Está en la página 1de 7

MANUAL

DE
EXCEL AVANZADO

EXCEL AVANZADO

1.

CONSOLIDACIN DE CONCEPTOS......................................................................... 1
1.1.

FRMULAS (BUENAS PRCTICAS) ................................................................... 1

1.1.1.

Tipos de operandos ............................................................................................ 1

1.1.2.

Tipos de operadores ........................................................................................... 2

1.1.3.

PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMTICOS ...................................... 2

1.1.4.

EDICIN INTELIGENTE DE FRMULAS...................................................... 3

1.2.

UTILIZACIN DE NOMBRES EN FRMULAS................................................... 4

1.2.1.

LENGUAJE NATURAL...................................................................................... 5

1.2.2.

NOMBRES DE RANGOS ................................................................................... 7

1.3.

1.2.2.1.

Generalidades ............................................................................................. 7

1.2.2.2.

Mtodo 1 de creacin de nombres de rangos ............................................. 8

1.2.2.3.

Mtodo 2 de creacin de nombres de rangos ............................................. 8

1.2.2.4.

Mtodo 3 de creacin de nombres de rangos ............................................. 9

1.2.2.5.

Pegar Nombres ......................................................................................... 10

1.2.2.6.

Los rangos tridimensionales..................................................................... 10

1.2.2.7.

Aplicar nombres de rangos a posteriori.................................................... 11

1.2.2.8.

Aplicar lenguaje natural sobre la marcha ................................................. 12

1.2.2.9.

Errores relacionados con el lenguaje natural y los nombres de rangos.... 13

REFERENCIAS A OTROS LIBROS...................................................................... 13

1.3.1.

REFERENCIAS 4D .......................................................................................... 14

1.3.2.

USO DE VNCULOS........................................................................................ 14

1.4.

2.

INFORMATICA 64, S.L.

1.3.2.1.

Al cerrar libros vinculados ....................................................................... 15

1.3.2.2.

Al abrir libros vinculados......................................................................... 15

1.3.2.3.

Edicin de vnculos tras abrir el libro dependiente .................................. 16

1.3.2.4.

Problemas de referencias en vnculos automticos .................................. 17

OPCIONES DE LOS LIBROS ................................................................................ 18

1.4.1.

UNA.................................................................................................................. 18

1.4.2.

OTRA................................................................................................................ 18

1.4.3.

LA DE MS ALL............................................................................................ 18

BASES DE DATOS........................................................................................................ 19
2.1.

INTRODUCCIN DE DATOS............................................................................... 20

2.1.1.

AUTOCOMPLETAR ........................................................................................ 20

2.1.2.

RELLENAR....................................................................................................... 20

2.1.3.

CONTROLADOR DE RELLENO..................................................................... 21

INFORMATICA 64 SL

EXCEL AVANZADO

2.1.4.

SERIES ............................................................................................................. 22

2.1.5.

LA FORMA INTELIGENTE............................................................................. 23

2.1.6.

VALIDACIN DE DATOS............................................................................... 23

2.2.

2.1.6.1.

Estilos ....................................................................................................... 24

2.1.6.2.

Avisos....................................................................................................... 24

2.1.6.3.

Tipos de validacin .................................................................................. 25

ORDENACIN ....................................................................................................... 26

2.2.1.

ORDENACIN RPIDA.................................................................................. 26

2.2.2.

ORDENACIN CONTROLADA...................................................................... 26

2.3.

3.

INFORMATICA 64, S.L.

FORMULARIOS ..................................................................................................... 27

2.3.1.

EDITAR DATOS............................................................................................... 27

2.3.2.

INSERTAR DATOS .......................................................................................... 27

2.3.3.

ELIMINAR REGISTROS .................................................................................. 28

2.3.4.

CONSULTAR DATOS ...................................................................................... 28

2.4.

AUTOFILTRO......................................................................................................... 28

2.5.

FILTRO AVANZADO ............................................................................................ 30

2.5.1.

FORMATO ....................................................................................................... 30

2.5.2.

MECNICA...................................................................................................... 31

2.5.3.

FILTROS POR FRMULAS............................................................................ 31

2.6.

SUBTOTALES ........................................................................................................ 32

2.7.

ESQUEMAS ............................................................................................................ 33

TABLAS Y GRFICOS DINMICOS ....................................................................... 35


3.1.

INFORME DE TABLA DINMICA ................................................................................. 35

3.1.1.

CREACIN ...................................................................................................... 35

3.1.2.

REORGANIZACIN DE DATOS .................................................................... 37

3.1.3.

CONSULTA DE DATOS .................................................................................. 37

3.1.4.

ACTUALIZACIN ........................................................................................... 37

3.1.5.

SELECCIN ESTRUCTURADA...................................................................... 38

3.1.6.

USO DEL DOBLE CLIC.................................................................................. 38

3.1.7.

OCULTAR Y MOSTRAR DETALLES .............................................................. 38

3.1.8.

FORMATO ....................................................................................................... 38

3.1.9.

CAMBIAR ASPECTO DE CELDAS VACAS O CON ERROR........................ 39

3.1.10.

AADIR NUEVOS DATOS.............................................................................. 39

3.1.11.

ORDENAR........................................................................................................ 40

INFORMATICA 64 SL

EXCEL AVANZADO

3.1.12.

AUTOMOSTRAR.............................................................................................. 40

3.1.13.

TOTALES Y SUBTOTALES ............................................................................. 40

3.2.
4.

5.

6.

INFORMATICA 64, S.L.

3.1.13.1.

TOTALES ................................................................................................ 40

3.1.13.2.

SUBTOTALES ........................................................................................ 40

GRFICO DINMICO ........................................................................................... 41

CONSOLIDACIN ....................................................................................................... 44
4.1.

POR POSICIN....................................................................................................... 44

4.2.

POR CATEGORA .................................................................................................. 45

RESOLUCIN DE SITUACIONES HIPOTTICAS ............................................... 46


5.1.

BUSCAR OBJETIVO.............................................................................................. 46

5.2.

TABLAS DE DATOS.............................................................................................. 47

5.3.

ESCENARIOS ......................................................................................................... 48

TRABAJO EN GRUPO................................................................................................. 51
6.1.

PROTECCIN......................................................................................................... 51

6.1.1.

DE ARCHIVO .................................................................................................. 51

6.1.2.

DE LIBRO ........................................................................................................ 51

6.1.3.

DE HOJA.......................................................................................................... 52

6.1.4.

DE CELDA....................................................................................................... 52

6.2.

COMPARTIR LIBROS EN RED ............................................................................ 53

6.2.1.

QU SE PUEDE HACER Y QU NO EN LIBROS COMPARTIDOS ............ 54

6.2.2.

Opciones........................................................................................................... 55

6.2.3.

Control de las modificaciones.......................................................................... 56

6.2.4.

Proteccin del historial de cambios................................................................. 56

6.2.5.

Revisin de modificaciones .............................................................................. 57

6.2.6.

Al dejar de compartir ....................................................................................... 57

INFORMATICA 64 SL

EXCEL AVANZADO

INFORMATICA 64, S.L.

1. CONSOLIDACIN DE CONCEPTOS
1.1. FRMULAS (BUENAS PRCTICAS)
Todos sabemos que Excel permite introducir en las celdas al menos dos tipos de informacin:

Por un lado, los valores constantes. Estos son nmeros o cadenas de texto que
permanecen invariables independientemente del contenido de otras celdas.

Por otro lado, las frmulas. stas son combinaciones de operadores y operandos
que arrojan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de
otras celdas.

1.1.1. Tipos de operandos


Los operandos son los elementos con los que se realizan clculos en las frmulas. stos
pueden ser:

Constantes (numricas, de texto o de fecha, dependiendo de la frmula)

Referencias a celdas

Referencias a rangos

Frmulas

La gran ventaja de utilizar referencias de celdas como operandos de frmulas, es que su


resultado se actualiza automticamente cuando cambia el contenido de la celda que se ha
utilizado como operando. En muchas ocasiones, los clculos se complican al utilizar frmulas
como operandos de frmulas, y los menos atrevidos prefieren colocar la frmula en una celda
y luego utilizar una referencia a sta ltima como operando de la frmula definitiva.

INFORMATICA 64 SL

EXCEL AVANZADO

INFORMATICA 64, S.L.

1.1.2. Tipos de operadores


Hay cuatro tipos de operadores:

Aritmticos:
o

+ (suma)

- (resta)

* (multiplicacin)

/ (divisin)

^ (exponenciacin)

De texto
o

& (concatenacin)

De comparacin:
o

= (igual a)

<> (distinto de)

> (mayor)

>= (mayor o igual)

< (menor)

<= (menor o igual)

Lgicos
o

NO (niega al predicado que precede)

Y (une un predicado a otro acumulando las condiciones)

O (une un predicado a otro sin acumular las condiciones)

1.1.3. PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMTICOS


Cul es el resultado de 6-4/2? Si crees que la respuesta es 1, sigue leyendo.
Cul es el resultado de 12/3+2*2-1? Si crees que la respuesta es 11, sta es tu seccin.
Aunque puede resultar innecesario, no est de ms recordar que las operaciones de una
frmula NO se resuelven de izquierda a derecha. Es un error muy comn, ya que en
Occidente leemos de este modo. Las operaciones matemticas tienen una jerarqua, un orden
de precedencia, as que algunas se resuelven antes que otras.

INFORMATICA 64 SL

EXCEL AVANZADO

INFORMATICA 64, S.L.

El orden de precedencia de las operaciones aritmticas en Excel se resume en la


siguiente tabla:
1

Las operaciones entre parntesis, de dento hacia fuera

La exponenciacin (^).

La multiplicacin (*) y divisin (/), de izquierda a derecha

La suma (+) y resta (), de izquierda a derecha

La concatenacin (&)

Aqu tienes algunos ejemplos confeccionados con idnticas sucesiones de operandos y


operadores, alterando tan slo la situacin de los parntesis. Trata ahora de unir cada oveja
con su pareja.
1

12/3+2*2-1

3,8

(12/3)+2*(2-1)

2,4

12/(3+2)*2-1

(12/3+2)*2-1

11

12/(3+2*(2-1))

La conclusin es que siempre debemos utilizar el parntesis, aunque a primera vista


pueda parecer redundante. De este modo, nos aseguramos de que la frmula se comporta
exactamente tal y como nosotros habamos previsto. Si manejamos millones, una precaucin
tan bsica como inofensiva puede evitarnos la crcel.
Adems, hay una ventaja aadida: al recorrer la frmula en la barra de frmulas, a
medida que introducimos parntesis o desplazamos el punto de insercin, podemos ver cmo
se resaltan los parntesis emparejados, y su nivel de anidamiento se muestra con un cdigo de
colores. Si Microsoft se ha tomado tantas molestias, ser por algo.
Resultado del ejemplo anterior: 1C;2E;3A;4D;5B

1.1.4. EDICIN INTELIGENTE DE FRMULAS


Uno de los problemas a los que nos enfrentamos a la hora de interpretar y retocar frmulas es
que no sabemos a ciencia cierta cules son las celdas que participan en ella. Pero no hay que
preocuparse: existe una tcnica que nos permite a) conocer perfectamente cules son las
celdas que participan en una frmula y b) modificar esas referencias con un golpe de ratn.
Si editamos una frmula con referencias a otras celdas de la hoja activa, stas se
resaltan con un cdigo de colores.

INFORMATICA 64 SL