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SECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR CIENCIA Y TECNOLOGA

GUA PARA PROCESAR SOLICITUDES DE ADJUDICATARIOS(AS)/BECARIOS(AS)



INTRODUCCIN
El presente documento tiene por objetivo orientar a los adjudicatarios/as y/o becarios/as
sobre la correcta canalizacin de sus solicitudes con respecto a peticiones de cambios de
universidad, programas de estudios, modificaciones a sus contratos, presupuestos de becas,
etc.

I. TIPOS DE SOLICITUDES
En virtud de la normativa vigente a la fecha de la firma de contrato, el beneficiario de una beca
podr solicitar al Comit Ejecutivo de Becas o a la Subsecretara de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas lo siguiente.

PETICIONES AL COMIT EJECUTIVO DE
BECAS (CEB), (Para becarios cuya
suscripcin de contrato se realiz
posterior al 16 de noviembre de 2011).
PETICIONES A LA SUBSECRETARA DE
FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS,
(Para becarios cuya suscripcin de contrato se
realiz posterior al 16 de noviembre de 2011).
PETICIONES DE
BECARIOS
PETICIONES DE
ADJUDICATARIOS
Incrementos de presupuestos. Aumento de plazo de
estudios sin
financiamiento adicional.
Cambios de universidad
y programas de estudio.
Financiamiento adicional para
continuar con los estudios de posgrado
a un nivel superior.
Reasignacin de rubros.

Cambios de universidad para becarios. Casos de migracin al
programa de excelencia,
solo para los becarios de
la Convocatoria Abierta
2011.
Desistimiento de beca. Cambios de fecha en los
presupuestos.
Terminacin por mutuo acuerdo. Diferimiento del inicio del
perodo de
compensacin.
Casos de incumplimiento de las
obligaciones de parte de los becarios.
Abandono y suspensin de la beca.

Cambios de garante y apoderado.
Nota: nicamente para los casos de Reasignacin de Rubros y Diferimiento del Inicio del
Perodo de compensacin se pueden elevar las solicitudes de los becarios a la Subsecretara de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, incluso antes del 16 de noviembre.

El presente cuadro indica las instancias responsables de resolucin a los requerimientos de los
becarios, el mismo que aplica nicamente para los becarios que han suscrito su contrato de
beca despus del 16 de noviembre de 2011. Para los becarios que han suscrito su contrato de
beca antes del 16 de noviembre de 2011, la nica instancia de resolucin para todos los casos
de los becarios es el Comit Ejecutivo de Becas, antes citado.

II. PROCESO DE CANALIZACIN DE SOLICITUDES

II.1. ENTREGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DEL BECARIO
El becario deber entregar a su analista los siguientes documentos:
A) Formulario de Solicitud, debidamente firmado. (Anexo 1)
B) Documentacin de Respaldo
a. Cartas certificadas por la universidad o el tutor.
b. Certificados acadmicos.
c. Certificados mdicos de instituciones pblicas del Ecuador que incluyan
diagnstico y pronstico mdico, mnimo 2.
d. Los dems que se consideren necesarios o se soliciten por parte del analista
de becas, el Comit Ejecutivo de Becas o la Subsecretara de Fortalecimiento
y Becas.
e. Documentos financieros, (facturas, certificados de compras, etc).

II.2. PROCESO DE LOS ANALISTAS DE BECAS
A) El analista receptar la informacin fsica o digital que remita el becario e incluir
las observaciones pertinentes en el formulario de solicitud presentado.
B) Se analizar la solicitud del becario y los documentos de respaldo que se
adjunten, en caso de requerirse mayor informacin, se solicitar inmediatamente
al becario a travs de correo electrnico para que sea respondido por la misma
va.
C) Una vez completada la informacin el analista elaborar un Informe Tcnico que
ser puesto en conocimiento del Comit Ejecutivo de Becas o la Subsecretara de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la Senescyt, de acuerdo al caso.
D) Una vez que el Comit Ejecutivo de Becas o la Subsecretara de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas, hayan resuelto sobre el caso, este informar respecto
de la resolucin a los analistas de becas, a travs de un Acta u Oficio con el
aprobado del Subsecretario de acuerdo al caso, que ser el documento de
respaldo para elaborar los instrumentos legales correspondientes en base a la
solicitud realizada por el becario.

E) A partir de la suscripcin del Acta de Comit, el analista tendr 48 horas para
notificar de manera oficial el becario sobre la resolucin adoptada.
F) En el caso de aprobaciones emitidas por la Subsecretara de Fortalecimiento y
Becas, a partir de la suscripcin del oficio de aprobacin, el analista tendr 48
horas para notificar de manera oficial el becario sobre la resolucin adoptada.

II.3. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIN DEL COMIT EJECUTIVO DE BECAS DE LA
SENESCYT
A) El Comit Ejecutivo de Becas analizar el caso en sesin ordinaria.
B) La resolucin del comit ser plasmada en un Acta, la misma que ser puesta en
conocimiento de los analistas en los 8 das hbiles posteriores a la reunin del
comit.

II.4. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIN DE LA SUBSECRETARA DE
FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS DE LA SENESCYT
A. La Subsecretara de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas analizar la
solicitud del becario y sus documentos de respaldo.
B. La resolucin de la Subsecretara de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
ser plasmado en un oficio, el mismo que ser puesto en conocimiento de los
analistas en los 8 das hbiles posteriores a la entrega de la solicitud.

III. DOCUMENTACIN DE RESPALDO PARA CADA PROCESO ESPECFICO
Se debe considerar que las instancias responsables de atender los requerimientos podrn variar
para los casos de los becarios que han suscrito sus contratos despus del 16 de noviembre de
2011, (cuadro del Numeral I del presente instructivo); sin embargo los requisitos detallados a
continuacin son los mismos para todos los becarios, (para los que firmaron antes o despus de la
fecha antes indicada).

Incremento de presupuesto
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Carta o certificado de la universidad o centro de estudios, lneas areas o
aseguradoras que avalen el incremento solicitado.
Facturas o comprobantes de pago del rubro sobre el cual se solicita el aumento de ser
el caso.
Llenar el Anexo 2 para solicitudes de aumento de presupuesto.
* En caso de ser un becario que suscribi su contrato con una entidad auspiciante, deber
anexar copia del nombramiento y copia de la cdula de la mxima autoridad de la entidad
auspiciante - actualizados.

Cambios en la fecha de inicio del perodo de estudios
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).

Carta o certificado emitido por el centro de Estudios que justifique el cambio de las
fechas.
Documentos de respaldo que el/la adjudicatario(a) considere pertinentes.

Ampliacin del perodo de estudios
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Carta o certificado emitido por el Centro de Estudios que justifique la extensin del
perodo de estudios.
Facturas, comprobantes de pago o certificaciones del o los rubros sobre los cuales
solicita aumento (en caso de que sea una ampliacin de perodo de estudios con
financiamiento adicional).
Anexo 2 para solicitudes de ampliacin del perodo de estudios y aumento de
presupuesto, en caso de que la ampliacin requiera financiamiento.

*Al momento de solicitar la ampliacin del perodo de estudios se debe solicitar el
diferimiento del inicio del perodo de compensacin, y adjuntar la documentacin
requerida para gestionar el mencionado trmite, esto es la autorizacin de la entidad
auspiciante para diferir el inicio del perodo de compensacin.

*Anexar nombramiento y copia de la cdula de la mxima autoridad de la entidad
auspiciante actualizados.


Cambio de entidad auspiciante
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Carta de solicitud del becario, indicando fechas especficas de inicio y fin del perodo
de compensacin en la antigua y en la nueva institucin auspiciante.
Carta de la entidad auspiciante en la que se autorice al becario(a) a que realice su
perodo de compensacin en otra institucin.
Carta de aceptacin de la nueva entidad auspiciante en la que se comprometa a
integrarlo laboralmente.
Anexar copia del nombramiento y copia de la cdula de la mxima autoridad de
ambas entidades auspiciantes - actualizados.

Prrroga de inicio del perodo de compensacin
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Documentos de respaldo emitidos por la universidad en caso de tratarse de un
aplazamiento en el perodo de estudios
Carta de la entidad auspiciante en la que se acepte el diferimiento del inicio del
periodo de compensacin (en caso de becarios que hayan suscrito su contrato con
una Entidad Auspiciante).

Carta de aceptacin a un nuevo programa de estudios de nivel superior, en caso de
que la prrroga responda a motivaciones acadmicas (copia de certificado de
adjudicacin).
*En el caso de ser por motivos de salud anexar certificados mdicos de un hospital
pblico.
*En el caso de que la entidad auspiciante no lo pueda integrar laboralmente, deber
anexar el certificado pertinente en el que se indique los motivos por los cuales no
puede laborar en la entidad, tambin deber anexar copia del nombramiento y copia
de la cdula de la mxima autoridad de la entidad auspiciante actualizados.
Respaldos que indiquen que el becario se encuentra en el pas realizando los trmites
respectivos para el inicio del perodo de compensacin, en caso de que la prrroga
responda al inicio de la compensacin:
a. Rcord migratorio o copia del pasaporte.
b. Mecanizado del IESS o copia del RUC.
c. Certificados laborales.

Suspensin temporal o definitiva de la beca
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
En caso de enfermedad, la presentacin de un certificado mdico de instituciones
pblicas del Ecuador que incluyan diagnstico y pronstico mdico, mnimo 2.
Certificados acadmicos que indiquen el estado o situacin del becario en el centro
de estudios al momento de la solicitud.
Certificado del centro de estudios que respalde la suspensin temporal o definitiva de
estudios.
En caso de tener entidad auspiciante con la cual haya suscrito el contrato, deber
anexar una carta en la cual la institucin acepte que el/la becario(a) difiera su periodo
de compensacin y que detalle el tiempo total del diferimiento.
Anexar nombramiento y copia de la cdula de la mxima autoridad de la entidad
auspiciante actualizados.
En caso de que el becario se encuentre ejerciendo un cargo pblico de alta jerarqua
deber anexar la accin de personal, que detalla el cargo que est sustentando.
En cualquier caso en que la universidad autorice la suspensin.
Los dems que solicite el analista de la Senescyt.

Cambio de universidad
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Carta de aceptacin a la nueva universidad en la que aparte de otorgar el cupo,
manifieste que si se reconocern los crditos aprobados en el anterior centro de
estudios.
Certificados acadmicos que indiquen el estado del becario/a en el centro de estudios
para el cual se le otorg la beca al momento de la solicitud.

Los dems que solicite el analista de la Senescyt.
Documento de respaldo que justifique el cambio de universidad.

Cambio de programa de estudios dentro de la misma convocatoria de becas
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Carta de aceptacin al nuevo programa de estudios en la que aparte de otorgar el
cupo, indique si se reconocern los crditos aprobados en el anterior centro de
estudios.
Certificados acadmicos que indiquen el estado del adjudicatario/a o becario/a en el
centro de estudios para el cual se le otorg la beca al momento de la solicitud.
Los dems que solicite el analista de la Senescyt.

Cambio de garantes y apoderados
Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).
Copia de cdula y papeleta de votacin de los actuales garantes o apoderados,
dependiendo el caso.
Copia de cdula y papeleta de votacin de los nuevos responsables solidarios o
apoderados, de ser el caso.











ANEXO 1
FORMATO DE CARTA DE SOLICITUD DEL BECARIO


Fecha de solicitud Da Mes Ao
Nombres y Apellidos completos
No. De cdula
Convocatoria Abierta Ao
Fase 1 2
Ensea Ingls
Excelencia Posgrado
Docentes Universitarios
4to Nivel para Pueblos y Nacionalidades
Revisin/Incremento de presupuesto* *Incluir Anexo 2 de aumento de presupuesto
Ampliacin de tiempo de estudios Si* No
Prrroga de inicio de compensacin
Suspensin temporal de beca
Suspensin definitiva de beca
Cambio de universidad
Cambio de programa de estudios
Cambio de responsables solidarios
Otros (indicar)
Firma del becario o apoderado
Fecha de recepcin de documentacin de
respaldo completa de la solicitud Da Mes Ao
Monto presupuestado de la beca $
Total desembolsado de la beca $
Fecha del ltimo desembolso Da Mes Ao
Monto mximo de la beca segn programa $
FIRMA DE RESPONSABILIDAD DEL ANALISTA
NOMBRE DEL ANALISTA
ESPACIO PARA SER LLENADO POR EL PERSONAL DEL SENESCYT
Con financiamiento
Programa al que pertenece
TIPO DE SOLICITUD
FORMULARIO DE SOLICITUD PARA COMIT EJECUTIVO DE BECAS
BECARIOS DE PROGRAMAS DE LA SENESCYT
DATOS INFORMATIVOS
OBSERVACIONES


ANEXO 2
PLANTILLA DE PRESUPUESTO
1








1
Se deber presentar una plantilla del presupuesto antiguo y otra plantilla del nuevo con los cambios propuestos.
FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS:
REA DE
ESTUDIOS
PAS:
TIPO DE MONEDA:
Julio 13 -
Diciembre 13
Enero 14 - Junio 14
Julio 14 -
Diciembre 14
1 er
DESEMBOLSO
2 do DESEMBOLSO
3 do
DESEMBOLSO
4 do DESEMBOLSO
5 do
DESEMBOLSO
Manutencin $ - $ - - $
Matrcula y colegiatura $ - $ - - $
Pasajes de ida y vuelta $ - $ - - $
Costos de Investigacin y tesis $ - $ - - $
Seguro de salud, vida $ - $ - - $
TOTAL $ - $ - - $ - $ $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - - $
TIPO DE CAMBIO REFERENCIAL DURACIN DE ESTUDIOS
PRIMERSEMESTRE Enero 13 a Junio 13
RUBROS
PRESUPUESTO
REFERENCIAL
PRESUPUESTO
FINANCIADO POR
SENESCYT
SEMESTRES ACADMICOS
MONTO TOTAL
CARRERA: FECHA DE INICIO DE ESTUDIOS (DD/MM/AA):
UNIVERSIDAD DE ESTUDIOS: FECHA DE FINALIZACIN DE ESTUDIOS (DD/MM/AA):
INTITUCINBANCARIANACIONAL/INTERNACIONAL NO. DECUENTA: FECHA FINALIZACIN DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA):
FECHADEPAGOPRIMERDESEMBOLSO: DURACIN DEL FINANCIAMIENTO
PRESUPUESTO REFERENCIAL PROGRAMADE BECAS (.)
PROGRAMA DE ESTUDIOS
DATOS DEL BECARIO
FECHA INICIO DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA):

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