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MANUAL GESTIN DOCUMENTAL
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Fases de Archivo
FASE FUNCIN DURACIN LOCALIZACIN
1. A
ACTIVA
Documentacin en
trmite. Vigencia
administrativa y
consulta frecuente.
3 a 5 aos
Archivo de Gestin
2. S
SEMIACTIVA
Consulta espordica.
Evaluacin para su
seleccin.
De 3- 6 a 30 aos
Archivo intermedio
(integrado en el Archivo
Central)
3. I
INACTIVA
Valor histrico y
conservacin
permanente.
A partir de 30 aos
(valor permanente)
Archivo Histrico
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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
La implementacin de los procesos archivsticos consiste en un sistema integrado en la
conservacin de la informacin lo cual conlleva a unas etapas:
Dentro del Archivo Municipal de Melgar, como rgano consultivo esencial para la toma de
decisiones y fuente de la historia elaborar peridicamente un diagnstico y determinar las
condiciones especficas para cada tipo de documentacin, archivo, mobiliario, infraestructura,
conservacin y almacenamiento.
Las dependencias (Despacho, Secretaras, Departamentos y Oficinas), a travs de capacitaciones
de sensibilizacin y normativa archivstica brindada por la Secretara General y de Gobierno y la
Oficina de Control Interno, implementar progresivamente los programas de conservacin
preventiva para regular y controlar el deterioro ambiental en los documentos.
El funcionario encargado de la unidad de archivo
con la Secretaria General y de Gobierno, elaboraran
un mapa de riesgos que identificar los factores
internos y externos en la Administracin, lo cual
mediante evaluaciones, monitoreo y controles
respectivos, ayudaran en el adecuado
funcionamiento del archivo y prevencin de
desastres.
Las dependencias en colaboracin con la Secretara
General y de Gobierno, la Oficina de Control
Interno, el rea de Administracin de Bienes y
Recursos Fsicos y el Departamento Administrativo
de Planeacin, aplicaran mecanismos y sistemas de
control en las reas de depsitos (oficinas), en la
ubicacin de los expedientes documentales, evitando y detectando posibles focos de humedad,
calor y espacios inadecuados que con el tiempo deterioren la informacin.
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La unidad de archivo con el personal del rea de servicios generales aplicar mecanismos y
cronogramas peridicos de limpieza, con el fin de evacuar las principales fuentes de polvo y
suciedad que involucran la aparicin de hongos y caros adoptando medidas de seguridad
industrial y mantenimiento de la edificacin permanente.
Las dependencias desarrollaran desde su Archivo de Gestin programas de organizacin,
limpieza y foliacin de la documentacin con base en los lineamientos archivsticos, evaluando
los espacios documentales de las oficinas, estantera, procesos de flujo documental, implementos,
papel y suministros.
El funcionario del Subproceso de Gestin Documental con la asesora del Archivo General de la
Nacin, elaborar un proyecto integral de conservacin preventiva de los documentos mediante
capacitaciones continuas en los primeros auxilios y restauracin, que a su vez capacitaran a los
funcionarios de cada una de las dependencias.
Implementacin del Plan de Contingencia elaborado por el Subproceso de Gestin Documental y
la Secretara General y de Gobierno, que a partir de las T.R.D. se aplicaran condiciones de
prevencin de desastres e incendios en el archivo total, capacitando de igual manera a los
funcionarios, estableciendo una herramienta de apoyo fundamental en la aplicacin del Programa
de Gestin Documental.
El personal tcnico y profesional encargado de mantener los equipos de cmputo de la
Administracin, deber establecer un programa de asistencia y supervisin semestral que
contengan la actualizacin de programas, plan de contingencia en caso de hurt, obtencin de
copias de seguridad y archivos especiales para el software; adems deber elaborar un informe
de gestin con el fin de llevar un seguimiento de los procesos.
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Clasificacin y Organizacin de las unidades archivsticas
Es la forma como se encuentran ubicadas las unidades archivsticas (Carpetas) en el archivo
fsico.
La unidad archivstica contiene en su interior tipos documentales. El conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido HOMOGENEO conforman series documentales.
Numricos
Se usa cuando la identificacin y la consulta de la carpeta se hace utilizando cdigo o nmero.
Ej. En la serie documental denominada "Comprobantes de egreso"
- Comprobantes de egreso del 001 al 100.
- Comprobantes de egreso del 101 al 200.
- Comprobantes de egreso del 201 al 300.
Alfabtica
Se emplea cuando la identificacin y la
consulta de la carpeta es por nombre.
Ej. En la Serie documental denominada
"Cuentas por pagar".
-Cuentas por pagar - Aeromensajeria
-Cuentas por pagar - Auto camperos
-Cuentas por pagar - Avianca
-Cuentas por pagar - Banco Popular
-Cuentas por pagar - Compaa de seguros
Cronolgica
Se utiliza cuando la identificacin y consulta de las carpetas es la fecha.
Ej. En la Serie documental denominada "Nmina"
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-Nmina - Enero 2011
-Nmina - Febrero 2011
-Nmina - Marzo 2011
Clasificacin y Organizacin de Series Documentales
Cdigo
Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus
series respectivas. ste responde al Sistema documental establecido en la Alcalda en las Tablas
de Retencin Documental.
Ej. El Cdigo 3.1.1.1 corresponde a la Subserie Documental denominada "Contratos de
suministro" de la Serie "Contratos" del "Despacho del Director" correspondiente al
"Departamento Administrativo de Contratacin".
CDIGO
1. 2. 3. 4
SECRETARA
CDIGO
SERIE
SUB - SERIE
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Organizacin de las Historias Laborales. Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos
establecidos por el Archivo General de la Nacin, la Administracin Municipal tendr la
obligacin de organizar cada expediente de Historia Laboral, siguiendo parmetros de la Circular
No. 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo
General de la Nacin.
ARCHIVO CENTRAL
3.1.1.1 Contrato de Suministro
3.1.1.2 Contrato de prestacin de Servicios
3.1.1.3 Contrato de arrendamiento
3.1.1.4 Contrato de compraventa
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Archivo Central
Es aquel donde se agrupan documentos transferidos, por los distintos archivos de gestin de la
Entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
El Archivo Central de la Alcalda de Melgar -Tolima
El fondo del Archivo Central se forma principalmente a partir de las transferencias de los
archivos de oficinas, rganos, servicios, centros, etc. de la Institucin, siendo imprescindible, por
lo tanto, una buena coordinacin entre el Archivo Central y los archivos de gestin para trabajar
conjuntamente en la consecucin de los siguientes objetivos:
Normalizar los procedimientos de organizacin de los documentos en las oficinas para
facilitar una gestin rpida y eficaz, por parte de las unidades administrativas durante el
periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las Propias oficinas.
Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo Central de forma que los
documentos se mantengan organizados y accesibles para la comunidad y para la sociedad en
general, en el contexto en el que se generaron.
Sentar las bases para el establecimiento de un sistema que permita la gestin global e
integrada de la documentacin institucional, independientemente de su soporte fsico y de la
fase del ciclo de vida en que se encuentre.
El sistema de descripcin y de gestin, preferiblemente automatizada de los documentos y
expedientes para describir y recuperar la informacin.
Funciones del Archivo Central
Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea remitida por las
unidades administrativas.
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin, en colaboracin con las
distintas dependencias.
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Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.
Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de acuerdo con la normativa
establecida por la Alcalda.
Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la
misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de gestin e impulsar actividades de
formacin de usuarios.
Facilitar el acceso y difusin del
patrimonio documental de la Alcalda de
Melgar.
Por qu son transferidos?
Porque requieren ser custodiados.
Porque descongestionan el Archivo de Gestin.
Porque ayudan a simplificar los procesos de
control.
Formalizacin de la transferencia
Una vez que la transferencia est
preparada, se concretar con el Archivo Central la fecha de traslado.
El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad e ir a cargo de
la unidad administrativa remitente. Lo anterior se realizara en el evento en que existan
fondos documentales.
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Transferencia Primaria
Remisin de documentos del Archivo de Gestin (o de oficina) al Central para su conservacin
precautelara y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el
proceso de atencin de trmites.
Transferencias Secundarias
Remisin de documentos del Archivo Central al Archivo Histrico para su conservacin
permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta valor
cientfico, cultural e histrico.
El Archivo Central realizar a continuacin las siguientes tareas:
Comprobar la conformidad entre lo reseado en la hoja de transferencia y la documentacin
recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente
para subsanar los errores detectados.
ARCHIVO DE GESTION INVENTARIO
CAJAS DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL
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Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y
sellada por el Archivo Central, como
confirmacin que la transferencia ha sido
realizada, en la que se incluir la asignatura
topogrfica que se le haya adjudicado en el
Archivo.
Esta asignatura ser utilizada como referencia
siempre que se solicite una consulta o prstamo
de documentacin al Archivo Central.
Las copias de las hojas de transferencia han de
ser guardadas y ordenadas por el organismo
remitente y conocidas por su personal.
ARCHIVO HISTRICO
Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo Central o del Archivo de Gestin que por decisin
del Comit Interno de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTRICO ESPECIAL
Es el constituido por fondos documentales referidos a
pocas, lugares o personas determinadas de la historia
regional y nacional; entre otros se puede mencionar:
Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de
Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de
Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena
Grande.
CONSULTA DE DOCUMENTOS Y
PRSTAMOS
Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos pblicos en los trminos del artculo 74
de la Constitucin Nacional, el acceso a los
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documentos, especialmente los de carcter permanente o histrico ser libre, siempre y cuando
las condiciones permita la conservacin del documento.
La consulta de los archivos pblicos es gratuita de acuerdo con lo establecido por el Archivo
General de la Nacin, segn Acuerdo 07 de 1994, Art. 44, cada archivo es responsable de la
consulta de sus documentos.
Normas
Las consultas realizadas al Archivo Central de la Alcalda Municipal de Melgar, podrn
realizarse por escrito, en los casos que ameriten prstamos de originales deber diligenciarse
el formato de A-GG-FT-029, PRESTAMO DE DOCUMENTO, a efectos de control sobre
los mismos por parte del Jefe de archivo de la Alcalda.
El acceso a consultas de los expedientes del Archivo Municipal, ser exclusivo de servidores
(funcionarios o contratistas) de la Secretara General y de Gobierno, en caso de requerir
consulta de otras dependencias o consulta externa, sta deber ser autorizada por la
Secretaria General y de Gobierno.
Una vez sean transferidos los documentos al Archivo Central o Municipal, la custodia,
responsabilidad y manejo de los documentos, estar a cargo del personal de archivo y solo a
travs de ellos se efectuarn consultas.
Las consultas documentales solamente se realizarn dentro de las instalaciones del Archivo
Central de la Alcalda, donde se encuentran en custodia. Sin embargo, en caso de requerirse
prstamo de expedientes para trasladar a otra dependencia, ser necesaria la autorizacin as:
Coordinador del Subproceso de Gestin documental para el caso de los expedientes en
custodia de ste; para las historias laborales la autorizacin ser la del Profesional Tcnico de
Administracin de Talento Humano.
Cuando un ente externo solicite copia de un expediente abierto o cerrado, en ningn caso se
entregarn documentos originales.
No se permite el retiro parcial o total de los folios o anexos de documentos de las unidades
de conservacin (Carpetas- Tapas) de los expedientes de la Entidad.
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CONSERVACIN TEMPORAL
Es la que se realiza en el Archivo de Gestin, siguiendo las directrices del Archivo General de la
Nacin para su organizacin. La Tabla de Retencin indica el tiempo que el documento debe
permanecer all.
CONSERVACION TOTAL
En este proceso la conservacin total se aplica a aquel documento que tiene valor permanente; es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de los
microfilmes, bandas sonoras y videogrficas, cintas magnticas
y otros ms. En relacin con el soporte papel y tintas, hay que
preferir para la conservacin aquellos que presentan mayor
garanta y durabilidad.
ELIMINACIN. Se eliminaran aquellos documentos que han
agotado su vigencia y deben destruirse tan pronto como se
cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin Documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar
previamente registrada en la correspondiente Tabla de
Retencin Documental.
El proceso de eliminacin de documentos deber adelantarse
conforme se encuentra establecido en el procedimiento
SELECCIN. Actividad de la disposicin final sealada en las Tablas de Retencin o de
Valoracin Documental y realizada en el Archivo Central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.
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La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.
La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas cuyo contenido informativo
se repite o se encuentra registrada en otras series
La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente, debe seleccionarse a
travs de muestreo.
Revisar los documentos
Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobar que no falta ningn
documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental.
Verificar la ordenacin correcta (numrica, cronolgica o alfabtica...) de los documentos.
Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos
los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual
se ha constituido el expediente.
Los expedientes deben estar libres de chips, ganchos de cosedoras, legajadores, o cualquier
otro elemento que pudiese afectar a su conservacin.
Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el
material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que
eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse un trozo de papel, como barrera entre el
material metlico y la documentacin.
Identificar el material afectado por biodeterioro (Hongo, insectos) con una marquilla de color
rojo el cual debe separarse del no contaminado, mantenindolo bajo condiciones adecuadas
de ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
Foliacin
La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la misma,
teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones
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Identificacin
Para facilitar el cotejo y organizacin en el Archivo Central es conveniente numerar las
carpetas, de (1) hasta (n), de acuerdo con la cantidad a transferir.
La marcacin de las carpetas se realizara sobre la solapa, en el centro de la misma con los
siguientes datos:
SECCIN: ____________________________________________________________
SUB-SECCIN: _______________________________________________________
SERIE: _______________________________________________________________
SUB-SERIE:__________________________________________________________
CODIGO: _____________________________________________________________
No. LEGAJO: _______________________No. FOLIOS: _______________________
FECHA INICIAL: ____________________FECHA EXTREMA: __________________
Colocar las Carpetas en la Caja
Las carpetas con los expedientes se guardarn en cajas archivadoras de cartn de tamao folio (el
Archivo Central las puede proporcionar a peticin de las oficinas), que debern llenarse con un total
de seis (06) carpetas, sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacas.
Los expedientes se guardarn de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronolgico en
cajas correlativas, segn un orden de menor a mayor edad.
El Archivo no admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas
normalizadas.
En los casos de documentacin que, por su tamao o caracterstica, no pueda ser introducida en las
cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo con el Archivo Central.
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Rotulacin de las cajas
Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos:
ALCALDA MUNICIPAL
DE MELGAR
ARCHIVO
CAJA No. ________________________FECHA:_____________________________________
UBICACIN: _________________________________________________________________
SERIE: _______________________________________________________________________
CDIGO: ____________________________________________________________________
GUARDAR HASTA: __________________________________________________________
CONTENIDO: ________________________________________________________________
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO NICO
DOCUMENTAL
El responsable del Archivo de la oficina complementar tres copias del FORMATO
INVENTARIO NICO DOCUMENTAL, y la tercera quedar en poder de la oficina
correspondiente para su control e informacin interna.
Es el elemento que prueba el traspaso de documentacin que se va a efectuar.
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Facilita el control y la localizacin de los documentos, tanto para el Archivo Central como
para la dependencia Administrativa remitente.
Este formato de inventario podr ser diligenciado para transferencias primarias,
transferencias secundarias.
En el FORMATO INVENTARlO NICO
DOCUMENTAL, la oficina remitente har constar los
siguientes datos:
Entidad Remitente y Productora: Debe colocarse el
nombre de la Entidad responsable de la documentacin
que va transferir. (En este caso la Alcalda Municipal
de Melgar).
Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre
de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
(Nombre de la Secretara).
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la
unidad administrativa que produce y conserva la
documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones
(Nombre del Grupo).
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias,
transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades o
dependencias, inventarios individuales.
Hoja No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente y se registra el total de las
hojas del inventario.
Registro de Entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (ao, mes, da), en NT se anotar el nmero de la transferencia.
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Nmero de Orden: En esta columna se deben escribir los datos correspondientes al nmero
consecutivo de la unidad de conservacin (Carpeta).
Cdigo: Son los nmeros de identificacin de la serie a la cual corresponde el expediente
referenciado.
Nombre de las Serie, subseries o asuntos: En este se escribe el nombre de las Serie y Subseries
seguidas de los nombres de las carpetas o expedientes que se transfieren.
Fechas Extremas: Incluyen las fechas del primer documento que dio origen al expediente y la
del documento que finaliz el trmite.
Nmero de Folios: Se consigna el nmero de folios que integran el expediente transferido.
Unidad de Conservacin: El nombre de la unidad de conservacin que contiene los
documentos. Ej. Carpeta, libro, legajo.
Ubicacin Fsica: Nmero asignado a la unidad de instalacin (Caja), el cual se utiliza para la
recuperacin de la informacin.
Observaciones: Consignar en este espacio las novedades presentadas, documentos deteriorados,
faltantes, anexos, complementarios, entre otros.
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS (ELIMINACIN)
ELIMINACIN
Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
CRITERIOS PARA LA ELIMINACIN
La decisin de eliminar documentos, est establecida por ley y es responsabilidad del Comit
Interno de Archivo de la Entidad.
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Los documentos a eliminarse deben corresponder a lo sealado en las tablas de retencin
documental o en los asuntos de las tablas de valoracin documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
SELECCIN
Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental
y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter
representativo, para su conservacin permanente.
CRITERIOS PARA LA SELECCIN
La seleccin puede aplicarse a
documentacin que ha perdido su vigencia.
La seleccin debe aplicarse a series
documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra
registrado en otras series.
La seleccin se aplica a series documentales
cuyo valor informativo no amerita su
conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs
de muestreo.
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MICROFILMACIN
Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.
CRITERIOS PARA LA MICROFILMACIN
Partir de archivos organizados, ya que la microfilmacin como cualquiera otra tecnologa, no
es la solucin para el desorden de documentos
Atender lo dispuesto en la legislacin sobre la utilizacin de microfilm, en especial lo
previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de 1989 as como las
normas tcnicas NTC 3723 y 4080.
Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantacin de esta tecnologa.
Realizar una correcta preparacin de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas, y
retire ganchos y otros elementos de los papeles.
Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal manera que de
una a otra se den cortes lgicos, tales como fin de un expediente o unidad de
almacenamiento.
Escoger el sistema de indizacin que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localizacin de la informacin.
Utilizar Microformas, tipos de cmaras, reduccin y formato de filmacin de acuerdo con el
tamao, color y estado de conservacin del documento a microfilmar.
Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parmetros establecidos por
las Normas Tcnicas Internacionales, en especial las ISO.
Almacenar las pelculas originales o master en condiciones ambientales controladas
Evitar la utilizacin de carretes o cajas metlicas para el almacenamiento definitivo de
microfilmes.
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VENTAJAS DE LA MICROFILMACIN
Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar
100 aos o ms sin que se altere su composicin fsica y qumica.
Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentacin con excelente calidad
reproduccin.
DESVENTAJAS DE LA MICROFILMACIN
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carcter fotogrfico, el microfilm no puede
mejorar la legibilidad de la informacin que tiene problemas en soporte papeles.
Lentitud en la bsqueda: Aun partiendo de documentacin organizada y con apoyo de bases
de datos, la recuperacin de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces ms
lenta que en los sistemas informticos.
Consulta nica: Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez.
DIGITALIZACIN
Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine,
microfilm y otros) en otra, que slo puede ser leda o
interpretada por computador.
CRITERIOS DE LA DIGITALIZACIN
La digitalizacin de documentos en soporte papel, de
archivos de gestin y centrales, se debe hacer para agilizar
su bsqueda en casos de consulta permanente, remota o
por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y
archivos histricos se debe utilizar para mejorar la
legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la
documentacin original
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El manejo de documentos electrnicos debe incluir procedimientos de migracin, backups,
transferencia a formatos analgicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la
permanencia de la informacin accesible, en especial aquella que por su valor testimonial as
lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales tambin deben ser contempladas en
las tablas de retencin documental.
Al aplicar sistemas computacionales se debe ser consciente de los problemas de la
obsolescencia tecnolgica y archivistas e ingenieros de sistemas deben trabajar en equipo,
para crear estrategias y procedimientos que eviten la prdida de la informacin.
Ventajas de la digitalizacin
Velocidad y facilidad de consulta.
Distribucin en red.
Capacidad de mejorar imgenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.
Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez.
Desventajas de digitalizacin
Conservacin: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados con miras a
una larga permanencia.
Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalizacin exitosos.
Vertiginoso obsolescencia tecnolgica.
Dependencia tecnolgica: los diseadores de programas no dan la posibilidad de cambiar
elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta
cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.
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GLOSARIO
EL Acuerdo 07 de 1994 expedido por el AGN, "por el cual se adopta y se expide el Reglamento
General de Archivos" en el ARTICULO 67 establece el glosario de trminos archivsticos.
El presente glosario est elaborado con base en
diferentes conceptos archivsticos de distintos autores.
Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del
Archivo General de la Nacin.
Uso del Glosario
Los trminos que conforman el glosario son extractados
del Manual de Gestin Documental y se ordenaron
alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta.
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los
ciudadanos a consultar la informacin que conservan los
archivos pblicos, en los trminos consagrados por la
Ley.
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas
con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y
servicios de todos los archivos de una institucin.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera, cajas,
archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados
posteriormente para su utilizacin.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su
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trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por
organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de
los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo
con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular,
orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y
coordinacin del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTRICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del
archivo de gestin que por decisin del correspondiente Comit Interno de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura.
ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los
archivos privados, declarados de inters pblico.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso
integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin,
consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin Anual.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TCNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes
reas del quehacer archivstico.
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AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por
parte del funcionario competente para revestirlos, segn lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACIN. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de
almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.
CATLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CERTIFICACIN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
CLASIFICACIN. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema,
plan o marco preestablecido.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documento. (Fondo, seccin y subseccin),
de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
CDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.
COMIT ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y
disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como
tcnicos.
COMIT DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
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COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General de la
Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.
COMIT TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de
terminologa, instrumentos y procesos tcnicos Archivsticos.
CONSERVACIN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos
utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos
incluyendo los atmosfricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de
documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la
institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que
sea la titularidad del mismo.
DEPURACIN. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente
de los que no lo tienen.
DEPSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una
institucin archivstica.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin
y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.
DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente a su eliminacin.
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DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona
o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o
valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO HISTRICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o
por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana
Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se
convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades,
instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero, Puede ser
simple o autenticado.
ELIMINACIN. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para
la ciencia y la tecnologa.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservacin.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una
unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
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FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y la ms reciente que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero
que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo
que es objeto de conservacin Institucional formada por el mismo archivo, una institucin o
persona.
FONDO ABIERTO. Aquellos fondos que existen mientras la entidad u organismo sigue
vigente.
FONDO ACUMULADO. Conjuntos de documentos dispuestos sin ningn criterio de
organizacin ni las mnimas condiciones de conservacin, y sin la posibilidad de ser fuente de
Informacin y consulta. En algunos casos son series documentales de la misma procedencia que
han perdido su valor primario, en otros son parte de un archivo, objeto de conservacin
Institucional.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIN. Informacin original no abreviada ni traducida;
se llama tambin fuente de primera mano.
FUNCIN ARCHIVSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del que
hacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
GESTIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes
al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservacin y utilizacin.
GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las caractersticas fundamentales de los mismos organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
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IDENTIFICACIN DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
NDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y
temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin.
NDICE CRONOLGICO. Listado consecutivo de fechas.
NDICE ONOMSTICO. Listado de nombres propios.
NDICE TEMTICO. Listado de temas o descriptores.
NDICE TOPONMICO. Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control
fsico, administrativo o Intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y
recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que
deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificacin y
valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de Identificacin y
valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de
identificacin los siguientes, ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios
de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin, relaciones,
tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de
eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las
unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser
esquemtico, general, analtico y preliminar.
LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
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LEGISLACIN ARCHIVSTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin,
el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.
MAPA. Representacin grfica con convenciones de un espacio.
MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula.
MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en
reproduccin de documentos.
MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo
o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos,
numricos, topogrficos, temticos, entre otros.
ORDENACIN DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de
organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.
PATRIMONIO ARCHIVSTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman
parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un
oficio, un informe.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que
establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse
con los de otros.
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PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
PROYECTO DE DESCRIPCIN DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo,
que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada
unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la
investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin
de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin
de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a
tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la recepcin
archivstica.
PRODUCCIN DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos de
control.
REGISTRO TOPOGRFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el
contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un
depsito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos,
para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPROGRAFA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin foto tcnica y la
policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm.
RETENCIN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la
tabla de retencin documental.
SELECCIN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
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SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la
documentacin de una entidad, con fines de informacin.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la
cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar
objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el
Archivo General de la Nacin.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de
retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las
especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.
TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en
forma separada y con paginacin propia.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de gestin
al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. Remisin de documentos del archivo de gestin al central
para su conservacin y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado
en el proceso de atencin de trmites.
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS. Remisin de documentos del Archivo Central al
Archivo Histrico para su conservacin permanente. Se trata de documentos debidamente
seleccionados teniendo en cuenta valor cientfico, cultural e histrico.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico operativa de una institucin.
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UNIDAD ARCHIVSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidades
archivsticas, entre otras, un expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
archivstica. Puede ser unidades de conservacin entre otras, una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente.
Ejemplo. Una carta, memorando, informe, fotografa, registro, sonoro. Unidad de anlisis en los
procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple
cuando est constituida por u slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formatos
un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo
origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad
pblica o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda
pblica.
VALOR JURDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el
derecho comn.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados
en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.