Auditoria Operacional

AUDITORIA
OPERACIONAL
AUDITORIA DE GESTION

INGENIERIA COMERCIAL

HERRERA SANCHEZ, Marco Antonio
HUARINO PAZ, Juvenal Juan
APAZA VARGAS, Ronald Erick

AUDITORIA OPERACIONAL

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CONTENIDO

1. JUSTIFICACIN.2

2. EL CONCEPTO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL4

3. AUDITORA FINANCIERA VS AUDITORIA OPERACIONAL7

4. AUDITORIA OPERACIONAL COMO SERVICIO COORDINADO CON EL
EXAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS..8

5. EL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL..9

6. HERRAMIENTAS..10

7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU EJECUCIN11

8. AUDITORIA DE LAS REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA..11

8.1. Compras12
8.2. Produccin...14
8.3. Ventas15
8.4. Personal16
8.5. Finanzas17

9. EL DIAGNSTICO DEL AUDITOR OPERACIONAL..20

9.1. Aspectos Generales.20
9.2. Naturaleza del Informe.21
9.3. Estructura tentativa del informe.21
9.4. Normas para presentar un informe...22

10. CONCLUSIONES..25


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1. JUSTIFICACION

Para estudiar la Auditoria Operacional es importante mencionar una serie de
aspectos que justifican su existencia y que permiten detectar el porqu de esta
importante rama de la Auditoria. Veamos algunos:

1. El desarrollo de los negocios que plantea nuevos problemas en procura de
salvaguardar e incrementar los recursos econmicos y humanos
comprometidos en el objeto social del negocio.

2. Los adelantos tcnicos y administrativos que permiten sustituir el manejo
emprico de los negocios por nuevas y complejas tcnicas de
administracin cientfica usando para ello medios tcnicamente
desarrollados.

3. La complejidad y especializacin en los negocios que crea la necesidad de
departamentalizacin para facilitar un control ms adecuado de sus
diversas operaciones.

4. Las exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de los
productos elaborados.

5. La necesidad de incrementar la productividad y buscar mayor eficiencia con
el objeto de hacer frente a la competencia.

6. La necesidad de implementar buenos controles que permitan el logro de
mejores resultados.

Todos estos aspectos hacen que el trabajo de la Auditoria se vuelva cada vez ms
complejo exigiendo a la vez, a quien sea el encargado de velar por la buena
gestin en la empresa, la bsqueda de nuevos mtodos de evaluacin con el
propsito de hacer su trabajo ms atrayente para el empresario.

La Auditoria Operacional surge pues como una necesidad del Auditor Interno al
tratar de ponerse al servicio de la empresa, procurando evaluar si se tienen
controles adecuados y si estos permiten ejecutar el trabajo eficientemente.

La administracin de cualquier organizacin debe estar alerta ante las
oportunidades que se le presenten. Caso contrario, no podr hacer frente a la
competencia con xito y operara desventajosamente tendiendo en ocasiones a
desaparecer, no por las prdidas que puedan hacerse notorias en algn perodo,

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sino porque sus operaciones econmicas no pueden ser rentables frente a otras
oportunidades que brinda el mundo financiero. Debe preocuparse por ejemplo por
analizar a fondo porque no se alcanzan los objetivos esperados, detectar las fallas
para obtener ahorro de costos y buscar mxima productividad.


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2. EL CONCEPTO Y OBJETO DE LA AUDITORIA
OPERACIONAL.

GRAFICO No.1

La Auditora, Operacional investiga, revisa y evala las reas funcionales de la
empresa con los propsitos de determinar.

1. Si se tienen controles adecuados.
2. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y
3. Si se puede lograr una disminucin de costos e incremento de la
productividad.


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Este concepto permite analizar que en la Auditoria Operacional se debe hacer una
revisin sistemtica de los diferentes programas, procedimientos y controles
operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que conlleven al
mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones.

El trmino eficiencia que se incluye en el concepto hace alusin a la capacidad
que debe tener la organizacin para minimizar costos de los recursos econmicos,
tcnicos y humanos con el fin de lograr satisfactoriamente los objetivos
programados en el periodo.

El trmino eficiencia est ntimamente ligado al de economicidad" el cual a su vez
hace relacin a racionalidad en la eleccin y asignacin de recursos econmicos
a los procesos productivos

El profesor Eduardo Bueno campos considera que el concepto de eficiencia puede
enfocarse bajo dos puntos:

A. Como valoracin de la eficiencia de la direccin o del proceso de toma de
decisiones".

B. Como medida del rendimiento del proceso productivo, con base en la
relacin fsica y monetaria de las entradas y salidas econmicas.

Ahora bien, para medir eficiencia se necesita que la empresa haga una
planificacin adecuada y/o racional de sus operaciones tendientes al logro de unos
objetivos planeados. Esa planeacin exige a su vez la comparacin con unos
resultados- reales, permitiendo as fijar pautas sobre el control operativo.

El profesor Bueno Campos en su artculo "Los Principios de la Auditoria Operativa"
considera adems como patrn de medida de la eficiencia, el rendimiento
estudiado a tres niveles; tcnico, econmico y financiero.

1. El rendimiento tcnico (rt) Se relaciona con la "productividad fsica" y mide
en unidades la utilizacin racional de los factores en el proceso productivo.

Donde t es el periodo de referencia


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2. El rendimiento econmico (re] se relaciona con la " productividad financiera
y sirve para evaluar alternativas de produccin. Se mide en unidades
monetarias y viene dada por la siguiente relacin:

3. El rendimiento financiero est asociado con el concepto de rentabilidad que
se mide con tres indicadores: rentabilidad de capital (rc), rentabilidad de las
ventas (rv) y rentabilidad del activo total (ra) cuyas frmulas son:


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3. AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA
OPERACIONAL.

GRAFICO No.2

Como la mayora de las operaciones de la empresa repercute en sus estados
financieros, al practicarse conjuntamente ambas clases de Auditora se obtienen
algunos beneficios muy claros:

1. Diagnstico sobre las operaciones que se llevaron a cabo en la empresa.
2. Recomendaciones de cmo 'mejorar las operaciones para lograr: una
mayor eficiencia.
3. Dictamen ms acertado.

Claro es el hecho de que cuando se prctica una auditoria conjunta (Financiera y
operacional) se aplica otro concepto: el de Auditoria operativa del cual hablaremos
ms adelante.


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4. AUDITORIA OPERACIONAL COMO SERVICIO
COORDINADO CON EL EXAMEN DE ESTADOS
FINANCIEROS.

Cuando se efecta una investigacin, sobre los Estados Financieros apoyada por
una evaluacin de las reas funcionales de la empresa (compras, produccin,
ventas, personal y finanzas) se efecta un trabajo de Auditoria Operativa definida
como el servicio adicional, externo cuando coordinadamente con el examen de
estados financieros examina ciertos aspectos administrativos con el propsito de
lograr un incremento en la eficiencia o eficacia operativa de, su cliente,
proponiendo las recomendaciones que considere adecuadas

Si el Profesional en Auditoria en colaboracin de otros profesionales efecta una
auditoria a las reas funcionales de la empresa (auditoria operacional) ste
servicio si bien tiende a buscar un incremento de la eficiencia en las operaciones
no puede considerarse como auditoria operativa. Para serlo debe efectuarse
conjuntamente con el examen de estados financieros.

De aqu se concluye que los dos conceptos son diferentes:

1. Auditora Operativa.
Investigacin sobre estados financieros ms revisin y evaluacin de las
reas funcionales de la empresa efectuada por un Profesional en Auditoria
en colaboracin de otros.

2. Auditora Operacional.
Investigacin y evaluacin de las reas funcionales de la empresa
efectuada por un profesional capacitado para ello (puede ser el Auditor
Interno).


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5. EL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.
La misma metodologa general que se describi en el captulo 1 podemos aplicarlo
en el caso de la Auditora Operacional recalcando solo en algunos aspectos que le
son propios. Los pasos para efectuar el trabajo sern:

1. Familiarizarse con la empresa con el objeto de apreciar en forma general
sus problemas.

2. Formular los problemas especficamente de carcter operativo y analizar el
efecto que stos tienen en los resultados del ejercicio.

3. Observacin de los procesos operativos y recoger informacin sobre ellos.

4. Recurrir a conocimientos generales sobre el tema con el propsito de
asociar stos con los problemas de la empresa. Recurrir a la experiencia
profesional.

5. Formular hiptesis que permitan detectar las formas ms adecuadas de
adelantar las investigaciones que sean necesarias.

6. Inferir las implicaciones de las hiptesis formuladas, esto es analizar las
causas y consecuencias que originan los problemas o los efectos en las
operaciones que actualmente se estn dando.

7. Obtencin de evidencia.

8. Conclusiones que permitan la confirmacin, de negacin o reformulacin de
las hiptesis.

9. Descripcin de los hallazgos y comunicacin a los afectados.

10. Diagnstico y recomendaciones.


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El I.M.C.P. en su Curso sobre Auditora Operacional considera que podra
aplicarse la siguiente metodologa prctica.

6. HERRAMIENTAS.
Las herramientas usadas en la investigaci6n pueden clasificarse como personales
y como formales.

1. Personales:

a) Actitud mental para analizar las diferentes situaciones.
b) Independencia de criterio.
2. Formales:

a) Examen del control interno.
b) b. Informacin de los estados financieros:
Razones financieras.
Anlisis de variaciones.
Determinacin de tendencia.
Punto de equilibrio.

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7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU
EJECUCION.
Al ejecutar el trabajo importa tener presente:
1. Tiempo a dedicar personalmente al trabajo.

2. Encaminar esfuerzos hacia el logro de mayor eficiencia en operaciones.
Simplificacin de mtodos.
Disminucin de costos.
Mejoras en el rendimiento, etc.

3. Realizar el trabajo con el mximo de objetividad posible.

4. Ponderar en forma apropiada los conceptos de corto y largo plazo.

5. Introducir nuevas tcnicas y formas de operacin (lo que no se ha hecho y
debe hacerse).

6. Implantacin de recomendaciones de su informe queda fuera del alcance
de la Auditoria Operacional.

8. AUDITORIA DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA
EMPRESA.

Toda organizacin ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o
algunas de las siguientes reas operacionales o reas funcionales.

1. Compras.

2. Produccin.

3. Ventas.

4. Personal.

5. Finanzas.


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En cada una de estas reas analizaremos el objetivo de la auditora, las polticas y
unos pocos pasos de los programas para llevar a cabo el trabajo.

Adicionalmente se incluyen algunos cuestionarios que permiten hacer un
diagnstico sobre algunos problemas de su departamento. De Costos y de
Impuestos como pautas que podran seguirse para evaluar algunas de estas
reas.

GRAFICO No. 4

8.1. COMPRAS:

La Auditora Operacional de la funcin compras es amplia y compleja.
No obstante aqu se har alusin nicamente a tres aspectos que se
consideran importantes, esto es, su objetivo, las polticas y parte de su
programa.


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1. OBJETIVO:

Estudiar y evaluar qu tan contundentes y efectivos son los distintos
procedimientos que la organizacin realiza para obtener bienes y
servicios a un costo final ms econmico.

2. POLITICAS:

El Auditor Operacional en la revisin de las polticas deber:

Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas
para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia.
Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al
mejoramiento de dichas polticas.

3. PROGRAMA:

Familiarizacin y anlisis de a informacin existente relativa a
las compras, tanto de carcter interno como externo. Para
establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque ms
profundo sobre la situacin de la organizacin.
Analizar los expedientes de auditoras anteriores as como las
recomendaciones hechas.
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para
conocer ms detalladamente el proceso que se sigue para
efectuar y controlar las compras y as por distintos mtodos
(comparaciones, diagramas de flujo, etc.) Detectar los puntos
a mejorar en la secuencia de la operacin. Para recolectar
toda esta informacin debe entrevistarse tanto con las
personas que redactan las polticas como con las que
ejecutan.
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes
para determinar si lo planeado se lleva a cabo en la prctica.
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los
distintos mtodos aplicados a la operacin, instalacin de
equipos, para dar una conclusin y recomendacin adecuadas
para el mejoramiento de la eficiencia.
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin
compras para determinar qu tan eficientes son en la
ejecucin de sus operaciones.
Otros que aplique el auditor segn el caso.


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8.2. PRODUCCIN

En la empresa manufacturera la funcin produccin es la ms
importante. De all que su auditora implicar un anlisis de la
planeacin de esa produccin, el control de sus costos, control de
calidad, el proceso productivo, etc. Aqu slo haremos alusin al
objetivo, las polticas y su programa al igual que en la funcin de
compras.

1. OBJETIVO:

Examinar todas las actividades del proceso de produccin para
detectar los puntos dbiles en l y sugerir mtodos de cambio para
mejorar1as, logrando una mayor eficiencia y mejora en la
productividad.

2. POLITICAS:
El auditor deber:

Verificar la claridad y adecuacin de las polticas de
produccin del Departamento que desarrolladas operaciones
de produccin y la eficiencia del personal que ejecuta este
proceso.
Examinar la calidad y costo de los productos, al igual que los
factores imitantes de la produccin y la productividad de la
planta.

3. PROGRAMA:

Familiarizacin con las operaciones de produccin de la
Empresa y con otras del ramo por medio de recoleccin
externa e interna de datos relacionados y visitando plantas
para obtener informacin directa de los procesos productivos
de ellas.
Estudiar los cuestionarios de Control Interno para establecer
los controles existentes y los que hagan falta.
Obtener informacin sobre ciertos puntos que presenten
inters para el auditor. La forma de obtener esta informacin
adicional es: cuestionarios; entrevistas, diagramas. etc. En
esta parte es conveniente entrevistarse con el personal
relacionado para obtener una informacin ms objetiva.
Hacer una evaluacin de todo lo obtenido para emitir un juicio
crtico que determine situaciones que puedan mejorarse y
hacer recomendaciones.

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Discutir las recomendaciones con los afectados, con el
propsito de canalizar el conocimiento que ellos tengan en
beneficio del trabajo por desarrollar.
Otros segn la experiencia del auditor.

8.3. VENTAS

Partiendo de hecho de que toda Empresa debe generar ingresos que
aseguren su existencia en el mercado. Examinaremos
simplificadamente la funcin ventas, teniendo en cuenta tres (3)
aspectos: Objetivo. Polticas y Programa.
1. OBJETIVO:

Con la visin de que esta operacin constituye el elemento que
eleva los ingresos y hace frente a los gastos y costos operacionales,
el auditor deber examinar el conjunto de actividades y aspectos
administrativos que estn contenidos en esta operacin, para elevar
la eficiencia dando recomendaciones adecua das a las
circunstancias.

2. POLITICAS:

El auditor deber tener en cuenta cuatro (4) factores que inciden
directamente en el conjunto de actividades de esta operacin. Ellos
son: Volumen, precio y costo (que deben estar debidamente
interrelacionados) y la valuacin de la orden de venta. Igualmente
deber tener presente las responsabilidades del gerente de ventas y
evaluar:
a) Si las polticas sobre ventas son claras y los objetivos
alcanzables.
b) Evaluar los planes trazados para alcanzar esos objetivos.
c) Analizar los estndares de ejecucin.

3. PROGRAMA:

Obtener informacin sobre el medio econmico-poltico-social
en el que se desenvuelve la Empresa, por medio de una
investigacin de las clases y caractersticas de los productos
que se venden, polticas para la determinacin de precios,
crdito, publicidad, etc. que permita ubicar las ventas como la
principal fuente de ingreso de la empresa.
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno
como externo, vigilando la tendencia de las ventas, los

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productos, las reas de venta, los clientes, los costos de
distribucin, los presupuestos, etc.
Revisar los expedientes de auditora anteriores e informes que
permitan concretar algunos aspectos del problema.
Elaboracin y ejecucin de entrevistas para verificar el
cumplimiento eficiente de las polticas de la empresa. Esta
informacin debe obtenerse directamente del personal
relacionado, visitando las instalaciones del Departamento y de
paso conociendo el nivel de preparacin que el personal posee.
Anlisis detallado de los productos bandera de la organizacin,
determinando distintos aspectos, pero en particular, el volumen
de devoluciones y pedidos no surtidos, revisin de los canales
de distribucin en comparacin con el volumen de ventas de
cada uno.
Elaboracin de un informe donde se han jerarquizado los
hallazgos de acuerdo a la cuantificacin del efecto de los
problemas detectados, y de un mtodo de comprobacin
contina de la informacin obtenida.
Otros.

8.4. PERSONAL

El personal de cualquier organizacin es el recurso ms importante de
los recursos existentes en ella. De all que la auditoria de esta funcin
abarque aspectos tan importantes como aquellos relacionados con
vinculacin y desarrollo de personal, la estructura orgnica, la
coordinacin de este Departamento con otros de la empresa, la
descripcin de puestos, etc.

1. OBJETIVO:

Realizar un estudio y evaluacin de las polticas y procedimientos
relacionados con la administracin y control del personal existente
dentro de la firma.

2. POLITICAS:

El auditor deber detectar e informar las verdaderas relaciones entre
los distintos factores humanos al igual que las personas que
desarrollen por sus capacidades para as sugerir promociones u
obtener una imagen cada vez ms clara del funcionamiento de la
organizacin.


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3. PROGRAMA:

Analizar si son adecuadas las polticas y procedimientos para
reclutar el personal ms capacitado, asignar sueldos que
garanticen la estabilidad permanente de la persona, mantener
programas de adiestramiento, capacitacin y desarrollo de
personal y otros factores que son importantes para garantizar
el reconocimiento de derechos que todo trabajador tiene como
ser humano.
Evaluacin de la estructura de la organizacin que permita
identificar si se aplican adecuadamente los principios de
autoridad, reconociendo derechos y obligaciones que tienen,
tanto el trabajador como la empresa.
Efectuar el anlisis del Manual de Punciones y confrontarlo
con las actividades que desempea el trabajador.
Si existe una contabilidad de Recursos Humanos, evaluar:
a) Los diferentes factores imputables que determinan el
costo de ese personal.
b) El mtodo usado en el clculo del valor de los recursos
humanos de la empresa.
c) Los procedimientos usados para la acumulacin tanto
del costo como del valor de esos recursos.
d) Los diferentes documentos que sirvan de justificantes
de las transacciones.
e) Los diferentes medios de control que aplique la
empresa en trminos de horas de trabajo. Retardos,
fechas de vacaciones, pagas por anticipos a cesantas,
salarios, horas extras, reconocimiento de mritos,
programas recreativos y educativos, etc.

8.5. FINANZAS

El rea financiera en muchas organizaciones es amplia y comprende
secciones diferentes tales como Auditoria, Tesorera, Crdito y
Cobranzas, inventarios, Costos, Presupuestos, Estadstica, Crdito,
inversiones, etc.

Para simplificar el problema y especialmente tener una nocin ms
exacta de la funcin financiera de la Empresa, hacemos alusin a
algunas secciones dentro de la misma.

a) Tesorera: Analizar las entradas y salidas de efectivo, los
presupuestos y descuentos, fianzas de manejo y documentos
que garanticen un control ms adecuado de la misma.

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b) Crdito: Definir algunas polticas que garanticen el recaudo de lo
vendido. En relacin al comprador se puede analizar su
solvencia, arraigo en la localidad, procedimientos para otorgar
crditos, etc.
c) Inventarios: Tratndose de una empresa fabril debe analizarse,
Cantidad Econmica del pedido, punto de reposicin,
Presupuesto de Compras y uso, Fuentes de abastecimiento,
interrelacin entre los presupuestos de produccin y ventas para
garantizar que no se entorpecer la produccin. Es importante
tambin analizar los costos que implica el mantenimiento de un
stock de inventarios tales como Costos de Almacenamiento.
Obsolencia, Riesgos, etc. que permiten una adecuada
planificacin de sus existencias.
d) Inversiones: En ellas es importante analizar su factibilidad
econmica en trminos de costo y riesgo, rendimiento y tiempo
que permanecern ocupados los fondos, con el objeto de definir
lo ms conveniente para la empresa.

1. OBJETIVO:

Suponiendo que las finanzas se diferencien de la contabilidad y de
otras secciones, por el anlisis que hace de la informacin que emite
aquel sector para ser usada en la toma de decisiones, el auditor
efectuar opcionalmente dos clases de revisiones con distintos
enfoques:

a) Parcial: Revisin de la planeacin, organizacin, direccin y
control del proceso administrativo.
b) Total: Estudio de la Contralora, Contabilidad, Presupuestos,
Auditorias, etc. en funcin de la estructura orgnica de la
empresa.

Si se adopta el primer enfoque, la investigacin estar encaminada a
determinar si se estn cumpliendo los objetivos de ese proceso, si
bien no existe mucha claridad dnde termina una etapa y dnde
comienza la otra para cada actividad que se realice. El segundo
enfoque complementado con un estudio de la organizacin
financiera permite una mayor objetividad en el trabajo a llevarse a
cabo.


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2. POLITICAS:

Evaluar la funcin financiera de la Empresa teniendo en cuenta el
enfoque de la estructura orgnica, complementado con un estudio
de la organizacin financiera, para dar una utilizacin ms eficiente
a los recursos econmicos disponibles en la Empresa.

3. PROGRAMA:

Determinar aspectos generales de la funcin, obteniendo
esquemas de la organizacin, lista de los funcionarios
responsables de todas las reas, determinacin general de
todos los objetivos tanto a nivel global como particular y
evaluar si la organizacin prev distintos programas de
funcionamiento, manuales de organizacin, adecuada
separacin de funciones, descripcin de puestos, etc.

Dentro del rea donde se elaboran los presupuestos, el auditor
debe de informarse de la clase de presupuestos que realizan,
el personal que interviene en su formulacin solicitando los
presupuestos de inversiones de capital, presupuestos de
operacin y financieros, observando si los aspectos que
afectan el flujo del efectivo estn cubiertos.
El rea de contabilidad debe informarse as:

Existe un plan de cuentas y un manual de procedimientos
contables que sta actualizado, y que permita obtener
informacin oportuna y confiable y que est debidamente
difundido entre todo el personal interesado en el rea
contable.
El sistema personal y equipo usado es eficiente y soluciona
con rapidez los distintos aspectos solicitados, si es posible
obtener un equipo electrnico con una adecuada
programacin que permita maximizar las operaciones para
alcanzar los objetivos programados.
Si las formas utilizadas para recoger la informacin financiera
son las ms adecuadas (en cuanto a practicidad y
manualidad) y si esa informacin est debidamente enfocada.
Obtenida, manejada y llevada a las personas interesadas
para que sirva de base en la toma de decisiones.
Todo lo relacionado con las obligaciones fiscales. Como por
ejemplo, el personal encargado de analizarlas viendo sus
efectos en los presupuestos, posibles exenciones o subsidios
y si se consideran para efectos de presupuesto.

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Si existe Auditora Interna, informarse sobre a quin reporta y
si se excluyen actividades ajenas a sus intereses, analizarlos
aspectos que cubre su programa (supervisin sobre la toma
fsica, de inventarios, revisin del cumplimiento de
obligaciones fiscales, etc.), si vigila la correccin de las
desviaciones encontradas y si se efecta auditoria
operacional y financiera en forma conjunta.
Si existe auditoria externa realizada por auditores
independientes y si se estudian y atienden las sugerencias
hechas por este.
Revisin de la estructura financiera por medio del uso de
razones, tendencias, rotaciones, etc. y comparacin de los
ndices con otras empresas del sector.
Otros segn el caso particular sujeto a anlisis y experiencia
del auditor.

9. EL DIAGNOSTICO DEL AUDITOR OPERACIONAL.
9.1. ASPECTOS GENERALES

La culminacin de cualquier trabajo en dnde haya una relacin
bilateral exige de un informe y para el caso de la auditoria operacional
le llamaremos diagnstico. Si bien este trmino es ms apropiado en el
lenguaje de los mdicos, el auditor puede emplearlo para hacer
referencia al conocimiento que se adquiri sobre los procedimientos y
tcnicas de operacin de una empresa. Usando mtodos de anlisis e
investigacin apropiados, tendientes a detectar las posibles fallas que
estn incidiendo o incidirn en la situacin financiera de una Empresa.
Ese diagnstico con las recomendaciones constituyen la parte ms
importante del trabajo realizado, tanto para quien realiza el trabajo del
auditor operacional como para quien lo solicita.

Como el trabajo del auditor operacional est enfocado a identificar
deficiencias en los controles establecidos, determinar las causas y los
efectos de estos y su incidencia en la eficiencia y productividad de un
negocio, entonces al presentarlo a los interesados debe drsele la
verdadera dimensin que se merece.


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Al igual que el informe de auditora administrativa, debe hacerse en
forma
persuasiva" y convincente, planearse adecuadamente teniendo en
cuenta los posibles lectores, redactarlo con claridad y originalidad y
presentarlo oportunamente.

9.2. NATURALEZA DEL INFORME

En la auditoria operacional se pretende evaluar el grado de eficiencia
con que se estn llevando a cabo las operaciones con sus
procedimientos en la Empresa. En virtud de que no existen normas de
eficiencia o de productividad en las empresas, sino medirlas a travs de
algunos indicadores (vistos al discutir el concepto de eficiencia)
entonces el auditor operacional no podr opinar si las operaciones se
llevarn a cabo de acuerdo a las reglas establecidas.

Es por ello que el trabajo debe estar enfocado hacia la identificacin de
las fallas ms importantes de las reas operativas funcionales de la
Empresa y el informe tratar de mostrar las fallas ms importantes
existentes y de cuya correccin se pueden derivar beneficios que hacen
que las operaciones se realicen en el futuro con mayor eficiencia lo que
permitir alcanzar una mayor productividad.

Adicionalmente, cuando el auditor operativo realiza su trabajo debe
conservar una actitud mental identificable con la mentalidad del
empresario en el sentido de identificarse con su idioma e informar sobre
los aspectos que tengan mayor incidencia en los resultados de la
empresa.

9.3. ESTRUCTURA TENTATIVA DEL INFORME

Segn el I.M.C.P., un informe de auditora operacional debe contener:
a) Introduccin.
b) Resumen inicial.
c) Descripcin de las actividades donde existan problemas.
d) Comentarios y sugerencias.
e) Apndice.


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En la introduccin se describir brevemente el alcance y las limitaciones
del trabajo realizado, el resumen destacara los hallazgos ms
importantes, la descripcin de las actividades tratara de indicar donde
se dan las fallas y como estas afectan el rendimiento de las
operaciones, los comentarios y sugerencias llevaran consigo
recomendaciones para mejorar los procedimientos y una evaluacin
cuantitativa del ahorro de costos posible y el apndice incluir cuadros
estadsticos, graficas, anlisis de tendencia y dems aspectos que
necesiten de una explicacin ms amplia.

10.4. NORMAS PARA PRESENTAR UN INFORME

Las siguientes pueden ser las normas principales a tener en cuenta
cuando se presenta un informe:

1. Debe discutirse con los afectados antes de su presentacin.
Ello proporciona ciertas ventajas:

Aprovechar la experiencia y conocimientos del personal que
trabaja en el rea afectada.
Elimina las falsas interpretaciones debido a que en ocasiones
el usuario no capta el mensaje en forma adecuada.
Permite que el afectado participe en la elaboracin del
informe.
2. Debe presentarse en forma escrita y con algn recurso
audiovisual Esta presentacin audiovisual proporciona algunas
ventajas muy concretas:

Obliga a la lectura y anlisis de parte de los ejecutivos de la
empresa si se hace en una reunin de ellos.
Se logra el enfrentamiento directo del problema.
Muestra cmo reaccionan frente al informe ya sea favorable o
desfavorablemente.
Despierta inquietudes en los afectados.
Propicia la solucin de dudas en forma inmediata.
Invita al anlisis y discusin de los problemas y a las posibles
soluciones.

3. Debe resaltar los problemas principales, sus causas y sus
efectos tanto en los mismos procedimientos como
econmicamente, el informe resaltara objetivamente las
causas y consecuencias de la ineficiencia as como la prdida
econmica que se pueda generar.

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4. Los problemas debern presentarse en forma objetiva y a la
altura del interlocutor, redactados en forma sencilla, clara,
precisa y en secuencia lgica, si es posible estableciendo una
jerarqua dentro de los mismos.

5. Deben presentarse informes parciales oportunos con el objeto
de aplicar los correctivos a tiempo, pero sin llegar a
precipitarse.


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La implementacin de las medidas necesarias que pretenden
solucionar los problemas queda a escogencia de los directivos,
quienes en algunas ocasiones se asesoran de otros para analizar y
evaluar los posibles resultados econmicos que se derivan de su
implementacin.

A continuacin se presenta un formato gua para evaluar las reas
funcionales.


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CONCLUSIONES

La auditora operacional es la herramienta facilitadora de la gestin efectiva
de los gobiernos locales.

La auditora operacional contribuye con la eficiencia de la gestin de los
gobiernos locales.

La auditora operacional favorece la economa de la gestin de los
gobiernos locales.

La auditora operacional coopera con la efectividad de la gestin de los
gobiernos locales.

La eficiencia es un elemento de la gestin efectiva que est referida a la
relacin existente entre los servicios municipales entregados a los vecinos y
los recursos utilizados por los gobiernos locales; en comparacin con un
estndar de desempeo establecido.

La economa es un componente de la gestin efectiva que est relacionada
con los trminos y condiciones bajo los cuales los gobiernos locales
adquieren recursos al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar
apropiado y al menor costo posible.

La efectividad es un elemento de la gestin efectiva que se refiere al grado
en que los gobiernos locales logran sus metas y objetivos u otros beneficios
fijados por las leyes y la administracin.

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