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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

EXCOL'07

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN EXCOL'07 “GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS”

“GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS”

Ing.Ing. HernandoHernando CruzCruz MesaMesa MayoMayo 2626 dede 20072007 COLOMBIACOLOMBIA

ELECTRÓNICOS” Ing. Ing. Hernando Hernando Cruz Cruz Mesa Mesa Mayo Mayo 26 26 de de 2007
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LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO ¿ Como se genera el objeto, el contenido y el

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

¿ Como se genera el objeto, el contenido y el documento hoy ?

“La respuesta implica considerar un concepto ampliado de lo que definimos en las anteriores décadas como archivo, este concepto ampliado se relaciona con el concepto de contenido dentro de contextos específicos ”

NIST, ISO y la UNESCO

Concepto - idea

Información,

Fotos

Desarrollo

Trabajo,

artístico,

Textos/tablas,

Video,

Audio

DOCUMENTO

Cualidades

de la

información,

forma,

formato,

medio,

Localización

“Creador de documentos”

Objetivos

Contexto

Conectividad

Transferencia

Conversión

Captura

Presentación

Recuperación

Diseminación

Documento generado por la agregación de objetos digitales – Software de Composición.

Información
Información

Usuario de

documentos

Documento generado por secuencia de lenguaje SGML - HTML - XML asociado a DTD

Información Usuario de documentos Documento generado por secuencia de lenguaje SGML - HTML - XML asociado
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LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

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Taxonomia

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Metadato

Producto

Proceso

Método

Ejemplos:

OAIS - NASA CHIN - Canadá AMOL - Australia

Operación en Redes Intranet-ECM o iECM

KOS y KWS

Forum DLM

EIIM

DLF

Operación en Sistemas de gestión de contenidos - CMS

TICTICss

FundamentalesFundamentales

- CMS TIC TIC ’ ’ s s Fundamentales Fundamentales Usuario Grupos de Trabajo Documento u

Usuario Grupos de Trabajo

Documento

u Objeto

Apoyo

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para

Actividades

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Preservación

Transacción

Ofimática CAD básico OCR o DIG.

Operación en Unidades de Información-Archivos

[1] MORVILLE, Peter. IA2000 En: Information Architecture. Conference Keynote. La Jolla, USA :Argus Center 2000.

[2] FOX, Edward A. ETD 2003. En: ETDs for Beginners: History and Approach. Berlin: Humboldt University. 2003.

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO ¿UN ARCHIVO ESTRUCTURADO COMO PAQUETES DE OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO?

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

¿UN ARCHIVO ESTRUCTURADO COMO PAQUETES DE OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO?

UN ELEMENTO U OBJETO

DE OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO? UN ELEMENTO U OBJETO U N P A Q U E

UN PAQUETE (UN CONJUNTO DE OBJETOS O UN OBJETO)

OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO? UN ELEMENTO U OBJETO U N P A Q U E T
OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO? UN ELEMENTO U OBJETO U N P A Q U E T
LAS LAS TENDENCIAS TENDENCIAS Y Y LAS LAS CIFRAS CIFRAS DE DE CRECIMIENTO CRECIMIENTO

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LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO ¿Si estas son las tendencias que solución potencial

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO ¿Si estas son las tendencias que solución potencial existe?

¿Si estas son las tendencias que solución potencial existe?

En forma paralela al trabajo realizado por las organizaciones y la academia, la industria relacionada con la gestión de archivos y con el desarrollo de la automatización de procesos o sistemas de transacción formulo y estructuro un concepto de esquemática, en la cual los archivos son estructuras fundamentales, esquemática que se asocia en forma sistemática al manejo de contenidos. Lo anterior, se hace evidente si analizamos alguno de los primeros software estandarizados que funcional y orgánicamente permitían establecer un CMS (Content Management System) para el entorno especifico de una empresa u organización; bastaría citar los sistemas CMS de las empresas editoriales o de las compañías que prestan servicios de información científica, sin embargo, la posterior evolución de los CMS nos muestra una ampliación de entornos que nos lleva a los modelos ECM (Enterprise Content Management) y que actualmente enfrenta el desafío de alcanzar la interoperabilidad con la denominación iECM.

Content Management) y que actualmente enfrenta el desafío de alcanzar la interoperabilidad con la denominación iECM
LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO Del DBMS al sitio WEB , luego del

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

Del DBMS al sitio WEB, luego del WCM (Web Content Management) al CMS y ahora del CMS al ECM e iECM

Content Management ) al CMS y ahora del CMS al ECM e iECM Construcción de Conocimiento

Construcción

de

Conocimiento

Ejecución

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Conocimiento

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Conocimiento

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Esquemas y

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DBMS

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Módulos

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Creación

Mantenimiento

Publicación

Presentación

Administración

Métrica

Espejos

Seguridad

Administración Métrica Espejos Seguridad ECM Usuarios Internos: • Administrador •
Administración Métrica Espejos Seguridad ECM Usuarios Internos: • Administrador •
Administración Métrica Espejos Seguridad ECM Usuarios Internos: • Administrador •
Administración Métrica Espejos Seguridad ECM Usuarios Internos: • Administrador •
Administración Métrica Espejos Seguridad ECM Usuarios Internos: • Administrador •

ECM

Usuarios

Internos:

Administrador

Especialistas

Operadores

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Portal de Conocimiento

BD

Internet

Arquitectura 1G

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Usuarios

Externos:

Vistas – Usuario Lógico - Archivista

BD I n t e r n e t Arquitectura 1G Usuarios Externos: • Vistas –
LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO La complejidad en los CMS o ECM es

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

La complejidad en los CMS o ECM esta expresada en múltiples niveles

Ejemplo, un detalle de las funciones de administración del modelo de referencia OAIS*

un detalle de las funciones de administración del modelo de referencia OAIS* *(Open Archival Informatión System)

*(Open Archival Informatión System)

un detalle de las funciones de administración del modelo de referencia OAIS* *(Open Archival Informatión System)
LOS LOS DESAF DESAF Í Í OS OS PARA PARA LAS LAS ORGANIZACIONES ORGANIZACIONES Y

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LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA La investigación en la Comunidad es pecializada

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA

La investigación en la Comunidad especializada corrobora que los mayores desafíos de un proyecto que incluya la administración de contenidos no son los tecnológicos.

Ejemplo, la investigación realizada por ZiaContent Inc. para CM Pros y CMS Metatorial Planner que buscaba identificar o corroborar los parámetros que para el manejo de archivos digitales es necesario considerar antes de emprender el desarrollo de un proyecto, mostró ante preguntas abiertas como:

En su experiencia, ¿Cuáles son los cinco más importantes desafíos que usted ha enfrentado cuando implementó el desarrollo de un sistema de administración de contenido?

El análisis de las respuestas permitió identificar en forma jerárquica entre el conjunto de los 16 desafíos más citados, incluido un ítem de otros que se definió por convergencia (curiosamente en el ítem otros apareció como desafío la dificultad para relacionar a los sistemas de archivo que gestionan contenido con el cambio y del rediseño de una organización), los siguientes:

1. Dimensionar adecuadamente el proyecto en función de su orientación hacia productos y su relación respecto a los costos y el tiempo disponible para desarrollo del proyecto.

2. Establecer cuáles son las metas, la factibilidad económica y, específicamente, los beneficios tangibles e intangibles.

3. Establecer un cronograma realista y lograr establecer procesos de producción paralelos.

4. Jerarquizar, rediseñar y optimizar los procesos que se relacionan con el nuevo sistema.

5. Lograr establecer acuerdos o al menos consensos entre los stakeholders, los diseñadores, los usuarios y los proveedores de tecnología.

acuerdos o al menos consensos entre los stakeholde rs, los diseñadores, los usuarios y los proveedores
LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA Instituciones como NIST – abril 2007 –

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA

Instituciones como NIST – abril 2007 – Boston

Asociaciones Europeas de Archivo [1] - (DLM Forum Et MoEeq2 ) - abril y mayo de 2007 - Berlín

Las asociaciones de ECM y empresas como AIIM - 2005 a 2007

Corroboran que el buen diseño de los sistemas de gestión de contenido relacionados con los archivos de una organización depende de la consideración de parámetros como los siguientes:

Coherencia con la misión y las metas de las organizaciones o industrias establecidas sobre modelos de valor agregado o innovación – Factibilidad operativa.

Oportunidad para dar soporte e ínter operar con los demás sistemas de información de la organización y con los flujos de trabajo – Arquitecturas de información.

Estimación del valor del contenido para poder establecer un modelo de retorno de inversiones – Factibilidad económica.

Coherencia con el tamaño de la organización, implantación y disponibilidad de tecnologías con suficiente reconocimiento,

preferiblemente estandarizadas

que permitan establecer el sistema – Factibilidad técnica.

Uso de enfoques de rediseño u optimización de procesos, incluidos los de negocios si es el caso.

Aplicación de modelos ya probados de planificación y administración de proyectos.

Desarrollo de infraestructuras que favorezcan el aprendizaje, las comunicaciones internas y la aplicación de planes de cambio.

Definición de políticas o planes estratégicos al menos a mediano plazo que garanticen la continuidad de los procesos.

[1] La sigla DLM significa Document Lifecycle Management y el proyecto MoReq – Model Requirements for the Management of Electronic Records.

¿ ¿ POR POR QU QU É É UNA UNA ARQUITECTURA ARQUITECTURA DE DE INFORMACI

¿¿PORPOR QUQUÉÉ UNAUNA ARQUITECTURAARQUITECTURA DEDE INFORMACIINFORMACIÓÓN?N?

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¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN? La experiencia técnica y los especialistas en desarrollo de

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?

La experiencia técnica y los especialistas en desarrollo de sistemas de contenido en entornos empresariales sugieren:

Arquitectura de información del sistema, pero desde una visión de dirección administrativa que muchos relacionamos con gestión o gerencia del sistema valorada en términos de una métrica que emplea indicadores (calidad, usabilidad, eficiencia, eficacia, precisión, etc.);

Estándares en sus diferentes formas o categorías y finalmente nos encontramos con un aspecto que es urgente y se relaciona con la evolución y difusión de los anteriores como forma de dar una respuesta sistemática, en el contexto inicialmente citado.

La búsqueda de una convergencia de estándares y objetos que facilite la interoperabilidad orgánica y funcional de los sistemas de contenido relacionados no sólo con la gestión de archivos sino con todos los modelos basados en estructuras digitales.

contenido relacionados no sólo con la gestión de archivos sino con todos los modelos basados en
¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN? Garantizar la convergencia de rec ursos y de contenidos

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?

Garantizar la convergencia de recursos y de contenidos de un nivel físico de baja abstracción a los de mayor a abstracción, un ejemplo:

ArquitecturaArquitectura dede unun PortalPortal (Conocimiento(Conocimiento ++ ECM)*ECM)*

User Interface Feedback Customer Satisfaction Personalization Customization Integration Navigation Methods
User Interface
Feedback
Customer Satisfaction
Personalization
Customization
Integration
Navigation Methods
Communication
Process Integration
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HR Data
Collaboration
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Metrics
Enterprise Portal ServicesResources

* BLISS, Vivian. IA2000 En: Knowledge Architecture: MSWeb case study and beyond. La Jolla, USA: Argus Center 2000.

LA LA B B Ú Ú SQUEDA SQUEDA DE DE LOS LOS EST EST Á

LALA BBÚÚSQUEDASQUEDA DEDE LOSLOS ESTESTÁÁNDARESNDARES

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LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES Si en algo coinciden los grupo de trab ajo académicos,

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES

Si en algo coinciden los grupo de trabajo académicos, empresariales o de organizaciones mixtas interesadas en el desarrollo de proyectos de archivo que incluyen la gestión de contenidos ya sea en Europa, Norteamérica u organizaciones internacionales o multinacionales como la ISO, W3C, Naciones Unidas, específicamente, la UNESCO, UNeDocs o UN/CEFACT, organizaciones Europeas como IDABC, es en la búsqueda de un conjunto de estándares porque éstos facilitan el análisis, diseño y desarrollo (en general de todas las fases de un ciclo de vida) de sistemas de gestión de contenidos.

Las normas ISO 15489-1 e ISO 15489-2 y el MoReq o modelo de requisitos para la gestión electrónica de archivos, son un ejemplo de esta búsqueda, específicamente, útiles cuando se analiza o diseña un SGDEA, la consideración de estos estándares nos permite una primera aproximación a la estructura de los sistemas ECM. Sin embargo, cuando intentamos establecer los estándares para el diseño de un sistema ECM la complejidad aumenta; esto es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management) el cual se puede considerar un submodelo del ECM, en este caso cada parámetro (ej. clasificación) asocia subgrupos de estándares.

puede considerar un submodelo del ECM, en este caso cada parámetro (ej. clasificación) asocia subgrupos de

Datos

Estándares y Ciclo de Vida

Textos

Imágenes

Gráficas

Fotos

Estándares y Ciclo de Vida Textos Imágenes Gráficas Fotos Estándares Estándares de de entradas entradas

Estándares Estándares

de de entradas entradas

Conocimientos y Contenidos
Conocimientos
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de de entradas entradas Conocimientos y Contenidos Estándares Estándares para para el el análisis,

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clasificación clasificación y y

registro registro

Animaciones

Video

Audio

Sonidos

Resultado Resultado productos productos

Estandarizados Estandarizados y y

con con potencial potencial conectividad conectividad

Estándares Estándares de de almacenamiento almacenamiento

Estándares Estándares para para el el acceso acceso

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES ¿Cuáles son los elementos de un ECM relacionados con estándares?

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES

¿Cuáles son los elementos de un ECM relacionados con estándares? ¿Cuáles son los criterios fundamentales en la selección de estándares?

*
*

En el caso del contenido Considerar

• Madurez y definición

• Adopción

• Persistencia

• Estándares vs. Infraestructura

* FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES Es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES

Es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management) el cual se puede considerar un submodelo del ECM, en este caso el principal parámetro la clasificación Se debe asociar con subgrupos de estándares como:

Términos clave de un submodelo ERM

• Creación y registros de captura

• Clasificación

• Control de acceso

• Almacenamiento, búsqueda y recuperación

• Retención y disposición

• Metadatos

• Medición y escalonamiento

• Migración

• Preservación digital

• Certificación del software

• Normas de seguridad

• Legislación y normas de regulación

• Preservación digital • Certificación del software • Normas de seguridad • Legislación y normas de
CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD ¿Cuándo la gestión de contenidos p ermite y exige la interoperabilidad? Si

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD

¿Cuándo la gestión de contenidos permite y exige la interoperabilidad?

Si tenemos WCM,CMS o ECM basados en grupos de estándares.

Si desarrollamos tareas que implican el uso de múltiples y diferentes contenidos provenientes

de

varios sistemas WCM, CMS o ECM.

Cuando es necesario operar bajo el control de artefactos que exijan el uso de plantillas o esquemas que permitan la recuperación de información desde múltiples sistemas WCM, CMS o ECM al mismo tiempo.

Si tenemos usuarios o clientes validados que puedan administrar contenidos desde varios sistemas WCM, CMS o ECM.

Si estamos empleando una estructura no centralizada que permita ínteroperación entre los procesos documentales y el uso de los contenidos.

Si deseamos acelerar la diseminación automatizada de documentos a bajo costo y el desarrollo de nuevos servicios en los cuales el contenido sea el elemento estructural.

de doc umentos a bajo costo y el desarrollo de nuevos servicios en los cuales el
CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD Ej. Una red de ECM´s con necesidad de interoperación * FONTAINE, Paúl

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD Ej. Una red de ECM´s con necesidad de interoperación

*
*

FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

Gracias Ing. Hernando Cruz M. Departamento de Ciencia de la Información, Pontificia Universidad Javeriana, Bogota

Gracias

Ing. Hernando Cruz M. Departamento de Ciencia de la Información, Pontificia Universidad Javeriana, Bogota D.C., Colombia. Correo Electrónico: hcruz@javeriana.edu.co

de la Información, Pontificia Universidad Javeriana, Bogota D.C., Colombia. Correo Electrónico: hcruz@javeriana.edu.co