SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR CIENCIA Y TECNOLOGÍA

GUÍA PARA PROCESAR SOLICITUDES DE ADJUDICATARIOS(AS)/BECARIOS(AS)

INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene por objetivo orientar a los adjudicatarios/as y/o becarios/as
sobre la correcta canalización de sus solicitudes con respecto a peticiones de cambios de
universidad, programas de estudios, modificaciones a sus contratos, presupuestos de becas,
etc.

I. TIPOS DE SOLICITUDES
En virtud de la normativa vigente a la fecha de la firma de contrato, el beneficiario de una beca
podrá solicitar al Comité Ejecutivo de Becas o a la Subsecretaría de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas lo siguiente.

PETICIONES AL COMITÉ EJECUTIVO DE
BECAS (CEB), (Para becarios cuya
suscripción de contrato se realizó
posterior al 16 de noviembre de 2011).
PETICIONES A LA SUBSECRETARÍA DE
FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS,
(Para becarios cuya suscripción de contrato se
realizó posterior al 16 de noviembre de 2011).
PETICIONES DE
BECARIOS
PETICIONES DE
ADJUDICATARIOS
Incrementos de presupuestos. Aumento de plazo de
estudios sin
financiamiento adicional.
Cambios de universidad
y programas de estudio.
Financiamiento adicional para
continuar con los estudios de posgrado
a un nivel superior.
Reasignación de rubros.

Cambios de universidad para becarios. Casos de migración al
programa de excelencia,
solo para los becarios de
la Convocatoria Abierta
2011.
Desistimiento de beca. Cambios de fecha en los
presupuestos.
Terminación por mutuo acuerdo. Diferimiento del inicio del
período de
compensación.
Casos de incumplimiento de las
obligaciones de parte de los becarios.
Abandono y suspensión de la beca.

Cambios de garante y apoderado.
Nota: Únicamente para los casos de Reasignación de Rubros y Diferimiento del Inicio del
Período de compensación se pueden elevar las solicitudes de los becarios a la Subsecretaría de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, incluso antes del 16 de noviembre.

El presente cuadro indica las instancias responsables de resolución a los requerimientos de los
becarios, el mismo que aplica únicamente para los becarios que han suscrito su contrato de
beca después del 16 de noviembre de 2011. Para los becarios que han suscrito su contrato de
beca antes del 16 de noviembre de 2011, la única instancia de resolución para todos los casos
de los becarios es el Comité Ejecutivo de Becas, antes citado.

II. PROCESO DE CANALIZACIÓN DE SOLICITUDES

II.1. ENTREGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DEL BECARIO
El becario deberá entregar a su analista los siguientes documentos:
A) Formulario de Solicitud, debidamente firmado. (Anexo 1)
B) Documentación de Respaldo
a. Cartas certificadas por la universidad o el tutor.
b. Certificados académicos.
c. Certificados médicos de instituciones públicas del Ecuador que incluyan
diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2.
d. Los demás que se consideren necesarios o se soliciten por parte del analista
de becas, el Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de Fortalecimiento
y Becas.
e. Documentos financieros, (facturas, certificados de compras, etc).

II.2. PROCESO DE LOS ANALISTAS DE BECAS
A) El analista receptará la información física o digital que remita el becario e incluirá
las observaciones pertinentes en el formulario de solicitud presentado.
B) Se analizará la solicitud del becario y los documentos de respaldo que se
adjunten, en caso de requerirse mayor información, se solicitará inmediatamente
al becario a través de correo electrónico para que sea respondido por la misma
vía.
C) Una vez completada la información el analista elaborará un Informe Técnico que
será puesto en conocimiento del Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la Senescyt, de acuerdo al caso.
D) Una vez que el Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas, hayan resuelto sobre el caso, este informará respecto
de la resolución a los analistas de becas, a través de un Acta u Oficio con el
aprobado del Subsecretario de acuerdo al caso, que será el documento de
respaldo para elaborar los instrumentos legales correspondientes en base a la
solicitud realizada por el becario.

E) A partir de la suscripción del Acta de Comité, el analista tendrá 48 horas para
notificar de manera oficial el becario sobre la resolución adoptada.
F) En el caso de aprobaciones emitidas por la Subsecretaría de Fortalecimiento y
Becas, a partir de la suscripción del oficio de aprobación, el analista tendrá 48
horas para notificar de manera oficial el becario sobre la resolución adoptada.

II.3. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS DE LA
SENESCYT
A) El Comité Ejecutivo de Becas analizará el caso en sesión ordinaria.
B) La resolución del comité será plasmada en un Acta, la misma que será puesta en
conocimiento de los analistas en los 8 días hábiles posteriores a la reunión del
comité.

II.4. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DE LA SUBSECRETARÍA DE
FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS DE LA SENESCYT
A. La Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas analizará la
solicitud del becario y sus documentos de respaldo.
B. La resolución de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
será plasmado en un oficio, el mismo que será puesto en conocimiento de los
analistas en los 8 días hábiles posteriores a la entrega de la solicitud.

III. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA CADA PROCESO ESPECÍFICO
Se debe considerar que las instancias responsables de atender los requerimientos podrán variar
para los casos de los becarios que han suscrito sus contratos después del 16 de noviembre de
2011, (cuadro del Numeral I del presente instructivo); sin embargo los requisitos detallados a
continuación son los mismos para todos los becarios, (para los que firmaron antes o después de la
fecha antes indicada).

Incremento de presupuesto
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Carta o certificado de la universidad o centro de estudios, líneas aéreas o
aseguradoras que avalen el incremento solicitado.
 Facturas o comprobantes de pago del rubro sobre el cual se solicita el aumento de ser
el caso.
 Llenar el Anexo 2 para solicitudes de aumento de presupuesto.
* En caso de ser un becario que suscribió su contrato con una entidad auspiciante, deberá
anexar copia del nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad
auspiciante - actualizados.

Cambios en la fecha de inicio del período de estudios
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).

 Carta o certificado emitido por el centro de Estudios que justifique el cambio de las
fechas.
 Documentos de respaldo que el/la adjudicatario(a) considere pertinentes.

Ampliación del período de estudios
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Carta o certificado emitido por el Centro de Estudios que justifique la extensión del
período de estudios.
 Facturas, comprobantes de pago o certificaciones del o los rubros sobre los cuales
solicita aumento (en caso de que sea una ampliación de período de estudios con
financiamiento adicional).
 Anexo 2 para solicitudes de ampliación del período de estudios y aumento de
presupuesto, en caso de que la ampliación requiera financiamiento.

*Al momento de solicitar la ampliación del período de estudios se debe solicitar el
diferimiento del inicio del período de compensación, y adjuntar la documentación
requerida para gestionar el mencionado trámite, esto es la autorización de la entidad
auspiciante para diferir el inicio del período de compensación.

*Anexar nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad
auspiciante – actualizados.


Cambio de entidad auspiciante
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Carta de solicitud del becario, indicando fechas específicas de inicio y fin del período
de compensación en la antigua y en la nueva institución auspiciante.
 Carta de la entidad auspiciante en la que se autorice al becario(a) a que realice su
período de compensación en otra institución.
 Carta de aceptación de la nueva entidad auspiciante en la que se comprometa a
integrarlo laboralmente.
 Anexar copia del nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de
ambas entidades auspiciantes - actualizados.

Prórroga de inicio del período de compensación
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Documentos de respaldo emitidos por la universidad en caso de tratarse de un
aplazamiento en el período de estudios
 Carta de la entidad auspiciante en la que se acepte el diferimiento del inicio del
periodo de compensación (en caso de becarios que hayan suscrito su contrato con
una Entidad Auspiciante).

 Carta de aceptación a un nuevo programa de estudios de nivel superior, en caso de
que la prórroga responda a motivaciones académicas (copia de certificado de
adjudicación).
*En el caso de ser por motivos de salud anexar certificados médicos de un hospital
público.
*En el caso de que la entidad auspiciante no lo pueda integrar laboralmente, deberá
anexar el certificado pertinente en el que se indique los motivos por los cuales no
puede laborar en la entidad, también deberá anexar copia del nombramiento y copia
de la cédula de la máxima autoridad de la entidad auspiciante actualizados.
 Respaldos que indiquen que el becario se encuentra en el país realizando los trámites
respectivos para el inicio del período de compensación, en caso de que la prórroga
responda al inicio de la compensación:
a. Récord migratorio o copia del pasaporte.
b. Mecanizado del IESS o copia del RUC.
c. Certificados laborales.

Suspensión temporal o definitiva de la beca
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 En caso de enfermedad, la presentación de un certificado médico de instituciones
públicas del Ecuador que incluyan diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2.
 Certificados académicos que indiquen el estado o situación del becario en el centro
de estudios al momento de la solicitud.
 Certificado del centro de estudios que respalde la suspensión temporal o definitiva de
estudios.
 En caso de tener entidad auspiciante con la cual haya suscrito el contrato, deberá
anexar una carta en la cual la institución acepte que el/la becario(a) difiera su periodo
de compensación y que detalle el tiempo total del diferimiento.
 Anexar nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad
auspiciante – actualizados.
 En caso de que el becario se encuentre ejerciendo un cargo público de alta jerarquía
deberá anexar la acción de personal, que detalla el cargo que está sustentando.
 En cualquier caso en que la universidad autorice la suspensión.
 Los demás que solicite el analista de la Senescyt.

Cambio de universidad
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Carta de aceptación a la nueva universidad en la que aparte de otorgar el cupo,
manifieste que si se reconocerán los créditos aprobados en el anterior centro de
estudios.
 Certificados académicos que indiquen el estado del becario/a en el centro de estudios
para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud.

 Los demás que solicite el analista de la Senescyt.
 Documento de respaldo que justifique el cambio de universidad.

Cambio de programa de estudios dentro de la misma convocatoria de becas
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Carta de aceptación al nuevo programa de estudios en la que aparte de otorgar el
cupo, indique si se reconocerán los créditos aprobados en el anterior centro de
estudios.
 Certificados académicos que indiquen el estado del adjudicatario/a o becario/a en el
centro de estudios para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud.
 Los demás que solicite el analista de la Senescyt.

Cambio de garantes y apoderados
 Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
 Copia de cédula y papeleta de votación de los actuales garantes o apoderados,
dependiendo el caso.
 Copia de cédula y papeleta de votación de los nuevos responsables solidarios o
apoderados, de ser el caso.











ANEXO 1
FORMATO DE CARTA DE SOLICITUD DEL BECARIO


Fecha de solicitud Día Mes Año
Nombres y Apellidos completos
No. De cédula
Convocatoria Abierta Año
Fase 1 2
Enseña Inglés
Excelencia Posgrado
Docentes Universitarios
4to Nivel para Pueblos y Nacionalidades
Revisión/Incremento de presupuesto* *Incluir Anexo 2 de aumento de presupuesto
Ampliación de tiempo de estudios Si* No
Prórroga de inicio de compensación
Suspensión temporal de beca
Suspensión definitiva de beca
Cambio de universidad
Cambio de programa de estudios
Cambio de responsables solidarios
Otros (indicar)
Firma del becario o apoderado
Fecha de recepción de documentación de
respaldo completa de la solicitud Día Mes Año
Monto presupuestado de la beca $
Total desembolsado de la beca $
Fecha del último desembolso Día Mes Año
Monto máximo de la beca según programa $
FIRMA DE RESPONSABILIDAD DEL ANALISTA
NOMBRE DEL ANALISTA
ESPACIO PARA SER LLENADO POR EL PERSONAL DEL SENESCYT
Con financiamiento
Programa al que pertenece
TIPO DE SOLICITUD
FORMULARIO DE SOLICITUD PARA COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS
BECARIOS DE PROGRAMAS DE LA SENESCYT
DATOS INFORMATIVOS
OBSERVACIONES


ANEXO 2
PLANTILLA DE PRESUPUESTO
1








1
Se deberá presentar una plantilla del presupuesto antiguo y otra plantilla del nuevo con los cambios propuestos.
FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS:
ÁREA DE
ESTUDIOS
PAÍS:
TIPO DE MONEDA:
Julio 13 -
Diciembre 13
Enero 14 - Junio 14
Julio 14 -
Diciembre 14
1 er
DESEMBOLSO
2 do DESEMBOLSO
3 do
DESEMBOLSO
4 do DESEMBOLSO
5 do
DESEMBOLSO
Manutención $ - $ - - $
Matrícula y colegiatura $ - $ - - $
Pasajes de ida y vuelta $ - $ - - $
Costos de Investigación y tesis $ - $ - - $
Seguro de salud, vida $ - $ - - $
TOTAL $ - $ - - $ - $ $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - - $
TIPO DE CAMBIO REFERENCIAL DURACIÓN DE ESTUDIOS
PRIMERSEMESTRE Enero 13 a Junio 13
RUBROS
PRESUPUESTO
REFERENCIAL
PRESUPUESTO
FINANCIADO POR
SENESCYT
SEMESTRES ACADÉMICOS
MONTO TOTAL
CARRERA: FECHA DE INICIO DE ESTUDIOS (DD/MM/AA):
UNIVERSIDAD DE ESTUDIOS: FECHA DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS (DD/MM/AA):
INTITUCIÓNBANCARIANACIONAL/INTERNACIONAL NO. DECUENTA: FECHA FINALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA):
FECHADEPAGOPRIMERDESEMBOLSO: DURACIÓN DEL FINANCIAMIENTO
PRESUPUESTO REFERENCIAL PROGRAMADE BECAS (….)
PROGRAMA DE ESTUDIOS
DATOS DEL BECARIO
FECHA INICIO DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA):

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