Hernn Rodrigo Alvarado

2
SISTEM AS Y PROCEDIM IENTOS
SISTEM AS Y PROCEDIM IENTOS
EN LA EM PRESA
EN LA EM PRESA
Introduccin. Informacin, Sistemas, Procedimientos
Personal de Desarrollo v/s Personal de Procedimientos
Enfoque de Sistemas para O y M
Situacin Actual. Modelo Organizacional
Estructura Individuo. Comportamiento Organizacional
Por qu O y M ?
Sistematizacin
Elementos de la Sistematizacin
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3
Introduccin.
Informacin, Sistemas, Procedimientos
Hernn Rodrigo Alvarado
4
ELEM ENTOS CLAVES EN
ELEM ENTOS CLAVES EN
UNA ORGANIZACIN
UNA ORGANIZACIN
CAMBIO
PROCESOS
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS HUMANOS
TOMA DE DECISIONES
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5
Hernn Rodrigo Alvarado
6
UNIDAD DE DESARROLLO
UNIDAD DE ORGANIZACIN Y
MTODOS (O y M)
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7
Personal de Desarrollo v/s Personal de
Procedimientos
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8
SISTEM AS / O Y M
SISTEM AS / O Y M
O Y M
SISTEMAS
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9
SISTEM AS / O Y M
SISTEM AS / O Y M
AL IMPLANTARSE UN SISTEMA DE
INFORMACIN EN UNA EMPRESA, SE
PRODUCEN
CAMBIOS
CAMBIOS QUE AFECTAN
LAS OPERACIONES DE LAS UNIDADES,
POR LO TANTO DEBEN
REVISARSE
REVISARSE LOS
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS PARA ADAPTARLOS
AL NUEVO
SISTEMA.
SISTEMA.
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10
Enfoque de Sistemas para O y M
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11
LA EMPRESA EST CONFORMADA POR
SISTEMAS
SISTEMAS.
LOS SISTEMAS MANUALES Y
AUTOMATIZADOS,
INTERACTAN
INTERACTAN.
CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO
TAMBIEN ES AFECTADO.
SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO
COMO
UN SOLO SISTEMA
UN SOLO SISTEMA.
ENFOQUE DE SISTEM AS EN O Y M
ENFOQUE DE SISTEM AS EN O Y M
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12
Situacin Actual.
Modelo Organizacional
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13
EN LA FORMACIN DEL PROFESIONAL
DE INFORMTICA, NO SE HACE
NFASIS EN LA PARTE
MANUAL
MANUAL DE
LOS SISTEMAS.
LAS FUNCIONES DE OYM, LAS
DESARROLLAN PROFESIONALES DE
REAS DIFERENTES
REAS DIFERENTES DE INFORMTICA.
CONFUSIN GENERALIZADA DEL
ALCANCE
ALCANCE DE OYM.
SITUACIN ACTUAL
SITUACIN ACTUAL
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14
estratgico
tctico
tcnico
-Planifica -Planifica
-Control de Objetivos -Control de Objetivos
-Inspecciona Inversin -Inspecciona Inversin
-Operar el sistema -Operar el sistema
-Sistema rutinario -Sistema rutinario
-Control Operacional -Control Operacional
-Control Gerencial -Control Gerencial
-No opera el sistema -No opera el sistema
JERARQUA GERENCIAL
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15
estratgico
administracin
conocimiento
operativo
JERARQUA GERENCIAL DE
ACUERDO AL TIPO DE OPERACIN
Y DECISIN
Director o administradores Director o administradores
de nivel superior de nivel superior
Gerentes o administradores medios Gerentes o administradores medios
Trabajadores del conocimiento Trabajadores del conocimiento
y la informacin y la informacin
Gerentes operativos Gerentes operativos
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SILOS
SILOS
FUNCIONALES
FUNCIONALES
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I

N
P
R
O
D
U
C
C
I

N
V
E
N
T
A
S
R
.
R
.
H
.
H
.
procesos
procesos
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M ODELOS DE
M ODELOS DE
ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES
planificacin planificacin
control control
operaciones operaciones
operaciones operaciones
direccin direccin
Orientacin por reas funcionales Orientacin por reas funcionales Orientacin por procesos Orientacin por procesos
tradicional
tradicional
informacional
informacional
o
r
d
e
n
e
s
d
a
t
o
s
i
n
f
o
r
m
a
c
i

n
se comparte informacin
(Alfons Cornella, 1999)
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18
operaciones operaciones
direccin direccin
Orientacin por procesos Orientacin por procesos
informacional
informacional
i
n
f
o
r
m
a
c
i

n
se comparte informacin
M ODELOS DE ORGANIZACIONES
M ODELOS DE ORGANIZACIONES
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
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19
Estructura Individuo.
Comportamiento Organizacional
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ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
AREAS
FUNCIONALES
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
RELACIONES
NIVELES
JERARQUICOS
CARGOS
FUNCIONES
ESTRUCTURA
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21
DISCIPLINA QUE INVESTIGA EL
INFLUJO QUE LOS INDIVIDUOS,
GRUPOS Y ESTRUCTURAS EJERCEN
SOBRE LA
CONDUCTA
CONDUCTA DENTRO DE LAS
ORGANIZACIONES, A FIN DE APLICAR
ESOS CONOCIMIENTOS Y MEJORAR LA
EFICIENCIA
EFICIENCIA DE ELLAS.
COM PORTAM IENTO
COM PORTAM IENTO
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
Stephen
Stephen
Robbins
Robbins
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Diferencias
Diferencias
individuales
individuales

Totalidad de la
Totalidad de la
persona
persona

Conducta motivada
Conducta motivada

Valor de la persona
Valor de la persona

Sistemas sociales
Sistemas sociales

Inters mutuo
Inters mutuo
FUNDAM ENTOS DEL
FUNDAM ENTOS DEL
COM PORTAM IENTO
COM PORTAM IENTO
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
NATURALEZA DE LAS
NATURALEZA DE LAS
PERSONAS
PERSONAS
NATURALEZA DE LAS
NATURALEZA DE LAS
ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES
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COMPORTAMIENTO COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL
INDIVIDUO
INDIVIDUO
valores
valores
creencias
creencias
actitudes
actitudes
Satisfaccin
Satisfaccin
con el puesto
con el puesto
Identificacin
Identificacin
con el puesto
con el puesto
Compromiso
Compromiso
Organizacional
Organizacional
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24
Por qu O y M ?
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25
EXCESIVA TRAMITACIN
ROLES NO DEFINIDOS
INSUFICIENTE DELEGACIN DE FUNCIONES
DEFICIENCIAS ESTRUCTURALES
CARGAS DESIGUALMENTE DISTRIBUDAS
MUCHAS UNIDADES HACIENDO LO MISMO
JUSTIFICACIN DE O Y M
JUSTIFICACIN DE O Y M
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PRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO, ENERGA
DAO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA
OPERACIONES CUELLO DE BOTELLA
TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS
CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS
ALTOS COSTOS DE OPERACIN
EXCESO DE HORAS EXTRAS
INDICADORES
INDICADORES
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ES LA ENCARGADA DE CONOCER LOS
PROBLEMAS
PROBLEMAS ORGANIZATIVOS, ESTRUCTURALES
O DE PROCEDIMIENTOS, QUE SE GENERAN POR
CAMBIOS
CAMBIOS O ADECUACIN DE SISTEMAS
FORMALES, PROPONIENDO
SOLUCIONES
SOLUCIONES PARA
MEJORAR LA
EFICIENCIA
EFICIENCIA DE LA
ORGANIZACIN.
LA UNIDAD DE O y M
LA UNIDAD DE O y M
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ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
ANLISIS DE FUNCIONES
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
DISEO DE FORMULARIOS
REDACCIN DE MANUALES
ORDENAMIENTO DE OFICINAS
FUNCIONES
FUNCIONES
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29
Sistematizacin
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30
APLICACIN DE DIFERENTES TCNICAS QUE
PERMITAN UNA
MEJOR DISTRIBUCIN
MEJOR DISTRIBUCIN DEL
TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES Y DEFINICIN DE LA
PARTICIPACIN
PARTICIPACIN DE LOS DIFERENTES ENTES
ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIN.
SISTEM ATIZACIN
SISTEM ATIZACIN
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31
ACCIONES TENDIENTES A PREPARAR A LA
ORGANIZACIN DEL PUNTO DE VISTA
ORGANIZACIONAL, ADMINISTRATIVO Y
CONTABLE PARA ADECUAR LOS
PROCESOS Y
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS A LA AUTOMATIZACIN
DE LA INFORMACIN.
SISTEM ATIZACI
SISTEM ATIZACI
N
N
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TRM INOS
ASOCIADOS

NORMAS
NORMAS: Reglas que definen el
funcionamiento de la organizacin.

POLTICAS
POLTICAS: Patrones de conducta que
persiguen los diferentes objetivos de una
organizacin.

FUNCIONES
FUNCIONES: Principales actividades de
una organizacin. (Ventas, Inventario, etc.)

PROCESOS
PROCESOS: Principales actividades por
rea.
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33
TRM INOS
ASOCIADOS

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES: Acciones que se realizan
en cada proceso (sub-procesos).

TAREAS
TAREAS: Acciones fsicas y mentales que
se ejecutan para desarrollar una actividad.
Es la mnima divisin en el trabajo
administrativo.

PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas
aplicadas y mtodo utilizado para llevar a
cabo una actividad.
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34
Elementos de la Sistematizacin
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35
SISTEMATIZACIN
SISTEMATIZACIN
NORMAS
POLITICAS
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDAD PROCESO
TAREA
FUNCIONES
MANUALES
MANUALES
FORMULARIOS
FORMULARIOS
FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMAS
SISTEM ATIZACIN
SISTEM ATIZACIN
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36
HACER LAS COSAS
CORRECTAM ENTE
CON EL M NIM O
ESFUERZO
HACER LAS COSAS
CORRECTAM ENTE
CON EL M NIM O
ESFUERZO
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37
SER TAM BIN LA ESENCIA
DEL DESARROLLO DE
SISTEM AS?
EN LA PRCTICA, SE
CUM PLE?
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38
Hernn Rodrigo Alvarado
39
M ANUALES
M ANUALES
INSTRUMENTOS
INSTRUMENTOS
INFORMATIVOS
INFORMATIVOS
AUTORIDAD
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
POLTICAS
OBJETIVOS
FUNCIONES
CARGOS
M
M
A
A
N
N
U
U
A
A
L
L
E
E
S
S
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40
VENTAJAS -
LIM ITACIONES
Facilitan el establecimiento Facilitan el establecimiento
de estndares de estndares
Fuente permanente de Fuente permanente de
informacin informacin
Permiten la normalizacin de Permiten la normalizacin de
actividades actividades
Valioso elemento de consulta Valioso elemento de consulta
Evitan la improvisacin Evitan la improvisacin
Permiten capacitacin Permiten capacitacin
Evitan discusiones y malos Evitan discusiones y malos
entendidos entendidos
Pierden vigencia en el Pierden vigencia en el
tiempo tiempo
Poco flexibles Poco flexibles
Difciles de comprender Difciles de comprender
con inadecuada redaccin con inadecuada redaccin
Incluyen slo elementos Incluyen slo elementos
formales formales
Limitan iniciativa del Limitan iniciativa del
personal personal
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REQUISITO
S
Redaccin clara, adecuada
diagramacin y presentacin
Deben permitir flexibilidad
Satisfacer necesidades reales
Actualizacin permanente
Instruir al personal sobre su uso
Estudio previo de la organizacin
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TIPOS DE M ANUALES
TIPOS DE M ANUALES
ORGANIZACIN
PERSONAL
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
POLTICAS
POLTICAS
CARGOS
CARGOS
NORMAS Y
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
INDUCCIN
INDUCCIN
USUARIO
USUARIO
M
.

C
.
M
. N
. y
P
.
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43
ESTILOS
ESTILOS
NARRATIVO
RECETARIO DE COCINA (Cook Book)
GUIN TEATRAL (Play Script)
DE ENCABEZADOS
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ESTILOS
ESTILOS
1. El proveedor entrega 1. El proveedor entrega
la solicitud.... la solicitud....
2. El jefe de 2. El jefe de almacen almacen revisa.... revisa....
COOK BOOK
COOK BOOK
JEFE DE ALMACEN JEFE DE ALMACEN
- Revisa la orden... - Revisa la orden...
- Firma y enva a administracin... - Firma y enva a administracin...
- Elabora hoja de deficiencias.... - Elabora hoja de deficiencias....
DE ENCABEZADOS
DE ENCABEZADOS
1 1 PROVEEDOR Entrega solicitud.... PROVEEDOR Entrega solicitud....
2 2 JEFE ALMACEN JEFE ALMACEN Revisa la orden.... Revisa la orden....
3 3 Firma y enva a Firma y enva a
administracin administracin
GUIN
GUIN
TEATRAL
TEATRAL
PASO PASO RESPONSABLE ACCION RESPONSABLE ACCION
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45
FLUJOGRAM AS
FLUJOGRAM AS
Diagramas de flujo o cursogramas.
Representacin grfica de procedimientos.
Su finalidad es facilitar la comprensin,
tanto por parte de especialistas como por
los usuarios en general.
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46
5
DOCUMENTO
DOCUMENTO
CON COPIAS
INICIO DE
PROCEDIMIENTO
DECISION
PANTALLA
IDENTIFICACION
DE UN PASO
ARCHIVO
PERMANENTE
ARCHIVO
TEMPORAL
CONECTOR
DE PAGINA
CONECTOR DE
PROCEDIMIENTO
LISTADO
DISCO
EXPEDIENTE
O CARPETA
CINTA
MAGNETICA
?
P4
p8
0
1
2
SMBOLOS TRADICIONALES
SMBOLOS TRADICIONALES
FLUJOGRAM AS
FLUJOGRAM AS
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COMERCIALXXX
Fecha:
RECEPCION DE INGRESOS DIARIOS
Proc 5
Asistente
Administrativo I
Gerente
General
Cajera
Entrega Reporte Diario
de Caja con anexos y
efectivo.
Apunta informacin en
el Libro de Control de
Cajas Entregadas y
solicita firma al Asist.
Asistente
Administrativo I
Revisa Reporte Diario
de Caja y cuenta el
efectivo.
Prepara Planilla de
Depsito Bancario.
Remite caja con
depsito anexo
para revisin.
Revisa y entrega
Depsito Bancario
al Asist. I
Hace efectivo el Depsito
Bancario.
Saca copia del depsito
realizado.
Archiva copia del depsito
y anexa original del mismo
en el Reporte Diario de Caja.
FLUJOGRAM AS
FLUJOGRAM AS
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48
FORM ULARIOS
FORM ULARIOS
Formas impresas que contienen una
informacin fija y otra variable, para ser
utilizados en una actividad determinada.

Banco Nacional
Joaqun Sabina 01234567
A la orden de
La cantidad de Euros