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METODOLOGA PARA LA ESTIMACIN PRESUPUESTAL

El presente ensayo pretende dar una explicacin sobre la metodologa para la estimacin presupuestal
corporativa; de inicio debemos de entender que es una metodologa, y la Real Academia de la lengua
Espaola la define como el conjunto de mtodos que se siguen en una investigacin cientfica o en una
exposicin doctrinal
1
. Dada esta explicacin entenderemos que el mtodo es el modo de decir o hacer un
orden, por lo tanto la metodologa para la estimacin presupuestal nos llevar paso a paso y con un orden
en la construccin y/o elaboracin de un presupuesto empresarial.
Al elaborar un presupuesto corporativo es recomendable considerar:
La naturaleza flexible del mismo y sus limitaciones
Las caractersticas de la empresa, el tipo de actividad, el prestigio mercantil, la imagen, al eficiencia
y productividad
El macro entorno (econmico, social, legal, fiscal, tecnolgico, medio-ambiental, internacional)
Asignar responsables, generar formatos a utilizar y definir criterios en cuanto a recepcin y
suministro de informacin.
Concientizar en las reas operativas y administrativas
Todo lo anterior para prevenir conflictos organizacionales en la ejecucin presupuestal.
En el entendido que un presupuesto es considerado como la estimacin programada, de manera sistemtica
de las condiciones y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado; donde se
consideran las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para
cubrir dichos gastos.
El presupuesto mostrar la poltica a seguir para la obtencin de ingresos y la relacin estimada de los
gastos, y presenta una planificacin para definir los costos y alcanzar los objetivos de la organizacin. As
mismo como mtodo Sistemtico y formalizado permite lograr las responsabilidades directivas desde la
planificacin, coordinar, ejecutar y controlar las actividades a desarrollar. De inicio y como ya hemos
marcado se llevan a cabo una serie de pasos en orden y a continuacin los enumeramos.
El siguiente diagrama nos presenta una visin clara de proceso que se lleva a cabo para la elaboracin
presupuestal

Ilustracin 1 Gestin Administrativa en la elaboracin presupuestal

Fuente 1 http://www.uv.mx/personal/alsalas/files/2013/02/PRESUPUESTOS-I_II.pdf

PLANEACIN
1. Diagnostico interno, donde se analizaran variables cuantitativas y monetarias como:
Situacin financiera de la empresa en cuestin de endeudamiento, liquidez, valorizacin de las
propiedades y los ndices de utilidad, que nos permitir decidir si la estrategia se disear para
crecer o para sobrevivir.

1
http://buscon.rae.es/drae/srv/search?id=zjl4EBuSMDXX22ub44wQ Recuperado 21 de febrero de 2014
Eficiencia, que acciones se ponen en prctica para minimizar tiempo entre la adquisicin de los
insumos y la comercializacin de productos
Productividad, horas- hombre, horas-maquina
Actualizacin tecnolgica
Poltica gerencial
2. Evaluacin del Entorno
Interno, obliga el estudio de variables tales como ventas, produccin, compras, personal,
finanzas, inversiones.
Externo, anlisis econmico y del mercado, poltico, jurdico, tecnolgico, demogrfico,
cultural, ecolgico
3. Establecer objetivos empresariales a corto plazo en cada rea funcional de la empresa
Ventas
i. Tomar decisiones sobre productos, precios, plaza y promocin
ii. Elaborar pronsticos de ventas, presupuesto de publicidad, de promocin y de gastos de
ventas
iii. Identificar mercados objetivos para los productos y la competencia nacional y extranjera
iv. Analizar y evaluar el ciclo de vida del producto
Produccin
i. Calcular niveles de inventario requeridos
ii. Tomar decisiones sobre comprar, fabricar, mantener o remplazar equipos
iii. Elaborar presupuestos de cantidades a producir y de uso y costos de materiales
iv. Identificar necesidades de materiales y de mano de obra.
v. Calcular tiempo y movimientos
Personal
i. Evaluacin del desempeo
ii. Elaborar presupuesto de mano de obra y de personal
iii. Determinar las necesidades de personal en el tiempo
4. Establecer objetivos a largo plazo, se establecen para cada rea funcional de la empresa, por ejemplo:
Ventas e ingresos operacionales
i. Desarrollar nuevos productos
ii. Desarrollar nuevos mercados
iii. Elaborar presupuestos de ventas a largo plazo
Produccin
i. Innovar y/o buscar mejores tecnologas
ii. Identificar formas de hacer productos sustitutos
iii. Elaborar presupuestos de nuevos productos segn pronsticos de ventas a largo plazo.
Personal
i. Buscar el desarrollo de la organizacin con base en el desarrollo del personal
ii. Planear el desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de necesidades futuras del
personal
Finanzas
i. Conocer el mercado financiero como fuente principal de financiacin de la empresa
ii. Solucionar alternativas de intervencin
iii. Elaborar un plan general de utilidades a largo plazo
5. Determinar las Polticas
Ventas
i. Precios
ii. Medios publicitarios
iii. Formas de ventas
iv. Canales de distribucin
v. Investigacin de mercados
Produccin
i. Inventarios de materiales, productos en proceso, productos terminados, suministros
ii. Compras
Personal
i. Proceso de administracin de personal (reclutamiento, seleccin, contratacin, etc)
Finanzas
i. Activos y pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos
ii. Cuentas por cobrar, inventarios, descuentos y seguros, fuentes de financiacin.
EJECUCIN
6. Determinar los procedimientos de trabajo y un sistema de informes peridicos de resultados detallados
por responsabilidades asignadas.
El sistema presupuestario necesita ser claro en tres aspectos:
i. Todos los elementos relacionado con el diseo de formas para recolectar la informacin y los
medios utilizados para los clculos matemticos
ii. Las tcnicas o conjunto de procedimientos para hacer la estimacin, como la experiencia de
quien lo elabora, los procedimientos para determinar los costos y los mtodos para fijar los
precios del producto
iii. Los principios que sustentan la validez, que se deben observar y utilizar al preparar, ejecutar y
controlar un presupuesto. Jorge Burbano Ruiz en su libro Presupuestos, los clasifica en 5
grupos:
1. De previsin, predictibilidad (estudio anticipado de las cosas y posibilidad de lograr metas
propuestas)
2. De planeacin, que indicarn el cambio para lograr los objetivos, y encontramos precisin,
costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza, participacin, oportunidad y contabilidad por
reas de responsabilidad
3. De organizacin, indicando actividades humanas que permitirn alcanzar las metas como
orden y comunicacin.
4. De direccin, como autoridad y coordinacin, que mostraran el modo de conducir las
actuaciones de los individuos para el logro de las metas
5. De control, que permitirn comparaciones entre los objetivos y los logros, como
reconocimiento, excepcin, normas y conciencia de costos.

Estos principios constituyen la razn de ser del presupuesto, para asegurarse que en la elaboracin del
presupuesto se cumplan los tiempos establecidos y se garantizar la intervencin de todos aquellos
involucrados, se debe definir las actividades y asignar a los participantes de cada una de ellas.
Se estipulan las normas para el flujo de informacin y la secuencia a seguir. Es importante tomar en cuenta
el tamao de la organizacin, ya que a mayor tamao, sern ms los involucrados y mayor la complejidad.
CONTROL
7. Generar un procedimiento de seguimiento
2
. Control (monitoreo, seguimiento, acompaamiento)
Ventas
i. Verificacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos y variaciones

2
Welch Glenn, Presupuesto, planificacin y control de utilidades, pg. 3
Produccin
i. Verificacin del cumplimiento de polticas y procedimientos, variaciones, anlisis de informes
ii. Evaluacin de cumplimento
iii. Control sobre procesos productivos
iv. Auditoras de la funcin de produccin
Personal
i. Verificacin del cumplimiento de la planeacin variaciones
ii. Anlisis de informes
iii. Evaluacin
iv. Control y auditoria de personal
Finanzas
i. Anlisis de informes
ii. Anlisis de ejecucin del presupuesto
iii. Anlisis de mrgenes de rentabilidad
iv. Auditora de la funcin finanzas

Ubicacin del presupuesto en el tiempo es importante, ya que se debe destacar que la informacin histrica
constituye una fuente importante para generar pronsticos, no sin establecer que definitivamente no se
repetir la situacin al 100%. Estos datos histricos permiten utilizar los porcentajes de venta para constituir
un parmetro en la proyeccin. Todo ello permitir la toma de decisiones basada en datos, que aunque son
proyectados y esperados a futuro marcan un escenario que permitir prever condiciones econmicas como
el endeudamiento, la liquidez, las transacciones financieras y la movilizacin o rotacin de fondos invertidos.

Ilustracin 2Entradas y Salidas de un sistema de planeacin y direccin estratgica

Fuente: BURBANO R, Jorge. Presupuestos. Colombia. McGraw Hill 2005. Pag.10
Estados financieros proyectados
Los estados financieros pro-forma, son proyecciones del balance general y el estado de resultados, que
permitirn evaluar la posicin financiera que se prev para la organizacin
Los estados financieros presupuestados son el resultado de todos los presupuestos, provienen del control
presupuestario y se requiere una coordinacin mxima. Los presupuestos estn encadenados, de manera
que al cumplir los objetivos de uno, ser base para otros. Esto tambin permitir pronosticar los
requerimientos financieros para periodos especficos, determinando la cantidad de dinero que generar la
empresa y as conocer los fondos requeridos externamente.
Los estados financieros pro-forma permiten establecer:

Ingresos futuros.
Planeacin de las utilidades.
Necesidades de fondos.
Costos y gastos.
Capital de trabajo requerido.
Flujo neto de efectivo para efectos de
valuacin financiera.
Determinacin de la inversin neta que
requerir el financiamiento del proyecto de
inversin.

El balance pro-forma, parte de un estado previsto de saldo inicial, y se elabora proyectando saldos
mensuales, que surgen como resultado del registro de movimientos de las cuentas utilizadas por los
distintos presupuestos. Este informa del efecto del plan de operaciones sobre el activo, el pasivo y el capital
de la compaa. Es preparado por el director de presupuesto a partir de los planes que se muestran en otros
componentes del plan de utilidades.

El estado de resultados pro-forma. Se parte de los datos presupuesto de ventas, costos de fbrica y gastos
generales; el presupuesto relativo a las cuentas de resultados, constituye la base para la elaboracin del
estado de resultados, mediante la conjuncin de los presupuestos parciales.

Los estados financieros pro-forma se pueden utilizar para propsitos de control. Cuando los resultados
reales se compilan, se debe comparar con cantidades que se pronosticaron y las diferencias importantes se
deben investigar.

En su libro de Administracin financiera Gitman expone que el proceso de planeacin de las utilidades se
centra en la elaboracin de estados financieros (estado de resultados y balance general) proyectados, o
pronosticados. Para elaborarlos habr que hacer una combinacin de procedimientos que ayudaran a
estimar los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y capital de aportacin que resultan de tratar de
anticipar las operaciones de la empresa.
En la elaboracin de los estados financieros tentativos se requiere de dos tipos de informacin:
Los estados financieros del ao anterior, y
El pronstico de ventas del ao siguiente.
Todos los presupuestos, como tcnica de pronstico, deben ser elaborados a precios corrientes, pero las
empresas que ya tienen una historia pueden elaborar sus pronsticos de ingresos y gastos a partir de su
informacin histrica, pero las empresas que son de nueva creacin tienen que partir de la informacin
recabada en el mercado sobre los precios existentes.

Los estados financieros tentativos se elaboran siguiendo el mtodo contable utilizado por la empresa; as un
balance representa un punto en el tiempo, reflejando la situacin financiera de las decisiones de inversin y
de financiamiento que se tomaron y cuantitativamente se expresan en un momento especfico,
generalmente el ltimo da del ao. El balance pro-forma representar cmo cambiara en el tiempo ese
punto.
El estado de resultados es dinmico, ya que analiza los movimientos de ingresos y egresos generados a lo
largo de un lapso de tiempo (un ao). El estado de resultados pro-forma permite pronosticar, esos ingresos
y egresos.

El presupuesto maestro incluir:
a) Presupuesto de operacin, este incluye otros presupuestos:
a. Ingresos (ventas)
b. Egresos (produccin
b) Presupuesto financiero
a. Estados financieros pro-forma
i. Balance
ii. Estado de resultados
iii. Flujo de efectivos

Esto permitir elaborar pronstico de los requerimientos financieros para:
Determinar la cantidad de dinero que necesitar la empresa durante un periodo determinado;
Determinar la cantidad de dinero que la empresa generar internamente durante el mismo
periodo, y
Sustraer de los fondos requeridos los fondos generados para determinar los requerimientos
financieros externos. Un mtodo utilizado para estimar los requerimientos externos es el conocido
como mtodo del balance general proyectado.
La ejecucin del plan presupuestario, permitir comparar los resultados reales contra lo presupuestado; la
direccin general se encargar de ser necesario, llevar a cabo las correcciones que permitan modificar las
causas de la variacin o desviacin. Y estimular las causas que dieron lugar a las variaciones favorables.
Se llevan a cabo anlisis comparativos del volumen de ventas, precios de venta, volumen de produccin,
sueldos y salarios, gastos, capacidad. Este anlisis permitir determinar qu reas de la organizacin no
estn funcionando y cuales estn cumpliendo con la norma establecida.

Llevar a cabo el presupuesto de una empresa de cualquier tamao, leas chica, mediana o grande, es una
labor que requiere de conocimientos bsicos y tcnicos de la materia, entre mayor sea la organizacin,
mayor ser el grado de dificultad y de especificidad para elaborarlos.
Algo que debe de quedar claro es que todo el personal de la organizacin debe est comprometido para
colaborar con actividades o con informacin para la correcta elaboracin de todos y cada uno de los
procedimientos necesarios para la elaboracin del presupuesto.
El tener un presupuesto, permitir al administrador responder de manera ms efectiva a los cambios del
entorno, a cualquier situacin que se presente de esas variables no controlables, pero tambin le permitir
ir haciendo modificaciones y cambios necesarios internamente ya quedo establecido que los presupuestos
son flexibles- para enfrentar a cualquier situacin problemtica o de oportunidad que se presente.

Ya como ultima aportacin, el siguiente diagrama muestra la estructura de un presupuesto.

Ilustracin 3 Estructura de un presupuesto

Fuente: BURBANO R, Jorge. Presupuestos. Colombia. McGraw Hill 2005.

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