control de la documentacin a eliminar.
Llevar a cabo la gestin y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo
documental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestin
en el desarrollo de esta actividad.
Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias, comprobando la
correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentacin transferida.
Atender las consultas sobre informacin y la documentacin custodiada en los depsitos del archivo,
y hacer su seguimiento.
Gestin y control del prstamo de la documentacin a las dependencias del organismo, institucin o
entidad a la que pertenece el archivo.
Colaborar en las actividades de difusin de la documentacin que se organicen en el centro.
Llevar a cabo la gestin y el control de la prevencin y conservacin del acondicionamiento fsico de
los diferentes soportes de la documentacin.
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TITULACIONES RECOMENDADAS

Diplomatura, preferentemente, en Historia, pero, tambin, en Biblioteconoma y Documentacin
y en Gestin y Administracin.

FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE ARCHIVO

OBJETIVO

Colaborar en los trabajos de ejecucin y control de la documentacin, en especial, aquellas que
conciernan ms directamente con las tcnicas archivsticas manuales de la organizacin
documental como pueden ser la gestin de los depsitos y las de prevencin y conservacin de
la documentacin, entre otras.

FUNCIONES

Colaborar con los otros tcnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental
consistentes en la ordenacin fsica de la documentacin de algunas series documentales, etc.
Ejecutar la destruccin fsica de aquella documentacin que le ha indicado su superior jerrquico, en
aplicacin del calendario de conservacin y eliminacin.
Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias hasta los depsitos del
archivo, otorgndoles la ubicacin adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su
numeracin.
Llevar a cabo la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo con las directrices de su superior
jerrquico, comprobando la ubicacin de la documentacin y los espacios que quedan libres, con la
finalidad de asignar nuevas unidades de instalacin.
Vigilar la prevencin y la conservacin de la documentacin controlando peridicamente su estado
fsico; y adems le corresponder notificar las incidencias, as como proponer las mejoras oportunas
para que los documentos se conserven en un estado ptimo.
Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacin y as mismo extraer los
clips, gomas, plsticos,... de los documentos.
Supervisar peridicamente las condiciones fsicas y ambientales de los diferentes depsitos, a partir
del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservacin y seguridad
del edificio y los depsitos.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Preferentemente, Bachillerato Superior y Formacin Profesional de segundo grado en la
especialidad de administracin.

FUNCIONES DE LOS ADMINISTRATIVOS Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO

Recibir y atender al pblico del archivo y tambin llevar la gestin de los trabajos
administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente.

FUNCIONES

Recibir y atender al pblico del archivo ofrecindole la informacin que requiera, o bien
dirigindolo a la sala de consulta o las salas donde se efecta alguna actividad.
Realizar los trabajos administrativos del centro.
Introduccin de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informtico.
Realizar las estadsticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, prstamo de la
documentacin, entre otras.

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TITULACIONES EXIGIDAS

Administrativos: ttulo de Bachillerato, de Formacin Profesional de segundo grado o equivalente.
Auxiliares administrativos: ttulo de Graduado Escolar, de Formacin Profesional de primer grado o
equivalente.

FUNCIONES DE LOS SUBALTERNOS

OBJETIVO

Colaborar en la consulta y el prstamo sirviendo la documentacin a los usuarios y haciendo
copias. Repartir y recoger la documentacin de las dependencias administrativas o cualquier
otro trabajo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente.

FUNCIONES

Transportar las unidades de instalacin de las transferencias a los depsitos del archivo.
Efectuar todos los cambios de situacin de las unidades de instalacin de los depsitos.
Localizar la documentacin en los depsitos del archivo y servirla a los usuarios, devolvindola a su
lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente, extraer de los depsitos aquella documentacin
que le indiquen para la preparacin del prstamo.
Reproducir la documentacin solicitada por los usuarios (fotocopias).
Repartir la documentacin del prstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo
de correo.

TITULACIONES EXIGIDAS

Certificado de Escolaridad.

FUNCIONES DE LOS TCNICOS SUPERIORES ESPECIALISTAS

OBJETIVO

Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar
y aplicar las tcnicas ms apropiadas para la prevencin, reproduccin y preservacin de la
documentacin en cualquier tipo de soporte documental.

FUNCIONES

Estudiar y proponer a la direccin del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo
una buena poltica de prevencin, reproduccin y preservacin de la documentacin. Tambin
deber controlar el estado de conservacin de la documentacin en cualquier tipo de soporte
documental.
Organizar y dirigir las tcnicas de restauracin ms apropiadas para cada tipo de soporte
documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tcnicas que requieran una manipulacin ms
especializada.
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la
documentacin para la conservacin o consulta.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Licenciados en Bellas Artes, especializados en restauracin.
Licenciados en Qumicas.

FUNCIONES DE LOS TCNICOS MEDIOS ESPECIALISTAS

OBJETIVO
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Colaborar en todas aquellas cuestiones que se le indiquen y, en especial, participar de acuerdo
con su formacin en el proceso de la especializacin a la que estn adscritos.

FUNCIONES

Conservadores, restauradores y fotgrafos
Colaborar con su jefe superior en la ejecucin de las tcnicas de preservacin y reproduccin de los
documentos en cualquier tipo de soporte documental (documentacin grfica, audiovisual, ...).
Colaborar y efectuar todos aquellos trabajos indicados por su superior jerrquico para realizar las
copias de seguridad de la documentacin para su conservacin o consulta.
Planificar, realizar o colaborar en reportajes fotogrficos para aumentar los fondos de imgenes.
Reproducir los fondos de imgenes con la finalidad de preservarlos, difundirlos y editarlos.
Colaborar en la definicin de los lenguajes normalizados que afectan a los fondos de imgenes.
Bibliotecarios
Atender y asesorar a los usuarios en la consulta y prstamo de las publicaciones de la biblioteca.
Proponer y adquirir las publicaciones que tienen que formar parte del fondo bibliogrfico del
archivo. Tambin, vigilar el seguimiento y la recepcin de las publicaciones.
Hacer los trabajos de catalogacin del fondo bibliogrfico y hemerogrfico de la biblioteca auxiliar
del archivo.

TITULACIONES RECOMENDADAS

Diplomados de la Escuela Superior de Conservacin y Restauracin de Bienes Culturales de
Catalua, especialidad conservacin y restauracin del documento grfico.
Graduados en Artes y Oficios, especialidad en documentos grficos.
Diplomatura en Biblioteconoma y Documentacin.
Graduados en Fotografa por la Escuela de Fotografa de la Fundacin Politcnica de Catalua.

4.- EL INSTRUMENTO DEFINIDOR DEL PERSONAL DE ARCHIVOS (IDPA)

El IDPA es un conjunto de datos numricos que tienen por objeto el estudio de diversos fenmenos que
inciden, en diferentes grados, en el funcionamiento y en el servicio que ofrecen los archivos.

La necesidad de disponer de un instrumento que ayude al archivero a definir la plantilla de personal que
necesita, segn las caractersticas del archivo, es obvia y lo que ha motivado la elaboracin de la presente
propuesta. Somos conscientes que un instrumento como el que se presenta no es infalible, ya que no podemos
predecir comportamientos evolutivos futuros de los archivos, y sus resultados hay que considerarlos
orientativos.

El IDPA analiza catorce indicadores que se han credo ms importantes en el momento de estudiar un
archivo. La agrupacin de estos catorce indicadores se ha hecho bajo tres criterios. El primero agrupa los
indicadores que por ellos mismos tienen que dar la estructura base de funcionamiento. Son variables no
previsibles en su evolucin, es decir, el archivero poco puede influir en cual ser la evolucin de estos datos a
corto o largo plazo, ya que son ajenos a su campo estricto de actuacin y dependen tanto del pblico como de
la institucin donde est ubicado. El segundo agrupa los indicadores que definen una estructura especializada
y complementan las necesidades especficas no recogidas en el primer grupo, es decir, perfilan la estructura
base resultante del grupo anterior. Por ltimo, el tercero agrupa los indicadores que denotan las necesidades
de carcter temporal, es decir, personal de ayuda durante un tiempo determinado. Este grupo, a diferencia del
primero, s que es controlado directamente por el archivero y, por tanto, puede hacer una temporalizacin.

Los indicadores tienen dos o ms variables. Estas pueden ser de dos clases: cualitativas o cuantitativas. Las
variables cualitativas se utilizan para estudiar los datos no susceptibles de ser medidos, por ejemplo, los
conocimientos especficos para ejercer el lugar de trabajo. Las cuantitativas se utilizan para las variables que
son susceptibles de medir, como, por ejemplo, el volumen de metros lineales.

10
A cada variable, se le asigna un valor segn una ponderacin establecida con antelacin. Para facilitar la
definicin de este valor, se ha dividido en intervalos parciales generalmente de igual amplitud- que son,
desde el punto de vista estadstico, los intervalos de clase
24
.

4.1. El proceso de elaboracin del IDPA

Una vez se defini el objeto de la investigacin a efectuar y las tcnicas estadsticas ms apropiadas, se
delimit el colectivo a investigar, fijando las caractersticas que tenan que reunir sus elementos, lo que
permite excluir todos los que no las cumplen. As, se defini materialmente que se entiende por archivo, con
la finalidad de excluir aquellas situaciones en que el archivo es una mezcla entre centro documental-museo-
archivo-biblioteca. En segundo lugar, se fij el universo que en este caso es aplicable tanto a los archivos
catalanes como espaoles. De acuerdo con esto, las fases de elaboracin del IDPA fueron las siguientes:

Fase de recopilacin de la informacin: Para la recopilacin de la informacin se utilizaron tcnicas
directas e indirectas. Las tcnicas directas hacen referencia a cuestionarios, entrevistas, observaciones,
experiencias, etc. Las indirectas agrupan la informacin procedente, entre otras, de memorias,
estadsticas, estudios y artculos.

Fase de preparacin de los datos: Con los datos recopilados se procedi a definir los indicadores y sus
variables agrupndolos en los tres grupos mencionados anteriormente: indicadores de estructura bsica,
indicadores de estructura especfica e indicadores de estructura temporal. Posteriormente, se determin
el tipo de ponderacin que le corresponda a cada variable.

Fase de anlisis e interpretacin: La diversidad de los servicios de archivo existentes comport que
durante la fase de anlisis se realizara una pequea prueba que indicara si tanto los indicadores, como
las variables y los valores de ponderacin eran correctos. En este sentido, se entrevist a diversos
archiveros seleccionados de tal forma que representaran las diferentes tipologas de archivos existentes.
El resultado fue satisfactorio, pero aparecieron pequeas disfunciones en los archivos de grandes
dimensiones.

Fase de modificacin y comprobacin: Durante esta fase se procedi a modificar aquellas variables que
no estaban correctamente ponderadas y se aadieron otros indicadores que se haban obviado en la
primera fase. De acuerdo con esto, se corrigi el IDPA y se realiz la prueba definitiva. Esta prueba se
efectu pasando el IDPA a una muestra mucho ms amplia que la anterior.

4.2. Consideraciones previas sobre la utilizacin del IDPA

El IDPA sirve como referente de la actividad archivstica y conocimiento de las disfunciones internas de un
arxiu, pero tambin lo es para los nuevos centros de archivo, ya que da a conocer la estructura de personal
que se necesitar, es decir, sirve como referente para establecer el nmero de personal que se deber tener en
cuenta cuando se proceda a la apertura del nuevo servicio de archivo. En tercer lugar, es un instrumento til
para incluirlo en las memorias anuales de los centros, para dar a conocer a los superiores jerrquicos datos
evolutivos, disfunciones y necesidades puntuales del archivo.

De acuerdo con esto, el IDPA es susceptible, tambin, de utilizarse de forma sectorializada (archivos
municipales, archivos comarcales, volumen de metros lineales de los archivos municipales, volumen de
consultas en los archivos catalanes, etc.) En relacin con el elemento temporal, hay que tener en cuenta que
este instrumento se limita a hacer una fotografa del momento en que se encuentra el archivo y es aconsejable
aplicarlo peridicamente, para saber si hay que efectuar variaciones en la plantilla de personal del archivo.
No obstante, se recomienda aplicarlo una vez al ao.

El IDPA est dividido en tres grupos: A, B y C. Cada grupo dispone de indicadores que inciden en un tipo de
estructura determinada. As, el grupo A establece la estructura base (archiveros, tcnicos medios, auxiliares,
subalternos, etc.); el grupo B, la estructura especfica (fotgrafos, expertos en microfilms, palegrafos,
restauradores, etc. segn las necesidades del archivo). De acuerdo con esto, los datos procedentes de estos
tres grupos ofrecen la informacin siguiente:

11
Estructura Base: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo A. Este grupo indica
la estructura de personal de carcter permanente. Es decir, corresponde a la plantilla de trabajadores que
un archivo necesitar para cubrir las necesidades mnimas. Sus indicadores informan de rasgos
elementales y comunes a todos los archivos, sin prejuicio de su estructura y mbito competencial.

Estructura Especfica: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo B. Este grupo
indica la estructura especfica de personal. Es decir, los especialistas necesarios para incluir en la
plantilla de personal de carcter permanente. Los datos que ofrece este segundo grupo complementan los
datos de la estructura base. Sus indicadores analizan funciones que pueden ser ejercidas por algunos
archivos, pero que no son una caracterstica comn en todos ellos.

Estructura Temporal: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo C. Este grupo
indica la estructura temporal de personal. Es decir, la contratacin de profesionales en rgimen temporal
para la realizacin de trabajos puntuales, de tal forma que una vez realizados desaparece la relacin
jurdica entre ambos sujetos (institucin-profesional). Los datos de este grupo complementa las dos
estructuras anteriores.

Por ltimo, para una correcta aplicacin del IDPA ser necesario tener en cuenta las siguientes
observaciones:

Si el archivo est formado por dos edificios y en ambos hay, habitualmente, personal, se deber utilizar
un IDPA para cada centro.
Los archivos centrales de los departamentos de la Generalitat de Catalua no podrn sumar datos
procedentes de los archivos de las unidades de carcter territorial, independientemente exista o no
archivero.
Se tienen que utilizar los datos ms recientes, es decir, los obtenidos el ltimo ao.
Se tienen que responder los indicadores de los tres grupos. Los grupos no pueden funcionar de forma
independiente.

GRUPO A: INDICADORES DE ESTRUCTURA
BASE

A.1. Nmero de metros lineales

Hace referencia al volumen de ocupacin real, no al volumen de metros lineales disponibles. Hay que sumar
todos los metros lineales de documentacin aunque est ubicada en locales diferentes.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 1.000 ml. 1
De 1.001 a 3.000 ml. 3
De 3.001. a 6.000 ml. 5
De 6.001 a 9.000 ml. 7
De 9.001 a 12.000 ml. 9
De 12.001 a 15.000 ml. 11
Ms de 15.001 ml. 13

A.2. Nmero de consultas

Bajo este concepto hay que agrupar los prstamos y las consultas, tanto externos como internos que se
producen anualmente.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 1.000 consultas 1
De 1.001 a 5.000 consultas 3
De 5.001 a 10.000 consultas 9
De 10.001 a 15.000 consultas 12
12
De 15.001 a 20.000 consultas 15
De 20.001 a 25.000 consultas 17
De 25.001 a 30.000 consultas 20
Ms de 30.001 consultas 22

A.3. Nmero de trabajadores

Hay que sumar todas las personas dedicadas a trabajos administrativos o bucrocrticos que trabajan en el
organismo donde el archivero presta sus servicios. En aquellos casos que por consorcio convenio o similar
exista ms de un organismo y el archivero tenga que gestionar la documentacin -en toda sus fases-
procedente de ste, se tendr que aadir el nmero de trabajadores de este segundo organismo. Pero, si la
funcin del archivero corresponde solo al depsito y la custodia de esta documentacin no podr sumar el
nmero de trabajadores de este organismo secundario.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 500 personas 1
De 501 a 1.500 personas 3
De 1.501 a 3.000 personas 6
De 3.001 a 4.500 personas 9
Ms de 4.501 personas 12

A.4. Volumen anual de crecimiento documental

Hay que calcular los metros lineales (ml) de documentacin que anualmente son depositados en el archivo.
Hay que utilizar los ltimos datos estadsticos.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 100 m.l. 1
De 101 a 300 m.l. 2
De 301 a 600 m.l. 3
De 601 a 900 m.l. 4
De 901 a 1.200 m.l. 5
De 1.201 a 1.500 m.l. 7
De 1.501 a 2.000 m.l. 9
De 2.001 a 2.500 m.l. 11
De 2.501 a 3.000 m.l. 13
Ms de 3.001 m.l. 15

A.5. Prestaciones y actividades que ofrece el centro a los usuarios externos

Las prestaciones y las actividades incluyen los siguientes servicios: reproduccin de audiovisuales (audios,
vdeos, casetes, compactos), reproduccin de microfilms, reproduccin de fotografas, reproduccin de
planos, asesoramiento a los usuarios, organizacin de exposiciones, visitas (profesionales, estudiantes y
pblico en general), trabajos de estudio (mesas redondas, conferencias, seminarios y similares). En ningn
caso se tiene que sumar la repeticin de una misma actividad o prestacin. Tampoco se tendr que tener en
cuenta las prestaciones y actividades dirigidas a los usuarios internos. Todas las prestaciones y actividades
tendrn que ser ejercidas por el propio centro de archivo.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 4 prestaciones 1
5/6 prestaciones 3
Ms de 7 prestaciones 6

A.6. Rgimen de horarios

13
Hay que seleccionar el nivel correspondiente al rgimen de horario semanal que tiene establecido el archivo
para los usuarios externos. El archivo que por sus funciones solo presta servicios internos no podr
seleccionar ningn nivel.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta a 38 horas semanales 1
De 39 a 45 horas semanales 5
De 46 a 50 horas semanales 10
Ms de 51 horas semanales 15

TOTAL VALORES: A.1. + A.2. + A.3. + A.4. + A.5 + A.6. = estructura base

GRUPO B: INDICADORES DE ESTRUCTURA
ESPECFICA


B.1. Secciones del archivo

Estas secciones son las siguientes: registro general de documentos, audiovisuales, hemeroteca, grficos,
laboratorio de restauracin y laboratorio fotogrfico-microfilmacin. Para tener en cuenta la seccin de
registro general de documentos, el archivero tiene que reunir dos requisitos: que jurdicamente sea el
responsable y que la utilice como parte del sistema integral de organizacin documental. La seccin de
audiovisuales (audios, vdeos, casetes, comptactos) tiene que contener un mnimo de cinco mil piezas. En
cuanto a la seccin de hemeroteca hay que tener en el depsito ms del 50% de los ttulos, en relacin con las
publicaciones peridicas editadas en el mbito competencial del archivo. La seccin de grficos (carteles,
mapas, planos, dibujos, grabados, etc.) tendr que superar las dos mil piezas. En relacin con las secciones
del laboratorio de restauracin y del laboratorio fotogrfico-microfilmacin ser necesario que dispongan de
personal y equipamiento propios.

Variable Valor Valor seleccionado
1 seccin 1
2/3 secciones 3
4 secciones 5
Ms de 5 secciones 10

B.2. Conocimientos especficos

Hay que tener en cuenta si, por las caractersticas del fondo documental del archivo, el archivero tiene que
tener unos conocimientos especficos para el tratamiento de la documentacin. En este sentido, se diferencian
tres grupos genricos de conocimientos: derecho administrativo, historia y ciencias auxiliares.

Variable Valor Valor seleccionado
Derecho administrativo 1
Decrecho administrativo e historia 3
Derecho administrativo, historia y ciencias
auxiliares
7

B.3. Responsabilidades administrativas

Hace referencia a las responsabilidades que asume, legalmente, el archivero para resolver asuntos
administrativos. Estas responsabilidades son las siguientes: coordinacin del personal, gestin administrativa
del personal, elaboracin de normativa administrativa o tcnica y gestin econmica. La coordinacin del
personal agrupa las gestiones referentes a la distribucin del personal, a las rdenes de servicio, a la
orientacin y a la supervisin del trabajo. La segunda hace referencia a la gestin de los recursos humanos
desde el punto de vista de las amonestaciones, del rgimen disciplinario, de las autorizaciones de permisos,
etc. En relacin con la elaboracin de normativa se incluye tanto las normas administrativas como tcnicas,
14
pero el archivero tiene que disponer legalmente de la potestad para elaborar disposiciones que afecten tanto a
la organizacin interna como a todos los usuarios. Por ltimo, si se asume la gestin econmica del archivo,
ser necesario que el archivero disponga de sus propias partidas presupuestarias superiores a diez millones de
pesetas y, adems, que sea el reponsable.

Variable Valor Valor seleccionado
1 responsabilidad 1
2 responsabilidades 3
3 responsabilidades 5
4 responsabilidades 10

B.4. Funciones extra-archivsticas

Se sumarn las funciones que se ejercen en el mismo lugar de trabajo cuando son ajenas a la profesin y que
son asumidas por el archivero por orden de un superior jerrquico. Estas funciones pueden ser, entre otras,
correccin de textos, servicio de publicaciones, asesoramiento histrico, gestin de museos, biblioteca
histrica. No se podrn sumar la biblioteca auxiliar ni las publicaciones de materia archivstica referentes al
archivo.

Variable Valor Valor seleccionado
1 funcin 1
2/3 funciones 3
4/7 funciones 5
Ms de 8 funciones 7

TOTAL VALORES: B.1. + B.2. + B.3.+ B.4. = estructura especfica

GRUPO C: INDICADORES DE ESTRUCTURA
TEMPORAL

C.1. Nivel asumido de evaluacin y eliminacin de series

La evaluacion y eliminacin de series incluye la documentacin generada y producida a partir de 1940. Los
archivos que por sus caractersticas no dispongan de documentacin a partir de esta fecha no podrn
seleccionar ningn nivel. Hay que calcular la totalidad de series de documentacin contempornea y aplicar
el % de las series evaluadas o eliminadas. Si no se ha procedido a la evaluacin de ninguna serie documental
o no se han aplicado nunca las Tablas de Evaluacin Documental (TAD) proporcionadas por la Comissi
Nacional d'Avaluaci i Tria de Documentaci (CNATD), no se podr seleccionar ningn nivel.

Variable Valor Valor seleccionado
Ms de un 81% 1
De un 51% a un 80% 3
De un 31% a un 50% 5
Hasta un 30% 7

C.2. Nivel de elaboracin de instrumentos de descripcin de la documentacin inactiva

Este nivel incluye cualquier instrumento de descripcin que sirva para la recuperacin de la documentacin o
de la informacin, independientemente de su soporte o de su grado de descripcin, y est a disposicin de los
usuarios. Hay que calcular el nivel asumido de descripcin en % en relacin al total del fondo documental.

Variable Valor Valor seleccionado
Ms del 81% 1
Del 51% al 80% 3
del 31% al 50% 5
Hasta un 30% 7
15

C.3. Aplicacin de un sistema integral de la documentacin

El trmino integral comprende absolutamente todas las partes o todos los elementos que puede tener un
sistema. En el mbito de la archivstica hace referencia al sistema de gestin documental. Este sistema s
nico para todo el ciclo de vida de los documentos sin perjuicio del principio de procedencia de los fondos
generados por diversas instituciones. Si el sistema utilizado por el archivo no forma parte de ningn sistema
integral, no se podr seleccionar ningn nivel.

Variable Valor Valor seleccionado
En fase de mantenimiento 1
En fase de implantacin 5
En fase de elaboracin y diseo 10

C.4. Superfcie de depsitos complementarios

Calcular, en m2, la superfcie de los locales, fuera del edificio del archivo, donde hay depositada
documentacin. Si el local est compartido con otras dependencias u otro material, se tendr que restar los
m2 que este ocupa. Si hay ms de un local, hay que sumar la totalidad de los m2 de todos los locales.

Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 200 m2 1
De 201 a 1.000 m2 3
De 1.001 a 1.500 m2 6
Ms de 1.500 m2 10

TOTAL VALORES: C.1.+ C.2. + C.3.+C.4. = estructura temporal

4.3. Interpretacin de los resultados

Para una correcta interpretacin de los datos obtenidos, el IDPA incluye dos instrumentos: la escala
orientativa del nmero de personal y la estructura del tipo de personal.

La escala o tabla cuantitativa indica qu nmero aproximado de personal necesita el archivo. Las
coordenadas (abcisas y ordenadas) hacen referencia a la puntuacin obtenida de los grupos A, B y C. El
punto de interseccin (orgen) de las dos coordenadas indica el nmero de personal del archivo. Este personal
incluye todos los cuerpos, escalas, clases y categoras tanto del personal funcionario como laboral. De
acuerdo con esto, hay que seguir el siguiente proceso:

1. Sumar la puntuacin de cada grupo:

TOTAL POR GRUPO PUNTUACIN OBTENIDA
Grupo A: Estructura base
Grupo B: Estructura especfica
Grupo C: Estructura temporal

2. Sumar los puntos de los tres grupos

TOTAL GRUPOS PUNTUACIN OBTENIDA
A + B + C

3. Con la puntuacin global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del nmero de personal. El
nmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, y C).

4. Con la puntuacin obtenida en el grupo C (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El nmero de
personal resultante corresponder al personal de carcter temporal.
16

5. Restar el nmero de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del nmero de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operacin indicar la plantilla de personal permanente del archivo.


EJEMPLO: Archivo "X"

1. Sumar la puntuacin de cada grupo:

TOTAL POR GRUPO PUNTUACIN OBTENIDA
Grupo A: Estructura base 43
Grupo B: Estructura especfica 10
Grupo C: Estructura temporal 23

2. Sumar los puntos de los tres grupos:

TOTAL GRUPOS PUNTUACIN OBTENIDA
A + B + C 76

3. Con la puntuacin global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del nmero de personal. El
nmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, i C).

7621/24

4. Con la puntuacin obtenida en el grupo (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El nmero de
personal resultante corresponder al personal de carcter temporal.

233/4

5. Restar el nmero de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del nmero de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operacin indicar la plantilla de personal permanente del archivo.

21/24

3/4
----------------
18/21

Por ltimo, se incluyen cinco modelos de estructuras de personal, es decir, estructuras de tipos de personal.
Los modelos propuestos son orientativos, por tanto, el archivero tendr que hacer las variaciones que
considere oportunas con la finalidad de adecuar sus necesidades al tipo de personal.

Para consultar los modelos de estructura de personal hay que seguir el siguiente proceso:

1. Partir de la puntuacin global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C
2. De acuerdo con esta puntuacin, seleccionar el modelo que le corresponda.
3. Adaptar la estructura partiendo del nmero de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.
4. Identificar el personal de carcter temporal teniendo en cuenta el nmero de personal obtenido a
travs del grupo C. De acuerdo con las caractersticas del archivo, el archivero definir el tipo de
personal temporal, de acuerdo con sus necesidades.

EJEMPLO: Archivo "X"


1. Partir de la puntuacin global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C

76
17

2. De acuerdo con esta puntuacin, seleccionar el model que le corresponda.

Modelo: de 64 a 84 punts
Estructura: 24 persones

3. Adaptar la estructura partiendo del nmero de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.

21/24

MODELO INICIAL MODELO ADAPTADO
1 Tcnico Superior (dir.) 1 Tcnico Superior (dir.)
5 Tcnicos Superiores 5 Tcnicos Superiores
2 Tcnicos Superiores Especialistas 1 Tcnico Superior Especialista
5 Tcnicos Medios 4 Tcnicos Medios
2 Tcnicos Medios Especialistas 1 Tcnico Medio Especialista
2 Administrativos 4 Administrativos
1 Auxiliar de archivos 3 Auxiliar de archivos
6 Subalternos 5 Subalternos

4. Identificar el personal de carcter temporal teniendo en cuenta el nmero de personal obtenido a travs del
grupo C. De acuerdo con las caractersticas del archivo, el archivero definir el tipo de personal temporal
segn sus necesiades tcnicas.

Estructura temporal: 3/4
Estructura permanente: 18/21

MODELO ADAPTADO PERSONAL PERMANENTE PERSONAL TEMPORAL
1 Tcnico Superior (dir.) 1 Tcnico Superior (dir.)
5 Tcnicos Superiores 4 Tcnicos Superiores 1 Tcnico Superior
1 Tcnico Superior Especialista 1 Tcnico Superior Especialista
4 Tcnicos Medios 3 Tcnicos Medios 1 Tcnico Medio
1 Tcnico Medio Especialista 1 Tcnico Medio Especialista
4 Administrativos 4 Administrativos
3 Auxiliar de archivos 2 Auxiliar de archivos 1 Auxiliar de archivos
5 Subalternos 5 Subalternos
TOTAL ESTRUCTURA 20 4

MODELOS DE ESTRUCTURAS ATENDIENDO AL TIPO DE PERSONAL

HASTA 21 PUNTOS

Modelo de estructura con 3 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
1 Administrativo
1 Subalterno

DE 22 A 42 PUNTOS

Modelo de estructura con 6 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
1 Tcnico Superior
1 Tcnico Medio
1 Tcnico Medio especialista
1 Administrativo
1 Subalterno
18

DE 43 A 63 PUNTOS

Modelo de estructura con 12 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
2 Tcnicos Superiores
1 Tcnico Superior especialista
2 Tcnicos Medios
1 Tcnico Medio especialista
1 Administrativo
1 Auxiliar de archivos
3 Subalternos

DE 64 A 84 PUNTOS

Modelo de estructura con 24 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
5 Tcnicos Superiores
2 Tcnicos Superiores especialistas
5 Tcnicos Medios
2 Tcnicos Medios especialistas
2 Administrativos
1 Auxiliar de archivos
6 Subalternos

MS DE 85 PUNTOS

Modelo de estructura con 48 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director de archivo)
10 Tcnicos Superiores
4 Tcnicos Superiores especialistas
8 Tcnicos Medios
4 Tcnicos Medios especialistas
6 Administrativos
4 Auxiliares de archivos
11 Subalternos
19


PUNTOS
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125
5 0/1
10 1/2
15 2/3
20 3/4
25 3/4
30 4/5
35 5/6
40 6/7
45 7/8
50 9/10
55 10/11
60 12/13
65 14/16
70 17/20
75 21/24
80 25/30
85 31/36
90 37/42
95 43/48
100 49/54
105 55/60
110 61/66
115 67/72
120 73/78
125 79/84



20

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22
Les archivistes au sein du corps de conservateurs du patrimoine spcificit, complmentarit, formes de
collaboration. Bajo la presidencia de Paule Ren-Bazin. En Actes du XXXIIe. Congrs des Archivistes
Franais. Tours, 17-19 septembre 1991. Paris: Archives Nationales, 1993.

Els arxius: l'experincia catalana. Barcelona: AAC, 1995.



1
/ Se ha convertido en usual la creencia que un local mnimamente dotado con un archivero al frente constituye un
verdadero servicio de archivo. Paralelamente, en muchos municipios se ha visto al archivero como un profesional
polivalente, con todas las ventajas e inconvenientes que esto supone.

2
/ En el esfuerzo necesario para hacernos inteligibles a los gestores pblicos y a los ciudadanos, sera necesario superar
algunas actitudes excesivamente doctrinarias enfatizando excesivamente los aspectos ms ininteligibles para los
profanos de nuestra profesin- y remarcar las vertientes ms tiles de la funcin archivstica, vinculados a la aportacin
de la profesin hacia la mejora de la gestin administrativa o el ahorro de costos en personal y locales que supone una
poltica de eliminacin racional de documentos intiles, slo por poner dos ejemplos.

3
/ Valga el ejemplo de los materiales agrupados con motivo de las V Jornades de Arxivstica celebradas a Lleida el 1995,
bajo el ttulo "LArxiu como a servei: estratgies per al futur".

4
/ El artculo 103.3 de la Constitucin declara: La Ley regular el estatuto de los funcionarios pblicos, el acceso a la
funcin pblica de acuerdo con los principios de mrito y capacidad, las peculiaridades del ejercicio de su derecho a
sindicacin, el sistema de incompatibilidades y las garantas para la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones.

5
/ BOE nm. 185, de 3 de agosto de 1984 y correccin de errores BOE nm. 229 y 244, de 24 de septiembre de 1984 y
11 de octubre de 1984, respectivamente.

6
/ El Consejo de la Funcin Pblica fue creado por el artculo 31 de la Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso
Autonmico (BOE nm.247,de 15 de octubre de 1983, correcin de errores BOE nm. 251, de 20 de octubre de 1983).

7
/ La modificacin de la Ley 30/1984 por la Ley 23/1988 (BOE nm. 181, de 29 de julio de 1988) fue motivada por la
STC, nm. 99/87, de 11 de junio de 1987 que comport la adaptacin de preceptos de acuerdo con los criterios
establecidos por el Tribunal Constitucional.

8
/ DOGC nm. 569, de 31 de julio de 1985 y correccin de errores DOGC nm. 587, de 13 de septiembre de 1985.

9
/ La disposicin adicional octaba crea los Cuerpos de la Administracin de la Generalitat y define las escalas y las
funciones inherentes a cada una de las categoras profesionales. As, crea el Cuerpo Superior de Administracin de la
Generalitat (Grupo A), el Cuerpo de Gestin de Administracin de la Generalitat (Grupo B), el Cuerpo Administrativo
de la Generalitat (Grupo C), el Cuerpo de Auxiliar de la Administracin de la Generalitat (Grupo D) y el Cuerpo
Subalterno de Administracin de la Generalitat (Grupo E).

10
/DOGC nm. 770, de 24 de noviembre de 1986.

11
/ DOGC nm. 1348, de 28 de septiembre de 1990.

12
/ El artculo 2 del Decreto 214/1990, de 30 de julio, por el cual se aprueba el reglamento del personal al servicios de
las entidades locales, establece:

<"-1 El estatuto de la funcin pblica local de Catalua se rige: a) por la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las
bases del rgimen local.
b) Por la Ley 30/1984, de 2 de agosto, de medidas para la reforma de la funcin pblica, modificada por la Ley
23/1988, de 28 de julio, en los preceptos de carcter bsico, dictados al amparo del artculo 149.1.18 de la
Constitucin, y por la legislacin que con carcter bsico elabore el Estado.
c) Por el Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, que contiene el texto refundido de las
disposiciones vigentes en materia de rgimen local, en aquello que se considera bsico.
23

d) Por la Ley 8/1987, de 15 de abril, municipal y de rgimen local de Catalua.
e) Por las normas que desplegan la lesgilacin sobre rgimen local de Catalua.
f) Por las ordenanzas y la normativa de cada entidad, en el mbito de sus competencias, y tambin por los
convenios colectivos y los pactos o acuerdos sobre condiciones de trabajo que subscriban las entidades locales
con las representaciones de los trabajadores.
-2 La Ley 17/1985, de 23 de julio, de la funcin pblica de la Administracin de la Generalitat, y la normativa que la
desplega, son aplicables en los trminos que establece la legislacin sobre la funcin pblica promulgada por la
Generalitat.>

13
/ DOGC nm. 1921, de 15 de julio de 1994.

14
/ Excluye el personal del Parlament de Catalua, el del Sndic de Greuges, el de la Sindicatura de Comptes y el de las
entidades de derecho pblico sujetas al derecho privado, que se rigen por normativa especfica.

15
/ Casademont, Miquel; Corominas, Mariona; Matas, Josep: "Estratgies per promoure els archivos en el si de las
administracions", Lligall, 9 (1995), p.29-31.

16
/ En los archivos de rganos que tratan exclusivamente con documentacin administrativa es usual la dependencia de
Secretaras o Servicios de organizacin administrativa; en el caso de la administracin local se da una cierta polarizacin
entre la adscripcin a la Secretara General o Cultura. Cfr. Corominas, Mariona: "Resultat de lenquesta sobre la situaci
professional de los archiveros a Catalua", Lligall, 10 (1995), p.203-204. En realidad, el panorama coincide en buena
parte con unas jornadas celebradas en Madrid en 1986, donde se sealaba que el archivo tena que depender de
Secretara por tener el Secretario fe pblica municipal, y requerirse en el Archivo unos elementos incuestionables de
veracidad en la documentacin y de fidelidad en la custodia", Cfr. Garcia Ramos, Jos Maria: "Funcionamiento,
administracin y servicios de archivos en la ley 7/85, de 2 de abril", Madrid, IEAL, 1986, p.13.

17
/ Es el caso del cargo de asesores tcnicos en Conservacin e Investigacin, y en Gestin Documental" creados en
1989 por la Junta de Andaluca. Cfr. Cuevas, Mercedes; Gonzlez de Aguilar, Concha: "La figura del archivero en la
relacin de puestos de trabajo en la Junta de Andaluca", Actas del I Congreso de la Asociacin de Archiveros de
Andalucia, Tra, 1(1994), p. 145.

18
/ Hay que tener presente tambin la aportacin de algunos estudios de tercer ciclo msters y postgrados- que
comportan una capacitacin de un cierto nivel, y que pueden ser tiles en el proceso de transicin a una titulacin
universitaria especfica. A parte del caso emblemtico de los msters en archivstica organizados por la AAC y las
universidades catalanas, con el apoyo de la Generalitat de Catalua, hay que tener presente los postgrados en
documentacin del Institut Catal de Tecnologia y de los Jesuitas de Caspe.

19
/ Entre estos hay que citar la ponencia elaborada por CERDA, J. y otros: Personal de archivos municipales. En "La
profesin de Archivero: presente y futuro de los archiveros municipales" de las VIII Jornadas de Archivos municipales y
tambin la obra de GALLEGO,O. y LOPEZ, P: Introduccin a la archivstica.

20
/ La normativa de la Generalitat referida a los archivos establece las funciones que tienen que realizar el personal
adscrito al Cuerpo de Archiveros de la Generalitat. As, los art. 5.1, 5.2 y 5.3 del Decreto 110/1988 hacen un resumen de
los trabajos que tienen que asumirlos directores de los archivos histricos comarcales. Los art. 6.1 y 6.2 del Decreto
117/1990 explican las funciones de los archiveros en relacin con la evaluacin de la documentacin. El Decreto
277/1994 hace referencia a las competencias para expedir copias autnticas de documentos y certificaciones sobre estos.
El Decreto 2/1995 de reestructuracin del Archivo Nacional de Catalua se ocupa de las atribuciones de los tcnicos de
este archivo. El Decreto 76/1996 se refiere a las funciones de los tcnicos de los archivos centrales de los departamentos
de la Generalitat, el de los archivos centrales de las delegaciones territoriales y el de las entidades autnomas de la
Generalitat.

21
/ Podemos hablar de archiveros especializados en las diversas tipologas de fondos documentales, en los diferentes
soportes documentales e incluso en cada una de las etapas del ciclo documental. De esta manera, tienen que existir
especialistas en fondos documentales municipales, patrimoniales, de empresa, de arquitectura, hospitalarios, judiciales,
militares, eclesisticos, y tambin de los fondos documentales audiovisuales y otro material sensible, de la
documentacin de gestin, administrativa, histrica, etc. En este sentido hay que agradecer las aportaciones y
sugerencias de la seora Carme Bello y de los seores Xavier Tarraubella y Rafel Torrella.
24


22
/ En la actualidad solamente existe el Cuerpo de Titulados Superiores Archiveros de la Generalitat.

23
/ En el organigrama de algunas instituciones se llaman ayudantes de archivo. Consideramos que el trmino tcnicos
medios de archivo es mucho ms adecuado que el mencionado anteriormente, porque denota ms claridad la categora
profesional de este tipo de personal.

24
/ Esta agrupacin de los valores ha permitido tratar las variables contnuas (valor infinito) de la misma manera que las
discretas (valor finito). Adems de ayudar a perfilar la ponderacin de los valores, tambin puede ofrecer datos sobre la
frecuencia en que se presenta una caracterstica (frecuencia absoluta de un intervalo) y sobre la frecuencia relativa de un
intervalo (cociente de dividir la frecuencia absoluta del intervalo por el nmero de elementos de la poblacin estudiada).
En la elaboracin de los criterios para definir y agrupar las variables del IDPA han sido fundamentales las aportaciones y
sugerencias de los seores Jos Ramn Cruz Mundet y Albert Orts i Nomen.