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10. Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto
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Agenda
Introduccin.
Procesos.
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones.
10.2 Gestionar las Comunicaciones.
10.3 Controlar las Comunicaciones.
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La diferencia entre la simple gerencia
y el liderazgo es la comunicacin

Pensamiento
Winston Churchill
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Introduccin
Asegurar la oportuna y apropiada planeacin,
recoleccin, creacin, distribucin, registro,
recuperacin, gestin, control, seguimiento y
disposicin de la informacin del proyecto.
Crear puentes entre diversos interesados con
diferentes culturas, experiencias y perspectivas.
Considerar comunicacin interna y externa,
formal e informal, vertical y horizontal, oficial y
no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal.
El director del proyecto debe contar con habilidades de comunicacin tales como escucha activa,
persuasin, motivacin, negociacin, resolucin de conflictos, coaching y gestin de expectativas.
Introduccin
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7%
38%
55%
Palabra
Entonacin
Gestualidad
Impacto de la comunicacin
Introduccin
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(Nonaka & Takeuchi, 1995)
Conocimiento
explcito
Conocimiento
explcito
Conocimiento
tcito
Conocimiento
tcito
Socializacin
Combinacin
Externalizacin
Internalizacin
Procesos de la comunicacin organizacional
Introduccin
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10.1 Planificar la Gestin
de las Comunicaciones
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Introduccin
Planificar la Gestin de las Comunicaciones
Identificar y documentar el enfoque para comunicar
eficaz y eficientemente con los interesados.
Tener en cuenta:
Quin necesita qu informacin?
Quin tiene acceso a ella?
Para cundo la necesita?
Dnde se encuentra registrada?
En qu formato le ser enviada?
Cmo puede ser recuperada?
Eficaz es comunicar en el formato adecuado, momento oportuno, audiencia correcta e impacto
deseado; eficiente es comunicar solamente la informacin necesaria.
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SALIDAS
TCNICAS ENTRADAS
FAE
APO
Anlisis de
requisitos de
comunicaciones
Tecnologa de las
comunicaciones
13.1 Registro
de interesados
Mtodos de
comunicacin
Entradas Tcnicas - Salidas
Documentos
Plan de gestin de
comunicaciones
4.2 Plan de
direccin
Modelos de
comunicacin
Reuniones
n (n - 1)
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Planificar la Gestin de las Comunicaciones
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Diagrama de Flujo del Proceso
Fuente: PMBOK 5 Ed. (2013)
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Herramientas y Tcnicas
Anlisis de
requisitos de
comunicaciones
Determina las necesidades de informacin
de los interesados del proyecto.
Combina tipo, formato y valor de la
informacin.
Considera el nmero de canales potenciales
de comunicacin como indicador de la
complejidad del proyecto, segn n(n-1)/2
Usa como fuentes de informacin organigramas, relaciones de responsabilidad, reas y
personas involucradas, necesidades internas y externas, y requerimientos de los interesados.
n (n - 1)
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Planificar la Gestin de las Comunicaciones
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Tecnologa de las
comunicaciones
Herramientas y Tcnicas
Mtodo para transferir informacin entre los
interesados del proyecto.
Factores que afectan la eleccin:
Urgencia de la necesidad de informacin.
Disponibilidad de la tecnologa.
Facilidad de uso.
Entorno del proyecto.
Confidencialidad de la informacin.
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Modelo de comunicacin
Herramientas y Tcnicas
Fuente: PMBOK 5 Ed. (2013)
El emisor es responsable de la transmisin del mensaje y confirmacin de su comprensin.
El receptor es responsable de asegurar la completa recepcin, entendimiento y respuesta.
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Mtodos de
comunicacin
Interactivo: multidireccional entre 2 ms partes.
Es el ms eficiente. Incluye reuniones, llamadas
telefnicas, mensajes de texto y videoconferencias.
Push: envo a receptores especficos. Asegura la
distribucin, pero no la entrega ni comprensin.
Incluye emails, cartas, mensajes de voz y reportes.
Pull: para grandes audiencias o volmenes de
informacin. Los receptores acceden en forma
discrecional. Incluye intranet, e-learning, bases de
datos y repositorios de informacin.
Herramientas y Tcnicas
Su eleccin debe discutirse y acordarse con los interesados del proyecto.
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Herramientas y Tcnicas
Reuniones
Discusiones y dilogos con el equipo del
proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la informacin, as como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Consisten en la llegada de interesados para
resolver problemas o tomar decisiones, con hora,
lugar y agenda preestablecidos.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.
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Salidas
Plan de gestin de
las comunicaciones
Requisitos de comunicaciones.
Idioma, plantillas, contenido y nivel de detalle.
Tiempo y frecuencia de distribucin.
Responsables y destinatarios.
Mtodos y tecnologas.
Recursos asignados.
Glosario de trminos.
Proceso de escalamiento de incidentes.
Diagramas de flujo de la informacin.
Restricciones legales y regulatorias.
Mtodos para actualizar el plan.
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10.2 Gestionar las
Comunicaciones
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Introduccin
Crear, recolectar, distribuir, registrar, recuperar y disponer de
informacin del proyecto de acuerdo al plan.
Habilitar un eficiente y efectivo flujo de comunicacin entre
los interesados del proyecto.
Asegurar que la informacin comunicada a los interesados
sea adecuadamente generada, recibida y entendida.
Brindar la oportunidad a los interesados para solicitar mayor
informacin, clarificacin o discusin.
Incluye modelos emisor receptor, eleccin del medio, estilo
de redaccin, tcnicas de presentacin, facilitacin, escucha
y gestin de reuniones.
Gestionar las Comunicaciones
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SALIDAS
TCNICAS ENTRADAS
APO
Entradas Tcnicas - Salidas
Gestionar las Comunicaciones
4.4 Informes
de desempeo
10.1 Plan de gestin
de comunicaciones
FAE
APO
Mtodos de
comunicacin
Modelos de
comunicacin
Tecnologa de las
comunicaciones
Sistemas de
gestin de la
informacin
Comunicaciones
del proyecto
Documentos
Plan de direccin
Presentacin
de informes de
desempeo
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Diagrama de Flujo del Proceso
Gestionar las Comunicaciones
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Tecnologa de las
comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Herramientas y Tcnicas
Asegurar que la eleccin es apropiada para
la informacin que ser comunicada.
Modelos de
comunicacin
Asegurar que la eleccin es apropiada para
el proyecto y que cualquier barrera ha sido
identificada y gestionada.
Mtodos de
comunicacin
Asegurar que la informacin creada y
distribuida ha sido recibida y entendida para
permitir la repuesta y retroalimentacin.
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Herramientas y Tcnicas
Sistemas de
gestin de la
informacin
Documentos fsicos: cartas, reportes y memos.
Comunicaciones electrnicas: e-mail, fax,
mensajes de texto, llamadas telefnicas,
videoconferencias y websites.
Herramientas electrnicas: software de gestin
de proyectos, herramientas colaborativas,
oficinas virtuales y portales.
Gestionar las Comunicaciones
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Herramientas y Tcnicas
Presentacin
de informes de
desempeo
Acto de recolectar y distribuir informacin
de desempeo como reportes de estado,
mediciones de avance y presupuestos.
Incluye anlisis de desempeos
histricos, anlisis de estimados del
proyecto, situacin actual de riesgos,
trabajo completado, trabajo por completar
y resumen de cambios aprobados.
Gestionar las Comunicaciones
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Salidas
Comunicaciones
del proyecto
Informes de desempeo.
Estado de los entregables.
Avance del cronograma.
Costos incurridos.
Gestionar las Comunicaciones
Influenciadas por urgencia e impacto del mensaje, mtodo de entrega y nivel de confidencialidad.
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Salidas
APO
Notificaciones a interesados.
Informes del proyecto.
Presentaciones del proyecto.
Registros del proyecto.
Retroalimentacin de los interesados.
Documentacin de lecciones aprendidas.
Gestionar las Comunicaciones
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10.3 Controlar las
Comunicaciones
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Introduccin
Hacer el seguimiento y control de las comunicaciones
a travs de todo el ciclo de vida del proyecto.
Confirmar que las necesidades de informacin de los
interesados sean satisfechas.
Garantizar el ptimo flujo de informacin entre todos
los participantes en todo momento.
Asegurar que el mensaje correcto es entregado a la
audiencia correcta en el momento correcto.
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SALIDAS
TCNICAS
ENTRADAS
Entradas Tcnicas - Salidas
Informacin de
desempeo
Solicitud de
cambio
Sistemas de
gestin de la
informacin
Controlar las Comunicaciones
4.3 Datos de
desempeo
4.2 Plan de
direccin
13.3
Registro de
incidentes
APO
APO
10.2
Comunicaciones
del proyecto
Reuniones
Plan de
direccin
Documentos
J uicio de
expertos
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Diagrama de Flujo del Proceso
Controlar las Comunicaciones
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Herramientas y Tcnicas
Sistemas de
gestin de la
informacin
Provee un conjunto de herramientas
estandarizadas para capturar, registrar y distribuir
informacin a los interesados acerca de los costos,
avances y desempeos.
Permite consolidar reportes de diferentes sistemas
y facilita su distribucin a los interesados.
Controlar las Comunicaciones
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Herramientas y Tcnicas
Juicio de
expertos
Unidades dentro de la organizacin.
Consultores.
Interesados (clientes y patrocinadores).
Asociaciones profesionales y tcnicas.
Grupos industriales.
Expertos temticos.
PMO.
Controlar las Comunicaciones
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Herramientas y Tcnicas
Reuniones
Controlar las Comunicaciones
Discusiones y dilogos con el equipo del
proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la informacin, as como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Incluye adems discusiones y dilogos con
proveedores, contratistas y otros interesados.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.
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Salidas
Informacin de
desempeo
Documentos
Organizan y resumen los datos de desempeo.
Proveen informacin de la situacin y el avance
del proyecto al nivel de detalle requerido por los
diversos interesados.
Pronsticos.
Informes de desempeo.
Registro de incidentes.
Controlar las Comunicaciones