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1-PLANEACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Abordaje del Captulo 5 del texto bsico.
La planeacin de los recursos humanos requiere una considerable inversin de tiempo, personal y
presupuesto. En el caso de las empresas pequeas, la utilidad que se obtiene de esa informacin
probablemente no justifica la puesta en marcha y operacin de un programa completo de recursos
humanos, pero lo que deben tener es la preocupacin por esos recursos.
Las empresas medianas y grandes utilizan cada vez ms esta planeacin como forma de obtener
mayor efectividad en el logro de sus metas. La planeacin de recursos humanos por el
departamento de personal constituye un esfuerzo para conocer las necesidades actuales y futuras
de la organizacin, as como las fuentes actuales y futuras de nuevos empleados. Gracias a su
trabajo de previsin de los factores que influyen en la demanda de recursos humanos, los
administradores de personal pueden establecer planes a corto y largo plazo.
La demanda de recursos humanos
Anticipndose a determinado nivel de demanda de personal, los encargados de los planes de
recursos humanos tratan de calcular la disponibilidad del personal actual para satisfacer y llenar
las vacantes que es posible que se presenten. Estos clculos se inician con un inventario de los
recursos actuales de personal para identificar a continuacin el potencial de promocin.
Causas de la demanda
Los cambios que ocurren en el entorno en el que la organizacin existe y funciona son de difcil
prediccin a corto plazo.
Los factores de carcter social, incluso los de naturaleza poltica o legal, son un poco ms fciles
de predecir, pero sus simplificaciones no siempre son claras.
Los cambios tecnolgicos son muy difciles de predecir, pero con frecuencia pueden alterar los
planes de recursos humanos de manera radical.

Una organizacin responde a los cambios que percibe en su entorno tomando decisiones que
alteran y modifican sus planes estratgicos.
A corto plazo, los planificadores pueden formular sus acciones mediante presupuestos, que
generalmente tienen validez de uno o dos aos. Las organizaciones reflejan sus prioridades y
objetivos en el campo de sus recursos humanos mediante los incrementos o recortes de
presupuesto.
Los estimados de ventas y produccin no son tan exactos como los presupuestos, pero pueden
constituir indicadores rpidos de los cambios a corto plazo.
La demanda de recursos humanos tambin experimenta variaciones debido a factores como
jubilaciones, renuncias, embarazos, enfermedades, despidos, muertes y licencias.

Tcnicas de deteccin de tendencias

Las tcnicas para la deteccin de tendencias en el campo de los recursos humanos consisten en
diversas prcticas que se orientan a determinar cuales sern las futuras necesidades de personal.


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Empleo de expertos: los pronsticos formulados por expertos en el rea se basan en las
opiniones que emite un grupo de personas ampliamente familiarizadas con las
necesidades de recursos humanos a futuro por parte de la organizacin. En
organizaciones de grandes dimensiones el mtodo ms sencillo consiste en efectuar un
muestreo de los gerentes que constituyen la autoridad respecto a las necesidades de
recursos humanos de los departamentos.

Este muestreo puede consistir en un sondeo informal, un cuestionario o una discusin
sobre el tema, que utilice la tcnica de grupo nominal. En esta dinmica se presenta a un
grupo de gerentes un tema bsico. Cada uno de los participantes procede a poner por
escrito las respuestas que estime pertinentes. Se discuten las sugerencias y se anotan las
iniciativas que esta discusin genera. Las ideas del grupo se clasifican y se permite que
cada integrante las numere en orden de importancia, seleccionando las tres o cuatro ms
importantes.

Un ejemplo es la Tcnica Delfos, la cual es una tcnica de sondeo de opiniones. En esta
dinmica se solicitan estimados especficos de un grupo de expertos. Los planificadores de
recursos humanos actan como intermediarios, resumen las respuestas obtenidas e
informan a los expertos acerca de los resultados. Se sondea a los expertos para conocer
su opinin. El proceso se repite hasta que el grupo empieza a concordar en determinados
factores.

Proyeccin de tendencias: la tcnica ms rpida y sencilla es la de proyectar las
tendencias que han predominado hasta el momento. Los dos mtodos ms sencillos son
los de extrapolacin e indexacin.

o Extrapolacin: la extrapolacin requiere prolongar las tendencias de cambio del
pasado a fases futuras.
o Indexacin: la indexacin es un mtodo til para estimar las necesidades futuras,
mediante el cual se establece una comparacin entre el incremento en los niveles
de empleo con un ndice determinado, como la relacin entre el nmero de
trabajadores de los departamentos de produccin y las cifras de ventas de la
compaa.



La oferta de recursos humanos
Una vez que se consigue proyectar la demanda futura de recursos humanos, el siguiente paso en
el proceso consiste en llenar las vacantes que se programaron.
El dficit de personal se resuelve recurriendo al mercado externo de trabajo. El exceso de oferta
se reduce mediante la congelacin de las contrataciones externas y el proceso normal de
abandono de la organizacin.
Hay dos fuentes de suministro de personal para toda organizacin: la interna y la externa.
Evaluacin de la oferta interna. Una evaluacin de la oferta interna se compone de la actual
fuerza de trabajo. Los planificadores llevan a cabo una auditoria para enterarse a fondo del
potencial de los trabajadores actuales. Esta informacin les permite estimar de manera tentativa

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las vacantes que pueden llenarse con la fuerza de trabajo actual. Estos cambios tentativos se
consignas en cuadros de reemplazo potencial.
Al conocer ms a fondo el potencial del personal actual, el departamento puede planificar el
reclutamiento, la capacitacin y la planificacin de las carreras profesionales de manera ms
efectiva. Este conocimiento puede incluso ayudar al departamento de recursos humanos a
identificar personas con claro potencial de desarrollo.
Los empleados pueden ser transferidos a otras reas o a puestos de igual jerarqua con
diferentes tareas. Tambin pueden ser ascendidos para lo cual la organizacin deber constatar
que rene las condiciones requeridas para ser jerarquizado.
Esto tambin surte un efecto motivador, ya que acompaa el crecimiento individual, y lleva a las
personas a superarse y desarrollar competencias que no posean.
La tendencia es evaluar primero la oferta interna y luego recurrir a la externa en el caso de no
contar con el recurso requerido.
Evaluacin de la oferta externa. En algunos casos la organizacin no cuenta con la persona
adecuada para sustituir a un empleado que recibe una promocin o que abandona la empresa por
cualquier razn. Tambin en el caso de los puestos de nivel inicial o bsico es necesario recurrir a
fuentes externas de provisin de recursos humanos.
La tendencia en general de las organizaciones actuales es evaluar primero la oferta interna y
luego recurrir a la externa en el caso de no contar con el recurso requerido.
Despus de evaluar la oferta y la demanda de recursos humanos es posible que la empresa
necesite proceder a algunos ajustes. Cuando la oferta interna de empleo excede la demanda de la
compaa, existe un exceso en la oferta interna de recursos humanos. Si la oferta interna no
puede llenar las vacantes que se presentan en la organizacin, existe una situacin de
insuficiencia en la oferta interna de recursos humanos.
El plan de recursos humanos de la empresa es un elemento fundamental del sistema de
informacin de recursos humanos de la organizacin.

2-ANLISIS Y DISEO DE PUESTOS
Abordaje del Captulo 4 del texto bsico.
El anlisis de puestos es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de
los puestos y los tipos de personas.
Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn
para desarrollar las descripciones y las especificaciones del mismo.
La informacin que se obtiene del anlisis de puestos de trabajo de una organizacin constituye el
fundamento para establecer un sistema de informacin sobre recursos humanos. Los analistas se
esmeran en la labor de obtener un conocimiento profundo de las labores que se llevan a cabo en
la organizacin. A partir de esa informacin desarrollan cuestionarios de anlisis de puestos para

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obtener datos especficos sobre los trabajos disponibles, las caractersticas de las personas que
los realizan y los niveles necesarios de desempeo.
Informacin sobre anlisis de puestos: perspectiva general
La informacin acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a travs de un
proceso denominado anlisis de puestos, en el que la informacin sobre diferentes trabajos se
obtiene de manera sistemtica, se evala y organiza. Generalmente estas labores son realizadas
por especialistas del departamento de recursos humanos que reciben el nombre de analistas de
puestos. Su labor consiste en obtener datos de toda la organizacin.
La informacin que se obtenga desempea una funcin de primera importancia porque influye en
la mayor parte de las actividades de recursos humanos.
Las principales actividades gerenciales vinculadas con la informacin sobre anlisis de puestos
son:

Compensar de manera equitativa a los empleados.
Ubicar al personal en puestos adecuados.
Determinar niveles realistas de desempeo.
Crear planes de capacitacin y desarrollo.
Identificar los candidatos adecuados para las vacantes.
Planear las necesidades de capacitacin de recursos humanos.
Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan al personal.
Eliminar requisitos y demandas innecesarios mediante la racionalizacin del proceso.
Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.

Obtencin de informacin para el anlisis de puestos
Antes de recopilar informacin sobre puestos especficos, es necesario informar a los empleados
las razones que llevaron a la empresa a efectuar el anlisis de puestos.
Otro importante paso preliminar es que el analista se familiarice con la organizacin en s y con su
entorno externo. Debe conocer a fondo el propsito, la estrategia, la estructura, los insumos
(personal, materia prima y procedimientos) y los productos de la organizacin (objetos y servicios).
Cuando el analista posee un grado adecuado de conocimiento del entorno y los empleados
comprenden el objetivo de la labor de obtener informacin para el anlisis de puestos, el analista:

Identifica los puestos que es necesario analizar.
Elabora un cuestionario para el anlisis del puesto: desarrollo del cuestionario en los
cuales suelen formularse las siguientes preguntas: nivel e identificacin, deberes y
responsabilidades, caractersticas individuales y condiciones de trabajo y niveles de
desempeo.
Obtiene informacin para el anlisis del puesto: entrevistas, grupo de expertos,
cuestionario por correo, bitcora de empleados, observacin y combinaciones (entrevista y
observacin).


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La informacin obtenida mediante el anlisis de puestos, se puede obtener a travs de
entrevistas, comits de expertos, cuestionarios, bitcoras de los empleados, observacin directa o
una combinacin de estas tcnicas. Una vez recopilados, estos datos permiten la elaboracin de
materiales de importancia esencial, como son las descripciones de puesto, las especificaciones de
puestos y los parmetros de desempeo.
Aplicaciones de la informacin sobre anlisis de puestos
Descripcin de puestos

Una descripcin de puesto es una explicacin escrita de las responsabilidades, las condiciones de
trabajo y otros aspectos de un puesto determinado.
Todas las descripciones de puesto deben seguir el mismo formato, pero la forma y el contenido
varan de una a otra compaa.

Elementos bsicos de una descripcin de puestos:

Cdigo: indica al observador el departamento al que pertenece, si est sindicalizado o no y
el nmero de personas que desempean la misma labor.
Fecha: para determinar cundo se actualiz la descripcin por ltima vez.
Identificacin de la persona que describi el puesto: informacin de utilidad para que el
departamento de personal verifique la calidad del desempeo del trabajador y pueda
proporcionar retroalimentacin a sus anlisis.


Resumen del puesto y sus responsabilidades. Despus de la seccin de identificacin del
puesto, la siguiente parte es un resumen, que consiste en una descripcin concisa del puesto de
trabajo. En ella se especifica qu es el puesto, cmo se lleva a cabo, porqu y para qu.

Condiciones de trabajo. Esta parte del cuestionario describe las circunstancias y las condiciones
en que se desempea la labor. Por ejemplo, la posibilidad de trabajar en condiciones de un
horario variable, la necesidad de realizar viajes imprevistos, etc.

Aprobaciones. El grado de precisin y confiabilidad de una descripcin de puesto es un elemento
fundamental, por lo que es frecuente que el documento final lleve la aprobacin de las personas
que participaron en su elaboracin.


Especificaciones del puesto

Hay una diferencia sutil pero importante entre una descripcin de puesto y una especificacin del
puesto.

La especificacin de puesto hace hincapi en las demandas que la labor implica para la persona
que la efecta; es un inventario de las caractersticas humanas que debe poseer el individuo que
desempear la labor. Estos requisitos incluyen: educacin formal, experiencia, capacitacin y
habilidad para enfrentar determinadas demandas de carcter fsico o mental.
Los anlisis de puesto tienen una aplicacin adicional: permiten formular niveles de desempeo
en el puesto. Estos niveles de desempeo tienen dos objetivos. En primer lugar, se constituyen en
objetivos de desempeo a los que aspiran los trabajadores y de cuyo logro pueden derivar una
legtima satisfaccin.

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En segundo lugar, los niveles de desempeo conforman un parmetro que permite medir el grado
en que estn logrndose las metas para las que se estableci la labor. Todos los sistemas de
control poseen 4 caractersticas: tienen parmetros, efectan mediciones, requieren de
correcciones y proporcionan retroalimentacin.
Los niveles de desempeo en el puesto se determinan con base en la informacin obtenida
mediante el anlisis de puestos y a partir de ese momento se mide el desempeo real logrado en
la labor diaria.
Las descripciones de puesto, las especificaciones del mismo y los niveles de desempeo integran
el sistema de informacin sobre recursos humanos. Esta informacin se complementa y enriquece
mediante planes de recursos humanos, informacin suministrada por los solicitantes de empleo,
resultados de desempeo, cifras de compensacin y muchas otras fuentes de datos esenciales.
Este cmulo de informacin requiere tratamiento y anlisis constante para garantizar que las
dediciones que se basan en l sean adecuadas.
La informacin derivada del anlisis del puesto es fundamental porque ayuda a los especialistas
de recursos humanos a saber qu deberes y responsabilidades se asocian con cada puesto de
trabajo. Esta informacin se utiliza cuando los especialistas de recursos humanos llevan a cabo
actividades como el diseo de puestos, el reclutamiento y la seleccin del personal. Los puestos
de trabajo constituyen el vnculo esencial entre las organizaciones y sus recursos humanos. Los
logros acumulados de los distintos puestos de trabajo permiten a la organizacin la consecucin
de sus objetivos. De manera similar, cada puesto de trabajo no solo representa una fuente de
ingresos para los trabajadores, sino tambin un medio de satisfacer sus necesidades. Para que la
organizacin y sus integrantes se beneficien de estos factores es necesario que los puestos
proporcionen un alto nivel de vida laboral.
Los aspectos ticos y legales de una informacin que se incluir en una base de datos sobre el
personal de una compaa son complejos y varan de uno a otro pas. La tendencia se dirige a
concentrarse de manera exclusiva en aspectos directamente relacionados con el trabajo y el
desempeo y a excluir todos los que no sean relevantes de modo inmediato.
Al margen de si la informacin sobre el puesto se mantiene en forma de registros impresos o
electrnicos, los departamentos de recursos humanos cuentan con informacin de anlisis de
puestos que considera la existencia de familia de puestos. Una familia de puestos es un grupo de
empleos ntimamente relacionados en trminos de deberes y responsabilidades, actividades y
elementos de la labor. Por ejemplo, los puestos de secretaria, mecangrafa y asistente de oficina
conforman una familia de puestos. Determinar la existencia de estas similitudes permite al
departamento de recursos humanos facilitar las transferencias de puestos, la capacitacin, la
asesora profesional, la compensacin y varios aspectos adicionales.
Perspectiva general del diseo de puestos

El diseo de cada puesto debe reflejar las expectativas organizativas, ambientales y conductuales.
La productividad y el nivel de satisfaccin de cada empleado constituyen una fuente de
informacin respecto a la manera en que se dise el puesto. Un empleo mal diseado conduce
a una productividad disminuida, a cambios constantes en el personal, ausentismo, quejas,
renuncias, etc.

1. Elementos organizativos


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Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia. El principio fue formulado
por primera vez por el investigador Frederik Taylor que dedic gran parte de su investigacin a la
identificacin de tcnicas para el diseo eficiente de puestos de trabajo. Gracias a sus esfuerzos
se estableci que el principio de la especializacin es esencial para disear puestos, este enfoque
plantea que el rendimiento tiende a incrementarse cuando los trabajadores realizan solo una tarea
a la vez y la mismo est claramente definida, este postulado es base del enfoque mecnico y
aunque tiene mas de 100 aos es un enfoque que prevalece en muchas culturas y
organizaciones hoy en da.

A continuacin se presentan algunas tcnicas para el rediseo de puestos:

Enfoque mecnico. Esta tcnica mecanicista requiere la identificacin de todos los
movimientos y labores de un puesto de trabajo para estructurarlos de manera que se
minimice el tiempo y el esfuerzo necesario para efectuar la tarea. Un grupo limitado se
agrupa y concentra en solo puesto. El resultado es la especializacin que lleva a que se
practiquen ciclos de labores breves, que duran slo el tiempo necesario para levar a cabo
una operacin determinada.
La existencia de un ciclo de trabajo muy corto permite que el trabajador adquiera
considerable experiencia en poco tiempo. Asimismo, la inversin que es necesaria hacer
para capacitarlo es mnima y el trabajo puede llevarse a cabo con rapidez considerable.

Flujo del trabajo. El producto o servicio que se pretende obtener requiere que se logre un
equilibrio entre los distintos puestos, para que el trabajo se efecte de manera eficiente.

Ergonoma. La ergonoma consiste en el estudio de la interaccin del ser humano con los
equipos y herramientas que opera.

Prcticas laborales. Son el conjunto de mtodos y actividades que permiten llevar a cabo
la tarea diaria.


2. Elementos del entorno

Un segundo elemento se asocia con la disponibilidad de mano de obra, la preparacin de la
misma y sus expectativas sociales como se describen:

Habilidades y disponibilidad del empleado: Las consideraciones respecto a la eficiencia
en la labor deben balancearse de acuerdo con el grado de preparacin de los trabajadores
disponibles, la relativa abundancia o escasez de los mismos en el mercado laboral y las
expectativas sociales que cada uno de ellos trae a su lugar de trabajo.

Expectativas sociales y culturales: En general, el especialista de recursos humanos
debe evitar la tendencia a considerar que las dems personas juzgan el puesto y la
organizacin desde el mismo ngulo que l.


3. Elementos de conducta

Investigadores concluyen que las personas con un intenso deseo de satisfacer sus necesidades
individuales se desempean mejor cuando se les coloca en puestos que ofrecen: autonoma,
diversidad, identificacin de la tarea, relevancia de la tarea y retroalimentacin.

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Es la contrapartida del enfoque Taylorista donde privilegiaba la eficiencia organizacionala sin tener
en cuenta los elementos conductuales de sus miembros.

Punto de equilibrio entre elementos conductuales y eficiencia
Los elementos conductuales del diseo de un puesto informan a los gerentes de lnea y a los
especialistas en diseo de puestos sobre la conveniencia de aadir autonoma, diversidad y
retroalimentacin.
El proceso de alcanzar un alto nivel de vida laboral requiere que los puestos estn bien diseados.
El diseo efectivo de puestos requiere encontrar un punto de equilibrio o balance entre la
eficiencia y los elementos conductuales. Los elementos de eficiencia hacen hincapi en la
productividad; los conductuales se centran en las necesidades del trabajador. La funcin de los
gerentes y los especialistas de recursos humanos consiste en lograr un equilibrio entre ambos
factores. Cuando los puestos no estn suficientemente especializados, los diseadores de
puestos pueden simplificar una labor mediante la reduccin del nmero de tareas que se llevan a
cabo. Cuando los puestos estn excesivamente especializados es necesario expandir su
contenido, enriqueciendo sus funciones.
Tcnicas de equilibrio ms utilizadas:

o Productividad especializacin
o Satisfaccin y especializacin
o Aprendizaje y especializacin
o Rotacin de personal y especializacin

La productividad y la especializacin:
La creencia de que a ms especializacin correspondera siempre mayor productividad slo es
verdadera en cierto grado. A medida que un puesto se hace ms especializado, la productividad
asciende hasta que elementos conductuales como el aburrimiento limitan las ventajas de la
especializacin.
La satisfaccin y la especializacin:
Inicialmente, el nivel de satisfaccin tiende a subir con la especializacin, pero la especializacin
adicional provoca que la satisfaccin disminuya con rapidez.
Los puestos con bajo nivel de especializacin requieren un lapso muy largo de aprendizaje; en
estos casos el nivel de frustracin desciende y la retroalimentacin se incrementa cuando se
aade cierta especializacin. Cuando la especializacin excede cierto punto, sin embargo, la
satisfaccin decrece debido a la falta de autonoma, variedad e identificacin con la tarea.
La productividad contina en ascenso slo si las ventajas de la especializacin sobrepasan las
ventajas de la falta de satisfaccin.
Aprendizaje y especializacin:

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Cuando un trabajo es altamente especializado disminuye la necesidad de aprender. Se requiere
menos tiempo, por tanto, para aprender a desempear un trabajo especializado.
Rotacin y especializacin:
Aunque un trabajo especializado se aprende en menor tiempo, los niveles de satisfaccin
generalmente asociados con esas tareas son ms bajos. A su vez, este factor puede conducir a
una alta tasa de rotacin. Cuando las tasas de rotacin son altas, un nuevo diseo del puesto, con
ms atencin a los aspectos conductuales, puede reducirlas.

Tcnicas para el rediseo de puestos

En la actualidad existen tcnicas para redisear los puestos, intentando disminuir la rutina, en
algunos casos, y ampliando la variedad de tareas en otros, la decisin se basa en el grado de
especializacin que tiene el puesto de trabajo.
En el siguiente cuadro se resumen las principales caractersticas:



Bajo nivel de especializacin

Alto nivel de especializacin

Cuando los puestos no estn
suficientemente especializados los
diseadores pueden optar por una
simplificacin del puesto. Las tareas que
antes se incluan en un solo puesto de
trabajo pueden repetirse entre dos o ms
y se identifica y elimina toda labor que no
sea estrictamente necesaria.
El riego que se corre consiste en que la
labor puede volverse montona, lo que a
su vez ocasiona errores o que la persona
busque otra ocupacin.

Este tipo de trabajos brindan pocas
oportunidades de autorrealizacin,
reconocimiento, crecimiento psicolgico y
otras fuentes de satisfaccin laboral. A fin
de incrementar la calidad de vida laboral
de las personas los diseadores pueden
utilizar diversas tcnicas que hagan ms
interesante el trabajo: rotacin de
puestos, inclusin de nuevas tareas,
enriquecimiento del puesto, grupos
autnomos de trabajo.


Resumen del Mdulo:
En este segundo mdulo se mostr como la planeacin tambin es un elemento central en el rea
de recursos humanos sobre todo a la hora de estimar la demanda que la organizacin realizar de
recursos humanos por diferentes causas, siendo muchas de ellas factibles de ser analizadas
evaluadas y gestionadas, para lo cual se presentaron diferentes tcnicas.
Una vez realizada la planeacin nos encontramos con una herramienta clave dentro del proceso
de recursos humanos como el anlisis y descripcin de puestos que nos demuestra como es de
importante tener registro por escrito y documentado de las actividades de los empleados de las
organizaciones, desarrollando diferentes formas para obtener su informacin, teniendo en cuenta

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los diferentes elementos que influyen y presentando modelos para el mismo y observando la
implicancia que tiene sobre el rendimiento futuro de la persona en el puesto.