Manual de Gestin Documental

PROCESO GESTIN DE GOBIERNO CDIGO A-GDG-MA-002
SUBPROCESO GESTIN DOCUMENTAL VERSIN 01

MANUAL GESTIN DOCUMENTAL
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VIGENTE
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15/05/2013

2013

ALCALDA MUNICIPAL
DE MELGAR - TOLIMA

MANUAL DE GESTIN
DOCUMENTAL

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CONTENIDO PAG
INTRODUCCIN............... 5
OBJETIVO GENERAL 6
OBJETIVOS ESPECFICOS. 6
POLTICA DE OPERACIN.. 6
ALCANCE............. 7
CONDICIONES GENERALES.. 7
MARCO NORMATIVO.. 9
LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES..

11
PRODUCCIN DOCUMENTAL 12
CREACIN Y DISEO DOCUMENTOS.......... 12
COMUNICACIONES...... 12
NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN DOCUMENTAL... 13
ESTRUCTURA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES
OFICIALES...........

16
NOTA INTERNA. 16
RESOLUCIONES 18
DIRECTIVAS Y CIRCULARES 21
CIRCULARES......... 22
ACTA... 23
ESQUEMA PARA ELABORACIN DE PROCESOS.. 27
ESQUEMA PARA ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS........... 28
SIMBOLOGA PARA LA ELABORACIN DE DIAGRAMAS DE FLUJO... 29
ESQUEMA PARA ELABORACIN DE FLUJOGRAMA............ 30
RTULO PARA LA ELABORACIN DE FORMATOS.... 31
OFICIOS Y CARTAS.. 31
OFICIOS ...... 31
MEMORANDO................ 34
RECEPCIN DE DOCUMENTOS............... 36
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS. 37
TRMITE DE DOCUMENTOS. 37
ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA
ALCALDA DE MELGAR .

38

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CONTENIDO
PAG

ARCHIVO DE GESTIN 38
ARCHIVO CENTRAL 39
ARCHIVO HISTRICO.......... 39
CONCEPTOS BSICOS SOBRE ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS 39
TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL 39
UNIDAD DOCUMENTAL............. 40
EXPEDIENTE . 40
SERIE DOCUMENTAL.............. 40
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS . 41
CLASIFICACIN DOCUMENTAL .. 41
ARCHIVOS DE GESTIN ................. 41
SISTEMA DE CLASIFICACIN, ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN.. 46
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ALCALDA DE MELGAR TOLIMA . 48
CODIFICACIN PARA LAS TABLAS DE RETENCIN... 53
ETAPAS DE ELABORACIN DE UN TRD. 53
APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL 54
MAPA DE PROCESOS ALCALDIA DE MELGAR............. 55
FASES DE ARCHIVO....... 57
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.. 58
CLASIFICACIN Y ORGANIZACIN DE LAS UNIDADES ARCHIVSTICAS. 60
CLASIFICACIN Y ORGANIZACIN DE SERIES DOCUMENTALES . 61
ORGANIZACIN DE LAS HISTORIAS LABORALES . 62
ARCHIVO CENTRAL 62
EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDA DE MELGAR -TOLIMA.. 63
FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL 63
FORMALIZACIN DE LA TRANSFERENCIA.. 64
TRANSFERENCIA PRIMARIA . 65
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS . 65
ARCHIVO HISTRICO.......... 66
ARCHIVO HISTRICO ESPECIAL .......... 66
CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRSTAMOS.............. 66
CONSERVACIN TEMPORAL 68
CONSERVACION TOTAL. 68
ELIMINACIN.. 68

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CONTENIDO
PAG

SELECCIN 68
ROTULACIN DE LAS CAJAS..... 71
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO
NICO DOCUMENTAL.....
71
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS .. 73
ELIMINACIN 73
SELECCIN 74
MICROFILMACIN... 75
DIGITALIZACIN............. 76
GLOSARIO 78

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INTRODUCCIN

En Colombia se ha venido estructurando una poltica de archivos, especialmente a partir de la ley
80 de 1.989 y de la Constitucin de 1.991, que consagr entre otros, los derechos a la
informacin y acceso a los documentos pblicos, poltica que se consolida con los principios en
que se fundamenta la Ley 594 de 2.000 y los mandatos all establecidos. Con la normativa
vigente se pretende lograr un manejo tcnico de los recursos informticos de la Administracin,
para hacer ms eficiente y transparente la gestin, logrando la adecuada conservacin del
patrimonio documental del pas.

No obstante, lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y tcnico o
metodolgico; Sin embargo, hace falta la identificacin sistemtica de los procesos y actividades
inmersos en la implementacin del Programa de Gestin Documental, carencia que se constituye
en un factor de riesgo para la Administracin Municipal, que puede recurrir a falsas soluciones de
tipo manual, mecnico o automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulacin de los
procesos archivsticos, con la gestin institucional y con el marco normativo.

Ante esta situacin, y con la asesora, directrices y lineamientos del Archivo General de la
Nacin, se debe propender porque los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas, estn organizados conforme a los principios y procesos archivsticos,
estableciendo directrices bsicas para la elaboracin e implementacin de Programas de Gestin
Documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y
tecnologas en los archivos.

Como filosofa esencial del Sub-Proceso Gestin Documental, preservar la memoria colectiva
para la construccin de la identidad local, El Manual de Gestin Documental, es una herramienta
que permite organizar e integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
Administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de
alternativas que mejoren la efectividad de sus procesos y la satisfaccin de la comunidad.

En tal sentido, la Alcalda de Melgar consciente de la necesidad de ofrecer cada vez mejores
servicios, ha decidido realizar una revisin del Manual de Gestin Documental y sus
procedimientos para actualizarlos, y as adecuarlos a los cambios progresivos que se han
presentado en la legislacin y en las condiciones del entorno.

El objetivo de este manual es hacer de los archivos de la Alcalda Municipal centros de informacin bsicos
para la gestin, la transparencia administrativa, el servicio al ciudadano y preservacin de la memoria
colectiva local.

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OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemtica el Sub-Proceso Gestin Documental, para orientar a las
dependencias y hacer ms eficiente su implantacin; coordinar, articular y ejecutar acciones de
carcter administrativo y la armonizacin con los diferentes procesos de la Administracin y la
comunidad, que contribuyan a la calidad y oportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Estructurar el Archivo Municipal, a travs de su gestin documental, metodologa y los
procedimientos que orienten armnicamente su desarrollo en la Administracin Municipal.

Sealar la normativa vigente, las orientaciones metodolgicas impartidas por el Archivo
General de la Nacin y dems normas aplicables a la gestin documental.

Identificar los puntos crticos del Sub-Proceso Gestin Documental a travs de Gestin de
Gobierno, para disear los controles que permitan disminuir al mximo el desarrollo del
riesgo existente.

POLTICA DE OPERACIN

La Alcalda Municipal de Melgar -Tolima, elabora el presente manual para establecer los
lineamientos y tcnicas pertinentes para el manejo del Archivo Total
1
, concepto que hace
referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital donde comprende aspectos tales
como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos.

As mismo, el manual fija directrices que permiten normalizar y racionalizar la produccin
logrando regularizar el flujo de los documentos, adems suministra las pautas necesarias para la
adecuada gestin de los documentos producidos y recibidos, en cumplimiento de sus funciones y
garantizando la conservacin del acervo documental de la Alcalda Municipal.

1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA, Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

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ALCANCE

Este manual se conceptualiza en el Sub-proceso Gestin Documental y se determinan los
procesos que estarn interrelacionados entre s, y se desarrollarn en las unidades de
correspondencia durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo
Central y Archivo Histrico)

POLTICA DE OPERACIN

Dentro del marco de documentacin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos (SIGA), se han generado un conjunto de criterios de estandarizacin para
la elaboracin y presentacin de documentos, segn en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo
General de la Nacin (AGN), y le elaboracin de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC
3393 Gua para la elaboracin de cartas, NTC 3397 Gua para la elaboracin de memorandos,
NTC 3393 Gua para la elaboracin de circulares), en concordancia a otras normas que
reglamentan la materia como las emitidas por la Real Academia de la Lengua Espaola.

Ley 594 de 2000, expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y otras disposiciones.

Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental, elaborado por el
Archivo General de la Nacin, en el cual se busca dotar a las entidades pblicas y privadas
que presten servicios pblicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos
de un Programa de Gestin Documental (PGD).

El Subproceso Gestin Documental garantizar la atencin oportuna en la recepcin de
documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribucin, asegurando la
confidencialidad de la informacin.

CONDICIONES GENERALES

Los archivos son un componente bsico del proceso de modernizacin de la Alcalda de Melgar -
Tolima, y desde el punto de vista de la informacin son la base para el logro de los objetivos. De
aqu depende la necesidad de instaurar normas que reglamenten la elaboracin y manejo de los
documentos como algo exclusivo a la administracin pblica, vigilando por su mantenimiento,
clasificacin y ordenamiento, que permita hacer seguimiento a las funciones de la Entidad.

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Los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad buscando esencialmente la modernizacin y homogenizacin
metodolgica de la funcin archivstica y propiciando la cooperacin e integracin de los
archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos
en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin
esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria
colectiva

Por lo tanto, este documento busca dar cumplimiento a uno de los procedimientos obligatorios de
la norma NTCGP-1000, Control de Documentos y ser producto de la recomendacin efectuada
por el Archivo General de la Nacin, constituye un marco normativo y procedimental cuya
finalidad es el establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la generacin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final, de los
documentos.

Por lo tanto, es de vital importancia que la Alcalda Municipal y la Gestin Documental se
realicen mediante la observancia de las siguientes polticas:

Cada una de las Secretarias, Departamentos, Oficinas y grupos de trabajo debe realizar y
actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestin de la misma y de acuerdo a
la Tabla de Retencin y Valoracin Documental y al plan de transferencia, efectuar el
envo de sus documentos al Archivo Central.

Los servidores Pblicos de la Alcalda al desvincularse de la Entidad, a la terminacin del
contrato o al ser trasladados de reas de trabajo, debern hacer entrega del formato A-GG-
FT-076, PAZ Y SALVO POR RETIRO, y los requisitos establecidos en el presente manual,
de los documentos producidos, recibidos y relacionados en las TRD en desarrollo de sus
labores.

Cada dependencia debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su
Tabla de Retencin Documental TRD; al requerir ajustes, deben presentar la solicitud al
rea de Gestin Documental para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada por el
Comit de Interno de Archivo.

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De acuerdo al plan de transferencias definido por el rea de Gestin Documental y aprobado
por el Comit Interno de Archivo, cada dependencia debe hacer transferencia al Archivo
Central.

El Comit Interno de Archivo es el nico rgano competente para autorizar la eliminacin
de documentos.

Todas las comunicaciones producidas por la Alcalda y
que sean de carcter oficial, deben cumplir con lo
establecido en el presente manual.

MARCO NORMATIVO

Para que la Gestin Documental pueda ser formalizada de
manera adecuada, es necesario que la Alcalda Municipal
responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por
la entidad, por el Archivo General de la Nacin y las dems
normas
2
aplicables a la entidad. A continuacin se sealan
las normas de carcter general relacionadas con la Gestin
Documental:

Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en la
Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nacin es el
encargado a nivel Nacional de establecer, organizar y dirigir
el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la funcin Archivstica en toda
la Nacin, ser aplicable para efectos de los procesos de identificacin , seleccin y depuracin
llevados a cabo en el Archivo Total de la Alcalda Municipal de Melgar, la normativa que para el
efecto haya expedido el Archivo General de la Nacin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicacin, estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura.

Acuerdo 007 de 1994. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, expide el
reglamento general de archivos esto en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas
por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999. Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificacin y se dictan otras disposiciones.

El artculo 15 de la Ley 594 del 2000. Establece que los servidores pblicos al desvincularse de
las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nacin, sin que implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.

Ley 594 de 2000. Art. 24 Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retencin Documental.

Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de
2000.

Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nacin, establece los lineamientos y
procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades pblicas y las
privadas con funciones de cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin,
recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.
Decreto 032 de 16 Abril de 2013. Por medio del cual se actualiza el Comit Interno de
Archivo de la Alcalda Municipal de Melgar, y se dictan otras disposiciones.

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Decreto 034 de 30 Abril de 2013. Por el cual se expide y adopta el Reglamento General de
Gestin Documental de la Alcalda Municipal de Melgar Tolima.
LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES

ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL
Se entiende por el proceso archivstico que se deriva del anlisis y procesamiento de la
informacin contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas direccionadas al adecuado manejo de la informacin producida o
recibida por la Alcalda
Municipal.

Seleccin
Microfilmacin/
Digitalizacin
Conservacin Total
Eliminacin

1. PRODUCCIN
2. ORGANIZACIN
5. DISPOSICIN FINAL
3. CONSULTA
4. CONSERVACIN
Distribucin Recepcin Tramite
Inventario Documental
Valoracin Documental
Clasificacin Fsica de la Documentacin
Seleccin y Eliminacin de la Documentacin
Ordenacin Documentacin
Descripcin Documental

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PRODUCCI N DOCUMENTAL
La produccin documental es un factor importante dentro del ciclo de vida de los documentos,
debido a que en ella se establecen los elementos relevantes que determinan la organizacin y
conservacin de actos administrativos y dems comunicaciones oficiales en las entidades, de
igual manera comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.

Creacin y diseo documentos
Determinacin de uso y finalidad.
Medios y tcnicas de produccin y de
impresin (mquina de escribir o
procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes
documentales (Cintas magnticas, CD
ROM, discos pticos, discos duros,
microfilmes, video etc.).
Determinacin de tamaos, calidad y
tipos de soportes, gramaje, tintas, etc.
Establecer criterios para la asignacin de
consecutivos y la produccin de copias.
Diplomtica en trminos de formalidad,
imagen corporativa o logo de la Entidad,
caractersticas internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas, etc.

Comunicaciones
Se denomina comunicacin oficial internas al conjunto de documentos generados por las
diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.

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Normas

Estn autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas los Secretarios y
Funcionarios de los cargos del nivel Jerrquico en la Alcalda, en el evento en que los
funcionarios no se encuentren en el momento de las firmas se consultara al Despacho para su
debida solucin.

Los requisitos mnimos para el diligenciamiento de las comunicaciones internas deben ser los
siguientes:

Indicacin en la referencia del asunto a tratar
El original y anexos relacionados para su tramite
Los anexos deben estar claramente descritos y relacionados
Firma del Funcionario autorizado
El tiempo mximo para dar respuesta al trmite de comunicaciones internas
ser de cinco (5) das hbiles a la fecha de llegada a la dependencia

Normalizacin de la produccin documental
Identificacin de dependencias productoras: acorde con el organigrama de la Alcalda.
(consultar pagina de Web www.melgar-tolima.gov.co).

Definicin de tipologas documentales: conforme a los formatos y formularios regulados en
los manuales de procesos y procedimientos identificados en el listado de maestro de
documentos y la Tabla de Retencin Documental.

Directrices relacionadas con el nmero de copias: copias controladas (control de cambios
y modificaciones de los documentos producidos por la entidad: cdigo, versin, fecha de
aprobacin, as mismo N de originales de un mismo documento).

Control de produccin de nuevos documentos: los nuevos documentos que se produzcan
en la Alcalda, deben estar registrados en el control de registros y en listado maestro de
documentos, una vez revisados y aprobados por el responsable de cada proceso.

Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones tcnicas dadas por su
funcin, su valor administrativo e histrico y la vigencia de consulta, con el fin de contrarrestar

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factores de deterioro para garantizar la permanencia de los documentos y por ende, de la
informacin.
Los documentos que se producen tiene un carcter de facilitadores o esenciales y se definen en
uno de los siguientes ciclos:
Los que se producen y permanecen en el Archivo de Gestin: son documentos
facilitadores o de apoyo y son eliminados en esta etapa; por ejemplo las planillas de reparto
de correspondencia, copias normas o procedimientos, que consulta la dependencia etc.

Los que se producen o se transfieren del Archivo de Gestin al Archivo Central: son
considerados de conservacin temporal y son eliminados una vez agotados los valores
primarios (Administrativos, legales, fiscales, contables) por ejemplo los informes de gestin,
los documentos contables, etc.

Los que se elaboran en los archivos de Gestin, se transfieren al Central y
posteriormente pasan al Archivo e Histrico: son de conservacin permanente como los
decretos, resoluciones y las actas de juntas directivas.

Para mantener la uniformidad, el estilo y la buena presentacin de los actos administrativos y las
comunicaciones oficiales, se deben seguir las recomendaciones de carcter tipogrfico,
gramatical y de estilo (puntuacin, fuentes, mrgenes, titulaciones, etc.,) que se presentan a
continuacin:
Se partir del margen izquierdo o bloque extremo, con las excepciones que para ttulos se
describen en cada documento.
Formato carta (21.5 x 28) para decretos, resoluciones, directivas, circulares, comunicaciones
oficiales y memorandos.
En todos los casos la redaccin debe ser impersonal.
Los pargrafos no deben llevar sangra.
Entre prrafos se debe dejar dos espacios o interlneas.
Cuando la impresin original de los actos administrativos supera las 25 pginas se utilizaran
las dos caras de cada hoja, es decir imprimir por ambos lados.
Despus de un punto seguido deje un espacio y de punto aparte dos interlineas.
Luego de dos puntos (:) el texto comienza con minscula excepto cuando se cita en estilo
directo lo dicho o escrito por otra persona.

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El texto debe estar exento de errores dactilogrficos, ortogrficos, gramaticales, de redaccin
o de puntuacin.

Tipo de letra: Con base a los principios de economa y eficacia que propone la UNESCO, para
los actos administrativos y las comunicaciones oficiales, como cartas y memorandos se debe
utilizar preferiblemente la letra Times New Roman, tamao 12 para encabezado, tamao 12 para
el texto y firmas. ste tipo de fuente tipogrfica permite la lectura de forma gil al texto en menos
tiempo y en la hoja impresa ocupa menos espacio.

Fuente: el tamao de la fuente ser 12 puntos para el cuerpo del texto; los ttulos o captulos
ser de 12 puntos en mayscula fija y negrilla; los subttulos en altas y bajas y a 12 puntos; 9
puntos para citas o referencias de pie de pgina y 10 puntos en citas dentro del texto.

Se escribe con mayscula inicial los nombres propios de persona, lugares, empresas,
nombres de cargos o dependencias, as como las disposiciones normativas cuando se
identifican por su nmero y aos (ejemplo: Decreto Ley 1421 de 1993).

Los oficios se elaboraran:

Encabezado: Escudo Municipal, Alcalda y dependencia.
Pie de pgina: Logo Institucional, direccin de la Alcalda y telfonos.
En la margen superior derecha debe anotarse el cdigo de la serie documental.
Dependiendo del documento debe elaborarse en el formato respectivo.
En textos jurdicos y administrativos decretos, sentencias, bandos, edictos, certificados o
instancias- el verbo o los verbos que se presentan, el objetivo fundamental del documento, se
escriben con mayscula y con negrita, seguido del digno dos puntos: CERTIFICA:,
DECRETA:, RESULVE;, EXPONE:, SOLICITA:, MARGENES:
Las copias de oficios y anexos que estn dirigidos a usuarios externos no podrn ser enviados
en papel de reciclaje, igualmente estas copias y las que reposan en el consecutivo oficial de
la Alcalda, deben enviarse legibles y en tinta oscura.

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ESTRUCTURA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES
OFICIALES

A continuacin se normaliza la elaboracin de actos administrativos y de las comunicaciones
oficiales (formatos), sin perjuicio de aquellos que deben regular los manuales de procesos y
procedimientos en desarrollo de sus funciones especficas.
NOTA INTERNA

Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es
transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite, entre las dependencias de la Alcalda y
funcionarios.

PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao.

PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.

DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.

CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.

OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.

FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo regulado en
manual de procedimientos de la respectiva entidad.

DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

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RESOLUCIONES

Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carcter particular y concreto.
Estilo
Las resoluciones se presentaran en estilo de bloque justificado o marginados a la
izquierda, a excepcin del encabezado.
Las facultades legales y las palabras CONSIDERANDO y RESUELVE irn centrados,
en negrita y mayscula sostenida.
El interlineado ser siempre sencillo; la fuente o tipo de letra Times New Roman, tamao
12 puntos.
Los prrafos van separados por una (1) interlnea y no llevan sangra.
Formato carta (21.5 x 28)

Partes
Logotipo: Centrado en los mrgenes superiores se inserta el escudo de la ALCALDA,
como lo establecen las directrices que para el efecto haya establecido La Administracin
Municipal. Por lo tanto, no se deben agregar, suprimir o modificar los textos e imgenes
adoptados por la actual Administracin.

Denominacin del documento, nmero y fecha: Encabeza la pgina: RESOLUCIN
N XXX DE XXXX, escrita en maysculas, negrita, centrada y a dos interlineas del
logotipo, dejando espacio suficiente despus de la abreviatura de numero (N) para
estampar el numero respectivo, por el rea de Gestin Documental.

Encabezado: Constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario, que
firma la indicacin de las facultades legales del firmante para la expedicin de la
resolucin. Se consideran las siguientes directrices:

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Vigencia y derogatorias: Cuando la vigencia sea de carcter general, debern indicarse en el
ltimo artculo de la resolucin, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas,
modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos efectos se produce con la
expedicin del acto. Igualmente, deber indicarse a partir de cundo rige la norma expedida.
A dos (2) interlneas del ltimo prrafo se escribe en mayscula sostenida, sobre la margen
izquierda y en negrilla la frase, COMUNQUESE PUBLQUESE Y CMPLASE, o se
coloca la parte en la misma que aplique al acto expedido. En la lnea siguiente y con margen
a la izquierda y sin negrilla se indica la ciudad y la fecha de expedicin as:

Dado en Melgar -Tolima, a los (fecha espacio blanco para estampar por el rea de Gestin
Documental).
Firma: A cinco (5) interlneas o espacios verticales de la ciudad y fecha de expedicin, se
escribe el nombre del servidor (a) que firma la resolucin, en mayscula sostenida, centrado
y en negrilla. En la lnea siguiente, el cargo con mayscula inicial.

Iniciales y nombres de redaccin y transcripcin y revisin: A dos (2) interlneas del cargo
y de la firma, sobre el margen izquierdo, se anotarn quien proyecta, Revisin Tcnica y
Revisin Jurdica dado el caso, por ejemplo:

Proyect:
Nombre y Apellido
Cargo Xxxxxxx Xxxxx

Revisin Tcnica:

Nombre y Apellido
Cargo Xxxxxxxx Xxxx

Revisin Jurdica:

Nombre y Apellido
Cargo Xxxxxx Xxxxx

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DIRECTIVAS Y CIRCULARES

Directiva: Son aquellos actos que determinan o establecen lineamientos o directrices que
impliquen polticas de Gobierno.
Circular: Es toda aquella informacin de inters general cuyo contenido es importante o
trascendente para la Administracin Municipal; tambin se utiliza como medio para requerir una
misma informacin a cada uno de los organismo o dependencias de la Administracin
Municipal.
ESTILO

La directiva y la circular se presentarn en estilo bloque justificado donde todas las lneas
parten del margen izquierdo, a excepcin del encabezado que ir centrado sobre los
mrgenes izquierdo y derecho.
El interlineado ser siempre sencillo, y se sugiere el uso de la letra Times New Roman, 12
puntos.
Los prrafos van separados por dos (2) interlneas.

PARTES

Logotipo: Centrado en la mrgenes se inserta el escudo de la Alcalda, como lo establecen las
directrices de la Administracin Municipal.

Encabezado:

Denominacin del documento, el numero y ao: encabeza la hoja la frase DIRECTIVA
N. _ DE 200_, escrita con maysculas, negrita, centrada y a dos (2) interlneas del logotipo,
dejando un espacio suficiente despus de la palabra para estampar el nmero respectivo una
vez que haya sido firmada. A una interlnea de la anterior frase se colocan dos corchetes
suficientemente espaciados para estampar la fecha (mes y da) en que se firma la directiva.

Destinatario: se escribe la palabra PARA: sobre el margen izquierdo en mayscula
sostenida y negrita, seguida de dos puntos y a tres lneas de la fecha. La circular no tiene un
destinatario identificado, sino una referencia genrica que abarca a varias o a muchas
personas; la directiva s. Se escriben los cargos o las personas indeterminadas a las cuales va
dirigido, en mayscula iniciales.

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Remitente: se escribe la palabra DE: en el margen izquierdo en mayscula sostenida y
negrita, seguida de dos puntos y a dos interlneas del destinatario. En el dato de remitente se
coloca el cargo del funcionario que emite la circular o la dependencia.

Asunto: se describe la palabra ASUNTO: en el margen izquierdo, en mayscula sostenida y
negrita, seguida de dos puntos y a dos interlineas del remitente. En este espacio se coloca de
forma clara y resumida el contenido de la directiva.

Cuerpo o contenido: Tanto la directiva como la circular contienen informacin de inters
general, de importancia o trascendencia para la Administracin Municipal; en ella se
determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen polticas de gobierno. El
texto de la directiva se inicia tres o cuatro interlneas del asunto, y se dejan dos espacios entre
prrafos. Debe redactarse en primera persona singular o plural (yo, nosotros) y de forma
breve, clara, sencilla y corts.

Despedida: a dos interlneas de la ltima lnea de texto, de la misma forma que en el oficio.

Firma: A cuatro o seis espacios de la despedida, centrado, en mayscula y en negrita.
Comprende el nombre, cargo y firma del funcionario autorizado.

CIRCULARES
Se denomina Circular a la comunicacin interna generada por los diferentes secretarios de
Despacho, Jefes de departamento de la Administracin Municipal de Melgar.

Normas

Estn autorizados para firmar circulares los Secretarios de despacho, Jefes de departamento del
nivel jerrquico en la Alcalda Municipal de Melgar.

Los requisitos mnimos para el diligenciamiento de las circulares deben ser los siguientes:

Indicacin del nmero de la circular, asunto a tratar en la referencia, fecha.

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Original y copia los cuales sern radicados y fechados en la ventanilla nica de radicacin.
La dependencia productora del documento luego de ser radicada deber tomar las copias y
entregarlas a las otras oficinas para su notificacin y recibido.
Deben estar elaboradas en el formato estipulado por el Archivo General de la Nacin
asignado dentro de los anexos del Programa de Gestin Documental.

ACTA

Es un documento en el que consta de sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas
por las comisiones o los comits.
PARTES

Encabezado: Se sita a 2.5 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo y con
maysculas inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunin (Conciliacin
Prejudicial, comit Junta).

Identificacin del documento y nmero: Despus del ttulo, a una interlnea, se ubica la
palabra ACTA en mayscula sostenida, centrada y, a continuacin, el nmero consecutivo
que le corresponde.
Fecha: Contra el margen izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento, se
escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos.

Hora: En la casilla siguiente, se digita la palabra HORA en mayscula sostenida Al frente se
anota la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.

Lugar: En la casilla siguiente de la hora se digita la palabra LUGAR en mayscula
sostenida. Al frente se anota el sitio de la reunin.

Reunin convocada por: En mayscula sostenida, y en el cuadro siguiente se escribe el
rea y persona que convoca la reunin. En la parte inferior se relacionan las personas
asistentes determinando nombres, con mayscula inicial, dependencia a la que pertenece,
cargo que desempea y su respectiva firma.

Orden del da: Se enumeran los temas que fueron motivo de la reunin, con mayscula
inicial, identificndolos con nmeros arbigo. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el

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segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla.
Entre tema y tema se dejan 1.5 a 2 interlneas.

Objetivo: Se define el motivo de la reunin.

Desarrollo: Se especifica las temticas de la reunin y las intervenciones de los presentes.

Conclusiones: De manera precisa y concisa se mencionan las conclusiones de los temas
tratados.

Prxima Reunin: Si se programa una nueva reunin, se escribe la fecha, hora y lugar de la
prxima reunin.

Compromisos: Se registran los compromisos adquiridos dentro de conversatorio del evento
con nombre del responsable en ejecutar o gestionar el compromiso estipulando el plazo
mximo para cumplir con el compromiso.
Nombre, cargo y Firma: Se registran los asistentes que deben cumplir con los compromisos
establecidos en la reunin.

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Esquema para elaboracin de Procesos

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Esquema para elaboracin de Procedimientos

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Simbologa para la elaboracin de diagramas de flujo
Deben incluir:

1. Objetivo: finalidad del procedimiento
2. Alcance: lmites de aplicacin
3.Referencias y Marco Jurdico: otros documentos que lo fundamentan y complementan y la
Normativa.
4. Responsabilidades: quienes responden por la aprobacin, implantacin, ejecucin.
5. Desarrollo: descripcin lgica, completa y coherente de las acciones a ejecutar, contiene
exigencias del sistema de calidad (requisitos, acciones)
6. Puntos de Control / Registros
7.Anexos documentos (tablas, grficos, diagramas, modelos, etc.) necesarios para la ejecucin
del procedimiento o que se generan como resultado de la misma, cada anexo que constituya
registro se identificar como tal.

Para efectos de la representacin grfica de la secuencia de las actividades, se tiene el
FLOJUGRAMA; indicando de una manera lgica, la secuencia como deben ser ejecutados los
pasos, la posicin en que deben realizarse y los registros a elaborarse para el aseguramiento de la
calidad de los servicios que se esperan obtener con el procedimiento.

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Esquema para elaboracin de Flujograma

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Rtulo para la elaboracin de formatos

OFICIOS Y CARTAS

OFICIOS: Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las
entidades Municipales y en las privadas, que cumplen funciones pblicas, las cuales se envan a
otras entidades.

PARTES

Una carta u oficio se compone de encabezado, cuerpo y pie.
Encabezado:

Cdigo: Consignar en el margen izquierdo los nmeros que identifican la dependencia
productora seguida de guin (-). A continuacin el nmero de radicado de la comunicacin u
oficio el cual asigna el rea de correspondencia.
La datacin: Se escribe en este orden: ciudad, departamento, da, mes, ao (los ltimos tres
datos deben venir en blanco, ya que estos son radicados por el rea de correspondencia de la
ALCALDA.

Melgar, Tolima 30 de Abril de 2013
Evite dirigirse a la entidad (Seores CORTOLIMA), cuando se puede a la persona (Doctora
Lorena Cifuentes / Gerente Agenda Cultural / IDCT).

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Datos del destinatario: Siempre que sea posible, los oficios se dirigirn en forma
personalizada.

Nombre completo del destinatario: En la segunda lnea, en mayscula sostenida o con
mayscula inicial. Se escribe nombre y en lo posible los dos apellidos.

Cargo: Se escribe con mayscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesin lo ejerce una
mujer, se escribe en femenino.

Entidad: Se escribe con mayscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial
de cada palabra, se escribe con mayscula sostenida; cuando es acrnimo (que no
corresponde exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayscula
inicial.

Direccin o apartado: Las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse
completas; a dos espacios se escribe el nmero procedido de la abreviatura N, separado por
un guion intermedio.

Ciudad de destino: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratndose de correspondencia
local.

El Asunto: Debe resumir en mximo 4 palabras el contenido de la carta. Redctelo como
titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano
1-2005-37569).

Escriba la referencia o el nmero de solicitud o expedicin que responde, si es ms de uno
no repita; si es una referencia nueva debe escribirla completa. 3-200545389.

Escriba siempre un saludo (Apreciada seora Carolina) (Respetado doctor Augusto).

Agregue el nombre o apellido despus del antenombre (seor, doctor, licenciado, ingeniera).
No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Rodrguez.

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Cuerpo

Se escribe a dos interlneas del saludo, a una interlnea entre reglones y a dos entre prrafos.
Para facilitar su comprensin, todo prrafo no debe ser mayor de diez interlneas o renglones.

Si hay varios asuntos, dedique un prrafo a cada uno. Deje espacios blancos: lneas y media o
dos lneas entre prrafo y prrafo.

No use negrilla ni mayscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso
equivale a un grito disonante en la comunicacin.

Si su carta ocupa ms de una pgina, numere las hojas.

Use una cara de cada hoja.

Pie

Antes de la firma agregue una pequea despedida (Cordialmente, Atentamente.)

No use frmulas anticuadas. Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted

Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones tcnicas del equip con que se elabora la
carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal
procedimiento.

Despida: a dos interlineas del ltimo prrafo del cuerpo del oficio.

Datos del remitente: En los datos del remitente se debe tener en cuenta la utilizacin de la
direccin del correo electrnico. De ahora en adelante ser imprescindible su colocacin.
Por ejemplo

ALDEMAR LOZADA BOLAOS
Jefe Oficina Control Interno
e-mail: <oacimelgar@melgar-tolima.gov.co

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Anexos: a dos o tres interlneas del remitente se colocar la palabra o seguida de dos puntos
y a continuacin se especifica en nmeros la cantidad y tipo de anexos.

Copias extras: a dos o tres interlneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos
espacios del anexo.

Se puede escribir la palabra Copia o la indicacin c.c., seguida de dos puntos y a
continuacin los destinatarios, as: tratamiento de cortesa, nombre cargo y la entidad. Si se
dirige a un funcionario de la ALCALDA, se omite la entidad.

Aprobacin, redaccin y/o transcripcin: se escribe a dos interlneas del ltimo rengln
escrito. Se anotarn quien Proyect: con Nombre completo, Revis / Aprob. Nombre
completo. Esta se puede ajustar en letra Times New Roman fuente 7.

Ejemplo

Proyect:
Aprob:

Recomendaciones

Fuente Times New Romas, entre 11 y 12 puntos (segn la extensin del texto).

En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan
las mrgenes para que aparezcan en una sola hoja. Los oficios no llevaran visto bueno en
ningn caso.

Si el oficio lleva dos o ms firmas, stas aparecern en el orden jerrquico correspondiente.
En orden descendente u horizontal dejando el de ms alto nivel a la margen izquierda.

MEMORANDO

Es un acto administrativo de carcter general e interno destinado a transmitir informacin,
orientaciones, pautas y recordatorios, que agilizan la gestin de la entidad. Es una comunicacin
empresarial o institucional dirigida a una sola persona para transmitir una sola idea. No se debe

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entender la palabra memorado con sancin o regao. Un memorando puede transmitir
tambin un elogio, una felicitacin, un estmulo o simplemente dar una informacin.

ESTILO

Procure que el destinatario y receptor del memorando estn identificados como personas
(Jefe de Almacn, Tesorera) y no como antes del organigrama (jefatura de almacn,
Secretaria Hacienda).
Escriba el asunto en mximo 4 palabras que resumen el contenido, al estilo de un titular de
noticias: nuevos formatos de contratacin y no Mensaje de la Secretara General y de
Gobierno. Este ltimo no informa nada.
Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: se elabora el contenido del
memorando dejando en blanco la lnea de destinatario, que debe llenar individualmente
mediante la herramienta combinacin de correspondencia.
No deje de escribir una despedida breve, un cordialmente, antes de la firma.
Se utilizan las mismas especificaciones tcnicas que para el oficio.

PARTES DEL MEMORANDO

Encabezado: debe ir identificado con el logo de la Alcalda y en pie de pgina con el logo
corporativo.

Memorando: se coloca con mayscula sostenida, centrado y con negrilla MEMORANDO.

Cdigo: despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la dependencia
productora seguida de guin (-), se coloca el nmero de radicado el cual es asignado por el
rea de correspondencia de la Alcalda.

Ciudad y fecha: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha (este
ltimo dato debe venir en blanco para ser radicado por el rea de correspondencia de la
Alcalda).

Datos del destinatario: Despus de dos tabulaciones, se debe escribir en mayscula
sostenida el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente
escribir el cargo.

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De: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayscula el nombre de la dependencia
productora.

Asunto: constituye la sntesis del tema del memorando, a continuacin de dos tabulaciones,
debe expresarse en mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.

Texto: se escribe a una lnea entre renglones y a dos
prrafos, se debe redactar el texto en forma clara, breve,
directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y
tratando slo un asunto por memorando.

Despedida: expresin de cortesa que puede ser breve
seguida de coma (,) (atentamente,) o frase de cortesa
terminada en punto (.) (agradecemos su gentil
colaboracin.).

Datos de remitente: nombres y apellidos en mayscula sostenida, y negrilla, sin subrayar o
centrar, el cargo se anota en lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente es el jefe de
dependencia (oficina, divisin, grupo de trabajo, unidad, presidente o secretario de comit)
segn lo autorizado en manuales de mtodos y procedimientos de la respectiva dependencia.

Anexos: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo ajustar en letra Times
New Roman fuente 9.

Datos del transcriptor: quien proyecta, revisa y aprueba, debe estar en letra Times New
Roman fuente 7.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Con base en este proceso la Ventanilla nica de Radicacin realizara o quien haga sus veces:
Verificar que los documentos que ingresen o entregue la Alcalda independientemente de su
remitente o entrega, estn completos, que contengan lo que anuncia incluyendo los anexos y
comprobantes que detallen Ninguna dependencia deben recibir correspondencia, para ello debe
orientar al peticionario, para que se dirija a la unidad de correspondencia.

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Cuando los funcionarios reciban documentos deben entregarlos a la unidad de correspondencia
para que emprenda el proceso de recepcin y distribucin correspondiente.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

La unidad de correspondencia en la Ventanilla nica de Radicacin, mediante las T.R.D.,
proceder a recibir, radicar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin sobre todas
las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la Administracin y vigilar que la labor se
cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

Normas

El horario de atencin al pblico interno de la Ventanilla nica de Radicacin o quien haga
sus veces, ser de 8:00 a.m. a 12:30 a.m. y en la tarde de 2: 00 p.m. a 6: 00 p.m.

Para el pblico externo ser de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

Los documentos se entregaran mediante las planillas de A-GG-FT-025 Control de
Correspondencia, en la cual se relaciona el nmero de radicado, anexos y dependencia a la
cual fueron direccionados.

Todos los oficios generados por las dependencias debern tramitarse por la Ventanilla nica
de Radicacin o quien haga sus veces, tanto enviados como recibidos para mayor control.

Es de aclarar que este horario ser modificado siempre y cuando lo decrete el Alcalde Popular.

TRMITE DE DOCUMENTOS

Una vez que las dependencias o unidades productoras de la Alcalda, reciban correspondencia
por parte de la Ventanilla nica de Radicacin o quien haga sus veces, procedern a adelantar
todas las gestiones necesarias para tramitar la correspondencia promoviendo las actuaciones
administrativas, que permitan satisfacer la peticin teniendo presente que todo escrito que
reciban debe ser objeto de respuesta, independientemente que en ellos aparezcan los artculos
contentivos del derecho de peticin, cuando no se es posible dar respuesta dentro del trmino

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legal, deben indicar las razones que lo impiden e indicarle al peticionario la fecha en la cual
darn la respuesta definitiva.

En caso que alguna dependencia reciba un documento que no le corresponda deber remitirla
inmediatamente a la dependencia respectiva en el menor tiempo posible con el fin que la
dependencia competente cumpla con lo trminos legales para la respuesta.

ELEMENTOS CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ALCALDA DE
MELGAR

ARCHIVO DE GESTIN
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se
realiza para dar respuesta a solicitud a los asuntos iniciados.

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ARCHIVO CENTRAL
Es aquel donde se agrupan documentos transferidos, por los distintos archivos de gestin de la
Entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTRICO
Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo Central o del Archivo de Gestin, que
por decisin del Comit Interno de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

CONCEPTOS BSICOS SOBRE ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS.

Documentos
Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus
actividades o funciones, que tiene un valor: administrativo, jurdico, fiscal, contable, tcnico,
cientfico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Tipo Documental o Pieza Documental
Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.

DOCUMENTO
PIEZA
DOCUMENTAL O TIPO
DOCUMENTAL

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Unidad Documental
La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Unidad de anlisis en los
procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser:
simple, cuando est constituida por un solo document, o compleja cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

Expediente
Conjunto de documentos relativos a un asunto que constituyen una unidad archivstica.

Unidad Archivstica
Conjunto de piezas o tipos documentales.

Serie Documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos, emanados de un
mismo rgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especficas.

Ejemplos de Series Documentales
Procesos Serie Documentales

Procesos de Alimentos.
Procesos de Violencia Intrafamiliar Sub - serie
Procesos de Custodia
EXPEDIENTE

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ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

Clasificacin Documental
Labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico -
funcional de la Alcalda. En la clasificacin documental se debe tener en cuenta el Principio de
Procedencia, el cual establece que "todo documento debe permanecer integrado en el archivo de
la oficina, que en razn de sus funciones especficas lo gener, recibi o lo debe conservar".

ARCHIVOS DE GESTIN
Principios bsicos para su organizacin.
Cada Unidad Administrativa ha de mantener su Archivo de Gestin correctamente
organizado. La organizacin que se d a los documentos en esta primera etapa
determinar, casi de manera irremediable, dado el volumen de los documentos, las
posibilidades de tratamiento que recibir ms tarde.

La Conformacin de los archivos de gestin y
responsabilidad de los Jefes de unidades
administrativas.

(Artculo 3. Acuerdo 042 de 2002 Expedido por el
AGN). Las unidades administrativas y funcionales
de las entidades deben con fundamento en la Tabla
de Retencin documental aprobada, velar por la
conformacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos de gestin, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la
normativa archivstica. El respectivo Jefe de la
oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del

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archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral
5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

El primer paso a seguir en la organizacin de los Archivos de Gestin es el de separar los
documentos de apoyo informativo de la documentacin propiamente archivstica,
siguiendo el esquema Siguiente:

Documentos de Apoyo Informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como
el conjunto de documentos que han sido recogidos paro servir de ayuda a la gestin
administrativa, normalmente se trata de:

Tarjetas de presentacin o de direcciones, una vez actualizado el directorio.
Formatos en blanco que no sean de utilidad por que se modificaron.
Ofertas de cursos, reuniones, seminarios que no sean de inters para la empresa.
Hoja de vida de personal rechazado.
Cotizaciones rechazadas.
Ofertas de servicios, propaganda, publicidad o suministros no aceptados.
Borradores que no aporten nada adicional (declaraciones de renta, cuadros estadsticos,
etc.).
Tarjetas, fax e invitaciones que hagan alusin a compromisos ya cumplidos.
Certificaciones vencidas de Cmara y Comercio y Superintendencia Financiera.
Avisos de vencimiento, horarios e instrucciones, una vez realizada la diligencia.

NOTA: Nunca se han de transferir al Archivo Central y pueden ser eliminados en el Archivo de
Gestin despus de un ao de ser almacenados.

Consejos para su organizacin
Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del archivo administrativo.
Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin de doscientos
temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con
expedientes).

Los doscientos temticos de papel se instalarn preferiblemente en carpetas suspendidas y
los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros.

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Organizacin de los documentos administrativos

La funcin del Archivo de Gestin es un factor determinante en cualquier organismo, para
que ste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia.

Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo ya que no tienen sentido por s
mismos fuera del contexto en que se generan.

Criterios para la organizacin de archivos de gestin. (Artculo 4. Acuerdo 042 de 2G02
Expedido por el AGN)

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin
Documental debidamente aprobada.

La apertura e identificacin de las carpetas debe
reflejar las series y subseries correspondientes a
cada unidad administrativa.

La ubicacin fsica de los documentos
responder a la conformacin de los
expedientes, los tipos documentales se
ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar
el desarrollo de los trmites. El documento con
la fecha ms antigua de produccin, ser el
primer documento que se encontrara al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al
final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

Retirar los objetos metlicos (ganchos, clips) que al oxidarse manchan el papel, as como las
cabuyas y bandas elsticas que rasgan las hojas.

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La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B Mirado
dos (2); No se debe foliar con lpiz de mina roja, ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos por las maquinas reprografa.

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

Los planos, mapas, dibujos, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que
les corresponde, aun cuando estn plegados.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas), que se encuentren se
enumeraran como un solo folio.

Procurar no doblar los documentos, pero si su tamao es muy grande hacer la menor
cantidad de pliegues posibles, documento por documento.

Verificar que los documentos legajados en una carpeta correspondan al mismo ao,
archivando primero las solicitudes y a continuacin las respuestas.

El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el trmite para evitar la
acumulacin innecesaria de papeles en los archivos de gestin, si no se hiciera en este
momento, se deber realizar en la fase de preparacin de la transferencia de los documentos
al Archivo Central.

La funcin del archivo de gestin es un factor determinante en cualquier organismo para que
ste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia.

Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por s
mismos fuera del contexto en que se generan.
Examinar los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los tramites
especficos y que por lo tanto pueden archivarse en la carpeta correspondiente (actas,
informes, proyectos, planes...).
Una vez que los documentos han cumplido su trmite administrativo y han agotado su
tiempo de retencin establecido en la T.R.D., se ordena al interior de cada uno de los

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expedientes (carpetas), en orden cronolgico empezando por el documento ms antiguo
hasta el ms reciente con gancho plstico colocado hacia abajo.
En la organizacin del Archivo de Gestin aparecen documentos que no es posible ubicar
dentro de las series son los documentos de apoyo son de carcter general como su nombre lo
indica sirven nicamente de soporte en la oficina.
En la conservacin y custodia del Archivo de Gestin las dependencias deben conservar los
documentos conforme a las T.R.D., en carpetas con ganchos plsticos, ordenacin
cronolgica y foliacin.
La documentacin producida por las dependencias se conservara en carpetas indicando
La Seccin (dependencia)
Subseccin (sub - dependencia)
Serie (informes)
Subserie (informes de gestin)
Cdigo (cdigo de la dependencia, serie y subserie)
Nmero de legajos (nmero de carpetas)
Nmero de folios (cantidad de documentos)
Fecha inicial, fecha extrema
Verificar si se requiere ms de una carpeta para los expedientes que pasan de los doscientos
(200) folios, lo cual se procede abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin
sealada anteriormente (1/2, 2/2), igualmente debe contener las fechas extremas de la
documentacin legajada.
Todas las dependencias de la Alcalda Municipal, deben elaborar sus inventarios de la oficina en
medio fsico y magntico, que detallen la totalidad de carpetas y folios, el cual se mantendr
actualizado, revisado y certificado por parte del jefe de la dependencia.

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La organizacin de los documentos en los archivadores deben ser adecuados, alejados de
humedad, fuentes de calor, reas con altas temperaturas, instalaciones elctricas e hidrulicas,
que deterioren el documento con el pasar de los das.
Los Archivos de Gestin no deben quedar al alcance de personal ajeno a la dependencia en
medios abiertos o estantes desprotegidos, el funcionario a cargo del archivo debe estar en
constante observacin y revisin de los documentos a su cargo.

SISTEMA DE CLASIFICACIN, ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN

El respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los documentos son el
punto de partida para la adecuacin y organizacin de los archivos, entendiendo por
organizacin el conjunto de operaciones intelectuales y mecnicas que se aplican a las
agrupaciones documentales.

Ordenacin: Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada
expediente de acuerdo con la secuencia en que se realiz el trmite. Para adelantar esta labor
archivstica es importante respetar el principio de original, dado a los documentos por la
propia gestin que los origin o recibi. Los expedientes se pueden ordenar alfabticamente
o numricamente atendiendo al orden cronolgico en que se originaron.

ALCALDIA MUNICIPAL DE MELGAR

Seccin: Secretara General y de Gobierno
Subseccin: Talento Humano
Serie: NMINAS
Subserie: Nminas de Docentes
Cdigo: 121.4.1
N de Legajos: 3/3 N de Folios: 401 - 595
Fecha Inicial: Julio Fecha Extrema: Diciembre -2013

PGINA: 47 de 88
VIGENTE
DESDE
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Descripcin: Es el proceso de anlisis los documentos
de archivo o de sus agrupaciones, materializando en
representaciones que permitan identificar, localizar y
recuperar, la informacin para la gestin o la
investigacin.

Carpetas: En este sistema las unidades archivsticas
estn conformadas por una carpeta de propalcote, tamao
oficio, en donde son legajados los tipos documentales
con un gancho de dos piezas, el cual permite adicionar
documentos, con pliegues adicionales o dobleces
marcados, ampliando su capacidad.

Orden Original

Se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se realiza el trmite. El documento
que inicia la secuencia, ser el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y el que lo
termina se encontrara al final de la misma. (Acuerdo 042 de 2002 - AGN).

Ejemplo 1. : Contratos

1. Proyecto
2. Anlisis
3, Viabilidad
4. Solicitud de C.D.P
S. C.D.P
G. Documentos del Contratante
7. Contrato

Ejemplo 2.: Historias Laborales

1. Acto Administrativo de nombramiento
2. Oficio de notificacin de nombramiento o contrato
3. Oficio de aceptacin de nombramiento
4. Documentos de identificacin
5. Hoja de vida

PGINA: 48 de 88
VIGENTE
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Foliacin

La numeracin se realiza en forma ascendente en el orden en que se produjeron las actuaciones
administrativas, correspondiendo el nmero uno (l) al documento con l que se inici el trmite y
el nmero mayor al documento de produccin ms reciente con el cual finaliza el trmite.
Utilizar un lpiz de mina negra y blanda, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera
legible y sin enmendaduras.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
ALCALDA DE MELGAR TOLIMA

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VIGENTE
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Las Tablas de Retencin Documental son un listado de series, subseries y tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las T.R.D. facilitan el manejo de la informacin, contribuyen a la racionalizacin de la
produccin documental, garantizando la aplicacin de un adecuado criterio archivstico, no solo
a nivel del Archivo Central sino desde el momento en que se inicia el proceso de Gestin
Documental; sirven en los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones
institucionales.

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VIGENTE
DESDE
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Marco Jurdico

Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nacin.
Decreto 1777 de 1990, por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 1990 sobre adopcin
de los estatutos del A.G.N.
Acuerdo 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo.
Acuerdo 09 de 1985, por el cual se reglamenta la presentacin de las T.R.D. al A.G.N.,
ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas para preservar la moralidad en la
administracin pblica.
Ley 594 de 2000, Art. 24: Obligatoriedad de las T.R.D., ser obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas.
Acuerdo 039 de 2002, por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las T.R.D. en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de 2000.

Pautas para su Aplicacin
Con estas pautas se pretende dar herramientas mnimas indispensables para la organizacin
del archivo total de la Alcalda Municipal de Melgar, aplicando las Tablas de Retencin
Documental elaboradas para tal fin.

Metodologa para la disposicin fsica

Identifique las series documentales que se producen en su oficina (Ver T.RD. de la oficina).
Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando una carpeta para cada
expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada oficina (ver T.R.D.).
Recuerde, siempre se debe mantener el orden natural, es decir al abrir la carpeta debe
aparecer el ltimo documento recibido en relacin con este asunto y el ltimo relaciona el
ms reciente.
Utilice carpetas blancas debidamente marcadas en la etiqueta (identificando la informacin
contenida en el legajo).

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Clasificacin Documental

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen
cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccion), de acuerdo a la estructura orgnico -
funcional de la Alcalda). En la clasificacin documental se debe tener en cuenta el Principio de
Procedencia, el cual establece "todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la
oficina, que en razn de sus funciones especficas lo gener, recibi o lo debe conservar".

Ordenacin Documental

Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series y unidades documentales en
el orden previamente establecido, los sistemas de ordenacin son:
Alfabtico: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las
iniciales escogidas como representativas de su informacin. Por ejemplo para las fichas
catastrales se emple este sistema.
Cronolgica: Se relaciona directamente con el principio del orden natural y se aplica
principalmente a la ordenacin que hace de los tipos documentales ubicndose de manera
consecutiva como libro.
Numrica: La ordenacin numrica tiene que ver con la ubicacin consecutiva de piezas
documentales cuya referencia es el nmero, por ejemplo para resoluciones, actas, procesos,
contratos.

Actualizacin

Para actualizar las Tablas de Retencin Documental, se deber informar al Jefe del archivo
de la Alcalda, sobre las carpetas que se abran durante el ao, siguiendo el formato de las
T.R.D. con el propsito de asignarle el nombre de la serie, el tiempo de conservacin y el
destino final a los nuevos documentos.

El grupo de archivo soportado en esta informacin, verificar si puede ser incluida en otra
serie o de lo contrario asignar un cdigo a la serie requerida informando al jefe de la
dependencia respectiva para su consentimiento, y posteriormente se presentara al Comit

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Interno de Archivo para su aprobacin oficial, de no hacerse el reporte para la actualizacin,
el archivo central no recibir las carpetas que no se encuentren conformado las series
documentales.

Las carpetas al abrir deben estar relacionadas con la funcin de la dependencia, es decir que
el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman deben reflejar dicha
funcin.
Descarte Documental

Los criterios para el descarte de los documentos debern aplicarse de acuerdo con los
parmetros estipulados por el Archivo General de la Nacin (A.G.N.).

De coexistir autorizacin para la eliminacin se deber recurrir al Comit Interno de
Archivo y con visto bueno del Consejo Departamental de Archivo.

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Codificacin para las Tablas de Retencin.

Etapas de elaboracin de un TRD:

1. Compilacin de la informacin de la institucin.

Disposiciones legales, actos administrativos y
normas relacionadas con la creacin y cambios
estructurales de la Entidad (decretos, acuerdos,
resoluciones, entre otros).
Estructura interna vigente de la institucin
(manual de funciones y manual de
procedimientos).
Organigrama actual, resoluciones o actos
administrativos de creacin de grupos y
asignacin de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos
en la institucin

Identificacin y definicin de unidades documentales.
Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias.
Identificacin de valores primarios de la documentacin.

3. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones de cada una de
las dependencias.

Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurdicos,
contables o fiscales).

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Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, de acuerdo con
los documentos que conforman esa unidad documental.

Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales en cada
uno de los archivos, tanto de gestin, central o histrico, racionalizando la produccin y
garantizando la proteccin del patrimonio documental de la institucin, desde el momento en
que se produce el documento hasta su disposicin final.

La valoracin documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la consulta de
los documentos.

Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservacin total, seleccin o
eliminacin.

Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental
Se debe hacer una difusin en la Entidad indicando:

La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento
El instructivo de su aplicacin
Las normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la Tabla de
Retencin Documental de cada dependencia

La codificacin se ha estructurado as:

Cdigo
Proceso
Nombre
del Proceso
Cdigo
Dependencia
Dependencia
Procesos estratgicos
10 Mejoramiento Continuo
100 Despacho del Alcalde

20 Gestin de Planeacin
Departamento Administrativo de Planeacin
30 Gestin de Comunicaciones
XXX Secretara General y de Gobierno
Procesos Misionales
40 Gestin de Educacin, Cultura y Deporte

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Cdigo
Proceso
Nombre
del Proceso
Cdigo
Dependencia
Dependencia
XXX Secretara de Educacin, Cultura y Deporte

50 Gestin de Infraestructura y Desarrollo Fsico
XXX Secretara de Infraestructura

60 Gestin de Salud
XXX Secretara de salud

70 Gestin de Desarrollo Social
XXX Secretara de Desarrollo Social

80 Gestin de Trnsito, Transporte y Movilidad
XXX Secretara de Trnsito, Transporte y Movilidad

90 Gestin de Desarrollo Econmico y Turismo
XXX Secretara de Desarrollo Econmico y Turismo
Procesos de Apoyo
100 Gestin de Gobierno
XXX Secretara General y de Gobierno

200 Gestin de Hacienda
XXX Secretara de Hacienda

300 Gestin de Contratacin
XXX Departamento Administrativo de Contratacin
Proceso Nombre
del Proceso
Cdigo
Dependencia
Dependencia
400 Gestin Jurdica
XXX Oficina Asesora Jurdica

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De acuerdo con la estructura orgnica y al Mapa de Procesos de la ALCALDIA de Melgar -
Tolima, se establece la siguiente codificacin, la cual comprende de un total de tres (3) dgitos en
la escala decimal para cada una de las dependencias, que se requiere para la produccin y
distribucin de comunicaciones oficiales y para la codificacin de las Tablas de Retencin
Documental.

Mapa de Procesos ALCALDA MELGAR
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S

D
E

L
A

C
O
M
U
N
I
D
A
D

Y

P
A
R
T
E
S

I
N
T
E
R
E
S
A
D
A
S
PROCESOS ESTRATGICOS
GESTIN DE
PLANEACIN
MEJORAMIENTO
CONTINUO
GESTIN DE
COMUNICACIN
GESTIN DE SALUD
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA Y
DESARROLLO FSICO
GESTIN DE EDUCACIN,
CULTURA Y DEPORTE
GESTIN DE TRNSITO, TRANSPORTE Y
MOVILIDAD
GESTIN DE DESARROLLO
ECONMICO Y TURISMO
GESTIN DE DESARROLLO SOCIAL
GESTIN DE
GOBIERNO
GESTIN
JURDICA
GESTIN DE
CONTRATACIN
GESTIN DE
HACIENDA
PROCESO DE EVALUACIN - AUDITORAS INTERNAS-
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
N

D
E

L
A

C
O
M
U
N
I
D
A
D

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Fases de Archivo

FASE FUNCIN DURACIN LOCALIZACIN
1. A
ACTIVA
Documentacin en
trmite. Vigencia
administrativa y
consulta frecuente.

3 a 5 aos

Archivo de Gestin
2. S
SEMIACTIVA
Consulta espordica.
Evaluacin para su
seleccin.

De 3- 6 a 30 aos
Archivo intermedio
(integrado en el Archivo
Central)
3. I
INACTIVA
Valor histrico y
conservacin
permanente.
A partir de 30 aos
(valor permanente)

Archivo Histrico

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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
La implementacin de los procesos archivsticos consiste en un sistema integrado en la
conservacin de la informacin lo cual conlleva a unas etapas:
Dentro del Archivo Municipal de Melgar, como rgano consultivo esencial para la toma de
decisiones y fuente de la historia elaborar peridicamente un diagnstico y determinar las
condiciones especficas para cada tipo de documentacin, archivo, mobiliario, infraestructura,
conservacin y almacenamiento.
Las dependencias (Despacho, Secretaras, Departamentos y Oficinas), a travs de capacitaciones
de sensibilizacin y normativa archivstica brindada por la Secretara General y de Gobierno y la
Oficina de Control Interno, implementar progresivamente los programas de conservacin
preventiva para regular y controlar el deterioro ambiental en los documentos.
El funcionario encargado de la unidad de archivo
con la Secretaria General y de Gobierno, elaboraran
un mapa de riesgos que identificar los factores
internos y externos en la Administracin, lo cual
mediante evaluaciones, monitoreo y controles
respectivos, ayudaran en el adecuado
funcionamiento del archivo y prevencin de
desastres.
Las dependencias en colaboracin con la Secretara
General y de Gobierno, la Oficina de Control
Interno, el rea de Administracin de Bienes y
Recursos Fsicos y el Departamento Administrativo
de Planeacin, aplicaran mecanismos y sistemas de
control en las reas de depsitos (oficinas), en la
ubicacin de los expedientes documentales, evitando y detectando posibles focos de humedad,
calor y espacios inadecuados que con el tiempo deterioren la informacin.

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La unidad de archivo con el personal del rea de servicios generales aplicar mecanismos y
cronogramas peridicos de limpieza, con el fin de evacuar las principales fuentes de polvo y
suciedad que involucran la aparicin de hongos y caros adoptando medidas de seguridad
industrial y mantenimiento de la edificacin permanente.

Las dependencias desarrollaran desde su Archivo de Gestin programas de organizacin,
limpieza y foliacin de la documentacin con base en los lineamientos archivsticos, evaluando
los espacios documentales de las oficinas, estantera, procesos de flujo documental, implementos,
papel y suministros.

El funcionario del Subproceso de Gestin Documental con la asesora del Archivo General de la
Nacin, elaborar un proyecto integral de conservacin preventiva de los documentos mediante
capacitaciones continuas en los primeros auxilios y restauracin, que a su vez capacitaran a los
funcionarios de cada una de las dependencias.

Implementacin del Plan de Contingencia elaborado por el Subproceso de Gestin Documental y
la Secretara General y de Gobierno, que a partir de las T.R.D. se aplicaran condiciones de
prevencin de desastres e incendios en el archivo total, capacitando de igual manera a los
funcionarios, estableciendo una herramienta de apoyo fundamental en la aplicacin del Programa
de Gestin Documental.

El personal tcnico y profesional encargado de mantener los equipos de cmputo de la
Administracin, deber establecer un programa de asistencia y supervisin semestral que
contengan la actualizacin de programas, plan de contingencia en caso de hurt, obtencin de
copias de seguridad y archivos especiales para el software; adems deber elaborar un informe
de gestin con el fin de llevar un seguimiento de los procesos.

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Clasificacin y Organizacin de las unidades archivsticas

Es la forma como se encuentran ubicadas las unidades archivsticas (Carpetas) en el archivo
fsico.

La unidad archivstica contiene en su interior tipos documentales. El conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido HOMOGENEO conforman series documentales.

Numricos

Se usa cuando la identificacin y la consulta de la carpeta se hace utilizando cdigo o nmero.
Ej. En la serie documental denominada "Comprobantes de egreso"

- Comprobantes de egreso del 001 al 100.

Alfabtica

Se emplea cuando la identificacin y la
consulta de la carpeta es por nombre.
Ej. En la Serie documental denominada
"Cuentas por pagar".

-Cuentas por pagar - Aeromensajeria
-Cuentas por pagar - Auto camperos
-Cuentas por pagar - Avianca
-Cuentas por pagar - Banco Popular
-Cuentas por pagar - Compaa de seguros

Cronolgica

Se utiliza cuando la identificacin y consulta de las carpetas es la fecha.
Ej. En la Serie documental denominada "Nmina"

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-Nmina - Enero 2011
-Nmina - Febrero 2011
-Nmina - Marzo 2011

Clasificacin y Organizacin de Series Documentales

Cdigo

Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus
series respectivas. ste responde al Sistema documental establecido en la Alcalda en las Tablas
de Retencin Documental.

Ej. El Cdigo 3.1.1.1 corresponde a la Subserie Documental denominada "Contratos de
suministro" de la Serie "Contratos" del "Despacho del Director" correspondiente al
"Departamento Administrativo de Contratacin".

CDIGO
1. 2. 3. 4
SECRETARA
CDIGO
SERIE
SUB - SERIE

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Organizacin de las Historias Laborales. Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos
establecidos por el Archivo General de la Nacin, la Administracin Municipal tendr la
obligacin de organizar cada expediente de Historia Laboral, siguiendo parmetros de la Circular
No. 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo
General de la Nacin.

ARCHIVO CENTRAL

3.1.1.1 Contrato de Suministro
3.1.1.2 Contrato de prestacin de Servicios

3.1.1.3 Contrato de arrendamiento

3.1.1.4 Contrato de compraventa

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Archivo Central

Es aquel donde se agrupan documentos transferidos, por los distintos archivos de gestin de la
Entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.

El Archivo Central de la Alcalda de Melgar -Tolima

El fondo del Archivo Central se forma principalmente a partir de las transferencias de los
archivos de oficinas, rganos, servicios, centros, etc. de la Institucin, siendo imprescindible, por
lo tanto, una buena coordinacin entre el Archivo Central y los archivos de gestin para trabajar
conjuntamente en la consecucin de los siguientes objetivos:

Normalizar los procedimientos de organizacin de los documentos en las oficinas para
facilitar una gestin rpida y eficaz, por parte de las unidades administrativas durante el
periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las Propias oficinas.

Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo Central de forma que los
documentos se mantengan organizados y accesibles para la comunidad y para la sociedad en
general, en el contexto en el que se generaron.

Sentar las bases para el establecimiento de un sistema que permita la gestin global e
integrada de la documentacin institucional, independientemente de su soporte fsico y de la
fase del ciclo de vida en que se encuentre.

El sistema de descripcin y de gestin, preferiblemente automatizada de los documentos y
expedientes para describir y recuperar la informacin.

Funciones del Archivo Central

Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea remitida por las
unidades administrativas.

Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin, en colaboracin con las
distintas dependencias.

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Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.

Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de acuerdo con la normativa
establecida por la Alcalda.

Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la
misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.

Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de gestin e impulsar actividades de
formacin de usuarios.

Facilitar el acceso y difusin del
patrimonio documental de la Alcalda de
Melgar.

Por qu son transferidos?
Porque requieren ser custodiados.
Porque descongestionan el Archivo de Gestin.
Porque ayudan a simplificar los procesos de
control.

Formalizacin de la transferencia

Una vez que la transferencia est
preparada, se concretar con el Archivo Central la fecha de traslado.

El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad e ir a cargo de
la unidad administrativa remitente. Lo anterior se realizara en el evento en que existan
fondos documentales.

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Transferencia Primaria

Remisin de documentos del Archivo de Gestin (o de oficina) al Central para su conservacin
precautelara y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el
proceso de atencin de trmites.

Transferencias Secundarias

Remisin de documentos del Archivo Central al Archivo Histrico para su conservacin
permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta valor
cientfico, cultural e histrico.
El Archivo Central realizar a continuacin las siguientes tareas:

Comprobar la conformidad entre lo reseado en la hoja de transferencia y la documentacin
recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente
para subsanar los errores detectados.

ARCHIVO DE GESTION INVENTARIO
CAJAS DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL

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Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y
sellada por el Archivo Central, como
confirmacin que la transferencia ha sido
realizada, en la que se incluir la asignatura
topogrfica que se le haya adjudicado en el
Archivo.

Esta asignatura ser utilizada como referencia
siempre que se solicite una consulta o prstamo
de documentacin al Archivo Central.

Las copias de las hojas de transferencia han de
ser guardadas y ordenadas por el organismo
remitente y conocidas por su personal.

ARCHIVO HISTRICO
Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo Central o del Archivo de Gestin que por decisin
del Comit Interno de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTRICO ESPECIAL

Es el constituido por fondos documentales referidos a
pocas, lugares o personas determinadas de la historia
regional y nacional; entre otros se puede mencionar:
Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de
Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de
Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena
Grande.

CONSULTA DE DOCUMENTOS Y
PRSTAMOS
Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos pblicos en los trminos del artculo 74
de la Constitucin Nacional, el acceso a los

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documentos, especialmente los de carcter permanente o histrico ser libre, siempre y cuando
las condiciones permita la conservacin del documento.
La consulta de los archivos pblicos es gratuita de acuerdo con lo establecido por el Archivo
General de la Nacin, segn Acuerdo 07 de 1994, Art. 44, cada archivo es responsable de la
consulta de sus documentos.
Normas
Las consultas realizadas al Archivo Central de la Alcalda Municipal de Melgar, podrn
realizarse por escrito, en los casos que ameriten prstamos de originales deber diligenciarse
el formato de A-GG-FT-029, PRESTAMO DE DOCUMENTO, a efectos de control sobre
los mismos por parte del Jefe de archivo de la Alcalda.
El acceso a consultas de los expedientes del Archivo Municipal, ser exclusivo de servidores
(funcionarios o contratistas) de la Secretara General y de Gobierno, en caso de requerir
consulta de otras dependencias o consulta externa, sta deber ser autorizada por la
Secretaria General y de Gobierno.

Una vez sean transferidos los documentos al Archivo Central o Municipal, la custodia,
responsabilidad y manejo de los documentos, estar a cargo del personal de archivo y solo a
travs de ellos se efectuarn consultas.

Las consultas documentales solamente se realizarn dentro de las instalaciones del Archivo
Central de la Alcalda, donde se encuentran en custodia. Sin embargo, en caso de requerirse
prstamo de expedientes para trasladar a otra dependencia, ser necesaria la autorizacin as:
Coordinador del Subproceso de Gestin documental para el caso de los expedientes en
custodia de ste; para las historias laborales la autorizacin ser la del Profesional Tcnico de
Administracin de Talento Humano.

Cuando un ente externo solicite copia de un expediente abierto o cerrado, en ningn caso se
entregarn documentos originales.

No se permite el retiro parcial o total de los folios o anexos de documentos de las unidades
de conservacin (Carpetas- Tapas) de los expedientes de la Entidad.

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CONSERVACIN TEMPORAL

Es la que se realiza en el Archivo de Gestin, siguiendo las directrices del Archivo General de la
Nacin para su organizacin. La Tabla de Retencin indica el tiempo que el documento debe
permanecer all.

CONSERVACION TOTAL

En este proceso la conservacin total se aplica a aquel documento que tiene valor permanente; es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de los
microfilmes, bandas sonoras y videogrficas, cintas magnticas
y otros ms. En relacin con el soporte papel y tintas, hay que
preferir para la conservacin aquellos que presentan mayor
garanta y durabilidad.

ELIMINACIN. Se eliminaran aquellos documentos que han
agotado su vigencia y deben destruirse tan pronto como se
cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin Documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar
previamente registrada en la correspondiente Tabla de
Retencin Documental.

El proceso de eliminacin de documentos deber adelantarse
conforme se encuentra establecido en el procedimiento

SELECCIN. Actividad de la disposicin final sealada en las Tablas de Retencin o de
Valoracin Documental y realizada en el Archivo Central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.

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La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.
La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas cuyo contenido informativo
se repite o se encuentra registrada en otras series
La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente, debe seleccionarse a
travs de muestreo.

Revisar los documentos

Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobar que no falta ningn
documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental.

Verificar la ordenacin correcta (numrica, cronolgica o alfabtica...) de los documentos.

Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos
los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual
se ha constituido el expediente.

Los expedientes deben estar libres de chips, ganchos de cosedoras, legajadores, o cualquier
otro elemento que pudiese afectar a su conservacin.

Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el
material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que
eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse un trozo de papel, como barrera entre el
material metlico y la documentacin.

Identificar el material afectado por biodeterioro (Hongo, insectos) con una marquilla de color
rojo el cual debe separarse del no contaminado, mantenindolo bajo condiciones adecuadas
de ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Foliacin
La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la misma,
teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones

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Identificacin

Para facilitar el cotejo y organizacin en el Archivo Central es conveniente numerar las
carpetas, de (1) hasta (n), de acuerdo con la cantidad a transferir.

La marcacin de las carpetas se realizara sobre la solapa, en el centro de la misma con los
siguientes datos:

SECCIN: ____________________________________________________________

SUB-SECCIN: _______________________________________________________

SERIE: _______________________________________________________________

SUB-SERIE:__________________________________________________________

CODIGO: _____________________________________________________________

No. LEGAJO: _______________________No. FOLIOS: _______________________

FECHA INICIAL: ____________________FECHA EXTREMA: __________________

Colocar las Carpetas en la Caja

Las carpetas con los expedientes se guardarn en cajas archivadoras de cartn de tamao folio (el
Archivo Central las puede proporcionar a peticin de las oficinas), que debern llenarse con un total
de seis (06) carpetas, sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacas.

Los expedientes se guardarn de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronolgico en
cajas correlativas, segn un orden de menor a mayor edad.

El Archivo no admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas
normalizadas.

En los casos de documentacin que, por su tamao o caracterstica, no pueda ser introducida en las
cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo con el Archivo Central.

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Rotulacin de las cajas

Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos:

ALCALDA MUNICIPAL
DE MELGAR
ARCHIVO

CAJA No. ________________________FECHA:_____________________________________

UBICACIN: _________________________________________________________________

SERIE: _______________________________________________________________________

CDIGO: ____________________________________________________________________

GUARDAR HASTA: __________________________________________________________

CONTENIDO: ________________________________________________________________

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO NICO
DOCUMENTAL

El responsable del Archivo de la oficina complementar tres copias del FORMATO
INVENTARIO NICO DOCUMENTAL, y la tercera quedar en poder de la oficina
correspondiente para su control e informacin interna.

Es el elemento que prueba el traspaso de documentacin que se va a efectuar.

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Facilita el control y la localizacin de los documentos, tanto para el Archivo Central como
para la dependencia Administrativa remitente.

Este formato de inventario podr ser diligenciado para transferencias primarias,
transferencias secundarias.

En el FORMATO INVENTARlO NICO
DOCUMENTAL, la oficina remitente har constar los
siguientes datos:

Entidad Remitente y Productora: Debe colocarse el
nombre de la Entidad responsable de la documentacin
que va transferir. (En este caso la Alcalda Municipal
de Melgar).

Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre
de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
(Nombre de la Secretara).

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la
unidad administrativa que produce y conserva la
documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones
(Nombre del Grupo).

Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias,
transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades o
dependencias, inventarios individuales.

Hoja No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente y se registra el total de las
hojas del inventario.

Registro de Entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (ao, mes, da), en NT se anotar el nmero de la transferencia.

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Nmero de Orden: En esta columna se deben escribir los datos correspondientes al nmero
consecutivo de la unidad de conservacin (Carpeta).

Cdigo: Son los nmeros de identificacin de la serie a la cual corresponde el expediente
referenciado.

Nombre de las Serie, subseries o asuntos: En este se escribe el nombre de las Serie y Subseries
seguidas de los nombres de las carpetas o expedientes que se transfieren.

Fechas Extremas: Incluyen las fechas del primer documento que dio origen al expediente y la
del documento que finaliz el trmite.

Nmero de Folios: Se consigna el nmero de folios que integran el expediente transferido.

Unidad de Conservacin: El nombre de la unidad de conservacin que contiene los
documentos. Ej. Carpeta, libro, legajo.

Ubicacin Fsica: Nmero asignado a la unidad de instalacin (Caja), el cual se utiliza para la
recuperacin de la informacin.

Observaciones: Consignar en este espacio las novedades presentadas, documentos deteriorados,
faltantes, anexos, complementarios, entre otros.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS (ELIMINACIN)

ELIMINACIN

Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

CRITERIOS PARA LA ELIMINACIN

La decisin de eliminar documentos, est establecida por ley y es responsabilidad del Comit
Interno de Archivo de la Entidad.

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Los documentos a eliminarse deben corresponder a lo sealado en las tablas de retencin
documental o en los asuntos de las tablas de valoracin documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.

SELECCIN

Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental
y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter
representativo, para su conservacin permanente.

CRITERIOS PARA LA SELECCIN

La seleccin puede aplicarse a
documentacin que ha perdido su vigencia.

La seleccin debe aplicarse a series
documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra
registrado en otras series.

La seleccin se aplica a series documentales
cuyo valor informativo no amerita su
conservacin total.

Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs
de muestreo.

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MICROFILMACIN

Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.

CRITERIOS PARA LA MICROFILMACIN

Partir de archivos organizados, ya que la microfilmacin como cualquiera otra tecnologa, no
es la solucin para el desorden de documentos

Atender lo dispuesto en la legislacin sobre la utilizacin de microfilm, en especial lo
previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de 1989 as como las
normas tcnicas NTC 3723 y 4080.

Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantacin de esta tecnologa.

Realizar una correcta preparacin de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas, y
retire ganchos y otros elementos de los papeles.

Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal manera que de
una a otra se den cortes lgicos, tales como fin de un expediente o unidad de
almacenamiento.

Escoger el sistema de indizacin que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localizacin de la informacin.

Utilizar Microformas, tipos de cmaras, reduccin y formato de filmacin de acuerdo con el
tamao, color y estado de conservacin del documento a microfilmar.

Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parmetros establecidos por
las Normas Tcnicas Internacionales, en especial las ISO.

Almacenar las pelculas originales o master en condiciones ambientales controladas

Evitar la utilizacin de carretes o cajas metlicas para el almacenamiento definitivo de
microfilmes.

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VENTAJAS DE LA MICROFILMACIN

Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar
100 aos o ms sin que se altere su composicin fsica y qumica.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentacin con excelente calidad
reproduccin.

DESVENTAJAS DE LA MICROFILMACIN

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carcter fotogrfico, el microfilm no puede
mejorar la legibilidad de la informacin que tiene problemas en soporte papeles.

Lentitud en la bsqueda: Aun partiendo de documentacin organizada y con apoyo de bases
de datos, la recuperacin de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces ms
lenta que en los sistemas informticos.
Consulta nica: Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez.

DIGITALIZACIN

Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine,
microfilm y otros) en otra, que slo puede ser leda o
interpretada por computador.

CRITERIOS DE LA DIGITALIZACIN

La digitalizacin de documentos en soporte papel, de
archivos de gestin y centrales, se debe hacer para agilizar
su bsqueda en casos de consulta permanente, remota o
por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y
archivos histricos se debe utilizar para mejorar la
legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la
documentacin original

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El manejo de documentos electrnicos debe incluir procedimientos de migracin, backups,
transferencia a formatos analgicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la
permanencia de la informacin accesible, en especial aquella que por su valor testimonial as
lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales tambin deben ser contempladas en
las tablas de retencin documental.

Al aplicar sistemas computacionales se debe ser consciente de los problemas de la
obsolescencia tecnolgica y archivistas e ingenieros de sistemas deben trabajar en equipo,
para crear estrategias y procedimientos que eviten la prdida de la informacin.

Ventajas de la digitalizacin

Velocidad y facilidad de consulta.
Distribucin en red.
Capacidad de mejorar imgenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.
Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez.

Desventajas de digitalizacin

Conservacin: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados con miras a
una larga permanencia.
Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalizacin exitosos.
Vertiginoso obsolescencia tecnolgica.
Dependencia tecnolgica: los diseadores de programas no dan la posibilidad de cambiar
elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta
cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.

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GLOSARIO
EL Acuerdo 07 de 1994 expedido por el AGN, "por el cual se adopta y se expide el Reglamento
General de Archivos" en el ARTICULO 67 establece el glosario de trminos archivsticos.

El presente glosario est elaborado con base en
diferentes conceptos archivsticos de distintos autores.
Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del
Archivo General de la Nacin.

Uso del Glosario

Los trminos que conforman el glosario son extractados
del Manual de Gestin Documental y se ordenaron
alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta.

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los
ciudadanos a consultar la informacin que conservan los
archivos pblicos, en los trminos consagrados por la
Ley.

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas
con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y
servicios de todos los archivos de una institucin.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera, cajas,
archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados
posteriormente para su utilizacin.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su

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trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por
organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de
los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo
con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular,
orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y
coordinacin del Sistema Nacional de Archivos.

ARCHIVO HISTRICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del
archivo de gestin que por decisin del correspondiente Comit Interno de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura.

ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los
archivos privados, declarados de inters pblico.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso
integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin,
consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin Anual.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.

ASISTENCIA TCNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes
reas del quehacer archivstico.

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AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por
parte del funcionario competente para revestirlos, segn lo establecido por la Ley.

AUTOMATIZACIN. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de
almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.

CATLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CERTIFICACIN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.

CLASIFICACIN. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema,
plan o marco preestablecido.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documento. (Fondo, seccin y subseccin),
de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.

CDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.

COMIT ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y
disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como
tcnicos.

COMIT DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.

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COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General de la
Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.

COMIT TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de
terminologa, instrumentos y procesos tcnicos Archivsticos.

CONSERVACIN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos
utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos
incluyendo los atmosfricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de
documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la
institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que
sea la titularidad del mismo.

DEPURACIN. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente
de los que no lo tienen.

DEPSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una
institucin archivstica.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin
y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.

DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente a su eliminacin.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona
o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o
valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

DOCUMENTO HISTRICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o
por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana
Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se
convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas.

DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales.

DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades,
instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero, Puede ser
simple o autenticado.

ELIMINACIN. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para
la ciencia y la tecnologa.

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una
unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

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FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y la ms reciente que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero
que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo
que es objeto de conservacin Institucional formada por el mismo archivo, una institucin o
persona.

FONDO ABIERTO. Aquellos fondos que existen mientras la entidad u organismo sigue
vigente.

FONDO ACUMULADO. Conjuntos de documentos dispuestos sin ningn criterio de
organizacin ni las mnimas condiciones de conservacin, y sin la posibilidad de ser fuente de
Informacin y consulta. En algunos casos son series documentales de la misma procedencia que
han perdido su valor primario, en otros son parte de un archivo, objeto de conservacin
Institucional.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIN. Informacin original no abreviada ni traducida;
se llama tambin fuente de primera mano.

FUNCIN ARCHIVSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del que
hacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.

GESTIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes
al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservacin y utilizacin.

GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las caractersticas fundamentales de los mismos organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

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IDENTIFICACIN DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.

NDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y
temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin.

NDICE CRONOLGICO. Listado consecutivo de fechas.

NDICE ONOMSTICO. Listado de nombres propios.

NDICE TEMTICO. Listado de temas o descriptores.

NDICE TOPONMICO. Listado de sitios o lugares.

INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control
fsico, administrativo o Intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y
recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que
deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificacin y
valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin).

INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de Identificacin y
valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de
identificacin los siguientes, ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios
de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin, relaciones,
tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de
eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.

INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las
unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser
esquemtico, general, analtico y preliminar.

LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.

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LEGISLACIN ARCHIVSTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin,
el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.

MAPA. Representacin grfica con convenciones de un espacio.

MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula.

MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en
reproduccin de documentos.

MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo
o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos,
numricos, topogrficos, temticos, entre otros.

ORDENACIN DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de
organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.

PATRIMONIO ARCHIVSTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman
parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.

PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un
oficio, un informe.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que
establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse
con los de otros.

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PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.

PROYECTO DE DESCRIPCIN DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo,
que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada
unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la
investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin
de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin
de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a
tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la recepcin
archivstica.

PRODUCCIN DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.

REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos de
control.

REGISTRO TOPOGRFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el
contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un
depsito de archivo.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos,
para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

REPROGRAFA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin foto tcnica y la
policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm.

RETENCIN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la
tabla de retencin documental.

SELECCIN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.

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SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.

SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la
documentacin de una entidad, con fines de informacin.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la
cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar
objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el
Archivo General de la Nacin.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de
retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las
especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.

TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en
forma separada y con paginacin propia.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de gestin
al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. Remisin de documentos del archivo de gestin al central
para su conservacin y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado
en el proceso de atencin de trmites.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS. Remisin de documentos del Archivo Central al
Archivo Histrico para su conservacin permanente. Se trata de documentos debidamente
seleccionados teniendo en cuenta valor cientfico, cultural e histrico.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico operativa de una institucin.

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UNIDAD ARCHIVSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidades
archivsticas, entre otras, un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
archivstica. Puede ser unidades de conservacin entre otras, una caja, un libro o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL. La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente.
Ejemplo. Una carta, memorando, informe, fotografa, registro, sonoro. Unidad de anlisis en los
procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple
cuando est constituida por u slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formatos
un expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo
origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad
pblica o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda
pblica.

VALOR JURDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el
derecho comn.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados
en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.

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