Está en la página 1de 7
     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

1

 
Còdigo: PLA-DI-02 DIRECTIVA Versión: 1.0 DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Fecha de Aprobación: 11/08/2011

DIRECTIVA DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Còdigo: PLA-DI-02 DIRECTIVA Versión: 1.0 DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Fecha de Aprobación: 11/08/2011

Preparando el Camino… ...

     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

2

 
DIRECTIVA DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO 1. OBJETIVO DE LA DIRECTIVA. Brindar indicaciones específicas
DIRECTIVA
DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
1.
OBJETIVO DE LA DIRECTIVA.
Brindar indicaciones específicas sobre los criterios y procedimientos generales
necesarios para el diseño y elaboración de los diagramas de flujo de los procesos
identificados en la Asociación Universidad Privada San Juan Bautista.
2.
ALCANCE.
Cubre a todos los procesos establecidos de la Asociación Universidad Privada San
Juan Bautista.
3.
DEFINICIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica de la secuencia de un proceso. Contiene información
ordenada y concisa.
4.
FINALIDAD DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Comprender el proceso en su totalidad, facilitando así su análisis para mejorarlo.
5.
VENTAJAS DEL USO DE DIAGRAMA DE FLUJO
5.1
Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas y actividades
que conforman un proceso.
5.2
Permite detectar problemas y actividades que no están relacionadas con el
proceso.
5.3
Permite detectar actividades que no generan valor agregado.
5.4
Permite comparar el diagrama de flujo actual del proceso con el diagrama de
flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora.
5.5
Permite conocer el rol que desempeña el personal en el proceso así como el
de sus proveedores y clientes.
  • 6. CRITERIOS PARA EL DIESEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

3

 
  • a. Nombre de la institución, filial, sede u oficina/area/departamento

b. Titulo: Diagrama de Flujo c. Denominación del proceso o procedimiento d. Fecha de elaboración. e.
b.
Titulo: Diagrama de Flujo
c.
Denominación del proceso o procedimiento
d.
Fecha de elaboración.
e.
Nombres completos de quienes realizaron el diagrama.
f.
Nombres completos del personal que labora en el proceso y sus actividades.
6.2 Símbolos del Diagrama de Flujo
SIMBOLO
SIGNIFICADO
USO Y DESCRIPCIÓN
Indica
el
inicio
y
el
final del
diagrama de flujo. En su interior
Inicio / Fin
puede identificarse materiales,
información o acciones (para
iniciar) o resultados
final)
(para
el
Operación / Actividad
Representa la realización de
una operación, tarea o actividad
durante el proceso. Puede tener
muchas entradas pero sólo una
salida.
Se utiliza para hacer referencia
a
la
generación,
ingreso,
consulta
o
salida
de
un
Documento
documento específico
Representa la entrada o salida
de
datos
o
información
que
Datos
permitirán ejecutar
actividad.
una
Indica el depósito permanente
de un documento o información
dentro de un archivo.
Almacenamiento/Archivo
Còdigo: PLA-DI-02 Versión: 1.0 DIRECTIVA DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Fecha de Aprobación: 11/08/2011
Còdigo: PLA-DI-02
Versión:
1.0
DIRECTIVA
DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
Fecha de
Aprobación: 11/08/2011
Página:
4
Indica
posibles caminos
Si/No
alternativos y las decisiones que
se toman: Sí / No
Decisión
Si/No
Permite conectar los símbolos
señalando el orden o secuencia
en
el
que deben realizarse las
Líneas de Flujo
actividades, tareas
operaciones.
u
Indica
si
el
proceso
o
un
documento
está
detenido
porque depende de la ejecución
Demora
de
otra
operación.
Puede
indicar también que el tiempo
de respuesta es lento.
Conecta
o
enlaza
dos
actividades
o
tareas
consecutivas
en
una
misma
Conector
página.
Forma
parte
del
proceso
que
se
está
diagramando.
Permite
identificar
la
continuidad
del
diagrama
en
otra
página.
Representa
el
Conector de Página
enlace de un mismo diagrama
de
flujo
en
dos
páginas
diferentes.
Indica
el
traslado
de
un
documento de una persona a
otra o de una oficina a otra.
Transporte
6.3 Características básicas:
Cada actividad se apoya en la anterior y sirve de sustento para la siguiente.
a.
Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
  • b. Evitar fraccionar el diagrama, en caso de hacerlo por superar las medidas de una página debe enumerarse y emplear los conectores que correspondan.

  • c. Sólo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo.

  • d. Pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

  • e. Las líneas de flujo deben ingresar a un símbolo por la parte superior o izquierda y salir del símbolo por la parte inferior o derecha.

     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

5

 
f. El texto que se escriba en un símbolo debe ser claro, preciso, legible evitando el
f.
El texto que se escriba en un símbolo debe ser claro, preciso, legible
evitando el uso de muchas palabras.
g.
Los símbolos de “inicio” y “fin” son los únicos que tienen una sóla línea
(salida y entrada respectivamente).
h.
El símbolo de decisión debe tener más de una línea de flujo de salida.
i.
Cada símbolo de actividad debe indicar el responsable de su ejecución.
6.4 Esquema básico de un diagrama de flujo
7. PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ELABORACION DE UN DIAGRAMA DE
FLUJO
7.1 Etapa de Diseño, Debe determinarse los límites del proceso estableciendo lo
siguiente:
a.
Finalidad, identificar para qué se realiza el proceso o conjunto de
actividades.
b.
Cliente, identificar quién se beneficia con el conjunto de actividades
c.
Origen, indicar que información, actividad o producto da origen a que se
inicie el proceso.

d.

e.

f.

g.

Resultado, identificar la salida del proceso

Responsable, identificar personas que dirige el proceso.

Participantes, identificar a la persona o personas que intervienen en las actividades del proceso.

Términos técnicos, definir las expresiones que requieren explicación específica para la comprensión de una o varias actividades del proceso.

     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

6

 
7.2 Etapa de Elaboración a. Dar nombre a las actividades que forman parte del proceso utilizando
7.2 Etapa de Elaboración
a. Dar nombre a las actividades que forman parte del proceso utilizando verbos en
infinitivo.
b. Utilizar los símbolos establecidos en el acápite 6.2 de la presente directiva.
c. De la
información resultante de lo establecido en el acápite 7.1.a. escribir el
origen del proceso en el rectángulo de vértices redondeados.
d. Agregar, una
por una,
las
actividades que se realizan en forma secuencial
seleccionando el símbolo que le corresponde.
e. A medida que se van agregando las actividades se llenará el siguiente formato
FDF.V.1.0:
PROCESO:
QUE ACTIVIDAD
QUIENES
CUANDO SE
CÓMO SE
SE REALIZA
REALIZAN LA
REALIZA LA
REALIZA
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
REGISTROS QUE
SE UTILIZAN O
SE GENERAN
Escribir el nombre
de cada actividad
Identificar a todas
las personas que
intervienen en la
actividad
mencionada
Determinar
el
Explicar en
qué
Identificar
los
momento
en
el
consiste
la
documentos
o
que
se
realiza la
actividad, cuáles
información
que
actividad
son las tareas que
la componen y los
sirven
para
ejecutar
la
requisitos
para
actividad o aquella
realizarla.
que
ha
sido
generada
por
la
actividad
f. Comprobar el diagrama de flujo:

f.1 Verificando el uso correcto de los símbolos

f.2 Verificando que las actividades y elementos del proceso se encuentren el el diagrama de flujo

f.3 Verificando que cada ruta debe estar conectada hacia atrás o hacia delante con otra actividad.

     

Còdigo: PLA-DI-02

 
DIRECTIVA Versión: 1.0

DIRECTIVA

Versión:

1.0

DISEÑO Y ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Fecha de Aprobación: 11/08/2011

 

Página:

7

 
f.4 Verificando el uso correcto del rombo de decisiones. f.5 Validar el diagrama de flujo con
f.4 Verificando el uso correcto del rombo de decisiones.
f.5 Validar el
diagrama de flujo con
el jefe
inmediato superior o por quien haya sido
designado para ese fin.
8. MODALIDADES PARA LA ELABORACION DE UN DIAGRAMA DE FLUJO
El
diagrama
de
flujo
puede
elaborarse
utilizando
una
de
las
siguientes
modalidades:
8.1
Manual, cuando se elabora en escritorio diagramando en papel o mediante el
uso de las “Autoformas” del Microsoft Office Word o del Microsoft Office Excel.o
el uso de la “Galería de Símbolos” del Microsoft Office Visio.
8.2
Microsoft Visio, utilizando la Plantilla de Diagrama de Flujo.
9. DISPOSICIONES FINALES
9.1
Las áreas académicas o administrativas de la Asociación Universidad Privada San
Juan Bautista pueden proponer la revisión de la presente Directiva para su
modificación o actualización.
9.2
Los responsables de las áreas académicas o administrativas, y en las Filiales los
Directores Generales Académicos, harán llegar su propuesta a la Dirección de
Planificación y Desarrollo Universitario para consolidarlas y derivarlas a la Comisión
Académica de Reglamentos.
9.3
l responsable de dirigir las áreas académicas o administrativas, en las filiales el
Director General Académico, llevará un control de los cambios realizados y aprobados
debiendo remitirlo, como antecedente, junto con su propuesta.
9.4
Todo cambio amerita su difusión una vez aprobado.