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Planificacin Estratgica

Es una herramienta de diagnstico, anlisis, reflexin y toma de decisiones


colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro
las organizaciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les
impone el entorno y lograr su viabilidad.
Misin de la organizacin
Oportunidades y amenazas
Fortalezas y debilidades de la organizacin
Beneficios Del Plan Estratgico
Etapas De Un Plan Estratgico
Definicin de la Misin
Ejemplo de Misin
El anlisis externo
El Anlisis Interno
Determinacin de Objetivos Estratgicos
Matriz De Anlisis FODA
Ejemplos de Objetivos Estratgicos
Determinacin de Metas y Proyectos
Las Metas de Produccin
Las Metas de Gestin
Los Proyectos
Limitaciones y Recomendaciones
Planificar
Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente
hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino
de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra.
Estrategia
Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia
el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propsito general y establece un
marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al
dinmico medio en que se encuentra inserta.
El concepto de planificacin estratgica se refiere a la capacidad de observacin y
de anticipacin frente a desafos y oportunidades que se generan, tanto de las
condiciones externas a una organizacin, como de su realidad interna.
Como ambas fuentes de cambio son dinmicas, este proceso es tambin
dinmico.
La planificacin estratgica debe ser entendida como un proceso participativo, que
no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir trazar una lnea de
propsitos para actuar en consecuencia.
La conviccin en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construccin
de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso de
cambio, lo que resulta ser un requisito bsico para alcanzar las metas propuestas.
Debe comprometer a todos los miembros de una organizacin, ya que su
legitimidad y grado de adhesin, depender del nivel de participacin con que se
implemente.
Se puede definir la planificacin estratgica como un proceso y un instrumento:
Proceso
Conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organizacin
en la bsqueda de claridades respecto a su quehacer.
Instrumento
Marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a implementar
los cambios que se hagan necesarios.
No es un recetario, ni constituye la solucin a todos los problemas o
preocupaciones de la organizacin. Es el desarrollo de una visin de futuro.
Esta visin de futuro debe contemplar dos aspectos:
Describir lo que la organizacin debera ser en el futuro (2 a 3 aos). Esto
implica identificar cul es la misin, el tipo de administracin ideal, los
recursos necesarios, etc.
Determinar cmo se lograr que la organizacin alcance ese futuro
deseado.
Una funcin instrumental de la planificacin estratgica es hacer un balance entre
tres tipos de fuerzas, que responden a su vez a distintas preguntas:
Misin de la organizacin:
Cul es la razn de ser de la organizacin?
Oportunidades y amenazas:
Cules sern las demandas que plantear el entorno?
Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecer nuestra capacidad de
respuesta?
Fortalezas y debilidades de la organizacin:
Qu es lo que somos capaces de hacer?
Qu elementos de la estructura interna podran ser inadecuados frente a una
mayor exigencia productiva?
Si no hay suficiente coincidencia entre la misin de la organizacin, sus
capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a una
organizacin que desconoce su real utilidad.
Por el contrario, un claro sentido de lo que es la misin, permite guiar las
decisiones sobre qu oportunidades y amenazas considerar, y cules desechar.
Un efectivo plan estratgico ayuda a balancear estas tres fuerzas, a reconocer
potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los riesgos.
Beneficios Del Plan Estratgico
Mejora el desempeo de la organizacin:
Tiene un efecto estimulante en las personas.
Permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar
la misin de la organizacin y orientar de manera efectiva su rumbo, facilitando la
direccin y liderazgo.
Permite enfrentar los principales problemas de las organizaciones:
Como la asignacin de recursos humanos, financieros, etc.
Introduce una forma moderna de gestin:
Exige conocimiento profundo de la organizacin, ayuda a tomar el control sobre s
mismas y no slo a reaccionar frente a estmulos externos. Requiere mayor
participacin, mejorar la comunicacin y coordinacin entre los distintos niveles,
mejorar las habilidades de administracin, entre otras.
Etapas De Un Plan Estratgico
Hay dos aspectos claves a considerar para desarrollar un proceso de planificacin
estratgica:
Enfocar la planificacin hacia los factores crticos que determinan el xito o
fracaso de una organizacin
Los factores crticos varan de una organizacin a otra y pueden ser tan diversos
como el abastecimiento de materias primas o la cantidad de funcionarios en las
horas de mayor demanda.
Disear un proceso de planificacin que sea realista
Evaluar la experiencia y capacidad tcnica que se tiene en planificacin y
eventualmente pedir asesora; evaluar el tiempo disponible para realizar el
proceso; como tambin la disposicin y compromiso de directivos y funcionarios; y
los posibles problemas polticos y organizacionales que pueden aparecer; etc.
Definicin de la Misin
Identifica los propsitos y lmites de la organizacin, es decir, la declaracin
fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin.
Cul es nuestro propsito hoy y cul debiera ser en el
futuro?
La misin determina la estructura de la organizacin, los criterios de asignacin de
recursos, las posibilidades de desarrollo de las personas, etc.
No es posible reformular la misin permanentemente, tampoco ella deber ser
considerada absoluta y esttica.
Mientras mejor lograda sea la declaracin de la misin, mayores sern sus
potencialidades, el trazado hacia el futuro ser ms efectivo y las probabilidades
de mejorar la gestin sern crecientes.
Conviene explorar un conjunto de preguntas:
Para qu existe la organizacin?
Cules son los principales productos y/o servicios que genera?
Quines son nuestros clientes?
Pueden otros ofrecer los mismos productos o servicios? Si es as, cul
es nuestra especificidad?
Qu opinan los clientes acerca de la calidad de nuestros productos o
servicios?
Cul es la poblacin objetivo y cul es la cobertura actual?
Cul es la percepcin del equipo directivo, y cul la de sus funcionarios,
en torno a nuestra situacin?
Qu piensan los empleados con respecto a su propio rol o funcin?
Coincide la percepcin de la gerencia con la de los empleados?
La misin impone una frontera al accionar de la organizacin, es decir, hace
explcito para todos los involucrados, aquello que la organizacin no debe hacer.
Muchas empresas destinan grandes recursos a actividades que no estn
comprendidas entre sus objetivos. Como por ejemplo: el desarrollo de sistemas de
informacin, la provisin de servicios de mantencin, aseo, transporte o vigilancia,
etc.
Ejemplo de Misin
Servicio de Impuestos Internos
Aplicar y administrar el sistema de impuestos internos, fiscalizando a los
contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y facilitar dicho
cumplimiento.
El anlisis externo
Se refiere a la identificacin de los factores exgenos, ms all de la organizacin,
que condicionan su desempeo, tanto en sus aspectos positivos (oportunidades),
como negativos (amenazas).
La evolucin econmica del pas, su crecimiento y desarrollo, las relaciones
internacionales, los tratados de comercio.
Los cambios demogrficos y culturales que alteran los niveles de demanda.
El desarrollo tecnolgico y los avances cientficos que la organizacin debera
conocer y eventualmente adoptar.
El riesgo de factores naturales (clima, terremotos, inundaciones, sequa).
Aspectos polticos y legales, etc.
Permite identificar amenazas y oportunidades que el ambiente externo genera
para el funcionamiento y operacin de la organizacin. Es preciso entender que
estas externalidades no son estticas ni definitivas.
El Anlisis Interno
Es el relevamiento de los factores claves que han condicionado el desempeo
pasado, la evaluacin de dicho desempeo y la identificacin de las fortalezas y
debilidades que presenta la organizacin en su funcionamiento y operacin en
relacin con la misin.
Comprende aspectos de la organizacin, tales como sus leyes orgnicas, los
recursos humanos de que dispone, la tecnologa a su alcance, su estructura
formal, sus redes de comunicacin, su capacidad financiera, etc.
Es vlido reiterar que un ambiente participativo e informado, facilita la introduccin
de cambios que, entre otras cosas, deben propiciar una mayor realizacin
personal y profesional de todos los implicados.
Se trata de identificar dnde estn realmente las ventajas relativas, en un contexto
de cambio acelerado, en el que la tradicin es un valor rescatable, en tanto se le
de espacio a la creatividad.
Qu somos? y En qu estado nos encontramos?
Esta revisin y reflexin de todo lo que est dentro de las fronteras de la
organizacin, debe cubrir:
Niveles: Estratgico, Tctico, Operativo.
Funciones: Comercial, Produccin, Finanzas, Recursos Humanos.
Procesos: Liderazgo, Motivacin, Conflictos, Toma de Decisiones,
Comunicacin, etc.
Sistemas: Informacin, Incentivos, Control de Gestin, Remuneraciones,
etc.
Determinacin de Objetivos Estratgicos
Son los logros que la organizacin quiere alcanzar en un plazo determinado.
Deben guardar coherencia con la misin y con el anlisis externo e interno.
Si se ha logrado un buen listado de las debilidades y fortalezas de la institucin,
junto con las oportunidades y amenazas que presenta el entorno, su anlisis
combinado puede entregar un adecuado panorama dentro del cual determinar los
objetivos estratgicos.
Matriz De Anlisis FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
FORTALEZAS Potencialidades Riesgos
DEBILIDADES Desafos Limitaciones
Las potencialidades, surgidas de la combinacin de fortalezas con oportunidades
sealan las lneas de accin ms prometedoras para la organizacin.
Las limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y amenazas,
colocan una seria advertencia, mientras que los riesgos y los desafos,
determinados por su correspondiente combinacin de factores, exigirn una
cuidadosa consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber
asumir hacia el futuro deseable.
Existe una diferencia entre el estado presente y el estado deseado de la
organizacin, por lo que la determinacin de los objetivos va a implicar cambios y
transformaciones para algunas de sus reas, y estabilizacin o consolidacin para
otras.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
Qu debemos lograr en el corto mediano y largo plazo
para que la organizacin tenga un accionar coherente
con su misin?
El Anlisis FODA permitir definir lo que queremos ser

Disear el futuro es definir en qu negocios se estar, qu tipo de organizacin se
desea para hoy y el maana, qu nivel de excelencia se pretende lograr, entre
otras. Es decir, el diseo de futuro es
El Proyecto de Vida Organizacional


En el diseo de objetivos estratgicos se pueden identificar algunos nfasis que
van a condicionar las definiciones que se alcanzan:
La orientacin estratgica
Da cuenta de los distintos nfasis que pueden tener las propuestas de
transformacin, por ejemplo: hacia los intereses de los usuarios, a mejorar la
imagen corporativa, a adicionar recursos, a mejorar la gestin, u otros.
Las actitudes hacia el cambio
Considerando como parte del proceso el tipo de reformas que impongan los
cambios en el entorno o, por el contrario, el afianzamiento de la situacin
presente. En este caso influye su "condicin cultural" con respecto al cambio.
La amplitud estratgica
O variedad de elementos a considerar en el proceso. Se puede centrar la atencin
en un aspecto ms significativo, como la introduccin de nuevas tecnologas o la
capacitacin del personal; ello permitira mayor profundidad en su intervencin. O
bien se puede considerar una diversidad de intereses, que determine acciones
ms leves en cada una de ellas.
Ejemplos de Objetivos Estratgicos
Mejorar la eficiencia y productividad en el quehacer permanente de la
organizacin.
Mejorar la posicin competitiva de la empresa.
Promover el desarrollo personal y profesional de los empleados, su motivacin y
adhesin hacia los fines organizacionales.
Mejorar la atencin de los clientes, reduciendo los tiempos de espera en la
tramitacin y otorgamiento de beneficios.
Alcanzar niveles de excelencia en la calidad y prontitud con que se atiende al
usuario
Cautelar la equidad y exactitud jurdica en la aplicacin de las disposiciones
legales y reglamentarias que regulan las prestaciones del servicio a sus usuarios.
Determinacin de Metas y Proyectos
Las Metas de Produccin son la expresin de lo que se quiere alcanzar en
trminos de productos o servicios.
Las Metas de Gestin hacen referencia a la calidad del proceso que da
lugar a la obtencin de dichos productos.
Los Proyectos son los mecanismos destinados a alcanzar las metas.
Las Metas de Produccin
Contienen una declaracin explcita del tipo de productos, de los niveles de
actividad o estndares de productividad.
Se refieren a las preguntas qu? y cunto?.
Se proyectan a plazos ms cortos (un ao).
Pueden ser de tipo cuantitativo.
Tambin pueden ser cualitativas, como por ejemplo:
Cuando hacen referencia a acciones no cuantificables, como es el
caso de la regulacin de mercados, la formulacin de polticas o las
relaciones exteriores; o
Cuando responden a objetivos de tipo normativo, cuya finalidad es
dar un marco tico-poltico a la accin de la organizacin.
Las Metas de Gestin
Hacen referencia al "cmo?", es decir, a la calidad del proceso que da
lugar a la obtencin de dicho producto.
De lo anterior se desprende que una meta de gestin:
Debe contener el propsito de mejorar los procesos organizacionales
en alguna de sus dimensiones: calidad, eficiencia, eficacia y
economa.
Debe ser un compromiso, cuyo cumplimiento dependa de la accin
interna de la organizacin y no de factores exgenos, como el nivel
de actividad econmica, cambios bruscos en la demanda, etc.
Los Proyectos
Son actividades a realizar en un determinado plazo y expresan una
combinacin de tiempo y recursos fsicos, humanos y financieros,
orientados a producir un cambio en la gestin, que permita alcanzar uno o
ms de los objetivos formulados.
Si buscan cambiar componentes de tipo estructural, organizativo y/o
prcticas de trabajo, es fundamental la existencia de liderazgo en la
organizacin, que estimule los procesos de participacin, que impulsen y
sostengan el desarrollo del proyecto.
El logro de las metas puede retroalimentar el proceso permitiendo redefinir
los objetivos, redisear los proyectos, acelerar o retardar su ejecucin, si
fuese necesario, y recurrentemente medir su impacto.
La implementacin del plan estratgico se compone de cuatro fases que
pueden funcionar de un modo cclico:
Identificacin de los objetivos y estrategias de la organizacin.
Definicin de las metas de produccin y de gestin.
Diseo de los proyectos necesarios para su logro.
Constatacin del logro de las metas propuestas.
La medicin de la gestin aparece como la culminacin de un proceso de
planificacin estratgica.
Para ello es fundamental contar con sistemas de informacin apropiados.
Limitaciones y Recomendaciones
Sus costos pueden ser mayores que sus beneficios
La planificacin estratgica consume tiempo y dinero, recursos que de no ser
utilizados adecuadamente, podran ser gastados ms productivamente en otros
objetivos.
Previamente es bueno preguntarse, cules son los beneficios y cules son los
costos del proceso especfico que se quiere implementar?
No es una herramienta de manejo de crisis.
Est asociada con procesos de desarrollo a mediano y largo plazo. Las
organizaciones en crisis deberan primero resolver sus problemas y amenazas,
antes de involucrarse en un proceso de este tipo.
No hay que sobredimensionar la literatura ni el rol del consultor.
No es aconsejable copiar los sistemas sugeridos en las publicaciones, ya que han
sido desarrollados en circunstancias particulares.
Se recomienda no sobrevaluar el rol del consultor en la Planificacin Estratgica.
Este puede resolver una serie de dificultades, pero si su rol se limita a un mbito
particular, sin verdadera interaccin con toda la organizacin, se corre el riesgo de
obtener un bonito documento, que no aporte mucho al desarrollo organizacional.
Los propios miembros de la organizacin son quienes generalmente mejor saben
lo que se debe hacer. Un consultor puede desempear el rol de facilitador del
proceso.
La restriccin ms grande se produce cuando los directivos de la organizacin no
estn comprometidos o no estn dispuestos a actuar sobre lo que se planifica.